¿Como calcular el Capital de Trabajo?

Para empezar hay que definir que es Capital de Trabajo en los proyectos de inversión, y particularmente en los proyectos agropecuarios. El Capital de Trabajo corresponde a un presupuesto mensual de todos los gastos o erogaciones necesarias para producir un bien o servicio, es decir, todos aquellos conceptos que necesitamos mensualmente para obtener nuestro producto, por ejemplo en un cultivo cualquiera, se requiere de semilla, fertilizantes, pesticidas, jornales, maquila, etc, se requiere de un capital mensual para su funcionamiento, todo esto de acuerdo al proceso que lleva durante un año; otro ejemplo en producción de cerdos, se requiere de pago de alimentación, agua, luz, operación y si acaso costos de venta o promoción; todos aquellos costos que tengan que ver directamente en la producción. La forma mas común de calcularlo es a través del flujo de caja, o flujo de efectivo mensual, en que se consideran las proyección de ingresos mensuales y las proyecciones de egresos mensuales que tengan que ver directamente con la producción del bien o servicio, para ello se realiza un cuadro con proyecciones en doce meses del año, como el siguiente:

Este ejemplo es para el caso de una corrida financiera de un proyecto de produccion de bovinos para fines de doble proposito, en el que primeramente he enlistado la proyecciones de los principales productos a obtener con el producto, en este caso: becerros, vaquillas, leche, queso, vacas y toros de deshecho, y su respectivo mes en el que se empieza a obtener o en el que se proyecta la obtencion de ingresos por ventas de estos conceptos y se suma el total de ingresos:

Filas abajo en el cuadro enlisto todos lo egresos necesarios para la producción, en este caso requiero de materia prima para alimentación (sorgo, pastos, rastrojos, sales, etc), permisos para la venta, gastos de operación (jornales, MVZ, vaqueros, etc), pago de agua y luz; al final también se hace la sumatoria. Luego calculo el flujo de efectivo mensual restando los ingresos menos los egresos y lo repito para todos los meses, después de ello se calculo el flujo de efectivo acumulado como lo indica en la figura (ampliar para mejor visión) y se repite para todos los meses, al final notaremos que tenemos varios flujos acumulados negativos, casi siempre empezando desde los primeros meses y al final ya con flujo acumulado positivo, el Capital de Trabajo va a ser igual a el flujo de efectivo acumulado negativo mas alto, es decir, el deficit mensual mayor de las proyecciones, en este ejemplo corresponde a 44,473.05, esto quiere decir que requiero mensualmente de $44,473.05 para operar sin problemas en este proyecto de producción de bovino de doble propósito, con esto estaré pagando costos de alimentación, costos de operación, agua, luz, permisos, y otros imprevistos.

TEMA: DETERMINACION Y CLASIFICACION DE COSTOSEn términos generales se puede decir que “costo” es un desembolso en efectivo o en especie hecho en el presente, en el futuro o en forma virtual. Ejemplos: los costos pasados, que no tienen efecto para propósito de la evaluación, se llaman “costos hundidos”; a los costos hechos en el presente (tiempo cero) en evaluación de proyectos se les llama “inversión”; en un estado de resultados proforma o proyectado se utilizan los costos futuros y como ilustraciones de los costos virtuales se puede citar el llamado “costo de oportunidad” y los cargos por depreciación, ya que para el caso de estos últimos no se hace un desembolso. En evaluación de proyectos productivos es conveniente clasificar los costos en: costos de producción, costos de administración, costos de ventas, costos financieros, inversiones, depreciación y amortización, y capital de trabajo.

Definición, clasificación y ejemplos de cada uno de estos conceptos:

Costos de producción

Los costos de producción se componen de:

1. Materias primas: son aquellos materiales que entran y forman parte del producto terminado; en este rubro se incluyen fletes de compra, de almacenamiento y de manejo.

2. Mano de obra directa: es la que se utiliza para transformar la materia prima en producto terminado

3. Mano de obra indirecta: es la necesaria en el área de producción, pero no interviene directamente en la transformación de las materias primas; por ejemplo: personal de supervisión, jefes de turno, personal de control de calidad, etc.

4. Materiales indirectos: forman parte auxiliar en la presentación del producto terminado, sin ser el producto en si, por ejemplo envases y etiquetas.

5. Insumos: excluyendo, por supuesto, los conceptos mencionados, todo proceso productivo requiere una seria de insumos para su funcionamiento; estos pueden ser agua, energía eléctrica, combustibles, detergentes, gases industriales, fertilizantes, semillas, etc.

6. Mantenimiento: este es un servicio que se contabiliza por separado, por las características especiales que puede presentar. El mantenimiento puede ser preventivo y correctivo al equipo y a la planta.

Costos de administración

Son como su nombre lo indica, los provenientes de realizar la función de administración dentro de la empresa tomada en un sentido más amplio.

Costos de ventas

En ocasiones, el departamento o gerencia de ventas también es llamado de mercadotecnia. En este sentido, ventas o vender no significa solo hacer llegar el producto al intermediario o consumidor, sino que implica una actividad mucho más amplia. La mercadotecnia puede abarcar, entre otras actividades, la investigación y desarrollo de nuevos mercados o de nuevos productos adaptados a los gustos y necesidades de los consumidores, el estudio de estratificación de mercado, aspectos publicitarios, etc.

Costos financieros

No son otra cosa que los intereses que se deben de cubrir sobre capitales obtenidos en préstamo. Es recomendable que estos costos se registren por separado, pues es común que se puedan incluir como deducibles de impuestos.

Inversión total inicial: fija y diferida.

La inversión comprende la adquisición de todos los activos fijos o tangibles y diferidos o intangibles para iniciar las operaciones de la empresa, con excepción del capital de trabajo.Se entiende por activo tangible (que se puede tocar) o fijo, los bienes propiedad de la empresa, tales como: terrenos, edificios, maquinaria, equipo, mobiliario, vehículos de transporte, herramientas y otros. Se llama “fijo” porque la empresa no puede desprenderse fácilmente de él, pues se ocasionarían problemas en su funcionamiento.Activo intangible (que no se puede tocar) es el conjunto de bienes propiedad de la empresa necesarios para su funcionamiento, y que incluyen: patentes, marcas, diseños comerciales o industriales, nombres

comerciales, asistencia técnica o transferencia de tecnología, gastos preoperativos, de instalación y puesta en marcha; contratos de servicios, estudios de evaluación, capacitación del personal, etc.

Depreciación y amortización

El término “depreciación” tiene exactamente la misma connotación que “amortización”; pero el primero solo se aplica al activo fijo ya que, con el uso en el tiempo, estos bienes valen menos; es decir, se deprecian. En cambio la amortización solo se aplica a los activos diferidos o intangibles, ya que por ejemplo si se ha comprado una marca comercial; ésta, al pasar el tiempo, no baja precio o se deprecia, por lo que el termino amortización significa el cargo anual que se hace para recuperar esa inversión.La depreciación y amortización son costos virtuales, esto es, se tratan y tienen efecto de un costo sin serlo. En la determinación de los cargos por este concepto se deben utilizar los porcentajes autorizados por la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Capital de Trabajo

Desde el punto de vista contable, este capital se define como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Desde el punto de vista práctico, está representado por el capital adicional (distinto de la inversión en el activo fijo y diferido) con que la empresa debe de contar para que empiece a funcionar. Esto es, hay que financiar la primera producción antes de recibir ingresos; entonces debe de comprarse materia prima, pagar mano de obra directa, otorgar crédito en las primeras ventas y contar con cierta cantidad de efectivo para sufragar los gastos diarios de la empresa; todo esto constituirá el activo circulante. Pero así como hay que invertir en esos rubros, también se puede obtener crédito a corto plazo en conceptos tales como impuestos y algunos servicios y proveedores: esto es el llamado activo circulante. De aquí se deriva el concepto de capital de trabajo, es decir, el capital con que hay que contar para empezar a trabajar.Aunque el capital de trabajo es también una inversión inicial, tiene una diferencia fundamental con respecto a la inversión en activo fijo y diferido que radia en su naturaleza circulante. Esto implica una inversión fija y la diferida pueden recuperarse por la vía fiscal mediante la depreciación y la amortización, la inversión en capital de trabajo no puede recuperarse por este medio, ya que supone que dada la naturaleza, la empresa puede resarcirse de él en muy corto plazo.

TEMA: COSTOS FIJOS Y VARIABLESEn evaluación de proyectos de inversión se utilizan varios conceptos de costos que intervienen de alguna manera en ciertas fases de la ejecución y puesta en marcha del proyecto: costo de producción, inversiones, financieros, administración y ventas, capital de trabajo, etc. Los costos tienen diferentes clasificaciones de acuerdo con el enfoque y la utilización que se les de y según su comportamiento en la operación del proyecto se pueden clasificar en fijos y variables.

Costos fijos: son aquellos costos que permanecen constantes durante un tiempo determinado y que no tienen relación directa con la obtención del producto, es decir, son gastos que se tienen que hacer sin importar el volumen de producción. En otras palabras, los costos fijos son aquellos costos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación, es decir, produzca o no produzca debe pagarlos. 

Un costo fijo, es una erogación en que la empresa debe incurrir obligatoriamente, aun cuando la empresa opere a media marcha, o no lo haga, razón por la que son tan importantes en la estructura financiera de cualquier empresa. Ejemplo: en el caso de la renta del local comercial de una tienda de abarrotes, si no se vende nada, se tiene que pagar.

Ejemplos de costos fijos:

Renta Electricidad Telefonía Administración y ventas Empleados Agua Servicios  Publicidad Mantenimiento de equipo

Costos Variables: son aquellos costos que varían de acuerdo al volumen de producción, están

estrictamente relacionados con el nivel de producción: si la producción es baja los costos variables son bajos, si el volumen de producción incrementa los costos variables también aumentan. Un ejemplo claro de costo variable es la materia prima, puesto que entre más unidades se produzcan de un bien determinado, más materia prima se requiere, o caso contrario, entre menos unidades se produzcan, menos materia prima se requiere.

Ejemplos de costos variables:

Materia prima Insumos Mano de obra de producción. Empaques Fletes de insumos y materias primas

Al momento de formular un proyecto productivo es muy importante tomar en cuenta su clasificación, y considerar la naturaleza del proyecto; algunos costos fijos pueden ser variables en comparación a otro tipo de proyecto, ejemplo: la energía eléctrica es costo fijo en un proyecto de producción de cerdos, ya que es un servicio que no tiene relación directa con el proceso de producción; y en cambio en un proyecto de engorda de pollos es un costo variable, pues la energía eléctrica es un servicio indispensable para el proceso de engorda de las aves.

TEMA: ALCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIOEl punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite calcular el momento en el cual las ventas cubrirán los costos totales, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.

La formula para calcular el punto de equilibrio en valor ($) es: PEV=Costos Fijos/(1-Costos Variables/Ingresos) y en porcentaje de ventas: PE%= (PEV/Ingresos)*100. En el ejemplo gratis a descargar es una plantilla en Excel formulado para calcular el punto de equilibrio:

Para determinar el punto de equilibrio debemos en primer lugar tener el presupuesto de los costos fijos totales y variables totales de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra, insumos, comisiones, etc.

Por costos fijos, aquellos que no cambian en proporción directa con las ventas y cuyo importe y recurrencia es prácticamente constante, como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones, amortizaciones, etc. Además debemos conocer el precio de venta de él o los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas.

En palabras comunes, el punto de equilibrio es el porcentaje de ventas o unidades vendidas, para cubrir los costos y no tener perdidas.

TEMA:¿Como calcular el Capital de Trabajo?Para empezar hay que definir que es Capital de Trabajo en los proyectos de inversión, y particularmente en los proyectos agropecuarios. El Capital de Trabajo corresponde a un presupuesto mensual de todos los gastos o erogaciones necesarias para producir un bien o servicio, es decir, todos aquellos conceptos que necesitamos mensualmente para obtener nuestro producto, por ejemplo en un cultivo cualquiera, se requiere de semilla, fertilizantes, pesticidas, jornales, maquila, etc, se requiere de un capital mensual para su funcionamiento, todo esto de acuerdo al proceso que lleva durante un año; otro ejemplo en producción de cerdos, se requiere de pago de alimentación, agua, luz, operación y si acaso costos de venta o promoción; todos aquellos costos que tengan que ver directamente en la producción. La forma mas común de calcularlo es a través del flujo de caja, o flujo de efectivo mensual, en que se consideran las proyección de ingresos mensuales y las proyecciones de egresos mensuales que tengan que ver directamente con la producción del bien o servicio, para ello se realiza un cuadro con proyecciones en doce meses del año, como el siguiente:

Este ejemplo es para el caso de una corrida financiera de un proyecto de produccion de bovinos para

fines de doble proposito, en el que primeramente he enlistado la proyecciones de los principales productos a obtener con el producto, en este caso: becerros, vaquillas, leche, queso, vacas y toros de deshecho, y su respectivo mes en el que se empieza a obtener o en el que se proyecta la obtencion de ingresos por ventas de estos conceptos y se suma el total de ingresos:

Filas abajo en el cuadro enlisto todos lo egresos necesarios para la producción, en este caso requiero de materia prima para alimentación (sorgo, pastos, rastrojos, sales, etc), permisos para la venta, gastos de operación (jornales, MVZ, vaqueros, etc), pago de agua y luz; al final también se hace la sumatoria. Luego calculo el flujo de efectivo mensual restando los ingresos menos los egresos y lo repito para todos los meses, después de ello se calculo el flujo de efectivo acumulado como lo indica en la figura (ampliar para mejor visión) y se repite para todos los meses, al final notaremos que tenemos varios flujos acumulados negativos, casi siempre empezando desde los primeros meses y al final ya con flujo acumulado positivo, el Capital de Trabajo va a ser igual a el flujo de efectivo acumulado negativo mas alto, es decir, el deficit mensual mayor de las proyecciones, en este ejemplo corresponde a 44,473.05, esto quiere decir que requiero mensualmente de $44,473.05 para operar sin problemas en este proyecto de producción de bovino de doble propósito, con esto estaré pagando costos de alimentación, costos de operación, agua, luz, permisos, y otros imprevistos.

TEMA:ACTIVO FIJO DIFERIDO Y CAP DE TRABAJOEn evaluación de proyectos de inversión se utilizan conceptos básicos que son importantes conocerlos y manejarlos adecuadamente al momento de formular un proyecto productivo. Uno de esos conceptos sumamente necesarios para un proyecto y/o empresa es la inversión inicial. En todo proyecto productivo es fundamental presentar una inversión inicial para operar y empezar a producir los bienes o servicios, sin ellos prácticamente el proyecto no está completo y desde luego, su operación será deficiente y fracasara. 

La inversión inicial se compone de Activos fijos, Activos Diferidos y Capital de Trabajo. Entender su definición y saber clasificarlos son bases para que un proyecto esté bien formulado, además de que sea entendible y fácil de evaluarlo por entidades como instancias de gobierno o inversionistas. 

Activo Fijo: Es el conjunto de bienes tangibles que no son objeto de transacciones y que en la mayoría de los casos no cambian de forma física a lo largo del ciclo productivo. Por lo tanto son bienes duraderos indispensables por las empresas para producir bienes y servicios. Se llama fijo porque la empresa no puede desprenderse fácilmente de él, pues se ocasionarían problemas en su funcionamiento. Las inversiones en activo fijo son aquéllas que se realizan en los bienes tangibles que se utilizarán en el proceso de transformación de los insumos o que sirvan de apoyo a la operación normal del proyecto. Estos generalmente sufren depreciación física. 

Ejemplos de Activo Fijo: 

Terrenos Edificios Equipo Mobiliario Vehículos Herramientas Etc.

Activo Diferido: Es un conjunto de bienes necesarios para el funcionamiento de la empresa que generalmente se pagan por anticipado y cuya principal característica es que son intangibles. Ejemplo de activos diferidos: asistencia técnica, capacitación, gastos preoperativos, gastos de instalación y puesta en marcha, contratos de servicios, elaboración de estudios de evaluación, etc.

Capital de trabajo: son recursos financieros que se debe contar para que el proyecto empiece a operar. Es decir, hay que financiar la primera producción antes de recibir ingresos, ejemplo: debe comprarse

materia prima e insumos, pagar mano de obra directa, pagar servicios como electricidad, agua, teléfono, pagar renta y otros servicios auxiliares. Entonces, el capital de trabajo es un presupuesto inicial para realizar las operaciones cotidianas antes de obtener ingresos, después de esto, estos se transforman en costos. 

Estos conceptos se clasifican en un cuadro que suele llamarse Estructura Financiera o de Inversiones, o presupuesto de Inversión Inicial. Como se ha mencionado, es importante clasificarlos y no mezclar conceptos, por ejemplo errores comunes al momento de presentar la estructura de inversiones es colocar dentro de los activos fijos conceptos como mano de obra, insumos, materias primas, inventarios o pago de servicios; cuando estos deben de ir enlistados como Capital de Trabajo. Resaltamos esto debido a que la mayoría de los programas de apoyo de financiamiento se fijan en estos aspectos al momento de evaluar un proyecto productivo. Es importante destacar también la diferencia de un activo productivo para algunas excepciones como proyectos pecuarios: el hato ganadero entra como activo fijo, y también puede ser considerado como capital de trabajo, pero debido es que es activo productivo se considera como un activo fijo, es decir, es uno de los activos principales para la producción.