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PROCEDIMIENTO Código 420422
i m ñ f l n l Banca Centra! de Reserva f H j j 1 de s Salvador DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
GENERALES
Fecha: 15 de julio de 2005 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
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CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO
1 Objetivo: Ejecutar el control sobre la salida y e! ingreso de los vehículos propiedad del Banco.
2 Alcance: Este procedimiento lo aplicarán los Departamentos de Servicios Generales y de Segundad Bancaria en las responsabilidades asignadas.
3 Referencias: 3.1 Instrucciones para Administrar los Vehículos propiedad del Banco.
4 Definiciones 4.1 Cliente: Empleado o funcionario que hará uso del servicio de transporte. 4.2Control: Formulario de control de salida e ingreso de vehículos.
5 Requisitos Previos 5.1 Para vehículos del Departamento de Servicios Generales:
5.1.1 Que al inicio de la jomada, el Supervisor de Segundad Bancaria revise que la hora del reloj instalado en la Torreta con el reloj marcador de Puerta Empleados en el Edificio Juan Pablo II, sea la misma.
5.1.2Que la unidad solicitante haya enviado la solicitud de transporte autorizada {Anexo N" 1) en el tiempo previo establecido y con la información necesaria
5.2 Para vehículos del Departamento de Seguridad Bancaria: 5.2.1 El Supervisor de la compañía de seguridad subcontratada deberá verificar al
inicio de la jornada, que los relojes ubicados en los accesos al estacionamiento estén sincronizados.
5.2.2Que el Jefe de Departamento o el Supervisor de Seguridad Bancaria asigne una misión.
6 Criterios de Aceptación: 6.1 Que el archivo de controles de salida e ingreso de vehículos contenga todos los
formatos utilizados en orden numérico ascendente, inclusive los que hubieran sido anulados, indicando el motivo de la misma.
7. Distribución 7.1 Original No.1: Gerencia de Administración. 7.2 Original No. 2: Departamento de Planificación y Procesos. 7.3 Copia controlada No. 1: Departamento de Servicios Generales 7.4 Copia Controlada N5 2: Departamento de Seguridad Bancaria // . ^ w i ^
Elaborado por: Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villatoro, Analista Planificación y Procesos
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Ornar Flores'Hidalgb; 'Jefe , . i :j Dpto. de Servicios Generales
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Gerente de Administración
il Banco Central de Reserva de El Salvador
PROCEDIMIENTO Código
420422 il Banco Central de Reserva de El Salvador DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
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Fecha: 15 de julio de 2005 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
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CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO
8. Anexos: 8.1 Formato de control de salida e ingreso de vehículos (Anexo 1) 8.2 Formulario de solicitud de transporte (Anexo 2)
9. Otros documentos: N/A
10. Registro de control de ediciones:
N° Revisión
Fecha Revisión
Apartados modificados
Hojas _.. . . ..: , Elaborado reeditadas Autorizado
....
Elaborado por Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villaíoro, Analista Planificación y Procesos
Revisado por:
Ornar Flores Hidalgo, Jefe :
Dpto. de Servicios Generales
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RESPONSABLE Técnico Coordinador de Transporte
Motorista
Motorista
N" ACTIVIDAD 1 Asigna Motorista para cumplir la misión solicitada
y le entrega formulario "Control de Salida e Ingreso de Vehículos" (Anexo N° 1)
Para el caso del Departamento de Seguridad Bancaria, se ejecuta la variante A de este procedimiento
2 Completa el Control con ¡os datos de la misión, obtiene firma de Autorizado del Técnico Coordinador de Transporte y se dirige al vehículo que tiene asignado, acompañado del Cliente
3 Conduce el vehículo al portón de salida del edificio y entrega el Control al Oficial de Seguridad en Torreta.
Oficia! de Seguridad (Torreta) 4 Anota en el Control, la hora que marca el reloj ubicado en su puesto de servicio y firma
Revisa el interior del vehículo y el baúl. Si todo está en orden, permite salir al vehículo.
Al regreso de la misión, dirige el vehículo a la zona asignada para estacionamiento de vehículos nacionales. Se dirige a Oficial de Seguridad de Puerta Empleados y le entrega el Control1
Si en caso la misión es llevar o traer ei vehículo del taller por mantenimiento preventivo o correctivo, deberá anotar en el formulario de control, la fecha, hora y nivel del tanque de combustible del vehículo al momento de dejarlo en el taller y al momento en que se recibe del taller.
' Al recibir nuevas asignaciones de trabajo, ejecuta nuevamente pasaos 2 al 8. Al ñnalaar el formulario, lo entrega al Técnico Coordinador de Transporte Elaborado por: Carlos N. Constanza, Jefe Sección Adnrtón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Viííatoro, Analista Planificación y Procesos
Revisado por:
J2 Ornar Flores Ridalgo, Jefe Dpto. de Servicios Generales
Rafael Gerente de Administración
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RESPONSABLE
Oficial de Seguridad (Puerta Empleados)
Técnico Coordinador de Transporte
AT ACTIVIDAD
7 Anota en el Control la hora de ingreso según el reloj marcador y firma.
8 Cuando recibe el Control finalizado del Motorista, lo archiva en orden numérico ascendente, incluyendo los anulados. ___
Elaborado por: Carlos N;" Constanza, Jefe Sección Admóñ. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villatoro, Analista Planificación y Procesos
Revisado por
Omaf Flores Hidalgo, Jefe " Opto, de Servicios Generales
Apro
Raf^e^Avil lar-Gómez Gerente de Administración
Banco Central de Reserva de E! Saluador
PROCEDIMIENTO Código
420422
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Fecha: 15 de julio de 2005
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VARIANTES DEL PROCEDIMIENTO
Condición Lineamientos de acción A. Si el vehículo es responsabilidad del Departamento de Seguridad Bancaria
El Agente de Seguridad designado para la misión se presenta ante el Agente de Seguridad en cabina de control para obtener fas llaves y la tarjeta de circulación del vehículo, así como el control de salida e ingreso de vehículos.
Se presenta al Jefe o al Supervisor Departamento de Seguridad Bancaria, para obtener firma de autorizado en el control de salida.
Se dirige al estacionamiento y revisa el vehículo que utilizará.
Sale por cualquiera de los accesos del Edificio de Estacionamiento (5a ó 7a Av. Norte) y entrega el Control al Oficial de Seguridad destacado en ese lugar.
El Oficial de Seguridad de la salida ejecuta el paso 4 del procedimiento normal y permite salir al vehículo Al regreso, el Agente de Seguridad entrega Control al Oficial de Seguridad para que registre ía hora de ingreso y firme. Entrega las llaves, la tarjeta y el Control al Agente de Seguridad de cabina, quien revisa el formulario para verificar que todos los campos estén completados. Al finalizar la hoja de Control, el Jefe de Departamento de Seguridad Bancaria tramita su envío al Departamento de Servicios Generales, para que se ejecute el paso 8 del procedimiento normal
Elaborado por: Carlos N. Constanza, Jefe Sección Adrnón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villatoro, Analista Planificación y Procesos
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Ornar Flores Hidalgo, Jefe-'--""' Dpto. de Servicios Generales
Aproba
RafáekAviflarlGc Gerente de Admínistrácrérí-
Banco Centra! de Reserva de El Salvador
PROCEDIMIENTO Código 430422
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Fecha: 15dejuliode2005
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CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO
Técnico Coordinador de Transporte
Motorista Oficial de Seguridad (Torreta)
Oficial de Seguridad (Puerta Empleados)
Pasos 2 a 7 se ejecutan cada vez que el Motorista recibe asignaciones de trabajo. El Control de Salida e Ingreso de Vehículos es entregado al Técnico Coordinador de Transporte, cuando se han llenado los campos.
Elaborado por: Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Vilfatoro, Analista Planificación y Procesos
Revisado por:
Ornar Florea Hidalgo, Jefe Dpto de Servicios Generales
Aprobado/por:
Rafael AvülarlQfjmez Gerente de Administración
b BancoCertásal de Reserva :^M2I Salvador
No. de Placa
CONTROL DE SALIDA DE VEHÍCULOS Sección Administración de Documentos y Transporte
Departamento de Servicios Generales
Anexo N°1
No. 000000
Motorista Solicitante Destino Firma Autorizada Fecha
Kilometraje Espado para Personal de Seguridad Motorista Solicitante Destino Firma
Autorizada Fecha Inicial Final SaJida Entrada Motorista Solicitante Destino Firma
Autorizada Fecha Inicial Final Hora Firma Hora Firma
DiFormuianos varteCmtral salida de vehículos BC1R
Anexo N° 1 Anexo "NT 2
Banco Centra) cíe Reserva de £1 Salvador
No.,
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRANSPORTE
SOLICITUD DE TRANSPORTE UNIDAD SOLICITANTE;
MISIÓN A REALIZAR::
LUGAR DE LA MISIÓN:
FUNCIONARIO/EMPLEADO QUE HARÁ USO DEL TRANSPORTE:
BXT. TELEFÓNICA: FECHA DE LA MISIÓN:
HORA DE SALIDA: HORA DE REGRESO:
FIRMA JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE:
ESPACTO - DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES
AUTORIZADO: FECHA:_
MOTORISTA ASIGNADO: PLACA No.
Anexo N° 2 Banco Central de Reserva
deEtSaivactor
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRANSPORTE
No.
SOLICITUD DE TRANSPORTE UNIDAD SOLICITANTE:
MISIÓN A REALIZAR: :_
LUGAR DE LA MISIÓN:
FUNCIONAR!O/EMPLEADO QUE HARÁ USO DEL TRANSPORTE:
EXT. TELEFÓNICA: FECHA DE LA MISIÓN:,
HORA DE SALIDA: HORA DE REGRESO:
FIRMA JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE:
ESPACIO - DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES
AUTORIZADO: FECHA;
MOTORISTA ASIGNADO: PLACAN».