COMUNIDADES COLABORATIVAS: UNA HERRAMIENTA ORGANIZACIONAL.

Lic. Ricardo J. Pluss1

1Ex miembro del equipo coordinador del Foro de Responsables Informáticos de la Administración Pública Nacional, ONTI, SGP. Actualmente miembro del equipo informático del Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET). Buenos Aires, Argentina.

Resumen. Diversas experiencias nos relatan la emergencia de comunidades colaborativas. Los procesos de creación de conocimiento contextual que allí ocurren, sugieren la conveniencia de incorporarlas a las organizaciones en general. En ese sentido, presentamos una metodología con raíces en una experiencia en el ámbito gubernamental argentino, el Foro de Responsables Informáticos. Se trata de una alternativa adaptable, basada en establecer ambientes propicios para la colaboración, compartiendo espacio y objetivos, y construyendo lazos de confianza mutua. El marco teórico con el que buscamos significancia en estas comunidades nos habla sobre innovaciones metodológicas, en el marco de una transición entre el paradigma de producción masiva del siglo XX y el paradigma de la economía basada en el conocimiento1.

1. Introducción

El trabajo tecnológico informático desarrollado en comunidades colaborativas, es un emergente que no se fundamenta en nuevas teorías, sino en experiencias innovadoras: el proyecto Linux, el aporte metodológico del software Libre plasmado en "La catedral y el bazar", las experiencias del Foro, del SIU2, y muchas otras. Estas comunidades representan anomalías3, o sea, oportunidades que nos ponen en un lugar imprevisto y desafiante. Están impregnadas de aspectos innovadores: dimensiones humanísticas, cohesión social y una cultura construída en base a nuevos valores.En este documento proponemos una metodología para desarrollar comunidades colaborativas infomáticas en el interior de las organizaciones, y construir un marco teórico orientado desde el plano experiencial, que facilite su aplicación en otros ámbitos y circunstancias.

2. El Foro como fenómeno socio-técnico

1 Carlota Pérez, El reto socio-político del cambio de paradigma tecno-económico2 Sistema de Información universitaria3 Témino utilizado por Fernando Flores en [2], páginas 132-133

La experiencia del Foro y su marco teórico básico fueron desarrollados en otro trabajo [1]. Nos interesa la innovación en las organizaciones dirigida desde el hacer en comunidades, bajo condiciones propicias para la creación y el intercambio de conocimiento. Desde el plano experiencial observamos que quienes hacen el trabajo tienen más grados de libertad, a cambio de mayores responsabilidades. Los planos permiten que cada miembro adopte el rol mas adecuado a su capacidades potenciales (no siempre conscientes) y a las necesidades del grupo. El ambiente colaborativo se basa en el respeto mutuo, que es requisito necesario para el establecimiento de lazos de confianza. Estos factores favorecen la motivacion y el compromiso, el pensar en voz alta sin temor, y la construcción de consensos. La meta es lograr que las personas consideren a la comunidad y a su espacio institucional como propios.

3. Marco teórico

Las organizaciones tradicionales del siglo XX se basan en la escuela de Administración Científica que desarrolló Frederick Taylor, caracterizado por:

● Actividades manuales estandarizadas● Conocimiento separado del área de producción● Los trabajadores deben "dejar el cerebro en casa"4

● Sistema de mando y control en base a órdenes minuciosas y un estricto control de su cumplimiento, lo que introduce un techo a la productividad (a lo sumo obtendremos lo que pedimos), y se sustenta en el temor, sobre qué puede pasar si lo pedido no se cumple5.

● Estructura organizacional jerárquica y compartimentadaEl genio de Carlitos Chaplin ha dejado un impecable testimonio de este modelo, en la película "Tiempos Modernos".

Consideramos al conocimiento como capacidad humana para resolver problemas, que no debe ser confundida con información, contenidos u otros objetos.

Nonaka y Takeuchi [3] definen dos dimensiones del conocimiento: explícita y tácita, . La dimensión explícita u objetiva se caracteriza por ser fácilmente transmitible y formalizable en documentos, y está asociada a la educación formal. La dimensión tácita o subjetiva es difícil o imposible de transmitir, está relacionada a creencias y valores, y asociada al trabajo profesional. Definen cuatro procesos de creación del conocimiento, enfatizando en que se trata de procesos grupales y no individuales, en línea con el concepto filosófico "la esencia humana es social".

Robert Lewis [4] incorpora conceptos originados en la psicología soviética. La teoría de la actividad identifica tres niveles de actividad humana: "el qué hacer" (alto), "el cómo hacer" (medio) y "el hacer" (bajo), e indica que los grupos colaborativos son tanto más adecuados cuanto mayor sea la complejidad de la tarea a realizar. Las tareas operativas son simples, genéricas y repetitivas, realizadas por "recursos intercambiables". Esta idea se ha consolidado como paradigma organizativo industrial del siglo XX. Martin Fowler [5] plantea su inutilidad para proyectos de

4 Consigna atribuida a Henry Ford5 Juan Carlos Lucas, Hacia un management post-cartesiano: conocimiento, innovación y lenguaje

software, porque en éstos predominan las actividades de diseño (nivel alto). Lewis define a la colaboración como la situación grupal donde las personas realizan su actividad compartiendo los mismos objetivos, bajo un sistema de control democrático. Conocimiento y aprendizaje son conceptos íntimamente relacionados. En estos grupos, las personas intercambian conocimientos, lo que resulta en procesos de aprendizaje grupal que puede se pueden interpretar y guiar aplicando el concepto de "Desarrollo Próximo".

Fernando Flores6 sugiere que las organizaciones se diseñan según los modelos de procesos que se desarrollaron desde principios del siglo XX:

● Procesos de materiales (ingeniería, material, estructurado)● Procesos de información (sistemas, inmaterial, estructurado)● Procesos de satisfacción de clientes (humano, inmaterial, no estructurado).

4. Metodología propuesta

Esta es una descripción sintética de una metodología para el desarrollo de comunidades colaborativas en organizaciones que, basada en experiencias del Foro, abarca las visiones estratégica, táctica y operativa.Una comunidad colaborativa tiene dos aspectos: por un lado, es un espacio social que establece condiciones apropiadas para el desarrollo del conocimiento y la innovación, y por otro, es la comunidad que comparte los objetivos planteados y que se apropia de ese espacio.La pertenencia de una persona a una comunidad no implica modificar su ubicación en la estructura formal de la organización, ni le inhibe de participar en otras comunidades.

4.1. Visión estratégicaEste enfoque relaciona al Planeamiento Estratégico con la Gestión del Conocimiento, y los considera elementos interactuantes e inseparables.Estos son sus lineamientos:

• Definir dominios temáticos, que apunten a trabajar con ciertos tipos de problemas.

• Transformar, "malestares" de la organización en problemas y describirlos con rigurosidad, consensuando la criticidad de tales temáticas problema.

• Identificar procesos positivos, y propuestas ya existente, ligados a la resolución de problemáticas críticas, en orden a su capitalización por toda la organización

• Explicitar conocimiento tácito situado, existente en la Organización, vinculado a los problemas y temáticas críticas.

• Explicitar y hacer conocida en toda la organización la significancia de personas "tácitas", esto es de agentes clave para el tratamiento de cada temática crítica. (Si bien parte del conocimiento es explicitable, buena parte de él reside y residirá exclusivamente en las personas)

• Incorporar conocimiento externo, definiendo la base de conocimiento que configura el estado "del arte" hoy.

6 [2] páginas 135-136

• Identificar estrategias y acciones vinculadas a ellas a través de la generación colaborativa de modelos problemáticos integrados.

• Reconocer que los ejecutores de acciones que respondan a estrategias de la organización, requieren de espacios que funcionen como vasos comunicantes para compartir problemas y experiencias de la práctica diaria. Ergo, crear instancias permanentes de intercambio de conocimiento que produzcan contenidos.

4.2.Visión táctica: Metodología MarcoLa estructura organizativa se basa en Grupos Temáticos, Reuniones Plenarias y el Grupo de Gestión. Esta estructura no implica una ruptura con la estructura formal de la Organización, ya que su función es complementarla.Haciendo una rápida recorrida a los instrumentos utilizados y sus reglas de funcionamiento, tenemos:

Reuniones plenarias ● Habitualmente se realizan con periodicidad bimestral.● Participan todos los miembros de la comunidad, observadores e invitados

especiales y se desarrollan en tres momentos:● 1º momento (todos los participantes)

Se repasa lo tratado en el plenario anterior y las pautas acordadas en aquel momento. Se actualiza el estado de situación (mirada sobre el presente), repasando asuntos, procesos y tareas en marcha, para realizar una síntesis identificando los problemas o ejes centrales y registrar las tendencias que más se destacan, con una mirada hacia adelante. Se debaten abiertamente ideas y propuestas sobre los distintos temas para definir criterios sobre el trabajo en grupos.

● 2º momento (trabajo en grupos temáticos)En cada grupo temático se tratan los aspectos específicos que le competen y que fueron presentados en el momento anterior. Se desarrolla el debate respecto del trabajo realizado en común y los próximos pasos a dar, en la búsqueda de consensos y de compromisos sobre tareas.

● 3º momento (todos los participantes)Puesta en común de las conclusiones de los grupos temáticos. Documentos: Acta (de carácter público) con estrategias y acciones.

Reuniones de grupos temáticos● Participan los miembros del grupo y se realizan con frecuencia semanal o

quincenal, de común acuerdo y según las necesidades. Sus insumos provienen del trabajo previo del grupo, de los plenarios y eventualmente del Grupo de Gestión. Éste último cumple una función de articulación desde una mirada global y coordina las reuniones plenarias.

● Documentos: Informe de reunión (destinado a los miembros del mismo grupo) que contiene las conclusiones consensuadas, pero no el debate.

Relación entre reuniones plenarias y de grupos● Todas las reuniones son abiertas, con registro de asistencia.

● Los productos de cada una son insumos para las siguientes, de esta forma se entrelazan las diversas actividades: plenarios, reuniones de grupos temáticos y del Grupo de Gestión

Actividades de intercambio de conocimiento e información● Mesas panel con expositores externos● Video conferencias con referentes del exterior● Jornadas itinerantes sobre temáticas en común● Organizacion de tracks del Estado en eventos de terceras partes

Recursos necesarios● Equipo coordinador.● Salas de reuniones, espacio virtual, etc

4.3.Visión operativa: metodología grupal

CoordinaciónEl diseño y la posterior coordinación de una comunidad requieren de un equipo coordinador multidisciplinario. Los coordinadores tienen la misión de animar y dinamizar el enriquecimiento mutuo y el intercambio de experiencias, favorecer las relaciones de confianza entre los participantes, identificar temas, planificar y facilitar actividades. Deben además interpretar los emergentes del grupo y practicar los ajustes necesarios. Dicho de otro modo, es imposible preveer que ocurrirá, ya que en ello inciden múltiples factores culturales y experienciales. Ese continuo ajuste de las condiciones ambientales, y el desarrollo gradual y espontáneo de relaciones de confianza, son las claves para lograr una comunidad con vida propia.

Beneficios● Compartir significa poner a las complejidades bajo miradas múltiples y

diversas, lo que permite abordar las complejidades en todas sus dimensiones y simplificar su resolución.

● Aprender en grupo representa una alternativa, respecto a buscar conocimiento fuera de la organización.

● Tolerancia y transparencia respecto de los errores, considerándolos útiles y necesarios para alimentar al proceso de aprendizaje.

● Altos niveles de motivación y compromiso (inalcanzables mediante otras alternativas metodológicas).

● Permite avanzar sobre la dimensión social y humana de la actividad laboral (en lugar de negarla).

● Las comunidades constituyen el tejido social capaz de sustentar el conocimiento de la organización, ya que éste reside en las personas.

Productos (conocimiento grupal)● Intercambio de conocimientos sobre tematicas compartidas.● Construcción de alternativas predecisionales.● Mapas de conocimiento, que sirvan como referencia para orientar políticas y

estrategias, y desarrollar soluciones.● Artefactos para la comunicación y el intercambio de conocimientos.

Aspectos organizativos● Los miembros de los grupos pueden pertenecer a diversas areas de la

organización, pero no las representan. ● Los grupos son "planos", es decir, carecen de estructura, roles

prestablecidos, y conducción jerárquica.● Las reuniones son presenciales, y la participación es voluntaria.● Cada reunión tiene un tema propuesto y un informe con los resultados

consensuados (no se publica el debate). ● La agenda del grupo ("el qué hacer") es parte del debate.● Las herramientas virtuales para comunicación grupal complementan a las

reuniones presenciales: chats, foros, wikis, blogs, etc.

Algunas reglas● No emitir opinión sobre la gestión de ningún Organismo. ● Respetar la autoría de los aportes individuales.● Dirigir las críticas a las ideas (no a las personas).● Todas las personas son convocados a todas las reuniones.● Los problemas, propuestas y planes surgen por consenso.● Las pautas que emergen de este espacio son predecisionales.● Todo el mundo es informado de lo actuado por cada grupo.

5. Conclusiones

● La experiencia demuestra que las comunidades colaborativas son un valioso recurso para las organizaciones, especialmente para actividades de cierta complejidad, frecuentes en el campo informático.

● Se trata de fenómenos emergentes auto-organizados desde el plano del hacer, que relativizan al rol de la academia y el management como depositarios exclusivos del conocimiento.

● De lo experiencial surge el carácter grupal del conocimiento. Esto no implica subestimar el rol del individuo, sino evitar abstraerlo del contexto social donde desarrolla sus actividades.

● Las comunidades significan un avance hacia la conformación del tejido social, que sustente al conocimiento de la organización.

AgradecimientosAl Ing. José Carllinni y al Lic. Matías Cerezo por sus múltiples contribuciones.

Referencias[1] Ricardo Pluss, Trabajo en colaboración y conocimiento libre en el Foro de Responsables Informáticos, JSL en 36º JAIIO, 2007[2] Fernando Flores, Creando organizaciones para el futuro, Dolmen Ediciones, ISBN 956-201-217-4, 1994[3] Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi, La organización creadora de conocimiento, Oxford University Press, 1999 [4] Robert Lewis, Grupos de trabajo en comunidades virtuales, 2001[5] Martin Fowler, La nueva metodología, 2003