contenido - argentina · 2017-05-24 · buzón grupal en el buzón grupal se encuentran los legajos...
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Contenido Marco Legal ......................................................................................................................................... 2
Manual de Usuario LUE ....................................................................................................................... 3
Ingreso al Sistema GDE.................................................................................................................... 3
Habilitación del módulo LUE ....................................................................................................... 4
Descripción general de las acciones del módulo LUE ......................................................................... 5
Solapa Fichero ............................................................................................................................. 5
Buzón Personal ............................................................................................................................ 6
Buzón Grupal ............................................................................................................................... 8
Tareas Supervisados .................................................................................................................... 9
Rol Solicitante ................................................................................................................................ 11
Rol Aceptador ................................................................................................................................ 15
Rol Vinculador ................................................................................................................................... 17
Subsanar Documento .................................................................................................................... 19
Rol Aprobador ................................................................................................................................... 21
Pases de legajos entre organismos……………………………………………………………………………………………….24
Rol Autoridad superior de RRHH………………………………………………………………………………………..…………24
Recepción de Legajo (MINISTERIO RECEPTOR): ............................................................................ 26
Rol Recuperador ............................................................................................................................ 28
Rol Solo Lectura: ............................................................................................................................ 29
Acciones del empleado ..................................................................................................................... 29
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Marco Legal
En el marco del Plan de Modernización del Estado y despapelización del mismo y tal como
establece la resolución 22-E de 2016, donde se aprueba la implementación del módulo
“Legajo Único Electrónico” (LUE) del Sistema de Gestión Electrónica (GDE). LUE será el
único medio de creación, registro, guarda y archivo de la totalidad de la documentación y
datos correspondientes a los agentes que presten servicios en virtud de cualquier
modalidad en el ámbito establecido en el artículo 8 de la ley N° 24.156. Por último se
especifica, todos los organismos que estén comprendidos en el Decreto N° 561 del 6 de
abril de 2016 deberán utilizar LUE.
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Manual de Usuario LUE
Ingreso al Sistema GDE
Al acceder al link: eu.gde.gob.ar/, se mostrará la siguiente pantalla.
El usuario debe ingresar sus credenciales GDE.
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Habilitación del módulo LUE
Dentro del sistema debe dirigirse a Escritorio Único, solapa Configuración y tildar las
opciones de LUE, como se muestra a continuación:
Luego presionar el botón Guardar.
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Descripción general de las acciones del módulo LUE
Solapa Fichero
Al ingresar al módulo se muestra la solapa “Fichero” donde está habilitado el campo de
búsqueda de legajos y el botón “Nueva Solicitud”.
En esta solapa se pueden ver todos los legajos del personal activo de la repartición a la
que pertenece el usuario, sin diferenciar: el estado en que estos se encuentran (con
excepción de Guarda Temporal), si están en el buzón personal de un usuario, en el buzón
grupal o liberados.
El botón “Nueva Solicitud” inicia una solicitud de iniciación de un legajo.
El campo “Búsqueda de Legajos Electrónicos” tiene la posibilidad de realizar las búsquedas
con diferentes criterios:
• Nombre • Apellido • CUIL • Número de Documento
Luego de completar el campo y presionar en el botón “Buscar Legajos” el módulo muestra
un listado con todos los legajos coincidentes con los criterios ingresados.
La búsqueda solo arroja los legajos pertenecientes a la repartición del usuario que realiza la consulta.
Según el Estado/ Ubicación del Legajo en la columna Acciones se presentan los siguientes botones:
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Acciones
“Ver carátula”: permite ver la solicitud inicial de caratulación que hizo la repartición iniciadora del legajo.
“Abrir”: permite visualizar el legajo. Si el usuario tiene el legajo en su buzón personal,
puede ejecutar tareas sobre el mismo.
“Adquirir”: esta acción estará disponible cuando el legajo haya sido generado en la
repartición del usuario. Permite el paso del legajo al “Buzón Personal”.
“Historial de Movimientos”: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el legajo.
“Estado del legajo a una fecha pasada”: permite visualizar el estado del legajo en una
fecha anterior a la actual. Muestra una instantánea de la situación del legajo en una fecha
pasada.
Buzón Personal
En la solapa “Buzón Personal” se encuentran el listado de los legajos adquiridos o
asignados del usuario en curso, en los cuales puede realizar las tareas correspondientes a
cada uno de los estados del Legajo.
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En el “Buzón Personal” del usuario puede ejecutar las siguientes acciones sobre los legajos:
Acciones
“Ver carátula”: permite ver la solicitud inicial de caratulación de la repartición
iniciadora del legajo.
“Ejecutar”: permite abrir el legajo para visualizarlo y ejecutar las tareas
correspondientes al estado del mismo.
“Enviar a Buzón Grupal”: permite enviar el legajo al “Buzón Grupal” del sector al que
pertenece el usuario.
“Derivar tarea”: permite a un usuarios supervisor asignar legajos al buzón personal de sus supervisados. El usuario que realiza la derivación de tareas debe ser supervisor en GDE del usuario al que le deriva la tarea.
“Historial de Movimientos”: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el legajo.
“Liberar legajo”: permite liberar el legajo del “Buzón Personal” o del “Buzón Grupal”
para que quede en el fichero a disposición de otro usuario o sector de la repartición.
“Pase de legajo”: el usuario puede realizar el pase de un legajo a otra repartición o a
la Guarda Temporal. Esta acción sólo está habilitada para el rol de Autoridad Superior del
Organismo.
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Buzón Grupal
En el “Buzón Grupal” se encuentran los legajos disponibles para trabajar en la repartición
o que se encuentran en estado tramitación. El buzón grupal corresponde al sector de la
repartición donde está inserto el usuario.
Cuando el legajo se encuentra en el buzón grupal se pueden ejecutar las siguientes
acciones sobre el mismo:
Acciones
“Ver carátula”: permite ver la solicitud inicial de caratulación que hizo la repartición
iniciadora del legajo.
“Ejecutar”: permite abrir el legajo para visualizarlo y ejecutar las tareas
correspondientes al estado del mismo.
“Adquirir”: esta acción esta permite pasar el legajo al “Buzón Personal”, para poder
ejecutarlo y realizar las tareas correspondientes
“Historial de Movimientos”: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el legajo.
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Tareas Supervisados
Permite a un usuarios supervisor asignar legajos al buzón personal de sus supervisados. El usuario que realiza la derivación de tareas debe ser supervisor en GDE del usuario al que le deriva la tarea.
Para visualizar los legajos de un usuario a cargo se debe posicionar en el botón
“Detalles” en la fila correspondiente.
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A continuación se presenta la pantalla con las tareas pendientes del usuario seleccionado
Para adquirir un legajo debe presionar el botón y será enviado a su “Buzón
Personal”. El módulo solicita la confirmación de la acción.
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Rol Solicitante
Si el usuario corresponde al rol: Solicitante podrá dar de alta nuevas solicitudes y
visualizar los legajos existentes en su repartición.
Para solicitar la creación de un nuevo legajo debe presionar el botón: Nueva Solicitud
Se visualizará la siguiente pantalla, que deberá ser completada como figura en el ejemplo
que se muestra a continuación. Luego deberá presionar el botón: Enviar a caratular.
.
Posteriormente el usuario Aceptador chequeará los datos y Aceptará o Rechazará la solicitud. En caso de que sea rechazada, el solicitante lo visualizará de la siguiente manera en su Buzón Personal.
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El usuario debe presionar Historial de Movimientos en las Acciones que ofrece el sistema
para visualizar el motivo del rechazo, como se muestra en la imagen siguiente:
Paso siguiente el usuario debe presionar Ejecutar y modificar los datos según el motivo del rechazo o, en su defecto, eliminar la solicitud. Luego deberá presionar el botón: Enviar a caratular, el usuario Aceptador nuevamente recibe la solicutud.
Una vez creados los legajos en el sistema, estos se visualizan en el Buzón Grupal en
Estado: Tramitación.
Pase a Guarda Temporal de un Legajo
Se deberá hacer un pase de lejago al estado de GUARDA TEMPORAL ante una:
- desvinculación
- jubilación
- renuncia
- fallecimiento
- otros motivos que generen la extinción de la realción laboral.
Se debe ingresar a la solapa FICHERO, y realizar la búsqueda del legajo que se quiere
desvincular utilizando para ello cualquier campo de los mencionados en las columnas,
como muestra la siguiente imagen:
Seleccionar la acción Adquirir LE.
El sistema muestra el siguiente mensaje
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El usuario ya adquirió el legajo, el cual deja de visualizarse en el Buzón Grupal y pasa al
Buzón Personal del usuario.
Paso siguiente el usuario debe ingresar a la solapa: BUZON PERSONAL (BP) Debe buscar el usuario y seleccionar en Acciones: Pase de Legajo
El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual debe completarla con Estado: Guarda
Temporal y luego presionar el botón: Enviar Solicitud.
El usuario debe: ingresar a la solapa BUZON GRUPAL (BG), buscar el LEGAJO, este se
encontrará en Estado Solicitud Guarda temporal y seleccionar en Acciones - Adquirir LE
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El sistema muestra el siguiente mensaje
Desde la solapa: BUZON PERSONAL (BP) busca el Legajo y hace click en Acciones: Ejecutar
Al ejecutarse la acción, el usuario debera presionar Realizar Pase.
Posteriormente, el legajo se encontraran en la solapa Guarda temporal. Este legajo no se
podrá visualizar en la solapa Fichero, en fichero solo se ven los legajos activos del
organismo. Un legajo en Guarda Temporal es considerado un legajo inactivo.
Los legajos que se encuentra en guarda temporal se pueden realizar dos acciones:
“Historial de Movimientos”: permite visualizar todos los pases que ha tenido el legajo.
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“Estado del legajo a una fecha pasada”: permite visualizar el estado del legajo en una
fecha anterior a la actual. Muestra una instantánea de la situación del legajo en una fecha
pasada.
Para rehabilitar un legajo, es necesario que el superior jerárquico de la repartición envié
una Comunicación Oficial (CCOO) a RRHH en la que debe argumentar las razones de la
solicitud.
Rol Aceptador
Si corresponde a un usuario con perfil: Aceptador visualizará la pantalla que aparece a
continuación.
El usuario debe ingresar a la solapa: BUZON GRUPAL (BG)
Debe buscar un legajo que se encuentra en Estado: Aceptación y seleccionar en Acciones:
Adquirir LE
El sistema muestra el siguiente mensaje
El usuario Aceptador ya adquirió el legajo, el cual deja de visualizarse en el Buzón Grupal y
pasa al Buzón Personal del usuario.
Paso siguiente el usuario debe ingresar a la solapa: BUZON PERSONAL (BP) Debe buscar el legajo y seleccionar en Acciones: Ejecutar
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El sistema mostrará la siguiente pantalla, con los datos ingresados previamente por el
usuario SOLICITANTE.
El usuario ACEPTADOR debe chequear que los datos sean los correctos, y en base a ello,
ACEPTAR o RECHAZAR la solicitud.
- En caso de ser Rechazada, deberá detallar el motivo de dicho rechazo.
El usuario debe presionar el botón Aceptar, para guardar el motivo y que el usuario
con rol SOLICITANTE lo pueda visualizar.
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- En caso de ser Aceptada, el paso siguiente será de vincular documentación con el
rol VINCULADOR. El sistema muestra la siguiente imagen:
Rol Vinculador
Si corresponde a un usuario con perfil: Vinculador visualizará la pantalla que aparece a
continuación.
El usuario debe ingresar a la solapa: BUZON GRUPAL (BG)
Debe buscar un Legajo que se encuentra en Estado: Vinculación y seleccionar en Acciones:
Adquirir LE
El sistema muestra el siguiente mensaje
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Paso siguiente el usuario debe ingresar a la solapa: BUZON PERSONAL (BP) Debe buscar el legajo y seleccionar en Acciones: Ejecutar
El sistema muestra la siguiente pantalla:
El usuario Vinculador debe completar el resto de los datos desplazándose por el menú que
se encuentra a la izquierda de la pantalla.
En el caso particular de seleccionar Documentos Vinculados del menú izquierdo, se
cuenta con 3 opciones distintas, “Importar Documento”, “Vincular Documento” y
“Subsanar Documento”.
Importar Documento
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La opción “Importar Documento” se utiliza cuando el documento que se quiere cargar al
Legajo, no se encuentra cargado al Sistema GDE, como documento GEDO, es decirse se
cuenta con un documento digitalizado (escaneado o de origen electrónico). Esta opción
permite cargar el documento, definir el tipo de documento. El documento será numerado
y vinculado automáticamente al legajo.
Vincular Documento
La opción “vincular Documento” se utiliza cuando el documento que se va a cargar en el
legajo, ha sido previamente generado en GEDO. Con el número asignado por GEDO es
posible vincularlo.
Subsanar Documento
El módulo LUE permite subsanar errores materiales o involuntarios que hayan sucedido al
vincular o importar un documento. Cuando un usuario vincula por error un documento
que no corresponde a un legajo electrónico, para poder subsanarlo debe adquirir el Legajo
en su Buzón Personal.
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Luego de Ejecutar el Legajo, ir a la solapa Documentos Vinculados, y presionar el botón “Subsanar Errores Materiales” que se presenta en la siguiente pantalla, donde se muestran los documentos que componen el legajo y una columna que habilita la opción que permitirá subsanarlos, tildando el o los documentos errados.
Se debe indicar el Acto Administrativo correspondiente.
Aclaraciones sobre el Acto Administrativo:
Toda subsanación debe estar justificada debidamente por un acto
administrativo que argumente la acción.
Se entiende por Acto Administrativo (Decisión Administrativa; Decreto;
Disposición; Resolución General; Resolución) el mismo debe ser firmado por la
autoridad que corresponda.
Luego del ingreso del número GDE del Acto Administrativo se presiona el botón Vincular Documento, a continuación aparece una ventana en la que se solicita la confirmación de la acción.
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El documento subsanado aparecerá sombreado en rojo en la solapa de Documentos Vinculados, con la leyenda Documento Subsanado.
Rol Aprobador
Si corresponde a un usuario con perfil: Aprobador visualizará las pantallas que aparece a
continuación.
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El usuario debe ingresar a la solapa: BUZON GRUPAL (BG)
Debe buscar el legajo que se encuentra en Estado: Alta Definitiva y seleccionar en
Acciones: Adquirir LE
El sistema muestra el siguiente mensaje
El usuario Aprobador ya adquirió el legajo, el cual deja de visualizarse en el Buzón Grupal y
pasa al Buzón Personal del usuario.
Paso siguiente el usuario debe ingresar a la solapa: BUZON PERSONAL (BP) Debe buscar el usuario y seleccionar en Acciones: Ejecutar
El sistema mostrará los datos cargados por el usuario con rol Vinculador. El usuario Aprobador debe chequear los datos y Aceptar o Rechazar la aprobación. El Aprobador no puede modificar datos en el Legajo.
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- En caso de ser Rechazada, deberá detallar el motivo de dicho rechazo y luego
presionar el botón: Aceptar.
El legajo pasa automáticamente al BUZÓN PERSONAL del Vinculador que cargó los
datos en el Legajo. El viculador toma conocimiento de las observaciones realizadas,
las corrige y envía nuevamente el Legajo al Aprobador.
- En caso de ser Aceptada, se habrá completado el alta de un nuevo Legajo.
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Pases de legajos entre Organismos
Rol Autoridad superior de RR.HH
Es la figura con autoridad que será el encargado de realizar los pases de legajos entre
diferentes organismos públicos, cuando la situación así lo requiera. Es decir cuando el
legajo de un determinado agente se encuentre en un organismo “A” y vaya a desempeñar
funciones permanentes en un organismo “B”.
Es necesario aclarar que dicha acción se ejecutará previa CCOO (comunicación oficial) de
GDE entre los organismos involucrados y cumplidos los procedimientos administrativos
vigentes.
Pase de legajos desde el Ministerio Emisor:
Ingresar a Buzón Grupal y adquirir el legajo para realizar el pase al organismo receptor:
El legajo se derivará a buzón personal, como se muestra a continuación para realizar el pase:
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Luego seleccionar “Pase de Legajos”:
Completar los campos:
MOTIVO: Nos permite aclarar a que organismo se realizará el pase.
ESTADO: seleccionar tramitación, para luego ser ejecutado por el organismo receptor.
REPARTICION: Ingresar el nombre de la repartición donde será enviado el legajo (en
este ejemplo se envía a la Direción General de Recursos Humanos del Ministerio de
Justicia).
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Elegir el sector correspondiente al cual se enviará el legajo:
Enviar Solicitud:
La solicitud es enviada de modo satisfactorio:
Recepción de Legajo (MINISTERIO RECEPTOR):
Se visualizará el legajo recibido con estado “Solicitud Pase”. Se debe adquirir el legajo
desde Buzón Grupal:
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Para poder ejecutarlo en Buzón Personal:
Para aceptar el pase correspondiente presionar “REALIZAR PASE”:
PASE ACEPTADO:
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Luego se visualizará en el FICHERO:
Rol Recuperador
El rol recuperador se utiliza para rehabilitar los legajos que se encuentran dados de baja,
es decir en Estado de Guarda Temporal.
Debe ingresar a la solapa guarda temporal y buscar el legajo que quiere rehabilitar.
Posteriormente, selecciona la acción Rehabilitar legajo electrónico.
Para la rehabilitación, se debe cargar los datos del documento GEDO que autoriza y
justifica la rehabilitación del Legajo:
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Una vez completos los datos, seleccione Rehabilitar Legajo.
Posteriormente, el legajo pasa al buzón grupal en estado tramitación.
Rol Solo Lectura:
Dicho Rol nos permite visualizar cualquier legajo en forma completa pero no permite
realizar ninguna edición sobre los mismos.
Acciones del empleado/ usuarios
En la solapa “Mi Legajo” el usuario puede visualizar su legajo personal y el historial.
Entrando a “Mi legajo”, cada agente podrá editar su domicilio, como así también los datos
filiatorios. El Legajo pasa a estado “Modificado por el Agente”. Este cambio podrá
visualizarse automáticamente dentro del Buzón grupal para quienes tenga roles a cargo.
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Al hacer click en “Abrir mi legajo”, el agente podrá editar el campo “Dirección”:
Antes.
Después.
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Una vez modificado el legajo, quienes tengan roles podrán visualizar un alerta dentro del
Buzón grupal, que aparecerá como “Modificado por el agente”.
Contacto Mesa de Ayuda LUE:
Ante cualquier consulta, contactarse con la mesa de ayuda del Sistema de Gestión
Documental Electrónico (GDE)
Correo electrónico: [email protected]
Servicio de Call Center: 0810-555-3374 (de lunes a viernes de 8 a 19 hs.)