MIRIAM RODRÍGUEZ

Jefa de Medios

Oficina de Relaciones Públicas

AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ

COMUNICACIÓN ESTRATEGICA EN EL SECTOR

GUBERNAMENTAL

OBJETIVO:

Dar a conocer a la comunidad nacional e internacional, los planes, proyectos y obras que desarrolla laS instituciones públicas en beneficio del país; así como implementar estrategias y divulgar todo lo relacionado a la comunicación y mercadeo de la institución.

Mantener una comunicación interna permanente de la mano con los medios de comunicación radio, prensa escrita y televisión, así como los gremios que componen el sector marítimo.

TITULO

Generalidades

Entender a los medios de comunicación

Prepararse para la entrevista

Transmitir el mensaje

Técnicas para los medios de comunicación

Generalidades Los medios de comunicación juegan un papel determinante

en la comunicación y en la opinión pública que se genera

en un país, es por ello que es importante a la hora de

establecer una estrategia de medios, determinar las

siguientes generalidades:

Entender a los medios de

comunicación

Entendiendo a los medios de

comunicación

Los medios de comunicación juegan un papel vital en la educación del público.

Se deben ver como “mensajeros” que llevan la información al público

Se deben establecer y fortalecer las relaciones de trabajo para que se conviertan en fuentes de información confiable

Papel de los medios de comunicación

Llevar las noticias

Generar opinión

Ofrecer un análisis

objetivo de los hechos

Interpretar la información

Actuar como defensores

de la libertad de

expresión

Reafirmar

Educar

Culturizar

Entretener

Trabajar con los medios de

comunicación

Vehículo excelente para llegar rápidamente al

público

Se debe aceptar que los medios de comunicación

estarán involucrados

El trabajo de los reporteros es reportar las noticias

Responder con mensajes claros y concisos

No se puede pedir el retiro de los medios de

comunicación

Ver a las entrevistas como

oportunidades

• No debe perder esa oportunidad, así que

debe estar preparado.

•Promueva el trabajo que está haciendo su

organización

• Provea de comentarios instructivos y citables

• La cobertura es menos interpretativa cuando

los reporteros tienen más información

¿Qué se puede esperar de los

medios de comunicación?

Manejarán un ángulo de la historia que afecte al mayor

número de personas.

Inquirirán información en momentos inconvenientes

Cobertura de rápida y amplia distribución

Especularán si uds no devuelven las llamadas

Determinación absoluta para obtener una historia

Qué tipo de preguntas harían

normalmente los reporteros

¿Qué paso?

¿Quíen está encargado?

¿La situación ha sido contenida?

¿Qué podemos esperar?

¿Qué debemos hacer?

¿Porqué sucedió esto?

Qué nos meterá en problemas?

Al decir, “sin comentarios”

Explique porqué no puede dar la información

Permitiendo al reportero que le ponga palabras en su boca

Siempre corrija los malentendidos

Diciendo cosas que ud no quiere reportadas

No existe tal cosa como “fuera de record”

Ofreciendo información que detracta su mensaje principal

Permanezca en el mensaje todo el tiempo

Respondiendo preguntas “qué pasa si”

Respuesta: yo no quisiera especular en ello, si embargo…(declare su mensaje positivo)

Preparándose para la entrevista

• Consiga los antecedentes del periodista

- ¿Local o internacional?

- ¿Cuál es su reputación con su organización?

• Determine el enfoque de la entrevista

• Anticipe preguntas difíciles o predecibles

• Haga al reportero preguntas antes de la entrevista

• Establezca límites para el tiempo de la entrevista

¿Cómo prepararse para una entrevista con los medios de comunicación?

5T’s de las comunicaciones de riesgo

efectivas

Confianza (Trust) – construirla con los medios de comunicación y con el público

Oportunidad (Timeliness) – Anuncie a tiempo

Transparencia (Transparency) – Provea de la información completa

Dos vías (Two-way) – Hablar y escuchar

Relación (Tie-in) – Planeación

Antes de liberar la información a los

medios de comunicación, debe considerar:

Capacidad — ¿Tiene ud. la información correcta?

Competencia — ¿Está ud. calificado para discutir el tema?

Autoridad — ¿Quién tiene jurisdicción sobre el tema?

Seguridad — ¿La información es clasificada o privilegiada de otra forma (legítimamente)?

Exactitud — ¿Ha verificado la información?

Propiedad — ¿Muestra sensibilidad y dignidad?

Política — ¿Es permitido liberar esta información?

Conozca su agenda

Protéjase con herramientas críticas para el manejo de la reputación

• Coordine la comunicación internamente y con compañeros

• Ejerza influencia – establezca el tono y busque formas para insertar su mensaje

• Sea responsable – tenga la información adecuada y correcta

• Sea confiable – piense antes de hablar

Considere a su audiencia

Hable el lenguaje de su audiencia

Use ejemplos relevantes

Mantenga su lenguaje claro y simple

Si usa datos, explique su significancia

Transmitiendo su mensaje

Transmitir su mensaje: Use “banderas”

“Señalando” – iniciar las declaraciones con palabras que indiquen importancia, relevancia y dignas de noticia

Ejemplos:

“Por eso esto es importante…”

“Lo esencial es…”

“Es importante recordar que…”

“Acorte” para responder preguntas

difíciles y transmita mensajes clave

Tome la iniciativa – Controle la entrevista

Use el principio “ABC” de la comunicación

Reconozca, Acorte y Comunique (Acknowledge, Bridge, Communicate)

Reconozca cada pregunta, no necesariamente contestándola. Por ejemplo:

“Ese es un punto interesante, pero me gustaría decir…”

“Ud dice eso, pero eso no está del todo correcto…”

“Es nuestra política no discutir [TEMA], pero lo que les puedo decir. . .”

Qué es una pregunta “CALIENTE”

• Hecha en un tono emocional o de enojo

• Puede ser transmitida con uso de lenguaje

corporal acusatorio

• Puede no ser exacta

• Contiene palabras “iniciadoras”, por ejemplo:

- “El pueblo está cansado y harto de la inseguridad! Que tiene usted que decir en torno a este tema?

• Mantenga la calma

• Hable pausadamente

• Aclare

• Utilice el principio “ABC” de la comunicación

Reconozca, Acorte y Comunique

(Acknowledge, Bridge, Communicate)

• No repita las palabras calientes – (a menos

que ud esté totalmente de acuerdo y quiera

enfatizar la indignación)

Respondiendo a preguntas “CALIENTES”

¿Cuál es una pregunta “FRÍA”?

• No tiene tono acusatorio, pero no es precisa

• El reportero no entiende del tema

• Está listo para aprender/ escuchar razones

Preguntas frías

• Reconozca conceptos erróneos

• Enfatice en la preocupación

• Corrija y aclare los concepto

“Entiendo su preocupación, pero eso no es

del todo correcto...(Dé los hechos)

• Utilice términos simples

Ocho errores más comunes en entrevistas

1. Permitir que el reportero tome el control total

2. Balbucear antes de establecer su posición

3. Mandar mensajes inconsistentes

4. Usar jerga que pocas personas entenderán

5. Asumir que los reporteros entienden los temas

6. Hablar con generalidades

7. Fallar al no entender y satisfacer a su audiencia

8. Falta de preparación o repasos

Técnicas para los medios de

comunicación

Técnicas para una entrevista por

medio televisado • Lo que salga al aire puede sólo ser un clip de 10 segundos

• Sonría – muéstrese amistoso, accesible y relajado

• Permanezca quieto detrás del microfono

• No use jerga, muchos ejemplos o estadística

• Mantenga una buena postura – si está sentado, inclínese

hacia el frente

• Use sus manos para enfatizar un punto

• No use notas – esté preparado

• Véase bien, relájese y sea ud. mismo

Técnicas para una entrevista radial • Muchas entrevistas por radio son grabadas por teléfono

• Aunque parezca que hay mala recepción – No grite

• Establezca su punto al inicio

• Mantenga sus notas a mano y organizadas

• Trate de no decir “ahh” o “umm” – dificultad para editarlo

• Mantenga su energía alta – la radio tiende aplanar

• Mantenga a mano un vaso de agua para refrescar su

garganta

•10 segundos de “pedazos de sonido” son el tiempo

adecuado

Tecnicas para entrevista por teléfono

• Cuide lo que diga hasta que esté seguro del

propósito de la llamada

• Asuma que la conversación está siendo

grabada

• Para preguntas difíciles, pida tiempo para

responder devolviendo la llamada

• Si la pregunta toca un área sensible, diga que

preferiría no discutir eso por teléfono e invite

al reportero a que se reunan en su oficina

Consejos para escribir un comunicado de

prensa efectivo • Use el estilo de “Pirámide invertida”

• Identifíquelo con “Para liberación inmediata” o con fecha y

hora

• Sea conciso - 1 o 2 páginas

• No haga reclamos no sustanciales

• Escriba claramente utilizando una puntuación y gramática

correctas

• Siempre incluya información de contacto

• Comunicado de prensa o consulta de medios

• Biografía del vocero

• Hojas de datos (puntos clave, estadísticas de una mirada)

• Hojas de antecedentes

• Volantes educacionales

• Artículos nuevos publicados

• Fotografias

• Tarjeta personal o la tarjeta de contacto de la organización

Qué incluir en un kit de prensa

• Vea a las entrevistas como “oportunidades”

• Prepárese

• Conozca su historia

• Acorte y marque o señale, para responder

preguntas y transmitir el mensaje(s)

principal(es)

•Mantenga la calma, no pierda el enfoque y

Recapitulemos

conviértase en una fuente confiable de

información exacta durante las emergencias

Objetivos Generales Proyectar una imagen positiva de la institución

como vitrina de múltiples servicios que se ofrecen a la comunidad marítima nacional e internacional.

Promocionar los beneficios sociales que se generan de los aportes económicos recibidos por el fisco nacional, siendo la AMP, la tercera institución que más tributa.

Nueva Imagen Institucional – Autoridad Marítima de Panamá

Objetivos Específicos Para el desarrollo de esta estrategia de medios se tomaron en

consideración importantes componentes que destacan las bondades de

la institución, por ejemplo:

Que Panamá es el líder en abanderamiento de naves; contamos con la

flota mercante más grande del mundo. Panamá se consolida como

centro internacional de trasbordo y de servicios marítimos auxiliares,

contamos con un sistema portuario a la vanguardia en infraestructura y

tecnología.

Panamá esta en expansión hacia una verdadera cultura marítima

Panamá recauda más de 80 millones anuales en servicios marítimos

siendo la tercera institución que más aporta al tesoro nacional.

La AMP es la institución responsable de salvaguardar los intereses

nacionales en los espacios marítimos y aguas interiores.

Nueva Imagen Institucional – Autoridad Marítima de Panamá

Desarrollo de una campaña con las siguientes herramientas de comunicación:

1. Nueva imagen corporativa (logo, banners, papelería y

material promocional). 2. Video corporativo para las presentaciones en las

diferentes ferias nacionales e internacionales y eventos del sector marítimo.

3. Spots de radio y televisión.

Plan Estratégico

4. Arte para periódico (página, cintillos, etc.)

5. Instalación de vallas publicitarias en puntos estratégicos. 6. Muppis luminosos para paradas de buses. 7. Anuncios pagados en revistas marítimas. 8. Plan de medios (visitas a los medios a promover o dar a

conocer el objetivo de la campaña)

La campaña tendría una duración de tres meses, periodo durante el cual tendremos una marcada presencia mediática, a fin de posicionar la imagen institucional en la población.

El lanzamiento de la nueva imagen institucional se presento en el marco de la celebración de la Semana Marítima Mundial.

Duración y Escenario

Cada uno de estos conceptos estructurados sobre una plataforma de comunicación denominada

“COMO PANAMEÑOS ES BUENO SABER QUE…”

y cimentada sobre la promesa básica

“AUTORIDAD MARÍTIMA SALVAGUARDA DE NUESTROS INTERESES MARÍTIMOS”

Estrategia comunicacional

Queremos llegar con esta campaña a todo el territorio

nacional, mediante la utilización de diversas

herramientas de comunicación que incluyen anuncios

para medios masivos como radio y televisión; línea

gráfica para medios escritos así como también, la

utilización de medios alternos vallas y muppies o letreros

luminosos ubicados estratégicamente a nivel nacional.

Justificación

Nuestra propuesta publicitaria ha tenido como puntero una Estrategia de Mercadeo preparado por Revista Pauta, que será transmitida por un espacio de 15 días durante los noticieros de la corporación MEDCOM.

Valla de Carretera

Muppis

VALLA DE CARRETERA

AFICHES

AFICHES

AFICHES

Marina Mercante

Gente de Mar

Puertos

Recaudaciones

Albrook, Edificio PanCanal Oficina de Relaciones Públicas Teléfonos: 501-5196 ó 501-5215 Fax: 501-5406 Email: mrmedios@amp.gob.pa Web. www.amp.gob.pa