CONTROL DE DOCUMENTOSVERSIN: 1

26/09/2014

GC-PR-001Pgina 1 de 4

PropsitoPara controlar todos los documentos del sistema de gestin de calidad (generados internamente o de fuentes externas)

Para identificar cambios realizados a los documentos usados en este manual.

Para controlar documentos guardados en formatos electrnicos.

El control de documento asegura que:

Copias autorizadas de documentos apropiados estn disponibles en todos los lugares donde estas sean esenciales para el efectivo funcionamiento de las operaciones desempeadas por el laboratorio. Los documentos son revisados peridicamente y si es necesario son editados para asegurar su validez y cumplimiento de los requisitos. Los documentos encontrados invlidos u obsoletos son removidos de todos los lugares donde sean utilizados para evitar el uso malintencionado de los mismos. Cualquier documento obsoleto ser retenido para uso legal estar debidamente marcado como tal.

Campo de aplicacin Este procedimiento aplica para el manual de calidad, los mtodos de ensayo y calibracin, y procedimientos operacionales estndares (POE). Tambin aplica para documentos del sistema de gestin que han sido generados externamente.

Nota Para el caso de los mtodos de ensayo y los procedimientos operacionales estndares es necesario seguir un formato estndar, pero otros documentos pueden tener formatos diferentes. Los formatos pueden incluir simbologa, diagramas de flujo, dibujos, ilustraciones, bosquejos, formas, y listas con vietas. Sin importar el formato, todos los documentos del sistema de gestin de calidad son controlados mediante este procedimiento.

Definiciones y siglas

Manual de calidad es el documento que establece las polticas de calidad, el sistema de gestin de calidad, y las prcticas de calidad del LABORATORIO METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y EQUIPOS.

Procedimientos operacionales estndares (POE) es un documento que especifica y describe como se debe realizar una actividad. Puede incluir mtodos a utilizar y secuencias de operaciones.

Responsabilidades

La direccin del LABORATORIO METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y EQUIPOS se asegura que este procedimiento de control de documento es establecido, implementado y mantenido. El gerente de calidad revisa da a da las operaciones de control de documentos. El personal del LABORATORIO METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y EQUIPOS es responsable por seguir este procedimiento en su totalidad.

Materiales requeridos

Copia controlada con estampilla a color. Lista maestra

Procedimiento

El gerente de calidad mantiene la lista maestra de todos los documentos controlados. Manual de calidad: 1. El manual de calidad es aprobado por el gerente general y su firma de aprobacin es archivada por el gerente de calidad.

2. Las copias controladas en papel son identificadas por la cita copia controlada al pie de pgina en color.

Procedimientos:1. Los mtodos de ensayo y los procedimientos operacionales estndares son documentos controlados con distribucin limitada. Estos son mantenidos en carpetas de tres anillos. La tabla de contenidos incluye los procedimientos actuales e inactivos asignados a cada rea de trabajo y la siguiente informacin:

Cdigo y ttulo del procedimiento. Nmero de revisin de cada procedimiento. La fecha eficaz de cada procedimiento Fecha de revisin la ltima fecha en la que se revis cada procedimiento El estado de cada procedimiento (actuales o inactivos)

2. Cdigos nicos son asignadas a cada procedimiento.

3. Los mtodos de ensayo son escritos bajo los siguientes encabezados: Alcance Descripcin de los tems de ensayo Tiempo de retencin Cantidades a analizar Materiales y equipo requerido. Condiciones ambientales requeridas. Procedimiento Identificacin de las muestras Documentacin Medidas de seguridad. Mtodo para anlisis y presentacin de datos Sensibilidad Plan de control de calidad Procedimientos de referencia Referencias Revisin histrica Apndice

4. POEs son escritos bajo los siguientes encabezados: Propsito Alcance/ Campo de aplicacin Definiciones y siglas Responsabilidad Materiales Requeridos Procedimiento Documentacin Procedimiento de referencia Referencia Revisin Histrica Apndice

5. Los procedimientos son revisados, autorizados por la direccin, con copias identificadas, y distribuidos a los usuarios. Las firmas indican la aprobacin del documento y la estampilla en color copia controlada indica que el control de documentos aplica para este procedimiento.

Nota La fecha de emisin (ver encabezado) es la fecha en la que el documento fue impreso para la revisin por los usuarios. La fecha efectiva (ver pie de pgina) es la fecha en la cual el documento es puesto en prctica.

6. Las copias maestras obsoletas (en archivo de la direccin) son marcadas como tales y son archivadas por 5 aos como referencia. Cualquier otra copia de la versin obsoleta es destruida para prevenir su uso.

7. El gerente de calidad mantiene la lista maestra de los documentos actuales.

8. La lista maestra de los procedimientos incluye: cdigo ttulo nmero de revisin fecha de revisin estado (actual, obsoleto, inactivo, o asignado) Lista de distribucin (nmero de copia)

Revisin de documentos:1. El manual de calidad es revisado anualmente por el gerente de calidad. Se mantienen los Registros de esta revisin.

2. Los procedimientos escritos son revisados dos veces al ao. El encargado de la revisin lleva registro de la misma, de los cambios, y le informa al gerente de calidad.

Cambios a los documentos:

1. Cambios al manual de calidad o a un procedimiento requiere la misma revisin y aprobacin como la revisin y aprobacin original.

2. Los cambios son indicados por una lnea vertical en el margen izquierdo adyacente al rea revisada. El ndice maestro es actualizado para demostrar la fecha de los cambios en la revisin y la fecha en que los cambios son publicados.

3. El personal que sea afectado por los cambios es notificado por escrito. Todas las copias obsoletas son regresadas al gerente de calidad y reemplazadas por las nuevas.

4. Se mantiene un ndice de las copias obsoletas del manual de calidad y de los procedimientos.

Enmiendas a mano:5. No se permite hacer enmiendas a mano. Los cambios se harn en el documento electrnico y cambiarn las copias obsoletas por las nuevas. Documentos computarizados: 1. Las copias electrnicas de documentos son mantenidas bajo la custodia del gerente de calidad.

2. El acceso a las copias electrnicas est protegido por password.

3. Los documentos que estn en proceso de revisin son mantenidos en un flder claramente identificado de la misma manera que las versiones obsoletas.

Documentacin

Las revisiones a las secciones del manual de calidad son acompaadas de la notificacin clara de: adiciones, remocin, y reemplazo de informacin. A continuacin el sistema de registro de los documentos

Cuadro 1. Documentacin de control de documentos.

REGISTRO REQUERIDOGUARDIAN

Copias maestras aprobadas del manual de calidadGerente de calidad.

Copias controladas del manual de calidad yProcedimientos. A los asignados.

Lista maestraGerente de calidad.

Revisin de documentosGerente de calidad.

Notificaciones transmitidasGerente de calidad.

Procedimientos de referencia Plantilla para POE.

ELABOROREVISOAPROBO

Cristian BriezBaden RodriguezBayardo Rodriguez

SISOMAGERENTE TECNICOGERENTE GENERAL

CALLE 116N 45-13 TELS 6120299-6007751 brnelectronicaindustrial@hotmail.comwww.calibracion.com.co Bogot-Colombia