compras y aprovisionamiento 3

3. MÉTODOS DE 3. MÉTODOS DE COMPRA Y COMPRA Y

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

3. MÉTODOS DE 3. MÉTODOS DE COMPRA Y COMPRA Y

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

GESTIÓN DE COMPRASGESTIÓN DE COMPRASY Y

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO

GESTIÓN DE COMPRASGESTIÓN DE COMPRASY Y

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO

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Métodos de compra y abastecimientosMétodos de compra y abastecimientosMétodos de compra y abastecimientosMétodos de compra y abastecimientos

Órdenes anticipadasÓrdenes anticipadas

Contratos nacionalesContratos nacionales

Compras sin existenciaCompras sin existencia

Contratación por sistemaContratación por sistema

Procedimiento de órdenes pequeñasProcedimiento de órdenes pequeñasSistema de caja menorSistema de caja menor

Sistema de órdenes de pago contra Sistema de órdenes de pago contra entregaentrega

Órdenes electrónicasÓrdenes electrónicas

Sistema de órdenes de pago electrónicoSistema de órdenes de pago electrónico

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Órdenes anticipadasÓrdenes anticipadasAplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.

Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una cantidad definida de artículos especificados durante un período de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de entrega”.Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque sí el precio.Uso: Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado, generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedorConsideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de calidad a utilizar

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Órdenes anticipadasÓrdenes anticipadas

VENTAJAS PARA EL COMPRADOR

Simplificación del papeleo

Seguridad de un suministro regular

Inversión en inventarios reducida

Liberación de tiempo para otras actividades

Uso más efectivo de los recursos

DESVENTAJAS PARA LOS PROVEEDORES

Por lo general las órdenes de compra grandes no se cumplen

Cuando al final del contrato no se cumplen las previsiones, el proveedor queda con altos niveles de inventario

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Contratos nacionalesContratos nacionalesAplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples

Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de negociación.

Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a primer nivel

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Compras sin existencia (en Compras sin existencia (en consignación)consignación)Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante

Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedorPropósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados a los inventarios

VENTAJAS PARA AMBOS

El comprador gana al liberar capital ligado al inventario

El papeleo se reduce de forma considerable

Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de entrega

Para el vendedor mantiene la venta “segura”

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Contratación por sistemaContratación por sistemaAplicación: productos de alto volumen y de consumo constante

Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor plazo que los otros métodos de compra

Propósito: disminuir gastos de administración y establecer condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago se hace periódico de acuerdo con los consumos.

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Procedimiento de órdenes pequeñasProcedimiento de órdenes pequeñasAplicación: compras no recurrentes y sumas bajas

Definición: Es un método de compra que busca disminuir los costos asociados a la realización de compras de productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los otros métodos

Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de compra

Sistema de caja menorSistema de caja menor Sistema de órdenes de pago contra entrega Sistema de órdenes de pago contra entrega

(COD)(COD) Órdenes electrónicasÓrdenes electrónicas Sistema de órdenes de pago electrónicoSistema de órdenes de pago electrónico

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Procedimiento de órdenes pequeñasProcedimiento de órdenes pequeñas Sistema de caja menorSistema de caja menor

Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y de pequeño tamaño.La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.

Sistema de pago contra entrega (COD)Sistema de pago contra entrega (COD)

Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado

Órdenes electrónicas (EDI) ó InternetÓrdenes electrónicas (EDI) ó Internet

Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación

Órdenes de pago electrónicoÓrdenes de pago electrónico

Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque

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e-procuremente-procuremente-procuremente-procurement

Fuente: USA Today, Info Tech and Pac Tel Cellular

Tiempo que demoró (o esta demorando) a estas tecnologías lograr 10 millones de usuarios después de ser introducido al mercado

Tiempo que demoró (o esta demorando) a estas tecnologías lograr 10 millones de usuarios después de ser introducido al mercado

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Iniciativas de integración de la redIniciativas de integración de la redIniciativas de integración de la redIniciativas de integración de la red

VMI ECR Quick

Response Just in Time

VMI ECR Quick

Response Just in Time

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Cuándo VMI?Cuándo VMI?Cuándo VMI?Cuándo VMI?

Productos de Alto Volumen y Alta Rotación Productos con Demandas Estables y con Baja Variabilidad Errores de Pronostico Inferiores a 25% Políticas de Control de Inventarios de Reposición Continua y Cantidades Variables Visibilidad y Compatibilidad Total de la Información en la CS

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Cuándo ECR?Cuándo ECR?Cuándo ECR?Cuándo ECR?

Programa que busca una buena coordinación y cooperación entre los participantes de la cadena de suministro El objetivo primordial es la satisfacción del CONSUMIDOR La cooperación se consigue por: Optimizar el flujo (ej. compartiendo datos, transporte, empaque)) Coordinación efectiva de promociones y negociaciones Selección efectiva de productos en existencia Introducción efectiva de nuevos productos

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Cuándo Quick Response?Cuándo Quick Response?Cuándo Quick Response?Cuándo Quick Response?

Asegura la entrega de las cantidades de producto adecuadas, en el momento y lugar necesario, al menor costo. Incorpora la valoración de la información del punto-de-venta y los modelos predictivos de consumo. La respuesta del mercado se convierte así en el principio-guía para determinar la estrategia comercial que definirá la eficiencia y los costos del negocio. La utilización del sistema QR en USA se encuentra muy extendida entre los fabricantes, Intermediarios distribuidores (mayoristas y minoristas), operadores logísticos, transportistas, etcétera.

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Cuándo JIT?Cuándo JIT?Cuándo JIT?Cuándo JIT?

JIT PRINCIPIOS Producción en pequeños lotes. Minimiza Variabilidad. Producción en células. Un solo proveedor. Minimiza Inventario.

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12 mejores prácticas12 mejores prácticas12 mejores prácticas12 mejores prácticas

1. “One Stop Shopping”Las grandes corporaciones, han asignado una persona responsable por cada uno de los aspectos de la cadena de suministros, para cada una de las principales cuentas de clientes

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2. Procesamiento de OrdenesVentas y Servicio al Cliente, tienen acceso inmediato a la información de disponibilidad de inventario, mejor medio de transporte, tiempo en tránsito, costo y fecha del despacho. La clave es encadenar bases de datos de ordenes, inventarios y transporte en un sistema único.

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3. Planeación Avanzada y Cronograma

Balance entre los ingresos de producción y las demandas del cliente.

El producto no puede ser generado inmediatamente, entonces la mejor opción es tener un sistema que permita el balance entre los ingresos y las demandas.

Software de planeación de producción-SPP

Ayuda a determinar el flujo óptimo de materia prima y de producto terminado.

Debe lanzar mensajes de alerta en caso de una demanda no planeada de forma tal que la compañía rápidamente pueda determinar el mejor esquema para abastecer el despacho.

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4.Visibilidad del Embarque

Captura de la información del punto de venta (POS) lo más temprano posible.Utilizar esta información para planear el ciclo completo de la orden.5. Control del EmbarqueManejo electrónico del Proceso de Carga hacia el Sistema de Procesamiento de Ordenes.

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6.Manufactura FlexibleManufactura celular. En la cual una planta se encuentra dividida para producir un rango de ítems.Satisfacer mejor la demanda del cliente sin la necesidad de tener gran cantidad de inventarioMientras se reduce drásticamente el ciclo de la orden.

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7. Fuertes Relaciones con los Socios comercialesInventario Administrado por el Proveedor (VMI)Los empleados del proveedor inclusive pueden trabajar en la planta.Reposicionamiento ContinuoVentas y datos del inventario amarradas directamente a los sistemas de ordenes del proveedor.Productores y minoristas están trabajando para modelar soluciones mutuas a las salidas de la cadena de suministro.El minorista esta determinando como se debe administrar el flujo de productos.

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8. Más allá del Costeo Basado en ActividadesMenor énfasis en las utilidades.Valor del productoFrecuencia de uso.Items más populares y costosos.Tasa más alta de stock y de reposicionamiento que los productos que se ordenan con menos frecuencia.

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9. Facturación ElectrónicaAhorro en Auditorias de FacturaciónAhorro en escritura de ChequesAhorro Administrativo.El software automáticamente determina que pago esta pendiente de pago y paga sin esperar una factura.

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10.Utilizar Operadores Logísticos-3PL para ConsolidaciónLa idea del despacho directo a los minoristas se ve muy bien en el papel, hasta que el receptor se ahoga en camiones.Consolidar en un solo despacho la carga destinada a un mismo minorista.

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11.Indicadores de DesempeñoNo es una idea nueva, pero tampoco es una mala idea.Revisión de contratos y evaluación de desempeñoEstándares de desempeñoTiempos de entrega, entregas perfectas, costo suministros, niveles de servicio.Incidentes aceptables %

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12.Educación Permanente

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