PERÚ Ministeriode Cultura

"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

~~r=:_c_';~'-.;_-l:iihái~5:f:d~Sét¡~¡rj1bre de 2014OFICIO MÚLTIPLE N° 048 -2014-AGN/DNDAAf(:iCH3!Ea~Qi;EG¡ON'U"i[.{"~·'·'· ¡'l

_ '\ Exp ...•....Q.Q·3 , \\\..Senor , ~ .JAVIER OCAMPO RUIZ '1 4 on 2014 \\Presidente Regional \1 " \1Gobierno Regional de San Martín \"¡iFic'iÑA DETRAMliE DOCUMENTARlO ¡~Presente.- \. i Q' S DEL AGU!LA 11

Asunt : i1~~~.u;}tllf¡t..;:..g&í(f{CHIVOS 2014

Oficio Múltiple W 025-2014-AGN/DNDAAIOficio W1303-2014- AGNIDNDAAI

Tengo el agrad . de dirigirme a usted, en relación al asunto y aloficio de la referencia donde se le comunicÓ que el Archivo General de la Nación, comoórgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos, ha dispuesto la ejecución del 11Censo Nacional de Archivos 2014 (11CENAR 2014), con la participación conjunta de ArchivoRegional San Martín del gobierno regional que usted dirige; como parte integrante delsistema en su Jurisdicción; conforme se encuentra establecido en el artículo 22° del DecretoSupremo W 008-92.JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional deArchivos.

El II CENAR 2014, constituirá la fuente de informaciónestadística más importante para el Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales,dado que proporcionará datos actualizados para el mejor conocimiento del Sistema Nacionalde Archivos, sus resultados, permitirán la adopción de políticas, así como el desarrollo deestrategias orientadas al mejoramiento de los archivos que integran el Sistema Nacional deArchivos. En ese sentido, se conocerá, entre otros, el perfil del archivero, situación de losrecursos humanos, su condición laboral, infraestructura, uso de tecnología, calidad en elservicio, medidas de prevención, transferencias y eliminaciones de documentos e Informaciónrelevante sobre la realidad de los archivos de la región que usted dirige.

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 4°y 45° de laLey _Qrgánica de Gobiernos .Regionales W 27867 y el artículo 28° del Decreto Supremo W

. ~t:01j ~~b6-ED, y como máxima autoridad en su región, es necesario que vuestro DespachovOB\E~Uw\l'.Tít'ldi~Rrga la participación de todos los órganos archivísticos de su región.

CHIVO REGlO, U '~. 1.3:.~.J8..:::~.L._ ~ Agradeciéndole por la atención al presente, hago propicia la "1

Fecha .,.... ;a.;~a1.P.&as¡ó¡;¡..pa a reiterarle las muestras de mi mayor consideración y estima personal. ~ if-rJHora _... __ \ ~

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• -_.... «s Atentamente,f\fl11a • ··.... .

, ,

El Archivo General de la Nación, ha programado realizar elempadronamiento de los Archivos Públicos que integran el Sistema Regional de Archivos,entre los meses de octubre y noviembre del presente año; motivo por el cual, solicito por suintermedio comprometer a los funcionarios y encargados de los archivos de la región a brindarla información requerida en la cédula censal de este importante estudio, así como otorgar lasfacilidades logísticas solicitada a al archivo regional de su jurisdicción, mediante oficio de lareferencia al empadronamiento del censo,

. • GOBIERNO REGIONAL SAN MARTINPa~~~P.~~ el?: fZ. . \Para .••••••.••..•••••••..•.•••••.•.••••.•••••t............ : ···········~····i.················..lFecha (~.;- ••(.o•••• l. ,Firma :SECiE~....·..GÉ~·iML........ tt'

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., 4 OCT ZU14 ¡í Registro I\,f~•.,. u ..

~ Secfetaría ~ ., GRSM ......

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Jr. Ca maná N° 125 Y Pasaje Piura sIn - Cercado de Lima - Telf.: 426 7221 www.agn.gob.pe

PERÚ Ministeriode Cultura

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"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

Lima, 10 de Setiembre del 2014OFICIO N° 1303 - 2014-AGN/DNDAAI

SeñorJAIMITO AZANG HUAMANDirector del Archivo Regional de San MartínMovobamba.-

Asunto: Apoyo de los Archivo Regionales - IICenso Nacional de Archivos.

Referencia: Oficio N° 1170-2014-AGN/DNDAAI

Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarlo, ymanifestarle que el Archivo General de la Nación, órgano rector y central del Sistema Nacionalde Archivos, viene organizando elll Censo Nacional de Archivos y con tal motivo solicitamos alArchivo Regional que usted dignamente dirige, brinde el apoyo para el éxito deseado.

Como es de su conocimiento, el II CENAR 2014, tendrá comoresultado información estadística que ayudará a definir políticas regionales sobre la proteccióndel Patrimonio Documental Institucional y Nacional, así como establecer las líneas de acciónhacía una mejor gestión documental a nivel regional y fortalecimiento del Sistema Nacional deArchivos.

Con la finalidad de alcanzar los resultados señalados,solicitamos a usted el apoyo logístico necesario en la difusión y comunicación del II CENAR, asícomo la disponibilidad de un ambiente de trabajo para los coordinadores y empadronadores.

Cabe señalar que, a fin de establecer las coordinacionesnecesarias para la ejecución del empadronamiento del 11CENAR, designe a una persona conquién el personal del Censo se comunicará ante cualquier eventualidad. Adjunto la Fichatécnica en la que se detalla las principales características del 11CENAR 2014.

Asimismo, comunico a usted que se ha iniciado la convocatoriade los postulantes a los cargos de coordinadores regionales y empadronadores, la misma quese encuentra publicada en la página web del AGN (www.agn.gob.pe).

Agradeciendo la atención al presente, Hago propicia laoportunidad para expresarle las muestras de mi mayor consideración y estima personal.

Atentamente,

DNDAAI-DNAMRF/Sla.

Jr. Camaná N° 125 Y Pasaje Piura sIn - Cercado de Lima - Telf.: 4267221 www.agn.gob.pe

J

ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN·Dirección Nacional de DesaJollo Archivístico y Archivo Intermedio

Dirección de Normas Archivísticas

11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014

FICHATÉCNICA

Lima, Agosto de 2014.

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1. Objetivos del 11Censo Nacional de Archivos 2014

1.1 Objetivos Generales

a. Obtener información estadística básica que permita conocer las principalescaracterísticas estructurales de los Órganos de Administración de Archivos del SistemaNacional de Archivos.

b. Elaborar un marco estadístico, que sirva de base para la elaboración de diagnósticos anivel nacional y regional, análisis, investigación y propuestas orientadas a laelaboración y formulación de políticas y estrategias para el fortalecimiento del SistemaNacional de Archivos.

1.2 Objetivos Específicos

a. Conocer el estado actual del Órgano de Administración de Archivo, dentro de laestructura organizacional de la entidad al que pertenece.

b. Conocer el estado actual de los locales (infraestructura, mobiliario, equipamiento,accesorios de trabajo, entre otros) donde funcionan los Órganos de Administración deArchivos a nivel nacional y regional.

c. Identificar quiénes y cuántos Órganos de Administración de Archivos, formulaninstrumentos de gestión archivística, como el Plan Anual de Trabajo Archivístico,Cuadro de Clasificación de Fondos, el Programa de Control de Documentos, entreotros.

d. Identificar quiénes y cuántas entidades cumplen con la conformación del üR ComitéEvaluador de Documentos y con los procesos técnicos archivísticos.

e. Conocer las características (edad, tipo de condición laboral, niveles de capacitación,años de experiencia, entre otros) de las personas nombradas y/o contratadas para lastareas relativas a la gestión archivística de los Órganos de Administración de Archivos.

f. Identificar los Órganos de Administración de Archivos, que cuentan con servicios depersonas jurídicas para las tareas relativas a la gestión archivística.

g. Conocer qué medidas toman los Órganos de Administración de Archivos. para laprevención y la conservación del patrimonio documental archivístico (Programa deConservación y Plan de Prevención de Siniestros).

h. Conocer la distribución espacial de los Órganos de Administración de Archivos, porregión, distritos de la capital de región y distritos capitales de provincias.

i. Disponer de información oportuna y confiable, de las principales variables de losÓrganos de Administración de Archivos, que sirvan de base para mejorar la producciónde estadísticas continuas del Sistema Nacional de Archivos.

j. Obtener información. de los Órganos de Administración de Archivos básica para elSistema Nacional de Archivos; para realizar estudios especializados.

k. Obtener información básica que permita la comparabilidad de estadísticas archivísticascon otras investigaciones estadísticas nacionales e internacionales.

1. Conocer de los Órganos de Administración de Archivos, el uso e implementación denuevas tecnologías en el desarrollo de las actividades archivísticas.

m. Conocer el servicio que brindan los Órganos de Administración de Archivos, en elmarco de la transparencia y el acceso a la información pública.

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2. Base Legai

2.1 Resolución Ministerial del Ministerio de Cultura, declarará, de interés nacional laejecución del 11Censo Nacional de Archivos 2014, encargando al Archivo General de laNación, la dirección, organización, ejecución y la aprobación ,de las normas técnicascorrespondientes; así como" de efectuar las coordinaciones necesarias con lasentidades públicas y privadas.

,2.2 Resolución Jefatural N° 245-2014-AGN/J, que aprueba el Plan de Trabajo del ""11

Censo Nacional de Archivos 2014", formulado por la Dirección de Normas Archivísticasde la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio.

2.2 Resolución Jefatural del Instituto Nacional de Estadística e Informática, que aprobará laCédula censal y documentos metodológicos a utilizar en el 11 Censo Nacional deArchivos 2014.

a. Características Técnicas

3. Principales Características del 11Censo Nacional de Archivos 2014

Unidad Estadística Órgano Administrativo deArchivos,

Período deEmpadronamiento Un mes 28 días útiles (incluyendo días sábado).

I Orqanos que integran el Sistema Nacional deArchivos, independientemente 'de sudependencia administrativa. Se incluyen a lasNotarías y los Archivos de Arzobispados.

Período dereferencia Según variable a relevar La información a recopilar principalmente

ésta referida al momento del censo.

Método deRecolección Dos métodos

Entrevista Directa (Sector Público)Auto empadronamiento (Notarías, Archivosde Arzobispado).

Carga de TrabajoEn función a la

concentración de Unidades 4 cédulas censales promedio por día (1 horaEstadísticas por cada cédula).

Tipo de Cédulacensal

Dos, según tipo de Unidadestadística

Forma y Contenidode Cédula censal

Según requerimientos deusuarios

Cédula única para el Organo deAdministración de Archivos y Cedula Ad hocpara las Notarías y Archivos de Arzobispado.El número de preguntas se definiráposteriormente. La forma será tipo cuadernillocon 6 páginas / diseñada para fácil entradade datos.

Procesamiento Tradicional Captura de datos por sistema de digitación.

Control deCobertura de

UnidadesEstadísticas

Seguimiento y controlexhaustivo.

Coordinador Regional (Jefede Equipo) y/oEmpadronador

Perfil delfuncionario de

campo

Sistema de monitoreo, seguimiento y controla las unidades estadísticas informantes; asícomo, las omisas / se solicitará a cadainformante, sello y firma.Mediante supervisión en campo a través delos diferentes niveles de funcionalios de laorganización censal.Graduado o Egresado de Universidades oInstitutos Técnicos, en Archivística,Economía, Administración, Derecho.

Egresado de Institutos Superiores deArchivística, Contabilidad y Administración.

Con experiencia deseable en censos yencuestas.

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b. Parámetros Nacionales Estimados

Total estimado de Órganos de Administración de Archivos a censar 3500

1. En capitales de departamento y sus distritos metropolitanos. 3002

11.Lima Provincias 150

111.Lima Metropolitana 348

Total estimado de personal para el empadronamiento

Coordinador Regional (Jefe de Equipo) 27

Empadronador 33

Supervisor nacional 6

4. ESTRATEGIAS CENSALES:

• Elaboración del Marco Conceptual

Se elaborarán el Plan Directriz y el Programa Censal, documentos que contienen, ladescripción de cada una de las actividades censales y, las definiciones básicas y lasprincipales características técnicas de la investigación.

• Constitución de Estructura Funcional del 11Censo Nacional de Archivos 2014

Mediante Resolución Ministerial, se declarará de interés sectorial la ejecución del 11Censo Nacional de Archivos 2014. La Resolución Jefatural, precisará a los órganos queforman parte integrante del proyecto como: el Comité Directivo Institucional, laDirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, la Dirección deNormas Archivísticas, que son los órganos técnicos normativos responsables delplaneamiento, organización, conducción y supervisión a nivel nacional.

• Normatividad Centralizada y Eje~ución Descentralizada

Los procedimientos metodolóqícos y las normas técnicas para la ejecución del 11CensoNacional de Archivos 2014, serán elaborados por un equipo técnico multidisciplinariodela Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, a través de laDirección de Normas Archivísticas, con el asesoramiento de personal especializado.La ejecución del censo se realizará en forma descentralizada en todos los órganos quecobertura el censo, bajo la conducción y supervisión de la Dirección Nacional deDesarrollo Archivístico y Archivo Intermedio a través de la Dirección de NormasArchivfsticas.

• Institucionalizar la participación de Entidades Públicas y Privadas en el ProcesoCensal ..Se coordinará con las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Archivos,con el propósito de conocer sus requerimientos de información del censo eintercambiar experiencias respecto a la orqantzaclón y funcionamiento de los Órganosde Administración de Archivos, de su sector. De igual forma, se coordinará con lasentidades privadas y sus organizaciones representativas (Junta de Decanos de losColegios de Notarios del Perú y Arzobispado),'a fin de que invoquen a sus asociados abrindar las facilidades correspondientes.

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• I

• Participación de los Gobiernos Regionales, Locales y Archivos Regionales:

•

Se establecerá permanente coordinación con las autoridades de los GobiernosRegionales y Locales a fin de lograr el apoyo en la consecución de ambientes para eldesarrollo de las actividades de los funcionarios censales asignados a su jurisdicción.

Uso de la tecnología informática: Internet, Correo Electrónico y Página Web en elProceso Censal

Se implementará un sistema de información vía internet mediante el cual se efectuaráel seguimiento y control de las actividades censales. En la página Web del ArchivoGeneral de la Nación, se colocará un icono con la información detallada del 11CensoNacional de Archivos 2014.

5. PRESUPUESTO DEL 11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014

Monto total 785 000 Nuevos Soles

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL 11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOSINICIO TERMINO

ACTIVIDAD1. DIRECCION y GERENCIA JUNIO DICIEMBRE2. MÉTODOS Y DOCUMENTOS JUNIO JUNIO

3. SEGMENTACiÓN JUNIO AGOSTO

4. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL JULIO JULIO

5. CAPACITACiÓN JUNIO OCTUBRE

6. PROMOCiÓN CENSAL JUNIO AGOSTO

7. DISTRIBUCiÓN, RECEPCiÓN y ARCHIVO JUNIO DICIEMBRE

8. EMPADRONAMIENTO JUNIO OCTUBRE

9. PROCESAMIENTO NOVIEMBRE DICIEMBRE

10. CONSISTENCIA DE LA INFORMACiÓN NOVIEMBRE DICIEMBRE

12. ANÁLISIS DE RESULTADOS DICIEMBRE DICIEMBRE

14. EVALUACiÓN DEL CENSO DICIEMBRE DICIEMBRE

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