Word 2010Combinar correspondencia

Área académica de Informática

2014

Combinar correspondencia

Combinar documentos con una base de datos en Excel

Cada vez que necesites enviar cartas a distintos destinatarios o si deseas crear las etiquetas con un número de serie correlativo, es importante que sepas que Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas, una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad te mostraré como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitarás lo si -guiente:

1 Carta redactada en Word 1 Base de datos, en este caso utilizarás un archivo Excel, pero pue-

des utilizar otras opciones como Access o Outlook Unos cuantos grs. de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos, por lo tanto debes personalizar la carta con los datos de los destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tienes que ver el tema de los datos que utilizarás, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Distrito, Empresa, Profesión, tal como lo muestra la siguiente imagen

Página 2

Nota.- Te recomiendo que tengas clara la ubicación del archivo Excel, ahora vamos a Word y como combi -namos la BD con la carta.

Hay tres consideraciones para combinar correspondencia: 1) Ficha correspondencia, 2) el grupo Iniciar com-binación de correspondencia y 3) el panel Combinar correspondencia. Aprende paso a paso:

a) Abre la carta modelo (documento maestro)b) Haz clic en la ficha Correspondencia (Fig. 1).c) Haz clic en la opción (comando) Iniciar combinación de correspondencia del grupo Iniciar combina-

ción de correspondencia (Fig. 1).

d) Haz clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…(Fig. 2).

Ahora comienza a trabajar con el asistente de correspondencia.

(Fig. 1)

(Fig. 2)

Página 3

Paso 1 de 6: Seleccione el tipo de documentoa) En la sección Seleccione el tipo de documento, haz un clic en la opción Carta.

b) Luego haz clic en Siguiente: inicie el documento (Fig. 3)..

Paso 2 de 6: Seleccione el documento iniciala) En la sección Seleccione el documento inicial, haz un clic en la opción Utilizar el documento actual

pues ya tienes el documento modelo abierto, de no ser así tendrías que marcar cualquiera de las otras dos opciones.

b) Luego haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios (Fig. 4).

Paso 3 de 6: Seleccione los destinatariosa) En la sección Seleccione los destinatarios, haz clic en la opción Utilice una lista existente pues ya

tienes una base de datos, de no ser así tendrías que marcar con un clic cualquiera de las otras dos op-ciones.

b) Luego haz clic sobre EXAMINAR que esta en el cuadrado azul (Fig. 5). Para buscar y luego abrir el archi-vo Excel (Fig. 6). En este caso será el libro BD1.

(Fig. 3)

(Fig. 4) (Fig. 5)

(Fig. 6)

Página 4

c) Después al seleccionar y abrir el archivo (este caso el Excel) saldrá la caja de diálogo Seleccionar ta-bla (Fig. 7):

d) Ahora selecciona la Hoja1$ donde se ubica la BD (datos variables) y luego haz clic en el botón Acep-tar. Posteriormente aparece la caja de diálogo de Destinatarios de combinar correspondencia (Fig. 8) donde podrás editar que registros a colocar en la carta, posibilitando el filtrar, si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

e) Observa que el panel Combinar correspondencia del paso 3 a 6 ha cambiado, después haz clic Siguiente: Escriba la carta (Fig. 9).

Paso 4 de 6: Escriba la cartaa) Ubícate en el lugar donde insertarás el primer campo y en la sección Escri-

ba la carta, haz clic en Más elementos (Fig. 10).

(Fig. 7)

(Fig. 8)

(Fig. 9)

(Fig. 10)

Página 5

b) Ahora procederás a insertar los campos, por ejemplo, Nombre, empresa, etc. En la caja de diálogo Inser-tar campo de combinación, selecciona el campo a ser insertado y luego haz clic en el botón Insertar y luego en el botón Cerrar.(Fig. 11).

c) Luego ubícate en el lugar donde insertarás el siguiente campo y repite los pasos b) y c).hasta terminar de insertar todos los campos que asigna-rás al documento. También podrás insertar los campos la opción (coman-do) Insertar campo combinado del grupo Escribir e insertar campos (Fig. 12).

Al asignar un campo, en el archivo Word que-dan de la siguiente forma <<Nombre>>, que es el nombre del campo. (Fig. 13)

d) Finalmente, haz clic en Siguiente: Vista pre-via de las cartas.

Paso 5 de 6: Vista previa de las cartasa) En el panel Combinar correspondencia (lado derecho de la

pantalla), en la sección Vista previa de las cartas podrás ver cada carta combinada, Buscar un destinatario y en la sección Realice cambios podrás Editar lista de destinatarios… (Fig. 14).

b) Ahora haz clic en Siguiente: Completa la combinación, obser-va el resultado.

También puedes hacer uso de los controles del grupo Vista previa de los resultados de la ficha Correspondencia.

En la siguiente página ver (Fig. 15).

(Fig. 11)

(Fig. 12)

(Fig. 13)

(Fig. 14)

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Verás que el procedimiento es fácil, no es complicado, es sólo saber de qué trata la herramienta y un poco de paciencia.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

a) En la sección Combinar (Fig. 16) podrás hacer uso de la opción Imprimir que te permitirá imprimir lo que decidas de la combinación realizada mediante la caja de diálogo Com-binar al imprimir.(Fig. 17)

b) También podrás hacer uso de la opción Editar cartas indi-viduales… mediante la caja de diálogo. (Fig. 18)

(Fig. 16)

(Fig. 17)

(Fig. 18)

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Para terminar con el proceso de combinación de correspon-dencia, también hay el botón “Finalizar y Combinar” (Fig. 19) puedes escoger la opción que necesites, entre

i) Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de con-trol.

ii) Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.

iii) Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Sé que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combi-nar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante.

Sobres -Combinar correspondencia

Hay tres consideraciones para combinar correspondencia: 1) Ficha correspondencia, 2) el grupo Iniciar com-binación de correspondencia y 3) el panel Combinar correspondencia. Aprende paso a paso:

a) Crea un nuevo documento.b) Haz clic en la ficha Correspondencia.c) Haz clic en la opción (comando) Iniciar combinación de correspondencia del grupo Iniciar combina-

ción de correspondencia.d) Haz clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…

Aparecerá el panel de tareas Combinar correspondencia.

Paso 1 de 6: Seleccione el tipo de documento

a) En el panel de tareas Combinar correspondencia, haz clic para seleccionar Sobres bajo Seleccione el tipo de documento.

b) Haz clic en Siguiente: Inicie el documento.

Paso 2 de 6: Seleccione el documento inicial

a) En Seleccione el documento inicial, elige entre las dos opciones siguientes:

i) Elige Cambiar el diseño del documento y haz clic en Opciones de sobre para seleccionar las opcio-nes de sobre y dar formato al documento de sobre.

ii) Elige Empezar a partir de un documento exis-tente y selecciona uno en la lista de nombres de archivo o haz clic en Abrir para buscar un documen-to de sobre existente.

b) Elige la primera opción y haz clic en Siguiente: Selec-cione los destinatarios.

(Fig. 19)

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Paso 3 de 6: Seleccione los destinatarios

a) En Seleccione los destinatarios, elija entre una de las tres opciones siguientes:

i) Elija Utilizar una lista existente y haga clic en Examinar si desea que la información de los destinatarios provenga de un archivo de datos existente.

ii) Elija Seleccionar de los contactos de Outlook y haga clic en Elegir la carpeta de contactos si desea que la información de los destinatarios proceda de los nombres de una carpeta de contactos de Outlook.

iii) Elija Escribir una lista nueva y haga clic en Crear para escribir los nombres de los destinatarios en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

b) En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, realice los ajustes que desee a la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar.

c) Haga clic en Siguiente: Diseñe el sobre.

Paso 4 de 6: Diseñe el sobre

a) Coloque el punto de inserción en el área de dirección de entrega del documento de sobre.b) En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones.c) En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione las opciones para el

formato del nombre de destinatario, el nombre de la compañía, la dirección postal y el país o región y, a continuación, haga clic en Aceptar.

d) Si desea elegir otros campos de la Lista de direcciones, haga clic en la opción Más ele-mentos para seleccionar el campo.

e) Haz clic en Siguiente: Vista previa de los sobres para continuar.

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Paso 5 de 6: Vista previa de los sobres

a) Haz clic en los botones de flecha a la izquierda y a la derecha para obtener una vista previa de los sobres.

b) Si desea realizar cambios de última hora a la lista de destinatarios, haga clic en Editar lis-ta de destinatarios para omitir nombres o agregar nombres a la lista.

c) Haga clic en Siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

En Complete la combinación, elija entre las dos opciones siguientes: Haz clic en Imprimir para enviar los sobres combinados a la impresora. Haz clic en Editar sobres individuales para enviar los sobres combinados a un nuevo

documento, que puede modificar o guardar antes de imprimir.

Combinar documentos con una base de datos en Word (Sencillo)

Hay un modo muy sencillo de combinar correspondencia, sólo debes tener la carta modelo y la base de datos que en este caso será en Word y seguir los siguientes pasos:

1. Abre el documento maestro (carta)2. Haz clic en la ficha Correspondencia.(Fig. 1)3. Haz clic Iniciar combinación de correspondencia del grupo del mismo nombre y luego haz clic en

Cartas. (Fig. 1)4. Haz clic en Seleccionar destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia y luego

clic en Usar lista existente… (Fig. 2)5. Haz clic en Insertar campo combinado del grupo Escribir e insertar campos para insertar cada campo

allí donde le corresponda en el documento maestro. (Fig. 3)

(Fig. 1)

(Fig. 3)

Observa en la siguiente página los

campos insertados en el docu-mento ma-

estro.Página 10

Etiquetas -Combinar correspondencia

Hay tres consideraciones para combinar correspondencia: 1) Ficha correspondencia, 2) el grupo Iniciar com-binación de correspondencia y 3) el panel Combinar correspondencia. Aprende paso a paso:

a) Crea un nuevo documento.b) Haz clic en la ficha Correspondencia.c) Haz clic en la opción (comando) Iniciar combinación de correspondencia del grupo Iniciar combina-

ción de correspondencia.d) Haz clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…

Aparecerá el panel de tareas Combinar correspondencia.

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Paso 1 de 6: Seleccione el tipo de documento

a) En el panel de tareas Combinar correspondencia, haz clic para seleccionar Etiquetas bajo Seleccione el tipo de documento.

b) Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.

Paso 2 de 6: Seleccione el documento inicial

a) En Seleccione el documento inicial, elige entre las dos opciones siguientes:

i) Elige Cambiar el diseño del documento y haz clic en Opciones de etiqueta… Para seleccionar la opción de etiqueta que desees. Para personalizar una etiqueta, haz clic en el botón Detalles.

En la caja de diálogo Contenido Ready ….. realiza los cambios que necesites para el tamaño de etiqueta que desees, por ejemplo tal como se muestra en la siguiente ima-gen:

Luego haz clic en el botón Aceptar, observa el resultado, después de hacer clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Opciones para etiquetas (Ver imagen en la siguiente página).

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ii) Elige Empezar a partir de un documento existente para abrir un documento que tengas preparado para combinar las etiquetas.

b) Elige la primera opción y haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

Paso 3 de 6: Seleccione los destinatarios

a) En Seleccione los destinatarios, elige entre una de las tres opciones siguientes:

i) Elige Utilizar una lista existente y haz clic en Examinar si deseas que la información de los destinatarios provenga de un archivo de datos existente (Recomendable).

ii) Elige Seleccionar de los contactos de Outlook y haz clic en Elegir la carpeta de contactos si desea que la información de los destinatarios proceda de los nombres de una carpeta de contactos de Outlook.

iii) Elige Escribir una lista nueva y haz clic en Crear para escribir los nombres de los destinatarios en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

b) En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, realice los ajustes que desee a la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar.

c) Haz clic en Siguiente: Diseñe las etiquetas.

Paso 4 de 6: Diseñe el sobre

a) Coloque el punto de inserción en el recuadro en blanco de la primera etiqueta.

b) En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones. En la caja de diálogo Insertar bloque de direcciones, haz clic en el botón Asignar cam-

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pos… para asignar los campos que formarán parte del bloque de direcciones y luego haz clic en el botón Aceptar (2 veces).

c) Haz clic en el botón Actualizar todas las etiquetas del apartado Replique las etique-tas.

d) Haz clic en Siguiente: Vista previa de las etiquetas.

Paso 5 de 6: Vista previa de las etique-tas

a) Haz clic en los botones de flecha a la iz-quierda y a la derecha para obtener una vista previa de las etiquetas.

b) Si desea realizar cambios de última hora a la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios para omitir nom-bres o agregar nombres a la lista.

c) Haga clic en Siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

a) En Complete la combinación, elija entre las dos opciones siguientes: b) Haz clic en Imprimir para enviar los sobres combinados a la impresora.c) Haz clic en Editar etiquetas individuales para enviar los sobres combinados a un nuevo

documento, que puede modificar o guardar antes de imprimir.

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