Organizar un congreso (encuentro o conferencia)

Una conferencia es una reunión de personas con un interés o una formación en común, que tiene el propósito de permitirles conocerse , aprender y discutir sobre problemas e ideas y de convertir ese asunto en un tema de mutua preocupación.

Hay diferentes tipos de conferencias:

•Académicas

•De asociaciones profesionales

•De capacitación

•Relacionadas con un tema o problema determinado

¿Qué es una conferencia?

• Hay un problema que necesita ser examinado

• El campo de conocimiento necesita una conferencia

• La organización o grupo quiere comenzar con reuniones anuales

• Hay una crisis u oportunidad que debe ser encarada

• Se quiere establecer la legitimidad del campo

• Información recibida del campo o de la comunidad la requieren

¿Por qué organizar una conferencia?

• Un patrocinador la requiere

• Se desea reclutar gente para avanzar en el campo

• Es una cuestión de prestigio, credibilidad o credenciales para la organización

• Es parte del trabajo

¿Por qué organizar una conferencia?

• Asociaciones y organizaciones profesionales

• Agencias gubernamentales

• Coaliciones

• Organizaciones individuales

• Instituciones educativas

• Grupos de activistas comunitarios o de apoyo

• Un grupo con una apuesta o interés en el tema de la conferencia

¿Quién puede organizar una conferencia?

• Cuando se quiere informar al campo, a un grupo en particular o al público acerca de un tema

• Cuando se desea reunir gente con especialización para encarar un tema que necesita ser tratado o para resolver un problema

• Cuando se necesita dar a conocer un nuevo trabajo en el campo

• Cuando se quiere (re) entusiasmar a la gente acerca de su trabajo

• Anualmente, cuando se quiere congregar al campo de conocimiento, profesión, coalición o grupo de interés para aprender, interrelacionarse, celebrar éxitos y enfrentar desafíos

¿Cuando organizar una conferencia?

Crear una infraestructura al:

•Elegir un equipo o comité organizador

•Designar un coordinador

•Establecer un sistema de comunicación

¿Cómo organizar una conferencia?

Planificar la conferencia:

•Acordar el propósito de la conferencia

•Identificar los participantes que interesa atraer.

•Fijar la duración y la fecha

•Planificar el contenido

•Encargándose de la logística

•Poner en claro la coordinación y la resolución de problemas

¿Cómo organizar una conferencia?

• Darle publicidad a la conferencia

• Inscribir a los participantes

• Reclutar a los presentadores

• Realizar la conferencia

• Evaluar la conferencia

¿Qué hacer?