conjunto de elementos y procedimientos interrelacionados
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Planificación de proyectos
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Investigación y desarrollo
Rodrigo Panchi Ing. MBA
CONTENIDO
1. Planificación
2. Proyectos
3. Herramientas
4. Cronograma de tareas
5. Casos
SISTEMA
Sistema, Conjunto de elementos y procedimientos interrelacionados.
Sistema de información (SI), Sistema que se encarga de recoger, almacenar, procesar y distribuir información
SI automático, SI que emplea medios automáticos para realizar las tareas/actividades.
El SIA debe identificarse y posicionarse en la organización.
Empresa, conjunto de sistema distribuidos e interactuando en toda su estructura organizacional.
La estructura organizacional identifica los niveles de gestión empresarial (NGE) en el organigrama funcional.
NGE: Estratégico, táctico y operativo
Organigrama funcional, es el conjunto de departamentos, áreas, secciones y grupos de la organización.
Gráfico, Sistema -> Proyecto de comercialización
1. PLANFIFICACIÓN
Definición
Planificación es anticiparse a las actividades que se han de realizar para alcanzar una situación deseada.
Es proveer, buscar, determinar y definir las acciones / actividades a desarrollar dentro de un proceso.
Actividades
Identificar actividades.
Definición y gestión del RR.
Asignar RR a cada actividad.
Programar secuencia de actividades.
Presentar y obtener la aprobación del reporte de la planificación.
Tipos
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Según la pirámide empresarial y los niveles de gestión:
Gráfico. Pirámide empresarial
Planificación estratégica
Proceso administrativo para definir:
Misión-Visión Producto-Proceso-Servicio
Objetivos-Políticas-Valores Proveedor-Mercado-Cliente (Canales de distribución)
Estrategias ...
Planificación táctica y operativa es la planificación por proyectos
Administrar un conjunto de actividades sistematizadas para resolver un problema o necesidad
organizacional y producir un sistema de información que cumplen un fin determinado.
Proceso de administración e integración de un conjunto de actividades (proyecto / sistema)
interrelacionados para su desarrollo como para el mantenimiento realizando consideraciones del recurso:
- Humano
- Equipo y suministros
- Hardware y software
- Información
- Económico
...
Contenido: - Objetivos
- Actividades
- RR
- Asignación de RR
- Tiempo
- Responsabilidad
Planificación por fases
Fases
Gráfico. Fases de la planificación
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Preliminar
Definir el grupo de planificación.
Determinar el - cronograma para la planificación.
- cronograma general del proyecto.
Definir: - Antecedentes
- Problemas
- Proyecto
- Alcance
- Objetivos.
Estructura funcional
Estudiar el organigrama-NGE.
Identificar departamento/área/funciones del proyecto.
Definir relaciones y comunicaciones del sistema
Recursos existentes
Realiza el inventario de los recursos de la empresa: - Humano
- Equipos y suministros
- Hardware y software
- Información
Estandarización
Frente a la diversidad de la metodología y del grupo de trabajo, es necesario en consenso de acuerdo a
bibliografía y estándares:
Definir: - Reglamentos, Políticas, Estrategias, ..
- Metodología y técnicas.
- Documentación.
Áreas
Solicita documentación de: - Nómina del personal (entrevistas)
- Manual de operaciones / procedimientos
- Documentación del sistema.
- Documentos de trámites: facturas, reportes, etc
Ciclo de vida
Identifica y define: - El entorno aplicativo del proyecto
- El entorno de estudio general y detallado del proyecto
- Las fases y actividades del proyecto.
Recursos necesarios
Define la realidad de los recursos para el proyecto: - RR Existentes
- Actualización de RR
- Incorporación / Adquisición RR.
Determina estrategias de gestión para el RR.
Proyecto
Identifica y define la descomposición del proyecto.
Para el proyecto y subproyectos determina: - Antecedentes
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- Problemas
- Alcance
- Objetivos
- Cronograma general/específico
Reporte
Introducción
o Antecedentes
o Problemas
o Proyecto
o Alcance
o Objetivos
Agenda
o Tareas
o Organización
Recursos
o Humano/Operativo
o Tecnológico
Aprobación
Consiste en presentar y obtener la aprobación del reporte por Gerencia General o de Sistemas.
Cronograma de actividades
Especifica: - Las actividades y sus secuencias.
- La estimación de tiempo.
- Responsabilidades
- RR
Describe al proyecto de manera:
o General Fases.
o Especifica Actividades de las fases.
Presenta los cronogramas/Diagramas:
o General (PERT), cuadros.
o Especifico (GANTT), barras.
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Gráfico. Cronograma de tareas
Organización
Organiza el RR Humano, formando el grupo de trabajo para el desarrollo del proyecto.
Gráfico. Grupo de trabajo
Consiste en asignar T tareas a P personas
Alternativas:
T P
Poco trabajo.
Grupos formales e informales.
1 coordinador maneja hasta 6 proyectos.
T P
Exceso de trabajo, presión de trabajo, trabajo por tareas mediante planificación.
Grupo formal.
1 lider por grupo.
1 coordinador de grupos, maneja hasta 6 proyectos.
RECURSOS
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Humano
Habilidades.
Disponibilidad.
Tareas.
Tecnológico
Hardware y software, en caso de software, especificar el tipo:
Gestión y administración de proyectos
Ofimática: PT/HC/PD/I/BD/
Graficadores
Software-Sistemas CASE
Diseño gráfico Adobe CS
Diagramas Visio
Programación Lenguaje de programación
Respaldos Winrar
Mantenimiento Respaldos/Generación/Antivirus/
Simulación LabView/LabWindows/Siman/...
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2. PROYECTOS
Concepto
Es un conjunto de tareas y la asignación de recursos para terminar con éxito un proceso, un objetivo.
Banco Mundial: “Un proyecto es una actividad de inversión a la que se destinan recursos financieros para
crear bienes de capital que producen beneficio durante un período prolongado, y una actividad en la que se
invertirá dinero con la esperanza de obtener un rendimiento y que desde un punto de vista lógico, parece
prestarse a su planificación, financiamiento y ejecución como una unidad”.
Economía: un proyecto es la fuente de costos y beneficios que ocurren en distintos períodos de tiempo.
Finanzas: el proyecto es el origen de un flujo de fondos provenientes de ingresos y egresos de caja, que
ocurren a lo largo del tiempo.
La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades
realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar,
elaborar, mejorar, analizar, etc) un problema o cosa.
Elementos
Los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto son todos los recurso involucrados en su ciclo de
vida:
Tareas
Tiempo
Humanos
Económicos - Financieros
Bienes - Equipos y suministros.
Factores que afectan el desarrollo de un proyecto.
Liderazgo: El líder debe estar claro hacia donde debe estar dirigido, o sea poseer una gran visión futurista.
Debe poseer dominio genérico de las funciones y capacidades de cada una de las especialidades
involucradas.
Motivación: La motivación debe estar basada en la obtención de metas a corto plazo con la claridad de los
beneficios de los proyectos terminados. Estos logros y sus beneficios estarán dispuestos a la celebración
del equipo en general donde cada uno de especialistas tuvo la misma importancia.
Comunicación: Es fundamental para el funcionamiento en equipo la existencia de una fuerte
comunicación, no solo en todos los aspectos inherentes al proyecto, sino también en buenas relaciones
humanas, sobre la base del respeto de criterios y debate abierto de ideas en sentido general.
Ciclo de vida
Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las
necesidades y se desarrollan las características del trabajo. La administración de proyectos enseña que para
alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico:
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Gráfico. Ciclo de vida de un proyecto
Factibilidad
Un proyecto es o no factible, es cuando antes era o no viable, y cumplio la viabilidad de un anteproyecto, se
conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y
se hace una organización preliminar. Se aplican estudios técnicos de factibilidad para saber si se puede resolver
el problema o no; al término de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.
Todo estudio técnico debe contemplar:
Tecnología: Nos referimos a si es un proyecto Industrial, automático 0 –100 %, mano de obra, costo o
ingreso esperado del proyecto.
Tamaño: La demanda (la escala) estima el tamaño, si se equivoca el proyecto, puede caer en reinversiones.
Procesos: Tiene que ver como se va a montar, y costearlo o procesos operacionales.
Localización: Definición de la orgánica del proyecto con la ubicación.
Estudio Organizacional
Estudio financiero.
Desarrollo
La más larga e intensa en trabajo intelectual de equipo. En ella se analizan a detalle todas las posibles
soluciones, se efectúan los diseños de procesos y productos, se planifica la ejecución de las diferentes fases de
la etapa de Desarrollo, el presupueto y financiamiento. A todo esto se le suele llamar Ingeniería de Detalle o
diseño.
Implementación
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se
caracteriza por ser de alto grado mecanicista.
La Puesta en Marcha del proyecto es la etapa más intensa en trabajo colectivo de todo tipo. En ella se efectúa
el montaje de las instalaciones, la preparación de la fuerza de trabajo que va a operarlas, las pruebas de
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funcionamiento, los controles de terminación de objetos de obra y culmina con la puesta en marcha de la
facilidad o solución de que se trate.
En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente
verificando que no tenga fallas.
Declinación
Se ve como parte de la explotación, nunca nadie se separa nunca de su obra y tiende a mantenerse en contacto
con su desempeño, cuidando de su estado técnico, mantenimiento y reparaciones.
Factibilidad
Viabilidad/Conveniencia
Estudio/investigación general
Actividades: Identificar: Problema-Proyecto-Objetivo
Planificar el proyecto (Sistema)
Desarrollo
Estudio/investigación detallado
Fundamento/garantía del éxito del proyecto
Actividades Análisis
Diseño
Construcción
Elaboración de documentación/manuales
Pruebas de desarrollo
Implementación
Pasa a producción el proyecto
Actividades: Verificar el entorno
Entrega, instalación y configuración del proyecto
Capacitación
Pruebas reales
Entrega de manuales/documentación
Declinación
Obsolecencia del proyecto
Estima el tiempo de duración del proyecto
tdp t0 tvup
Tvup=2tdp 1t para recuperar la inversión
2t para ganar la inversión
ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS
Factibilidad 10%
Desarrollo 65%
o Análisis 30%
o Diseño 20%
o Construcción 15%
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Implementación 15%
Declinación 10%
La estimación puede aplicarse a distribución de todos los recursos, si el proyecto va a consumir:
Tiempo 10 meses F=1, D=6,5, I=1,5 y D=1 total 10m
Dinero 1000 usd: F=100, D=650, I=150 y D=100 total 1000usd
3. HERRAMIENTAS
Las herramientas junto con sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y
concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo de persona como
para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la información es vital en todos los aspectos, no
podían ser ajenas a la administración de proyectos:
Software libre
o Planner
o GanntProject
o Team: TeamUP diseña, implementa, monitorea y evalúa proyectos
Software propietario
o Microsoft: Visio / Project
o IBM: Dominos
Otros
Logo de planner Logo de ganntproject Logo de project Logo de visio
Gráfico. Logotipo de herramientas de planificación
4. CRONOGRAMA DE TAREAS
Planificación => Sistema -> Proyecto
Planificación de proyectos
Administrar un conjunto de actividades sistematizadas para resolver un problema o necesidad
organizacional y producir un sistema de información que cumplen un fin determinado.
Proceso de administración e integración de un conjunto de actividades (proyecto / sistema)
interrelacionados para su desarrollo como para el mantenimiento realizando consideraciones del recurso.
Contenido: - Objetivos
- Actividades
- RR
- Asignación de RR
- Tiempo
- Responsabilidad
El resultado de la planificación es el cronograma de tareas.
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Caso1.
Cronograma del sistema de comercialización en Planner
Procedimiento:
Ingresar tareas
Definir el tipo de tareas: General/global/contenedora – Especifica/Detalle/Parte de
Asignar el tiempo de duración
Especificar la secuencia de las tareas
Gráfico. Planificación y cronograma del sistema de comercialización
Caso2.
Cronograma de un proyecto en GanntProject
Gráfico. Planificación y cronograma de un proyecto
Caso3.
Cronograma del proyecto del sistema de compras en Project
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Gráfico. Planificación y cronograma del proyecto: Control de compras
Si bien las fases de un proyecto están totalmente bien definidas, de igual manera se definirá la estructura del
sistema de forma clara y real en la organización, es necesario para detallar el cronograma de tareas, identificar
el área del proyecto, es decir si es un proyecto de software, de obra civil, cálculo matemático, incluso en este
caso el proyecto es documentar la investigación sobre el presente tema, las tareas se interactúan con el ciclo de
la investigación.