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PRESENTACIÓN

CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES Y LEGALESDE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ESAL)

QUÉ ES UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCROCARACTERÍSTICAS DE LAS ESALCLASES DE ESALCONSTITUCIÓN DE ESALCONTENIDO DE LOS ESTATUTOS

CAPÍTULO 2ASPECTOS ADMINISTRATIVOSDE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO- ESAL-REGISTRO DE LIBROS ADMINISTRATIVOS

CAPÍTULO 3INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROLA LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

COMPETENCIAS LEGALES DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL Y DE CONTROLPROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES RELACIONADOSCON LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROLA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCROOTRAS DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN RELACIONADAS CON ENTIDADESSIN ÁNIMO DE LUCRO REPORTES A LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGALY DE CONTROL

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CONTENIDO

CAPÍTULO 4ASPECTOS FINANCIEROS DE LASENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCROGENERALIDADES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDADREGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDADDOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS ASIENTOS CONTABLESPLAN ÚNICO DE CUENTASECUACIÓN CONTABLE O PATRIMONIALEJEMPLO DE ASIENTOS CONTABLES EN LIBROCAJA DIARIO Y LIBRO MAYORESTADOS FINANCIEROSPROYECTO DE PRESUPUESTOOBLIGACIONES TRIBUTARIASSANCIONES TRIBUTARIASSANCIÓN A CONTADOR PÚBLICO

CAPÍTULO 5DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

POR VOLUNTAD DE SUS MIEMBROSPOR CANCELACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA

BIBLIOGRAFÍA

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PRESENTACIÓN

Coherentes con nuestro Plan de Desarrollo “Antioquia la más Educada” y nuestra cultura de legalidad y transparencia, la Dirección de Asesoría Legal y de Control adscrita a la Secretaría General de la Gobernación de Antioquia, en la búsqueda permanente de ejercer de manera eficiente las funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades sin ánimo de lucro (asociaciones, corporaciones y fundaciones) y en especial en lo relacionado con el Programa: “Sociedad civil fortalece sus capacidades para la gestión pública, democrática y concertada” y su Proyecto: “Gestión transparente y eficiente de las entidades sin ánimo de lucro”, pone a disposición de la comunidad herramientas que brindan conocimientos básicos en todos los aspectos relevantes para el manejo de las entidades sin ánimo de lucro.

En su ejercicio de vigilancia, la Dirección de Asesoría Legal y de Control tiene entre sus objetivos incentivar a las entidades sin ánimo de lucro para que conozcan, cumplan, acaten las normas y preceptos legales que las rigen. Más que una labor inquisitiva por parte de la administración departamental, se apunta a una labor pedagógica y de orientación pretendiendo que el gran universo de las entidades sin ánimo de lucro estén informadas, actualizadas, funcionen de acuerdo a sus estatutos y a la normatividad que las regula, logrando así que cumplan con el objetivo para el cual fueron creadas.

Es por lo anterior que con ésta revista – cartilla instructiva, en su segunda versión, se complementan y actualizan los temas relacionados con los aspectos administrativos, jurídicos, financieros y contables que deben conocer todos los directivos y asociados de las entidades sin ánimo de lucro, al igual que todas las personas interesadas en constituir o hacer parte de estas organizaciones, o que en alguna forma se ven impactadas por ellas.

Las dudas o inquietudes que surjan sobre el contenido de esta revista, se pueden dirigir a la Dirección de Asesoría Legal y de Control, piso 10, oficina 1014 del Centro Administrativo Departamental, o al teléfono 3839036 o a través de la página de la Gobernación: www.antioquia.gov.co, en el link: Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

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QUÉ ES UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO?

No existe una definición legal de entidad sin ánimo de lucro. No obstante, puede decirse que es una persona creada o reconocida por la ley con capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones. Nace por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de asociación, o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines con beneficio comunitario, por lo que no contemplan dentro de su objeto principal el desarrollo de actividades mercantiles.

Refiriéndose a este tipo de entidades, es necesario precisar el alcance de la expresión “sin ánimo de lucro”. Significa que no se busca como finalidad principal procurar utilidad o ganancia a los asociados o miembros a través de la ejecución de las actividades incluidas en el objeto social.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Las entidades sin ánimo de lucro se caracterizan desde su conformación por:

• Ausencia de lucro: Se persigue en el cumplimiento de su objeto social un bienestar para un sector específico, más no la obtención de beneficio económico ni para la entidad ni para sus asociados.

• No reparto de utilidades: No se realiza reparto de los excedentes o beneficios obtenidos por la entidad a favor de una persona natural o jurídica. Los excedentes o beneficios de estas entidades, permanecen dentro de la entidad y pertenecen sólo a ella, incrementando el patrimonio de la misma institución.

• No reembolso de bienes o dineros aportados a la entidad: Los aportes dados por los miembros nunca se rembolsan, ni al retiro del miembro, ni a la liquidación de la entidad, evento en el cual el excedente, si lo hubiere, se traslada a otra entidad con finalidades similares.

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CLASES DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Conforme al objeto social que se persigue, se pueden crear varias clases de entidades sin ánimo de lucro, que son: Culturales, ambientales, científicas, tecnológicas, investigativas, agropecuarias, gremiales, juveniles, de profesionales, democráticas, participativas, sociales, de bienestar social, cívicas, entre otras. Las mismas se encuentran bajo diferentes figuras jurídicas:

• Fundación• Corporación o Asociación• Entidades de naturaleza cooperativa• Iglesias y confesiones religiosas• Organizaciones comunales• Fondos de empleados• Sindicatos• Partidos o Movimientos políticos• Cámaras de Comercio• Propiedades Horizontales• Cajas de Compensación familiar• Organismos Comunales• Asociaciones de Pensionados• Veedurías Ciudadanas

A continuación se enuncian aquellas sobre las que la Dirección de Asesoría Legal y de Control de la Gobernación de Antioquia ejerce inspección, vigilancia y control.

FUNDACIONES

Persona jurídica que nace de la voluntad de una o varias personas naturales o jurídicas y cuya finalidad es propender por el bienestar común bien sea de un sector o gremio en particular o de toda la comunidad. Necesariamente la fundación surge de la afectación que se realice de un patrimonio por su fundador o fundadores.

La constitución de una fundación implica la afectación de un patrimonio con destino al logro de los objetivos de interés social establecidos por su fundador. Dicho patrimonio es un elemento esencial de su creación y subsistencia.

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Características:

• Tiene un patrimonio determinado desde su nacimiento• La afectación del patrimonio es irrevocable.• La vigencia entendida como el periodo de duración de la entidad es de

carácter indefinida• Puede ser constituida por una sola persona.

De conformidad con las normas legales únicamente las Fundaciones están obligadas a tener revisor fiscal, el cual debe ser contador titulado con tarjeta profesional vigente.

CORPORACIONES O ASOCIACIONES

Son personas jurídicas que se constituyen mediante acuerdo de varias personas naturales o jurídicas y cuya finalidad es propender por el bienestar físico, intelectual, de sus asociados, y de la comunidad en general o de una agremiación.

La Corte Suprema de Justicia en sentencia de 21 de agosto de 1940 se ha encargado de definir de una forma muy puntual la diferencia existente entre las fundaciones y las corporaciones de la siguiente manera:

“La corporación está formada por una reunión de individuos y tiene por objeto el bienestar de los asociados, sea físico, intelectual y moral. No persigue fines de lucro.

La fundación se distingue de la corporación en que es un establecimiento que persigue un fin especial de beneficencia o de educación pública, para lo cual se destinan bienes determinados. En la fundación no hay personas asociadas sino un conjunto de bienes dotados de personería jurídica.

En suma, en la corporación hay asociación de personas, en la fundación predestinación de bienes a fines sociales”.

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CONSTITUCIÓN DE ENTIDADESSIN ÁNIMO DE LUCRO

Conforme a lo previsto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse por documento privado a través de un acta de constitución o por escritura pública. Para que la entidad nazca a la vida jurídica, una vez suscrito el documento privado por sus constituyentes o una vez suscrita y protocolizada la escritura pública, este documento debe registrarse ante la Cámara de Comercio respectiva.

El documento de constitución deberá contener los requisitos establecidos por el artículo 40 del decreto 2150 y nombre de la persona o entidad que desempeña la función de fiscalización, si es del caso. Así mismo, al momento del registro se suministrará a las Cámaras de Comercio la dirección, teléfono y fax de la persona jurídica.

De acuerdo con lo contemplado en el decreto 0427 de 1996 se incluyó el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 en las respectivas Cámaras de Comercio en las mismas condiciones previstas para el registro mercantil de las sociedades comerciales, a excepción de las entidades educativas y acciones comunales, las cuales deberán inscribirse en la Gobernación de Antioquia.

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CONTENIDO DE LOS ESTATUTOS

Se pueden definir los estatutos sociales como un conjunto de normas que regulan las obligaciones, responsabilidades, deberes y derechos de los asociados, yo otros asuntos importantes como los órganos de administración y de dirección. Se debe cumplir fielmente con todo lo establecido en ellos ya que son la máxima norma de la entidad y deben ser aprobados por la asamblea constitutiva; igualmente pueden ser reformados en cualquier momento.Los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro constituyen la norma fundamental de la organización y por ende regulan todos los aspectos importantes para su funcionamiento. Los elementos mínimos que deben contener son:

1. El nombre2. El domicilio de la entidad 3. La clase de persona jurídica4. El objeto5. El patrimonio y forma de hacer aportes6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y

facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal. Los órganos de administración a saber: a) Asamblea General, conformada por todos los asociados, es la máxima autoridad. b) Junta Directiva o Consejo Directivo o Consejo de Administración, casi siempre están conformados por un número impar de miembros: Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Secretario y Vocal, a quienes se les fija un período en años, al término del cual se debe realizar nueva elección.

7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. Así mismo, el respectivo quórum decisorio o deliberatorio.

8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.9. Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o

fundación.10. Las Facultades y obligaciones del revisor fiscal o fiscal, si es del caso.11. Nombre e identificación de los administradores y representantes

legales.

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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVADE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Para cumplir con el objeto social, toda entidad sin ánimo de lucro debe tener una estructura administrativa al igual que cualquier empresa o sociedad; ésta debe regirse bajo unos principios administrativos básicos de planeación, organización, dirección y control.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Las entidades sin ánimo de lucro cuentan con un órgano de dirección que busca el cumplimiento de su objeto social, su crecimiento y el buen manejo administrativo. El órgano de dirección es un cuerpo colegiado establecido estatutariamente, el cual representa a todos los asociados o fundadores de la entidad.

Dentro de sus funciones están: aprobar reformas de estatutos, realizar nombramientos de los órganos de administración y de control, establecer directrices de la entidad, aprobar su situación financiera, decretar la disolución y liquidación de la entidad, nombrar liquidador y aprobar el proceso liquidatorio, entre otros asuntos.

Entre los órganos de dirección se encuentran:

• La Asamblea General de Asociados: en la que intervienen todas las personas que conforman la entidad sin ánimo de lucro.

• El Consejo de Fundadores: En él intervienen los fundadores y a quienes ellos autoricen estatutariamente.

REUNIONES

En los estatutos se deben establecer como mínimo dos clases de reuniones: ordinarias y extraordinarias.

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• Reuniones Ordinarias: Son aquellas celebradas con la participación de los asociados con el quórum mínimo previsto en los estatutos. Se denominan también Asambleas Generales las cuales se deben efectuar como mínimo una vez al año.

• Reuniones Extraordinarias: Son aquellas que convocan a los asociados en casos especiales, cuando lo exijan las necesidades imprevisibles o urgentes; se pueden reunir en cualquier tiempo.

En general, estas reuniones las puede convocar la Asamblea General, la Junta Directiva, el representante legal o el revisor fiscal si lo hubiere; todo ello de acuerdo a lo reglamentado en los estatutos sociales. En ellas se tratan temas previamente determinados y en el evento de reforma de estatutos debe contar con el quórum suficiente para decidir como en el caso de la Asamblea General.

El órgano que convoca a la reunión no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día. Esta reunión contempla los requisitos estatutarios que previamente se hayan establecido, en caso de inexistencia se acudirá a lo previsto en la ley.

Otras clases de reuniones:

• Reunión universal: Son aquellas en que se encuentra el 100% de los asociados y existe voluntad en constituirse

en Asamblea General. No necesita convocatoria y se pueden reunir en cualquier sitio, hora y lugar.

• Reunión de segunda convocatoria: Es una reunión especial por cuanto tiene como requisito el que la Asamblea General no se haya efectuado, por lo tanto se convocara por segunda vez teniendo en cuenta las siguientes exigencias:

1. Tendrá que celebrarse no antes de 10 días ni después de 30 días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

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2. La segunda reunión puede deliberar y decidir con el número de miembros presentes.

3. Pueden contener todos los temas de la primera reunión.

• Reuniones por derecho propio: Es la facultad que tienen los asociados para invitar a reunirse y tomar decisiones siempre y cuando la entidad no haya cumplido con la realización de la asamblea general o en su defecto la segunda convocatoria.

Solo pueden realizarse cuando no se haya celebrado reunión ordinaria, por falta de convocatoria. Pueden deliberar y decidir con cualquier número plural de asociados y debe realizarse el primer día del mes de abril.

• Reuniones de la hora siguiente: Consiste en la facultad de tomar

decisiones siempre y cuando, convocada en debida forma la asamblea, no cuenta con un número mínimo de personas para instalarla. En ese caso, en la hora siguiente, se inicia la reunión con los asociados que se encuentren presentes, siempre y cuando constituyan por lo menos el 10% de los asociados.

CONVOCATORIA

Es la invitación a los asociados para que participen válidamente en las reuniones de los órganos colegiados de la entidad, y para que tomen decisiones conforme a los estatutos en el desarrollo del objeto social. La convocatoria debe reunir unos requisitos mínimos entre los cuales se contempla el día, la fecha, la hora, el lugar, el orden del día de la reunión y la persona quien está realizando la convocatoria.

La puede realizar el representante legal, un órgano de dirección, el revisor fiscal o un asociado por derecho propio, todo ello con sujeción a lo establecido en los estatutos.

Las invitaciones se enviarán con los días de antelación establecidos de manera expresa estatutariamente o en su defecto, lo preceptuado legalmente.

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El conteo correcto de los días se establece a partir del día siguiente a la fecha en que se hizo la convocatoria, hasta la media noche del día anterior al de la reunión.

QUÓRUM

Lo constituye un número determinado de asociados aptos, que convocados previamente pueden tomar decisiones válidas, mediante la expresión del voto.

Cada asociado tiene derecho a un voto, independientemente del valor de los aportes que haya efectuado a la entidad. Todos los votos son de la misma clase, no hay votos con carácter preferente, en aplicación del principio de gestión democrática de las entidades sin ánimo de lucro.

• Quórum Deliberatorio: Un número de asociados reunidos para discutir temas de la entidad sin poder decisorio.

• Quórum Decisorio: Lo constituyen aquellos asociados que cumplen estatutariamente y por tanto a través de su voto están investidos para decidir.

ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN

En la estructura interna de la entidad también se encuentra el órgano de administración, cuerpo intermedio entre los asociados y la dirección de la entidad, que comparte las responsabilidades de la gestión con el representante legal y lo conforman personas nombradas por la Asamblea General.

Las funciones del órgano de administración están orientadas primordialmente a cumplir y hacer cumplir las disposiciones adoptadas por la Asamblea General, velar porque el representante legal realice efectivamente sus funciones, además de acompañarlo en el manejo de la entidad.

Entre los órganos de administración se encuentran:

• Junta Directiva• Consejo Directivo• Comité Ejecutivo

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REPRESENTANTE LEGAL(Presidente, Gerente, Director Ejecutivo)

Hace parte del órgano de administración y conforme al artículo 23 de la Ley 222 de 1995, el Representante Legal en el cumplimiento de sus funciones deberá:

• Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

• Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.

• Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.

• Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.

• Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.

Acorde a los lineamientos establecidos en los artículos 45 y 46 del Código de Comercio y en la ley 603 de 2000, el representante legal de una entidad sin ánimo de lucro deberá rendir cuentas de su gestión al final de cada ejercicio contable y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello (asamblea, junta de socios, junta directiva).

ÓRGANO DE CONTROL

Es la persona o conjunto de personas por medio de las cuales la entidad se autorregula. Puede estar constituido por asociados escogidos o nombrados en Asamblea General para algunos cargos específicos como el de Revisor Fiscal.

En las entidades sin ánimo de lucro dependiendo de la disposición estatutaria o legal, el órgano de control está representado por un Revisor Fiscal o por un Fiscal.

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• Revisor Fiscal: Sus funciones están enmarcadas por las disposiciones contempladas en los artículos 203 al 215 del Código de Comercio. Las Fundaciones se encuentran obligadas a tener revisor fiscal, el cual deberá ser contador titulado con su respectivo número de matrícula.

La función del revisor fiscal se relaciona con el control y el análisis en forma permanente para que el patrimonio de la entidad sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado para el objeto destinado y vela porque las operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible.

Vigila todos los actos de la entidad. Inspecciona el manejo de los libros de actas, documentos contables y archivos en general, colabora con las entidades gubernamentales ajustándose a sus requerimientos legales. Su gestión debe ser realizada libre de todo interés que genere conflicto con los asociados, siendo su función también preventiva.

• Fiscal: Es un asociado escogido estatutariamente o en Asamblea General, su función principal consiste en vigilar todos los procedimientos y acciones desarrolladas por la entidad sin ánimo de lucro.

Es importante aclarar que no es un órgano de control que tenga especificaciones en la norma, sin embargo su cargo puede ser establecido estatutariamente y darle las funciones que se requieran, a efectos de realizar el control sobre la entidad sin ánimo de lucro.

En concordancia con el artículo 164 del Código de Comercio, el representante legal de una entidad sin ánimo de lucro, así como su revisor fiscal conservarán tal carácter para todo los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección ante la Cámara de Comercio respectiva.

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REGISTRO DE LIBROS ADMINISTRATIVOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 28, numeral 7 del Código de Comercio modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 todas las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros registrados por la autoridad competente, a través de los cuales dan cuenta de las actividades desarrolladas en función de su objeto social, tanto de índole jurídica, administrativa, financiera y contable. Los libros que deben estar registrados son:

• Libro de socios ó afiliados• Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores.

LIBRO DE SOCIOS

De acuerdo al Código de Comercio, artículo 361, la entidad sin ánimo de lucro llevará un libro de registro de socios, en el que se anotará: fecha de inscripción, nombre completo, documento de identificación, dirección, teléfono y demás información que sea relevante.

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LIBRO DE ACTAS

Según lo establecido en los artículos 189,195 y 431 del Código de Comercio, las entidades sin ánimo de lucro deberán dejar constancia en actas de las decisiones adoptadas en las reuniones de asamblea general y junta directiva. Las mismas deben ser llevadas en orden cronológico y serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta directiva o en su defecto por el Revisor Fiscal.

Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados de la entidad, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea o de la junta directiva se hará constar en el libro de actas. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los directivos no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

El artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 establece que las entidades pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

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COMPETENCIAS LEGALES

• La Constitución de 1991 en su artículo 189, numeral 26, determina que corresponde al Presidente de la República como Suprema Autoridad Administrativa ejercer las funciones de inspección, control y vigilancia sobre las instituciones de utilidad común (asociaciones, corporaciones y fundaciones).

• La Ley 22 de 1987 facultó al Presidente para delegar esas funciones en los Gobernadores de los Departamentos y en el Alcalde Mayor de Bogotá.

• El Decreto Nacional 1318 de 1988 y 1093 de 1989 delegaron en los Gobernadores de los Departamentos y en el Alcalde Mayor del Distrito Especial de Bogotá las facultades de inspección, vigilancia y control sobre las entidades sin ánimo de lucro.

• El Decreto 2150 de 1995 suprimió el acto de reconocimiento de personería jurídica de las entidades sin ánimo de lucro agregando que el registro de las mismas se seguiría efectuando en las Cámaras de Comercio.

• El Decreto 427 de 1996 confirmó la competencia de Inspección, vigilancia y control en las autoridades que lo venían ejerciendo con anterioridad, esto es, los Gobernadores de los Departamentos y el Alcalde Mayor de Bogotá.

• El Decreto Departamental 2575 de 2008 le asignó las funciones generales de inspección, vigilancia y control a la Dirección de Asesoría Legal y de Control.

DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL Y DE CONTROL

UBICACIÓN

En la estructura orgánica de la Gobernación de Antioquia, la Dirección de Asesoría Legal y de Control pertenece a la Subsecretaria Jurídica de la Secretaria General. Sus instalaciones se encuentran ubicadas en el Centro Administrativo Departamental José María Córdova, calle 42B No.52-106, piso 10, oficina 1014, teléfonos 3839036- 9037 y 3839041 al 9047.

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PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES RELACIONADOSCON LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

A ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

PROCEDIMIENTOS

La Dirección de Asesoría Legal y de Control ha establecido varios procedimientos para el ejercicio de las competencias asignadas, los cuales se pueden consultar a través de la página virtual de la Gobernación de Antioquia: www.antioquia.gov.co.

• Ante la formulación de una queja por parte de un ciudadano o de manera oficiosa por disposición del Director de Asesoría Legal y de Control, en primera instancia se adelantan unas averiguaciones preliminares en donde se indaga sobre el cumplimiento del objeto social por parte de la entidad y se analiza el cumplimiento de las normas legales desde el punto de vista administrativo y financiero.

• Luego de adelantadas las primeras diligencias preliminares, en caso de existir mérito para continuar, se da inicio al procedimiento administrativo sancionatorio, el cual tiene por finalidad determinar las conductas violatorias y la responsabilidad de la entidad sin ánimo de lucro o de sus órganos de administración o dirección.

• Cuando a una entidad sin ánimo de lucro se le ha cancelado su personería jurídica, una vez fueron agotados los

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procedimientos preliminar y sancionatorio, se debe iniciar el proceso liquidatorio de la entidad. La Dirección de Asesoría Legal y de Control es la encargada de revisar el proceso liquidatorio de estas entidades, verificando que el mismo se ajuste a los estatutos y a las normas legales. Igual acontece cuando se trata de una liquidación voluntaria en la cual la se revisa todo el proceso liquidatorio, requisito indispensable para que puedan inscribir el acta final de liquidación ante el organismo competente y obtener la cancelación de su registro.

TRÁMITES

La Dirección de Asesoría Legal y de Control tiene otras actividades relacionadas con las entidades sin ánimo de lucro como es la expedición del “Certificado de No Investigación”.

Certificado de No Investigación: Es la certificación que se expide a solicitud del interesado, donde consta que una entidad sin ánimo de lucro objeto de inspección y vigilancia de la Gobernación de Antioquia (Asociación, corporación, fundación, entidades educativas, comunidades religiosas católicas) no se encuentra en proceso de investigación.

ASESORÍAS

La Dirección de Asesoría Legal y de Control cuenta con un equipo interdisciplinario de profesionales de las áreas jurídica, administrativa, financiera y contable que prestan en forma inmediata de manera presencial o telefónicamente la asesoría que requieran los diferentes usuarios.

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OTRAS DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓNDE ANTIOQUIA RELACIONADAS CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

• La Dirección Administrativa y Contractual: Es la dependencia encargada en la Gobernación de Antioquia de inscribir todos los actos relacionadas con las entidades sin ánimo de lucro educativas y religiosas católicas, es decir el reconocimiento de la personería jurídica, inscripción de dignatarios, registro de libros administrativos y reforma de estatutos. Todo ello conforme a los Decretos Nacionales 525 de 1990, 2150 de 1995 -artículo 45- , 782 de 1995 y 1396 de 1997.

• La Dirección de Inspección y Vigilancia adscrita a la Secretaría de Educación para la Cultura: Es la dependencia de la Gobernación de Antioquia que tiene la competencia para inspeccionar, vigilar y controlar las entidades sin ánimo de lucro denominadas como “Asociaciones de Padres de Familia”.

• La Dirección de Participación Ciudadana y Gestión Social adscrita a la Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social: Es la dependencia encargada en la Gobernación de Antioquia, de inscribir todos los actos relacionados con los organismos comunales de primero y segundo grado, competencia del Gobernador, otorgamiento de la personería jurídica, inscripción de dignatarios y reforma de estatutos, además se encarga de llevar el proceso de liquidación de los organismos comunales que lo requieran y de adelantar todas las diligencias correspondientes a la inspección, vigilancia y control de los organismos comunales.

REPORTES A LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL Y DE CONTROL

• El Decreto 2150 de 1995 suprimió el acto administrativo mediante el cual se reconocía personería jurídica de las entidades sin ánimo de lucro. Estas adquieren su personalidad y nacen a la vida jurídica a partir de su registro ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción.

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El parágrafo del artículo 12 del Decreto 0427 de marzo 5 de 1996, reglamentario del Decreto 2150, estableció que una entidad sin ánimo de lucro una vez se constituye, deberá enviar a la Gobernación de Antioquia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes el certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio. Igualmente cuando haya reforma de estatutos, la entidad sin ánimo de lucro deberá informar a la Gobernación, allegando copia de los estatutos.

• Conforme al decreto 1093 de 1989 en concordancia con lo establecido en el Decreto 222 de 1995 las entidades sin ánimo de lucro deberán presentar anualmente ante la Gobernación de Antioquia -Dirección de Asesoría Legal y de Control dentro de los cuatro (4) primeros meses de cada año y con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, la siguiente información:

1. Estados financieros a diciembre 31 de cada año (Balance General y Estado de Resultados), certificados por el Contador Público que los elaboró y por el Representante Legal, dictaminados (si existe Revisor Fiscal) y acompañados de sus notas.

2. Presupuesto de la vigencia en curso. 3. Estatutos en caso de haber tenido modificación alguna siempre y

cuando se hayan radicado los estatutos al momento de conformación de la entidad.

4. Informe de gestión del Representante Legal.5. Copia del acta mediante la cual el órgano competente de la entidad

aprobó los estados financieros, el proyecto de presupuesto y el informe de gestión.

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LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADESSIN ÁNIMO DE LUCRO

La normatividad que aplica a las entidades sin ánimo de lucro las obliga a llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados.

Como toda organización empresarial, las fundaciones, corporaciones, asociaciones y demás entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar una contabilidad organizada, a contar con los controles necesarios para proteger su patrimonio, a cumplir con los deberes tributarios a que tengan lugar y a mantener sus finanzas saneadas que les posibilite el desarrollo de las actividades propias de su objeto social.

“Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones…

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis…

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza….”

La contabilidad además de llevar el registro de las operaciones de una entidad, es un medio de prueba oponible a terceros siempre que se lleve en debida forma, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la Administración de Impuestos (DIAN). Además el hecho de no llevar contabilidad, expone a la entidad sin ánimo de lucro a sanciones que contempla la legislación colombiana.

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1 www.gerencie.com (Importancia de la Contabilidad)

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Llevar la contabilidad conforme a la ley, permite proporcionar información a los fundadores, asociados y corporados de la entidad sin ánimo de lucro de lo que se posee y se debe; igualmente apoya a los directivos en la planeación, organización y dirección de las actividades; así mismo posibilita que los miembros de la entidad y los organismos de inspección y vigilancia evalúen la gestión de sus directivos y el manejo que ha tenido la organización durante toda su trayectoria.

La contabilidad es sin duda el elemento más importante en toda empresa, negocio o entidad de cualquier naturaleza, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la organización, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.

El Decreto Nacional 2649 de 1993 es la norma que contiene las pautas básicas, sobre la forma como se debe llevar la contabilidad en todas las organizaciones privadas, incluyendo las entidades sin ánimo de lucro.

LIBROS DE CONTABILIDAD

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su Orientación Profesional No.5, manifiesta la ausencia que se tiene en las normas contables de una clasificación rigurosa sobre cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos, sin embargo afirma que la práctica empresarial y la de los profesionales de la contaduría pública ha llevado a que los libros de contabilidad más usados sean los siguientes: Libro Diario, Libro Mayor (o Mayor y Balances) y Libro de Inventarios y Balances.

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• Libro Diario: Es un libro en el cual se registra día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

• Libro Mayor o Libro Mayor y Balances: Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

• Libro de Inventarios y Balances: se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la entidad o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

• Libros Auxiliares: Se deben llevar los que sean necesarios para el completo entendimiento de los libros oficiales, en ellos se lleva el registro detallado de cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.

GENERALIDADES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

• Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad.

• Cada libro de contabilidad, de acuerdo con el uso a que destina debe llevar una numeración sucesiva y continua.

• Las operaciones económicas en los libros se deben registrar en orden cronológico bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

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• La descripción y registro de las operaciones económicas se deben realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas (Decreto 2650 de 1993).

• En los libros se deben anotar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

• Las cuentas tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

• En el diligenciamiento de los libros está prohibido alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos; hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; borrar o tachar en todo o en parte los asientos; arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos.

• Las entidades deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, y los administrativos, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

•Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

•La entidad debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

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• Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida o destrucción, con base en los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. En caso de no ser posible lo anterior, se debe hacer un inventario general a la fecha del suceso y elaborar los respectivos estados financieros.

REGISTRO DE LOS LIBROSDE CONTABILIDAD

• En las Cámaras de Comercio:

A partir de la expedición del Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, las Cámaras de Comercio no cuentan con la facultad para registrar libros de contabilidad de ninguna de las entidades que allí figuran inscritas, incluyendo por consiguiente a las entidades sin ánimo de lucro.

La Circular Externa N°100 emitida por la Superintendencia de Sociedades el día 08 de marzo de 2012 contempla que:” El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos (…)”

Debido entonces a que las Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de 2012 perdieron la facultad de inscribir los libros de contabilidad, se entiende que las entidades sin ánimo de lucro que venían operando con anterioridad a esta ley y que aún no habían registrado los libros de contabilidad, queda en responsabilidad de sus directivos la omisión de dicha obligación.

Es importante tener en cuenta que el no registro de los libros de contabilidad en las Cámaras de Comercio no implica que las entidades no los deban llevar.

Teniendo en cuenta que el Decreto Ley 019 en su artículo 173 también establece que “el registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional…”, el gobierno reglamentó mediante el Decreto 0805 del 24 de abril de 2013, el registro

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de libros electrónicos de contabilidad y administrativos en las Cámaras de Comercio, señalando las características que estos deben cumplir “para que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada”, como lo señala el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.

El Decreto 0805 señala también las actuaciones que estarán sujetas a registro y se reitera la validez y la oponibilidad ante terceros de los libros electrónicos, siempre que cumplan con las características antes citadas y que por supuesto hayan sido inscritos en el registro mercantil.

Las Cámaras de Comercio a través de sus servicios registrales virtuales, habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de información autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el citado decreto.

• En la DIAN:

Para las entidades sin ánimo de lucro competencia de inspección y vigilancia por parte del Gobernador de Antioquia (Dirección de Asesoría Legal y de Control) y que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, la Dirección de Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- registra sus libros de contabilidad. Lo anterior de conformidad con el Decreto 2500 de 1986, el Decreto 4400 de 2004, artículo 15 y el Estatuto Tributario artículo 364.

“Sólo se registran libros en blanco. Para registrar un nuevo libro la DIAN exige dos requisitos:

• Que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o• Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas a la entidad (pérdida,

robo, destrucción, etc.).

Una u otra condición debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del Revisor Fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica de la denuncia correspondiente. Lo anterior en cumplimiento al artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.” 2

2 www.dian.gov.co

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DOCUMENTOS QUE RESPALDANLOS ASIENTOS CONTABLES

Para su justificación y validez los asientos en los libros de contabilidad deben tener soportes o documentos de origen externo o interno que los respalden y los comprobantes de contabilidad correspondientes (Artículos 123 y 124 Decreto 2649 de 1993).

SOPORTES DE CONTABILIDAD

La información que se ingresa a la contabilidad debe estar debidamente respaldada con documentos de origen externo que son la mayoría y de origen interno, éstos últimos se originan dentro de la misma entidad, mientras que los externos provienen de terceros.

Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable, cualidades básicas de la información contable.

Los soportes externos son de vital importancia, puesto que son ellos los que permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la entidad, o que la entidad ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero.

Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho económico. En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados, y esta certeza solo es posible si existen los respectivos soportes internos o externos que respalden tales hechos.

Entre los principales documentos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas, documentos equivalentes, recibos de consignación bancaria, comprobantes de depósito y retiros de cuentas de ahorros, órdenes de pago, letras de cambio, pagarés, órdenes de compra o de servicios, los recibos de caja, etc.

• Factura: Para que una factura sea legalmente valida, debe contener los siguientes requisitos:

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1. Estar denominada expresamente como factura de venta. 2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el

servicio. 3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o

servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. 4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva de facturas de venta. 5. Fecha de su expedición. 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados. 7. Valor total de la operación. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales 1), 2), 4) y 8), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.”

El Estatuto Tributario en su artículo 618, contempla la obligación que tienen los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.

• Documento equivalente: Es otro documento externo muy importante, y que reemplaza la factura en caso de que esta no sea obligatoria. El documento equivalente es un soporte externo cuando es elaborado por un tercero, como en los tiquetes de las máquinas registradores, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y la cuenta de cobro. Es un

3

3 Estatuto Tributario, artículo 617

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soporte interno cuando la misma empresa lo elabora, como el comprobante de egreso para el caso de las compras a personas no obligadas a facturar, que puede ser el caso de los responsables del régimen simplificado.

• Recibo de consignación bancaria: Es un comprobante que los bancos elaboran y suministran a sus clientes, para que lo diligencien al consignar.

• Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Formatos que las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado y suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.

• Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

• Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

• Recibo de caja: Es un documento de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la entidad.

• Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

• Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado “caja menor”.

• Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

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COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Antes de realizar los asientos de las transacciones en orden cronológico en los libros auxiliares y oficiales, se deben elaborar los comprobantes de contabilidad con base en los soportes contables.

Son documentos donde se relacionan y se resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad.

Para garantizar la veracidad e integridad de la información, los comprobantes de contabilidad deben contener:

• Una numeración consecutiva.• La fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones. • Las cuentas afectadas con el asiento, acorde al Plan Único de Cuentas. • La firma de las personas que intervinieron en su elaboración y

autorización.

Los comprobantes de contabilidad se pueden elaborar por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS Como ya se había mencionado anteriormente, la descripción y registro de las operaciones económicas se deben realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas reglamentado por el Decreto 2650 de 1993 y demás normas que lo modifiquen.

El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas, que realizan las diferentes entidades o personas obligadas a llevar contabilidad, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

“El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben

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observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas“.

“El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden.Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas.”

CUENTA

Es un término usado en contabilidad para el registro de las operaciones, transacciones o hechos económicos que realiza una entidad, los cuales pueden aumentar o disminuir el Activo, Pasivo y Patrimonio.

Partes de una cuenta:

• Título o nombre• Fecha• Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está

registrando.• Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se

debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).• Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se

acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).• Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser:

Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.

Clasificación de las cuentas:

• Cuentas Reales o de Balance: Las cuentas reales son denominadas así por representar un bien o un derecho de propiedad de la entidad, una obligación o compromiso que tiene la entidad con terceras personas o una obligación que tiene con sus asociados.

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4 Decreto 2650 de 1993, artículo 2º5 Decreto 2650 de 1993, artículo 3º

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Activo: Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la entidad, representados en dinero.

Pasivo: Representa las obligaciones contraídas por la entidad con terceras personas, para ser canceladas en el futuro.

Patrimonio: Representa la diferencia entre el Activo menos el Pasivo, está constituido por los aportes iniciales y adicionales de fundadores o asociados y las utilidades y reservas constituidas de las utilidades, con un fin específico o por mandato de la ley.

• Cuentas Nominales o de Resultado: Son las que se utilizan para registrar los hechos económicos que al finalizar el periodo determinan un aumento o una disminución del Patrimonio, de allí su denominación de cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para el inicio del nuevo período, volver a ser afectadas por los ingresos, costo de venta y gastos.

Ingresos: Son los valores que recibe la entidad cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia.

Gastos: Toda erogación necesaria que realiza la empresa para efectuar una venta o prestar un servicio, es decir para obtener un ingreso.

Costo de venta: Representa el valor de adquisición (costo) de los artículos o bienes adquiridos por la entidad para la venta.

• Cuentas de Costo de Producción: Su función es acumulativa y permiten controlar las erogaciones incurridas para la fabricación de un producto y están constituidas por La Materia Prima Directa, La Mano de Obra Directa y Los Cargos Indirectos.

• Cuentas de Orden o Memorando: Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan bienes de propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su ciclo.

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ECUACIÓN CONTABLE O PATRIMONIAL

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una entidad, sin importar cuantas variaciones tenga cada uno de esos elementos.

Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza la fórmula matemática: Activo = Pasivo + Patrimonio. Siendo esta ecuación uno de los pilares fundamentales en la contabilidad, por lo cual siempre debe mantenerse.

EJEMPLO DE ASIENTOS CONTABLESEN LIBRO CAJA DIARIO Y LIBRO MAYOR

Entidad sin ánimo de lucro: Asociación Cultural Juventud Activa

Movimiento contable: octubre de 2013

La Asociación Cultural Juventud Activa es una entidad sin ánimo de lucro dedicada a promover la cultura musical entre la juventud en riesgo de reclutamiento por parte de grupos delincuenciales en la comuna 13 de Medellín.

A continuación se ilustra un ejemplo de movimientos contables, en libro diario, mayor y balances correspondientes al mes de octubre de 2013:

En octubre 01 de 2013 se recibe una donación por parte del señor Pedro Flórez por valor de 5 millones de pesos.

En octubre 02 se consigna cinco millones de pesos.

El 03 de octubre se compra instrumentos musicales por un valor de $ 2.500.000

El 08 de octubre se compra muebles por un valor de $ 1.000.000.

El 11 de octubre se lleva a cabo una presentación artística con el propósito de recaudar fondos para el cumplimiento de su objeto social por valor de $ 800.000.

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El 15 de octubre se pagan honorarios a profesor de música por un valor de $ 400.000.

En octubre 18 se recibe por parte de la señora María Cadavid una donación por un valor de $ 3.000.000.

El 21 de octubre se realiza consignación por $ 3.000.000.

El 24 de octubre se compran instrumentos musicales por un valor de $ 2.000.000.

El 28 de octubre se lleva a cabo una presentación artística con el propósito de recaudar fondos para el cumplimiento de su objeto social por valor de $ 600.000.

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ESTADOS FINANCIEROS

(Ley 222 de 1993, Decretos 2649 y 2650 de 1993, Decreto 1093 de 1989)

Los Estados Financieros son informes preparados periódicamente por un contador titulado, cuya responsabilidad recae en los Representantes legales de la entidad sin ánimo de lucro y tienen como objetivo suministrar información financiera y contable a los usuarios interesados.

Los usuarios de la información financiera pueden ser:

• Los administradores de la entidad sin ánimo de lucro.• Los asociados a la entidad sin ánimo de lucro.• Los acreedores de la entidad sin ánimo de lucro.• Los clientes de la entidad sin ánimo de lucro.• Los bancos o entidades financieras.• Los órganos de vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro.• Los organismos encargados del recaudo de impuestos, entre otros.

Los estados financieros que deben preparar las entidades sin ánimo de lucro son los básicos, o sea, el Balance General y el Estado de Resultados, y deben estar firmados por el Representante Legal de la entidad y el Contador que los prepare.

De conformidad con el artículo 32 del Decreto 2649 de 1993, se deben presentar estados financieros comparativos.

“Estados financieros comparativos: Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

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Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros”.

Otros estados financieros básicos son el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujo de Efectivo, pero para efectos de la información requerida por el ente de vigilancia y control (Gobernación de Antioquia) basta con los dos primeros, en concordancia con el Artículo 1° del Decreto 1878 de 2008.

Estos estados financieros deben ir acompañados de las notas a los estados financieros por parte del Contador, el dictamen del Revisor Fiscal cuando la entidad lo tiene y copia del acta de Asamblea General de la entidad, por medio de la cual se aprueban dichos estados financieros.

Balance General: “ Es un resumen de todo lo que tiene la empresa (entidad), de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente pertenece a la entidad, a una fecha determinada. El Balance General lo conforman los activos, los pasivos y el patrimonio”.

Estado de Resultados: “En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.”

“Este estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente el principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones”.

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6 www.gerencie.com7 www.gerencie.com 8 www.wikipedia.com

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Estado de cambios en el patrimonio: “El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado.

Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa”...

Estado de flujo de efectivo: “El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar”.

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo”.

De conformidad con el Decreto 1093 de 1989 las entidades sin ánimo de lucro deberán presentar anualmente, dentro de los cuatro (4) primeros meses ante la Gobernación de Antioquia -Dirección de Asesoría Legal y de Control- los estados financieros a diciembre 31 del año inmediatamente anterior (Balance General y Estado de Resultados), certificados, dictaminados (si existe Revisor Fiscal) y acompañados de sus notas.

PROYECTO DE PRESUPUESTO(Decreto 1093 de 1989)

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

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9 www.gerencie.com

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Elaborar un presupuesto permite a las entidades establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las organizaciones de cualquier naturaleza; las decisiones de tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que permitan anticiparse a corregir hechos negativos que perjudiquen la economía de una entidad.

En una época de cambios en la gerencia moderna, donde aumenta la autonomía y responsabilidad de las organizaciones, la toma de decisiones exige presión y rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta administrativa.

Con el fin de poder evaluar estos aspectos de la planeación financiera en las entidades sin ánimo de lucro, competencia de Inspección y Vigilancia del Gobernador de Antioquia, el Decreto Nacional 1093 de 1989 estableció la obligatoriedad de que las fundaciones, asociaciones y corporaciones remitan los proyectos de presupuesto de cada ejercicio.

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL(Art. 19, 356 a 364 E.T. Dcto. 4400/04 y 640/05)

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, con excepción de las contempladas en el art 23 del Estatutto Tributario, E.T., pertenecen al régimen tributario especial en renta. Los contribuyentes que pertenecen a este régimen (Título VI del libro I del E.T.), están sometidos al impuesto sobre la renta y complementarios sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del 20%.

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro deben cumplir las siguientes condiciones para pertenecer a este régimen:

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a) Que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o programas de desarrollo social.

b) Que dichas actividades sean de interés general.

c) Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su objeto social y este corresponda a las actividades enunciadas en el literal a).

“Las actividades desarrolladas por estas entidades deben ser de interés general y que a ellas tenga acceso la comunidad. Son de interés general cuando beneficien a un grupo poblacional, como un sector, barrio o comunidad. Permiten el acceso a la comunidad, cuando hacen oferta abierta de los servicios y actividades que realizan en desarrollo de su objeto social, permitiendo que terceros puedan beneficiarse de ellas, en las mismas condiciones que los miembros de la entidad, o sus familiares.

Cuando las entidades desarrollen actividades que son de interés general pero a ellas no tiene acceso la comunidad, gozarán de los beneficios como contribuyentes con tratamiento especial, sin derecho a la exención del impuesto sobre la renta.”

Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, que no cumplan las condiciones señaladas anteriormente, son contribuyentes del impuesto sobre la renta, para cuyo efecto se asimilan a sociedades limitadas.

Los pagos o abonos en cuenta por cualquier concepto, efectuados en forma directa o indirecta, en dinero o en especie, por las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, a favor de las personas que de alguna manera participen en la dirección o administración de la entidad, o a favor de sus cónyuges, o sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, constituyen renta gravable para las respectivas

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10 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

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personas naturales vinculadas con la administración o dirección de la entidad y están sujetos a retención en la fuente a la misma tarifa vigente para honorarios. No aplicable a pagos laborales sometidos a retención en la fuente.

REFORMA TRIBUTARIA LEY 1607 DE 2012

“El presupuesto destinado a remunerar, retribuir o financiar cualquier erogación, en dinero o en especie, por nómina, contratación o comisión, a las personas que ejercen cargos directivos y gerenciales de las entidades contribuyentes de que trata el artículo 19 del E.T. (contribuyentes del régimen tributario especial), no podrá exceder del 30% del gasto total anual de la respectiva entidad. (art 99 de la Ley 1607 de 2012 adiciona el art 356-1 al E.T.)

Los contribuyentes del Régimen Tributario Especial que realicen actividades de mercadeo, deberán observar igualmente las normas del capítulo II, título I del libro I del E.T. en cuanto al manejo de costos e inventarios.”

EXENCIÓN SOBRE EL BENEFICIO NETO O EXCEDENTEPARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

La ley tributaria ha establecido que algunas de las entidades sin ánimo de lucro, si cumplen ciertos requisitos no deben pagar el impuesto de renta, más no las ha eximido de su obligación de declarar.

Con frecuencia se confunde la exención en renta con la exoneración de la obligación de presentar la declaración.

“El beneficio neto o excedente estará exento del impuesto de renta cuando:

a) Corresponda a actividades de salud, deporte aficionado, educación, cultura, investigación científica o tecnológica y programas de desarrollo social, a que se refiere el artículo 2° del Dcto 4400/04 y siempre y cuando las mismas sean de interés general y a ellas tenga acceso la comunidad.

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11 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

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b) Cuando se destine y ejecute dentro del año siguiente al de su obtención, o dentro de los plazos adicionales establecidos por la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces (programas cuya ejecución requiera plazos adicionales al del año siguiente), a una o varias de las actividades descritas en el literal anterior, siempre y cuando las mismas sean de interés general y que a ellas tenga acceso la comunidad, en los términos del artículo 2° Dcto 4400/04. La destinación total del beneficio neto se deberá aprobar previamente a la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del respectivo período gravable.

c) Cuando se destine para constituir asignación permanente, conforme con los requisitos establecidos en los artículos 9° y 10° del decreto 4400/04.

El beneficio neto o excedente fiscal estará exento cuando el excedente contable sea reinvertido en su totalidad en las actividades de su objeto social, siempre que éste corresponda a las actividades de salud, educación, cultura, deporte aficionado, investigación científica y tecnológica o a programas de desarrollo social, siempre y cuando las mismas sean de interés general y que a ellas tenga acceso la comunidad.

La parte del beneficio neto o excedente generado en la no procedencia de los egresos, constituye ingreso gravable sometido a la tarifa del 20% y sobre este impuesto no procede descuento. Egresos no procedentes son aquellos que no tienen relación de causalidad con los ingresos o con el cumplimiento del objeto social o que no cumplen con los requisitos previstos en las normas especiales sobre limitaciones (Capítulo V del libro 1° del E.T.) y requisitos especiales para la procedencia de costos y deducciones (art 87-1, 108, 177-1, 177-2, 771-2 y 771-3 del E.T.).

La parte del beneficio neto o excedente que no se invierta en los programas que desarrollen su objeto social, tendrá el carácter de gravable en el año en que esto ocurra.” 12

12 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

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RETENCIÓN EN LA FUENTE

Estarán sometidos a retención en la fuente únicamente los pagos o abonos en cuenta a favor de los contribuyentes con régimen tributario especial, por concepto de ventas provenientes de actividades industriales y de mercadeo y de rendimientos financieros, de conformidad con los artículos 395 y 401 del E.T y sus reglamentarios.

Los pagos o abonos en cuenta que se realicen a favor de las entidades del régimen tributario especial diferentes a los antes descritos no estarán sometidos a la retención en la fuente. Para el efecto, la entidad deberá demostrar su naturaleza jurídica ante el agente retenedor, mediante copia de la certificación de la entidad encargada de su vigilancia o de la que haya concedido su personería jurídica, documento que conservará el agente retenedor para ser presentado cuando la autoridad competente tributaria lo requiera.

Todos los contribuyentes pertenecientes al régimen tributario especial son agentes de retención en la fuente por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, impuesto de timbre nacional y por el IVA, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Igualmente son responsables del IVA cuando realicen actividades o hechos generadores de dicho impuesto.

“Las entidades sin ánimo de lucro deben presentar las declaraciones tributarias de IVA y de Retención en la fuente, siempre y cuando facturen conceptos gravados, presten servicios gravados e importen bienes gravados.

Algunas entidades sin ánimo de lucro poseen negocios mercantiles, con el propósito de conseguir recursos económicos para poder cumplir con su objeto social. Por tal motivo están obligadas a facturar o expedir documento equivalente con el lleno de los requisitos legales, cobrar el IVA, declarar y pagar el IVA, llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será “impuesto sobre las ventas por pagar”.

Las entidades sin ánimo de lucro son agentes retenedores, por tanto cuando efectúen pagos deben aplicar la retención en la fuente de IVA según las tarifas establecidas en el Estatuto Tributario, presentar y pagar las declaraciones de

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retención en la fuente mensual y aparte deben expedir certificado de retención anualmente a los contribuyentes que les retuvieron”.

OTROS BENEFICIOS A los contribuyentes del régimen tributario especial no les serán aplicables los sistemas de renta por comparación patrimonial, renta presuntiva, y no están obligados al cálculo del anticipo.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen y/o desarrollen actividades industriales, comerciales, de servicios y financieras en forma directa o indirecta, estarán obligadas a pagar impuesto de industria y comercio al municipio de su domicilio.

Las entidades sin ánimo de lucro que desarrollen una actividad gravable con el impuesto de Industria y Comercio y coloquen avisos, para la publicación o identificación de sus actividades o establecimientos, también estarán grabadas con el impuesto de avisos y tableros.

IMPUESTO DE REGISTRO

Deben pagarlos las ESAL sin excepciones ni porcentajes diferentes a las demás entidades. Se aplica para todos los documentos que se inscriben en las oficinas de registros públicos y en las Cámaras de Comercio

SANCIONES TRIBUTARIAS

El artículo 639 del Estatuto Tributario contempla: “Sanción Mínima: El valor mínimo de cualquier sanción, incluidas las sanciones reducidas, ya sea que deba liquidarla la persona o entidad sometida a ella, o la Administración de Impuestos, será equivalente a la suma de 10 Uvt.”

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13 Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013

*La Unidad de Valor Tributario (UVT), es una unidad de medida de valor, que tiene como objetivo representar los valores tributarios que se encontraban anteriormente expresados en pesos. La DIAN anualmente establece el valor de la UVT.

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Entre las diferentes sanciones relacionadas con las declaraciones tributarias están: por extemporaneidad en la presentación (art.641-642 E.T.), por no declarar (art.643 E.T.), por corrección (art.646 E.T.) por inexactitud (art.647E.T), por no informar la dirección (art.650 E.T.).

SANCIÓN A CONTADOR PÚBLICO

Es importante también anotar que, de acuerdo con el Artículo 659 del Estatuto Tributario, los contadores públicos que infrinjan las normas que rigen su profesión, pueden ser sancionados con multas, suspensión o cancelación de su tarjeta profesional de acuerdo con la gravedad de la falta. A continuación se transcribe la norma:

“..Los Contadores Públicos, Auditores o Revisores Fiscales que lleven o aconsejen llevar contabilidades, elaboren estados financieros o expidan certificaciones que no reflejen la realidad económica de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, que no coincidan con los asientos registrados en los libros, o emitan dictámenes u opiniones sin sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, que sirvan de base para la elaboración de declaraciones tributarias, o para soportar actuaciones ante la Administración Tributaria, incurrirán en los términos de la Ley 43 de 1990, en las sanciones de multa, suspensión o cancelación de su inscripción profesional de acuerdo con la gravedad de la falta”.

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POR VOLUNTAD DE SUS MIEMBROS

Una vez inscrita el Acta de disolución y nombramiento de Liquidador en la Cámara de Comercio o Gobernación de Antioquia, según el caso, para llevar a cabo el proceso liquidatorio de una entidad sin ánimo de lucro se deberá proceder de la siguiente forma:

• Preparación de los estados financieros básicos (balance general y estado de resultados) de la entidad por contador titulado, a la fecha en la cual se decidió la disolución y liquidación. Estos estados financieros serán los iniciales de la liquidación, y deben contener el detalle de los activos incluidos los bienes muebles e inmuebles.

• Publicación de tres (3) avisos en periódico de amplia circulación nacional, con intervalo de quince (15) días entre cada aviso, convocando a los acreedores a hacer valer sus derechos e informando a la comunidad en general que la entidad se encuentra en proceso de liquidación,

• Quince (15) días después de publicado el tercer aviso procederá a cancelar todas las acreencias, guardando todos los soportes y comprobantes a que diere lugar las transacciones. (Artículo 20 del Decreto 1529 de 1990).

• Luego de cancelado todo el pasivo de la entidad, el Liquidador procederá a hacer una relación, detallando y soportando en debida forma todos los gastos generados a causa del acto administrativo de disolución y liquidación, los cuales deben salir del patrimonio de la entidad que se está liquidando.

• Dentro de estos gastos se contemplan: Gastos de inscripción del Liquidador, gastos de publicación, pagos de honorarios por asesorías contables y/o jurídicas, según lo requiera el Liquidador; gastos legales como escrituras públicas, etc. (Artículo 20 del Decreto 1529 de 1990).

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• Una vez cancelado todo el pasivo y absorbido todos los gastos, se deben preparar los estados financieros finales de la liquidación, en los cuales se pueden presentar dos casos: (Artículo 20 del Decreto 1529 de 1990, artículo 61 de la Ley 743 de 2002, artículos 168 y 169 de la Ley 222 de 1995).

1. Que la liquidación una vez cancelado el pasivo y absorbido los gastos, tanto los activos como el patrimonio quedaran en ceros.

2. Que la liquidación una vez cancelado el pasivo y absorbido los gastos, quedara un remanente del activo patrimonial, el cual debe pasar a una entidad sin ánimo de lucro con fines semejantes a la que se está liquidando determinada por los estatutos, o la Asamblea General en el caso de que los estatutos no la determinen, o por el Liquidador en el caso en que ni los estatutos ni la Asamblea General la determinen. Este acto de entrega de bienes debe estar debidamente soportado en papel membrete, tanto con las actas de entrega de la entidad que se está liquidando como con las actas de recibo emanadas por la entidad sin ánimo de lucro beneficiada. (Artículos 637 y del 649 al 652 del Código Civil, artículo 20 del Decreto 1529 de 1990).

• Terminado todo el procedimiento detallado anteriormente, elLiquidador debe proceder a solicitar por escrito la aprobación de la liquidación a la Asamblea General de Asociados, la cual debe constar en acta.

La documentación relacionada a continuación se debe radicar en la Dirección de Gestión Documental (Archivo General), localizado en el sótano interno de la Gobernación de Antioquia, mediante documento dirigido a la Dirección de Asesoría Legal y de Control, piso 10, oficina 1014.

(Numeral 8 del artículo 238; Inciso 2° y 3° del artículo 248 del Código de Comercio, artículos 22, 23 y 24 del Decreto 1529 de 1990, artículos 22, 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995):

1. Copia de los Estatutos actualizados con sello de la Cámara de Comercio o entidad competente.

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2. Copia del acta de Asamblea General por medio de la cual se disuelve la entidad y se nombra al Liquidador.

3. La cuenta de inventarios de bienes muebles e inmuebles a la fecha en que se decidió la disolución; en caso de bienes inmuebles debe adjuntarse copia de la última factura del impuesto predial. Si no existen inventarios, anexa una certificación firmada por el liquidador de la entidad y el contador que preparó los estados financieros.

4. Estados Financieros Iniciales con sus notas contables, o sea, a la fecha en que se tomó la decisión de disolver la entidad. Estados Financieros que deben estar firmados por el Liquidador y el Contador Público que los preparó, así como también dictaminados por el Revisor fiscal si lo hubiere, anexando copias de las tarjetas profesionales del Contador y el Revisor Fiscal.

5. Las páginas completas, en original, de las tres publicaciones de prensa mencionadas en la parte superior de este instructivo.

6. Estado de cuenta de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

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7. Estado de cuenta de industria y comercio si la entidad está gravada con dicho impuesto.

8. Estados Financieros Finales; como mínimo la fecha de éstos debe corresponder a 15 días después del último aviso de prensa, en la misma forma y presentación de los iniciales.

9. Cuando quede remanente patrimonial, los Estados Financieros Finales deben reflejar dicha situación y junto con el Balance en ceros después de haber registrado contablemente la donación respectiva. Si hay bienes inmuebles se debe allegar la escritura pública por medio de las cuales se transfiere el dominio, junto con sus respectivos registros de Instrumentos públicos.

10. Copias de todas las facturas generadas como gastos de liquidación.

11. Acta de entrega y recibo del remanente patrimonial, firmadas por los Responsables Legales, Contador Público y/o Revisor Fiscal de cada una de las entidades. (En papel membrete).

12. Certificado de existencia y representación Legal vigente (máximo con un mes de expedición) de la entidad sin ánimo de lucro que recibe el remanente patrimonial.

13. Copia del acta final en la cual la Asamblea General u órgano competente apruebe el Informe de gestión del Liquidador y la liquidación de la entidad. (Fiel copia del Libro de Actas registrado en Cámara de Comercio.)

El Liquidador tiene el deber de facilitar la preparación y realización de una liquidación del patrimonio rápida y progresiva, en caso de que dicho proceso se tarde más de seis meses se debe reportar las razones de la tardanza y en todo caso presentar informe de gestión en marzo de cada año. (Numeral 1 del artículo 166, artículo 168 de la Ley 222 de 1995 y artículo 24 del Decreto 1529 de 1990).

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El Gobernador de Antioquia por concepto previo de la Dirección de Asesoría Legal y de Control podrá remover al Liquidador en caso de comprobarse incumplimiento en sus funciones. (Artículo 11 del decreto 1529 de 1990, artículo 171 de la Ley 222 de 1995).

Una vez la Dirección de Asesoría Legal y de Control de la Gobernación de Antioquia verifique que el proceso liquidatorio se ajustó a ley, procederá a emitir informe, el cual se entregará al Liquidador para que realice el trámite en la Cámara de Comercio, o en la Gobernación de Antioquia si es el caso.

Queda bajo la responsabilidad del Liquidador realizar todas las gestiones pertinentes ante la Cámara de Comercio, ante la DIAN y ante Industria y Comercio.

Para todos los efectos de la liquidación, el Liquidador deberá tener en cuenta los estatutos de la entidad liquidada, la normatividad citada y demás disposiciones aplicables a este tipo de entidades.

Nota: El Artículo 167 de la Ley 222 de 1995, dispone: “Responsabilidad. El Liquidador responderá al deudor, a los asociados, acreedores y terceros, y si fuere del caso a la entidad deudora, por el patrimonio que recibe para liquidar, razón por la cual, para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el avalúo de los mismos realizado conforme a las normas previstas, determinarán los límites de su responsabilidad. De la misma manera, responderá de los perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes cause a las mencionadas personas.”

POR CANCELACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA

Cuando la liquidación se da por cancelación de la personería jurídica, la entidad deberá presentar adicionalmente a la documentación relacionada cuando es por liquidación voluntaria (numerales 1 al 13) la siguiente:

14. Inventario de todas las obligaciones surtidas en la liquidación, incluso los procesos ejecutivos (obligaciones litigiosas) con especificación de la prelación legal de pago, igualmente si es del caso, certificación de no tener obligaciones financieras pendientes,

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firmado por el Liquidador y Contador Público con copia de su tarjeta profesional. (Artículo 234 del Código de Comercio; numeral 3 del artículo 166 y 180 de la Ley 222 de 1995.

15. Copia de las demandas (Civiles, penales, etc.) presentadas en contra de los administradores o responsables de perjuicios contra la entidad. (Numeral 9 del artículo 166 de la Ley 222 de 1995).

16. Certificación por parte del contador público y el Liquidador sobre el cálculo del remanente patrimonial según los estados financieros.

17. Certificación de donantes habituales de la entidad, firmado por el Revisor fiscal si lo hay y el Liquidador.

18. Relación clara y detallada de los gastos de liquidación, junto con los movimientos (Auxiliares) que llevan a ceros todos los conceptos, anexando los soportes legales que justifiquen las variaciones entre el Balance inicial y el Balance Final de liquidación.

19. Certificado de cuenta saldada de las entidades bancarias en las que se manejaron los recursos de la entidad.

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BIBLIOGRAFÍA

• Estatuto Tributario.

• Código de Comercio.

• Ley 222 de 1995.

• Decreto 1318 de 1988.

• Decreto Nacional 1093 de 1989.

• Decreto Nacional 1529 de 1990

• Decreto Nacional 2649 de 1993.

• Decreto Nacional 2150 de 1995.

• Decreto Nacional 427 de 1996.

• Decreto 019 de 2012

• Orientación Profesional No.5 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

• Las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Aspectos Registrales y Tributarios.

Mauricio Carvajal Córdoba. Segunda Edición 1999.

• Derechos Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin Ánimo

de Lucro –ESAL- Tomo I Aspectos Jurídicos. Alcaldía Mayor de Bogotá

D.C.2009.

• Derechos Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin Ánimo de

Lucro –ESAL- Tomo II Aspectos Contables y Financieros. Alcaldía Mayor de

Bogotá D.C.2009.

• www.gerencie.com

• www.wikipedia.com

• Entidades del Régimen Tributario Especial en Renta, María Eugenia Orozco

Bedoya, División de Gestión de Asistencia al Cliente de la Dirección Seccional

de Impuestos de Medellín (DIAN). 2013.

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