componente actividades programadas actividades ......periodo en evaluación. el detalle del...
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Componente Actividades Programadas Actividades Cumplidas% de
AvanceObservaciones
Definición Políticas de Administración del Riesgo. Definición Políticas de Administración del Riesgo. 100Se revisaron y redefinieron las Políticas de Administración del Riesgo, se videncia plan en
pagina Web.Construcción de los Mapas de Riesgos de Corrupción. Construcción de los Mapas de Riesgos de Corrupción. 100 Se revisaron y redefinieron los Mapas de Riesgo de Corrupción
Consultas y Divulgación. Consultas y Divulgación. 100El Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano fue divulgado a los integrantes de la
CIAC
Monitoreo y Revisión. Monitoreo y Revisión. 100El mapa de Riesgos de Corrupción fue monitoreado y revisado por los líderes de procesos
con la supervisión de la Oficina de Planeación, llevando como resultado una nueva
versión del Mapa de Riesgos de Corrupción para el año 2017,
Seguimiento. Seguimiento 33,33Se aplicó seguimiento a la aplicacición de todos los controles, así no correspondieran al
periodo en evaluación. El detalle del seguimiento se puede ver en la Matriz del Primes
Seguimiento al Mapa de Riesgos -2017 CIAC
ESTRATEGIA ANTITRÁMITES
En el mes de mayo de 2007 el DAFP validó la inexistencia de trámites misionales en la CIAC S.A. en
razón a que la Corporación presta sus servicios a un sector específico y no a la ciudadanía en general,
toda vez que sus operaciones obedecen al desarrollo del objeto social de una sociedad de economía
mixta bajo el régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado, en cuyo caso, las solicitudes que
realice un cliente actual o potencial no se constituyen de obligatorio cumplimiento sino que son
facultad de la Corporación el aceptarlas o rechazarlas.
No aplica No aplica No aplica
Publicación información en la página Web según los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en
Línea
Publicación información en la página Web según los
lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea100
A 30 de Abril se evidencia actualizacion de la pagina Web, la versión de la página WEB de
la CIAC cumple con los lineamiento de Gobierno en Línea
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 100El 16 de mayo de 2017, tal y como estaba programado, se llevó a cabo la Rendición de
Cuentas de la CIAC
Gestión de las Redes Sociales Gestión de las Redes Sociales 100Este es un canal abierto para las preguntas de los ciudadanos sobre la Corporación.
Siempre se responden las preguntas de los usuarios.
Generación de espacios de diálogo e incentivos con los grupos de valorGeneración de espacios de diálogo e incentivos con los
grupos de valor100
El 16 de mayo de 2016, tal y como estaba programado, se llevó a cabo la Rendición de
Cuentas de la CIAC
Convocatoria participación y envío sugerencias para la Audiencia Pública de Rendición de CuentasConvocatoria participación y envío sugerencias para la
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas100
En la Directiva Permanente 004/GE/OP/CIAC del 04-ABR-16, se comunico y se ralizo
campaña de comunicación de los canales de convocatoria participacion y sugerencias
para la audiencia publica, se habilito correo audienciapublica.ciac.gov.co, en donde
planeacion se encargo de realizar la verificacion de las preguntas y durante la Audiencia
se dio respuesta a la Audiencia.
Aplicación, tabulación y realización informe de Encuesta de Resultados de la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Aplicación, tabulación y realización informe de Encuesta de
Resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas100
La Oficina de control Interno emitio Memorando a la Oficna de Planeacion informando
los respectivos resultados y conclusiones de la Audiencia
Publica.20171200016103/120/OCI/CIAC.
Elaboración Acta con las conclusiones de la Audiencia Pública de Rendición de CuentasElaboración Acta con las conclusiones de la Audiencia Pública
de Rendición de Cuentas100 La Oficina de Planeacion emitio acta de la redicion de cuentas.
Realización seguimiento y control de ejecución del Plan Anticorrupción y de Atención y Participación
Ciudadana
Realización seguimiento y control de ejecución del Plan
Anticorrupción y de Atención y Participación Ciudadana100
La Oficina de control interno realizo primer seguimiento al plan anticorrupcion y de
Atencion y participacfion Ciudadana
Inclusión seguimiento del Desarrollo Administrativo en el Plan Estratégico Institucional Inclusión seguimiento del Desarrollo Administrativo en el Plan
Estratégico Institucional 100
Se incluye la revisión del componente dentro del seguimiento al Plan Estratégico
Institucional
Atención de los diferentes canales de comunicación Atención de los diferentes canales de comunicación 100 Todos los usuarios de la CIAC son atentidos por el canal que usen para su comunicación
Establecimiento de indicadores de gestión de PQRDS y realizar su seguimiento Se tiene establecido Indicador de PQRDS 100 El indicador de atención al usuario regisra el 100% de cumplimieno
Garantía de la competencia de los servidores públicos encargados de la atención a los ciudadanosGarantía de la competencia de los servidores públicos
encargados de la atención a los ciudadanos100
Para la respuesta y atención al ciudadano, se cuida de asignar el personal competente,
según la consulta del usuario
Elaboración periódica de informes de PQRSD Elaboración periódica de informes de PQRSD 100Se envia informe trimestral al ministerio de defensa que es verificado por el area de
Control Interno, en este primer cuatrimestre se evidencio memorando 20172000012361
del 04-04-2017.
Verificación de la publicación de la Política de Privacidad y la Carta de Trato Digno a la ciudadanía
La carta de trato digno se encuentra publicada en la página
web desde el 25-MAR-16.
La política de privacidad se encuentra publicada en la página
web en el Enlace:
100
Se confirmó su públicación en https://www.ciac.gov.co/site/docs/carta-trato-
digno/carta_trato_digno.pdf
http://www.ciac.gov.co/aym_document/aym_corporate/politicas_condiciones_terminos
_uso.pdf
Revisión de la caracterización de usuarios y actualizarla cuando así se requieraRevisión de la caracterización de usuarios y actualizarla
cuando así se requiera100 Esta es una actividad estaen permanente proceso
Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Gobierno en Línea en
el enlace "Transparencia y acceso a la información pública"
Publicación de la información de acuerdo con los parámetros
de la Estrategia de Gobierno en Línea en el enlace
"Transparencia y acceso a la información pública"
100A Abril 30 de 2017, la versión de la página WEB de la CIAC cumple con los lineamiento de
Gobierno en Línea
Atención de los diferentes canales de comunicación Atención de los diferentes canales de comunicación 100Para la respuesta y atención al ciudadano, se cuida de asignar elpersonal competente,
según la consulta del usuario
Revisión del Registro e inventario de activos de información y su actualización cuando sea necesarioRevisión del Registro e inventario de activos de información y
su actualización cuando sea necesario100
El area de la planeacion y sistemas tiene un programa interno en donde controlan los
activos de informacion y actualizan el Sofware SIGTI cada ves que es necesario
Revisión del Esquema de publicación de información en la página Web y su actualización cuando sea
necesario
Revisión del Esquema de publicación de información en la
página Web y su actualización cuando sea necesario100
El cordinador de comunicaciones es quien lleva el control dele squema de publicacion de
informacion en la pagina web y la intranet, teniendo como herramineta matriz de
comunicaciones.
Revisión del Índice de Información Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea necesarioRevisión del Índice de Información Clasificada y Reservada y
su actualización cuando sea necesario100 se cumplio la meta
Publicación de información en la página Web en español e inglés y su actualización cuando sea
necesario
Publicación de información en la página Web en español e
inglés y su actualización cuando sea necesario70
Par el año 2017 se rediseño la pagina web, por lo tanto esta realizando el porceso de
traduccion de noticias e informacion de servicios en Ingles.
Aseguramiento de que la página Web permita alternar alto contraste y tamaño de letraAseguramiento de que la página Web permita alternar alto
contraste y tamaño de letra100 Se cumplio la meta
Gestión del registro de PQRSD Gestión del registro de PQRSD 100Se cumplio la meta, se evidencia en la pagina Web modulo en donde se puede verificar la
gestion de PQRSD
MECANISMOS PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL CIUDADANO.
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA
Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad: Corporación Industrial de la Aeronáutica Colombiana
Vigencia: Enero - Abril de 2017
Fecha de la Publicación: 10 de Mayo de 2017
GESTIÓN DE RIESGO DE CORRUPCIÓN
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Efectividad de los Controles Observaciones
Cód. Descripción Código Descripción SI NO SI NO
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas, realiza el bloqueo los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a través del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo
puertos USB.
La oficina de seguridad Integral, Operacional e Industrial, solo el jefe del proceso tiene
habilitado el puerto USB y el computador tiene clave de acceso que solo él maneja, tienen
a cargo 4 computadores y 1 portátil que también están bloqueados los puertos USB, no se
puede extraer información de los equipos.
La Oficina de Control Interno tiene a su cargo 3 computadores, dos de mesa y un portátil
en donde uno de los computadores esta habilitado para el manejo de USB, lo que significa
que se cumple el control para los demás computadores, se pudo evidenciar portátil con
puertos USB que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT SECURITY 10
PARA WINDOWS control de dispositivos Operación con el dispositivo prohibida.
La Oficina de Control Calidad tiene Asignado 4 computadores y solo el jefe de control
Calidad tiene permiso de tener puerto USB deshabilitado, los demás controles se
evidenciaron con el sistema operativo de bloqueo.
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios, Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
El Grupo de talento Humano, tiene una lista de chequeo que incluye
el diligenciamiento del Acuerdo de Confidencialidad que se exige
para la firma de los contratos.
El control por parte de la oficina de seguridad integral se cumple ya que todo el personal a
cargo cumple con la documentación requerida por el área de Talento Humano se verifica
carpeta de Natalia Lopez, Dory Bonilla y Oscar Cuervo, Capitán Medina Leonardo, quienes
cumplen con la lista de chequeo del personal a cargo.
La Oficina de Control Interno, Control Calidad y Aseguramiento de la Calidad, cumple con
los controles de enviar a talento humano la documentación requerida a comienzo de año
del personal a cargo de planta dando cumplimiento a lo establecido en el manual de
contratación de personal de planta.
El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de mejoramiento o
las acciones de mejora generados por los líderes de proceso, estas para el caso de auditorías
internas incluyen el análisis de causa. En la revisión se verifica que las acciones o planes
establecidos mitiguen la causa identificada y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no
conformidad y/o la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no
alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso a los Jefes Directos, Dirección,
Subgerencia o Gerencia, según aplica. Como evidencia se conservan las comunicaciones
enviadas a las áreas y los planes de acción definitivos o redacción de acciones de mejora.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
La Jefe de la Oficina de Control Interno revisa la información
dispuesta por los auditores, antes, durante y previo al cierre de la
auditoria para asegurar que la auditoria ha sido objetiva y basada en
evidencia.
EL Jefe de Control Interno, realiza la revision se verifica que las acciones o planes
establecidos mitiguen la causa identificada, realizando un asesoramiento tanto a los
auditores y a los dueños de proceso, se evidencia carpetas de los planes de accion
definitivos y de correos electronicos conversaciones de los auditados y los dueños de
proceso para poder evidenciar el cumplimiento del control, tambien se evidencia Carpeta
con las no conformidades y oportunidades de mejora de las auditorias realizadas en este
primer cuatrimestre, Fabricacion, Mantenimiento, Administrativa y Financiera,
Direccionamiento Estrategico.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad y/o El Auditor una vez finalizada cada auditoría
revisa los planes de acción o respuesta a las no conformidades generadas por los líderes de
proceso, . En la revisión se verifica que la causa raíz identificada sea la adecuada y que los planes
de acción sean acordes y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no conformidad y/o
la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las
causas y en caso de ser necesario se escala el caso al Comité de Gerencia. Como evidencia se
conservan las comunicaciones enviadas a las áras y los planes de acción definitivos.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Coordinador de Aseguramiento de la calidad
supervisa y se asegura de que se cumplan los planes
accion que se dejan a los auditados, el auditor tambien
verifica y dan visto bueno de las evidencias de
cumpliento de plan de accion que generan el personal
auditado.
El coordinador de Aseguramiento de la Calidad revisa los planes de acción o respuestas de
las no conformidades generadas por los lÍderes de proceso, en donde se evidencian
correos con los diferentes cambios solicitados, si el plan de acción de la auditoria es
acorde a la causa RAIZ, se dá por aceptado si son auditorias externas se envía comunicado
informando la aceptación, para la evidencia de este control se observo auditorias internas
al TAR y a caman en donde se evidencian planes de acción acordes a la no conformidad.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez finalizada cada auditoría interna verifica
los informes de las auditorías elaborados por los Auditores, revisa en detalle las no
conformidades identificadas, si identifica correcciones necesarias realizan los ajustes
identificados y posteriormente el Auditor firma cada informe y lo envía al Auditado. Para
auditorías a proveedores, el Coordinador de Aseguramiento de la Calidad verifica la
documentación soporte del proveedor, revisa que esté completa de acuerdo con la lista de
chequeo y tipo de organización, verifica que la lista de chequeo esté diligenciada y revisa la
consistencia de las no conformidades, finalmente el Coordinador de Aseguramiento de la
Calidad, prepara oficio que es firmado por el Coordinador, Gerencia y Subgerencia que se
adjunta al informe remitido al proveedor.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez
finalizada cada auditoría interna verifica los informes
de las auditorías elaborados por los Auditores, revisa
en detalle las no conformidades identificadas, si
identifica correcciones necesarias realizan los ajustes
identificados y posteriormente el Auditor firma cada
informe y lo envía al Auditado.
El coordinador de Aseguramiento de la calidad revisa los planes de acción o respuestas de
las no conformidades generadas por los lideres de proceso, en donde se evidencian
correos con los diferentes cambios solicitados, si el plan de acción de la auditoria es
acorde a la causa RAIZ, se da por aceptado si son auditorias externas se envía comunicado
informando la aceptación, para la evidencia de este control se observo auditorias internas
al TAR y a caman en donde se evidencian planes de acción acordes a la no conformidad,
cuando se emiten informes se pasan a la gerencia para la revisión y se envían a los
auditados, El Coordinador de aseguramiento realiza seguimiento de los planes de acción
verifica la documentacin soporte para el cierre de las no conformidades´. Este último
informe es el oficio que es firmado por el Coordinador, Gerencia y Subgerencia que se
adjunta al informe remitido al proveedor.
El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría interna verifica los informes
elaborados por los Auditores, revisa que se haya recibido el plan de auditoría, la hoja de
verificación o lista de chequeo, reporte de no conformidades y acciones de mejora. acta de
reunión de cierre con el auditado y el informe de auditoría. Para cada documento verifica que
tenga las firmas establecidas, que se haya mantenido los objetivos y criterios determinados para
la auditoría, la redacción de las no conformidades y oportunidades de mejora. En caso de
identificar mejoras requeridas avisa al auditor para que realice los ajustes correspondientes o
allegue la información faltante. Posteriormente basado en esta información realiza el informe
consolidado de la auditoría.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
La Jefe de la Oficina de Control Interno revisa la información
dispuesta por los auditores, antes, durante y previo al cierre de la
auditoria para asegurar que la auditoria ha sido objetiva y basada en
evidencia.
EL Jefe de Control Interno, realiza la revisión se verifica que las acciones o planes
establecidos mitiguen la causa identificada, realizando un asesoramiento tanto a los
auditores y a los dueños de proceso, se evidencia carpetas de los planes de acción
definitivos y de correos electrónicos conversaciones de los auditados y los dueños de
proceso para poder evidenciar el cumplimiento del control, también se evidencia Carpeta
con las no conformidades y oportunidades de mejora de las auditorias realizadas en este
primer cuatrimestre, Fabricacion, Mantenimiento, Administrativa y Financiera,
Direccionamiento Estratégico.
Publicación Dependencia que
ejerce el control
Se ejerció el control Se materializó el riesgo Acciones Adelantadas
* Oficina de Planeación
y Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
Convenciones de Efectividad
Ctrl.Efectivo Riesgo no materializado
FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNSin verificación de soportes. Riesgo no materializado
Diferencia documental entre riesgo y procedimientoCrtl.no aplicado en el 100% de los casosNo existe ctrl. para la causa evidenciada
Mapa de Riesgos de Corrupción Cronograma MRC Acciones
Proceso Riesgos Mapa ActualCausas y/o Fallas
ControlesElaboración
No hay riesgo identificado, por lo tanto no aplica
controlSe sugiere identificar los riesgos de corrupción que puedan afectar este proceso28/02/2017 28/02/2017
* Oficina de Planeación
y Sistemas.
* Subgerencia
x
28/02/2017 28/02/2017
SEG
UIM
IEN
TO Y
CO
NTR
OL
C1-Uso indebido de la información recibida en el desarrollo de la Auditoria
R7- Recibir dadivas o beneficios a nombre
propios o de terceros por la divulgación de
información confidencial obtenida durante las
auditorías o por reportar resultados favorables
para los auditados
R7
C2- Falta de objetividad e independencia en la realización de la auditoria y
comunicación de los resultados.
Dir
ecc
ion
amie
nto
Estr
até
gico
Sin riesgos de corrupción identificados en
nuevo mapa
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
El Grupo de talento Humano, tiene una lista de chequeo que incluye
el diligenciamiento del Acuerdo de Confidencialidad que se exige
para la firma de los contratos.
El coordinador de Investigación y proyectos respecto a este control lo
ejerce en el momento que se solicita contratar mediante un eco en
donde se especifica las funciones y el perfil que debe cumplir el
personal que se necesita para cubrir la necesidad, este eco es pasado a
jurídica en donde realizan un revisión para que luego pase al de talento
humano y ellos se encargan de ejecutar el control con la verificación de
todos los documentos solicitados según lista de chequeo. se revisa
carpeta del Mayor Velásquez Rafael, durante este cuatrimestre no hay
contrataciones para este proceso, Carpeta Fredy Alexander Suarez,
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a través del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo
puertos USB.
El control para el computador asignado al coordinador de proyectos
tiene habilitado el puesto USB por lo tanto el control no se puede
verificar por que por el momento solo hay una persona en este
proceso.
La información confidencial del área está custodiada de tal forma que sólo los funcionarios del
equipo de trabajo tienen acceso a dicha documentación física y/o electrónica y cuando se
requiere compartir la información con alguna otra dependencia se verifica para qué se realiza la
solicitud y el uso a dar a dicha información y en todos los casos se aclara que al ser información
confidencial debe darse el manejo adecuado. No obstante el control frente a este tema debe ser
centralizado y desde políticas de seguridad de la información y controles establecidos desde TI
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
Auque se conoce el riesgo no se apresentado hasta el moemnto.
En le proceso de investigación y desarrollo no ha tenido solicitudes
internas, cuando han solicitado información ha ocurrido en la parte
jurídica y esta área ha contestado por memorando a las partes
interesadas externas de que son información confidencial, el dueño de
proceso manifiesta que es importante se implemente un Instructivo
de clasificación de la información ya que la CIAC no cuenta con ello.
x x
El control apunta al riesgo identificado,
pero se observa diferencia entre el
control documentado y lo relacionado en
el procedimiento que lo aplica, por lo que
no observa aplicación completa del
mismo. El riesgo no se ha
materizalizado.
Gestion Comercial ejecuta el control y para esto
actualizó el procedimiento Ventas y Comercialización
de Productos y Servicios de la CIAC S.A., incluyendo la
reunión semanal con la Gerencia y deja evidencia en
las asistencias de control que reposan en la Oficina del
Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo.
como evidencia del control se revisa 8 Controles de Asistencia con
código F-1-03-4.2.4-001, con fechas 02-01-2017, 06-02-17, 22-02-
2017,27-02-2017, 12-04-17, 18-04-2016, 24-04-2017, es importante
revisar que el control hace mención a actas por lo tanto se recomienda
ajustar el control.
C2 - Inclusión de cláusulas comerciales desfavorables para la
CIAC o que obligan a servicios postventa no rentablesx x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
En Gestión Comercial se cumple con el control
llevando un formato de conceptos jurídicos, técnicos y
económicos de acuerdo con el procedimiento, el cual
se evidencia en la carpeta física y digital de cada uno
de los contratos.
El coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica la ruta de
carpeta en donde se puede evidenciar los contratos que a la fecha tiene
la entidad, en cada una de ellas se puede encontrar los escáner de los
otrosí o modificatorios que han tenido los contratos, como evidencia
del control se conservan correos entre las áreas de las respectivas
modificaciones que se han realizado en este primer Cuatrimestre, la
documentación física de estos modificatorios reposan en la carpeta de
contratos que es llevada por cada gestor contractual.
C3 - Prestación de servicios amparados en garantías no
vigentes o que no cubren la reparación o servicio solicitadox x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
En Gestion Comercial, la Coordinadora lleva el control
de las solicitudes de garantía llevando un consecutivo
por cada una, en el formato de solicitud, el cual es
remitido al Área Misional para su respectiva
verificación y concepto. De acuerdo con ésta revisión,
se emite concepto al cliente.
Se evidencia carpeta de formatos solicitud de garantías Nº 34 FAC, con
fecha 26-04-2017 en donde se puede evidenciar que los formatos están
con las respectivas firmas de los responsables del concepto técnico,
solicitud 24 Ejercito Nacional diligenciado y firmado pro los
responsables del concepto técnico, se maneja un control de garantía en
este primer cuatrimestre hubo 35 garantías gestionadas, cuando son
aceptados desde SAP se puede evidenciar que se registra la garantía
después de que ya se tenga el visto bueno por parte del concepto
Técnico.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestion Comercial realiza la reunión de socialización
previo al inicio de cada contrato donde se estable e
informa al Área Financiera el costo planificado para la
emisión de la disponiblidad presupuestal a las Áreas
Misionales dejando evidencia en el acta que reposa en
los contratos físicos y digitales.
el control se esta ejecutando se realiza reuniones con los funcionarios
que intervienen en la ejecución del contrato en donde se puede
evidenciar lista de asistencia en donde todos los funcionarios que se
deben encargar de algo especifico realizan sus respectivas partes para
que se vea la ejecución del contrato.
x
C1 - Subestimación de costos y gastos asociados al producto o servicio
ofrecido
C4 - Entrega de productos, fabricación o prestación de
servicios adicionales a los pactados contractualmente
R3 - Recibir dádivas o beneficios a nombre
propio o de terceros por la venta de productos
o servicios de la CIAC en condiciones
comerciales desfavorables para la Entidad
(precio, especificaciones del producto o
servicio, servicio postventa, garantía)
Se esta ejecutando el control, se evidencia carpetas en donde reposan
las cotizaciones de los contratos se identifica cotización o estudio de
mercado con las aprobaciones correspondientes y el soporte del
análisis con los requerimientos del proceso misional y de gestión
logística así como el Cuadro con la Estructura de Costos, se evidencia
cotización soporte técnico de mantenimiento 2017, del 27 de marzo del
2017, firmada por la gerencia, Sub gerencia y coordinador grupo
negocios y mercadeo, se evidencia cotización 20000141 emitida por el
sistema SAP en donde se evidencia firmada y aprobada con fecha 23-03-
2017, 20000215 a nombre del cliente Fuerza Aérea Colombiana, firmada
por quien elabora, verifica y aprueba, se evidencia en la carpeta
adquisiciones contrato 257, con fecha 19-04-2017, cotización 20000043
a nombre de FAC, elementos catam con fecha 23-02-2017, cotización
Adquisición elementos CESSNA 337 con fecha 10-02-2017 a nombre de
FAC, Oficio Firmada por todos los autorizados según procedimiento
interno, cotización Oficio 20172300002021 con fecha 18-01-2017,
componentes cambio HERRAJE-FAC 1262, a nombre de la FAC, cacom 1,
de la carpeta Imprevistos contrato 257 se evidencia cotización con
fecha 27-03-2017, oficio 20172300011371, con sus respectivos firmas,
de la carpeta de procesos simplificados se puede evidenciar, cotización
de Aerosucre S.A con su respectiva Nº 20000204 con fecha 11-04-2017,
sabana de costos, la Autorización del proveedor solicitud del proveedor
y cunado ya se termina se pasa a financiera para facturar.
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestion Comercial, ejecuta el control llevando para
verificación y aprobación las cotizaciones y estudios de
mercado a Subgerencia y posteriormente a Gerencia
antes de ser enviados al cliente final.
28/02/2017 28/02/2017
x
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y el Grupo Comercial semanalmente
presentan al Gerente General todos los procesos de cotización en curso, quien verifica los
parámetros de costos de cada proceso. Durante la reunión se revisan todos las cotizaciones en
proceso y el Gerente General en cada caso da su visto bueno o instrucciones para cambios en las
cotizaciones. Como evidencia del control se dejan las actas de reunión con las anotaciones sobre
cada cotización revisada.
El inspector del área del proceso misional al que corresponda el servicio, para cada solicitud de
garantía, realiza inspección técnica del bien, emite concepto del daño reportado por el cliente y
notifica al Jefe del proceso misional quien determina la pertinencia de la aceptación de la
garantía e informa por escrito la decisión al cliente y al Grupo Negocios y Mercadeo. Si no aplica
la garantía por el daño reportado y/o el tiempo establecido en la negociación, el dueño del
Proceso Misional informa al Coordinador del Grupo Negocios y Mercadeo el tipo de servicio de
inspección prestado y el costo del mantenimiento y/o reparación que requiera el bien. En caso
de aplicar la garantía el dueño del Proceso Misional establece plazo de entrega del bien. Como
evidencia del control se conserva el formato de solicitud de garantía que incluye el concepto
técnico del inspector y la aceptación o negación de la garantía por parte del Jefe del proceso
misional.
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y la Subgerencia o Gerencia General revisan
cada cotización u oferta proyectada por el Asesor de Soporte Comercial, quien las elabora a
partir de la información recibida del Jefe del Proceso Misional (relacionada con horas hombre,
material requerido (repuestos e insumos), servicios NDT, recursos técnicos y físicos, equipo y
herramientas, costos de transporte, nacionalización, y otros requeridos de acuerdo con la
solicitud del cliente) y del Jefe de Gestión logística - Contractual (cuadro comparativo de costos,
tiempos de entrega del proveedor, condición de los elementos ofrecidos). La liquidación de
costos es realizada por l Asesor de Soporte Comercial presentando varios escenarios con base
en la estructura de costos establecida por Gerencia General, para determinar el valor final de
cotización de acuerdo a la estructura de costos aprobada por Gerencia General. Como resultado
de la revisión la Subgerencia / Gerencia General, realizan sus observaciones, solicitan los
cambios pertinentes y finalmente aprueban la estructura de costos y gastos definitiva. Como
evidencia del control se conserva la cotización o estudio de mercado con las aprobaciones
correspondientes y el soporte del análisis con los requerimientos del proceso misional y de
gestión logística así como el Cuadro con la Estructura de Costos. En el caso de modificatorios o
adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el análisis y aprobación de acuerdo
con la estructura de costos establecida por Gerencia General.
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
INVESTIGACIÓN
DESARROLLO Y
PROYECTOS
R5 - Recibir dadivas o beneficios por la entrega
a terceros de información confidencial
relacionada con nuevos desarrollos o diseños
de la CIAC
C1 - Manejo inadecuado de la información confidencial de investigaciones y
desarrollos de la CIACR5 28/02/2017 28/02/2017
* Oficina de Planeación
y Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
GESTIÓN
COMERCIAL
R3
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestion Comercial frente a este control no lo puede
ejercer, ya que los encargados de ejecución y
seguimiento del contrato son el Supervisor o Gestor
Contractual nombrado para tal fin.
Se evidencia carpetas en donde esisten contratos que mediante
resolución son asignados los gestores para el seguimiento a la
ejecución de los contratos.
C1 - Incumplimiento por parte de los funcionarios de la CIAC
de los lineamientos para el manejo de los activos de
información de acuerdo con su clasificación
x x
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en evaluación y no se
ha materizalizado el riesgo, lo que demuestra su
efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a través del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo
puertos USB.
Se realizo verificación del control de USB manejo de información
evidenciado que solo el computador del coordinador comercial tiene
accceso al uso de la USB, los demás computadores tienen las
Restricciones de USO.
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación segun lista
de chequeo.
El coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica que para este
cuatrimestre solo se ha contratado el personal que inicio en el mes de
enero, en donde como jefe de proceso solicito al área de talento
humano el personal capacitado con el perfil y funciones a desempeñar
en esta área y que fue contratado y ayudo a gestionar la
documentación que reposa en cada carpeta, se evidencia carpetas que
reposan en talento humano de todo el personal de Negocios y
mercadeo.
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación, según lista
de chequeo. El tema de antecedentes se revisa ante
las páginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el Área
de Talento Humano.
El coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica que para este
cuatrimestre solo se ha contratado el personal que inicio en el mes de
enero, en donde como jefe de proceso solicito al área de talento
humano el personal capacitado con el perfil y funciones a desempeñar
en esta área y que fue contratado y ayudo a gestionar la
documentación que reposa en cada carpeta, se evidencia carpetas que
reposan en talento humano de todo el personal de Negocios y
mercadeo.
Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por
Planeación, realizan el análisis de las necesidades presupuestales para el área, de acuerdo con la
información histórica, la programación de los gastos desagregados de funcionamiento y de
operación y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al
cumplimiento de los objetivos de la dependencia. Una vez realizado el análisis plasman el
resultado en los formatos establecidos y los envían al área de planeación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete
genrada por el area de planeacion y dirigida a todos los dueños de
proceso
El control se esta efectuando el área de planeación envía a todas las
dependencias los formatos que son anexos a la directiva
09/GE/OP/CIAC del 10 de abril del 2017, del ante proyecto de
presupuesto de la siguiente vigencia, estos formatos son revisados por
el jefe de la división quien consolida y verifica las necesidades para el
año siguiente de esta manera se controla los requerimientos para la
siguiente vigencia.
El Profesional de la Oficina de Planeación anualmente verifica la información recibida de cada
dependencia para la elaboración del anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la
Corporación. Revisa que cumpla con los parámetros establecidos en las circulares expedidas
para la programación de los gastos de funcionamiento y de operación comercial, y los formatos
establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de
Planeación. Si identifica inconsistencias solicita las modificaciones necesarias a las áreas. Cuando
toda la información cumple con los parámetros definidos la consolidada y la remite al Gerente
para su revisión y aprobación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete
genrada por el area de planeacion y dirigida a todos los dueños de
proceso
El control se cumple el área de planeación emite un a directiva con un
cronograma de cumplimiento de entregas a cada una de las
dependecias para consolidar la información requerida y así efectuar el
informe a gerencia para que se apruebe las distintas necesidades de la
corporación en materia de Ingresos y Gastos.
El Gerente de la Corporación anualmente revisa el anteproyecto del presupuesto, realiza las
observaciones pertinentes de acuerdo con los gastos presupuestados y solicita los ajustes
necesarios. Una vez el Gerente aprueba el Anteproyecto del presupuesto se emite al
Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa del Ministerio de Defensa para
Revisión, (GSED). Si hay observaciones por parte del Viceministerio del GSED se modifica y se
remite nuevamente. Emitido el concepto favorable por parte del Viceministerio del GSED se
presenta a la Junta Directiva para aprobación. Una vez aprobado por la Junta Directiva el
presupuesto se remite (antes del 31 de Octubre), al Departamento de Planeación Nacional y al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El presupuesto es sustentado por el Jefe de la Oficina
de Planeación, ante el DNP y Ministerio de Hacienda. Una vez aprobado el por parte del
CONFIS mediante Resolución, el presupuesto de Ingresos y Gastos es desagregado por parte de
la Oficina de Planeación mediante resolución interna firmada por el Gerente de la Corporación.
La desagregación es presentada a más tardar el 01 de Febrero de cada año para sus
observaciones modificaciones y refrendación a la Junta Directiva mediante acuerdo.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el area de planeacion y la gerencia genran la resolucion y la emiten
para toda la entidad informando el presupuesto desagregado por
rubros para la vigencia.
Este control se realiza y se evidencia Resolución 001 del 03 de enero del
2017 Por la cual se desagrega el presupuesto de ingresos y gastos de la
corporación de la industria aeronáutica colombiana CIAC S.A para la
vigencia fiscal 2017, en planeación reposa las actas con gerencia de la
aprobación del ante proyecto de presupuesto que fue enviado al GSED,
para su revisión y probacion.
C1 - Incluir partidas presupuestales no
alineadas con los objetivos de la
Corporación direccionando recursos para
beneficio particular o de terceros
R9 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar una ejecución
presupuestal en
detrimento de la CIAC.
R9
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
* Oficina de Planeación
y Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
28/02/2017
C4 - Entrega de productos, fabricación o prestación de
servicios adicionales a los pactados contractualmente
C2 - Vinculación de personal no idóneo a la Corporación
R3 - Recibir dádivas o beneficios a nombre
propio o de terceros por la venta de productos
o servicios de la CIAC en condiciones
comerciales desfavorables para la Entidad
(precio, especificaciones del producto o
servicio, servicio postventa, garantía)
R4 - Recibir dadivas o beneficios por la entrega
de información comercial confidencial
relacionada con los precios y estructura de
costos a ser incluidas en las cotizaciones de la
CIAC
28/02/2017 28/02/2017
El supervisor nombrado mediante resolución para cada contrato realiza seguimiento durante la
ejecución de los diferentes trabajos del contrato verificando que se hayan ejecutado las
actividades de acuerdo con lo contratado y según lo establecido en los manuales y
procedimientos relacionados con el servicio a prestar. Como evidencia del control se diligencia y
firma el documento reporte programado
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
GESTIÓN
COMERCIAL
R3
R4
28/02/2017
C2 - Traslados, adiciones y/o
modificaciones al presupuesto
incumpliendo los requisitos legales
(autorizaciones, procedimiento, soportes)
Cada vez que se requiere realizar traslados presupuestales, el Coordinador de Presupuesto de la
División Financiera analiza los rubros con insuficiencia de recursos y determina el rubro del cual
se puede realizar el traslado presupuestal. Elabora la solicitud de traslado presupuestal, con la
justificación y el certificado de disponibilidad presupuestal que indica que los recursos a
trasladar existen. El Profesional y el Coordinador de la Oficina de Planeación y Sistemas analizan
y revisan la solicitud, se prepara el proyecto de acuerdo con la justificación correspondiente,
adjuntando certificado de disponibilidad que garantiza la existencia de los recursos a trasladar,
constancia y justificación del traslado firmado por el Jefe de la oficina de Planeación y Sistemas
así como el Concepto jurídico emitido por el funcionario designado del área Jurídica. El Gerente
de la Corporación revisa la solicitud, realiza sus observaciones o solicita las modificaciones
necesarias y posteriormente aprueba el proyecto de acuerdo a presentar ante la Junta Directiva,
MHCP o CONFIS según aplique.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de Financiera y planeacion son los encargados de mostrar
ante la gerencia los cambio que necesiten en el presupuesto para
realizar los trasnlados, se evidenci comunicados y reuniones con
gerencia.
EL área de planeación después de recibir la solicitud de traslado
presupuestal por área financiera revisa y verifica los soportes que son
enviados al área jurídica para su revisión y aprobación, también se
realiza reunión con gerencia notificando los cambios a solicitar del
presupuesto asignado por el CONFIS, se deja evidencia actas de las
reuniones que reposan en planeación, para este Cuatrimestre no se han
realizado transados.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal,
el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro
presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación Comercial, y Gastos de
Inversión) a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica
nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a Gastos de
Inversión, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal.
En caso que el Jefe de Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la
solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto, según sea la necesidad a suplir.
Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia requerimiento por SAP, es una reserva en donde se puede
identificar el rubro presupuestal se verifica que esta solicitud coincida
con el rubro al que se va aplicar se identifica que el control se lleva por
el área de presupuesto.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición del Certificado de Registro Presupuestal
(CRP), el Técnico de Presupuesto verifica la documentación soporte de la solicitud (firmas, fecha
de aceptación y elaboración de la orden). Verifica que el objeto del compromiso guarde
coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de
información, que el CDP tenga apropiación libre para afectarse, que éste corresponda al No. de
CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado en el sistema
de información. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verifica el Certificado de
Registro Presupuestal (CRP) y revisa que la documentación soporte, el objeto del contrato o
acto administrativo, que este de acuerdo con la definición y clasificación de los gastos y revisa
de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a
la ejecución del mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma
el CRP.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal,
el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro
presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación Comercial, y Gastos de
Inversión) a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica
nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a Gastos de
Inversión, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal.
En caso que el Jefe de Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la
solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto, según sea la necesidad a suplir.
Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
e evidencia requerimiento por SAP, es una reserva en donde se puede
identificar el rubro presupuestal se verifica que esta solicitud coincida
con el rubro al que se va aplicar se identifica que el control se lleva por
el área de presupuesto.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición del Certificado de Registro Presupuestal
(CRP), el Técnico de Presupuesto verifica la documentación soporte de la solicitud (firmas, fecha
de aceptación y elaboración de la orden). Verifica que el objeto del compromiso guarde
coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de
información, que el CDP tenga apropiación libre para afectarse, que éste corresponda al No. de
CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado en el sistema
de información. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verifica el Certificado de
Registro Presupuestal (CRP) y revisa que la documentación soporte, el objeto del contrato o
acto administrativo, que este de acuerdo con la definición y clasificación de los gastos y revisa
de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a
la ejecución del mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma
el CRP.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
C3 - Ejecutar gastos no autorizados en el
presupuesto
R9 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar una ejecución
presupuestal en
detrimento de la CIAC.
R9
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
* Oficina de Planeación
y Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
28/02/2017
C4 - Afectar rubros que no corresponden
con el objeto del gasto
R9 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar una ejecución
presupuestal en
detrimento de la CIAC.
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
28/02/2017
Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por
Planeación, realizan el análisis de las necesidades presupuestales para el área, de acuerdo con la
información histórica, la programación de los gastos desagregados de funcionamiento y de
operación y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al
cumplimiento de los objetivos de la dependencia. Una vez realizado el análisis plasman el
resultado en los formatos establecidos y los envían al área de planeación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete
genrada por el area de planeacion y dirigida a todos los dueños de
proceso
El control se esta efectuando el área de planeación envía a todas las
dependencias los formatos que son anexos a la directiva
09/GE/OP/CIAC del 10 de abril del 2017, del ante proyecto de
presupuesto de la siguiente vigencia, estos formatos son revisados por
el jefe de la división quien consolida y verifica las necesidades para el
año siguiente de esta manera se controla los requerimientos para la
siguiente vigencia.
El Profesional de la Oficina de Planeación anualmente verifica la información recibida de cada
dependencia para la elaboración del anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la
Corporación. Revisa que cumpla con los parámetros establecidos en las circulares expedidas
para la programación de los gastos de funcionamiento y de operación comercial, y los formatos
establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de
Planeación. Si identifica inconsistencias solicita las modificaciones necesarias a las áreas. Cuando
toda la información cumple con los parámetros definidos la consolidada y la remite al Gerente
para su revisión y aprobación.
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete
genrada por el area de planeacion y dirigida a todos los dueños de
proceso
El control se cumple el área de planeación emite un a directiva con un
cronograma de cumplimiento de entregas a cada una de las
dependecias para consolidar la información requerida y así efectuar el
informe a gerencia para que se apruebe las distintas necesidades de la
corporación en materia de Ingresos y Gastos.
El Gerente de la Corporación anualmente revisa el anteproyecto del presupuesto, realiza las
observaciones pertinentes de acuerdo con los gastos presupuestados y solicita los ajustes
necesarios. Una vez el Gerente aprueba el Anteproyecto del presupuesto se emite al
Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa del Ministerio de Defensa para
Revisión, (GSED). Si hay observaciones por parte del Viceministerio del GSED se modifica y se
remite nuevamente. Emitido el concepto favorable por parte del Viceministerio del GSED se
presenta a la Junta Directiva para aprobación. Una vez aprobado por la Junta Directiva el
presupuesto se remite (antes del 31 de Octubre), al Departamento de Planeación Nacional y al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El presupuesto es sustentado por el Jefe de la Oficina
de Planeación, ante el DNP y Ministerio de Hacienda. Una vez aprobado el por parte del
CONFIS mediante Resolución, el presupuesto de Ingresos y Gastos es desagregado por parte de
la Oficina de Planeación mediante resolución interna firmada por el Gerente de la Corporación.
La desagregación es presentada a más tardar el 01 de Febrero de cada año para sus
observaciones modificaciones y refrendación a la Junta Directiva mediante acuerdo
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el area de planeacion y la gerencia genran la resolucion y la emiten
para toda la entidad informando el presupuesto desagregado por
rubros para la vigencia.
Este control se realiza y se evidencia Resolución 001 del 03 de enero del
2017 Por la cual se desagrega el presupuesto de ingresos y gastos de la
corporación de la industria aeronáutica colombiana CIAC S.A para la
vigencia fiscal 2017, en planeación reposa las actas con gerencia de la
aprobación del ante proyecto de presupuesto que fue enviado al GSED,
para su revisión y probacion.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal,
el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro
presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación Comercial, y Gastos de
Inversión) a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica
nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a Gastos de
Inversión, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal.
En caso que el Jefe de Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la
solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto, según sea la necesidad a suplir.
Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición del Certificado de Registro Presupuestal
(CRP), el Técnico de Presupuesto verifica la documentación soporte de la solicitud (firmas, fecha
de aceptación y elaboración de la orden). Verifica que el objeto del compromiso guarde
coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de
información, que el CDP tenga apropiación libre para afectarse, que éste corresponda al No. de
CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado en el sistema
de información. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verifica el Certificado de
Registro Presupuestal (CRP) y revisa que la documentación soporte, el objeto del contrato o
acto administrativo, que este de acuerdo con la definición y clasificación de los gastos y revisa
de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a
la ejecución del mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma
el CRP.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
28/02/2017
28/02/2017
C5 - Incluir varias veces el mismo gasto
bajo figuras diferentes
R9 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar una ejecución
presupuestal en
detrimento de la CIAC.
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
28/02/2017
28/02/2017
Cuando el flujo de caja de la CIAC indica que se presentan excedentes de liquidez, el Comité de
Inversión, determina el monto, la tasa y el tiempo de la inversión a partir de su análisis de las
condiciones de mercado. Se genera cuadro comparativo y recomendación a la Gerencia,
teniendo en cuenta que la tasa a la cual se planea realizar la inversión es determinada con base
en un sondeo en el mercado y la DTF del día. En primera instancia se ofrece el 100% de la
liquidez en condiciones de mercado a la Dirección del Tesoro Nacional. Si la Dirección General
del Tesoro Nacional no acepta la inversión se realiza una subasta tipo oferta para lo cuál se
solicitan cotizaciones por escrito a al menos 3 entidades financieras que no presenten riesgo, es
decir tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con vigencia menor a un año y contar
con un patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a realizar. Cuando se reúnen todas
las cotizaciones, se evalúan y el Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las
mejores condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones. Teniendo en cuenta el
cuadro comparativo el Comité emite recomendación a la Gerencia. La Gerencia estudia la
recomendación y toma la decisión final. La decisión es plasmada en el acta del Comité. Una vez
determinada la entidad financiera se emite oficio aceptando la inversión en la entidad
seleccionada, con las condiciones acordadas con la firma de al menos dos de los siguientes
funcionarios (Gerente General, Subgerente, Jefe de División Financiera y Tesorero). Como
evidencia del control se conservan las actas del Comité de evaluación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de tesoreria tiene para este control reuniones o comité de
inversiones en donde se deja como evidencia actas de estas
reuniones en la toma de decisiones teniendo encuenta el flujo de
caja.
El control se esta realizando el área de tesorería realizan reunión
trimestral de comité de inversión en donde presenta el Flujo de caja y
es allí en donde se toman las decisiones teniendo en cuenta si la
entidad tiene excedentes de liquidez, este comité es el encargado por
resolución, de tomar las decisiones y orientar a la entidad según sea el
caso en que se presenten todas las cotizaciones, se evalúan y el
Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las mejores
condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones, para
este cuatrimestre no se evidencia inversiones.
El Coordinador Administrativo, realiza seguimiento anual a la renovación de pólizas y amparos
para colaboradores del área financiera, que cubren pérdida de recursos financieros de la
tesorería y que ampara pagos indebidos o pérdida de recursos y otra para la toma de decisiones
para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente,
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa reposa las polizas de la entidad en donde se
lleva el control de fechas de estas polizas las cueles son las que
aseguran la entidad en todos los aspectos.
El Coordinador administrativo es el encargado de verificar las pólizas
que cubren perdida de recursos financieros y de amparar pagos
indebidos o perdida de recursos, se evidencia póliza de seguros
modular comercial numero 1000292 con fecha 01-09-2106-01-09-2017
y la póliza RC servidores públicos Nº 2201216004402 con fecha 30 de
agosto del 2016 al 30 de agosto del 2017.
Cuando el flujo de caja de la CIAC indica que se presentan excedentes de liquidez, el Comité de
Inversión, determina el monto, la tasa y el tiempo de la inversión a partir de su análisis de las
condiciones de mercado. Se genera cuadro comparativo y recomendación a la Gerencia,
teniendo en cuenta que la tasa a la cual se planea realizar la inversión es determinada con base
en un sondeo en el mercado y la DTF del día. En primera instancia se ofrece el 100% de la
liquidez en condiciones de mercado a la Dirección del Tesoro Nacional. Si la Dirección General
del Tesoro Nacional no acepta la inversión se realiza una subasta tipo oferta para lo cuál se
solicitan cotizaciones por escrito a al menos 3 entidades financieras que no presenten riesgo, es
decir tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con vigencia menor a un año y contar
con un patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a realizar. Cuando se reúnen todas
las cotizaciones, se evalúan y el Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las
mejores condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones. Teniendo en cuenta el
cuadro comparativo el Comité emite recomendación a la Gerencia. La Gerencia estudia la
recomendación y toma la decisión final. La decisión es plasmada en el acta del Comité. Una vez
determinada la entidad financiera se emite oficio aceptando la inversión en la entidad
seleccionada, con las condiciones acordadas con la firma de al menos dos de los siguientes
funcionarios (Gerente General, Subgerente, Jefe de División Financiera y Tesorero). Como
evidencia del control se conservan las actas del Comité de evaluación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de tesoreria tiene para este control reuniones o comité de
inversiones en donde se deja como evidencia actas de estas
reuniones en la toma de decisiones teniendo encuenta el flujo de
caja que maneja la entidad es alli donde se determina si se hacen
inversiones.
El control se esta realizando el área de tesorería realizan reunión
trimestral de comité de inversión en donde presenta el Flujo de caja y
es allí en donde se toman las decisiones teniendo en cuenta si la
entidad tiene excedentes de liquidez, este comité es el encargado por
resolución, de tomar las decisiones y orientar a la entidad según sea el
caso en que se presenten todas las cotizaciones, se evalúan y el
Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las mejores
condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones, para
este cuatrimestre no se evidencia inversiones.
El Coordinador Administrativo, realiza seguimiento anual a la renovación de pólizas y amparos
para colaboradores del área financiera, que cubren pérdida de recursos financieros de la
tesorería y que ampara pagos indebidos o pérdida de recursos y otra para la toma de decisiones
para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa reposa las polizas de la entidad en donde se
lleva el control de fechas de estas polizas las cueles son las que
aseguran la entidad en todos los aspectos.
El Coordinador administrativo es el encargado de verificar las pólizas
que cubren perdida de recursos financieros y de amparar pagos
indebidos o perdida de recursos, se evidencia póliza de seguros
modular comercial numero 1000292 con fecha 01-09-2106-01-09-2017
y la póliza RC servidores públicos Nº 2201216004402 con fecha 30 de
agosto del 2016 al 30 de agosto del 2017.
C2 - Solicitar créditos innecesarios
Los créditos de tesorería sólo se podrán solicitar en el momento en que el flujo de caja que se
realiza mensualmente por la División Financiera y Administrativa arroje un saldo negativo. Una
vez se haya determinado la iliquidez, se envía solicitud de cotización a los Bancos con los cuales
la CIAC S.A. tiene cupos aprobados, donde se discrimina el valor del crédito y el plazo. Cuando
los Bancos hacen llegar sus cotizaciones con las condiciones del préstamo se reúnen todas las
cotizaciones y se somete a aprobación del Comité Directivo quien selecciona la mejor oferta de
acuerdo con la tasa más baja y las mejores condiciones. Una vez determinada la tasa y el plazo
se envía oficio al banco informando la aceptación del crédito y la forma de desembolso firmado.
Como evidencia del control se conserva el Acta del Comité Directivo.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control no se efectuo ya que la entidad no ha tenido que efectuar
prestamos con ninguna entidad financiera.
El control no se cumple ya que para este cuatrimestre no se ha
evidenciado prestamos.
C3 - Invertir en condiciones de mercado
desfavorables
Cuando el flujo de caja de la CIAC indica que se presentan excedentes de liquidez, el Comité de
Inversión, determina el monto, la tasa y el tiempo de la inversión a partir de su análisis de las
condiciones de mercado. Se genera cuadro comparativo y recomendación a la Gerencia,
teniendo en cuenta que la tasa a la cual se planea realizar la inversión es determinada con base
en un sondeo en el mercado y la DTF del día. En primera instancia se ofrece el 100% de la
liquidez en condiciones de mercado a la Dirección del Tesoro Nacional. Si la Dirección General
del Tesoro Nacional no acepta la inversión se realiza una subasta tipo oferta para lo cuál se
solicitan cotizaciones por escrito a al menos 3 entidades financieras que no presenten riesgo, es
decir tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con vigencia menor a un año y contar
con un patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a realizar. Cuando se reúnen todas
las cotizaciones, se evalúan y el Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las
mejores condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones. Teniendo en cuenta el
cuadro comparativo el Comité emite recomendación a la Gerencia. La Gerencia estudia la
recomendación y toma la decisión final. La decisión es plasmada en el acta del Comité. Una vez
determinada la entidad financiera se emite oficio aceptando la inversión en la entidad
seleccionada, con las condiciones acordadas con la firma de al menos dos de los siguientes
funcionarios (Gerente General, Subgerente, Jefe de División Financiera y Tesorero). Como
evidencia del control se conservan las actas del Comité de evaluación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de tesoreria tiene para este control reuniones o comité de
inversiones en donde se deja como evidencia actas de estas
reuniones en la toma de decisiones teniendo encuenta el flujo de
caja que maneja la entidad es alli donde se determina si se hacen
inversiones.
El control se esta realizando el área de tesorería realizan reunión
trimestral de comité de inversión en donde presenta el Flujo de caja y
es allí en donde se toman las decisiones teniendo en cuenta si la
entidad tiene excedentes de liquidez, este comité es el encargado por
resolución, de tomar las decisiones y orientar a la entidad según sea el
caso en que se presenten todas las cotizaciones, se evalúan y el
Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las mejores
condiciones y en la cual se evite la concentración de inversiones, para
este cuatrimestre no se evidencia inversiones.
Para transferencias en dólares, con la base de datos de los intermediarios cambiarios, la mesa de
dinero (Jefe de División Financiera, Tesorero, Contador) selecciona los intermediarios con los
cuales se puede negociar. Estos funcionarios que integran la mesa de dinero proceden a llamar a
tres intermediarios del mercado cambiario seleccionados, los cuales deben encontrarse vigilados
por la Superintendencia Financiera, tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con
vigencia menor a un año y contar con un patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a
realizar. La transacción es aprobada por el Gerente, Subgerente, Jefe de la División o Tesorero (2
de 4 firmas) mediante oficios dirigidos a los bancos. Como evidencia del control se generan actas
de la mesa de dinero firmada por los 3 funcionarios, incluyendo entidad bancaria, trader con el
que se cotizó, hora y tasa ofrecida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
En el area de tesoreria reposan las actas de comité del Dólar en
donde se toman las decisiones de compra de divisas.
El control se cumple se evidencia actas de compra de divisas o comite
del dolar , en donde se puede apreciar con que entidad financiera se
negocia: la tasa, el valor en dólares de compra la fecha, y se define con
cual banco se realiza la transacción.
Los bancos con los que la entidad generalmente realiza estos procesos
son HELM BANK, BANCOLOMBIA, que son los bancos con los que se
tienen vínculos se emiten los oficios y los formularios correspondientes
para el cierre de la Transacción, existe un comité del dólar por
disposición interna de gerencia en donde se determina si se hace
compras de dólares.
28/02/2017
C6 - Invertir en entidades de dudosa
solidez financiera
C1 - Invertir en entidades de dudosa
solidez financiera
C4 - Compra de divisas o transferencias
en dólares en condiciones de mercado
desfavorables
R9 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar una ejecución
presupuestal en
detrimento de la CIAC.
R10 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
invertir en operaciones
de Tesorería, compra de
divisas o adquisición de
créditos que vayan en
detrimento de los
intereses de la CIAC
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
28/02/2017
El Jefe de la División Administrativa y Financiera realiza seguimiento mensual al informe de
cuentas por pagar y reservas para las cuáles no se han recibido solicitudes de pago en el mes.
Esta información es socializada mensualmente en el Comité Directivo con el objetivo de que las
áreas tramiten la facturación correspondiente. Como evidencia del control se conserva el
informe y las actas del comité.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area financiera realiza el control emitiendo Oficios de conciliacion
de la informacion con el area contractual.
El control se realiza se evidencia por el área de financiera el
cumplimiento mediante Oficio dirigido al área de contractual
relacionando las cuentas por pagar y reservas, el área contractual dar
respuesta al oficio y el resultado de esta se llevan al comité directivo
para toma de decisiones actas que reposan en Gerencia.
El Tesorero mensualmente elabora el flujo de efectivo contemplando los usos y fuentes, para
determinar la liquidez de la Entidad. El flujo de efectivo es revisado por el Jefe de la División
Administrativa y Financiera quien realiza sus observaciones y una vez efectuados los cambios
requeridos lo presenta al Comité Directivo y trimestralmente al Comité de Inversiones.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de tesoreria tiene para este control reuniones o comité de
inversiones en donde se deja como evidencia actas de estas
reuniones en la toma de decisiones teniendo encuenta el flujo de
caja que maneja la entidad es alli donde se determina si se hacen
inversiones.
El control se cumple ya que cuando se realiza el cierre mensual
contable y presupuestal la tesorería emite el flujo de efectivo que es
presentado en el comité de inversión para la toma de decisiones.
El Jefe de la División Financiera mensualmente revisa y analiza los resultados del indicador de
oportunidad en pagos que mide el tiempo transcurrido desde la fecha de entrega de la
documentación para causación y pago al área Financiera hasta la fecha de ejecución en las
plataformas bancarias (se tiene establecido 5 días). Cuando se identifican desviaciones con
respecto a la meta establecida, se analizan los casos puntuales que generaron la desviación y se
identifican las causas de las demoras y las acciones de mejora a seguir para cumplir la meta
establecida. Trimestralmente se revisa el cumplimiento del indicador en el Comité Directivo y
con la Gerencia quienes revisan los resultados del indicador así como la pertinencia de las
acciones de mejora establecidas. Como evidencia del control, se conserva el resultado mensual
del indicador y se documenta el análisis trimestralmente en el documento hoja de vida del
indicador.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa y financiera a establecido
contrles para el cumplimiento de la facturacion para
este control se emitio directiva Transitoria interna para
que los diferentes dueños den cumplimineto a lo
establecido.
El control se esta realizando se verifica indicador de pagos que se
presento en la RAE para este primer cuatrimeste, se evidencia
cumplimiento de la meta. Es importante revisar el control ya que los
días establecidos son 6 y el procedimiento cambio según memorando
interno firmado por gerencia, ya que se esta midiendo desde la fecha
de vencimiento de la factura y la ejecución de plata forma bancaria.
El Jefe de la División Administrativa y Financiera realiza seguimiento mensual al informe de
cuentas por pagar y reservas para las cuáles no se han recibido solicitudes de pago en el mes.
Esta información es socializada mensualmente en el Comité Directivo con el objetivo de que las
áreas tramiten la facturación correspondiente. Como evidencia del control se conserva el
informe y las actas del comité.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area financiera realiza el control emitiendo Oficios de conciliacion
de la informacion con el area contractual.
El control se realiza se evidencia por el área de financiera el
cumplimiento mediante Oficio dirigido al área de contractual
relacionando las cuentas por pagar y reservas, el área contractual dar
respuesta al oficio y el resultado de esta se llevan al comité directivo
para toma de decisiones actas que reposan en Gerencia.
C2 - Falta de Liquidez
El Tesorero mensualmente elabora el flujo de efectivo contemplando los usos y fuentes, para
determinar la liquidez de la Entidad. El flujo de efectivo es revisado por el Jefe de la División
Administrativa y Financiera quien realiza sus observaciones y una vez efectuados los cambios
requeridos lo presenta al Comité Directivo y trimestralmente al Comité de Inversiones.
*
Subgerencia x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de tesoreria tiene para este control reuniones o comité de
inversiones en donde se deja como evidencia actas de estas
reuniones en la toma de decisiones teniendo encuenta el flujo de
caja que maneja la entidad es alli donde se determina si se hacen
inversiones.
El control se cumple ya que cuando se realiza el cierre mensual
contable y presupuestal la tesorería emite el flujo de efectivo que es
presentado en el comité de inversión para la toma de decisiones.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal,
el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro
presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación Comercial, y Gastos de
Inversión) a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica
nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a Gastos de
Inversión, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal.
En caso que el Jefe de Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la
solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto, según sea la necesidad a suplir.
Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedición del Certificado de Registro Presupuestal
(CRP), el Técnico de Presupuesto verifica la documentación soporte de la solicitud (firmas, fecha
de aceptación y elaboración de la orden). Verifica que el objeto del compromiso guarde
coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de
información, que el CDP tenga apropiación libre para afectarse, que éste corresponda al No. de
CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado en el sistema
de información. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verifica el Certificado de
Registro Presupuestal (CRP) y revisa que la documentación soporte, el objeto del contrato o
acto administrativo, que este de acuerdo con la definición y clasificación de los gastos y revisa
de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a
la ejecución del mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma
el CRP.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, según lo
solicitado por las otras areas en esta dependencia reposan todos los
documentos soportes para este tramite.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creación de
CRP, ya que el gestor realiza un orden para que presupuesto libere y
revise el tipo de cambio, valor, fecha, nombre del tercero, se libera para
firmas y el gestor la hace firmar y todo se esta llevando mediante
correos que son los que soportan el procedimientos internos ya que se
apruebe o se devuelva la solicitud.
El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago,
los relaciona en el libro registro control documentación para pago, para garantizar el orden
cronológico de la recepción de los documentos recibidos para este trámite. Realiza una revisión
detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago
según la Circular Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos
(contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos soportes. En caso
de encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor
Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la
causación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa Y financiera cumple con el control como
evidencia se puede observar libro de recibo y devoluciones, del
contro de documentacion de pago.
El control se cumple se evidencia oficio Nº 20172230005373 del 20-02-
2017 circular requisitos para pago firmada por gerencia, Subgerente y
Jefe División Financiera, en donde hay cumplimiento del control, se
videncia libro que maneja el asistente de pagos en donde se lleva la
relación de todo lo que se recibe y caso de devolver algún pago o
documento se deja constancia de devolución con la firma de recibido
del gestor contractual.
Para cada solicitud de pago recibida, el Tesorero verifica el cumplimiento de los requisitos según
la Circular Requisitos de Pago según anexo A, las fechas de los documentos incluyendo la cadena
presupuestal, que la factura cumpla los parámetros de ley, la entrada del bien por almacén y
recibo a entera satisfacción cuando sea servicio, declaración de importación y/o formulario
movimientos de mercancías y Certificación de parafiscales actualizados (según aplique). Si la
documentación no está correcta devuelve la solicitud de pago a cuentas por pagar, de lo
contrario procede a generar el archivo plano para el pago, a realizar el pago PSE o firma el
cheque según aplique. Como evidencia del control firma el comprobante de pago.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de financiera emitio circular de pagos que cada dueño de
proceso debe cumplir para que el area finaciera y tesoreria realice
sus gestionen y se cumpla con dicha circular emitida para la entidad.
El control se esta ejecutando y se evidencia cumplimiento de oficio Nº
20172230005373 del 20-02-2017 circular requisitos para pago, se recibe
la documentación con fecha y nombre de quien recibe se lleva libro de
devoluciones según sea el caso, existe sello de recibido, anulado y
pagado que sirve como control de los documentos para pago, los
recibos son firmados por el tesorero se evidencia comprobantes de
pago firmados que reposan en la tesorería.
El Coordinador Administrativo, realiza seguimiento anual a la renovación de pólizas y amparos
para colaboradores del área financiera, que cubren pérdida de recursos financieros de la
tesorería y que ampara pagos indebidos o pérdida de recursos y otra para la toma de decisiones
para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente,
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa reposa las polizas de la entidad en donde se
lleva el control de fechas de estas polizas las cueles son las que
aseguran la entidad en todos los aspectos.
El Coordinador administrativo es el encargado de verificar las pólizas
que cubren perdida de recursos financieros y de amparar pagos
indebidos o perdida de recursos, se evidencia póliza de seguros
modular comercial numero 1000292 con fecha 01-09-2106-01-09-2017
y la póliza RC servidores públicos Nº 2201216004402 con fecha 30 de
agosto del 2016 al 30 de agosto del 2017.
C1 - Demoras en los procesos de pago,
alto volumen de trámites
C1- Trámite de cuentas por pagar no
autorizadas
C4 - Compra de divisas o transferencias
en dólares en condiciones de mercado
desfavorables
R10 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
invertir en operaciones
de Tesorería, compra de
divisas o adquisición de
créditos que vayan en
detrimento de los
intereses de la CIAC
R11 - Cobro o solicitud
de beneficios a terceros
por parte de los
funcionarios de la CIAC,
para el pago de cuentas
de cobro o facturas de
contratistas y
proveedores afectando la
liquidez de la
Corporación
R12 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar pagos o traslados
(dobles, por montos
superiores, injustificados
o sin soporte, cuentas
ficticias).
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
28/02/201728/02/2017
El Tesorero elabora diariamente el informe generado en el sistema de información de estado
diario de fondos y valores, lo compara contra el movimiento bancario diario , y si identifica
diferencias determina sus causas . En caso de presentarse rechazos en el pago, el Tesorero
verifica el motivo y procede a realizar de nuevo el giro mediante transferencia bancaria. Entrega
el informe al Asistente Técnico Contable asignado para la verificación de esta información, quien
compara que lo girado o ingresado corresponda a los comprobantes realizados durante el día. Si
identifica diferencias solicita las aclaraciones o correcciones necesarias a Tesorería. Para el caso
de giro al exterior tanto el Tesorero, como Asistente Técnico de Tesorería y el Asistente Técnico
Contable verifican que los dólares pagados con la tasa pactada corresponda al valor en pesos
registrados. Como evidencia del control el Tesorero firma el informe diario.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Tesorero cumple con el control y emite dichos informes
presentados al Jefe de la division financiera.
El control se realiza y se lleva a diario el cruce de la información y se
genera un consolidado mensual informe de fondos y valores firmado
por el tesorero y el asistente de tesorería, este informe es entregado al
jefe de la división financiera.
El Asistente Técnico Contable, realiza mensualmente el cruce de los extractos bancarios con el
auxiliar de contabilidad, para efectuar el análisis y la generación de la conciliación bancaria. Si se
encuentran partidas sin identificar, se informa el área de Tesorería para realizar la verificación de
ingresos y/o egresos e identificar y registrar las partidas. La conciliación bancaria es firmada por
el Asistente Técnico Contable en calidad de preparador y es revisada posteriormente por el
Contador, quien realiza las observaciones necesarias o solicita aclaraciones y finalmente la firma
en calidad de aprobación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Division Administrativa y Financiera realiza este
control cada mes despúes del cierre contable. El
asistente contable realiza el cruce, genera las
conciliaciones bancarias y se las pasa a la Contadora
quien revisa y cruza con las cuentas, libros auxiliares y
extractos bancarios. Posteriormente son pasados a la
Oficina de Control Interno, para revision. Siempre
queda una copia de conciliaciones en el archivo de
Contabilidad, Tesorería y Control Interno.
El Control se esta realizando y se puede verificar mediante las
conciliaciones que son entregadas a control interno, evidenciando las
firmas de las personas que realizan las verificaciones, anexos de
extractos bancarios y libros auxiliares emitidos por SAP.
El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago,
los relaciona en el libro registro control documentación para pago, para garantizar el orden
cronológico de la recepción de los documentos recibidos para este trámite. Realiza una revisión
detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago
según la Circular Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos
(contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos soportes. En caso
de encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor
Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la
causación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa Y financiera cumple con el control como
evidencia se puede observar libro de recibo y devoluciones, del
contro de documentacion de pago.
El control se cumple se evidencia oficio Nº 20172230005373 del 20-02-
2017 circular requisitos para pago firmada por gerencia, Subgerente y
Jefe División Financiera, en donde hay cumplimiento del control, se
videncia libro que maneja el asistente de pagos en donde se lleva la
relación de todo lo que se recibe y caso de devolver algún pago o
documento se deja constancia de devolución con la firma de recibido
del gestor contractual.
Para cada solicitud de pago recibida, el Tesorero verifica el cumplimiento de los requisitos según
la Circular Requisitos de Pago según anexo A, las fechas de los documentos incluyendo la cadena
presupuestal, que la factura cumpla los parámetros de ley, la entrada del bien por almacén y
recibo a entera satisfacción cuando sea servicio, declaración de importación y/o formulario
movimientos de mercancías y Certificación de parafiscales actualizados (según aplique). Si la
documentación no está correcta devuelve la solicitud de pago a cuentas por pagar, de lo
contrario procede a generar el archivo plano para el pago, a realizar el pago PSE o firma el
cheque según aplique. Como evidencia del control firma el comprobante de pago.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de financiera emitio circular de pagos que cada dueño de
proceso debe cumplir para que el area finaciera y tesoreria realice
sus gestionen y se cumpla con dicha circular emitida para la entidad.
El control se esta ejecutando y se evidencia cumplimiento de oficio Nº
20172230005373 del 20-02-2017 circular requisitos para pago, se recibe
la documentación con fecha y nombre de quien recibe se lleva libro de
devoluciones según sea el caso, existe sello de recibido, anulado y
pagado que sirve como control de los documentos para pago, los
recibos son firmados por el tesorero se evidencia comprobantes de
pago firmados que reposan en la tesorería.
El Coordinador Administrativo, realiza seguimiento anual a la renovación de pólizas y amparos
para colaboradores del área financiera, que cubren pérdida de recursos financieros de la
tesorería y que ampara pagos indebidos o pérdida de recursos y otra para la toma de decisiones
para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente,
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa reposa las polizas de la entidad en donde se
lleva el control de fechas de estas polizas las cueles son las que
aseguran la entidad en todos los aspectos.
El Coordinador administrativo es el encargado de verificar las pólizas
que cubren perdida de recursos financieros y de amparar pagos
indebidos o perdida de recursos, se evidencia póliza de seguros
modular comercial numero 1000292 con fecha 01-09-2106-01-09-2017
y la póliza RC servidores públicos Nº 2201216004402 con fecha 30 de
agosto del 2016 al 30 de agosto del 2017.
El Tesorero elabora diariamente el informe generado en el sistema de información de estado
diario de fondos y valores, lo compara contra el movimiento bancario diario , y si identifica
diferencias determina sus causas . En caso de presentarse rechazos en el pago, el Tesorero
verifica el motivo y procede a realizar de nuevo el giro mediante transferencia bancaria. Entrega
el informe al Asistente Técnico Contable asignado para la verificación de esta información, quien
compara que lo girado o ingresado corresponda a los comprobantes realizados durante el día. Si
identifica diferencias solicita las aclaraciones o correcciones necesarias a Tesorería. Para el caso
de giro al exterior tanto el Tesorero, como Asistente Técnico de Tesorería y el Asistente Técnico
Contable verifican que los dólares pagados con la tasa pactada corresponda al valor en pesos
registrados. Como evidencia del control el Tesorero firma el informe diario.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Tesorero cumple con el control y emite dichos informes
presentados al Jefe de la division financiera.
El control se realiza y se lleva a diario el cruce de la información y se
genera un consolidado mensual informe de fondos y valores firmado
por el tesorero y el asistente de tesorería, este informe es entregado al
jefe de la división financiera.
El Asistente Técnico Contable, realiza mensualmente el cruce de los extractos bancarios con el
auxiliar de contabilidad, para efectuar el análisis y la generación de la conciliación bancaria. Si se
encuentran partidas sin identificar, se informa el área de Tesorería para realizar la verificación de
ingresos y/o egresos e identificar y registrar las partidas. La conciliación bancaria es firmada por
el Asistente Técnico Contable en calidad de preparador y es revisada posteriormente por el
Contador, quien realiza las observaciones necesarias o solicita aclaraciones y finalmente la firma
en calidad de aprobación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Division Administrativa y Financiera realiza este
control cada mes despúes del cierre contable. El
asistente contable realiza el cruce, genera las
conciliaciones bancarias y se las pasa a la Contadora
quien revisa y cruza con las cuentas, libros auxiliares y
extractos bancarios. Posteriormente son pasados a la
Oficina de Control Interno, para revision. Siempre
queda una copia de conciliaciones en el archivo de
Contabilidad, Tesorería y Control Interno.
El Control se esta realizando y se puede verificar mediante las
conciliaciones que son entregadas a control interno, evidenciando las
firmas de las personas que realizan las verificaciones, anexos de
extractos bancarios y libros auxiliares emitidos por SAP.
El aplicativo SAP cuenta con control al acceso, registro y modificación de los datos a través de la
definición de perfiles y roles de acceso al aplicativo, los cuales son aprobados por el Jefe de la
División Administrativa y Financiera.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La División Administrativa y Financiera realiza el control mediante, la
creación de terceros en el Sistema de Información. Esta tarea está
asignada a un sólo funcionario quien verifica la documentación
soporte suministrada por las demás Áreas de la Corporación.
Para la autorización de transacciones, solo lo realiza el Jefe de la
División Administrativa y Financiera, quien revisa el rol y perfil para
poder autorizar transaciones a los usuarios.
El control se cumple llevando un registro del formato F-13-00-6.3-002
Solicitud Creación Roles y Perfiles, que es firmado por el Jefe de
División Financiera el Líder Funcional y el usuario este formato se pasa
al aérea de sistemas para las respectivas autorizaciones.
Para inscribir un nuevo proveedor, el Jefe de la División de Ventas y Servicios verifica los
conceptos Financiero, Jurídico y Técnico elaborados por la División Administrativa y Financiera,
Grupo Jurídico y Oficina de Control Calidad respectivamente (el Técnico únicamente para las
organizaciones que presten servicios de mantenimiento, de entrenamiento técnico y que sean
proveedores de combustible de aviación). Si el Proveedor potencial cumple con los criterios y
verificación definidos en los aspectos jurídicos, financieros y técnicos, da visto bueno en los
conceptos generados y autoriza la creación del proveedor y solicita a través de correo
electrónico a la División Administrativa y Financiera la creación del proveedor como un tercero
en el sistema
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La division de ventas y servicios tiene personal asignado para el
desarrollo del control en dodne se esta efectuando el cumplimiento
revisando con lista de chequeo los requisitos que deben de tener
cada uno de los proveedores que la entidad posee para el desarrollo
de la actividad.
Se realiza verificación del control en donde se identifica que se esta
realizando el cumplimiento evidenciando carpeta del proveedor
Acondiclima Ingeniería y Construcción S.A.S- 200000689, Ruiz
Aerospace Manofacturing Inc 300000159, Damsu SAS-200000133, en
donde se evidencia documentación de cumplimiento de lista de
chequeo documentos proveedores, se evidencia verificación de paginas
de antecedentes como lista clinton, interpol, procuraduría, contraloria,
policía, estados financieros y certificado de capacidades que también
reposa en las carpetas de proveedores.
C1- Trámite de cuentas por pagar no
autorizadas
C2 - Modificación de información
relacionada con montos y/o beneficiarios
de pago
C1 - Solicitud de cotizaciones o estudios
de mercado diseñados a la medida de una
firma o incluyendo restricciones y/o
condiciones innecesarias que favorecen
una firma o empresa particular
R12 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar pagos o traslados
(dobles, por montos
superiores, injustificados
o sin soporte, cuentas
ficticias).
R8 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la compra o contratación
de bienes y/o servicios
en condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio, cantidad,
calidad,
garantía)+G75:G84
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
GESTIÓ
N
LOGÍSTI
CA
GESTIÓ
N
ADMINI
STRATIV
A Y
FINANCI
ERA
28/02/201728/02/2017
El analista de planeación de la División de Ventas semestralmente realiza la evaluación de
proveedores aeronáuticos, a partir de la información recibida de cada Gestor del Grupo
Contractual, relacionada con todas las ordenes contractuales suscritas con proveedores del
sector aeronáutico (que incluye valor de cada orden en pesos y/o dólares según corresponda,
Ítems contratados, Ítems retardados, Ítems en cuarentena e Ítems cancelados). Determina la
calificación de cada proveedor evaluando el cumplimiento contractual y la participación. El
cumplimiento contractual es determinado a partir de la proporción de ítems que presentan
retardo en la entrega, que están en cuarentena y los ítems incumplidos, frente al total de ítems
contratados con cada proveedor; y la participación es determinada a partir de la cantidad de
bienes y servicios entregados a satisfacción dentro del semestre objeto de la evaluación. Los
resultados de la evaluación de proveedores son revisados por el Jefe División de Ventas y
Servicios quien a su vez cita al Comité de Control y Seguimiento del Registro de Proveedores
para poner a consideración los casos más relevantes de la evaluación que afecten la
permanencia de determinado proveedor dentro del registro de proveedores aeronáuticos. El
Comité recomienda las acciones a seguir en cada caso. El Subgerente en calidad de Presidente
del Comité, presenta ante la Gerencia las recomendaciones para la toma de decisiones finales.
Finalmente la Gerencia toma decisiones al respecto e informa al proveedor las acciones de
mejora a seguir para continuar como proveedor aeronáutico. Para todos los proveedores cuya
calificación sea "malo" se cancelará del registro de proveedores. Como evidencia del control se
conserva el informe de evaluación de proveedores, el seguimiento al comportamiento y
desempeño de los proveedores, las actas del Comité de Control y Seguimiento del Registro de
Proveedores.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La division de ventas y servicios realiza el control tiene como
evidencia el acta de socializacion al comité interno de la evaluacion
de proveedores y durante este primer cuatrimestre realizaron
reunion de proveedores en donde se informo a los mismo los
resultados de la vigenca anterior.
Se realiza verificación del informe de evaluación de proveedores con
fecha 17 de febrero 2017, que se presenta a Subgerencia, el
seguimiento al comportamiento y desempeño de los proveedores, las
actas del Comité de Control se evidencia una por lo que se realiza
semestral y Seguimiento del Registro de Proveedores se evidencia por
que se implemento indicador mensual cumplimiento parámetros
establecidos para los asociados de negocios (proveedores) este
indicador fue socializado en la RAE.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad efectúa anualmente auditorías externas a las
organizaciones de mantenimiento y Centros de entrenamiento técnico y proveedores de
combustible que se encuentren inscritos en el MPI. Los resultados de la Auditoría son revisados
por la Gerencia General y el Jefe de la División Ventas y Servicios. En caso de identificar no
conformidades que afecten la prestación del servicio o no cerradas dentro de los tiempos
establecidos, se detiene la contratación con este tipo de proveedores. Como evidencia del
control se conservan los resultados de las auditorías y los oficios con las notificaciones a los
proveedores en caso de ser necesario.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El jefe de aseguramiento de la calidad con la lista de provedores
Aeronautico monta plan de auditoria y realiza la ejecucion de las
mismas.
se esta haciendo el control aseguramiento de calidad es quien se
encarga de realizar la auditoria teniendo en cuenta la lista de
proveedores Aeronáuticos, se genera un memorando al proveedor de
los resultados de de la auditoria que son enviados al proveedor para el
plan de acción se comunica a contractual los resultados, se realiza
seguimiento a estas No conformidades para validar el cumplimiento y
de esta manera se esta cumpliendo con el control.
Para cada compra o contratación de bienes y servicios (diferente de misionales) el Jefe del área
solicitante realiza la verificación de las condiciones de mercado en lo relativo a precios y
proveedores. Esto se realiza a través de uno o varios de los siguientes mecanismos: Revisión de
archivos históricos, Solicitud de Estudio de Mercado sin obligación de compra, dirigida a por lo
menos dos (2) proveedores que puedan suplir el Requerimiento y/o Verificación mediante
cualquier medio (diferente a los anteriormente mencionados), de las condiciones de mercado
para el bien y/o servicio a requerir. Cuando no aplique la verificación de las condiciones de
mercado (excepciones según lo establecido en el manual de contratación), se deja evidencia de
la excepción en el cuadro comparativo. Una vez realizado el estudio de mercado se prepara el
estudio de conveniencia (ECO) y se entrega la documentación al Gestor contractual.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion.
Se verifico carpetas Video Corporativo Diente de Leon, contrato
numero 4500001504-Planeacion, con fecha 18-04-2017, Servicio de
empaste libros área Financiera 4500001508 Administrativa, con fecha
19-04-2017,compra suministro cafetería y aseo contrato 4500001395
Administrativa, se evidencia que están los respectivos estudios de
mercado, las cotizaciones a los proveedores, se evidencia el
requerimiento o necesidad del cliente.
Una vez recibida la solicitud de compra del área misional, el Gestor Contractual verifica que esté
debidamente aprobada y con el detalle requerido, de lo contrario devuelve la solicitud. Si la
solicitud está completa y aprobada, procede a solicitar ofertas y elabora formato “cuadro
comparativo” teniendo en cuenta: precio, condición del elemento, garantía y plazo entrega,
forma de pago y recomienda la mejor oferta detallando las razones de la selección si procede de
acuerdo a la modalidad de contratación. Para elementos que requieran concepto técnico, se
solicita a los asesores técnicos de la Corporación, quienes mediante escrito dejan constancia de
los factores de selección utilizados. Se presenta al Jefe de la División de Ventas y Servicios, quien
realiza junto con el gestor contractual el análisis de las ofertas más favorables para elementos de
características similares y de igual condición. Una vez realizado el análisis el Jefe firma el cuadro
comparativo con la opción seleccionada. El Jefe de División Ventas y Servicios revisa el cuadro
comparativo elaborado por el Gestor Contractual, verificando que se incluyan los materiales
solicitados dentro del requerimiento teniendo en cuenta precio, condición del elemento,
garantía y plazo entrega, forma de pago. Revisa la recomendación del Gestor sobre la mejor
oferta y las razones de acuerdo a la modalidad de contratación. Si identifica que es necesario
realizar modificaciones solicita los cambios correspondientes al Gestor Contractual y
posteriormente aprueba el cuadro comparativo.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion, y cuando las solicitudes se
denben devolver se lleva un control mediante libro que reposa en el
area contractual.
Se realiza verificación de carpetas en donde se evidenciar cumplimiento
del control en ellas reposan las fichas técnicas y requerimientos
exigidos al proveedor carpetas evidenciadas 4500001395-
Administrativa, compra suministro cafetería y aseo, 4500001135,
4500001141 Administrativa compra Elementos para botiquines y
protección personal con fecha 23-01-2017 y 24-01-2017.
El Coordinador de Grupo Contractual verifica que las solicitudes de compra estén aprobadas y
avaladas por el Jefe del área y que se haya realizado el estudio de mercado verificando en el
estudio de conveniencia la documentación soporte (comunicaciones enviadas a los posibles
proveedores, cuadro comparativo del estudio de mercado y el certificado de disponibilidad
presupuestal). Si identifica inconsistencias o documentos faltantes devuelve los documentos al
área solicitante con las observaciones correspondientes. En caso contrario autoriza la
generación del contrato u orden de compra y deja visto bueno en la solicitud.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion, y cuando las solicitudes se
denben devolver se lleva un control mediante libro que reposa en el
area contractual, toda la documentacion anexa para estas solicitudes
son verificadas por el gestor contractual quenes son los ejecutores
fianles del proceso de contratacion.
Este control se realiza y se ejecuta se puede evidenciar que cuando se
trae la documentación al área contractual y el coordinador o Jefe de
ventas y servicios la revisa dejando constancia de recibido y se asigna el
contrato al respectivo gestor, es una verificación de documentos que
cumplan con el manual de contratación.
Previo a la suscripción (firma) de la orden de compra, el Gestor Contractual revisa la certificación
de pago de aportes parafiscales del proveedor, si identifica inconsistencias solicita sea allegada
la certificación correcta. Una vez elaborada la orden de compra y/o suministro, es revisada por
el Asesor Jurídico Contractual, (procesos iguales o superiores a los 100 SMLMV) quien verifica
que el proveedor tenga las pólizas correspondientes, que no tenga impedimentos, que no tenga
una evaluación negativa que le impida ser contratado, que el representante legal esté facultado
para suscribir la orden. Si identifica inconsistencias las notifica al área de Contratación de lo
contrario emite oficio con su concepto favorable para suscribir la orden de compra.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de ventas y servicios realiza el control y el area juridica es el
apoyo de las revision primaria para la revision de polizas de todo tipo
de contrato que esta area emite.
Si se tiene ejecución del control ya que el área de jurídica emite los
comunicados internos al área de contratación para continuar con el
proceso ya que son ellos los que verifican las pólizas y sin el aval de
ellos no se procede a contratar.
El Jefe de la División de Ventas y Servicios revisa la orden de compra que es generada en el
sistema de acuerdo con la proforma establecida que contiene una serie de cláusulas e
información mínima pre definidas. Verifica el valor correcto, el consecutivo, número de pedido,
el proveedor correcto, fecha de la orden, material solicitado y firma del Gestor Contractual,
contra el cuadro comparativo y que los valores en la cotización, cuadro comparativo y orden de
compra coincidan. Si identifica errores la devuelve al Gestor Contractual de lo controlaría avala y
firma la orden de compra y diligencia archivo de control de ordenes de compra. Posteriormente
la orden es revisada por el Ordenador del Gasto según delegación y una vez firmada se remite
para aceptación del proveedor. Si alguno de estos revisores identifica errores o inconsistencias,
informa al Gestor Contractual quien realiza las modificaciones necesarias antes de pasar la orden
a la siguiente instancia de revisión y aprobación. Para la contratación de bienes y servicios en los
que se requiere formalidades plenas con clausulados específicos, el contrato es elaborado por
un funcionario del área jurídica y revisado y aprobado por el Asesor o por el Coordinador
Jurídico y posteriormente aprobado por el Jefe de la División Ventas y Servicios y Ordenador del
gasto.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de ventas y servicios realiza el control y el area juridica es el
apoyo de las revision primaria para la revision de polizas, contrato y
condiciones de clausulado de todo tipo de contrato que esta area
emite.
El control se efectuando y se evidencia en los contratos que están
firmados y verificados por el jefe de la división quien hace las veces del
ordenador del gasto, se revisa en SAP las ordenes de servicio, el CDP, el
nombre del Proveedor y se procede a firmar después de las
verificaciones contra sistema.
C1 - Solicitud de cotizaciones o estudios
de mercado diseñados a la medida de una
firma o incluyendo restricciones y/o
condiciones innecesarias que favorecen
una firma o empresa particularR8 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la compra o contratación
de bienes y/o servicios
en condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio, cantidad,
calidad,
garantía)+G75:G84
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
LOGÍSTI
CA
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
El Jefe de la División Ventas y Servicios mensualmente revisa y analiza los resultados del
indicador de entrega de acuerdo con prioridades y comportamiento de cuarentenas,
comparando los resultados contra la meta establecida. Cuando se identifican desviaciones con
respecto a la meta establecida, se identifican las causas de las demoras y las acciones de mejora
a seguir para cumplir la meta establecida. Trimestralmente se revisa el cumplimiento del
indicador en el Comité Directivo y con la Gerencia quienes revisan los resultados del indicador
así como la pertinencia de las acciones de mejora establecidas. Como evidencia del control, se
conserva el resultado mensual del indicador y se documenta el análisis trimestralmente en el
documento hoja de vida del indicador.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
el area de ventas y servicios realiza el control en la RAE se emite los
resultados y seguimientos de este control.
Este control se realiza y se evidencia el indicador mensual que se envía
a planeación y trimestral mente se tiene como evidencia las hojas de
vida del indicador que son presentados en la RAE en 3 de mayo del
2017.
Indicador de seguimiento de ejecución presupuestal en funcionamiento, ya definido con el
objetivo de monitorear que las áreas realicen sus solicitudes de compra con mayor oportunidad. x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de presupuesto y contractual cumplen con esta actividad
dando cumplimeinto al control, en donde se cominican internamente
al cierre contable para gestionar la ejecucion presupestal y las
cuentas ´por pagar.
El control se ve evidencia cuando el área financiera solicita a todas las
áreas la justificación de los saldos Existentes por CDP, en el caso de
contractual se lleva una tabla de seguimiento en donde los gestores
verifican contra SAP, los saldos pendientes por Cerrar y las
Observaciones de los que se encuentran abiertos.
Para inscribir un nuevo proveedor, el Jefe de la División de Ventas y Servicios verifica los
conceptos Financiero, Jurídico y Técnico elaborados por la División Administrativa y Financiera,
Grupo Jurídico y Oficina de Control Calidad respectivamente (el Técnico únicamente para las
organizaciones que presten servicios de mantenimiento, de entrenamiento técnico y que sean
proveedores de combustible de aviación). Si el Proveedor potencial cumple con los criterios y
verificación definidos en los aspectos jurídicos, financieros y técnicos, da visto bueno en los
conceptos generados y autoriza la creación del proveedor y solicita a través de correo
electrónico a la División Administrativa y Financiera la creación del proveedor como un tercero
en el sistema.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La division de ventas y servicios tiene personal asignado para el
desarrollo del control en dodne se esta efectuando el cumplimiento
revisando con lista de chequeo los requisitos que deben de tener
cada uno de los proveedores que la entidad posee para el desarrollo
de la actividad.
Se realiza verificación del control en donde se identifica que se esta
realizando el cumplimiento evidenciando carpeta del proveedor
Acondiclima Ingeniería y Construcción S.A.S- 200000689, Ruiz
Aerospace Manofacturing Inc 300000159, Damsu SAS-200000133, en
donde se evidencia documentación de cumplimiento de lista de
chequeo documentos proveedores, se evidencia verificación de paginas
de antecedentes como lista clinton, interpol, procuraduría, contraloria,
policía, estados financieros y certificado de capacidades que también
reposa en las carpetas de proveedores.
El analista de planeación de la División de Ventas semestralmente realiza la evaluación de
proveedores aeronáuticos, a partir de la información recibida de cada Gestor del Grupo
Contractual, relacionada con todas las ordenes contractuales suscritas con proveedores del
sector aeronáutico (que incluye valor de cada orden en pesos y/o dólares según corresponda,
Ítems contratados, Ítems retardados, Ítems en cuarentena e Ítems cancelados). Determina la
calificación de cada proveedor evaluando el cumplimiento contractual y la participación. El
cumplimiento contractual es determinado a partir de la proporción de ítems que presentan
retardo en la entrega, que están en cuarentena y los ítems incumplidos, frente al total de ítems
contratados con cada proveedor; y la participación es determinada a partir de la cantidad de
bienes y servicios entregados a satisfacción dentro del semestre objeto de la evaluación. Los
resultados de la evaluación de proveedores son revisados por el Jefe División de Ventas y
Servicios quien a su vez cita al Comité de Control y Seguimiento del Registro de Proveedores
para poner a consideración los casos más relevantes de la evaluación que afecten la
permanencia de determinado proveedor dentro del registro de proveedores aeronáuticos. El
Comité recomienda las acciones a seguir en cada caso. El Subgerente en calidad de Presidente
del Comité, presenta ante la Gerencia las recomendaciones para la toma de decisiones finales.
Finalmente la Gerencia toma decisiones al respecto e informa al proveedor las acciones de
mejora a seguir para continuar como proveedor aeronáutico. Para todos los proveedores cuya
calificación sea "malo" se cancelará del registro de proveedores. Como evidencia del control se
conserva el informe de evaluación de proveedores, el seguimiento al comportamiento y
desempeño de los proveedores, las actas del Comité de Control y Seguimiento del Registro de
Proveedores.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La division de ventas y servicios realiza el control tiene como
evidencia el acta de socializacion al comité interno de la evaluacion
de proveedores y durante este primer cuatrimestre realizaron
reunion de proveedores en donde se informo a los mismo los
resultados de la vigenca anterior.
Se realiza verificación del informe de evaluación de proveedores con
fecha 17 de febrero 2017, que se presenta a Subgerencia, el
seguimiento al comportamiento y desempeño de los proveedores, las
actas del Comité de Control se evidencia una por lo que se realiza
semestral y Seguimiento del Registro de Proveedores se evidencia por
que se implemento indicador mensual cumplimiento parámetros
establecidos para los asociados de negocios (proveedores) este
indicador fue socializado en la RAE.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad efectúa anualmente auditorías externas a las
organizaciones de mantenimiento y Centros de entrenamiento técnico y proveedores de
combustible que se encuentren inscritos en el MPI. Los resultados de la Auditoría son revisados
por la Gerencia General y el Jefe de la División Ventas y Servicios. En caso de identificar no
conformidades que afecten la prestación del servicio o no cerradas dentro de los tiempos
establecidos, se detiene la contratación con este tipo de proveedores. Como evidencia del
control se conservan los resultados de las auditorías y los oficios con las notificaciones a los
proveedores en caso de ser necesario.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Cordinador de aseguramiento de la calidad teniendo encuenta la
lista de proveedores establece plan de auditorias Externas de
aquellos ´proveedores que son necesarios verificar para el buen
funcionamiento de lo requerido por la entidad, esta Oficina se
encarga de ejecutarlo y de emitir los informes que son verificados por
la gerencia a quein se le comunica las no conformidades de cada
proveedor en dodne la gerencia da vsito bueno y luego se comunica
al porveedor auditado dando pautas y solicitando el pplan de accion,
que cmo oficina tambien le realiza el seguimiento y el cierre efectivo
de los hallazgos.
se esta haciendo el control aseguramiento de calidad es quien se
encarga de realizar la auditoria teniendo en cuenta la lista de
proveedores Aeronáuticos, se genera un memorando al proveedor de
los resultados de de la auditoria que son enviados al proveedor para el
plan de acción se comunica a contractual los resultados, se realiza
seguimiento a estas No conformidades para validar el cumplimiento y
de esta manera se esta cumpliendo con el control.
Para cada compra o contratación de bienes y servicios (diferente de misionales) el Jefe del área
solicitante realiza la verificación de las condiciones de mercado en lo relativo a precios y
proveedores. Esto se realiza a través de uno o varios de los siguientes mecanismos: Revisión de
archivos históricos, Solicitud de Estudio de Mercado sin obligación de compra, dirigida a por lo
menos dos (2) proveedores que puedan suplir el Requerimiento y/o Verificación mediante
cualquier medio (diferente a los anteriormente mencionados), de las condiciones de mercado
para el bien y/o servicio a requerir. Cuando no aplique la verificación de las condiciones de
mercado (excepciones según lo establecido en el manual de contratación), se deja evidencia de
la excepción en el cuadro comparativo. Una vez realizado el estudio de mercado se prepara el
estudio de conveniencia (ECO) y se entrega la documentación al Gestor contractual.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion.
Se verifico carpetas Video Corporativo Diente de Leon, contrato
numero 4500001504-Planeacion, con fecha 18-04-2017, Servicio de
empaste libros área Financiera 4500001508 Administrativa, con fecha
19-04-2017,compra suministro cafetería y aseo contrato 4500001395
Administrativa, se evidencia que están los respectivos estudios de
mercado, las cotizaciones a los proveedores, se evidencia el
requerimiento o necesidad del cliente.
Una vez recibida la solicitud de compra del área misional, el Gestor Contractual verifica que esté
debidamente aprobada y con el detalle requerido, de lo contrario devuelve la solicitud. Si la
solicitud está completa y aprobada, procede a solicitar ofertas y elabora formato “cuadro
comparativo” teniendo en cuenta: precio, condición del elemento, garantía y plazo entrega,
forma de pago y recomienda la mejor oferta detallando las razones de la selección si procede de
acuerdo a la modalidad de contratación. Para elementos que requieran concepto técnico, se
solicita a los asesores técnicos de la Corporación, quienes mediante escrito dejan constancia de
los factores de selección utilizados. Se presenta al Jefe de la División de Ventas y Servicios, quien
realiza junto con el gestor contractual el análisis de las ofertas más favorables para elementos de
características similares y de igual condición. Una vez realizado el análisis el Jefe firma el cuadro
comparativo con la opción seleccionada. El Jefe de División Ventas y Servicios revisa el cuadro
comparativo elaborado por el Gestor Contractual, verificando que se incluyan los materiales
solicitados dentro del requerimiento teniendo en cuenta precio, condición del elemento,
garantía y plazo entrega, forma de pago. Revisa la recomendación del Gestor sobre la mejor
oferta y las razones de acuerdo a la modalidad de contratación. Si identifica que es necesario
realizar modificaciones solicita los cambios correspondientes al Gestor Contractual y
posteriormente aprueba el cuadro comparativo.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion, y cuando las solicitudes se
denben devolver se lleva un control mediante libro que reposa en el
area contractual.
Se realiza verificación de carpetas en donde se evidenciar cumplimiento
del control en ellas reposan las fichas técnicas y requerimientos
exigidos al proveedor carpetas evidenciadas 4500001395-
Administrativa, compra suministro cafetería y aseo, 4500001135,
4500001141 Administrativa compra Elementos para botiquines y
protección personal con fecha 23-01-2017 y 24-01-2017.
El Coordinador de Grupo Contractual verifica que las solicitudes de compra estén aprobadas y
avaladas por el Jefe del área y que se haya realizado el estudio de mercado verificando en el
estudio de conveniencia la documentación soporte (comunicaciones enviadas a los posibles
proveedores, cuadro comparativo del estudio de mercado y el certificado de disponibilidad
presupuestal). Si identifica inconsistencias o documentos faltantes devuelve los documentos al
área solicitante con las observaciones correspondientes. En caso contrario autoriza la
generación del contrato u orden de compra y deja visto bueno en la solicitud.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control se cumple para la entidad ya que los diferentes Dueños de
proceso los cuales son los que cumplen el control realizan sus
estudios de mercado y se pasan al area contractual para el
procedimiento interno de contratacion, y cuando las solicitudes se
denben devolver se lleva un control mediante libro que reposa en el
area contractual, toda la documentacion anexa para estas solicitudes
son verificadas por el gestor contractual quenes son los ejecutores
fianles del proceso de contratacion.
Este control se realiza y se ejecuta se puede evidenciar que cuando se
trae la documentación al área contractual y el coordinador o Jefe de
ventas y servicios la revisa dejando constancia de recibido y se asigna el
contrato al respectivo gestor, es una verificación de documentos que
cumplan con el manual de contratación.
C2 - Uso del mecanismo de compra
urgente para compras no planeadas (que
no implican urgencia)
C3 - Adjudicación a compañías de papel,
creadas específicamente para la
adjudicación de un contrato específico,
que no cuentan con la experiencia o
trayectoria necesaria
C4 - Adulteración o modificación de la
documentación soporte (cotizaciones,
ofertas)
R8 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la compra o contratación
de bienes y/o servicios
en condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio, cantidad,
calidad,
garantía)+G75:G84
R8 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la compra o contratación
de bienes y/o servicios
en condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio, cantidad,
calidad, garantía)
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
LOGÍSTI
CA
GESTIÓ
N
LOGÍSTI
CA
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
Previo a la suscripción (firma) de la orden de compra, el Gestor Contractual revisa la certificación
de pago de aportes parafiscales del proveedor, si identifica inconsistencias solicita sea allegada
la certificación correcta. Una vez elaborada la orden de compra y/o suministro, es revisada por
el Asesor Jurídico Contractual, (procesos iguales o superiores a los 100 SMLMV) quien verifica
que el proveedor tenga las pólizas correspondientes, que no tenga impedimentos, que no tenga
una evaluación negativa que le impida ser contratado, que el representante legal esté facultado
para suscribir la orden. Si identifica inconsistencias las notifica al área de Contratación de lo
contrario emite oficio con su concepto favorable para suscribir la orden de compra.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de ventas y servicios realiza el control y el area juridica es el
apoyo de las revision primaria para la revision de polizas de todo tipo
de contrato que esta area emite.
Si se tiene ejecución del control ya que el área de jurídica emite los
comunicados internos al área de contratación para continuar con el
proceso ya que son ellos los que verifican las pólizas y sin el aval de
ellos no se procede a contratar, se tiene en cuenta el procedimeinto
interno de contratacion que da parametros y montos de cumplimiento
para exigir las polizas.
El Gestor Contractual verifica el incoming inspection y vale de entrada, revisa que se haya
recibido el bien según lo requerido y reporta la llegada del material al supervisor técnico quien
revisa la recepción del bien y firma la factura y la entrada. Si el Supervisor no permancece en las
instalaciones de la CIAC, el Gestor Contractual firma la factura para iniciar el trámite de pago.
Para bienes tangibles que no hacen tránsito por almacén y que son recibidos físicamente fuera
de las instalaciones principales de la CIAC, el responsable revisa el bien recibido y elabora el acta
de recibo a satisfacción. El Gestor Contractual adicionalmente actualiza la matriz de seguimiento
contractual para cada elemento o bien recibo, incluyendo fecha, número de incoming y vale de
entrada, fecha de nacionalización, número de factura, fecha de factura, fecha de pago, tasa a la
que se pagó, si ya se facturó al cliente así como todas las novedades que haya presentado el bien
(si estuvo en cuarentena, retardado o cancelado el ítem). En caso que algún elemento quede en
cuarentena, el Gestor Contractual inicia las acciones necesarias para sacar el bien de esta
condición, realizando seguimiento por vía telefónica o correo electrónico con el proveedor.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de almacen es quien ejecuta el control
El control se esta llevando por parte de cada gestor contractual quienes
llevan el registro de las ordenes de los respectivos contratos que estén
así cargo, en donde se pudo identificar, seguimiento contractual para
cada elemento o bien recibo, incluyendo fecha, número de incoming y
vale de entrada, fecha de nacionalización, número de factura, fecha de
factura, fecha de pago, tasa a la que se pagó, si ya se facturó al cliente
así como todas las novedades que haya presentado el bien
El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago,
registra la solicitud de pago en el libro registro control documentación para pago, para garantizar
el orden cronológico de en el trámite de pagos. Realiza una revisión detallada de la
documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la
Circular Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos
(contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos soportes,
incluyendo recibo a satisfacción, entrada de almacén o informe del supervisor. En caso de
encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor
Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la
causación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa Y financiera cumple con el control como
evidencia se puede observar libro de recibo y devoluciones, del
contro de documentacion de pago.
Se evidencia en contractual libro donde se registra control
documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de en el
trámite de pagos, este control lo lleva ambas áreas mediante el libro de
minuta.
El Supervisor, Interventor y/o Gestor Contractual asignado a cada Contrato realizan seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable, y/o jurídico sobre el cumplimiento del objeto del
contrato (según aplique). Como parte del seguimiento al contrato se adelantan entre otras las
siguientes actividades: Verificación del cumplimiento en su totalidad con los requisitos de
ejecución del contrato antes de su inicio, verificación de afiliación y aportes al Sistema Integral
de Seguridad Social, revisión de los informes de ejecución del contrato emitidos por el
contratista, elaboración junto con el contratista de las actas de inicio del contrato, actas
parciales de ejecución y de liquidación del contrato, expedición de certificaciones sobre la
ejecución del contrato y suscripción de las actas de recibo a satisfacción del objeto contractual
junto con el contratista y el ordenador del gasto competente, vigilancia del cumplimiento de los
plazos contractuales, vigencia del contrato, amparos de las garantías. Como evidencia del
control se conserva la documentación soporte de las verificaciones realizadas por el supervisor,
los informes de supervisión de contrato y de igual forma avala con su firma la factura o cuenta
de cobro correspondiente al valor de los bienes o servicios adquiridos, ya sea que se trate de
entregas parciales o el pago total del contrato.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El gestor realiza los informes en odne da cumplimiento a lo
establecido en el control.
Se esta ejecutando el control se evidencia las verificaciones del
supervisor son informes que reposan en los contratos con las firmas y
avalan la factura correspondiente al valor del bien o servicio.
El Gestor Contractual verifica el incoming inspection y vale de entrada, revisa que se haya
recibido el bien según lo requerido y reporta la llegada del material al supervisor técnico quien
revisa la recepción del bien y firma la factura y la entrada. Si el Supervisor no permancece en las
instalaciones de la CIAC, el Gestor Contractual firma la factura para iniciar el trámite de pago.
Para bienes tangibles que no hacen tránsito por almacén y que son recibidos físicamente fuera
de las instalaciones principales de la CIAC, el responsable revisa el bien recibido y elabora el acta
de recibo a satisfacción. El Gestor Contractual adicionalmente actualiza la matriz de seguimiento
contractual para cada elemento o bien recibo, incluyendo fecha, número de incoming y vale de
entrada, fecha de nacionalización, número de factura, fecha de factura, fecha de pago, tasa a la
que se pagó, si ya se facturó al cliente así como todas las novedades que haya presentado el bien
(si estuvo en cuarentena, retardado o cancelado el ítem). En caso que algún elemento quede en
cuarentena, el Gestor Contractual inicia las acciones necesarias para sacar el bien de esta
condición, realizando seguimiento por vía telefónica o correo electrónico con el proveedor.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de almacen es quien ejecuta el control
El gestor contractual cuando llega los bienes verifica lo solicitado según
orden generada en SAP, se evidencia matriz de seguimiento que es
llevada por cada gestor en donde se puede verificar nombre del
elemento, fecha, valor, vale de entrada, fecha de nacionalización,
numero de factura, fecha de pago, tasa, si el elemento por algún motivo
esta en cuarentena también se puede llevar el control y seguimiento en
estas matrices que lleva cada gestor.
El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago,
registra la solicitud de pago en el libro registro control documentación para pago, para garantizar
el orden cronológico de en el trámite de pagos. Realiza una revisión detallada de la
documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la
Circular Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos
(contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos soportes,
incluyendo recibo a satisfacción, entrada de almacén o informe del supervisor. En caso de
encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor
Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la
causación.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area administrativa Y financiera cumple con el control como
evidencia se puede observar libro de recibo y devoluciones, del
contro de documentacion de pago.
Se evidencia en contractual libro donde se registra control
documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de en el
trámite de pagos, este control lo lleva ambas áreas mediante el libro de
minuta.
Para cada solicitud de pago recibida, el Tesorero verifica el cumplimiento de los requisitos según
la Circular Requisitos de Pago según anexo A, las fechas de los documentos incluyendo la cadena
presupuestal, que la factura cumpla los parámetros de ley, la entrada del bien por almacén y
recibo a entera satisfacción cuando sea servicio, declaración de importación y/o formulario
movimientos de mercancías y Certificación de parafiscales actualizados (según aplique). Si la
documentación no está correcta devuelve la solicitud de pago a cuentas por pagar, de lo
contrario procede a generar el archivo plano para el pago, a realizar el pago PSE o firma el
cheque según aplique. Como evidencia del control firma el comprobante de pago.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de financiera emitio circular de pagos que cada dueño de
proceso debe cumplir para que el area finaciera y tesoreria realice
sus gestionen y se cumpla con dicha circular emitida para la entidad.
Se evidencia en contractual libro donde se registra control
documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de en el
trámite de pagos, este control lo lleva ambas áreas mediante el libro de
minuta.
C4 - Adulteración o modificación de la
documentación soporte (cotizaciones,
ofertas)
C5 - Dueños de proceso, interventores,
supervisores o gestores de contratos
laxos y que no verifican el cumplimiento a
cabalidad del objeto de la compra o
contratación.
C6 - Realizar Compras ficticias (sin recibir
el bien o servicio)
R8 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la compra o contratación
de bienes y/o servicios
en condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio, cantidad,
calidad, garantía)
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
LOGÍSTI
CA
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
Para la contratación de personal por prestación de servicios, el Coordinador (a) del Grupo de
Gestión de Talento Humano, verifica que en la entidad no existe personal de planta disponible,
para desarrollar la actividad objeto de la necesidad. Para esto revisa contra el manual de
funciones y requisitos que ningún funcionario de planta tenga las mismas obligaciones que se
están solicitando para vincular el personal contratista. En caso de identificar personal de planta
disponible no autoriza la contratación de lo contrario autoriza la contratación y formaliza su
autorización mediante firma del formato de Solicitud de contratación de servicios profesionales,
técnicos y/o asistenciales. Una vez aprobada la necesidad El Gerente General o Subgerente
autoriza la contratación por prestación de servicios, para lo cuál El Jefe o Coordinador de
División, Área, Oficina o Grupo, justifica ante esta instancia la necesidad de contratación. Las
justificación de la necesidad queda plasmada en el formato de Solicitud de contratación de
servicios profesionales, técnicos y/o asistenciales.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El control es ejercido por el area de talento humano, pero cada lider
de proceso esta contribuyendo en las necesidades y funciones que
necitan para el buen funcionamiento de las actividades que deben
desempeñar el personal existente.
Se realiza verificación de la carpeta Fonseca camargo Leonardo con
fecha de ingreso 18-04-2017, Aldana Garcia Lesly Jurany fecha de
ingreso 03-04-2017, Jaime Alfonso Pedraza Pedraza 15-03-2017,
Salamanca Abril Jose Albeiro 09-02-2017, Paez Vargas David Camilo 01-
02-2017, Lozano Higuera Zoraya, Enero del 2017, Tonuzco Escobar Kevin
Stiven enero 2017, se puede verificar justificación de la necesidad del
cargo, queda plasmada en el formato de Solicitud de contratación de
servicios profesionales, técnicos y/o asistenciales, se evidencia
cumplimiento de los documentos.
Una vez surja la vacante para personal de planta, el Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina
o Grupo, elabora el formato requerimiento de personal haciendo la solicitud de inicio del
proceso de selección y vinculación. El Coordinador (a) del Grupo de Gestión de Talento Humano
verifica que el cargo solicitado esté contemplado en el Manual de Funciones y Requisitos de la
CIAC y que la vacante no esté ocupada por personal ya contratado. Como evidencia de su
verificación y aprobación firma el formato de requerimiento de personal, posteriormente el
formato es entregado a la Gerencia General para su aprobación o firma. Una vez aprobado se
publica la vacante en la página web indicando las fechas establecidas para el proceso de
selección.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano cumple con el control realizan ejecucion
del manual de contratacion de la CIAC.
Se realiza verificación de carpetas del personal de planta que ha
ingresado Doncel del rio Edilberto, 01-02-2017 y muñoz muñoz Adriana
del pilar 01-02-2017 se evidencia documentos físicos que reposan en
carpeta en donde se puede consultar contrato y formatos que son
exigidos para la contratación, se verifico que si se pusieron los avisos en
la pahina web, la contratista profesional en psicología es quien maneja
carpeta con el proceso de selección.
El Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo o encargado para cada proceso de
selección realiza la valoración técnica del aspirante (aplicación de pruebas técnicas cuando se
requiera y entrevista) y emite el concepto cuantitativo y cualitativo en el formato de Entrevista
(después de entrevistado el candidato). Por su parte el profesional en Psicología realiza la
aplicación de pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica y registra los resultados en el
formato de Entrevista. Posteriormente, el Gerente General y/o Subgerente realiza la entrevista
al aspirante e informan al profesional en Psicología que candidato ha sido seleccionado y firman
el formato de entrevista indicando la decisión tomada. Finalmente para las vacantes publicadas
en la página web, el profesional en Psicología consolida el resultado de las pruebas, la
entrevista psicológica y anexa los resultados originales de las pruebas de conocimiento, el
concepto cuantitativo y cualitativo en el Formato de Entrevista de Consolidación de Resultados
y lo publica en la página web. Como evidencia del control se conserva el Formato de Entrevista
diligenciado así como el Formato de Consolidación de Resultados (cuando aplique).
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano se realiza ejecucion del control teniendo
encuenta el procedimiento interno de contratacion.
El control se cumple, se revisan carpetas de personal de planta que
ingreso en este cuatrimestre y se identifico todo el proceso de
selección, es importante a clarar que a los contratistas se les puede
aplicar contratación directa según manual de contratación de la CIAC
S.A.
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano se realiza ejecucion del control teniendo
encuenta el procedimiento interno de contratacion.
El control se esta realizando se evidencia que se lleva carpeta Digital
del señor Cortina San Juan Hernan, Calvo Lopez Carlos, Rodriguez
Saldarriaga Maria Angelica, Ríos Mahecha Luis Hernando, Valbuena
Espinosa Ramon Alberto, documentos revisados cedula, certificaciones
a eps, certificado de antecedentes como los de policía, contraloria,
procuraduria, rut, libreta militar, certificaciones laborales, certificados
de estudios, físico se evidencia carpeta archivada con la hoja de vida
bajo el formato de DAFP, Declaración juramentada DAFP donde conste
la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de
confidencialidad CIAC S.A. se evidencia lista de chequeo diligenciada, en
digital también se evidencio matricula profesional a quien la aplique, se
recomienda actualizar el control referente al formato de estudio de
seguridad, ya que la CIAC ya realizo formato propio y para este
cuatrimestre ya se empezó a utilizar.
C3 - Vincular personal adjuntando
documentación falsa y/o adulterada
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano se realiza ejecucion del control teniendo
encuenta el procedimiento interno de contratacion.
El control se esta realizando se evidencia que se lleva carpeta Digital
del señor Cortina San Juan Hernan, Calvo Lopez Carlos, Rodriguez
Saldarriaga Maria Angelica, Ríos Mahecha Luis Hernando, Valbuena
Espinosa Ramon Alberto, documentos revisados cedula, certificaciones
a eps, certificado de antecedentes como los de policía, contraloria,
procuraduria, rut, libreta militar, certificaciones laborales, certificados
de estudios, físico se evidencia carpeta archivada con la hoja de vida
bajo el formato de DAFP, Declaración juramentada DAFP donde conste
la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de
confidencialidad CIAC S.A. se evidencia lista de chequeo diligenciada, en
digital también se evidencio matricula profesional a quien la aplique, se
recomienda actualizar el control referente al formato de estudio de
seguridad, ya que la CIAC ya realizo formato propio y para este
cuatrimestre ya se empezó a utilizar.
C2 -Vincular personal de planta o
contratistas sin cumplir con las
competencias y requisitos establecidos
para el cargo (no idóneas) o con
remuneración superior al del perfil del
candidato
C1 - Vincular personal para cargos no
necesarios, no establecidos y/o no
autorizados en la planta de personal
R10 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la vinculación y/o
promoción de personal
en la entidad sin cumplir
con los perfiles y
requisitos establecidos
para el cargo
(competencia,
experiencia, nivel
educativo)
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
HUMAN
A
28/02/201728/02/2017
C4 - Promoción de personal que no posea
las competencias y requisitos para el
nuevo cargo
Cada vez que se va a realizar la promoción de personal, el Gerente General revisa la justificación
para realizar la promoción de acuerdo con la solicitud presentada por el Jefe o Coordinador de
División, Área, Oficina o Grupo. Revisa la argumentación de si el candidato a ser promovido
posee las competencias técnicas, tecnológicas y la capacitación idónea para el cargo al cual se
aspira y requisitos para el cargo que se encuentre vacante. Si el Gerente General no da su aval
no continúa el análisis para la promoción. Si el Gerente General da su aval da el visto bueno a la
solicitud. Una vez se tiene el visto bueno de Gerencia, el Jefe o Coordinador de Talento Humano,
revisa la evaluación anual del aspirante para corroborar el desempeño laboral, verifica el
cumplimiento de requisitos del perfil de la vacante por parte del aspirante, la capacitación
requerida, las competencias técnicas y tecnológicas, la experiencia requerida a nivel de cargos
establecida en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias y revisa que no presente
antecedentes de acuerdo con el informe de antecedentes disciplinarios emitido por la Oficina
de Control Interno Disciplinario. Una vez realizada la verificación genera concepto señalando la
viabilidad o no para la promoción. Si el concepto del Jefe o Coordinador de Talento Humano, no
resulta favorable, se envía copia de este estudio al funcionario postulado explicando los motivos
del porque no se puede promocionar. Si el concepto es favorable, el Jefe o Coordinador de
Talento Humano realiza la minuta de modificación al contrato laboral y la envía junto con el
concepto de promoción a la Oficina del Grupo Jurídico donde el asesor Jurídico revisa la minuta,
realiza las observaciones, solicita las modificaciones necesarias o da su visto bueno. El
modificatorio es finalmente aprobado por el Gerente General. Como evidencia del control se
conserva el informe de antecedentes disciplinarios, la solicitud aprobada por el Gerente General
y el Jefe o Coordinador de Talento Humano y el modificatorio aprobado por el Grupo Jurídico y
el Gerente General.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano se realiza ejecucion del control teniendo
encuenta el procedimiento interno de contratacion.
Este control no se pudo evidenciar ya que no hay antecedentes de que
se halla presentado esta causa.
El Asistente de Control Interno mensualmente revisa la pre-nómina verificando para cada
empleado detalladamente las novedades de pago y descuentos de nomina, entre estos salarios,
liquidación de las horas extras laboradas, descuentos de préstamos CIAC, bancos, casino,
agencia logística, embargos, incapacidades, compensatorios, descanso compensatorios. Esta
revisión del se realiza con los soportes de cada novedad y cálculo ( Retención en la Fuente, Horas
extras, Novedades de descuento, Novedades de pago, Vacaciones). Si identifica errores o
inconsistencias , genera oficio dirigido al área de Talento Humano indicando los cambios
requeridos. Posteriormente el Contratista de Nómina revisa las observaciones recibidas y realiza
los ajustes necesarios según aplique. Realizados los ajustes, el Asistente de Control Interno
verifica que los ajustes solicitados en la pre-nómina hayan sido realizados, y una vez realizados
los cambios necesarios emite oficio de aprobación. Una vez Control Interno libera la pre-nómina,
el Asistente de Control Interno emite el reporte definitivo de nómina lo firma y obtiene
aprobación por parte de Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador
Grupo de Gestión de Talento Humano. Como evidencia del control se conservan los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la nómina autorizada por
Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de
Talento Humano.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Oficina de Control Interno se encarga de efectuar el control
mensualmente.
Se evidencia cumplimiento del control observando los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la
nómina autorizada por Gerencia General, Subgerencia, Jefe División
Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano,
documentación que reposa en carpeta en el área de talento humano.
El Asistente Técnico de Nomina / Contratista de Nómina, verifica mensualmente que las
novedades recibidas de las áreas cumplan con los requerimientos administrativos. Revisa que la
novedad este dentro del periodo de corte de novedades, que venga autorizada con la firma de
Gerencia o Subgerencia (según aplique), que tenga la firma de autorización del Funcionario
(novedad de descuento) y para el pago de horas extras, verifica la marcación de ingreso y salida
coincida con el tiempo extra reportado y que las horas extra reportadas sean para personal de
nivel técnico o al nivel asistencial. En caso de no cumplir con alguna de los requerimientos
mencionados anteriormente, se devuelve al Jefe de División, Oficina o Coordinador de Grupo
para que se realicen las modificaciones o correcciones necesarias. De lo contrario las registra en
archivo de control de novedades del mes. Como evidencia del control se conserva la novedad
debidamente autorizada y el archivo de control de novedades.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano posee personal capacitado par el
cumplimiento de lo establecido en el control.
Este control se esta realizando se evidencia carpeta por meses de la
nomina de planta en donde en el computador del encargado de la
nomina tiene una Back up, de carpetas de novedades por meses.
El Técnico de Nómina / Contratista de Talento Humano para cada cuenta verifica que la
información presupuestal sea la correcta, el valor en números y letras esté correcta, que incluya
los formatos establecidos (informe de actividades y cuenta de cobro), que venga autorizada por
el Supervisor, los datos básicos del contratista y contrato (número, cédula, nombre) objeto del
contrato. En caso de encontrar anomalías se devuelve la cuenta de cobro al contratista o al
asistente de la dependencia correspondiente. De lo contrario se registra en libro de entregas de
cuenta de cobro y se entrega al área financiera para el pago.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano posee personal capacitado par el
cumplimiento de lo establecido en el control.
Se realiza verificación de este control al encargado de llevar el
seguimiento del pago a contratistas en donde se lleva un formato
unificado f-12-01-6.2.1-16 que se llama Informe de actividades contrato
prestación de servicios y cobro formato que es diligenciado por todos
los contratistas y queda digitalizado en carpeta del computador de
quien apoya al área. Es importante que se revise el control ya que no
se realiza de esta manera.
El Supervisor revisa los documentos y soportes de la cuenta de cobro del contratista, verificando
que cumpla con las actividades u obligaciones suscritas en el contrato de prestación de servicios,
y firma el formato Informe de actividades contrato prestación de servicios del respectivo
periodo. En caso de alguna novedad o ajuste valida con el contratista y solicita la corrección
según aplique. Una vez autorizados se entrega al técnico de nómina / contratista de Talento
Humano las cuentas de cobro para el pago al contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El supervisor de los contratos es quien revisa y reporta en primera
instancia al area de Talento humano el cumplimeinto de revision y
control de la documentacion y soportes de la cuenta de cobro.
Se evidencia que el control se cumple ya que el informe de actividades
contrato prestación de servicios y cobro están debidamente firmados
por los supervisores del contrato, se evidencio el de Mónica Dayana
Alvarez Alvarez, Garzon Rodriguez Wilson Arley, Ever Ríos Barrios, James
David Vanegas Guevara.
El analista contable mensualmente revisa para cada cuenta de cobro recibida de contratistas la
siguiente información: Fecha de cobro de acuerdo al mes en curso, Razón social y NIT de la
Corporación, Que el nombre y número identificación del contratista estén correctos, Que el
valor a cobrar en número y en letras concuerde, No. de CDP y fecha del mismo, No de CRP y
fecha del mismo, Que el periodo y mes de pago concuerde con la ejecución del contrato,
Número de contrato de prestación de servicios concuerde con el Informe de actividades
contrato prestación de servicios, verifica que contenga las firmas del contrista y del supervisor,
Que el informe de actividades corresponda a la ejecución del contrato de prestación de
servicios, Revisa el porcentaje de avance de ejecución del contrato de prestación de servicios el
Valor total de contrato y Soporte adjunto de pago de seguridad social. Una vez validada la
información en los documentos y de no requerir correcciones, firma el recibido en el libro de
entregas de cuentas de cobro al Grupo de Gestión del Talento Humano. En caso contrario
solicita las correcciones al técnico de nómina o contratista según aplique
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano posee personal capacitado par el
cumplimiento de lo establecido en el control.
Se esta realizando el control pero no como se especifica se esta realizan
do envío de plantilla en donde se pude verificar documento, nombre,
centro de costos, numero de contrato, crp, valor del honorario del mes
, valor de seguridad social del mes, estos datos ya están depurados y
revisados desde el área de talento humano. es importante verificar el
control y ajustarlo a los procedimientos actuales.
El Tesorero revisa la documentación soporte de nómina y de presupuesto, elabora el Comprante
de Pago, paralelamente carga los valores netos a girar a cada funcionario en la respectiva
plataforma del banco, posteriormente entrega la nómina al Jefe de la División Financiera y
Administrativa para su aprobación del giro. El Jefe de la División Financiera y Administrativa
revisa nuevamente toda la documentación soporte de nómina y de presupuesto y procede a
efectuar el pago a través de la plataforma del banco. En caso de presentarse rechazos en el
pago, el Tesorero, verifica el motivo y se procede a realizar de nuevo el giro mediante
transferencia bancaria. Posteriormente, el Tesorero verifica que todos los pagos hayan sido
efectivos a través del sistema bancario. Por último el Asistente Técnico Contable verifica que lo
girado corresponda a los comprobantes realizados durante el día.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El tesorero como ultima instancia del control verifica e informa las
novedades según sea el caso, dando cumplimiento al control.
El control se esta realizando ya que el tesorero se encarga de elaborar
los respectivos comprobantes de pago y carga los valores netos a girar
en las plataformas de los bancos verifica los anexos que este firmados
por las áreas implicadas como control interno, área contable, talento
humano y firma de gerencia de autorización del pago de la nomina, en
caso de presentarse devoluciones deja la constancia en el libro y se
devuelve a contabilidad para la revisión.
C1- Inclusión de empleados de planta o
contratistas ficticios que no presten
servicios reales a la Entidad o diferentes a
los servicios con los que figuran en
nómina o como contratistas
R10 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la vinculación y/o
promoción de personal
en la entidad sin cumplir
con los perfiles y
requisitos establecidos
para el cargo
(competencia,
experiencia, nivel
educativo)
R11 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la liquidación y pagos de
nómina injustificados.
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
HUMAN
A
GESTIÓ
N
HUMAN
A
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
C2- Reembolso de gastos o pago de
viáticos no autorizados, por encima de los
topes establecidos y/o ficticios
El Técnico de Talento Humano verifica que la solicitud de gastos de viaje o viáticos que incluye la
justificación o motivo de dichos gastos, esté autorizada por el Jefe de área y el Gerente General
o Subgerente en su ausencia. En caso de no estar debidamente autorizados la devuelve, de lo
contrario realiza la liquidación de viáticos o gastos de viaje según tabla y/o el acuerdo emitido
por el ministerio definida para tal fin teniendo en cuenta el sueldo básico (personal militar o de
planta) u honorarios (personal contratistas). A su vez solicita al asistente de presupuesto
elaborar el CDP el cuáles es aprobado por el Coordinador de Presupuesto. Posteriormente
genera la orden de servicio y solicitud de pago y adjunta el CDP a la solicitud de gastos y lo
entrega a Presupuesto para la elaboración del CRP correspondientes para poder afectar el rubro
presupuestal correspondiente el cuál es aprobado por el Coordinador de Presupuesto. Una vez
obtenido el CRP se entrega al área contable para causación y posteriormente a Tesorería para
pago.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El tesorero como ultima instancia del control verifica e informa las
novedades según sea el caso, dando cumplimiento al control.
El control se esta ejerciendo se implemento en el mes de abril
instructivo de legalización de viáticos, que se encuentra en Isolucion, se
evidencia memorando internos en donde se pudo verificar firma de sub
gerencia, jefe del proceso, gerencia según el caso, visto bueno del líder
de costos quien es la persona que informa a que centro de costo debe
de ir cargado el respectivo gasto según la necesidad de la solicitud.
El Asistente de Control Interno mensualmente revisa la pre-nómina verificando para cada
empleado detalladamente las novedades de pago y descuentos de nomina, entre estos salarios,
liquidación de las horas extras laboradas, descuentos de préstamos CIAC, bancos, casino,
agencia logística, embargos, incapacidades, compensatorios, descanso compensatorios. Esta
revisión del se realiza con los soportes de cada novedad y cálculo ( Retención en la Fuente, Horas
extras, Novedades de descuento, Novedades de pago, Vacaciones). Si identifica errores o
inconsistencias , genera oficio dirigido al área de Talento Humano indicando los cambios
requeridos. Posteriormente el Contratista de Nómina revisa las observaciones recibidas y realiza
los ajustes necesarios según aplique. Realizados los ajustes, el Asistente de Control Interno
verifica que los ajustes solicitados en la pre-nómina hayan sido realizados, y una vez realizados
los cambios necesarios emite oficio de aprobación. Una vez Control Interno libera la pre-nómina,
el Asistente de Control Interno emite el reporte definitivo de nómina lo firma y obtiene
aprobación por parte de Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador
Grupo de Gestión de Talento Humano. Como evidencia del control se conservan los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la nómina autorizada por
Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de
Talento Humano.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Oficina de Control Interno se encarga de efectuar el control
mensualmente.
Se evidencia cumplimiento del control observando los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la
nómina autorizada por Gerencia General, Subgerencia, Jefe División
Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano,
documentación que reposa en carpeta en el área de talento humano.
El Asistente Técnico de Nomina / Contratista de Nómina, verifica mensualmente que las
novedades recibidas de las áreas cumplan con los requerimientos administrativos. Revisa que la
novedad este dentro del periodo de corte de novedades, que venga autorizada con la firma de
Gerencia o Subgerencia (según aplique), que tenga la firma de autorización del Funcionario
(novedad de descuento) y para el pago de horas extras, verifica la marcación de ingreso y salida
coincida con el tiempo extra reportado y que las horas extra reportadas sean para personal de
nivel técnico o al nivel asistencial. En caso de no cumplir con alguna de los requerimientos
mencionados anteriormente, se devuelve al Jefe de División, Oficina o Coordinador de Grupo
para que se realicen las modificaciones o correcciones necesarias. De lo contrario las registra en
archivo de control de novedades del mes. Como evidencia del control se conserva la novedad
debidamente autorizada y el archivo de control de novedades.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El area de talento humano posee personal capacitado par el
cumplimiento de lo establecido en el control.
Se evidencia cumplimiento del control observando los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la
nómina autorizada por Gerencia General, Subgerencia, Jefe División
Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano,
documentación que reposa en carpeta en el área de talento humano,
en estas carpetas están archivadas por mes y se evidencia las
novedades y pagos de horas extras corroborados con el sistema de
huellas digital en donde se observa entradas y salidas de cada
palanquera en donde es registrado el funcionario, se realiza verificación
de las liquidaciones de estas horas que los formatos estén debidamente
diligenciados y autorizados desde la gerencia.
El Tesorero revisa la documentación soporte de nómina y de presupuesto, elabora el Comprante
de Pago, paralelamente carga los valores netos a girar a cada funcionario en la respectiva
plataforma del banco, posteriormente entrega la nómina al Jefe de la División Financiera y
Administrativa para su aprobación del giro. El Jefe de la División Financiera y Administrativa
revisa nuevamente toda la documentación soporte de nómina y de presupuesto y procede a
efectuar el pago a través de la plataforma del banco. En caso de presentarse rechazos en el
pago, el Tesorero, verifica el motivo y se procede a realizar de nuevo el giro mediante
transferencia bancaria. Posteriormente, el Tesorero verifica que todos los pagos hayan sido
efectivos a través del sistema bancario. Por último el Asistente Técnico Contable verifica que lo
girado corresponda a los comprobantes realizados durante el día.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El tesorero como ultima instancia del control verifica e informa las
novedades según sea el caso, dando cumplimiento al control.
El control se esta realizando ya que el tesorero se encarga de elaborar
los respectivos comprobantes de pago y carga los valores netos a girar
en las plataformas de los bancos verifica los anexos que este firmados
por las áreas implicadas como control interno, área contable, talento
humano y firma de gerencia de autorización del pago de la nomina, en
caso de presentarse devoluciones deja la constancia en el libro y se
devuelve a contabilidad para la revisión.
El Asistente de Control Interno mensualmente revisa la pre-nómina verificando para cada
empleado detalladamente las novedades de pago y descuentos de nomina, entre estos salarios,
liquidación de las horas extras laboradas, descuentos de préstamos CIAC, bancos, casino,
agencia logística, embargos, incapacidades, compensatorios, descanso compensatorios. Esta
revisión del se realiza con los soportes de cada novedad y cálculo ( Retención en la Fuente, Horas
extras, Novedades de descuento, Novedades de pago, Vacaciones). Si identifica errores o
inconsistencias , genera oficio dirigido al área de Talento Humano indicando los cambios
requeridos. Posteriormente el Contratista de Nómina revisa las observaciones recibidas y realiza
los ajustes necesarios según aplique. Realizados los ajustes, el Asistente de Control Interno
verifica que los ajustes solicitados en la pre-nómina hayan sido realizados, y una vez realizados
los cambios necesarios emite oficio de aprobación. Una vez Control Interno libera la pre-nómina,
el Asistente de Control Interno emite el reporte definitivo de nómina lo firma y obtiene
aprobación por parte de Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador
Grupo de Gestión de Talento Humano. Como evidencia del control se conservan los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la nómina autorizada por
Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de
Talento Humano.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Oficina de Control Interno se encarga de efectuar el control
mensualmente.
Se evidencia cumplimiento del control observando los archivos de
nómina generados, las observaciones recibidas de Control Interno y la
nómina autorizada por Gerencia General, Subgerencia, Jefe División
Financiera y Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano,
documentación que reposa en carpeta en el área de talento humano.
C5 - Desvío de pagos de nómina a cuentas
diferentes a las de los empleados o de los
terceros a los que debe realizarse el pago
(según aplique p ej. Fondos voluntarios o
de crédito)
El Tesorero revisa la documentación soporte de nómina y de presupuesto, elabora el Comprante
de Pago, paralelamente carga los valores netos a girar a cada funcionario en la respectiva
plataforma del banco, posteriormente entrega la nómina al Jefe de la División Financiera y
Administrativa para su aprobación del giro. El Jefe de la División Financiera y Administrativa
revisa nuevamente toda la documentación soporte de nómina y de presupuesto y procede a
efectuar el pago a través de la plataforma del banco. En caso de presentarse rechazos en el
pago, el Tesorero, verifica el motivo y se procede a realizar de nuevo el giro mediante
transferencia bancaria. Posteriormente, el Tesorero verifica que todos los pagos hayan sido
efectivos a través del sistema bancario. Por último el Asistente Técnico Contable verifica que lo
girado corresponda a los comprobantes realizados durante el día.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El tesorero como ultima instancia del control verifica e informa las
novedades según sea el caso, dando cumplimiento al control.
El control se esta realizando ya que el tesorero se encarga de elaborar
los respectivos comprobantes de pago y carga los valores netos a girar
en las plataformas de los bancos verifica los anexos que este firmados
por las áreas implicadas como control interno, área contable, talento
humano y firma de gerencia de autorización del pago de la nomina, en
caso de presentarse devoluciones deja la constancia en el libro y se
devuelve a contabilidad para la revisión.
C6 - Manipulación del sistema de nómina
HEINSOHN para incluir novedades o
modificar la nómina
El aplicativo HEISON cuenta con perfiles de acceso de tal forma que existe restricción de acceso
a las transacciones de acuerdo con los permisos autorizados por el Jefe de Talento Humano en e
formato establecido para este fin.
x x
El control apunta al riesgo identificado,
pero se observa diferencia entre el
control documentado y lo relacionado en
el procedimiento que lo aplica, por lo que
no observa aplicación completa del
mismo. El riesgo no se ha
materizalizado.
El control apunta al riesgo identificado, pero no se esta ejecuntado
según lo establecido se debe revisar para que el control se lleve
desde la entidad.
El control establecido para la asiganación de perfiles lo realiza Heison en
formato que diligencia que se llama Control de visitas que esta
compuesto por una fecha un consecutivo con numero pre impreso de
la impresa con logo de la empresa Heison, hora de entrada, hora de
salida, no se pudo identificar que el control se realice directamente por
CIAC.
C3 - Mantener en la nómina empleados
retirados de la Entidad
C4 - Giros de nómina adicionales a los
establecidos dentro del acuerdo de
salarios (valores adicionales)
R11 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la liquidación y pagos de
nómina injustificados.
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
GESTIÓ
N
HUMAN
A
28/02/2017 28/02/2017
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación segun lista
de chequeo.
Este control se esta cumpliendo ya que el Gerente administrativo es
quien firma los contratos evidenciando que las carpetas tengan toda la
información que solicita el área de talento humano según hoja de
verificación y manual de contratación, la asistente de Laboratorio
aviónica y accesorios APU es quien verifica la documentación que se
pasa a talento humano, en el mes de enero se evidencia la contratación
del personal de TAR de la Señora Sandra Alvarez, Yeferson Mahecha,
Carlos Calvo, Juan Carlos Prieto. APU, Javier Fetecua, Ruben Arenas,
Coronel Perdomo Carlos.
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación, según lista
de chequeo. El tema de antecedentes se revisa ante
las páginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el Área
de Talento Humano.
Este control se esta cumpliendo ya que el Gerente administrativo es
quien firma los contratos evidenciando que las carpetas tengan toda la
información que solicita el área de talento humano según hoja de
verificación y manual de contratación, la asistente de Laboratorio
aviónica y accesorios APU es quien verifica la documentación que se
pasa a talento humano, en el mes de enero se evidencia la contratación
del personal de TAR de la Señora Sandra Alvarez, Yeferson Mahecha,
Carlos Calvo, Juan Carlos Prieto. APU, Javier Fetecua, Ruben Arenas,
Coronel Perdomo Carlos.
Antes de formalizar la vinculación de los Técnicos de Mantenimiento, el Administrador del
Centro de Simulación, remite al propietario del Simulador la información de cada Técnico que va
a ser vinculado. El Propietario verifica la información de cada Técnico y autorizan o no el acceso
al simulador de la persona seleccionada. El Administrador del Centro de Simulación revisa la
respuesta emitida por el propietario y en caso de no ser autorizada no se procede a la
vinculación del Técnico para labores relacionadas con el Simulador.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el
tiempo no pudo hacer visita ya que se ubica en
Melgar por lo que no pudo verificar laevidencia del
control. El riesgo, según información de la Base de
Melgar, no se ha materializado
El simulador de vuelo cumple con este control teniendo y cuenta que
Sikorsky, no autoriza personal que no cumpla con los requisitos
mínimos establecidos por si Sikorsky.
La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el tiempo a este
simulador ubicada en Melgar por lo que no pudo verificar evidencia del
control. El riesgo, según información de la Base de Melgar, no se ha
materializado
Al momento de la vinculación de los Técnicos de Mantenimiento, el Administrador del Centro de
Simulación verifica que sea realizada la capacitación sobre las normas de seguridad y
confidencialidad asociadas al simulador. Esta capacitación es liderada por el propietario del
simulador y como evidencia del control se conserva acta de la reunión con la firma de los
participantes.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el
tiempo no pudo hacer visita ya que se ubica en
Melgar por lo que no pudo verificar laevidencia del
control. El riesgo, según información de la Base de
Melgar, no se ha materializado
El simulador de vuelo cumple con el control se llevan reuniones de
capacitación en donde se deja evidencia del personal capacitado para la
vinculación de los técnicos, en el mes de diciembre esta actividad no se
realizó ya no hubo ingreso de personal nuevo, La Oficina de Control
Interno, por limitaciones en el tiempo no pudo hacer visita y verificar la
evidencia del de este control. El riesgo, según información de la Base
de Melgar, no se ha materializado
El Administrador del Centro de Simulación verifica que anualmente sea realizada capacitación
con el equipo de trabajo para la revisión de las normas de seguridad y lo contemplado en el
acuerdo de servicios con respecto a las violaciones de las normas de seguridad y
confidencialidad del Simulador. Como evidencia de se conservan acta de la reunión con la firma
de los participantes.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El simulador de vuelo cumple con el control.
Realizan una reunión semanal en donde se trata temas varios y
también se tiene en cuenta normas de seguridad y confidencialidad del
simulador. La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el tiempo
no pudo hacer visita y verificar la evidencia del de este control. El
riesgo, según información de la Base de Melgar, no se ha materializado
C3 - Incumplimiento de los
procedimientos establecidos para
salvaguardar la confidencialidad de la
información
De acuerdo con el convenio y acuerdo de servicio establecido con el propietario del simulador,
un Representante del propietario que junto con el Administrador del Centro de Simulación,
supervisa el cumplimiento de las normas de seguridad y confidencialidad establecidas para las
instalaciones del Simulador (accesos autorizados, prohibición para tomar fotos y videos, acceso a
información y parametrización del Simulador). Adicionalmente la información sensible del
simulador no se encuentra disponible en las instalaciones del Centro de Simulación, y solo se
cuenta con la información básica requerida. Ante errores o fallas del Simulador el Propietario
remite única y exclusivamente la información requerida para el funcionamiento o arreglo de la
falla presentada. Para fallas relacionados con el software los arreglos son realizados
directamente por el Propietario (desde USA) de tal forma que los funcionarios locales (Técnicos)
solo en arreglos menores relacionados con aspectos eléctricos, mecánicos o hidráulicos.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El simulador de vuelo cumple con el control.
El simulador de vuelo cumple con el control ya que hay un supervisor
de Sikorsky, que se encarga de dar cumplimiento a lo pactado en el
convenio macro y a la legislación de los USA, ITAR, IEAR.
La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el tiempo no pudo
hacer visita y verificar la evidencia del de este control. El riesgo,
según información de la Base de Melgar, no se ha materializado
C4 - Acceso de personal no autorizado a
las instalaciones
El acceso a las instalaciones del Simulador se encuentran restringido al personal autorizado por
el Administrador del Centro de Simulación. Para el ingreso un funcionario asignado por el
propietario del simulador verifica que sólo las personas autorizadas puedan acceder según lista
de pilotos e instructores autorizados y adicionalmente lleva registro de entrada.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El simulador de vuelo cumple con el control.
El simulador de vuelo cumple con el control mediante un registro de
ingreso a las instalaciones controlado por Sikorsky y si son visitas de
otros entidades se einforman con una semana de anticipación, es de
aclarar que estas visitas solo son de personal que estén en el Convenio.
La Oficina de Control Interno, por limitaciones en el tiempo no pudo
hacer visita y verificar la evidencia del de este control. El riesgo,
según información de la Base de Melgar, no se ha materializado
C1 - Vinculación de personal que no
cumpla con los estudios de seguridad
respectivos
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
R3 - Recibir dádivas o
beneficios por la
suscripción de alianzas
estratégicas o convenios
de colaboración
empresarial en
condiciones
desfavorables para la
CIAC
C2 - Desconocimiento de las normas
establecidas frente a la confidencialidad
de la información de aeronaves
SERVICI
OS
ASOCIA
DOS
28/02/2017 28/02/2017
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación segun lista
de chequeo.
El control se cumple desde que se realiza ECO por parte Gerente
Modernización en donde verifica el perfil y las funciones que se
necesitan para el personal contratado, adicionalmente cuando se pasa
las carpetas al área de talento humano se revisa por primera vez la
documentación que exige la lista de verificación de talento humano,
Aleida Martinez, Ferney herrera, Gilberto Garzon, Lucho Ríos, Coronel
Murillo Carlos, Fernando Barrera en el mes de marzo y abril no hubo
contratación para T27 y PDM
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación, según lista
de chequeo. El tema de antecedentes se revisa ante
las páginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el Área
de Talento Humano.
El control se cumple desde que se realiza ECO por parte Gerente
Modernización en donde verifica el perfil y las funciones que se
necesitan para el personal contratado, adicionalmente cuando se pasa
las carpetas al área de talento humano se revisa por primera vez la
documentación que exige la lista de verificación de talento humano,
Aleida Martinez, Ferney herrera, Gilberto Garzon, Lucho Ríos, Coronel
Murillo Carlos, Fernando Barrera en el mes de marzo y abril no hubo
contratación para T27 y PDM
MODER
NIZACIÓ
N DE
AERON
AVES
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
R4 - Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la entrega o divulgación
de información
confidencial o utilización
indebida de las
aeronaves que se reciben
para Modernización
C1 - Vinculación de personal que no
cumpla con los estudios de seguridad
respectivos
28/02/2017 28/02/2017
C2 - Desconocimiento de las normas
establecidas frente a la confidencialidad
de la información de aeronaves
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control.
Este control se cumple realizando verificación del computador a cargo
del señor Arias Manuel se evidencia que no lee la información de la usb.
C3 - Incumplimiento de los
procedimientos establecidos para
salvaguardar la confidencialidad de la
información
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control.
Este control se cumple realizando verificación del computador a cargo
del señor Arias Manuel se evidencia que no lee la información de la usb.
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación segun lista
de chequeo.
El control se cumple con lo requerido ya que el dueño de proceso el
Coordinador del grupo Fábrica de Aviones solo se encarga de realizar el
eco en donde se específica las funciones y perfiles adecuados para la
necesidad requerida, él firma y la pasa a jurídica para la revisión y luego
a Talento Humano realiza el proceso de verificación de documentación
de la persona que contratan, Edgar Arturo Gomez Meissil, Rosa Maria
Buitrago Velásquez, Capitán Julián Andres Delgado Martinez, Nicolás
Castro.
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación, según lista
de chequeo. El tema de antecedentes se revisa ante
las páginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el Área
de Talento Humano.
El control se cumple con lo requerido ya que el dueño de proceso el
Coordinador del grupo fabrica de aviones solo se encarga de realizar el
eco en donde se especifica las funciones y perfiles adecuados para la
necesidad requerida el firma y la pasa a jurida para la revisión y luego
talento humano realiza el proceso de verificación de documentación de
la persona que contratan.
C2 - Desconocimiento de las normas
establecidas frente a la confidencialidad
de la información de aeronaves
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control.
se ha verificado que los puertos USB, tienen el control y no se puede
sacar información de ninguno de los computadores solo el coordinar de
fabrica de aviones tiene en este momento habilitado los puerto por
Resolución TI.
C3 - Incumplimiento de los
procedimientos establecidos para
salvaguardar la confidencialidad de la
información
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control.
se ha verificado que los puertos USB, tienen el control y no se puede
sacar información de ninguno de los computadores solo el coordinar de
fabrica de aviones tiene en este momento habilitado los puerto por
Resolución TI.
FABRIC
ACIÓN
MODER
NIZACIÓ
N DE
AERON
AVES
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
R4 - Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la entrega o divulgación
de información
confidencial o utilización
indebida de las
aeronaves que se reciben
para Modernización
R5 - Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la entrega o divulgación
de información
confidencial o inclusión
de artefactos indebidos
en las Aeronaves y partes
Aeronáuticas fabricadas
por la CIAC
C1 - Vinculación de personal que no
cumpla con los estudios de seguridad
respectivos
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la
contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de
acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica
que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración
juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos
informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A.,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de
experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o
privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten,
de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en
los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de
Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia);
Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único
tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de
seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación
faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones
pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el
Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y
anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación
recibida.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación segun lista
de chequeo.
El control si cumple ya que en el mes de enero se revisaron las carpetas
y los ECOS de todo el personal contratista del área de mantenimiento
se evidencia carpetas de Walter Ortiz, Carlos Jimenez, Miguel Carbonel,
Alex Castro, Alejandra Arcos, Coronel Hector Garzon.
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
Gestión Humana tiene un funcionario delegado para la
revisión de las listas de chequeo que reposan en cada
carpeta del personal contratado, sean contratistas o
personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se
les realiza verificación de la documentación, según lista
de chequeo. El tema de antecedentes se revisa ante
las páginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el Área
de Talento Humano.
El control si cumple ya que en el mes de enero se revisaron las carpetas
y los ECOS de todo el personal contratista del área de mantenimiento
se evidencia carpetas de Walter Ortiz, Carlos Jimenez, Miguel Carbonel,
Alex Castro, Alejandra Arcos, Coronel Hector Garzon.
C2 - Desconocimiento de las normas y
controles establecidas frente a la
confidencialidad de la información de
aeronaves
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control.
El control se esta ejerciendo en los computadores asignados para este
proceso, solo tienen habilitado ej jefe de la división y la jefe de
programación por orden de Subgerencia, pero al realziar revision se en
contro un computador que no tiene restriccion se recomienda realizar
la verificacion y restrir el computador del Usuario de la señora Sandra
Alvares.
Para Alianzas Aviónica y APU, existe la restricción para exportar la información técnica que se
encuentra en el servidor del Aliado, por lo que no se permite el envío de la información sensible
a través de correos electrónicos ni descargarlas a través de ningún medio ni imprimirse. Sólo
puede ser consultado en medio digital en las estaciones de trabajo.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
El aliado tiene el control de la informacion sencible en cada una de
las estaciones de trabajo.
Para Alianzas Aviónica y APU, se puede evidenciar que el control lo
cumplen ya que cuando se solicita ver un manual hay estricta
restricción para poder manipular la información por parte del técnico
solo el jefe de taller o supervisor puede solicitar que le carguen el
manual que se requiere para el trabajo o estación de trabajo, no se
puede descargar ni imprimir y cuando el técnico termina la labor de
reparación inmediatamente le remueve el manual utilizado del puesto
de trabajo. Esto sucede solo cuando el técnico ya entrega el
componente y documentación diligenciada.
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un
funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos
USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se
aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo
de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de
ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.
x x
El Grupo TIC, cumple con el control a
través del Software Kaspersky Advanced,
el cual se instala en todos lo
computadores y bloquea lo puertos USB.
este proceso tiene acargo computadores que tienen puertos USB
que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT
SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación
con el dispositivo prohibida, lo que significa que cumple con el
control, pero es importante verificar el puerto de CD.
Se recomienda a mantenimiento establecer controles para el control de
herramientas, verificar en todas las areas asociadas a mantenimiento la
verificacion del puerto de CD ya que se evidencio que de esta menera
se puede estraer informacion.
El Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo o encargado para cada proceso de
selección realiza la valoración técnica del aspirante (aplicación de pruebas técnicas cuando se
requiera y entrevista) y emite el concepto cuantitativo y cualitativo en el formato de Entrevista
(después de entrevistado el candidato). Por su parte el profesional en Psicología realiza la
aplicación de pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica y registra los resultados en el
formato de Entrevista. Posteriormente, el Gerente General y/o Subgerente realiza la entrevista
al aspirante e informan al profesional en Psicología que candidato ha sido seleccionado y firman
el formato de entrevista indicando la decisión tomada. Finalmente para las vacantes publicadas
en la página web, el profesional en Psicología consolida el resultado de las pruebas, la
entrevista psicológica y anexa los resultados originales de las pruebas de conocimiento, el
concepto cuantitativo y cualitativo en el Formato de Entrevista de Consolidación de Resultados
y lo publica en la página web. Como evidencia del control se conserva el Formato de Entrevista
diligenciado así como el Formato de Consolidación de Resultados (cuando aplique).
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Grupo de Gestion Humana respecto al control, tiene
un funcionario asignado para las entrevistas de
psicologia quien reporta, verifica, califica cada prueba y
emite un concepto para que se continúe o no, con el
proceso de selección. Se cumple el control teniendo
en cuenta lo normado segun procedimientos de
contratacion del personal.
el control por el área de jurídica es la Revisión y verificación de otro
tercero del área y verificación por normas, teniendo en cuenta que
estas revisiones pasan por subgerencia y final mente lo revisa gerencia,
se evidencia contratos firmados por las partes interesadas según
manual de contratación de talento humano.
GESTIÓ
N
JURÍDIC
A
MANTE
NIMIEN
TO
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
C1 - Deficiencias en los procesos de
selección y vinculación de personal
R1 - Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
la entrega o divulgación
de información
confidencial o inclusión
de artefactos indebidos
en el mantenimiento de
aeronaves.
R1 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar actos jurídicos en
condiciones
desfavorables para la
Entidad (deficiencias en
el sustento jurídico,
permitir el vencimiento
de términos)
C1 - Vinculación de personal que no
cumpla con los estudios de seguridad
respectivos
C3 - Inexistencia y/o Incumplimiento de
los procedimientos establecidos para
salvaguardar la confidencialidad de la
información
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
28/02/2017
El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de
personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes
entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial de la
Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC.
Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus
observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información de las tarjetas
profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este
servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes,
inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se
suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado
de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones
laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias. Toda la documentación es
anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Grupo de Gestión Humana realiza un control
mediante carpeta digitalizada en donde se llevan los
diferentes estudios de seguridad del personal
contratado por prestacion de servicios y de planta.
El control se cumple con lo requerido ya que el dueño de proceso solo
se encarga de realizar el eco en donde se especifica las funciones y
perfiles adecuados para la necesidad requerida el firma y la pasa a
jurida para la revisión y luego talento humano realiza el proceso de
verificación de documentación de la persona que contratan.
C2 - Elaboración de documentos legales
que favorezcan a terceros por encima de
las conveniencias y necesidades de la
CIAC
El Coordinador o Asesor Jurídico de la especialidad más cercana al tema que le compete, para
cada solicitud recibida, revisa los documentos elaborados por el Coordinador o Asesor Jurídico
(preparador) en respuesta a la solicitud. En caso de generar observaciones que modifique el
contenido de forma o de fondo, lo devuelve al Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) el
documento, para que realice los cambios solicitados en las observaciones. Cuando el documento
jurídico ya no presenta observaciones, el preparador y el revisor emiten su aval al documento.
Adicionalmente en el formato Registro de Análisis y Elaboración de Documentos se incluye para
cada documento la aprobación, modificación o documento elaborado.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Asesor Jurídico ejecuta el control. Realiza la
respectiva revisión de los documentos jurídicos e
informa que no hay demandas de ningún tipo. Ese es
un informe que se publica el la WEB y en EKOGUI.
en el área de jurídica todos los documentos emitidos por este proceso
provee dichos memorandos con los controles efectuados y pre
impresos en cada documento, de quien revisa, quien verifica y quien
aprueba o autoriza.
C3 - Adelantar defensas judiciales
deficientes para favorecer a terceros
(términos y actuaciones)
El Coordinador o Asesor Jurídico de la especialidad más cercana al tema que le compete, para
cada solicitud recibida, revisa los documentos elaborados por el Coordinador o Asesor Jurídico
(preparador) en respuesta a la solicitud. En caso de generar observaciones que modifique el
contenido de forma o de fondo, lo devuelve al Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) el
documento, para que realice los cambios solicitados en las observaciones. Cuando el documento
jurídico ya no presenta observaciones, el preparador y el revisor emiten su aval al documento.
Adicionalmente en el formato Registro de Análisis y Elaboración de Documentos se incluye para
cada documento la aprobación, modificación o documento elaborado.
x x
El control apunta al riesgo identificado, se
ha venido aplicando durante el periodo
en evaluación y no se ha materizalizado el
riesgo, lo que demuestra su efectividad
El Asesor Jurídico ejecuta el control. Realiza la
respectiva revisión de los documentos jurídicos e
informa que no hay demandas de ningún tipo. Ese es
un informe que se publica el la WEB y en EKOGUI.
en el área de jurídica todos los documentos emitidos por este proceso
provee dichos memorandos con los controles efectuados y pre
impresos en cada documento, de quien revisa, quien verifica y quien
aprueba o autoriza.
GESTIÓ
N
JURÍDIC
A
* Oficina de
Planeación y
Sistemas.
*
Subgerencia
*
Subgerencia
C1 - Deficiencias en los procesos de
selección y vinculación de personal
R1 - Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros por
realizar actos jurídicos en
condiciones
desfavorables para la
Entidad (deficiencias en
el sustento jurídico,
permitir el vencimiento
de términos)
28/02/2017 28/02/2017