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ANEXO 7- REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

1 SOLUCIÓN ERP – FIDUCIA.............................................................31.1 Requerimientos Mínimos...............................................................................................................3

1.1.1 Requerimientos Funcionales........................................................................................................3

1.1.1.1 ERP...........................................................................................................................................................3

1.1.1.1.1 ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS...................................................................................3

1.1.1.1.1.1 Activos (AF).....................................................................................................................3

1.1.1.1.1.2 Contabilidad (CO).........................................................................................................6

1.1.1.1.1.3 Tributario (TR)..............................................................................................................9

1.1.1.1.1.4 Costos (CS)...................................................................................................................11

1.1.1.1.1.5 Presupuesto (PR).......................................................................................................12

1.1.1.1.1.6 Tesorería – Caja / Bancos – Conciliación Bancaria (TS)..........................13

1.1.1.1.1.7 Facturación y Cartera (FC).....................................................................................26

1.1.1.1.1.8 Cuentas por Pagar (CP)...........................................................................................29

1.1.1.1.1.9 Planeación Estratégica (PE)..................................................................................30

1.1.1.1.1.10 Terceros (TR)...............................................................................................................31

1.1.1.1.2 COMERCIALES.............................................................................................................................32

1.1.1.1.2.1 CRM (CM).......................................................................................................................32

1.1.1.1.2.2 Servicio al Cliente (SC).............................................................................................33

1.1.1.1.2.3 Encuestas (EN)............................................................................................................34

1.1.1.1.2.4 Gestión Comercial (GC)...........................................................................................35

1.1.1.1.3 GESTIÓN HUMANA....................................................................................................................36

1.1.1.1.3.1 Nómina (NM)...............................................................................................................36

1.1.1.1.3.2 Evaluación de Desempeño / Competencias (ED)........................................40

1.1.1.1.3.3 Bienestar y Desarrollo del Talento Humano (TH).......................................41

1.1.1.1.3.4 Hojas de Vida – Selección y Reclutamiento (HV).........................................42

1.1.1.1.4 CADENA DE ABASTECIMIENTO..........................................................................................43

1.1.1.1.4.1 Compras (AD)..............................................................................................................43

1.1.1.1.4.2 Proveedores (PR).......................................................................................................44

1.1.1.1.4.3 Inventarios (IN)..........................................................................................................45

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1.1.1.2 FIDUCIA...............................................................................................................................................46

1.1.1.2.1 PLANEACION Y GESTION OPERATIVA (GO)..................................................................46

1.1.1.2.2 ADMINISTRACIÓN DE OTROS ACTIVOS Y PASIVOS (OA).......................................50

1.1.1.2.2.1 Administración de acreencias (AA)...................................................................52

1.1.1.2.2.2 Otros activos contingentes (AC)..........................................................................52

1.1.1.2.2.3 Administración de propiedad accionaria (PA)..............................................53

1.1.1.2.3 LIQUIDACION DE ENTIDADES (LE)...................................................................................53

1.1.1.2.4 CARTERAS COLECTIVAS (Decreto 2175/2007) (CC)................................................54

1.1.1.2.5 FIDEICOMITENTES....................................................................................................................58

1.1.1.2.5.1 SARLAFT (SR)..............................................................................................................58

1.1.1.2.5.2 RIESGO OPERATIVO (RO)......................................................................................60

1.1.1.2.5.3 Portal de Servicios Web – Consulta y Transaccionalidad (PW)............60

1.1.2 INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS (IA).................................................................61

1.1.3 Requerimientos No Funcionales..............................................................................................63

1.1.3.1 Licenciamiento (LC).......................................................................................................................63

1.1.3.2 Arquitectura (AQ)...........................................................................................................................63

1.1.3.3 Infraestructura (IF)........................................................................................................................64

1.1.3.4 Motor Base de Datos (BD)...........................................................................................................64

1.1.3.5 Seguridad (SG)..................................................................................................................................64

1.1.3.6 Importación / Exportación de archivos (IE).......................................................................65

1.1.3.7 Dimensionamiento (DI)................................................................................................................65

1.1.3.8 Migración (MI)..................................................................................................................................66

1.2 Requerimientos de Implementación (IM)............................................................................66

1.3 Requerimientos de Soporte Técnico y Respaldo (ST)....................................................67

1.4 Requerimientos de Capacitación (CP)...................................................................................67

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1 SOLUCIÓN ERP – FIDUCIA

1.1 Requerimientos Mínimos

1.1.1 Requerimientos Funcionales

1.1.1.1 ERP

1.1.1.1.1 ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

1.1.1.1.1.1 Activos (AF)

COD. CONDICION RESPUESTAREQU.

DESARROLLOFOLIO

AFR01 Permitir administrar: crear, modificar, consultar y desactivar activos fijos de empresa y negocios de manera independiente

AFR02 Permitir la parametrización de tipos de estados de los activos fijos.

AFR03 Permitir administrar: crear, modificar, consultar, desactivar, la información de activos fijos tal como:

Clase de activo fijo No. del Activo Fijo Nombre Descripción Fecha de adquisición Método de depreciación Depreciación (integrada con Contabilidad) Propietario / Custodio del activo Localización

AFR04 Permitir el manejo de los siguientes procesos, para los activos fijos (en forma integrada con Contabilidad):

Depreciación Amortización Compras Adiciones Valorización Baja Cualquier operación que afecte el valor contable del activo.

AFR05 Permitir el manejo de entradas y salidas del activo fijo y su respectiva afectación contable y en costos

AFR06 Permitir el registro de novedades tales como:

Traslados entre funcionarios o centros de costos Bajas por agotamiento Pérdida Destrucción o venta de activos Salida por reparación o mantenimiento

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DESARROLLOFOLIO

AFR07 Permitir el control por activo de los aspectos legales tales como pólizas, impuestos, matrículas, escrituras, etc. (en forma integrada con Contabilidad)

AFR08 Permitir cargar activos completamente depreciados.

AFR09 Permitir el control de activos fijos y elementos devolutivos

AFR10 Permitir aplicar diferentes métodos de depreciación, amortización y/o agotamiento a activos del mismo tipo.

AFR11 Manejo de procesos de distribución de la depreciación para aplicar a los respectivos elementos de costos. (en forma integrada con Contabilidad)

AFR12 Permitir el cargue de activos de manera automática.

AFR13 Permitir integración con Digitalización de documentos relacionados con la Administración de activos Fijos. (Módulo Gestión Documental)

AFR14 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

AFR15 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

AFR16 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

AFR17 Efectuar registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

AFR18 Permitir el manejo de diferentes tipos de moneda

AFR19 Contar con manejo de calendario (días hábiles y no hábiles)

AFR20 Permitir gestionar ubicación geográfica de los datos que se incluyan en los aplicativos: países, departamentos y ciudades.

AFR21 Permitir la parametrización de la generación contable por cada tipo de movimiento

AFR22 Generar contabilidad en línea invocando los procedimientos de contabilidad de la fiduciaria y de los negocios de manera independiente.

AFR23 Manejar y agrupar familias o grupos de activos por tipo de funcionalidad, permitiendo relacionar una placa de referencia.

AFR24 Control de componentes del activo y seguimiento de partes o piezas cambiadas.

AFR25 Permitir y controlar adición de partes de activos, las cuales finalizan su vida útil al

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DESARROLLOFOLIO

mismo tiempo que el activo padre.

AFR26 Controlar la vigencia de las pólizas de los activos.

AFR27 Reporte a la compañía de seguros sobre el movimiento correspondiente.

AFR28 Permitir la clasificación de las pólizas de los activos.

AFR29 Controlar la garantía sobre los activos fijos adquiridos.

AFR30 Permitir la generación de informes o correos con alertas sobre vencimientos de garantías.

AFR31 Permitir registrar y controlar el mantenimiento de activos fijos, ya sea preventivo, correctivo o de mejora. En este último caso generar la afectación contable por una adición del costo ajustable del activo.

AFR32 Control de devolución de activos al proveedor. Además debe controlar el reingreso o reposición de los activos devueltos al proveedor o reposición por perdida o daño.

AFR33 Permitir el control de la rotación interna los activos, es decir movimientos o traslados de activos fijos de forma temporal o definitiva. Este control debe ser por ubicación, responsable y centro de costo. Movimientos realizados por cambio de ubicación, por daño definitivo o por obsolescencia. Pueden ser de manera individual o masiva.

AFR34 Permitir el manejo de código de barras, incluyendo la lectura de archivos planos generados por lectoras de códigos de barras.

AFR35 Permitir generar paz y salvo de activos cuando el responsable del bien lo entrega

AFR36 Permitir parametrización de la vida útil de los equipos de acuerdo al nivel de grupo de cuentas, Ejemplo: Equipo de Computo y Comunicación, Muebles y Enseres, entre otros

AFD37 Permitir definir paramétricamente si el IVA en la compra de activos es descontable o no

AFR38 Proporcionar todo tipo de informes históricos, relacionados con la parte operativa y tributaria, referentes al activo.

AFR39 Permitir el ingreso de todos los datos, movimientos, cesiones, avalúos, gravámenes y certificados asociados a cada uno de los activos de acuerdo con su tipo.

AFR40 Permitir búsquedas por mínimo:

1. Ciudad de ubicación

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DESARROLLOFOLIO

2. Contrato de fiducia asociado 3. Fideicomitente4. Custodio5. Ubicación6. Dirección7. Tipo de activo 8. Actividad a desarrollar

a. Ventab. Arriendob. Otro

AFR41Digitalización toda documentación relacionada con el activo incluyendo registros fotográficos

AFR42Control de actividades propias de la administración1. Pago de impuestos

a. Prediales b. Valorización

2. Actualización de avalúos 3. Pago servicios públicos4. Gestiones de venta5. Gestiones de arriendo6. Pago de arriendos7. Inspección de activos 8. Vigilancia9. Control de tenencia (debe permitir extraer reportes históricos)

a. Comodatos b. Arriendosc. Otro

AFR43Que el sistema permita se asignen tareas, con responsable, fecha de cumplimiento, periodicidad, documentación de soporte del cumplimiento de la tarea, etc. y se generen alertas por fecha de vencimiento o incumplimiento.

1.1.1.1.1.2 Contabilidad (CO)


DESARROLLOFOLIO

COR01 Permitir manejo contable Multiempresa de manera independiente, permitiendo proceso de consolidación entre empresas.

COR02 Programación de diferidos y amortizaciones, según criterios de periodicidad y afectación de cuentas.

COR03 Permitir realizar el registro de información en línea, tiempo real. Creación de comprobantes contables y opción de generación de estados financieros en tiempo real.

COR04 Cargue de comprobantes contables en línea a partir de operaciones efectuadas en otros módulos y aplicativos: Fiducia, PORFIN, FOMAG, Nómina de Pensionados,

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DESARROLLOFOLIO

Software Jurídico

COR05 Permitir registrar diferentes estructuras contables y sus homologaciones.

COR06 Generar alertas y/o alarmas conforme a validaciones establecidas por operación y para la realización oportuna de las diferentes actividades contables (Módulo Planeación y Gestión Operativa – Parámetros de operación / Obligaciones)

COR07 Controlar que los ajustes a las cuentas contables sean realizados directamente por el usuario autorizado y desde el modulo origen (Módulo de Seguridad)

COR08 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

COR09 Permitir generar reportes / archivos planos exigidos por entes de control.

COR10 Manejo de consecutivos de comprobantes contables, por negocio, empresa, así como la definición de su periodicidad

COR11 Permitir consolidación de operaciones y saldos, por tipo de negocio o grupos de empresas

COR12 Permitir proceso de homologación de estructuras de planes de cuenta de acuerdo a requerimientos, tanto por saldos como por movimientos (documento fuente)

COR13 Permitir afectar automáticamente la contabilidad con los movimientos financieros de todos los productos administrados por Fiduprevisora S.A.

COR14 Permitir reversión de operaciones y Controlar las anulaciones. Control, alertas y auditorias de este tipo de operaciones.

COR15 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de antigüedad partidas conciliatorias, Tasa de transmisiones oportunas, Tasa mensual en valor de partidas conciliatorias, Tasa mensual en cantidad de partidas conciliatorias, entre otros.

COR16 Permitir la generación automática de indicadores como: Número de clientes afectados por devoluciones, Tasa de cumplimiento de las declaraciones tributarias, Número de multas y sanciones.

COR17 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

COR18 Permitir la posibilidad de realizar contabilizaciones manuales de documentos como provisiones y ajustes generales, dejando rastro de auditoría

COR19 Permitir ejecutar en línea las operaciones contables relacionadas con las cuentas

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DESARROLLOFOLIO

del plan de cuentas, entre las que se encuentran:

Administración del proceso de provisiones. Administración del proceso de depreciaciones. Administración del proceso de amortizaciones Administración de las valoraciones de inversiones Administración de la Diferencia en cambio Administración controlada de interfases Amortización anticipada sin afectar saldos anteriores de los activos

diferidos Causación contable automática Generación manual y automática de notas debito y crédito Administración de cuentas contingentes

COR20 Restringir la modificación manual de los registros automáticos generados desde otros módulos.

COR21 Restringir la posibilidad de efectuar el cierre contable hasta que todos los módulos y aplicativos conexos se encuentren cerrados

COR22 Posibilidad de efectuar cierre contable diario, mensual, anual, o en cualquier periodicidad requerida.

COR23 Posibilidad de generar los comprobantes de cierre, en línea.

COR24 Control y bloqueo de los diferentes módulos para realizar los cierres periódicos.

COR25 Bloqueo de periodos, controlando la captura de movimientos de periodos anteriores cuando se hayan cerrado

COR26 Permitir acceder a períodos después del cierre de manera restringida, a nivel de consulta y permitir modificaciones con acceso restringido dejando rastro de auditoría, afectando en línea los módulos y sistemas relacionados.

COR27 Permitir efectuar consultas y reportes de saldos, comprobantes, estados financieros por diferentes criterios.

COR28 Permitir generar todos los Estados Financieros con sus respectivos anexos y auxiliares para análisis y presentaciones, definidos de acuerdo con las normas contables colombianas.

COR29 Permitir registrar las notas a los Estados Financieros y anexos técnicos.

COR30 Mantener una integridad referencial entre los auxiliares de contabilidad (estructurados por centros de costo, unidad de negocio, negocio, procesos y proyectos) y los libros mayores

COR31 Generar los estados financieros comparativos por diferentes conceptos (moneda, períodos: mes actual vs. mes anterior, mes actual vs. mes año anterior, ejecución .vs. presupuesto) con desviaciones porcentuales y absolutas.

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DESARROLLOFOLIO

COR32 Generar balance de prueba

COR33 Generar la numeración de libros para registro en Cámara de Comercio de manera automática.

COR34 Genera reportes de análisis de utilidad comparativos por diferentes conceptos con desviaciones porcentuales y absolutas.

COR35 Generar reporte de gastos (por ejemplo administrativos, de ventas, gastos financieros, de funcionamiento, de inversión, directos, indirectos) comparativos por diferentes conceptos con desviaciones y variaciones porcentuales y absolutas, por producto, tipo de negocio, cliente y centro de costos.

COR36 Generar reporte de ingresos por producto, tipo de negocio, cliente y centro de costos

COR37 Generar reportes gráficos del comportamiento de los diferentes rubros que conforman los diferentes estados financieros (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos)

COR38 Generar Informe de Ventas por elementos de costos tales como área, centro de beneficio, etc.

COR39 Genera el estado de resultados a nivel consolidado, por unidad de negocio, por negocio, por tercero, por centro de costos, por proyecto, etc.

COR40 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

COR41 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

COR42 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

COR43 Permitir proceso de reversión de cierres sin afectar operaciones.

COR44 Manejo de plantillas contables por tipo de negocio

COR45 El aplicativo debe contemplar para manejo de auxiliares con codificación por cuenta de mínimo cuarenta (40) caracteres, contemplando en estos, PUC, Unidad de Negocio, Tercero, código actividad, centro de costo, cliente.

1.1.1.1.1.3 Tributario (TR)

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COD. CONDICION RESPUESTAREQU. DESARROLLO

FOLIO

TRR01 Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago una vez se cause.

TRR02 Permitir verificar la carga impositiva por tipo de tercero, en cuanto a la base para determinar la tarifa de impuesto

TRR03 Generación automática de medios magnéticos para la DIAN, tanto de empresa, fideicomisos, encargos y carteras colectivas, de acuerdo a los parámetros que indique la norma

TRR04 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

TRR05 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control. Los reportes mínimos requeridos son: Ingresos por municipio; detalle de la cuenta de ingresos consolidados; auxiliares por cuenta y tercero de retenciones en la fuente por renta, IVA, Ica (por municipio) y timbre; reporte movimiento de la cuenta del IVA generado y pagado

TRR06 Permitir la generación automática de indicadores como: Número de clientes afectados por devoluciones, Tasa de cumplimiento de las declaraciones tributarias, Número de multas y sanciones.

TRR07 Generación de informes anexos de apoyo para elaboración de la Declaración de Renta y Patrimonio

TRR08 Generación de Certificados de Retención en la Fuente y Derechos Fiduciarios

TRR09 Generación de reportes de gravamen a los movimientos financieros

TRR10 Integración con aplicativos de la DIAN, Secretarias de Hacienda, etc., a través de diversos medios atendiendo las solicitudes de estos entes de control.

TRR11 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

TRR12 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

TRR13 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

TRR14 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

TRR15 El sistema debe tener tablas que puedan ser actualizadas o ajustadas de acuerdo a los requerimientos exigidos por la Ley, por ejemplo: tabla de porcentajes (tarifas) de retenciones en la fuente por renta, IVA, ICA, estampillas y otros descuentos, así como actualizar las bases para realizar los cálculos de todo tipo de retenciones e impuestos.

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FOLIO

TRR16 Manejo tributario independiente por empresa y fideicomisos

1.1.1.1.1.4 Costos (CS)


FOLIO

CSR01Manejo de contabilidad por:

1. Centro de Costos (empresa)2. Centros de Costos para negocio y unidad de negocio

CSR02Costeo por:

1. Proceso (ABC)2. Negocio y Unidad de Negocio

CSR03 Permitir definición de criterios de costo (Drivers)

CSR04 Permitir simulación de costeo para nuevos negocios

CSR05 Permitir medir los costos por recurso, tarea, actividad, proceso, productos, negocio y cliente.

CSR06 Permitir la integración con los sistemas transaccionales implementados en Fiduprevisora, con el fin de automatizar la captura de información.

CSR07 Ser parametrizable en la definición del esquema de costeo de acuerdo con el modelo de negocio de Fiduprevisora.

CSR08 Generar reportes que facilitan el análisis cuantitativo de tareas, recursos, actividades, procesos, productos, negocios y clientes.

CSR09 Capturar la información de fuentes externas e internas.

CSR10 Generar información específica que facilita la estructuración de nuevos negocios.

CSR11 Generar archivos planos, de acuerdo con las necesidades de la fiduciaria y requerimiento de entes de control o terceros externos

CSR12 Generar alarmas sobre actividades, procesos o tareas improductivas y susceptibles de optimización.

CSR13 Permitir realizar simulaciones sobre los procesos actuales y procesos ajustados.

CSR14 Incluir un módulo de encuestas para el registro de información no automatizada,

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FOLIO

incluyendo alertas y avisos para los usuarios.

CSR15 El módulo de encuestas deber ser parametrizable de acuerdo con las características del negocio de Fiduprevisora.

CSR16 Incluir procesos automatizados de verificación e identificación de errores e inconsistencias en los resultados.

CSR17 Permitir guardar, analizar y comparar información histórica y por períodos.

CSR18 Permitir manejar diversas unidades de medida de acuerdo al modelo de negocio de Fiduprevisora.

CSR19 Generar estado de pérdidas y ganancias por negocio, cliente, producto, proceso, área y actividad integrado con la información contable.

CSR20 Permitir integrarse con el sistema empleado por Fiduprevisora (Isolucion) para el almacenamiento y consulta de documentos del sistema de gestión de calidad: procedimientos, funciones, formatos.

CSR21 Permitir crear gráficas tipo flujograma

CSR22 Permitir la administración de documentación externa en formatos pdf, doc, xls, bmp y jpg

CSR23 Permitir llevar el registro de proyectos tipo auditorias por fechas

1.1.1.1.1.5 Presupuesto (PR)


FOLIO

PRR01 Permitir registrar los parámetros del presupuesto para efectos de proyección, definición y control de ejecución.

PRR02 Registrar, controlar y validar el plan de compras, como un insumo para la elaboración del presupuesto

PRR03 Generar automáticamente los CDP (certificados de disponibilidad presupuestal) y CRP (certificados de registro presupuestal), de acuerdo con la solicitud realizada por el usuario autorizado, de acuerdo con parámetros preestablecidos por la entidad.

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FOLIO

PRR04 Permitir realizar de manera automática el cargue de la información presupuestal, de acuerdo con una estructura establecida

PRR05 Generar los controles y alarmas oportunas para que en los cierres financieros se efectúen las cancelaciones presupuestales y se permita realizar el cargue de los presupuestos aprobados y los saldos de la anterior vigencia.

PRR06 Permitir realizar homologaciones de estructura de códigos o cuentas presupuestales

PRR07 Permitir manejar los ingresos y su respectiva ejecución, de acuerdo con los parámetros de la empresa y de los negocios.

PRR08 Debe reflejar la afectación a nivel presupuestal generada en otros módulos

PRR09 Controlar las actividades, sus productos y/o servicios, la trazabilidad, responsables y sus duraciones.

PRR10 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

PRR11 Permitir control de lo presupuestado .vs. lo ejecutado por Centro de Costos, producto o negocio

PRR12 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

PRR13 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

PRR14 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

PRR15 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

PRR16 Generar automáticamente el plan de compras con base en el registro presupuestal

PRR17 Manejo de presupuestos de causación y de caja por cliente, negocio y centro de costo

PRR18 Control de operaciones presupuestales como: Disponibilidad, registro, adición, traslado, apropiaciones, reintegros, reversiones, entre otros.

1.1.1.1.1.6 Tesorería – Caja / Bancos – Conciliación Bancaria (TS)

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DESARROLLOFOLIO

TSR01 Controlar cuentas por fideicomiso, incluyendo datos como pagadora, recaudadora, tipo de cuenta, tipo de operación, forma de pago y sus respectivos controles.

TSR02 Permitir definir desde la elaboración del presupuesto de pago, la cuenta pagadora o destino asociada a la forma de pago.

TSR03 Permitir que el Sistema emita una alerta cuando los pagos se generen por una cuenta diferente a la pagadora definida inicialmente.

TSR04 Administración de gravámenes con sus respectivas excepciones para operaciones de fideicomisos y empresa entre cuentas bancarias y encargos de carteras colectivas.

TSR05 Permitir la canalización de los pagos a través de una cuenta común para varios negocios y de esta realizar pagos por las distintas formas de pago y por los distintos tipos de cuenta.

TSR06 Permitir parametrización para incluir información o advertencias en los cheques impresos.

TSR07 Validar que el nombre del beneficiario del cheque coincida con el nombre del beneficiario del comprobante de egreso.

TSR08 Controlar que el beneficiario del cheque sea igual al comprobante de egreso, de lo contrario generar una alerta cuando se presente diferencia. Parametrización de los terceros cuando utilizan la misma identificación para distintos nombres de cuentas.

TSR09Permitir parametrización de horarios en el sistema para las diferentes operaciones de tesorería e inversiones.

TSR10 Permitir que los pagos en tesorería se realicen en diferentes cortes o ciclos de tiempo predefinidos y controlados, de acuerdo a los tipos de negocios.

TSR11 Generar alertas en cada etapa, estado o proceso del pago, de acuerdo a parametrización establecida y permitir consultas de los funcionarios que participan en el proceso.

TSR12 Generar reportes de los pagos del negocio por estado del pago, fecha, usuario, cliente, etc.

TSR13 Generar reportes de pago aprobados incluyendo: listado general de todos los pagos programados para cada día discriminado en cheques, cartas, pagos electrónicos para la generación de los comprobantes de egresos. Totalizados y discriminados.

TSR14 Permitir que la generación de los pagos aprobados sea por tipos de negocios de acuerdo a las respectivas áreas de la empresa.

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DESARROLLOFOLIO

TSR15 Llevar un control de los pagos realizados por tipos de negocios y las diferentes formas de pagos. Posible generación de reportes estadísticos al máximo detalle.

TSR16 Imprimir los comprobantes de egreso, los cheques y las cartas de los pagos, así como los comprobantes de egreso de los pagos electrónicos.

TSR17 Verificar el saldo de las cuentas bancarias, de los fideicomisos por los cuales se va a realizar el pago. Saldos en línea conciliados de las cuentas.

TSR18 Enviar una alerta cuando las cuentas pagadoras se encuentren en sobregiro y esta alerta se elimine cuando la cuenta sea cubierta.

TSR19 Generar formato de traslados entre cuentas, para cubrir los pagos del día; estos traslados se deben de realizar por el aplicativo. Debe existir un formato automático de captura de traslados, con preparó, revisó y aprobó afectando directamente el sistema. Igualmente un formato de traslado entre cuentas de distintos negocios con doble intervención y en especial para trasladar recursos a cuenta pagadora única para varios negocios.

TSR20 Generar automáticamente cartas de traslados. Los traslados deben ser parametrizables para cualquier tipo de cuenta.

TSR21 Generación automática y cifrada de los archivos planos de pagos electrónicos a través del sistema bancario, así como cargue automático en los portales.

TSR22 Permitir que los archivos planos que genere el sistema, sean encriptados en forma automática y no se permita su manipulación.

TSR23 Existir validaciones para la suma de registros, números de cuenta, identificaciones, validadas al momento de su pre autorización contra la información inicial de los pagos.

TSR24 Permitir recibir información de los bancos sobre el estado de todas las operaciones realizadas; de acuerdo a ésta, realizar las acciones correspondientes (reversiones, reprogramaciones, etc.) asociando la causa y generando alertas a los responsables.

TSR25 Guardar la trazabilidad de todas las operaciones que se realicen y permitir su consulta.

TSR26 Permitir que los pagos masivos tengan una señal de alerta para establecer el vencimiento de los mismos y así realizar la consulta en los portales bancarios y revisar los posibles rechazos.

TSR27 Permitir que al realizar anulaciones se envíe una alerta en donde informa al responsable del negocio o coordinación y se actualicen en línea los saldos del negocio e empresa afectada. Debe quedar marcado este pago en su historial como pago devuelto, rechazado etc.

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DESARROLLOFOLIO

TSR28 Permitir que cuando un cheque lleva más de n días (parametrizado) de girado y no se ha entregado o se la cambio su estado se envíe una alerta para su anulación.

TSR29 Generar listado de relación de cheques pendiente de giros por el aplicativo.

TSR30 Permitir que el sistema lleve un control de la numeración de las chequeras por cuenta y genere alertas de agotamiento de estas.

TSR31 Permitir que el sistema lleve un control de la numeración del papel de seguridad para todos los fideicomisos administrados.

TSR32 Permitir generar indicadores de gestión como: números de pagos por las formas de pagos, cheque, electrónicos, cartas, etc. y que pueda determinar por ciudades. Numero de anulaciones de los pagos por las diferentes formas y concepto de anulación. Determinar el incremento de los pagos electrónicos con respecto a todos los pagos realizados.

TSR33 Controlar que no se repita un pago con las mismas características de otro y se generen alertas cuando coincidan datos.

TSR34 Generar reportes con los diferentes estados de las operaciones de tesorería para efectos de validación y control.

TSR35 Permitir que el sistema genere el reporte de los cheques pendiente de entrega.

TSR36 Permitir que el sistema genere un reporte de los cheques anulados y afecte en línea el saldo del negocio o empresa.

TSR37 Administrar los saldos de cada fideicomiso, negocio o empresa y afectarlos en línea de acuerdo con cada operación de tesorería realizada, incluyendo las operaciones de portafolio y carteras colectivas.

TSR38 Control de recursos en cuentas bancarias, incluyendo el cálculo automático de rendimientos y costos bancarios y su afectación en el saldo de fideicomisos, negocios, carteras colectivas o empresa.

TSR39 Control de vencimientos que permita direccionar los recursos de los fideicomisos, carteras colectivas, negocios o empresa a otro tipo de cuenta.

TSR40 Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y tiempos.

TSR41 Permitir parametrizar los diferentes formatos generados por cualquier banco, para cargue automático en el sistema.

TSR42 Permitir la integración con el software de los bancos para cargue de información directamente desde el portal, en forma cifrada y segura.

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DESARROLLOFOLIO

TSR43 Permitir cargue de movimiento diario de los bancos previo descarga de la información desde y hacia un punto específico, en forma cifrada

TSR44 Permitir la parametrización de diferentes criterios para efectuar cruce de información en forma automática de las operaciones de tesorería.

TSR45 Permitir el cruce automático de la información de bancos con las operaciones registradas por tesorería y generación de las partidas conciliatorias en cualquier momento (varios procesos en el día)

TSR46 Permitir guardar información histórica de conciliaciones efectuadas.

TSR47 Permitir el cargue automático posterior de partidas conciliatorias identificadas, con niveles de autorización.

TSR48 Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.

TSR49 Permitir la conciliación automática de intereses, cobros de gastos bancarios, impuestos financieros y demás conceptos bancarios conciliables.

TSR50 Permitir en forma automática cruzar todos los movimientos de ingresos y egresos realizados por la Fiduciaria, contra la información contenida en los extractos de cada una de estas cuentas administradas por la fiduciaria.

TSR51 Se debe contar con un modelo de equivalencia para todos los tipos de transacciones que pueden llegar a manejarse en la Fiduciaria para cada una de las cuentas bancarias donde se manejan los recursos financieros.

TSR52 El sistema de conciliación debe permitir el cargue automático de las transacciones de cada entidad financiera, los cuales deberán quedar validados por el modelo de equivalencia, y quedar disponibles para efectuar el proceso de conciliación.

TSR53 El sistema debe realizar los cruces de información entre los registros de caja y bancos y los extractos bancarios, manejando “deltas” de tiempo y valor, es decir transacciones que en el sistema pueden estar reportados en una fecha y en el extracto pueden aparecer con fecha posterior, o transacciones reportadas en el sistema por un valor y que por elementos como comisiones y otros cargos, pueden aparecer en el extracto con un valor diferente.

TSR54 El sistema debe proveer una información diaria del estado y movimiento de los bancos contra lo generado por la Fiduciaria en cada uno de sus negocios, fideicomisos, carteras colectivas o empresa.

TSR55 El sistema debe controlar fechas de cobro de los cheques girados, no-pagados, post fechados.

TSR56 El sistema debe generar un reporte diario de novedades de todas las conciliaciones

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DESARROLLOFOLIO

bancarias.

TSR57 El sistema debe realizar el cruce para las conciliaciones bancarias, identificando en cada cruce el tipo de documento, fecha, tercero y valor.

TSR58 El sistema debe calcular el valor de la provisión de partidas conciliatorias mayores a n días, indicando: concepto (notas débito, notas crédito no anunciadas en extracto), estableciendo la provisión por empresa, fideicomiso o carteras colectivas.

TSR59 Generación automática de la matriz de conciliaciones bancarias.

TSR60 Generación automática de reporte de registro provisión partidas conciliatorias

TSR61 El sistema debe manejar y controlar los cheques devueltos: descargue de las cuentas de los clientes de los valores pagados con cheques devueltos, por un concepto de reversión de cheques; debe tener la opción para reconsignación de cheques.

TSR62 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables al manejo de operaciones de tesorería.

TSR63 Contar con funcionalidad que permita tener disponible la información de saldos en línea de cada uno de los negocios, carteras colectivas, empresa por entidad bancaria y consolidado, esta opción debe permitir consultar y actualizar la información relacionada con los movimientos de cada una de las cuentas bancarias, así como sus saldos. Esta opción debe generar informe con posibilidad de exportar a Excel.

TSR64 Generación de información de saldos en línea que alimente el software de portafolio para efectos de tomar decisiones de inversión.

TSR65 Se debe permitir realizar el cargue de los movimientos de terminales bancarios de cada uno de los bancos en donde los Fideicomisos, carteras colectivas o empresa tengan cuentas, utilizando la parametrizacion existente.

TSR66 Permitir realizar varios cortes en el día de saldos bancarios y de operación, siendo posible almacenarlos para consultas posteriores y validación de movimientos.

TSR67 El modulo debe definir escenarios de mejor opción frente a rentabilidad por banco el cual este manejando mejores tasas de interés. Esto para operaciones de ingresos y pagos a efectuar.

TSR68 Realización de cierres diarios para validaciones de operaciones, cruces de información, cálculos rendimientos y bloqueo de operaciones por fecha.

TSR69 Parametrizacion de tasas y su aplicación a saldos para cálculo de rendimientos según periodicidades.

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DESARROLLOFOLIO

TSR70 Generación de alertas por cada una de las cuentas en el caso en que se sobregiren o se vulneren un cupo de crédito determinado.

TSR71 Emitir Reporte de operaciones en efectivo de acuerdo con lo requerido por la Superfinanciera – UIAF y permitir el ajuste del mismo en caso de modificaciones en los formatos dados por el ente de control.

IGR01 Registrar, controlar y validar la ejecución de los ingresos.

IGR02 Permitir capturar los ingresos referenciados de los diferentes portales bancarios mediante la utilización de códigos de barras o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes.

IGR03 Permitir registrar y controlar por tipo de ingreso diferenciado entre aportes, reintegros y otras clases con sus respectivas imputaciones contables.

IGR04 Permitir realizar devoluciones de los aportes cuando aplique, con sus respectivas imputaciones contables.

IGR05 Permitir reversar o anular ingresos afectando los saldos en línea.

IGR06 Permitir realizar y controlar la conciliación bancaria diaria y afectar los saldos en línea.

IGR07 Permitir que los ingresos que no requieren identificación de fuente y uso sean aplicados automáticamente al presupuesto y a la contabilidad del fideicomiso, cartera colectiva o empresa.

IGR08 Permitir generar los históricos de los ingresos en medios magnéticos y su respectiva consulta.

IGR09 Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y duraciones.

IGR10 Permitir generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.

IGR11 Permitir manejar los ingresos de las cuentas de negocios administrados a través de consorcio o unidad de gestión independiente.

IGR12 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de ingresos por desagregar, No Conformes Atribuibles a Ingresos, Calidad en el registro de ingresos.

IGR13 Permitir que todos los ingresos se puedan importar desde los portales bancarios para cada fideicomiso o para empresa de manera automática y cifrada.

IGR14 Elaborar un recibo de caja por cada ingreso exportado de las terminales bancarias

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DESARROLLOFOLIO

de cada negocio o empresa

IGR15 Todos los ingresos se generan electrónicamente de las fuentes.

IGR16 Al momento de realizar los ingresos el sistema informe una alerta al responsable del negocio.

IGR17 Permitir capturar ingresos mediante la utilización de lectura de sistemas ópticos o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes.

IGR18 Permitir que en el Sistema reporte a los administradores de fideicomisos o carteras colectivas las referencias bancarias realizadas en las consignaciones en forma automática.


IGR20 Generar los archivos de movimiento por cada cuenta desde los diferentes portales de las entidades bancarias, para importar los ingresos identificados en forma sistematizada.

IGR21 Permitir la devolución de los recursos cuando se presenta un pago rechazado por los portales bancarios y sea informado en forma automática al coordinador del negocio. Reintegros con devolución del proceso del pago hasta presupuesto o parametrización requerida.

IGR22 Generar alertas a través de correo electrónico al responsable del negocio, cuando se realicen los reintegros.

IGR23 Cargar, validar y contabilizar los archivos de los ingresos en el sistema en forma automática (un solo proceso). Partiendo de un modulo de conciliaciones se realicen afectaciones en línea de saldos y flujos de caja.

IGR24Permitir que el sistema emita una alerta que el proceso haya sido contabilizado en su totalidad.

IGR25Emitir una alerta en el proceso de ingresos de empresa para que las áreas responsables realicen su identificación de fuente y uso.

IGR26Permitir imprimir los recibos de caja de los ingresos registrados (electrónicos) de los fideicomisos y de empresa. Se guardad la información en reservorios que legalmente no haya necesidad de imprimir en papel si no es necesario.

IGR27Permitir realizar devoluciones de los aportes cuando aplique, con sus respectivas imputaciones contables. Manejo de aportes en canje.

IGR28 Permitir reversar o anular ingresos en tesorería en forma sistematizada con doble intervención. Actualizar los saldos en línea.

IGR29 Generar reportes de los ingresos anulados de acuerdo al tipo de negocios.

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DESARROLLOFOLIO

IGR30 Permitir que los ingresos que no requieren ser desagregados actualicen automáticamente la contabilidad de cada fideicomiso, cartera colectiva o empresa.


IGR32 Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y tiempos.

IGR33 Permitir generar de manera automática los indicadores de gestión de los ingresos que maneja la fiduciaria. Reporte de ingresos por negocio, por cuenta, por entidad bancaria, por días, meses, por años etc.

IGR34 Permitir que el Sistema genere un listado de las cuentas activas, canceladas, bloqueadas, embargadas por los diferentes tipos de negocios.

IGR35 Contar con un sistema de información que permita generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios, en la consulta de saldo y movimientos bancarios.

IGR36 Generar los listados de las cuentas bancarias, según las siguientes especiaciones: Código, ciudad, tipo de cuenta, estado de la cuenta, etc.

IGR37 Cruzar automáticamente las cuentas bancarias del sistema contra los portales bancarios para establecer que se generen todos los ingresos.

IGR38 Generar reporte de los portales bancarios en el cual se establezca el usuario existente en cada uno de ellos. Control de usuarios asignados a aplicativos como ach, cenit, deceval, moneda extranjera para saber quienes tienen la firma autorizada, clase de firma, nivel y atribuciones por cuenta

IGR39 Generar un reporte de anulaciones

IGR40 Controlar ajustes de las operaciones de tesorería y afectar en línea los saldos.

IGR41 Permitir que en el sistema se genere la información de los portales bancarios y ésta sea cargada en forma automática sin opción de manipulación.

IGR42 Generar un reporte de los recibos de caja impresos de tal manera que se guarden sin necesidad de imprimirlos únicamente cuando se requiera.

IGR43 Los ingresos de empresas se deben de incluir con la desagregación al igual que los demás fideicomisos.

IGR44 Incluir los contratos y convenios identificando todos los datos respectivos. Control de contratos y convenios por cada cuenta asociando el negocio, fideicomiso, cartera colectiva o empresa.

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DESARROLLOFOLIO

IGR45 Permitir que el sistema genere un control de todos los convenios bancarios y contratos de la tesorería, activos y vencidos, para determinar su renovación dentro del sistema.

IGR46 Permitir que el sistema genere un listado de todos los reintegros realizados por los tipos de negocios.

IGR47 Permitir que el sistema genere una alerta de los ingresos que se generen y tengan la posibilidad de causarse de manera incorrecta.

IGR48 Permitir que el sistema genere una alerta ante la posibilidad de repetir un documento.

IGR49 Permitir que el sistema genere un listado de todos los ingresos en efectivo de acuerdo a los tipos de negocios y así mismo se genere una alerta para el oficial de cumplimiento. Control de consignaciones detectadas como efectivo ya sea por el reporte del banco o por otra fuente (conciliador)

IGR50 Permitir que el sistema genere un listado o bloquee las cuentas que no tengan movimiento durante n días consecutivos (cuentas inactivas). Parametrizable el tiempo.

IGR51 Generar un mecanismo para que los saldos de las cuentas reportadas al sistema de administración de portafolios sean generados automáticamente.

IGR52 Incluir dentro de la aplicación la calificación de servicio de los bancos por ciudad y por negocio y llevar la estadística.

IGR53 Llevar un control histórico de los ingresos, así como de las anulaciones o ajustes.

IGR54 Llevar control por cuenta y sus respectivas exenciones las cuales deben controlarse en línea cada vez que se registren operaciones.

IGR55 Vincular las cuentas abiertas al negocio pertinente. Lo anterior, debe implicar trazabilidad contable de los movimientos de ingreso, su clasificación (ingreso, reintegro, cheque devuelto, etc)

IGR56 Permitir capturar los ingresos de los diferentes portales bancarios mediante la utilización de códigos de barras o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes y tipo de ingreso.

IGR57 Controlar que el cargue de la información de reporte de código de barras, emitida por la entidad bancaria sea abonado automáticamente a la contabilidad del fideicomiso, empresa o cartera colectiva correspondiente.


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DESARROLLOFOLIO

IGR59 Permitir que cualquier operación relativa al movimiento del banco, afecte directamente la contabilidad y cuentas asociadas al mismo. Ej. La devolución de aportes, debe registrar el proceso contable y en caso de tratarse de un encargo de cartera colectiva, realizar en forma simultánea la devolución en la cartera colectiva respectiva.

IGR60 Permitir reversar o anular ingresos en tesorería, con la trazabilidad total contable y afectación de las cuentas vinculadas, controlando devolución de impuestos generados, costos, etc.

IGR61 Permitir parametrización de tipo de ingresos, en lo relativo a identificación de fuente, de forma que se pueda definir la necesidad de desagregar ingresos (identificación de depositante) o no (definición desde el inicio de aportante único)

IGR62 En caso de las operaciones que no requieren desagregación de ingresos, afectar automáticamente el presupuesto real y las cuentas contables que se encuentren definidas en tales casos.

IGR63 Permitir la desagregación automática de ingresos en el caso de contar con identificación del ingreso por control de código de barras


IGR65 Control de las operaciones de acuerdo con la secuencia prevista en cada proceso. (Control de actividades previas al registro de operaciones)

IGR66 Reporte de ingresos por negocio y cuenta, para el usuario responsable del negocio, identificando tipo de operación (aporte, devolución, reintegro, etc.), fecha y valor

IGR67 Control de operaciones de ingreso por cheque. Control de devolución de cheques devueltos y afectación contable

IGR68 Permitir manejar los ingresos de las cuentas de consorcio.

IGR69 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de ingresos por desagregar por cuenta y negocio, No Conformes Atribuibles a Ingresos, Calidad en el registro de ingresos, tiempos de atención y reporte de operaciones y tiempos cuando se trata de consignaciones en cheque (confirmación y devoluciones) por parte de las entidades financieras.

IGR70 Conciliación de ingresos barriendo el total los movimientos bancarios y recorriendo fechas anteriores.

IGR71 Envío automático de recursos a la cuenta aportes por identificar.

IGR72 Permitir consulta y reporte de movimiento diario de las cuentas de un fideicomiso

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DESARROLLOFOLIO

(tipo gerencia electrónica de bancos) en t-1

PAR01 Contar con facilidades de consulta por criterios de búsqueda múltiples, para cualquier operación de tesorería efectuada.

PAR02 Permitir la realización de pagos con beneficiarios diferentes al causante, previa parametrización y controles del mismo.

EMR01 Permitir consultar en cualquier momento del pago el documento previamente radicados, digitalizados, clasificados y centralizados.

EMR02 Controlar y validar el registro de todos los pagos y los documentos anexos.

EMR03 Permitir unir fácilmente un ingreso a un pago y descargar del presupuesto. –control presupuestal de caja.

EMR04 Permitir afectar automáticamente la contabilidad con los movimientos financieros de Empresa y de producto.

EMR05 Permitir generar los informes para los entes de control.

EMR07 Permitir la consulta de los históricos de pagos y la generación de informes.

EMR08 Permitir capturar la información básica del pago, a saber: a quien se le paga o a cuantos, el valor a pagar, forma de pago, cuenta y el banco, entre otros.

EMR09 Permitir la generación automática de indicadores como: Días promedio en efectuar los pagos, Tasa de pagos realizados oportunamente, Tasa de pagos electrónicos rechazados, Tasa de pagos dobles efectuados, etc.

EMR10 Contar con un sistema que controle los saldos disponibles bancarios reales de recursos en cada negocio, para efecto de controlar la causación y pagos

VFR01 Controlar y validar el registro de todos los pagos y los documentos anexos (integrando software de Gestión Documental) de forma automática, conforme lista de chequeo específica por negocio cargada previamente en la definición del negocio (Módulo Planeación y Gestión Operativa)

VFR02 Generación de alertas para el responsable del negocio, previa asociación de éste y de los escalamientos del caso en la definición del negocio.

VFR03 Verificación de documentación, visado de firmas y requisitos completos conforme a lista de chequeo definida en Módulo de Planeación y Gestión Operativa.

VFR04 Controlar que todos los pagos de los productos tengan asociado uno o varios ordenadores del gasto, de forma automática.

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DESARROLLOFOLIO

VFR05 Debe permitir el manejo del control presupuestal por cuentas y subcuentas, conforme la definición en el momento de creación del negocio (modulo de Creación y Gestión Operativa)

VFR06 Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago, una vez se pague.

VFR07 Permitir visualizar y mantener la información estándar y centralizada para todos los clientes de la fiduciaria.

VFR08 Permitir verificar la carga impositiva por tipo de tercero.

VFR09 Controlar las anulaciones y reversiones según estado del pago.

VFR10 Permitir la consulta de los históricos de pagos y la generación de informes.

VFR11 Control y registro de giros realizados a terceros autorizados por el beneficiario de pago inicial. El registro y retenciones y todo lo relativo a medios magnéticos, debe hacerse al beneficiario del pago, pero su ejecución se realiza a uno a más terceros autorizados

VFR12 Control de pagos a terceros cuando se trata de consorcios y uniones temporales Control para efecto de medios magnéticos

VFR13 Control de cuentas asociadas - El sistema debe controlar que una vez ingresado el negocio a afectar, valide las cuentas de las cuales se descontaran los recursos para el pago

VFR14 Llevar control presupuestal de pagos (afectación presupuestal por subcuenta)

VFR15 Control de valores provisionados por efecto de causación de pagos y definir valores reales disponibles

VFR16 Programado un pago, retener automáticamente y llevar el respectivo control, de las retenciones e impuestos a cargo de la cuenta a efecto de actualizar el saldo disponible

VFR17 Control de saldos reales disponibles

VFR18 Control de datos básicos de pago a fin de evitar doble programación o pago, tales como:

No. de documento Orden de pago Código de negocio No. de factura o cuenta de cobro Tercero beneficiario Valor Fecha

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DESARROLLOFOLIO

Si se repiten datos el pago no procede

VFR19 Permitir definición de controles de acuerdo con el instrumento usado para la solicitud de pago. Físico, medio magnético, cargue información web, etc.

VFR20 Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago, una vez se pague.

VFR21 Liquidación automática de los impuestos y retenciones, tiendo en cuenta régimen del beneficiario y tipo de servicio prestado

VFR22 Permitir definición de variadas operaciones de disposición de recurso y su clasificación Ej. Pago, reintegro, traslado entre cuentas, etc. – Control por rubros presupuestales.

VFR23 Validar los pagos, previo a su realización, con información que se tenga en el sistema y así mismo permitir generar informes de su estado (saldo inicial, pagos, beneficiario, cesión; fecha de pagos, saldo actual)

VFR24 Validar los pagos frente a los saldos que se tengan en cuentas bancarias pagadoras.

PCR01 Permitir la generación de pagos de retiros de Carteras Colectivas con su correspondiente afectación en línea con la contabilidad y los saldos de fideicomisos, carteras colectivas, negocios o empresa.

PCR02 Permitir definición de niveles de autorización y etapas para el registro, validación, preautoriación y autorización de pagos.

PCR03 Control y reporte de retiros penalizados

PCR04 Permitir definición anticipada de programación de pagos

PCR05 Generación de alertas conforme programación de pagos

1.1.1.1.1.7 Facturación y Cartera (FC)


DESARROLLOFOLIO

FCR01 El sistema debe contemplar varios ciclos de facturación en el mes y varios cierres.

FCR02 El sistema debe manejar en forma paramétrica los rubros o conceptos que se puedan generar y deban ser incluidos dentro de la factura.

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DESARROLLOFOLIO

FCR03 El sistema debe aceptar abonos parciales.

FCR04 El sistema debe tener la opción de realizar la facturación a nivel de grupos: p.e. facturación para realizar descuentos por nómina.

FCR04 El sistema debe generar estadísticas sobre las facturas y sus datos

FCR05 El sistema debe tener, por parámetros, el registro de fechas para realizar acciones en las cuentas por cobrar: fechas límites de pago, Número de días para cobro jurídico, Número de días de preaviso, períodos de gracia. etc.

FCR06 El sistema debe controlar la facturación emitida por el consecutivo automático, la resolución de la DIAN y la fecha de vencimiento

FCR07 El sistema debe permitir asignar prioridades de pago cuando una cuenta por cobrar esté en mora.

FCR08 El sistema debe reportar diariamente el listado de los clientes morosos y por edad de mora.

FCR09 El sistema debe realizar la reversión de pagos, generando automáticamente las notas contables.

FCR10 El sistema debe realizar la proyección de cartera conforme criterios establecidos

FCR11 El sistema debe manejar los cambios de estado de una cuenta por cobrar (castigado, en stand by, vigente, cobro jurídico, etc.) y debe tener manejo de fechas para registrar las gestiones de los entes que realicen el cobro de cartera

FCR12 El sistema debe tener un proceso de cierre diario para determinar las cuentas por cobrar diariamente.

FCR13 El sistema debe generar certificaciones tributarias de las cuentas por cobrar.

FCR14 El sistema debe proveer el cálculo de intereses, totales acumulados del cliente, saldos de las cuentas por cobrar.

FCR15 El sistema debe tener manejo de evaluación, calificación y administración de provisiones

FCR16 El sistema debe estar parametrizado para que cuando se realicen pagos superiores a la cuenta por cobrar, aplique el valor a pagar y el saldo lo mande a una cuenta por terceros para aplicación posterior

FCR17 Cuando se haga la devolución de cheques automáticamente, haya reclamaciones, o cualquier otro evento como anulación, reversión o ajuste; realice la reversión, realice los cambios en cartera, en donde se recalcule el valor de la cuenta por

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DESARROLLOFOLIO

cobrar con sus respectivos intereses si los hay y deje viva la cuenta por cobrar para que siga presentando el verdadero estado del crédito

FCR18 El sistema debe generar automáticamente la consolidación de cartera a nivel Fiduciaria

FCR19 El sistema debe manejar esquemas de calificación de comportamiento de cartera de los clientes

FCR20 El sistema debe calcular y controlar el valor de las provisiones

FCR21 El sistema debe generar las notas contables automáticas de consolidación de cartera (clasificación de cartera por edades).

FCR22 El sistema debe aplicar pagos en efectivo, cheque, mixtos

FCR23 El sistema debe tener la opción de aplicar pagos con fecha anterior a la fecha del día de proceso.

FCR24 El sistema debe tener un control de cheques posfechados con registro de fecha para consignación y adicionalmente debe reportar diariamente a contabilidad para que se aplique a cuentas de orden.

FCR25 El sistema debe tener un control de cheques devueltos

FCR26 El sistema debe permitir la reversión de liquidaciones por devoluciones de cheques u otros conceptos. Los pagos se deben aplicar cuando se libera el canje con la fecha del día de pago

FCR27 El sistema debe proveer control de pagos por efectivo, cheques, bancos, descuentos en depósitos, débito automático

FCR28 El sistema debe recibir pagos a través de débito automático, transferencia electrónica por Cajeros Automáticos o internet, a través de integración con los diferentes portales bancarios (Ver Integración)

FCR29 El sistema debe realizar la aplicación de pagos en línea y/o diferido en lote.

FCR30 El sistema debe tener una interfaz automática de pagos a aplicar con bancos, entidades financieras o corresponsales, a través de integración con los diferentes portales bancarios (Ver Integración)

FCR31 El sistema debe generar la proyección de cálculo de intereses, genere un reporte de causación y además que cuando se haga el pago realice la reversión de la causación, si aplica.

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DESARROLLOFOLIO

FCR32 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

FCR33 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

FCR34 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

FCR35 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

FCR36 Este modulo debe administrar la facturación de comisiones fiduciarias de los negocios, según parámetros de liquidación por negocio definidos en modulo de planeación y gestión operativa (FIDUCIA).

FCR37 Los pagos efectuados e ingresos por concepto de comisión fiduciaria realizados deben actualizar de manera automáticamente la deuda y tabla de amortización. Debe manejar, como mínimo, de intereses de mora, cartas de cuenta de cobro y pagos automáticos.

FCR38 Generar reportes gerenciales de calificación de cartera de comisiones fiduciarias por períodos o acumulados.

FCR39 Afectar automáticamente la contabilidad de empresa en los rubros cuentas por cobrar, provisiones, comisiones y honorarios y en aquellos relacionados con la facturación.

FCR40 Afectar automáticamente la contabilidad de los negocios en los rubros que afecten la administración de cartera o el pago de facturas a favor de Fiduprevisora.

1.1.1.1.1.8 Cuentas por Pagar (CP)


DESARROLLOFOLIO

CPR01 Parametrización de diferentes tipos de documentos de cuentas por pagar, desde su origen, permitiendo definir los flujos de información que deben llevar y su respectiva contabilización, la cual puede ser administrada por fideicomiso, empresa o contrato.

CPR02 Debe contar con flujos de autorización, con niveles de escalamiento de acuerdo con los niveles de autorización del gasto, del monto y negocio.

CPR03 Permitir anular documentos en caso de encontrarse inconsistencias, dejando

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DESARROLLOFOLIO

rastro de la reversión de toda la operación

CPR04 Imposibilidad de registrar contabilizaciones manuales cuando se han realizado anulaciones.

CPR05 Administración conciliada partidas de cuentas por pagar y contabilidad (integración en línea).

CPR06 Administración de saldos de acreedores.

CPR07 Debe permitir la consulta y reportes de facturas por diferentes criterios de búsqueda.

CPR08 Debe permitir la consulta y generación de reportes de movimientos de cuentas por pagar

CPR09 Validación en línea de los documentos registrados en cuentas por pagar.

CPR10 Digitalización de documentos relacionados con el registro de cuentas por pagar integrado con el Módulo de Gestión Documental: soportes y anexos.

CPR11 Permitir la parametrización y manejo de alertas para la actualización de la información de clientes.

CPR12 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

CPR13 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

CPR14 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

CPR15 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

CPR16 Generar automáticamente las afectaciones tributarias de los pagos según formulaciones predefinidas y asociadas al régimen contributivo del beneficiario ó causante. Esto realizando su respectivo asiento contable.

CPR16 Manejo de programación anticipada de pagos.

CPR17 Manejo de Pagos Masivos de acuerdo a cargues mediante archivos con liquidación tributaria automática y afectación contable y presupuestal.

CPR18 Manejo de tipos de pagos como anticipos con sus respectivos controles de saldos y afectaciones tributarias correspondientes. Control de pagos por contrato y legalizaciones de anticipos.

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1.1.1.1.1.9 Planeación Estratégica (PE)


FOLIO

PER01 Permitir consulta de información del macroentorno y microentorno. (Integración Información SuperFinanciera y otras bases de datos externas)

PER02Generar las perspectivas de la compañía y los enlaces de los indicadores de las diferentes perspectivas y procesos, clasificar por indicadores de resultado, indicadores de desempeño e indicadores de gestión. Permitir parametrizar las relaciones entre objetivos, perspectivas e indicadores.

PER03Permitir asociar lineamientos estratégicos, objetivos estratégicos, indicadores, resultados de indicadores, iniciativas, programas y proyectos empleando una estructura de balanced scorecard.

PER04Permitir agregar a nivel de programa y para todos los proyectos incluidos en éste:

Índices de desempeño de tiempo Índices de desempeño de costo Costos causados Ingresos generados

Se requiere que esta información sea desplegada mediante informes gráficos propios de la herramienta y de la metodología de balanced scorecard.

PER05Permitir que la solución agregue a nivel de lineamiento y objetivo estratégico y para todas las iniciativas que los soportan:

Índices de desempeño de tiempo Índices de desempeño de costo Costos causados Ingresos generados

Se requiere que esta información sea desplegada mediante informes gráficos propios de la herramienta y de la metodología de balanced scorecard.

PER06Permitir calcular para el programa el costo planeado a la fecha, el ejecutado a la fecha, el estimado para completar los proyectos que componen el programa y el estimado a la finalización de los proyectos que componen el programa, empleando la metodología de balanced scorecard

PER07Relacionar planes con elementos de soporte (foros de discusión, informes, hojas de cálculo, etc.) para alinear el razonamiento detrás del plan con mejor entendimiento

PER08Asignar e informar acerca de los propietarios de las tareas para garantizar la rendición de cuentas en todos los niveles de la organización

PER09Alinear las decisiones y las acciones con la estrategia y supervisar su puesta en marcha

PER10 Ver las relaciones causa/consecuencia para comprender qué está y qué no está afectando al plan

1.1.1.1.1.10 Terceros (TR)

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FOLIO

TRR01 La solución debe contar con un módulo único y centralizado para la administración de la información de todas las personas, entidades y en general todos los terceros que interactúen con la fiduciaria incluyendo: negocios, fideicomisos, carteras colectivas, empresa, proveedores, entre otros.

TRR02 Debe permitir el registro de datos básicos de los terceros, así como la información tributaria, cuentas bancarias asociadas, beneficiarios autorizados para pagos (los cuales también deben ser creados como terceros), calidad del tercero (beneficiario, fideicomitente, representante legal, etc.).

TRR03 Debe permitir el registro y actualización de toda la información requerida por SARLAFT y vincular el formulario de vinculación y documentos soporte a través de archivos digitalizados asociados al tercero.

TRR04 Debe permitir búsqueda por diferentes conceptos (datos básicos y/o adicionales)

TRR05 Debe contar con rutinas de validación y cruce con bases de datos de información de entidades externas (Registraduría Nacional de la Nación) y con listas restrictivas.

TRR06 El módulo debe contar con capacidad para capturar información biométrica (p.ej. huella digital) e imágenes (fotografía, firma digitalizada).

TRR07 Debe generar cruces automáticos en línea entre la información de terceros y sus movimientos u operaciones generando alertas cuando se presenten situaciones atípicas, administrando mínimo cuatros factores de riesgo SARLAFT: cliente/usuario, producto, jurisdicción y canal de distribución.

1.1.1.1.2 COMERCIALES

1.1.1.1.2.1 CRM (CM)


FOLIO

CMR01 Permitir consulta de la Información del negocio accediendo por datos básicos de búsqueda.

CMR02 Generar de manera automática los indicadores relacionados con la Gestión Comercial

CMR03 Reportes históricos de operaciones de los clientes y definición de patrones de comportamientos.

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FOLIO

CMR04 Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.

CMR05 Creación de encuestas y tabulación, para medición de satisfacción del cliente.

CMR06 Permitir procesos de segmentación de acuerdo a criterios de clasificación de los negocios.

CMR07 Administrar estadísticas de gestión comercial, frente visitas de mantenimiento y consecución de nuevos clientes.

CMR08 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

CMR09 Convertir prospectos en clientes rastreando actividades y permitiendo efectuar gestión de flujos de trabajo

CMR10 Crear escenarios de simulación y realizar proyecciones conforme criterios y características propias de clientes

CMR11 Generar documentos de ventas con formatos de impresión amigables

CMR12 Crear paneles de control para la previsión y análisis de ventas

CMR13 Permitir la gestión de información de oportunidades y clientes en una sola interfaz de usuario

CMR14 Permitir el acceso al estado actual de clientes, y su información maestra asociada.

1.1.1.1.2.2 Servicio al Cliente (SC)


FOLIO

SCR01 Permitir mantener en forma centralizada todas los requerimientos efectuados por los clientes de la Fiduciaria, lo cual incluye solicitudes, quejas y reclamos, derechos de petición y tutelas recibidas por cualquier medio: físico, telefónico, web, entre otros.

SCR02 Los usuarios internos y externos deben poder consultar via WEB el estado en que se encuentra el requerimiento.

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FOLIO

SCR03 Debe contar con diferentes opciones de radicación del requerimiento, de forma tal que sin importar la forma de origen (correo, teléfono, físico), el requerimiento quede registrado en forma centralizada, y genere el respectivo número de radicación único y secuencial que permita trazabilidad posterior.

SCR04 Permitir extraer información de clientes.

SCR05 Permitir la parametrización y manejo alertas para la actualización de la información de clientes

SCR06 Permitir parametrizar los tiempos de atención de cada requerimiento, de acuerdo con la normatividad aplicable y los estándares definidos.

SCR07 Debe contar con contabilización de tiempos desde que se radica el requerimiento, hasta que finaliza con la solución y generar alertas cuando no se cumplan los parámetros en tiempos de respuesta.

SCR08 Permitir generar correos recordatorios a los dueños de procesos sobre aquellas actividades que estén próximas a vencer o están ya vencidas, manejando un sistema de escalamiento.

SCR09 Generar de manera automática los indicadores: Índice de Satisfacción General, Calificación de Imagen, tasa de atención de requerimientos por tipo de negocio, fideicomiso, carteras colectivas, cliente y consolidado, oportunidad en la respuesta de requerimiento.

SCR10 Permitir que el cliente pueda efectuar una calificación del servicio recibido vía WEB. El sistema debe procesar dicha información y generar los indicadores respectivos.

SCR11 Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.

SCR12 Manejo automático de estadísticas de acuerdo con los diferentes estados, tiempos y responsables del trámite de cada requerimiento.

SCR13 Permitir la exportación de archivos planos y/o cargue de información al sistema.

SCR14 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

SCR15 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

SCR16 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

SCR17 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

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1.1.1.1.2.3 Encuestas (EN)


FOLIO

ENR01 Permitir el manejo dinámico de encuestas.

ENR02 Permitir el envío de información masiva, vía correo electrónico.

ENR03 Permitir el manejo de alertas de seguimiento para la obtención de respuestas de las encuestas enviadas

ENR04 Efectuar la tabulación automática de la información obtenida, generando los resultados de las encuestas

1.1.1.1.2.4 Gestión Comercial (GC)


FOLIO

GCR01 Manejo de base de datos de clientes potenciales y actuales para el desarrollo de gestión comercial.

GCR02 Acceso a consulta de información financiera de clientes prospectos a nivel nacional. (Integración Bases de Datos Externas)

GCR03 Cargue de estrategia comercial - plan estratégico y táctico (tareas especificas), acciones especificas e indicadores de seguimiento y monitoreo. Asignación de responsables y alertas frente al vencimiento o incumplimiento de actividades.

GCR04 Cargue de las actividades comerciales desarrolladas: Visitas, envío propuestas, información del contacto, detalle necesidad, tipo de fiducia, comisión, competidores, estado del proceso, estrategia y táctica asociada.

GCR05 Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.

GCR06 Permitir diligenciamiento electrónico de formularios de vinculación y actualización de la información diligenciada en las BD respectivas.

GCR07 Permitir visualizar y mantener la información estándar y centralizada para todos los clientes de la fiduciaria conforme al formulario de vinculación.

GCR08 Definición y cargue lista de chequeo por tipo de negocio.

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FOLIO

GCR09 Digitalización de documentos relacionados con la vinculación del cliente y creación del negocio. (Módulo Gestión Documental)

GCR10 Generación de información a través de consultas y reportes de: cumplimiento de metas y gestión comercial.

GCR11 Definición de metas comerciales por segmento, comercial, periodo, entre otros.

GCR12 Permitir simulación y proyección de posible negocios utilizando diferentes conceptos parametrizables

GCR13 Generación de indicadores y cargue automático al tablero de control tanto del área como el corporativo de acuerdo con la metodología de balanced scorecard.

GCR14 El sistema debe contar con manejo de una matriz de riesgos por negocio, de acuerdo a criterios definidos, así como la definición de los controles de mitigación necesarios.

1.1.1.1.3 GESTIÓN HUMANA

1.1.1.1.3.1 Nómina (NM)


FOLIO

NMR01 Permitir la liquidación de la nómina de empleados, el manejo de las novedades y los descuentos.

NMR02 Simular los costos de personal asociado a los negocios de la Fiduciaria.

NMR03 Permitir la actualización del presupuesto de personal detallado por negocio, área y global para el control de los requerimientos presupuestales realizados y el costeo por actividad.

NMR04 Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.

NMR05 Permitir la generación automática de indicadores como: tasa de novedades no aplicadas, tasa de inconsistencias, pagos extemporáneos a seguridad social, tasa recuperación incapacidades, etc.

NMR06 El sistema debe permitir la liquidación de cada uno de los conceptos de nómina y prestaciones sociales de acuerdo a la plataforma de gobierno según las normas

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FOLIO

legales para trabajadores oficiales y empleados públicos, módulos relativos para la implementación del SIGEP en las empresas vigiladas por DAFP. Dicha liquidación debe integrarse con el SIGEP a nivel de WEB Services y de aplicación, con el fin de garantizar la interoperabilidad en todas las capas. Dicha interoperación de ser de manera transaccional, segura, auditable y cifrada.

NMR07 El sistema debe tener un módulo de administración de tablas básicas de datos de empleados por parte del área de Recursos Humanos de: Selección, banco de hojas de vida de aspirantes y personal vinculado experiencia laboral, personas a cargo, pruebas sicotécnicas, evaluaciones de desempeño, clima organizacional, formación, salud ocupacional, bienestar, ascensos, traslados, encargos, administración de planta de personal. Estas tablas deben de estar mapeadas o por lo menos contener la información necesaria para la interoperación con el SIGEP. Para el área de nómina liquidación parcial y mensual de novedades de nómina, operatividad de interfaz con módulos de presupuesto, contabilidad y cuentas por pagar, informes a entes de control, administración de créditos a directos de la entidad a funcionarios, programación de actividades.

NMR08 El sistema deben permitir el manejo de los tipos de procesos al momento de la vinculación de un funcionario: 1. Contratación, 2. Impresión del contrato de trabajo, 3. Documentos anexos al contrato de trabajo, 4. Generación mensual de archivo plano para interfaz SUIP o integración transaccional con el SIGEP, 5. Administración de Afiliaciones a Fondos de Pensiones, EPS, Caja de Compensación, ARP.

NMR09 Permitir la seguridad y auditoria de todos los procesos que se generen a diario, semanal, mensual, como son adiciones, modificaciones, eliminación de información en las fases del proceso de vinculación y liquidación de nómina como son: Elaboración de Contratos, Ingreso de Novedades, Liquidación y pago de Vacaciones, Nómina, Prestaciones Sociales, Primas préstamos, descuentos, generación de reportes y de Archivos Planos e Interfaces. Esta seguridad y posible generación de pistas de auditoría, deben ser no solo a nivel de tabla física (tabla, columna, campo), si no a nivel lógico llevando la seguridad del sistema hasta el registro o campo, donde se encuentra la información, así como identificación de usuario, fecha y maquina que ejecuta la acción.

NMR10 Permitir el registro, control, seguimiento y consulta de la información correspondiente a los procesos y acciones a realizarse en las áreas de Recursos Humanos y Nómina. Todo este proceso debe poderse programar en una herramienta de tipo Workflow ó herramienta que permita validar la trazabilidad de la operación.

NMR11 Permitir consultar el histórico de un proceso de pago de alguno de los conceptos cancelados en nomina o base de datos de un funcionario activo o retirado. Esta consulta debe permitir ver no solo la formulación del concepto, sino que muestra las bases y dependencias empleadas en el cálculo, de tal manera que permita hacer una inspección gráfica de los resultados que salen en la liquidación de la nómina.

NMR12 Permitir la parametrizacion de novedades fijas en valores y periodos mensuales.

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FOLIO

NMR13 Permitir el manejo dentro del aplicativo varios tipos de nómina así: nominas personal de planta, nómina para pensionados, nomina para aprendices Sena y practicantes universitarios.

NMR14 Permitir la programación o parametrización de alarmas y notificaciones desde un workflow, de los vencimientos de contratos por periodos de prueba, vencimiento de presuntivos, terminación de prácticas, conforme a fechas de vinculación y programación en el software. Estas se deben poder programar para enviar a los correos informativos.

NMR15 Manejo de módulos ó portal para los empleados donde cuenten con funcionalidades como: volantes de pago, certificados de aportes a seguridad social, certificados laborales, certificados de retención en la fuente, solicitud de préstamos, consultas de ausentismos, solicitud de vacaciones, cambio de cuentas bancarias. Así como el envío de los volantes de pago vía mail en la generación de la nómina.

NMR16 Administración de datos básicos, como mínimo, fecha de ingreso, fecha de retiro, motivo de retiro, tipo de contrato, códigos de centros de costos, dependencias, áreas, grupos de trabajo, nivel y categorías de cargos, salario, ausentismos (licencias, incapacidades, permisos, vacaciones, suspensiones).

NMR17 Evaluación de costos de funcionarios de acuerdo a la escala salarial de la entidad y presupuesto asignado por áreas para vigencias futuras.

NMR18 Registro, actualización, consulta de Indicadores de gestión del área de RRHH y Nómina. El sistema debe entregar una herramienta ó modulo de usuario final, que permita la generación de este tipo de consultas o indicadores en diferentes formatos.

NMR19 Administración de módulo de préstamos otorgado a los funcionarios por la entidad de acuerdo a cuotas fijas y amortización de intereses, administración de saldos, compromisos de pagos de cuotas en Primas, Administración de saldos de créditos de vehículos personal directivo retirado, verificación e impresión de capacidades de endeudamiento y amortización de los créditos, verificación de codeudores, alerta de cambio de codeudores por retiros, administración de consecutivos de pagares para cada una de las líneas de crédito, impresión del pagaré y autorización de descuento, elaboración de actas de comité de aprobación de créditos.

NMR20 Manejo de funcionalidades de acuerdo al rol de los usuarios: adición, actualización, consulta, anulación o reversión, impresión y aprobación.

NMR21 Manejo de embargos adición a los contratos, como novedad fija acorde a los oficios enviados por los juzgados

NMR22 Creación, modificación y parametrizacion de descuento de cuotas a terceros aplicables en pago de vacaciones de acuerdo al tiempo disfrutado de periodos siguientes.

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FOLIO

NMR23 Parametrizacion de pago de nóminas adicionales después del cierre de pago normal, debido al ingreso de nuevos funcionarios después de esta fecha. Manejo de retroactivos.

NMR24 Manejo y control de la fecha de inicio de novedades de traslado, ascensos, licencias, permisos, incapacidades, embargos, descuentos de novedades, suspensiones.

NMR25 Manejo y control de la fecha de terminación novedades de traslado, ascensos, licencias, permisos, incapacidades, embargos, descuentos de novedades, suspensiones.

NMR26 El sistema debe permitir generar interfaz para órdenes de pago de nóminas, vacaciones, primas, pagos a terceros, interfaz de cierre contable de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, interfaz de presupuesto, generación de archivo plano para dispersión de nómina por tesorería.

NMR27 Tener la opción de manejar anexos en los formatos: Excel, Word, PDF, plano.

NMR28 El sistema debe mantener sistematizada la información contenida en cada proceso de RRHH y Nómina con la información cada uno de los tipos de funcionarios para posteriores consultas en línea de las mismas facilitando de esta forma despejar cualquier duda sobre estas de una manera rápida y oportuna.

NMR29 La solución debe permitir la administración de beneficios otorgados a funcionarios por concepto de auxilio de alimentación, elaboración mensual del pedido, valeras de alimentación, según lo estipulado en el procedimiento y sus restricciones. Se debe ofrecer la posibilidad de creación de un workflow ó herramienta de seguimiento que automatice el proceso y muestre los diferentes estados del proceso.

NMR30 El sistema debe permitir la definición y control de los requisitos mínimos para la vinculación de un funcionario y las etapas en que se encuentra el aspirante o la contratación del mismo. De igual forma vigilar los vencimientos de los compromisos de entrega de documentos requeridos para la contratación y demás documentos requeridos en los expedientes laborales.

NMR31 El sistema debe permitir la liquidación mensual de vacaciones y prima de vacaciones, consulta de libro de vacaciones, actualización de programaciones de vacaciones mensuales por dependencias, impresión de carta de autorización de disfrute de vacaciones y formato de liquidación de vacaciones.

NMR32 El sistema debe permitir que la opción de consulta por pantalla se pueda realizar por cualquier campo, por ejemplo consultar los funcionarios, por cédula, apellidos, nombre, por tipo de novedades, periodos de novedades, dependencias, áreas, centros de costos.

NMR33 El sistema debe permitir la impresión de las consultas que se realizan en cualquier

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FOLIO

momento por pantalla.

NMR34 El sistema debe permitir el manejo y liquidación de Provisiones mensuales de prestaciones sociales para los trabajadores oficiales y empleados públicos.

NMR35 El sistema debe permitir manejo de consolidados mensuales de prestaciones sociales en días y pesos para los trabajadores oficiales y empleados públicos.

NMR36 El Sistema debe permitir manejar la reliquidación de vacaciones, prestaciones sociales por incrementos de salarios o días pendientes por disfrutar vacaciones e inclusión de novedades.

NMR37 El Sistema debe permitir el manejo de Estrategia y soluciones utilizada en caso de reclamos en la liquidación de nómina a funcionarios. Así como una opción o módulo que maneje los procesos disciplinarios, notificaciones, para el manejo de las reclamaciones sobre la nómina y sus liquidaciones.

NMR38 Los reportes deben brindar la opción de consultar funcionarios filtrando parámetros como: Estado de funcionarios, rangos de fechas de ingreso, fechas de retiro, motivos de retiro, tipos de contrato, personal a cargo, dependencias.

NMR39 Cargue de información histórica de la base de datos de nómina que se tiene en Excel o archivos planos de otro aplicativo.

NMR40 La migración y simultánea actualización del Sistema Único de Información Personal para la gestión de RRHH de acuerdo a lo requerido por el Estado. SUIP y SIGEP (Departamento Administrativo la Función Pública)

NMR41 Registro, consulta y reporte de la historia laboral de un funcionario o aspirante a algún cargo.

NMR42 Registro, consulta y generación de reportes emitidos mensual, trimestral, anual a entes de control.

NMR43 Registro, consulta y reporte de variaciones presentadas mensualmente de los rubros cancelados y provisionados en la nómina.

NMR44 Registro, consulta y reporte de los ausentismos por tipo de novedad, periodo, contingencia.

NMR45 Registro, consulta y reporte de análisis de evaluación de desempeño y clima organizacional así como comparativos de otros periodos.

NMR46 Permitir acceso WEB para empleados incluyendo facilidades de:

Consulta de pagos, acumulados, etc. Solicitud de certificaciones y/o documentación laboral en general Solicitud e vacaciones, permisos, licencias, etc.

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FOLIO

NMR47 Permitir, a través de la integración con el Directorio Activo, con la solución de Fiducia y con otros aplicativos, la administración de bloqueos y cancelación de accesos de los usuarios por vacaciones y/o retiro de la entidad

1.1.1.1.3.2 Evaluación de Desempeño / Competencias (ED)


FOLIO

EDR01 Permitir definición de modelo de competencias organizacionales por:

Área funcional Cargo Rol

EDR02 Permitir la definición de descripción de cargos y asociación de competencias requeridas

EDR03 Permitir definición de modelos de evaluación de empleados, incluyendo:

Competencias a evaluar Métricas Indicadores

EDR04 Contar con interfaz vía WEB para diligenciamiento de Evaluaciones

EDR05 Generación de gráficas y estadísticas relativas a las evaluaciones

EDR06 Control de vigencia y vencimiento de evaluaciones

EDR07 Generar el plan de capacitación con base en los resultados de la evaluación de desempeño y competencias.

1.1.1.1.3.3 Bienestar y Desarrollo del Talento Humano (TH)


FOLIO

THR01 Contar con una base de conocimientos donde se almacenen todos los cursos, talleres, presentaciones y demás recursos tecnológicos que facilitan la

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FOLIO

transferencia de conocimientos.

THR02 Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios, sin que estos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.

THR03 Permitir administrar las capacitaciones e inducciones, teniendo en cuenta entre otros: los cronogramas de trabajo planeados y su ejecución y la infraestructura requerida.

THR04 Permitir la definición de las evaluaciones de los capacitadores, los capacitados, el clima organizacional, las evaluaciones de desempeño, su almacenamiento, consulta y registro.

THR05 Permitir permita la planeación y seguimiento de cronogramas de trabajo con la respectiva generación de alarmas.

THR06 Generar los certificados de las capacitaciones y realice la actualización de la hoja de vida del empleado.

THR07 Permitir el registro, seguimiento y generación de las respectivas alarmas a los planes de mejoramiento de los empleados.

THR08 Generar el mapa de riesgos, la identificación, valoración y administración de los riesgos de higiene ocupacional por proceso y área.

THR09 Permitir la formulación y el seguimiento de los programas de salud ocupacional definidos por la Fiduciaria.

THR10 Permitir el registro y la generación de estadísticas de incidentes de trabajo, enfermedades profesionales y otros eventos.

THR11 Permitir el registro de la información del grupo familiar de cada empleado y el análisis de la misma para generar el programa de bienestar social.

THR12 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento del cronograma de Bienestar, Índice de Clima Organizacional, Tasa de cumplimiento del presupuesto de bienestar, Nivel de satisfacción general de las Jornadas de Bienestar, Calificación técnica promedio de las capacitaciones, Tasa de cumplimiento Plan de Capacitación, etc.

THR13 Permitir la definición y generación de cursos o capacitaciones en línea, con sus respectivas evaluaciones y controles (tipo e-learning). Parametrizar la vigencia de las capacitaciones y evaluaciones y llevar un registro de los resultados con alertas escalables por autoridad.

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1.1.1.1.3.4 Hojas de Vida – Selección y Reclutamiento (HV)


FOLIO

HVR01 Contar con un registro y actualización de toda la información de la vinculación y contratación del personal de la FIDUCIARIA.

HVR02 Permitir generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.

HVR03 Contar con un sistema que permita la definición de las escalas laborales.

HVR04 Permitir manejar el presupuesto de personal detallado por negocio, área y global para el control de los requerimientos presupuestales realizados y el costeo por actividad.

HVR05 Contar con un sistema estandarizado para evaluar las pruebas técnicas

HVR06 Generar automáticamente el requerimiento de recursos físicos y gerencia de tecnología e información para permitir adecuar con la debida oportunidad el puesto de trabajo y los accesos con el requerimiento de recurso humano.

HVR07 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento Evaluación Periodo de Prueba, Tasa de cumplimiento de requisiciones de personal, Tasa de rotación.

HVR08 Permitir generación de modelos de simulación conforme aspectos salariales, de antigüedad, traslados, etc.

1.1.1.1.4 CADENA DE ABASTECIMIENTO

1.1.1.1.4.1 Compras (AD)


FOLIO

ADR01 Permitir la creación de una o múltiples órdenes de compra con niveles de autorización establecidos y parametrizables por diferentes criterios.

ADR02 Permitir la vinculación de documentos de compras tales como cotizaciones y mantener los registros de documentos para guardar trazabilidad.

ADR03 Permitir el manejo de múltiples divisas

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FOLIO

ADR04 Administrar información detallada de artículos, suministros y proveedores en forma centralizada y con una interfaz del usuario que sea fácil de usar.

ADR05 Permitir mantener el saldo de la cuentas por pagar y el análisis de las compras en el registro maestro de proveedores

ADR06 Mantener información detallada de compras de artículos y suministros con listas de precios e información impositiva

ADR07 Mantener una sincronización en tiempo real de los recibos de mercancías y suministros y niveles de inventario existentes

ADR08 Mantener integridad referencial entre cuentas por pagar y notas de crédito con las órdenes de compra

ADR09 Calcular los valores de los inventario disponibles en forma automática basados en esquema de administración de inventarios establecido por la Fiduciaria.

ADR10 Permitir que las facturas de cuentas por pagar puedan crearse con o sin referencia a órdenes de compra

ADR11 Permitir la asociación de múltiples métodos de pago, como cheque, tarjeta de crédito, efectivo y transferencia bancaria, entre otros.

ADR12 Permitir el manejo de fechas de vencimiento, con alarmas a nivel de usuario.

ADR13 Permitir el manejo automático de devoluciones, efectuando los ajustes contables en forma automática y la actualización de los inventarios respectivos.

ADR14 Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.

ADR15 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

ADR16 Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.

ADR17 Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas

ADR18 Permitir generación y utilización vía WEB de plantillas para evaluación de procesos de compra, con sus respectivo workflow de autorización.

ADR19 Llevar el control automático de la ejecución del Plan de Compras con base en el presupuesto aprobado.

ADR20 Generar alertas cuando se venzan los plazos definidos en el plan de compras para la generación del certificados de disponibilidad o registro presupuestal.

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1.1.1.1.4.2 Proveedores (PR)


FOLIO

PRR01 Permitir el manejo centralizado de maestros de artículos y de proveedores.

PRR02 Permitir clasificar los artículos según grupos y propiedades configurables, p.e. Número de artículo, descripción, unidades de medida de la compra y del empaque, dimensiones, peso, precios y tipos de impuestos, entre otros.

PRR03 Mantener un control de digitación obligatoria de datos básicos del proveedor, información de contacto e impositiva.

PRR04 Permitir administrar diferentes formas de pago con plazos y métodos de pago específicos.

PRR05 Permitir manejo de niveles de autorización para el ingreso de información de proveedores.

PRR06 Digitalización de documentos relacionados con la administración de proveedores. (Módulo Gestión Documental)

PRR07 Permitir la parametrización y manejo alertas para la actualización de la información de proveedores.

PRR08 Permitir definición y montaje de plantillas para evaluación de proveedores por criterios parametrizables

PRR09 Cruzar la información de proveedores con listas restrictivas y con bases de datos, generar alertas y reportes.

1.1.1.1.4.3 Inventarios (IN)


FOLIO

INR01 Contar con un sistema de información integral para el manejo de inventarios, que cubra todas las actividades definidas en el proceso formalizado por la entidad, que sea de cubrimiento nacional, que maneje la información de manera centralizada y por regionales, y que se encuentre integrado a los demás sistemas de información de la entidad, con cobertura a nivel de empresa y negocio.

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INR02Registro contable de operaciones de inventario por centro de costos:

1. Depreciaciones2. Ingresos3. Retiros4. Traslados5. Baja6. Avalúos – Provisiones / Valorizaciones

INR03 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.

IND04 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento inventarios programados, tasa novedades en inventarios registradas, tasa de inconsistencias en inventarios.

INR05 Administrar inventarios en múltiples almacenes y lugares usando el método estándar establecido por la Fiduciaria

INR06 Mantener unidades de medida y precios de artículos en divisas locales y extranjeras

1.1.1.2 FIDUCIA

1.1.1.2.1 PLANEACION Y GESTION OPERATIVA (GO)


FOLIO

GOR01 Debe integrarse con el Módulo Comercial en donde se cargan los prospectos y una vez aprobado la propuesta se cambie el estado para dar origen al negocio. El cargue en comercial debe contener la creación del tercero, la ficha técnica y demás datos comerciales.

GOR02 Permitir asignación de códigos de Superintendencia Financiera de Colombia – activación de negocio, y cambio de estado

GOR03 Generar alertas a las áreas involucradas (contabilidad, inversiones, tesorería, carteras colectivas, jurídica)

GOR04Permitir el cargue de parámetros de operación:

1. Nombre del negocio2. Número del negocio (interno para negocios anteriores / SFC para

negocios nuevos)3. Estado (activo, en liquidación, liquidado)4. Fecha de inicio5. Ciudad y Oficina6. Plazo – VIGENCIA – Cálculo Fecha Terminación

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FOLIO

7. Fideicomitentes (control de porcentaje participación) – Referenciación Módulo de Clientes y terceros

8. Beneficiarios (control de porcentaje participación) – Referenciación Módulo de Clientes y terceros

9. Dirección de notificación (e-mail, física, etc.)10. Obligaciones de las partes (asociar a WorkFlow)11. Pólizas (digitalizadas)12. Vigencia de pólizas13. Entidad fideicomitente 14. Relación, estado y valor de activos administrados - (integración con el

aplicativo de otros activos)REPORTE

a. Cuentasb. Portafolioc. Carterasd. Cuentas por cobrare. Bienes mueblesf. Bienes inmueblesg. otros

15. Relación, estado y valor de pasivos 16. Número de pagos al mes – (Fuente: Ficha técnica cargada por

Comercial)17. Valor de pagos - (Fuente: Ficha técnica cargada por Comercial)18. Número de ingresos19. Valor de ingresos - 20. Descripción de la comisión / honorarios21. Forma de pago de comisión / honorarios22. Comisión causada / honorarios causados23. Estado de la comisión / honorarios24. Valor de las comisiones/honorarios adeudados25. Meses de las comisiones/honorarios adeudados26. Aspectos relevantes - Información adicional requerida27. Tareas comités (asociar a WorkFlow)28. Tipo de Recursos (públicos/privados/no aplica)29. Tipo de entidad fideicomitente (pública/privada) 30. Nombre y datos del Ordenador del gasto/contacto (BD Terceros)31. Nombre y datos contacto 32. Estado SARLAFT (cruce con Módulo SARLAFT en el momento de

creación del cliente en Comercial)33. Contrato y otrosí Escaneado (Módulo GD)34. Nombre del responsable del negocio 35. Clasificación estrategia comercial36. Tipo de contrato: Encargo Fiduciario / Fiducia Mercantil / Fiducia

Pública / Liquidaciones37. Negocio en consorcio (integrantes del consorcio)38. Representante del Consorcio39. Participación de la Fiduciaria 40. Revisor Fiscal de la Fiduciaria (SI/NO)41. Maneja Portafolio (SI / NO)42. Recursos en Carteras Colectivas (SI / NO) – Discriminar por tipos de

cartera43. Fechas de presentación de informes contractuales y normativos, con

sus respectivas alertas44. Nombre de la entidad en liquidación

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FOLIO

45. Decreto/acto administrativo que ordeno la liquidación (debe estar escaneado)

46. Fecha del Decreto/acto administrativo47. No. contrato/convenio 48. Objeto del contrato/convenio (escaneado)49. Entidad contratante 50. Plazo del contrato/convenio 51. Supervisor del contrato/convenio 52. Cronograma de la liquidación y seguimiento mensual53. Apoderado de la Liquidación54. Valor de Honorarios del Apoderado General de la Liquidación55. No. Contrato y otrosí celebrado con el Apoderado General de la

Liquidación (escaneado)56. Supervisor del contrato celebrado con el Apoderado General de la

Liquidación (escaneado)57. Plazo del contrato del apoderado58. Hoja de Vida del Apoderado59. Pólizas60. Informes presentados por el Apoderado61. Ayudas de memoria 62. Fecha de cierre del proceso de liquidación63. Resolución de acreencias reconocidas64. Informe final del proceso de liquidación65. Valor de las provisiones (por concepto de los honorarios facturados por

la Fiduciaria) – debe integrase con el modulo de contabilidad 66. Valor ejecutado de las provisiones (por concepto de los honorarios

facturados por la Fiduciaria) – debe integrase con el modulo de contabilidad de las provisiones (por concepto de los honorarios facturados por la Fiduciaria)

67. Saldo actual – debe integrase con el modulo de contabilidad68. Otros datos parametrizables

GOR05 Generar Ficha Técnica de Negocios (no cartera colectiva) actual como reporte

GOR06 Generación dinámica de informes de negocios conforme requerimientos y necesidades del usuario

GOR07 Permitir la notificación de que un negocio ha sido cargado y la consulta por parte del área operativa.

GOR08 Debe permitir establecer las necesidades operativas, de personal y demás que requiera un nuevo negocio y el costeo del mismo contratados – Módulo Comercial

GOR09 Parametrización de controles y alertas conforme a definiciones de Ficha Técnica y parámetros de operación

GOR10 Permitir la consulta de los negocios administrados por la fiduciaria, controlando el tipo de información a revelar a cada usuario que acceda al sistema.

GOR11 Registro, control, histórico de cesiones

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GOR12Permitir la consulta de información histórica de los negocios. Que incluya:

1. Fecha de suscripción2. Objeto 3. Contrato original (digitalizado y asociado)4. Otrosí suscritos (digitalizados y asociados)5. Comisiones fiduciarias (causaciones, pagos, estado, calificación,

provisión)6. Fecha de liquidación7. Fideicomitentes y beneficiarios en fechas específicas8. Terceros Vinculados y su calidad 9. Histórico de cesiones de derechos (digitalizadas y asociadas) 10. Activos administrados 11. Correspondencia asociada12. Pagos realizados13. Informes de gestión enviados (digitalizados y asociados) 14. Contratación derivada15. Sarlaft, etc. En general toda la información relativa a la operación del

negocio y datos de clientes y usuariosAdemás de los datos indicados anteriormente se requiere que el sistema cuente con consultas por:

1. Relación, estado y valor de activos administrados - 2. Cuentas3. Portafolio4. Recursos administrados en carteras colectivas5. Cuentas por cobrar6. Último informe mensual de gestión remitido (digitalizado y asociado)7. Ultima rendición de cuentas e informe de gestión remitido –

(digitalizado y asociado)

GOR13 Reporte de estado de tareas, etc. control de tareas que permita asignación a varios responsables, asignación masiva, Número de repeticiones, soporte de terminación de la tarea, alertas para el cumplimiento de tareas, reporte de estado de tareas, etc.

GOR14 Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de Informes sin objeciones de Gestión Operativa, Índice de recaudo de comisiones, Nivel de gestión de cartera, Oportunidad en el envío de informes, Oportunidad de respuesta a comunicaciones, Tasa de comunicaciones atendidas, Reprogramación de pagos, Carga laboral por coordinador, cumplimiento de cronogramas de los procesos de liquidación.

GOR15 Sistema que por buscadores entregue salidas de información útil sobre el número de negocios, tipo, responsables, fecha, estado, etc.

GOR16 Contar con un sistema que remita automáticamente, con la periodicidad que el cliente solicite, los informes sobre la ejecución del negocio. Con los controles de seguridad de la información que se requieran. Integración Módulo WEB (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC).

GOR17 Un sistema que permita remitir las rendiciones de cuenta cifradas vía mail a los correos registrados por los clientes, quedando debidamente almacenada la información enviada y la prueba de envío de la misma, para efecto de revisión de

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entes de control. (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC)

GOR18 Contar con un sistema de información y reporte del estado de contratación derivada de un fideicomiso específico. Ver Integración Sistema Jurídico

GOR19 Contar con un sistema de administrador de activos. Módulo Administración de Activos Fijos e Inventarios

GOR20 Generación automática de los informes de gestión y rendiciones de cuenta, con programación de envío de correos cifrados (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC)

GOR21 Contar con código de barras para el recaudo en ejecución de todas las operaciones de la fiduciaria y los negocios fiduciarios. Módulo Ingresos – Caja y Bancos (ERP)

GOR22 Permitir generación de reporte de calificación de riesgo de los negocios de acuerdos a criterios previamente definidos, guardando histórico de calificaciones y variaciones de acuerdo a periodicidad definida.

GOR23 Generación de información operativa por negocio: número y valor de pagos, ingresos recibidos, activos administrados, entre otros.

GOR24 Manejo de alertas de acuerdo a vencimientos de encargos y tareas

GOR25Generación de información operativa por proceso de liquidación:

Número de procesos iniciados en contra de la fiduciaria (se debe identificar por tipo de proceso (laboral, Admón., civil, etc.)

Número de tutelas Número de derechos de petición

GOR26Administrar a nivel de subcuentas operaciones de ingresos, pagos y distribución de rendimientos en un mismo fideicomiso o negocio y llevar cuentas por subcuenta y consolidado. Generar reportes parametrizables a solicitud del usuario.

1.1.1.2.2 ADMINISTRACIÓN DE OTROS ACTIVOS Y PASIVOS (OA)


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OAR01 Integrar la información de los contratos de administración de servicios asociados o cedidos a los contratos de fiducia incluyendo (Interface entre el sistema de contratos y el ERP)

OAR02 Permitir registrar una provisión por proceso y por contrato desde el punto de vista

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contable.

OAR03 Posibilidad de asociación de pagos a cada una de las actividades vinculadas dentro del contrato administrado, de forma tal que se visualice la trazabilidad de cada transacción

OAR04 Generación de pagos automáticos asociados a las obligaciones adquiridas a través de los contratos de prestación de servicios asociados a la administración de otros los activos y pasivos.

OAR05 Permitir parametrización de diversas formas de administración de los recursos para efectuar los pagos asociados a la administración de otros los activos y pasivos.

OAR06 Administración de saldos informativos por tipo de negocios, para poder efectuar los registros contables que se requieran

OAR07 Permitir manejar los procesos de compras y ventas de activos, e inventarios y actualizar en línea los saldos contables de los fideicomisos, empresa o negocios afectados.

OAR08 Control de la titularidad jurídica del activos, registro contable automático

OAR09 Registro de activos o pasivos contingentes en cuentas de orden y habilitación contable en el momento que se cumpla la condición

OAR10 Permitir la parametrización del tipo de activo: tangible o intangible, depreciable o no depreciable, amortizable o no amortizable

OAR11 Efectuar el cálculo automático de la depreciación de los activos y su afectación contable.

OAR12 Permitir el registro de la valorización de los activos para mantener actualizados los valores de los activos. Actualización de avalúos y registro contable en línea

OAR13 Permitir controlar por activo las características de la situación legal del activo, p.ej. invasiones, embargos, entre otros

OAR14 Permitir controlar por activo los aspectos legales y administrativos tales como pólizas, impuestos, matrículas, escrituras, entre otros

OAR15 Permitir actualización y mantenimiento del inventario de los activos

OAR16 Permitir el cargue de activos con placa y/o código de barras de manera automática.

OAR17 Permitir captura y actualización de datos administrativos del activo, como matrícula inmobiliaria, dirección, etc.

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FOLIO

OAR18 Permitir la contabilización automática de todas las transacciones desde su origen.

OAR19 Debe permitir el manejo de estados de cada uno de los activos (activo, inactivo, vendido, desestimado, en rueda de martillo, entre otros)

OAR20 Debe existir registro de la información detallada de las personas a quienes se les venden los activos recibidos.

OAR21 Cuando se efectúe el registro de las ventas de los activos, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos

OAR22 El sistema debe controlar las actividades, la trazabilidad, responsables y sus duraciones.

OAR23 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.

1.1.1.2.2.1 Administración de acreencias (AA)


FOLIO

AAR01 Permitir el registro de cada una de las acreencias del Fideicomitente incluyendo detalle de cada acreedor, fecha de constitución, valor, plazos fijados, garantías, intereses, prelación, entre otros.

AAR02 Controlar la programación y cobro de acuerdo con las prelaciones legales o contractuales definidas y parametrizadas en el negocio específico.

AAR03 Permitir la parametrización de pagos y cobros masivos con pagos porcentuales bajo el criterio de prorrata

AAR04 Generar históricos de cada uno de los pagos efectuados de las acreencias

AAR05 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios

1.1.1.2.2.2 Otros activos contingentes (AC)

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FOLIO

ACR01 Permitir el registro e inventario de otros activos contingentes para manejo informativo de la gestión realizada sobre estos

ACR02 Debe permitir la parametrización de naturaleza de cada activo (cartera recuperada, cuotas partes pensionales, inversiones, entre otros)

ACR03 Debe permitir el manejo de estados (vendido, desestimado, para la venta, dación en pago, entre otros)

ACR04 Cuando se efectúe el registro de las ventas de los activos, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos

ACR05 Cuando se efectúe una dación en pago de un activo contingente, debe contabilizarse en forma automática, disminuyendo la cuenta por pagar

ACR06 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios, sin que éstos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.

1.1.1.2.2.3 Administración de propiedad accionaria (PA)


FOLIO

PAR01 Permitir el registro e inventario de las acciones y/o inversiones recibidas para manejo informativo de la gestión realizada sobre estos

PAR02 Debe permitir la administración de los valores nominales, intrínseco, de mercado de las acciones y/o inversiones recibidas, efectuando la respectiva actualización contable en forma automática

PAR03 Debe permitir el manejo de estados (vendida, para la venta, para adjudicar, para dación en pago, entre otros)

PAR04 Cuando se efectúe el registro de las ventas de las acciones y/o inversiones, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos

PAR05 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios, sin que éstos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.

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1.1.1.2.3 LIQUIDACION DE ENTIDADES (LE)


FOLIO

LER01 Permitir crear y gestionar cronograma de actividades de liquidación, con sus respectivas alarmas

LER02 Permitir crear y mantener un Inventario de acreedores asociados a la liquidación, calificación, graduación, resolución, estado, acciones e histórico de éstas.

LER03 Permitir cargue y mantenimiento de Base de datos de procesos en curso por parte de la entidad en liquidación y seguimiento de los mismos

LER04 Permitir cargue y mantenimiento de BD de funcionarios y ex funcionarios de la entidad, proveedores, contratistas, y en general, cualquier tercero relacionado con su respectiva calidad de relación.

LER05 Poder acceder a información digitalizada relacionada con la liquidación, así como asociación de dicha información a las diferentes instancias del proceso

LER06 Permitir incluir y gestionar información financiera básica (activos y pasivos)

LER07 Permitir generar reportes históricos de las liquidaciones ya terminadas respecto de su información básica como mínimo.

1.1.1.2.4 CARTERAS COLECTIVAS (Decreto 2175/2007) (CC)


FOLIO

CCR01 El sistema debe contemplar todas las funcionalidades, controles y reportes exigidos por el Decreto 2175/2007

CCR02 El sistema debe permitir valoración de los encargos fiduciarios de las carteras colectivas diariamente, alimentando las bases de datos de los clientes y portal WEB y generación de correos cifrados conteniendo información de los encargos.

CCR03 Permitir consulta la información del movimiento de los clientes desde cualquier parte, vía portal WEB, con mecanismos de seguridad (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).

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FOLIO

CCR04 Permitir la generación de certificaciones de tipo tributario o de saldos, vía portal WEB, con mecanismos de seguridad establecidos (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).

CCR05 Debe integrarse completamente en línea con los sistemas de información de Inversiones y el ERP Financiero.

CCR06 Debe permitir la generación de extractos del cliente en forma física y vía portal WEB, histórico, con mecanismos de seguridad establecidos (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).

CCR07 Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.

CCD08 Generación automática de la ficha técnica requerida por los entes de control, con la información requerida de los diferentes módulos

CCR09 Manejo de archivos digitales que contengan las firmas digitalizadas de los clientes con manejo de claves para su asociación y demás criterios de verificación de la identidad de clientes (formulario de vinculación), integrado con el Módulo Gestión Documental

CCR10 Permitir la visualización de las firmas y demás atributos y condiciones de transacción de beneficiarios y adherentes en el momento de realizar cualquier transacción.

CCD11 Manejo de archivos digitales de huella digital (Biométrico), fotografía, etc.

CCR12 Permitir manejo de plantillas paramétricas por tipo de cartera.

CCR13 Permitir efectuar cruce en línea con listas restrictivas y generación de alertas y correos electrónicos.

CCR14 Asignación de cuentas bancarias por negocio para realizar pagos a través de Carteras Colectivas.

CCR15 Permitir definir cuentas bancarias por adherente de cartera colectiva en el momento de la vinculación.

CCR16 Llevar registro de auditoría de todas las transacciones, consultas y reportes generados por los usuarios y clientes con base en requerimientos normativos.

CCR17 Permitir la vinculación y/o actualización de información de clientes vía WEB con parametrizaciones de campos obligatorios y opcionales, y con cargue a las bases de datos del sistema de carteras colectivas,

CCR18 Permitir generación y consulta de históricos de modificaciones y/o actualizaciones obre datos de terceros (Cliente, beneficiarios, etc.)

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FOLIO

CCR19 Permitir asociación de clientes / encargos a Coordinadores o Asesores comerciales

CCR20 Debe permitir la parametrización y generación de indicadores de gestión

CCR21 Permitir el cálculo y liquidación de comisiones con base en metas parametrizadas

CCR22 Permitir la generación de reportes de transacciones cargadas en cualquier momento del día en tiempo real

CCR23 Permitir la recepción y almacenamiento de FAX con información e instrucciones de clientes en forma digital, y asociación de dicho archivo a un encargo, asesor comercial, entre otros, generando una alerta al receptor final.

CCR24 Permitir bloqueo y inactivación y reactivación de encargos y generación de registros de auditoría asociados

CCR25 Permitir diariamente en el cierre de la cartera efectuar un cruce que muestre :

1- Valor de la cartera en cuentas de ahorro, títulos, (recursos).2- Valor de la cartera contablemente.3- Ingresos diarios y pagos= saldo contable3- Valor del monto de la cartera.

Este cruce debe ser automático y debe permitir detectar desfases en el valor de la cartera.

CCR26 Contar con un modulo de simulación de inversión por cliente que sea consultado vía web.

CCR27 Manejo de segmentación de clientes para operación y manejo comercial.

CCR28 Manejo unificado de clientes con información completa y asociada a producto.

CCR29 Control y administración de información de acuerdo de caracterizas del encargos, para el manejo de monto mínimos, máximos. Generación de Alertas por incumplimiento de estas.

CCR30 Parametrización especial para los encargos de aportes por identificar, controles especiales y registros de auditoría.

CCR31 Control de encargos por inactividad en movimientos, bloqueo y generación de alertas.

CCR32 Control y administración de Aportes por Identificar, cumpliendo con la afectación correspondiente en el momento de la identificación (Ej: calculo de rendimientos, penalizaciones, impuestos, etc.).

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FOLIO

CCR33 Informes Comerciales para análisis de mercadeo para apoyo a toma decisiones.

CCR34 Permitir el control y administración de valor de comisiones por comercial, de acuerdo a criterios de estrategia comercial.

CCR35 Definición de características de encargos en el momento de vinculación ó actualización, dependiendo de las características de la Cartera Colectiva asociada.

CCR36 Contar con un modulo de simulación de costos y operación para nuevas carteras colectivas

CCR37 Permitir la programación y seguimiento de gestión comercial (actividades como: visitas, propuestas, llamadas, etc).

CCR38 Manejo de alertas por incumplimiento en características de las carteras colectivas y generación de reportes por altura de mora (Ej: montos mínimos, etc)

CCR39 Contabilización automática de liquidación de comisión (negocios y carteras colectivas), incluyendo gastos de gravamen financieros, comisiones, impuestos, etc.

CCR40 Generación de consultas e informes de acuerdo a parámetros de usuario final.

CCR41 Permitir el manejo de Varias carteras colectivas de cualquier tipo según decreto2175/07

CCR42 Permitir el manejo de movimientos exentos y con gravamen parametrizado

CCR43 Permitir el manejo de penalizaciones y excepción de penalizaciones

CCR44 Permitir la realización de Preoperaciones (Operaciones del siguiente día)

CCR45 Permitir incluir operaciones para ser autorizadas

CCR46 Realizar el cálculo de rete fuente, gravamen financiero y rendimientos para anulación, reversión, ajuste de operaciones

CCR47 Controle el porcentaje máximo de participación por inversionista

CCR48 Controle el valor mínimo de apertura

CCR49 Controle el valor mínimo de saldo

CCR50 Controle el valor máximo a retirar por día

CCR51 Debe poseer facilidad de ajustarse a cambios en la normatividad o los

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FOLIO

procedimientos internos de la entidad

CCR52 Genere los archivos de control con destino a entes de regulación

CCR53 Calcule la unidad y se pueda reversar por tipo de cartera colectiva

CCR54 Debe calcular automáticamente el gravamen financiero y que se pueda reversar

CCR55 Permita generar de manera fácil certificados de retención en la fuente anuales y su publicación via web para generación de los inversionistas.

CCR56 Debe calcular las cifras necesarias para la generación de la ficha técnica

CCR57 Poder programar retiros con abono a cuentas u otros encargos

CCR58 Permitir la inclusión de operaciones de traslado a cuentas y encargos

CCR59 Manejar multi-oficina

CCR60 Debe tener un modulo de seguridad con control de horas de actividad

CCR61 Poder generar reportes por segmentación de mercado

CCR62 Poder realizar el manejo de ejecutivos de cuenta que atienden a cada cliente con Log de Auditoria

CCR63 Tener o llevar el control de las firmas y que puedan ser digitalizadas estableciendo controles adicionales que aseguren su veracidad.

CCR64 Permitir la generación de extractos diaria o periódicamente, en forma cifrada y envío automático a correo electrónico registrado con la posibilidad de administración en los campos del mismo

CCR65 Permitir hacer o programar cancelaciones a futuro

CCR66 Permita la implementación de impresión de ofertas comerciales

CCR67 Permitir identificar encargos de negocios especiales emitiendo extractos individuales o por grupo de negocio

CCR68 Genera automáticamente los datos de distribución final de los recursos en el Módulo de Tesorería y Bancos para actualizar el flujo de caja

CCR69 Genera automáticamente los movimientos contables correspondientes a la "Finalización de Negocio" en el Módulo de Administración contable

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FOLIO

CCR70 Administrar a nivel de subcuentas operaciones de ingresos, pagos y distribución de rendimientos en un mismo encargo fiduciario dentro de la cartera colectiva.

CCR71 Administrar Fondos de Capital Privado de acuerdo con las condiciones y características estipuladas en el decreto 2175/07

1.1.1.2.5 FIDEICOMITENTES

1.1.1.2.5.1 SARLAFT (SR)


FOLIO

SRD01 Permitir conocer de manera confiable y oportuna, los datos detallados de los contratos de negocios fiduciarios y/o fideicomisos con el fin de realizar de manera oportuna los análisis de riesgos respectivos.

SRR02 Permitir consolidar información obtenida de diversas fuentes (internas y externas)

SRR03 Permitir elaborar, manejar y actualizar la metodología de administración del riesgo identificando y definiendo los riesgos, de acuerdo con los parámetros establecidos por la entidad, también, el registro y seguimiento de los eventos de riesgo.

SRR04 Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.

SRR05 Permitir la generación automática de Oportunidad Reportes mensuales y trimestrales UIAF, Nivel de funcionarios capacitados en SARLAFT, Tasa de riesgos en sarlaft con plan de acción, Tasa de revisiones Sarlaft

SRR06 Contar con alertas tempranas en línea (hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal)

SRR07 Permitir la calificación del potencial cliente antes de la vinculación, con criterios de calificación establecidos

SRR08 Contar con redes neuronales que permitan realizar análisis detallados de la información y poder contar con estadísticas predictivas.

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FOLIO

SRD09 Análisis predictivos y descriptivos por medio de indicadores - indicadores prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.

SRR10 Funcionalidad que permita exportar en archivo Excel o txt la consulta generada en Carteras Colectivas de los saldos por adherentes de las carteras colectivas.

SRD11 Permitir conocer de manera confiable y oportuna, los datos detallados de los contratos de negocios fiduciarios y/o fideicomisos con el fin de realizar de manera oportuna los análisis de riesgos respectivos.

SRD12 Permitir consolidar información obtenida de diversas fuentes (internas y externas)

SRD13 Permitir generar reportes dinámicos por parte de los usuarios

SRD14 Permitir generar de manera automática los indicadores de SARLAFT definidos por la FIDUCIARIA.

SRD15 Control de fechas de actualización de la información del cliente y generación de alertas y mensajes de correos electrónicos a coordinadores de fideicomisos y clientes.

1.1.1.2.5.2 RIESGO OPERATIVO (RO)


FOLIO

ROR01 Todas las operaciones de tipo transaccional deben quedar marcadas en el sistema de acuerdo con los diferentes tipos de estado que se presenten conforme el proceso y aquellas que correspondan a operaciones con errores o problemas; dicho registro debe contener como mínimo la siguiente información:

- Fecha y hora en que la operación quedo marcada en el estado.- Cuantía de la operación- Si la operación corresponde a un fideicomiso o a sociedad, que sea fácilmente

identificable.- Cuando la operación sea de un fideicomiso, que sea posible asociar el

fideicomiso a la línea de negocio que pertenece- El usuario que realizó la operación- Identificación de la terminal desde donde se efectuó la operación- En caso de ser modificación, valor anterior y valor nuevo

ROR02 Permitir el monitoreo integral a las operaciones de la entidad y definir indicadores asociados a dichas operaciones, con el fin de identificar fallas en los procesos, establecer alertas y generar reportes detallados y consolidados de las fallas identificadas.

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FOLIO

ROR03 Permitir la administración integrada de componentes del Sistema: Mapas de Riesgo (identificación de riesgos, calificación inherente de riesgos, identificación de controles, evaluación de controles y calificación residual automática, entre otros), Eventos de Riesgo y Planes de Acción asociados a los anteriores componentes, con responsables, fechas y generación de alertas. La administración debe ser interactiva con los líderes de proceso y permitir la generación de reportes por diferentes combinaciones de criterios.

ROR04 Permitir predecir el comportamiento de riesgo operativo, partiendo de la información registrada en el registro de eventos, con la posibilidad de simular dicho comportamiento bajo diferentes metodologías estadísticas y sus diferentes criterios asociados, como pruebas de bondad de ajuste, distribuciones de probabilidad asociadas, entre otros.

1.1.1.2.5.3 Portal de Servicios Web – Consulta y Transaccionalidad (PW)


FOLIO

PWR01 La solución propuesta debe contar modulo WEB seguro de consulta y transaccionalidad con servicios ofrecidos a los clientes de Fiduprevisora.

PWR02 Modulo Fideicomitentes: El servicio debe cubrir dos vías. a) La existencia de la información para ser consultada por los clientes, previo envío de claves de acceso con la debida seguridad y en aplicación de la Circular 052 de 2008 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia. b) La remisión automática de reportes a los correos electrónicos registrados por los fideicomitentes para sus clientes, de la información periódica de su interés, tales como rendición de cuentas, informes periódicos, saldos, extractos, etc.

PWR03Modulo Fideicomitentes: Generación de Informes básicos a remitir según previa definición y parametrización de destinatarios. Pagos – Ingresos - Contratación derivada - Saldos cuentas - Rendición de cuentas – Portafolio. Todos los informes deben ser remitidos en PDF con la posibilidad de descargarlos los que se puedan en Excel. Los informes tendrán un histórico de máximo 90 días. Los informes siempre mostrarán la fecha de corte de cada uno.

PWR04 Modulo Carteras Colectivas: El servicio debe cubrir: Generación extractos ó estados de cuenta según formato. Consulta de Operaciones y movimientos (retiros, adiciones, rendimientos, valoraciones, unidad). Simulaciones de Inversión según tasas. Programación de envío de información a través de correos de acuerdo a definición de destinatarios y formatos.

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1.1.2 INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS (IA)


FOLIO

IAR01 La solución debe contar con herramientas de integración con otros sistemas de información de manera eficiente, efectiva y segura; con tiempos de respuesta mínimos. De acuerdo al nivel de criticidad de información deberá ser en línea ó tiempo real. Como mecanismo aceptado para la integración se establece el uso de web services.

IAR02 Interfaz con Sistemas de Información de tipo call center, contact center, audio respuesta, generando información de consulta y actualización de datos.

IAR03 Interfaz con Sistema Jurídico frente a: Validación en pagos vs embargos registrados, debe controlar montos y beneficiarios, contabilización automática de provisiones y contingencias, así como la programación de pago de sentencias, control de acceso a usuarios según sentencias en modulo de disciplinarios.

IAR04 Interfaz con Sistema PORFIN (administración Portafolios de Inversión) bidireccional en línea, tanto para operaciones que afecten temas financieros, contables y de tesorería, así como también operaciones de negocio; igualmente información que se genere a partir del ERP y Fiducia y que afecte temas de inversiones gestionados en el aplicativo PORFIN.

IAR05 Integración con sistemas de información requeridos por entes normativos (SIIF, DAFP, DIAN - Muisca, etc.)

IAR06 Interfaz con sistema de gestión de calidad ISOLUCION – Bodega de datos, generando datos resultado predefinidos como variables de formulación para los indicadores de gestión de la entidad.

IAR07 Interfaz con sistema FOMAG (Sistema de administración Fondo de Prestaciones del Magisterio) Y NOMINA PENSIONES, integración bidireccional Pagos. FOMAG/NP – ERP: Generación automática de Cuenta por Pagar con afectación presupuestal y contable de toda solicitud de pago, para ejecución de pago a través de tesorería. ERP – FOMAG/NP: Generación de información de estado y confirmación de pago, así como sus reversiones, ingresos, reintegros y reprogramaciones.

IAR08 Interfaz con sistema FOMAG (Sistema de administración Fondo de Prestaciones del Magisterio) Y NOMINA PENSIONES, integración bidireccional Cartera. FOMAG/NP – ERP: Generación de información para control de deuda y cuotas partes con entidades según manejo de pensión compartida. ERP – FOMAG/NP: Generación de información de ingresos pagos deudas con actualización de estado.

IAR09 Integración con Portales Bancarios ó Sistemas Core de entidades financieras, según convenios establecidos con estos. Se deben manejar controles seguros de intercambio de información mediante mecanismos de cifrado, autenticación y no repudio.

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FOLIO

IAR10 Integración con Portal de Fiduprevisora para publicación de información y con módulos transaccionales con uso de mecanismos seguros de intercambio de información.

IAR11 Interfaz con Sistema de Gestión Documental: integración bidireccional SGD - ERP: todo proceso que inicie con soporte documental debe ser registrado en el sistema SGD, cumpliendo los actividades de clasificación y digitalización, siendo insumo para continuar con el proceso en la solución ERP ó Fiducia, guardando la trazabilidad del proceso, así como contar con archivo digitalizado disponible para consulta en cualquier paso del proceso. ERP-SGD: generar información de estado del proceso para manejo de trazabilidad.

IAR12 Las tecnologías de integración previstas con el Módulo de Gestión Documental, deben basarse en arquitectura orientadas a servicios (SOA)

IAR13 Integración con herramientas BI y BPM para generación automática de información para toma de decisión y gestión de procesos.

1.1.3 Requerimientos No Funcionales

1.1.3.1 Licenciamiento (LC)


FOLIO

LCR01 El proveedor debe ofrecer esquemas de licenciamiento por procesador con un número ilimitado de usuarios ó esquema de usuarios nombrados mínimo de (500).

LCR02 El proveedor debe contemplar dentro de su propuesta esquemas de licenciamiento adicional en caso de ser requerido.

LCR03 En el licenciamiento deben identificarse claramente la composición de licencias dependiendo de los módulos que integren la solución.

LCR04 El licenciamiento ofrecido debe ser perpetuo sin costos adicionales por uso en años futuros y sin estar supeditado a la suscripción de contratos de soporte y mantenimiento.

LCR05 El proveedor debe suministrar todas las licencias requeridas para el funcionamiento y administración, tanto de su software base como el de las herramientas adicionales para la operación completa de la solución y el cumplimiento de todos los requerimientos definidos.

64

1.1.3.2 Arquitectura (AQ)


FOLIO

AQR01 Base de Datos centralizada con posibilidades de acceso descentralizados

AQR02 La solución debe haber sido desarrollada sobre tecnología J2ee o .Net, utilizando mejores prácticas en Ingeniería de software.

AQR03 La solución debe contar con la capacidad de crecimiento y mantenimiento para realizar cambios al producto en el tiempo, anticipándose a varios tipos de cambios anexando la documentación del diseño y de la implementación.

AQR04 Los componentes de la solución deben contar con patrones de diseño reconocido tipo MVC, Arquitectura web 100% - multicapa – orientada a servicios. En caso de no contar con esta arquitectura el proveedor debe presentar plan de implementación de ésta en un lapso no mayor a 12 meses a partir de inicio de ejecución del contrato, entendiéndose ésta como una nueva versión o release, conservando las adaptaciones o personalizaciones efectuadas, y estando cubierta por el esquema de soporte y mantenimiento y/o garantía, según sea el caso.

AQR05 La solución debe estar diseñada tipo modular (legacy), garantizando fácil integración con modulo adicionales en caso de ser requeridos.

1.1.3.3 Infraestructura (IF)


FOLIO

IFR01 El aplicativo permite la consulta desde la red interna de la Fiduciaria ó desde un sitio remoto, vía Internet, de acuerdo con los perfiles preestablecidos.

IFR02 La administración es centralizada, en ambiente gráfico sobre plataforma Windows 2003 ó superior. Permite la configuración, el monitoreo, acceso, seguridad de los usuarios, generación de procesos y con capacidad de incorporar nuevos procesos.

1.1.3.4 Motor Base de Datos (BD)

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FOLIO

BDR01 Funcionamiento sobre motores de bases de datos ORACLE 10g ó superior.

1.1.3.5 Seguridad (SG)


FOLIO

SGR01 El acceso deberá ser controlado con usuario y contraseña.

SGR02 Solo los usuarios con derechos de administrador podrán acceder a las funciones administrativas, los usuarios normales no podrán.

SGR03 Los usuarios de aplicación serán los mismos de la base de datos sobre la cual se implemente.

SGR04 El acceso deberá permitir ser integrado a herramientas tipo single sign-on.

SGR05 El pool de conexión usado debe garantizar todo mecanismo de seguridad mediante cifrado u otro mecanismo.

SGR06 La aplicación deberá contar con un esquema de seguridad para controlar el acceso a las diferente opciones, negocios y operaciones por opciones; de acuerdo a modelo de roles ó perfiles.

SGR07 La traza de conexión y datos enviada hacia el servidor de archivos y base de datos debe viajar de forma segura utilizando como medio el uso de certificados digitales u otro mecanismo.

SGR08 Auditoria de las operaciones (consulta, modificación, borrado) de los datos, registrando usuario, fecha hora, maquina, terminal, dato anterior, dato nuevo y los demás que se requieran. (cumplimiento Circular 052 SuperFinanciera)

SGR09 La solución debe permitir realizar clasificación de información tanto electrónica como la física que genere, con parámetros de permisos por usuario para su acceso.

SGR10 Las funcionalidades entregadas deben tener la posibilidad de interactuar con el Directorio Activo de la Fiduciaria, evitando el doble login y/o la existencia de bases de datos de usuario independientes.

1.1.3.6 Importación / Exportación de archivos (IE)

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FOLIO

IER01 La solución deberá almacenar todos los datos en la base de datos. El sistema deberá leer y escribir archivos planos en formatos (txt, csv, xls, entre otros). Con el objetivo de compartir información con otras soluciones.

IER02 Permitir el cargue de los históricos y/o migración de información actual

1.1.3.7 Dimensionamiento (DI)


DESARROLLOFOLIO

DIR01 El proveedor debe definir modelo de estimación crecimiento frente al diccionario de datos, que garantice la instalación de la solución en condiciones óptimas y deseadas frente a rendimiento en operación. Esto de acuerdo a estadísticas históricas de manejo de datos. (bd-sizing models)

DIR02 Los programas de instalación del producto para el modelo de datos deben ser creados bajo resultados del modelo. Teniendo en cuenta recomendaciones ó mejores prácticas para creación de esquemas y bd.

DIR03 El proveedor debe entregar documento donde especifique recomendaciones de monitoreo al DBA frente a objetos de BD críticos, que facilite el afinamiento y mantenimiento.

1.1.3.8 Migración (MI)


DESARROLLOFOLIO

MIR01 Aplicación de método ó métodos de migración, según mejores prácticas. Incluyendo los pasos necesarios para limpieza, corrección y traslado de datos a la nueva solución.

MIR02 Permitir la migración de datos históricos desde otros aplicativos vigentes conforme estructuras y definición de reglas de traslado de información (preferiblemente usando herramientas de extracción y conversión de datos ) Ej: Oracle Database Migration Verifier, Application Linking and Enabling (ALE), etc.

67


DESARROLLOFOLIO

MIR03 Proponer opciones de modelo de consulta de datos actuales e históricos, según criticidad. Esto con funcionalidades de consulta en pantalla y generación de reportes.

1.2 Requerimientos de Implementación (IM)


FOLIO

IMR01 El proveedor debe instalar la solución en ambiente de desarrollo y pruebas inicialmente para capacitación y pruebas, incluyendo los objetos de la base de datos y demás procesos necesarios para que la solución funcione.

IMR02 El proveedor debe entregar documento de instalación y apoyar en esta al área técnica de Fiduprevisora al pasar a ambiente de producción, incluyendo los objetos de la base de datos y demás procesos necesarios para que la solución funcione.

IMR03 El proponente, con base en su metodología deberá incluir (en forma impresa y medio magnético) el cronograma desarrollado en Microsoft Project describiendo cada una de las etapas planeadas estableciendo las actividades a realizar en cada una de ellas, el tiempo, los recursos necesarios y los responsables. Plan Proyecto según PMI.

1.3 Requerimientos de Soporte Técnico y Respaldo (ST)


FOLIO

STR01 La solución debe proveer soporte técnico eficiente. El proponente debe contar con un sitio web del producto que incluya una guía de resolución de problemas y una lista de información para contar a la mano antes de contactar al soporte técnico. (Varios Niveles de Soporte – con definición clara de ANS y bajos tiempos de respuesta). Debe contar un modelo de gestión del servicio según marco metodológico ITIL para aplicaciones. (Personal Certificado ITIL – ISO 20000)

STR02 Prestar el servicio de soporte y mantenimiento, por un tiempo no inferior a un (1) año contado a partir del recibo a satisfacción (garantía mínima), en horario 7x24x360 cuando la Fiduciaria lo solicite. El soporte debe incluir la asistencia por fallas técnicas que se presenten y el mantenimiento. Se deberá especificar en

68


FOLIO

forma detallada el proceso de solicitud del soporte técnico. – Garantía -

1.4 Requerimientos de Capacitación (CP)


FOLIO

CPR01Presentar en la propuesta el plan de capacitación tanto para usuario final como para el administrador del software, donde se detalle el temario de los talleres a realizar y el perfil de las personas que deben participar en cada uno de ellos.

CPR02Diseñar los instrumentos y mecanismos de evaluación de la capacitación impartida de forma que estos midan el grado de conocimiento de los temas tratados y su utilización en los procesos cotidianos.

CPR03La capacitación comprende:- Cursos de capacitación para las personas usuarias de cada módulo con un

mínimo de 40 horas. - Para los usuarios líderes o administradores del Sistema, talleres de

administración de mínimo 20 horas adicionales, que traten específicamente de la parametrización y formulación requerida para el correcto funcionamiento del sistema.

- Para el administrador del sistema, se deberá realizar una capacitación de mínimo 60 horas que trate específicamente de la configuración del sistema operacional, consideraciones sobre la base de datos, el funcionamiento en red, plan de backup y plan de contingencias.

- La realización de talleres de sensibilización con una duración mínima de 10 horas sobre el alcance de cada subsistema y del sistema en su totalidad y las implicaciones de su uso en la organización, los cuales deben estar dirigidos a jefes de área, administradores de bases de datos y operadores de los sistemas de información.

- Presentación de un informe de capacitación por dependencia que contenga como mínimo: relación de las personas capacitadas, resultados de la evaluación del instructor, alumnos y recomendaciones para mejorar el uso del sistema.

CPR04La(s) capacitación(es) debe(n) ser dictadas por personal del proveedor, que cuente con las certificaciones y/o avales específicos, expedidos por el fabricante

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