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Miembros del Colegio de Administradores del Bogotá

Calle 93 A 11-07 Oficina 505 Tel. 623 41 44- 218 14 71

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CONJUNTO RESIDENCIAL GRAN RESERVA DE TOSCANA P.H

CONSEJO DE ADMINISTRACION Año 2017

Edgar Riveros Villalobos Presidente German Carvajal Vicepresidente Isidro Rodríguez Tesorero Bernardo Osejo Vocal Adíela Espinoza Romero Vocal Marcia Rodríguez Alvarado Vocal Luz Stella Puerto Melo Vocal Luz Mary Parra Vocal Gloria Herrera Vocal María Cristina Gaitán Vocal Órganos de Control y Administración Luis Eduardo García Representante Legal

Inmobiliaria Valenzuela Cía. & Ltda. Carolina Hernández Administradora Delegada Katherine Rocha Asistente Administrativa y contable Luceni Vélez Cifuentes Contadora Pública Carlos Alberto González Revisor Fiscal




“El cumplimiento con la hora fijada y el mutuo respeto entre los propietarios será la base fundamental para el éxito de la Asamblea”.

REGLAMENTO INTERNO PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE TOSCANA P.H.

MARZO 2018

PARTICIPANTES: La asamblea estará integrada por los propietarios de las unidades privadas del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE TOSCANA P.H., o por sus delegados debidamente autorizados. Artículo 1.INSTALACION: La asamblea será instalada por el Presidente del Consejo de Administración o en su defecto por la Administración, previa verificación del quórum por parte del Revisor Fiscal. La asistencia a la Asamblea será obligatoria desde su inicio hasta el momento en que el Presidente de la misma la declare terminada Artículo 2.DIRECCION DE LA ASAMBLEA: Del seno de la asamblea se elegirá para presidir la misma un presidente, un secretario y una comisión verificadora del acta integrada por dos (2) personas de la asamblea. Artículo 3. FUNCIONES: Presidente: Moderar la reunión y firmar el acta de la asamblea. Secretario: Registrar les deliberaciones y la toma de decisiones de la asamblea, coordinar y velar por la elaboración del acta, firmándola conjuntamente con el presidente de la asamblea y la comisión verificadora del acta. Parágrafo: Los miembros de la comisión verificadora del acta contaran con 3 días hábiles, una vez entregada el acta para las correcciones pertinentes, de lo contrario se entenderá por verificada y el administrador deberá pasarla al presidente, quien dispondrá de 2 días hábiles para suscribirla, y luego procederá a su inmediata publicación. Artículo 4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS DELIBERACIONES: USO DE LA PALABRA: Quien desee hacer uso de la palabra, la solicitara al presidente en forma verbal, identificándose con el nombre y calidad en que actúa y bien inmueble que representa.




El presidente le concederá la palabra o se la negara manifestando el motivo. En el uso de la palabra deberá dirigirse únicamente a la asamblea y no a personas

en particular. Debe hacerlo con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre el tema

específico, evitando controversia y lenguaje agresivo y violento. Ninguno de los demás asambleístas presentes lo puede interrumpir a excepción del

presidente cuando se salga del tema o viole el reglamento de la asamblea. El tiempo definido para cada intervención será de 3 minutos pero el mismo podrá

ampliarse si el presidente o la asamblea por decisión mayoritaria lo aprueba. Cada intervención no podrá excederse más de 5 minutos y no más de una vez por

tema. Artículo 5. COMPORTAMIENTO DE LA ASAMBLEA: El presidente solicitara el retiro del recinto a quien o quienes pretendan desviar el objeto o sabotear la asamblea. La asamblea por decisión mayoritaria podrá suspender las deliberaciones en caso extremo. Artículo 6. INTERPELACIONES. Únicamente las concede el presidente, autorizando quien tiene el uso de la palabra. Artículo 7.ACLARACIONES: Sobre el tema que se está tratando el presidente las concederá solicitando que intervenga la persona más indicada para hacerlo el cual en ningún caso excederá de 5 minutos. Artículo 8. SUFICIENTE ILUSTRACION: El presidente la declarara cuando lo considere pertinente o cuando lo solicite la mayoría de los asambleístas y sea aprobada. Artículo 9 MOCION DE ORDEN Los asambleístas o el presidente lo pueden solicitar, cuando lo considere pertinente. Artículo 10.RETIRO DEL RECINTO: El asambleísta que se retire del recinto antes de su terminación, deberá manifestarlo dejando constancia de su retiro, de lo contrario se le aplicara la multa como si no hubiera asistido a la asamblea.. Artículo 11. CONSTANCIAS: Los asambleístas pueden exigir que quede constancia en el acta textualmente de su intervención.




Artículo 12. AUXILIARES DE LA ASAMBLEA: El presidente podrá nombrar dentro de los asistentes a las personas que considere pertinentes, por ejemplo para verificar votaciones. Artículo 13. CUMPLIMIENTO DE NORMAS: En lo contemplado en el presente reglamento, el presidente de la Asamblea y el Revisor Fiscal velara porque se cumpla lo estipulado en el régimen de propiedad horizontal. Artículo 14. IMPEDIMENTOS. El propietario que se encuentre en mora por cuotas de administración, multas, servicios comunales, no podrá formar parte del Consejo de Administración, Comité de Convivencia u otro órgano que se conforme en bien de la copropiedad. Artículo 15. APROBACION DEL PRESENTE REGLAMENTO: El presidente lo someterá a consideración una vez instalada la asamblea y nombrado en el cargo.




INFORME DEL CONSEJO ADMINISTRACION Y ADMINISTRACION

Bogotá D.C. Marzo 2018 Apreciados copropietarios: Reciban un cordial saludo, la administración encaminó su gestión en dar cumplimiento al presupuesto y ejecutar obras y mantenimientos aprobados. Siguiendo siempre el conducto regular haciendo solicitud de 2 o 3 cotizaciones buscando siempre la calidad y optimización en la utilización de los recursos económicos, cumpliendo con lo establecido en la ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal. El consejo de Administración y la Administración, se permite convocar a todos los copropietarios, con base en las facultades estatutarias y consagradas en el Reglamento de Propiedad Horizontal y el artículo 39 de la Ley 675 del 2001, a la celebración de la Asamblea Ordinaria, a realizarse el día veinticuatro (02) de marzo de 2018 a las 07:00pm, a continuación el informe de actividades desarrolladas en la copropiedad en el año 2017.

1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES:

a. Reuniones: El consejo de administración se reúne en forma mensual como lo señala el reglamento. En el seno de este organismo y con participación del Administrador y el Revisor Fiscal se analizan y se discuten los informes periódicos presentados por el Administrador, la contadora, el estado de cartera y los informes del Abogado que lleva los procesos judiciales; de igual forma se analizan y aprueban los estados financieros mensuales del conjunto previo análisis de los conceptos y recomendaciones de la revisoría fiscal; se verifica el presupuesto y se trazan las políticas para su ejecución; se solicitan y se discuten y analizan los presupuestos y cotizaciones de obras y se aprueba la celebración y/o renovación de los contratos respectivos; se resuelven las inquietudes de los copropietarios de los copropietarios que solicitan ser invitados a estas reuniones. De cada reunión se levantan actas que son sentadas cronológicamente en el libro de consejo.




b. Personería Jurídica: Por designación del Consejo, la Administración del conjunto se encuentra representada por la firma INMOBILIARIA VALENZUELA Y CÍA. Ltda. en cabeza del Señor Luis Eduardo García.

Actualización del Libro de Registro de Propietarios y vehicular: Existe el libro de propietarios. Se ha está actualizando con nuevo formato de registro, el cual está siendo entregado a las inmobiliarias que arriendan los inmuebles y a los nuevos propietarios se solicita copia del certificado de libertad. Anexamos formato de actualización de datos de copropietarios el cual solicitamos sea entregado en el momento de radicación de asistencia para asamblea.

c. Contratos y pagos: La Administración supervisa y paga mensualmente los contratos por prestación de servicio suscritos por la Copropiedad así como los pagos de los servicios públicos, mantenimiento y conservación de las zonas comunes. Todos los pagos a los proveedores y contratistas se encuentran al día y no hay atraso de ninguna índole.

d. Servicio de Aseo: Esta prestado por la firma ASEPROVIG S.A.S. a cargo del señor Orlando Sierra, con cuatro (4) operarias y un (1) todero de lunes a sábado. Se adiciono dentro del cronograma de actividades mensuales del aseo la limpieza y desinfección de los ductos de basura (Hidrolavadora), marquesinas zona exterior de los jardines; trimestral la plazoleta (Hidrolavadora), zona exterior de portería principal, vehicular, y rampas.

e. Servicio de Vigilancia: Esta prestado por la firma SEGURIDAD PRIVADA ANTARES LTDA, representada por el señor Samuel Castañeda, cuentan con 12 guardas de seguridad divididos en 4 personas por turnos rotativos durante las jornadas del día, algunos de dichos vigilantes cuenta con un armamento para accionar en casos de extrema emergencia. En conjunto con la administración se ha hecho el respectivo seguimiento que requieren los casos de hurto presentados y novedades presentadas en el transcurso del año 2017.

f. Jardinería: Se encuentra a cargo de la empresa de jardinería VERDE PRIMAVERA Y S.A.S. su representante Wilson Charria, encargados del corte de césped, poda, siembra, resiembra y abono de la zona exterior del conjunto, fumigaciones preventivas, riegue de jardineras y en todas las zonas verdes en general que por fuertes sequias se han visto bastante afectados.




g. Mantenimiento de la planta eléctrica: Se realiza en forma bimestral la firma C.I Ingenieros Fernando Castellanos presentando con cada visita el informe formal y las sugerencias registradas.

h. Mantenimiento de los equipos de motobombas y red contra incendio: Los realiza mensualmente la firma HIDROMAT S.A.S a cargo del señor Daniel García, presentando sus bitácoras mensuales de visitas con novedades presentadas, con asistencia a emergencias 24/7.

i. Mantenimiento Cerca Eléctrica: Se adicionaron 10 hilos censorisados, garantizando el cubrimiento y respectivo funcionamiento a diario de toda la reja perimetral la cual se revisa periódicamente por un ingeniero eléctrico.

j. Celebraciones Especiales: El pasado 14 de Mayo de 2017, se realizó una misa en homenaje a las todas las madres residentes de la copropiedad en la plazoleta principal realizando la rifa de un arreglo floral con las asistentes. El 21 de Octubre se celebró el evento del día de los niños (HALLOWEEN), en el salón social Bernini, en donde se tuvo en cuenta niños entre las edades de 0 a 12 años. Se contrató a la empresa CELEBRACIONES DAN DAN para la organización de logística, animación del evento y refrigerios, durante el evento se realizó una integración de los padres con sus hijos, al finalizar el evento a todos los niños que asistieron se les brindo una bolso de rellena de diferentes dulces (Brujilonchera). El evento fluyo y finalizo de manera óptima Y durante el transcurso del mes se decoró el lobby alusivo a Halloween.

k. Temporada Decembrina: En el mes de diciembre como es de costumbre se realizó la decoración navideña para el conjunto, contando con un escenario decorativo en lobby de la entrada principal bastante renovado, innovador y acogedor, contando con la participación y apoyo de consejeros del conjunto que brindaron sus ideas y se logró un óptimo trabajo, en la decoración, se colocaron lluvia de luces LED, pesebre ubicado en el lobby de la recepción, en el cual se restauraron la totalidad de imágenes en porcelana que lo conforman, árbol navideño con nuevos accesorios, muñecos navideños, programación y entrega de cronograma de novenas de aguinaldos en donde se contrató a la empresa de logística DAN DAN CELEBRACIONES para los 8 días de realización de novenas en donde contamos con la participación de las 6 torres y consejo de Administración.




También se lidero por parte de la administración y el consejo de administración una campaña de recolección de productos de la canasta familiar asignados a las torres del conjunto y así mismo recaudar la colaboración solicitada, para que de esa manera se les armaran unas anchetas en agradecimiento a los todos los colaboradores del conjunto. La campaña fue un éxito y fueron entregados el día 29 de Diciembre a las 7:00 am acompañado de un desayuno. Reiteramos nuestro agradecimiento a los residentes y/o copropietarios por su colaboración, las anchetas se les entrego a: Operarios de aseo, vigilantes, instructores gimnasio, jardineros, motorizados y personas encargadas del reciclaje.

l. Frente de seguridad: se cuenta con un frente de seguridad externa con la empresa de seguridad San Martin en un horario de 24 horas Lunes a Domingo, con dos motorizados que hacen recorridos perimetrales generales en especial en puntos ciegos y de alta inseguridad, se han venido realizando reuniones periódicas en el cual se presentan informes de su gestión y la efectividad del servicio.

m. Asistencias Pólizas de Seguros: en el transcurso del año se presentaron 96 novedades de filtraciones presentadas por fisuras internas y externas de tuberías de áreas comunes, 24 presentadas por tuberías privadas las cuales fueron notificadas a los propietarios y posteriormente corregidas por los mismos.

n. Reclamaciones de Residentes: se recibieron a la fecha 19 solicitudes de humedades en inmuebles a causa de filtración por fachadas y cubiertas las cuales no han sido reparadas y quedan a la espera de la aprobación del mantenimiento general por Asamblea. o. A continuación adjuntamos de forma detallada todos los mantenimientos, adecuaciones y reparaciones presentadas en el transcurso del año.

Conjunto Residencial Gran Reserva de Toscana P.H




Nº Zonas Comunes Empresa Detalle

1 PISCINA ABOGADO MAURICIO

FORERO PROCESO RECLAMACION DEMANDA CDOBERTURA REPARACION AREA HUMEDA A POLIZA DE SEGUROS.

2 GIMNASIO ALEXANDER GARCIA SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS ADICIONALES PARA PRÁCTICAS DEPORTIVAS, CAMBIO DE ILUMINACIÓN A LED Y PINTURA EN GENERAL. ( FEBRERO)

3 PLANTA ELECTRICA PETROCUMBUSTIBLES

SAS RECARGA DE COMBUSTIBLE PARA PLANTA ELÉCTRICA. (JULIO)

4 PISOS AREAS COMUNES

FORCERAMIKA CAMBIO DE PISOS EN HOLL PRINCIPALES DE TORRES 6 Y 4 (JUNIO Y NOVIEMBRE)

5 EQUIPO DE BOMBEO

HIDROMAT SAS

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DEL TANQUE HIDROFLO Y REBOBINADO DE MOTOR #3 (DICIEMBRE)

6 MANTENIMIENTOS PUERTAS

PEDR PABLO CEBALLOS REPARACION Y AJUSTE PUERTA CUARTO DE GUARDAS Y CHUT.

7 MANTENIMIENTO DE TUBERIA GRAL

INGENIERIA DE BOMBAS Y PLANTAS

MANTENIMIENTO DE TUBERÍA DE AGUAS RESIDUALES, LAVADO Y DESINFECCIÓN DE TANQUES TUBERÍA AGUA POTABLE. ( JUNIO)

8 CAJAS PRINCIPALES

REDES HIDROSANITARIAS

ACUEDUCTO SONDEOS SEMESTRALES EN LAS CAJAS PRINCIPALES POR PARTE DE LA EMPRESA AGUAS BOGOTA.

9 FUNIGACIONES

GENERALES FUMIEXTAN

SE REALIZARON DOS BRIGADAS ADICONALES DE CONTROL DE ROEDORES Y MOSQUITOS DEBIDO A LA TEMPORADA INVERNAL. (MARZO Y OCTUBRE).




10 RECOGIDA

ESCOMBROS WILSON BUSTOS

FETIVA RECOGIDA DE ESCOMBROS DE AREAS COMUNES Y DEAJDOS EN CHUT POR INMUEBLES. (FEBRERO)

11 ILUMINACION

AREAS COMUNES ING. ERWIN GOMEZ

SE REALIZÓ EL CAMBIO DE ILUMINACIÓN EN LAS LÁMPARAS DE TODOS LOS PISOS DE LAS TORRES, ENTRADAS PRINCIPALES AL IGUAL QUE LA IMPLEMENTACIÓN DE CÁMARAS EN LOS PRIMEROS PISOS DE LAS TORRES Y ONCEAVOS PISOS ACCESOS A LAS CUBIERTAS.

12 MANTENIMIENTO

CCTV ING. ERWIN GOMEZ

SE REALIZÓ LA REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DEL CCTV.

13 CERCADO ELECTRICO

CIC SEGURIDAD SE REALIZARON DOS REVISIONES Y PRUEBAS EN EL AÑO AL CERCADO ELÉCTRICO Y CENSORISADO PERIMETRAL.

14 MANTENIMIENTO

CERCA PERIMETRAL CONTRATISTA JUAN LOZANO

MANTENIMIENTO, PINTURA GENERAL A TODA LA CERCA PERIMETRAL, AJUSTE DE PUERTAS VEHICULARES E IMPLEMENTACION DE BASES EN CONCRETO PARA LUMINARIAS PERIMETRALES.

15 PISOS AREAS COMUNES

JAIME ENRIQUE CAITA SUMINISTRO E INSTALACION DE PISO LAMIADO

AREA SOCIAL ACCESO SALONES Y SALA DE

JUNTAS. ( NOVIEMBRE)

16 SEÑALIZACION DISSEÑALES SE IMPLEMENTON 24 AVISOS EN ZONAS VERDES

Y PARQUEADEROS PARA EL CUIDADO DE LAS

AREAS COMUNES Y MANEJO DE MASCOTAS.

17 HUMEDADES JARDINERAS

JUAN JOSE LOZANO Y JHON FREDY GARCIA

REPARACION DE HUMEDADES EN APTOS DE LOS

PRIMEROS PISOS AFECTADOS POR HUMEDAD DE

JARDINERAS TORRE 4,3 Y 2.

18 ASCENSORES ASCENOSRES ALFA SAS

CAMBIO DE FOTOCELDAS TORRE 2 Y 4, CAMBIO

DE TARJETA FUENTE ASCENSOR TORRE 4 Y 6,

ADECUACIONES CORRECTIVAS PARA

CERTIFICACION.

19 ASCENSORES TORRE

6 OITEC SAS

CERTIFICACION DE LOS ACENSORES DE LA

TORRE 6. ( DICIEMBRE)




20 JARDINES PRINCIPALES

ARMANDO HERNANDEZ GOMEZ

SUMINISTRO DE ESTACAS ROLLIZAS EN

MADERA PARA CERRAMIENTO DE LAS

JARDINERAS PRINCIPALES AFACTADAS POR

ORIN DE MASCOTAS. ( NOVIEMBRE)

21 PLAZOLETA PRINCIPAL

LUZ DARY PACHON SUMINOSTRO, INSTALACION Y LIMPIEZA DE

MARMOL EN ZONA DE EPSEJO DE AGUA.

(NOVIEMBRE)C

22 PAGINA WEB PALMAGRAPHIC SAS CREACION DE PAGINA WEB PARA EL CONJUNTO

RESIDENCIAL.( DICIEMBRE)

23 PUERTAS ACCESO TORRES

JUAN JOSE LOZANO ADECUACION BRAZOS HIDRAULICOS PUERTAS

ENTRADAS TORRE 6 Y 5. (SEPTIEMBRE)

24 ADMINISTRACION OPCIONES

TECNOLOGICAS LTDA. SUMINISTRO DE EQUIPO CORPORATIVO

PORTATIL ADMINISTRATIVO.(DICIEMBRE)

25 MANTENIMIENTO GYM

JAVIER ANDRES MANTILLA

3 MANTENIMIENTOS GENERALES MAQUINAS

GYM.

26 TUBERIA DE AGUA

POTABLE PLOMEROS AL

INSTANTE

REPARACIONES PARTICULARES CONTINÚAS DE

FISURAS EN TUBERÍAS GALVANIZADAS O SIN

COBERTURA DE ÁREAS COMUNES.

27 GABINETES CONTRAINCENDIOS

CERRADURAS GORIDLLO

INSTALACION DE 39 CHAPAS Y VIDRIOS EN

GABINETES EN AREAS CMUNES DE LAS TORRES.

( ABRIL)

28 LEVANTAMIENTO

PISO CONTRATISTA

EDUARDO BELTRAN

REPARACIÓN Y REEMPLAZO DE BALDOSAS EN

PISOS DE ÁREAS COMUNES DE LA TORRE 3 Y

TORRE 6.

29 SALONES SOCIALES TODERO MANTENIMIENTO Y PINTURA GENERAL EN

SALONES SOCIALES. (OCTUBRE)

30 MANTENIMIENTO

CUBIERTAS. CONSTRUCCIONES GONZALEZ SAENZ LTDA

IMPERMEABILIZACIÓN Y ACABADOS EN UNA

CUBIERTA DE LA TORRE 6.

31 PUERTAS

VEHICULARES ELECTRON PUERTAS

ELECTRICAS SAS

SUMINISTRO DE PLATINA ELECTRO IMAN,

INSTALACION RUEDA INFERIOR PUERTA

VEHICULAR.

32 FUMIGACION FUMIEFECTY FUMIGACIONES PERIÓDICAS PARA EL CONTROL

DE ROEDORES E INSECTOS.




33 ILUMINACION ING. ERWIN GOMEZ

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE PANEL LED, BOMBILLOS, REFLECTORES, SUMINISTRO E INSTALACIÓN SISTEMA ELECTRIFICADO PARA FACHADA Y CONTROL DE ACCESO CENTRO DE MNITOREO. (FEBRERO)

34 DIFUSOR

INDUSTRIAL TRADDE PASING SAS

IMPLENTACION DE DIFUSOR DE AROMAS EN EL

LOBBY PRINCIPAL.

2. DICTAMEN REVISOR FISCAL

3. CARTERA

4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO

5. ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS COMPARATIVOS

6. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE DE 2017

7. CERTIFICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

8. PROYECTO PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2018 SE INCREMENTA EL %5,9

Por último queremos agradecer a cada uno de los copropietarios y residentes por la colaboración y el apoyo que nos brindaron durante este periodo.

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