CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo Ilse Rodríguez Montero José Luis

La vida de un proyecto El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr

un objetivo especifico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos.

Los proyectos nacen cuando una necesidad es descubierta por el cliente, es decir, por personas o una organización dispuestas a aportar los fondos para atenderla.

Fases del ciclo de vida de un proyecto

1.- Primera fase: Consiste en identificar una necesidad, un problema o una oportunidad.

2.- Segunda fase: Consiste en desarrollar una solución de la necesidad o problema

3.- Tercera fase: Consiste en poner en práctica la solución propuesta.

4.- Cuarta fase: Terminación del proyecto.

Administración de proyectos

Es un proceso que consiste en establecer primero un plan e implementarlo después para alcanzar el objetivo.

Un proyecto no podrá realizarse exitosamente si no se dedica tiempo a preparar un plan bien elaborado.

Atributos del proyecto El proyecto tiene un objetivo bien definido. Un proyecto se lleva a cabo en una serie de

actividades independientes. En un proyecto se echa mano de varios

recursos. Un proyecto tiene un marco temporal

específico. Un proyecto puede ser un esfuerzo único. Un proyecto tiene un cliente.

Conceptos Básicos Alcance del proyecto: Es el trabajo que debe

hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas cumplan con los requisitos o criterios de aceptación.

El costo: Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.

El programa: Es el cronograma que especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades.

Factores que restringen el éxito del proyecto

Proyecto

Alcance

Costo

Programa

Satisfacción del cliente

Pasos de planeación para la administración de un proyecto.

1.- Definir con claridad el objetivo de un proyecto.

2.- Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o “paquetes de trabajo”

3.- Definir las actividades específicas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4.- Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.

5.- Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad.

6.- Hacer un estimado de costos por cada actividad

7.- Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

La Planeación

Determina qué se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará.

El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base.

Plan de línea base Es un gráfico o tabular por cada periodo.

La información debe incluir: Las fechas de inicio y terminación de cada actividad. Las cantidades de los diversos recursos que se

necesitarán durante cada periodo. El presupuesto para cada periodo, así como el

presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto a través de cada periodo.

La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planteado oportuna y periódicamente y, si es necesario realizar la acción correctiva de inmediato.

El beneficio definitivo de poner en práctica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.

CAPITULO 2IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES.

Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo Ilse Rodríguez Montero José Luis Guzman Fernando

Identificación de las necesidades

Es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto.

Se comienza con el reconocimiento de una necesidad y termina con la emisión de una solicitud de propuesta (SDP)

El cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para una mejor forma de hacer algo y por consiguiente tener un beneficio.

Es importante cuantificar el problema para poder determinar si los beneficios esperados de poner en práctica una solución compensa el costo a realizar el proyecto y, si es así, con cuánto.

Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejoría, el cliente puede determinar el presupuesto para un proyecto que la ponga en práctica.

Selección de proyectos Se evalúan varias necesidades u

oportunidades y luego se decide cuál de ellas se convertira en un proyecto.

Beneficios y consecuencias Ventajas y desventajas Pros y contras

Pasos de la selección de proyectos

1.- Establecer un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad (inversión requerida, costo de la manufactura, volúmen previsto de ventas).

2.- Listar las suposiciones que séran la base de cada oportunidad (Conseguir un préstamo bancario para la construcción).

3.- Recabar datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente

4.- Evaluar las oportunidades a partir de los criterios.

Solicitud de propuesta El propósito de preparar una solicitud de

propuestas es exponer, en forma ámplia y detallada, lo que se requiere.

Una buena SDP permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qué espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que sátisfara los requisitos del cliente a un precio realista.

Una SDP tiene que proporcionar una descripción del trabajo. Esta se relaciona on dl alcance del proyecto, exponiendo las tareas que el cliente quiere que realice el contratista.

La SDP tiene que incluir los requisitos del cliente, que define las especificaciones y los atributos

La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o el equipo del proyecto.

La SDP debe relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente.

La SDP podrá expresar las aprobaciones que requiere el cliente.

Una SDP podrá expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente.

La SDP puede expresar el programa requerido para la terminación del proyecto.

La SDP puede proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista.

La SDP debe señalar la fecha de vencimiento para el cual el cliente espera que los posibles contratistas presenten sus propuestas.

Una SDP quizá incluya los criterios de evaluación.

En casos raros, una SDP señalará los fondos que tiene el cliente para gastar en el proyecto.

Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que la SDP esté disponible.

Los clientes y contratistas consideran el proceso de SDP como una situación competitiva.

Los clientes deben tener cuidado de no proporcionar a uno o más contratistas información que no se entregue a los demás contratistas interesados.

CAPITULO 3SOLUCIONES PROPUESTAS

Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo Ilse Rodríguez Montero José Luis Guzmán Fernando

Mercadotecnia previa a la SDP

Los contratistas no deben esperar hasta que los clientes la solicitud formal de una SDP para comenzar a desarrollar propuestas.

Los contratistas deben mantener comunicación frecuente con sus clientes anteriores, actuales e indicar contactos con otros potenciales.

Decisión de licitar/No Licitar Se pueden tomar en cuenta algunos de los

siguientes factores:

1.- COMPETENCIA ¿Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta?

2.- RIESGO ¿Existe el riesgo de que el proyecto no tenga éxito?

3.- MISIÓN ¿El proyecto es coherente con la misión de negocios del cliente?

4.- AMPLIACIÓN DE CAPACIDADES ¿El proyecto le proporcionara al contratista la oportunidad de ampliar y mejorar sus capacidades?

5.- REPUTACIÓN ¿El contratista ha completado con éxito proyectos y ha dejado satisfecho al cliente?

6.- FONDOS DEL CLIENTE ¿El cliente tiene en realidad fondos disponibles para seguir adelante con el proyecto?

RECURSOS DE LA PROPUESTA ¿Existen los recursos apropiados para presentar una propuesta de calidad?

RECURSOS DEL PROYECTO ¿Existen disponibles los recursos apropiados para llevar a cabo el proyecto, si el contratista es seleccionado como el ganador?

Desarrollo de propuesta

Una propuesta es un documento vendedor; no es un informa técnico. En la propuesta el contratista debe de convencer al cliente de:

Comprende lo que el cliente esta buscando Puede llevar a cabo el proyecto propuesto Proporcionará mayor valor para cliente Es el mejor contratista para solucionar el

problema Hará el trabajo en forma profesional

Lograra los resultados deseados Completara el proyecto dentro del

presupuesto y de acuerdo al programa Dejara satisfecho al cliente.

Contenido de la propuesta

Con frecuencia las propuestas se organizan en tres secciones:

Técnicas Administrativas Costos

Sección Técnica

La sección técnica debe contener los elementos siguientes:

1.- Comprensión del problema: El contratista pone en manifiesto que comprende el problema o la necesidad del problema

2.- Enfoque o solución propuesta: Algunos problemas requieren una propuesta de solución especifica.

3.- Beneficio para el cliente: El contratista debe expresar como la solución o el enfoque propuesto beneficiaran al cliente.

Sección Administrativa La sección administrativa debe contener los

siguientes elementos:

1.- Descripción de las tareas de trabajo: El contratista tiene que definir las tareas importantes que realizarán para llevar a cabo el proyecto.

2.- Productos o servicios a entregar: El contratista debe incluir una relación de todos los productos o servicios a entregar.

3.- Programa del proyecto: El contratista debe proporcionar un programa para realizar las tareas importantes requeridas para completar el proyecto.

4.- Organización del proyecto: El contratista debe describir como se organizarán en el trabajo y los recursos para realizar el proyecto.

5.- Experiencia relacionada: Debe proporcionar una relación de proyectos que ha terminado.

6.- Equipos e instalaciones: Algunos proyectos requieren que el contratista use o tenga acceso a equipos especiales como computadoras.

Sección de Costos La sección de costos debe contener los

elementos siguientes:

1.- Mano de obra Proporciona los costos estimados para las diversas clasificaciones de las personas que se espera trabajen el proyecto.

2.- Materiales: Costo de los materiales que necesita comprar el contratista para el proyecto.

3.- Subcontratistas y asesores: Contratación de asesores para el proyecto.

4.- Alquiler de equipos e instalaciones: En ocasiones el contratista tendrá que alquilar equipos especiales.

5.- Viajes: Si se requiere viajar, se pondrá los costos de los mismos.

6.- Documentación: Impresión de manuales, informes, etc.

7.- Gastos indirectos: Aumento de porcentajes a los costos de las partidas de la 1 a la 6 para cubrir gastos indirectos.

8.- Aumentos: Aumento en las tasas de los salarios y los incrementos de costo de los materiales.

9.- Contingencias: Para cubrir lo inesperado

10.- Honorarios y utilidades: Costo total mas la utilidad que el contratista pone al proyecto.

Consideraciones de fijación de precios

Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes:

1.- Confiabilidad de los estimados del costo: ¿Tiene confianza el contratista en que el costo total para el proyecto propuesto es completo y exacto?

2.- Riesgo Si el proyecto propuesto incluye una actividad que no se ha llevado a cabo antes.

3.- Valor del proyecto para el contratista: Hay ocasiones en las que el contratista esté dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo.

4.- Presupuesto del cliente: Conocer el presupuesto con el que el cliente cuenta para la realización del proyecto

5.- Competencia: Si se espera que muchos contratistas presenten propuestas como respuesta a la SDP de un cliente.

Evaluación de las propuestas por el cliente.

Entre los criterios que pueden ser utilizados por los clientes al evaluar las propuestas, se incluyen los siguientes:

Cumplimiento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente presentados en la SDP

Comprensión por parte del contratista del problema o la necesidad del cliente.

Lo correcto y lo práctico del enfoque propuesto por el contratista para solucionar el problema.

La experiencia y el éxito del contratista en proyectos similares

La experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto.

La capacidad administrativa

Realismo del programa del contratista

Precio

Tipos de contrato

Un contrato es un vehículo para establecer buena comunicación entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto.

Contrato de precio fijo: El cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menos de que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambios.

Contrato de reembolso del costo: El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, mas alguna utilidad acontada.

Clausulas del contrato A continuación se presentan algunas

cláusulas que se pueden incluir en los contratos de proyectos:

1.- Exposición falsa de los costos: Establecer que es ilegal que el contratista exagere las horas o los costos gastados en el proyecto.

2.- Aviso de exceso en los costos o demoras en el programa: Circunstancias que se deben notificar de inmediato al cliente de cualquier exceso real o previsto en los costos o demoras del proyecto

3.- Aprobación de los subcontratistas: Señala cuando el contratista necesita obtener la aprobación por adelantado del cliente.

4.- El equipo o la información a proporcionar por el cliente: Relaciona las partidas que proporcionara el cliente al contratista durante el proyecto y las fechas en las que estarán a disposición.

5.- Patentes: Abarca la propiedad de patentes que puedan resultar de realizar el proyecto.

6.- Divulgación de información confidencial: Prohíbe a una de las partes revelar a alguien más, o usar para cualquier propósito distinto al trabajo en el proyecto.

7.- Consideraciones internacionales: Especifica los ajustes que se tienen que hacer para clientes en otros países.

8.- Cancelación: Presenta las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por terminado el contrato.

9.- Condiciones de pago: Se refiere a la base sobre que el cliente hará pagos al contratista.

10.- Pagos por primas/penalidades: Algunos contratos tienen una cláusula de primas, por el cual el cliente le pagará al contratista una prima si termina el proyecto antes de lo programado.

11.- Cambios: Abarca el procedimiento para proponer, aprobar y poner en práctica cambios al alcance o al programa del proyecto.

CAPITULO 4EL PROYECTO

Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo Ilse Rodríguez Montero José Luis Guzmán Fernando

Planeación del proyecto La tercera fase del ciclo de vida del proyecto

tiene dos partes: hacer su planeación detallada y después poner en práctica ese plan, para lograr el objetivo del mismo.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto.

Pasos de la planeación 1.- Definir con claridad el objetivo del

proyecto

2.- Dividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo

3.- Definir actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo.

4.- Presentar la manera gráfica las actividades mediante un diagrama de red.

5.- Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad.

6.- Calcular el costo estimado para cada actividad.

7.- Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido.

8.- Integrar los equipos y programas de computación y probar el sistema.

9.- Preparar los requisitos de instalación como los planos de pis0 y las condiciones del servicio.

10.-Preparar los materiales de capacitación

11.- Embarcar el equipo a la fábrica del cliente a instalarlo

12.- Realizar la capacitación del cliente

13.- Realizar las pruebas finales de aceptación

Control del proyecto

La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el planeado en forma periódica y oportuna y llevar a cabo la acción correctiva de inmediato si es necesaria.

1.- Datos sobre el desempeño real; esto incluye:

El tiempo real en que se iniciaron y/o terminaron las actividades.

Los gastos reales gastados y comprometidos.

2.- Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el presupuesto del proyecto.

Terminación del proyecto La cuarta y última fase del ciclo de vida del

proyecto es terminarlo.

El propósito de terminar apropiadamente el proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.

Fases del ciclo de vida

Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto.

Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones; las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo del proyecto.

Temas a discusión bajo cada una de las partidas:

Desempeño técnico Desempeño en cuanto a costos Desempeño del programa Planeación y control del proyecto Relaciones con el cliente Relaciones de equipo Comunicación

Identificación y solución del problema Recomendaciones