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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-61

NOMBRE: CONTABILIDAD DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ALMACÉN Página 1 de 81

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 30/07/2020

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

MARTHA INES MEJIA CAMPO Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio

28/07/2020

ADRIANA MARITZA AVILA GUZMAN Contador del Fondo Rotatorio 28/07/2020

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 28/07/2020

ALEXANDER FERRUCHO LEON Auxiliar de Misión Diplomática 28/07/2020

ANA CAROLINA PACHON D'ACHIARDI Asesor 28/07/2020

EDWIN DANILO SUAREZ LEAL Asesor 17/07/2020

FRANKLIN RUIZ ROJAS Profesional Universitario 28/07/2020

JOHANNY MARLENY MESA RODRIGUEZ Asesor 28/07/2020

JOHANA PATRICIA OROZCO PACHECO Auxiliar Administrativo 28/07/2020

MARIA JOSE YEPES CASTRILLÓN Contratista 28/07/2020

MARIO ROJAS LIEVANO Asesor 28/07/2020

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PARADA BELTRÁN Coordinadora GIT de Gestión y Desempeño

Institucional. 30/07/2020

REVISÓ CARGO FECHA

EMMANUEL ENRIQUE ARANGO GOMEZ Director Administrativo y Financiero 30/07/2020

MARTHA INES MEJIA CAMPO COORDINADOR 30/07/2020

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 30/07/2020








1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para registrar todos los hechos o transacciones contables que se llevan a cabo, con el fin de reflejar de forma clara, veraz, razonable y oportuna la realidad económica, financiera y social del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. 2. ALCANCE El presente procedimiento es de responsabilidad de aplicación del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Contabilidad, inicia con las verificaciones de boletines diarios de tesorería vs libros de bancos de moneda nacional y extranjera, y finaliza con el reporte del boletín de deudores morosos del Estado (BDME).

3. BASE LEGAL

▪ Ley 2010 de 2019: Por medio de la cual se adoptan normas para la promoción del crecimiento económico, el

empleo, la inversión, el fortalecimiento de las finanzas públicas y la progresividad, equidad y eficiencia del sistema tributario, de acuerdo con los objetivos que sobre la materia impulsaron la Ley 1943 de 2018 y se dictan otras disposiciones.

▪ Ley 1943 de 2018: Por la cual se expiden normas de financiamiento para el restablecimiento del equilibrio del presupuesto general y se dictan otras disposiciones.

▪ Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones.

▪ Ley 1430 de 2010: Por medio de la cual se dictan normas tributarias de control y para la competitividad. ▪ Ley 1212 de 2008: Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de servicios del

Ministerio de relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. ▪ Ley 1111 de 2006: Por el cual se modifica el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la

Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. Artículo 50 Se crea la Unidad de Valor Tributario la UVT. La UVT es la medida de valor que permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

▪ Ley 1066 de 2006: Por la cual se dictan las normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones.

▪ Ley 901 de 2004: Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones.

▪ Ley 716 de 2001: Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

▪ Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

▪ Decreto 358 de 2020: Por el cual se reglamentan los artículos 511,615,616-1,616-2,616-4,617,618, 618-2 Y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, sobre Facturación Electrónica.








▪ Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

▪ Decreto 1625 de 2016: Por medio del cual de expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria. ▪ Decreto 2200 de 2016: Por el cual se modifica el Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en

Materia Tributaria, para sustituir el artículo 1.4.1.6.1. del Capítulo 6, Titulo 1, Parte 4 del Libro 1 y reglamentar los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario.

▪ Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores.

▪ Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Libro 1 Parte 8 Titulo 5 “Constitución y Funcionamiento de cajas menores” Libro 1 Parte 9 “Sistema Integrado de Información Financiera SIIF”.

▪ Decreto 1743 de 2015: Por medio del cual se modifica parcialmente las disposiciones generales de las Oficinas Consulares Honorarias, Pasaportes, Visas, de la Protección y Promoción de Nacionales en el exterior, del Retorno, del Fondo Especial para las Migraciones, de la Tarjeta de Registro Consular y disposiciones de Extranjería, Control y Verificación Migratoria, de que tratan los capítulos III al XI, y 13, del Título I de la parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1067 de 2015.

▪ Decreto 2420 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de aseguramiento de la información y se dictan otras disposiciones.

▪ Decreto 2974 de 2013: Por el cual se reglamentan los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Define que el artículo 550 del Estatuto Tributario establece que las tarifas del impuesto de timbre nacional por concepto de actuaciones que se cumplan en el exterior a que se refiere el artículo 525 del mismo Estatuto, se reajustarán mediante decreto del Gobierno nacional, cada tres años a partir del 1° de enero de 1986.

▪ Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación.

▪ Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. ▪ Decreto 747 de 1996: Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior. ▪ Decreto ley 20 de 1992: Por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio de

Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones. ▪ Decreto 624 de 1989: Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la

Dirección General de Impuestos Nacionales. ▪ Resolución 033 de 2020: Por la cual se modifica el parágrafo 1 del artículo 2º de la Resolución 484 de 2017,

modificatoria del artículo 4º de la Resolución 533 de 2015, en lo relacionado con el plazo de presentación del estado de Flujos de Efectivo de las Entidades de Gobierno.

▪ Resolución 042 de 2020: Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.

▪ Resolución 090 de 2020: Por la cual se modifica el Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración y el Catálogo General de Cuentas, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

▪ Resolución 000084 de 2019: Por la cual se fija el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT aplicable para el año 2020.

▪ Resolución 425 de 2019: Por la cual se modifican las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.








▪ Resolución 432 de 2019: Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

▪ Resolución 441 de 2019: Por la cual se incorpora a la Resolución No.706 de 2016 la Plantilla para el reporte uniforme de las notas a la Contaduría General de la Nación y la disponibilidad de Anexos de apoyo para su preparación.

▪ Resolución 037 de 2018: Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

▪ Resolución 385 de 2018: Por la cual se modifica la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable del Régimen de Contabilidad Pública para incorporar la regulación relativa a las formas de organización y ejecución del proceso contable.

▪ Resolución 625 de 2018: Por la cual se modifica el numeral 3.2 de la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable del Régimen de Contabilidad Pública.

▪ Resolución 10547 de 2018: Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 3269 de 2016.

▪ Resolución 011004 de 2018: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN por el año gravable 2019, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.

▪ Resolución 0006 de 2017: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales y se modifica el Catálogo General de Cuentas.

▪ Resolución 097 de 2017: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016.

▪ Resolución 182 de 2017: Por la cual se incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

▪ Resolución 0213 de 2017: Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015.

▪ Resolución 238 de 2017: Por la cual se corrige el código de dos subcuentas de los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018, y de los procedimientos contables que utilizaron dichos códigos, para las entidades de gobierno.

▪ Resolución 239 de 2017: Por la cual se corrige el artículo 1° de la Resolución 182 del 19 de mayo de 2017, que incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

▪ Resolución 192 de 2016: Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales.

▪ Resolución 193 de 2016: Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable.

▪ Resolución 421 de 2016: Por la cual se reglamenta el Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública – CHIP.








▪ Resolución 468 de 2016: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

▪ Resolución 469 de 2016: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos.

▪ Resolución 525 de 2016: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable.

▪ Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo.

▪ Resolución 706 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió a la Contaduría General de la Nación.

▪ Resolución 532 de 2015: Por la cual se adoptan los requisitos para todas y cada una de las clases de visas contempladas en el Decreto número 834 del 24 de abril de 2013 modificado por los Decretos números 132 de 30 de enero de 2014, 941 del 21 de mayo de 2014, 2477 del 2 de diciembre de 2014 y se dictan otras disposiciones.

▪ Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones.

▪ Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno.

▪ Resolución 628 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

▪ Resolución 5370 de 2015: Por la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores, con destino a su Fondo Rotatorio, y se deroga la resolución 2055 del 20 de marzo de 2014.

▪ Resolución 5392 de 2015: Por el cual reglamenta la expedición de pasaportes. ▪ Resolución 5512 de 2015: Por la cual se dictan disposiciones en materia de visas. ▪ Resolución 213F de 2013: Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y

contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos.








Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental la implementación de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. BDME: Boletín de Deudores Morosos del Estados. CAJA MENOR: Es un medio efectivo de disponibilidad de recursos conformados con fondos destinados a la atención de gastos imprevistos de carácter urgente o solución rápida, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación. CONCILIACIÓN BANCARIA: es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, así como clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con extractos bancarios. CLASIFICACIÓN: Actividad en la que, de acuerdo con las características de la operación, se determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico o social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS: Son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio. El estado de resultados presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo. El estado de cambios en el patrimonio es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del patrimonio de la entidad, de un periodo determinado. El estado de flujo de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por la entidad, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación durante el periodo contable. Las notas a los estados financieros suministran descripciones narrativas o desagregaciones de partidas presentadas en esos estados, e información sobre partidas que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en ellos. IDENTIFICACIÓN: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica o social, y por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean reportados y de conocimiento del área contable para su clasificación y registro oportuno. OPORTUNIDAD: Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. RAZONABILIDAD (ajuste a valores reales): Los bienes derechos y obligaciones del ente público deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual adelantarán las actualizaciones de los costos históricos que sean necesarios.








RAZONABILIDAD (conciliaciones de información): Deben realizarse para constatar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. RAZONABILIDAD (libros de contabilidad): Como soportes de los estados financieros, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. La generación de los libros se efectuará mediante los reportes de SIIF II y deberán ser salvaguardados en medio magnéticos a través de una copia de seguridad de información el cual permanecerá en la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología. La responsabilidad por el manejo del aplicativo SIIF II es por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RAZONABILIDAD (reconocimiento de cuentas valuativas): Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable como consecuencia de la depuración y saneamiento de la información contable. RAZONABILIDAD (soportes documentales): La totalidad de las operaciones realizadas por el ente público deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. REGISTRO Y AJUSTES: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en el SIIF II. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Son guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, proyectos y políticas de administración de riesgos. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Acto Administrativo Sanciones Disciplinarias.

• Catálogo general de cuentas para entidades de gobierno

• Doctrina Contable Pública

• Estatuto Tributario de la DIAN.

• Estatuto Tributario Distrital.

• Guía para la elaboración de los formularios CHIP Categoría BDME.

• Manual de operación de SIIF II.

• Manual de operación del CHIP.

• Marco conceptual.

• Marco normativo para entidades de gobierno








• Procedimiento de devoluciones de ingresos SIIF.

• Procedimiento gestión Derechos y Cartera 6. REGISTROS ▪ Auxiliar contable tasas (visas y apostillas) ▪ Auxiliar contable servicios de identificación (pasaportes y actos notariales). ▪ Auxiliar tasas (visas, apostilla y protocolización de escrituras). ▪ Auxiliar de servicios de identificación (pasaportes, expedición de certificados en exterior). ▪ Balance de comprobación. ▪ Boletín diario de caja y bancos. ▪ Boletín movimientos de almacén. ▪ Cuenta 100004886 botón de pago. ▪ Certificación de bienes BUSC al Ministerio de Relaciones Exteriores ▪ CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos ▪ Correo electrónico. ▪ Certificación de bienes. ▪ Cuenta 6009377 pasaportes. ▪ Cuenta 6009393 Visas. ▪ Cuenta 6009385 pasaporte convencional. ▪ Cuenta 6006597 Apostilla. ▪ Documento acreedor del SIIF. ▪ Documento soporte transferencia Banco de la República. ▪ Declaración de retención en la fuente. ▪ Declaración bimestral de Industria y Comercio ▪ Declaración Bimestral de IVA ▪ Extractos bancarios. ▪ Estado de resultados 4. ▪ Estado de cambio en el patrimonio. ▪ Estados financieros, notas a los estados financieros. ▪ Formatos aportados por la DIAN y Secretaria de Hacienda Distrital. ▪ Formulario 300. ▪ Formulario 350. ▪ Fotocopia de documento de identificación. ▪ Físico y/o electrónico. ▪ Formato de la Contaduría General de la Nación. ▪ Formato 1 y 2 Estado de Situación Financiera. ▪ Formato 3 y 4 Estado de resultados. ▪ GF-FO-06 Recibo de caja. ▪ GF-FO-10 Conciliación bancaria. ▪ GF-FO-24 Comprobante contable. ▪ GF-FO-25 Arqueo de caja menor. ▪ GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares.








▪ GF-FO-50 Retención en la fuente - Reteiva e impuesto de timbre a declarar y pagar. ▪ GF-FO-72 Informe de actuaciones y recaudos consulares (otros actos notariales). ▪ GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones). ▪ GF-FO-85 Arqueo documentos de identificación. ▪ GF-FO-90 Impuesto de Industria y Comercio (ICA) a declarar y pagar. ▪ GF-FO-98 Recaudo consolidado Gobernaciones, sedes Bogotá y consulados. ▪ GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas. ▪ GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares. ▪ GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares (Pasaportes). ▪ GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos consulares (cuadro de visas expedidas y estudios). ▪ GF-FO-106 Informe de actuaciones y recaudos (Movimiento de documentos valor). ▪ GF-FO-107 Informe de actuaciones y recaudos (Actos Notariales: Autenticaciones, Reconocimientos,

Certificaciones). ▪ GF-FO-108 Informe sobre actuaciones y recaudos (movimiento general). ▪ GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Certificaciones de apostilla con derechos a pagar

en Consulados). ▪ GF-FO-113 Libro de bancos moneda extranjera. ▪ GF-FO-114 Libro de bancos moneda nacional. ▪ GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Nacionalidad). ▪ GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos consulares (PSE y tarjeta Online). ▪ GF-FO-122 Consolidado movimiento general de actuaciones consulares. ▪ GF-FO-123 Causación y recaudo gobernaciones y sedes Bogotá. ▪ GF-FO-124 Informe general de cuentas- Consolidado SISE cierre de vigencia / seguimiento de reintegro

siguiente vigencia. ▪ GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar). ▪ GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas. ▪ GF-FO-143 Control seguimiento devoluciones Colombia. ▪ GF-FO-144 Control de informes de las gobernaciones y sedes Bogotá. ▪ GF-FO-145 Declaración del impuesto sobre las ventas IVA. ▪ GF-FO-146 Control de informes y transferencias por misión. ▪ GF-FO-148 Bancos-transferencias de recaudos consulares ▪ GF-FO-149 Control-seguimiento devoluciones en el exterior. ▪ Informe de saldos por clasificar SIIF. ▪ Libretas y renovación de tripulantes. ▪ Libro auxiliar de las cuentas de almacén. ▪ Libros auxiliares. ▪ Libro mayor. ▪ Memorando de negociación de divisas (giros y/o reintegros). ▪ Memorando de negociación impuesto de timbre ▪ Memorando. ▪ Procesos y conciliaciones extrajudiciales. ▪ Resoluciones medios magnéticos DIAN y Secretaría Distrital de Hacienda. ▪ Reporte boletín de deudores morosos del Estado (BDME).








▪ Reportes del CGN 2015-001 saldos y movimientos convergencia; CGN 2015_002 Operaciones reciprocas convergencia y CGN2016C01 Variación trimestral significativa, a través del sistema CHIP.

▪ Reporte de saldos y movimientos SIIF ▪ Reporte aplicativo SIAD contable. ▪ Relaciones de giro. ▪ Recibo de pago de impuestos. ▪ Reporte auxiliar detallados por cuenta bancaria. ▪ Reportes auxiliares contables por PCI del SIIF. ▪ Registros contables. ▪ Reconocimiento y autenticación de firmas, tramite de renuncia de nacionalidad. ▪ Recaudo tarjeta online. ▪ Recibo original de consignación. ▪ Recibos de pago. ▪ Saldos en Kardex de almacén. ▪ Saldos mensuales de almacén cierre. ▪ SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

• Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal (SIAD).

• Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC)

• Sistema de información servicios al exterior. (SISE)

• Plataforma PSE.

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El desarrollo del procedimiento debe realizarse cada vez que se presente un ajuste o reclasificación de los registros contables, los cuales deben permitir la identificación de los derechos y obligaciones tanto de deudores como de acreedores del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Todo hecho económico y financiero que se presente debe ser registrado en la contabilidad y analizado continuamente; ya sean derechos a favor y/u obligaciones adquiridas por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Toda la información reflejada en la contabilidad debe estar debidamente soportada en documentos que respalden los registros. LIBRO DE BANCOS MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA. Se descargará del sistema maestro los formatos GF-FO-113 Libros de bancos moneda extranjera GF-FO-114 Libros de bancos moneda nacional, los cuales se diligenciarán de acuerdo con la información recibida en el boletín diario de caja y bancos de Tesorería y al Reporte Auxiliar Contable Detallado del SIIF por Cuenta








Bancaria, se debe realizar diariamente por el Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR La primera parte del informe GF-FO-124 Informe general de cuentas- Consolidado SISE cierre de vigencia / seguimiento de reintegro siguiente vigencia, será diligenciado por el GIT Servicios al Exterior por cada misión y en moneda de giro, con esta información se convertirá la moneda en pesos con la TRM de ultimo día de diciembre y se realizará la contabilización de las cuentas por cobrar al final de la vigencia fiscal a cargo Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad. En la siguiente vigencia se hará el seguimiento de los reintegros que realizan las misiones correspondiente a las cuentas por cobrar contabilizadas en el año anterior, se tendrá en cuenta la información que envía el GIT Financiero del Fondo Rotatorio -Tesorería donde se informa concepto del reintegro, cuando se evidencia este reintegro se genera el informe de saldo por clasificar del SIIF y con este número de documento ingresamos al SIIF Gestión Presupuesto Ingresos y realizamos la causación y recaudo con posición de catálogo de ingreso reintegro vigencia anterior, con la información registrada en el GF-FO-124 Informe general de cuentas- Consolidado SISE cierre de vigencia / seguimiento de reintegro siguiente vigencia, en la parte que registra el Grupo de Contabilidad podemos establecer si hay comisión o un diferencial cambiario el cual lo verificamos con el reporte auxiliar por PCI del SIIF y así realizar el comprobante contable manual. INVENTARIO DE LIBRETAS SIN UTILIZAR Y COSTO DE VENTAS Cuando se termine el mes el GIT de almacén envía a través de correo electrónico o físico el informe GF-FO 125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar). Con esta información se realiza la comparación con el mes anterior y la diferencia que corresponda a los pasaportes y visas anulados y utilizados se registraran en las cuentas de orden. Con respecto a los pasaportes y visas sin utilizar, se verifica si en ese mes se realizó facturación del contrato que esté vigente por concepto de elaboración de libretas de pasaportes y etiquetas de visas se realiza la verificación en las cuentas del gasto, y se hará el comprobante manual afectando la cuenta de INVENTARIO Material y Suministro, Elemento para la prestación de Servicios de documentación e identificación. Para contabilizar el costo de ventas se genera el informe GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas. ARQUEO CAJA MENOR De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en los formatos establecidos, suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores, pasaportes, visas e inventario físico en el Grupo Interno de Trabajo Almacén y en las sedes. El certificado de saldo en bancos del día del arquero, más el efectivo y los soportes deben ser igual a la constitución de la caja menor. Los arqueos se realizarán trimestralmente por un funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.








DEVOLUCIÓN DE RECAUDOS DE INGRESOS. a. Devolución por dobles pagos o desistimiento de trámite en sedes Bogotá y Gobernaciones. Los Jefes de las Sedes de Bogotá y Gobernaciones del País deben enviar a la Dirección Administrativa y Financiera, el Formato SC-FO-03 Solicitud de Devolución de dinero debidamente diligenciado por el usuario y firmado por el Jefe de la Oficina Expedidora en donde certifica que el dinero ingreso al banco, pero que el tramite no se realizó y que autoriza la devolución; Igualmente deben enviar la copia del documento de identificación y el recibo original de consignación al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Contabilidad, se revisará y verificará la información en el SITAC y en los extractos bancarios, donde se establezca que se realizó un doble pago o que no se realizó ningún trámite, se procederá a realizar en el aplicativo SIIF II con el perfil gestión presupuesto ingresos la solicitud de devolución ingresos en donde se vincula la causal de devolución, el tercero beneficiario de la devolución, el tipo de beneficiario, medio de pago y el respectivo valor, después de realizar este paso atreves del perfil contable se registra la cuenta por pagar y el acreedor siguiendo el proceso establecido en el procedimiento para realizar devoluciones de ingresos en el aplicativo SIIF II Nación, luego de realizar este trámite se enviará a la oficina de Tesorería el Formato SC-FO-03 Solicitud de Devolución los documentos de pago y el documento de acreedor de devolución del SIIF para que realice la transferencia a la cuenta del usuario. El tiempo para el trámite y pago de las devoluciones, será de 10 (diez) días hábiles, a partir de recibir la documentación completa.

b. Devolución de vigencias anteriores – transferencia de Sobrantes. Cuando sean solicitudes de devolución de dinero consignado en vigencias anteriores y que el consulado haya realizado la transferencias a las cuentas del Fondo Rotatorio, el consulado solicitará al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad la autorización para realizar esta devolución con los dineros recaudados, remitirá los soportes correspondientes (Formato SC-FO-03 solicitud de devolución, copia del documento de identificación y recibo original de consignación), el GIT Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad revisara la información suministrada por el Consulado y realizara la respectiva autorización a través de memorando y/o correo electrónico, una vez el Consulado reciba la autorización efectuara la devolución correspondiente con los dineros de la cuenta de recaudo, registrando el total de las devoluciones efectuadas en renglón “devoluciones autorizadas por DIMCS” en el formato GF-FO-108 Informe sobre actuaciones y recaudos (movimiento general). De igual manera registrará en el formato GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones), en forma detallada estas transacciones. c. Devoluciones de la vigencia en los Consulados En los Consulados, el usuario debe diligenciar totalmente el Formato SC-FO-03 Solicitud de Devolución de dinero y debe estar firmado por el Cónsul o encargado de Funciones de Consulares en donde certifica que el dinero ingreso a la cuenta del consulado, que no se realizó ningún trámite con ese dinero y que autoriza la devolución; igualmente debe anexar la copia del documento de identificación y el recibo original de pago. El consulado una vez revisada y verificada la información realizará la transferencia de dinero a la cuenta del usuario, registrará en el formato GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones), en forma detallada estas transacciones y remitirá con los informes mensuales al Grupo Interno de Trabajo Financiero del








Fondo Rotatorio – Contabilidad los respectivos soportes (Formato SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero, copia del documento de identidad y recibo original de consignación.) El Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad, revisará los extractos bancarios y el Formato GF- FO-78 de sobrantes y devoluciones y verificará con los soportes cada devolución. Si los formatos no son enviados, o no están debidamente firmados con los documentos soporte El Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad - solicitará a través de requerimiento al Cónsul o funcionario encargado de las funciones consulares la información respectiva.

ESTAMPILLA Pro UNAL y demás universidades (Ley 1697 de 2013) La estampilla es una contribución parafiscal con destinación específica para el fortalecimiento de las universidades estatales y que será administrada directamente por el ente autónomo en cuyo favor se impone el tributo. Está constituido por todo contrato de obra que suscriban las entidades del orden nacional, definidas por el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, en cualquier lugar del territorio en donde se ejecute la obra, sus adiciones en dinero y en cualquiera que sea la modalidad de pago del precio del contrato. En tal caso, el hecho generador se extiende a los contratos conexos al de obra, esto es: diseño, operación, mantenimiento o interventoría y demás definidos en la Ley 80 de 1993, artículo 32 numeral 2. El Grupo Interno de Trabajo Fondo Rotatorio – Contabilidad - Revisa en la obligación y en la orden de pago que corresponda a contrato de obra y sus conexos al de obra, el valor retenido correspondiente a estampilla Pro UNAL y demás universidades, elabora un memorando para tesorería para que realicen la compensación de valor retenido al ministerio de educación comprobante que será enviado a contabilidad. Contabilidad ingresar al sistema RIEL donde se debe utilizar el usuario y la contraseña que el Ministerio de Educación Nacional (MEN) remitió previamente a cada una de las entidades por medio de un oficio. Realiza el procedimiento que establece el Manual de usuario agente retenedor REPORTE DE INFORMACIÓN DE ESTAMPILLA Y LIQUIDACIÓN (RIEL). ESTADOS FINANCIEROS En lo relacionado con la transmisión de Estados financieros a través del sistema CHIP, el funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad, debe verificar en el link de la página web de la Contaduría General de la Nación que la información haya sido enviada correctamente y aceptada. Para efectuar esta actividad se debe tener en cuenta los instructivos de manejo y transmisión establecidos por el sistema CHIP. Además, tener en cuenta la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las resoluciones e instructivos sobre el reporte de información exógena de la DIAN y de la Secretaría Distrital de Hacienda.








9.1 VERIFICACIONES BOLETINES DIARIOS DE TESORERÍA Vs. LIBROS DE BANCOS MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA

No ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Recibir el boletín diario de

caja y bancos de Tesorería.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.

Boletín diario de caja y

bancos.

3

Verificar que se encuentren los soportes en el boletín diario de caja y bancos de

Tesorería.



Extractos bancarios. GF-FO- 06 Recibo de caja.

Relaciones de giro. Memorandos de

negociación de divisas (giros y/o reintegros). Recibo de pago de

impuestos. Documento soporte

transferencia Banco de la República.

4

Verificar boletín diario de caja y bancos de Tesorería Vs Libro de Bancos Moneda Nacional o Extranjera por

número de Cuenta Bancaria.



Auxiliar contable Detallado

de SIIF se utiliza para elaborar los libros de

bancos. GF-FO-24 Comprobante

Contable.

Elaborar comprobante manual para registrar comisiones bancarias, transferencias bancarias y ajustes por diferencia en cambio.

4.1 ¿La información es correcta?

Si

Remítase a la actividad 6.

No Remítase a la actividad 5.









No ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES


5 Informar a Tesorería para que

realicen los ajustes.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.

Correo electrónico.

6 Guardar Libro de Bancos

para realizar la Conciliación Bancaria.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.

GF-FO-113 Libro de bancos moneda extrajera.

GF-FO-114 Libro de bancos moneda nacional.

7 Finalizar Proceso.








9.2 CONCILIACIONES BANCARIAS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar Proceso

2 Recibir lo extractos

bancarios de Tesorería.



Extractos bancarios. Recibir en correo electrónico, en Excel y en PDF.

3

Confrontar los movimientos entre los extractos

bancarios y libros de bancos.



GF-FO-113 Libro de bancos moneda

extrajera. GF-FO-114 Libro de

bancos moneda nacional.

4 Diligenciar el formato

GF-FO-10 conciliación bancaria.



GF-FO-10 Conciliación bancaria.

5 Imprimir la información y

firmar la conciliación.

Contador del Fondo Rotatorio.




extrajera. GF-FO-114 Libro de

bancos moneda nacional.

Extractos bancarios. Reporte auxiliar

detallados por cuenta











bancaria. Reportes auxiliares

contables por PCI del SIIF.

6 Enviar informe de

conciliación a Tesorería.



Memorando. GF-FO-113 Libro de

bancos moneda extrajera.


nacional. Reporte auxiliar

detallado y por PCI del SIIF y extractos

bancarios.

7 Archivar los listados para su

consulta.



Memorando. GF-FO-10

Conciliación bancaria.









9.3 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (ENTRADA Y SALIDA) BIENES DE USO SIN CONTRAPRESTACIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.



1 Iniciar proceso

2 Recibir el boletín movimientos de

almacén.



Boletín movimientos de almacén.

Saldos mensuales de almacén cierre.

3 Organizar cronológica y

consecutivamente.





4

Verificar que los conceptos y registros contables correspondan a las cuentas contables que están parametrizadas en el SIAD y que

los valores sean los reales.



Registros contables.

4.1 ¿Están bien los conceptos?

Si













5 Devolver el boletín movimientos

de almacén.



Correo electrónico. Si la información no es correcta se solicita el soporte al almacén.

6 Generar el proceso de

depreciación en el SIAD Contador Fondo Rotatorio

7 Realizar asiento de

contabilización de la depreciación en el SIAD

Contador Fondo Rotatorio

8 Recibir reporte de saldos

mensuales de almacén cierre del SIAD para el cruce de cifras.




9

Generar libro auxiliar de las cuentas de almacén y validar los saldos del informe mensual de almacén. En el sistema SIAD

Contabilidad.



Libro auxiliar de las cuentas de almacén.

9.1 ¿Los saldos son iguales?

Si


No












10 Efectuar el ajuste correspondiente.


de Almacén.

11

Generar libro auxiliar de las cuentas de almacén y validar los saldos del informe mensual de

almacén.



Esta actividad se realiza en el SIAD.

12

Confrontar el balance de comprobación antes de cierre con los saldos del informe mensual de

almacén.




13 Generar cierre contable mensual.



14 Generar reportes de bienes en

uso sin contraprestación.



15 Confrontar la información entre

contabilidad del Fondo Rotatorio y almacén.














Si


No


16 Solicitar corrección al almacén.




17 Generar certificación de bienes

en uso sin contraprestación.



Certificación de bienes BUSC al

Ministerio de Relaciones Exteriores.

La certificación corresponde a los bienes en uso sin contraprestación que son enviados al Ministerio de Relaciones Exteriores.

18

Entregar certificación al Grupo Interno de Trabajo Financiero

Ministerio de Relaciones Exterior- contabilidad



Físico y/o

Electrónico

Certificación de bienes BUSC al Ministerio de Relaciones Exteriores

19 Incorporar los movimientos en SIIF en las cuentas de orden.



20 Finalizar el proceso.








9.4 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (ENTRADAS Y SALIDAS) BIENES EN BODEGA, FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.



1 Iniciar proceso

2

Generar en el SIAD el boletín movimientos de almacén y

saldos mensuales de almacén cierre y enviar al Grupo Interno

de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Contabilidad.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo

de Almacén.



3 Recibir consolidado de

movimiento diario.



4 Organizar cronológica y

consecutivamente.



5

Verificar que los conceptos y registros contables correspondan

a las cuentas contables que están parametrizadas en el SIAD y que los valores sean los reales.



Registros contables.

5.1 ¿Están bien los conceptos?

Si Remítase a la actividad 7.












6 Devolver saldos mensuales de

almacén cierre al almacén.



Correo electrónico Si la información no es correcta se solicita el soporte al almacén.

7 Recibir saldos mensuales de almacén cierre para cruce de

cifras.




8

Generar libro auxiliar de las cuentas de almacén y validar los saldos del informe mensual de

almacén. En el SIAD Contabilidad



Reporte aplicativo SIAD contable

Libro auxiliar de las cuentas de almacén.

8.1 ¿Los saldos son iguales?

Si


No


9 Efectuar el ajuste correspondiente.


de Almacén.

10 Generar libro auxiliar de las

cuentas de almacén y validar los saldos del informe mensual de


Financiero del Fondo












almacén. Rotatorio – Contabilidad.

11 Confrontar el balance de

comprobación contabilidad con las cuentas de almacén.



Balance de comprobación.



Si


No


12 Solicitar corrección al almacén.




13 Generar cierre contable mensual

en el SIAD.



14 Incorporar los movimientos en SIIF en las cuentas contables.



GF-FO-24

Comprobante Contable.

15 Finalizar proceso.








9.5 CAUSACIÓN DE INGRESOS CONSULARES MISIONES EN EL EXTERIOR



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar informe de

recaudos consulares.

Funcionario asignado de Consulados.

- GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares

(Pasaportes). - GF-FO-105 Informe

de actuaciones y recaudos consulares

(Cuadro de visas expedidas y estudios).

- GF-FO-106 Informe de actuaciones y

recaudos (Movimiento de

documentos valor). - GF-FO-107 Informe

de actuaciones y recaudos (Actos

notariales: Autenticaciones,

reconocimientos y certificaciones).


recaudos consulares











(Movimiento general).


recaudos consulares (Certificaciones de

apostilla con derechos a pagar en

Consulados). - GF-FO-116 Informe


(Nacionalidad). GF-FO-72 Informe de actuaciones y

recaudos consulares (otros actos notariales).

3

Recibir, organizar alfabéticamente y

revisar los informes de consulados por moneda


Financiero del Fondo Rotatorio –

Contabilidad.

GF-FO-146 Control de informes y

transferencias por misión.

Verificar la información recibida con el formato control de informes y transferencia de los consulados.

3.1 ¿La información es Si Remítase a la actividad 6.











completa, coherente y correcta?


4 Requerir correcciones aclaraciones y/o envío de información faltante.



Contabilidad.

Requerimiento. Correo electrónico

5 Registrar la información

recibida



Contabilidad.

GF-FO-108 Informe de actuaciones y

recaudos consulares (Movimiento

general). GF-FO-34

Causación e ingresos de actuaciones consulares.

Soporte para registrar la causación en el aplicativo SIIF. Se consolida la información del formato GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Movimiento general). y se registra en el formato GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares.

6 Realizar la causación en

el sistema SIIF.



Contabilidad.

GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares.











7 Registrar la causación

por forma de pago PSE y tarjeta Online.



Contabilidad.

GF-FO-121 Informe de

actuaciones y recaudos consulares

(PSE y tarjeta Online).

8

Revisar y verificar el auxiliar por PCI del SIIF

de las cuentas del ingreso.



Contabilidad.

GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares.

Todos los informes GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Movimiento general), e informe GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos consulares (PSE y tarjeta Online) se encuentren debidamente contabilizados.

8.1 ¿La información está debidamente contabilizada?

Si

Remítase a la actividad 10

No Remítase a la actividad 6-7











9 Elaborar informe de ingresos por ventas

Contador Grupo Interno de Trabajo


Contabilidad.

GF-FO-122 Consolidado

movimiento general de actuaciones

consulares. GF-FO-98 Recaudo

consolidado

Gobernaciones,

sedes Bogotá y

consulados.

Seguimiento estadístico de ingresos mensuales. GF-FO-122 Consolidado

movimiento general de

actuaciones consulares, insumo

para elaborar el formato GF-FO-98

Recaudo consolidado

Gobernaciones, sedes Bogotá y

consulados.









9.6 REGISTRO DE RECAUDO DE INGRESOS CONSULARES MISIONES EN EL EXTERIOR



1 Iniciar Proceso.

2 Cargar el extracto bancario en

el SIIF.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de

Trabajo Fondo Rotatorio- Tesorería

Extractos bancarios.

Cuentas bancarias de Citibank No 3614355 Fondos comunes Dólares. No. 11813684 fondos comunes Euros. Cuentas bancarias Sudameris Cuenta 100004886 Botón de Pago. (Tarjeta Online). Cuenta 6009393 Recaudo Visas (PSE)

3 Generar el informe de saldos

por clasificar del SIIF


Trabajo Fondo Rotatorio – Contabilidad.

Realizar diariamente, para verificar el cumplimiento por parte de los consulados del Capítulo I artículo 2 de la Resolución 213 del 2017











4 Realizar registro de extracto

bancario, numero de la causación y saldo por clasificar.


Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio –

Contabilidad.

GF-FO-148 Bancos-

transferencia de recaudos consulares.

Realizar este registro, para las misiones consulares. Verificar la transferencia que realiza las misiones

5

Analizar y conciliar información del aplicativo SITAC contra las

cuentas del Banco GNB Sudameris.



Contabilidad.

GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos

consulares (PSE y tarjeta Online).

Cuenta 100004886 Botón de Pago. (Tarjeta Online). Cuenta 6009393 Recaudo Visas (PSE).

6 Registrar el Recaudo Básico en

el SIIF.



Contabilidad.

7

Analizar y conciliar las cuentas contables, Cuentas por Cobrar

tasas y servicios de identificación.



Contabilidad.

GF-FO-148 Bancos-transferencia de

recaudos consulares. GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos


Reporte auxiliar por PCI y el informe de saldos por clasificar del SIIF.











8 Realizar registros contables por

comisiones bancarias y/o diferencial cambiario.



Contabilidad.

GF-FO-24 Comprobante

contable.

Cuando la diferencia es positiva es decir que la causación es mayor que la transferencia se puede presentar por comisión bancaria, verifique la información que reporta el formato GF-FO 108 y realice el comprobante manual GF-FO- 24. Si la diferencia es negativa es decir que la transferencia es mayor que la causación, se puede presentar por un diferencial cambiario, verifique el informe de saldos por clasificar del SIIF y realice la respectiva causacion y recaudo por diferencial cambiario











9 Archivar auxiliares de tasas y

servicios de identificación generados en el SIIF.



Contabilidad.

Auxiliar tasas (visas, apostilla y

protocolización de escrituras).

Auxiliar de servicios de identificación

(pasaportes, expedición de certificados en

exterior). Reconocimiento y

autenticación de firmas, tramite de renuncia de

nacionalidad.









9.7 CAUSACION DE INGRESOS CONSULARES (GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTA)



1 Iniciar Proceso.

2 Recibir los informes del mes a través del SITAC de las sedes Bogotá y las Gobernaciones.



- GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos

consulares (Pasaportes). - GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Cuadro de

visas expedidas y estudios). GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Movimiento

general). - GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos

consulares (Certificaciones de apostilla con derechos a

pagar en Consulados). - GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudo

(Nacionalidad).

Realizar el seguimiento de los informes.











3

Organizar alfabéticamente y revisar los informes de las

sedes Bogotá y las Gobernaciones



GF-FO-144 Control informes de las

gobernaciones y sedes Bogotá.

4 Registrar la información

recibida.



GF-FO-123 Causación y recaudo gobernaciones y

sedes Bogotá

5 Registrar causación de acuerdo con los reportes del SITAC, en

el aplicativo SIIF.



6 Revisar y verificar el auxiliar

por PCI del SIIF de las cuentas del ingreso



6.1

¿La información está debidamente contabilizada?

Si Remítase a la actividad 7.












7 Elaborar informe de ingresos

por ventas

Contador Grupo Interno de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio – Contabilidad.

GF-FO-122 Consolidado movimiento general de

actuaciones consulares. GF-FO-98 Recaudo

consolidado

Gobernaciones, sedes

Bogotá y consulados.

Seguimiento estadístico de ingresos mensuales. GF-FO-122

Consolidado

movimiento general

de actuaciones

consulares, insumo

para elaborar el

formato GF-FO-98

Recaudo

consolidado

Gobernaciones,

sedes Bogotá y

consulados.

8 Finalizar proceso








9.8 REGISTRO DE RECAUDO DE INGRESOS CONSULARES OFICINAS BOGOTA Y GOBERNACIONES



1 Iniciar Proceso.

2 Solicitar a Tesorería extracto

bancario en Excel.



Contabilidad.

Extractos bancarios. Correo electrónico.

Banco Sudameris cuentas corrientes: 6006597 apostilla; 6009377 Pasaporte Lectura mecánica; 6009385 Recaudo lectura convencional; 6009393 recaudo visas y Nacionalidad;100004886 Pago botón Electrónico.

3

Organizar el extracto por forma de pago se confronta y analiza la información con los informes

del SITAC



Contabilidad.

GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares (pasaportes).

Extracto bancario. Cuenta 6009377

Pasaportes. GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Cuadro de

visas expedidas y estudios). GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudo

(Nacionalidad).

Se clasifica por gobernación y Sedes Bogotá











Cuenta 6009393 Visas. Libretas y renovación de

tripulantes. Cuenta 6009385 Pasaporte

convencional. GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos


pagar en Consulados). Cuenta 6006597 Apostilla. Recaudo Tarjeta Online. Cuenta 100004886 botón

de pago.

4

Consolidar el cuadre de cancillería para verificar los

pagos, se confronta y analiza la información con los informes

del SITAC



Contabilidad.





Clasificar por gobernación y Sedes Bogotá.











(Nacionalidad). Cuenta 6009393 Visas. Libretas y renovación de

tripulantes Cuenta 6009385 Pasaporte



pagar en Consulados). Cuenta 6006597 Apostilla.

Recaudo tarjeta online Cuenta 100004886 botón

de pago











5

Verificar la información con la plataforma de PSE.

confrontar y analizar la información con los informes

del SITAC



Contabilidad.





(Nacionalidad). Cuenta 6009393 Visas. Libretas y renovación de

Tripulantes Cuenta 6009385 Pasaporte



pagar en Consulados). Cuenta 6006597 Apostilla.

Clasificar por gobernación y Sedes Bogotá.











6 Cargar extracto bancario en

SIIF.


Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio -

Tesorería.

Extracto bancario.

7 Generar el informe de saldos

por clasificar del SIIF



Contabilidad.

8 Registrar recaudo básico en

SIIF.



Contabilidad.

1.Realizar el registro del recaudo del datafono ultimo día mes anterior. 2.Realizar el registro el recaudo del mes.

9

Analizar y conciliar las cuentas contables cuentas por cobrar

tasas y servicios de identificación.



Contabilidad.

10 Realizar registros

contables por comisiones bancarias.



Contabilidad.


contable.

Realizar el registro de la comisión cuando se hace recaudo por tarjeta de crédito.











11 Archivar auxiliares de tasas y

servicios de identificación generados en el SIIF.



Contabilidad.

Auxiliar tasas (visas y apostillas).

Auxiliar servicios de identificación (pasaportes y

actos notariales).


9.9 REGISTRO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR (REINTEGROS GASTOS SISE)



1 Iniciar Proceso.

2 Recibir informe del GIT de

Servicios al Exterior.



Contabilidad.

GF-FO-124 Informe general de cuentas-

Consolidado SISE cierre de vigencia / seguimiento

de reintegro siguiente vigencia.

Registrar el valor que refleja el saldo del Informe General de Cuentas - Consolidado SISE por moneda a diciembre del año cierre de vigencia. Los cuales no fueron ejecutados.











3

Realizar el registro contable de los saldos informados por GIT

de Servicios al Exterior en pesos



Contabilidad.

Tomar el valor total del saldo informado por Servicios al Exterior en moneda de giro y se multiplica por la TRM del Banco de la Republica del 31 de diciembre del año cierre de vigencia.

4 Realizar el registro contable de las otras cuentas por cobrar.



Contabilidad.


Contable

5 Generar reporte de saldos por

clasificar en SIIF.



Contabilidad.

Extracto Bancario.

Informe de saldos por clasificar SIIF

En la siguiente vigencia.

6 Registrar la causación y

recaudo en el SIIF



Contabilidad.

Registrar con el concepto de ingresos reintegro vigencias anteriores.











7 Realizar registro contable por

comisión o diferencial cambiario



Contabilidad.


contable

Cuando se presente diferencias entre lo causado y lo efectivamente recaudado.


9.10 INVENTARIO MATERIALES Y SUMINISTRO COSTO DE VENTAS



1 Iniciar Proceso.

2 Recibir el informe del almacén.



Contabilidad.

GF-FO-125 Saldos de oficina almacén

contabilidad (pasaportes y visas anulados,

utilizados y sin utilizar). Físico y/o electrónico.

3 Revisar informe y confrontar

con auxiliar PCI SIIF.



Contabilidad.








9.10 INVENTARIO MATERIALES Y SUMINISTRO COSTO DE VENTAS



4 Contabilizar las facturas de

compras de libretas de pasaportes y etiqueta de visa



Contabilidad.

Se revisan las cuentas del gasto donde se evidencia la causación de la factura.

5 Contabilizar el costo de ventas.



Contabilidad.

GF-FO-132 Costos de

venta pasaportes y visas.

6

Verificar que el saldo de la cuenta de inventario y el

informe del almacén corresponda a las libretas sin

utilizar y tengan el mismo valor.



Contabilidad.

7

Realizar comprobante de los pasaportes anulados y

utilizados en las cuentas de orden control.



Contabilidad.

GF-FO-24 comprobante

contable manual

Comparar el saldo que registran las cuentas de orden del mes anterior con el informe y la diferencia se contabiliza.









9.11 DEVOLUCIONES DE RECAUDOS CONSULARES EN COLOMBIA



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar solicitud y soportes. Jefe de oficina de sedes

Bogotá y Gobernaciones.

SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.

Fotocopia de documento de identificación. Recibo original de

consignación.

El formulario debe estar debidamente diligenciado por el usuario y firmado por el jefe de la oficina expedidora donde certifica que el dinero entró al banco y no se realizó ningún trámite con ese dinero.

3 Revisar y verificar la

documentación.



Contabilidad.

3.1 ¿Está completa y conforme la documentación?

Si



4 Devolver a la oficina de sedes Bogotá y Gobernaciones para

su respectiva corrección.



Contabilidad.












5 Registrar solicitud de

devolución en base de datos.



Contabilidad.

GF-FO-143 Control Seguimiento de

devoluciones Colombia.

El tiempo para el trámite y pago de las devoluciones, será de 10 (diez) días hábiles.

6 Registrar en el SIIF solicitud de

devolución y acreedor de devolución.



Contabilidad.

Documento acreedor del

SIIF.

7 Imprimir documentos de

acreedor de devoluciones



Contabilidad.

Documento acreedor del SIIF.

SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.

Fotocopia de documento de identificación. Recibo original de

consignación.

8 Enviar a Tesorería para que

realice la transferencia.



Contabilidad.

Físico y/o electrónico.









9.12 DEVOLUCIONES DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS O MAYORES VALORES PAGADOS, CONSULADOS



1 Iniciar proceso.

2 Registrar la devolución detalladamente en el formato GF-FO-78.

Misión Consular.

SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero. GF-FO-78 Informe de

actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y

devoluciones.)

3

Remitir los informes mensuales al GIT

Financiero Fondo Rotatorio-Contabilidad

Misión Consular.

SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero. Fotocopia documento

identificación. Recibo original de

consignación. Físico y/o electrónico. GF-FO-78 Informe de

actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y

devoluciones.)

4

Revisar, verificar los extractos bancarios y los

formatos



Extracto bancario. SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero. Fotocopia documento


consignación.











GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y

devoluciones).

4.1

¿Está completa y conforme la documentación?

Si



4.2

¿Es devolución de dinero es de vigencia anterior?

Si



5 Realizar requerimiento a la Misión para su respectiva

corrección.



6 Elaborar autorización de

devolución.



Memorando o correo

electrónico

7 Registrar solicitud de

devolución.



GF-FO-149

Control-seguimiento devoluciones en el exterior.











8 Archivar documentos.



SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero. Fotocopia documento


consignación. Correo electrónico o físico

GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y

devoluciones.)









9.13 REGISTRO IMPUESTO TIMBRE BOGOTÁ Y EL EXTERIOR



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar informe de

recaudos consulares.

Funcionario asignado de Consulados

GF-FO 108 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento

General).

3 Registrar información de Impuesto de timbre



Contabilidad.

GF-FO-103 Impuesto de

timbre actuaciones consulares.

Extractos bancarios.

4 Generar informes del SITAC Sedes Bogotá.



Contabilidad.

GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos

consulares (Pasaportes). GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos

consulares (Cuadro de visas expedidas y estudios). GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos


Sedes Bogotá: Calle 100 (Pasaportes) Calle 53 (Pasaportes); Oficina Ministerio Relaciones Exteriores Diplomáticos (Pasaportes). Visas Bogotá. Del informe GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos consulares (PSE y tarjeta Online), se registra las sedes del











exterior.

5

Generar informe de Recaudos por

clasificar del SIIF



Contabilidad.

Subir los extractos bancarios euros, dólares y pesos. Generar el Recaudo por clasificar por Gestión Ingresos Presupuestales-reportes-informes-recaudos por clasificar.

6 Registrar la cuenta por pagar y el acreedor en

el SIIF.



Contabilidad.

Realizar por Entidad Gestión Contable – Sistema de cuenta única nacional CUN- pagos-pagos tesorería- radicar cuenta por pagar. Sistema de cuenta única nacional CUN- pagos-pagos tesorería - crear Acreedor.

7 Elaborar memorando de negociación del impuesto de timbre.



Contabilidad.

Memorando de negociación

del impuesto de timbre.

Remitir a Tesorería para que se efectué la negociación de timbre dólares y euros.











8

Recibir de tesorería memorando de negociación del impuesto timbre.



Contabilidad.

Memorando de negociación

del impuesto de timbre.

Copia del oficio de negociación por parte de Ministerio de Hacienda.

9

Registrar en el SIIF el acreedor no

presupuestal liquido cero.



Contabilidad.

Realizar por Entidad Gestión Contable – Sistema de cuenta única nacional CUN- pagos-pagos tesorería- radicar cuenta por pagar. Sistema de cuenta única nacional CUN- pagos-pagos tesorería - crear Acreedor.









9.14 PRESENTACIÓN Y PAGO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE (DIAN)



1 Iniciar Proceso.

2 Listar las deducciones

correspondientes al periodo a declarar en SIIF



Contabilidad.

Ruta SIIF: Entidad Gestión Contable- Gestión de gastos EPG- consultas – consulta consolidada de deducciones. Se consolida por periodo, por tercero de la DIAN y Posición de pago no presupuestal. Realizar para retención en la fuente y reteiva.

3 Consolidar la información.



Contabilidad.

GF-FO-50 Retención en la fuente -

Reteiva e impuesto de timbre a declarar

y pagar.

Revisar y firmar por el Contador del Fondo Rotatorio.

4 Elaborar pago por

compensación retenciones DIAN en el SIIF.



Contabilidad.

Guía pago de compensación de retención DIAN.











5

Elaborar y enviar en borrador el formulario 350 de la DIAN a Tesorería.



Contabilidad.

GF-FO-50 Retención en la fuente -

Reteiva e impuesto de timbre a declarar

y pagar. GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares

(Pasaportes). GF-FO-105 Informe


(Cuadro de visas expedidas y estudios).

GF-FO-121 Informe de actuaciones y

recaudos consulares (PSE y tarjeta

Online). Memorando.

Realizar memorando con asunto Retención en la fuente ReteIVA e impuesto de timbre, con fecha de vencimiento del impuesto a pagar. y con los soportes correspondientes. Consolidación Posición de pago no presupuestal del SIIF.

5

Enviar documento para preaprobación del pago por compensación a la DIAN.



Tesorería.

Correo electrónico Enviar el formulario 350 Declaración de Retención en la Fuente y los recibos de pago.











6 Realizar la preaprobación

del pago por compensación a la DIAN.



Contabilidad.

Formulario 350. Declaración de retención en la

fuente. Recibos de pago

7 Realizar reclasificación del

pagado al retenido



Contabilidad.

GF-FO-24

Comprobante contable.

Generar reporte auxiliar PCI por cuenta contable y tercero en SIIF.









9.15 PRESENTACIÓN Y PAGO DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) (DIAN)



1 Iniciar Proceso.


correspondientes al periodo a declarar en SIIF



Contabilidad.

Entidad Gestión Contable- Gestión de gastos EPG- consultas – consulta consolidada de deducciones. Se consolida por periodo, por tercero de la DIAN y Posición de pago no presupuestal.

3 Consolidar la información.



Contabilidad.

GF-FO-145 Declaración de

impuestos sobre las ventas IVA.

Revisar y firmar por el Contador del Fondo Rotatorio.

4

Elaborar y enviar en borrador el formulario 300 de la DIAN a Tesorería, para presentación en la

DIAN.



Contabilidad.



Realizar un memorando con asunto declaración IVA BIMESTRE, con fecha de vencimiento del impuesto a pagar y/o a presentar y se adjuntan GF-FO-145 Declaración de impuestos sobre las ventas IVA. y el borrador del formulario 300.

5 Enviar formulario 300 recibido por la DIAN



Tesoreria










9.15 PRESENTACIÓN Y PAGO DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) (DIAN)




saldo a favor



Contabilidad.

GF-FO-24

Comprobante contable

Generar reporte auxiliar PCI por cuenta contable y tercero registra en SIIF.


9.16 PRESENTACIÓN Y PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (ICA) SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL



1 Iniciar Proceso.

2

Solicitar a Tesorería las deducciones que se van a

ordenar para pago correspondiente al periodo

que se va a declarar.



Correo electrónico

3

Enviar información de Pagos no presupuestales

para el pago de una deducción


Financiero del Fondo Rotatorio – Tesoreria.

Correo electrónico Recibir la información por recurso Nación y recurso Propio.












correspondientes al periodo a declarar en SIIF.



5 Revisar los informes

enviados por Tesorería y las deducciones de SIIF.



6 Elaborar los registros de las

deducciones




industria y comercio (ICA) a declarar y pagar.

7 Enviar formato a Tesorería para realizar el respectivo

pago.




industria y comercio (ICA) a declarar y pagar.

Memorado y/o correo electrónico.

Declaración bimestral de Industria y Comercio.

Memorado y/o correo electrónico


pagado al retenido




contable

Generar reporte auxiliar PCI por cuenta contable y tercero registra en SIIF.









9.17 INFORMACIÓN EXOGENA (DIAN) Y MEDIOS MAGNETICOS SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL (SHD)



1 Iniciar Proceso.

2

Consultar la reglamentación para conocer los

parámetros técnicos y cuantías a reportar.



Contabilidad.

Resoluciones medios magnéticos DIAN y Secretaría

Distrital de Hacienda

Resolución de información exógena (DIAN) y medios magnéticos (Secretaria de Hacienda Distrital) año a reportar.

3

Generar en SIIF la información de los datos requeridos para preparar

los reportes a la DIAN y a la Secretaria de Hacienda

Distrital



Contabilidad.

Ruta SIIF: Entidad Gestión Contable- Gestión de gastos EPG - Consulta exógenas.

4

Seleccionar la información por terceros según los

conceptos para consolidar de acuerdo con los

parámetros establecidos según la resolución.



Contabilidad.

5

Diligenciar los formatos de acuerdo con las

características establecidas en la resolución.



Contabilidad.

Formatos aportados por la DIAN y Secretaria de

Hacienda Distrital

Formatos según la Resolución.











6

Validar la información anterior en programa

(validador) establecido por cada entidad solicitante.



Contabilidad.

7

Enviar la información exógena a Tesorería para que sea transmitida por la plataforma de la DIAN y

firma digital.



Contabilidad.

Correo electrónico. Formatos aportados

por la DIAN y Secretaria de

Hacienda Distrital.

Formatos según la Resolución.

8

Transmitir la información a través del programa

validador de la Secretaria de Hacienda Distrital



Contabilidad.

9

Archivar los soportes de cada uno de los envíos DIAN y Secretaria de

Hacienda Distrital



Contabilidad.









9.18 ARQUEO DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS



1 Iniciar proceso.

2 Programar arqueo. Contador del Fondo

Rotatorio. Realizar trimestralmente.

3 Realizar conteo físico, control y seguimiento.



Contabilidad.

GF-FO-25 Arqueo de caja menor.

GF-FO-85 Arqueo documentos de identificación.

GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas. GF-FO-125 Saldos de oficina

almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados,

utilizados y sin utilizar).

Si es de caja menor realizar seguimiento a cada rubro presupuestal autorizado en la apertura. Seguimiento de bienes almacén que están en inventario.

4 Verificar la información

suministrada en el arqueo físico.



Contabilidad.

GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad

(pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar). GF-FO- 106 Informe de actuaciones y recaudos

(movimiento de documentos valor).

Saldos en Kardex de almacén.








9.18 ARQUEO DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS



5

Remitir informe a la Coordinación del GIT

Financiera Fondo Rotatorio



Contabilidad.

5.1 ¿Hay inconsistencias?

Si


No Remítase a la actividad 8

6 Requerir al cuentadante, oficina expedidora o al

Almacén.

Coordinadora GIT Financiera Fondo

Rotatorio

6.1

¿Se respondió el requerimiento?

Si



7 Informar a Control Interno

Disciplinario


Rotatorio

Correo electrónico y/o memorando.

8 Archivar arqueos y

soportes correspondientes


Rotatorio

9 Finalizar el proceso.








9.19 ANÁLISIS DE LIBROS AUXILIARES Y LIBRO MAYOR



1 Iniciar Proceso.

2 Consultar los libros auxiliares en el sistema de información

contable.

Contador del GIT Financiero Fondo

Rotatorio.

Libros auxiliares.

Libro mayor.

3 Analizar las cuentas de los

estados financieros para ver la razonabilidad de estas.


Rotatorio.

3.1 ¿Esta correcto? Si



4 Analizar las cuentas objeto de reclasificación y actualizar en

el sistema


Rotatorio.

5 Listar y verificar el reporte de

saldos y movimientos.


Rotatorio.

Reporte de saldos y movimientos

SIIF.

6

Generar balance de comprobación y registrar en los formatos establecidos para la presentación de los estados

financieros a las entidades de control.


Rotatorio.

Balance de comprobación. Formatos de la

Contaduría General de la

Nación.









9.20 CIERRE CONTABLE



1 Iniciar Proceso.

2

Garantizar que la información y novedades, hayan sido incluidas en el

SIIF.


Rotatorio.

3 Verificar que no existan

saldos negativos en ninguna de las cuentas.


Rotatorio.

Las actividades 2, 3, 4 y 5, se debe realizar según el cronograma establecido por los administradores del sistema SIIF, quienes informan las fechas de cierre contable.

4 Clasificar los saldos en

corrientes y no corrientes.


Rotatorio.

Realizar a través del sistema SIIF Nación

5 Clasificar las operaciones

reciprocas.


Rotatorio.

Guía emitida por la Contaduría General de la Nación

6 Incluir en el cierre

definitivo, las notas a los Estados Financieros.


Rotatorio.









9.21 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS



1 Iniciar Proceso.

2 Imprimir reporte de saldos y movimientos del trimestre.


Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Reporte de saldos y

movimientos.

3

Registrar la información en los formatos establecidos por la Contaduría General

de la Nación.



Formato de la Contaduría General

de la Nación. Formato 1y 2 Estado

de Situación Financiera.

Formato 3 y 4 Estado de resultados

4. Estado de cambio en

el patrimonio.

Sistema CHIP. Formato de la Contaduría General de la Nación.

4 Verificar los saldos y

movimientos.



Verificar que los saldos iniciales a reportar correspondan a los saldos finales del periodo anterior reportados a la Contaduría General de la Nación, y los saldos finales reportados, deben corresponder a los saldos existentes en la contabilidad.











4.1

¿La información diligenciada es correcta?

Si


No Remítase a la actividad 3

5

Transmitir con la información del cierre

contable del Sistema de Información Financiera a

través del CHIP a la Contaduría General de la

Nación.


Reportes del CGN 2015-001 saldos y

movimientos convergencia; CGN

2015_002 Operaciones reciprocas

convergencia y CGN2016C01

Variación trimestral significativa, a través

del sistema CHIP

Reportes de Notas a los estados

financieros a través del sistema CHIP

Los reportes se realizar cada trimestre en el sistema CHIP. El reporte de las notas a los estados financieros a través del sistema CHIP se realiza al cierre de la vigencia contable. Fin de año

6

Firmar los Estados Financieros y enviarlos al Coordinador del Grupo

Interno de Trabajo Financiero del Fondo

Rotatorio y al


Estados Financieros, notas a los estados

financieros.

Antes de enviar los Estados Financieros para la firma del Representante Legal, deben llevar visto bueno del Director Administrativo y Financiero. El Representante Legal del Fondo











Representante Legal para la firma.

Rotatorio, es el Secretario General.

7

Solicitar publicación de la copia de los Estados

Financieros en los quioscos internos y pagina web del Ministerio de Relaciones

Exteriores.




9.22 REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)



1 Iniciar Proceso.

2

Recibir y registrar el reporte de novedades

correspondiente a los procesos litigiosos

coactivos y conciliaciones extrajudiciales.


Correo electrónico y/o medio

magnético. CO-FO-05 Control

de asistencia y seguimiento a compromisos.

Conciliación de la información recibida con la Oficina Asesora Jurídica Interna.











3

Revisar en la contabilidad del Fondo Rotatorio, todas las personas naturales y jurídicas que cumplan las

cuantías y el plazo establecido por la

Contaduría General de la Nación.



Contabilidad.

Guía para la elaboración de los formularios CHIP Categoría BDME.

4

Elaborar archivo plano con las personas naturales y

jurídicas que tengan deudas superiores a seis meses y a

cinco salarios mínimos legales vigentes, con el

Fondo Rotatorio.



Contabilidad.

5

Incorporar y validar la información en el formato

establecido por la Contaduría General de la

Nación.



de la Nación.


Si



6 Corregir la inconsistencia Funcionario

asignado del Grupo Interno de Trabajo












Contabilidad.

7

Incorporar y validar la información en el formato

establecido por la Contaduría General de la

Nación.


8 Transmitir información definitiva a través del

aplicativo CHIP.


Reporte Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

En el evento en que la transmisión no sea exitosa se debe elaborar y enviar oficio con la información pertinente firmado por el contador y enviar para firma del Representante Legal.

9

Consultar la página web de la Contaduría verificando que la información haya

sido aceptada.



Contabilidad.









10. PUNTOS DE CONTROL


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3

Verificar que los documentos soporte estén completos y la

información este conforme.

Diaria.

Funcionario asignado del Grupo Interno de

Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio-

Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a

Tesorería de no cumplir con todos los

documentos y la información.


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3

Confrontar los movimientos entre los extractos bancarios y

libros de bancos.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a

Tesorería en caso de que no haya

coincidencias.








9.3 MOVIMIENTOS DE ALMACEN (ENTRADA Y SALIDA) BIENES DE USO SIN CONTRAPRESTACION DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

15

Cruzar información entre contabilidad del Fondo Rotatorio y Almacén y verificar que esta esté

conforme.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a Almacén

en caso de que no haya coincidencias.

9.4 MOVIMIENTOS DE ALMACEN (ENTRADAS Y SALIDAS) BIENES EN BODEGA FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

5

Verificar que los conceptos y registros

contables correspondan con los registros del

SIAD.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a Almacén

en caso de que no haya coincidencias.









PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3

Verificar que los informes sean

diligenciados en forma correcta y sea enviados

dentro de las fechas estipuladas.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico Requerir por correo

electrónico a las misiones.

9.6 REGISTRO DE RECAUDO DE INGRESOS CONSULARES MISIONES EN EL EXTERIOR.

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4 Verificar las

transferencias que realizan las misiones.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a las

misiones en caso de que las transferencias

no estén acordes.








9.7 CAUSACIÓN DE INGRESOS CONSULARES (GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTA)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

5

Revisar y verificar el auxiliar por PCI de SIIF

de las cuentas del ingreso.

Mensual



Contabilidad.


contable Realizar correcciones.

9.8 REGISTRO DE RECAUDO DE INGRESOS CONSULARES DE OFICINAS BOGOTA Y GOBERNACIONES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4 Verificar los pagos, y

confrontar con los informes del SITAC.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico Requerir por correo electrónico al banco.








9.9 REGISTRO OTRAS CUENTAS POR COBRAR (REINTEGRO GASTOS SISE)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

2

Verificar la información que deben reportar los funcionarios del GIT Servicios al Exterior, correspondiente a

reintegros que se van a realizar en la siguiente

vigencia.

Anual



Contabilidad.

GF-FO-124 Informe general de cuentas- Consolidado SISE cierre de vigencia /

seguimiento de reintegro siguiente

vigencia.

Solicitar conciliaciones de la información.

9.10 INVENTARIO MATERIALES Y SUMINISTROS COSTO DE VENTAS.

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3 Confrontar el informe

con el auxiliar PCI SIIF Mensual



Contabilidad.


contable

Crear Caso Aranda corrección informe.









PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3 Verificar que la

documentación este conforme.

Cada vez que se reciba una solicitud de devolución



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a las sedes

Bogotá y/o Gobernaciones, en caso de encontrar inconsistencias.

9.12 DEVOLUCIONES DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS O MAYORES VALORES PAGADOS, CONSULADOS.

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4 Revisar y verificar que la

documentación este conforme.

Cada vez que se reciba una solicitud de devolución



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a los

consulados, en caso de encontrar

inconsistencias.








9.14 PRESENTACION Y PAGO DE RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE (DIAN)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4 Verificar la información registrada en el SIIF.

Mensual



Contabilidad.

Comprobante compensación SIIF

Corregir la información y elaborar

nuevamente el proceso de

compensación.

9.15 PRESENTACION Y PAGO DE IMPUESTO DE VALOR AGREGADO IVA

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

2 Verificar la información registrada en el SIIF.

Bimensual



Contabilidad.

Listado consolidado de deducciones.

Corregir la información de las deducciones.








9.16 PRESENTACION Y PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (ICA) SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

5

Verificar que los informes estén acordes

con lo registrado en SIIF.

Bimensual



Contabilidad.

Correo electrónico Requerir por correo

electrónico a la Tesorería.

9.17 INFORMACION EXOGENA (DIAN) MEDIOS MAGNÉTICOS (SECRETARIA DE SHD)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

5

Verificar que los formatos estén acordes con las características

establecidas en la resolución.

Anual



Contabilidad.

Formato de medios magnéticos según

resolución de la DIAN o Secretaria

de Hacienda.

Corregir en caso de encontrar

inconsistencias.








9.18 ARQUEO DE CAJA MENOR, INVENTARIO, PASAPORTES Y VISAS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4

Verificar que la información

suministrada coincida con lo encontrado

físicamente.

Trimestral



Contabilidad.

GF-FO-125 Saldos de oficina almacén

contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados

y sin utilizar). GF-FO- 106 Informe

de actuaciones y recaudos

(movimiento de documentos valor).

Saldos en Kardex de almacén.

Requerir al cuentadante, oficina

expedidora o al Almacén por medio de

correo electrónico.


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3

Verificar que los formatos establecidos

por la Contaduría General de la Nación

contengan toda la información requerida.

Mensual


Contador del Ministerio de

Relaciones Exteriores


de la Nación.

Corregir en caso de encontrar

inconsistencias.









PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

2

Verificar que los reportes de novedades

cuenten con toda la información requerida.

Mensual



Contabilidad.

Correo electrónico

Requerir por correo electrónico a la Oficina Asesora

Jurídica Interna, en caso de encontrar inconsistencias.

11. ANEXOS.

No aplica.








HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción documento.

control de revisiones...contabilidad del fondo rotatorio del ministerio de relaciones exteriores...

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