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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA EXPERTS
HANDLING CARGO S. A. DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE AGENCIA DE TRANSPORTE DE CARGA AÉREA
INTERNACIONAL.
AUTOR: XAVIER DELFIN BARRIONUEVO ROBALINO
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR: MGST. MARCO VINICIO CEVALLOS BRAVO
QUITO, OCTUBRE 2014
ii
Barrionuevo Robalino, Xavier Delfin (2014). “Diseño de un Sistema de Control
Interno Contable Administrativo aplicado a la empresa Experts Handling Cargo
S. A. dedicada a la prestación de Servicios de Agencia de Transporte de Carga
Aérea Internacional.” Trabajo de Investigación para optar por el grado de
Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Facultad de
Ciencias Administrativas carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 156 p.
iii
DEDICATORIA
Este trabajo de tesis va dirigido con infinito amor a las personas que siempre estuvieron a mi lado,
teniéndome mucha paciencia en todo este transcurso de mi vida estudiantil académica, que siempre
confiaron en mí y que me dieron el apoyo incondicional que necesitaba cuando pensaba decaer, en
esos momentos que se presentaban obstáculos en el camino, y fueron oportunos al brindarme su
mano para alcanzar la meta trazada; mi esposa, mis hijas, y mis padres, quienes han sido mi
inspiración y fortaleza para seguir adelante, en el presente y en lo futuro que nos depara la vida.
Xavier Barrionuevo R.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, a Jesús y a la Virgencita Santísima, por permitirme estar cada día junto a mis
seres queridos, y estar con ellos en las bendiciones recibidas, en las adversidades y éxitos de
nuestras vidas, y uno de estos sueños o metas trazadas es llegar a culminar mis estudios de tantos
años de esfuerzo, dedicación y perseverancia para obtener un Título Universitario, lo cual fue un
reto personal, ya que así demostrar a nuestros hijos estudiar en el momento oportuno y no el
después y con el espejo de mí mismo que también nunca es tarde para alcanzar lo propuesto en la
vida; con la constante motivación y apoyo incondicional de mi familia como mi esposa, mis hijas,
mis padres, mi suegra y a todos en general que hicieron posible cumplir con el propósito alcanzado.
De manera especial a mi Director de Tesis, Magister Marco Vinicio Cevallos Bravo quien me tuvo
mucha paciencia y me brindo su confianza para que a través de su orientación me sirviera para
poder elaborar el presente trabajo, dándome el apoyo necesario e incentivarme para seguir adelante
con la mayor dedicación y colaborándome en todo lo que necesitaba.
A la Empresa EXPERTS HANDLING CARGO S. A. especialmente a sus propietarios, quienes me
dieron la apertura necesaria y colaboración que necesité para la elaboración de mi tesis.
Xavier Barrionuevo R.
v
vi
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA .............................................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO .................................................................................................................... iv
TABLA DE CONTENIDOS ......................................................................................................... viii
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................................... xii
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................................... xii
ANEXOS ......................................................................................................................................... xii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................ xiii
ABSTRACT ................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 15
CAPITULO I .................................................................................................................................. 17
ASPECTOS GENERALES ........................................................................................................... 17
1.1.- ANTECEDENTES ................................................................................................................. 17
1.1.1 BASE LEGAL DE LA EMPRESA .................................................................................... 17
1.1.2 MISION ............................................................................................................................... 18
1.1.3 VISIÓN ............................................................................................................................... 18
1.1.4. PRINCIPIOS Y VALORES ............................................................................................... 18
1.1.5 ESTRURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................... 19
1.1.5.1 Organigrama Estructural. ............................................................................................. 19
1.2 ANÁLISIS SITUACIONAL .................................................................................................... 22
1.2.1 ANÁLISIS INTERNO ........................................................................................................ 22
1.2.1.1 Descripción del Sistema Financiero ............................................................................. 22
1.2.1.2 Descripción del Sistema Área de servicios (Compra – Ventas) ................................... 22
1.2.1.3 Descripción del Sistema Área de Talento Humano ...................................................... 24
1.2.1.4 Descripción del Sistema Financiero del Área de Cuentas por Cobrar ......................... 26
1.2.1.5 Descripción del Sistema Financiero del Área de Cuentas por Pagar ........................... 26
1.2.2 ANÁLISIS EXTERNO ....................................................................................................... 27
1.2.2.1 Influencias Macro ambientales ..................................................................................... 27
1.2.2.2 Influencias Microeconómicas....................................................................................... 30
1.3 FODA ........................................................................................................................................ 32
1.3.1 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES, AMENAZAS ........................... 32
CAPÍTULO II ................................................................................................................................ 36
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................................ 36
2. SISTEMA ADMINISTRATIVO .............................................................................................. 36
2.1. EVOLUCIÓN DEL CONTROL INTERNO ........................................................................ 36
ix
2.2. GENERALIDADES ................................................................................................................ 36
2.2.1 DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO. .................................................................... 36
2.2.2 TIPOS DE CONTROLES. .................................................................................................. 37
2.2.3 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL INTERNO. ........................................ 38
2.2.4 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO. .............................................................. 38
2.2.4.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. ............................................................ 38
2.2.4.2 CONTROL INTERNO CONTABLE. ......................................................................... 39
2.2.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. ..................................................................... 39
2.2.6 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO .......................................................................... 39
2.2.7 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (COSO I y II, CORRE, MICIL). ........... 40
2.2.7.1 CONTROL INTERNO COSO I (Informe de Organismos Patrocinadores). ............... 40
2.2.7.2 CONTROL INTERNO COSO II (Gestión de Riesgos Corporativos - Marco
Integrado). ................................................................................................................................ 41
2.2.7.3 CONTROL INTERNO CORRE (Control de los Recursos y los Riesgos-Ecuador). .. 44
2.2.7.4 CONTROL INTERNO MICIL (Marco Integrado de Control Interno
Latinoamericano). .................................................................................................................... 45
2.2.8 OTROS TIPOS DE CONTROL. ........................................................................................ 46
2.2.9 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ................................................................... 47
2.2.9.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN ................................................................................. 47
2.2.9.2 TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO .................................. 51
2.3. CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE LOS PROCESOS ........................................... 54
CAPÍTULO III ............................................................................................................................... 58
SISTEMA FINANCIERO ............................................................................................................. 58
3.1. BASE LEGAL ......................................................................................................................... 58
3.1.1 Organismos de control ........................................................................................................ 58
3.1.1.1 Servicio de Rentas Internas (SRI) ................................................................................ 58
3.1.1.3 Tributación Municipal .................................................................................................. 64
3.1.1.4 Ministerio de Relaciones Laborales ............................................................................. 66
3.1.1.5 Superintendencia de Compañías .................................................................................. 67
3.2. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 69
3.2.1 Contabilidad Financiera ...................................................................................................... 69
3.2.2 Sistema Contable ................................................................................................................. 69
3.3. PLAN DE CUENTAS ............................................................................................................. 69
3.3.1 Definición y clasificación .................................................................................................... 69
3.3.2 Propuesta de Plan de Cuentas .............................................................................................. 71
x
3.3.3 Instructivo Plan de Cuentas ................................................................................................. 76
3.4 DOCUMENTOS FUENTE ..................................................................................................... 85
3.5 CICLO CONTABLE ............................................................................................................... 86
3.6 LOS ESTADOS FINANCIEROS ........................................................................................... 87
3.7 ANÁLISIS FINANCIERO ...................................................................................................... 87
3.7.1 ÍNDICES FINANCIEROS ................................................................................................. 87
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 92
EJERCICIO PRÁCTICO ............................................................................................................. 92
4.1 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO ..................................................... 92
4.2 TALENTO HUMANO ............................................................................................................. 92
4.2.1 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCESO DE
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ........................................................................................ 95
4.3 VENTAS DE SERVICIOS ...................................................................................................... 97
4.3.1 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES PARA EFECTUAR
LAS VENTAS ............................................................................................................................. 99
4.4 CAJA CHICA ......................................................................................................................... 101
4.4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA ............. 103
4.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA .......... 104
4.4.3 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA CHICA ................... 105
4.5 BANCOS ................................................................................................................................. 106
4.5.1 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .............................. 109
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EGRESOS DE EFECTIVO MEDIANTE BANCOS
.................................................................................................................................................... 109
4.5.2 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .............................. 111
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA ........................ 111
4.6 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA LA
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .............................. 112
4.6.1 INFORMACION PARA EL EJERCICIO PRACTICO CONTABLE ............................. 113
4.6.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................................................... 118
4.6.3 ANÁLISIS FINANCIERO ............................................................................................... 121
4.7 IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS .............................................................................. 126
4.7.1 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – TALENTO HUMANO ....................................... 126
4.7.2 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS VENTA DE SERVICIOS ........ 129
4.7.3 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS CAJA CHICA .......................... 130
4.7.4 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS BANCOS ................................. 131
xi
4.7.5 POLITICAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ............................................................ 132
4.8 FORMATOS DE APLICACIÓN ......................................................................................... 133
4.8.1 TALENTO HUMANO ..................................................................................................... 134
4.8.2 VENTAS DE SERVICIOS ............................................................................................... 138
4.8.3 CAJA CHICA ................................................................................................................... 139
4.8.4 BANCOS ........................................................................................................................... 142
CAPITULO V ............................................................................................................................... 146
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 146
5.1 CONCLUSIONES .................................................................................................................. 146
5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 146
BIBLIOGRÁFIA ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 CUADRO DE VENTAS ............................................................................................... 23
Tabla 1.2 CUADRO DENOMINACIÓN DE CARGOS DE LA EMPRESA ........................... 25
Tabla 1.3 MATRIZ FODA ........................................................................................................... 34
Tabla 3.1 PLAZOS PARA DECLARAR Y PAGAR IMPUESTOS .......................................... 61
Tabla 3.2 SANCIONES POR INFRACCIONES DE DECLARACIONES TARDIAS ........... 62
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL EN: EXPERTS HANDLING
CARGO S.A .................................................................................................................................... 20
Figura 1.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA EMPRESA ........ 21
ANEXOS
ANEXO A: RUC DE EXPERTS HANDLING CARGO S.A. .................................................. 150
ANEXO B: REGISTRO DE FUNCIONAMIENTO ADUANA DEL ECUADOR ................ 151
ANEXO C: RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
........................................................................................................................................................ 153
ANEXO D: TABLA RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO .......................... 154
ANEXO E: GUIA AEREA .......................................................................................................... 156
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO
APLICADO A LA EMPRESA EXPERTS HANDLING CARGO S. A. DEDICADA A LA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE TRANSPORTE DE CARGA AÉREA
INTERNACIONAL.
El presente tema de tesis tiene como objetivo de investigación la recopilación y análisis de toda la
información de la empresa EXPERTS HANDLING CARGO S. A., dedicada a la prestación de
servicios de agencia de transporte de carga aérea internacional, ubicada en la ciudad de Quito, lo
que se podrá deducir la situación actual de la empresa, con este estudio el propósito es de exponer
una opción para mejorar los procesos contables administrativos; con el desarrollo de estos
procedimientos a seguir es para alcanzar y lograr un manejo del control interno eficaz y eficiente,
que permita la optimización de las herramientas financieras para la organización.
De los resultados obtenidos se diseñará una opción de actividades que busca estimular el trabajo en
equipo y proporcionar una guía a la empresa, en base a un sistema de procedimientos, en el cuál el
área contable y administrativo de la agencia podrá guiarse adecuadamente.
PALABRAS CLAVES:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
TRANSPORTE DE CARGA AÉREA INTERNACIONAL
EMPRESA HANDLING CARGO S. A.
CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO
OPERACIONES DE EMBARQUE
EVALUACION DE PROCEDIMIENTOS
xiv
ABSTRACT
DESIGN OF AN ADMINISTRATIVE ACCOUNTING INTERNAL CONTROL SYSTEM
WHICH WILL BE APPLIED TO THE COMPANY “EXPERTS HANDLING CARGO S.A.”
THAT IS DEDICATED TO THE PROVISION OF SERVICES OF TRANSPORT AGENCY OF
INTERNATIONAL AIR FREIGHT.
The objective of this research is the collection and analysis of all the company information
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. which is dedicated to the provision of services of transport
agency of international air freight; it is located in Quito, where it may be able to identify the current
situation of the company, the purpose of this study is to present an option to improve administrative
accounting processes; With the development of these procedures to be followed is to improve and
achieve a handling of the effective and efficient internal control, which allows the optimization of
the financial tools for the organization.
According to the results obtained, a group of activities will be designed to encourage teamwork and
provide a guide to the company, supporting on a system of procedures, in which the area of
accounting and administrative agency may be guided properly.
KEY WORDS:
INTERNAL CONTROL SYSTEM
INTERNATIONAL AIR FREIGHT
HANDLING CARGO S.A. COMPANY
ADMINISTRATIVE ACCOUNTING INTERNAL CONTROL
EMBARKATION OPERATIONS
EVALUATION OF PROCEDURES
15
INTRODUCCIÓN
EXPERTS HANDLING CARGO S. A. es una empresa legalmente constituida, regulada por los
entes de control del país, se encarga de brindar servicios en la planificación logística de la
exportación de flores al mundo; especialmente al continente Europeo en el sector de Rusia,
contribuyendo a la mejora de la competitividad exportadora e importadora, trabajando con aliados
de negocios reconocidos en el mercado y con el conocimiento en el campo de la logística integral
de agencia de carga aérea internacional.
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad evaluar las diferentes áreas tanto
administrativas como contables de la empresa EXPERTS HANDLING CARGO S. A., para
obtener con claridad la situación de la compañía se procederá a utilizar la técnica de investigación
en el campo, mediante la observación para obtener información confiable y constatada.
Y de esta manera desarrollar de un sistema contable que permita el análisis de la situación
financiera de una empresa de servicios en la planificación logística en la exportación de flores al
mundo; con miras al diseño de controles para salvaguardar los activos y la prevención de posibles
irregularidades en el curso propio del negocio, adicionalmente establecer herramientas que
permitan a estas empresas enfrentar los frecuentes retos y cambios en base a la normativa vigente.
Por tal razón este trabajo está enfocado al diseño de un control interno en las áreas contables y
administrativas, que permitan un mejor funcionamiento de la empresa y así obtener mayor eficacia
en los procesos contables.
Para esto la presente tesis tiene el siguiente contenido:
En el Capítulo I se desarrolla los Aspectos Generales de la Empresa, donde se da a conocer
antecedentes de la Empresa desde sus inicios hasta la situación actual y también un conocimiento
breve de la organización para entender su realidad, por medio de la estructura orgánica, funcional y
de personal.
Además trata del direccionamiento estratégico de la entidad, donde se da a conocer la misión,
visión, objetivos, políticas, estrategias sin olvidar los principios y valores por los que se rige la
empresa; también se refiere al análisis situacional, considerando tanto los internos como los
externos, la descripción de los procesos de cada área de estudio, así como también las principales
influencias macroeconómicas, microeconómicas, y conjuntamente con el análisis del FODA.
El Capítulo II se considera la propuesta del Diseño del Sistema de Control Interno Administrativo
contable de cada departamento o área de estudio, seguido de la evaluación del control interno que
permite reconocer las debilidades y fortalezas que existe en cada una de las áreas y así obtener
resultados del mismo y poder definir o medir el riesgo de control que está presentándose en la
entidad y por medio de éste dar nuestra propuesta y posteriormente realizar la evaluación en forma
continua para conocer si están siendo efectivos.
El Capítulo III en este se refiere al Base Legal, conjuntamente con los organismos de control que la
empresa está sujeta a su regularización de la actividad del negocio; también se plantea de la
propuesta del diseño una de Contabilidad financiera con un sistema contable acorde a la empresa.
16
En el Capítulo IV contiene el Ejercicio Práctico de la Propuesta del Diseño del Control Interno
contable y financiera, con los parámetros vigentes del análisis y presentación de los Estados
Financieros.
El Capítulo V se refiere a las Conclusiones y Recomendaciones.
17
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1.- ANTECEDENTES
Desde hace muchos años atrás las empresas de carga se han convertido un papel importante para el
crecimiento financiero y económico, de las empresas y en la globalización del mundo,
especialmente en nuestro país; además una herramienta importante para las empresas para poder
satisfacer sus necesidades de movilidad.
Las empresas pequeñas emprendedoras han visto la necesidad de renovación del servicio de
transporte de carga con la evolución de la tecnología, para su mejor control, y la seguridad de la
llegada o envío a su destino la carga.
Con todo lo antes mencionado, en nuestro país catalogado como uno de los países productores y
distribuidores de flores en el mundo, son las empresas florícolas que utilizan este servicio de carga
terrestre y aérea internacional; en la actualidad para estas empresas se ha convertido en una
herramienta muy importante el transporte de carga para su comercialización, con sus respectivo
equiparamientos tecnológicos como GPS, termo King, software que hace que toda la información
se encuentre actualizada y por medio del internet, puede ingresar o conocer la situación de su
embarque, así protegiendo y dando seguridad de las mercancías que transportan; para la llegada a
cualquier parte del mundo.
Con esto se ha contribuido al crecimiento insostenible en el sector económico en el Ecuador.
“EXPERTS HANDLING CARGO S. A.”, entra en funcionamiento con la asociación de dos
personas innovadoras y visionarias, con experiencia en actividades de Carga terrestre y aérea
especialmente en importaciones y exportaciones.
Es por lo cual dando un servicio de calidad a los clientes como a las plantaciones florícolas del país
para el envío de las flores de exportación, y así con esta actividad tener la oportunidad de
crecimiento de la empresa, y cumplir sus metas en lo futuro.
1.1.1 BASE LEGAL DE LA EMPRESA
“EXPERTS HANDLING CARGO S. A.”, es una Sociedad de Hecho, constituida según escritura
número cinco mil doscientos cincuenta y uno; en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito
Metropolitano, Capital de la República del Ecuador; el 13 de noviembre de 2008 siendo sus socios
accionistas propietarios el Señor Santiago Mauricio Pinchao Barrionuevo, quien ejerce las
funciones de Gerente General y el mismo como Representante Legal y la Señora Ximena
Alexandra Jaramillo Campués quien ejerce la función de Presidente, con un Capital Autorizado y
Suscrito permitido por la Ley de veinte mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (USD
20.000,00); en el cual el Capital Suscrito de la Compañía es de diez mil dólares de los Estados
Unidos de Norteamérica (USD 10.000.00) dividido en diez mil acciones ordinarias y normativas de
un dólar norteamericano cada una.
18
EXPERTS HANDLING CARGO S. A. tiene sus oficinas ubicadas, en la calle Rio Pucuno y Rio
Bigal, en el Conjunto Terrazas del Condado casa No. 01 sector Mena del Hierro.
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. es una empresa de servicios, especializada en la
transportación de carga aérea internacional para importaciones y exportaciones, utilizando medios
de transporte; terrestres, y aéreos; especialmente brindando el servicio a la embarcación de flores
para destino a un sector de Europa, con sus clientes potenciales los Rusos, abalizado su servicio
afiliado e inscrito con la SENAE (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador), y diferentes
Organismo de Control; como también convenios de Guías Aéreas o contratos con las diferentes
aerolíneas de Carga así como LAN Chile, Cargo Lux, KLM Cargo entre otras más.
Dispone de una estructura que muestra muchas debilidades y las tomas de decisión son focalizadas
o centralizadas por la Administración. La empresa está aprovechando eficazmente por la
globalización, para que los embarques de flores sean transportadas en un menor tiempo a su
destino.
Es una empresa mediana, en la última década presenta un gran incremento de sus operaciones
gracias a la diversificación de los segmentos del mercado que exportan los clientes del sector
florícola.
En los dos últimos años las metas económicas de la empresa han sido superadas a las proyecciones
y se plantea la necesidad de continuar a este ritmo de crecimiento actual del 10% de incremento en
sus ventas por año de adquirir una sucursal en Miami.
1.1.2 MISION
Brindar un servicio de calidad, el cual consiste en coordinar y mantener segura la carga hasta su
lugar de destino, y así proveer a los accionistas, trabajadores, clientes y proveedores un ambiente
saludable, con el crecimiento empresarial, se contribuya al crecimiento profesional de los
trabajadores tanto económicos como jerárquicos basado en sus destrezas y preparación.
1.1.3 VISIÓN
Ser una empresa de reconocido prestigio, modelo y referente de gestión empresarial en su ámbito
(consolidación de carga internacional), con capacidad de liderazgo para impulsar y cumplir con
eficiencia la ejecución de sus operaciones de carga.
1.1.4. PRINCIPIOS Y VALORES
La empresa EXPERTS HANDLING CARGO S.A. práctica la ética, el compromiso, la honestidad,
el respeto, la calidad en el servicio, un agradable ambiente de trabajo que permita que se
desarrollen las personas dentro como fuera de la empresa.
Compromiso: La dirección de EXPERTS HANDLING CARGO S.A. asume el compromiso de
cumplir con los estándares establecidos, en un marco de mejora continua del sistema de calidad
apoyado de la más avanzada tecnología, que permita satisfacer los requerimientos de nuestros
clientes, por medio de la participación del talento humano comprometido y capacitado
permanentemente en el área de exportaciones.
Servicio: La actitud de servicio es una de las ventajas competitivas más grande, es un valor
diferenciador en beneficio del cliente, porque un cliente satisfecho es el mejor multiplicador de
nuestros servicios.
19
Trabajo en equipo: Es fundamental para la obtención de los mejores resultados, tomar en cuenta
los aportes de cada uno de los miembros que conforman la organización.
Calidad ética de una organización: Es el grado de contribución que ésta proporciona al desarrollo
humano propio y ajeno, es decir el mayor o menor grado de servicios que es capaz de aportar al
bien común.
Valores Éticos: Son aquellos aspectos del comportamiento y la realidad humana que es estimado
en positivo por su contribución al bien de las personas en sentido ético y no exclusivamente en
sentido útil o agradable.
Principios: Es la actuación personal responsable dentro de la organización que implica actuar con
integridad, legalidad, justicia con objetividad, rigor, veracidad y prudencia.
Honradez: Rectitud de ánimo e integridad en el obrar.
Honestidad: Es la virtud ética o cualidad que posee una persona recta, honrada, razonable y justa.
Políticas
No realiza publicidad, la considera innecesaria, porque la mejor publicidad lo hacen los
clientes, por el contrario el realizar publicidad por cualquier medio de comunicación lo
considera un gasto que puede ser ahorrado.
Comunicar constantemente a los clientes sobre el seguimiento del embarque.
Cuando se presenten problemas en los embarques se comunica inmediatamente a la
gerencia para que sea la encargada en solucionar, haciendo ver al cliente que su trato es
personalizado.
Su política de crédito es de 15 días para clientes frecuentes de la empresa y para los
clientes nuevos con la modalidad de prepago.
1.1.5 ESTRURA ORGANIZACIONAL
En la empresa sus funciones no han sido delineadas como corresponde, su estructura es escasa y no
dispone de los mecanismos ni medios que le permitan desarrollarse eficientemente, EXPERTS
HANDLING CARGO S.A. no cuenta con un manual de procedimientos, no dispone de políticas
internas, mantiene un control interno pobre, sobre las actividades de cada persona o trabajador ni
un manual de funciones para determinar correctamente las responsabilidades.
Su crecimiento organizacional hace visible con más fuerza estas debilidades, por lo tanto es
sumamente urgente realizar correctamente una reestructuración de la empresa y la de elaborar
dichos manuales para facilitar las operaciones futuras y fortalecer el control interno.
1.1.5.1 Organigrama Estructural.
Un organigrama es una representación gráfica que permite describir y representar como está
conformada la empresa, sus unidades, con grupos y subgrupos.
(Barreiros, 2007, pág. 132) afirma que “Son los que constituyen el formato más difundido por las
graficaciones orgánicas y gira su instrumentación alrededor de la ubicación de las unidades
administrativas, las cuales se agrupan por sectores en función de convencionalismos tipificados
según el criterio del especialista”.
A continuación se presenta el organigrama estructural vigente:
20
Figura 1.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL EN: EXPERTS HANDLING
CARGO S.A
21
Figura 1.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA EMPRESA
.
22
1.2 ANÁLISIS SITUACIONAL
1.2.1 ANÁLISIS INTERNO
El propósito de este análisis es identificar las debilidades que hacen vulnerable a la empresa y
mostrar sus fortalezas para fomentarlas, en base a los recursos financieros económicos, recursos
humanos, recursos materiales; infraestructura bienes e inmuebles, calidad en el servicio, etc.
1.2.1.1 Descripción del Sistema Financiero
Las finanzas de la empresa poseen una gran importancia representa su situación económica y
financiera, producto de las operaciones y actividades que generan la productividad del servicio que
brinda, para alcanzar o satisfacer contra la salida de los recursos desembolsados en un período
determinado.
El análisis de la situación financiera de la empresa permitirá presentar un diagnóstico sobre su
solvencia y la composición patrimonial de EXPERTS HANDLING CARGO S.A. para efectuar
este diagnóstico de manera objetiva y cuantitativa sobre su situación financiera, sobre sus
resultados (cuentas de pérdidas y ganancias), con datos históricos y presentes.
Este análisis permitirá alcanzar su evaluación sobre la situación operativa y financiera, su nivel o
capacidad para adquirir nuevos préstamos, etc. Para establecer el comportamiento de la empresa en
el ejercicio económico se utilizará los índices de capacidad de endeudamiento, liquidez,
apalancamiento, rentabilidad.
1.2.1.2 Descripción del Sistema Área de servicios (Compra – Ventas)
La Comercialización o Ventas
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. se dedica a las actividades de estiba y desestiba para las
exportaciones (servicios de la consolidación de carga para exportaciones), realiza los servicios de
fletes internacionales de cargas sueltas y/o contenedores, en rutas hacia el continente Europeo. Su
función es estrictamente brindar el servicio de embarque ya que no posee aviones.
Dispone de diversas rutas, para los servicios terrestres y aéreos, la misma que dependen del precio
solicitado por el cliente, para lo cual en primera instancia se les envía una pro forma de costos en el
origen (país de exportador) y de costos en destino (país importador).
Los socios-propietarios de la empresa se encuentran especializados en conjunto con sus empleados
por tipo de embarques; terrestres y aéreos, esto permite mejor eficiencia en el desempeño de sus
funciones, optimizando su tiempo, mejorando la atención asesorando sólidamente a los nuevos
potenciales clientes.
- El precio de los servicios no son tan competitivos como lo desearía, sin embargo sus precios son
mejores que las empresas del sector del mismo tamaño, cuando inicio sus actividades apenas
disponía de 2 clientes, actualmente cuenta con 4 clientes.
23
Tabla 1.1 CUADRO DE VENTAS
PERIODO DEL AÑO 2004 AL AÑO 2008
PERIODO DESDE EL AÑO 2008 HASTA EL AÑO 2013
PERIODO VENTAS IVA
12%
VENTAS IVA
0% EXPORTACIONES TOTAL
%
INCREMENTO
VENTAS
2008 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
2009 90.642,39 2.965,55 9.000,00 102.607,94 0,00
2010 68.830,88 20.762,29 37.765,00 127.358,17 24,12
2011 67.686,24 55.644,11 74.000,00 197.330,35 54,94
2012 113.230,97 80.675,15 103.711,40 297.617,52 50,82
2013 172.430,60 49.217,19 78.500,18 300.147,97 0,85 NOTA. Adaptado de información de EXPERTS HANDLING CARGO S. A., 2008-2013, de las
declaraciones mensuales del SRI , formularios 104.
PERIODO VENTAS IVA 0% VENTAS IVA 12% TOTAL %Incremento
Dispone de clientes de nacionalidad rusa, parte de estos radicados en el Ecuador que gozan de la
confianza que les brinda EXPERTS HANDLING CARGO S.A., Es por lo cual dando un servicio
de calidad a los clientes como a las plantaciones florícolas del país para el envío de las flores de
exportación, y así con esta actividad tener la oportunidad de crecimiento de la empresa, y cumplir
sus metas en lo futuro.
El crédito que dispone la empresa para sus clientes depende del tipo del cliente, varía para clientes
nuevos en ventas contra entrega del embarque, hasta máximo15 días de crédito que se les otorga a
sus principales clientes.
Para determinar el plazo que la empresa otorga a sus clientes, es determinante al país de envío el
embarque a realizar.
Su fuerza de ventas mantiene los niveles presupuestados pero no se enfoca aún a captar clientes de
gran dimensión y constantes que con grandes cantidades tanto en volumen como en peso que
signifique a la empresa un mayor repunte en las empresas del sector. Los grandes clientes que
constan en la cartera son aportaciones de los socios-propietarios de la empresa más no por el
trabajo de un departamento de ventas.
Debilidades
- Falta políticas claras para la comercialización por lo tanto es indispensable su implantación y
paralelamente su control interno y seguimiento de la gestión para brindar un desarrollo sostenido
que brinde mayor seguridad a la empresa.
- Las cotizaciones lo realiza el Gerente General, centralizando las decisiones ya que no cuenta con
un departamento de ventas.
- Existe una carencia completa de publicidad.
- La empresa según su estructura no brinda oportunidades de crecimiento personal para sus
trabajadores.
- No brinda capacitación al personal de la empresa de ningún departamento.
- El precio de venta de los diferentes rubros que se producen en el proceso del embarque son
calculados por la gerencia general de acuerdo a su costo sin una política de precios o porcentaje
agregado para su utilidad.
- La empresa no cuenta con un plan estratégico
24
- La empresa no dispone de metas a largo plazo ni al mediano plazo.
Fortalezas
- Conocimiento del mercado.
- Dispone de camiones para cubrir las rutas de embarque para la entrega de la carga de flores a las
aerolíneas.
- Atención personalizada de la gerencia general y operaciones con los clientes.
- Comunicación e información permanente en relación.
CLIENTE – FLORICOLA – EXPERTS HANDLING CARGO S.A. – AEREOLINEA.
- Solución efectiva y rápida a los problemas que se presentan a los embarques.
1.2.1.3 Descripción del Sistema Área de Talento Humano
El recurso más preciado e importante de la compañía, es la gente que trabaja día a día en un horario
de 8H30 hasta las 17H00, de lunes a viernes, y alternando un sábado 8h30 hasta 13h00, en lo que
se relaciona en lo administrativo, a lo que se refiere personal netamente de operaciones con turnos
rotativos del horario desde las 19h00 hasta 03h00; produciendo riqueza mediante el
desenvolvimiento de sus destrezas y habilidades, creando una ventaja competitiva.
Procesos para la contratación.- Los desafíos de los mercados laborales actuales, así como los
requisitos para acceder al trabajo se basa en su experiencia, capacidad y desempeño, para ello es
fundamental revisar y analizar el perfil de los candidatos, la contratación de un nuevo personal se
lo debe realizar en forma programada, o mediante la sucesión.
La empresa hace conocer sus necesidades de contratación de nuevo personal mediante dos formas;
la primera por intermedio de un anuncio en El Comercio y la segunda mediante una agencia
colocadora de empleo, o recomendaciones de terceras personas.
A cada solicitante se le efectúa preguntas diseñadas de acuerdo a las funciones y cargo que se lo
requiera, estas preguntas calificarán las habilidades de los candidatos, no se efectúan pruebas de
evaluación de ningún tipo, pero se someten a dos entrevistas que concluirá en la contratación del
personal que la empresa considera idóneo.
Motivación para los empleados.- Se realiza una reunión mensual con todos los trabajadores en la
cual se intercambian los sucesos ocurridos en el mes, y tiene la finalidad de contribuir a un
mejoramiento continuo, cada trabajador participa libremente expresando su opinión, en las cuales
se toman las mejoras opiniones, se evalúan y se los practica.
Otro sistema de motivación es el incremento de sus ingresos cada año, para ello se evalúa sus
habilidades para resolver los problemas, sus destrezas en el desarrollo del trabajo y su cooperación
demostrada, este incremento se otorga del 4% al 8% de su sueldo.
Es importante destacar que la empresa no considera necesario capacitar a su personal ya que los
nuevos conocimientos que se requieran los aprenderán en el momento de enfrentarse en su trabajo,
considera que es un gasto que pueden evitarse, y trasladar esos recursos en medios más
convenientes para la empresa.
25
Tabla 1.2 CUADRO DENOMINACIÓN DE CARGOS DE LA EMPRESA
AREA CARGO NIVEL DE
ESTUDIOS EDAD
TIEMPO
DE
LABORES
SEXO PERFIL
EJECUTIVA PRESIDENTE SUPERIOR 37 14 Años F
Encargada del
aspecto
financiero y
administrativo
como:
Cobros, pagos,
control de
cartera, talento
humano
EJECUTIVA GERENTE
GENERAL SUPERIOR 41 20 Años
M
Sus funciones
son de
administrativo
y operativo en
la
consolidación
de los
embarques,
ventas
ADMINISTRATIVA ASISTENTE DE
GERENCIA BACHILLER 22 2 Años F
Realiza
funciones de
secretaria,
contabilidad y
logística
ADMINISTRATIVA CONTADOR
EXTERNO SUPERIOR 35 10 Años M
Estados
Financieros,
Responsable
con los entes
reguladores.
OPERACIONES ASISTENTE DE
OPERACIONES BACHILLER 22 3 Años F
Realiza
coordinación,
programación
de embarques,
transmisiones
al ECUAPAS,
envió de guías
certificadas,
verificación de
DAS
(Documento
Aduanero de
Exportación)
OPERACIONES
SUPERVISOR
DE
EMBARQUES
BACHILLER 30 5 Años M
Supervisa el
envió del
embarque
(carga aérea),
corte de guías,
legalización
de
documentos
de la carga.
OPERACIONES CHOFER 1 BACHILLER 35 8 Años M
Traslado y
estibaje de
carga a
cuartos fríos y
a la aerolínea
OPERACIONES CHOFER 2 BACHILLER 40 8 Años M
Traslado de
carga a
cuartos fríos y
a la aerolínea
NOTA. Adaptado de información de EXPERTS HANDLING CARGO S. A., 2014, de los archivos de Hojas de Vida de
los empleados de la empresa.
26
Las entrevistas previas a la incorporación a la empresa del nuevo personal demuestran que no son
suficientes, porque cuando se desarrollan en las actividades de la empresa demuestran muchas
falencias y abundantes errores de las operaciones que germinan en acumulación de trabajo,
incremento de los costos, generaciones de multas con la Aduana, desconfianza en los clientes y
proveedores.
La rotación del personal es constante, el empleado con mayor tiempo en funciones al interior de la
empresa es el Supervisor de Embarques con cinco años y tres meses. Solo los propietarios como es
lógico tienen 6 años que es el tiempo que la empresa funciona. La desmotivación, la falta de un
ambiente agradable e inclusive el trato y la descoordinación generan constante rotación del
personal.
La estructura de la empresa es pequeña, y su crecimiento organizado programado, no se llega a
concluir por diferentes factores, entre ellos; rotación del personal constante, el no cambio de
mentalidad de la alta dirección, la concentración de la toma de decisiones, el espacio físico actual,
la inconformidad de los trabajadores en la mala fijación de sueldos, el trato no adecuado hacia sus
trabajadores y la distorsión que la alta Administración genera sobre las funciones de las personas.
La estructura actual no permite acceder a sus trabajadores hacia nuevos cargos jerárquicos.
1.2.1.4 Descripción del Sistema Financiero del Área de Cuentas por Cobrar
Las principales Fortalezas en el área de cuentas por cobrar son las siguientes:
1. Debido a que trabajamos bajo contrato, los clientes son estables.
2. Contamos con clientes leales y rentables y no existe un alto riesgo de incobrabilidad.
3. Se mantiene una buena relación con la mayoría de clientes.
4. Existe un responsable directo de las facturas emitidas y de los correspondientes Cobros,
que es manejado por uno socios-propietarios de la empresa.
Las principales Debilidades el área de cuentas por cobrar son:
1. No existe una base de datos de los clientes y proveedores con su historial.
2. Al ser clientes que trabajan con nacionalidad Rusa se requiere de mayores controles
internos.
3. Al tener algunos clientes externos, que radican en Europa no se tiene contacto directo y no
se puede constatar la dirección exacta del cliente.
1.2.1.5 Descripción del Sistema Financiero del Área de Cuentas por Pagar
Las principales Fortalezas en el área de cuentas por pagar son las siguientes:
1. Contamos con un alto crédito con algunos proveedores debido a la seriedad y compromiso
de los pagos oportunos del crédito otorgado.
2. Se mantiene una buena relación con la mayoría de proveedores.
3. Revisión de la documentación que sustenta la obligación contraída.
4. Generación de reportes de las cuentas a pagar emitidas por el sistema contable.
Las principales Debilidades el área de cuentas por pagar son:
1. No existe una base de datos de los proveedores con su historial.
2. La mayoría de compras son realizadas por los accionistas-propietarios y no son informadas
al departamento contable de forma oportuna.
27
3. Algunos pagos realizados como gastos de caja chica no cuentan con el sustento necesario.
1.2.2 ANÁLISIS EXTERNO
Son las oportunidades y amenazas que la empresa sostiene día a día frente a sus competidores,
proveedores, leyes tributarias, laborales, aspectos políticos coyunturales, riesgos del cliente,
sistema financiero, leyes arancelarias y fenómenos económicos como; oferta de empleo, demanda
de empleo, inflación; incremento de sueldos, incremento de costos.
La empresa debe contar con suficiente habilidad para encontrar nuevos mercados y mantenerse,
para ello debe ser capaz de dilucidar y aprovechar su ventaja competitiva frente a cualquier otro
competidor ya que de ello dependerá su futuro éxito y comportamiento en el mercado.
Las dificultades y la insuficiencia de la adaptación de forma inmediata, así como el no brindar
respuesta inmediata efectiva de los problemas son los aspectos negativos por lo que la empresa
debe superarlos y planificar sus aspectos estratégicos que le brinden mejores oportunidades en el
largo plazo alcanzando resultados positivos. Ya que la empresa no tome medidas adecuadamente,
ante las amenazas que son un alto riesgo y ayudará a profundizar negativamente en la empresa.
1.2.2.1 Influencias Macro ambientales
1.2.2.1.1 Factor Político
El país atraviesa por cambios políticos profundos establecidos, que va desde el surgimiento de una
nueva Constitución hasta tomar medidas en base a decretos, enmiendas que inciden enormemente
en el servicio de la transportación o fletes internacionales, las restricciones a las importaciones,
mientras que las exportaciones mantendrán preferencias arancelarias en la Unión Europea, es por
eso que EXPERTS HANDLING CARGO S.A., se ha centralizado por el servicio de exportación y
embarques del sector florícola, con sus clientes potenciales de Rusia.
En el cual la empresa ha provechado para el crecimiento de la misma, y beneficio para el país.
En otros aspectos, por las reformas gubernamentales se ha creado la incertidumbre que existe en el
ambiente permite que los empresarios no quieran invertir mayormente por temor a alcanzar
pérdidas que pongan en riesgo la estabilidad de sus negocios. El sector importador atraviesa una
seria preocupación originada en el gobierno central, donde ya se ve en el mercado nacional sus
primeras incidencias;
- Disminución de la oferta de productos
- Precios más altos
- Perdida de fuentes de trabajo
La conflictividad política del país, la centralización de poder, la falta de políticas fiscales y
económicas, la falta de una planificación estructural, no brindan oportunidades a los empresarios, a
nuevos inversionistas, a la estabilización de los precios, a la creación de fuentes de trabajo.
Las decisiones que actualmente se toman en el gobierno del Presidente Economista Rafael Correa
son tomadas frívolamente de acuerdo a su estado de ánimo, sin ninguna discusión constructiva ni
un análisis que establezca los beneficios y las desventajas que produzcan sus acciones al país.
Este gobierno quiere cubrir su brecha de desfinanciamiento del presupuesto del Estado y la falta de
liquidez con su política fiscal de creación y fomentar los tributos que desfinancian a las empresas
disminuyendo su liquidez afectando profundamente su capital de trabajo.
28
1.2.2.1.2 Factor Económico
Es la capacidad que la empresa tiene para ser competitiva, mostrar los niveles de crecimiento,
habilidad para solucionar sus problemas de financiamiento, mayor estructura que desemboque en la
creación de nuevos puestos de trabajo, el ámbito macroeconómico es de suma importancia para
evaluar las condiciones en que desarrolla sus actividades.
El desarrollo de la tecnología ha permitido ser más eficientes, mejorar la capacidad de respuesta,
reducir costos, dar seguimiento continuo a los embarques desde cualquier parte del mundo y
mantener en constante comunicación a los Clientes- EXPERTS HANDLING CARGO S.A.-
Proveedores.
La volatizada de los precios con tendencia creciente influye negativamente en la capacidad de
adquirir del consumidor final, hoy cada persona visiblemente afectado por estos incrementos no
consume en los niveles esperados contrayéndose la demanda a una oferta disminuida.
Las operaciones de la empresa se generan mayormente en el exterior, sus rubros que componen el
detalle de la facturación se originan fuera de las fronteras del país, y sus costos en el interior de la
nación son mínimos, esto quiere decir que al facturarle al cliente nacional la mayor parte no grava
el 12% del Impuesto al Valor Agregado, reportando sus ventas mensuales enormemente mayor sin
IVA.
Este es un efecto que contribuye a disminuir el margen de utilidad de la empresa, porque al
momento de realizar las declaraciones de pago del Impuesto al Valor Agregado, no constituye la
totalidad del IVA pagado en el mes como crédito tributario, sino que de acuerdo a la ley se le
calcula en base a un factor, que históricamente en la empresa este factor es del 0.04%
Factor de Proporcionalidad Para crédito Tributario de IVA
La sumatoria de:
Ventas Locales (excluye activos Fijos) gravados Tarifa 12%
(+) Ventas de activos Fijos gravados Tarifa 12%
(+) Ventas Locales (excluye activos Fijos) gravadas tarifa 0% que da derecho
a crédito tributario.
(+) Ventas de activos Fijos gravadas tarifa 0% que da derecho a crédito tributario
(+) Exportaciones de Bienes
(+) Exportaciones de Servicios
Dividido para:
Total Ventas y Otras operaciones
= Factor de Proporcionalidad para Crédito Tributario
1.2.2.1.3 Factor Tecnológico
La tendencia en el Ecuador con respecto a otros países de la región en la adquisición de nueva
tecnología se encuentra rezagada, pero dispone de tecnología necesaria para la realización de las
actividades de la empresa que contribuyen enormemente a viabilizar más efectivamente su campo
de acción.
La tecnología que cuenta la empresa es:
- Internet Banda Ancha.
- Correo seguro.- Correo de la Aduana.
- Software de conexión con la SENAE (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador)
29
- Telefonía Móvil para la comunicación entre el personal que labora fuera de las instalaciones de la
empresa y la comunicación urgente entre los Clientes- EXPERTS HANDLING CARGO S.A.-
Proveedores.
- Dos sistemas informáticos:
a.- Sistema contable de adquisición nacional denominada FENIX.
b.- Sistema para el área de operaciones de embarque, coordinación y facturación; también
adquisición nacional, denominado SE2GUIAS.
- Computadoras de escritorio.
- Computadoras personales.
- Conexiones en red para la fluidez de la información al interior de la empresa.
- Correo empresarial.
- GPS en los camiones
- Termo King
con sus respectivos equipamientos tecnológicos como GPS, termo King, software que hace que
toda la información se encuentre actualizada y por medio del internet, puede ingresar o conocer la
situación de su embarque, así protegiendo y dando seguridad a las mercancías que transportan; para
la llegada a cualquier parte del mundo.
La empresa encaminada hacia el enfrentamiento de nuevos retos le llevó a invertir en la nueva
tecnología al adquirir el programa SE2GUIAS. En base a un análisis se dedujo que este programa
será una herramienta básica para la implementación del nuevo proceso en las operaciones, para
mayor control de las guías aéreas de embarques realizadas, y dar así confianza a los clientes, del
buen servicio que se realiza.
El uso de la tecnología de la comunicación ha reducido significativamente el costo operativo y
proporciona rapidez en el envío de la comunicación, transporta y llega en cuestión de segundos
hacia su destinatario con seguridad, el mejor aprovechamiento de estos recursos garantizará mayor
eficacia en los procesos internos y externos de la compañía para incrementar su productividad y
lograr alcanzar las metas programadas.
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. entre su tecnología cuenta con el sistema ATN Web,
SE2GUIAS, que permite ingresar sus guías y darle la mejor estabilidad para su información,
ingrese su usuario y contraseña para de esta manera poder ingresar a la información y seguimiento
del envío de su embarque, para de esta manera el cliente pueda tener conocimiento y monitoreo de
la misma; adicional para control de las exportaciones también se cuenta con el sistema
ECUAPASS, es el sistema con el cual el Servicio Nacional de Aduanas facilita los procesos del
comercio exterior, para que sean más fáciles y seguros, ya que con la firma electrónica se puede
realizar los trámites desde cualquier lugar por medio de un dispositivo que permite operar de
manera segura.
1.2.2.1.4 Factor Social
Ecuador es uno de los países exportadores de flores en el mundo, pero también netamente
importador, tiene gran influencia las medidas fiscales ejecutadas por el gobierno a las restricciones
sobre las importaciones, según el gobierno se busca apoyar a la producción nacional en detrimento
de los productos elaborados en otros países inclusive dentro del Pacto Andino. (Venezuela,
Colombia, Perú, Bolivia).
Estas medidas están creando la pérdida del poder adquisitivo en especial de la clase pobre y clase
media, ya que cada vez demandan menos y se limitan a adquirir única y estrictamente lo necesario.
30
La mayor parte de la economía nacional generadora de fuentes de empleo está conformada por
pequeñas y medianas empresas, proporcionando empleo a la masa de la población económicamente
activa, estas empresas cuentan con recursos limitados y estructuras débiles que ante cualquier
fenómeno económico o político, atraviesen dificultades que no puedan mantenerlo, ocasionando el
despido del personal e inclusive tomando medidas radicales como la quiebra y cierre del negocio.
La población en el Ecuador tiene más confianza en los productos importados que el producto
nacional, considera que lo nacional son productos desechables por lo tanto de menor calidad que el
importado, el precio de los productos importados de consumo masivo generalmente tienden a ser
de menor costo, hasta esta serie de medidas tomadas por el gobierno que encarece y limitan la
oferta de las mercancías importadas.
El incremento de los precios y la estabilidad de los sueldos y salarios provocan la estatización de la
economía reduciendo el acceso a las mercancías de la gran masa de ecuatorianos.
La desconfianza de los grandes inversionistas y de las transnacionales en el Ecuador gracias a las
medidas tomadas por el gobierno central y la Asamblea Nacional son los responsables que no
coloquen dinero fresco en el país ni creen nuevas empresas que apalee el desempleo que según
cifras oficiales la tasa de desempleo del tercer trimestre, que se ubica en 4,6%, en comparación con
el segundo trimestre que fue del 5,2%. (Según datos del INEC).
1.2.2.1.5 Factor Legal
Los factores legales establecen las reglas del juego en el que se desenvuelven las empresas. En todo
sistema económico, y que deben cumplir una serie de funciones enmarcadas en normas y
regulaciones. La cantidad e intensidad de las mismas oscila enormemente entre los diversos
sectores y organizaciones.
Su constitución se efectuó el 13 de noviembre de 2.008 con un Capital Autorizado y Suscrito de
USD 20.000.00 (VEINTE MIL DOLARES AMERICANOS), en el cual el Capital Suscrito de la
Compañía es de USD 10.000.00 (DIEZ MIL DOLARES AMERICANOS); EXPERTS
HANDLING CARGO S. A. se encuentra regulada por entidades de control tales como; la
Superintendencia de Compañías, El Servicio de Rentas Internas, El Municipio de Quito, Servicio
Nacional de Aduanas; la empresa cumple con todas las disposiciones legales imperantes en el
Ecuador y sus regulaciones que permiten su funcionamiento.
Se encuentra legalmente autorizada para operar en el Ecuador y registrada en la SENAE (Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador), a la cual la empresa cumplió una serie de trámites y procesos de
inspecciones para ser autorizados y otorgados para realizar sus operaciones.
Los factores legales establecen las reglas del juego en el que se desenvuelven las empresas. En todo
sistema económico, se cumplen una serie de funciones enmarcadas en normas y regulaciones. La
cantidad e intensidad de las mismas oscila enormemente entre los diversos sectores y
organizaciones.
El Estado interviene en la economía de un país mediante la política monetaria y fiscal, así como
mediante regulaciones de distintos mercados como el laboral (salarios mínimos, ley de huelga,
derechos y obligaciones del trabajador y empresario, contratación temporal, etc.) y los mercados
financieros.
1.2.2.2 Influencias Microeconómicas
1.2.2.2.1 Clientes
31
Es importante analizar y conocer la demanda que existe en el mercado de las empresas y de los
clientes potenciales, la empresa se ha centralizado exclusivamente en el servicio de exportación
especialmente del sector florícola, y esporádicamente en la exportación de artesanías.
La empresa posee clientes nacionales y extranjeros, que se desempeñan como comercializadores de
flor hacia sector de Europa al país de Rusia.
El cliente tiene confiabilidad y respaldo que la empresa les proporciona en base a los siguientes
factores:
- Servicio de calidad
- Dotar de espacio físico en las aerolíneas para la mercancía de cada uno de los clientes de
acuerdo a sus requerimientos ya sean diarios o semanales, y en temporada alta de
exportación.
- Manejo de los documentos de exportación como son fitosanitarios, certificados de origen,
facturas comerciales acorde a cada necesidad.
- Crédito
- Rapidez en el servicio
- Respaldo empresarial
- Eficiencia en las operaciones
Los Clientes de EXPERTS HANDLING CARGO S. A. son:
ELINISA
AZERIROSES
LAYROSE
KOR
La finalidad de la empresa es mostrar la mejor imagen que represente para el cliente, confianza,
respaldo y eficiencia en las operaciones.
1.2.2.2.2 Proveedores
EXPERTS HANDLING CARGO S. A. cuenta con proveedores quienes suministran productos y
servicios diferenciados, logrando así una relación de cooperación que da como resultados
transaccionales más baratas, y mejor calidad de servicios.
Los proveedores en el Ecuador, para las operaciones constituyen las líneas aéreas, estos pagos se
los hace de contado, o de acuerdo a convenios crédito desde 15 días hasta 30 días.
Los proveedores locales son aquellos por los servicios básicos, de las oficinas de Quito, los que
proporciona suministros de oficina, servicios de correo para entregas nacionales e internacionales.
EXPERTS HANDLING CARGO S. A. opera con:
FLOWERCARGO S. A.
OTRANSEC S. A.
LATAM CARGO
CARGOLUX
EMIRATES
ATLAS
KLM CARGO
PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
32
TEOJAMA COMERCIA S. A.
REENCAUCHADORA ANDINA S. A.
COLDCHAIN CIA LTDA
AMC DEL ECUADOR
SUPER PACO
DILIPA
Las buenas relaciones entre los proveedores y EXPERTS HANDLING CARGO S. A. permiten
que la empresa goce de beneficios agregados tales como: mejores condiciones de créditos,
conseguir espacio físico para mercancía en rutas seguras, tarifas competitivas con las aerolíneas
para el envío de perecibles, y adicionalmente efectuar alianzas estratégicas.
1.2.2.2.3 Competencia
En el Ecuador las empresas que se dedican a prestar el servicio de consolidación de carga
internacional han crecido en la última década, pero es importante destacar que el número de
empresas exportadoras de carga aérea internacional también aumentó, se establecieron nuevas
estrategias para captar a nuevos y potenciales clientes con servicios que no adquieran en otras
empresas grandes o con mayor estructura, como el trato preferencial, la comunicación constante
con el cliente manteniéndole al tanto a todo momento de su embarque.
La empresa es relativamente pequeña comparada con las otras empresas transnacionales de mayor
estructura, sin embargo es importante destacar que se está convirtiendo en una de las de mayor
crecimiento sostenido.
En relación con los precios, si bien la empresa dispone de precios sobre los valores de la
competencia para Europa, es una de nuestras zonas que se exporta con frecuencia y con altos
volúmenes por el servicio y la confianza de los clientes.
EXPERTS HANDLING CARGO S. A. sus principales competencias son:
ECUCARGA
DIRECT CARGO
G G CARGO
PACIFIC AIR CARGO
EBF CARGO
1.3 FODA
1.3.1 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES, AMENAZAS
Es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que nos ayuda a saber
en qué estado se encuentra y que factores externos la afectan. (Carreto, 2007)
FORTALEZAS
Son cualidades que funcionan como diferenciadores y son ventajas con respecto a la competencia.
OPORTUNIDADES
33
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables permiten obtener ventajas
competitivas.
DEBILIDADES
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable o desventaja frente a la competencia
recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
AMENAZAS
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la
permanencia de la organización.
34
Tabla 1.3 MATRIZ FODA
ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO
FORTALEZAS
F1: Personal calificado y especializado para
realizar el proceso (logístico de exportación) o
del envío de los embarques las 24/7 y todos los
días del año.
F2: Tener varios años de experiencia de alto
nivel en los servicios de transporte de carga
aérea en el Ecuador, especialmente en la
exportación de flores hacia el mercado ruso.
F3: Envío seguro de carga hacia Europa con
vuelos directos desde el Ecuador hacia el lugar
de su destino; gracias a las buenas relaciones
comerciales con las Aerolíneas.
F4: Comunicación constante con los clientes y
proveedores.
F5: Clientes fieles
F6: Servicio personalizado a cada cliente ya que
conocen sus necesidades.
OPORTUNIDADES
O1: Abrir nuestros servicios al
extranjero, trabajar conjuntamente
con empresas extranjeras y tratar la
posibilidad de abrir filiares.
O2: Posibilidades de Exportaciones
O3: Mercado mal atendido
DEBILIDADES
D1: No pertenecer al ente regulador de
Agencias ante IATA, CASS, para obtener
beneficios.
D2: La empresa no cuenta con un plan
estratégico
D3: Infraestructura limitada
D4: El capital de trabajo es mal utilizado, y no
se da una inversión en la publicidad a nivel
nacional como internacional.
D5: No tener un departamento de ventas, para
captar más clientes.
D6: Infraestructura limitada
D7: La empresa no cuenta con un Sistema de
Control Interno Contable Administrativo.
AMENAZAS
A1: Competidores con más trayectoria y solidez
en el mercado que presenten mejores tarifas de
servicios.
A2: Incremento de impuestos y restricciones a
las exportaciones.
A3: Competencia desleal y muy agresiva.
A4: Estar vulnerable a que la carga se
contamine o involucrarse con el tráfico de
sustancias estupefacientes y sicotrópicas,
relacionados con el narcotráfico.
35
Estrategias:
E1: Diferenciación costo/beneficio.
E2: Diversificación del mercado para envíos de medios de transporte marítimos.
E3: Capacitación para la venta y promoción de los servicios, (asesoría sobre la consolidación de
carga internacional).
E4: Beneficios de la consolidación de la carga internacional.
E5: Seguridad y rapidez en el manejo de importaciones y exportaciones.
E6: Recojo de carga desde el proveedor hasta el puerto de embarque o a los cuartos fríos.
E7: Servicio de transporte interno de carga en destino.
E8: Servicio ágil en inspección de carga en nuestras instalaciones de origen.
36
CAPÍTULO II
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
2.1. EVOLUCIÓN DEL CONTROL INTERNO
El control interno es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento de
carácter arbitrario, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de
empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a
empleado.
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de las empresas, de su
efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar las
alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.
Además por los cambios tecnológicos, las aplicaciones económicas y por la llamada globalización
de la economía, las organizaciones han venido evolucionando rápidamente, y por ello los riesgos
han incrementado, y por ende los controles han tenido que modificarse, estableciendo mecanismos,
normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones, con personal
técnicamente preparado.
2.2. GENERALIDADES
El control interno es necesario dentro de una entidad, pero más importante es conocerlo como
una técnica de ayuda al control del sistema administrativo - financiero de la empresa Agencia de
Carga Internacional EXPERTS HANDLING CARGO S. A.
2.2.1 DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO.
El control interno según las Normas y Procedimientos de Auditoría en su glosario técnico lo define
como:
"Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar
una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".
a. Según (Whittington & Pany, 2005, pág. 212)
El propósito básico del control interno es el de promover la operación eficiente de la organización.
“Control interno son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la
malversación de activos como los informes financieros fraudulentos”.
Estos pueden ser:
1. Proteger los activos en contra el desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente.
2. Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables y de operación.
37
3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía.
4. Evaluar la eficiencia de las operaciones, u otros.
Esta definición indica que el control interno es mucho más que un instrumento dedicado a la
prevención de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso administrativo.
Constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración, particularmente en
empresas de gran volumen de actividades o de operaciones, ya que es responsabilidad de todos y de
cada uno de las personas que trabajen en la entidad, desde cada dirigente hasta el trabajador más
simple.
b. E l Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA).
Definió el control interno de la siguiente manera:
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar
la exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia
operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración (Comité de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores
Públicos, 1949)
Según este concepto los objetivos básicos son:
1. Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la entidad.
2. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
3. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
4. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
c. Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).
“En su sentido más amplio la estructura del control interno consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para lograr los objetivos específicos de la entidad. Esta estructura
consiste en tres elementos: Ambiente de Control, Procedimiento de Control y Sistema Contable”.
d. Seminario Internacional de Auditoria.
Este evento, se llevó a cabo en Austria en 1991 bajo el Auspicio de la Organización de las
Naciones Unidas (ONU) y define el control interno como:
“El plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados adoptados dentro de una
empresa para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus
datos contables, promover eficientemente las operaciones y estimular la observancia de las
políticas”.
Este concepto de control interno se extiende a toda la empresa.
2.2.2 TIPOS DE CONTROLES.
(Rodríguez Valencia, 2003, págs. 398-399) expone que en una organización se pueden implantar
controles de tres formas:
38
1. Control previo.
Este control intenta anticiparse a los problemas o desviaciones de las normas con anticipación a su
ocurrencia. Previene los problemas de manera anticipada. Es un tipo de control que está dirigido al
futuro.
2. Control concurrente.
Este ocurre, cuando está teniendo lugar una actividad. El control se establece mientras el trabajo se
realiza, la administración puede corregir los problemas, antes de que se vuelvan demasiado
costosos. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un
administrador supervisa las acciones de un subalterno, el administrador puede verificar de forma
concurrente las actividades de los subalternos y corregir los problemas que puedan presentarse.
3. Control posterior o de retroalimentación.
Este es el tipo de control más común en la práctica y es histórico. Esto es, la actividad medida ya ha
ocurrido, y es posible regresar para corregir el desempeño, para igualarlo a la norma. En cambio las
correcciones deben ocurrir después del hecho.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador
tiene la información el daño ya está hecho.
2.2.3 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL INTERNO.
El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales, y su
efectividad depende de la formación recibida. Para lograr resultados óptimos de los sistemas de
control, los mismos deben poseer ciertas características que son los siguientes:
1. Deben ser oportunos
2. Seguir una estructura orgánica
3. Ubicación estratégica
4. Un control debe ser económico
5. Revelar tendencias y situaciones.
6. Hacer resaltar la excepción
2.2.4 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
En un sentido amplio el control interno incluye controles que pueden ser catalogados como
contables o administrativos.
2.2.4.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.
El control interno administrativo es el plan de organización que adopta cada empresa, con
sus procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el
establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
1. Mantenerse informado de la situación de la empresa.
2. Coordinar sus funciones.
3. Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.
4. Mantener una ejecutoria eficiente.
5. Determinar si la empresa está operando de acuerdo a las políticas establecidas (Estupiñan
Gaitán, 2006, pág. 7)
39
2.2.4.2 CONTROL INTERNO CONTABLE.
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge
como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
1. Que todas las operaciones se registren oportunamente, por el importe correcto, en las
cuentas apropiadas y en el periodo contable en el que se llevan a cabo, con el fin de
permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los
activos.
2. Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando
cualquier diferencia para adoptar la apropiada acción correctiva.
3. Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de
la administración.
4. Que el acceso de los activos se permita solamente con autorización administrativa.
(Estupiñan Gaitán, 2006, págs. 7-8)
2.2.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.
Los elementos básicos que conforman el control interno técnicamente son:
1. Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de
autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados y
que asegure las funciones de registro y custodia.
2. Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para
registrar sus resultados en términos financieros.
3. Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad
de personas dentro de la organización.
4. Personal en todos los niveles con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para
cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
5. Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
6. Una unidad efectiva de auditoría independiente.
2.2.6 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO.
El control interno se debe diseñar tomando en cuenta los siguientes principios:
1. Principio de igualdad.
Se refiere a que el Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la organización
estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.
2. Principio de moralidad.
Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización,
sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad. Los valores morales surgen
primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el
respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores
morales perfeccionan al hombre en lo más íntimamente humano, haciéndolo más humano, con
mayor calidad como persona.
3. Principio de eficiencia.
Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o
servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
disponibles.
4. Principio de economía.
Alerta que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas
de la organización.
40
5. Principio de celeridad.
Uno de los principales aspectos sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por
parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
6. Principios de imparcialidad y publicidad.
Obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie
pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades
como en acceso a la información.
7. Principio de valoración de costos ambientales.
La reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un valor importante en la toma
de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las
cuales su operación pueda tenerlo.
8. Principio del doble control.
Una operación realizada por un trabajador en determinado departamento, sólo puede ser aprobada
por el supervisor del control interno, si esta operación ya fue aprobada por el encargado del
departamento. Cuando se efectúa la asignación de funciones, hay que tener presente que el trabajo
que ejecuta un individuo, sea el complemento del realizado por otro, el objetivo es que ninguna
persona debe poseer el control total.
2.2.7 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (COSO I y II, CORRE, MICIL).
2.2.7.1 CONTROL INTERNO COSO I (Informe de Organismos Patrocinadores).
El informe elaborado por el COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS, (Informe de
Organismos Patrocinadores) conocido como informe COSO, por sus siglas en inglés, fue publicado
en los Estados Unidos en 1992. Este Comité surgió como una respuesta a las inquietudes que
planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la
temática referida al control interno y, como una herramienta para promover la responsabilidad,
transparencia y la honestidad de la gestión de los administradores de los recursos públicos y
privados.
El Informe COSO define al control interno como:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración
y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras
a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías:
-Efectividad y eficiencia de las operaciones.
-Confiabilidad de la información financiera.
-Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Mantilla B, 2005, pág. 14)
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales como:
1. El control interno es un proceso. constituye un medio para un fin, no es un fin en sí mismo.
2. El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y
formas, sino personas en cada nivel de una organización.
3. Del control interno puede esperarse que se proporcione solamente seguridad razonable, no
seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad.
4. El control interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías
separadas pero interrelacionadas.
41
Componentes del control interno según el Informe COSO I.
El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de
la manera como la administración dirige un negocio...tales componentes son:
1. Ambiente de control.
La esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera.
La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas
descansan.
2. Valoración de riesgos.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales
deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de
objetivos.
3. Actividades de control.
Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se
están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como
necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la identidad.
4. Información y comunicación.
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la
identidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y
controlar las operaciones.
5. Monitoreo.
Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones.
De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las
condiciones lo justifiquen. (Mantilla, 2005, pág. 18)
2.2.7.2 CONTROL INTERNO COSO II (Gestión de Riesgos Corporativos - Marco
Integrado).
El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, a partir del 01 de enero del
2005 formalizó el llamado COSO II para la práctica de la Administración de Riesgos Empresariales
E.R.M. bajo 8 componentes (análisis del entorno interno, definición de objetivos, identificación de
eventos, valoración de riesgos, respuesta al riesgo, actividades de control, información-
42
comunicación y monitoreo), siempre con el afán de promover la adopción de estrategias que
permitan el logro de los objetivos institucionales y de todos los niveles de la organización en un
ambiente de transparencia y honestidad.
El Marco Integrado COSO II define al control interno como:
Un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la
entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento,
diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para
administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer
seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad (Estupiñan Gaitán,
Control Interno y Fraudes, 2006, págs. 64-66)
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
• Un proceso, es un medio para un fin, no un fin en sí mismo.
• Realizado por gente, no es solamente política, estudio y forma, sino que involucra gente en cada
nivel de una organización.
• Aplicado en la definición de la estrategia.
• Aplicado a través de la administración en cada nivel y unidad.
• Diseñado para identificar los eventos que potencialmente afectan la entidad y para administrar los
riesgos dentro del apetito por los riesgos.
• Provee seguridad razonable para la administración y para la junta de una entidad.
• Orientado al logro de los objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas.
Componentes de la Administración de Riesgos Empresariales (Informe COSO II).
El riesgo empresarial es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte el cumplimiento
de los objetivos, en los procesos, en el personal y en los sistemas internos generando
pérdidas.
Los riesgos se clasifican en cuatro grandes tipos, el riesgo de reputación, el riesgo de
mercado, el riesgo de crédito y el riesgo operacional en todas sus divisiones.
Como formalidad de prevención, detección y mitigación a dichos riesgos, el E.R.M.
determinó 8 componentes interrelacionados, los cuales muestran como la alta gerencia
opera un negocio y como están integrados dentro del proceso administrativo en general,
ellos son:
1) El entorno interno;
2) Definición de objetivos;
3) Identificación de eventos;
43
4) Valoración de riesgos;
5) Respuesta al riesgo;
6) Actividades de control;
7) Información y comunicación; y,
8) Monitoreo
(Estupiñan Gaitán, 2006, págs. 67-68)
1. El entorno interno.
Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R.M., creando disciplina y organizando
adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como
también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los
riesgos.
Además este componente, influye en el diseño y funcionamiento de las actividades de control, de
los sistemas de información y comunicación y del monitoreo de las operaciones...
2. Definición de objetivos.
Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, relacionados,
alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan
efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación
de reportes internos o externos financiera y no financiera, como la de cumplir con las leyes y
regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados.
3. Identificación de eventos.
La alta gerencia reconoce normalmente que existen incertidumbres que no se pueden reconocer con
certeza cuándo, dónde y cómo ocurrirá un evento, o si ocurrirá su resultado, existiendo factores
internos y externos que afectan la ocurrencia de un evento.
4. Valoración de riesgos.
Le permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logro de los
objetivos. La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad e impacto, con base
en datos pasados internos y externos.
5. Respuesta al riesgo.
Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y
el impacto. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su
beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que mas reporta las posibilidades del
riesgo. Las respuestas caen dentro de las categorías de evitar reducir compartir y aceptar el riesgo.
6. Actividades de control.
Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera
apropiada las respuestas al riesgo, y hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta
lograr sus objetivos. Se clasifican en controles generales y de aplicación.
7. Información y comunicación.
Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una
franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades.
8. Monitoreo.
Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la
calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing (en
marcha) o a través de evaluaciones separadas.
44
2.2.7.3 CONTROL INTERNO CORRE (Control de los Recursos y los Riesgos-Ecuador).
El control interno CORRE surgió como Proyecto Anticorrupción ¡Sí Se Puede!, contó con el
financiamiento de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), con
el fin de apoyar al Ecuador en la lucha contra la corrupción, ya que considera que es el medio más
eficaz para prevenir o identificar oportunamente errores o irregularidades.
El CORRE toma como base los tres informes COSO II, COSO Y MICIL, para su presentación,
Además, procura que su adaptación a la realidad ecuatoriana y la simplificación de los contenidos,
facilite su comprensión y aplicación.
Con pequeñas modificaciones al concepto general de COSO, al control interno se define como:
Un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes características:
1. Honestidad y responsabilidad,
2. Eficacia y eficiencia en las operaciones,
3. Fiabilidad de la información,
4. Salvaguarda de los recursos; y,
5. Cumplimiento de las leyes y normas (Jimwes, 2006)
Componentes del control de los recursos y los riesgos-ecuador (CORRE).
Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus componentes,
agrupados en el siguiente orden:
1. Ambiente Interno de Control
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificación de Eventos
4. Evaluación de Riesgos.
5. Respuesta a los Riesgos
6. Actividad es de Control
7. Información y Comunicación
8. Supervisión y Monitoreo
45
2.2.7.4 CONTROL INTERNO MICIL (Marco Integrado de Control Interno
Latinoamericano).
En una primera etapa el marco integral del control interno fue desarrollado por los auditores
externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y las
registradas a partir de su evaluación.
Con el desarrollo de las funciones de control y auditoria profesional, las organizaciones han llegado
a constituir las Direcciones Ejecutivas de Auditoría Interna (DEAI) de las entidades y empresas,
cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la
evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos
para los cuales se creó la entidad.
Las Normas para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna (NEPAI) emitidas por el Instituto
de Auditores Internos de los Estados Unidos de América, obligatorias para los profesionales a
partir de enero del 2002, incluyen la definición del Control Interno tomada del Informe COSO y los
cuatro objetivos del control interno de las entidades.
El modelo MICIL define al control interno como:
El proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de una organización para
asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la
confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos y el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias (Noemi, 2012)
Los componentes del MICIL.
Los componentes de control interno son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del
MICIL de una organización o de una actividad importante y son:
1. Ambiente de control y trabajo.
2. Evaluación de riesgos.
3. Actividades de control.
4. Información y comunicación.
5. Supervisión.
46
A continuación se realiza una comparación de los componentes del sistema de control y gestión de
riesgos.
CUADRO COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE RIESGOS
COSO I COSO II CORRE MICIL
1. Ambiente de
Control
1. Ambiente de
Control
1. Ambiente de
Control
1. Ambiente de
Control
2. Valoración de
riesgos.
2. Valoración de
riesgos.
2. Valoración de
riesgos.
2. Valoración de
riesgos.
3. Actividades de
control.
3. Actividades de
control.
3. Actividades de
control.
3. Actividades de
control.
4. Monitoreo. 4. Monitoreo. 4. Monitoreo. 4. Monitoreo.
5. Información y
Comunicación
5. Información y
Comunicación
5. Información y
Comunicación
5. Información y
Comunicación
6. Definición de
objetivos
6.Definición de
objetivos
7. Identificación de
Eventos.
7. Identificación de
Eventos.
8. Respuesta al
Riesgo.
8. Respuesta al
Riesgo.
2.2.8 OTROS TIPOS DE CONTROL.
a. Control gerencial.
Está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus acciones y
comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organización.
La gerencia de la organización es responsable de este tipo de controles.
Los elementos del control gerencial interno son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
Sistemas de administración participativa.
Comunicaciones abiertas
Motivación.
b. Control Operativo de Gestión
Se trata de procedimientos diseñados para tener un control permanente sobre los procesos con el fin
de velar por el mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidad que sirvan como base
de comparación con lo presupuestado.
El control de gestión debe incluir el fomento de los principios de economía, eficiencia y eficacia
en todas las actividades para producir el máximo de utilidades.
Los elementos del control operativo de gestión son:
Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad.
Fijación de indicadores de gestión.
Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.
Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.
Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización mediante un sistema que
provea mecanismos de control de las operaciones a corto, mediano y largo plazo.
Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.
47
Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a los funcionarios.
Un sistema de informes para los niveles de la administración y los niveles de operación, basado en
los datos de los registros y documentos contables y presupuestarios, diseñados para presentar un
resumen informativo de las operaciones, así como para informar a la administración los factores
favorables y adversos.
c. Control Presupuestario
Es una herramienta técnica en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección por
objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada
rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se
puede controlar recurriendo al control presupuestario.
Este control consiste en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del
periodo, rubro por rubro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones y adoptar las medidas
correctivas que corresponden.
Los elementos del control presupuestario son:
Un presupuesto.
Una constatación de las realizaciones.
. Un aviso de las desviaciones producidas y las recomendaciones de las medidas correctivas que se
deban adoptar.
d. Control de Informática
Está orientado a lograr el uso apropiado de la tecnología y la informática como instrumentos de
control, su objetivo será mantener controles automatizados, efectivos y oportunos sobre las
operaciones.
Los elementos del control de informática son:
Definición clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar y de los niveles de
personal que podrán realizarlos.
Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.
Medidas de seguridad en las transacciones.
2.2.9 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
2.2.9.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN
La evaluación del control interno es la estimación del Auditor, hecha sobre los datos que ya conoce
a través del estudio y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese
da en el control interno al suministrarse en la empresa, la confianza sobre los mismos.
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza de las
pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que deba dar
a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar
para obtener los resultados más favorables posibles (González, 2002)
Los métodos de evaluación del control interno se los realiza a base de ciertas técnicas entre las más
conocidas están:
a) Método Descriptivo
b) Método Gráfico
48
c) Método de Cuestionario
a) Método Descriptivo
Es la descripción detallada de los procedimientos y de las características de sistema en cada área.
Comenta documentos, archivos, que se utilizan en un área.
Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los
cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y
cargos o por registros contables. Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad
y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características:
Origen de cada documento y registro en el sistema.
Cómo se efectúa el procesamiento.
Disposición de cada documento y registro en el sistema.
Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de
control. (Cuellar, 2003)
En el método descriptivo la información se obtiene y se prepara por departamentos, operaciones,
procesos, además se debe detallar por escrito los métodos contables, administrativos; mencionando
los registros contables utilizados por la empresa y empleados. La descripción debe hacerse de tal
manera que las actividades sigan el curso en todas las unidades o departamentos que intervienen.
Una desventaja de utilizar este método es que pueden pasar inadvertidas algunas situaciones
anormales.
b) Método Gráfico
Consiste en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas, así como los
procedimientos a través de sus distintas divisiones y actividades, utilizando símbolos
convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos.
Entre las ventajas que presenta este método de evaluación del sistema de control tenemos:
- Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos.
- Permite al evaluador una visión panorámica de los distintos procedimientos.
- Identifica las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo.
- Facilita la presentación de recomendaciones y sugerencias sobre asuntos financieros y operativos.
- El resguardo de los procedimientos aplicados y de la evidencia recogida.
- Permite la realización del trabajo de forma ordenada y sistemática facilitando la delegación y
supervisión de tareas.
- Sirve de base para la realización de trabajos futuros.
Tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos, flechas,
cuadros, figuras geométricas. En estos dibujos deben representarse departamentos, formas, archivos, etcétera, para indicar y explicar los flujos de las operaciones.
La preparación de gráficas de flujo de operaciones, descripciones narrativas así como la
enumeración de técnicas de control, requiere conocimientos de los sistemas, procedimientos y
controles de la empresa con respecto a una determinada clase de hechos económicos.
49
Las gráficas de flujo y las descripciones narrativas no tienen que ser necesariamente preparadas por
un auditor. A este respecto, es recomendable que se aliente a la empresa para que su personal
calificado ejecute este trabajo y obtenga o actualice todo el material de respaldo al expediente
continuo de auditoría.
Para el personal del equipo de auditoría que prepare la gráficas de flujo, ya sea que utilice las
descripciones narrativas o los cuestionaros, es muy importante que conozca cómo fluye un hecho
económico desde su inicio hasta su inclusión en los estados financieros, a saber:
· Cómo se conoce.
· Cómo se acepta en una transacción.
· Cómo se procesa.
· Cómo se informa.
· Cómo se relaciona con las fuentes de datos y con los enlaces con otros ciclos de transacciones.
“Definir el flujo para poder clasificarlas adecuadamente puede ser una labor difícil en un ambiente
complejo. En algunos casos, las transacciones relativas pueden pasar a través de ciertos
departamentos y guardarse temporalmente en archivos dependientes.” (AdXpansion, 2008)
A continuación se detalla la simbología utilizada en los diagramas de flujo:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
INICIO Y FINAL DEL FLUJO: Indica el
principio o el fin de flujo, puede ser acción o
lugar; se utiliza para indicar una unidad
administrativa, o persona que recibe o proporciona
información.
PROCESO / ACTIVIDAD: Describe las
funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
DOCUMENTO: Representa cualquier
documento que entre, se utilice, se genere o salga
del procedimiento.
DECISIÓN O ALTERNATIVA: Simboliza el
hecho de realizar una selección o la toma de
decisión específica de acción.
DATOS: Personaliza cualquier tipo de
introducción de datos en la memoria desde los
periféricos o registro de información procesada en
un periférico.
50
ARCHIVO: Indica que se guarda un documento.
DEPÓSITO PROVISIONAL O ESPERA:
Muestra la demora en el desarrollo de los hechos.
CONECTOR: Demuestra que intervendrá un
tercero que no es parte del proceso o entidad.
TARJETA: Representa cualquier tipo de tarjeta
perforada que se utilice en el procedimiento.
LÍNEAS DE FLUJO: Es la dirección que va
tomando el proceso
TRANSPORTACIÓN: Indica el movimiento de
personas, material o equipo.
CONECTOR DE PÁGINA: Representa una
conexión o enlace con otra hoja diferente, en la
que continúa el diagrama de flujo.
OPERACIONES MANUALES: Se constituye la
realización de una operación o actividad en forma
específicamente manual.
DOCUMENTO CON COPIA: Documento
original con copias.
OPERACIÓN E INSPECCIÓN: Indica la
verificación o supervisión durante las fases del
proceso, método o procedimiento de sus
componentes.
INTERCONEXIÓN: Sirve para la conexión con
otro procedimiento.
51
c) Método de Cuestionarios
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las
debilidades y fortalezas del sistema de control interno; estos cuestionarios se aplican a cada una de
las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar.
Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde
pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del
sistema en vigencia en la empresa.
“Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia
de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier
empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben
relacionar con su objeto social” (Cuellar, 2003)
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo por su facilidad.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún
procedimiento se alteró, descontinuó o existe alguna debilidad en el mismo.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas:
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una
idea completa del porqué de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento
clave de la entidad, el humano.
2.2.9.2 TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Son herramientas o métodos prácticos de investigación que utiliza el auditor para obtener la
evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.
De acuerdo a lo estipulado en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas “Se debe obtener
evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación, indagación y confirmación
para proveer una base razonable que permita la expresión de una opinión sobre los Estados
Financieros sujetos a auditoria”.
La técnica es un detalle de procedimientos, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o
arte.
En la auditoría, las técnicas son método asequibles para obtener material de evidencia.
52
Entre las principales técnicas de auditoría son las siguientes:
a) Técnicas de Verificación Ocular
Son aquellas que a través de la vista, permite conocer ciertos hechos o datos a fin de establecer
cómo se encuentran en un momento dado y se dividen en:
Observación, permite conocer cómo se encuentran distribuidas las personas, cosas o bienes
de una entidad.
Comparación, puesto que con la vista se puede observar o comparar la similitud o
diferencia entre dos cosas.
Revisión Selectiva, ya que al obtener las operaciones de una entidad, esta técnica permite
establecer las transacciones que no son típicas o normales.
Rastreo, técnica que ayuda a seguir una operación tanto administrativa o financiera, desde
el inicio hasta su culminación.
b) Técnicas de Verificación Verbal
Indagación, es una técnica que permite hacer averiguaciones a empleados y funcionarios sobre
diferentes asuntos, que luego tendrán que comprobarse.
c) Técnicas de Verificación Escrita
Son aquellas que permiten al auditor el conocimiento de algo como resultado de un trabajo escrito
hecho por él u obtenido por la realización de los funcionarios o empelados, que le permitirán
obtener la evidencia suficiente de las operaciones bajo examen. Las técnicas que forman parte de
este grupo son:
Análisis, que significa la obtención del conocimiento de las partes con el fin de obtener un
conocimiento sobre todo.
Conciliación, es la determinación de la concordancia de la información entre dos o más
cuentas o estados, entre sí, originada tal información en personas diferentes e
independientes, pero relacionados porque se refieren a algo que pertenece a la una o que
todas pertenecen a la misma.
Confirmación, es la obtención de evidencias de que algo ejecutado se ajusta a la realidad
como consecuencia de la aseveración hecha por alguien diferente de aquel que la ejecutó;
es decir, que busca confirmar que la información proporcionada por la entidad corresponda
a la información entregada por una tercera persona.
d) Técnicas de Verificación Documental
Son aquellas que le permiten al auditor a obtener la seguridad de que las operaciones o
transacciones se efectuaron con sujeción a las disposiciones internas o externas o ambas a la vez
por medio de los documentos existentes en la entidad. La técnica documental procura: obtener una
razonable seguridad de la autenticidad del documento, asegurándose tanto de la propiedad de la
operación, como de la autorización para la ejecución de la operación y de que los registros que
fueron los pertinentes.
Las técnicas que se utilizan son:
53
La comprobación, significa la determinación de que la evidencia documental muestra la
naturaleza, la propiedad y la certidumbre sobre la operación realizada.
El cálculo, como conocimiento de las matemáticas, permite la determinación de los valores
o cantidades en la verificación de sumas de libros, saldos de cuentas, amortizaciones,
depreciaciones, intereses, etc., dando seguridad sobre la exactitud como cifras.
Técnicas de Verificación Física
“Consiste en la inspección o examen físico y ocular de un bien cualquiera, con el objeto de
asegurarse de su existencia y características. Se utiliza esta técnica para obtener conocimientos de
activos fijos, documentos, valores, obras en ejecución, otros.” (Estupiñan Gaitán, 2006, pág. 5)
Todas estas técnicas, el auditor no las utiliza individual y aisladamente sino que por el contrario las
combina.
54
2.3. CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE LOS PROCESOS
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO: Logística de Embarques de Carga Aérea Internacional
OBJETIVO GENERAL: Coordinación del servicio de entrega de la carga según acordado con el
cliente.
SI
INICIO
REVISIÓN DE OPCIONES
DE AEROLÍNEAS PARA LA
SOLICITUD REQUERIDA DE
CADA UNO DE LOS
CLIENTES
LEVANTAMIENTO DE
REQUERIMIENTOS DE LOS
CLIENTES
AUXILIAR 1
COORDINACIÓN CON
FINCAS
ENVÍO DE RESERVAS A LAS
AEROLÍNEAS
CIERRE DE EMBARQUES
CONFIRMACIÓN DE
ESPACIOS AEROLÍNEASNO
SUPERVISOR
REALIZACIÓN DE
ETIQUETAS DE ACUERDO AL
NUMERO DE CAJAS
MARCACIÓN DESTINO Y
AEROLÍNEA
RECEPCIÓN DE CARGA
CLASIFICACIÓN POR
MARCACIONES
REALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS PARA
ENTREGA DE CARGA
IS
AUXILIAR 1
REVISIÓN DE TEMPERATURA DE
CAMIONES PARA TRANSPORTE DE
CARGA DE CENTRO DE ACOPIO HACIA
PALETIZADORA DE AEROLÍNEA QUE
SE DEBE ENTREGAR
SOLICITUD DEL PESO POR CADA
EMBARQUE ENTREGADO
ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN A
BROKERS
JVAN DE PUT
INGRESO DE LAS GUÍAS AL
SISTEMA ECUAPAS DE LA
ADUANA, PARA LA
CONFIRMACIÓN DE QUE SE ESTA
EXPORTANDO POR PARTE DE LA
FLORICOLA
RECEPCIÓN DE PESOS
CORTE DE GUÍAS AÉREAS
ELABORACIÓN DE FITOSANITARIOS
CERTIFICADOS DE ORIGEN
ENTREGA A CADA AEROLÍNEA
ENVÍO DE INFORMACIÓN A OFICINA
PRINCIPAL DE TODA LA
DOCUMENTACIÓN VÍA MAIL Y
FÍSICA
ENVÍO A CADA CLIENTE SU GUÍA
AÉREA Y LOS DOCUMENTOS DE
EXPORTACIÓN
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
GERENCIA COMERCIAL EXPORTACIONES OPERACIONES
FIN
55
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO: Ventas 12% Import Fee
OBJETIVO GENERAL: Coordinación de embarque Cliente con la Aerolínea
NOMBRE DEL PROCESO: Ventas CASS y NO CASS
OBJETIVO GENERAL: Coordinación de embarque Cliente con la Aerolínea
56
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO: Área de Cuentas por Cobrar
OBJETIVO GENERAL: Establecer el procedimiento de las cuentas por cobrar a los clientes
de la prestación de servicios de los embarques realizadas por la
Agencia de Carga.
INICIO
ANÁLISIS DE CUENTAS
POR COBRAR – REVISIÓN
DE AUXILIARES DE
CARTERA Y REPORTE
CLIENTES
FIN
VERIFICACIÓN DE
CUENTAS
ORDEN DE
CANCELACIÓN
SI
ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR
ÁREA DE FACTURACIÓN –
AUXILIAR DE EMBARQUE
CORRESPONDE A
VENTAS A CRÉDITO
REVISIÓN DE FECHAS DE
VENCIMIENTO Y
COMUNICACIÓN A
GERENTE-
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
NO
57
CARACTERIZACION INDIVIDUAL DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO: Área de Cuentas por Pagar
OBJETIVO GENERAL: Establecer el procedimiento de las cuentas por pagar por la prestación
de Guías Aéreas de las Aéreo Líneas de la prestación de servicios de
los embarques realizadas por la Agencia de Carga.
INICIO
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
EMBARQUE
REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
REALIZACIÓN DEL
COMPROBANTE DE DIARIO
CANCELANDO LA
FACTURACIÓN EL
ANTICIPO PROVEEDOR
IMPRESIÓN Y
ARCHIVO
COMPROBANTE
FIN
ANÁLISIS DE LAS CUENTAS
POR PAGAR REVISIÓN DE
AUXILIARES Y REPORTES
EMBARQUES Y GUÍAS DE
AEROLINEAS
REVISIÓN DE FECHAS
DE PAGO
ENVÍO SALDOS A
PAGAR AEROLÍNEAS
(CASS, NO CASS
IATA)
ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR GERENCIA ADMINISTRATIVA-
FINANCIERA
58
CAPÍTULO III
SISTEMA FINANCIERO
3.1. BASE LEGAL
3.1.1 Organismos de control
3.1.1.1 Servicio de Rentas Internas (SRI)
El Servicio de Rentas Internas es una institución técnica y autónoma que tiene la
responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley según la aplicación
de la normativa vigente.
Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar
sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los
contribuyentes. (Sevicio de Rentas Interna, 2014)
Sus objetivos principales son:
Incrementar anualmente la recaudación de impuestos con relación al crecimiento de la
economía.
Lograr altos niveles de satisfacción en los servicios al contribuyente.
Reducir los índices de evasión tributaria y procurar la disminución en la aplicación de
mecanismos de elusión de impuestos.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios. El pago
lo hará al comerciante o prestador del servicio, quien a su vez, luego de percibir el tributo lo
entrega al Estado mediante una declaración. En el caso de importaciones paga el importador el
momento de desaduanizar la mercadería.
Este impuesto se paga sobre la base imponible, la cual está constituida por el precio total en el que
se vendan los bienes o se presten los servicios, precio en el que se incluirán impuestos, tasas u otros
gastos atribuibles.
En importaciones sobre el valor CIF más impuestos, aranceles y otros gastos imputables al precio.
El valor a pagar depende del monto de ventas de bienes y de servicios gravados, realizados en un
mes determinado, suma total sobre la cual se aplicará el 12%, y del valor obtenido se restará: el
impuesto pagado en las compras y las retenciones, del mismo mes; además el crédito o pago
excesivo del mes anterior, si lo hubiere.
Este impuesto debe ser declarado y pagado en forma mensual, sin embargo, la declaración puede
ser semestral cuando los bienes vendidos o los servicios prestados están gravados con tarifa cero
por ciento.
Retenciones IVA
Están obligados a retener el IVA, el sector público, las sociedades, los contribuyentes especiales y
las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, cuando adquieran bienes o servicios a
personas naturales no obligadas a llevar contabilidad. Según la tabla actual vigente. Ver Anexo C.
59
Impuesto a la Renta
Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o rentas, producto de actividades personales,
comerciales, industriales, agrícolas, y en general actividades económicas y aun sobre ingresos
gratuitos, percibidos durante un año, luego de descontar los costos y gastos incurridos para obtener
o conservar dichas rentas.
Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, ecuatorianas o
extranjeras, residentes o no en el país, que hayan percibido rentas gravadas en el Ecuador.
Se paga sobre la base imponible, entendiéndose por tal, el monto de las rentas gravadas percibidas
en el año menos los costos o gastos denominados deducciones. Para las personas naturales existe
una cantidad desgravada, que es la cantidad fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es
de 0%.
El período tributario es anual, empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año,
en él se debe incluir todas las rentas y presentar una declaración, salvo los ingresos por herencias,
legados y donaciones; premios; e ingresos ocasionales de no residentes, que son declarados en
forma separada.
El monto que se debe pagar depende de la base imponible, sobre la cual las sociedades pagan el
22% del impuesto a la renta, a partir del año 2013, y para los años en adelante; en relación de las
personas naturales y las sucesiones indivisas deben aplicar una tabla progresiva.
Retenciones en la Fuente
La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor
total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos.
El valor retenido debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta
retención le significa un anticipo de impuestos.
Los porcentajes de Retención de Impuesto a la Renta varían de acuerdo a la transacción realizada,
por compra de bienes o adquisición de servicios. Ver Anexo D.
Anexos
El SRI requiere para efectos de control que los contribuyentes presenten información adicional a
las declaraciones de impuestos. Esta información recibe el nombre de anexo, cuya finalidad es
proporcionar a nivel de detalle la información que sustenta las declaraciones de impuestos.
Es un reporte detallado de las transacciones realizadas por el contribuyente correspondiente a sus
compras, ventas, importaciones, exportaciones y retenciones de IVA y de Impuesto a la Renta.
Los anexos deben ser presentados por los contribuyentes de acuerdo al tipo de actividad que
realizan. A continuación se detallan los Anexos vigentes:
- Anexo de Gastos Personales
- Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
- Anexo de Retenciones en la fuente por relación de dependencia
- Anexo de ICE
- Anexo de Precios de Transferencia
- Anexo de Accionistas, Participes, Socios, Miembros de Directorio y Administradores.
60
Anexo Transaccional Simplificado (ATS).
Según Registro Oficial No. 618 del 13 de enero de 2012, se publicó la Resolución del SRI No.
NAC-DGERCGC12-00001, mediante la cual se amplían los contribuyentes que deberán presentar
el Anexo Transaccional Simplificado “ATS”, este reporte es el detalle de las transacciones
correspondientes a compras, ventas, exportaciones y retenciones de IVA y de Impuesto a la Renta. Plug in ATS.
Si no se genera ningún tipo de movimiento para un determinado mes, no se tendrá la obligación de
presentar el anexo.
La información se entrega en medio magnético, a través de un archivo comprimido en formato
XML. Este archivo debe estar estructurado de acuerdo a las especificaciones de la ficha técnica
disponible en el portal de Servicios en Línea. No obstante el SRI ha puesto a disposición del
contribuyente un software gratuito disponible en la siguiente dirección www.sri.gob.ec.
Anexo de Retenciones en la fuente por relación de dependencia (RDEP).
De acuerdo a la resolución No. NAC-DGER2013-0880 publicada en S.R.O. 149 el 23-
12-2013, las sociedades, públicas o privadas y personas naturales, en su calidad de
empleadores y por tanto agentes de retención para efectos de impuesto a la renta, deberán
presentar en medio magnético la información relativa a las retenciones en la fuente del
impuesto a la renta de ingresos del trabajo bajo relación de dependencia realizadas a sus
trabajadores, en el período comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre de cada
año. Esta información deberá ser presentada a través de la página web
institucional www.sri.gob.ec Servicios en Línea inclusive en aquellos casos en que
durante el período mencionado, no se haya generado ninguna retención. (Servicio de
Rentas Internas, 2013)
Anexo de Accionistas, Participes, Socios, Miembros de Directorio y Administradores (APS).
Según resolución No. NAC-DGERCCGC12-00777 publicada el 04 de diciembre de 2012; los
sujetos pasivos inscritos en RUC como sociedades, de conformidad con la definición del artículo
98 de la Ley de Régimen Tributario Interno, deben presentar obligatoriamente al SRI el Anexo de
Accionistas, Participes, Socios, Miembros de Directorio y Administradores, con la siguiente
información según lo que corresponda:
Nombres y apellidos completos o razón social, número de identificación y número de
Registro Único de Contribuyentes (RUC), cuando corresponda.
Tipo de Persona (natural o jurídica), y en el caso de ser persona jurídica extranjera no
domiciliada en Ecuador, especificar el tipo de sociedad de que se trate.
País de domicilio o residencia, dirección, código postal y medios de contacto.
En el caso de accionistas, participes o socios que no tengan domicilio o residencia fiscal en
Ecuador, señalar el país o jurisdicción de residencia fiscal.
Porcentaje de participación correspondiente a cada accionista, participe o socio, según sea
el caso.
Señalamiento respecto de si los accionistas, participes, socios, miembros de directorio o
administradores, de acuerdo a la normativa tributaria ecuatoriana vigente, son o no parte
relacionada del sujeto obligado a presentar el Anexo.
La información requerida deberá ser presentada de conformidad con el formato y las
especificaciones contenidas en la Ficha Técnica creada para el efecto, y disponible
www.sri.gob.ec Servicios en Línea.
61
La información se presentará de manera anual, con el corte al 31 de diciembre del respectivo
ejercicio fiscal, en el mes de febrero del ejercicio fiscal siguiente al que corresponda la misma,
considerando el noveno digito del RUC del sujeto obligado.
Plazos para declarar y pagar Impuestos
Los plazos para presentar estas declaraciones se establecen conforme el noveno dígito del RUC;
que a continuación se detalla los impuestos que debe declarar la empresa y la respectiva fecha para
su presentación:
Tabla 3.1 PLAZOS PARA DECLARAR Y PAGAR IMPUESTOS
PLAZOS PARA DECLARAR Y PAGAR IMPUESTOS
9º
DÍGITO
DEL
RUC
IMPUESTO A
LA RENTA
ANTICIPO IMPUESTO A
LA RENTA ICE Y
RETENCIONES
EN LA
FUENTE
IVA
MENSUAL
1ra CUOTA 2da CUOTA
No. FORMULARIO
101 FORMULARIO 106
FORMULARIO
103 Y 105
FORMULARIO
104
1 10 de abril 10 de julio 10 de
septiembre
10 del mes
siguiente
10 del mes
siguiente
2 12 de abril 12 de julio 12 de
septiembre
12 del mes
siguiente
12 del mes
siguiente
3 14 de abril 14 de julio 14 de
septiembre
14 del mes
siguiente
14 del mes
siguiente
4 16 de abril 16 de julio 16 de
septiembre
16 del mes
siguiente
16 del mes
siguiente
5 18 de abril 18 de julio 18 de
septiembre
18 del mes
siguiente
18 del mes
siguiente
6 20 de abril 20 de julio 20 de
septiembre
20 del mes
siguiente
20 del mes
siguiente
7 22 de abril 22 de julio 22 de
septiembre
22 del mes
siguiente
22 del mes
siguiente
8 24 de abril 24 de julio 24 de
septiembre
24 del mes
siguiente
24 del mes
siguiente
9 26 de abril 26 de julio 26 de
septiembre
26 del mes
siguiente
26 del mes
siguiente
0 28 de abril 28 de julio 28 de
septiembre
28 del mes
siguiente
28 del mes
siguiente
NOTA: Adaptado de Servicios de Rentas Internas, 2014, plazos para declarar y pagar
impuestos a la renta.
De acuerdo al 9º dígito del RUC, el mismo que para la empresa corresponde al número 0.
Multas e Intereses
62
No retener o no depositar los valores retenidos, será sancionado con el 100% del valor no retenido
o no depositado. Por otro lado la no entrega del comprobante de retención con el 5%. El retraso en
la presentación de la declaración de retenciones con el 3% mensual.
Además son aplicables las sanciones que a continuación se detalla:
Tabla 3.2 SANCIONES POR INFRACCIONES DE DECLARACIONES TARDIAS
SANCIONES POR INFRACCIONES DE DECLARACIONES TARDIAS
INFRACCIONES
IMPUESTO
ALA RENTA
ANUAL
RETENCIONES
EN LA FUENTE
IMPUESTO AL VALOR
AGREGADO RETENCIONES
DE IVA
MENSUALES
IMPUESTO A
LOS
CONSUMOS
ESPECIALES MENSUAL SEMESTRAL
SI CAUSA
IMPUESTO
3% del
impuesto
causado, por mes o
fracción,
máximo hasta el 100% del
Impuesto
causado
3% del impuesto causado, por meso
fracción, máximo
hasta el 100% del impuesto causado
3% del
impuesto a pagar, por
mes o
fracción, máximo
hasta el
100% del impuesto a
pagar
3% del impuesto
causado (retenido), por
mes o fracción,
máximo hasta el 100% del
impuesto causado
3% del impuesto
causado, por
mes o fracción, máximo hasta
el 100% del
impuesto causado
NO CAUSA
IMPUESTOS
NO CAUSA
IMPUESTOS
SI SE
HUBIEREN
GENERADO
INGRESOS
SI NO SE
HUBIEREN
PRODUCIDO
RETENCIONES
SI SE HUBIEREN
PRODUCIDO VENTAS
0,1% de los ingresos
brutos, por
mes o fracción,
máximo hasta
el 5% de dichos
ingresos
0,1% por mes o fracción de
mes, de las ventas brutas registradas durante el
período, que corresponda la
declaración
Además de estas sanciones se deberá tener en cuentas el instructivo para la aplicación de las sanciones pecuniarias y el anexo para
el mismo, en donde se establece las nuevas sanciones por contravenciones cometidas por los contribuyentes.
NOTA: Adaptado de Servicios de Rentas Internas, 2014, sanciones por contravenciones declaraciones tardías
y aplicación sanciones pecuniarias.
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. según su RUC tiene como obligaciones Tributarias:
Anexo de Accionistas, Participes, Socios, Miembros de Directorio y Administradores.
Anexo de Relación de dependencia.
Anexo Transaccional Simplificado.
Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades.
Declaración de Retenciones en la Fuente.
Declaración Mensual de IVA.
63
3.1.1.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Aporte Personal
“Los derechos de los trabajadores a la Seguridad Social son irrenunciables.” (Asamblea
Constituyente, 2008)
Son sujetos del Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que
perciben ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual,
con relación laboral o sin ella.
Aporte Patronal
Según el artículo 11 de la ley de seguridad social del R.O 456 de noviembre del 2001, la
MATERIA GRAVADA, es todo ingreso regular susceptible de apreciación pecuniaria percibido
por el afiliado con o sin relación de dependencia, es decir existirá materia gravada para trabajadores
con patrono y materia gravada para trabajadores autónomos.
La materia gravada para los trabajadores con relación de dependencia, comprenderá el denominado
sueldo básico mensual, horas extraordinarias, suplementarias, comisiones, sobresueldos,
gratificaciones, participación en beneficios, honorarios y cualquier otra remuneración accesoria que
tenga el carácter de normal en la industria o servicio
El aporte patronal equivale al aporte personal 9,45%
El aporte patronal 11,15%
Adicionalmente el 0.50% para el IECE y el 0.50% para el SECAP
Sanciones
El incumplimiento de las obligaciones patronales ocasiona sanciones establecidas por Mora
Patronal, Responsabilidad Patronal.
Fondos de Reserva
El IESS es recaudador del Fondo de Reserva de los empleados, obreros, y servidores públicos,
afiliados al Seguro General Obligatorio, que prestan servicios por más de un (1) año para un mismo
empleador, de conformidad con lo previsto en el Código del Trabajo.
De acuerdo con la “Ley para el pago mensual del fondo de reserva y el régimen solidario de
cesantía por parte del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 644, de 29 de julio del 2009, se
establece la nueva modalidad para el pago del fondo de reserva.
A partir del mes de agosto del 2009, el empleador pagará por concepto de fondo de reserva de
manera mensual y directa a sus trabajadores, conjuntamente con el salario o remuneración, un valor
equivalente al ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración de aportación.
El afiliado puede solicitar a través del aplicativo informático que el pago del fondo de reserva no se
le entregue directamente, en ese caso el empleador depositará en el IESS, mensualmente, el ocho
coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración de aportación, conjuntamente con la
planilla mensual de aportes.
Riesgos de Trabajo
Proteger al afiliado y al empleador de los riesgos derivados del trabajo, mediante programas de
prevención y acciones de reparación de los daños derivados de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales, incluida la rehabilitación física y mental y la reinserción laboral.
64
Accidente de Trabajo.- Es un suceso imprevisto y repentino que ocasiona al trabajador(a) lesión
corporal o perturbación funcional, la muerte inmediata o posterior; con ocasión o consecuencia del
trabajo.
También se considera accidente de trabajo, el que puede sufrir el trabajador al ir desde su domicilio
a su lugar de trabajo o viceversa.
Tienen derecho a esta prestación desde el primer día de labores.
Enfermedad Profesional.- Es la afección aguda o crónica causada de una manera directa por el
ejercicio de la profesión o trabajo, que realiza el trabajador(a) y que produce incapacidad.
Tienen derecho a esta prestación pasados los seis meses de afiliación.
Prestaciones y Servicios
Asistenciales: concede atención médica, quirúrgica, farmacológica, hospitalaria y de
rehabilitación a través del Seguro de Salud Individual y Familiar. Provee y renueva
aparatos de prótesis, y además de reinserción laboral.
Económicas: Consiste en el pago de subsidios, indemnizaciones o rentas pagadas en forma
de pensión o capital.
Servicios de Prevención: estudios, análisis, evaluaciones y controles de los riesgos de
trabajo, en los lugares donde se desarrolla la actividad laboral.
Ofrece préstamos de diferente tipos:
“Hipotecario.- Dicho préstamo se realiza para construir, adquirir, ampliar o remodelar una
vivienda.
Quirografario.- El IESS concede préstamos quirografarios a sus afiliados, jubilados o
pensionistas de viudez hasta un monto de 60 salarios básicos unificados del trabajador.
Prendario.- El Instituto de Seguridad Social a través del Monte de Piedad otorga préstamos con
garantía prendaria (joyas)”
EXPERTS HANDLING CARGO S.A., está sujeto al control y regularización con el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), cumpliendo todas las obligaciones patronales, ante sus
colaboradores de la empresa.
3.1.1.3 Tributación Municipal
Impuesto al Predio Urbano
El Impuesto a los predios urbanos grava en forma anual el usufructo de propiedades inmuebles
urbanas dentro de una circunscripción cantonal; y, el Impuesto a los predios rurales grava la
propiedad o usufructo de bienes inmuebles ubicados fuera de los límites urbanos de cada cantón.
Ley Orgánica de Régimen Municipal Art. 312 al 343, Ordenanza aprobada por el I. Concejo
Cantonal el 29 de diciembre de 2009. RO diciembre de 2009.
Todas las propiedades urbanas y rurales ubicadas en los Cantones y Distritos.
Sujeto Activo.- Las Municipalidades
Sujeto Pasivo.- Personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho.
Impuesto 1.5 por mil
65
El 29 de diciembre de 1988 en el Registro Oficial 97 se publicó la Ley de Control Tributario y
Financiero (Ley No. 006). En esta ley se hace referencia al impuesto 1.5 por mil sobre los activos
totales llamado anteriormente 1.5 por mil sobre el capital en giro.
Sujeto Activo y Sujeto Pasivo del Impuesto
El sujeto activo de este impuesto son los municipios y los sujetos pasivos son las personas
naturales, jurídicas, sociedades de hecho y negocios individuales, nacionales o extranjeros,
domiciliados en la respectiva jurisdicción municipal, que ejerzan habitualmente actividades
comerciales, industriales y financieras que estén obligados a llevar contabilidad, de acuerdo con lo
que dispone la Ley de impuesto a la renta y el reglamento de aplicación.
Base Imponible
En relación con los sujetos pasivos que desarrollen su actividad en más de un cantón, se
determinará el total del activo y pagarán el impuesto a la respectiva municipalidad en forma
proporcional tomando como base de cálculo los ingresos brutos obtenidos por sus establecimientos
en la correspondiente jurisdicción. Las personas naturales o jurídicas, sociedades de hecho y
negocios individuales que estén obligados a llevar contabilidad de acuerdo con lo que dispone la
Ley de impuesto a la renta y su reglamento, deducirán las obligaciones de hasta un año plazo y los
pasivos contingentes.
Los sujetos pasivos que realicen actividades en más de un cantón, presentarán la declaración del
impuesto en el cantón en donde tenga su domicilio principal, especificando el porcentaje de los
ingresos obtenidos en cada uno de los cantones, y en base a dichos porcentajes determinarán el
valor del impuesto que corresponde a cada municipio, de acuerdo al reglamento que para el efecto
dictará el Presidente de la República, en el que se establecerán las normas para el pago y
distribución entre los municipios partícipes.
Cuando los sujetos pasivos de este impuesto tengan su actividad en una jurisdicción distinta al
municipio en el que tienen su domicilio social, el impuesto se pagará al municipio del lugar en
donde está ubicada la fábrica o planta de producción.
Fecha Máxima de Pago del Impuesto
El impuesto del 1.5 por mil corresponderá al activo total del año calendario anterior y el período
financiero correrá del 1ro. de enero al 31 de diciembre. Este impuesto se pagará hasta 30 días
después de la fecha límite establecida para la declaración del impuesto a la renta. Es decir que los
sujetos pasivos de este impuesto tendrán como fecha límite hasta el 31 de mayo de cada año en el
caso de sociedades y hasta el 30 de abril en el caso de personas naturales obligadas a llevar
contabilidad.
Impuesto a las Patentes
Persona jurídica debe presentar los siguientes requisitos:
1. Tasa Única de Trámite y formulario “Declaración del Impuesto del 1.5 por mil y Registro de
Patente Municipal para personas obligadas a llevar Contabilidad”
2. Copia legible de los Estados Financieros del período contable a declarar, con la fe de
presentación de la Superintendencia de Compañías o de Bancos, según sea el caso.
3. Copia legible de la cédula de identidad y del nombramiento actualizado del Representante
Legal.
4. Copia legible del R.U.C. Actualizado.
5. Desglose de los ingresos brutos distribuidos por cantones, firmado por el Contador (cuando hay
actividad comercial en varios cantones)
66
6. Copia de la Escritura de Constitución (cuando es por primera vez).
(Requisitos adicionales para el pago del Impuesto de Patente Municipal)
7. Original y copia legible del Certificado de Seguridad (otorgado por el Benemérito Cuerpo de
Bomberos). Las personas que tienen más de un establecimiento, deben presentar el Certificado de
Seguridad de cada uno de los locales.
8. Copia del comprobante de pago de la Tasa Anual de Turismo, para los establecimientos que
desarrollan actividad turística.
3.1.1.4 Ministerio de Relaciones Laborales
El Ministerio de Relaciones Laborales ejerce la rectoría de las políticas laborales, fomenta la
vinculación entre oferta y demanda laboral, protege los derechos fundamentales del trabajador, y
ser el ente rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano
y de las remuneraciones.
El Objetivo General del MRL es cambiar la actual relación capital - trabajo con un enfoque dirigido
al desarrollo de los trabajadores y a la justicia laboral, siendo el ser humano el centro de toda
política, sustentada en una estructura integral sostenible, que permita alcanzar el buen vivir,
impulsando el empleo decente e inclusivo y garantizando la estabilidad y armonía en las relaciones
laborales con un permanente diálogo social, permitiendo el desarrollo y el incremento de la
productividad y los beneficios, especialmente de los trabajadores, mediante los siguientes aspectos
se debe incrementas:
La sinergia entre empleadores y trabajadores.
El control y cumplimiento de derechos, deberes y obligaciones de los empleados y
empleadores.
El acceso y vinculación de la oferta y demanda laboral.
La eficiencia operacional.
El desarrollo del talento humano.
El uso eficiente del presupuesto.
Además es el ente supervisor del pago de las remuneraciones adicionales y descuentos establecidos
en las leyes vigentes tales como el Décimo Tercer Sueldo (Bono Navideño), Décimo Cuarto Sueldo
(Bono Escolar), el pago de utilidades generadas por la empresa y ejecutarles la repartición a los
trabajadores.
El registro de pago de los mismos o de los contratos individuales de trabajo se lo realiza única y
exclusivamente en ese Ministerio.
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. en calidad de empleador tiene las siguientes obligaciones:
Celebrar un contrato de trabajo
Inscribir el contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales.
Brindar un buen ambiente de trabajo especialmente con el trato a sus colaboradores con la
debida consideración y respeto, no causándoles maltratos de palabra o de obra.
El pago de los sueldos unificados de acuerdo con la ley y no inferiores a las tablas
salariales vigentes. (SALARIO BASICO UNIFICADO USD 340.00, vigente año 2014)
67
Asumir el porcentaje (11,15%) que corresponde al empleador por la seguridad social, más
los adicionales del 0.50% para el IECE y el 0.50% para el SECAP.
Pagar horas extras y suplementarias.
Pagar los décimos tercero y cuarto.
A partir del segundo año de trabajo pagar los Fondos de Reserva.
A pagar una compensación por el salario digno.
A pagar utilidades si la empresa genere en el año del ejercicio económico.
Brindar a sus colaboradores seguridad industrial en las operaciones de la empresa.
En el caso de dar por terminada la relación laboral por acuerdo entre trabajador y
empleador, debe elaborar un Acta de Finiquito, vía Servicios en Línea del MRL en la que
debe constar que dan por terminada la relación laboral, el último sueldo percibido por el
trabajador, y una vez que el Ministerio lo apruebe deben concurrir el empleador y el
trabajador para la firma del Acta y la entregada de los valores, ante un Inspector de
Trabajo.
EXPERTS HANDLING CARGO S.A., está bajo al control y regularización con el Ministerio de
Relaciones Laborales, ya que cuenta con 9 empleados y todas las notificaciones relacionados con
éstos, tales como; avisos de contratos, pagos de beneficios sociales entre éstos: decimotercer
sueldo, decimocuarto sueldo, utilidades, vacaciones y fondos de reserva; se comunican o se declara
vía Servicios en Línea a dicha entidad con el fin de cumplir con las obligaciones laborales, y
patronales.
3.1.1.5 Superintendencia de Compañías
“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley.” (Compañias, 2014)
Las compañías constituidas en el Ecuador que están sujetas a la vigilancia y control de la
Superintendencia de Compañías, deberán presentar sus estados financieros correspondientes de
cada año del ejercicio económico; hasta el mes de abril del año siguiente. La presentación de los
estados financieros se hará bajo las modalidades NIIF (Normas Internacionales de Información
Financiera), de acuerdo con el cronograma de implementación de las NIIF establecido por la
Institución mediante Resolución 08.G.DSC.010 del 20-11-2008, que se encuentra en la página web
www.supercias.gob.ec, en la parte correspondiente a NIIF – IFRS.
Para la recepción de los estados financieros se deberá ingresar, primeramente, la información
financiera en el portal web.
Estos documentos impresos más las firmas del Representante Legal y Contador se deben enviar vía
portal web, debidamente escaneados para su legalidad correspondiente.
68
Incluye la presunción de que en caso de emplear las NIIF para las PYMES, estas entidades
obtendrán una representación fiel de su situación financiera y su rendimiento financiero.
Se establece que un juego completo de estados financieros está de acuerdo a las NIIF para las
PYMES si cumple todos sus requerimientos, haciendo énfasis en el párrafo de declaración de
cumplimiento de la NIIF para las PYMES.
Requiere que la información contenida en los estados financieros se presente - al menos –
comparativamente con el año anterior (incluyendo a las notas ―cuantitativas‖).
Establece que un conjunto de estados financieros completos, de acuerdo a la NIIF para las PYMES,
estará integrado por:
Un estado de situación financiera;
Un estado del resultado integral (que puede presentarse en un único estado o en dos estados
separados – un estado de resultados y un estado del resultado integral);
Un estado de cambios en el patrimonio;
Un estado de flujos de efectivo;
Notas explicativas
Si los únicos cambios en el patrimonio durante los periodos para los que se presentan los estados
financieros surgen de ganancias o pérdidas, pago de dividendos, correcciones de errores de
periodos anteriores, y cambios de políticas contables, incluye la opción de presentar un único
estado de resultados y ganancias acumuladas en lugar del estado del resultado integral y del estado
de cambios en el patrimonio.
Estado de Situación Financiera
La clasificación entre «partidas corrientes y no corrientes» no es requerida en aquellas
entidades en los casos que se concluya que un enfoque basado en el orden de liquidez
resultaría más adecuado.
Se requieren algunas partidas mínimas.
Algunas partidas pueden mostrarse en el estado o en notas.
No existen formatos de presentación obligatorios.
Estado de Resultados Integrales
Admite que se presente como un único estado o como dos estados separados.
Se requiere que se desagreguen las operaciones discontinuadas.
Se debe presentar el subtotal de ganancias y pérdidas, cuando la entidad tenga partidas del
otro resultado integral.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Muestra todos los cambios en el patrimonio, incluyendo:
El resultado integral total;
Aportes de los propietarios y retiros;
Distribuciones a los propietarios (dividendos);
Transacciones con acciones.
Estado de Flujo de Efectivo
Todas las PYMES deben presentar un estado de flujos de efectivo.
Se puede utilizar opcionalmente, para la presentación de las actividades operativas:
El método directo o el método indirecto.
Notas a los Estados Financieros
Se requiere la presentación de:
Una declaración de que los estados financieros se han elaborado cumpliendo con la NIIF para las
PYMES;
Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas;
Información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros en el mismo orden en
que se presente cada estado y cada partida;
69
Cualquier otra información a revelar sobre los supuestos clave acerca del futuro y otras causas
clave de incertidumbre en las estimaciones efectuadas.
3.2. DEFINICIONES
3.2.1 Contabilidad Financiera
La contabilidad financiera es la técnica mediante la cual se recopila, clasifica, analiza, registra, y se
informa sobre las transacciones económicas realizadas por una entidad económica.
La principal función es llevar en forma histórica la situación económica de una empresa: los
registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro.
También proporciona los estados financieros para que sean sujetos de análisis e interpretación,
informando así a los administradores, terceras personas como accionistas, inversionistas,
instituciones de crédito etc. y los organismos de control.
3.2.2 Sistema Contable
Debido a que la información contable es requerida y utilizada por varios usuarios, es necesario que
la misma se presente de forma clara, eficiente y con todos los requerimientos de ley.
Una vez que conocemos la situación de la empresa e identificamos sus principales fortalezas y
debilidades, se propone aplicar un sistema contable en base a sus necesidades.
La contabilidad es un conjunto de procedimientos que permiten medir y procesar la información de
las empresas
Sus principales objetivos son:
Suministrar información y los resultados obtenidos durante cierto periodo de tiempo.
Proporcionar información oportuna para la toma de decisiones.
Estimación de resultados futuros, en base a la información obtenida.
3.3. PLAN DE CUENTAS
3.3.1 Definición y clasificación
El plan de cuentas es la base para el sistema contable, es un listado de cuentas con un ordenamiento
metódico, las mismas que son utilizadas para el registro de las transacciones económicas que
realiza la empresa.
El plan de cuentas es de suma importancia ya que sirve como un medio de información resumido
de las actividades que realiza la empresa.
Además facilita el análisis de la información y la elaboración de los estados financieros.
Un plan de cuentas debe reunir cuatro características fundamentales:
70
Integridad: el plan de cuentas debe contener todas las cuentas que la empresa va a
necesitar para el registro de sus transacciones económicas.
Flexibilidad: debe ser flexible de manera que se puedan incluir nuevas cuentas sin que esto
afecte su estructura básica.
Sistematicidad: debe estar elaborado de manera que pueda ser sistemático, claro,
organizado y secuencial.
Homogeneidad: las cuentas deben estar agrupadas de acuerdo a su naturaleza, de tal
manera que permitan una presentación clara, precisa y facilitando la comprensión de los
estados financieros.
Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de
manera que sea fácil su identificación por grupos, y la inclusión de nuevas cuentas.
1. ACTIVO GRUPO
1.1. ACTIVO CORRIENTE SUBGRUPO
1.1.1. CAJA CUENTA
1.1.1.01 CAJA GENERAL SUBCUENTA
Como se puede observar, la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal
que puede ser:
Estado de Situación Financiera
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
Estado de Resultados
4. Ingresos
5. Costos y Gastos
A cada grupo se asigna un número, denominado “código”. Existen planes de cuentas donde se hace
constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas
ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.
Dependiendo de cada grupo, se debe considerar también subgrupos, para considerar las cuentas de
Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura:
2. PASIVO GRUPO
2.1. PASIVO CORRIENTE SUBGRUPO
A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas:
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR CUENTA
2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA
Y dentro de cada cuenta, las respectivas subcuentas:
2.1.1.01 CxP Mauricio Pinchao SUBCUENTA
2.1.1.02 CxP Ximena Jaramillo SUBCUENTA
Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su
identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99.
Para el caso concreto de este sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta
71
termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los
asientos de diario se utiliza únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos
un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir un error.
3.3.2 Propuesta de Plan de Cuentas
EXPERTS HANDLING CARGO S. A.
CARGA AÉREA INTERNACIONAL
PROPUESTA DE PLAN DE CUENTAS
CODIGO DESCRIPCION DE LA CUENTA 1. ACTIVOS
1.1. CORRIENTE
1.1.1. DISPONIBLE
1.1.1.01. CAJA
1.1.1.01.001 CAJA CHICA
1.1.1.01.002 CAJA GENERAL
1.1.1.01.003 TRANSFERENCIAS
1.1.1.02. BANCOS
1.1.1.02.001 BANCO PRODUBANCO
1.1.1.03. INVERSIONES
1.1.1.03.001 INVERSIONES
1.1.2. EXIGIBLE
1.1.2.01. CUENTAS POR COBRAR
1.1.2.01.001 CLIENTES
1.1.2.01.099 (-) PROVISION INCOBRABLES
1.1.2.02. IMPUESTOS
1.1.2.02.001 IVA EN COMPRAS
1.1.2.02.003 RETENCIONES IVA
1.1.2.02.006 RETENCION DE CLIENTES
1.1.2.02.010 ANTICIPOS IMPUESTO A LA RENTA
1.1.2.02.013 CREDITO TRIBUTARIO IVA
1.1.2.02.014 CREDITO TRIBUTARIO I.R
1.1.2.03. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.2.03.001 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.2.04. ANTICIPOS A EMPLEADOS
1.1.2.04.001 ANTICIPO EMPLEADO X
1.1.2.05. ANTICIPOS A PROVEEDORES
1.1.2.05.001 ANTICIPO EMPRESA X
1.1.3. REALIZABLE
1.1.3.01. INVENTARIOS
1.1.3.01.001 INVENTARIOS
1.2. ACTIVOS FIJOS
1.2.1. ACTIVOS FIJOS
1.2.1.01. DEPRECIABLES
1.2.1.01.001 MUEBLES Y ENSERES
1.2.1.01.002 EQUIPOS DE OFICINA
72
1.2.1.01.003 EQUIPOS DE COMPUTACION
1.2.1.01.004 VEHICULOS
1.2.1.01.005 MAQUINARIA Y EQUIPO
1.2.1.02. DEPRECIACION ACUMULADA
1.2.1.02.001 DEP.ACUM. MUEBLES Y ENSERES
1.2.1.02.002 DEP.ACUM. EQUIPO DE OFICINA
1.2.1.02.003 DEP.ACUM. EQUIPO DE COMPUTACION
1.2.1.02.004 DEP.ACUM. VEHICULOS
1.2.1.02.005 DEP.ACUM. MAQUINARIA Y EQUIPO
1.3. DIFERIDOS
1.3.1. DIFERIDOS
1.3.1.01. GARANTIAS
1.3.1.01.001 GARANTIA ARRIENDOS
1.3.1.01.002 INSTALACIONES Y ADECUACIONES
1.3.1.01.003 INVERSIONES EN ALTOS DE GIRONA
1.3.1.02 . AMORTIZACION ACUMULADA
1.3.1.02
.001
AMORTIZACION ACUMULADA ACTIVOS DIFERIDOS
2. PASIVOS
2.1. CORRIENTE
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.01. PROVEEDORES
2.1.1.01.001 PROVEEDORES
2.1.1.02. SUELDOS POR PAGAR Y PROVISIONES
2.1.1.02.001 SUELDOS POR PAGAR
2.1.1.02.002 DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
2.1.1.02.003 DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
2.1.1.02.004 VACACIONES POR PAGAR
2.1.1.02.020 PROVISIONES PARA JUBILACION PATRONAL
2.1.1.02.021 PROVISIONES PARA DESAHUCIO
2.1.1.02.022 OTRAS PROVISIONES
2.1.1.02.023 APORTE PERSONAL HORAS EXTRAS
2.1.1.03. OTRAS CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.03.001 ANTICIPOS DE CLIENTES
2.1.1.03.005 PRESTAMOS TERCEROS
2.1.1.03.006 TARJETA DE CREDITO
2.1.1.04. SERVICIOS POR PAGAR
2.1.1.04.001 AFILIACIONES Y CONTRIBUCIONES
2.1.2. OBLIGACIONES FISCALES Y SOCIALES
2.1.2.01. IMPUESTOS POR PAGAR
2.1.2.01.001 IVA EN VENTAS
2.1.2.01.002 0.1% RETENCION FUENTE SEGUROS
2.1.2.01.003 1% RETENCION FUENTE BIENES
2.1.2.01.004 1% RETENCION FUENTE TRANSPORTE
2.1.2.01.005 1% RETENCION FUENTE DIVIDENDOS
2.1.2.01.006 1% RETENCION FUENTE PUBLICIDAD
2.1.2.01.007 2% RETENCION FUENTE SERVICIOS
73
2.1.2.01.008 8% RETENCION FUENTE ARRENDAMIENTO
2.1.2.01.009 8% RETENCION FUENTE HONORARIOS PROFESIONALES SIN TITULO
2.1.2.01.010 10% RETENCION FUENTE HONORARIOS PROFESIONALES CON TITULO
2.1.2.01.011 25% RETENCION FUENTE PAGOS AL EXTERIOR
2.1.2.01.012 15% PARTICIPACION TRABAJADORES POR PAGAR
2.1.2.01.013 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
2.1.2.01.020 30% RETENCION IVA
2.1.2.01.021 70% RETENCION IVA
2.1.2.01.022 100% RETENCION IVA
2.1.2.02. IESS POR PAGAR
2.1.2.02.001 APORTES IESS POR PAGAR
2.1.2.02.002 FONDO DE RESERVA POR PAGAR
2.1.2.02.005 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS
2.1.2.02.004 OTROS POR PAGAR IESS
2.1.3. DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.3.01. DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.3.01.001 DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.4. OTRAS CUENTAS POR PAGAR
2.1.4.01. OTRAS CUENTAS POR PAGAR
2.1.4.01.001 UTILIDADES POR PAGAR
2.1.5. ANTICIPO CLIENTES
2.1.5.01. ANTICIPO CLIENTES
2.1.5.01.001 ANTICIPO CLIENTE X
2.1.6. VALORES EN TRANSITO
2.1.6.01. VALORES EN TRANSITO
2.1.6.01.001 VALORES EN TRANSITO
2.2. PASIVOS A LARGO PLAZO
2.2.1. PRESTAMOS
2.2.1.01. PRESTAMOS BANCARIOS
2.2.1.01.001 PRESTAMOS INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.2.1.02. PRESTAMOS ACCIONISTAS O SOCIOS
2.2.1.02.001 PRESTAMOS ACCIONISTAS O SOCIOS
3. PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO
3.1.1. PATRIMONIO
3.1.1.01. CAPITAL SOCIAL
3.1.1.01.001 CAPITAL SOCIAL
3.1.1.01.002 APORTE CAPITAL
3.1.1.01.003 APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.1.1.02. RESERVAS
3.1.1.02.001 RESERVA LEGAL
3.1.1.02.002 RESERVA FACULTATIVA
3.1.1.03. UTILIDADES/PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES
3.1.1.03.001 UTILIDADES ACUM. EJERCICIOS ANTERIORES
3.1.1.03.004 UTILIDADES/PERDIDAS EJERCICIO ACTUAL
4. INGRESOS
74
4.1. INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1. VENTAS NETAS
4.1.1.01. VENTAS
4.1.1.01.001 COMISIONES DE EMBARQUES
4.1.1.01.002 SERVICIO DE TRANSPORTE EMBARQUES
4.1.1.01.003 SERVICIO DE CERTIFICACIONES
4.1.1.01.004 INCENTIVOS
4.1.1.01.005 REEMBOLSOS
4.1.1.01.006 SERVICIOS PRESTADOS AL EXTERIOR
4.1.1.02. DEVOLUCIONES Y OTROS
4.1.1.02.001 DEVOLUCION EN VENTAS
4.1.1.02.002 DESCUENTO EN VENTAS
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1. OTROS INGRESOS
4.2.1.01. OTROS INGRESOS
4.2.1.01.001 OTRAS RENTAS GRAVADAS
4.2.1.01.002 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS
4.2.1.01.003 OTROS INGRESOS
5. EGRESOS
5.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1.01. COSTO DE VENTAS
5.1.1.01.001 COSTO PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS CONTRATADOS
5.1.1.01.002 TRANSPORTE EN COMPRAS
5.2. GASTOS
5.2.1. GASTOS OPERACIONALES
5.2.1.01. SUELDOS Y DE MAS REMUNERACIONES
5.2.1.01.001 SUELDOS UNIFICADOS
5.2.1.01.002 HORAS EXTRAS
5.2.1.01.003 COMISIONES EMPLEADOS
5.2.1.01.004 BONOS POR DESEMPEÑO
5.2.1.01.005 MOVILIZACION
5.2.1.01.006 ALIMENTACION
5.2.1.02. BENEFICIOS SOCIALES
5.2.1.02.001 DECIMO TERCER SUELDO
5.2.1.02.002 DECIMO CUARTO SUELDO
5.2.1.02.003 VACACIONES
5.2.1.02.004 REMUNERACION ADICIONALES
5.2.1.02.005 INDEMNIZACIONES LABORABLES
5.2.1.03. APORTE A LA SEG. SOCIAL (INCL F./RESERVA)
5.2.1.03.001 APORTE PATRONAL
5.2.1.03.002 FONDOS DE RESERVA
5.2.1.04. HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS
5.2.1.04.001 HONORARIOS PROFESIONALES CON TITULO SUPERIOR
5.2.1.04.002 HONORARIOS PROFESIONALES SIN TITULO SUPERIOR
5.2.1.05. HONORARIOS A EXTRANJEROS POR SERVICIOS OCASIONALES
75
5.2.1.05.001 HONORARIOS A EXTRANJEROS POR SERVICIOS OCASIONALES
5.2.1.06. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
5.2.1.06.001 ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
5.2.1.07. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5.2.1.07.001 ARREGLOS Y MEJORAS
5.2.1.07.002 MANTENIMIENTO EN GENERAL
5.2.1.07.003 INSTALACIONES Y ADECUACIONES
5.2.1.08. COMBUSTIBLES
5.2.1.08.001 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
5.2.1.09. PROMOCION Y PUBLICIDAD
5.2.1.09.001 PROMOCION Y PUBLICIDAD
5.2.1.10. SUMINISTROS Y MATERIALES
5.2.1.10.001 SUMINISTROS DE ASEO Y LIMPIEZA
5.2.1.10.002 SUMINISTROS Y MATERIALES
5.2.1.10.003 UTILES DE OFICINA
5.2.1.11. TRANSPORTE
5.2.1.11.001 TRANSPORTE
5.2.1.12. PROVISIONES
5.2.1.12.001 PROVISION JUBILACION PATRONAL
5.2.1.12.002 PROVISION DESAHUCIO
5.2.1.12.003 PROVISION CTAS INCOBRABLES
5.2.1.12.004 OTRAS PROVISIONES
5.2.1.13. ARRENDAMIENTO MERCANTIL
5.2.1.13.001 ARRENDAMIENTO MERCANTIL LOCAL
5.2.1.14. COMISIONES
5.2.1.14.001 COMISIONES
5.2.1.15. INTERESES BANCARIOS
5.2.1.15.001 INTERESES BANCARIOS
5.2.1.15.002 GASTOS BANCARIOS
5.2.1.16. INTERESES PAGADOS A TERCEROS
5.2.1.16.001 INTERESES PAGADOS A TERCEROS RELACIONADOS
5.2.1.16.002 INTERESES PAGADOS A TERCEROS NO RELACIONADOS
5.2.1.17. PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
5.2.1.17.001 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
5.2.1.18. OTRAS PERDIDAS
5.2.1.18.001 BAJA DE CUENTAS POR COBRAR
5.2.1.18.002 OTRAS PERDIDAS
5.2.1.19. SEGUROS Y REASEGUROS (PRIMAS Y CESIONES)
5.2.1.19.001 SEGUROS Y REASEGUROS (PRIMAS Y CESIONES)
5.2.1.20. GASTOS DE GESTION
5.2.1.20.001 GASTOS DE GESTION
5.2.1.21. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
5.2.1.21.001 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
5.2.1.22. GASTOS DE VIAJE
5.2.1.22.001 GASTOS DE VIAJE
5.2.1.23. IVA QUE SE CARGA AL COSTO O GASTO
76
5.2.1.23.001 IVA QUE SE CARGA AL COSTO O GASTO
5.2.1.24. DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS
5.2.1.24.001 DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS
5.2.1.25. AMORTIZACIONES
5.2.1.25.001 AMORTIZACIONES
5.2.1.26. SERVICIOS PUBLICOS
5.2.1.26.001 ENERGIA ELECTRICA
5.2.1.26.002 AGUA POTABLE
5.2.1.27. PAGOS POR OTROS SERVICIOS
5.2.1.27.001 TELEFONIA FIJA
5.2.1.27.002 TELEFONIA CELULAR
5.2.1.27.003 INTERNET
5.2.1.27.004 ALIMENTACION Y REFRIGERIO
5.2.1.27.005 CAPACITACION Y SEMINARIOS
5.2.1.27.006 MEMBRESIAS
5.2.1.27.007 SEGURIDAD
5.2.1.27.008 IMPRENTA
5.2.1.27.009 PAGOS POR OTROS SERVICIOS
5.2.1.27.010 REVISION VEHICULAR
5.2.1.27.011 PEAJE
5.2.1.27.012 SERVICIOS CONTABLES
5.2.1.27.013 GASTO FITOSANITARIO
5.2.1.27.014 GASTO CERTIFICADOS DE ORIGEN
5.2.1.27.015 SERVICIOS PARQUEADERO
5.2.1.27.016 SERVICIO DE MONITOREO
5.2.1.28. PAGOS POR OTROS BIENES
5.2.1.28.001 PAGOS POR OTROS BIENES
5.2.1.29. BAJA DE INVENTARIO
5.2.1.29.001 BAJA DE INVENTARIO
5.2.1.30. GASTO POR REEMBOLSOS
5.2.1.30.001 REEMBOLSOS
5.2.1.35. GASTOS NO DEDUCIBLES
5.2.1.35.001 GASTOS NO DEDUCIBLES
5.2.1.35.002 MULTAS
3.3.3 Instructivo Plan de Cuentas
Cada empresa es diferente en su estructura y por ende cada una tendrá un plan de cuentas diferente,
es por ello que el instructivo del plan de cuentas es importante ya que ésta es única en la
organización.
En el instructivo del plan de cuentas se detallará lo que cada cuenta integra, en donde
encontraremos el nombre de la cuenta, su naturaleza, los conceptos por lo que se acredita o debita y
el saldo que deben tener.
A continuación se presenta el instructivo de las cuentas principales que conformas el plan de
cuentas de la empresa EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
77
GRUPO: ACTIVO
Cuenta: Caja
Subcuenta: Caja General
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, refleja el
efectivo que proviene
de ventas al contado,
recuperación de
créditos y otros
ingresos.
Saldo Inicial
Cobro de ventas
al contado
Recuperación de
créditos
Otros ingresos
Depósitos
realizados
instituciones
bancarias
Deudor
Cuenta: Caja
Subcuenta: Caja Chica
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, refleja el
fondo para gastos
menores
Saldo Inicial
Creación del
fondo
Aumento del
fondo de caja
chica
Disminución del
fondo de caja
chica
Deudor
Cuenta: Bancos
Subcuenta: Banco Pichincha - Produbanco
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, refleja el
dinero depositado en la
cuenta corriente del
banco.
Saldo Inicial
Depósitos de
dinero, cheques.
Préstamos
recibidos.
Transferencias y
notas de crédito.
Pagos con
cheques
Retiros de la
cuenta
Débitos
bancarios e
intereses
Deudor
Cuenta: Inversiones
Subcuenta: Inversiones Temporales
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa
los títulos valores a
corto plazo operados en
el sistema financiero.
Saldo Inicial
Inversiones en
Instituciones
Financieras.
Cobros o
recuperación
de las
inversiones.
Deudor
78
Cuenta: Cuentas por Cobrar
Subcuenta: Clientes
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa el
monto a cobrar por
operaciones en cuenta
corriente.
Saldo Inicial
Ventas
Incremento del
monto a cobrar
Cobros
Documentos del
crédito
(retención)
Cuentas
incobrables
Devoluciones
Deudor
Cuenta: Cuentas por Cobrar
Subcuenta: Anticipo Empleados
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa
los anticipos de sueldos.
Saldo Inicial
Cuando se
realiza la
liquidación de
sueldos
mensuales.
Por los
adelantos de
sueldos
otorgados al
personal
Deudor
Cuenta: Cuentas por Cobrar
Subcuenta: Pagos Anticipados
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, está
compuesta de los
anticipos hechos a los
proveedores para su
posterior adquisición de
bienes y servicios
Saldo Inicial
Pagos por
anticipado a
proveedores
por la posterior
adquisición de
bienes y
servicios.
Por las
compras que
se van
realizando y
disminuyendo
el crédito.
Notas de
débito
emitidas por
los
proveedores
Deudor
Cuenta: Cuentas por Cobrar
Subcuenta: Préstamos Socios
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, con saldo
acreedor: representa los
préstamos entregados a
socios.
Saldo Inicial
Prestamos
entregados a
socios de la
empresa.
Por la
recuperación
de los
préstamos
otorgados.
Deudor
Cuenta: Provisión cuentas Incobrables
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, con saldo
acreedor: Esta provisión
Baja de
créditos
irrecuperables.
Saldo Inicial.
Ajuste por
recuperación
Deudor
79
se utiliza para cubrir
posibles pérdidas de los
créditos concedidos.
de cartera.
Cuenta: Activo por Impuestos corrientes
Subcuenta: Crédito Tributario a favor de la empresa IVA
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa
los valores pagados por
concepto de IVA en la
compra de bienes,
servicios, anticipos
fijos.
Pago del
impuesto por
compra de
bienes
servicios o
activos fijos.
Por la
liquidación
para
determinar el
impuesto.
Deudor
Cuenta: Activo por Impuestos corrientes
Subcuenta: Anticipo de Impuesto a la Renta
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa
los valores retenidos a
la empresa en sus
ventas netas antes de
impuestos.
Por las
retenciones de
la renta
realizados
sobre las
ventas antes de
impuestos.
Por la
liquidación
para
determinar el
impuesto a la
renta mensual.
Deudor
Cuenta: Otras Cuentas por Cobrar
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo
Corriente, representa
los valores que adeudan
a la empresa por
servicios que no tienen
relación con el giro del
negocio.
Por el crédito
concedido a
varios.
Por la
liquidación de
los valores
adeudados.
Deudor
Cuenta: Activo no Corriente
Subcuenta: Propiedad, Planta y Equipo
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo no
Corriente compuesto
por los bienes tangibles
destinados a ser
utilizados en la
actividad principal de la
empresa pero no a la
venta habitual,
incluyendo aquellos
bienes que están en
construcción, montaje o
tránsito.
Por la
adquisición de
los bienes
inmuebles que
son propiedad
de la empresa
que están
destinados al
uso de la
actividad
principal.
Por su venta,
pérdida de
valor,
destrucción
total o parcial,
por baja de las
actividades de
la empresa y
por otros
hechos que
disminuyan su
valor.
Deudor
80
Cuenta: Activo no Corriente
Subcuenta: Depreciación acumulada de Propiedad, Planta y Equipo
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Activo no
Corriente, por su
naturaleza es una
cuenta regularizadora
del activo y por su
saldo es Acreedor;
Representa el desgaste
y pérdida de valor por
el uso y el plazo del
tiempo de los activos
que son propiedad de la
empresa
Por la venta de
los activos
fijos por el
importe de la
amortización
acumulada
hasta el
momento de la
venta de los
mismos.
Por el ajuste
del desgaste
por el uso y el
paso del
tiempo por
cada año
transcurrido.
Deudor
GRUPO: PASIVO
Cuenta: Cuentas por Pagar
Subcuenta: Proveedores
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa
aquellas deudas por
adquisición en cuenta
corriente de bienes o
servicios que se realiza
a la actividad principal
de la empresa.
Al cancelar la
deuda.
Por las notas
de crédito
recibidas por
diferentes
conceptos que
disminuyen el
monto de la
deuda.
Por la compra
de mercaderías
o prestación de
servicios
recibidos.
Notas de
débito
recibidas por
diferentes
conceptos que
incrementan el
monto de la
deuda.
Acreedor.
Cuenta: Cuentas por Pagar
Subcuenta: Empleados
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa la
obligación que tiene el
empleador con sus
trabajadores por los
salarios oportunamente
devengados.
Al cancelar la
deuda con los
trabajadores.
Por la deuda
que se genera
por los
servicios
prestados por
los
trabajadores de
la empresa.
El importe de
la deuda es el
salario de un
trabajador o la
suma de varios
trabajadores.
Acreedor.
81
Cuenta: Cuentas por Pagar
Subcuenta: Anticipo de Clientes
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa el
pago por adelantado del
cliente en concepto de
alguna compra futura.
Por la compra
utilizado el
saldo a favor
del cliente.
Por el pago del
dinero en
concepto de
una compra
futura.
Acreedor.
Cuenta: Cuentas por Pagar
Subcuenta: Varios
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa
aquellos acreedores de
la empresa que no
responden a provisión
de mercaderías o
materias primas.
Al cancelar la
deuda.
Por las
devoluciones
sobre compras
Por las notas
de crédito
recibidas que
disminuyen la
deuda por
cualquier
concepto.
Por la compra
de productos.
Por las notas
de débito
recibidas que
aumentan el
importe de la
deuda por
cualquier
concepto.
Acreedor.
Cuenta: Obligaciones con Instituciones Financieras.
Subcuenta: Préstamos por Pagar
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa
los préstamos recibidos
de las instituciones
financieras.
Por el pago de
las obligaciones
con instituciones
bancarias.
Por el
préstamo
recibido de
instituciones
financieras.
Acreedor.
Cuenta: Obligaciones con la Administración Tributaria.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa
los valores por pagar a
la administración
tributaria por las
retenciones realizadas
por la empresa.
Por el pago de
las retenciones
realizadas.
Por las
retenciones en
la fuente del
impuesto a la
renta y del
IVA realizadas
por la compra
de bienes o
servicios.
Acreedor.
82
Cuenta: Por beneficios de ley empleados
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Pasivo
Corriente, representa
los valores por pagar a
los empleados por
beneficios de ley
Por el pago de
los beneficios
de ley.
Por la
provisión de
los beneficios
de ley a los
empleados.
Acreedor.
GRUPO: PATRIMONIO
Cuenta: Capital
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Patrimonio,
que agrupa las
subcuentas que
representa aportes de
accionistas o socios,
cuando tales aportes
han sido formalizados
desde el punto de vista
legal.
Por las
reducciones de
capital.
El Capital
aportado.
Acreedor.
Cuenta: Aportes de Socios o Accionistas para futura capitalización.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Patrimonio,
comprende los aportes
efectuados por los
socios o accionistas
para futuras
capitalizaciones que
tienen un acuerdo
formal de capitalización
a corto plazo, y que por
lo tanto califican como
patrimonio.
Por el valor
nominal de los
aportes en la
reducción del
capital, previo
el
cumplimiento
de las
disposiciones
legales
pertinentes.
Por el valor
nominal de los
aportes al
momento de
liquidarse la
empresa.
Por el valor
nominal de los
aportes
recaudados
efectivamente.
Por el valor de
aquellas
utilidades que
la Junta de
Socios ordene
capitalizar.
Acreedor.
Cuenta: Reservas
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Patrimonio,
agrupa las subcuentas
que representa
La capitalización
de las reservas
constituidas.
Las
detracciones
de utilidades
Acreedor.
83
apropiaciones de
utilidades, autorizadas
por ley, por los
estatutos, o por acuerdo
de los accionistas o
socios y, que serán
destinadas a fines
específicos o para
cubrir eventualidades.
Las
disminuciones de
las reservas por
acuerdos
societarios o
dispositivos de
ley, o cobertura
de resultados.
atendiendo a
las razones de
orden legal,
estatutario,
contractual o
por acuerdo
de los
accionistas o
socios.
Cuenta: Resultados Acumulados.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Patrimonio,
agrupa subcuentas que
representan utilidades
no distribuidas y las
pérdidas acumuladas
sobre las que los
accionistas o socios no
han tomado decisiones.
Los ajustes de
los ejercicios
anteriores
cuando
corresponda a
mayores pérdidas
o menores
utilidades.
La aplicación de
las utilidades
como dividendos
o apropiación de
reservas.
La pérdida,
producto de
cambios en las
políticas
contables y
errores
contables.
Por el valor
nominal de los
aportes
recaudados
efectivamente.
Por el valor de
aquellas
utilidades que
la Junta de
Socios ordene
capitalizar.
Acreedor.
Cuenta: Ganancias Netas del Periodo (Utilidad)
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Se registrara el saldo de
las utilidades del
ejercicio en curso
después de las
provisiones para
participación a los
trabajadores e impuesto
a la renta.
Por el valor de la
apropiación o
distribución de
las utilidades del
ejercicio, sean
dividendos,
participaciones,
reservas y otros
afines,
aprobando
mediante acta.
Por el
traspaso a la
cuenta de
pérdidas y
ganancias
Acreedor.
Cuenta: (-) Pérdidas Netas del Periodo (Pérdida)
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Se registra las pérdidas
provenientes del
Por las pérdidas
netas del
Por el
traslado de
Deudor.
84
ejercicio en curso. ejercicio. las pérdidas
del ejercicio a
la cuenta
pérdidas
acumuladas.
GRUPO: INGRESOS Cuenta: Ingresos Operacionales.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Ingresos,
representa los ingresos
que la empresa tiene
como resultado de la
venta de bienes o la
prestación de servicios.
Asientos de
cierre.
Por la venta de
bienes o
prestación de
servicios
generados en
el periodo.
Acreedor.
Cero (al final
del periodo).
Cuenta: Ingresos No Operacionales.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Ingresos,
representa los ingresos
que la empresa ha
generado que no están
directamente
relacionados con el giro
del negocio.
Asientos de
cierre.
Por valores
recibidos por:
Comisiones
Ganadas.
Intereses
ganados.
Utilidad en
venta de
activos fijos.
Acreedor.
Cero (al final
del periodo).
GRUPO: GASTOS
Cuenta: Gastos Operacionales.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Gastos,
representa los gastos en
los que la empresa ha
incurrido y que están
directamente
relacionados con el giro
del negocio.
Por los gastos
incurridos en
el periodo.
Asientos de
cierre.
Deudor.
Cero (al final
del periodo).
Cuenta: Gastos No Operacionales.
CONCEPTO MOVIMIENTO
Debito Crédito Saldo Cuenta de Gastos,
representa los gastos en
los que la empresa ha
Por los gastos
incurridos en
el periodo.
Asientos de
cierre.
Deudor.
Cero (al final
del periodo).
85
incurrido y que no están
directamente
relacionados con el giro
del negocio.
3.4 DOCUMENTOS FUENTE
Los documentos fuente son el primer paso para la preparación del ciclo contable, consiste en la
documentación que servirá como sustento para el registro de la contabilidad en la empresa.
Estos documentos son de importancia relevante para la empresa ya que estos son el soporte que
tiene la empresa para demostrar su propiedad sobre algún bien o servicio.
Están constituidos por todos los comprobantes tanto emitidos en la empresa como los recibidos por
conceptos de compras. Como son: Facturas, comprobantes de retención, notas de ventas, notas de
créditos y débitos, etc.
Comprobantes de Ventas
Los comprobantes de venta son documentos autorizados previamente por el SRI, que respaldan las
transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por la prestación de
servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos.
Estos pueden ser llenados en forma manual, mecánica o a través de sistemas computarizados. Las
facturas en original y copia deben ser llenadas en forma simultánea mediante el uso de papel
carbón, carbonado o papel químico; en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original,
caso contrario no serán válidas.
La falta de emisión o entrega de documentos autorizados, la emisión incompleta o falsa de éstos,
constituyen casos de defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Los tipos de comprobantes de venta son:
Facturas: Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y
en operaciones de exportación.
Notas de venta -RISE: Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen
Simplificado.
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios: Las emiten sociedades, personas
naturales y sucesiones indivisas en servicios o adquisiciones de acuerdo a las condiciones previstas
en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios vigente.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos:
Se emiten en transacciones con usuarios finales, no identifican al comprador, únicamente en la
emisión de tiquete si se requiere sustentar el gasto deberá exigir una factura o nota de venta -RISE.
Otros documentos autorizados. Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación
y exportación, tickets aéreos, Instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos:
sustenta costos y gastos y crédito tributario siempre que cumpla con las disposiciones vigentes.
Comprobantes de Retención
Los comprobantes de retención son comprobantes que acreditan la retención del impuesto, lo
efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de retención.
86
Documentos Complementarios
Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente:
Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos
o bonificaciones.
Notas de débito: se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos,
incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante.
Guías de remisión: sustentan el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional.
3.5 CICLO CONTABLE
El ciclo contable se representa de la siguiente manera:
(Salguero Hnos., 2005, pág. 117)
DOCUMENTOS FUENTES
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
ASIENTOS DE AJUSTES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
ESTADOS FINANCIEROS
- ESTADO DE SITUACIÓN
- ESTADO DE RESULTADOS
- ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
- ESTADO DE CAMBIOS EN EL
PATRIMONIO
- NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
87
3.6 LOS ESTADOS FINANCIEROS
Todo el proceso contable tiene como resultado final la elaboración de los estados Financieros, de la
presentación de estos depende en gran manera que la Administración pueda tener una toma de
decisiones oportuna y eficiente.
Constituyen cuadros sistemáticos preparados con el objetivo de presentar en forma racional y
coherente las transacciones económicas de cierto periodo, para así ver los aspectos de la situación
financiera y económica de acuerdo con los principios y normas de la Contabilidad generalmente
aceptados.
En el análisis de los estados financieros hay que entender a la empresa como un todo integrado,
donde la gestión financiera debe estar conectada con la operativa y la estrategia de negocio.
En el análisis financiero se contempla el estudio de:
Análisis estados financieros: estados financieros básicos, análisis de rentabilidad, índices
financieros.
Cuenta de resultados: registra el flujo de recursos a lo largo del tiempo.
Estados de Flujo de caja.
Estudios de viabilidad de nuevas líneas de negocio o de nuevos proyectos de inversión.
Los principales estados financieros son los siguientes:
1. Estado de Situación Financiera;
2. Estado del Resultado Integral
3. Estado de Cambios en el Patrimonio;
4. Estado de Flujos de Efectivo; y
5. Notas explicativas.
3.7 ANÁLISIS FINANCIERO
“El análisis financiero consiste en recopilar los estados financieros estáticos, como el Estado de
Situación Financiera, y dinámicos, como el Estado de Resultados, para comparar y estudiar las
relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados
por las distintas operaciones de la empresa”. (Coral & Gudiño, 2000)
3.7.1 ÍNDICES FINANCIEROS
En este procedimiento se relacionan dos cuentas de los estados financieros básicos, el Estado de
Situación Financiera y el Estado de Resultados. Estos indicadores permiten establecer las fortalezas
y debilidades de un negocio mediante el análisis comparativo.
RAZONES DE LÍQUIDEZ
a) RAZÓN CORRIENTE O ÍNDICE DE LIQUIDEZ
88
Esta razón mide la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo en forma
inmediata, es decir, debe cubrir sus deudas en base a su disponible (caja, bancos, valores
negociables).
En esta relación se puede considerar buena de $0.50 por un $ 1.0 sin embargo, en la práctica esta
proporción podría representar efectivo ocioso, ya que tan malo es un exceso o faltante de liquidez.
b) RAZÓN SÚPER ÁCIDA
Esta razón representa la capacidad de la empresa para cubrir los Pasivos a corto plazo, en forma
inmediata, está dado por una relación entre el Activo Líquido el mismo que está formado por
cuentas que representan dinero en efectivo o que se pueden convertir en dinero con relativa rapidez,
por tanto se excluyen los Inventarios.
En esa razón se exigía una proporción de 1.5 a 1 por lo mencionado en la razón anterior.
c) CAPITAL DE TRABAJO
Esta razón mide la capacidad crediticia ya que representa el margen de seguridad para los
acreedores o bien la capacidad de pagar de la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo, es decir
es el dinero con que la empresa cuenta para realizar sus operaciones normales.
Este índice indica la cantidad con la que cuenta la empresa para realizar sus operaciones normales,
después de haber cubierto sus obligaciones a corto plazo.
RAZONES DE ACTIVIDAD
a) ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR (Veces que Rotan las Cuentas por
Cobrar)
Esta razón financiera permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, así como la
efectividad política en el otorgamiento de créditos. Para ello es necesario tomar solo las ventas a
crédito deduciendo de ellas las devoluciones, rebajas, bonificaciones y descuentos para poderlas
89
comparar con el promedio de los saldos mensuales de los clientes para conocer el número de veces
que este promedio se desplaza, es decir, ese índice indica la eficiencia del departamento de
cobranzas.
Para saber si el resultado obtenido es satisfactorio, es necesario conocer la actividad de la empresa;
sin embargo, mientras mayor sea el índice de rotación, mejor será la política administrativa, ya que
esta razón muestra las veces que se recupera la inversión. Y entre menor sea el plazo de cobro,
indica un ciclo económico mejor para la empresa ya que muestra el plazo de cobrar en días
promedio de nuestras cuentas.
b) PLAZO PROMEDIO EN QUE SE HACEN EFECTIVAS LAS CUENTAS POR
COBRAR
DATOS:
Plazo = 360 días
Rotación de Cuentas por cobrar = 13,09
PLAZO PROMEDIO EN QUE SE HACEN
EFECTIVAS LAS CUENTAS POR
COBRAR=
360 =
13,09
27,50
INTERPRETACIÓN: Sobre las ventas a crédito realizadas por la empresa, los clientes han
pagado sus cuentas en un promedio de 28 días.
c) ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
Estas razones financieras permiten medir la eficiencia en la utilización de los activos fijos así como
la estructura total de dichos activos, mostrando el número de veces de su utilización.
90
Una rotación baja en cualquier empresa indica que hay ventas insuficientes y/o inversiones
elevadas en activos fijos, y que esto está ocasionando aumento en nuestros costos, por las
depreciaciones, seguros, refacciones, reparaciones, etc.
RAZONES DE APALANCAMIENTO
a) NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
INTERPRETACIÓN: Este indicador establece el porcentaje de participación de los acreedores
dentro de la empresa.
APALANCAMIENTO TOTAL:
INTERPRETACIÓN: Esta razón indica que el Pasivo externo es superior al aporte de los
dueños, cada dólar que adeuda la empresa no tiene un pasivo que lo sustente.
RAZONES DE RENTABILIDAD
a) MARGEN NETO DE UTILIDAD
Este conjunto de razones financieras muestran el rendimiento que por ventas obtiene la empresa en
sus operaciones propias, y de la utilidad que le representa a cada uno de los socios de acuerdo al
número de acciones en su poder.
b) MARGEN BRUTO DE UTILIDAD SOBRE VENTAS
91
INTERPRETACIÓN: Esta razón indica que la utilidad bruta representa el 48%, es decir,
el costo de los servicios que se ofrece asciende al 52%.
c) RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO O RETORNO DE CAPITAL NETO
INTERPRETACIÓN: La razón indica que la inversión de los socios en este período
produjo una utilidad del 79%.
d) RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL O ACTIVO NETO
INTERPRETACIÓN: La razón indica que el grado de eficiencia en la administración de la
empresa es apenas del 9%, lo cual se considera un índice muy bajo.
e) RENDIMIENTO POR ACCIÓN
INTERPRETACIÓN: La razón indica que la rentabilidad de cada acción en el período es de
$37,95 esto demuestra que existe una buena rentabilidad de las acciones.
92
CAPÍTULO IV
EJERCICIO PRÁCTICO
4.1 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO
Para realizar la Evaluación del Control Interno en la empresa EXPERTS HANDLING S. A.,
Agencia de Carga Aérea, se debe conocer cuáles son las funciones, los procedimientos y cómo son
realizados dentro de la entidad; como se revisó en el punto anterior, por lo cual se empleará como
método de evaluación, el Cuestionario de Control Interno, mediante el cual se procederá a medir el
riesgo que tiene la empresa con relación a los procesos que se desarrollan en las diferentes áreas de
la organización.
4.2 TALENTO HUMANO
Administrativa - TALENTO HUMANO
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
La encargada de la administración del
Talento Humano, es la Gerente
Administrativa y Financiera.
No se cumple con los procesos de capacitación
y evaluación del desempeño.
2 √ 0 5
Los procesos se realizan a criterios del
gerente y a recomendaciones, no se pone
énfasis en cuanto a especificaciones
académicas y éticas para el nuevo empleado.
3 √ 0 5
Los perfiles de puestos surgen según la
necesidad de contratar a un nuevo empleado,
el perfil lo determina el área solicitante.
4 √ 5 5
5 √ 5 5
6 √ 5 5
No, la empresa no ha diseñado planes de
inducción.
El empleado se relaciona con los elementos
de la empresa en el día a día.
√ 0 5
¿El reclutamiento y selección del nuevo
personal, se realiza en base a especificaciones
técnicas, académicas y éticas?
¿La empresa cuenta con expedientes
completos y actualizados sobre datos e
informaciòn suministrada por el personal?
¿Cumple con las disposiciones reguladoras
del MRL para la contratación del personal?
¿La contratación se realiza en función de las
necesidades de cubrir las vacantes existentes
en la empresa?
¿La empresa vela por los derechos de sus
trabajadores cumpliendo con todas las
disposiciones legales para tal efecto?
7
¿Se efectúa la inducción del personal nuevo,
con el objetivo de acelerar la integración del
individuo en el menor tiempo posible al
puesto, al jefe y a la organización?
1
¿Cuentan con un Departamento de Talento
Humano en la empresa que cumpla con las
funciones de: Reclutamiento, selección y
contrataciòn de personal, evaluación del
desempeño?
√ 0 5
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA:
CARGO:
N° PREGUNTARESPUESTA MEDICIÓN
OBSERVACIONES
CI-TH
1/2
93
Administrativa - TALENTO HUMANO
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
8 √ 0 5No dispone de un Reglamento Interno, ya que los
Directivos no lo ha puesto enfasis de
implementación.
9 √ 0 5
No existe un proceso de inducción del nuevo
personal en el cual se den a conocer las
generalidades de la empresa, como misión,
visión, objetivos y políticas.
10 √ 0 5Los empleados se encuentran desmotivados y
existe falta de compromiso en sus funciones.
11 √ 0 5
La responsable de esta área no posee los
conocimientos necesarios para la administración
del Talento Humano.
12 √ 0 5
Los Directivos tienen el criterio, que mientras
más cumplen sus funsiones en su cargo, se auto
capacitan con las experiencia laborales.
13 √ 0 5
No se evalúa el trabajo que desarrolla cada
empleado, esto ocasiona retraso de información
necesaria para la empresa.
14 √ 5 5
Cuentan con reloj biométrico para el control de
asistencia, tanto para personal administrativo,
como el de operaciones de embarques.
15 √ 0 5 No se lleva un registro en cuanto a la solicitud de
permisos que solicitan los empleados.
16 √ 5 5
17 √ 5 5
18 √ 0 5No existe formulario, se realiza una solicitud
verbal.
30 90
¿Existe un formulario para solicitar
vacaciones?
TOTALES:
¿Existe una supervisión del desempeño
laboral, actitudes y habilidades del personal?
¿Se lleva algún tipo de control que sea
confiable en cuanto a la asistencia del
personal?
¿Existe algún mecanismo para controlar la
salida y reingreso del personal por motivo de
permisos?
¿Los permisos solicitados son autorizados
por el jefe inmediato?
¿Se programan anualmente las vacaciones,
con los empleados?
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA:
CARGO:
N° PREGUNTARESPUESTA MEDICIÓN
OBSERVACIONES
¿Los empleados se encuentran motivados y
comprometidos con sus funciones?
¿La persona encargada de la sección del
Talento Humano, dispone de los
conocimientos adecuados en cuanto a la
administración del personal?
¿Se realizan planes de capacitación para los
empleados?
¿La empresa dispone de un Reglamento
Interno de Trabajo, legalizado y aprobado
por el MRL?
¿Los empleados conocen y se identifican con
los objetivos organizacionales?
CI-TH
2/2
94
RESULTADO DE LA MEDICIÓN DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE CONFIANZA
NC: Nivel de Confianza
NC=
CT x 100
CT: Calificación Total
PT
PT: Ponderación Total
NC=
30 x 100
90
NC= 33.33%
RIESGO DE CONTROL:
Fórmula:
= 100% -
Nivel de
Confianza
RIESGO DE CONTROL
= 100% - 33.33%
RIESGO DE CONTROL
= 66.67%
15% - 50% 51% - 59% 60% - 66% 67% - 75% 76% - 95% RIESGO Bajo Moderado Bajo Moderado Moderado Alto Alto
CONFIANZA Alta Moderada Alta Moderado Moderada Baja Baja
INDICE 66,67%
RIESGO Moderado Alto
CONFIANZA Moderada Baja
2.4.1.2 VENTAS
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo a la evaluación realizada del Control Interno, el Nivel de Confianza llega a 33.33%;
el mismo que se considera como moderada baja en cuanto a los procedimientos de control
interno que existen en los diferentes componentes del Área de Talento Humano.
INTERPRETACIÓN:
Según el cálculo que proyecta el riesgo de control corresponde al 66.67%, que según la escala de
medición se encuentra en un nivel de riesgo Moderado Alto y por ende un nivel de confianza
moderadamente baja.
Se puede concluir que el Sistema de Control Interno en el Área de Talento Humano tiene la
necesidad de mejorar los controles administrativos existentes y diseñar nuevos que permitan
obtener eficiencia en los procesos administrativos.
95
4.2.1 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCESO DE
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
GERENTE DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL
1. Solicita y revisa información del
candidato a contratar.
2. Si la información no está completa,
informa de este particular al candidato.
3. Si la documentación cumple con lo
establecido y está en orden verifica
referencias.
4. - Si el contrato se lo realizó bajo la
denominación de Servicios
profesionales, registra la información en
el formulario “Hoja de datos
personales”.
5. - Si el contrato se lo realizó bajo relación
de dependencia registra los datos en el
formulario “Registro de Personal”.
6. Elabora el archivo del personal con todos
los documentos entregados.
7. Si es renovación de contrato informa a
Gerencia General para su aprobación,
caso contrario redacta el contrato.
8. Si aprueba informa a Recursos Humanos
para que redacte el nuevo contrato con
tres copias, de lo contrario rechaza.
S
i
N
o
No
S
i 7
A
Si
i
No
INICIO
1
2
3
4
5
6
8
1/2
96
PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
GERENTE DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL
9. El Gerente de Recursos Humanos
redacta contratos con tres copias y hace
firmar al candidato.
10. Envía el contrato y las copias a Gerencia
General.
11. Recibe contrato con copias y revisa.
12. Firma el contrato con copias y envía a
Recursos Humanos.
13. Recibe el contrato firmado con copias.
14. Envía al Ministerio de Relaciones
Laborales para su legalización.
15. -Recibe y archiva los contratos
legalizados.
-Una copia se adjunta al archivo del
personal de cada empleado.
A
9
10
11
12
13
14
15
FIN
2/2
97
4.3 VENTAS DE SERVICIOS
Comercial - VENTAS DE SERVICIOS
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
2 √ 5 5
3 √ 5 5
4 √ 5 5
6 √ 0 5
No lo realizan ya que por falta de
conocimiento y no tener una politica de
la misma.
7 √ 5 5
8 √ 3 5
Si lo realizan, pero algunos clientes no
retiran el documento de facturación en
vista que algunos son del exterior.
9 √ 3 5
10 √ 5 5
11 √ 0 5
No existe el control oportuno ya que los
depositos que realizan los clientes no
son reportados en el tiempo indicado.
39 55
¿Realizan una vigilancia constante y efectiva
sobre vencimientos de cobranzas?
¿Se realiza el archivo correpondiente en
orden secuecial, tanto de la facturación como
las guías de remisión?
¿Se controla adecuadamente el ingreso de
dinero del pago de los clientes, con la
verificacion del deposito realizado en la
cuenta bancaria de la empresa?
TOTALES:
3 5
¿Se realiza comparaciones con las ventas de
años anteriores para su respectivo análisis?
¿La empresa cuenta con sistema contable
para la emision y el control de facturacion de
ventas, notas de crédito?
¿Se realiza la entrega respectiva de la
factura cuando se efectua la venta del
servicio?
√
¿Cualquier operación de venta se regristra
con base en documentos comprobatorios, con
la autorización correspondiente?
¿Los precios de venta de servicios, y créditos,
se basan a una lista de precios y plazos de
credito establecidos; los cuales deben estar
autorizados por el Gerente General?
¿Existen procediemientos de control que
aseguren que todos los servicios ofrecidos se
han facturado y que todas las fcturas se
registren oportunamente?
5
¿Se garantiza que los servicios sean
documentados y que la informacion llegue al
Departamento de Contabilidad
oportunamente?
5
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA:
CARGO:
N° PREGUNTARESPUESTA MEDICIÓN
OBSERVACIONES
1
¿Existe una segregación adecuada de las
funciones de recepción de solicitudes de
clientes, crédito, facturación, cobranza y
contabilización?
√ 5
CI-VA
1/1
98
RESULTADO DE LA MEDICIÓN DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE CONFIANZA
NC: Nivel de Confianza
NC=
CT x 100
CT: Calificación Total
PT
PT: Ponderación Total
NC=
39 x 100
55
NC= 70.91%
RIESGO DE CONTROL:
Fórmula:
= 100% -
Nivel de
Confianza
RIESGO DE CONTROL
= 100% - 70.91%
RIESGO DE CONTROL
= 29.09%
15% - 50% 51% - 59% 60% - 66% 67% - 75% 76% - 95% RIESGO Bajo Moderado Bajo Moderado Moderado Alto Alto
CONFIANZA Alta Moderada Alta Moderado Moderada Baja Baja
INDICE 29.09%
RIESGO Bajo
CONFIANZA Alta
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo a la evaluación realizada del Control Interno, el Nivel de Confianza llega a 70.91%;
el mismo que se considera como moderada baja en cuanto a los procedimientos de control
interno que existen en los diferentes componentes del Área de Ventas de Servicios.
INTERPRETACIÓN:
Según el cálculo que proyecta el riesgo de control corresponde al 29.09%, que según la escala
de medición se encuentra en un nivel de riesgo bajo y por ende un nivel de confianza alta.
Se puede concluir que el Sistema de Control Interno en el Área de Ventas de servicios tiene la
regularidad de los controles administrativos existentes por lo que debe mejorar con nuevos
controles que permitan obtener eficiencia en los procesos administrativos.
99
4.3.1 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA EFECTUAR
LAS VENTAS
GERENCIA
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
GERENTE
GENERAL
SUPERVISO R
DE
O PERACIO N
ES
CLIENTE FACTURACION
1. Reliza investigación de
mercado objetivo.
2. Selecciona clientes
potenciales.
3. Coordina citas con
clientes.
4. Elabora presentación de
los servicios.
5. Realiza cita comercial al
cliente.
6. Elabora informe.
7. Presenta documento al
Gerente General
8. Aprueba el informe y
envía.
9. Recibe el informe crea el
nuevo cliente con el cupo
y condiciones comerciales
aprobadas.
10. Verifica base de datos
de clientes.
11. Solicita información al
cliente.
12. Notifica vía correo
electrónico al supervisor
de operaciones la llegada
de la mercancía o la
descarga de la misma en
los cuartos frios.
13. Recibe notificación y
presenta proforma de los
servicios a ofrecer.
CARGOS
PROCEDIMIENTOS
INICIO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
A
SI
NO
1/2
100
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LAS VENTAS
GERENCIA
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
GERENTE
GENERAL
SUPERVISO R
DE
O PERACIO NES
CLIENTE FACTURACION
14. Recibe cotización y
aprueba.
15. Coordina con el
asegurado hora y fecha de
la inspección y se asigna
al respectivo inspector.
16. Elabora el acta de
inspección
(prenumeradas), donde
hace constar las
novedades encontradas.
17. Entrega una copia del
acta al asegurado y las
dos copias restantes a la
coordinadora.
18. Recibe las actas y
entrega a facturación el
respectivo detalle con los
valores a cobrar.
19. Emite la factura
respectiva y envía para su
aprobación.
20. Recibe y verifica si
esta correcta la factura
emitida.
21. Envía el acta original
junto con la factura y el
informe respectivo de la
inspección realizada.
22. Recibe documentación,
firma la factura y envía al
cliente.
23. Recibe la copia de la
factura con el sello de
recibido del cliente y envía
a contabilidad para el
respectivo proceso de
cobro.
CARGOS
PROCEDIMIENTOS
A
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
FIN
NO
SI
2/2
101
4.4 CAJA CHICA
FINANCIERA-CAJA CHICA
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
19 48TO TALES:
8
9
10
¿Se comparan los comprobantes que
soportan las operaciones con el saldo
existente en el fondo de Caja Chica?
¿El movimiento de esta cuenta se da
solo cuando se decida aumentar,
disminuir o eliminarla?
¿La reposición del fondo se hace
mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo?
√
4 4
√ 0 4Se va rotando del custudio del
fondo.
√
5 5
Si existe un fondo de Caja Chica a
manejarse: con gastos como:
alimentación, suministros de
oficina y aseo, movilización.
Fondo de Caja Chica es USD
300.00
N°
1 √ 5¿Existe un fondo para Caja Chica
autorizado por el Gerente General?
5
¿Existe segregación de funciones, en
cuanto al manejo y el registro de los
gastos efectuados con el fondo de
Caja Chica?
5
5En ocasiones no existe alguna
firma que autoriza el desembolso.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PREGUNTA
ÁREA:
CARGO:
OBSERVACIONESMEDICIÓ NRESPUESTA
2 √ 3
¿Están los pagos de Caja Chica,
soportados por documentos
debidamente aprobados por el S.R.I.?
3 √ 0
5 √ 0 5
La reposición se realiza cuando el
fondo de Caja Chica esté
utilizado en un 50%.
4 √ 2
¿Se lleva un control adecuado de los
gastos hechos por Caja Chica para
evitar salida duplos?
¿Existe algún límite para la reposición
de los gastos efectuados con Caja
Chica?
5
7 √ 0 5
6 √ 0¿Se hacen arqueos sorpresivos de Caja
Chica?
¿Existen políticas establecidas en
cuanto al manejo Administrativo-
Financiero del fondo de Caja Chica?
5
CI-C/CH
1/1
FINANCIERA-CAJA CHICA
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
19 48
7 √ 0 5
6 √ 0¿Se hacen arqueos sorpresivos de Caja
Chica?
¿Existen políticas establecidas en
cuanto al manejo Administrativo-
Financiero del fondo de Caja Chica?
5
5 √ 0 5
La reposición se realiza cuando el
fondo de Caja Chica esté
utilizado en un 50%.
4 √ 2
¿Se lleva un control adecuado de los
gastos hechos por Caja Chica para
evitar salida duplos?
¿Existe algún límite para la reposición
de los gastos efectuados con Caja
Chica?
5
2 √ 3
¿Están los pagos de Caja Chica,
soportados por documentos
debidamente aprobados por el S.R.I.?
3 √ 0
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PREGUNTA
ÁREA:
CARGO:
OBSERVACIONESMEDICIÓ NRESPUESTA
5 5
Si existe un fondo de Caja Chica a
manejarse: con gastos como:
alimentación, suministros de
oficina y aseo, movilización.
Fondo de Caja Chica es USD
300.00
N°
1 √ 5¿Existe un fondo para Caja Chica
autorizado por el Gerente General?
5
¿Existe segregación de funciones, en
cuanto al manejo y el registro de los
gastos efectuados con el fondo de
Caja Chica?
5
5En ocasiones no existe alguna
firma que autoriza el desembolso.
4 4
√ 0 4Se va rotando del custudio del
fondo.
√
TO TALES:
8
9
10
¿Se comparan los comprobantes que
soportan las operaciones con el saldo
existente en el fondo de Caja Chica?
¿El movimiento de esta cuenta se da
solo cuando se decida aumentar,
disminuir o eliminarla?
¿La reposición del fondo se hace
mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo?
√
CI-C/CH
1/1
102
RESULTADO DE LA MEDICIÓN DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE CONFIANZA
NC: Nivel de Confianza
NC=
CT x 100
CT: Calificación Total
PT
PT: Ponderación Total
NC=
19 x 100
48
NC= 39.58%
RIESGO DE CONTROL:
Fórmula:
= 100% -
Nivel de
Confianza
RIESGO DE CONTROL
= 100% - 39.58%
RIESGO DE CONTROL
= 60.42%
15% - 50% 51% - 59% 60% - 66% 67% - 75% 76% - 95% RIESGO Bajo Moderado Bajo Moderado Moderado Alto Alto
CONFIANZA Alta Moderada Alta Moderado Moderada Baja Baja
INDICE 60.42%
RIESGO Moderado
CONFIANZA Moderado
INTERPRETACIÓN:
Según el cálculo que proyecta el riesgo de control corresponde al 60.42%, que según la escala de
medición se encuentra en un nivel de riesgo moderado y por ende un nivel de confianza
moderada.
Se puede concluir que el Sistema de Control Interno en el Fondo de Caja Chica tiene la
regularidad de los controles administrativos existentes por lo que debe mejorar con nuevos
controles que permitan obtener eficiencia en los procesos administrativos.
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo a la evaluación realizada del Control Interno, el Nivel de Confianza llega a 39.58%;
el mismo que se considera como baja en cuanto a los procedimientos de control interno que
existen en los diferentes componentes del Fondo de Caja Chica.
103
4.4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
EMPLEADO
(Custodio)
GERENTE
ADMINISTRATIVA-
FINANCIERA
GERENTE
GENERAL CONTADOR
1. Realiza Oficio para la
creación del Fondo de
Caja Chica, en el que
se justificará el
requerimiento de
apertura.
2. Recibe Oficio,
aprueba, firma y
envía.
3. Recibe el Oficio
aprobado y entrega al
Área de Contabilidad
para que proceda el
emitir un cheque.
4. Recibe el Oficio y
procede a emitir el
cheque, a nombre del
custodio del Fondo de
Caja Chica.
5. Envía cheque para la
firma de autorización.
6. Recibe cheque, firma
y envía.
7. Recibe cheque, firma
y envía.
8. Recibe cheque
firmado y lo entrega
al custodio del Fondo
de Caja Chica.
9. Recibe el cheque y lo
cambia, mantiene el
dinero en efectivo,
con las seguridades
apropiadas bajo su
custodia.
7
INICIO
1
5
2
4
3
6
8
9
FIN
1/1
104
4.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
EMPLEADO
(Custodio)
GERENTE
ADMINISTRATIVA
-FINANCIERA
GERENTE
GENERAL CONTADOR
1. Elabora la Solicitud de reposición, la cual
será un cuadro detallado y ordenado.
2. Remite al Dpto. Contable la Solicitud de
Reposición del Fondo, con toda la
documentación de respaldo, de manera
ordenada, con los comprobantes de Caja
Chica observando la numeración
secuencial, con las respectivas firmas de
responsabilidad.
3. Recibe y revisa que la Reposición de Caja
Chica contenga todas las firmas de
responsabilidad correspondientes y que
cumpla con las políticas establecidas.
4. Verifica que la documentación de soporte
de los gastos realizados sea la correcta.
5. Verifica que todos los comprobantes de
venta y recibos tengan el sello de
cancelado.
6. Firma la Solicitud de Reposición de Caja
Chica.
7. Emite el cheque y entrega para sus
respectivas firmas.
8. Recibe cheque firma y envía.
9. Recibe cheque firma y envía.
10. Recibe el cheque y entrega al custodio de
Caja Chica con el comprobante de egreso,
confirmando tal gestión con un sello de
cancelado sobre el reporte de Reposición
de Caja Chica.
11. Recibe el cheque firmado y lo cambia en
efectivo.
2
INICI
O
1
8
10
9
7
11
3
4
5
6
FIN
1/1
105
4.4.3 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA CHICA
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
CONTADOR EMPLEADO
(Custodio)
1. Solicita el dinero existente, las facturas,
documentos y vales de caja.
2. Entrega lo solicitado.
3. Recibe y clasifica el dinero en monedas y
billetes.
4. Desglosa los comprobantes de pago, si
hubiesen, incluidos la fecha de pago, el
concepto, la autorización y el valor
correspondiente.
5. Realiza una suma total de estos valores
(efectivo y comprobantes).
6. Registra el conteo en el formulario
“Arqueo de Caja Chica”.
7. Efectúa una comparación entre el saldo
verificado y el saldo registrado por
contabilidad; establece diferencias en
más (sobrantes) o en menos (faltantes), si
las hubiese.
8. En caso de existir faltantes cobra el valor
correspondiente al empleado.
9. Registra en el acta de Arqueo de Caja
Chica, las novedades existentes. Éstas
serán de conocimiento de las autoridades
de la empresa.
INICI
O
1
2
4
3
5
6
7
8
9
FIN
1/1
106
4.5 BANCOS
FINANCIERA- BANCOS
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
512 √ 5¿Los cheques se giran a nombre de los
correspondientes beneficiarios?
0 5La empresa no cuenta con un manual
de funciones.
8
9
10
¿Los comprobantes son archivados en
orden cronológico?
¿Los cheques o transferencias son
previamente autorizados?
¿Se ha definido el proceso de
autorización para los desembolsos?
√
11
¿Está definida la responsabilidad de
las personas que manejan fondos y
valores?
√
4 5
√ 0 5No existe un proceso de
autorización.
√
4 5
N°
1 √ 5
¿Existe una adecuada segregación de
funciones en el proceso de
autorización, recaudación y registro
de la persona responsable?
5¿Existen firmas mancomunadas para
el pago por medio de cheque?
5
Son firmas individuales sea Gerente
General o la Gerente Financiera
Administrativa.
5 Por cobro de clientes.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PREGUNTA
ÁREA:
CARGO:
OBSERVACIONESMEDICIÓNRESPUESTA
2 √ 0
¿Existe autorización para la apertura
de cuentas corrientes?3 √ 5
No existe un manual de funciones y
maneja las cuentas el Gerente
Financiero Administrativo.
5 √ 3 5
Si se realiza las conciliaciones
bancarias, pero no hay segregación de
funciones pararealizar este proceso.
4 √ 0
¿Se define por escrito a los
responsables para el manejo de las
cuentas corrientes?
¿Se realizan mensualmente las
conciliaciones bancarias de la cuenta
corriente?
5
7 √ 0 5
No porque algunas veces el giro del
cheque se lo hace directo con
autorización de palabra del Gerente
General.
6 √ 5
¿Se registra oportunamente las
transacciones financieras que genera la
empresa?
¿Se adjunta a los comprobantes la
respectiva documentación
sustentatoria?
5
CI-B
1/2
107
FINANCIERA- BANCOS
Gerente Administrativa - Financiera
SI NO Obs. Pond.
35 80TOTAL:
No, la empresa no ha considerado
esta situación de riesgo.
16 √ 0 5No existe un Manual de Control
Interno.
15 √ 0¿Se encuentran asegurados los fondos
ante posibles contingencias?
¿Existen mecanismos que garanticen
procedimientos existentes para pagos,
control de transacciones y registro de
operaciones contables?
5
13 √ 4
¿Se archivan los cheques
efectivizados y anulados de forma
secuencial?
14 √ 0
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PREGUNTA
ÁREA:
CARGO:
OBSERVACIONESMEDICIÓN
N°RESPUESTA
5
¿Los ajustes realizados a la cuenta
están autorizados por el funcionario
responsable?
5
No existe un buen control sobre el
archivo de documentos ya que vienen
los cheques en microfil del banco.
CI-B
2/2
RESULTADO DE LA MEDICIÓN DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE CONFIANZA
NC: Nivel de Confianza
NC=
CT x 100
CT: Calificación Total
PT
PT: Ponderación Total
NC=
35 x 100
80
NC= 43.75%
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo a la evaluación realizada del Control Interno, el Nivel de Confianza llega a 43.75%;
el mismo que se considera como baja en cuanto a los procedimientos de control interno que
existen en los diferentes componentes de la cuenta Bancos.
108
RIESGO DE CONTROL:
Fórmula:
= 100% -
Nivel de
Confianza
RIESGO DE CONTROL
= 100% - 43.75%
RIESGO DE CONTROL
= 56.25%
15% - 50% 51% - 59% 60% - 66% 67% - 75% 76% - 95%
RIESGO Bajo Moderado Bajo Moderado Moderado Alto Alto
CONFIANZA Alta Moderada Alta Moderado Moderada Baja Baja
INDICE 56.25%
RIESGO Moderado Bajo
CONFIANZA Moderada Alta
INTERPRETACIÓN:
Según el cálculo que proyecta el riesgo de control corresponde al 56.25%, que según la escala de
medición se encuentra en un nivel de riesgo moderado bajo y por ende un nivel de confianza
moderada alta.
Se puede concluir que el Sistema de Control Interno en la cuenta Bancos tiene la regularidad de
los controles administrativos existentes por lo que debe mejorar con nuevos controles que
permitan obtener eficiencia en los procesos administrativos.
109
4.5.1 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EGRESOS DE EFECTIVO MEDIANTE BANCOS
J EF E Á R EA
(A dquirie nte )C ON TA D OR
A S IS TEN TE
C ON TA B LE
GER EN TE
A D M .
F IN A N C IER A
GER EN TE
GEN ER A L
B EN EF IC IA R I
O
1. Llena envía formulario
"Orden de Pago" y
facturas.
2. Recibe la orden y las
facturas, aprueba firma y
entrega.
3. Recibe la "Orden de
Pago" y las facturas,
aprobadas registra y
emite un Diario General.
4. Recibe y firma el Diario
General, recepta las
facturas y la "Orden de
Pago" aprobados.
5. Realiza el pago con
cheque o transferencia
bancaria.
6. Emite formulario
"Comprobante de
Egreso" y firma.
7. Entrega el cheque y
formulario
"Comprobante de
Egreso" para las firmas.
8. Recibe, si el pago es
con cheque, firma y envía
al Gerente General, cas
contrario recibe copia de
transferencia y el
formulario "Comprobante
de Egreso".
CARGOS
PROCEDIMIENTOS
SI
NO
INICIO
1
2
3
4
5
6
7
8
A
1/2
110
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LOS EGRESOS DE EFECTIVO
MEDIANTE BANCOS
JEFE ÁREA
(Adquiriente)CO NTADO R
ASISTENTE
CO NTABLE
GERENTE ADM.
FINANCIERA
GERENTE
GENERALBENEFICIARIO
9. Recibe cheque o copia
de transferencia y
"Comprobante de
Egreso", firma y envía.
10. Recibe cheque o copia
de transferencia y el
formulario "Comprobante
de Egreso" firmado.
11. Entrega cheque o
transferencia y
"Comprobante de
Egreso".
12. Si es pago en cheque,
recibe con el formulario
"Comprobante de
Egreso", firma y entrega,
caso contrario recibe
transferencia y confirma.
13. Recibe "Comprobante
de Egreso" firmado y lo
archiva junto con las
facturas y demás
documentación
sustentoria.
CARGOS
PROCEDIMIENTOS
FIN
9
10
11
12
A
13
2/2
111
4.5.2 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA
ASISTENTE
CONTABILIDADCONTADOR
GERENTE AM.
FINANCIERA
1. Recibe Estados de Cuenta del
banco y envía.
2. Recibe los Estados d Cuenta y
emite el auxiliar de la Cuenta
Bancos.
3. Realiza y registra datos en el
formulario "Conciliación
Bancaria"
4. Registra los ajustes necesarios
como consecuencia de
diferencias encontradas durante
el proceso de conciliar libros,
imprime el Diario General.
5. Firma "Conciliación Bancaria" y
el Diario General aprueba, firma y
envía.
6. Recibe el formulario de
"Conciliación Bancaria" y el
Diario General aprueba, firma y
envía.
7. Recibe la "Conciliación
Bancaria" y el Diario General
firmados, y procede a archivar.
CARGOS
PROCEDIMIENTOS
INICIO
1
2
3
4
5
6
7
FIN
1/1
112
4.6 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA LA
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTOS
CARGOS
CONTADOR
GERENTE
ADMINIST. Y
FINANC.
GERENTE
GENERAL
JUNTA
GENERAL DE
SOCIOS
1. Verifica que todos los módulos del
programa contable se encuentren cerrados para proceder con la elaboración de los estados financieros.
2. Extrae la información contable al cierre del ejercicio de los mayores generales que se utilizan para resumir las partidas surgidas de las operaciones contables.
3. Se genera el Balance de Comprobación que servirá de base para la confección de los Estados Financieros con sus respectivos anexos.
4. Con la información que se obtiene en el Balance de Comprobación procede a
revisar los datos del mismo.
5. Elabora los Estados Financieros en los formatos que estén vigentes y envía para su revisión.
6. Recibe los Estados Financieros y verifica.
7. Si no existen inconsistencias en los datos de los Estados Financieros presenta al Gerente General, caso contrario informa sobre ajustes al Contador.
8. Recibe los Estados Financieros, firma y presenta.
9. Recibe Estados Financieros, aprueban, firman y entregan.
10. Recibe Estados Financieros y archiva.
1/1
4
INICI
O
1
2
3
4
6
5
7
Si
i
No
8
9
10
FIN
113
4.6.1 INFORMACIÓN PARA EL EJERCICIO PRACTICO CONTABLE Para el caso práctico para los Estados Financieros la empresa EXPERTS HANDLING CARGO
S.A. presenta la siguiente información Financiera:
ACTIVO
ACTIVOS CORRIENTES
Efectivo y equivalentes al efectivo 107.637,39
Banco Produbanco 107.637,39
Cuentas por cobrar clientes no relacionados 22.650,00
Clientes 22.650,00
Credito Fiscal 9.764,80
IVA en Compras 5.094,30
Credito Tributario IVA 1.082,00
Credito Tributario I.R 3.588,50
Total Activos Corrientes: 140.052,19
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Muebles y enseres 405,00
Equipos de computacion 2.748,16
Maquinaria y Equipo 25.763,92
Vehiculos 168.684,28
(-) Deprec. Acunulada Propiedades, Planta y Equipo -100.506,19
Total Propiedad, Planta y Equipo: 97.095,17
TOTAL ACTIVOS: 237.147,36
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
Proveedores 2.485,60
Obligaciones con el SRI 5.204,53
IVA en Ventas 1.475,20
0.1% RTE Renta Seguros 1,87
1% RTE Renta Bienes 21,07
1% RTE Renta Transporte 30,60
2% RTE Renta Servicios 167,07
8% RTE Renta Honorarios Profesionales 8,00
Impuesto a la Renta por Pagar 3.491,12
100% Retencion IVA 9,60
Obligaciones con el IESS 1.765,30
Aportes IESS por Pagar 843,21
Prestamos Quirografario 922,09
Obligaciones con los empleados 3.823,89
15% Participaciòn Trabajadores por Pagar 3.823,89
Otros Pasivos corrientes 111.027,57
Valores en Transito 111.027,57
Total Pasivos Corrientes: 124.306,89
OTROS PASIVOS
Prestamos Instituciones Financieras 14.630,59
Prestamos Accionistas o Socios 32.906,01
TOTAL PASIVOS: 171.843,49
PATRIMONIO
CAPITAL
Capital Social 10.000,00
Aportes de socios o accionistas para futuras capitalizaciones 10.000,00
Reserva Legal 0,00
Reserva Facultativa 0,00
Utilidades Acum. Ejercicios Anteriores 27.126,26
PRESENTE EJERCICIO 18.177,61
Utilidad del Ejercicio 2013 18.177,61
TOTAL PATRIMONIO 65.303,87
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO: 237.147,36
---------------------------------- -------------------------
GERENTE GENERAL
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
(Expresado en Dolares de los Estados Unidos de America)
CONTADOR
114
INGRESOS
OPERACIONLES
VENTAS 14.114,13
Comisiones de Embarques 3.881,08
Servicios de Transporte Embarques 10.233,05
(=) Utilidad Bruta en Ventas 14.114,13
(-) GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE VENTAS -6.810,17
Sueldos Unificados 2.724,39
Horas Extras 682,52
Alimentación 490,00
Decimo Tercer Sueldo 324,74
Decimo Cuarto Sueldo 138,82
Vacaciones 162,37
Aporte Patronal 473,48
Fondos de Reserva 324,62
Mantenimiento en General 491,18
Combustibles y Lubricantes 99,04
Comisiones Guías de Embarques 136,03
Energía Eléctrica 36,21
Agua Potable 13,99
Telefonía Fija 18,91
Telefonía Celular 194,64
Internet 90,72
Pagos por otros servicios 8,51
Peaje 150,00
Gasto Fitosanitario 100,00
Gasto Certificados de origen 150,00
GASTOS ADMINISTRATIVOS -5.668,36
Sueldos Unificados 1.167,59
Horas Extras 292,51
Alimentación 210,00
Decimo Tercer Sueldo 139,18
Decimo Cuarto Sueldo 59,49
Vacaciones 69,59
Aporte Patronal 202,92
Fondos de Reserva 139,12
Útiles de Oficina 5,80
Gastos Bancarios 1,80
Depreciación de Activos Fijos 3.109,01
Energía Eléctrica 15,52
Agua Potable 6,00
Telefonía Fija 8,11
Telefonía Celular 83,42
Internet 38,88
Alimentación y Refrigerio 119,43
(=) UTILIDAD OPERACIONAL 1.635,60
1.635,60
15% Participación a Trabajadores -245,34
1.390,26
22% Impuesto a la Renta -305,86
UTILIDAD DEL EJERCICIO: 1.084,40
CONTADORGERENTE GENERAL
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE ENERO DE 2014
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
UTILIDAD ANTES DE PARTICIPACION A TRABAJADORES E IMPUESTOS
UTILIDAD ANTES IMPUESTO A LA RENTA
115
ACTIVO
ACTIVOS CORRIENTES
Efectivo y Equivalentes al Efectivo 12.040,09
Caja Chica 300,00
Banco Produbanco 11.740,09
Cuentas por Cobrar Clientes no Relacionados 63.689,84
Clientes 63.689,84
Crédito Fiscal 8.537,34
IVA en Compras 3.885,56
Crédito Tributario IVA 974,33
Crédito Tributario I.R 3.677,45
Total Activos Corrientes: 84.267,27
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Muebles y Enseres 405,00
Equipos de Computación 2.863,33
Maquinaria y Equipo 25.763,92
Vehículos 168.684,28
(-) Deprec. Acumulada Propiedades, Planta y Equipo -103.615,20
Total Propiedad, Planta y Equipo: 94.101,33
TOTAL ACTIVOS: 178.368,60
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
Proveedores 2.485,60
Obligaciones con el SRI 4.296,61
IVA en Ventas 465,73
1% RTE Renta Bienes 1,67
2% RTE Renta Servicios 20,37
Impuesto a la Renta por Pagar 3.796,98
Impuesto Renta Relación Dependencia 11,86
Obligaciones con el IESS 2.124,58
Aportes IESS por Pagar 1.202,49
Prestamos Quirografario 922,09
Obligaciones con los Empleados 4.963,42
Decimo Tercer Sueldo por Pagar 463,92
Decimo Cuarto Sueldo por Pagar 198,31
Vacaciones por Pagar 231,96
15% Participación Trabajadores por Pagar 4.069,23
Otros Pasivos Corrientes 50.573,52
Valores en Transito 50.573,52
Total Pasivos Corrientes: 64.443,73
OTROS PASIVOS
Prestamos Instituciones Financieras 14.630,59
Prestamos Accionistas o Socios 32.906,01
TOTAL PASIVOS: 111.980,33
PATRIMONIO
CAPITAL
Capital Social 10.000,00
Aportes de socios o accionistas para futuras capitalizaciones 10.000,00
Reserva Legal 0,00
Reserva Facultativa 0,00
Utilidades Acu. Ejercicios Anteriores 27.126,26
PRESENTE EJERCICIO 19.262,01
Utilidad del Ejercicio 2013 18.177,61
Utilidad del Ejercicio enero/2014 1.084,40
TOTAL PATRIMONIO 66.388,27
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO: 178.368,60
GERENTE GENERAL
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE ENERO DE 2014
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
CONTADOR
116
DESCRIPCIONCAPITAL
SOCIAL
RESERVA
LEGAL
RESERVA
FACULTATIVA
FUTURAS
CAPITALIZA
CIONES
UTILIDAD/PE
RDIDA DEL
EJERCICIO
TOTAL
PATRIMONIO
Saldo al inicio de año 10.000,00 10.000,00 27.126,26 47.126,26
Transferencia de utilidades a Reserva Facultativa 0,00
Transferencia de utilidades a Reserva Legal 0,00
Dividendos accionistas 0,00
Utilidad/ Perdida del ejercicio 2013 25.492,62 25.492,62
Utilidad/ Perdida del ejercicio enero/2014 1.635,60 1.635,60
15% Participacion a trabajadores 2013 -3.823,89 -3.823,89
15% Participacion a trabajadores enero/2014 -245,34 -245,34
23% Impuestos a la Renta 2013 -3.491,12 -3.491,12
22% Impuestos a la Renta enero/2014 -305,86 -305,86
Saldo al 31 de Diciembre de 2013 10.000,00 0,00 0,00 10.000,00 46.388,27 66.388,27
---------------------------------------- -------------------------------
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO
AL 31 DE ENERO DE 2014
(Expresado en Dolares de los Estados Unidos de America)
GERENTE GENERAL CONTADOR
117
FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
Recibido de clientes 41.039,84
Pagado a proveedores y empleados -4.963,42
Impuesto a la Renta 2013 -3.491,12
Impuesto a la Renta enero/2014 -305,86
Participación a empleados 2013 -3.823,89
Participación a empleados enero/2014 -245,34
Efectivo Neto proveniente de Actividades de Operación: 28.210,21
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE INVERSION
Adquisición de Propiedad , Planta y Equipo 115,17
Precio de venta de Propiedad, Planta y Equipo
Efectivo Neto proveniente de Actividades de Inversión 115,17
FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
Incremento o disminución de obligaciones por pagar 0,00
Efectivo Neto proveniente de Actividades de Financiamiento 0,00
CAJA Y EQUIVALENTES DE CAJA
Incremento neto durante el mes 300,00
Decremento neto durante el mes -95.897,30
Saldos al inicio del mes 107.637,39
SALDO FINAL 12.040,09
UTILIDAD NETA 2013 18.177,61
UTILIDAD NETA ene/2014 1.084,40
TOTAL UTILIDAD NETA 19.262,01
Depreciación de Propiedad, Planta y Equipo 6.596,31
Cambios en Activos y Pasivos
Cuentas por cobrar clientes no relacionados -6.330,50
Crédito Fiscal -2.534,12
Valores en Transito 22.174,78
Obligaciones con el SRI 1.215,74
Obligaciones con el IESS 2.124,58
Obligaciones con los empleados 4.963,42
EFECTIVO NETO PROVENIENTE DE ACTIVIDADES DE OPERACIÓN 28.210,21
CONTADORGERENTE GENERAL
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
AL 31 DE ENERO DE 2014
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
CONCILIACION DE LA UTILIDAD NETA CON EL EJERCICIO NETO PROVENIENTE DE
ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
AJUSTES PARA CONCILIAR LA UTILIDAD NETA CON EL EFECTIVO NETO PROVENIENTE
118
4.6.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 2014
CORRESPONDIENTE AL PERIODO TERMINADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE
ENERO DEL 2014
(En dólares Americanos)
INFORMACIÓN GENERAL
EXPERTS HANDLING CARGO S.A.: (En adelante “La empresa”) Es una Empresa
legalmente constituida en el Ecuador, según resolución de la Superintendencia de compañías,
según escritura del 13 de noviembre del 2008, inscrita en el Registro Mercantil, Notaria
Primera del cantón Quito.
OBJETO SOCIAL: El objeto principal de la compañía es de realizar actividades de Agencia
de carga aérea internacional
PLAZO DE DURACIÓN: 50 años contados a partir de la fecha de inscripción.
DOMICILIO PRINCIPAL DE LA EMPRESA: en la calle Rio Pucuno y Rio Bigal, en el
Conjunto Terrazas del Condado casa No. 01 sector Mena del Hierro.
DOMICILIO FISCAL: En la ciudad de Quito con RUC: 1792169704001
BASES DE PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES
A continuación se describen las principales bases contables adoptadas en la preparación de
estos estados financieros PYMES.
Los Estados Financieros de la empresa se han preparado de acuerdo con las Normas
Internacionales de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para la
PYMES), adoptadas por la Superintendencia de Compañías. Estas normas requieren que la
Gerencia realice ciertas estimaciones y utilice ciertos supuestos para determinar la valuación
de algunas partidas incluidas en los EEFF, así como efectuar revelaciones que se requiere para
la presentación de los mismos. Aun cuando pueda llegar a diferir en su efecto final, La
Gerencia considera que las estimaciones y supuestos utilizados fueron adecuados de acuerdo a
las circunstancias.
La preparación de estos Estados Financieros conforme con las NIIF, exigen el uso de ciertas
estimaciones contables. También exige a la Gerencia que ejerza su juicio en el proceso de
aplicar políticas contables.
Los presentes Estados Financieros han sido preparados a partir de los registros de contabilidad
mantenidos por la empresa y formulados en las siguientes políticas contables basadas en las
NIIF para Pymes.
Resumen de las principales políticas contables
a) Bases fundamentales
119
Los estados financieros han sido preparados con base a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptadas y Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
b) Ventas y Costo de ventas
Los ingresos por ventas y su costo son reconocidos en resultados en el período
en que se realiza la prestación de los servicios.
c) Valuación de Propiedad, Planta y Equipo
La propiedad, planta y equipo se encuentra registrada al costo de adquisición y
depreciado de acuerdo con el método de línea recta en función de los años de
vida útil estimada de la siguiente manera:
DETALLE Años Vida
Útil
Porcentaje
Depreciación
Muebles y enseres 10 10
Equipo de computación 3 33.33
Equipo de oficina 10 10
Equipo electrónico 10 10
Otros tangibles 10 10
d) Provisión para Participación de Empleados e Impuesto a la Renta
Están constituidas de acuerdo con las disposiciones legales y son registrados
en el resultado del año.
1. Caja y Equivalentes de Caja
Al 31 de enero de 2014 la cuenta Caja/Bancos presenta los siguientes saldos:
(Expresado en dólares)
2013
2014
Caja-Bancos
107.637.39 (i)
12.040.09
Total:
107.637.39
12.040.09
(i) Al 31 de enero de 2014 corresponde a la siguiente cuenta corriente:
(Expresado en dólares)
Banco Produbanco Cta. Cte.
02009015996
11.740.09
Total:
11.740.09
2. Cuentas por Cobrar Comerciales
Las cuentas por Cobrar Comerciales al 31 de enero de 2014, son como sigue:
120
(Expresado en dólares)
2013
2014
Clientes 22.650.00
63.689.84
Total: 22.650.50
63.689.84
3. Propiedad, Planta y Equipo
El movimiento de propiedades, planta y equipo durante en enero 2014, es como
sigue:
DESCRIPCIÓN
Muebles y
enseres
Equipo de
computación
Maquinaria y
Equipo Vehículos
Saldo neto al inicio del año 405.00 2.748.16 25.763.92 168.684.28
Adiciones - 115.17 - -
Ventas - - - -
Total: 405.00 2.863.33 25.763.92 168.684.28
4. Impuestos por pagar
Un resumen de obligaciones fiscales al 31 de enero de 2014, es como sigue:
5. Obligaciones con los empleados
Un resumen de provisiones al 31 de enero de 2014, que a continuación se detalla:
(Expresado en dólares)
2013 2014
Décimo tercera remuneración - 463.92
Décimo cuarta remuneración - 198.31
Vacaciones - 231.96
15% Participación Trabajadores 3.823.89 4.069.23
Total: 3.823.89 4.963.42
6. Capital pagado
Al 31 de enero de 2014, el capital social autorizado y emitido consiste en la suma
de USD 10.000,00 dividido en diez mil acciones de un dólar (USD 1,00) cada una.
(Expresado en dólares)
2013 2014
IVA en Ventas 1.475.20 465.73
1% RTE Renta Bienes 21.07 1.67
2% RTE Renta Servicios 167.07 20.37
Impuesto a la Renta por Pagar 3.491.12 3.796.98
Impuesto a la Renta Empleados - 11.86
Total: 5.154.46 4.296.61
121
7. Participación de Trabajadores
De acuerdo a las leyes vigentes en la República del Ecuador, la compañía debe
distribuir entre sus empleados y funcionarios (excepto los referidos en el Art. 314
del Código de Trabajo-codificación especial), el 15% de la utilidad contable.
8. Impuesto a la Renta
De acuerdo a la Ley de Régimen Tributario para las sociedades constituidas en el
Ecuador, calcularán el impuesto causado aplicando la tarifa del 15% sobre el valor
de las utilidades que reinviertan en el país mediante el aumento del capital y el 22%
sobre el resto de utilidades.
Una conciliación del Impuesto a la Renta, calculado de acuerdo con la tasa
impositiva legal es como sigue:
I. Base para el cálculo de Participación
Trabajadores
Utilidad del ejercicio 1.635.60
15% Participación de trabajadores 245.34
II. Base para el cálculo de Impuesto a la Renta
Utilidad del ejercicio 1.635.60
(-) 15% Participación Trabajadores (245.34)
(+) Gastos No Deducibles 0.00
(-) Rentas Exentas (0.00)
(=) Base Imponible 1.390.26
22% Impuesto a la Renta 305.86
9. Eventos subsecuentes
Entre el 31 de enero de 2014 y la fecha de emisión de los estados financieros no se
produjeron eventos que en opinión de la Administración pudieran tener un efecto
importante sobre los estados.
4.6.3 ANÁLISIS FINANCIERO
A continuación se aplicarán las razones financieras básicas para evaluar la situación económica y
financiera de la empresa EXPERTS HANDLING CARGO S.A., para la toma de decisiones.
RAZONES DE LIQUIDEZ
a) RAZÓN CORRIENTE O ÍNDICE DE LIQUIDEZ
122
DATOS: Activo Corriente = 84.267.27
Pasivo Corriente = 64.443.73
ÍNDICE DE LIQUIDEZ =
84.267.27
64.443.73
ÍNDICE DE LIQUIDEZ = 1.31
INTERPRETACIÓN: Indica que la empresa cuenta con $ 1,31 para cubrir cada $ 1,00 de sus
deudas corrientes.
b) RAZÓN SUPER ÁCIDA
DATOS:
Efectivo y equivalentes de efectivo = 12.040.09 Cuentas por Cobrar = 63.689.84 Pasivo Corriente = 64.443.73
PRUEBA ACIDA = 12.040.09 - 63.689.84
64.443.73
PRUEBA ACIDA = -0.68
INTERPRETACIÓN: Esta razón representa la capacidad de la empresa es deficiente para cubrir
los Pasivos a corto plazo, en forma inmediata, está dado por una relación entre el Activo Líquido y
el Pasivo el mismo que está formado por cuentas que representan dinero en efectivo o que no se
pueden convertir en dinero con relativa rapidez, por tanto se excluyen los Inventarios.
123
Para EXPERTS HANDLING CARGO S.A., esta razón financiera, indica el índice que está en un
promedio deficiente a lo obtenido en la Razón Corriente, esto se debe a que la empresa no posee
inventarios y todo su Activo Corriente está formado por Activos Líquidos. En conclusión la
empresa cuenta con $-0,68 en negativo no puede cumplir con sus obligaciones en el corto plazo de
manera inmediata.
c) CAPITAL DE TRABAJO
DATOS: Activo Corriente = 84.267.27
Pasivo Corriente = 64.443.73
CAPITAL DE TRABAJO = 84.267.27 - 64.443.73
CAPITAL DE TRABAJO = 19.823.54
INTERPRETACIÓN: Deduce que el negocio cuenta con un capital de trabajo positivo de
$19.823.54 valor que es suficientemente amplio.
RAZONES DE ACTIVIDAD
a) ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
DATOS: Ventas = 14.114.13
Activos Totales = 178.368.60
ROTACIÓN DE ACTIVOS
TOTALES =
14.114.13
178.368.60
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES = 0.08
INTERPRETACIÓN: Esta razón indica que por cada dólar de Activos, se facturan $ 0.08 (en
ventas).
124
RAZONES DE APALANCAMIENTO
b) NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
DATOS: Pasivos Totales = 111.980.33
Activos Totales = 178.368.60
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO =
111.980.33
178.368.60
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO = 0.63
INTERPRETACIÓN: Esta razón indica que por cada dólar del Activo de la empresa, $ 0.63 son
de los acreedores, este valor no se considera aceptable, ya que la empresa tiene el 63% de sus
Activos financiados por créditos, o sea no tiene una buena garantía para obtener mayores créditos
de sus proveedores o bancos comerciales.
c) APALANCAMIENTO TOTAL:
DATOS: Total Pasivos = 111.980.33
Total Patrimonio = 66.388.27
APALANCAMIENTO
TOTAL =
111.980.33
66.388.27
APALANCAMIENTO TOTAL = 1.69
INTERPRETACIÓN: Esta razón indica que el Pasivo externo es superior al aporte de los dueños,
cada dólar que adeuda la empresa no tiene un pasivo que lo sustente.
RAZONES DE RENTABILIDAD
a) MARGEN NETO DE UTILIDAD
125
DATOS: Utilidad Neta = = 1.084.40
Ventas Netas = = 14.114.13
MARGEN NETO DE UTILIDAD =
1.084.40
14.114.13
MARGEN NETO DE UTILIDAD = 8 %
INTERPRETACIÓN: Esta razón denota que la utilidad que queda luego de deducir costos y
gastos es de 8% respecto a las ventas.
b) RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO O RETORNO DE CAPITAL NETO
DATOS: Utilidad Neta = 1.084.40
Patrimonio = 66.388.27
RENTABILIDAD SOBRE EL
PATRIMONIO O RETORNO DE
CAPITAL NETO =
1.084.40 *100%
66.388.27
RENTABILIDAD SOBRE EL
PATRIMONIO O RETORNO DE
CAPITAL NETO = 2 %
INTERPRETACIÓN: La razón indica que la inversión de los socios en este período produjo una
utilidad del 2%.
c) RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL O ACTIVO NETO
DATOS:
126
Utilidad Neta = 1.084.40 Activos Totales = 178.368.60
RENTABILIDAD DEL ACTIVO
TOTAL
= 1.084.40
178.368.60
RENTABILIDAD DEL ACTIVO
TOTAL =
1.00 %
INTERPRETACIÓN: La razón indica que el grado de eficiencia en la administración de la
empresa es apenas del 1.00%, lo cual se considera un índice muy bajo.
4.7 IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS
Para el eficiente manejo de los procesos y procedimientos de EXPERTS HANDLING S. A. se ha
considerado la implementación de las siguientes políticas internas:
4.7.1 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – TALENTO HUMANO
En vista que los últimos años el país se están produciendo muchas reformas, es necesario que las
compañías logren un equilibrio con sus colaboradores de la empresa, por lo que a continuación se
plantea una propuesta de políticas de Talento Humano:
Requisitos de Admisión de trabajadores.-
El que aspira a ser trabajador de EXPERTS HANDLING S. A., deberá:
Presentar la solicitud de empleo por escrito utilizando para el objeto el formulario que se le
proporcionará. El aspirante a ocupar cargos en la empresa está obligado a responder con la
verdad, exactitud y claridad de las preguntas y requerimientos que se le hagan, y asume
toda la responsabilidad en el caso de falsedad u omisión.
Someterse a las pruebas, entrevistas y verificación de referencia, que la empresa estime
necesarias.
Presentar cédula de identidad que certifique que el aspirante sea mayor de edad.
En el caso de requerirse para cargos técnicos, los certificados, títulos o diplomas que avalen
las aptitudes y conocimientos del postulante.
Los extranjeros deben además cumplir con los requisitos establecidos por la ley para poder
trabajar en el Ecuador.
Presentar los títulos académicos o documentos que acrediten la calidad que informan tener,
para ser contratados.
Presentar certificados médicos, o sujetarse a los exámenes médicos que la empresa
determine siempre que no se atente contra la integridad y privacidad del trabajador.
Presentar partidas de matrimonio y de cargas familiares en su caso.
127
Presentar fotografía reciente.
Aceptada al trámite la documentación, la empresa podrá examinar la idoneidad del
aspirante para el cargo y, de ser aprobado se suscribirá el contrato de trabajo a prueba.
Pasados los noventa días de labor automáticamente se entenderá que el contrato
continúa en vigencia hasta que se complete el año, de acuerdo al convenio de las
partes.
Jornada de trabajo.-
Las labores se cumplirán según el horario establecido por la empresa cumpliendo lo
dispuesto en el Art. 47 del Código de Trabajo.
A juicio del Gerente General y conforme las circunstancias lo exijan, este horario
puede ser modificado previa aprobación de la Dirección Regional del Trabajo.
Todo trabajador debe registrarse al ingresar y al salir del lugar de trabajo en el sistema
biométrico con el que cuenta la empresa.
En caso de que no tenga acceso al sistema biométrico será responsabilidad de la
jefatura o subgerencia inmediata el registro de las horas de ingreso y salida del
personal, y si se comprueba falsedad en los datos proporcionados por el trabajador en
cuanto al horario reportado a su jefe inmediato, tendrá llamado de atención por
escrito, pudiendo ser motivo de despido previo tramite de Visto Bueno si completa un
numero de tres llamados de atención.
Cuando el trabajador tenga que abandonar el lugar de trabajo previa autorización del
supervisor, deberá hacer constar en el sistema biométrico o registrar con su supervisor
la hora de salida y la hora de ingreso.
Cuando se precise realizar labores en los días sábados y domingos u otros días de
descanso obligatorio, la empresa señalará o procederá al pago de las horas
extraordinarias conforme a la ley.
No se considerara trabajos en horas suplementarias o jornadas extraordinarias las que
tuvieren que laborar los trabajadores para compensar el tiempo perdido, como
consecuencia de sus propios errores, negligencia o abandono de sus labores.
De acuerdo a las necesidades específicas de la empresa, por su actividad y/o servicio,
los trabajadores no podrán retirarse de su trabajo o suspenderlo sin haber terminado la
labor señalada para el periodo de ocho horas
Concluido el horario de trabajo, el trabajador deberá abandonar las instalaciones de la
empresa o su lugar de trabajo, a menos que esté autorizado expresamente a cumplir
jornadas suplementarias o extraordinarias.
Para que un trabajador pueda cumplir jornadas suplementarias o extraordinarias de
labor, deberá obtener autorización previa de su jefe inmediato o la persona facultada
para ello.
Para que un trabajador pueda cambiar su turno de trabajo, deberá obtener,
previamente, la autorización escrita de su jefe inmediato. Sin esta autorización se
considerará que el trabajador faltó injustificadamente a sus labores.
128
El trabajador previo su consentimiento deberá aceptar el cambio de turno solicitado
por el empleador, cuando las necesidades de la empresa, así lo requieran, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 52 del Código del Trabajo.
Normas de seguridad, prevención e higiene.-
El objetivo de las normas de seguridad, prevención e higiene es de proteger la vida y la salud
de los trabajadores, así como también proteger los bienes e instalaciones de la empresa y los
productos de los clientes; adicionalmente busca proteger el medio ambiente en el que se
habita; para lo cual EXPERTS HANDLING S. A., entregará al trabajador el Reglamento
Interno de Seguridad y Salud Ocupacional debidamente aprobado y legalizado.
Cada supervisor es responsable de la seguridad de su sector de trabajo y cada
trabajador de su propia seguridad.
La investigación de los accidentes sirve para entender sus causas y tomar las medidas
correctivas para que no vuelvan a suceder. Luego de haber atendido al accidentado la
primera prioridad es la de investigar y poner correctivos.
Las obligaciones de los trabajadores, en cuanto a seguridad son:
- Usar correctamente y cuidar los equipos de seguridad y protección personal.
- Informar al supervisor sobre cualquier accidente y/o lesión, por leve que sea y
contribuir para su investigación.
- Cumplir con las normas de seguridad y procedimientos establecidos en el
Reglamento Interno de Seguridad de la Compañía.
- Reportar cualquier situación de riesgo.
- Mantener limpia y ordenada su área de trabajo.
- Toda persona que maneje vehículos o montacargas deberá cumplir con las
normas de manejo seguro.
Pago de nómina.-
EXPERTS HANDLING S. A., cancelara las remuneraciones a los trabajadores, con la
debida oportunidad y puntualidad.
Es de carácter obligatorio que al ingresar a la empresa cada trabajador debe tener cuenta
bancaria para el pago de nómina, caso contrario se debe solicitar una apertura de una
cuenta, en los bancos autorizados por la empresa, ya que se pagará únicamente por
transferencia electrónica.
Asistencia y Licencia.-
En el evento de que los atrasos sean producto de causa ajenas a voluntad del trabajo:
CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR, el trabajador podrá ingresar a laborar, a fin
de que no pierda el derecho a la remuneración, de acuerdo a lo estipulado en el Art.
54 del Código de Trabajo.
En caso de que el trabajador que utiliza el transporte de la empresa, se atrase al mismo
por caso fortuito o fuerza mayor, la empresa tolerara sin sanción alguna el retraso por
129
el tiempo indispensable y necesario para movilizarse en otro medio de transporte a las
instalaciones de la empresa o al lugar donde haya debido presentarse a laborar, pero el
trabajador deberá recuperar el tiempo perdido para que no sufra el descuento
correspondiente.
Si el trabajador llegare a faltar sin causa legal y debidamente justificada por un
tiempo superior a los tres días consecutivos, dentro de un periodo mensual de labor, la
empresa dará por terminado las relaciones laborales, mediante Visto Bueno amparado
en la falta de puntualidad establecida en el numeral primero del Art. 172 del Código
de Trabajo.
En caso de enfermedad no profesional, el trabajador tendrá derecho a un máximo de
tres días laborales de licencia con remuneraciones del 50%, previa la presentación del
certificado médico del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Únicamente se considerara causas justas, para atrasos en el ingreso al trabajo o para
faltar a sus labores diarias enfermedad del trabajador, calamidad doméstica, caso
fortuito o fuerza mayor, comprobados a satisfacción del empleador.
El trabajador podrá pedir permiso para salir del lugar de trabajo, o para dejar de asistir
al mismo, mediante solicitud escrita presentada con la debida anticipación indicando
el motivo y el tiempo necesario de ausencia.
Los permisos que se conceden constaran por escrito y se registraran en los controles
respectivos.
El permiso se concederá, con o sin derecho a la parte proporcional de la
remuneración, de acuerdo al caso o al juicio de la empresa.
Calamidad Doméstica.-
Para que un acontecimiento sea considerado dentro de la calamidad doméstica, debe
reunir las siguientes condiciones:
Que sea un suceso imprevisible.
Que sea grave.
Que afecte directamente al núcleo familiar inmediato.
Que requiera de urgente y personal atención por parte del trabajador; y,
Que el empleado no sea el causante de la calamidad.
Se considerara como fuerza mayor o caso fortuito es el imprevisto a que no es posible
resistir.
4.7.2 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS VENTA DE SERVICIOS
Verificar que todas las solicitudes o pedidos de venta sean facturados de forma íntegra. El
Área de Ventas enviará las solicitudes de la facturación, las mismas que deben procesarse
en de forma oportuna.
Revisar que las facturas de venta generadas sean emitidas e impresas en forma secuencial.
130
Verificar el adecuado registro de las facturas de venta en el diario auxiliar de la
contabilidad central, de tal manera que este registro revele información adecuada.
Verificar que el resumen Boucher de la facturación realizada contenga información real.
Verificar que los listados de facturación se concilien con los registros contables y con las
respectivas declaraciones de impuesto mensuales, de tal manera que de existir diferencias
éstas sean aclaradas oportunamente.
Mantener una base de datos actualizada de los clientes.
El Área de Ventas supervisará y emitirá un informe trimestral sobre las ventas realizadas,
además de un análisis del vencimiento de pagos.
Las facturas deben llevar es sello de “Cancelado”, en una parte visible, una vez el pago
total y efectivo de la misma, de ser una venta a crédito, se entregará un Comprobante de
Pago.
4.7.3 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS CAJA CHICA
La creación del Fondo de Caja Chica debe ser autorizada por el Gerente General de la empresa.
El fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de $300,00 (Trescientos 00/100 dólares
americanos)
El Gerente General, nombrará a un funcionario idóneo para la administración de la Caja Chica.
El responsable del fondo de Caja Chica deberá ser un empleado(a) que no tenga relación con
actividades financieras o contables. La independencia de este empleado es necesaria para evitar
confusiones en la utilización del fondo.
La reposición de la Caja Chica deberá ser tramitada por el funcionario responsable de su
manejo, una vez que se haya utilizado, aproximadamente el 50% del monto total autorizado o
al final del mes, a efectos de contabilizar los gastos del período.
Para realizar la reposición del fondo de Caja Chica designado y utilizado, se solicitará el detalle
junto con los respectivos comprobantes que justifican los gastos efectuados con el fondo,
reporte al departamento contable, el mismo que se encargará de revisar y tramitar la reposición
en el transcurso de un día, afín de tener siempre el monto asignado.
El asistente de contabilidad será responsable de realizar el reembolso de los gastos efectuados
con el fondo de Caja Chica, además llevará un control y registro de los documentos que
respalden el mismo.
La Caja Chica se utilizará para atender gastos de menor cuantía que no sean previsibles y que
por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato, tales como:
Movilización y alimentación de inspectores.
Compra de suministros emergentes con relación a actividades de inspección.
Envío de valijas.
Certificados de peso.
Recargas electrónicas o compra de tarjetas celulares.
Fotocopias, fletes, artículos de limpieza, útiles de oficina, accesorios y repuestos en general.
131
Gastos de servicio de comunicaciones: fax, correos, Internet (siempre que no se trate de abonos
periódicos), cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados.
No se podrá utilizar el fondo de caja chica para:
Gastos personales de empleados y funcionarios.
Servicios periódicos como agua potable, energía eléctrica, telefonía, impuestos, etc.
Cambios de cheques personales o de terceros.
Otorgamiento de préstamos personales o anticipos de sueldo y viáticos.
Todo gasto de Caja Chica en que se justifique la no existencia de una factura o recibo de
quién ha dado el bien o servicio, podrá ser soportado únicamente por Vale de Caja Chica,
previa autorización del nivel correspondiente.
Todos los formularios que se utilicen dentro del proceso de Caja Chica deberán estar pre
numerados.
Los cheques o transferencias bancarias, para reembolsar el fondo de Caja Chica, deberán
emitirse a nombre del custodio o responsable.
Todo pago de Caja Chica debe estar respaldado por un documento, que reúna los siguientes
requisitos:
* Ser documento original que cumpla con los requisitos legales establecidos por el SRI.
* No se aceptará fotocopias de recibos para prevenir salidas duplos pertenecientes al
mismo reembolso.
* No contener alteraciones ni borrones.
* Describir claramente el concepto del gasto.
* Mostrar sello o indicación de cancelado.
* Mostrar firma de recepción del bien o servicio.
Periódicamente y sin previo aviso, el Contador o a quien se designe practicará un arqueo de
los fondos de Caja Chica con el propósito de verificar que se cumpla con las normas y
políticas establecidas.
Los formularios de los arqueos realizados deberán archivarse en forma cronológica.
En caso de que exista diferencia o Caja Chica no cuadre, el responsable deberá reintegrar el
faltante o depositar el sobrante.
4.7.4 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS – FINANCIERAS BANCOS
Debe existir un control de los ingresos y egresos de la cuenta bancaria.
Los pagos se harán por medio de cheques, con firmas mancomunadas, del Gerente
Administrativo-Financiero y del Gerente General, o por medio de transferencias bancarias.
132
Los cheques o transferencias que se emitan deberán estar debidamente respaldados por
facturas y comprobantes de egresos, previamente autorizados.
No se expedirá cheques al portador.
Conciliar mensualmente los Estados de Cuenta Bancarios con los saldos contables.
Todos los cobros a clientes, ventas en efectivo y otros ingresos serán depositados
diariamente en la cuenta bancaria de la empresa.
La persona que realiza la contabilización debe ser distinta de quien efectúa los pagos.
Ninguna persona que interviene en el manejo de la cuenta
Bancos debe tener acceso a los registros contables que controle su actividad.
En caso de recibir dinero en efectivo, éste deberá ser depositado de forma inmediata e
íntegra en las cuentas bancarias de la empresa.
Todos los pagos se efectuarán en función de solicitudes previamente aprobadas. Éstas
deben ser aprobadas por la Gerencia General y por los Jefes de cada Área.
El departamento de Contabilidad será el responsable de mantener un archivo actualizado en
el cual consten comprobantes de egresos efectivizados y anulados.
Todos los comprobantes de egreso incluirán firmas de autorización y recibí, que evidencien
y soporten la responsabilidad de los funcionarios a cargo de la autorización de los pagos de
las obligaciones contraídas por la empresa, así como la conformidad en los valores
recibidos.
Conciliación Bancaria
El contador registrará diariamente los depósitos efectuados por los servicios prestados,
cobros y otros ingresos.
La Conciliación Bancaria será elaborada por el asistente contable, se realizará el cruce del
Libro de Bancos con el Estado de Cuenta, proporcionado por la Institución Financiera y
presentará novedades al Contador General y al Gerente Administrativo - Financiero.
El Auxiliar Contable registrará los respectivos ajustes que existan por las diferencias
encontradas durante la Conciliación Bancaria.
La elaboración de la Conciliación Bancaria deberá ser mensual.
Los cheques pagados por el Banco, se archivarán en orden numérico, separados por mes.
Las Conciliaciones Bancarias deben ser archivadas en un expediente conjuntamente con
los estados de Cuenta de los Bancos.
4.7.5 POLITICAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el
objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, esta
información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la
entidad. Los estados financieros constituyen la presentación en forma objetiva y clara, de los
resultados de una empresa.
En las politicas de los estados financieros, tienen como objetivo establecer lo siguiente:
a) El contador deberá realizar y presentar los Estados Financieros, según las NIIF:
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados
Estado de Cambios en el Patrimonio
Estado de Flujo del Efectivo
133
Notas a los Estados Financieros
b) Los Estados Financieros serán aprobados por la Junta General de Accionistas.
c) La empresa mantendrá la consecuencia en la presentación y clasificación de las
partidas en los Estados Financieros de un período a otro, para que la información
pueda ser comparable.
d) La elaboración y presentación de los Estados Financieros se realizará en un tiempo
máximo de 10 días.
4.8 FORMATOS DE APLICACIÓN
Después de evaluar el sistema administrativo - financiero de la empresa y encontrar sus
deficiencias presentamos algunos formatos a ser utilizados por la administración para el control
adecuado de los procesos antes mencionados.
134
4.8.1 TALENTO HUMANO
REGISTRO DE PERSONAL
REGISTRO DE PERSONAL
NÚMERO: FECHA DE REGISTRO:
DATOS GENERALES
APELLIDOS Y NOMBRES DEL EMPLEADO:
Fotografía Nº CÉDULA DE IDENTIDAD:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:
LUGAR DE RESIDENCIA: DIRECCIÓN DOMICILIARIA: TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO:
ESTADO CIVIL: Nº DE CARGAS FAMILIARES: Nº CARNET IESS: EDAD:
ACCIONES
Contrato a prueba: Vacaciones: Amonestación escrita:
Ascenso: Licencia: Multa:
Aumento de sueldo: Permiso: Suspensión:
Traslado: Renuncia: Otros:
SITUACIÓN ACTUAL: ASCENSO:
CARGO: CARGO:
ÁREA: ÁREA:
DEPARTAMENTO: DEPARTAMENTO:
CARGO DEL JEFE DIRECTO: CARGO DEL JEFE DIRECTO:
LUGAR DE TRABAJO: LUGAR DE TRABAJO:
SUELDO MENSUAL: SUELDO MENSUAL:
HORARIO DE TRABAJO: HORARIO DE TRABAJO:
f) Gerente de Talento Humano
135
HOJA DE DATOS PERSONALES
HOJA DE DATOS PERSONALES
FECHA DE REGISTRO:
DATOS PERSONALES:
APELLIDO PATERNO:
Fotografía
APELLIDO MATERNO:
NOMBRES COMPLETOS:
FECHA DE NACIMIENTO:
LUGAR DE NACIMIENTO:
EDAD: ESTADO CIVIL:
Nº DE CÉDULA: DIRECCIÓN DOMICILIARIA:
Nº CELULAR: TELÉFONO DE DOMICILIO:
CORREO ELECTRÓNICO:
EDUCACIÓN
CICLO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN CIUDAD TÍTULO AÑO
SECUNDARIA
SUPERIOR
CURSOS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN CIUDAD DURACIÓN AÑO
DOMINIO DE OTRO IDIOMA:
SI: _____ NO: _____
¿CUÁLES?
IDIOMA HABLA ESCRIBE LEE
REFERENCIAS PERSONALES
DATOS DEL ÚLTIMO TRABAJO:
EMPRESA:
Actividad/Giro comercial
Cargo que desempeñaba:
Funciones que desempeñaba:
Nombre del jefe inmediato:
Dirección de la empresa:
Tiempo de permanencia:
Motivos de la salida:
DATOS DE INGRESO A LA COMPAÑÍA
DEPARTAMENTO:
CARGO INICIAL:
CARGO ACTUAL:
f) Gerente de Talento Humano
136
AUTORIZACIÓN PARA PERMISO
ENFERMEDAD: Del empleado Padre/Madre Cónyuge/Hijos Familiar
DUELO: Padre/Madre Cónyuge Hijo Familiar
ALUMBRAMIENTO: Paternidad Maternidad Lactancia
ASUNTO PERSONAL: Del empleado
COMISIÓN: Del empleado
OTROS:
Desde:_________________________ Hasta:_________________________
Observación: Observación:
Hora de salida: _________________________ Hora de retorno: _________________________
Observación: Observación:
AUTORIZACIÓN PARA PERMISO
TOTAL DÍAS SOLICITADOS:
TOTAL HORAS SOLICITADAS:
NOMBRE DEL EMPLEADO:
CARGO:
C.I.
DEPARTAMENTO:
FECHA:
A DESCONTAR EN ROL: CON CARGO A VACACIONES:
A DESCONTAR EN ROL: CON CARGO A VACACIONES:
MOTIVO DEL PERMISO O LICENCIA A SOLICITAR:
F) SOLICITANTE VISTO BUENO
F) GERENTE DE ÁREAAUTORIZADO
F) GERENTE Talento Humano
137
SOLICITUD DE VACACIONES
Solicito autorización para tomar días de vacaciones.
TIEMPO SOLICITADO:
DESDE MES: Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
HASTA MES: Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
SOLICITUD DE VACACIONES
DÍA:
NOMBRE DEL EMPLEADO:
DEPARTAMENTO:
C.I.
MARQUE CON UNA "X" EN LA CASILLA CORRESPONDIENTE EL MES(ES) Y EL DÍA(S)
A SOLICITAR:
FECHA:
DÍA:
CARGO:
F) SOLICITANTE VISTO BUENO
F) GERENTE DE ÁREAAUTORIZADO
F) GERENTE TALENTO HUMANO
138
4.8.2 VENTAS DE SERVICIOS
SOLICITUD DE CRÉDITO
N°________
Fecha de solicitud:
Razón Social:
C.I. o RUC:
Domicilio:
Ciudad: Teléfono:
Actividad Económica:
Fecha de constitución:
Nombre:
C.I. o RUC: Teléfono:
Nombre:
C.I. o RUC: Teléfono:
1. Institución Financiera:
Dirección: Teléfono:
2. Institución Financiera:
Dirección: Teléfono:
1. Nombre:
Domicilio: Teléfono:
2. Nombre:
Domicilio: Teléfono:
3. Nombre:
Domicilio: Teléfono:
APROBADO:
RECHAZADO:
SOLICITUD DE CRÉDITO
GERENTE GENERAL:
OBSERVACIONES:
Período de pago:
FECHA:
Saldo a la fecha:
REFERENCIAS BANCARIAS:
GERENTE GENERAL:
PARA USO EXCLUSIVO DE EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
PARA USO DEL CLIENTE
REPRESENTANTE LEGAL:
DATOS VERIFICADOS POR:
ENTREGADO DE CRÉDITO Y COBRANZAS GERENTE AMINISTRATIVA FINANCIERA
APROBADO POR:
139
4.8.3 CAJA CHICA
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
REPOSICIÓN DE CAJA
CHICA
Nº ___________
NOMBRE DEL CUSTODIO: FECHA:
Nº FECHA
COMPROBANTE Nº
COMPROBANTE CONCEPTO PROVEEDOR
BASE IMPONIBLE
IVA TOTAL
TOTALES:
SON:
ELABORADO POR: REVISADO POR CONTABILIDAD: APROBADO:
140
VALE DE CAJA CHICA
VALE DE CAJA CHICA Nº_____________
USD$
RECIBÍ DE EXPERTS HANCLING CARGO S. A. …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
POR CONCEPTO DE: ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Fecha ………………………………………………..
VISTO BUENO
Nombre ….…………………………………………….
Firma …………………………………………………
141
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA: HORA:
CUSTODIO: DELEGADO:
COMPROBANTES
EFECTIVO
FECHA Nº CONCEPTO VALOR
CANTIDAD DENOMINACIÓN IMPORTE
MONEDAS
Suman:
BILLETES
Suman:
CHEQUES
Suman:
TOTAL (A) $
TOTAL (B) $
(A+B) Saldo Actual de Caja Chica
Saldo contable
FALTANTE
SOBRANTE
El efectivo y comprobantes, cuyos valores ascienden a $___________, fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
CUSTODIO
CONTADOR
142
4.8.4 BANCOS
ORDEN DE PAGO
ORDEN DE PAGO N°___________
RAZÓN SOCIAL:
DIRECCIÓN:
TRANSFERENCIA
BANCARIA:
BANCO: CUENTA BANCARIA:
CANTIDAD:
TIPO DE PAGO:
ÁREA SOLICITANTE:
FECHA DE SOLICITUD:
N° FACTURA:
OBSERVACIONES:
BENEFICIARIO:
CONCEPTO:
FIRMA DEL SOLICITANTE VISTO BUENO
143
COMPROBANTE DE INGRESO
N°________
FECHA:
RECIBIMOS DE:
LA CANTIDAD DE: DÓLARES:
BANCO
CÓDIGO CUENTA DETALLE DEBE HABER
COMPROBANTE DE INGRESO
$
EN CONCEPTO DE TOTALES USD $
VALOR RECIBIDO EN:
CONTABILIZACIÓN
DETALLE VALOR
ELABORADO POR: REVISADO POR:
144
COMPROBANTE DE EGRESO
N°________
CÓDIGO CUENTA DEBE CRÉDITOS
COMPROBANTE DE EGRESO
BENEFICIARIO:
VALOR:
FECHA:
COMPROBANTE:
CHEQUE/EGRESO:
BANCO:
CONTABILIZACIÓN
CONCEPTO:
DETALLE
ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO: RECIBÍ CONFORME:
C.I.
145
CONCILIACIÓN BANCARIA
FECHA N° DETALLE VALOR
TOTAL:
FECHA N° BENEFICIARIO VALOR
TOTAL:
FECHA N° MOTIVO VALOR
TOTAL:
FECHA N° MOTIVO VALOR
TOTAL:
SALDO CONCILIADO EN LIBROS: $
BANCO:
Expresado en:
Correspondiente al mes de:
Cuenta Corriente N°:________________
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR: $
(-) NOTAS DE DÉBITO NO REGISTRADAS
(+) NOTAS DE CRÉDITO NO REGISTRADAS
(+/-) ERRORES DE REGISTRO
(+) DEPÓSITOS EN TRÁNSITO
(-) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
(+/-) ERRORES DEL BANCO
SALDO CONCILIADO EN BANCOS: $
SALDO SEGÚN EXTRACTO BANCARIO:
CONCILIACION BANCARAIA
$
ELABORADO POR: REVISADO POR:
146
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Una vez de haber concluido el estudio y el análisis respectivo, se reflejó que existe la
capacidad de elaborar las conclusiones de la investigación; hay que señalar que dentro de
éstas existen aspectos positivos y negativos, como los que a continuación se detalla:
La empresa en sus funciones no han sido delineadas como corresponde, su estructura es
escasa y no dispone de los mecanismos ni medios que le permitan desarrollarse
eficientemente, EXPERTS HANDLING CARGO S.A. no cuenta con un manual de
procedimientos, no dispone de políticas internas constantes y claras, mantiene un control
interno pobre, sobre las actividades de cada persona o trabajador ni un manual de
funciones para determinar correctamente las responsabilidades.
Su crecimiento organizacional hace visible con más fuerza estas debilidades, por lo tanto
es sumamente urgente realizar correctamente una reestructuración de la empresa y la de
elaborar dichos manuales para facilitar las operaciones futuras y fortalecer el control
interno.
En lo que se relaciona al control interno contable, la empresa EXPERTS HANDLING
CARGO S.A. refleja una inmensa falencia, ya que como se manifestó anteriormente, la
empresa cuenta con un Contador externo, es por lo cual la contabilidad no está alineada,
con los demás módulos, ya sea ventas, cobranzas, bancos, roles, etc., es por esto que no
tienen una contabilidad, actualizada.
Se detectó que existe la centralización de las decisiones y funciones administrativas
contables financieras entre los dueños propietarios de la empresa, ya que ellos giran los
cheques, controlan cobranzas, ventas, y las operaciones de embarques.
No cuentan con Gerencias de Ventas, y de Talento Humano, ya que en la actualidad, para
el crecimiento de una organización se debe contar con los profesionales especializados en
la materia para mayor control, facilidad de resolver problemas, que se presente en lo
cotidiano de la vida empresarial de la Organización.
El fortalecimiento de las exportaciones y de las importaciones es una gran oportunidad de
crecimiento de la empresa para el corto y largo plazo, permitirá ampliar sus operaciones,
incrementar su estructura, generar fuentes de trabajo y mejorar las condiciones de los
trabajadores.
5.2 RECOMENDACIONES
Las Recomendaciones que se expone a la empresa EXPERTS HANDLING CARGO S.A., se basan
en los resultados obtenidos de la investigación que a continuación se pone a consideración de la
misma:
147
El Gerente General deberá implementar un Sistema de Control Interno Contable
Administrativo para sus operaciones de carga aérea internacional, para que la empresa
EXPERTS HANDLING CARGO S.A. cuente con procedimientos que permitan mejorar
su control interno contable administrativo de forma profesional y no simplemente como
algo superficial.
Diseñar un Sistema de Control Contable Administrativo en donde se determine los
instrumentos específicos sobre los aspectos que tiene lugar en el desarrollo de las
actividades y operaciones de la empresa. El mismo que coadyuvará a obtener un sistema
de control interno que garantice la toma de las decisiones oportunas en su administración,
económico y financiero.
Aplicar todos los procedimientos, formatos expuestos para cada área, así tener un buen
funcionamiento del control interno en la organización.
Crear varios departamentos financieros administrativos, como: Talento Humano, Ventas, y
Contabilidad.
En lo que se refiere al departamento de Contabilidad, se debe contratar un Contador o
Contadora de planta, ya que en la actualidad se debe contar un profesional a tiempo
completo, para así que la información contable financiera la empresa tenga actualizada y
lineada con los demás departamentos de funcionamiento de la empresa, con políticas
contables, y por ende facilitar a los Gerentes propietarios el des centralismo de la
funciones de la misma, facilitando así solicitar y obtener cualquier información financiera
contable en el tiempo oportuno.
En el aspecto de Talento Humano se recomienda en el Diseño de control interno,
implementar un Reglamento Interno de Personal, certificado por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
La empresa EXPERTS HANDLING CARGO S.A. tiene que acatar o implantar las
políticas planteadas de todos los procedimientos diseñados de la presente investigación.
148
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149
Whittington, O., & Pany, K. (2005). Principios de Auditoría (7a ed.). México D.F:
Litografica Ingramex.
150
ANEXO A: RUC DE EXPERTS HANDLING CARGO S.A.
151
ANEXO B: REGISTRO DE FUNCIONAMENTO ADUANA DEL ECUADOR
152
153
ANEXO C: RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
AGENTE DE RETENCIÓN
(Comprador; el que realiza el pago)
RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios.
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PÚBLICAS
CONTRIBUYENTES ESPECIALES
SOCIEDADES
PERSONAS NATURALES
OBLIGADA A LLEVAR
CONTABILIDAD
NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD
EMITE FACTURA O NOTA
DE VENTA
SE EMITE LIQUIDACIÓN DE
COMPRAS DE BIENES O
ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
(INCLUYE PAGOS POR
ARRENDAMIENTO AL EXTERIOR)
PROFESIONALES
POR ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
PROPIOS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PÚBLICAS
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
CONTRIBUYENTES ESPECIALES
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
BIENES -------- SERVICIOS 100%
BIENES -------- SERVICIOS 100%
CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES -----------SERVICIOS 30%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------SERVICIOS
30%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------SERVICIOS 100%
BIENES -----------SERVICIOS 30%
------------------
COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROS
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
BIENES ----------- SERVICIOS 100%
EXPORTADORES (UNICAMENTE EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES QUE SE EXPORTEN, O EN LA COMPRA DE BIENES O SERVICIOS PARA LA FABRICACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL BIEN EXPORTADO)
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
BIENES 100% SERVICIOS 100%
------------------
EXCEPCIONES:
- NO APLICA RETENCIÓN A LAS COMPAÑIAS DE AVIACION Y AGENCIAS DE VIAJE, EN LA VENTA DE PASAJES AEREOS.
- NO APLICA RETENCIÓN A LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN, COMERCIALIZADORAS, DISTRIBUIDORES FINALES Y ESTACIONES DE SERVICIO QUE COMERCIALICEN COMBUSTIBLE, ÚNICAMENTE CUANDO SE REFIERA A COMBUSTIBLE DERIVADO DEL PETROLEO
CONSIDERACIONES GENERALES:
- DENTRO DEL 70% DE RETENCION POR SERVICIOS, SE ENCUENTRAN INCLUIDOS AQUELLOS PAGADOS POR COMISIONES (INCLUSIVE INTERMEDIARIOS QUE ACTUEN POR CUENTA DE TERCEROS EN LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS).
- LA RETENCION SE DEBERA REALIZAR EN EL MOMENTO QUE SE REALICE EL PAGO O SE ACREDITE EN CUENTA.
- LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS ESTAN HABILITADAS PARA EMITIR UN SOLO COMPROBANTE DE RETENCION POR LAS OPERACIONES REALIZADAS EN EL MES, RESPECTO A UN MISMO CLIENTE.
- CUANDO UN AGENTE DE RETENCION ADQUIERA EN UNA MISMA TRANSACCION BIENES Y SERVICIOS, DEBERÁ DETALLAR EN EL COMPROBANTE DE RETENCION DE FORMA SEPARADA LOS PORCENTAJES DE RETENCION DISTINTOS. EN CASO DE NO ENCONTRARSE SEPARADOS DICHOS VALORES, SE APLICARÁ LA RETENCION DEL 70% SOBRE EL TOTAL DE LA COMPRA.
- LAS SOCIEDADES EMISORAS DE TARJETAS DE CRÉDITO QUE SE ENCUENTREN BAJO EL CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS, DEBERAN RETENER A LOS ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS A SU SISTEMA, EN SUS PAGOS EL 30% POR BIENES O EL 70% POR SERVICIOS.
- LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PÚBLICAS CUYOS INGRESOS ERAN EXENTOS DE IMPUESTO A LA RENTA CON ANTERIORIDAD A LA REFORMA EFECTUADA POR LA LEY ORGÁNICA DE EMPRESAS PÚBLICAS, A PARTIR DEL 01 DE NOVIEMBRE DEL AÑO 2009, PAGARÁN EN TODAS SUS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS, EL 12% DE IVA, SIEMPRE Y CUANDO, EL HECHO GENERADOR NO SE HUBIERE PRODUCIDO ENTRE EL 01 DE ENERO DE 2008 Y 31 DE OCTUBRE DE 2009, EN CUYO CASO, LA TARIFA APLICABLE DEBERÁ SER DEL 0% Y APLICARÁ RETENCIÓN. CUANDO EL HECHO GENERADOR SEA UN CONTRATO DE TRANSFERENCIA DE BIENES O DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR ETAPAS, AVANCE DE OBRAS O TRABAJOS Y EN GENERAL AQUELLOS QUE ADOPTEN LA FORMA DE TRACTO SUCESIVO, EL IVA SE CAUSARÁ AL CUMPLIRSE LAS CONDICIONES PARA CADA PERÍODO, FASE O ETAPA, MOMENTO EN EL QUE DEBE EMITIRSE EL CORRESPONDIENTE COMPROBANTE DE VENTA.
154
ANEXO D: TABLA RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO
¿QUÉ PORCENTAJE DEBO RETENER DEL IMPUESTO A LA RENTA EN LA COMPRA DE BIENES O ADQUISICIÓN DE SERVICIOS?
DETALLE DE PORCENTAJES DE RETENCION CONFORME LA NORMATIVA VIGENTE (Conforme el concepto y porcentaje a retener, verifique el código necesario para su declaración en el formulario 103)
Porcentajes vigentes
Intereses y comisiones que causen en operaciones de crédito entre las instituciones del Sistema Financiero 1%
Pagos por transporte privado de pasajeros o transporte publico o privado de carga 1%
Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica 1%
Compra de bienes muebles de naturaleza corporal excepto combustible 1% (*)(**)
Pagos en actividades de construcción de obra material inmueble, urbanización, lotización o actividades similares 1% **
Por seguros y reaseguros (10% del valor de las primas facturadas) 1% **
Pagos o créditos en cuenta que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento e inclusive la de opción de compra
1% **
Pagos por servicios de medios de comunicación y de agencias de publicidad 1% **
Pagos a personas naturales por servicios donde prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual 2% **
Pagos o créditos realizados por las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus establecimientos afiliados 2% **
Ingresos por intereses o descuentos y cualquier otro rendimiento financiero generados por préstamos, cuentas corrientes, certificados financieros, pólizas de acumulación, depósitos a plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de documentos similares. No procede retención a los intereses pagados a instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos, ni a los intereses pagados en libretas de ahorro a la vista a personas naturales, ni a los rendimientos por depósitos a plazo fijo de un año o mas pagados por las instituciones financieras nacionales a naturales y sociedaes excepto a instituciones del sistema financiero.
2% **
Los intereses que cualquier entidad del sector público que actúe en calidad de sujeto activo de impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejoras, reconozca a favor del sujeto pasivo
2% **
Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Sociedades 2% **
Pagos no contemplados con porcentajes específicos de retención 2% **
Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su título profesional.”.
10% ****
Pagos a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros de cuerpos técnicos y artistas nacionales o extranjeros residentes que no se encuentren en relación de dependencia (caso contrario se rige a la tabla de personas naturales) Utilización o aprovechamiento de la imagen o renombre
10% *******
Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional que ostente la persona que lo preste.”.
8% ****
Honorarios y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios de docencia.”.
8% ****
Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento permanente en el Ecuador relacionados con la titularidad, uso, goce o explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de Propiedad Intelectual
8%
Los pagos realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantil en sus actividades notariales o de registro 8%
Los pagos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles 8%
Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en el país por mas de seis meses 8%
Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Naturales 8%
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)
entre 5 y 24 *****
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)
entre 5 y 24 *****
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 24% *****
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 23%)
entre 5 y 23
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 23%)
entre 5 y 23
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 23%
155
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 22%)
entre 5 y 22 ******
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 22%)
entre 5 y 22 ******
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 22% ******
Pagos al exterior no sujetos a retención No aplica retención
Con convenio de doble tributación Porcentaje
dependerá del convenio
* Modificaciones vigentes desde el 01/04/2008 según Resolución NAC - DGER2008 - 0250 publicada en el R. O. 299 del 20/03/2008
** Modificaciones vigentes desde el 01/05/2008 según Resolución NAC - DGER2008 - 0512 publicada en el R. O. 325 del 28/04/2008
*** Modificaciones vigentes desde el 01/01/2009 según Decreto Presidencial publicado en el R.O. 497-S DEL 30/12/2008.
**** Modificaciones vigentes desde el 01/06/2010 según Resoluclión NAC - DGERCGC10-00147 publicada en el R.O. 196 del 19/05/2010
***** Modificaciones vigentes desde el 01/01/2011 según Código de la Producción
****** Vigentes para el período fiscal 2012 según Código de la Producción
******* Modificaciones vigentes desde el 08/07/2013 según Resoluclión NAC - DGERCGC13-00313 publicada en el R.O. 31 del 08/07/2013
CONSIDERAR:
El monto mínimo para efectuar retenciones es de $50. De realizarse pagos a proveedores permanentes se efectuará la retención sin importar el monto(por permanente entiéndase dos o mas compras en un mismo mes calendario).
El comprobante de retención deberá ser entregado en un plazo de cinco días hábiles a partir de la emisión del comprobante de venta.
No estan sujetos a retención en la fuente del impuesto a la renta:
Instituciones y Empresas del Sector Público, incluido el BID, CAF, CFN, ONU y Bco. Mundial.
Instituciones de educación superior (legalmente reconocidas por el CONESUP).
Instituciones sin fines de lucro (legalmente constituidas).
Los pagos por venta de bienes obtenidos de la explotación directa de la agricultura, acuacultura, ganadería, silvicultura, caza y pezca siempre que no se modifique su estado natural.
Misiones diplomaticas de paises extranjeros.
Pagos por concepto de reembolso de gastos, compra venta de divisas, trasnporte público de personas, ni en la compra de inmuebles o de combustibles.
Los obtenidos por trabajadores por concepto de bonificación de desahucio e indemnización por despido intempestivo, en la parte que no exceda lo determinado por el Código Tributario.
Los obtenidos por concepto de las décima tercera y décima cuarta remuneraciones.
Los obtenidos por concepto de becas para el financiamiento de estudios, especialización o capacitación.
156
ANEXO E: GUIA AEREA