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Contenido Manual de Usuario Coltefinanciera Digit@l Empresas
Bienvenido a Coltefinanciera Digit@l Empresas ......................................................................... 4
Registro en Coltefinanciera Digit@l Empresas ............................................................................ 4
Ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas .............................................................................. 8
Recordar Usuario .............................................................................................................................. 9
Regenerar clave .............................................................................................................................. 12
Actualizar datos personales y de contacto ................................................................................ 15
Activar notificaciones y generar reporte de actividades......................................................... 17
Administración y configuración ................................................................................................... 19
Grupo de productos ................................................................................................................... 20
Roles ............................................................................................................................................. 24
Privilegios ................................................................................................................................ 24
Limites...................................................................................................................................... 25
Crear roles ............................................................................................................................... 26
Usuarios ....................................................................................................................................... 30
Personalizar productos propios .................................................................................................. 35
Generar reportes de Auditoría ...................................................................................................... 37
Inscribir cuentas ............................................................................................................................. 44
Inscribir cuentas – Coltefinanciera ......................................................................................... 45
Inscribir cuentas – Otros bancos ............................................................................................ 47
Inscribir cuentas – Nómina. ..................................................................................................... 50
Administración de cuentas inscritas ...................................................................................... 53
Aprobación o rechazo de cuentas ....................................................................................... 55
Editar o eliminar cuentas ...................................................................................................... 59
Estados de inscripción .......................................................................................................... 59
Plantillas .......................................................................................................................................... 60
Crear plantillas para transacciones ........................................................................................ 60
Administrar plantillas ................................................................................................................ 61
Uso de plantillas ......................................................................................................................... 62
Transferencias ................................................................................................................................ 63
Transferencias a cuentas propias ........................................................................................... 63
Transferencias a cuentas Coltefinanciera ............................................................................. 66
Transferencias Interbancarias ................................................................................................. 70
Realizar pagos de nómina (uno a uno) ....................................................................................... 74
Realizar pagos a créditos.............................................................................................................. 77
Pagos a créditos desde cuentas de ahorro Coltefinanciera ............................................... 77
Pagos a créditos desde PSE ..................................................................................................... 82
Realizar aprobación de operaciones ........................................................................................... 85
Transferencias Programadas ....................................................................................................... 89
Saldos y Movimientos ................................................................................................................... 90
Saldos consolidados ................................................................................................................. 90
Saldos por producto .................................................................................................................. 92
Movimientos ............................................................................................................................... 94
Detalle ...................................................................................................................................... 95
Reporte personalizado .......................................................................................................... 97
Consulta de transacciones ......................................................................................................... 101
Transacciones completadas .................................................................................................. 101
Transacciones programadas ................................................................................................. 103
Cancelar transacciones programadas .............................................................................. 105
Estado de las transacciones .................................................................................................. 106
Transacción enviada............................................................................................................ 106
Transacción en Proceso ..................................................................................................... 106
Transacción rechazada por banco .................................................................................... 106
Estado cancelada ................................................................................................................. 107
Documentos .................................................................................................................................. 107
Mensajes ....................................................................................................................................... 108
Radicar solicitudes....................................................................................................................... 109
Bienvenido a Coltefinanciera Digit@l Empresas
Coltefinanciera Digit@l Empresas - empresas es el portal web que le permitirá administrar y gestionar de manera integral los productos financieros, de manera fácil, cómoda y segura.
Para realizar su afiliación a Coltefinanciera Digit@l Empresas y comenzar a
disfrutar de sus beneficios, solicite los servicios a través de su Gerente de Cuenta
o comunicándose a la Línea Gratuita Nacional 01800 01800 40.
Para iniciar por favor ingrese a la página web www.coltefinanciera.com.co, y haga
clic en el icono de Coltefinanciera Digit@l Empresas.
*Para una adecuada navegación, le agradecemos ingresar a través del navegador
Google Chrome o Mozilla Firefox.
Registro en Coltefinanciera Digit@l Empresas
Para realizar el registro en el portal previamente debe ser pre-matriculado:
Si usted es un usuario principal debió haber sido pre-matriculado por
Coltefinanciera mediante la solicitud de servicios.
Si usted es un usuario secundario debió haber sido pre-matriculado por su
empresa.
Una vez pre-matriculado debe recibir un correo electrónico en el cual se informa
que puede iniciar con el proceso de autogestión para el registro de su usuario en
Coltefinanciera Digit@l Empresas y el código de su empresa.
1. Ingrese al portal Coltefinanciera Digit@l Empresas.
2. Para iniciar su registro haga clic en Nuevo Usuario.
3. En la pantalla Autogestión de usuarios diligencie la información requerida.
El número de su documento de identificación, debe ingresarlo sin puntos, ni
espacios.
Recuerde que el Código del grupo empresarial, fue enviado en el correo
electrónico que recibió para la autogestión de su registro.
4. Haga clic en Continuar.
5. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
6. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
7. Haga clic en Verificar.
8. En pantalla visualizará los Términos y Condiciones de Uso de
Coltefinanciera Digit@l Empresas. Por favor lea y acepte para continuar.
9. También puede descargar el documento haciendo clic en Descargar en
PDF.
10. Haga clic en Sí, acepto, para continuar.
11. En la siguiente pantalla, asígnese un nombre de usuario que cumpla con
las siguientes características:
Debe ser alfanumérico y tener entre 8 y 16 caracteres.
No debe contener su número de identificación ni caracteres especiales.
No diferencia mayúsculas de minúsculas.
12. Seleccione el país de residencia.
13. Seleccione la ciudad de residencia.
14. Ingrese una dirección.
15. Cree y confirme su clave de acceso a Coltefinanciera Digit@l Empresas, la
cual debe cumplir las siguientes características:
Debe contener de 8 a 16 caracteres.
Debe contar con al menos una mayúscula o una minúscula.
Al menos un número.
Mínimo un carácter especial (#.¡-_@).
No usar el número de identificación.
No usar una clave anterior.
16. Ingrese su número de celular.
17. Ingrese un número de teléfono fijo con el indicativo de la ciudad.
18. Para terminar el proceso de registro haga clic en Finalizar.
Una vez finalice su proceso de registro visualizará en pantalla el mensaje Registro Exitoso y recibirá un correo electrónico con la información de bienvenida. A partir
de este momento podrá disfrutar de todos los servicios y beneficios de
Coltefinanciera Digit@l Empresas.
Ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas
1. Para ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas ingrese el usuario que se
asignó durante el proceso de registro.
2. Haga clic en Ingresar.
3. Digite su clave.
4. Haga clic en Ingresar.
Con esto visualizará la pantalla principal de su portal Coltefinanciera Digit@l
Empresas para empezar a disfrutar de sus servicios.
Recordar Usuario
Utilice esta opción si requiere recordar el nombre de usuario que definió en el
registro a Coltefinanciera Digit@l Empresas.
1. En la pantalla de inicio haga clic en Recordar Usuario.
2. Diligencie la información de su número de identificación.
3. Haga clic en Continuar.
4. Diligencie los datos de la identificación de la empresa.
5. Seleccione en Banco a COLTEFINANCIERA S.A. COMPAÑÍA DE
FINANCIAMIENTO COMERCIAL.
6. Seleccione el tipo de identificación que posee su empresa.
7. Ingrese el número de identificación de su empresa, sin puntos, ni espacios.
8. Haga clic en Continuar.
9. Ingrese la clave que definió en el proceso de registro a Coltefinanciera
Digit@l Empresas Personas, si no la recuerda vuelva a la pantalla anterior y
seleccione la opción Regenerar clave.
10. Haga clic en Continuar.
11. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
12. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
13. Haga clic en Verificar.
14. En pantalla visualizará el nombre de usuario que definió para ingresar a
Coltefinanciera Digit@l Empresas.
15. Para terminar el proceso de recordación de usuario haga clic en Finalizar.
Regenerar clave
Utilice esta opción si requiere establecer una nueva clave para Coltefinanciera
Digit@l Empresas, ya sea por olvido o porque se encuentra bloqueado.
1. Haga clic en Regenerar Clave.
2. Ingrese el usuario que definió para ingresar a Coltefinanciera Digit@l
Empresas, si no lo recuerda utilice la opción Recordar Usuario de la
pantalla anterior.
3. Haga clic en Continuar.
4. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
5. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
6. Haga clic en Verificar.
7. Cree y confirme su clave de acceso a Coltefinanciera Digit@l Empresas, la
cual debe cumplir las siguientes características:
Debe contener de 8 a 16 caracteres.
Debe contar con al menos una mayúscula o una minúscula.
Al menos un número.
Mínimo un carácter especial (#.¡-_@).
No usar el número de identificación.
No usar una clave anterior.
8. Para terminar el proceso de regeneración de clave haga clic en Finalizar.
9. Una vez finalice su proceso de regeneración de clave visualizará en
pantalla el mensaje Se ha regenerado la clave exitosamente y recibirá un
correo electrónico con la notificación del proceso realizado.
Actualizar datos personales y de contacto
Para actualizar su información personal como:
Nombres
Apellidos
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Idioma
O sus datos de contacto como:
País de residencia
Ciudad
Dirección
Teléfono fijo
Teléfono celular
Utilice la opción Preferencias del menú Administración.
1. En la pantalla de preferencias en la pestaña Perfil de usuario, modifique el
dato que requiere actualizar.
2. Para guardar las actualizaciones realizadas, haga clic en Guardar.
3. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
4. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
5. Haga clic en Verificar.
6. Una vez finalice su proceso de actualización visualizará en pantalla el
mensaje de éxito y recibirá un correo electrónico con la notificación del
proceso realizado.
7. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.
Activar notificaciones y generar reporte de actividades
Si requiere activar o desactivar las notificaciones electrónicas y la generación de
reporte de actividades, utilice la opción Preferencias del menú Administración.
1. En la pantalla de preferencias en la pestaña Otros, seleccione de acuerdo a
sus preferencias la notificaciones que desea recibir por parte de
Coltefinanciera Digit@l Empresas.
2. Haga clic en Guardar.
3. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
4. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
5. Haga clic en Verificar.
6. Una vez finalice su proceso de configuración visualizará en pantalla el
mensaje de éxito del proceso realizado.
7. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.
Administración y configuración
Usted podrá configurar los niveles de atribución a su portal de acuerdo a sus
necesidades por medio de la asignación de los derechos y privilegios que
adquiere un usuario al momento de asignarle un rol, por medio del menú de
Administración.
La administración de Coltefinanciera Digit@l Empresas se compone de varias
funcionalidades que trabajan de manera interconectadas:
Grupo de productos
Roles
Usuarios
Flujos de aprobación
Dado que la creación de usuarios se realiza de manera jerárquica, la primera
creación de estos deberá realizarse por el usuario principal.
Nota -usuarios principales:
Si su empresa posee el tipo de administración “dual” toda creación y modificación
en el portal deberá ser aprobada por el segundo usuario principal.
Si su empresa posee el tipo de administración “única” toda creación y
modificación quedará inmediatamente aplicada.
Grupo de productos
En esta funcionalidad puede crear un grupo de productos con uno o varios
productos que posea con Coltefinanciera, el cual será asociado en el proceso de
la creación de un rol.
La opción para la creación de grupos de producto, estará visible solo para
aquellos usuarios que en su rol tengan habilitado el permiso "Grupo de
productos" de la sección de administración, además que deben tener privilegios
de preparación.
A los usuarios que en su rol tienen el privilegio "Aprobador" asignado, nunca se
les presentará la opción para crear grupos de producto.
Importante: Existen grupos de productos por defecto por cada una de las
empresas con todos los productos disponibles.
1. Utilice la opción Grupo de Productos del menú Administración.
2. Para crear un nuevo grupo de productos haga clic en Nuevo grupo.
3. Asigne un nombre al grupo de productos.
Nota: En el primer paso del proceso de creación, NO se presentará en
pantalla un nombre por defecto para el grupo de productos, por tato debe
ingresar el nombre que desee asignarle al grupo de producto, pero se
validará que NO exista otro grupo de producto con el mismo nombre, ya
que éste debe ser único.
4. Seleccione en Banco a Coltefinanciera S.A.
5. Despliegue los productos disponibles para creación del grupo.
6. Seleccione los productos que harán parte del grupo, para este ejemplo solo
se incluyeron 2 productos para el grupo de nómina.
7. Haga clic en Continuar.
8. Verifique la información del nuevo grupo de productos a crear.
9. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
10. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
11. Haga clic en Verificar.
Nota: en caso de que la creación del rol sea por un usuario con privilegios
de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol deberá ser
aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.
12. Una vez finalice su proceso de configuración visualizará en pantalla el
mensaje de éxito del proceso realizado.
13. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.
14. Al consultar nuevamente los grupos de productos visualizará el grupo
creado con las opciones de edición y eliminación.
Importante: si la creación del grupo económico es realizada por un usuario con
privilegios de Preparador, esta creación estará sujeta a la aprobación por parte de
un usuario con privilegios de Aprobador y registrará en la Lista de grupos de
producto pendientes de aprobación. Hasta tanto no se realice la aprobación, el
grupo no estará disponible para su uso.
Roles
En esta funcionalidad puede crear los roles de sus usuarios asignándoles los
privilegios, cuentas, transacciones y límites a los cuales tendrán acceso.
Estos roles posteriormente serán asignados a los usuarios secundarios al
momento de su creación. Los privilegios que puede asignar son:
Privilegios
a. Preparar: Este privilegio le permite al usuario preparar transacciones
monetarias y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga
habilitadas. Como preparador no tiene posibilidad de aprobar
transacciones y tampoco puede enviar una transacción a procesar
directamente; toda aquella transacción que el usuario con este privilegio
realice quedará sujeta a aprobación; sin embargo puede visualizar las
transacciones (administrativas o monetarias) pendientes de aprobación
que ha preparado en modo consulta.
b. Aprobar: Este privilegio le permite al usuario aprobar transacciones
monetarias y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga
habilitadas. Como aprobador no tiene posibilidad de preparar una
transacción, este privilegio habilita al usuario solo a aprobar (autorizar)
aquellas funcionalidades que el rol tenga habilitadas; toda aquella
transacción que el usuario con este privilegio apruebe será procesada en
caso que no tenga un flujo de aprobación asociado. Se debe tener en
cuenta lo siguiente para los usuarios que tengan un rol con estos
privilegios.
I. Transacciones monetarias: No se presentan las opciones de menú
asociadas a transacciones monetarias.
II. Transacciones administrativas: Se presentan todas aquellas
funcionalidades en las cuales se tenga toda la administración
(Crear, eliminar, modificar, aprobar y rechazar).
c. Preparar - Aprobar: Este privilegio le permite al usuario preparar
transacciones monetarias y/o administrativas según las funcionalidades
que el rol tenga habilitadas y también aprobar transacciones monetarias
y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga habilitadas.
Como Preparador/Aprobador no tiene posibilidad de aprobar las
transacciones que el mismo usuario haya preparado y tampoco puede
enviar una transacción a procesar directamente; toda aquella transacción
que el usuario con este privilegio realice, queda sujeta a aprobación y solo
puede aprobar (autorizar) todas aquellas transacciones que el rol tenga
habilitadas y que el mismo no haya preparado.
d. Ejecución Directa: Este privilegio le permite al usuario preparar
transacciones monetarias y/o administrativas según las funcionalidades
que el rol tenga habilitadas y también aprobar transacciones monetarias
y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga habilitadas.
Como ejecutor directo tiene la posibilidad de enviar una transacción a
procesar directamente, sin necesidad de esperar una aprobación
(autorización) de otro usuario; toda aquella transacción que el usuario con
este privilegio realice no quedará sujeta a aprobaciones (en caso que no
tenga flujos de aprobación asociados) y también podrá aprobar (autorizar)
todas aquellas transacciones que el rol tenga habilitadas.
Limites
Algunas consideraciones a tener en cuenta al momento de asignar los límites a
los usuarios son las siguientes:
a. Los límites diarios comienzan a las 00:00 horas hasta las 23:59.
b. Los límites semanales comienzan desde el día en el que se esté haciendo
la transacción hasta 7 días anteriores.
c. Los límites mensuales comienzan desde el día en el que se esté haciendo
la transacción hasta 30 días anteriores.
d. Será posible configurar límites por transacción y también límites por
periodo de tiempo (Límite diario, Límite semanal, Límite mensual),
e. Los límites configurados en el grupo económico, son los valores máximos
que pueden ser asignados a un usuario con privilegios de aprobación
(Aprobar, Preparar-Aprobar, Ejecución directa).
Crear roles
1. Utilice la opción Roles del menú Administración.
2. Haga clic en Nuevo rol. En esta vista visualizará los roles que se
encuentran creados y el rol por defecto de Administrador principal, el cual
no tiene posibilidad de edición.
3. Asigne un nombre al nuevo Rol que creará. Se recomienda un nombre que
le permita reconocer fácilmente la finalidad de la creación del rol.
4. Seleccione el privilegio al cual tendrá acceso el nuevo rol (ver Privilegios).
5. Seleccione los grupos de productos a los cuales tendrá acceso el nuevo rol
(ver Grupo de Productos).
6. Seleccione las transferencias que puede ejecutar/aprobar el nuevo rol, así
mismo en este apartado podrá modificar el límite monetario autorizado
para la transacción seleccionada (ver Límites).
7. Seleccione de la lista los pagos (transferencias) que puede
ejecutar/aprobar el nuevo rol, así mismo en este apartado podrá modificar
el límite monetario autorizado para la transacción seleccionada (ver
Límites).
8. Seleccione las funcionalidades administrativas a las cuales tendrá acceso
el nuevo rol.
9. Seleccione las consultas administrativas a las cuales tendrá acceso el
nuevo rol.
10. Seleccione los links inteligentes a los cuales tendrá acceso el nuevo rol,
estos links se pueden acceder desde el menú Pagos PSE y otras consultas.
11. Para continuar con el proceso de creación del nuevo rol haga clic en
Verificar información, de lo contrario haga clic en Cancelar para declinar la
creación.
12. Verifique la información seleccionada para la creación del nuevo rol
desplegando cada sección haciendo clic en la flecha, si todo se encuentra
correcto haga clic en Continuar.
13. En caso de requerir corregir algún valor haga clic en Regresar.
14. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
15. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
16. Haga clic en Verificar.
Nota: en caso de que la creación del rol sea por un usuario con privilegios
de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol deberá ser
aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.
17. Una vez finalice su proceso de configuración visualizará en pantalla el
mensaje de éxito del proceso realizado.
18. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.
19. Al consultar nuevamente los grupos de productos visualizará el grupo
creado con las opciones de edición y eliminación.
Importante: si la creación del Rol es realizada por un usuario con privilegios de
Preparador, esta creación estará sujeta a la aprobación por parte de un usuario
con privilegios de Aprobador y registrará en la Lista de roles pendientes de
aprobación. Hasta tanto no se realice la aprobación, el rol no estará disponible
para su uso.
Usuarios
Está funcionalidad permite a los usuarios principales o usuarios secundarios con
los privilegios apropiados, consultar, crear, editar y aprobar o rechazar cambios
pendientes para usuarios secundarios.
1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Usuarios del
menú Administración.
2. En esta pantalla registrará los usuarios creados en la sección Usuarios sin
aprobaciones pendientes. Para crear un nuevo usuario haga clic en Nuevo
usuario.
3. Diligencie los datos de identificación que se solicitan del nuevo usuario.
4. De la lista de roles seleccione el rol que ejecutara el usuario que está
creando (para crear un rol vea Roles).
5. Una vez diligenciado todo el formulario haga clic en Continuar.
Nota: en caso de que el usuario ya exista se presentará un mensaje
indicándolo y no se permitirá continuar con el proceso de creación.
6. Verifique los datos de la creación del usuario, si todo se encuentra correcto
haga clic en Continuar, en caso contrario haga clic en Regresar para hacer
las correcciones.
Nota: en caso de que la creación del usuario sea por un usuario con
privilegios de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol
deberá ser aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.
7. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
8. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
9. Haga clic en Verificar.
10. Una vez finalizado el proceso se muestra en pantalla el mensaje de éxito de
la creación del usuario, con esto el nuevo usuario recibe en su correo
electrónico un mensaje para realizar la autogestión del Registro de usuario
en Coltefinanciera Digit@l Empresas (Ver Registro en Coltefinanciera
Digit@l Empresas).
Nota: con esto el usuario queda en estado Preafiliado, una vez este haga el
proceso de registro su estado cambiará a Afiliado, estos estados los podrá
consultar en la pantalla Administración de usuarios.
Nota: en caso de que la creación del usuario sea por un usuario con privilegios de
preparación, las aprobaciones pendientes se reflejarán en la sección Usuarios con
aprobaciones pendientes, las cuales deberán ser gestionadas por un usuario con
privilegios de aprobación.
Personalizar productos propios
Mediante esta funcionalidad, puede personalizar el nombre de sus productos lo
cual le permitirá identificarlos fácilmente al momento de consultas o
transacciones.
Para ejecutar esta opción el usuario está autorizado a la funcionalidad de
productos propios.
1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Consulta de
productos propios del menú Productos.
2. En la pantalla de productos propios encontrará el listado de sus productos
con Coltefinanciera, para personalizar el nombre del producto
(titular/alias), haga clic en el ícono en forma de lápiz de la columna
acciones.
3. En el campo Titular/Alias, digite el nombre que desea asignarle a su
producto. Como mínimo debe contener un carácter y una extensión de
máximo 40 caracteres.
Nota: esta personalización se reflejará para todos los usuarios que hagan
parte de la empresa.
4. Haga clic en Guardar para asignar el nombre personalizado.
5. Una vez realizado el cambio, visualizará en pantalla el mensaje de éxito “El
alias ha sido modificado” y en el listado de productos encontrará el nombre
que asignó para reconocer el producto.
Generar reportes de Auditoría
Esta funcionalidad tiene como objetivo suministrar información suficiente sobre
las acciones tales como creación, edición/modificación, eliminación y
aprobaciones o rechazos de transacciones realizadas por los usuarios del grupo
económico o empresa en el portal.
Nota: Para acceder a esta opción y realizar consultas, el usuario debe tener
habilitada esta opción desde su rol en Consultas Administrativas – Reporte de Auditoría.
1. Para ingresar a la funcionalidad, haga clic en la opción Reportes de
auditoria del menú Administración.
2. Haga clic en el icono de lupa para mostrar todos los usuarios
pertenecientes a la empresa.
3. En pantalla se listará todos los usuarios pertenecientes a la empresa,
seleccione el usuario sobre el cual realizará la consulta de auditoría.
También filtrar los resultados haciendo clic en el icono filtro y buscar
por Nombre de usuario o Id de usuario.
4. Seleccione el tipo de actividad transaccional sobre la cual desea generar el
reporte de auditoría.
Las actividades sobre las cuales puede generar el reporte de auditoría son:
Actividad Acciones Objeto
Autogestión Registrar Usuario sobre el cual se realiza la acción
Login Autenticar Usuario sobre el cual se realiza la acción
Recordar usuario Recordar usuario Usuario sobre el cual se realiza la acción
Regenerar clave Regenerar clave Usuario sobre el cual se realiza la acción
Cambio de clave Opcional Usuario sobre el cual se realiza la acción
Obligatorio Usuario sobre el cual se realiza la acción
Movimientos Crear Reporte personalizado creado
Eliminar Reporte personalizado eliminado
Preferencias Actualizar Usuario sobre el cual se realizó la
Actividad Acciones Objeto
actualización
Plantillas Crear Plantilla creada
Eliminar Plantilla eliminada
Grupos de productos
Crear Grupo de productos creado
Actualizar Grupo de productos modificado
Eliminar Grupo de productos eliminado
Rechazar Grupo de productos rechazado
Aprobar Grupo de productos aprobado
Roles Crear Rol creado
Actualizar Rol modificado
Eliminar Rol eliminado
Rechazar Rol rechazado
Aprobar Rol aprobado
Flujos de aprobación
Crear Flujo de aprobación creado
Actualizar Flujo de aprobación modificado
Eliminar Flujo de aprobación eliminado
Rechazar Flujo de aprobación rechazado
Aprobar Flujo de aprobación aprobado
Usuarios Crear Usuario creado
Actualizar Usuario modificado
Eliminar Usuario eliminado
Rechazar Usuario rechazado
Aprobar Usuario aprobado
Productos propios
Actualizar Esta actualización, hace referencia a la actualización del alias.
Actividad Acciones Objeto
Lotes personalizados
Crear Crear un lote personalizado
Actualizar Actualizar un lote personalizado
Eliminar Eliminar un lote personalizado
Terceros - Coltefinanciera
Crear Cuenta de tercero creada
Actualizar Cuenta de tercero modificada
Eliminar Cuenta de tercero eliminada
Aprobar Cuenta de tercero aprobada
Rechazar Cuenta de tercero rechazada
Terceros - Nómina
Crear Cuenta de tercero creada
Actualizar Cuenta de tercero modificada
Eliminar Cuenta de tercero eliminada
Aprobar Cuenta de tercero aprobada
Rechazar Cuenta de tercero rechazada
Terceros – Otro banco
Crear Cuenta de tercero creada
Actualizar Cuenta de tercero modificada
Eliminar Cuenta de tercero eliminada
Aprobar Cuenta de tercero aprobada
Rechazar Cuenta de tercero rechazada
Terceros - cuentas Coltefinanciera (En lote)
Crear Lote cargado
Terceros - nómina (En lote)
Crear Lote cargado
Terceros - Transacción interbancaria (En lote)
Crear Lote cargado
Actividad Acciones Objeto
Servicios Crear Servicio inscrito
Actualizar Servicio modificado
Eliminar Servicio eliminado
Aprobar Servicio aprobado
Rechazar Servicio rechazado
Transferencias a cuentas propias
Crear NA
Transferencia a terceros cuentas Coltefinanciera
Crear NA
Pago de nómina Crear NA
Pago de servicios
Crear NA
Pago de créditos Crear NA
Transacción interbancaria
Crear NA
Transferencia a terceros cuentas Coltefinanciera (En lote)
Crear Lote cargado
Pago de nómina (En lote)
Crear Lote cargado
Transacción interbancaria (En lote)
Crear Lote cargado
Aprobaciones Monetarias
Aprobar NA
Rechazar NA
Estado de lotes Enviar Lote enviado desde la opción lotes en validación
Eliminar Lote eliminado desde la opción lotes en validación
Actividad Acciones Objeto
Aprobar Lote aprobado desde la opción lotes pendientes de aprobación
Rechazar Lote rechazado desde la opción lotes pendientes de aprobación
Consulta de transacciones
Eliminar Programación eliminada desde la opción transacciones programadas pendientes
Términos y condiciones del canal
Aceptar
OTP (Código de seguridad)
Validar Hace referencia a la aceptación de los términos y condiciones del canal.
5. Seleccione la fecha desde la cual desea ejecutar la consulta, este no
puede ser mayor a 1 mes.
6. Seleccione la fecha hasta la cual desea ejecutar la consulta, este no puede
ser mayor a 1 mes.
7. Una vez diligenciada toda la información con los criterios de búsqueda,
haga clic en Buscar. Con esto el sistema mostrará en pantalla la lista de
resultados con tales criterios.
8. Esta consulta puede exportarse con todos sus resultados a formato PDF.
9. O se puede exportar a formato CSV.
10. Para cada registro puede ampliar el la descripción del evento haciendo clic
en el icono Detalle de las acciones.
Inscribir cuentas
Para inscribir las cuentas a las cuales desea realizar transferencias o pagos, realice los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú Administración. 2. Seleccione la opción Inscribir terceros 3. Haga clic en el tipo de tercero que desea inscribir, si es de Coltefinanciera o
si es una cuenta de otros bancos.
Inscribir cuentas – Coltefinanciera
1. Asigne un nombre con el cual identifique fácilmente la cuenta de la persona que está inscribiendo.
2. Puede digitar el correo electrónico de la persona dueña de la cuenta que está inscribiendo.
3. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta. 4. Digite el número de identificación del dueño de la cuenta. 5. Seleccione el tipo de cuenta. 6. Digite el número de cuenta. 7. Seleccione la moneda. 8. Seleccione del grupo de empresas disponibles para cual desea hacer la
inscripción de la empresa. 9. Haga clic en Continuar.
10. Verifique la información de la cuenta que está inscribiendo.
11. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta, si es así haga clic en Continuar.
12. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de
seis dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
13. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o
comuníquese con su empresa para que verifiquen los datos de creación
de su usuario.
14. Haga clic en Verificar.
Finalizado el proceso de inscripción de manera exitosa visualizará en pantalla el mensaje
La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un correo electrónico con la
notificación del proceso realizado. Con esto, la cuenta inscrita de Coltefinanciera queda
habilitada para que realizar transferencias.
Inscribir cuentas – Otros bancos
Para inscribir una cuenta a la que desea realizar transacciones de otra entidad
financiera, acceda al Menú Administración, haga clic en la opción Inscribir
terceros, y seleccione la opción Otro banco.
Luego ingrese la siguiente información:
1. Seleccione el banco al que pertenece la cuenta.
2. Seleccione el tipo de cuenta (ahorros, corriente, etc.).
3. Digite el número de la cuenta que va a inscribir.
4. Se recomienda ingresar una descripción de la cuenta que está inscribiendo,
para fácil reconocimiento.
5. Asigne un nombre con el cual identifique fácilmente la cuenta de la
persona que está inscribiendo.
6. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta.
7. Ingrese el número de identificación.
8. Ingrese el correo electrónico de la persona a la que se le realiza la
transferencia.
9. Seleccione del grupo de empresas disponibles para cual desea hacer la
inscripción de la empresa.
10. Haga clic en Continuar.
11. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta, si es
así haga clic en Continuar.
12. Si desea corregir algún dato haga clic en Regresar.
13. Si desea puede cancelar la operación haciendo clic en Cancelar.
14. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
15. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
16. Haga clic en Verificar.
17. Una vez finalice el proceso de inscripción de manera exitosa, visualizará en
pantalla el mensaje La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un
correo electrónico con la notificación del proceso realizado. Con esto la
cuenta inscrita de otras entidades financieras queda habilitada para
realizarle transferencias.
Inscribir cuentas – Nómina.
Para inscribir cuentas de terceros mismo banco, para efectos de pagos de
nómina, acceda al Menú Administración, haga clic en Inscribir terceros, y luego
seleccione la opción Nómina.
Luego, ingrese la siguiente información:
1. Nombre de la persona (empleado) dueño de la cuenta de nómina.
2. Ingrese el correo electrónico de la persona a la que se le realiza la
transferencia.
3. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta de nómina.
4. Ingrese el número de identificación.
5. Seleccione el tipo de cuenta.
6. Digite el número de la cuenta que va a inscribir.
7. Seleccione el tipo de moneda.
8. Active el campo Empresas del grupo económico.
9. Haga clic en Continuar.
10. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta,
Si es así haga clic en Continuar.
Si desea corregir algún dato haga clic en Regresar.
Si desea puede cancelar la operación haciendo clic en Cancelar.
11. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
12. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
13. Haga clic en Verificar.
14. Una vez finalice el proceso de inscripción de manera exitosa, visualizará en
pantalla el mensaje La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un
correo electrónico con la notificación del proceso realizado. Con esto la
cuenta de nómina inscrita queda habilitada para realizar transferencias.
Administración de cuentas inscritas
Usted puede administrar las cuentas de terceros que tiene inscritas como
empresa accediendo al Menú Administración, y haciendo clic en la opción
Terceros.
1. Una vez ingrese podrá visualizar todas las cuentas de otros bancos que
tiene inscritas:
2. En la columna Acciones, al hacer clic en el ícono Detalle, podrá
visualizar toda la información detallada de la respectiva cuenta.
3. Al hacer clic en el ícono Editar, solo podrá editar el correo electrónico
registrado para la respectiva cuenta, registrando un nuevo correo
electrónico y haciendo clic en Guardar.
4. Al hacer clic en el ícono Eliminar, tiene la opción de cancelar o de continuar:
5. Si hace clic en Continuar, visualizará en pantalla el mensaje La cuenta de terceros
xxxx fue eliminada.
Aprobación o rechazo de cuentas
La persona autorizada para aprobar cuentas inscritas, puede ingresar al Menú
Administración, y seleccionar la opción Terceros.
1. El sistema le permite visualizar las cuentas inscritas en la columna estado
Pendiente de aprobación. Para mayor información, puede en la columna
Acciones, seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el ícono Detalle.
2. Puede verificar toda información de la cuenta, y hacer clic en Regresar.
3. La persona autorizada también puede visualizar en su bandeja las
Aprobaciones administrativas, en la columna Descripción Creación cuenta.
4. Luego, puede visualizar las cuentas inscritas en estado pendiente de
aprobación, y en el campo Acciones, puede aprobar o rechazar la creación
de una cuenta.
5. Para aprobar la inscripción de una cuenta debe hacer clic en el ícono
Aprobar.
6. Debe verificar la información de la cuenta inscrita. Si ésta se encuentra
conforme puede hacer clic en Aprobar, de lo contrario puede hacer clic en
Regresar.
7. Al seleccionar Aprobar, finalizando el proceso de inscripción de la cuenta
de manera exitosa, visualizará en pantalla el mensaje La inscripción de la
cuenta del tercero xxxx fue aprobada.
Para rechazar la inscripción de una cuenta debe hacer clic en el ícono
Rechazar.
8. Puede seleccionar la opción de Rechazar o de Regresar.
9.
10. Si hace clic en Rechazar, visualizara un mensaje para que registre el
motivo del rechazo, y haga clic en Continuar.
11. Finalizando el proceso de rechazo de la cuenta de manera exitosa,
visualizará en pantalla el mensaje La inscripción de la cuenta del tercero
xxxx fue rechazada.
Editar o eliminar cuentas
La persona autorizada para editar o eliminar cuentas de terceros inscritas, puede
acceder al Menú Administración, opción Terceros.
Para los terceros inscritos sin aprobaciones pendientes, puede seleccionar en la
columna Acciones, el ícono Editar, o el ícono Eliminar.
Estados de inscripción
En caso de que existan terceros inscritos en el grupo empresarial con
aprobaciones pendientes el tercero puede estar en alguno de los siguientes
estados:
a. Pendiente de aprobación.
b. Pendiente de actualización.
c. Pendiente de eliminación.
Un usuario con privilegios de aprobación y autorizado para la funcionalidad
administración de terceros debe gestionar estas aprobaciones, para que el
sistema realice las siguientes acciones.
Si el tercero estaba en estado Pendiente de aprobación, el sistema realiza
la creación del tercero y este quedará disponible para ser usado.
Si el tercero estaba en estado Pendiente de actualización, el sistema
realiza la actualización del tercero.
Si el tercero estaba en estado Pendiente de eliminación, el sistema realiza
la eliminación del tercero.
Plantillas
Esta opción le permite en el momento de realizar la verificación de alguna
transacción monetaria almacenar las transacciones como plantillas para un uso
posterior en el portal, de esta manera podrá reutilizar los datos de sus
transacciones en futuras ocasiones.
Crear plantillas para transacciones
Para guardar una transacción como plantilla, durante el proceso de verificación
de la transacción (de cualquier tipo) haga clic en Guardar plantilla.
1. Asigne un nombre a la plantilla y un alias o palabras claves que le permitan
identificarla.
2. Seleccione el tipo plantilla (para uso personal o para uso general)
3. Para guardar haga clic en Continuar.
4. Una vez guardada la información de la plantilla visualizará en pantalla el
mensaje de éxito de creación de la plantilla para el tipo de transacción.
5. Posterior a esto puede continuar en el proceso de ejecución de su transacción.
Administrar plantillas
Para administrar las plantillas que haya almacenado, puede hacerlo a través de la
opción de menú Administración, y luego haga clic en la opción Plantillas.
En esta pantalla encontrará para su administración el listado de todas las
plantillas para transferencias almacenadas.
Puede eliminar una plantilla haciendo clic en el ícono eliminar de la columna
acciones.
También puede ejecutar directamente la transacción de la plantilla haciendo clic
en el icono Descargar de la columna acciones, lo cual lo llevará directamente
a la pantalla de verificación de su transacción para que continúe con el
procesamiento.
Uso de plantillas
Usted puede seleccionar la plantilla que desea usar directamente en la
preparación de una transacción.
1. En la parte superior de la pantalla encontrará el botón Seleccionar plantilla.
2. En la ventana para cargar la plantilla, seleccione la plantilla a usar haciendo
clic en el icono Descargar de la columna acciones y continúe con su
transacción.
Transferencias
Usted puede transferir recursos desde sus cuentas de ahorro en Coltefinanciera
hacia sus propias cuentas, a terceros en Coltefinanciera o a terceros en otros
bancos.
Transferencias a cuentas propias
Para realizar transferencias a sus cuentas en Coltefinanciera, acceda al Menú
Pagos y transferencias, seleccione la opción Transferencia a cuentas propias, y
haga clic en Uno a Uno. Dependiendo de la configuración inicial de su empresa
las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas o no (para realizar la
inscripción previa de la cuenta, véase Inscribir cuentas).
1. Seleccione la cuenta origen desde la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa.
2. Seleccione la cuenta destino para la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa. Si ya inscribió la cuenta a la cual va a transferir, haga
clic en la lupa de la cuenta destino para seleccionar al beneficiario.
3. Digite el monto que desea transferir.
4. Seleccione el tipo de programación, y haga clic en Guardar.
5. Puede registrar una breve descripción (opcional).
6. haga clic en Continuar.
7. Verifique toda la información de la transferencia, puede hacer clic en Regresar
si requiere modificar algún dato o en Continuar si toda la información esta
correcta.
8. Una vez guardada la información de la transferencia, visualizará en pantalla el
mensaje La transferencia a la cuenta xxxx debe ser aprobada. Y haga clic en
Finalizar.
Transferencias a cuentas Coltefinanciera
Para realizar transferencias a terceros con cuentas en Coltefinanciera, acceda al
Menú Pagos y transferencias, seleccione la opción Transferencia a terceros
cuentas Coltefinanciera, y haga clic en Uno a Uno. Dependiendo de la
configuración inicial de su empresa las transferencias pueden realizarse a
cuentas inscritas o no (para realizar la inscripción previa de la cuenta, véase
Inscribir cuentas).
1. Seleccione la cuenta origen desde la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa.
2. Seleccione la cuenta destino para la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente inscrita, en caso
de no estarlo:
3. Despliegue el campo Información del beneficiario, y diligencie los campos:
Nombre (de la persona dueña de la cuenta destino), tipo de identificación
(puede seleccionar de la lista desplegable), número de identificación, tipo de
cuenta (puede seleccionar de la lista desplegable), número de cuenta, Moneda
(puede seleccionar de la lista desplegable), correo electrónico (opcional), y
activar la casilla Inscribir tercero otros bancos (opcional si desea que el
tercero quede inscrito).
4. Digite el monto que desea transferir.
5. Seleccione el tipo de programación, y haga clic en Guardar.
6. Puede registrar una breve descripción (opcional) y puede activar la opción
Enviar notificación automática de la transacción.
7. haga clic en Continuar.
8. Verifique toda la información de la transferencia, puede hacer clic en Regresar
si requiere modificar algún dato, o en Continuar si toda la información esta
correcta.
9. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
10. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese con
su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
11. Haga clic en Verificar.
12. Una vez verificada la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje El pago
a la cuenta xxxx se realizó exitosamente.
13. Haga clic en Finalizar.
14. Tiene la opción de descargar el soporte de la transacción haciendo clic en el
ícono Descargar.
Transferencias Interbancarias
Para realizar transferencias a cuentas en Coltefinanciera, acceda al Menú Pagos y
transferencias, seleccione la opción Transferencias interbancarias, y haga clic en
Uno a Uno. Las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas (para
cuentas no inscritas, debe realizar la inscripción previa de la cuenta, véase
Inscribir cuentas).
1. Seleccione la cuenta a debitar desde la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa.
2. Seleccione la cuenta a acreditar (destino) para la cual desea transferir los
recursos, haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente
creada, en caso de no estarlo:
3. Despliegue el campo Información del beneficiario, y diligencie los campos:
Banco (seleccione el banco de la cuenta destino), tipo de cuenta (puede
seleccionar de la lista desplegable), número de cuenta, Descripción (opcional),
Nombre (de la persona dueña de la cuenta destino), tipo de identificación
(puede seleccionar de la lista desplegable), número de identificación, correo
electrónico (opcional), y activar la casilla Inscribir tercero otros bancos
(opcional).
4. Digite el monto que desea transferir.
5. Seleccione el tipo de programación, y haga clic en Guardar.
6. Puede digitar un número de factura o cuenta (opcional) que está cancelando,
que indique el motivo de la transferencia interbancaria.
7. Puede registrar una breve descripción (opcional) y puede activar la opción
Enviar notificación automática de la transacción.
8. haga clic en Continuar.
9. Verifique toda la información de la transferencia, puede hacer clic en Regresar
si requiere modificar algún dato, o en Continuar si toda la información esta
correcta.
10. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
11. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese con
su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
12. Haga clic en Verificar.
13. Una vez verificada la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje El pago
a la cuenta xxxx se realizó exitosamente. De haberse dado el caso de inscribir
una cuenta para la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje La
inscripción de la cuenta xxxx se ha realizado exitosamente.
14. Haga clic en Finalizar. Tiene la opción de descargar el soporte de la
transacción haciendo clic en el ícono Descargar.
Realizar pagos de nómina (uno a uno)
Para realizar pagos de nómina no programados, acceda al Menú Pagos y
transferencias, seleccione la opción Pago de nómina, y haga clic en Uno a Uno.
Las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas (para cuentas no
inscritas, debe realizar la inscripción previa de la cuenta, véase Inscribir cuentas).
1. Seleccione la cuenta origen desde la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa.
2. Seleccione la cuenta destino para la cual desea transferir los recursos,
haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente creada, en caso
de no estarlo:
3. Despliegue el campo Información del beneficiario, y diligencie los campos:
Nombre del beneficiario (persona dueña de la cuenta destino), tipo de
identificación (puede seleccionar de la lista desplegable), número de
identificación, tipo de cuenta (puede seleccionar de la lista desplegable),
número de cuenta, Moneda (puede seleccionar de la lista desplegable), correo
electrónico (opcional), y activar la casilla Inscribir tercero otros bancos
(obligatorio).
4. Digite el monto que desea transferir.
5. Seleccione el tipo de programación, y haga clic en Guardar.
6. Puede registrar una breve descripción (opcional) y puede activar la opción
Enviar notificación automática de la transacción.
7. haga clic en Continuar.
8. Verifique toda la información de la transferencia, puede hacer clic en Regresar
si requiere modificar algún dato, o puede hacer clic en Continuar si toda la
información esta correcta.
9. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
10. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese con
su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
11. Haga clic en Verificar.
12. Una vez verificado el pago, visualizará en pantalla el mensaje El pago a la
cuenta xxxx se realizó exitosamente. Haga clic en Finalizar. Tiene la opción de
descargar el soporte de la transacción haciendo clic en el ícono Descargar.
Realizar pagos a créditos
Mediante esta funcionalidad Coltefinanciera Digit@l Empresas le permite realizar
el pago de los préstamos propios ya sea desde sus cuentas de ahorro en
Coltefinanciera o usando el servicio de PSE para realizar pagos en línea desde
otras entidades financieras.
Pagos a créditos desde cuentas de ahorro Coltefinanciera
1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Pagos de créditos
del menú Pagos y transferencias.
Notas:
Para ejecutar esta funcionalidad el usuario debe estar autorizado
para realizar pagos de préstamos y tener privilegios para preparar o
ejecutar directamente pagos.
En la cuenta origen se presentarán las cuentas débito a las cuales el
usuario se encuentra autorizado.
Los créditos presentados serán a los cuales el usuario se encuentra
autorizado.
Esta funcionalidad se acoge a procesos de participación dual
(preparador- aprobador).
2. En la pantalla de preparación seleccione la cuenta de ahorros desde la cual
debitara los fondos para el pago del crédito.
3. Seleccione el crédito a pagar.
4. Haciendo clic en la flecha podrá desplegar la sección información del
crédito y visualizar sus saldos actuales.
5. Seleccione el tipo de pago que va a realizar a su crédito, ya sea:
Cuota Mensual: Para cancelar la cuota del mes.
Pago total: Para cancelar totalmente su crédito.
Otro Valor: Para realizar abonos por el valor que requiera.
6. Si seleccionó el tipo de pago “Otro valor”, ingrese el valor a pagar, en caso
contrario en este campo se cargará automáticamente el valor a pagar.
7. Seleccione el tipo de programación (para más información vea
Transferencias programadas).
8. Si lo requiere puede ingresar una descripción adicional al pago.
9. Haga clic en Continuar.
10. Verifique la información del pago y si todo está correcto haga clic en
Continuar, en caso contrario puede editar la información haciendo clic en
Regresar.
Importante: Si usted posee privilegios de ejecutor directo continuará con la
verificación del código de seguridad (paso 11), en caso de tener privilegios de
preparador, visualizará la siguiente pantalla, lo cual indica que el pago se
encuentra listo para ser aprobado por un usuario con estos privilegios.
El usuario aprobador deberá ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas a
Gestionar sus aprobaciones pendientes para dar continuidad al proceso de pago.
11. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
12. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
13. Haga clic en Verificar.
14. Con esto visualizará el mensaje de éxito en pantalla de la
ejecución/aprobación del pago.
Pagos a créditos desde PSE
1. Para realizar el pago de su crédito utilizando cuentas en otros bancos,
ingrese a través del menú Pagos PSE y otras consultas y luego haga clic en
la opción Pagos PSE, con esto se abrirá otra ventana de su navegador.
2. En la siguiente pantalla se listaran los NIT de sus empresas, seleccione el
NIT de la empresa a la cual le realizará el abono del crédito.
3. Seleccione el tipo de liquidación que desea hacer para realizar su pago:
Ponerse al día: Para pagar los saldos adeudados a la fecha.
Cancelación total: Para pagar todo el saldo de su crédito.
4. Fecha de liquidación, esta fecha la trae el sistema, es la del día y no es
editable.
5. Haga clic en Consultar.
6. Se listarán sus créditos activos con Coltefinanciera, desplácese a la
derecha y seleccione la obligación u obligaciones que desea pagar
haciendo clic en la casilla de la columna Pagar todo.
7. Haga clic en el botón Pagar por internet.
8. En la pantalla de confirmación visualizará el valor a pagar. Seleccione el
tipo de persona que paga la obligación.
9. Haga clic en el botón PSE.
10. De la lista, seleccione el banco a través del cual realizará el pago.
11. Haga clic en el botón PSE.
Nota: Con esto se desplegará una nueva ventana de su navegador para que
continúe con el pago en la página del banco seleccionado.
Realizar aprobación de operaciones
Mediante esta funcionalidad, puede realizar las aprobaciones de las
transacciones monetarias que se encuentran pendientes de aprobación si posee
un rol con estos privilegios (ver Privilegios). Para esto se deben tener en cuenta
los siguientes puntos:
Una transacción en línea puede ser aprobada en cualquier momento, hasta
que el día finalice y se cambie a vencida.
Una transacción programada puede ser aprobada en cualquier momento,
hasta el mismo día de su ejecución. No se permite aprobar después de ese
día. Esta queda vencida.
El código de verificación (OTP) solo se solicitará para las transacciones en
las cuales se está realizando la última.
Cuando un usuario intenta aprobar una transacción en estado "Pendiente
de aprobación", pero la transacción supera el límite configurado en su rol o
en su empresa, el sistema no permite ejecutar la transacción y la
mantendrá pendiente de aprobación, con el fin de que sea aprobada por un
usuario con límites monetarios permitidos.
Los preparadores tendrán visibles las transacciones que preparan, en la
funcionalidad de aprobaciones pendientes, hasta que las mismas sean
ejecutadas y pasen al histórico de transacciones.
Cuando un usuario intenta aprobar/rechazar una transacción en estado
"Pendiente de aprobación", Pero alguna de las cuentas (propias) ya no
pertenece a la empresa por inactivación de la cuenta o la empresa, el
sistema no permite ejecutar la transacción.
1. Para consultar sus aprobaciones monetarias pendientes puede hacerlo
desde la pantalla principal del portal en la sección.
También puede consultar sus aprobaciones pendientes desde la opción
Aprobaciones / Aprobaciones pendientes del menú Pagos y transferencias.
2. En pantalla se listarán todas las probaciones pendientes que pueda
gestionar.
3. Seleccione las transacciones a las cuales realizará gestión.
4. Al final de la pantalla encontrará las opciones Rechazar y Aprobar, haga
clic en la acción a realizar.
Aprobar transacciones
5. Verifique las transacciones a aprobar y haga clic en aprobar para
continuar.
6. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis
dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.
7. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese
con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.
8. Haga clic en Verificar.
9. En pantalla visualizara el mensaje de éxito informando que las
transacciones fueron aprobadas, de igual manera recibirá una notificación
en su correo electrónico.
Rechazar transacciones
5. Para rechazar la transacción, verifique la información de esta y haga clic en
rechazar para continuar.
6. Registre el motivo por el cual se rechaza la transacción, el cual será
informado al usuario preparador.
7. Haga clic en Continuar.
8. Con esto visualizará en pantalla el mensaje de éxito del proceso de
rechazo, de igual manera recibirá una notificación en su correo electrónico.
Transferencias Programadas
Usted puede agendar sus transacciones para que sean ejecutadas de forma
puntual o repetitiva durante un periodo de tiempo determinado.
Durante la preparación de su transacción despliegue las opciones del Tipo de
programación. Las opciones que puede utilizar son:
Fecha futura: Podrá seleccionar la fecha en la que desea que se ejecute la
transacción.
Semanal: Podrá seleccionar la fecha de inicio de la programación, el día de
la semana en que se ejecutará la transacción y el número de veces en que
se debe ejecutar.
Quincenal: Podrá seleccionar el día de la quincena en el que desea se
ejecute la primera transacción y el número de veces en que se debe
ejecutar.
Mensual: Podrá seleccionar el día del mes en el que desea que inicie la
ejecución de la transacción.
*Todos los tipos de programación se podrán agendar dentro de un periodo no
mayor a un año.
Saldos y Movimientos
Saldos consolidados
Usted puede consultar los saldos consolidados de sus productos en
Coltefinanciera (cuentas de ahorro, créditos, inversiones, etc.) por medio de una
opción en el menú Productos o directamente en la página de inicio de su portal, si
desea consultar el detalle de los últimos movimientos directamente en esta
pantalla haga clic en el ícono que se encuentra frente al saldo.
Nota: El sistema solo debe mostrará los saldos consolidados de la cuentas a las
cuales el usuario está autorizado.
También puede consultar los saldos consolidados de sus productos a través de la
opción de menú Productos y luego hacer clic en Saldos consolidados.
Por medio de esta opción puede aplicar diferentes filtros para realizar las
consultas sobre sus productos.
En tipo de producto despliegue las opciones haciendo clic en el ícono y
seleccione para consultar.
También puede usar la búsqueda por palabras claves haciendo clic en el embudo
. Con esto se habilitará en cada columna un campo para que escriba lo que
desea buscar.
Saldos por producto
Para consultar la información de sus saldos según el tipo de producto ingrese a la
opción Saldos por producto a través del menú Productos.
En esta consulta encontrará una lista por cada tipo de producto que usted posea
en Coltefinanciera, aquí además puede consultar mayor detalle de su cuenta
haciendo clic en el ícono de la columna acciones o ver los movimientos a
través del ícono .
Al hacer clic en el ícono de la columna acciones se muestran en pantalla todos
los detalles de la cuenta consultada, además puede descargar esta información
haciendo clic en Ver en PDF.
Al hacer clic en el ícono de la columna acciones se direcciona directamente a
la pantalla para la consulta detallada de sus movimientos, este funcionamiento
se describe mejor en la sección Movimientos.
Movimientos
Esta opción le permite consultar la información de los movimientos que ha
presentado en los productos que tiene actualmente con Coltefinanciera. Para
acceder, ingrese a la opción Movimientos a través del menú Productos.
Nota: Esta consulta no aplica para el producto CDT.
En esta pantalla en la pestaña Consultar movimientos, puede realizar la búsqueda
aplicando filtros de los productos a los cuales se encuentra autorizado.
1. Seleccione el tipo de producto (cuentas de ahorro, crédito, tarjeta de
crédito).
2. Seleccione el número de cuenta que desea consultar.
3. Ingrese la fecha desde la cual va a realizar la consulta.
4. Ingrese la fecha hasta la cual va a realizar la consulta.
5. Haga clic en Buscar.
De acuerdo a su búsqueda se mostrarán en pantalla los resultados. También
puede usar la consulta por palabras claves haciendo clic en el embudo ,
habilitando en cada columna un campo para que escriba lo que desea buscar,
también puede seleccionar qué columnas de la lista de movimientos desea ver
haciendo clic en el ícono .
Detalle
Para consultar más detalle de algún movimiento en particular:
1. Haga clic en el ícono detalle de la columna Acciones.
2. En pantalla visualizará toda la información del movimiento.
3. Si desea descargar esta información en un documento PDF, haga clic en
Ver en PDF.
En la pestaña Descargar movimientos, puede obtener un reporte en formato PDF
o CSV sobre los movimientos que han presentado sus productos.
1. En tipo de reporte seleccione una de las opciones:
Genérico
Personalizado
En caso de seleccionar el reporte Genérico, se habilitarán los campos que le
permitirán seleccionar los criterios para su descarga.
Reporte genérico
2. Ingrese el periodo de tiempo que desea consultar.
3. Seleccione el producto sobre el cual generará el reporte.
4. Seleccione la cuenta a consultar.
5. Seleccione el formato en el que desea ver el archivo.
CSV
MT940
MX
MULTICASH
6. Seleccione el tipo de movimiento:
Débitos
Créditos
Ambos
7. Haga clic en Crear.
Una vez terminado el proceso de generación en pantalla verá el siguiente
mensaje de éxito:
En la parte inferior de la pantalla en Reportes generados, haga clic en el
ícono para refrescar los resultados. Cuando visualice el reporte puede
hacer clic en el ícono para descargarlo.
Reporte personalizado
Usted tiene la posibilidad de crear un reporte Personalizado con la
información que requiera para consultar los movimientos de sus
productos.
1. Para crear su reporte ubíquese en la pestaña Reportes personalizados de
la opción Movimientos y haga clic en Crear.
2. Seleccione el tipo de producto para el cual se quiere generar el reporte. En
pantalla se mostrarán los datos que puede incluir en el reporte.
3. Asigne un nombre para el reporte.
4. Seleccione el periodo de tiempo que desea que contenga el reporte.
Semana anterior: Es la semana inmediatamente anterior a la fecha
actual. Las semanas inician el día domingo y finalizan el día sábado.
Mes anterior: es el mes anterior a la fecha actual. El mes inicia el día
1 y finaliza el día 30 o 31 según corresponda.
Últimos 30 días: Corresponde a los movimientos de la fecha actual
más los movimientos de 30 días anteriores a la fecha actual.
Últimos 7 días: Corresponde a los movimientos de la fecha actual
más los movimientos de 7 días anteriores a la fecha actual
5. En la sección Datos del reporte*, se encuentra toda la información que
puede contener el reporte.
6. Para eliminar información que no desee ver, arrastre el campo a la sección
Eliminar datos del reporte y deje sólo los datos en la primera sección que
desea visualizar.
7. Haga clic en Crear.
8. Una vez finalice la creación del reporte visualizará en pantalla el mensaje
de éxito del proceso.
9. En la parte inferior de la pantalla, en Reportes generados encontrará la
estructura del reporte lista para ser generada.
10. Para descargar el reporte vaya a la pestaña Descargar movimientos.
11. Para obtener su reporte personalizado en la pestaña Descargar
movimientos, seleccione el tipo de reporte Personalizado.
12. Seleccione el reporte personalizado que desea descargar y que ha creado
previamente.
13. Seleccione el formato, PDF o CVS.
14. Seleccione qué tipo de movimientos desea consultar.
15. Haga clic en Crear.
16. Una vez terminado el proceso de generación del reporte personalizado en
pantalla verá el mensaje de éxito.
17. En la parte inferior de la pantalla en Reportes generados, haga clic en el
ícono para refrescar los resultados. Cuando visualice el reporte puede
hacer clic en el ícono para descargarlo.
Consulta de transacciones
Para realizar estas consultas debe acceder al Menú Pagos y transferencias, y
seleccionar Consulta de transacciones.
Con esto se desplegará la pantalla para consultar sus transacciones en la
pestaña transacciones completadas, En esta funcionalidad, el usuario puede
consultar todas las transacciones en un estado final, es decir, transacciones que
ya no tendrán una transición de estado, dado que ya se finalizó su procesamiento.
Transacciones completadas
Visualizará la pantalla con la pestaña Transacciones completadas y el listado de
las transacciones realizadas.
Puede consultar por periodo de tiempo seleccionando la opción que desee en la
lista desplegable (últimos 7 días, semana anterior, mes anterior, últimos 30 días, y
por rango de fechas).
Al hacer clic en calendario de transacciones, podrá visualizar el calendario y por
defecto las transacciones del día.
Puede hacer clic en el ícono o Filtro, el cual le permite filtrar el listado de
transacciones por: Fecha, tipo, cuenta origen, cuenta destino, monto origen,
monto destino, estado, y fecha de aplicación.
Finalmente, puede hacer clic en Descargar en formato PDF, o en formato
CSV.
Transacciones programadas
Puede consultar todas las transacciones que estén en un estado pendiente de
ejecución (agendadas o programadas), más no las que estén pendiente de
aprobación.
Visualizará la pantalla con la pestaña Transacciones programadas y el listado de
las transacciones.
En la columna Acciones, puede seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el
ícono Detalle. También puede descargar la transacción haciendo clic en el
icono Descargar de la columna acciones.
Cancelar transacciones programadas
Al hacer clic en el ícono eliminar de la columna acciones, puede cancelar la
transacción que se encuentra en estado programado (transacción que aún no se
ha ejecutado), y visualizará el mensaje ¿Desea eliminar la transacción
seleccionada?
Al hacer clic en el botón SI, visualizará el mensaje Se ha eliminado la transacción
de forma exitosa.
Al volver a la pantalla de Consulta de transacciones en la pestaña Transacciones
completadas se visualizará la transacción en estado Cancelada.
En la columna Acciones, puede seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el
ícono Detalle.
Estado de las transacciones
Transacción enviada
Estado intermedio que indica que la transacción fue enviada al banco para
posteriormente ejecutarla en ACH/Otros bancos o en SWIFT y se está en espera
de una respuesta. En la pestaña Transacciones completadas y el listado de las
transacciones, visualizará las transacciones enviadas.
En la columna Acciones, puede seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el
ícono Detalle para más información.
Transacción en Proceso
Estado intermedio que indica que la transacción fue entregada al Banco y se está
en espera de una respuesta.
Transacción rechazada por banco
Estado final que indica que la transacción fue rechazada por el banco o el ocurrió
un error por fallas en la comunicación o timeout. En la pestaña Transacciones
completadas y el listado de las transacciones, visualizará las transacciones
rechazadas por banco.
En la columna Acciones, puede seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el
ícono Detalle.
Estado cancelada
Estado final que indica que la transacción se encontraba en un estado
programado y el usuario la cancela.
Documentos
A través de la opción Documentos del menú Centro de comunicaciones, podrá
generar los siguientes documentos para tenerlos a su disposición:
Extractos Cuentas de ahorro
Estados de cuenta
Extracto Tarjeta de Crédito
Informe anual de costos
Certificado de renta unificado
1. Puede efectuar la búsqueda del documento ingresando el
nombre y haciendo clic en el ícono Lupa.
También puede consultar por los filtros:
2. Haga clic en categoría.
3. Seleccione el año que requiere consultar.
4. Seleccione el mes.
5. Haga clic en Consultar.
6. Para descargar el documento haga clic en el nombre del mismo.
Mensajes
Puede acceder a sus mensajes a través de la opción Mensajes del
menú Centro de comunicaciones.
O directamente desde la pantalla principal, haciendo clic en Ver más
de la sección Mensajes.
Nota: Los mensajes de esta bandeja son enviados únicamente por
Coltefinanciera.
Radicar solicitudes
Usted puede remitir sus solicitudes a través de Coltefinanciera Digit@l
Empresas para:
Solicitar los productos en los cuales esté interesado.
Notificar su salida del país para evitar el bloqueo por seguridad
de su Tarjeta de Crédito Colombia Visa.
Registrar sus novedades administrativas que requiera para
cambios de usuarios principales, cambios en el tipo de
administración y/o límites monetarios del grupo económico.
Para gestionar su solicitud ingrese por el menú Centro de
comunicaciones y haga clic en Solicitudes.
1. En la pantalla haga clic en el botón Nueva Solicitud.
Nota: En esta misma pantalla posteriormente encontrará el
listado de las solicitudes que haya radicado.
2. Seleccione la categoría de la solicitud que requiere radicar.
3. Seleccione la solicitud disponible para su diligenciamiento.
4. De acuerdo a la solicitud seleccionada se mostrará una breve
descripción de la misma.
5. Para radicar la solicitud seleccionada haga clic en Guardar y
continuar.
6. Diligencie completamente la información del formulario, esto
nos permitirá ofrecerle un mejor servicio en la atención de su
requerimiento.
7. Una vez complete la información haga clic en Guardar y
continuar.
8. En caso de que lo requiera, se habilitará el paso 3 para que
adjunte los documentos que sean necesarios.
9. Verifique la información de su solicitud, si todo se encuentra
correcto haga clic en Guardar y continuar. En caso de que
requiera realizar correcciones, haga clic en Regresar.
10. Al finalizar el proceso verá en pantalla el mensaje de éxito.
11. En la parte inferior le aparecerá el Número de solicitud para que
realice seguimiento a su requerimiento.
12. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.
13. Al finalizar, en la pantalla principal de este menú visualizará sus
solicitudes y el estado en el que se encuentran.
14. En las acciones al hacer clic en el ícono se desplegará todo el
Detalle de la solicitud.