CONTRATOS, PROFORMAS, PRESUPUESTOS Y OTRAS FORMALIDADES EN EMPRESAS DE SERVICIOS DE

CONSTRUCCION CIVIL, PROVEEDORES.

Muchas personas creen que la documentación mercantil, la redacción comercial no tiene mayor importancia. Y a menudo se ven envueltas en tremendos problemas, por trabajar de manera empírica, improvisada, sin asesoramiento legal alguno.

Por ejemplo hay carpinteros, electricistas, pintores, que hacen contratos de trabajo, por s/. 12,000.00 o más, con personas naturales.

Y para redactar estos documentos se van a una cabina de internet y piden que les tipeen un contrato. La persona que lo hace, no es abogado, no tiene estudios de derecho comercial y copia cualquier contrato que encuentra en la red y basado en eso, le hace el contrato de servicios, al pintor, al carpintero, al electricista, que le solicito el servicio.

Esta práctica por ahorrar dinero, es absurda, trae consecuencias en el tiempo.

Esto es lo que hace alguien que cree, que cualquier modelo de contrato es bueno y que basta que este su nombre y el de su cliente y punto.

CONSECUENCIAS POR CONTRATOS MAL REDACTADOS.

1.- Podría ser que el cliente, decida no pagar y como está mal redactado el contrato, el Maestro de Obra, no podrá exigir que le paguen por el trabajo realizado.

2.- También podría ocurrir que habiendo cumplido el trabajo lo demanden, por incumplimiento de contrato y como no hay documentos que prueben la ejecución de la obra y entrega al cliente, lo terminen demando exigiéndole una fuerte indemnización por daños y perjuicios.

3.- Ninguna empresa seria, manda a redactar sus contratos a un empírico, ayudante de un cibercafé, a un jovencito que hace tipeos en una cabina de internet.

4.- Las empresas serias, organizadas, cuentan con abogados, asesores legales, que les redactas sus contratos, protegiendo sus intereses y de acuerdo a sus necesidades.

La importancia de redactar un buen contrato En mi práctica empresarial en multitud de ocasiones me he encontrado con contratos de arrendamiento, contratos de compraventa, contratos de arrendamiento de servicios, etc., que de nada o poco sirven para regular los derechos y obligaciones entre las partes, por lo que ante la existencia de un problema entre los

contratantes nos encontramos con que el contrato no contempla una solución.

Estos contratos son tan habituales debido a que existe una práctica, desde mi punto de vista muy poco deseable, de acudir a los formularios de internet, que lo mismo "sirven" para formalizar una compraventa de una bicicleta que para documentar la compraventa de una vivienda.

La experiencia nos enseña que no es lo mismo la compraventa de una vivienda, que la compraventa de un vehículo, que un contrato de prestación de servicios de un profesional que un arrendamiento de obra, que el contrato de arrendamiento de una vivienda al de un local de negocio, y porque no es lo mismo, las clausulas a insertar en el contrato no pueden ser iguales para todos los casos.

Es por ello por lo que se ha de contratar a un abogado que redacte cada contrato teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, que redacte cláusulas que den soluciones a potenciales problemas que puedan surgir entre las partes contratantes, que regulen todos los derechos y obligaciones, etc., es decir, que redacte un contrato con su articulado adaptado a cada caso concreto.

Un contrato bien redactado es la clave para obtener una Sentencia favorable a tus intereses, por ello no debes caer en el error de rellenar un formulario de internet porque ese formulario no va a dar respuesta a los problemas que puedan surgir en el futuro

CASOS REALES

Un cliente de una localidad cercana a San Juan de Lurigancho vino la semana pasada a verme con una demanda judicial por incumplimiento de contrato. La redacción del contrato era "casera", y contenía una cláusula "penal", es decir, una penalización en caso de que transcurrieran unos plazos muy elevados. Desorbitados. Todo tiene solución, menos la muerte y los impuestos... Y por una serie de cuestiones técnicas nuestro cliente pudo respirar tras la explicación que le dimos sobre los defectos de la demanda y la exagerada penalización que tenía el contrato. Desde luego, la moraleja de todo ésto es acudir siempre a un profesional del Derecho antes de firmar un documento que no tenemos por qué

entender correctamente. Por ahorrarnos "cuatro perras" en acudir a un Abogado, podemos vernos luego con una preocupación que no tiene precio. Y ese pleito que nuestro cliente tiene entre manos está ocasionado por no revisar bien el contrato que firmó.

¿Entiende?

LA IMPORTANCIA DE REDACTAR CORRECTAMENTE UN CONTRATO DE OBRA

Todos sabemos lo importante que es dejar por escrito un acuerdo comercial entre varias partes, y más aún si por medio ha habido una feroz negociación. Sin embargo en multitud de ocasiones, por las prisas intrínsecas en las obras de construcción y/o por no darle la relevancia que merece al documento en cuestión, la importancia de este proceso se reduce.

PUNTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

Descripción de la partida

Este punto es sencillo y crucial. No vale con escribir únicamente el título de la partida, hay que indicar la descripción de la misma, y los jefes de obras más experimentados saben que es un punto importante para colar algún gol al industrial, puesto que si no nos quedamos únicamente en copiar y pegar lo que especifica en proyecto, si no que añadimos ciertas cosas que puede que tengamos que pagar a parte, estaremos mejorando la contratación

únicamente por redactar correctamente el contrato. Ahí radica, la importancia de leer y no hacer las cosas con prisas.

Por ejemplo, en algunos proyectos, las fajas perimetrales de los falsos techos vienen medidos en partidas independientes, por ello es un punto donde podemos incluir en la partida de falso techo como: “…incluida parte proporcional de faja perimetral…” Mejorando, casi seguro, de esta forma nuestra contratación, ya que nosotros certificaremos tanto la partida de falso techo, como la partida de faja perimetral.

No vale con escribir únicamente el título de la partida, hay que indicar la descripción de la misma.

Criterios de medición

Los criterios de medición son otra de las partes importantes dentro de la contratación. Otro de los puntos sencillos, que si no se dejan claros puede que nos duela mucho la cabeza a posteriori.

Por poner un ejemplo, en ciertas partidas de pintura: ¿a la hora de pagar producción, se medirá a cinta corrida o deduciendo huecos? ¿Y cuándo nos certifiquen? Porque al final puede que no nos salgan los números. Aunque bueno, éstos son aspectos que se deben haber tratado anteriormente en la fase del comparativo de ofertas.

Son cosas simples pero que no se deben dejar pasar.

Medios auxiliares

Es extremadamente importante dejar claro los medios auxiliares a aportar por parte de la empresa que realice los trabajos.

En muchas ocasiones será una parte de la partida con mucha repercusión por lo que es un factor a tener muy en cuenta, sobre todo en unidades de obra en los que se necesita acceder a algún lugar en altura.

Por lo que se puede especificar en una cláusula a parte, o en la descripción de la partida como parte proporcional de la unidad a ejecutar.

Es extremadamente importante dejar claro los medios auxiliares a aportar por parte de la empresa que realice los trabajos.

Plazo de ejecución e hitos parciales/temporales y penalizaciones

En la relación contractual con nuestro cliente, el punto del plazo es una de las cláusulas más importantes a cumplir. De hecho, en muchos casos son criterios de adjudicación. Por lo tanto, nuestros proveedores deben cumplir con el plazo pactado con nosotros con igual exigencia. Para ello debemos de hacer una correcta redacción de este punto. Esta cláusula no es sólo una forma de indicar una fecha determinada, sino que se puede convertir en una de nuestras mayores armas mediante los hitos parciales y/o temporales.

Es muy importante indicar fechas o hitos parciales a cumplir, de forma que podamos detectar rápidamente si nuestra obra corre el riesgo de desviarse en plazo. Así como, en el caso de que ocurra, aplicar las penalizaciones pertinentes por día de retraso.

En la relación contractual con nuestro cliente, el punto del plazo es una de las cláusulas más importantes a cumplir.

También es interesante que en ciertos trabajos nos aporten diariamente un parte, confeccionado por la subcontrata, con los trabajos a realizar. Un ejemplo puede ser, en el caso de cimentaciones especiales, la ejecución de micropilotes.

Formas de pago

Otro de los puntos donde se ha de dejar muy claro lo pactado para evitar malos entendidos y paradas inesperadas en obra. Hay que dejar claro el procedimiento que siga nuestra empresa, tanto de cómo se deben remitir las facturas así como de en qué fechas se sacan los pagos.

Normalmente para que no afecte demasiado el procedimiento que tenga nuestra empresa, los pagos se efectúan teniendo en cuenta la fecha de recepción de factura.

Hay que dejar claro el procedimiento que siga nuestra empresa, tanto de cómo se deben remitir las facturas así como de en qué fechas se sacan los pagos.

Plazo de garantía

Algo primordial de cara a garantizar la calidad de nuestros trabajos. Generalmente se retiene el consabido 5% del importe por el que se ha adjudicado los trabajos al industrial de turno, devolviéndose dicha cantidad una vez finalizado el plazo de garantía estipulado.

Sin embargo aquí hay un factor importante a tener en cuenta: ¿coincide el plazo de garantía aportado por nosotros como contratista a nuestro cliente, con el plazo contratado a nuestro industrial?

En muchos casos no será así, y más aún teniendo en cuenta que si trabajamos con Administraciones Públicas en muchas ocasiones uno de los criterios de adjudicación puede ser el plazo de garantía ofertado.

Si trabajamos con Administraciones Públicas en muchas ocasiones uno de los criterios de adjudicación puede ser el plazo de garantía ofertado.

Por tanto, es muy recomendable intentar incrementar el plazo de garantía que nos oferte nuestro industrial, que normalmente será 12 meses, para intentar que sea lo más parecido posible al que hayamos pactado u ofertado a nuestro cliente.

Asimismo es muy importante redactar contratos a todos los trabajos que se subcontraten, por nimios y sencillos que sean, como puede ser la ejecución de una pequeña zona de hormigón pulido, puesto que aparecerá esta cláusula que es más que importante.

Cláusulas de prevención y medio ambiente

Estas cláusulas, suelen ser “corta y pega” de contratos similares que hayamos realizado recientemente. Sin embargo son cláusulas más que importantes.

Tanto en el campo de la prevención como en la de medio ambiente, se deberá especificar la obligación del cumplimiento de la legislación vigente y en el caso de que se haga mención específica a alguna normativa, ésta se encuentre actualizada en todo momento.

Respecto a la gestión de residuos, es importante dejar por escrito que la gestión de los residuos tóxicos, productos y/o envases que genere la actividad de alguno de nuestros industriales, recaerá directamente y personalmente sobre la empresa que los genere, siendo la misma la responsable de su correcto vertido o eliminación, además de los costes producidos por la misma. Además es muy importante que aporten prueba documental. Un ejemplo fácil de ver, es la gestión de los envases de pintura por parte de las subcontratas que realizan los trabajos de pintura, o sencillamente en una demolición.

Es importante dejar por escrito que la gestión de los residuos tóxicos, productos y/o envases que genere la actividad de alguno de nuestros industriales, recaerá directamente y personalmente sobre la empresa que los genere.

En relación a prevención, aunque se realice el citado “corta y pega” es muy importante que se incluya, y que una vez más la normativa sea la vigente. Personalmente me gusta añadir el acta de adhesión al Plan de Seguridad y Salud aprovechando que ya se va a firmar el trabajo para afianzar que dicho documento no me va a faltar en obra. Por supuesto habrá que facilitar el citado plan al subcontratista.

Hay que tener claro, que la responsabilidad en todos los sentidos dentro del centro de trabajo es siempre del contratista titular.

CONSEJOS

Cada empresa y profesional tiene su forma de trabajar, que algunos intentan ir optimizando a lo largo de sus años de profesión. En el caso de la redacción de los contratos, es recomendable usar alguna aplicación que nos facilite su elaboración.

Hoy día hay diversas aplicaciones de gestión empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) adaptados a la construcción, donde nos automatizan en gran medida la elaboración de este tipo de documentos, y que además trabajan en la famosa nube.

Sin embargo no todas las empresas utilizan ese tipo de software, pero sí que es cierto que el 100 % de los proyectos pueden pasar sus presupuestos al formato universal BC3. Por lo que podremos utilizar aplicaciones tipo Presto o Arquímedes.

Dentro de este tipo de programas tenemos también opciones para introducir plantillas de contratos donde tener que modificar únicamente los datos necesarios de cada contratación. Aunque “perdamos” tiempo inicialmente en introducir la plantilla, a largo

plazo lo recuperaremos con creces. Y a raíz de ésto, se recomendable establecer diversas plantillas que se adecúen a los distintos tipos de trabajos que se hayan contratado. No es lo mismo redactar un contrato de subcontratación de instalaciones, que el contrato de la impermeabilización de una cubierta.

Tenemos también opciones para introducir plantillas de contratos donde tener que modificar únicamente los datos necesarios de cada contratación.