control de salidas no conformes sistema bibliotecas · norma iso 9001 de 2015 (numerales 8.6. ......

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parcial sin previa autorizacin escrita de su propietario.

Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas

PRO-45-1-03-02

FECHA PUBLICACIN 06/03/2018

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestin de la Calidad del

Sistema de Bibliotecas

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 4

5.1. Diagrama de flujo Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas ..................... 4

5.2. Descripcin de actividades - Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas ........ 4

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7

7. RIESGOS ....................................................................................................................................... 7

8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8

9. APROBACIN ............................................................................................................................... 8




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1. OBJETIVO Asegurar que los productos y servicios no conformes del Sistema de Bibliotecas se identifiquen y controlen a fin de prevenir el uso o entrega no intencionada a los usuarios, estableciendo las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento.

2. ALCANCE

Este documento inicia con la identificacin del producto/servicio no conforme, la disposicin y el tratamiento y, finaliza con la medicin peridica y la toma de acciones de acuerdo a resultados.

Aplica para los procesos de Gestin de Colecciones, Gestin de la Preparacin de los Recursos de Informacin y Gestin de Servicios de Informacin.

Este documento debe ser aplicado por todo el personal de la Organizacin.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Norma ISO 9001 de 2015 (Numerales 8.6. Liberacin de los productos y servicios, 8.7. Control de las Salidas No Conformes y 10.2) No conformidad y accin correctiva.

PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: Implementar el Sistema de Gestin de Calidad para

los procesos y la gestin del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificacin de

calidad bajo la norma ISO 9001:2015.

3.2. Lineamientos

El Sistema de Bibliotecas tiene establecidos y mantiene actualizados documentos para

asegurar la prevencin del uso no intencionado o la disposicin del producto y/o servicio no

conforme con los requisitos especificados y que afectan directamente la calidad de la

prestacin del servicio.

De acuerdo a la naturaleza del Sistema de Bibliotecas (Servicio) el producto/servicio No

Conforme no se puede eliminar en su totalidad, este debe mitigarse a travs de acciones

que garanticen la disminucin de ocurrencia de los eventos presentados. La accin estipula

la identificacin, revisin, evaluacin, disposicin y la documentacin del producto/servicio

no conforme y la socializacin de la implementacin de nuevas acciones tomadas una vez

verificada su eficacia.




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El producto/servicio no conforme se debe identificar y registrar en el formato establecido

por el Sistema de Gestin de la Calidad. Dichos registros estn sujetos a las directrices

especificadas de acuerdo a la naturalidad del producto/servicio no conforme.

En el momento en que se identifique un producto/servicio no conforme y ste no este

contemplado en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme (FOR-45-1-03-

07), su registro debe documentarse y posteriormente evaluar si el producto/servicio cumple

o no con las especificaciones para ser clasificado como producto no conforme dentro de la

matriz.

Cualquier colaborador del Sistema de Bibliotecas puede identificar un producto/servicio no

conforme e informar al lder del Sistema de Gestin de la Calidad para realizar el registro de

una no conformidad relacionada con el producto y/o servicio no conforme, teniendo en

cuenta las especificaciones establecidas.

Con base en los anlisis (resultados de las mediciones, quejas/reclamos de usuarios,

auditorias u otras), el producto/servicio no conforme se mitiga tomando las acciones de

mejora pertinentes cuando sea aplicable, de acuerdo a las especificaciones establecidas.

Si un producto/servicio es corregido, ste debe ser verificado antes de su disposicin para

que este cumpla con los requerimientos y especificaciones estipuladas en el presente

documento.

TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES RELACIONAS CON EL PRODUCTO/SERVICIO NO

CONFORME

El lder de cada proceso debe asegurar que los productos/servicios que no cumplen con los

requisitos especificados, se controlan para prevenir su disposicin, aplicacin o instalacin

no planificada.

El lder de cada proceso debe realizar las siguientes actividades:

Revisar: Determinar el impacto de la no conformidad sobre la prestacin del servicio y en la operacin, y de acuerdo al producto/servicio no conforme tomar la accin respectiva.

Evaluar: Inspeccionar o ensayar el producto/servicio antes y despus de su

disposicin (liberacin o correccin), conservando siempre los registros de la

evaluacin; los registros deben ser relacionados en el formato FOR-45-1-03-07

Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme, cuando sea aplicable.




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Disponer: Determinar qu accin tomar para el producto/servicio no conforme,

buscando siempre el mejor control, tanto para el usuario como para el Sistema de

Bibliotecas. En esta disposicin se debe tener en cuenta las especificaciones en el

FOR-45-1-03-07 Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme.

SOLICITUD DE LAS ACCIONES (CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA)

La accin correctiva se solicita y documenta solo en casos en que por el anlisis realizado se determine que es necesario.

La accin preventiva se solicita y documenta cuando dentro de los anlisis se detecta alguna tendencia recurrente en la presencia del producto/servicio no conforme, el cual debe ser registrado en el formato establecido por el SGC (FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones).

Las acciones de mejora deben ser utilizadas para proponer planes que conlleven a la mitigacin parcial o total del producto/servicio no conforme, las cuales deben garantizar el tratamiento adecuado que aumente la eficacia. Nota: Toda solicitud para documentar una accin correctiva, preventiva o de mejora debe registrarse en el formato FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.

4. DEFINICIONES

Matriz de salidas no conformes: mecanismo de identificacin control y descripcin de las especificaciones de las salidas no conformes de los procesos claves del Sistema de Bibliotecas.

Salidas no conformes: resultado de un proceso que no es conforme con sus requisitos.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.

5.1. Diagrama de flujo Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas 5.2. Descripcin de actividades - Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas

ENTRADA Producto/Servicio No Conforme

PROVEEDOR Partes interesadas del Sistema de Bibliotecas.

SALIDA La disposicin y tratamiento al producto no conforme, as como la toma de acciones necesarias para mitigar el uso no intencionado del PSNC.

CLIENTE Procesos claves (Gestin de Colecciones, Gestin de la Preparacin de los Recursos de Informacin y Gestin de Servicios de Informacin) del Sistema de Bibliotecas

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CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES SISTEMA BIBLIOTECASLID

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1- Identificar salida no conforme

2- Registrar el producto/

servicio no conforme

3-Determinartratamiento del

producto/servicio no conforme

4-Verificar producto/

servicio no conformeDefinir accin correctiva

5- Definir accin correctiva

6-Retroalimentar al personal

pertinente sobre las acciones

tomadas


PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones

de mejora

FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de

Acciones.
PRO-45-1-03-02 Control salidas no conformes DF.vsdPlantilla 1sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-45-1-03-02 Control salidas no conformes DF.pdf




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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Identificar


Identificar el producto/servicio no conforme antes o durante la prestacin del servicio, (ver Matriz de Identificacin de producto/ servicio no conforme). Nota: De acuerdo a la naturaleza de la compaa el Producto/Servicios No Conforme puede mitigarse a travs de acciones que garanticen la disminucin o en tal caso mantener controlado el flujo o aumento de eventos presentados. La accin estipula la identificacin, revisin, evaluacin, disposicin y la documentacin del producto y/o servicio no conforme y la notificacin a las funciones involucradas.

Lder de Proceso

Personal de Sistema de Bibliotecas

FOR-45-1-03-07 Matriz de

Identificacin Producto/Servicio

No Conforme.

2

Registrar el

producto/servicio

no conforme

Registrar el producto/servicio no conforme en el formato en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme, una vez identificado.

Lder de Proceso

Personal de Sistema de Bibliotecas



No Conforme.

3

Determinar tratamiento del


Determinar las medidas (acciones) de solucin para dar tratamiento al Producto/Servicio No Conforme detectado(s), de forma inmediata y registrar en la Matriz de Identificacin de Producto/Servicio No Conforme. En caso de que un producto/servicio no conforme sea repetitivo, su impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento del objetivo del proceso y/o misin del Sistema de Bibliotecas o contunda el normal desarrollo de las actividades del proceso, se implementar una accin correctiva, de lo contrario se implementara una correccin (Para

Lder de Proceso

Lder del Sistema de Gestin de la

Calidad



No Conforme.




PRO-45-1-03-02






lo cual no es necesario realizar anlisis extensivo). Nota: un producto/servicio no conforme ser entregado al cliente/usuario bajo previo consentimiento y autorizacin del mismo y/o del lder del Proceso.

4 Verificar


Proceder a verificar la eficacia de las acciones implementadas para dar tratamiento al producto/servicio no conforme. En caso de que los resultados de las acciones implementadas para dar tratamiento al producto/servicio no conforme no sean eficaces, se procede a la identificacin e implementacin de una accin correctiva.

Lder de Proceso


Calidad



No Conforme.

5 Definir accin

correctiva

Definir una accin correctiva cuando se ha pasado incumplido con el criterio mximo permitido de tolerancia, teniendo en cuenta lo descrito en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme. Nota: Para implementar una accin correctiva se debe tener en cuenta lo descrito en el PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones de mejora

Lder de Proceso


Calidad



No Conforme.

PRO-45-1-03-04 Implementacin,

control y seguimiento de

acciones de mejora

FOR-45-1-03-19,

Matriz de Control y Seguimiento de

Acciones.

6

Retroalimentar al personal

pertinente sobre las acciones

tomadas

Informar al personal sobre las acciones correctivas y preventivas tomadas, acciones inseguras, barreras que fallaron y acciones de mejora a implementar.

Lder de Proceso


Calidad




PRO-45-1-03-02






6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. RIESGOS

OPERATIVO

No identificar a tiempo el producto/servicio no conforme.

No realizar el registro del producto/servicio no conforme.

CALIDAD DE SERVICIO

Demoras en las soluciones.

No respuesta a los reportes.

Toma de acciones ineficaces.

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa,

entidad)


PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones de mejora

FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.

ISO 9001:2015




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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 19/10/2015

Publicacin 17/05/2016





9. APROBACIN

ELABOR Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 23/02/2018

REVIS Sergio Alejandro Rodriguez Ingeniero Procesos 06/03/2018

APROB Liliana Caballero Jefe Administrativa Sistema

Bibliotecas 02/03/2018

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