UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MEXICO

MATERIA. TEORA ADMINISTRATIVA.

PROF. MARIBEL GARCA ACOSTA.

RESUMEN TEMA: CONTROL.

LILIANA OLVERA PREZ.

ControlEs la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.ObjetivosTarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los siguientes objetivos:1. Estandarizar el desempeo mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de produccin. 1. Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilizacin, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoria y divisin de responsabilidades.1. Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadstico de calidad y sistemas de incentivos.1. Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y polticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.1. Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de evaluacin de desempeo del personal, supervisin directa, vigilancia y registros, incluida la informacin sobre produccin por empleado o sobre prdidas por desperdicio por empleado.1. Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de stos en la planeacin, puesto que ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan caractersticas diferentes en cada organizacin o en cada rea de la organizacin o incluso en cada nivel jerrquico.FinalidadLa finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se plane, organiz y distribuy se ajusten lo mximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeacin y organizacin. La esencia del control radica en la verificacin de si la actividad controlada est alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que gua la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:1. Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de accin, un estndar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.1. Un medio para medir la actividad desarrollada.1. Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.1. Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.La aplicacin de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prcticas depender de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de produccin, de inventario, de personal, etc.FasesEl control es un proceso cclico, compuesto de cuatro fases:1. Establecimiento de estndares y criterios.2. Observacin del desempeo.3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido.4. Accin para corregir el desvo entre el desempeo real y el desempeo esperado.I. Establecimiento de estndares y criteriosLos estndares representan el desempeo deseado; los criterios representan las normas que guan las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qu desempeo o resultado debe aceptarse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deber garantizar o mantener. La funcin ms importante del control es determinar cules deberan ser los resultados o, por lo menos, qu esperar de determinada accin. Los estndares o normas proporcionan un mtodo para establecer qu debe hacerse. Los estndares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos o ndices. La administracin cientfica se preocup por desarrollar tcnicas que proporcionan buenos estndares, como el tiempo estndar en el estudio de tiempos y movimientos.Entre los ejemplos de estndares o criterios podemos mencionar el costo estndar, los estndares de calidad y los estndares de volumen de produccin.El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados estndares establecidos de antemano; funciona de acuerdo con la informacin que recibe. Esta informacin permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base en los objetivos, planes, polticas, organigramas, procedimientos. El control implica una comparacin con estndares establecidos previamente para poner en marcha la accin correctiva cuando se presenta un desvo inaceptable. Esta accin puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la direccin, aunque no necesariamente en todos los casos. Tambin pueden revisarse y modificarse los estndares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las posibilidades de la empresa.Naturaleza variada de los estndares de control1. Estndares ticos: estndares de comportamiento esperados del personal y de la direccin.1. Estndares de programacin: datos esperados al trmino de las actividades.1. Estndares de desempeo tcnico: niveles deseados de desempeo.1. Costos estndar: costos normativos en que se incurre durante las fases de operacin. 1. Indicadores financieros: ndices que sealan relaciones entre elementos o actividades y recursos financieros aplicados (como rotacin de inventarios).1. Presupuestos: esquemas de planeacin que contienen estndares aprobados para el control (como presupuestos de caja o previsin de gastos).1. Retorno sobre la inversin: control para evaluar el desempeo de aplicaciones financieras.1. Criterios mixtos: estndares empleados para evaluar el desempeo de la empresa a largo plazo, como:0. Filosofa y calidad de la gerencia0. Posicin en el mercado0. Imagen de la empresa0. Viabilidad de la empresa0. Moral de la empresa0. Relaciones con los clientes y el pblico0. Entrenamiento y desarrollo del personal0. Innovacin e investigacin0. Conservacin del patrimonioII. Observacin del desempeoPara controlar el desempeo, es necesario conocer por lo menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la informacin que recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la informacin inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deber concordar con el criterio predeterminado y deber expresarse de modo que permita efectuar una comparacin sencilla. El grado de exactitud de la medida depender de las necesidades especficas de aplicacin de esa medida.III. Comparacin del desempeo real con el esperadoToda actividad experimenta algn tipo de variacin, error o desvo. Es importante definir los lmites dentro de los cuales esa variacin se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren correccin, sino slo aquellas que sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin. El control separa lo normal de lo excepcional para que la correccin se concentre en las excepciones o los desvos. Este aspecto recuerda mucho el principio de excepcin propuesto por Taylor. Para concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de tcnicas que sealen con rapidez dnde se origina el problema. Al comparar los resultados con los estndares establecidos, la evaluacin debe enviarse siempre a la persona o al rgano responsable.La comparacin del desempeo real con el proyectado no slo busca localizar las variaciones, errores o desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros. Adems de proporcionar comparaciones rpidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la comparacin de los resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante presentacin de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadsticas. Estos medios de presentacin exigen que el control disponga de tcnicas que le permitan tener mayor informacin sobre lo que debe controlarse.IV. Accin correctivaLas medidas y los informes de control indican cundo las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la accin correctiva. El objetivo del control es indicar cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la correccin. La accin necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminacin del proceso de control. La accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la informacin que reciben los gerentes. Control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Es la funcin segn la cual el administrador, desde el presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el control consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones. La planeacin requiere programas coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de planes y acciones.Alcance del ControlLa planeacin comienza el proceso administrativo, en tanto que el control lo cierra. Del mismo modo que acontece en la planeacin, el alcance del control puede ser global, departamental u operacional, que corresponde a los planes estratgico, tctico y operacional.Principios Generales de Administracin Aplicados al ControlEntre los principios generales de administracin aplicados al control, pueden citarse:1. Principio de garanta del objetivo. El control debe contribuir a la consecucin de los objetivos mediante la verificacin oportuna de las discordancias con los planes para emprender la accin correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos.1. Principio de definicin de los estndares. El control debe basarse en estndares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijacin de estndares de desempeo y de calidad, cuando stos se establecen con objetividad y se definen con precisin, facilita la aceptacin de quien debe responder por la tarea y permite emprender una accin de control ms fcil y segura.1. Principio de excepcin. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto ms concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms eficientes sern los resultados de este control. El administrador debe preocuparse ms por los desvos importantes que por las situaciones relativamente normales.1. Principio de accin. El control slo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los desvos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones deben justificar la accin de control, que generalmente implica cierta inversin de tiempo, personal y otros elementos ms. Este principio tambin se halla correlacionado con el costo del control. Cuando ste es mayor que costo ocasionado por los desvos de la situacin controlada, no se justifica el control. El control es una accin eminentemente utilitaria y pragmtica: slo debe realizarse cuando vale la pena.Requisitos previos de un sistema de control0. El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus resultados.0. Debe anticipar e informar los desvos a tiempo para emprender la accin correctiva antes de que ocurran desvos ms graves.0. Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente organizacional.0. Debe ser econmico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de control.0. Debe indicar la naturaleza de la accin correctiva para que su ejecucin concuerde con el plan.0. Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que permita una rpida visualizacin y sea de fcil comprensin.0. Debe desarrollarse mediante la participacin activa de todos los gerentes involucrados.Tcnicas Relacionadas con la Funcin de ControlLas tcnicas relacionadas con la funcin de control son esencia las mismas identificadas en la funcin de planeacin. Dado que la planeacin define los estndares y criterios de control, es ste se utilizan los mismos diagramas. En tanto la planeacin define los resultados esperados (o planeados), el control trata de seguir las actividades realizadas y los resultados alcanzados para proponer medidas correctivas cuando sean necesarias.As como la planeacin utiliza diagramas como el cronograma, los diagramas de Gantt y otras tcnicas ms sofisticadas como el PERT, la funcin de control utiliza esos mismos diagramas y tcnicas para ejercer el debido seguimiento.Bibliografa1. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Quinta edicin. Idalberto Chiavenato1. Apuntes de Administracin I. Juan de la Barrera Frayre.