COMITE NACIONAL DE ALFABETIZACION SECRETARIA EJECUTIVA

LIBRO DE RESOLUCIONES

SE-015-2016 RESOLUCIÓN No.

581 ENSEÑARLE A' LEER ESCHLED AL QUE NO S.N B ES BUENO PARA

TODOS

CONALFA

...SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA ENTIDAD EJECUTORA DEL COMITÉ NACIONAL DE

ALFABETIZACIÓN; Guatemala, diez de febrero del dos mil dieciséis.

CONSIDERANDO

Que el Comité Nacional de/\lfabehzadón, en el Punto SEXTO (6) del Acta Número cero

cero uno guión dos mil dieciséis, (001-2016) de fecha veintiocho de enero del dos mil

dieciséis (28/01/2016) por UNANIMIDAD ACUERDAN RATIFICAR la autorización de firmas

de documentos administrativos, financieros por parte del Secretario Ejecutivo. y el

Coordinador de la Unidad de Administración Financiera —UDAF-, para que aprueben y

avalen los documentos generados por el SICOIN.

CONSIDERANDO

Que el manual de Procedimientos, Formularios e Instructivos para la Administración de

Fondos Rotativos de fecha marzo de 1,993, emitido por e! Ministerio de Finanzas Públicas,

permite la creación de fondos rotativos internos o fondos de Caja Chica dentro de las

unidades administrativas que conforman la estructura organizacional de una institución.

CONSIDERANDO

Que es necesario contar con un Normativo Interno para el uso, administración y rendición

de cuentas de los fondos Rotativos Internos de la Entidad Eje utora del Comité Nacional

de Alfabetización —CONALFA-.

CONSIDERANDO

las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, permiten que se formalice

internamente la administración de Fondos Rotativos Internos y caja chica, mediante un

normativo que periódicamente sea actualizado, que satisfaga los procesos de manera

eficiente, transparente y eficaz.

CONSIDERANDO

Que l manejo y control de los fondos asignados al Comité Nacional de Alfabetización se

registran en el Sistema de Gestión —SIGES- y Sistema de contabilidad Integrada —SICOIN,

sistemas oficiales para las entidades gubernamentales o que reciben aportaciones del

estado.

POR TANTO:

Con base en lo considerado y en lo que para el efecto establecen los artículos 237, 238,

inciso a), de la Constitución Política de la República de Guatemala; 29, 54 y 53 de la Ley

Orgánica del Presupuesto, 45 de su Reglamento; 12 literales e) y f) de la Ley de

Alfabetización y 30 inciso f) de su Reglamento,

APROBAR EL SIGUIENTE NCiIMATIVID Y D1.7..,::kR SIN EFEC O EL NORMATIVO

ANL ERIOR, pare, uso, administración y renjición de cuentas de los Fondos Rotativc,s,

Internos de la Entidad Ejecutora del Corr)ité Nacional de Alfabetización para el ejercido

fiscal 2316, de conformidad con las aigu:entes disposiciones:

ArtícuIo 1. La Sección de Tesorería será la responsable de proponer a la Coordinación de

la Unidad de Administración Financiera —UDAF- la asignación de montos para el manejo de

Fondos Rotativos internos de las distintas Unidades y Coordinaciones Departamentales de

la Entidad Ejecutora.

Artículo 2, La Coordinación de !a Unidad de Administración Financiera --UDAF- solicitará a

Secretaria Ejecutiva !a autorización de la creación, incremento o rebaja correspondiente

para cada uno de los Fondos Rotativos internos.

Artículo 3. Serán responsabíes del uso, al. ininistración y rendición de los Fondos Rotativos

Internos, ei Coordinador de la Unidad, Coordinadores Departamentales y Técnicos

Financieros, .lefes de Sección o Departaimento y el personal que designe la autoridad

superior.

Artículo 4. El manejo de los Fondos Rotativos internos, se hará a través de las cuentas de

depósitos monetarios que ya existen en Oficinas Centrales y en Cada Coordinación

Departamental. Para la emisión de cheques se registrarán tres firmas mancomunadas; de

las cuales dos serán las titulares y una suplente para cubrir la ausencia de uno de !os

titulares.

ArtícuIc 5. Los responsabies de !os Fondos Rotativos internos, antes de proceder a la

compra y pago con cargo a dicho fondo, deberán asegurarse que exista asignaci¿m

presupuestaria y que ésta cuente con saldo monetario suficiente para su ejecución.

Artículo 6. Los gastos con cargo a| Fondo Rotativo Interno, se autorizan hasta por un

monto de Diez mil Quetzales (Q.10,000.00) en las Coordinaciones Departamentales y en ia

Sede Central, bajo estricta responsabilidad de! Coordinador Departamental y/o del

Coordinador de la Unidad de Oficinas Centrales que solicita el gasto. Para las compras

entre 0.1.00 a 0.3, 000.00 no se necesita cotización, de 0.3, 001,00. aQ.7,000.00 deben

soliciterse dos (2) cotizaciones y de Q.7,001.00 a Q.10 : 000.30 se deben soUcitart/es

cotizaciones las cuales formarán parte de los documentos de soporte. este monto apiica

por proveedor.

Articulo 7.Con el Fondo Rotativo interno únicamente se realizarán pagos qu e

correspondan a los renglones presupuestarios de les grupos de gasto siguientes: I

"Servicios no Personales" y Grupo 2 "Nriatesiales v Suministros", exceptuando el renglón

286 "Herramientas menores".

Artículo 8. El fraccionamiento de gastos o palTos tendientes a evadir los montes

establecidos en el artículo 7 de este slormativo, serán objeto de !a aplicación de las

medidas disciplinarias correspondiente:), por 13 au:ocidari administrativa superior da :a

Entidad Ejecutora de' CONALFA.

ENSEÑARLE A LEER Y 'ESCRIBIR AL Q1.1E NO SABE ES BUENO PARA

TODOS

RESOLUCIÓN No. SE-015-2016

n Artículo 9. Los responsables del uso, administración y rendición de los Fondos Rotaiivol

Internos, deben solicitar el reintegro de las cantidades utilizadas para evitar quedarse'Irk::: -

recursos financieros y de acuerdo al calendario estabiecido.

CONALFA

COMITE NACIONAL DE ALFABETIZACION SECRETARIA EJECUTIVA

LIBRO DE RESOLUCIONES

Artículo 10. Toda Constancia de Viático hacia la Ciudad Capital deberá de ser firmada por

los respectivos Coordinadores de Unidades de la sede central, donde se efectúen sus

gestiones; en el caso de los Coordinadores Departamentales, deben presentar su

constancia de viático ante el Secretario Ejecutivo, Coordinador de la Unidad de Apoyo

Administrativo o el Jefe del Departamento de Personal; autoridades del CONALFA que

están autorizadas para firmar los distintos formatos relacionados con viáticos.

Artículo 11. Todo comprobante de pago, debe estar autorizado por la Superintendencia

de Administración Tributaria —SAT-, y extendido a nombre del COMITÉ NACIONAL DE

ALFABETIZACIÓN —CONALFA- e incluir el Número de Identificación Tributaria (NIT) 502843-

4, y debe corresponder al período que se liquida, a excepción de la primera liquidación

que se podrán ingresar comprobantes de pago • de fechas anteriores. En la primera

Ilquidación se adjuntarán los comprobantes del mes de enero y febrero, dé la segunda

liquidación en adelante, no serán aceptados comprobantes o documentos con fecha

antericr o posterior a la rendición y sin descripción clara del bien o servicio adquirido.

Artículo 12. Los comprobantes de pago que satisfagan los requisitos referidos en el

numeral anterior, deberán contener, al reverso la siguiente información:

• Justificación del gasto.

• El recibo de conformidad de la persona que recibió el artículo o servicio.

• Lugar, fecha, nombre y cargo del responsable del fondo y el sello de la unidad

administrativa causante del gasto.

• El visto bueno del Secretario Ejecutivo y/o Coordinador (a) responsable, según sea

el caso.

Artículo 13. Al formularse la rendición del Fondo Rotativo Interno de conformidad con las

normas que se establecen en el presente normativo y en las Ejecuciones Presupuestarias

para el Ejercicio Fiscal 2015, deberán registrarse en el Sistema de Contabilidad Integrada -

sicoiN- (en el formulario FRO3 de Rendición de Fondo Rotativo Interno) con los conceptos

de los servicios o suministros que amparan cada uno de los comprobantes detallados.

Artículo 14. Una vez ingresada en el SICOIN la rendición del Fondo Rotativo Interno, los

responsables deberán firmarla, sellarla y remitirla a la Sección de Contabilidad de la

Unidad de Administración Financiera -UDAF- de la Entidad Ejecutora del CONALFA.

Artículo 15. El registro de las rendiciones de Fondos Rotativos Internos, deberán

presentarse completos, en original, a la Sección de Contabilidad para revisión, aprobación

y reposición del Fondo. Los responsables velarán porque no falte ningún documento y que

estos se encuentren debidamente autorizados.

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Artículo 16. Las revisiones de ¡os registros en el Formulario FRO3 y la documentación del

Fondo Rotativo interno, se efectuarán en la Sección de contabilidad de la Unidad de

Administración Financiera -LiDAF- observando las codificaciones por objeto específico dei

gasto de conformidad con e| presupuesto autolizado. El reembolso se realizará por parte

•de la Sección de Tesorería de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- una vez

aprobada por la Sección de Contabilidad y soiicitada la reposición en la jefatura de la

Coordinación de la UDA.F.

Artículo 17. Para agilizar la ejecución presupuestaria, el cumplimiento de los objetivos y

metas del proceso de alfabetización, los casos que no estén contemplados en el presente

normativo y en las Normas de Ejecución Presupuestaria, serán analizados por el

Coordinador de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- y !os Encargados de [as

diferentes Secciones que integran esta unidad, con el de resolverlas con total apego a

las leyes y normas que rigen ei uso, manejo y rendición de fondos asignados al CONALFA,

debiendo dar aviso de lo actuado a la SecreZaria Ejecutiva, para su conocimiento.

Artículo 18, La Unidad de Administración Financiera -LIDAF e, la Unidad de Auditoría

interna -UDAI- velarán por el cumplimiento de las normas contenidas en el preSente

documento; su incumplimiento, será objet de medidas disciplinarias, de conformidad con

lo que estipulen las leyes vigentes y la Secretaria Ejecutiva de la Entidad Ejecutora del

CONALFA

Artícuic 19. Esta resolución entra en vigencia a partir de la prese , n59,,,fer.‘..-b-re

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