confecciÓn de diversos documentos comerciales
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CONFECCIÓN DE DIVERSOS DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 GENERALIDADES:
La fuerza de la palabra escrita está en su capacidad de permanencia en el tiempo. Un texto escrito puede ser leído una y otra vez, por distintas personas y en distintos momentos, por lo que - a diferencia de un texto oral - nos exige una mayor corrección en el lenguaje y una fluida redacción. Los textos comerciales no escapan a esta norma, y en el tiempo se han ido formulando ciertos modelos, por ejemplo, de cartas, memorandos, notas verbales, que tienden a ser utilizados sin mayores alteraciones.
En esta Unidad se presentan, en una relación de contraste, los usos de
redacción más usados y los menos usados. Además, se sugieren criterios para
seleccionar adecuadamente las palabras que se utilizan en un texto, con el
propósito de lograr una redacción fluida y de fácil lectura.
¿Cómo se comunican las Empresas?
Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse
externamente, es la carta comercial. En la clase de Comunicación Escrita que
cursaste en Primer y Segundo año, aprendiste lo que es una Carta Comercial,
su importancia, los factores que intervienen y los elementos que la
constituyen.
¿Lo recuerdas?
A continuación haremos juntos un breve resumen de cómo redactar este
documento.
Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos
considerarlo como dividido en tres partes:
a. Introducción a la idea básica: Tiene por objeto influir
en el destinatario y despertar su interés, con el propósito de
que la lea completa. Si es respuesta a otra carta, debe
referirse de inmediato a ella.
b. Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en
juego las características de la expresión escrita. Lo esencial es
escribir frases completas y claras, para que el receptor
comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se
recomienda:
Tratar un solo asunto por documento.
Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán
exponerse de acuerdo al grado de importancia.
Dejar clara la idea que motiva el documento.
Exponer con claridad los hechos y argumentos.
Evitar párrafos demasiado extensos.
Eliminar la repetición de palabras o ideas.
c. Conclusión Final: Es el párrafo que cierra el cuerpo de la
carta. Será la consecuencia lógica de lo expresado en el texto
y debe impulsar al destinatario a actuar.
Por otra parte, la redacción de un texto puede constituir, en ocasiones, una
tarea difícil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos
oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en
que trabajamos.
Sin embargo, es común que al interior de las organizaciones existan
documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos
y que se convierten en modelos de redacción, en patrones que se consagran
como correctos gracias a su frecuente utilización.
Lo anterior podría ser una ayuda en tu trabajo, pero la lengua es algo vivo, que
se va renovando con el tiempo y es por ello que la Real Academia Española
integra, cada cierto tiempo, los cambios que se generan a partir del uso que
hacen de una lengua los hablantes; es así como algunos términos caen en
desuso y son reemplazados por otros. Sin darnos cuenta lo que era
considerado como correcto y adecuado, aparece como anticuado o demasiado
rebuscado.
Veamos un ejemplo. La carta que te presentamos a continuación contiene numerosos errores. ¿Podrías determinar cuáles son?.
Análisis de la Carta:
Pone atención a las Explicaciones del Análisis
1. La Real Academia Española (RAE) recomienda ordenar los componentes de la fecha empezando por el día y terminando por el año.Rojas, Demóstenes (1990): Redacción Comercial Estructurada p. 55.
2. "Cuando no encabecen párrafo o escrito, o no formen parte de un título, se recomienda escribir con minúscula inicial los nombres de los días de la semana, de los meses, de las estaciones del año y de las notas musicales"Real Academia Española (1974): Ortografía, Capítulo II -6-10.p10.
3. El uso de abreviaturas en la redacción comercial debe ser cuidadoso y no se debe abusar de ellas: es por eso que se recomienda no usarlas en las cartas, salvo que se trate de abreviaturas propias del uso comercial.Fernández, G. Y Zayas-Bazán, E. (1990): Cómo escribir cartas eficaces. P.68.
4. Se escribirán con terminación femenina los nombres de profesiones o cargos, cuando éstos sean desempeñados por mujeres; por ejemplo la abogada, la arquitectura, la jefa, la gerencia, la diputada, etc.Real Academia Española (1995): Esbozo de una nueva gramática de la Real Academia Española Madrid - Acápite 226- pp. 175 - 176.
5. "El nombre de la empresa no va con mayúscula compactas, a no ser que se trate de una sigla".Rojas, Demóstenes (1990): Redacción Comercial Estructurada
p. 56.
6. "Se debe preferir siempre escribir la dirección del destinatario tal como aparece en los datos del remitente o en el membrete de la carta o documentos que va a contestar".Rojas, Demóstenes (1990): Redacción Comercial Estructurada p. 55.
1.2 Selección de términos adecuados para redactar un documento:
Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y directas. Ellas permiten que la comunicación verbal sea fluida. Del mismo modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea leído fácil y efectivamente.
El objetivo es lograr una redacción clara y de fácil lectura, por lo tanto debes seleccionar palabras que sean:
A continuación encontrarás al lado izquierdo, una columna con términos poco
usados actualmente en la redacción de documentos; a la derecha, podrás
ubicar el uso más actual y utilizado por las empresas.
USOS ANTICUADOS USOS ACTUALES
Acusamos recibo de Gracias por …
En respuesta a su
carta del…
Adjunto a la presente le
enviamosLe enviamos
Adjunto, envío
Adjunto o Envío
(elegir una de las
dos)
Adjunto sírvase encontrar Se adjunta…
Agradeciéndole de
antemano…
Gracias por su
atención…
Agradeciéndole su Agradecemos su
contestación… respuesta…
Agradeciendo vuestra
gestiónGracias…
Con fecha del 10 de junio
del corriente
El 10 de junio del
presente
Considerando el hecho de
quePorque
De mi consideraciónEstimado señor /
señor Macaya
Daremos a ese asunto
nuestra más pronta
atención
Atenderemos
pronto
De nuestra más alta
consideración y estimaEstimado señor
Deseo asegurarle que ha
sido un gran placer ser el
receptor de su
generosidad
Gracias….
Durante el curso de… Durante…
En la fecha más temprana
posible…Tan pronto como…
Esperando una buena
acogida a la presente…
En espera de una
favorable acogida…
Estamos seguros de que
usted entenderá…
Esperamos su
comprensión
La presente tiene por
objeto comunicarle que…Le comunico que…
Me ha tomado la libertar
de enviarle…Le envié…
Me permito saludarle… Le saludo…
Obra en mi poder su
atenta del 15 de abril…
En respuesta a su
carta del 15 de
abril…
Quedo de usted su afmo.
Atto. Y s.s.
Lo saluda
atentamente,
Por medio de la presente
Le informo que…En
respuesta a su
carta…Le
comunicamos
que…El objeto de la
presente…
Mediante la presente, nos
permitimos requerir
vuestra apreciada
atención para rogarle que
se sirva tener a bien
considerar…
El objetivo de la
presente es pedirle
que considere…
Señores Industrias
Pesqueras
Industrias
Pesqueras (sólo se
coloca el nombre
de la Empresa)
Sin otro particular,Saluda
atentamente,
Sírvase encontrar adjunto Incluimos…
Sírvase ser tan amable de
informarme
Por favor
infórmeme…
Tenemos el deber de
comunicarle que…
Le comunicamos
que…
Tomar bajo
consideración…Considerar…
Un período bastante
prolongado de tiempo…Mucho tiempo…
ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:1.3.1 Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de características, a fin de proponer algunos
elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar
mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cuáles son los pasos
siguientes para que el mensaje logre captar la atención del receptor,
generalmente con poco tiempo para leer.
Captar su atención y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de
una planeación cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de
particularidades típicas de un escrito de negocios bien estructurado.
Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:
Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
Precisar la razón principal del escrito: ¿Solicita?, ¿Reclama?, ¿Cotiza?, ¿Agradece?.
Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
Ordenar las ideas. Elaborar borradores hasta
conseguir el orden deseado.
1.3.2 Desarrollar una idea por párrafo:
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente
y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de
los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad.
Ejemplo:
Los directivos de esta organización estamos empeñados en reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a través de ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les agradeceremos hacer llegar a la División de Recursos Humanos, fotocopias legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitación y experiencia laboral.
Como podrás apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:
1. Promover ascensos y reubicación de los
funcionarios.
2. Solicitar fotocopias legalizadas de las
certificaciones de estudios, capacitación y
experiencia.
Por tal razón, deben construirse dos párrafos:
1. A fin de reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, se promoverán ascensos y reubicaciones en los cargos.
2. Para lograr el éxito en nuestro propósito, les agradeceremos enviar a esta División, las fotocopias legalizadas, de los certificados de estudios, capacitación y experiencia laboral. El plazo para su entrega vence el 10 de Abril.
1.3.3 Escribir Párrafos Proporcionados:
Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotélico) en el cual se
deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que párrafos
demasiado extensos, podrían llevar a una confusión al lector.
Ejemplo:
Los préstamos para adquisición de
vivienda se concederán a los
funcionarios que lleven mínimo tres
años de antigüedad, que sean
mayores de 18 años y menores de 60;
además que no sean propietarios y
que demuestren su capacidad de
pago. Si usted cumple con los
requisitos aquí descritos, le
aconsejamos presentar la
documentación completa; en caso
contrario, por favor no insista.Como podrás notar, la exagerada extensión del párrafo lo vuelve tedioso y de difícil comprensión. Sin embargo, no existe una regla que determine cuántas líneas debe tener un buen párrafo, pero tres o cuatro son suficientes.
De qué manera podría quedar el mismo mensaje más breve y claro:
Los préstamos de vivienda se
concederán a los funcionarios que reúnan los siguientes requisitos:
Ser mayor de 18 años
y menor de 60.
No poseer vivienda. Demostrar capacidad
de pago.
1.3.4 Enlazar secuencialmente los párrafos:
Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lógica y natural un
párrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por
ejemplo, además, etc.
1.3.5 Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intención comunicativa; tratar de expresarla en los
mejores términos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere
de una reacción positiva y motivante por parte del receptor.
1.3.6 Ser autocrítico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se
lea una y otra vez; esto permite evaluar su redacción, verificar su presentación
y si definitivamente queda una sensación de satisfacción, es porque está listo
para ser enviado.
Sugerencias para comenzar un escrito:
No empezar por escribir lo que el lector ya conoces:Ej.: He recibido una carta el 10 del presente año, en la cual me solicita.
Entrar directamente en materia:Debido a auditorias extras, programadas en la ciudad de Concepción, le agradezco reservas pasaje para el 10 de Abril a las 18:00 hrs.
Toda la información entregada en las páginas anteriores, es válida para
redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estarás en
condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa.
Como por ejemplo: memorándum, notas internas, diferentes tipos de cartas,
certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.