contraloria municipal de tunja informe final de...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, AL INSTITUTO DE LA

RECREACIÓN Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, VIGENCIA 2012.

Elaboró: J.A. Daza Reviso: Hernando Farfán Rubiano Página web: www.contraloriatunja.gov.co Email: [email protected] Carrera 10 Nº 15-76 Telefax: 7441843

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, AL INSTITUTO DE LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE DE TUNJA“IRDET”,

VIGENCIA 2012

Tunja, 23 de octubre de 2013





Elaboró: J.A. Daza Reviso: Hernando Farfán Rubiano Página web: www.contraloriatunja.gov.co Email: [email protected] Carrera 10 Nº 15-76 Telefax: 7441843

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal

Comisión de Auditoría

JOSE ANTONIO DAZA FIGUEREDO Profesional Especializado

CARLOS ANDRES SÁNCHEZ CORREA

Abogado – Contratista

NELSON FERNANDO BALLESTEROS GUERRERO Administrador de Empresas - Contratista





Elaboró: Grupo Auditor Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 3 de 112

Página web: www.contraloriamunicipaldetunja.com Email: contralorí[email protected] Carrera 10 N° 15-76 Telefax: 7441843

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 5

1 DICTÁMEN INTEGRAL .................................................................................... 6

1.1 Alcance de la auditoría ............................................................................................................................ 6

1.1.1 Auditoria Financiera: ....................................................................................................................... 7

1.1.2 Auditoría a la Gestión: ..................................................................................................................... 8

1.2 TABLAS DE DICTAMEN ........................................................................................................................... 10

1.2.1 Control de Gestión ......................................................................................................................... 10

1.2.2 Control de Resultados ................................................................................................................... 10

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal ................................................................................................. 11

1.3 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO ....................................................................................................... 11

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD ............................................... 13

2.1. Conocimiento de la Entidad .................................................................................................................. 13

2.2. Base Legal .............................................................................................................................................. 15

3. REVISION DE LA CUENTA ........................................................................... 16

4. EVALUACION DE LA INFORMACION FINANCIERA ................................... 17

4.1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ........................................................................................ 17

4.1.1. VERIFICACION GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2012 y 2011. .................................. 17

4.1.2. PATRIMONIO ................................................................................................................................. 29

4.1.3. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL ................................... 31

4.2. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ................................................................................................................ 32

4.2.1. PRESUPUESTO ............................................................................................................................... 32

4.2.2. TALENTO HUMANO ....................................................................................................................... 35

4.3. EVALUACION DEL PLAN DE DESARROLLO – SECTOR DEPORTE .................................................................. 42

10.5.4. Sector Deporte y Recreación ............................................................................................................ 43

4.4. CONTRATACIÓN ......................................................................................................................................... 44

4.4.1. Comprobantes de Egreso .................................................................................................................... 44

4.4.2. Contratos: ............................................................................................................................................ 46

Controles de la Administración ..................................................................................................................... 82







Conclusiones .................................................................................................................................................. 83

5. CONTROL INTERNO ....................................................................................... 84

5.1.ENCUESTA REFERENCIAL ............................................................................................................................. 84

5.2. AUDITORIAS REALIZADAS .......................................................................................................................... 86

5.3. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO ...................................................................................... 89

6. PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................. 91

7. CONSOLIDACIÓN DE OBSERVACIONES ................................................... 105

8. BENEFICIOS DE AUDITORÍA ........................................................................ 110

9. CONCLUSIONES ............................................................................................ 111







INTRODUCCIÓN La Constitución Política de Colombia y la Ley asignaron funciones de Control Fiscal a la Contraloría Municipal de Tunja, es así que en ejercicio de esta competencia la Contraloría para el año 2013 diseño su Plan General de Auditorías -PGA-, para desarrollarse en la vigencia, en el cual fue Incluida la Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular al Instituto de Recreación, Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre de la Ciudad de Tunja “IRDET”, correspondiente a la vigencia 2012. El IRDET, en acato a lo prescrito por la Resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja, rindió en oportunidad la cuenta correspondiente a la vigencia 2012. Estas cuentas en poder de la Contraloría, son el insumo principal para el estudio de las actuaciones del Sujeto de Control en ese periodo de tiempo. Para el estudio la Contraloría Municipal de Tunja utilizará la herramienta “Guía de Auditoría Territorial” producida por las Contralorías Territoriales con el apoyo de la General de la República y metodología adoptada por la Contraloría mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013. Todo lo anterior con el objeto de obtener evidencias relacionadas con el cumplimiento de la normatividad, la Información Financiera, el estudio de la contratación, los resultados de la Gestión, el Sistema de control Interno y el seguimiento al Plan de Mejoramiento concertado dentro de la Auditoría anterior, con el propósito de producir un Informe sobre la razonabilidad de la información, el comportamiento económico, el desempeño de la Administración y emitir un dictamen integral sobre la cuenta fiscal rendida.







1 DICTÁMEN INTEGRAL

Doctora CARMEN ANDREA CASTAÑEDA ACOSTA Gerente Instituto de Recreación, Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre de Tunja – IRDET. Tunja Respetada doctora Carmen Andrea: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 Y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Regular al Instituto de Recreación, Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre de la Ciudad de Tunja – IRDET, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre del año 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y procedimientos aplicables. Así mismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad del IRDET el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, la opinión sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas -NAGC- compatibles con las normas internacionales de auditoría -NIAS- y con políticas y procedimientos de auditoría regular prescritos en la Guía de Auditoría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. 1.1 Alcance de la auditoría

Se examinaron las siguientes líneas de auditoría:







1.1.1 Auditoria Financiera:

El IRDET es un establecimiento público, descentralizado del orden municipal con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente integrante del Sistema Nacional que es el conjunto de organismos, articulados entre sí, para permitir el acceso de la comunidad al deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias en el área contable se utilizaron técnicas de auditoría como: el análisis y evaluación de la Rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada a través del Sistema Integral de Auditoría (SIA), revisión de la muestra seleccionada de comprobantes de egreso y sus anexos para verificar porqué conceptos y montos paga el IRDET; además verificar si se cumple con los soportes exigidos para el pago. También se revisó que el saldo en bancos a 31 de diciembre de 2012, coincida con la conciliación y que ésta se realice adecuadamente, que las cuentas por cobrar que están registradas, realmente existan y que sean cobrables, que los activos se estén amortizando adecuadamente, que los predios registrados en la contabilidad realmente pertenezcan al IRDET al igual que las construcciones y que los ingresos por concepto de arriendo de escenarios públicos y escuelas de formación deportiva se liquiden de conformidad con la resolución No. 002 del 5 de enero de 2011. Se consideró la siguiente documentación: Informes enviados a la Contraloría a través del SIA, por el IRDET de Tunja, dentro de la cuenta anual consolidada vigencia 2012. Comprobantes de egreso seleccionados del año 2012. Recibos de caja seleccionados del año 2012. Conciliaciones bancarias de las cuentas que posee el IRDET de la vigencia 2012. Resolución de apertura, legalización y rembolsos de caja menor durante el 2012. Pago del impuesto de espectáculos públicos que corresponden al IRDET. Nomina vigencia 2012 Estados financieros vigencia 2012 Muestra de contratos vigencia 2012 Como herramienta para la revisión de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución auditada; donde se evaluaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.







1.1.2 Auditoría a la Gestión:

Que involucra Revisión de la cuenta, Contratación, Presupuesto, Talento Humano, Seguimiento al Plan de Mejoramiento y Evaluación del Sistema de Control Interno.

1.1.2.1 Revisión de la cuenta:

Se revisó la información reportada en su aspecto formal, consistente en evidenciar los criterios de oportunidad, integridad, conformidad, consistencia y coherencia, para asegurar la calidad de la información reportada en los formatos, anexos y en la información adicional suministrada. En cumplimiento de lo establecido en las resolución No. 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja, el Instituto de Recreación y Deporte “IRDET” rindió dentro del término y forma la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control que fueron analizados dentro de la etapa de planeación. Por lo anterior y lo contemplado en el cuerpo de este informe, el IRDET cumplió lo prescrito por las normas en cuanto a la entrega de información con algunas observaciones que se reflejan en el cuerpo del presente informe.

1.1.2.2 En contratación:

Para el estudio de la contratación se procedió a conceptuar sobre legalidad, gestión y resultados de los contratos seleccionados como muestra, la cual tuvo la siguiente metodología para su selección: - Se ordenó el total de la contratación por mayor valor y objetos de los contratos. Con esta información se estableció que habían de 260 contratos suscritos en la vigencia 2012, de los cuales se seleccionaron 22 contratos con los valores superiores a $6.000.000, además fueron seleccionados aquellos contratos que tenían el mismo objeto a los que presentaron hallazgos fiscales, disciplinarios y penales en la auditoria anterior - En conclusión se analizaron 22 contratos por un valor de $907.712.690 correspondiente al 55% del total de la contratación suscrita en la vigencia 2012 por el IRDET que en valor absoluto corresponde a la suma de $1.645.564.077. Para establecer si se presenta la figura del fraccionamiento de contratos, se analizaron los contratos que tenían contratistas repetidos y en su gran mayoría correspondía a contratos de prestación de servicios, se pudo evidenciar que se realizaban dos o tres contratos en el año con el mismo contratista en periodos distintos de tiempo y con el mismo objeto, lo cual genera un desgaste administrativo a la Entidad dada la cantidad de actos previos que son necesarios para cada contrato, por lo cual se debería realizar un solo contrato durante el año.







La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportaron al Sistema Integral de Auditoria SIA, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en el año 2012, su objeto y monto, posteriormente. una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones de los anteriores, al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la legalidad del contrato suscrito, todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento estricto de la ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 2516 de 2011, Decreto 777 de 1992,Decreto 1403 de 1992,1474 de 2011, decreto 734 del 13 de abril de 2012 y demás normatividad aplicable al proceso de selección de los contratos y convenios suscritos, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública, la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos y convenios suscritos.

1.1.2.3 Presupuesto

Se realizó comparativo de las ejecuciones 2012 y 2011 con el ánimo de establecer las diferencias más significativas entre una y otra para su posterior análisis, se revisó el cumplimiento normativo pertinente sobre los pagos realizados que fueron seleccionados en las diferentes muestras, las modificaciones realizadas en ingresos y gastos de las dos vigencias, fueron verificadas mediante la comparación entre los registros de las ejecuciones y los actos administrativos que los soportaron.

1.1.2.4 Talento Humano

Se efectuó una revisión de la organización de la Planta de personal y el Manual de Funciones encontrando un manual del año 2006, desactualizado y funcionarios desempeñando actividades que no son propias del cargo, además se revisaron los pagos de prestaciones sociales a los funcionarios que adquirieron el derecho, efectuando las respectivas liquidaciones, evidenciando los resultados que se plasman en el contenido del informe.

1.1.2.5 Plan de Mejoramiento

Se verificó durante el proceso auditor el cumplimiento de lo concertado en el plan de mejoramiento de la auditoría anterior del cual se estableció que gran parte de las acciones de mejora se pactaron para ser realizadas durante la vigencia 2012 y 2013, las que tenían periodos más cortos se les realizó la observación debida y el estado de su cumplimiento. Esto se indicara en el cuerpo del informe

1.1.2.6 Control Interno

Se reviso la información rendida vía electrónica y la entregada por la oficina de Control Interno del IRDET, destacando que en la vigencia auditada se observo presencia de control en las diferentes áreas del Instituto mediante auditorias a algunos procesos, evidenciándose también los respectivos seguimientos.







Como última parte del alcance se logra dictaminar sobre todos los aspectos anteriores realizando el respectivo informe basado en los papeles de trabajo construidos sobre cada uno de los temas. 1.2 TABLAS DE DICTAMEN

1.2.1 Control de Gestión

CONTROL DE GESTIÓN

ENTIDAD IRDET

VIGENCIA 2012

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 90.9 0.30 27.3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 96.9 0.15 14.5

3. Legalidad 88.8 0.20 17.8

4. Plan de Mejoramiento 53.9 0.25 13.5

5. Control Fiscal Interno 80.2 0.10 8.0

Calificación total 1.00 81.1

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 81.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionaron en la tabla anterior. 1.2.2 Control de Resultados

CONTROL DE RESULTADOS

ENTIDAD IRDET

VIGENCIA 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 89.3 1.00 89.3


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto









La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 89.3 puntos, resultante de ponderar el factor que se relacionaron en la tabla anterior. 1.2.3 Control Financiero y Presupuestal

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD IRDET

VIGENCIA 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100.0 0.20 20.0

2. Gestión presupuestal 90.0 0.40 36.0

3. Gestión financiera 90.0 0.40 36.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto



La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 92.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionaron en la tabla anterior. 1.3 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD IRDET

VIGENCIA 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 81.1 0.7 56.8

2. Control de Resultados 89.3 0.2 17.9

3. Control Financiero 92.0 0.1 9.2


Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE







Con base en la calificación total de 83.9 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, la Contraloría Municipal de Tunja Fenece la cuenta del Instituto de Recreación, Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre de la Ciudad de Tunja – IRDET, por la vigencia fiscal 2012. Tunja, 23 de octubre de 2013.

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal en Comisión







2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

2.1. Conocimiento de la Entidad En el gobierno de Ernesto Samper Pizano mediante la ley 181 del 18 de enero de 1995 creó el Sistema Nacional del Deporte y se dictaron disposiciones para fomentar el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la Educación Física. Norma que motivó la creación del Instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extraescolar – “IRDET” en la ciudad de Tunja, mediante acuerdo Municipal No. 036 de 1996. El IRDET es un establecimiento público, descentralizado del orden municipal con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente integrante del Sistema Nacional del Deporte, que tiene por objetivo generar y brindar a la comunidad oportunidades de participación en procesos de iniciación, formación, fomento y práctica del deporte, la recreación y aprovechamiento del tiempo libre, la educación física y la educación extraescolar como contribución al desarrollo integral del individuo para el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Tunja. El IRDET posee una Junta Directiva conformada por 5 personas así: El Alcalde o su delegado, un representante del ente deportivo departamental definido en el art. 65 de la Ley 181 de 1995, un representante del sector educativo del municipio, un representante de los clubes o comités deportivos del Municipio, quien será el vicepresidente, y un representante de las organizaciones campesinas o veredales de deportes; quienes deben reunirse por lo menos una vez al mes ordinariamente y extraordinariamente cuando sea convocada por el presidente o por el director del IRDET. Las principales funciones de la Junta Directiva son: apoyar el plan del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, efectuar su seguimiento y evaluación con participación de la comunidad, aprobar los planes y proyectos, el plan sectorial de desarrollo y el plan de inversiones correspondiente que deba incluirse en el plan nacional del deporte, la recreación y la educación física, dictar normas y establecer mecanismos para la operación y coordinación de las inversiones y programas en el área de su competencia, entre otras. La persona encargada de la dirección, administración y representación legal del IRDET es el Director, quien es de libre nombramiento y remoción, nombrado por el Alcalde Municipal y que en las reuniones de Junta Directiva asistirá con derecho a voz pero no a voto. El patrimonio de esta entidad está constituido por los recursos que asigne el concejo municipal, donaciones, recursos que de conformidad con el No. 4 del art. 22 de la ley 60 de 1993, corresponden al deporte y la recreación del municipio en los ingresos corrientes de la Nación, recursos que asigne COLDEPORTES, entre otros. El control y vigilancia fiscal le corresponde a la Contraloría Municipal de Tunja.







MISIÓN Garantizar el acceso de la población Tunjana al Deporte y la Recreación, bajo parámetros de calidad, acorde con las necesidades y expectativas de sus usuarios internos y externos. VISIÓN En el año 2016 el IRDET, con liderazgo y excelencia, consolidará el acceso de la población tunjana al deporte y la recreación contribuyendo a la formación integral y al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. OBJETIVOS Promover la participación activa de la población tunjana en los programas recreativos y deportivos ofrecidos por la entidad, fomentando el buen uso y aprovechamiento del tiempo libre. Mejorar la cobertura y condiciones de los escenarios, para el uso y disfrute de las comunidades. Mejorar la calidad de nuestros servicios, satisfaciendo las necesidades y expectativas de la población tunjana, en cumplimiento de las directrices de nuestra misión. Proveer, mantener y fortalecer las competencias del talento humano de la entidad. Diseñar e implementar planes y programas de recreación, deporte, aprovechamiento del tiempo libre, educación física y educación extra-escolar, que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad tunjana comprometido en la búsqueda de resultados excelentes en su gestión, mediante el cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad. ORGANIGRAMA

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

TESORERÍA ALMACÉN

PRESUPUEST

O CONTABILIDA

D

SERVICIOS GENERALES Y

MENSAJERÍ

OFICINA JURÍDICA

SECRETARIO

ESCENARIOS

DEPORTIVO

S

OFICINA

DEL DEPORTE

OFICINA

DE LA

JUVENT

RECREACIÓN, ATL Y

EDUCACIÓN

EXTRAESCOL

OFICINA

EDUCACIÓ

N FÍSIC

A

LOGÍSTICA,

PRENSA Y

COMUNICACION

ES







2.2. Base Legal

NORMA

FECHA

EXPEDICIÓN CONCEPTO

Resolución

No. 020 2011

Por medio del cual se reglamenta la forma y los términos para la

rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se

presentan, a la Contraloría Municipal de Tunja

Ley 181 de

1995

18 de enero

de 1985

Por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la

recreación, el aprovechamiento del tiempo

libre y la Educación Física y se crea el Sistema Nacional del

Deporte.

Acuerdo

Municipal

No. 020

30 de agosto

de 1999

Por medio del cual se modifica el artículo 237 y se adiciona el

acuerdo 0034 de 1998 y se establece la contribución al deporte

municipal.

Acuerdo

Municipal

No.036

28 de agosto

de 1996 por medio del cual se crea el IRDET







3. REVISION DE LA CUENTA

De acuerdo a lo reglamentado en el articulo 6º de la resolución No. 020 de 2011, la rendición de la cuenta “Es el deber legal que tiene todo funcionario o persona de informar o responder por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos acompañada de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada”, es por esto que la Contraloría Municipal de Tunja debe velar por que sus sujetos de control quienes deben diligenciar y colgar hasta la fecha de cierre la cuenta lo hagan debidamente y en los tiempos establecidos. El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja–IRDET, para la vigencia fiscal 2012, rindió la cuenta el día 27 de febrero de 2013 a las 03:12 de la tarde. Se pudo evidenciar en la revisión formal, que la información rendida en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT, cumplió con los diferentes criterios señalados en la resolución No. 020 mostrando oportunidad, integridad, conformidad, consistencia y coherencia, entre la rendida con sus anexos y la recibida en forma física por parte de la Comisión de Auditoría.







4. EVALUACION DE LA INFORMACION FINANCIERA

4.1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Por medio de la presente auditoria, se revisaron los Estados Contables, Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Contables; evidenciándose la variación alcanzada en la vigencia 2012 respecto a la vigencia 2011.

4.1.1. VERIFICACION GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2012 y 2011.

2012 2011 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

% $ $

ACTIVOS 1,206,954,979.40 1,057,669,495.66 149,285,483.74 14%

PASIVOS 38,478,310.98 61,841,227.70 -23,362,916.72 -38%

PATRIMONIO 1,168,476,668.42 995,828,267.96 172,648,400.46 17%

El Activo total a diciembre 31 de 2012 tiene un valor de $1.206.954.979,40 presentando un aumento del 14% con relación al año 2011, representado principalmente en la Cuenta propiedad, planta y equipo, la cual paso de $280.929.988,10 en 2011 a $417.520.288 en 2012, equivalente a una aumento de 49%. Incremento representado principalmente por lo bienes comprados para el Mundial de Taekwondo.

4.1.1.1. Caja menor

Esta cuenta representa el valor de los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, de disponibilidad inmediata. El Instituto de la Recreación y el Deporte de Tunja “IRDET” constituyó la caja menor mediante resolución N°013 del 02 de febrero de 2012 por una cuantía total para el año de

ACTIVOSPASIVOS

PATRIMONIO

1.206.954.979,40

38.478.310,98

1.168.476.668,42

1.057.669.495,66

61.841.227,70

995.828.267,96

BALANCE GENERAL 2011 - 2012

2012 $ 2011 $







$4.500.000,00; con asignación particular para cada rembolso la suma de $1.500.000,00, para tres desembolsos al año y como responsable se asigna al Dr. Horacio Antonio Gil Sandoval tesorero general del “IRDET”, se harán pagos de los gastos realizados sin exceder el las cuantías previstas en el respectivo rubro presupuestal;Cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%) se realizará el nuevo desembolso, una vez legalizados los gastos; al final de la vigencia se realizará el reintegro del saldo no gastado y se legalizará el gasto por concepto de caja menor; Los rubros de la caja menor se distribuyeron así: Materiales y suministros: $750.000,00 Mantenimiento: $600.000,00 Transporte y Comunicaciones $540.000,00 Otros Gastos Generales: $400.000,00 Organización Eventos Dep. Nales, Intern. $600.000,00 Ciclo vías: $600.000,00 Construcciones, Mejoramientos, Ade, Escen, $810.000,00 La apertura de la caja menor se realizó mediante comprobante de egreso N° 022 del 02 de febrero de 2012, por un monto parcial de $1.500.000; el 11 de julio del 2012 se hace el primer reembolso mediante comprobante de egreso N° 369 por un valor de $1.157.650. Una vez revisado los pagos girados por caja menor se concluye que la que el Instituto de Recreación y el Deporte de Tunja “IRDET” ha efectuado correctamente el manejo de la misma cumpliendo con el objetivo de Proveer los recursos necesarios para gastos urgentes de menor cuantía. Para concluir sobre la caja menor del Instituto de Recreación y el Deporte de Tunja “IRDET” se evidenciaron 2 arqueos a la caja menor realizados por el Dr. Manuel Gamba N (Control interno), de los cuales se constató que se encuentran bien realizados.

4.1.1.2. Bancos

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. Se realizó una comparación entre la información presentada en los libros contables, los extractos de las once cuentas bancarias que tiene la Institución y las respectivas conciliaciones mensuales realizadas durante la vigencia 2012, lo cual se evidencia en el siguiente cuadro:

CONCILIACIONES BANCARIAS

IRDET ELABORO: JOSE DAZA Y NELSON BALLESTEROS

Mes No. De Cuenta

Tipo de Cuenta

Entidad Bancaria

Saldo s/g Extracto Cheques

pendientes * cobrar

Saldo S/g Libros CMT

Saldo Libros Auxiliares I.E

Diferencia

ENERO 616331658 AHORROS BOGOTA 482,942.00

482,942.00 482,942.00 0







616464681 CORRIENTE BOGOTA 215,043,513.48 7,736,159 207,307,354.48 207,307,354.48 0

15037032211 AHORROS AGRARIO 1,179,552.00

1,179,552.00 1,179,552.00 0

97200007230 AHORROS B. SUDAMERIS 2,001,028.90

2,001,028.90 2,001,028.90 0


50,838,314.41 50,838,314.41 0

410089005 AHORROS PICHINCHA -

- - 0

7302032089 AHORROS COLPATRIA 497,960.66

497,960.66 497,960.66 0

7301001570 CORRIENTE COLPATRIA -

- - 0

60666029839 CORRIENTE BANCOLOMBIA 144,261,865.46

144,261,865.46 144,261,865.46 0

24005449822 AHORROS CAJA SOCIAL 207,706.73

207,706.73 207,706.73 0

24013429696 AHORROS CAJA SOCIAL 1,179,085.34

1,179,085.34 1,179,085.34 0

FEBRERO

616331658 AHORROS BOGOTA 483,243.00

483,243.00 483,243 0

616464681 CORRIENTE BOGOTA 160,684,779.48 17,705,031 142,979,748.48 142,979,748.48 0

15037032211 AHORROS AGRARIO 1,180,482.00

1,180,482.00 1,180,482.00 0


2,003,788.95 2,003,788.95 0


47,364,514.41 47,364,514.41 0


- - 0


497,960.66 497,960.66 0


- - 0


126,628,150.00 126,628,150 0


207,712.82 207,713 0


1,179,119.56 1,179,120 0

MARZO

616331658 AHORROS BOGOTA 483,544.00

483,544.00 483,544 0

616464681 CORRIENTE BOGOTA 105,489,506.48 12,046,920.00 93,442,586.48 93,442,586.48 0

15037032211 AHORROS AGRARIO 1,181,511.00

1,181,511.00 1,181,511.00 0


2,006,743.56 2,006,743.56 0

720000348 AHORROS B. SUDAMERIS 47,930,005.41 4,457,417.00 43,472,588.41 43,472,588.41 0


- - 0


497,960.66 497,960.66 0


- - 0


99,911,493.46 99,911,493.46 0


207,719.33 207,719.33 0

24013429696 AHORROS CAJA SOCIAL

1,179,156.14 1,179,156.14 1,179,156.14 0

ABRIL

616331658 AHORROS BOGOTA 483,845.00

483,845.00 483,845 0


15037032211 AHORROS AGRARIO 1,182,475.00

1,182,475.00 1,182,475.00 0


2,009,607.02 2,009,607.02 0


8,585,032.41 8,585,032.41 0


- - 0


497,960.66 497,960.66 0


- - 0


273,431,241.46 273,431,241.46 0








207,725.63 207,725.63 0


1,179,191.54 1,179,191.54 0

MAYO

616331658 AHORROS BOGOTA 484,146.00

484,146.00 484,146 0


15037032211 AHORROS AGRARIO 1,183,439.00

1,183,439.00 1,183,439.00 0


2,012,570.20 2,012,570.20 0



- - 0


497,960.66 497,960.66 0


- - 0


147,740,022.46 147,740,022.46 0


207,732.14 207,732.14 0


1,179,228.12 1,179,228.12 0

JUNIO

616331658 AHORROS BOGOTA 484,448.00

484,448.00 484,448 0


15037032211 AHORROS AGRARIO 1,184,468.00

1,184,468.00 1,184,468.00 0

97200007230 AHORROS B. SUDAMERIS -

- - 0



- - 0

7302032089 AHORROS COLPATRIA 200,553,677.23

200,553,677.23 200,553,677.23 0

7301001570 CORRIENTE COLPATRIA 158,448,167.00 2,687,034 155,761,133.00 155,761,133.00 0


56,490,364.46 56,490,364.46 0


207,738.44 207,738.44 0


1,179,263.52 1,179,263.52 0

JULIO

616331658 AHORROS BOGOTA 484,750.00

484,750.00 484,750 0


15037032211 AHORROS AGRARIO 1,185,400.00

1,185,400.00 1,185,400.00 0


- - 0



- - 0


200,661,665.98 200,661,665.98 0

7301001570 CORRIENTE COLPATRIA 33,263,738.32 887,040 32,395,198.00 32,395,198.00 0


31,783,457.46 31,783,457.46 0


207,744.95 207,744.95 0


1,179,300.10 1,179,300.10 0

AGOSTO

616331658 AHORROS BOGOTA -

-

0


15037032211 AHORROS AGRARIO 1,186,462.00

1,186,462.00 1,186,462.00 0


- - 0



- - 0








120,695,889.12 120,695,889.12 0



120,113,755.46 120,113,755.46 0


207,751.46 207,751.46 0


1,179,336.68 1,179,336.68 0

SEPTIEMBRE


-

0


15037032211 AHORROS AGRARIO -

- - 0


- - 0



- - 0


120,711,997.61 120,711,997.61 0


60666029839 CORRIENTE BANCOLOMBIA 102,361,730.46 11,933,482 90,428,248.46 90,428,248.46 0


207,757.76 207,757.76 0


1,179,372.08 1,179,372.08 0

OCTUBRE


-

0



- - 0


- - 0


- - 0


170,727,484.62 170,727,484.62 0



61,702,000.65 61,702,000.65 0


207,764.27 207,764.27 0


1,179,408.66 1,179,408.66 0

NOVIEMBRE


-

0



- - 0


- - 0


410089005 AHORROS PICHINCHA 2,744,459.01

2,744,459.01 2,744,459.01 0


100,742,264.16 100,742,264.16 0



612,785,817.00 612,785,817.00 0

24005449822 AHORROS CAJA SOCIAL -

- - 0


- - 0

DICIEMBRE


-

0



- - 0


- - 0








7,613,989.32 7,613,989.32 0

410089005 AHORROS PICHINCHA 2,748,908.01

2,748,908.01 2,748,908.01 0


50,752,554.65 50,752,554.65 0

7301001570 CORRIENTE COLPATRIA 50,514,853.63 7,925,323.00 42,589,530.63 42,589,530.63 0


51,756,324.14 51,756,324.00 0


- - 0


- - 0

De esta cuenta se revisaron y analizaron las conciliaciones de los doce meses, de este análisis se evidenció: La cuenta de Ahorros No. 61633165-8 del Banco de Bogotá fue cancelada el 20 de junio del 2012 y transfiriendo los fondos a la cuenta corriente N° 61646468-1 del Banco de Bogotá por valor de $484.750. La cuenta de ahorros No. 1503-703221-1 del Banco Agrario fue cancelada el 25 de julio del 2012, el saldo fue consignado a la cuenta N°720000348 del Banco Sudameris por valor de $1.164.329. La cuenta de Ahorros No. 97200007230 del Banco Sudameris fue cancelada el 20 de junio de 2012 y transfiriendo los fondos a la cuenta de ahorros N° 720000348 del Banco Sudameris por un valor de $2.014.580. Las cuentas de Ahorro No. 24005449822 y N° 240134296969 del Banco Caja Social fe cancelada el 24 de octubre de 2012 y Trasferido los fondos de la cuenta de Ahorros No. 24005449822 a la cuenta de N° 720000348 del Banco Sudameris por valor de $206.937,99 y de la cuenta de ahorros N° 240134296969 fueron trasferidos a la cuenta N° 24013429696 del Banco Caja Social por valor de $1.179.416.92 Se concluye que de las 11 cuentas bancarias que posee el IRDET solo quedaron 6 cuentas activas para el manejo de las actividades del Instituto. Lo anterior como resultado de lo concertado en el plan de mejoramiento de la auditoría anterior constituyéndose en un Beneficio de Auditoría por disminuir costos administrativos de sus manejos.

4.1.1.3. Cuentas por cobrar

En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad contable pública, originados en desarrollo de las funciones de cometido estatal. Hacen parte de deudores, conceptos tales como los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros.

4.1.1.4. Transferencias por cobrar







Representa el valor de los derechos adquiridos por la entidad contable pública para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, por concepto de los recursos establecidos en el presupuesto que se reciben sin contraprestación. HALLAZGO No. 1 Existe un saldo de $50,880,261 de una trasferencia por cobrar a la Alcaldía Municipal de Tunja de los cuales se solicitó resolución, acuerdo o documento que respalde la contabilización de esta trasferencia la cual no fue entregada; en oficio IRDET-100-013-2012 hicieron llegar el Acuerdo No. 001 de 1993 el cual no da explicación a la trasferencia registrada. Es de anotar que investigando en el archivo de la Contraloría Municipal de Tunja se evidenció en un balance general comparativo del año 2004 que en el 2003 estaba registrada esta trasferencia por cobrar, al parecer esta contabilizada hace mas 9 años por lo que se recomienda que este tema se lleve a junta directiva para evaluar la posibilidad de provisionar o gestionar este cobro. En la vigencia objeto de esta auditoría esta cifra permanece en el balance sin que se haya hecho gestión alguna de recuperación. Acción no cumplida del Plan de Mejoramiento.

Respuesta de la Entidad: Una vez buscados y revisados los Balances y Libros auxiliares en los archivos, el saldo de esta cuenta, presenta el siguiente movimiento: Concepto DEBITO CREDITO SALDO a 31 de diciembre de 2001 $67.991.196.00 31-12-2002 Ajuste cuenta por cobrar $10.596.935 Saldo a 31 de diciembre de 2002 $78.588.131.00 24 Feb /2003 Ingreso $15.276.506.86, 30 septiembre de 2003 Ajuste acuerdo $797.722 27-Oct/2003 Ingreso $13.229.085.00 Saldo a 31 Dic 2003 $50.880.261.14 Por lo anterior se establece que el saldo corresponde a causaciones y ajustes del Fondo de Fomento Municipal del año 2001, valores que no se encuentran reflejados en las cuentas del saneamiento contable realizado en el año 2004 y 2005 y que igualmente debieron haberse depurado y provisionado. Para determinar la veracidad de estas cifras y descartar dobles contabilizaciones, se haría necesario revisar los soportes físicos de los años 2001 y anteriores, pero teniendo en cuenta el tiempo transcurrido y la dificultad para conseguir la evidencia, se ve la necesidad de llevar a la JUNTA DIRECTIVA, el caso en mención para hacer el ajuste contable, mediante acto administrativo.

Pronunciamiento de la Contraloría: La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que es aceptada la observación y que se pretende llevar a JUNTA DIRECTIVA el asunto para que se autorice el ajuste contable necesario, de modo que se mantiene lo observado como un hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento y así se logre el seguimiento requerido del referido ajuste.

4.1.1.5. Otros deudores







Representa el valor de los derechos de la entidad contable pública por concepto de operaciones que no se estipulan en las demás cuentas de la cuenta de deudores. A continuación se muestra un comparativo de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES de las vigencias 2012 y 2011 mostrando un incremento considerable.

CUENTA 2012 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN RELATIVA %

OTROS DEUDORES 127,700,656.00 7,777,227.16 119,923,428.84 1.542%

Para la vigencia 2012 este rubro tuvo un aumento del 1.542% donde la más representativa corresponde a INDEPORTES BOYACÁ con valor de $111. 534.756, seguida por la LIGA DE MESA DE TENIS DE BOYACÁ con un valor $11.708.000 y GOBERNACIÓN DE BOYACÁ con un valor de $3.289.700, la variación corresponde al valor causado según resolución No. 292 de diciembre de 2012, según notas a los Estados Contables.

4.1.1.6. Deudas de difícil cobro

Representa el valor de las deudas a favor de la entidad contable pública pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas de la cuenta deudora principal. Para la vigencia 2012 este rubro no sufrió ninguna modificación donde el Boyacá Chico Futbol Club le adeuda la Suma de $342.537.610 y la Alcaldía Mayor de Tunja la suma de $50.880.261.El saldo incorporado en esta cuenta representa el valor adeudado por el equipo de fútbol profesional “Chico Fútbol Club”, incrementada con el valor causado durante el año 2012, igual mente incorpora la reclasificación de la cuenta del Municipio de Tunja por concepto de transferencias, que según el seguimiento realizado corresponde a valores del año 2012, cuenta que es reclasificada con el fin de ser sometida a procesos de saneamiento contable por su valor significativo

CUENTA 2012 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN RELATIVA %

OTROS DEUDORES 393,417,871.00 330,538,810.00 62,879,061.00 19.02%

Con ocasión de la Auditoría realizada al IRDET vigencia 2008-2010 la Contraloría realizó función de advertencia a la Alcaldía y al IRDET sobre la urgencia de recuperar estos recursos del Impuesto de Espectáculos Públicos, mas exactamente al que debe pagar el equipo “Boyacá Chicó Futbol Club”, en la auditoría a la vigencia 2011 se insistió sobre este recurso dejado de cobrar y que al final de la vigencia 2011 alcanzó la cifra de $330´538.810, sin demostración de acción alguna para este recaudo en esta auditoría, sobre este asunto se estableció que solo se hizo un ingreso por este concepto de $1´222.500, cifra irrisoria comparado con el valor de la deuda que para el año 2012 ascendió a $342.537.610. HALLAZGO No. 2 Así las cosas tanto la Alcaldía como el IRDET, han demostrado un manifiesto desacato a la función de advertencia realizada por la Contraloría con el riesgo de perder estos recursos,







pues en el sistema contable de la Entidad ya se encuentran como Deudas de Difícil Recaudo, próximas a castigarse. De manera que la comisión de Auditoría considera que este incumplimiento o falta de acción de recaudo de estos recursos, habiendo sido advertidos, es causal de un traslado sancionatorio para los funcionarios de las dos Entidades.

Respuesta de la Entidad: En el informe de esta entidad se evidencia en el numeral 4.1.1.6 una observación por deudas de difícil cobro, situación administrativa en la que se encuentra la entidad y que se estaría frente a un presunto hallazgo de carácter administrativo, el cual no producirá efectos por la siguiente situación: Como se evidencia en el material contable de la entidad allí aparece una presunta deuda por valor de $342.534.610 pesos, suma de dinero presunta que resultaría de la transferencia de recursos por concepto de impuestos a espectáculos públicos establecido en el Decreto 389 de 2006, “REGIMEN TRIBUTARIO MUNICIPAL”, dineros que representan un posible pago del club de futbol Boyacá Chico, situación que deberá ser corregida, ya que las facultades de cobro y recaudo son propias de la administración municipal a través de la Secretaria de Hacienda, potestad establecida en el artículo 35 del Estatuto de rentas del municipio así: “ARTÍCULO 35. SUJETO ACTIVO. El Municipio de Tunja es el sujeto activo de todos los impuestos que se causen en su jurisdicción y en él radican las potestades tributarias de administración, gestión, control, fiscalización, investigación, liquidación, discusión, recaudo, devolución, compensación, cobro e imposición de sanciones de los mismos y en general de administración de las rentas que por disposición legal le pertenecen”. (Subrayo y resalto) Por lo anterior no cabe duda de que dicha potestad ha sido entregada por el concejo municipal, ente corporativo mediante acuerdo municipal el que ha fijado el sistema de tributos en la capital Boyacense, así como faculta a través de la administración municipal la potestad para realizar las investigaciones, recaudos y demás herramientas necesarias para el buen funcionamiento del estatuto de rentas del municipio de Tunja. Entre tanto al revisar el mencionado decreto podemos encontrar en su Título II Capítulo III, lo referente al trámite y recaudo del impuesto a espectáculos públicos, describiendo aquí la forma de recaudo, el porcentaje que le corresponde al IRDET y la facultad a la dependencia que le ha de corresponder este cobro, determinando la liquidación del mismo de la siguiente forma: “ARTICULO 155. LIQUIDACION DEL IMPUESTO. La liquidación del impuesto de espectáculos públicos lo realizará la Unidad Administrativa Competente, sobre la boletería de entrada a los mismos, para lo cual la persona responsable de la presentación deberá presentar a la Secretaría de Hacienda, las boletas que vaya a dar al expendio junto con la planilla en la que se haga una relación pormenorizada de ellas, expresando su cantidad, clase y precio. Las boletas serán selladas en la Secretaría de Hacienda y devueltas al interesado para que al día hábil siguiente de verificado el espectáculo exhiba el saldo no vendido, con el objeto de hacer la liquidación y el pago de impuestos que corresponda a las boletas vendidas. Las planillas deben contener la fecha, cantidad de tiquetes vendidos, diferentes localidades y precios, el producto bruto de cada localidad o clase, las boletas o tiquetes de cortesía y los demás requisitos que exija la Secretaría de Hacienda”. (Subrayo y resalto)







Entiéndase entonces como unidad administrativa especial para el cobro de este impuesto la Secretaria de Hacienda del municipio de Tunja, unidad que deberá realizar todo el trámite necesario para el recaudo de este impuesto de espectáculos públicos, el cual incluye entre otros los torneos de futbol profesional colombiano que se realizan en la ciudad Tunja. Es así que el IRDET, carece de competencia funcional y orgánica para realizar el respectivo procedimiento de cobro de este impuesto, potestad que a este Instituto no le ha sido asignada, y que este no puede usurpar de hecho por ser un Instituto de orden descentralizado, que funciona como establecimiento público el cual posee autonomía administrativa y financiera y que no es sujeto activo para el recaudo de emolumentos de naturaleza tributaria. Con relación a la auditoría realizada en la vigencia 2008 -2010, y en la cual esta entidad de control había realizado una advertencia a la Alcaldía y al IRDET, sobre la urgencia de recuperar estos recursos adeudados por el club de futbol Boyacá Chico, cabe destacar que el IRDET se encuentra imposibilitado para realizar acciones de cobro de naturaleza persuasiva y/o coactiva, situación que jurídicamente no le ha sido delegada por el estatuto de rentas del municipio, ya que dicha atribución le corresponde, como se había identificado con anterioridad a la Secretaria de Hacienda municipal, ente determinado por el decreto el cual tiene la facultad de iniciar las investigaciones necesarias para el recaudo y recuperación de estos dineros, así se ha establecido por dicho decreto de la siguiente forma: “ARTICULO 486. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COACTIVO. Para el cobro coactivo de las deudas fiscales por concepto de impuestos, anticipos, retenciones, intereses y sanciones, y otros ingresos municipales de competencia del Municipio de Tunja, deberá seguirse el procedimiento administrativo coactivo que se establece en los artículos siguientes. ARTICULO 487. COMPETENCIA FUNCIONAL. Para exigir el cobro coactivo de las deudas por los conceptos referidos en el artículo anterior es competente el jefe de la oficina de cobro del Municipio de Tunja. También serán competentes los funcionarios de la dependencia de cobro a quienes se les asignen estas funciones. ARTICULO 488. COMPETENCIA PARA INVESTIGACIONES TRIBUTARIAS. Dentro del procedimiento administrativo de cobro los funcionarios encargados del cobro de los impuestos, y de otros ingresos municipales, para efectos de la investigación de bienes, tendrán las mismas facultades de investigación que los funcionarios de fiscalización o investigación tributaria de los impuestos municipales”. Representa entonces la facultad para recuperar los dineros y realizar la transferencia al Instituto para la Recreación y el deporte de Tunja, la Secretaria de Hacienda, quien es la legalmente facultada para iniciar el correspondiente proceso de cobro coactivo, al ser la misma encarga de realizar dicho recaudo al equipo de futbol Boyacá Chico, y una vez realizado el recaudo de los mismos realizara la transferencia del 10% al IRDET, dineros que deben ser invertidos en los programas de fomento al deporte y el aprovechamiento del tiempo libre; y que si bien como se ha resaltado en el informe de la contraloría se recibió un giro por valor correspondiente a $ 1.222.500, suma bastante irrisoria frente al recaudo del este impuesto por la administración municipal. De igual manera el municipio de Tunja, ha determinado mediante acuerdo municipal y según lo establecido en el estatuto de rentas del municipio, decreto 389 de 2006, EXENCIONES, en materia tributaria, para lo cual nos remitimos a especificar lo determinado por el artículo 159: “ARTICULO 159. EXENCIONES. Quedarán exentos del pago del Impuesto de Espectáculos Públicos, por el término de cinco años, las siguientes organizaciones







4.1.1.7. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

sociales que por su objeto encaminan su esfuerzo a fortalecer la democracia, la cultura, la ciencia, el arte, la práctica y fomento del deporte, o la atención de calamidades públicas: (…) 10. Los equipos de fútbol profesional constituidos con base en la Ley 181 de 1995 o del deporte, con sede oficial en la ciudad de Tunja. (Acuerdo 020 de 2005)” La mencionada exención tributaria en materia de espectáculos públicos ha sido prorrogada por 5 años más mediante acuerdo municipal 0028 del 30 de diciembre de 2010. Por otro lado se destaca en este informe que en materia contable se evidencia que esta deuda del equipo de futbol aparece como de difícil cobro, dicha deuda debe ser trasladada al valor por transferencia que deba hacer la secretaria de Hacienda del municipio, situación que será corregida contablemente, que una vez revisado el informe se están realizando los ajustes administrativos necesarios para que esta situación tributaria este acorde con el ordenamiento jurídico municipal; para lo cual ya se estableció una serie de procedimientos para que la respectiva Secretaria de Hacienda junto con la oficina de Impuesto del municipio realicen las acciones necesarias para el cobro coactivo, de esta situación nos permitimos anexar solicitud enviada al jefe de esta dependencia con el fin de que se pronuncie cobre los hechos que motivaron este hallazgo Anexo (1) y que se pueden subsanarse de forma lógica y legal para continuar con el plan de mejoramiento de la entidad y evitar así posibles consecuencia jurídicas a la institución. Anexo 1

Pronunciamiento de la Contraloría: La respuesta contiene una argumentación sobre los responsables del recaudo del impuesto de espectáculos públicos que recaen el la Secretaría de Hacienda Municipal, además sobre las exenciones del Decreto 389 de 2006 (Estatuto de rentas municipales) a los equipos de futbol con sede en la Ciudad de Tunja, así las cosas la deuda liquidada por el IRDET desde el 2006 en adelante fueron exoneradas por el Decreto 389 de 2006 hasta el 2010 y de ahí en adelante con el Acuerdo 028 del 30 de diciembre de 2010 se les amplía la exoneración por otros cinco años, de manera que si existe alguna deuda es del 2006 hacia atrás, situación que en la misma respuesta con el anexo No.1 mediante oficio del IRDET a la Secretaria de Hacienda Municipal se le solicita la cuantificación y las acciones de recaudo real del impuesto de espectáculos públicos correspondiente a estos equipos de Futbol. Por lo anterior la Comisión de Auditoría decide levantar la observación con alcance sancionatorio y en su lugar dejarla como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento resultante de esta auditoría.







CUENTA 2012 2011 VARIACION VARIACION RELATIVA

%

TERRENOS 9.336.000 9.336.000 - 0%

EDIFICACIONES 120.126.594 120.126.594 - 0%

MAQUINARIA Y EQUIPO

355.163.513 209.066.713 146,096,800.00 70%

MUEBLES; ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

78.625.190 78.625.190 - 0%

EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION

87.720.333 80.525.333 7,195,000.00 9%

EQUIPOS DE TRANSPORTE; TRACCION Y ELEVACION

71.620.000 71.620.000 - 0%

EQUIPOS DE COMEDOR; COCINA; DESPENSA Y HOTELERIA

1.400.940 1.400.940 - 0%

DEPRECIACION ACUMULADA (CR)

-306.472.282 -289.770.781.9 (16,701,500.10) 6%

TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

417,520,288 280,929,988 136,590,299.90 49%

La cuenta de PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO presenta una aumento del 49% de 2012 en comparación con la vigencia 2011, aumento que obedece a la adquisición de Maquinaria y Equipo. La Maquinaria y Equipo en 2012 presenta un aumento del 70% en comparación con la vigencia 2012, debido a la adquisición de Equipos de Recreación y Deportes, seguida de Equipos de Comunicación y recreación con el 9%.

4.1.1.8. OTROS ACTIVOS

En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros.

CUENTA 2012 2011 VARIACION VARIACION RELATIVA

%

OTROS ACTIVOS 21,981,659.00 32,468,489.00 (10,486,830.00) -32%

Para la vigencia 2012 este rubro tuvo una disminución con respecto a la vigencia 2011 de $10.486.830 del 32% agrupando conceptos como Pólizas, suscripciones y afiliaciones; Cargos diferidos Materiales y Suministros e Intangibles (Licencias).







4.1.1.2 PASIVOS

La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupan las cuentas de deudas o compromisos adquiridos por la Institución. El pasivo para la vigencia 2012 presentó una disminución del 38%, con relación a la vigencia 2011; paso de $61.841.227.70 a $38.478.310,98 lo que implica que la Institución está utilizando los fondos para amortizar o pagar las cuentas de los acreedores. El rubro Cuentas por Pagar presentó una disminución de $17.724.890.72 equivalente 39%. Para efectos de la revisión se seleccionaron las cuentas más representativas del Pasivo en cuanto a su variación con el siguiente resultado:

CUENTA 2012 2011 VARIACION VARIACION

RELATIVA %

ACREEDORES 0 11,344,141.00 (11,344,141.00) -100%

RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

0 11,956,829.70 (11,956,829.70) -100%

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

11,061,911.00 16,699,937.00 (5,638,026.00) -34%

PASIVOS ESTIMADOS 0 0 - 0%

OTROS PASIVOS 0 110,867.11 (110,867.11) -100%

TOTAL 11,061,911.00 40,111,774.81 (29,049,863.81) -72%

En el comparativo anterior se detectó que la vigencia 2012 refleja una disminución del 72% en comparación con la vigencia 2011, el mayor valor del pasivo en 2012 está representado principalmente por las Obligaciones Laborales con el 34%.

4.1.2. PATRIMONIO

Dentro de la revisión realizada se hizo la comprobación del cumplimiento de la formula patrimonial de las vigencias 2012 y 2011 con el siguiente resultado:

2012 2011 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL % $ $

ACTIVOS 1,206,954,979.40 1,057,669,495.66 149,285,483.74 14%

PASIVOS 38,478,310.98 61,841,227.70 -23,362,916.72 -38%

PATRIMONIO 1,168,476,668.42 995,828,267.96 172,648,400.46 17%

Comparando los resultados del patrimonio del cuadro anterior con los del patrimonio del balance del IRDET rendido en la cuenta que son: para el 2012 $1.168´480.668,70 y para el







2011 $995´721.400,90, se presentaron las siguientes diferencias: para 2012 de $4.000,28 y 2011 $106.867,06, situación que debe ser explicada en la réplica al Informe preliminar. El Patrimonio Público comprende el valor de los recursos representados en bienes, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la ley, el cual está conformado entre otras, por las siguientes cuentas que son las más significativas tenidas en cuenta para establecer las variaciones entre una vigencia y otra:


RELATIVA %

CAPITAL FISCAL 443,778,944.00 408,637,640.10 35,141,303.90 9%

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

595,817,102.80 595,817,102.80 - 0%

PROVISIONES; DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB)

(64,705,478.00) (8,733,342.00) (55,972,136.00) 641%

TOTAL 974,890,568.80 995,721,400.90 (20,830,832.10) -2%

Para la Vigencia 2012 el total de las cuentas analizadas del Patrimonio de la Institución fue de $974.890.568,80 presentando una disminución en relación con la vigencia 2011 del 2%, con ocasión de las depreciaciones propias del uso y la edad de los bienes de la entidad. Para la vigencia 2012 el Patrimonio de la Institución fue de $1.168.480.668,63 presentando un aumento de $172.648.400,46 equivalente al 17%, con respecto al año 2011, que fue de $995.721.400,90. Que corresponden a los bienes que le quedaron al IRDET después del campeonato mundial de Taekwondo.

Respuesta de la Entidad: Diferencia en el patrimonio. Se presenta una diferencia entre los estados financieros y la información que reposa en el SIA. No se pudo establecer cuál es la información del SIA que se utiliza para la comparación con los estados financieros o de donde se obtienen esos datos y quien reporta dicha información, ya que la información que se está reportando es exactamente la misma de los Estados Financieros.

Pronunciamiento de la Contraloría: La información que la comisión de auditoría tomó para el comparativo no es otra que la rendida por el IRDET en el FORMATO_F01_AGR, CATALOGO DE CUENTAS al sistema Integral de Auditoría contra los físicos de Estados Financieros entregados por el mismo IRDET EN EL ANEXO 2 rendido a la Contaduría General de la República. De otra parte se les aclara que la diferencia se encuentra específicamente desde la cuenta 1110 Bancos y Corporaciones con la diferencia mencionada. Así las cosas la observación se mantiene como hallazgo administrativo para su inclusión en el plan de mejoramiento en el sentido de corregir y prevenir que la información rendida al Ente de control debe ser exacta a la que reposa en la Entidad vigilada para evitarse eventos sancionatorios.







4.1.3. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL

Las cuentas del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental corresponden a los ingresos y gastos que reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido de la entidad. Durante las vigencias 2012 y 2011 el Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental presentó el siguiente comportamiento:

CUENTA 2012 2011 VARIACION VARIACION RELATIVA %

INGRESOS 2407440290 0 2,407,440,290.00 0

GASTOS 2213850190 0 2,213,850,190.00 0

PERDIDA 11,061,911.00 0 11,061,911.00 0

En el cuadro anterior se refleja como una pérdida en el ejercicio pero si se tratara de un establecimiento industrial y comercial pero como se trata de un establecimiento público con función social el beneficio o impacto no se refleja en valores sino en resultados de satisfacción ciudadana. HALLAZGO No.3

4.1.2.1. INGRESOS

Los ingresos del Instituto de Recreación y Deporte de Tunja “IRDET”, proviene de recursos propios en la prestación del servicio para el fomento y la práctica del deporte, de las transferencias del Municipio de Tunja para gastos de inversión, así como de los recaudos del Acuerdo 020 Contribución al Deporte Este rubro para las vigencias objeto de esta auditoria presenta las siguientes diferencias:


RELATIVA %

NO TRIBUTARIOS 782,259,008.00 1,160,668,639.00 (378,409,631.00) -33%

VENTA DE SERVICIOS

148,245,619.00 69,644,920.00 78,600,699.00 113%

TRASFERENCIAS 1,431,379,139.00 1,217,006,841.00 214,372,298.00 18%

OTROS INGRESOS 45,556,523.89 28,764,401.00 16,792,122.89 58%

TOTAL DE INGRESOS

2,407,440,289.89 2,476,084,801.00 (68,644,511.11) -3%

De la vigencia 2012 en comparación con la 2011 se presentó un disminución del ingreso equivalente al 3%, los ingresos más representativos se presentaron en la venta de servicios con 113% seguido otros ingresos.

4.1.2.2. GASTOS

En esta denominación se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria,







e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito; Corresponde a las erogaciones monetarias no recuperables

en que incurrió el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja “IRDET”, necesarias para la obtención de bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de las actividades básicas y complementarias las cuales presentaron el siguiente comportamiento:

CUENTA 2012 2011 VARIACION VARIACION RELATIVA %

SUELDOS Y SALARIOS 461,117,897.00 395,501,207.00 65,616,690.00 17%

CONTRIBUCIONES IMPUTADAS 14,384,741.00

14,384,741.00 0

PROVISIONES; DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

57329023 (57,329,023.00) -100%

CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 75,600,843.00 70,292,858.00 5,307,985.00 8%

APORTES SOBRE LA NOMINA 15,118,795.00 15,184,184.00 (65,389.00) 0%

GENERALES 123,909,741.70 212,492,488.00 (88,582,746.30) -42%

RECREACION Y DEPORTE 1,523,050,629.00 1,135,155,279.00 387,895,350.00 34%

OTROS GASTOS 667,543.29 1,601,403.00 (933,859.71) -58%

CIERRE DE INGRESOS; GASTOS Y COSTOS

(588,528,357.00) 588,528,357.00 -100%

TOTAL GASTOS 2,213,850,189.99 1,299,028,085.00 914,822,104.99 70%

El total de los Gastos Generales presentó una aumento del 70% de la vigencia 2012 en comparación con 2011, los gastos más representativos se reflejaron en Recreación y Deporte con un 34% y seguido por sueldos y salarios. 4.2. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

4.2.1. PRESUPUESTO

4.2.1.1. Concepto sobre aprobación y manejo: Con ocasión del cumplimiento y corrección a lo observado dentro de la auditoría anterior, el manejo presupuestal presentó un mejoramiento sustancial en su manejo tanto en lo que se refiere a los Certificados de Disponibilidad y Registro, Modificaciones y el correspondiente respeto a los Techos Presupuestales; de igual manera se surtió el procedimiento del Proyecto de presupuesto ante la Junta Directiva, donde se aprobó mediante acuerdo 001 del 25 de enero de 2012 por un valor inicial Total de $1.930´351.443. 4.2.1.2. Presupuesto de ingresos El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja “IRDET” para la vigencia 2012 tuvo un presupuesto inicial de $1.930.351.443, con un adicional de $1.203.279.080,35, para un definitivo $3.133.630.523,35.

El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja a 31 de diciembre de 2012, presentó el siguiente comportamiento:

COD CONCEPTO PRESUPUESTO TOTAL POR %







DEFINITIVO RECAUDADO RECAUDAR EJECUTADO

1 INGRESOS 3,133,630,523.40 2,273,874,411.08 859,756,112.32 27.44%

Para el año 2012 el IRDET presentó un presupuesto definitivo de ingresos de $3.133.630.523,40; de estos se recaudaron $2.273.874.411,08 equivalentes al 72.56%, quedando por recaudar $859.756.112,32 que corresponden al 27.44%. Respecto a la vigencia 2011 se presentaron las siguientes variaciones:

Vigencia Definitivo Recaudos %

Recaudado Por Recaudar

% Por Recaudar

2012 3,133,630,523.40 2,273,874,411.08 72.56% 859,756,112.32 27.44%

2011 2,390,093,901.00 2,139,236,830.00 89.50% 250,857,071.00 10.50%

Como se puede evidenciar para el año 2012 el presupuesto definitivo aumento en un 131% sin embargo el recaudo disminuyo, pues para el año 2011 fue de 89.50% mientras que para el 2012 presentó un porcentaje del 72.56 lo cual muestra una notable falta en la gestión para el recaudo de los ingresos. En la auditoria anterior con ocasión de la deficiente gestión de recaudo presentada, la Contraloría emitió control de advertencia sobre los recursos dejados de percibir por concepto de impuesto de espectáculos públicos y más exactamente por el impuesto dejado de recaudar y que no tributó el equipo de futbol Boyacá Chico Futbol Club, que para esa fecha ascendió aproximadamente a la suma de $342 millones de pesos.

4.2.1.3. PRESUPUESTO DE GASTOS

El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja “IRDET” a 31 de diciembre de 2012 presentó el siguiente comportamiento:

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTAL POR %

EJECUTADO EJECUTAR EJECUTADO

2 GASTOS 3,133,630,523.35 2,376,927,544.80 756.702.978,55 75.85%

Para la vigencia 2012 el IRDET presento una apropiación definitiva de gastos por $3.133.630.523,35; de los cuales se ejecutaron $2.376.927.544,80 equivalentes al 75.85%, quedando un saldo por ejecutar de $756.702.978,55 que corresponden al 24.15%. Los gastos de personal presentaron una ejecución de 85.63%, gastos generales de 24.78%, transferencias corrientes de 78.26% y proyectos de inversión recursos propios de 81.75% siendo este ultimo el de más baja ejecución.







COD CONCEPTO EJECUTADO PAGO % POR

% PAGAR

2 GASTOS 2,376,927,544.80 2,321,728,953.82 97.68% 55,198,590.98 2.32%

En la vigencia 2012 se ejecutaron $2.376.927.544.80 de los cuales se pagaron $2.321.728.953,82 equivalentes al 97.68% y quedaron por pagar recursos por valor de $55.198.590,98 correspondiente al 2.32%, lo que demuestra una buena ejecución de los compromisos adquiridos dentro de la vigencia.

4.2.1.4. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

Se observó que las adiciones y traslados que se llevaron a cabo en el presupuesto del el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja “IRDET” durante la vigencia 2012, están debidamente soportados con sus respectivos actos administrativos (Acuerdos de Junta Directiva), esto en cuanto a los Ingresos:

Actos administrativos que modificaron el presupuesto de ingresos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN REDUCCION

Acuerdo N° 002 del 25 de enero de

2012

-Excedentes (Recursos del Balance año

2012 $343.454.824,35

Acuerdo N° 007 016 del julio de 2012 Convenios Interinstitucionales $8.000.000

Acuerdo Nº 011 del 28 de septiembre

de 2012 Transferencia de inversión $211.000.000,00

Acuerdo Nº 012 del 25 de octubre de

2012

-Servicios Educativos

-Reintegro $29.289.500,00

Acuerdo Nº 013 del 29 de noviembre

de 2012 -Impuestos Ley 1289/2009 $25.904.837,00


de 2012 -Programa de deporte $500.000.000,00

Acuerdo Nº 015 del 10 de diciembre

de 2012 -Convenios $85.629.919,00

TOTAL ADICIONES $1.203.279.080,35

De igual forma para los gastos. Actos administrativos que modificaron el presupuesto de egresos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN TRANSLADO

Acuerdo N° 002 del 25 de enero de

2012 -Inversión $343.454.824,35

Acuerdo N° 05 del 28 de marzo de

2012.

-Gastos de Funcionamiento

traslados de Vacaciones

(2.1.1.7) Contra Indemnización

vacaciones (2.1.1.8)

$5.000.000







Acuerdo N° 007 016 del julio de 2012 Apoyo a clubes y

organizaciones deportivas $8.000.000

Acuerdo N° 008 del 16 de julio de 2012 -Gastos de funcionamientos $99.177.520

Acuerdo N° 009 del 14 de agosto de

2012 -Gasto de funcionamiento $36.390.000


de 2012 -Gasto de inversión $211.000.000


de 2012 -Inversión

$19.000.000


2012

-Servicios Educativos

-Reintegro $29.289.500


2012

-Gastos de funcionamiento

-Gastos de inversión

$74.875.840


de 2012

-Escuelas de formación

-Recreación $25.904.837


de 2012 -Gastos de Inversión $500.000.000,00


de 2012 -Inversión

$24.004.580


de 2012 -Convenios $85.629.919,00


de 2012 -Inversión

$13.000.000

TOTAL ADICIONES $1.203.279.080,35 $271.447.940,00

4.2.2. TALENTO HUMANO

4.2.2.1. Planta De Personal

El IRDET, en la vigencia 2012 contó con una Planta de Personal de doce (12) funcionarios de planta y un (1) supernumerario, planta conformada de la siguiente manera: UN (1) GERENTE UN (1) TESORERO UNA (1) SECRETARIA SIETE (7) PROFESIONALES UNIVERSITARIOS UN (1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO UN (1) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES Y EL SUPERNUMERARIO QUE DESARROLLA LAS FUNCIONES DE CONDUCTOR. Además para cubrir las funciones de instrucción en las diferentes disciplinas deportivas se celebraron 195 Contratos de Prestación de Servicios por tiempos que oscilan entre 3 y cuatro meses cada uno.

4.2.2.2. Liquidación Prestaciones Sociales







Las prestaciones sociales para los servidores públicos están reglamentadas por los Decretos 1045 de 1978, 1042 de 1978 y 1919 de 2002. El Decreto 1042 de 1978 establece el Sistema de Nomenclatura y clasificación de los empleos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, establecimientos Públicos, y Unidades Administrativas especiales del Orden Nacional, fija las escalas de remuneración y dicta otras disposiciones. Por otra parte el Decreto 1045 de 1978 fija las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de empleados públicos. Finalmente el Decreto 1919 de 2002 reguló el régimen prestacional mínimo de los trabajadores oficiales del nivel territorial, estableciendo que gozaran de las consagradas para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional. La prima de servicios de los funcionarios del Municipio de Tunja está regida por el Acuerdo Municipal No: 065 de 1981 Para la vigencia 2012 a los empleados del Instituto de la Recreación y el Deporte se liquidaron las siguientes prestaciones sociales:

4.2.2.3. Prima de Servicios

La prima de servicios es reglamentada por el Decreto 1042 de 1978 en su artículo 58 el cual señala: “Los funcionarios a quienes se aplica el presente Decreto tendrán derecho a una prima de servicio anual equivalente a quince días de remuneración, que se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada año” Si el trabajador no ha laborado el año completo, se debe pagar proporcionalmente a razón de 1/12 parte de cada mes completo de labor y siempre que hubiere prestado su servicio por lo menos un semestre. (Art. 60) La prima de servicios de los funcionarios del Municipio de Tunja está regida por el Acuerdo Municipal No: 065 de 1981 y en concordancia con éste se pagará por prima de servicios completa el valor correspondiente a un mes de sueldo. Para la vigencia 2011 el IRDET liquido esta prima así:

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO DIAS

W BASICO

MENSUAL

AUXILIO SUBSIDIO TOTAL DESCUENTO

S NETO A PAGAR TRANSPORT

E ALIMENTA DEBENGADO

FONDO. AMIG

SILVA ALVARADO SANDRA LILIANA

AUX. ADMINISTRATIVO

360 1,006,632 67,800 42,528 1,116,960

1,116,960

GOMEZ CARREÑO

SECRETARIA 355 1,006,632 67,800 42,528 1,101,447 530,000 571,447







GISELLE ASTRID

HERNANDEZ G. BLANCA MYRIAM

AUX. SERV. GRALES

360 791,495 67,800 42,528 901,823 120,000 781,823

TOTALES 2,804,759.00 203,400.00 127,584.00 3,120,230.00 650,000.00 2,470,230.00

Si se observan las liquidaciones pagadas por el IRDET a sus funcionarios, se encuentra que para las mismas se tuvo en cuenta el salario y no el sueldo como lo ordena el acuerdo 065 de 1981. Es decir que para el pago de Prima de Servicio se tuvieron en cuenta el Auxilio de Transporte y el Subsidio de Alimentación a quienes tenían el derecho es decir que se realizó un pago de más en los siguientes términos: SILVA ALVARADO SANDRA LILIANA 67.800 42.528 110.328 GOMEZ CARREÑO GISELLE ASTRID 67.800 42.528 110.328 HERNANDEZ G. BLANCA MYRIAM 67.800 42.528 110.328 Para un total de: $ 330.984 SON: TRESCIENTOS TREINTA MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y CUATRO PESOS, éste valor se constituye en un presunto detrimento patrimonial de la Entidad y por lo tanto se establece como hallazgo fiscal que debe resarcirse. HALLAZGO No. 4

Respuesta de la Entidad:

Al efectuar la liquidación de la PRIMA DE SERVICIOS se tuvo en cuenta el DECRETO 1042

de 1978 en el ARTICULO 59, el cual contempla que se debe tener en cuenta la asignación

básica mensual, auxilio de transporte y subsidio de alimentación y por tal motivo se venía

realizando de esta forma, pero se procederá a liquidar según el ACUERDO No.065 DE 1981,

como lo indican ustedes en la observación, se aclara que para el pago de la prima de

servicios año 2013 nos acogimos al ACUERDO MUNICIPAL No.065 de 10 de septiembre de

1981 Artículo 1º.teniendo en cuenta el sueldo y no el salario. Se procederá a solicitar la

devolución de los valores pagados de mas a los funcionarios que se les aplicó el DECRETO

1042 de 1978 ARTICULO 59. Anexo 2







Pronunciamiento de la Contraloría: No es cierto que se haya aplicado el Decreto 1042 de

1978 porque este solo prescribe sobre una liquidación de prima de Servicio del 50% con

doceavas, y pagaron el 100% mas las doceavas de transporte y alimentación, pero el

acuerdo 065 si habla del pago sobre el 100% sin las doceavas de transporte y alimentación.

Sin embargo se acepta la observación por parte del IRDET y se procedió a oficiar a los

personas para que hagan la devolución de lo pagado de más. De modo que se mantienen

los Hallazgos Administrativo y Fiscal hasta que se resuelva el pago del detrimento detectado.

Se aclara que la comisión de auditoría cuenta como máximo plazo para hacer el traslado

Fiscal de 2 meses en el evento de que no se recupere el valor referido.

4.2.2.4. Pago de incentivo económico:

Dentro de la revisión a los comprobantes de pago del mes de diciembre de 2012 se encontraron dos pagos mediante las ordenes números 874 y 875 por valores de: $4´094.760 y $341.230 respectivamente, cuyo concepto fue el pago de incentivos económicos para los funcionarios del IRDET y un supernumerario, con los siguientes antecedentes: El 20 de diciembre de 2012 se produce la resolución No. 277 del mismo año, por medio de la cual se adoptan incentivos de carácter pecuniario dentro del programa de Bienestar Social del Instituto para la Recreación y el Deporte de Tunja. La parte considerativa de esta resolución hace referencia a los artículos 19,21, 26 y 30 del Decreto Ley 1567 de 1998, Los cuales se transcriben textualmente: “ARTICULO 19. PROGRAMAS ANUALES. Las entidades públicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente decreto-ley están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos. ARTICULO 21. FINALIDAD DE LOS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL. Los programas de bienestar social que formulen las entidades deben contribuir al logro de los siguientes fines: a) Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño; b) Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social; c) Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad; d) Contribuir, a través de acciones participativas basadas en la promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar; e) Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.







ARTICULO 26. PROGRAMAS DE INCENTIVOS. Los programas de incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos, deberán orientarse a: 1. Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos. 2. Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia. Los programas de incentivos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral. Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos. ARTICULO 30. TIPOS DE PLANES. Para reconocer el desempeño en niveles de excelencia podrán organizarse planes de incentivos pecuniarios y planes de incentivos no pecuniarios. Tendrán derecho a incentivos pecuniarios y no pecuniarios todos los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo.”

El texto de los artículos 19 y 21 del Decreto ley 1567 de 1998 hacen referencia a Programas de Bienestar Social, que fundamentan legalmente el espíritu de la Resolución No. 277 del IRDET y el texto de los artículos 26 y 30 de la misma norma hacen referencia a Programas de Incentivos como lo demuestra su ubicación dentro de los respectivos capítulos del Decreto. De la misma manera los textos establecen diferencias entre los dos conceptos, especialmente en:

Programas de Bienestar Social Programas de Incentivos

1.- Están dirigidos a todos los Empleados y sus Familias

2.- Media el desarrollo integral del empleado en su trabajo, personal y familiar

1.- Dirigidos a los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo.

2.- Median los resultados de desempeño y niveles de excelencia.

En resumen: 1. Se pretendió realizar unos pagos amparados en los programas de bienestar social, pero no tuvieron en cuenta El capitulo III y especialmente los artículos 18,20 y 27 del Decreto Ley 1567 de 1998, se transcriben los artículos textualmente: “ARTICULO 18. PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS. A través de los programas de bienestar social y de los programas de incentivos que formulen y ejecuten las entidades, se pondrá en funcionamiento el sistema de estímulos para los empleados. ARTICULO 20. BIENESTAR SOCIAL. Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el







mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. PARAGRAFO. Tendrán derecho a beneficiarse de los programas de bienestar social todos los

empleados de la entidad y sus familias.

ARTICULO 27. PROYECTOS DE CALIDAD DE VIDA LABORAL. Los programas de incentivos que se desarrollen mediante proyectos de calidad de vida laboral tendrán como beneficiarios a todos los empleados de la entidad. Estos proyectos serán diseñados a partir de diagnósticos específicos, utilizando para ello metodologías que las ciencias sociales y administrativas desarrollen. Las entidades, de acuerdo con sus políticas de gestión, podrán adaptar a sus particulares requerimientos proyectos de calidad de vida laboral orientados a lograr el buen desempeño. Para ello contarán con la orientación y asesoría del Departamento Administrativo de la Función Pública”.

2. Se realizó el pago con la figura de Incentivos Económicos, amparándose en los artículos 26 y 30 del Decreto Ley 1567 de 1998 sin tener en cuenta los demás del capitulo IV del mismo decreto, además no se realizaron los previos a estos artículos (actividades que demuestren el nivel de excelencia requerido, es decir que no se utilizaron mecanismos de calificación o evaluación del desempeño) como lo reza la ley 909 del 2004 artículo 38, y el decreto 1227 del 2005 artículo 50 y siguientes. Ahora bien, los pagos realizados a todos los empleados del IRDET se denominaron“pago de trece (13) incentivos económicos”por valor de $4´435.990 a razón de $341.230 cada uno, los cuales fueron reconocidos y ordenados mediante la resolución No. 278 del 21 de diciembre de 2012, con fundamento legal de la resolución No. 277 del mimo año. Es decir que al ser un pago de incentivos, no se cumplió con lo que prescribe la ley para esa clase de concepto como se explica en los textos de los artículos y el análisis realizado en la parte anterior por la comisión de auditoría. Así las cosas, la comisión de auditoría considera que la realización de estos pagos carecen de fundamento legal por tratarse de incentivos y no de programa de Bienestar Social, configurándose en una observación con presunto alcance Fiscal y Administrativo por el total de estos pagos. HALLAZGO No. 5

Respuesta de la Entidad: En atención a lo descrito en el informe, se solicitó a los funcionarios del IRDET la devolución de los dineros recibidos por este concepto. Anexo 3 Pronunciamiento Contraloría: Se aceptó la observación por parte del IRDET y se procedió a oficiar a las personas para que hagan la devolución de lo pagado por concepto de Incentivos económicos, en total 13 oficios. De modo que se mantienen los Hallazgos Administrativo y Fiscal hasta que se resuelva el pago del detrimento detectado con las consignaciones de los recursos. Se aclara que la comisión de auditoría cuenta como máximo plazo para hacer el traslado Fiscal de 2 meses en el evento de que no se recupere el valor referido.







4.2.2.5 Vacaciones

Las vacaciones están reglamentas por el Decreto 1045 de 1978 en el articulo 8 el cual estipula “Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales” El artículo 17 del mismo decreto indica que los factores salariales para la liquidación de las vacaciones son: sueldo básico, incremento salarial por antigüedad, gastos de representación, auxilio de transporte, subsidio de alimentación, bonificación por servicios prestados, prima técnica y prima de servicios. Para la vigencia 2012el IRDET liquido las vacaciones con observancia de la normatividad aplicable.

4.2.2.6. Prima de navidad:

Esta se encuentra reglamentada por el Decreto 1045 de 1978 articulo 32 el cual indica: “Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho al reconocimiento y pago de una prima de Navidad.

Respecto de quienes por disposición legal o convencional no tengan establecido otra cosa, esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre. Cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la mencionada prima de navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable” Respecto a los factores salariales que intervienen en la liquidación de esta prima se deben tener en cuenta la asignación básica mensual, incremento de salario por antigüedad, gastos de representación, auxilio de transporte, subsidio de alimentación, prima de servicios y vacaciones y bonificación por servicios prestados (Art 33). Para la vigencia 2012 el IRDET liquidó la prima de navidad con observancia de la normatividad aplicable y por el total de los meses completos laborados durante la vigencia de todos los funcionarios.

4.2.2.7 Cesantías

Se encuentra reglamentado por el Decreto 1045 de 1978, es de carácter obligatorio y se liquida a razón de un mes de sueldo por cada año de servicios Los factores salariales para liquidar este auxilio son: asignación básica mensual, incremento salarial por antigüedad, gastos de representación, auxilio de transporte, subsidio de







alimentación, bonificación de servicios, prima de servicios, prima de vacaciones, prima de navidad y valor de las horas extras y días festivos. (Art 45). Para la vigencia en estudio en el IRDET liquidaron la Cesantías teniendo en cuenta la doceava del pago total de la Prima de Servicios, cifra que por su cuantía, en el evento de un proceso Fiscal generaría un desgaste demasiado oneroso. Por tal motivo se deja como una observación con alcance Administrativo. HALLAZGO No. 6

Respuesta de la Entidad: Se tendrán en cuenta las recomendaciones de la observación para que cuando se haga el respectivo calculo, sean tomados todos los factores salariales en forma secuencial. Adicionalmente este problema se solucionaría con el programa SOFTWARE de NOMINA Y CAPACITACIÓN sobre nómina, prestaciones sociales legales y factores salariales de empleados públicos. Pronunciamiento contraloría: Aceptada la observación se mantiene el hallazgo hasta ser verificado su cumplimiento en el seguimiento al plan de mejoramiento.

4.2.2.8.Conclusión

Se aclara que la no observancia de las normas en la liquidación de Prestaciones Sociales genera unos pagos encadenados entre una prestación y otra, por tal razón se hace necesario que se tenga un especial cuidado y exactitud en estos cálculos para evitar las acciones que se puedan desenlazar tanto por parte de la Contraloría, como de las personas afectadas por el mal cálculo de estos pagos. 4.3. EVALUACION DEL PLAN DE DESARROLLO – SECTOR DEPORTE

El estudio se fundamentó con los apartes de la auditoría realizada a la Gestión del Municipio

de Tunja por parte de la Contraloría la vigencia 2012 en materia de Recreación y Deporte,

comparado con las realizaciones hechas por El IRDET en esta materia.

SECTOR DEPORTE Y RECREACION

CODIGO CONCEPTO APROPIACION

DEFINITIVA EJECUCION

PRESUPUESTAL DISPONIBLE

% DE EJECUCIÓN

% DISPONIBLE

2.1.1.03.03.10 INVERSION RECURSOS PROPIOS 1,261,531 1,237,596 23,935 98.10% 1.90%

2.1.1.05.03.10 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

676,999 663,059 13,940 97.94% 2.06%

2.1.1.08.03.10 INVERSION FONDOS ESPECIALES 831,539 674,665 156,874 81.13% 18.87%

2.1.1.10.03.10 INVERSION RECURSOS DE COFINANCIACIÓN

630 - 630 0% 100%







2.1.1.15.03.10 INVERSION RECURSOS PICN 11,989 - 11,989 0% 100%

TOTALES 2,782,688 2,575,320 207,368 93% 7%

10.5.4. Sector Deporte y Recreación:Las ayudas muestranque la mayor inversión para este sector fue realizada con inversión recursos propios, seguido por inversión recursos PICN. Del total de Invesión en el sector se detecta que la Ejecución alcanzó un porcentaje del 93%, quedando un saldo por ejecutar del 7%.

2.1.4 PROGRAMA CON EL DEPORTE Y LA RECREACIÓN NO SE JUEGA Objetivo: formular y ejecutar una política pública municipal dirigida a la actividad física, educación física, recreación y deporte, la correcta utilización del tiempo libre, especialmente enfocado en los espacios escolares y extraescolares para fomentar hábitos de vida saludables y la construcción de tejido social. El porcentaje de avance de lo programado para el 2012 fue del 51% en metas de producto y del 75% en metas de resultado.

-

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000


INVERSIONRECURSOSPROPIOS

SISTEMA GENERALDEPARTICIPACIONES

INVERSIONFONDOSESPECIALES

INVERSIONRECURSOS DECOFINANCIACIÓN

APROPIACION

DEFINITIVA,

2.782.688 , 50%

EJECUCION

PRESUPUESTAL,

2.575.320 , 46%

DISPONIBLE, 207.368

, 4%


Indicador Resultado

Valor

esperado

cuatrienio

Valor

espera

do 2012

Logro

2012

%

Avance

2012

Deportistas que participan en

juegos y competencias deportivas

regionales, nacionales e

internacionales

500 125 500 100

Número de beneficiarios que

participan en programas de

recreación institucionales

60000 15000 8610 57

Número de docentes capacitados 500 125 150 100







En el programa de formación de Escuelas Deportivas, 2.030 niños fueron atendidos en las disciplinas de Baloncesto, Gimnasia, Futbol, Futbol sala, Futbol salón, Karate, Natación, Patinaje artístico, Patinaje carreras, Taekwondo, Tenis de mesa, Tenis de campo y Voleibol. Asimismo se organizaron Festivales de Futbol, Patinaje de carreras, Patinaje artístico, Festival de Natación, Festival de Danzas, los cuales contaron con la participación de 690

niños, niñas y adolescentes.Se descentralizaron los programas de formación deportiva en

diferentes sectores del Municipio ciudad: Fútbol en los Barrios San Antonio, Altamira, Milagro, Patriotas y Paraíso; Patinaje de Carreras en Cooservicios; Taekwondo en los Barrios Patriotas, Centro, Santa Ana y Milagro; Natación en los Muiscas; Baloncesto en los Patriotas; Futbol de Salón en los barrios Santa Ana, Muiscas, Asís, Parque Santander, Cristales, Estancia del Roble, Sector Barón Germania, Rural del Sur y Tras del Alto. Se organizó el séptimo campeonato mundial de Taekwondo Poomsae, evento que contó con la participación de 55 países, 567 deportistas, jueces y directivos de WTF y el cubrimiento de la prensa nacional e internacional. Irán y Estados Unidos fueron los países líderes en el cuadro de medallería. La ocupación hotelera en Tunja fue del 96% (347 se hospedaron en la capital boyacense). La inversión en el campeonato ha sido una de las más bajas hasta el momento en este tipo de certámenes, con $1.500 millones de pesos (900 gestionados con el Gobierno Nacional). Se calcula que a través de DIRECT TV 400 mil personas del país pudieron seguir el campeonato y 1.300.000 personas del mundo lo monitorearon por internet. La ocupación hotelera en Paipa fue del 82% (220 se alojaron en esta ciudad). Del total de restaurantes en la ciudad de Tunja, hubo un 35% de ocupación por parte de las delegaciones. 4.4. CONTRATACIÓN

4.4.1. Comprobantes de Egreso

Para llevar a cabo la revisión de las órdenes de pago del año 2012, se tomó como muestra el mes de diciembre con un total de 136 comprobantes revisados entre los cuales se encontraron pagos como el de los incentivos a los funcionarios, tema tratado

en educación física

Número de interesados

capacitados en actividades

deportivas, recreativas, educación

física y escenarios deportivos

2000 500 98 20

Porcentaje de escenarios en buen

estado 100 25 25 100







específicamente en la parte de Talento Humano de este informe, otros pagos como los de Contratación por Prestación de Servicios, Gastos Generales y de personal entre otros. En la revisión de los comprobantes de Contratos de Prestación de Servicios que resultaron dentro de la muestra, se revisó una nueva muestra con (11) contratos para verificar dentro de sus carpetas que cumplieran con los soportes correspondientes encontrando las siguientes inconsistencias.

Dentro del estudio al comprobante No. 870 y el contrato de prestación de servicios Nº 260 cuyo objeto era el de realizar las actividades juzgamiento en la disciplina de tejo, mini tejo y rana en los juegos comunales los que se realizaron del 12 al 22 de diciembre del 2012 no existe constancia del pago al sistema general de seguridad social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales. El aporte al sistema general de seguridad social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales, no fue aportado por el contratista contraviniendo la Ley 1150 de 2007 que introduce reformas a la ley 80 de 1993, para este caso en el artículo 23, estableció que “El inciso segundo y el parágrafo 1º. del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. De no ser aclarada las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. HALLAZGO No. 7

Respuesta de la Entidad: Se revisó la carpeta del contrato en la cual reposan todos los documentos y se encontró el Recaudo Integrado de Seguridad Social y Parafiscales del contratista. Anexo 4 Pronunciamiento de la Contraloría: Revisado el anexo de soportes entregado como anexo 4 se levanta la observación con alcance administrativo y disciplinario.

El comprobante de egreso Nº 903 del 28 de diciembre de 2012 valor único por el pago al contrato Nº 250 cuyo objeto es el de prestación de servicio en recreación - animador programa vacaciones recreativas IRDET. Por un valor de $4.320.000 no se le hizo la respectiva retención en la fuente como trabajador independiente. La no aplicación en la retención en la fuente a los pagos a trabajadores independientes perteneciente al régimen simplificado, o que cumplan los topes y condiciones de este régimen cuando no sea responsables del IVA infringiendo el articulo 13 de la Ley 1527 del 27 de abril de 2012. De no ser aclarada las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. HALLAZGO No. 8

Respuesta de la Entidad: Egreso 903 DE 28-12-12 Error involuntario en el momento de hacer el cálculo, se tomo un menor valor, el cual no daba base para practicar la respectiva retención, ya que la base tomada era menor de 100 UVT. La liquidación que ha debido aplicarse es la siguiente así: Valor Contrato $4.320.000 UVT 2012 $ 26.049 Valor contrato en UVT $ 165.84 Artículo 13 de







la Ley 1527 del 27 de abril de 2012 Rango a aplicar: 4% Valor contrato $4.320.000 Base de retención 80% $3.456.000 Seguridad Social $ 492.480 Valor base de retención $2.963.520 Valor de la retención $ 118.541 Se oficiará comunicación al contratista para que haga el respectivo reintegro correspondiente a retención en la fuente dejada de descontar en el momento de la liquidación. Pronunciamiento de la Contraloría: Reconocido el error en la respuesta y la intención de oficiar al contratista para hacer el reintegro del faltante para rendirlo a la DIAN, se levanta la observación con alcance disciplinario y se mantiene el hallazgo administrativo.

Dentro del comprobante de Egreso Nº 903 y dentro de la carpeta del contrato Nº 250, se pudo establecer que el contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando se debió pagar los aportes con base en el 40% del valor del contrato, según establece el articulo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el articulo 18 de la ley 1122 de 2007. De no ser aclaradas las observaciones, conllevara a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. HALLAZGO No. 9

Respuesta de la Entidad: De acuerdo a la observación hecha al contrato N º 250 de 2012, se entrega el Pago de Salud y pensión con el saldo faltante. Anexo 5 Pronunciamiento de la Contraloría: Revisado el anexo 5 y verificada la consignación de pago se levantan las observaciones.

4.4.2. Contratos:

Para el estudio de los contratos se procedió a conceptuar sobre legalidad, gestión y resultados de los contratos seleccionados como muestra, la cual tuvo la siguiente metodología para su selección: - Se ordenó el total de la contratación por mayor valor y objetos de los contratos. Con esta información se estableció que habían de los 260 contratos suscritos en la vigencia 2012, de los cuales se seleccionaron 22 contratos con los valores superiores a $6.000.000 además fueron también seleccionados aquellos contratos que tenían el mismo objeto a los que presentaron hallazgos fiscales, disciplinarios y penales en la auditoria anterior - En conclusión se analizaron 22 contratos por un valor de $907,7102,690 correspondiente al 55% del total de la contratación suscrita en la vigencia 2012 por el IRDET que en valor absoluto corresponde a la suma de $1.645.564.077. HALLAZGO No. 10







Se analizaron los contratos que tenían contratistas repetidos y en su gran mayoría correspondía a contratos de prestación de servicios, se pudo evidenciar que se realizaban dos o tres contratos en el año al mismo contratista en periodos distintos de tiempo y con el mismo objeto, lo cual genera un desgaste administrativo a la Entidad dada la cantidad de actos previos que son necesarios para cada contrato, por lo cual se debería realizar un solo contrato durante el año. Por lo anterior se deja la observación de carácter administrativo.

Respuesta de la Entidad: En atención a lo indicado, se llama la atención sobre la realización de dos o tres contratos con el mismo objeto, el mismo contratista en periodos distintos de tiempo, en cuanto a los contratos de prestación de servicios. Hay que hacer claridad que esta situación se presenta respecto de los contratos de prestación de servicios que se adelantan para contratar los instructores de las escuelas de formación deportiva (en su mayoría), programas de recreación, adulto mayor y otros programas que requieren de instructores para el desarrollo de los mismos. Para entender esta situación, cree oportuno el IRDET, explicar el funcionamiento de los programas y relacionar la forma en que ingresan los recursos al Instituto (acuerdo 020 y recursos de inversión) Anexo (6), situación estas que condicionan la contratación y hacen que se tenga que dar en la forma en que observa su despacho. El funcionamiento de los programas que requieren la contratación de instructores, está condicionada al número de personas que se van a beneficiar de estos, así como a la periodicidad en que se desarrollan; que para el caso del IRDET se da por semestres que coinciden con el periodo escolar de los estudiantes de primaria y secundaria de los colegios de la ciudad. Así, cuando se estructura los contratos, se somete a dos variantes: número de niños y niñas beneficiados- por modalidad deportiva y el tiempo en que se va a llevar a cabo el programa. La primera variante no es constante en el tiempo, ya que en algunas modalidades disminuye el número de inscritos y en otras aumenta, razón por la cual, los responsables de los programas deben re evaluar la continuidad de la instrucción de algunas modalidades, el aumento de otros grupos en otras modalidades y la forma en que los instructores deben desempeñar su trabajo de acuerdo al número de beneficiados y lo más importante, cuanto se va a pagar por sus servicios. Lo anterior, está ligado al manejo presupuestal del instituto, esto es la forma en que se estructura su presupuesto; ya que los gastos que se deban realizar en virtud de estos contratos (Instructores (a)) se cancelan con los recursos que se giran por inversión y acuerdo 020, ambos recursos recibidos por transferencia que hace la alcaldía municipal al IRDET, y que no son constantes y muchas veces ni siquiera determinables, como sucede con el acuerdo 020 ( recursos que se reciben por los contratos que ejecuta el municipio). Así las cosas y de acuerdo a lo manifestado, es imposible para el IRDET, estructurar contratos a términos de un año, más si se tiene en cuenta que la vigencia de los programas en su mayoría tienen recesos de un (1) mes por semestre y se desconoce las variables para la determinación del valor a pagar, sumado a la práctica presupuestal a la que está sometida el instituto, que le impide saber en qué momento le van a llegar los recursos para pagar los servicios contratados, esto hace que se tenga que generar proyectos a la medida en que se van conociendo las variables que se han esbozado en esta respuesta. Sin embargo, cree la administración que es oportuno acatar la observación que hace la contraloría, en el entendido de hacer un estudio que le permita determinar programas y modalidades deportivas, donde se detecte un comportamiento homogéneo (los niños inscritos permanecen durante los dos semestres) y se puedan







desarrollar sin solución de continuidad durante un año( se amerite la inversión por número de beneficiados inscritos, para continuar el programa en vacaciones), así se evitaría en alguna medida el desgaste administrativo que se observa por su parte. Anexo 6 Pronunciamiento Contraloría: Analizada la respuesta entregada por parte del IRDET y conscientes de la intención de acatar la observación en los eventos que lo permita el presupuesto y la inscripción de niños a lo diferentes programas, de hacer los contratos por tiempos más amplios evitando el desgaste administrativo de varios contratos con el mismo objeto, la Comisión de auditoría decide levantar el Hallazgo.

La muestra seleccionada correspondió a los siguientes contratos: Número

Del Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial Del

Contrato Nombre Completo

Del Contratista

244

Contrato de colaboración para el cumplimiento de planes y programas y actividades de interés publico cuyo objeto es la organización y realización del 7 mundial de taekwondo modalidad poomsae a realizarse en la ciudad de Tunja. del día 30 de noviembre al 10 de diciembre de 2012.

500,000,000.00 Federación

colombiana de taekwondo

251

Suministro de tres pisos de competencia y tres de calentamiento de 10x10 metros para la practica de taekwondo. marca Daedo (suelo sistema puzzle. reversible para entrenamiento y competición. fuerza extensible:19.8 kgf/cm3 alargamiento:120% tratamiento higiénico. con aislamiento acústico y de humedad. composición E.V.A( etileno-vinilo-acetato) colores: reversible rojo y azul. reconocido por la WTF y tres juegos de pulsadores de siete mandos manuales cada uno. marca taekwonsoft(sistema de puntación para poomsae. compuesto por siete maquinas de puntuación. un controlador principal. un software y siete cargadores oficiales reconocidos por la WTF

153,000,288.00 Koguryo Colombia

EU

123 Convenio de apoyo económico para Corporación Salonista Real Boyacá para participación copa profesional femenina de fútbol de salón

30,000,000.00 Cesar Augusto

Ramírez Fonseca

190 Convenio de apoyo económico para Club Deportivo Colegio de Boyacá para adquisición sudaderas para participar Juegos Intercolegiados Fase Departamental

25,600,000.00 Juan Carlos Pinto

Castelblanco

7 Convenio de apoyo al Club Deportivo Boyacá para organización clásica

24,450,000.00 Club Deportivo

Boyacá

9 Prestación de servicios profesionales especializados en el área de contaduría del IRDET

18,000,000.00 Raúl Solano Guayacán

88 Convenio de cooperación de apoyo económico a la Liga de Ciclismo de Boyacá para la adquisición de ropa deportiva

16,000,000.00 Liga de Ciclismo de

Boyacá

214 Suministro de canguros para el festival de clausura del programa de escuelas de formación deportiva. promoción juvenil y festival recreativo adulto mayor

14,124,500.00 Claudia Estella

Estupiñán

245 convenio de apoyo económico con destino al club escuela de ciclismo Santiago de Tunja para la participación de un

14,000,000.00 Club Escuela de

Ciclismo Santiago







equipo de ciclismo en la vuelta al futuro de Tunja

92 Convenio de apoyo económico al Club Deportivo Santiago de Tunja

14,000,000.00 Club Escuela de

Ciclismo Santiago de Tunja

212 Suministro de material y elementos para el mantenimiento de los escenarios deportivos del Irdet.

13,991,495.00 Suministros Industriales

Colombia Limitada

5 Prestación de servicios para el apoyo en el área misional al fomento desarrollo y ejecución de los programas institucionales que corresponden al IRDET.

10,950,000.00 Anyelo Alberto Arévalo Vargas

242

convenio de apoyo económico con destino a la corporación salonista real Boyacá club para la realización del primer campeonato departamental de futbol de salón categoría infantil y pre infantil que se realizara los días 28 y 29 de noviembre de 2012

10,000,000.00 Cesar Augusto

Ramírez Fonseca

12 Prestación de servicios profesionales especializados de asesoría externa judicial al IRDET para un proceso determinado

10,000,000.00 Cesar Adolfo Reina

Joya

109 Obra para la instalación de lámina de aluminio. corrección y refuerzos de las graderías metálicas del Irdet

9,000,000.00 Edgar German

Huertas Leguizamón

87 Convenio de cooperación de apoyo económico al Club Deportivo Jarabes Fútbol Club para la compra de elementos deportivos

9,000,000.00 Olimpo Anaya

Castro

246

Convenio de apoyo económico con destino al club deportivo dragones moo duk kwan para brindar un apoyo económico para la realización de la 9 copa de cuna de campeones a realizarse el día 1 de diciembre de 2012 en la ciudad de Tunja

7,100,000.00 club deportivo

dragones moo duk kwan

90 Suministro de combustibles, aceites y lubricantes para el vehículo del IRDET.

6,496,407.00 Estación de

Servicio ESSO Maldonado

124 Convenio de apoyo económico para Club Deportivo Sanpas fc para participación en segundo torneo Liga Argos

6,000,000.00 Club Deportivo

Sanpas fc

112 Convenio de apoyo económico para el Club Deportivo Talentos para participación Nacional

6,000,000.00 Edgar Fernando

Lizarazo Jiménez

101 Convenio de apoyo económico al Club Campeones de Amor

6,000,000.00 Luz Clemencia

Reyes Camargo

62 Convenio de cooperación de apoyo económico al Club de automovilismo Tunja Racing

4,000,000.00 Club de

Automovilismo Tunja Racing

VALOR TOTAL DE LA MUESTRA SELECCIONADA: 963,312,690.00

VALOR TOTAL DE LA CONTRATACION: 1,645,564,077.00

La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportaron al Sistema Integral de Auditoria SIA, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en el año 2012, su objeto y monto, posteriormente. una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones de los anteriores, al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la







legalidad del contrato suscrito, todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento estricto de la ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 2516 de 2011, Decreto 777 de 1992,Decreto 1403 de 1992,1474 de 2011, Decreto 734 de 2012. Y demás normatividad aplicable al proceso de selección de los contratos y convenios suscritos, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública, la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos y convenios suscritos. CONTRATACIÓN Se procede a hacer el análisis jurídico y de gestión y resultados, de los contratos seleccionados, suscritos en el año 2012 por el IRDET, así:

CONTRATO DE COOPERACION No. 244 FECHA: 2012-11-30

CONTRATISTA: Federación Colombiana de Taekwondo. VALOR: $500.000.000

NIT: 8605241348 INGRESO ALMACEN: NA

PAGO: 1 pago 30/11/2012 DIRECCIÓN: Calle 27 No A 25 1B- Bogotá PLAZO: Once 11 días

TELÉFONO: 3138688525

OBJETO: Contrato de colaboración para el cumplimiento de planes y programas y

actividades de interés público cuyo objeto es la organización y realización del 7 mundial de

taekwondo modalidad poomsae a realizarse en la ciudad de Tunja. Del día 30 de noviembre

al 10 de diciembre de 2012.

OBSERVACIONES:

El estudio previo no contiene un análisis pormenorizado del valor estimativo del contrato,

de tal forma que se establezca cada uno de los gastos y el porqué de su valor para de

esta forma poder saber con claridad de donde surgió el valor estimativo del contrato para

satisfacción de la necesidad planteada. Es de anotar que no se cuenta con análisis de

precios del mercado para saber los precios de cada uno de los ítems que componen el

contrato, lo cual denota falta de planeación y violación a principios de la contratación

pública. Esta observación tiene carácter disciplinario de no ser aclarada en la réplica.

HALLAZGO No. 11

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

Respecto a lo presentado en esta observación, el instituto entrega réplica en los siguientes términos: La celebración de contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la constitución Política de Colombia, se encuentran reglados por el decreto 777 de 1992, que en su artículo 1 determina: “ARTICULO 1o. <CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ANIMO DE LUCRO

PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES PUBLICO>. Los contratos

que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 355 de la Constitución

Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades

privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar

programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a







los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los

particulares, salvo lo previsto en el presente Decreto y sin perjuicio de que puedan

incluirse las cláusulas exorbitantes previstas por el Decreto 222 de 1983.”(subrayado y

negrillas por el autor).

De la lectura del aparte subrayado y en negrilla del artículo 1 del decreto 777 de 1992, se desprende. Los contratos que se celebran en virtud de este decreto no hacen parte del estatuto general de la contratación pública (ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007), ya que por disposición del artículo 1 de decreto 777 de 1992 estos contratos se regirán por las formalidades propias que exige la ley para la contratación entre particulares, además del acatamiento de las reglas establecidas en el decreto 777 de 1992 y sin perjuicio de que puedan incluirse las clausulas exorbitantes del decreto ley 222de 1983- derogado por la ley 80 de 1993, es decir, se podrán incluir las clausulas exorbitantes previstas en el estatuto de contratación. Es así, que los contratos que celebran los municipios con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, por expresa disposición del decreto, no corresponden aquellos que celebran las entidades en virtud del estatuto de contratación. Así lo expreso la sala de consulta y servicio civil del honorable consejo de estado en sentencia de veintitrés (23) de febrero de dos mil seis (2006)- consejero ponente LUIS FERNANDO ALVAREZ JARAMILLO; a saber: “El artículo 355 de la Carta contiene una disposición de doble propósito y alcance: ( i ) por una parte, un precepto prohibitivo general aplicable a la totalidad de las ramas y órganos estatales para destinar recursos públicos a favor de particulares por mera liberalidad, concebido, según dan cuenta los anales de la Asamblea Nacional Constituyente, con la finalidad de proscribir la práctica política perniciosa de desviación de dineros públicos al beneficio personal o “auxilios parlamentarios” (inc. 1°), y ( ii ) por otra, una disposición permisiva y de autorización de celebración de contratos con entidades sin ánimo de lucro y de destinación de recursos presupuestales, con el fin impulsar programas y actividades de interés público, todo ello sujeto a la reglamentación del Gobierno (inc. 2°). En efecto, prevé el artículo 355 constitucional: “Ninguna de las ramas u órganos del poder público podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado. El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos

de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de

lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés

público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. El Gobierno

Nacional reglamentará la materia.” Si bien esta norma constitucional establece el marco

normativo, las condiciones, características y régimen complementario, están contenidos en

decretos reglamentarios - principalmente en los Nos 777 y 1403 de 1992 y 2459 de 1993 -,

que pueden calificarse de autónomos, en cuanto sólo están sometidos a la Constitución y no

a la ley y, por tanto, sustraídos del alcance del Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública ( Art. 150 in fine), pues el constituyente tuvo a bien reservar a la

competencia del gobierno la regulación de esta materia contractual (….)“ Y es así, que estos

contratos son de rango constitucional y su reglamentación se encuentra en el decreto;

ordenamiento que exige el estricto cumplimiento de lo dispuesto en él y que en virtud de su

finalidad de manera implícita exige la observancia del mismo artículo 355 constitucional, así







como el artículo 2 y 209 de la carta política. En atención a lo anterior, las normas en

comento son las que nos determinan que la Selección del contratista se hará sin la

aplicación del Estatuto General de la contratación Administrativa, sino siguiendo las reglas

del derecho privado y normas especiales de derecho público y la función administrativa. En

esa medida, el decreto no exige a las entidades que celebren contratos de los establecidos

en el inciso segundo del artículo 355 reglamentado por el decreto 777 de 1992, realizar

estudios de precios del mercado, porque de ser así, el decreto hubiera establecido esa

necesidad, como si lo hace el estatuto de contratación pública. Lo anterior no es óbice para

que la administración no tome lo dicho por la contraloría para mejor la gestión contractual

que se realiza en virtud del inciso segundo del artículo 355 de la constitución nacional,

reglamentado por el decreto 777 de 1992, para que se establezca un proceso intraorgánico

de verificación del valor estimativo de los contratos reglados por el decreto 777 de 1992,

que aunque el decreto no lo exija, si le permitirá a la entidad, generar un mayor control

sobre la utilización de los recursos públicos.

Por lo expuesto anteriormente, se solicita de manera respetuosa se levante la observación replicada.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Teniendo en cuenta que el Decreto 777 de 1992

establece que los contratos se regirán por los requisitos y formalidades de la contratación

entre particulares se atenderá parcialmente la explicación dada por la entidad sin embargo

es de anotar que estos contratos deberán como dice el mismo decreto respetar las normas

y principios de la función publica y los principios de la contratación estatal tal como el de

Economía por lo cual es necesario establecer un estudio de precios para determinar cual

será el valor de contrato a suscribir, teniendo en cuenta lo anterior se levanta el alcance

disciplinario pero se mantiene el administrativo.

El Decreto 777 de 1992 establece en su ARTICULO 2o. Están excluidos del ámbito de

aplicación del presente Decreto: Los contratos que las entidades públicas celebren con

personas privadas sin ánimo de lucro, cuando los mismos impliquen una contraprestación

directa a favor de la entidad pública, y que por lo tanto podrían celebrarse con personas

naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro, de acuerdo con las normas sobre

contratación vigentes.

Por otro lado el mismo Decreto establece que:

Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que

acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para

realizar el objeto del contrato. La entidad facultada para celebrar el respectivo contrato

deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado.

Frente a lo anterior se observa que uno de los elementos esenciales de esta clase especial







de contrato es la idoneidad y en este caso se necesitaba una persona sin ánimo de lucro

que ofreciera experiencia e idoneidad en la organización del eventos de esa magnitud, lo

cual es el objeto principal de contrato y en este caso La Federación Colombiana de TAE-

KWON.DO no adjuntó ninguna certificación que demuestre que ha tenido experiencia en la

organización de campeonatos de la modalidad.

La presunta falta de idoneidad del contrato se puede observar también en cuanto a los

onerosos contratos de prestación de servicios que tuvo que suscribir el contratista para

poder cumplir con el objeto contractual, dentro de los contratos mencionados tenemos:

- Contratista: MANUEL FERNANDO GONZALEZ, Objeto: Asesoría Jurídica Valor:

$10.000.000 pesos m/cte.

- Contratista: JESUS EDGAR MARTINEZ VARON, Objeto: Desarrollo de la

Estructuración, coordinación y ejecución de la Secretaria Técnica General del 7

campeonato de mundial del taekwondo modalidad Poomsae en la ciudad de Tunja.

Valor: $30.000.000 pesos m/cte.

- Contratista: LUIS GUZMAN DIAZ, Objeto: Prestación de servicios para la formulación

de la Metodología y Procedimientos para la organización del Voluntariado, la

logística, el transporte, la seguridad y vigilancia del 7 campeonato de mundial del

taekwondo modalidad Poomsae en la ciudad de Tunja. Valor: $ 30.000.000

- Contratista: PRODUCTO: LTDA, Objeto: Evento de inauguración, Valor: 225.474.065

A manera de conclusión se puede establecer la falta presunta de idoneidad del

Contratista FEDERACION COLOMBIANA DE TAEKWONDO ya que tuvo que

subcontratar en su gran mayoría la ejecución de la Organización del evento objeto

del contrato de cooperación 244 de 2012, convirtiéndose así en un ordenador del

gasto publico. Por lo anterior se deja la observación de carácter disciplinario por falta

de idoneidad por violación al decreto 777 de 92 y presunta violación al principio de

selección objetiva. HALLAZGO No. 12


De esta observación se desprenden dos situaciones a replicar; el alcance del artículo 2 del decreto 777 de 1992 y la idoneidad y experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. Alcance del artículo 2 respecto a la celebración del contrato No 244 de 2012 ARTICULO 2o. <EXCLUSIONES>. 1. Los contratos que las entidades públicas celebren con personas privadas sin ánimo de lucro, cuando los mismos impliquen una contraprestación directa a favor de la entidad pública, y que por lo tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro, de acuerdo con las normas sobre contratación vigentes. Para responder a esta observación, se trae otro extracto de lo dicho por la sala de consulta







de estado referenciado en la respuesta a la observación 11; a saber: “La Sala observa que la primera causal excluye del ámbito de aplicación del decreto los contratos que impliquen una contraprestación directa a favor de la entidad pública, y que por lo tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro, de acuerdo con las normas sobre contratación vigentes, de manera que debe establecerse, en cada caso particular, si el contenido prestacional del contrato, beneficia la entidad pública, a la nación o al establecimiento público, o en otros términos, si la prestación se cumple respecto de la entidad pública, o si por el contrario, la beneficiaria del contrato es la comunidad, como lo ha señalado esta Corporación al negar la pretensión de nulidad de la norma en cita ( Art. 2° numeral 1°): “ ... los contratos a que se refiere el inciso 1o. del artículo 2o. del Decreto 777 de 1992 son

los que implican una conducta de parte del contratista directamente en beneficio de la

entidad contratante (entidades administrativas territoriales), distintos de los que las

entidades públicas pueden celebrar con personas privadas sin ánimo de lucro, sin

que ello implique una prestación en favor de la Nación, el departamento, el distrito o

municipio respectivo, sino que tienen por objeto beneficiar a la comunidad, pues

deben estar enderezados a impulsar programas y actividades de interés público,

acordes con el Plan Nacional o los Planes Seccionales de Desarrollo, de allí que aquellos

sean excluidos por el mismo artículo 2o. acusado de la aplicación del decreto del cual hace

parte dicha disposición”. 1 (Negrillas de la Sala). Esto significa que si el objeto de un

eventual contrato entre el INVIAS y la Federación de Cafeteros, consiste en que esta última

construya obras de infraestructura en zonas cafeteras en beneficio de la comunidad y no de

la entidad pública, la Sala encuentra viable su celebración, siempre y cuando que para la

Federación corresponda a programas de interés público en los que pueda desarrollar tal

actividad, ya sea con (i) recursos propios o (ii) provenientes del Fondo Nacional del Café

que administra” En el mismo sentido la Contraloría General de la República se pronunció en

concepto No 80112- 2007EE1841: “…Conforme al artículo transcrito puede el Gobierno, en

sus diferentes niveles, celebrar convenios con las entidades sin ánimo de lucro siempre que

se cumplan unos requisitos: - Reconocida idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro

contratista. Desde luego, está reconocida idoneidad debe atender criterios objetivos y los

principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad

que debe surtir la función administrativa de acuerdo a lo consagrado en el artículo 209 de la

Carta Política. - Un segundo requisito tiene que ver con la teleología de este tipo de

convenios. La finalidad única es la de impulsar programas y actividades de interés público. -

La tercera precisión constitucional demarca los límites y alcances de la finalidad, que

establece como requisito la conformidad con el plan nacional y los planes seccionales de

desarrollo. Como se desata del aparte final en el segundo inciso de la norma constitucional,

corresponde al Gobierno Nacional reglamentar la materia, lo cual significa que el Congreso

quedó relevado de esta función…”

En atención a lo anterior, para la celebración de este contrato, es esencial que se trate de

programas de interés público, y como se pasa a referenciar el contrato No 244 de 2012 se

suscribió en el marco de dar cumplimiento a los objetivos estratégicos establecidos en el







Plan Decenal del Deporte, este proyecto estaría orientado a lograr los siguientes propósitos:

OBJETIVO GENERAL PLAN DECENAL “Crear las condiciones para hacer de Colombia

una potencia deportiva continental mediante el fortalecimiento del deporte de alto

rendimiento, garantizando la adopción y sostenibilidad de diferentes procesos y estrategias

buscando una mayor articulación y coordinación entre los diferentes actores que confluyen

en los resultados deportivos”. OBJETIVO ESTRATEGICO 27. PLAN DECENAL “Garantizar

la sostenibilidad de los procesos de preparación y participación de los deportistas

colombianos en eventos mundiales y continentales.”. La realización del Campeonato

Mundial de POOMSAE, contribuirá a la promoción y al desarrollo del deporte en general y

en particular de esta modalidad, que por sus características abarca procesos de

preparación, reserva deportiva, competencias de altos logros y eventos de formación del

recurso técnico y de juzgamiento necesarios para hacer sostenibles los procesos de

promoción y divulgación como disciplina deportiva y de preparación de los atletas hacia la

consecución de altos logros a nivel internacional. Certamen que por su magnitud se

enmarca dentro de los postulados del Plan de Desarrollo “Hechos de Verdad”- en su

política Tunja Saludable eje estratégico Saludable y Activa- programa con el Deporte y la

Recreación No se Juega, así como un reto de ciudad que por su carácter internacional se

convierte también en un compromiso de país. En atención a lo anterior, el contrato objeto de

análisis, no se encuentre dentro de los presupuestos de exclusión a que se refiere el artículo

2º del Decreto 777 de 1992 con las modificaciones introducidas por el Decreto 1403 de

1992; pues por una parte, el irdet no obtiene una contraprestación directa a su favor, ya que

la destinataria y beneficiaria de la realización del mundial de Taekwondo modalidad

poomsae fue directamente la comunidad; y por otra, por cuanto no se acuerdan

transferencias de recursos por la entidad territorial a una persona de derecho privado para

el cumplimiento de un mandato legal, o a favor de personas naturales para el cumplimiento

de obligaciones de asistencia o subsidios previstas expresamente en la constitución, ni de

apropiaciones presupuestales destinadas a personas jurídicas públicas creadas por

entidades públicas.

En este sentido, cree la entidad que la observación debe levantarse, ya que en ningún

momento la administración del irdet, celebro el convenio para adelantar un objeto diferente a

realizar el campeonato mundial poomsae, evento que se ajusta al plan nacional del deporte,

así como el plan de desarrollo municipal “Hechos de Verdad” y su única finalidad era que la

comunidad de Tunja, así como la del departamento y la nación, disfrutarán de un evento

internacional que por su extraordinaria organización, dejo a la ciudad como escenario

propicio para emprender nuevos proyectos de esta envergadura, tan es así, que la ciudad

en el año 2013, ya ha realizado 8 eventos nacionales en la ciudad, que en gran medida se

debe al buen resultado que se obtuvo con el mundial de taekwondo. Idoneidad y

experiencia de la Federación Colombiana de taekwondo para la ejecución del

Contrato No 244 de 2012. “ARTICULO 1o. <CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS

SIN ANIMO DE LUCRO PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES







PUBLICO>. (…) Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados

satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo

de lucro para realizar el objeto del contrato. La entidad facultada para celebrar el respectivo

contrato deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado”. Se señala en la

observación que en el caso del contrato celebrado se necesitaba de una persona sin ánimo

de lucro que ofreciera experiencia e idoneidad en la organización de eventos de esa

magnitud. El decreto 777 de 1992 establece que para celebrar contratos de los descritos en

esa normativa, las entidades sin ánimo de lucro deben estar constituidas con seis meses de

antelación a la celebración del contrato y tener vigente el reconocimiento de su personería

jurídica. (Artículo 12). De igual manera, se determina que la duración de las entidades sin

ánimo de lucro no podrá ser inferior al término del contrato y un año más. (Artículo 3). Así la

misma normativa nos determina que experiencia en el tiempo debe acreditar la persona

jurídica sin ánimo de lucro para poder suscribir contratos de los establecidos en el inciso

segundo del artículo 355 de la carta política. Esta situación fue analizada por la entidad al

momento de suscribir el contrato en mención y se estableció que la federación colombiana

de taekwondo fue reconocida mediante resolución No 0366 de abril 30 de 1979, renovado

mediante resolución No 001313 de 25 de septiembre de 2012, con una vigencia de 5 años

contados desde el 27 de septiembre de 2012 hasta el 27 de septiembre de 2017. En este

estado de cosas, se tiene que la federación cumplía con creces los requerimientos de

experiencia para suscribir el contrato en mención.

Respecto de la idoneidad, que el artículo 1 del decreto 777 de 1992 la define como

experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y

administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato, es

pertinente hacer mención a lo siguiente: La ley 181 de 1995 determina en su título VI que

existirá en el país el Sistema Nacional del Deporte, en su artículo 46 lo define: “El Sistema

Nacional del Deporte es el conjunto de organismos, articulados entre sí para permitir el

acceso de la comunidad al deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la

educación extraescolar y la educación física” En su artículo 48 se define los objetivos del

sistema Nacional del Deporte; a saber:

“ARTÍCULO 48. El Sistema Nacional del Deporte tiene entre otros, los siguientes objetivos: 1. Establecer los mecanismos que permitan el fomento, masificación, desarrollo y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre mediante la integración funcional de los organismos, procesos, actividades y recursos de este sistema.” (…..). El artículo 50 define quienes hacen parte del Sistema Nacional del deporte. ARTÍCULO 50. Hacen parte del Sistema Nacional del Deporte, el Ministerio de Educación Nacional el Instituto Colombiano del Deporte Coldeportes, los entes departamentales, municipales y distritales que ejerzan las funciones de fomento desarrollo y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, los organismos privados, las entidades mixtas, así como todas aquellas entidades públicas y privadas de otros sectores sociales y económicos en los aspectos que se relacionen directamente con estas actividades. El artículo 51 determina los niveles jerárquicos de los organismos del Sistema Nacional de







Deporte. “ARTÍCULO 51. Los niveles jerárquicos de los organismos del Sistema Nacional del Deporte son los siguientes. Nivel Nacional. Ministerio de Educación Nacional, Instituto Colombiano del Deporte -Coldeportes, Comité Olímpico Colombiano y Federaciones Deportivas Nacionales, <Organismo adicionado por el artículo 7 de la Ley 582 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> Comité Paralímpico Colombiano. y Clubes Deportivos. Nivel Municipal. Entes deportivos municipales o distritales, Clubes Deportivos y Comités

Deportivos. PARÁGRAFO. Las demás entidades de carácter público, privado o mixto que

hacen parte del Sistema Nacional del Deporte, concurrirán al nivel jerárquico

correspondiente a su propia jurisdicción territorial y ámbito de actividades (subrayado y

negrilla por el autor).” En ese orden de ideas y de acuerdo a la normativa en comento, es la

misma ley la que determina la idoneidad de las federaciones para adelantar eventos de

carácter internacional, ya que fue la ley, la que dispuso que estos organismos estén en el

mismo nivel jerárquico al Ministerio de Educación Nacional y al Instituto Colombiano del

Deporte, tan es así, que el Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes envía misiva

dirigida al señor CHUNGWON CHOUE presidente de la WTF donde confirma su

incondicional apoyo a la federación Colombiana de Taekwondo, lo cual demuestra que el

organismo rector del deporte en nuestro país, los considera idóneos para la organización del

evento. Anexo (7) Por otro lado, hay que hacer mención a que Coldeportes nacional celebro

con la federación colombiana de taekwondo contrato con la finalidad de apoyar el desarrollo

del 7 mundial de taekwondo modalidad poomsae, situación que afianza la determinación del

órgano nacional de establecer en cabeza de la federación la responsabilidad de realizar

este tipo de certámenes. Se observa por su despacho una presunta falta de idoneidad del

contrato y esto se basa en los onerosos contratos de prestación de servicios que tuvo que

suscribir el contratista para poder cumplir con el objeto contractual. Cree oportuno la entidad

que para dar contestación a este aspecto, es necesario hacer referencia a cada uno de los

casos que se determinan en el informe, para dar replica: JESUS EDGAR MARTINEZ

VARON: Desarrollo de la estructuración, coordinación y ejecución de la secretaria Técnica.

LUIS GUZMAN DÍAZ. Formulación de la metodología y procedimiento para la organización

del Voluntariado, la logística, el transporte, la seguridad y vigilancia. La contratación de

estas personas, está dada por la necesidad dar cumplimiento a los requerimientos que hace

la WTF a los países que se postulan para la realización de eventos internacionales, en este

caso, el documento que la WTF denomina acuerdo de ciudad Anexo (8) determina en su

artículo 36: Article 36:

Technical Manual The WTF Technical Manual is the document that stipulates all detailed technical guidelines on the organization of the Championships. It is the responsibility of the ONA to abide by the Technical Manual with respect to any arrangements requested in the Technical Manual. Traducción no oficial Artículo 36: Manual Técnico El Manual Técnico WTF es el documento que establece las directrices técnicas detalladas sobre la organización de los campeonatos. Es responsabilidad de la ONA para cumplir con la Manual Técnico con respecto a los arreglos solicitados en el Manual Técnico. El manual Técnico a su turno determina Anexo (9) : WORLD TAEKWONDO FEDERATION Table of Contents 1. Introduction







2. Work Description of Competition Management Staff 3. Team training 4. Venue diagram 5. Opening Ceremony 6. Awarding Ceremony – Medals, Trophies and Certificates 7. Referees’ meeting and training 8. Head of Team Meeting and Drawing of Lots 9. Roles and Responsibilities of Technical Officials 10. Competition management 11. Competition venue requirements 12. Competition equipment 13. Guidelines for Minimum Requirements of Medical Resources 14. Information and Results Management 15. Post-Games Report. Traducción No oficial Tabla de contenidos 1. Introducción 2. Descripción del Personal Dirección de la competición

Trabajo 3. Entrenamiento del equipo

4. Diagrama Lugar 5. Ceremonia de apertura 6. Ceremonia de premiación-medallas, trofeos y certificados 7. Reunión y formación de Árbitros 8. Jefe de la Reunión del Equipo y Sorteo de Grupos 9. Roles y Responsabilidades de Funcionarios Técnicos 10. Gestión del a Competencia 11. Requisitos sede de la competición 12. Equipos Competición 13. Directrices para los requisitos mínimos de los recursos médicos 14. Información y Gestión de Resultados 15. Informe post-Juegos. En atención a lo anterior, el señor JESUS EDGAR MARTINEZ VARON se encargó de realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a estos requerimientos, apoyados por el grupo de la directiva de la federación. Como comprenderá la contraloría la realización de estas actividades requiere de conocimientos especializados, además de una dedicación y responsabilidad mayúscula como se observa en los requerimientos del manual técnico que se anexa. Respecto del señor LUIS GUZMAN DÍAZ su trabajo se puede verificar del folio 939 a 1131 de la carpeta contractual, trabajo que en los documentales en mención, fue dispendioso y al igual que el anterior, se requería de personal altamente calificado para desarrollar las actividades que se relacionen en el informe. Es de anotar que la organización y realización del evento fue reconocida por su excelencia por la WTF, coldeportes nacional y los medios locales, regionales y nacionales, dejando entrever que estas funciones encargadas a las personas en mención fueron llevadas a cabo en su totalidad y con calidad. Respecto del contrato de PRODUCTO LTDA, es preciso determinar que este evento contó con la participación de más de 8.000 mil personas, que se realizó con los estándares más altos en la organización de eventos masivos y conto con la participación de artistas de talla nacional. Es importante para la administración del IRDET, dejar en claro que la celebración de

contratos establecidos en el inciso segundo del artículo 355 de carta política, no tienen por

finalidad convertir a particulares en ordenadores del gasto, sino como se ha hecho claridad

en la respuesta de esta observación, la teología de estos es cumplir planes y programas de

interés público y que para este caso se cumple a cabalidad y si hay que hacer erogaciones

económicas, estas se dan en virtud de cumplir la finalidad del contrato y no como obligación







principal u objeto del contrato, por que aceptar esta interpretación sería desnaturalizar la

esencia misma que el constituyente le dio a este tipo de contratos, ya que es claro que para

cumplir los propósitos de esta tipología de contratos, es necesario la ejecución de recursos

que permitan cumplir la finalidad de los mismos, como sucedió en este caso, ya que el

objeto del contrato se cumplió en su totalidad y en su finalidad. Pretender que las personas

jurídicas sin ánimo de lucro, no estén involucradas en la ejecución de recursos para

desarrollar los proyectos que suscribe la administración con estas, sería quitarles las

herramientas que el constituyente quiso entregar para articular las competencias del Estado

con los particulares para promover programas y proyectos de interés público. Es en virtud

de lo anterior, que solicitamos que sean tenidos en cuenta los argumentos esbozados para

levantar la observación hecha.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se aceptan los argumentos dados por la entidad, se

levantan los hallazgos.

Como se observa en el presupuesto entregado por el Representante Legal de la

Federación de TAE-KWON-DO, se observan conceptos como adquisición de

equipos, los cuales fueron utilizados en el mundial con sede en Tunja por 5 días y

luego pasaron a la entidad, por lo anterior se podría decir que están dentro de las

excepciones planteadas en el Decreto 777 de 1992, en cuanto a que estos

elementos adquiridos implicarían una contraprestación directa a favor de la entidad

pública, y que por lo tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas

privadas con ánimo de lucro, de acuerdo con las normas sobre contratación vigentes.

Es por lo anterior que la organización en general podía contratarse por esta forma de

contratación pero los equipos por su naturaleza terminan siendo suministros lo cual

tendrían que haberse adelantado con otra forma de contratación, es decir que se

tendrían que haber contratado mediante selección abreviada o invitación pública

dependiendo de la cuantía. Lo anteriormente descrito es presuntamente violatorio

del principio de selección objetiva dispuesto en los ARTÍCULOS 5 DE LA LEY 1150

DE 2007, 88 de la ley 1474 de 2011 Y12 DEL DECRETO 2474 DE 2008. Por lo

anterior de no ser aclarada la observación la misma tendrá alcance disciplinario.

HALLAZGO No. 13


Para la réplica de esta observación, solicitamos al despacho a su digno cargo, se tenga en cuenta lo contestado en la observación 12, en general lo determinado en: “Alcance del artículo 2 respecto a la celebración del contrato No 244 de 2012” y lo particular a lo establecido por la sala de consulta del Consejo de Estado del honorable consejo de estado en sentencia de veintitrés (23) de febrero de dos mil seis (2006)- consejero ponente LUIS FERNANDO ALVAREZ JARAMILLO: “Si bien esta norma constitucional establece el marco







normativo, las condiciones, características y régimen complementario, están contenidos en decretos reglamentarios - principalmente en los Nos 777 y 1403 de 1992 y 2459 de 1993 -, que pueden calificarse de autónomos, en cuanto sólo están sometidos a la Constitución y no a la ley y, por tanto, sustraídos del alcance del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública ( Art. 150 in fine), pues el constituyente tuvo a bien reservar a la competencia del gobierno la regulación de esta materia contractual (….)” En atención a lo anterior y por estar estos contratos sustraídos del estatuto de contratación, el IRDET no encuentra justificable que se presuma la violación del leyes que tienen relación directa con el estatuto (ley 1150 de 2007).

Es oportuno aclararle a su despacho, que el suministro de elementos jamás fue el objeto del

contrato, que tenía una finalidad concreta, que se adelantó y se cumplió a cabalidad, estos

elementos solo fueron un instrumento necesario para cumplir con la finalidad o teología que

se buscaba con la celebración del contrato, como lo determina el inciso segundo del artículo

355 de la carta, política y el decreto reglamentario 777 de 1992. Por lo anterior, solicitamos

de manera cordial se tengan en cuenta estos argumentos y se levante la observación

debatida.

DECISION DE LA CONTRALORÍA: No se acepta la argumentación dada por la entidad

toda vez que dentro del contrato en estudio se evidenció que existió suministro de

elementos que finalmente después del evento quedaron como contraprestación directa para

la entidad, y más aun si se advierte que existían otras posibilidades para cumplir con el

objeto contractual como lo es el alquiler de los equipos necesarios solo los días del evento.

Teniendo en cuenta lo anterior se mantiene el hallazgo disciplinario por violación al principio

de transparencia, por no contratar los suministros con las modalidades de selección

exigidas por las normas.

Se suscribió el acta de liquidación el día 3 de diciembre de 2012, sin haber ejecutado

en su totalidad el contrato 244 de noviembre de 2012 (folio 37 carpetas del contrato).

Se observa que a 20 de febrero de 2013 la Gerente del IRDET y el supervisor del

contrato en estudio dirigieron oficio No. 210-001-2013 (folio 40) a la Federación

Colombiana de Taekwondo solicitando los soportes e informe del contrato No. 244

del 30 de diciembre de 2012.

Atendiendo lo anterior se denota que no se debía haber liquidado el contrato el 3 de

diciembre de 2012 en primer lugar sin haber ejecutado la totalidad del objeto

contractual y en segundo sin contar con un informe detallado de gastos, con sus

respectivos soportes. Lo anterior puso en riesgo los recursos públicos entregados al

contratista. Se deja la observación de carácter disciplinaria de no ser aclarada por la

entidad en la réplica. HALLAZGO No. 14








Frente esta observación la administración acepta el error administrativo que se presentó a la hora de suscribir el acta que se denominó de Liquidación, pero que por su finalidad y alcance se trataba de un acta de entrega de recursos para el cumplimiento del contrato. En esta medida la administración ya está adelantando los arreglos institucionales internos para que este error administrativo no vuelva a suceder. Frente a la mención que se hace sobre el riesgo a los recursos públicos, es pertinente mencionar que se realizó traslado del riesgo a una aseguradora debidamente constituida mediante póliza de seguro, como se puede visualizar en la carpeta contractual, en esa medida los recursos siempre contaron con una protección. Por lo anterior, solicitamos de manera cordial se cambie el hallazgo de disciplinario a administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORÍA: Se levanta el hallazgo disciplinario toda vez que se evidenció otra acta de liquidación y en razón que no se perdieron recursos en razón al error cometido por la entidad.

Frente a los suministros de 10 TELEVISORES SONY de 40 pulgadas, 3 impresoras y

7 computadores portátil, se denota que no están siendo utilizados por la entidad 8

meses después de haber sido adquiridos ya que reposan en el almacén, por lo cual

se le solicita a la entidad ponga en uso estos suministros adquiridos, de no ser así se

podría generar unpresunto daño al patrimonio público por la adquisición de bienes

que no están generando ningún beneficio para la comunidad y por lucro cesante. En

este punto se deja la observación que si eran necesarios los elementos adquiridos

se tenían que haber estudiado la posibilidad de haber arrendado los equipos por los

días del desarrollo del evento, se deja la observación de carácter administrativo, las

acciones tendientes a subsanar la presente observación serán examinadas en

futuras auditorias así como en el seguimiento al plan de mejoramiento que suscriba la

entidad así como en seguimiento al control de advertencia que se suscribirá en razón

a esta observación.







PORTATILES SIN USO:








Se harán los arreglos institucionales pertinentes para cesar esta situación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se mantiene el hallazgo de carácter administrativo de tal forma que se pueda hacer seguimiento del plan de mejoramiento acerca de las mejoras al respecto de los ítems que no se encuentran en uso, de no mejorar la situación encontrada se podrían configurar en futuras auditorias hallazgos de carácter fiscal y disciplinario.

HALLAZGO No. 15

Frente al gasto relacionado en la CARPETA 5 del contrato de cooperación No. 244

de 2012, folio 816, por valor de $500.000 pesos por concepto de apertura de cuenta,

se hace la observación que el valor no es un gasto que se deba relacionar como tal

en el contrato de cooperación suscrito con la federación, por lo cual el pago

relacionado al Señor RAUL PINZON SALAMANCA, estaría generando un daño

patrimonial más aun si se observa que la cuenta de Bancolombia, es de anotar que la

cuenta donde se manejo el dinero entregado en virtud del contrato quedo sin saldo

después de ejecutado y no se generó ningún saldo a favor de la entidad contratante.







HALLAZGO No. 16


Frente a este aspecto se requiero al contratista para que se allegara y se allego respuesta que se presenta a consideración de ustedes. Anexo 10.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se mantiene el hallazgo toda vez que como se indicó en la observación con presunto alcance fiscal, los quinientos mil pesos 500.000 m/cte de préstamo no son un gasto y tan solo son utilizados para apertura de cuenta, dicho valor quedaría una vez ejecutado el contrato por los quinientos millones de pesos 500.000.000, también se debe anotar que la cuenta quedo sin ningún saldo, es decir que lo que se realizó fue una transacción de efectivos, del activo caja contra activo banco sin que esto represente un gasto del contrato.

Se observa gestión antieconómica en el contrato en estudio en las cuentas por alimentación

se relaciona un recibo por valor de $1.734.000 (folio 119) por concepto de “20 cenas platos

a la carta y bebidas gaseosas”, es decir que cada cena tuvo un precio de $86.700 pesos. Al

observar la carta del restaurante Pila del Mono, se observa que el plato más costoso es de

$32.000 pesos y el valor de las gaseosas es de 2.200. Es decir que el valor más costoso

posible por cena es de $34.200 por los 20 comensales da un valor de $684.00, por lo cual

existe una diferencia de un millón cincuenta mil pesos m/cte ($1.050.000). Esta observación

tiene carácter fiscal y disciplinario. HALLAZGO No. 17


Frente a este aspecto se requiero al contratista para que se allegara y se allego respuesta

que se presenta a consideración de ustedes. Anexo 10

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Según lo planteado por la entidad y por el contratista

en el anexo no se encontró fundamento acerca de los gastos pernoctados, tampoco se

adjuntó la factura pormenorizada para saber el porqué de los costos tan elevados de las 20







cenas, por lo anterior atendiendo que se observó la gestión antieconómica y que no se

desvirtuó la observación se mantiene el hallazgo fiscal.

CARTA RESTAURANTE:







CONTRATO DE SUMINISTRO No. 251 FECHA: 2012-12-04

CONTRATISTA: Koguryo Colombia EU VALOR: $153,000,288

NIT:9001601958 I. ALMACEN:SI

Liquidación:2012-12-19 DIRECCIÓN: Calle 181 C 13-81 IN46 OFICINA 504 PLAZO: Dos 2 días

TELÉFONO:

OBJETO:Suministro de tres pisos de competencia y tres de calentamiento de 10x10 metros

para la práctica de taekwondo. marca Daedo (suelo sistema puzzle. reversible para

entrenamiento y competición. fuerza extensible:19.8 kgf/cm3 alargamiento:120% tratamiento

higiénico. con aislamiento acústico y de humedad, composición E.V.A( etileno-vinilo-acetato)

colores: reversible rojo y azul. reconocido por la WTF y tres juegos de pulsadores de siete

mandos manuales cada uno. marca taekwonsoft (sistema de puntación para poomsae.

compuesto por siete maquinas de puntuación. un controlador principal. un software y siete

cargadores oficiales reconocidos por la WTF.

OBSERVACIONES:

No se aporta dentro del estudio previo ni se hace relación a la constancia o documento

donde se establezca que la Federación Mundial Taekwondo solo permite el uso de las

marcas Daedo y Taekwondosoft para los ítems adquiridos, tan solo se cuenta con la

certificación de la federación nacional de Taekwondo, por lo anterior se deja la observación

para que se adjunte con la réplica dicha certificación de los requerimientos a los que se

refiere el estudio previo, de no ser así la modalidad de selección no tenía que haber sido la







directa y podría acarrear responsabilidad disciplinaria. HALLAZGO No. 18.


Para dar respuesta a este requerimiento es necesario hacer mención al acuerdo de ciudad en su artículo 28 que determina. Article 28: Competition Equipment and Technicians The ONA shall contract with official WTF-recognized manufacturer for mats. All equipment required for the operation of the competition (including Result Management system and WTF WebTV) shall be prepared by the ONA at its own expenses. The ONA shall position its staff in the Inspection Desk in coordination with WTF Technical Officials to ensure that all materials worn by the contestants should be the ones recognized by the WTF. The ONA shall ensure that contestants who do not wear WTF-recognized Poomsae competition uniform should not be allowed to compete. In this regards, the ONA shall invite manufacturer or distributor of WTF-recognized Poomsae competition uniforms to have sales booths at the competition venue. The number and the brands of the equipment to be used for the Championships must be consulted with/reported to the WTF before ordering. The ONA shall ensure the harmonization between hardware and software programs to be used for competition and result management of the Championships. Traducción no oficial Artículo 28: Equipo y técnicos Competencia La ONA contratará con el fabricante oficial de la WTF reconocido para las esteras. Todos los equipos necesarios para el funcionamiento de la competencia (incluyendo el sistema de Gestión de Resultados y WTF WebTV) será preparado por la ONA, en sus propios gastos. La ONA deberá colocar a su personal en la Mesa de Inspección en coordinación con el Comité Técnico WTF Los funcionarios para asegurar que todos los materiales utilizados por los concursantes deben ser los reconocidos por la WTF. La ONA se asegurará de que los concursantes que no usan la WTF Poomsae reconocidos uniforme de la competencia no se debe permitir que competir. Al respecto, la ONA invitar á fabricante o distribuidor de los uniformes de competencia WTF Poomsae reconocidos tengan ventas puestos en el lugar de la competición. El número y las marcas de los equipos que se utilizarán para los campeonatos deben ser consultado con / comunicados a la WTF antes de ordenar. La ONA garantizará la armonización entre los programas de software que se utilizarán para la competencia y la gestión de resultados de hardware y el Campeonato. En ese mismo sentido el manual técnico del mundial (La información se encuentra en el anexo 9) determino en su página 31: Competition Equipment The ONA shall contract with official WTF-recognized manufacturers for mats and scoring system at OC’s own expenses. The ONA shall prepare white masking tape or appropriate material (or stickers) to cover any manufacturers’ identification on the contestants’ uniform or any other equipment that are not recognized by the WTF. Traducción no oficial Material de Competición La ONA contratará con oficiales WTF fabricantes reconocidos para alfombras el sistema de puntuación del os gastos propios de la delincuencia organizada. La ONA elabora la cinta adhesiva blanca o material apropiado(o pegatinas) para cubrir "la identificación de los concursantes los fabricantes de uniformes o cualquier otro equipo que no son reconocidos por la WTF. Se solicitó a la federación colombiana de taekwondo se remitiera documento que permita subsanar la observación 18, allegando respuesta formal Anexo 11 y lista de compañías reconocidas por la WTF en lo relacionado a la implementación y equipos Anexo 12. En atención a lo anterior, solicitamos que se levante la observación ya que la réplica presentada, subsana lo solicitado por su







despacho.

DECISIÓN DE LA ENTIDAD: Si bien es cierto el acuerdo de ciudad en el art. 28 dice: que se debe contratar con fabricantes reconocidos por la WTF, es de anotar que en primer lugar se anexó la lista de fecha marzo de 2013 valida hasta el 31 de diciembre de 2013, por otro lado se observa en la lista en el ítem Competition Mats (tapetes de competición) que se enlistan 4 marcas reconocidas por la Wtc, las cuales son: Adidas, Daedo, Known KG y Taekwonfamily Corp, lo anterior denota que no fue requerida únicamente la marca Daedo como se manifestó y se fundamento desde los estudios previos, como consecuencia se puede afirmar que presuntamente se violó el principio de transparencia en el contrato en estudio al realizar el proceso contractual a través de contratación directa siendo que existía pluralidad de oferentes de los tapetes o pisos tatami. Ahora bien frente al suministro del sistema de puntuación se acepta la explicación dada por la entidad ya que se observó en los anexos que el único sistema de puntuación para la modalidad deportiva era efectivamente el de marca TAEKWON SOFT Co. Ltd, por lo anterior se mantiene el hallazgo disciplinario.

Fueron utilizados los ítems adquiridos en los cuatro días que duro el mundial de

taekwondo, sin embargo se advierte que 8 meses después de su adquisición no han

vuelto a ser utilizados en su mayoría ya que se observaron 500 metros de los 600

adquiridos del piso en el IRDET así como tampoco se han usado el sistema de

puntuación. No se han creado programas que incentiven la práctica del deporte

Taekwondo, por lo cual los bienes por más de 153 millones de pesos no están siendo

utilizados lo cual generaría un hallazgo fiscal de no ser puestos en funcionamiento los

ítems adquiridos, por lo anterior de deja la observación administrativa para que la

entidad tome las medidas necesarias al respecto las cuales serán objeto de verificación

en auditorias futuras y en el seguimiento en el plan de mejoramiento, además de control

de advertencia que se va a dirigir a la entidad.







HALLAZGO No. 19

RESPUESTA DE LA ENTIDA: La administración ya está trabajando para poder subsanar lo observado por su honorable

despacho, así se está adelantando reuniones con la federación y las ligas para subsanar la

situación evidenciada. De igual manera se están adelantando planes para la masificación

del deporte y se está programando capacitaciones tendientes sobre los sistemas de

puntuación. Anexo 13

DECISIÓN DE LA ENTIDAD: Se mantiene el hallazgo administrativo para poder hacer seguimiento a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento y en auditorias que se practiquen en las siguientes vigencias.

En el caso de la contratación directa prevista en la numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150

debe publicarse el acto administrativo de justificación de la contratación directa y la

información establecida en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del decreto 2474 de

2008, lo anterior no se cumplió en este contrato, por lo anterior se deja la observación de

administrativo para que la entidad tome las medidas necesarias para corregir la falencia.

HALLAZGO No. 20

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La administración advierte la oportunidad de la observación y hará los arreglos

administrativos tendientes que permitan dar cumplimiento a la normativa en comento en

esta observación.

DECISIÓN DE LA ENTIDAD:

Se mantiene el hallazgo administrativo para poder hacer seguimiento a las acciones







propuestas en el plan de mejoramiento y en auditorias que se practiquen en las siguientes

vigencias.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 9 FECHA: 2012-03-01

CONTRATISTA:RAUL SOLANO GUAYACAN VALOR: $18.000.000

NIT:40024742 ING.ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: CALLE 41 No. 1-51 este oficina 605. PLAZO: 1 año

TELÉFONONO: 3108763675

OBJETO: Prestación de servicios profesionales especializados en el área de contaduría del

IRDET

OBSERVACIONES:

Se puede observar presunto incumplimiento a la clausula 3 del contrato, toda vez que la

forma de pago era trimestral y el contrato fue suscrito el 1 de marzo de 2012 y el primer

pago se realizó (folio 75) el 26 de abril de 2012, Se deja esta observación de carácter

administrativo de tal forma que se observen las acciones tendientes para que se cumpla

la forma de pago pactada. HALLAZGO No. 21.


Incumplimiento cláusula 3 del contrato. Si bien es cierto la forma de pago era

trimestralmente, esta periodicidad hace referencia al trimestre de presentación de los

informes a los diferentes entidades de control (Contaduría General de la Nación), tal como

lo dice la misma cláusula. “Trimestralmente una vez presentados los informes requeridos

durante ese periodo”; más no trimestre calendario. No obstante lo anterior se tendrá en

cuenta estos términos para la elaboración de los próximos contratos de estas

características.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En razón a la explicación dada y teniendo en cuenta

que se observó cumplimiento del objeto contractual se levanta la observación.





carácter administrativo para que la entidad tome las medidas necesarias para corregir la

falencia. HALLAZGO No. 22


La administración advierte la oportunidad de la observación y hará los arreglos

administrativos tendientes que permitan dar cumplimiento a la normativa en comento en







esta observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Esta observación se acumulará con la observación

No.20 por ser iguales para que la entidad formule solo una acción en el plan de

mejoramiento.

CONTRATO DE SUMINISTRO DE SERVICIOS No. 214 FECHA: 2012-11-29

CONTRATISTA: CLAUDIA ESTELLA ESTUPIÑAN VALOR: $14,124,500

NIT:40030830 I. ALMACEN:NA

Claudia Estella Estupiñán DIRECCIÓN:

PLAZO: 1 año TELÉFONONo: 3108763675

OBJETO:

Suministro de canguros para el festival de clausura del programa de escuelas de formación deportiva.

Promoción juvenil y festival recreativo adulto mayor.

OBSERVACIONES:

Se solicitó información al supervisor del contrato Laura Angélica Castellanos Bustacar,

sobre los soportes de las entregas de los ítems objeto del contrato y fue informado por

ella que no todas las actas reposaban en su poder por cuanto se encontraban en las

escuelas deportivas, por esta razón se deja la observación administrativa para que se

anexen los soportes correspondientes de entrega y entrada al almacén, de no ser así se

podría configurar un hallazgo disciplinario por violación a la obligaciones de supervisión

del contrato en estudio. HALLAZGO No. 23


Se anexan los soportes correspondientes de la entrega y entrada de almacén, al igual que

la relación de inscritos en el año 2012. Anexo 14.


Al observar el cumplimiento del objeto contractual con los anexos entregados con la réplica

se levanta la observación.

CONTRATO DE APOYO: 190 FECHA: 2012-03-01

CONTRATISTA:Juan Carlos Pinto Castelblanco VALOR: $ 25.600.000

NIT:80512695 INGRESO ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: Cra 10 No.18-99

PLAZO: 1 mes TELÉFONONo: 3112902626

OBJETO:

Convenio de apoyo económico para Club Deportivo Colegio de Boyacá para adquisición

sudaderas para participar Juegos Intercolegiados Fase Departamental.







Dado que se siguen presentando inconvenientes evidencia en la vigencia 2011 frente a

la falta de una adecuada supervisión, se deja la observación de carácter disciplinario

toda vez que en este contrato no se observa cumplimiento a la clausula sexta del

contrato, así como la resolución No. 068 de marzo 05 de 2007 en razón a que no se

encuentra ningún acto ni informe por parte del supervisor acerca del cumplimiento,

calidad de los ítems adquiriros por el club o actas de entrega a los estudiantes

beneficiarios del contrato de apoyo, lo anterior pone en riesgo los recursos públicos

entregados con estos contratos de apoyo a clubes. De no ser desvirtuada la observación

se estaría configurando un hallazgo de índole disciplinario. HALLAZGO No. 24

RESPUESTA E LA ENTIDAD:

No se tiene registro o actas de recibido de cada uno de los estudiantes, se anexan fotos

enviadas por el colegio en donde se evidencia algunos grupos a los cuales se les hizo

entrega de los ítems del objeto. Anexo 15.

DECISIÓN DE LA ENTIDAD: Se mantiene el hallazgo toda vez que en las fotos no se

evidencia la totalidad de los ítems entregados, lo cual evidencia que no se ejerce una

debida supervisión en el contrato contrariando la resolución No. 068 de marzo de 2007,

las funciones por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos para los

supervisores de supervisión así mismo como la clausula de supervisión del contrato.

CONTRATO DE SUMINISTRO: 90 FECHA: 2012-03-01

CONTRATISTA: Estación de Servicio ESSO Maldonado VALOR:$6,496,407.00

NIT:40024742 ING. ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: Calle 29 A No. 10-19.

PLAZO: 7 meses TELÉFONONo: 7422823

OBJETO:

Suministro de combustibles, aceites y lubricantes para el vehículo del IRDET.

En la carpeta del Contrato no se encontró estudio previo del contrato adicional, donde se

establezca la necesidad de la adición, se hace esta observación de carácter

administrativo para que el caso de suscribir contratos adicionales los mismos cuenten

con estudio previo, estas acciones que se planteen para subsanar la presente

observación se les hará seguimiento en siguientes auditorias y seguimiento al plan de

mejoramiento y de haber reincidencia se establecería. HALLAZGO No. 25.


La administración advierte la oportunidad de la observación y hará los arreglos

administrativos tendientes a superar la situación observada por su despacho.








Se mantiene el hallazgo administrativo para que se haga el respectivo seguimiento en el

plan de mejoramiento y en auditorias futuras, la reincidencia generara hallazgo disciplinario.

No se reportó acta de liquidación del contrato la cual fue suscrita el 28 de diciembre de

2012, observación de carácter administrativo. HALLAZGO No. 26.


En la carpeta del Contrato No. 090 de 2012, a folio No. 116, tal como ustedes lo indican y

suscrita con fecha 28 de diciembre de 2012 se encuentra el ACTA DE LIQUIDACION FINAL

DEL CONTRATO debidamente firmada por las partes. Anexo 16

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:

El hallazgo, si se observa en el contexto en el informe preliminar se refería a la redición de

la cuenta en el SIA y no a la existencia del documento, por esta razón se mantiene el

hallazgo administrativo ya que no fue reportada fecha el acta de liquidación.

No se encuentran los desprendibles que arroja el surtidor de gasolina, el cual es un

medio idóneo que pruebe el suministro, solo fue entregado el vale del contratista con

firma de autorización, por lo anterior se deja la observación de carácter administrativo

para que se exija al contratista dentro de próximos contratos de suministro de

combustible que sean entregados los vales numerados y se adjunten con las cuentas los

recibos que emite el surtidor del combustible para mayor control. HALLAZGO No. 27.


Efectivamente en la carpeta del contrato No. 090 de 2013 no se encuentran los

desprendibles que arroja el surtidor de gasolina, los mismos se encuentran formando parte

de los soporte del respectivo egreso de pago y están a disposición para su verificación.

Anexo 17.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se levanta la observación dado los anexos

proporcionados de la entidad.








CONTRATISTA: Club Escuela de Ciclismo Santiago de Tunja.

NIT/ CC:80512695 ING. ALMACEN:NA

VALOR:$14,000,000.00

DIRECCIÓN: Calle 7 No.6-58 Tunja. PLAZO: 7 meses

TELÉFONONo.: 7422823

OBJETO:

Convenio de apoyo económico con destino al Club Escuela de Ciclismo Santiago de Tunja para la

participación de un equipo de ciclismo en la vuelta al futuro.

No se cumplió con lo establecido en la cláusula séptima del contrato y decimocuarta así

como en lo dispuesto en el artículo en el art. 7 de la ley 1150 de 2007, toda vez que no

se encontró garantía única de cumplimiento ni aprobación de las mismas y se inició la

ejecución del convenio. De no ser aclarada esta observación se estaría configurando un

hallazgo disciplinario. HALLAZGO No. 28.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Efectivamente a la administración le falto la realización de la aprobación de la garantía, pero

de igual forma se cumplió con la exigencia del documento garante, para respaldar los

recursos.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:

Se mantiene el hallazgo de carácter administrativo, pero se levanta el hallazgo disciplinario

toda vez que fue exigida al contratista la garantía.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS: No. 05 FECHA: 2012-02-23

CONTRATISTA: Anyelo Alberto Arévalo Vargas VALOR: $10,950,000.00

NIT/ CC:79428288 INGRESO ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: Cra 5 No. 35ª.55 Tunja PLAZO: 5 meses

TELÉFONONo: 3214732008

OBJETO:

Prestación de servicios para el apoyo en el área misional al fomento desarrollo y ejecución de los programas

institucionales que corresponden al IRDET

Los fundamentos jurídicos de la modalidad de selección en el estudio previo no

corresponden a la de contratación de directa sino a la de contratos de cooperación, se

deja la observación de carácter administrativo. HALLAZGO No. 29.


La administración advierte la oportunidad de la observación y hará los arreglos administrativos tendientes a superar la situación observada por su despacho.








Se mantiene el hallazgo administrativo para hacerle seguimiento con el plan de

mejoramiento.





carácter administrativo para que la entidad tome las medidas necesarias para corregir la

falencia y se cumpla con el principio de la publicidad en contratación. HALLAZGO No.

30.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La administración advierte la oportunidad de la observación y

hará los arreglos administrativos tendientes a superar la situación observada por su despacho.


Se mantiene el hallazgo administrativo para hacerle seguimiento con el plan de

mejoramiento.


CONTRATISTA: Cesar Augusto Ramírez Fonseca.

CC. 4171088 INGRESO ALMACEN:NA

VALOR: $ 30,000,000.00 DIRECCIÓN: Calle 20 No. 10-46 Tunja PLAZO: 2 meses

TELÉFONO:No.:3102636165 / 3214732008

OBJETO:Convenio de apoyo económico para Corporación Salonista Real Boyacá para participación copa

profesional femenina de fútbol de salón.

Se observa la relación de gastos en razón al contrato de cooperación suscrito, sin

embargo no se encontró en la carpeta del contrato registro fotográfico del evento para el

cual fueron entregados los recursos como se había convenido en el contrato en la

cláusula 4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA No. 8, tampoco se encontró

requerimiento del supervisor del contrato al contratista para que las fotografías fueran

aportadas para demostrar el cabal cumplimiento del contrato y su labor de supervisión,

por esta razón se establece una observación que podría tener alcance disciplinario por

presunta violación a la Resolución No. 068 de marzo de 2007, por medio de la cual se

adopta el manual de procedimientos para los supervisores y la clausula sexta del

contrato, la entidad deberá realizar pronunciamiento al respecto de la observación.

HALLAZGO No. 31








La administración advierte la oportunidad de la observación y hará los arreglos administrativos tendientes a superar la situación observada por su despacho. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se mantienen los hallazgos disciplinarios y administrativos.


CONTRATISTA: Luz Clemencia Reyes Camargo VALOR: $ 6,000,000.00

CC. 40021549 INGRESO ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: Carrera 11 No.20-24 PLAZO: 6 meses

TELÉFONO:3132601365

OBJETO:Convenio de apoyo económico al Club Campeones de Amor

Se puede apreciar que en el estudio previo se establece la modalidad de selección con

base al Decreto 777 de 1992, sin embargo el contrato No. 101 no cumplió con lo

dispuesto en el art.12 del Decreto en mención, toda vez que se exige que las entidades

sin ánimo de lucro con las que se suscriban esta clase de contratos deben estar

constituidas con seis meses de antelación a la celebración del contrato y tener vigente el

reconocimiento de su personería jurídica, y en este caso el Club Deportivo Campeones

de Amor fue reconocido mediante la resolución No. 043 del 1 de marzo de 2012, así

como la fecha de la iniciación de actividad según el Rut es del 12 de abril de 2012,

teniendo en cuenta que el contrato fue suscrito el 7 de Junio de 2012 se evidencia que

no se cumplió con la norma, por lo anterior se deja esta observación de carácter

administrativo toda vez que se evidenció cumplimiento total del objeto contractual, por

ser una labor loable y porque los recursos entregados fueron utilizados en abrir espacios

deportivos a la población vulnerable del Municipio de Tunja, sin embargo la reincidencia

en la inobservancia de la norma detectada en futuras auditorias podría acarrear faltas

disciplinarias. HALLAZGO No. 32

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Efectivamente se realizó convenio de apoyo al club Campeones de Amor 3 meses después de tener Reconocimiento Deportivo no obstante que la población con la que se trabaja es población notablemente vulnerable y que los recursos se entregaban una vez soportado un informe mensual de actividades realizadas con la población objeto. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se mantiene el hallazgo de carácter administrativo, toda vez que se incumplió con el

precepto enunciado en la observación, se hará seguimiento de las acciones propuestas en

el plan de mejoramiento y la reincidencia del hallazgo que se detecte en auditorias futuras,

conllevará a configurar un hallazgo disciplinario.








CONTRATISTA: Club deportivo dragones moo duk kwan VALOR: $7,100,000.00

CC. 6774266 ING. ALMACEN:NA

DIRECCIÓN: Calle 21 No.11-66 Tunja. PLAZO: 1 meses

TELÉFONO: 3114682454

OBJETO:

Convenio de apoyo económico con destino al club deportivo dragones moo duk kwan para brindar un apoyo

económico para la realización de la 9 copa de cuna de campeones a realizarse el día 1 de diciembre de 2012

en la ciudad de Tunja

Se puede apreciar en la cláusula primera del contrato el objeto del mismo en donde se

señalan las actividades e ítems a realizar, dentro de estas no se incluye el valor de

$400.000 por concepto de 4 uniformes Daeedo competition (folio 48) ni se relaciona el

Mini componente Panasonic por valor de $250.000 (folio46), gastos que relaciona el

contratista en cumplimiento del objeto contractual. Lo anterior contraviene el la cláusula

cuarta del contrato, obligaciones del contratista No. 11, art. 6 y art. 11 del Decreto 777

de 1992. La anterior observación tiene carácter fiscal por valor de: $650.000pesos m/cte.

HALLAZGO No. 33.


Se realizó la solicitud del reintegro el cual se efectuó por parte del club. Solicitud y copia de la consignación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se deja el hallazgo de carácter administrativo para que

la entidad plantee acciones de mejora tendientes a que se ejerza en debida forma la

vigilancia y control de los contratos y convenios suscritos por el IRDET, por medio de una

adecuada supervisión.

CONTRATO DE APOYO No. 88 FECHA: 2012-05-25

CONTRATISTA: Liga de Ciclismo de Boyacá PLAZO: 1 mes

NIT:8918010319 INGRESO ALMACEN:NA VALOR: $ 16,000,000

OBJETO:Convenio de cooperación de apoyo económico a la Liga de Ciclismo de Boyacá

para la adquisición de ropa deportiva

Se solicitó información al supervisor del contrato, Raúl Antonio Parada Rodríguez,

sobre los soportes de las entregas de los ítems objeto del contrato a los beneficiarios,

los cuales consistían en 50 sudaderas, 100 uniformes tipo polo con bermuda y 70

cachuchas, frente a este requerimiento el contratista remitió al correo dos fotos en la

primera se encuentran 8 sudaderas y en la segunda foto, un solo uniforme tipo polo

con la bermuda, además en la carpeta del contrato solo se encontró como soporte del

cumplimiento del contrato una factura de HERMATEX por valor de $16.050.000 pesos

m/cte, sin embargo se firmó acta de liquidación del contrato sin mediar mas

soportes.Por lo anterior se denota que no existió una supervisión adecuada







incumpliendo así la resolución No. 068 de marzo de 2007 y el contrato.

Atendiendo lo anterior no encontraron los soportes del cumplimiento del objeto

contractual tales como actas de entrega y fotos a los beneficiarios de los uniformes,

también se denota que solo la gestión de supervisión se basó en la factura de los

ítems adquiridos y en dos fotos de no más de 10 uniformes, por lo cual se pusieron en

riesgo los dineros públicos.

Por la falta de pruebas que demuestren el cabal cumplimiento del objeto contractual

donde conste la entrega documentada de cada una de las sudaderas, uniformes y

cachuchas a los Deportistas integrantes de la LIGA DE CICLISMO DE BOYACA se

establece esta observación de tipo fiscal por valor de DIESCISEIS MILLONES DE

PESOS M/CTE ($16.000.000).

FOTO MODELO SUDADERAS

FOTO MODELO CAMISETA TIPO POLO Y BERMUDA







No se evidenciaron estudios de precios de mercado en la etapa precontractual en donde

conste de donde se obtuvo el valor del presupuesto oficial, se observa que este

presupuesto solo tiene en cuenta la propuesta presentada por la LIGA DE CICLISMO DE

BOYACA para determinar el monto del apoyo, atendiendo lo anterior se solicitaron

cotizaciones al Stand Deportivo de Tunja y al mismo proveedor HERMATX quien obró

dentro del contrato de cooperación y se observó que los ítems se adquirieron a un precio

más elevado de los precios del mercado. Por lo anterior se deja la observación de carácter

fiscal por el sobre costo de los ítems el cual se determino de la siguiente manera:


Con respecto a la publicidad que llevan las pantalonetas efectivamente es de una empresa privada que también patrocino al equipo y que de igual forma ellos aportaron para los uniformes de competencia donde también llevaban la publicidad del IRDET y de la ALCALDÍA DE TUNJA para los cuales nosotros no colaboramos, al ser un equipo profesional que participaría en competencias departamentales y Nacionales los uniformes y todos los elementos llevan publicidad de las entidades patrocinadoras al igual que cualquier equipo de ciclismo, futbol u otro deporte. Anexo 20. DECISIÓN DE LA ENTIDAD:







Como se observa en la réplica la entidad solo se pronunció al respecto de la publicidad de

los uniformes sin embargo no hubo pronunciamiento sobre la inexistencia de las pruebas de

la entrega de los uniformes a los beneficiarios, como tampoco se hizo pronunciamiento

sobre los sobre costos evidenciados, frente lo anterior si bien es cierto los contratos

suscritos con sustento en el art. 355 de la CN y el Decreto 777 de 1992 tendrán los

requisitos y formalidades de los contratos entre particulares, deberán siempre respetar los

principios de la contratación estatal tal como el de la economía lo cual implica que no se

adquieran con los recursos públicos bienes con sobrecostos. Atendiendo todo lo anterior y

teniendo en cuenta que no se anexaron pruebas de cada uno de los ítems adquiridos con

los recursos públicos se configura un hallazgo fiscal por el valor total del contrato en estudio.

ITEM VALOR COTIZADO POR

HERMATEX VALOR COTIZADO POR

STAN DEPORTIVO

VALOR TOTAL

PROMEDIO

VALOR PAGADO POR EL

CONTRATISTA A HERMATEX

DIFERENCIA

50 sudaderas en orión forradas en franela modelo especial con 3 logos bordados tallas s,m,l,xl

Valor unitario: $90.000 Valor Total: $4.500.000

Valor unitario: $95.000 Valor Total $4.750.000

4,625,000.00 7,000,000.00 2,375,000.00

100 camisetas tipo polo y bermudas en Náutica Modelo especial con 3 logos bordados,Taxl.llas s,m,l,

Valor unitario: $.70.000 Valor Total: $ 7.000.000

Valor unitario: $.60.000 Valor Total: $ 6.000.000

6,500,000.00 8,000,000.00 1,500,000.00

TOTAL DIFERENCIA 3,875,000.00

Por otro lado como se observó en la segunda foto enviada por el supervisor del contrato que

la bermuda tiene el logo de PROACTIVA, es decir que contó también con el patrocinio de

esta empresa privada para la compra de los uniformes y fue puesto este ítem como

constancia de cumplimiento del objeto contractual.

Atendiendo lo anterior se oficio a la empresa Proactiva, donde se constató la entrega de

$40.000.000 a la Liga de Ciclismo de Boyacá para uniformes entre otras cosas, por lo

anterior se observa que para demostrar el cumplimiento del objeto contractual el contratista

adjunta artículos adquiridos con otros dineros de otros patrocinadores. Por esta razón no se

entiende por qué se plasmó el logo de otro patrocinador en los uniformes que se pagaron en

su totalidad con el convenio No. 088 de 2012.

De no ser aclarada la observación podría constituirse como hallazgo fiscal por el valor de las

bermudas. HALLAZGO No. 34

Controles de la Administración En algunos de los contratos y convenios auditados no se evidencia control por parte del Instituto de Recreación y Deporte, concretamente respecto de la supervisión de los contratos







y la liquidación de los mismos como se puede evidenciar al no existir informes de supervisión de la ejecución de los objetos contractuales, pruebas de cumplimiento del objeto contractual como actas de entregas a los beneficiarios de algunos suministros. Se pudo evidenciar que en muchos de los convenios suscritos no se realiza un estudio juicioso del valor estimativo de los contratos ya que solo se basan en las propuestas entregadas por los representantes de las entidades sin ánimo de lucro.

Conclusiones Dentro de la auditoría regular al Instituto de Recreación y Deporte de Tunja-IRDET vigencia 2012, en lo que respecta a los contratos y convenios suscritos, se realizó un análisis detallado a cada uno de ellos en sus diferentes etapas, pre contractual, contractual y post contractual y gestión y resultados, con la finalidad de determinar si los lineamientos de cada una de las etapas mencionadas, se encontraban ajustadas a la normatividad vigente en materia de contratación pública. Por lo anterior como característica general del análisis se concluye:

i. En los Contratos suscritos no existe informes de supervisión lo que evidencia que no existió una eficaz y oportuna labor de supervisión en los contratos estudiados tal y como se había advertido en la auditoría realizada de la vigencia anterior.

ii. Respecto del cumplimiento estricto de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 4828 de 2008, decreto 734 de 2012, Decreto 777 de 2012 y demás normatividad aplicable a los contratos y convenios indicados, son evidentes algunas inconsistencias, las cuales se encuentran plasmadas en los hallazgos, sin embargo se observó una mejora ostensible en comparación a la vigencia 2011.

iii. Los estudios previos, respecto al cumplimiento de los requisitos legales en general se encuentran ajustados y pertinentes sin embargo algunos de ellos no se indica con claridad la descripción del objeto a contratar así como tampoco se realiza un estudio del valor estimativo del contrato sobre todo en los contratos de cooperación.

iv. Los controles del anticipo se evidencia mayor control que en la vigencia 2011.

La Oficina de Control Interno de la entidad auditada no ha realizado todas las acciones tendientes al mejoramiento de las acciones de control y gestión de los encargados de realizar la contratación; por lo cual no hubo un control adecuado.







5. CONTROL INTERNO

5.1.ENCUESTA REFERENCIAL

A continuación se presenta un análisis de cada subsistema, componentes y elementos teniendo en cuenta el porcentaje obtenido en el Informe Ejecutivo Anual del año 2012:







Subsistema de Control Estratégico

Este subsistema presento un avance del 64%, los componentes de ambiente de control y direccionamiento estratégico presentaron un progreso del 94% y 82% respectivamente; y el componente administración de riegos presento avance de solo el 5%, lo cual evidencia la falta de identificación y valoración de los riesgos a los que está expuesta la entidad y de la política de administración de los riesgos.

El clima laboral ha mejorado y se trabaja de acuerdo a los objetivos y metas direccionados por la misión y visión institucional.

Sin embargo como en el vigencia anterior se encontraron las siguientes dificultades:

No se ha designado un funcionario que desempeñe labores de Talento Humano

No se lleva un plan de formación y capacitación, bienestar y estímulos

No se realiza programa de inducción y re inducción

Es necesario revisar el estilo de dirección en cuanto a confianza y relación con los funcionarios

No se han identificado puntos de control para el manejo del riesgo.

Estas dificultades, reconocidas por la entidad dentro de la información presentada a la Contraloría, en cierto modo contradicen el avance respecto al clima laboral pues no se cuenta con los mecanismos necesarios para motivar al personal lo cual se constituye en un factor de riesgo para el rendimiento, bienestar y desempeño de los funcionarios de la entidad.

Subsistema de Control de Gestión

Este subsistemapresento un avance del 83%, el cual se divide en los componentes de actividades de control (97%), Información (83%), y comunicación pública (72%) este ultimo porcentaje es el de menor avance, por lo tanto debe ser revaluado y corregido con nuevas políticas de comunicación pública, pues es allí donde el IRDET muestra a la ciudadanía el impacto de sus actividades y el cumplimiento de su objeto social aunque al referirse a los avances en esta materia se dice:

Respecto a los avances se indica que se rediseñó el Sistema Integrado de Gestión y se mantiene informada a la ciudadanía de todas las actividades que realiza el Instituto. Sin embargo como en la vigencia anterior se señalan las siguientes dificultades:

No se ha rediseñado la pagina web para publicar los formularios oficiales.

Los procesos de peticiones, quejas y reclamos no se desarrollan debidamente.

Falta capacitación para manejo del archivo.

Es evidente que estas dificultades reconocidas por el ente auditado no facilitan la participación de la ciudadanía pues, el inminente riesgo de no atender ni dar trámite pertinente a las quejas, peticiones y reclamos que pueda hacer la ciudadanía, atenta con la obligatoriedad que tienen las entidades del Estado de hacer público su actuar e incentivar la participación y control ciudadano.







Subsistema de Control de Evaluación

Este subsistema presento el mayor avance (100%) de toda la encuesta, dondetodos sus componentes alcanzan el 100%. Se considera por parte de la Oficina de control Interno del IRDET que todos los elementos, componentes y el subsistema se encuentran funcionando a la perfección, lo cual deja en el ambiente después de realizada la presente auditoría que falta la presencia del Control Interno para actividades como:

El cumplimiento del cronograma de entrega de avances al plan de mejoramiento concertado con la contraloría en la Auditoría anterior.

El seguimiento a los planes de mejoramiento internos logrados después de cada auditoría interna realizada.

Por otra parte la ausencia de mapa de procesos, manuales de procedimientos y de funciones actualizados dificultan el control.

En materia de Contratación: a pesar de los observaciones reiteradas por parte de la Contraloría en materia Estudios previos, supervisión, recibo y entrega de bienes y servicios con ocasión de los diferentes objetos de los convenios y contratos que carecen de actas, certificados de verificación, en la mayoría de los casos se limitan a un oficio de recibido en conformidad, dejando de lado todo el proceso propio del control de los recursos entregados a terceros, a pesar de que el IRDET cuenta con una resolución sobre los procedimientos para ejercer la supervisión de los contratos.

El resultado de la misma encuesta referencial en materia de la administración del Riesgo que obtuvo el más bajo porcentaje de avance (5%), refleja que desde ahí se requiere la presencia del Control Interno. Es decir que si el subsistema de Control de evaluación se califica con el 100% es por que loa tres subsistemas, los 12 componentes y los 29 elementos del Modelo Estándar de Control Interno están funcionando a la perfección.

Así las cosas, por todas partes se encuentran debilidades en actividades propias del Control Interno, partiendo del Autocontrol que es personal y de toda la Entidad. 5.2. AUDITORIAS REALIZADAS

(C) Proceso Auditado

(F) Fecha De Inicio

(F) Fecha De Terminación

(C) Debilidades Detectadas

(C) Acciones De Mejora

(C) Nombre Del Auditor

Interno Responsable

Logística y Comunicaciones

2012/04/12 2012/04/15

No cuenta con elementos apropiados no se publican informes con registros fotográficos no hay publicidad ni imagen corporativa eficaz

Compra de equipos de fotografía y llamado a mejorar imagen institucional

Manuel Antonio Gamba niño







logística no apropiada en eventos

Misional del Deporte

2012/04/03 2011/04/04

En los convenios no hay acta de inicio y terminación no aparece anticipos en acta de liquidación algunos formatos sin codificar

Se revisa la elaboración de convenios no se conceden anticiposse define la codificación de formatos y se aplican


Presupuesto 2012/04/26 2012/05/05

falta implementar en el sistema la codificación de las cuentas contables atención a público desorganizada asignación de rubros presupuestales equivocados

se implementaron los códigos en el sistema y se subsanaron las no conformidades encontradas se implemento horario de atención al público


Escenarios Deportivos

2012/04/04 2012/04/06

se utilizan algunos formatos sin codificar el personal de apoyo no es idóneo escenarios insuficientes y mal estado

Implementación de los respectivos formatos se oficio a gerencia para nombrar personas con el perfil necesario se adecuaron varios escenarios de los barrios de la ciudad


Misional de la Educación Física

2012/04/15 2012/04/17

No se cobra igual a los niños en inscripciones a escuelas de formación no hay base de datos no se concluye el proceso de evaluación no se diversifican actividades de los programas

Expedición de acuerdo de tarifas unificándolas reprogramación de actividades evaluación final de programas


Gestión Jurídica 2012/05/15 2012/05/16

no se lleva formato de seguimiento a derechos de petición los estudios de conveniencia no se realizan correctamente no se llevan indicadores de gestión no existe manual de contratación

Se implementó el formato de seguimiento a derechos de petición se capacitó a supervisores en la forma de elaborar los estudios de conveniencia revisión a procesos y procedimientos de jurídica








Misional Recreación

2012/04/20 2012/04/20

Plan de acción no es claro no hay registro de participantes en los programas indicadores no son objetivos no se diversifican las actividades de los programas

Evaluación del proceso por parte de gerencia y control interno replanteamiento de actividades formulación correcta de plan de acción e indicadores plan de mejoramiento individual recoger datos y estadísticas


Tesorería y Almacén

2012/05/09 2012/05/14

recaudo por espectáculos públicos no es directa cuentas bancarias inactivas no se hacen inventarios de elementos esporádicos

se oficio a gobierno y hacienda municipal para subsanar lo del cobro de impuestos a espectáculos públicos se cancelaron seis cuentas bancarias inactivas se realizó inventario general y se verificó la existencia de elementos deportivos sin utilizar


Gestión Documental

2012/06/12 2012/06/12

El espacio destinado al archivo central no es el adecuado actas de junta directiva y de funcionarios sin firmas no se ha implementado totalmente la tabla de retención documental no hay registro de quejas por teléfono no hay seguimiento a correspondencia

Solicitud a Gerencia de acción correctiva del acto administrativo


Servicios Generales

2012/10/26 2012/10/26

No se cumple con horario establecido no se utiliza la dotación aseo no es el mejor

se reorganizó horario de trabajo la dotación se utiliza para el desarrollo de actividades mejora el aseo en el instituto


Los resultados de estas auditorías demuestran que aún hay mucho por hacer por parte del Control Interno en las diferentes áreas del IRDET para merecer el 100% de avance en el Subsistema de Control de Evaluación.







5.3. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

Para la vigencia 2012 el IRDET rindió Informes de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Publico al SIA sobre Servicios Personales Indirectos, Impresos, publicidad y publicaciones, Asignación y uso de teléfonos fijos, Asignación y uso de vehículos oficiales, Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Al consolidar la información de todos los meses se observa lo siguiente: Se limitaron a la rendición de los cuadros de austeridad a través del SIA pero con

periodicidad mensual, en contravía de lo prescrito en el decreto 0984 del 14 de mayo de

2012, a pesar de habérseles informado sobre el cambio de periodicidad a través del mismo

Sistema Integral de Auditoría – SIA con el siguiente mensaje:

“IMPORTANTE:

En cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 del Departamento Administrativo de la

Función Pública, que modifica el artículo 22 del decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno

sobre restricción de gasto debe presentarse en forma trimestral y no mensual a partir de esa fecha

como fue decretado en su artículo primero.

Cordial Saludo;

El Administrador.”

Es decir que la información sobre austeridad en el Gasto del IRDET, no fue rendida en periodos trimestrales y no se les realizó el análisis que prescribe el Departamento de la Función Pública mediante el decreto 1737 de 1998 artículo 22, modificado en parte por el decreto 0984 del 14 de mayo de 2012. Configurándose en una observación con alcance administrativo y disciplinario HALLAZGO 35

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Se acepta la observación en el sentido que se incumple con la norma, en la prestación de dos informes en forma trimestral, septiembre y diciembre de 2012, pero se reporta mensualmente; el análisis correspondiente como ustedes lo detectan no tiene ninguna relevancia dado que la variación de las cifras entre periodo y periodo son mínimas o ni siquiera varían durante la vigencia. Como mejoramiento y acatado las normas y sugerencias de ustedes me permito anexar copia de los informes correspondientes al primer y segundo trimestre del año 2013, con el análisis detallado. DECISION DE LA ENTIDAD:







Revisados loa soportes entregados con la respuesta se entiende que en la vigencia 2013 ya se está cumpliendo con la aplicación de la norma y que efectivamente en el sentido de austeridad en el gasto las variaciones son mínimas, razones suficientes para que la comisión de auditoría decidiera por el levantamiento de los alcances disciplinario y administrativo del hallazgo.







6. PLAN DE MEJORAMIENTO

Realizando el seguimiento al avance del plan de mejoramiento suscrito como resultado de los hallazgos establecidos en la Auditoria vigencias 2011, entregado a la Contraloría Municipal de Tunja el 17 de diciembre de 2012, y aprobado por la Contraloría mediante oficio AF 1787 del 18 de diciembre del mismo año, se evidencia que de las 78 observaciones incluidas se han cumplido al 100% 23 de las 78, al 50% 38 y las restantes 17 no tuvieron acción de mejoramiento, cifras que en modo porcentual equivalen al 29%, 49% y 22 % respectivamente; para concordancia de la calificación de este plan con la matriz de evaluación aprobada con la Guía Territorial de Auditoría y porque el IRDET no rindió el avance del 30 de abril de 2013, se determinó que estos porcentajes se asignaran con lo evidenciado en el transcurso de la Auditoría, con 100 puntos para lo mejorado totalmente, 50 puntos para lo parcial y cero para lo que no tuvo acción de mejora o que no se evidenció por no haber sido seleccionado en la muestra de auditoría. Así las cosas el resultado específico de las calificaciones quedó:

Nº OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA ACCIONES DE MEJORAMIENTO OBSERVACIONES CONTRALORÍA

ESTADO

CUMPLID

A

PARCIAL

PENDIENTE

1

Como refleja el libro auxiliar de contabilidad la cuenta de caja menor no tuvo movimiento en el año 2011 aunque existió apertura, desembolsos y cierre según la Res. 021 del 01 de febrero de 2011.

Se realizo la legalización de caja menoren forma correcta, acreditando a esta cuenta y no bancos

En proceso de la auditoria se evidencio la acción de mejora

100

2 Existen 20 Facturas y recibos en caja menor que no están a nombre del IRDET.

Se revisa la caja menor mediante arqueos y se verifica que las facturas están a nombre del IRDET


100

3

Se evidenciaron compras concurrentes de límpido para pisos y desechables, refrigerios junta directiva y material para mantenimiento de escenarios, hechos que están prohibidos pues no se puede fraccionar compras del mismo elemento.

Durante la vigencia 2012 a partir del 4 de julio, y acto seguido a la invitación y al recibido de los elementos por parte del almacén no se realizan compras de elementos de aseo por caja menor.

Las compras concurrentes para la vigencia 2011, se realizaron a razón de que no existían en inventario los elementos necesarios para el funcionamiento de la planta física del Instituto, debido a que no se había realizado el proceso contractual para tal fin.

100







4

Se evidencia que los pagos realizados por caja menor tales como publicación prorroga, poda de cancha de futbol, demarcación polideportiva, juzgamientos, préstamo de equipos de sonido y apoyo logístico como soporte del gasto existente un recibo de caja que no cumplen los requisitos del art. 617 del Estatuto tributario y que no es considerado como documento equivalente.

se mando elaborar talonario pre numerado con la palabra DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA para ser utilizado por los responsables del régimen simplificado

En el transcurso de la auditoría se evidenció que se acatan las observaciones de Caja Menor cumpliendo con los requisitos de las facturas, lo reglamentado en la resolución de constitución entre otros.

100

6

Se evidencio que los 5 arqueos de caja menor 2 quedaron mal, el arqueo realizado el 25 de marzo y 25 de agosto de 2011.

Se revisa y aportan soportes, se anexan las tirillas de sumadora en los arqueos


100

7

La cuenta Nº 7302032089 de Colpatria no tiene extractos en todo el año solo tiene una certificación cuya fecha de expedición es 21 de mayo de 2009, la cual usan para conciliar mensualmente.

Para a vigencia 2012 se corroboro que todas las cuentas bancarias que maneja el irdet tuvieran su respectivo extracto

100

8

La cuenta de ahorros Nº 1502223354 del banco Davivienda tiene extracto hasta el mes de abril de 2011 y con este realizan la conciliación mensualmente hasta el mes de diciembre.

se realizo el trámite de cancelación de las cuentas de los bancos Davivienda y caja social


100

9

La cuenta corriente Nº 1502223354 del banco Davivienda tiene extracto hasta el mes de noviembre de 2011 y con este mismo concilian en el mes de diciembre.



100

10

La cuenta corriente Nº 1505734395 del banco Davivienda tiene extracto hasta el mes de octubre de 2011 y en diciembre concilian con el extracto de octubre.



100

11

Las tres cuentas bancarias del banco Davivienda desde el mes de febrero no tienen movimiento, no se justifica la tenencia de estas cuentas.



100

12

La cuenta bancaria sube diario Nº 24013429696 del banco Caja social presenta el mismo saldo desde junio a diciembre de 2011. De igual forma ocurre con la cuenta oficial Nº 616331658 del banco de Bogotá y la



100







cuenta sube diario Nº 24005449822 del banco Caja social presentan el mismo saldo bancario de enero a diciembre.

13

La cuenta Nº 97200007230 del banco Sudameris y la cuenta de ahorros Nº 15037032211 del banco Agrario en el análisis realizado presentan un mínimo movimiento en el transcurso del año 2011.


100

14

La transferencia que está registrada en la cuenta deudores por valor de $50.880.261 lleva más de 9 años sin que se evidencie gestión para el cobro.

Acuerdo Junta Directiva Para Liquidar transferencias por vencimiento de vigencia

la entidad no se pronunció con respecto a este hallazgo, el resultado de la calificación obedece a que la entidad no presentó ningún avance en la vigencia 2013 y tampoco se evidencio en el transcurso de la auditoria acción de mejora al respecto

0

15

La cuenta por cobrar a Carlos Andrés Pérez por valor de $366.782 y a la entidad bancaria Davivienda por valor de $210.445.16 es irreal.

se realizo la corrección contable

El resultado de la calificación obedece a que la entidad no presento ningún avance en la vigencia 2013 y tampoco se evidencio en el transcurso de la auditoria acción de mejora al respecto

50

16

Existe diferencias entre lo cotejado con soportes Vs. Lo contabilizado de la deuda que posee el Chico Futbol Club con el IRDET así: del 2005 al 2007 (35.688.750), 2008 (-136.700), 2009 (105.640), 2010 (-2.007.500) y 2011 (1.076.000).

se realizo nuevamente la revisión pero no se encuentra la diferencia, en cuanto se procederá a cotejar con la contraloría dicha situación


0

17 No se están registrando los anticipos entregados por apoyo económicos a los diferentes clubes y corporaciones.

para el año 2012, fue modificada la forma de contratación, estableciendo primer pago, lo que conlleva contabilizarlo directamente al gasto para no crear anticipos, adicionalmente se han acatado las observaciones de los hallazgos de la auditoria


50

18

La nota Nº 5 de los estados financieros indica que los gastos pagados por anticipado están representados por las pólizas de seguros y en el libro auxiliar se evidencia que el saldo esta represado por depreciación año 2011 y baja de activos, lo cual desvirtúa lo que expresa la nota contable.

Para subsanar el error se hace modificaciones a la nota de depreciación ampliando la descripción e imprimiendo nuevamente el libro auxiliar de las cuentas que agrupan los activos y se solicita adecuación del software contable para que cada cuenta permita una descripción especifica, ya que el actual no lo permite


50

19

Las pólizas de seguros fueron contabilizadas como gasto aun mas cuando se debieron registrar como diferido según lo estipula el régimen de contabilidad publica.

se verificara por parte de presupuesto los rubros correspondientes a contabilizar, y se hizo modificación al presupuesto 2013, dejando los rubros generales evitando incurrir en este tipo de errores


50







20

No concuerda el pago del terreno comprado en 2001 pues en la contabilidad esta registrado por valor de $9.336.000, en las escrituras y en el certificado de tradición se evidencia que el IRDET pago $13.400.000 y según comprobantes de egreso se evidencia que pagaron $13.200.00 incluyendo los pagos notariales.

Seguimiento y revisión de actas para corregir y establecer saneamiento por parte de Junta Directiva

La entidad no se pronunció con respecto a este hallazgo

0

21 En el 2011 no se depreciaron las edificaciones.

Verificar Escrituras y actas de saneamiento La entidad no se pronunció con respecto a este hallazgo

0

22

El registro de la depreciación se está realizando erróneamente pues se está llevando al gasto aun cuando el régimen de contabilidad pública dice que debe registrarse directamente al patrimonio.


50

23

No se ha realizado avaluó a la propiedad planta y equipo del IRDET, aun cuando la norma contable establece que se debe efectuar con periodicidad de tres (3) años, a partir de la ultima realizada. Por lo que se estaría vulnerando la norma.

Revisar Actas bajo elementos, realizar los avalúos correspondientes


50

24

Se observa que dieron la baja algunos implementos de muebles y enseres y equipos de oficina sin existir un acta o documento que relaciones dichos activos dados de baja y expliquen las razones por las cuales dé decidió dar de baja.

Se reviso y se verifico la existencia de las actas


0

25

El saldo de la cuenta contable 24360510 (retención por servicios 2%) al finalizar la vigencia 2011 presenta un saldo positivo de $120.399 lo cual indica que pagaron más retención que la que practicaron o retuvieron.

Presentar soporte contable evidenciando el error


50

26

Los recibos de caja de arriendo de escenarios deportivos, no estipulan el tiempo (Días u horas) por el cual se presta el escenario deportivo.

Se elaboraron los recibos de acurdo a solicitud de la contraloría


0

27

En los recibos de caja Nº 4721, 4729, 4735 y 4749 se evidencia que cobran menos por el arriendo de escenarios deportivos según la Res. Nº 002 del 5 de enero de 2011 que sumados

Existe el proyecto de resolución de tarifas para el año 2013para aprobación de la junta directiva


0







ascienden a $1.133.571.

28 En los recibos de caja Nº 4776 y 4789 se cobro de más $75.000 por la inscripción a la disciplina de Ajedrez.



0

29

Se evidencio que para las disciplinas de yudo y capoeira cobran $45.000 sin estar establecida la tarifa en la Res. No. 002 del 5 de enero de 2011. Igualmente sucede con el arriendo de la cancha de futbol del parque Santander para lo cual no estipula monto en la mencionada resolución.



0

30

Los saldos pagados de las planillas difieren de los saldos contables. Además, en los meses de mayo, junio, y octubre no realizaron aportes a la Esap y al Ministerio pues las planillas de pago de los mencionados meses no reporta el aporte a estas entidades.

Reliquidar y cancelar lo correspondiente solicitar a las entidades los procedimientos


50

31

La contabilización del gasto de caja de compensación familiar está mal pues este no es un egreso que se debe llevar a la cuenta 5505 ya que esta cuenta se utiliza para contabilizar el gasto de su función social.

Desde el inicio del 2012, se comenzó a contabilizar la cuenta correcta


50

32

La contabilización del pago del pila se está realizando erróneamente puesto que realizan 3 comprobantes de egreso en los que el valor de la transferencia realizada lo dividen en salud la cual la giran a Saludcoop, pensión que la giran a porvenir y a parafiscales (ICBF, Sena, Caja de Compensación familiar, Ministerio, Riesgos Profesionales y SAP) todos estos aportes los giran a Comfaboy cuando en realidad debería existir solo un comprobante en donde el gasto debe cargarse a cada entidad pero el pago debe pagarse al tesorero SOI pues al fin de cuentas es a esta entidad a la que se realiza la trasferencia.

Se realizo el registro al tercero SOI y se cargo a cada entidad.


100







33

En el contrato de aprendizaje realizado con Edwin Andrés Santamaría Martínez se incumplió la obligación de pagar el 100% de los aportes a salud y a riesgos profesionales durante el tiempo del contrato, pues se evidencio que se le descontó el 4% a salud todo los meses además la contabilización se realizo erróneamente; a parte que le descontaron el 4% de este era contabilizado como menor valor del gasto mas no lo contabilizaban como una cuenta por pagar, lo cual genera que se hayan subestimado los gastos por supernumerarios.

Se hizo revisión a la contabilización y ejecución presupuestal y efectivamente se contabilizó por el valor neto pagado. Adicionalmente se revisó el pago a seguridad social y se estableció que el valor de seguridad social fue asumido por el irdet., tal como lo establece la norma. Como acción de corrección, se plantea revisar mes a mes el valor descontado y realizar la respectiva resolución de pago y cancelar los valores descontados al aprendiz.

50

34

Por falta de gestión en el cambio de servicio por la EBSA se evidencia un detrimento patrimonial por $2,515,903 por la vigencia 2011.

Se realizo la gestión y se hizo el cambio respectivo


50

35

En los comprobantes de egreso Nº 453, 528, 596,762, 240, 761, y 239 se afectan cuentas contables diferentes para contabilizar el gasto de los servicios de telefonía fija, Tv por cable y telefonía móvil, cuenta que pertenecen a gastos público social.

Se hace el seguimiento y se realiza el cambio de presupuesto para el 2013


0

36

Se ha venido registrando la cancelación de honorarios a tres miembros de la junta directiva cuyos pagos carecen de soporte legal toda vez que la junta Directiva no cuenta con la facultad legal para asignar los mencionados honorarios, según lo establece el acuerdo 036 de 1996 capitulo lll Articulo 8 (Funciones de la junta Directiva). Por lo anterior se evidencia un detrimento patrimonial en la vigencia 2011 de $ 9, 327,600.

para el 2012 no se realizaron dichos pagos y en el presupuesto de 2013 no existe rubro por este concepto


50

37

Se están cambiando las cuentas de los comprobantes de egreso después de fírmalas por el personal encargado de revisar, preparar y aprobar ejemplo: CE 600,601, 40 etc.


50







38

El descuento se realizan a los profesores de escuelas de formación deportiva por conceptos de seguridad social, se está contabilizando erradamente. Además el comprobante de egreso esta quedado sin firmas por los beneficiarios.

Subsanado


50

39

No hay una reglamentación respecto a que documentos debe contener los comprobantes de egreso, pues se evidencia que algunos de ellos tienen la cuenta de cobro o la factura y otros, solo tienen acta de liquidación parcial. De igual forma sucede con la certificación o pago de la seguridad social algunos comprobantes de egresos los tienen anexos y otros no. se recomienda que se establezca que documentos debe acompañar los comprobantes de egresos de acuerdo a la normatividad.

Determinar el procedimiento por resolución para determinar los documentos a anexar en las cuentas de cobro


50

41

Existen 8 actas de junta directiva que no se encuentran firmadas por el personal responsable (presidente y secretaria).

llamar a los responsables para la firma correspondiente


50

42

Se evidencia que Yesid Rivero Valenzuela, contratado como abogado externo cotiza solamente a salud, no lo hace pensión aun cuando el artículo 23 de la ley 1150 de 2007 lo estipula.

Se debió pasar por alto pedir el soporte de pago. Acción de corrección, solicitar al contratado demostrar el pago y hacer llamado de atención al supervisor del contrato. Acción de corrección, se diseñó formato para verificación de requisitos para el pago de cuentas.


50

43

Existe diferencia de $9.720.747 entre el valor contable vs soportes entregados por la administración del polideportivo en el barrio Santa Catalina. Además no fue entregado al grupo de auditoría soportes que respalden la construcción del barrio San Lázaro.

El resultado de la calificación obedece a que la entidad no presentó ningún avance en la vigencia 2013 y tampoco se evidencio en el transcurso de la auditoria acción de mejora al respecto

50

44

Se debe dar cumplimiento total al acuerdo municipal 020 de 1999, se requiere que se realice un análisis del cumplimiento del artículo 5 parágrafo 1 que instituye a los entes de la administración municipal, los establecimientos públicos y las

Se oficio a todas las entidades, obteniendo como respuesta que no están obligadas a cumplir con este acuerdo.


100







empresas industriales y comerciales del municipio como agentes recaudadores de esta contribución.

45

Violación a las normas que regulan el proceso de selección de mínima cuantía (decreto 2516 de 2011) así como los principios fundamentales de la contratación pública como lo son la selección objetiva y principio de transparencia y el artículo 89 de la ley 1474 de 2011, por realizar de manera errada la adenda No 001 No 006-2011 ya que se realizo por fuera del término señalado en la norma (3 días antes del cierre).

Se está realizando el seguimiento y la evaluación por de la gerencia, control interno y supervisores, al proceso de gestión contractual con el fin de verificar el cumplimiento a los postulados legales en materia de contratación de la entidad, en particular aquellos que fueron motivos de hallazgos por parte de la contraloría

Es necesario precisar como lo hizo el IRDET al momento de dar respuesta a este hallazgo, que en el momento de celebración de este contrato se presento en el país un "limbo" jurídico, que no llevaba a establecer de manera clara y precisa la modalidad de contratación para estos eventos, toda vez que existía decretos que se contradecían y anulaciones por parte del consejo de estado de apartes de estos decretos, lo que produjo una cierta inseguridad jurídica en materia contractual en el país, que se supero con la expedición de la ley 1774 de 2011 reglamentada mediante el decreto 0734 de 2012.

50

46

Presunta violación al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y al artículo 1 de la ley 828 de 2003, artículo 23 de le ley de la ley 1150 de 2007 ya que no se exigió el pago de parafiscales en el momento de liquidar el contrato.

Cumplimiento por parte de los supervisores del contrato de su obligación de verificar efectivamente el pago de los aportes a seguridad social y a parafiscales en los eventos en que sea del caso, de acuerdo a los porcentajes establecidos por la normatividad vigente.


100

47 Falta de aprobación de la garantía, violando el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.



50

48

La entidad no exigió el pago de aportes a seguridad social de la ley 828 de 2003. Violación del artículo 50 de la ley 789 de 2002



100

49

El registro presupuestal No 407 de 22/12/2012 fue realizado con anterioridad a la suscripción del contrato el cual tiene como fecha el 23/12/2012, contraviniendo el art 41 de la ley 80 de 1993 y el articulo 71 del decreto 111 de 1996.



100







50

Para la suscripción del contrato de apoyo no se exigió al contratista el pago de seguridad social violando el art 23 de la ley 1150 de 2007.



100

51 Presunto hallazgo penal por presentar papeles falsos como soporte del cumplimiento del convenio suscrito.



50

52

Presunto hallazgo fiscal por cuanto con este convenio de apoyo no se está contribuyendo a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos de Tunja como lo dice el estudio previo, no se suple una necesidad de la comunidad además no tiene correlación directa con la misión de la entidad.



50

53

Presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario por cuanto se violo el art 41 de la ley 80 de 1993, ya que se dio inicio al contrato sin contar con los registros presupuestales



50

58

Incumplimiento a las obligaciones de supervisión por parte del IRDET por cuanto no se evidencian los informes de ejecución y supervisión del convenio.



100

59

Presunto hallazgo con alcance fiscal y penal por erogar gastos que no se encontraban contemplados dentro del objeto del convenio (gastos de alimentación) además por emplear facturas de venta falsas y adulteradas para demostrar supuesto cumplimiento del convenio, por parte del contratista.



50

60

Violación a las obligaciones de supervisión por parte del IRDET por cuanto se evidencian los informes de ejecución y supervisión del convenio.

Cumplimiento por parte de los supervisores del contrato de su obligación de verificar efectivamente el pago de los aportes a seguridad social y a parafiscales en los eventos en que sea del caso, de acuerdo a los porcentajes


50







establecidos por la normatividad vigente.

61 No se suscribió acta de inicio del convenio



50

62 No se extendió la póliza en razón de la prórroga del convenio violando el art 12 del decreto 4828 de 2008



50

63 Falta de firma del responsable de la suscripción de la aprobación de la garantía



100

64

No se constituyo garantía por el anticipo entregado violando el art 72 del decreto 4828 de 2008 y atendiendo el art 7 de la ley 1150 de 2007



100

65

No se encontró en la carpeta del convenio informe de supervisión y/o interventoría lo cual contraviene las obligaciones de supervisión, violando la clausula sexta del convenio y el art 4 de la ley 80



100

66 Hallazgo administrativo por no escoger modalidad de selección que correspondía



50

67 No se amplió garantía, violación el art 12 del decreto 4828 de 2008



50







68

No se exigieron los soportes de pago de seguridad social y parafiscales violando el art 50 de la ley 789 de 2002, el art 1 de la ley 828 de 2003, art 23 de la ley 1150 de 2007.



50

69

No se encontró en la carpeta del convenio informe de supervisión y/o interventoría lo cual contraviene las obligaciones de supervisión, violando la clausula sexta del convenio y el art 4 de la ley 80



50

70 falta de firma de responsable de la emisión de la invitación pública



50

71




50

72 Falta de firmas de los responsables de la emisión del estudio previo



50

73




50

74

Presunto hallazgo con alcance fiscal por ser el objeto contratado prohibido por las normas de austeridad en el gasto del el artículo 1 del decreto 2672 de 2001, artículo 10 y 12 del decreto 1737 de 1998, decreto 1737 de 1998 y art 10 10 del decreto 26 de 1998, además de considerar que el objeto no contribuye al complimiento de la misión del IRDET, el valor del daño fiscal es de $14.000.000



50







millones de pesos.

75

La comisión de Auditoría basada en los resultados de eficiencia y eficacia consideró que la calificación de la gestión misional para la vigencia 2011 del IRDET es de 68.48%



50

76

A la señora María Teresa Amaya salió de vacaciones del 7 al 25 de febrero se le liquidaron 21 días cuando realmente era 19, se le liquidó $69.126 de mas.



100

77

Para el pago y liquidación de prima de servicios se tuvo en cuenta el salario no el sueldo como lo ordena el acuerdo 065 de 1981


Para el pago de prima de servicios se liquidó con factor salarial de subsidio de transporte y auxilio de alimentación de manera reincidente con la vigencia anterior

0

78 Seguimiento de control Interno y desactualización del Manual de funciones



50

Por lo anterior y considerando que el Plan de Mejoramiento fue concertado en el mes de diciembre de 2012 y de conformidad con la resolución No. 020 de 2011, se debió presentar avance sobre el mismo el 30 de abril de 2012, el que no se realizó, por lo que la comisión de auditoría para hacer este seguimiento debió considerar lo que se pudo evidenciar dentro del estudio de esta auditoría. De manera que como se dijo antes: De 78 observaciones se evidenció mejora del 100% en 23, del 50% en 38 y de 0% en 17, es decir que sumadas las de 100 con las de 50, dividido entre 78, nos resulta una calificación de 54% de cumplimiento. Que viene a ser la Calificación para el Seguimiento al Plan de Mejoramiento ordenado para esta auditoría, porcentaje que se traslada a la Matriz de Evaluación de la Gestión de la vigencia 2012. Situación que de acuerdo con la Réplica que el IRDET realice a esta Informe Preliminar puede variar en mejora de la calificación, sin perjuicio de la observación con alcance sancionatorio por la no presentación del avance al plan de mejoramiento que debió hacerse el 30 de abril de 2013.







RESPUESTA DE LA ENTIDAD: El análisis hecho por ustedes corresponde en primer lugar a la calificación sobre la encuesta realizada por los funcionarios de la entidad y que corresponde a la vigencia de 2012, sin embargo como ustedes lo relacionan, los informes pormenorizados de Control Interno durante la vigencia son muy claros y específicos en cuanto a la falencias que se van presentando y las sugerencias respectivas, situación que no era posible corregir en la marcha por razones tanto presupuestales como de manejo interno pero que si observamos los nuevos informes de Control Interno durante la vigencia 2013, poco a poco se van implementando medidas tendientes a corregir dichas falencias acatando la administración las sugerencias de control interno como las de Contraloría Municipal. Si bien es cierto que las auditorías y seguimiento por parte de la oficina de control interno no llega a llenar completamente las expectativas tanto de la administración como de la auditoría por parte de ustedes, si podemos decir que el avance es 100% dado el seguimiento y presencia de dicho control reflejado en los resultados de mejoramiento de los hallazgos encontrados por ustedes y control interno de la entidad, realizado en conjunto de gerencia, oficina jurídica y oficina de control interno. Este seguimiento se plasmo en un primer informe en el mes de enero de 2013 y un segundo en el mes de septiembre, omitiendo el informe del mes de abril dado que se evidencio la no aplicación de correctivos a partir de enero y por lo tanto se programó la realización de auditorías como bien lo evidenciaron ustedes a partir de mayo de 2013. En lo que respecta a la calificación al plan de mejoramiento me permito solicitar comedidamente la revaluación a la misma hecha por ustedes en el sentido de que este fue suscrito por los funcionarios del Instituto en el mes de diciembre de 2012 y por lo tanto las acciones de mejoramiento se realizarían durante la vigencia 2013; en su análisis correspondiente la auditoría la realizaron a la vigencia 2012 por lo tanto los resultados no se ven reflejados sino hasta este año. Es importante anotar también que incluso algunas observaciones hechas por ustedes se corrigieron de inmediato o ya se habían subsanado anteriormente lo que implícitamente no necesitaba de avance en los informes correspondientes, sino de observación y análisis por parte de ustedes que no se volvió a incurrir en lo mismo. Me permito hacer referencia a los hallazgos subsanados y que no se tuvieron en cuenta por parte de ustedes para el retiro formal de los mismos: DECISON DE LA ENTIDAD: Tanto en la respuesta como en los soportes se evidenció que se realizó un trabajo juicioso en cuanto a las acciones de mejoramiento del Plan concertado en Diciembre y que por el corto tiempo transcurrido para el primer avance no se realizaron mejoras importantes sobre algunas de las observaciones, pero sobre las que si se hicieron, fueron







presentadas como soporte de la réplica, por lo anterior la comisión de auditoría ve conveniente el levantamiento del alcance sancionatorio de la observación, pero se mantiene el hallazgo administrativo para el posterior seguimiento de la observación que debe incluirse en el plan de mejoramiento.







7. CONSOLIDACIÓN DE OBSERVACIONES

No. OBSERVACIÓN O.A O.D O.F O.S

1.

Existe un saldo de $50,880,261 de una

trasferencia por cobrar a la Alcaldía Municipal

de Tunja de los cuales se solicitó resolución,

Acuerdo o documento que respalde la

contabilización de esta trasferencia la cual no

fue aportada, con oficio IRDET-100-013-2012

allegan el Acuerdo No. 001 de 1993 el cual no

da explicación a la trasferencia registrada.

X

2.

Con ocasión de la Auditoría realizada al IRDET

vigencia 2008 - 2010 la Contraloría realizó

función de advertencia a la Alcaldía y al IRDET

sobre la urgencia de recuperar estos recursos

del Impuesto de Espectáculos Públicos, mas

exactamente al que debe pagar el equipo

“Boyacá Chicó Futbol Club”, en la auditoría a la

vigencia 2011 se insistió sobre este recurso

dejado de cobrar y que al final de la vigencia

2011 alcanzó la cifra de $330´538.810.00, sin

demostración de acción alguna para este

recaudo, en esta auditoría, sobre este asunto

se estableció que solo se hizo un ingreso por

este concepto de $1´222.500, cifra irrisoria

comparado con el valor de la deuda que para el

2012 ascendió a $342.537.610.

X Se

Levanta

3.

Comparando los resultados del patrimonio del

cuadro anterior con los del patrimonio del

balance del IRDET rendido en la cuenta que

son: para el 2012 $1.168´480.668,70 y para el

2011 $995´721.400,90, se presentaron las

siguientes diferencias: para 2012 de $4.000,28

y 2011 $106.867,06.

Se mantuvo el hallazgo con Alcance

Administrativo

X







4.

Para el pago de Prima de Servicio se tuvieron en cuenta el Auxilio

de Transporte y el Subsidio de Alimentación a quienes tenían el

derecho es decir que se realizó un pago de más en los siguientes

términos:

SILVA ALVARADO SANDRA LILIANA 67.800 42.528 110.328

GOMEZ CARREÑO GISELLE ASTRID 67.800 42.528 110.328

HERNANDEZ G. BLANCA MYRIAM 67.800 42.528 110.328

Para un total de: $ 330.984

SON: TRESCIENTOS TREINTA MIL NOVECIENTOS OCHENTA

Y CUATRO PESOS.

X X

5.

Los pagos realizados a todos los empleados del IRDET se denominaron “pago de trece (13)

incentivos económicos”por valor de $4´435.990.00 a razón de $341.230 cada uno, los cuales fueron reconocidos y ordenados mediante la resolución 278 del 21 de diciembre de 2012, con fundamento legal de la resolución 277 del mimo año.

Es decir que al ser un pago de incentivos, no se cumplió con lo que prescribe la ley para esa clase de concepto como se explica en los textos de los artículos y el análisis realizado en la parte anterior por la comisión de auditoría.

Así las cosas, la comisión de auditoría

considera que la realización de estos pagos

carecen de fundamento legal por tratarse de

incentivos y no de programa de Bienestar

Social, configurándose en una observación con

presunto alcance Fiscal y Administrativo por el

total de estos pagos. Se mantienen los

hallazgos.

X X

6.

Para la vigencia en estudio el IRDET liquidaron

la Cesantías teniendo en cuenta la doceava del

pago total de la Prima de Servicios, cifra que

por su cuantía, en el evento de un proceso

Fiscal generaría un desgaste demasiado

oneroso. Por tal motivo se deja como una

Observación con alcance Administrativo. Se

mantiene el hallazgo para incluir en el plan de

mejoramiento.

X

7.

El aporte al sistema general de seguridad social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales. no fue aportado por el contratista contraviniendo La Ley 1150 de 2007 introduce reformas a la ley 80, para este caso en el artículo 23, estableció que “El inciso segundo y el parágrafo 1º. del artículo 41 de la Ley 80. De no ser

Se levantan los

hallazgos







aclarada las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario.

8.

La no aplicación en la retención en la fuente a

los pagos a trabajadores independientes

perteneciente al régimen simplificado, o que

cumplan los topes y condiciones de este

régimen cuando no sea responsables del IVA

infringiendo el articulo 13 de la Ley 1527 del 27

de abril de 2012. De no ser aclarada las

observaciones, conllevará a establecerse como

presunto hallazgo con alcance administrativo.

X Se

levanta

9.

Dentro del comprobante de Egreso Nº 903 y dentro de la carpeta del contrato Nº 250, se pudo establecer que el contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando el debió pagar los aportes con base en el 40% del valor del contrato, según establece el articulo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el articulo 18 de la ley 1122 de 2007

Se levantan los

hallazgos

10.

Contratistas repetidos y en su gran mayoría

correspondía a contratos de prestación de

servicios, se pudo evidenciar que se realizaban

dos o tres contratos en el año al mismo

contratista en periodos distintos de tiempo y con

el mismo objeto, lo cual genera un desgaste

administrativo a la Entidad dada la cantidad de

actos previos que son necesarios para cada

contrato, por lo cual se debería realizar un solo

contrato durante el año. Por lo anterior se deja

la observación de carácter administrativo.

Se

levanta

CONTRATACIÓN

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

CONTRATO DE COOPERACION No. 244

Observación

Observación

Observación

Observación

Observación

Observación

Observación

X

X

X

X

X

X

X

Se levanta

X

X Se levanta

X

X

X







18.

19.

20.

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 251

Observación

Observación

Observación

X

X

X

X Se levanta

21.

22.

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS No. 9

Observación

Observación

Se levanta

X

23.

CONTRATO DE SUMINISTRO DE

SERVICIOS No. 214

Observación

Se levantan los

hallazgos

24.

CONTRATO DE APOYO: 190

Observación

X

X

25.

26.

27.

CONTRATO DE SUMINISTRO: 90

Observación

Observación

Observación

X

X Se levanta

28..


Observación

X

Se levanta

29.

30.

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS: No. 05

Observación

Observación

X

X

31.


Observación

X

X

32.


Observación

X

33. CONTRATO DE COOPERACION No. 246

Observación X

Se levantan

los hallazgos

34.

CONTRATO DE APOYO No. 88

Observación

X

X

X

CONTROL INTERNO

35.

La información sobre austeridad en el Gasto del

IRDET, no fue rendida en periodos trimestrales

y no se les realizó el análisis que prescribe el

Departamento de la Función Pública mediante

el decreto 1737 de 1998 artículo 22, modificado

en parte por el decreto 0984 del 14 de mayo de

2012. Configurándose en una observación con

Se levantan







alcance administrativo y disciplinario.

PLAN DE MEJORAMIENTO

36.

De manera que como se dijo antes: De 78

observaciones se evidenció mejora del 100%

en 23, del 50% en 38 y de 0% en 17, es decir

que sumadas las de 100 con las de 50, dividido

entre 78, nos resulta una calificación de 54% de

cumplimiento. Que viene a ser la Calificación

para el Seguimiento al Plan de Mejoramiento

ordenado para esta auditoría, porcentaje que se

traslada a la Matriz de Evaluación de la Gestión

de la vigencia 2012. Situación que de acuerdo

con la Réplica que el IRDET realice a esta

Informe Preliminar puede variar en mejora de la

calificación.

X Se

levanta

H.A: Hallazgo Administrativo

H.D: Hallazgo Disciplinario

H.F: Hallazgo Fiscal

H.S: Hallazgo Sancionatorio







8. BENEFICIOS DE AUDITORÍA 1.- Con ocasión de la auditoría anterior se concluye que de las 11 cuentas bancarias que poseía el IRDET solo quedaron 6 cuentas activas para el manejo de las actividades del Instituto. Lo anterior como resultado de lo concertado en el plan de mejoramiento de la auditoría anterior constituyéndose en un Beneficio de Auditoría por disminuir costos administrativos de sus manejos. 2.- Los convenios suscritos con ligas y clubes deportivos en la vigencia no tuvieron aportes por sumas cuantiosas como en las vigencia anteriores, siendo el de mayor valor $30´000.000, además se detectó que aunque falta por mejorar se notó mas cuidado en el otorgamiento de estos recursos. 3.- Por concepto de Prima de Servicios se pagaron $330.984 por encima de lo contemplado en las normas aplicables, reconocido el error de la Entidad se comprometieron a rembolsar su valor. 4.- Se pagaron $4´435.990.00 por concepto de incentivos económicos, los cuales fueron soportados sin piso normativo, de manera que la Administración del IRDET reconoció el error y se solicitó a los funcionarios beneficiarios del Incentivo al reintegro de los recursos. 5.- En cuanto a las liquidaciones o descuentos por concepto de Retención en la Fuente, Seguridad Social y demás descuentos, se reconocieron los errores detectados por la comisión de auditoría y se iniciaron los correctivos necesarios al punto de hacer algunas reliquidaciones y sus respectivos reintegros. 6.- Dentro del convenio de cooperación se realizó un gasto por fuera del objeto del contrato, sobre las cuales después de ser cuantificadas, el contratista optó por realizar el respectivo reintegro, soportado por medio de una consignación en la cuenta No. 616-464681 del Banco de Bogotá a nombre del IRDET, por valor de $650.000.00 el día 30 de Septiembre de 2013, dentro del desarrollo de la Auditoría.







9. CONCLUSIONES

No se realiza avaluó a la propiedad planta y equipo.

Dentro de la auditoría gubernamental, modalidad regular al Instituto de Recreación y Deporte de Tunja-IRDET vigencia 2012, en lo que respecta a los contratos y convenios suscritos, se realizó un análisis detallado a cada uno de ellos en sus diferentes etapas, pre contractual, contractual y post contractual y gestión y resultados, con la finalidad de determinar si los lineamientos de cada una de las etapas mencionadas, se encontraban ajustadas a la normatividad vigente en materia de contratación pública. Por lo anterior como característica general del análisis se concluye:

1. En los contratos suscritos no existe informes de supervisión lo que

evidencia que no existió una eficaz y oportuna labor de supervisión en los contratos estudiados tal y como se había advertido en la auditoría realizada de la vigencia anterior.

2. Respecto del cumplimiento estricto de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de

2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 4828 de 2008, decreto 734 de 2012, Decreto 777 de 2012 y demás normatividad aplicable a los contratos y convenios indicados, son evidentes algunas inconsistencias, las cuales se encuentran plasmadas en los hallazgos, sin embargo se observó una mejora ostensible en comparación a la vigencia 2011.

3. Los estudios previos, respecto al cumplimiento de los requisitos legales en

general se encuentran ajustados y pertinentes sin embargo algunos de ellos no se indica con claridad la descripción del objeto a contratar así como tampoco se realiza un estudio del valor estimativo del contrato sobre todo en los contratos de cooperación.

4. Se evidencia mayor control al otorgamiento de anticipos.

La Oficina de Control Interno de la entidad auditada no ha realizado todas las acciones tendientes al mejoramiento de las acciones de control y gestión de los encargados de realizar la contratación; por lo cual no hubo un control adecuado.

La Oficina de Control Interno de la entidad auditada no ha realizado acciones tendientes al mejoramiento de las acciones de control y gestión de los encargados de realizar la contratación; por lo cual no hubo un control adecuado.

Las prestaciones sociales de la entidad no se están liquidando de acuerdo a lo establecido en las normas que las regulan, lo cual indica que no se están







teniendo en cuentas todos los factores aplicables a las prestaciones sociales a los que tienen derecho los funcionarios del IRDET.

Se estima que la Oficina de Control Interno en atención a sugerencias, acciones de mejoramiento concertadas, como consecuencia de la auditoria anterior se han venido cumpliendo y se evidencia que en las diferentes áreas del IRDET se vio la presencia del control interno.

Cordialmente,

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO Profesional Especializado

CARLOS ANDRÉS SÁNCHEZ CORREA Abogado Contratista

NELSON FERNANDO BALLESTEROS Administrador de Empresas Contratista

contraloria municipal de tunja informe final de...

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