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COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES

INFORME DE GESTIÓN

II TRIMESTRE DE 2011

ÍNDICE

I. ESTADO DE LOS CONTRATOS REALIZADOS Y PROYECTADOS JUNTO CON LAS ACCIONES PARA GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA DE LA CONTRATACIÓN 1. Estado de los contratos realizados y proyectados. 2. Acciones para garantizar la transparencia en la contratación.

II. ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL.

1. Plan de Mejoramiento Institucional 2. Estado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno

“MECI” y acciones de mejora. 3. Evaluación de la implementación del Sistema de Gestión de la

Calidad - SGC. 4. Planta de personal de la entidad y número de contratistas.

III. CLASIFICACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS. 1. Quejas y peticiones frecuentes por áreas o servicios Institucionales 2. Peticiones de interés general. 3. Servicios frente a los cuales hay mayor demanda o queja. 4. Cantidad de usuarios inconformes por servicio o proceso.

IV. GESTIÓN 1. Seguimiento a la ejecución de los proyectos de inversión del

Comando General. 2. Creación, Activación y desactivación de Unidades y dependencias

del Comando General FF.MM III trimestre del 2011. 3. Evaluación del seguimiento al plan de acción del II Trimestre del

2011.

I. ESTADO DE LOS CONTRATOS REALIZADOS Y PROYECTADOS

JUNTO CON LAS ACCIONES PARA GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA DE LA CONTRATACIÓN

1. ESTADO DE LOS CONTRATOS REALIZADOS Y PROYECTADOS

TIPO DE PROCESO CANT. ESTADO

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA ACTIVOS A LA FECHA:

BORRADORES PRE-PLIEGOS 2 ACTIVOS

CONVOCADOS – PLIEGOS DEFINITIVOS 12 ACTIVOS

ADJUDICADOS – RESOLUCIÓN ADJUDICACIÓN 13 ADJUDICADOS

PENDIENTES DE INICIAR PROCESO 2 En ajustes y estructuración

SELECCIÓN ABREVIADA DE MÍNIMA CUANTÍA ACTIVOS 18

PENDIENTES DE INICIAR PROCESO 8 En ajustes y estructuración

PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA

Contratación Directa pendiente de iniciar proceso 12 En ajustes y estructuración

2. ACCIONES PARA GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA EN LA CONTRATACIÓN.

Las acciones tomadas por el Comando General de las Fuerzas Militares para garantizar la transparencia en la contratación, entre otras son:

Se da pleno cumplimiento a la normatividad legal vigente en materia de contratación estatal.

Los procesos de Licitación Pública, Selección abreviada de menor cuantía y de mínima cuantía, son adelantados a través de convocatoria pública en el Portal Único de Contratación.

Se garantiza el principio de publicidad y transparencia mediante la publicación de las convocatorias dentro los términos establecidos en las disposiciones legales vigentes (Ley 80/93, Decreto 2478/08, Decreto 2025/09), acorde con la modalidad de selección que se adelante.

En la modalidad de contratación Directa, cuando no se trate de proveedor exclusivo, se realiza invitación con pluralidad de oferentes, con el fin de garantizar la selección objetiva.

En cumplimiento con las políticas emitidas por el Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Directiva Permanente N°11 del 28-ENE-2011 en los procesos de Licitación Pública y Selección Abreviada de menor cuantía, el Comando General convoca a los Entes de Control, para que efectúen el acompañamiento en cada etapa del proceso contractual.

Se publican todos los actos administrativos que no constituyen reserva, con el fin que los interesados puedan conocer todas las actuaciones adelantadas por el Comando General.

Se implementó la base de datos de Contratistas de Obra Pública, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Ministerio de Defensa Nacional, la cual puede ser consultada en la página web www.cgfm.mil.co.

En los procesos de Obra Pública que se adelantan por la Modalidad de Contratación Directa Reservada del Sector Defensa, el Comando General de las FFMM, procede a invitar a los Proponentes que se encuentran inscritos en la base de datos del Comando General de las FFMM, dando cumplimiento a lo estipulado en la Directiva Permanente N°011 de 2011.

Para la suscripción de contratos interadministrativos y de obra bajo la modalidad de contratación directa reservada del sector defensa, el Comando General de las FFMM, previamente solicita el concepto al Ministerio de Defensa Nacional.

II. ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

1. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Estado del plan de mejoramiento:

No. Metas Concertadas

No. Metas Cumplidas al

100%

No. Metas Pendientes o en desarrollo

No. Metas vencidas a la

fecha de corte

% cumplimiento

% de avance

41 31 10 0 100% 66.17%

http://www.cgfm.mil.co/�

2. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” Y ACCIONES DE MEJORA.

Informe ejecutivo anual MECI

Subsistema de Control Estratégico

Avances

1. Ambiente de Control

a) El “Código de Ética del Comportamiento Militar” contiene los principios y valores institucionales, el cual se socializa e interioriza a través de diferentes medios, entre ellos:

• La Orden Interna (documento informativo de las novedades semanales que se relacionan con el régimen interno del personal).

• El programa de Inducción y Reinducción. • La Directiva No. 20101220064253 / CGFM-CGING-INGAD– 23-2

“Directrices de Autocontrol y Autogestión enfocadas al mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares.

b) Las estadísticas de las investigaciones disciplinarias del personal militar muestran una disminución del 29% para la vigencia 2010 (de siete en el 2009 a cinco en el 2010). Respecto del personal civil del CGFM, la Oficina de Control Interno Disciplinario MDN reporta una disminución del 43% en las investigaciones, (de siete en el 2009 a cuatro en el 2010).

c) Dentro de la Línea de Acción “Gestión de Desarrollo del Talento Humano” del Plan del Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA liderada por el Ministerio de Defensa Nacional, se articularon a través del Comité de Trabajo, las actividades relacionadas con las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, destacándose:

• Identificación de las competencias funcionales para los empleos asistenciales y administrativos de la Dirección General Sanidad Militar.

• Definición de los criterios a tener en cuenta en la consolidación de las competencias funcionales de los empleos asignados al sector defensa.

• Construcción del Diccionario de competencias por niveles. • Definición de competencias y comportamientos asociados por

niveles. • Identificación de perfiles para los empleos ocupados por personal

militar.

d) En los meses de septiembre y octubre de 2010, a través del convenio con la Caja de Compensación Familiar (CAFAM) – Consultoría de Gestión Humana, se aplicó la encuesta de Clima Organizacional a una muestra representativa de personal de oficiales, suboficiales y civiles del Comando General, cuyo análisis de datos será presentado en el 2011.

e) En aspectos de Bienestar y Capacitación, se efectuaron coordinaciones con el Programa de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; el programa de salud ocupacional - Administradora de Riesgos Profesionales POSITIVA, y las dependencias del Comando General, para las siguientes actividades:

• Reinducción en los temas de optimización del Portal del Estado Colombiano – PEC; formación de Gobierno en Línea; servicio al ciudadano – cadena de trámites (80 funcionarios, los días 04-NOV-10 y 07-DIC-10).

• Seminario de Inducción para el personal trasladado al Comando General FF.MM, donde las dependencias directamente responsables por la implementación y mantenimiento participaron en temas como: organización del Comando General; Guía de Planeamiento Estratégico; Ética y Valores Institucionales; funcionamiento del Sistema de Control Interno bajo el modelo MECI; Plan de Mejoramiento por Procesos; Sistema de Gestión Integrado; Régimen Interno; normas de seguridad física e informática, entre otros (38 funcionarios entre oficiales, suboficiales y civiles).

• Talleres de salud ocupacional dirigido a personal de oficiales, suboficiales y civiles: 1. Autoconocimiento para ser más eficaz en el puesto de trabajo (117 funcionarios) 2. Manejo del Estrés (240 funcionarios).

• Diagnóstico de riesgo ergonómico carga física con base en la encuesta de Prevención del Riesgo Osteomuscular y diagnóstico de Sustancias Psicoactivas a través del Test de tabaquismo y alcoholismo, sobre el 80% del personal que labora en el Comando General FF.MM.

• Seminario de preparación para el retiro dirigido a 60 oficiales en el grado coronel de último año. En el mes de diciembre se aplicaron encuestas a todos los procesos, para medir la eficacia de la capacitación y satisfacción del Plan de Capacitación, cuyos resultados serán analizados en el 2011.

f) En virtud Decreto 1253/88, las autoridades evaluadoras hacen la concertación de las acciones de mejora sobre el desempeño con sus evaluados, como se registra en los respectivos Folios de Vida, y de conformidad con la Disposición 039/03, se evalúa periódicamente el desempeño del personal militar y civil que ocupa cargos en el Comando General FF.MM.

g) De acuerdo con el concepto que emitió la Sección de Personal, se concluyó que en el decreto de planta de personal civil No. 4176 del 29-OCT-07, no se contempla ningún cargo del Nivel Directivo, para dar aplicación a los artículos 47 al 50 de la Ley 909/04 y que respecto de los acuerdos del nivel directivo, no aplican en el Comando General de las Fuerzas Militares (oficio No. 5930 CGFM-DIADFI-SEPER-APRES-22 del 07-ABR-10).

h) El nivel directivo (el Alto Mando Militar), facilita el ejercicio del control interno, como se evidencia en las políticas y directrices emitidas en la Guía de Planeamiento Estratégico 2010; las órdenes impartidas en las reuniones del Estado Mayor Conjunto; las reuniones de Revisión por la Alta Dirección (12 y 16 –NOV-10) y las reuniones de Análisis Estratégico RAE (sobre el Plan de Guerra “Consolidación”).

i) La alta dirección para fortalecer el Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares – SGI, en el 2010 emitió:

• Directiva No. 20101220064253 / CGFM-CGING-INGAD– 23-2, cuya finalidad fue asegurar el sostenimiento y la mejora continua SGI, con prácticas de autocontrol, autogestión y autovaloración, ejercidas por todos los funcionarios, especialmente quienes son líderes de proceso y/o tienen personal subalterno

• Circular No. 20101300181163/ CGFM-PLAES-DIDEO- 80-3 del 17-NOV-2010 con las directrices para recibir la Auditoría Externa de Seguimiento.

• Nueva versión del Manual Sistema de Gestión Integrado del 08-OCT-10

• Oficio N° 20101300196043 CGFM-PLAES-DIDEO-80.3, donde se convocó a los líderes de proceso y al Comité Operativo de Calidad, para revisar la política y objetivos del Sistema de Gestión Integrado (ejercicio adelantado en los meses de septiembre y octubre del 2010). La propuesta definitiva fue aprobada por el Comandante General de las Fuerzas Militares el 30-DIC-10.

• Nueva versión de la Guía para la formulación y evaluación de Planes de Acción del 22-OCT-10

• Nueva versión de la Guía de Indicadores el 19-NOV-10

j) La calificación del Índice de Transparencia por Colombia – ITC, del periodo 2008-2009 para el Comando General de las Fuerzas Militares fue del 78,5%, registrándose una disminución del 0,2% en comparación con el periodo 2007-2008, al obtener una calificación de 78,7%, lo cual obedece a que los parámetros de evaluación se actualizaron y afinaron, modificando el 90% de los indicadores que componen el índice, involucrando nuevos lineamientos, disposiciones y estándares internacionales en los temas de transparencia en la gestión pública.

k) La situación de quejas y reclamos interpuestas por el ciudadano en la prestación de trámites relacionados con la autorización para el uso de armas, municiones y explosivos se observó una disminución en las

solicitudes de trámites para expedición y renovación de salvoconductos, lo cual obedece a la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, las actividades de racionalización de trámites, y la diligente respuesta. En el trimestre OCT-DIC, se recibieron un total de 620 PQR (derechos de petición, tutelas, quejas, solicitudes), de las cuales fueron resueltas favorablemente 592.

2. Direccionamiento Estratégico

a) Con base en la Política de Defensa y Seguridad Democrática, se efectuó el análisis previo del contexto estratégico (perspectiva interna y externa), el alineamiento estratégico y los niveles de planeación (estrategia nacional, estrategia militar general, estrategia militar operativa y empleo táctico) sobre el cual, se fundamentó la Guía de Planeamiento Estratégico 2010, el Plan de Guerra y los planes de acción 2010 (con cronogramas de actividades), que contienen la misión, visión, objetivos institucionales, líneas de acción estratégica y criterios de evaluación.

b) En la formulación de los planes de acción del 2010, fueron tenidos en cuenta los requerimientos de las partes interesadas y clientes internos, y los recursos presupuestados desde la vigencia anterior, para atender exigencias normativas y/o para mejorar la prestación del servicio de direccionamiento estratégico.

c) En el sitio web www.fuerzasmilitares.mil.co, está publicado el marco normativo que rige el funcionamiento del Comando General FF.MM. De igual forma, cada proceso tiene identificadas las normas que le regulan y autorregulan, a través de los respectivos Normogramas.

d) De acuerdo con los resultados consolidados de los indicadores de gestión (eficacia, eficiencia y efectividad), la ejecución del Plan de Acción 2010, alcanzó el 94%.

e) La Sección Financiera del Comando General FF.MM., ejerce el control periódico de la ejecución presupuestal por rubros presupuestales, a través de:

• Informes a la División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

• Informes mensuales a la Jefatura Logística Conjunta • Informes trimestrales con los saldos de ejecución a cada Jefatura

comprometida.

• Reuniones de control soportadas en actas. • Publicación en el sitio web, de la información presupuestal

histórica desde el 2006 y la de la vigencia actual. • Cartilla del Cierre de Vigencia Fiscal • Memorias al Congreso

Resultado de estas revisiones, se toman decisiones sobre la redistribución o traslado de los saldos de apropiación, para optimizar el uso de los recursos. En el 2010 la ejecución presupuestal fue del 97%, el 3% restante corresponde a reintegros por diferencial cambiario, principalmente, y por las adiciones presupuestales situadas en el mes de agosto, los cuales, se distribuyeron en reserva presupuestal y para cubrir déficits de gastos de nómina en las fuerzas.

f) El Modelo de Operación por Procesos del Sistema de Gestión Integrado del Comando General, está representado en el Mapa de Procesos, que agrupa 4 tipos de Macroprocesos:

• Estratégicos: Son los que orientan, direccionan y controlan a los Macroprocesos misionales, de apoyo y de evaluación.

• Misionales: Son los orientados a la prestación del servicio, a través de ellos se desarrolla directamente la misión del Comando General.

• De apoyo: Son los orientados a dar soporte y recursos necesarios para que el Comando General pueda operar eficaz, eficiente y efectivamente.

• De evaluación: Son aquellos encargados de supervisar el cumplimiento de la normatividad aplicable y de la correcta ejecución en todos los Macroprocesos del Comando General.

En el Sistema de Gestión Integrado del Comando General se han identificado 8 Macroprocesos, compuestos a su vez por 29 procesos de primer nivel y 14 de segundo nivel.

Los procesos de segundo nivel, se han establecido para integrar al sistema las actividades que desarrollan las dependencias que pertenecen a la estructura del Comando General, pero que por razones legales, de atribuciones especificas o por su misionalidad, realizan actividades adicionales o que difieren en algunos aspectos de las que realizan sus procesos homólogos de primer nivel, como es el caso de la Dirección General de Sanidad Militar-DGSM.

g) Se han elaborado caracterizaciones para cada uno de los procesos del Sistema de Gestión Integrado, tanto para el primer nivel, como para

los de segundo nivel. En las caracterizaciones, además de mostrar las interacciones entre procesos, se identifican las relaciones con las entidades externas (cuando aplica) y se describen las actividades principales siguiendo el ciclo PHVA. Con base en lo anterior, los procesos también muestran interacciones entre ellos mismos siguiendo la secuencia: salidas del planear, entradas del hacer, salidas del hacer entradas del verificar, salidas del verificar entradas del actuar. La base para la elaboración de cada caracterización es el documento denominado Matriz de Funciones Principales.

h) Con la Directiva No. 20101300157103/ CGFM-PLAES-DIDEO-80.3, se emitieron directrices para obtener información sobre la percepción de los clientes del Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares (Líderes de procesos misionales del Comando General y su homólogos en el Ejército Nacional, la Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana), respecto a los productos de direccionamiento durante el periodo 2009-2010, aplicando una metodología a través de talleres dirigidos a grupos focales, con la participación total de 84 funcionarios entre oficiales, suboficiales y civiles. Los resultados de los talleres fueron tabulados y analizados, sobre los cuales, se hicieron conclusiones y recomendaciones a los líderes de los procesos misionales del Comando General FF.MM.

i) Los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad están asociados para medir la gestión de los procesos, a través del desempeño de los planes de acción, mapas de riesgos, planes de mejoramiento por proceso, encuestas de autoevaluación, uso de la metodología del Balance Scorecard, entre otros, cuya medición en la mayoría de los casos se hace trimestralmente, en reuniones de retroalimentación, reuniones de análisis estratégicos, reuniones administrativas, que sirven para tomar decisiones.

j) La institución militar garantiza la definición y aplicación clara de los niveles de autoridad y responsabilidad para el logro de la misión y los objetivos. El Comando General de las Fuerzas Militares, está estructurado como una unidad militar conjunta (a través de las Tablas de Organización y Equipo), conformada principalmente por los estados mayores requeridos según la doctrina militar, los cuales están especializados según su competencia, de forma que facilita la toma de decisiones en cada nivel jerárquico.

k) La estructura organizacional del Comando General de las Fuerzas Militares, mantiene el criterio de flexibilidad de acuerdo con las necesidades institucionales, y dadas las facultades asignadas al Comandante General, en el 2010 fueron activadas:

• Reubicación de la Oficina Asuntos Disciplinarios y Administrativos "OADYA", Resolución Ministerial No. 0069 del 12/01/2010.

• Reforma Administrativa de la Jefatura de Acción Integral Conjunta “J5”, Resolución Ministerial No. 1345 del 15/03/2010.

• Creación Oficina de Comunicaciones Estratégicas "COMES", Resolución Ministerial No. 1345 del 15/03/2010

l) A través del Comité Operativo del Sistema de Gestión Integrado, se realizaron las siguientes actividades de socialización:

• Boletines electrónicos • Retroalimentación a los 29 procesos del Sistema de Gestión

Integrado, en aspectos de: Mapa de Riesgos, seguimiento y evaluación de gestión y resultados de los planes de acción, seguimiento de los Mapas de Riesgos.

• Capacitación en temas de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 (para garantizar la implementación de la última versión): numeral 4. Requisitos Generales; numeral 8. Medición, Análisis y Mejora; numeral 6.2 Talento Humano; numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, numeral 7.4 "Adquisición de bienes y servicios" y numeral 7.6 " Control de dispositivos de seguimiento y medición".

3. Administración de Riesgos

a) Los lineamientos de administración del riesgo, están formulados en el Manual para la Administración del Riesgo del Comando General FF.MM (bajo la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP). el cual se encuentra disponible para consulta en la Suite Visión Empresarial.

b) Los Mapas de Riesgos se construyen a partir del análisis de la Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), para mitigar con controles y/o actividades, las Debilidades y Fortalezas que cada proceso identifica como factores que afectan potencialmente el logro de los objetivos.

c) Cada semestre, en el registro de evaluación de los Mapas de Riesgos, se verifica el cumplimiento de las actividades dentro de los plazos e indicadores establecidos. Cuando los controles han sido efectivos y se requiere que forme parte de una actividad de manera permanente, éstos se documentan como registros dentro de los procedimientos.

d) La Oficina de Planeación Estratégica, con base en la información de riesgos de los procesos, identifica los riesgos comunes y que potencialmente afectarán el cumplimiento de los objetivos institucionales, los cuales quedaron registrados en el Mapa de Riesgos Institucional. De los 126 riesgos, el 73%, fueron retomados de la vigencia 2009, algunos por ser inherentes a los procesos y otros porque los controles aplicados no fueron efectivos para contrarrestar el riesgo.

e) La Inspección General FF.MM., a través de las auditorías internas de calidad o de las inspecciones, ejerce el control sobre la administración de los riesgos, practicando pruebas de auditoría para establecer el cumplimiento de las actividades y la eficacia de los controles en los procesos del Sistema de Gestión Integrado; incluso, se tiene alcance en el área operacional, al verificar los riesgos asociados a las operaciones militares, a través de las inspecciones operacionales a las diferentes Unidades Operativas Mayores.

f) Bien sea por evaluación o control, se emiten las recomendaciones, para que los procesos y/o unidades militares, tomen las acciones preventivas, correctivas o de mejora a que haya lugar.

g) La Contraloría General de la República practicó la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular al Comando General de las Fuerzas Militares, el examen del Balance General al 31-DIC-09 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha, con los siguientes resultados:

• La evaluación conceptual del Sistema de Control Interno es “ADECUADO” con un nivel de riesgo bajo, por tener un porcentaje del 2%.

• La evaluación operativa, obtuvo una calificación de 1.35 ubicándose como un sistema EFICIENTE, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas, mitigan lo riesgos para los cuales fueron establecidos.

• El componente de Control Interno obtuvo una calificación de 100 puntos, ubicándolo como EFICIENTE.

• El plan de mejoramiento suscrito por el Comando General de las Fuerzas Militares, con corte a 31-DIC-08 y aprobado el 22-ENE-10 (oficio 2010EE2518 de la Contraloría General de la

República), presentó un cumplimiento del 100% y un avance del 100%.

• La gestión y resultados es Favorable con una calificación de 85.21.

• Los Estados Contables – Balance General – consolidados a 31-DIC-09 y el Estado de Situación Financiera, Económica y Social, entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2009, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la unidad Comando General de las Fuerzas Militares, así como los resultados de las operaciones por el año en mención, de conformidad con las normas y principios de contabilidad pública, prescrita por la Contaduría General de la Nación.

• Con base en el Concepto sobre la Gestión y resultados y la Opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría General de la República feneció la cuenta del Comando General de las Fuerzas Militares, por la vigencia fiscal correspondiente al año 2009

Dificultades

Ambiente de Control – Elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, Desarrollo del Talento Humano, Estilo de Dirección

Con base en los resultados del Informe Ejecutivo Anual MECI de la vigencia 2009 y las recomendaciones emitidas por la Inspección General FF.MM., la Sección de Personal estructuró un Plan de Mejoramiento por Procesos con el respectivo cronograma de actividades, para formular, socializar y aplicar una metodología de los Planes de Mejoramiento Individual, los cuales se encuentran en ejecución. Además, la metodología depende de la consolidación de las competencias funcionales y las directrices que formalmente emita el Ministerio de Defensa Nacional.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

1. Actividades de Control

a) La Guía para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión Integrado CGFM-PROGEINT-D-96.1, establece los criterios metodológicos para la identificación y documentación de los procedimientos, sobre los cuales, el proceso de Gestión Integral, hace el asesoramiento y acompañamiento.

b) Los procedimientos que forman parte de los procesos, tienen formuladas sus políticas de operación y los controles incorporados a las actividades. Además, en la Matriz de Función Principal (directamente relacionada con los procesos), se establecen las características de entrega o prestación de los productos y/o servicios.

c) La Suite Visión Empresarial es una solución tecnológica que utiliza el Comando General FF.MM., para crear, adoptar, publicar, integrar, consultar y controlar la documentación de los diferentes procesos (caracterizaciones, procedimientos, formatos o registro), que conforman el Sistema de Gestión Integrado del CGFM. En este aplicativo está el repositorio con los documentos (entre ellos los procedimientos) y los registros asociados, que conforman el Listado Maestro de Documentos y Registros del Sistema de Gestión Integrado.

d) Cada proceso está desagregado en procedimientos documentados y publicados en la Suite Visión Empresarial, dándole la formalidad para su aplicación y la ejecución de las actividades, controles, políticas, registros, glosarios, entre otros.

e) En las Auditorías Internas de Calidad y/o las inspecciones, son objeto de control, los procedimientos, políticas de operación, mecanismos de control, riesgos, indicadores, cuyos hallazgos (no Conformidades o Aspectos por Mejorar), se tienen en cuenta para la implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.

f) Asimismo, tanto los líderes de procesos como los funcionarios que los integran, verifican sus propios mecanismos de control interno, asociados a procedimientos, Mapas de Riesgos, Planes de Mejoramiento por Procesos, reuniones de trabajo, sumario de órdenes permanente, hojas de trabajo, cronogramas, por citar algunos, como una práctica de autocontrol y autogestión, que se evidencia en los correspondientes registros.

g) La Guía de Indicadores CGFM-PROGESTR-D-96.5, y las

herramientas (Balance Scorecard y Matriz de Indicadores) sirven para medir la gestión y los resultados en la ejecución del Plan de Guerra, los planes de acción, los planes de mitigación del riesgo y el desempeño de los procesos.

h) En el 2010, se puso en marcha la iniciativa de dar alcance a la herramienta del Balanced Scorecard – BSC, a los planes de acción, para lo cual, fueron identificadas las perspectivas, los objetivos de proceso, los indicadores de proceso, el Mapa Estratégico, y también se dictó la capacitación a un grupo representativo de los procesos sobre el manejo del modulo BSC/ Planes, para que el 2011 los planes de acción sean administrados y controlados por el aplicativo.

i) Cada proceso para medir la gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, creó sus propios indicadores, registrados en la ficha técnica de indicadores según la guía metodológica formulada por la Oficina de Planeación Estratégica.

j) En las Reuniones de Análisis Estratégico – RAE, se revisa el comportamiento de los objetivos estratégicos según la ruta de indicadores seleccionada del Mapa Estratégico, y con base en los resultados, la alta dirección emite órdenes y toma decisiones.

k) Al finalizar cada vigencia, la Oficina de Planeación Estratégica consolida la gestión y resultados de cada proceso para medir la eficacia de los planes de acción, para retroalimentar sobre las debilidades y fortalezas, que conlleven a la formulación de los Planes de Mejoramiento por Procesos.

l) El Libro MECI (elaborado en cumplimiento de la Directiva Transitoria No. 68 del 2008), se equipara con el elemento MECI -Manual de Procedimientos-, donde se acopian los documentos y la normativa de autorregulación, para consulta directa o referenciada.

m) Algunos procesos tienen el Manual MECI digitalizado, lo cual facilita su permanente actualización y la consulta en actividades de inducción, reinducción, preparación en el puesto de trabajo.

n) En el 2010, se realizó una revisión entre el contenido del Manual MECI y la información publicada por cada proceso en la Suite Visión Empresarial, con la finalidad de adoptar un solo medio de consulta, preferiblemente el aplicativo, y poder desarrollar otros módulos, como son planes y riesgos.

2. Información –

a) Los procesos tienen identificadas las fuentes externas de información en la Matriz de Partes Interesadas, y los clientes internos y externos en las respectivas caracterizaciones.

b) Trimestralmente se remite al Grupo de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio de Defensa (Directiva Ministerial 31800-MDSGAOC-577 de 2006), un informe consolidado de las peticiones, quejas y reclamos, que se recepcionan a través de los medios disponibles en el Comando General FF.MM., señalando el comportamiento de respuesta (definitiva o con respuesta parcial), clase de asunto, medio de recepción, impacto del servicio en los usuarios (pronunciamientos favorables o desfavorables) y tipos de solicitudes.

c) El Área de Personas Naturales del Departamento Control Comercio de Armas, Municiones y Explosivos, el 13-DIC-10 aplicó encuestas de satisfacción para medir el servicio de atención al usuario, a una muestra de 201 usuarios, registrando el 94% en calificación Excelente.

d) El área de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, desarrolló un aplicativo para el control de la recepción de quejas por presuntas violaciones a los DD.HH e infracciones al DIH, contra miembros de las fuerzas militares y así recomendar las acciones necesarias.

e) En las Reuniones de la Alta Dirección, se desarrolla como un punto de la agenda, el relacionado con la situación de peticiones, quejas y reclamos – PQR (tipo, causa de mayor incidencia, número, porcentaje) y se proponen las acciones de mejora, para que se tomen las decisiones.

f) El uso de las Tablas de Retención Documental fue aprobado con la Resolución No. 5919 del 28-DIC-07, además, con la implementación del Sistema de Gestión Integrado, se creó el Listado Maestro de Documentos y Registros.

g) A 31-DIC-10, el Comando General FF.MM. se ubicó en semáforo verde con el 85.5% de cumplimiento de la estrategia de gobierno en línea (Ley 962/05, Decreto 1151/08 y versión 2 del Manual de Implementación GEL publicado en febrero del 2010), con los siguientes porcentajes en cada fase:

• •Información94% • •Interacción70% • •Transacción92% • •Transformación70% • •Democracia100%

h) Desde enero del 2010 el Comando General FF.MM., implementó el Sistema de Gestión Documental ORFEO, sin embargo, la información con reserva se manejan de acuerdo con lo establecido en las Políticas de Operación del Proceso y las políticas de seguridad de la información de la directiva establecida.

i) El Comando General FF.MM., utiliza los sistemas de información gubernamental que proveen otras entidades del estado (SIIF, SICE, SUIP, SUIT, Sistema Electrónico para la Contratación Pública), cuya información es verificada para garantizar su confiabilidad.

j) También se cuenta con sistemas de información desarrollados a la medida y de acuerdo con las necesidades institucionales, como es el Sistema de Información de Armas, Municiones y Explosivos – SIAEM; la Suite Visión Empresarial – Modulo Calidad; la Intranet (solicitud de citas médicas, mesas de ayuda - para solicitar mantenimientos de hardware, software, equipos de comunicaciones); el Sistema de Información para administrar el talento humano del sector defensa – SIATH y el Sistema de Información Logística – SILOG, dispuesto por el Ministerio de Defensa.

k) Del 2 al 14 de diciembre del 2010 la firma Gallup Colombia Ltda, aplicó la última encuesta a una muestra de 1.200 entrevistados, donde las Fuerzas Militares alcanzaron el 81% de favorabilidad, ubicándolas en el primer puesto seguido de la Organización de Naciones Unidas con el 72%.

3. Comunicación Pública

a) En el 2010 se formuló el “Decálogo de Políticas de Comunicación Estratégica" y las directrices para el manejo de la Comunicación Pública en las Fuerzas Militares.

b) De igual forma, se aplicó una encuesta con el propósito de realizar un diagnóstico sobre el manejo de la comunicación interna en el Comando General de las Fuerzas Militares, cuyo análisis servirá como insumo para elaborar un Plan de Acción y formular estrategias que permitan mejorar la efectividad de la comunicación en el Comando General.

c) En el plan de trabajo 2010 se integró la estrategia de Gobierno en Línea y la política de racionalización de trámites, orientado a la optimización y automatización de la cadena de trámites para “Revalidación de permiso de porte o tenencia de arma para persona natural o jurídica” (por ser el de mayor impacto en el ciudadano), donde se pretende armonizar estas iniciativas con el plan piloto del Sector Defensa sobre la creación de la ventanilla única virtual. Dentro de las actividades ejecutadas, se destacan:

• Proyectos de convenio de interoperabilidad con las entidades públicas y privadas intervinientes en la cadena de trámites.

• Emisión de criterios editoriales para el Portal Web del Comando General (Directiva Permanente No. 20102740000293 CGFM-JEMC-COMES-28 del 02-JUN-10)

• Publicación de la información institucional en el Portal Web, de acuerdo con los criterios impuestos por Gobierno en Línea.

• Identificación de necesidades tecnológicas y de comunicación que requieren mayor desarrollo y recursos institucionales.

• Asignación de citas de atención a través de la Portal Web • Implementación del Call Center y adquisición del Digiturno para

mejorar la atención al usuario. • Implementación del pago en línea del Código de Atención

Ciudadana Electrónico – ACE.

• Disminución del tiempo de respuesta de los trámites, a cuatro (4) días contados entre la radicación de la solicitud por parte del usuario hasta la entrega final.

• Uso de la Portal Web para consulta y respuesta de inquietudes de los usuarios, respecto a los documentos requeridos para adelantar algún trámite de competencia del Departamento Control Comercio de Armas, Municiones y Explosivos.

• Asistencia a seminarios “Prepárese” convocados por el Programa de Gobierno en Línea.

• Reuniones de trabajo con la firma CINTEL para tener el apoyo metodológico sobre la identificación de las cadenas de trámites, y del SECOP, para conocer el nuevo portal de contratación pública.

• Se participó en la Rendición de Cuentas transmitida por el Canal Institucional de televisión, el 24-JUL-10, de las 8:30 a las 16:30, como un espacio para fortalecer los mecanismos de control social y hacer el seguimiento y evaluación de sus políticas, planes y programas, el Ministerio de Defensa, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea, la Policía Nacional y el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares.

• De conformidad con el Art. 30 de la Ley 80/93, las adjudicaciones de los procesos licitatorios, se realizaron por audiencia pública.

d) El Comando General de las Fuerzas Militares, utiliza los medios de comunicación y tecnológicos disponibles para la difusión de las diferentes actividades que realiza, mediante el portal web, noticiero Insignia, periódico “Firmeza y Honor”, revista “Fuerzas Armadas”, con el propósito que la comunidad conozca la labor adelantada en los temas de Derechos Humanos, desminado humanitario, apoyo a la comunidad y resultados operacionales.

e) El Museo Militar en coordinación con directivos de instituciones educativas de estratos 1 y 2 en zonas vulnerables del área urbana de la ciudad de Bogotá, realizó visitas itinerantes con piezas históricas, ampliando conocimientos a 34.401 alumnos sobre la historia de Colombia y sus Fuerzas Militares, contribuyendo de esta manera a la educación fundamentada, en la institucionalidad.

Dificultades

Comunicación Pública – Elemento: Información Secundaria

Desde el 2007 y especialmente con la implementación del Sistema de Gestión Integrado (certificado en el 2008), se han creado documentos que no están relacionados en las series y subseries aprobadas, a pesar de lo actuado a través del comité interinstitucional creado en el Ministerio de Defensa y las solicitudes elevadas al Comité de Archivo del Ministerio de Defensa, sin que a la fecha se haya obtenido respuesta satisfactoria.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

1. Autoevaluación

a) Las encuestas de autoevaluación formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la rendición del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno – MECI, son diligenciadas de manera participativa por todos los procesos con sus respectivos líderes, cuyos resultados son expuestos en reunión del Estado Mayor Conjunto, como un insumo para la toma de decisiones por parte de la alta dirección que permiten desarrollar acciones de mejora al Sistema de Control Interno –MECI, a través de los Planes de Mejoramiento por

Procesos.

b) Entre la Inspección General FF.MM. y la Oficina de Planeación Estratégica se diseño una encuesta, como herramienta para revisar la implementación, sostenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado – SGI del Comando General de las Fuerzas Militares - CGFM, a través de los elementos del Modelo MECI en armonía con el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo, la cual fue diligenciada por un total de 147 funcionarios (personal militar y civil de los diferentes grados y niveles organizacionales) que integran los 29 procesos del SGI del CGFM., con las siguientes fortalezas:

• El conocimiento del Sistema de Gestión Integrado – SGI, y de la Suite Visión Empresarial, como herramienta de consulta y control de los documentos y registros

• El componente de Autoevaluación, porque los procesos han hecho verificación y mejora de los procedimientos, documentos y registros propios de su proceso.

• El componente de Direccionamiento Estratégico, porque el personal tiene identificado el proceso al cual pertenecen; la Guía de Planeamiento Estratégico 2010 contiene los objetivos, líneas de acción estratégica y criterios de medición aplicables al proceso, y se conoce el Manual de Calidad, la política de calidad, los objetivos de calidad y el Mapa de Procesos.

• El componente Información por el conocimiento y consulta de la página Web www.fuerzasmilitares.gov.co.

• El componente de Evaluación Independiente, porque la Inspección General permite que los procesos respondan por el autocontrol y autogestión que le corresponde.

c) Entre los meses de junio a octubre del 2010, se llevaron a cabo los Talleres de Facilitación , como una herramienta dinámica que permitió la participación de todos los funcionarios de los procesos, la aplicación de prácticas de autocontrol, autoevaluación y autovaloración, a través tres fases: conceptual, vivencial y reflexiva

d) Los líderes de proceso realizan periódicamente reuniones de seguimiento al Plan de Acción, Mapas de Riesgos, Indicadores de Gestión, Objetivos Estratégicos del Plan de Guerra, evaluación del desempeño (compromisos del Folio de Vida), (Actas de Reunión de Trabajo), como mecanismo de autoevaluación.

e) De igual forma, los líderes de proceso, de manera autónoma se declaran Aspectos por Mejorar o No Conformidades, y formulan los respectivos Planes de Mejoramiento por Procesos, bajo la fuente

http://www.fuerzasmilitares.gov.co/�

Operación del Proceso – OP, con un seguimiento trimestral, para hacer el cierre cuando sea eficaz el cumplimiento de la meta, e informan a la Oficina de Planeación Estratégica para la actualización del Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

2. Evaluación Independiente

a) La Inspección General de las Fuerzas Militares es el evaluador independiente del Sistema de Control Interno, quien lidera los procesos de Inspección y Seguimiento – PROINSE y de Asesoria y Acompañamiento – PROASECO, orientados al cumplimiento de las funciones básicas definidas en su marco normativo. Durante el 2010, los procesos fueron objeto de Auditoría Interna, Auditoría Externa y Auditoria Gubernamental, sin encontrarse No Conformidades Mayores o Hallazgos Negativos de importancia significativa en su gestión.

b) Para la elaboración del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno – MECI, los procesos participan en el diligenciamiento de las encuestas, las cuales son coordinadas desde la Inspección General FF.MM., para confrontarlas con la evidencia soporte de las respuestas.

c) Con el Plan de Acción de la Inspección General se determina la ejecución del Programa de Auditoría Interna de Calidad, que se desarrolla a través de los respectivos planes e itinerarios, de conformidad con el procedimiento obligatorio de Auditoría Interna documentado.

d) En cumplimiento del Decreto 4485/09, el Sistema de Gestión Integrado del Comando General FF.MM, adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, criterio que fue tenido en cuenta tanto en la Auditoría Interna como en la Auditoría Externa de Seguimiento.

e) En el 2010 se efectúo la segunda Auditoría Externa de Seguimiento por parte de la firma SGS Colombia S.A. cuyo resultado permitió el mantenimiento de la certificación, y la declaración de una (1) No Conformidad Menor sobre el numeral 6.2 de la NTCGP 1000:2009, que fue objeto del correspondiente Plan de Mejoramiento.

3. Planes de Mejoramiento

a) El Plan de Mejoramiento Institucional de la vigencia fiscal 2008, tuvo un porcentaje de cumplimiento y avance del 100%.

b) Con base en el Informe de Auditoría Gubernamental que practicó la Contraloría General de la República a la cuenta fiscal del 2009, se presentó el Plan de Mejoramiento Institucional, el cual fue aprobado en febrero del 2011 (oficio No. 2011EE12487 del 24-FEB-11) y actualmente se encuentra en ejecución.

c) El Plan de Mejoramiento Institucional aprobado, y los seguimientos trimestrales de cumplimiento y avance se publican en la página web del Comando General FF.MM.

d) En cumplimiento de la Guía para la Elaboración y Seguimiento del Plan de Mejoramiento por Procesos CGFM-PROINSE-D-96.3, los líderes de proceso suscriben los Planes de Mejoramiento por Procesos que incluyen acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer su desempeño. Las fuentes que propician Planes de Mejoramiento por Procesos son: operación del proceso (iniciativa de cualquier funcionario, comportamiento de los indicadores, autoevaluación de control, Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, revisión de la Alta Dirección); resultados de una Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revista de Inspección; Petición, Queja y Reclamo-PQR; producto o servicio no conforme.

e) La información de los Planes de Mejoramiento por Procesos y los cierres de las No Conformidades en las Auditorías Internas, sirve para actualizar el Listado Maestro de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, como un registro de la mejora del Sistema Integrado de Gestión.

f) Los líderes de proceso, de manera autónoma pueden cerrar las No Conformidades o Aspectos por Mejorar, en la medida que se cumplan eficazmente las metas, de igual forma, el ente de control interno según la programación de inspecciones o auditorias, hace el cierre, cuando el porcentaje de avance y cumplimiento de las metas son del 100% y se evidencia que las causas han sido superadas.

g) Las acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento por Procesos, para subsanar la No Conformidad declarada sobre el numeral 7.6 de la NTCGP 1000:2004, por la Auditoría Externa de Seguimiento del 2009, fueron eficaces y cerradas, por el ente certificador SGS Colombia S.A.

Dificultades

Plan de Mejoramiento Individual

La Sección de Personal se encuentra ejecutando el Plan de Mejoramiento por Procesos con su respectivo cronograma de

actividades, para establecer la metodología para formular y hacer seguimiento a los Planes de Mejoramiento Individual, el cual depende de la consolidación de las competencias funcionales y las directrices que en el 2010 no fueron emitidas formalmente por parte del Ministerio de Defensa Nacional.

Estado general del Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno-MECI, en el 2010 tuvo un comportamiento positivo, al registrar un puntaje MECI del 94.98%, ubicándolo en el rango de calificación favorable, en el semáforo verde.

En comparación con el 96.14%, obtenido en el 2009, el Sistema de Control Interno –MECI en el 2010 disminuyó en 1,16%, porque a la fecha no está documentada la metodología para la formulación y seguimiento del elemento MECI “Planes de Mejoramiento Individual”, bajo responsabilidad de la Sección de Personal del Comando General, lo cual afecto negativamente otros tres (3) elementos de control como son: acuerdos, compromisos o protocolos éticos; desarrollo del talento humano y estilo de dirección, aunque dentro de la dinámica institucional, se hace la evaluación del desempeño a través de los folios de vida, de acuerdo con las normas de régimen interno que aplican al personal militar y civil. En el 2009, ya se había evidenciado la falta de implementación del elemento MECI en mención, situación que fue objeto de recomendaciones y de un Plan de Mejoramiento por Procesos, cuyo cronograma de actividades aún se encuentra en estado de ejecución.

Así mismo, el Comando General de las Fuerzas Militares no aplica los Acuerdos de Gestión, teniendo en cuenta el concepto que emitió la Sección de Personal, donde se concluye que en decreto de planta de personal civil No. 4176 del 29-OCT-07, no se contempla ningún cargo del Nivel Directivo, para dar aplicación a los artículos 47 al 50 de la Ley 909/04 y que respecto de los acuerdos del nivel directivo, no aplican en el Comando General de las Fuerzas Militares (oficio No. 5930 CGFM-DIADFI-SEPER-APRES-22 del 07-ABR-10). No obstante, se debió calificar en la opción NO, porque la Encuesta de Autoevaluación, dispuesta por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, no tiene la opción de No Aplica, para las preguntas relacionadas con el tema.

Recomendaciones

De manera prioritaria, se deben emprender las acciones correctivas dentro del Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares, a través de los Planes de Mejoramiento por Procesos presenten los directos responsables, con base en los resultados del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control MECI 2010 y las siguientes recomendaciones:

1. Sección de Personal – Proceso de Administración de Personal PROADMPE, Proceso de Formación y Desarrollo PROFORDE

• Presentar para aprobación del alto mando, la metodología para la elaboración y seguimiento de los Planes de Mejoramiento Individual como una iniciativa propia del Comando General FF.MM. orientada bajo los criterios del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, la cual puede ser ajustada a las políticas que en este sentido adopte el Ministerio de Defensa Nacional.

• Elevar la consulta al Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP, sobre la no aplicación de los Acuerdos de Gestión, con fundamente en el concepto emitido por esta sección, de manera, que en futuras evaluaciones, no sea calificado este tema.

• Verificar permanentemente la ejecución del Plan de Mejoramiento por Procesos para subsanar la causa raíz de la No Conformidad Menor, declarada por la firma SGS Colombia S.A, sobre el numeral 6.2 de la NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008, e informar trimestralmente a la Inspección General FF.MM., el porcentaje de cumplimiento y avance en el registro establecido.

• Informar el contenido del Código de Ética del Comportamiento Militar, a los particulares que cumplen funciones públicas en el Comando General FF.MM., y dejar evidencia de lo actuado.

2. Ayudantía General – Proceso de Gestión Documental PROGEDOC

Presentar a aprobación las Tablas de Retención Documental – TDR, de aplicación actual en el Comando General de las Fuerzas Militares, teniendo en cuenta los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado y los tipos de documentación utilizados en las dependencias, de manera que se armonice las TDR con el Listado Maestro de Documentos y Registros.

3. Jefatura Control Comunicaciones y Sistemas (J8) – Proceso Comunicaciones PROCOMUN

Acopiar las necesidades de tecnologías de la información y las comunicaciones para el mantenimiento y mejora del Portal Web del Comando General FF.MM. y los criterios a implementar a partir de la nueva versión del Manual de Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea (prevista para el segundo semestre del 2011).

4. Oficina de Planeación Estratégica – Proceso Gestión Estratégica PROGESTR, Proceso de Gestión Integral PROGEINT

• Asumir el liderazgo de la implementación y mejora continua de la estrategia de Gobierno en Línea, y operacionalizar las decisiones y órdenes emanadas por el Comité de Trabajo Gobierno en Línea, Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano del Comando General FF.MM. (creado mediante la Resolución 132 del 14-OCT-08).

• Formular el plan para administrar los riesgos institucionales, con énfasis en los riesgos calificados como altos y extremos, y coordinar con los procesos directamente responsables, la formulación de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.

• En las actividades de sostenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado del CGFM, tener en cuenta las oportunidades de mejora, especialmente las que se relacionen con los procedimientos obligatorios de las normas de calidad, y en temas como: Ajuste del Mapa de Procesos; realización del producto o prestación del servicio; diseño y desarrollo; medición, análisis y mejora (análisis de datos, análisis de la causa raíz, análisis de datos, control del producto y/o servicio no conforme); control de documentos y registros.

• Unificar criterios sobre el contenido, uso, actualización, consulta y control del Manual MECI dentro del Sistema de Gestión Integrado del CGFM.

5. Oficina de Comunicaciones Estratégicas – Proceso Comunicaciones Estratégicas PROCOMES Liderar el proyecto con el cronograma de actividades, para estructurar formalmente la Oficina de Peticiones, Quejas y Reclamos – PQR del Comando General FF.MM (medios y recursos necesarios), para concentrar las funciones de recepción, trámite, trazabilidad de respuesta, control de satisfacción del peticionario y/o quejoso,

información estadística y análisis de datos, que contribuya a seguir fortaleciendo los elementos MECI de Comunicación Organizacional y Comunicación Informativa, y se armonice con la iniciativa del Ministerio de Defensa Nacional - Grupo de Atención y Orientación Ciudadana, para activar la Ventanilla Única Virtual.

3. EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD - SGC.

ENTIDAD DEL SECTOR DEFENSA: COMANDO GENERAL FF.MM FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 07-dic-10 NOMBRE JEFE OFICINA CONTROL INTERNO:

VA. JOSÉ JOAQUÍN SANABRIA FONSECA

1. ENTIDADES EN PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN NTCGP 1000:2004 Instrucciones: De acuerdo con el estado de desarrollo de la actividad en la respectiva entidad, marcar con una "X" en la columna correspondiente. Si la actividad se encuentra "En desarrollo" o "Por iniciar" diligenciar la columna "Fecha prevista de finalización" Si la entidad para el desarrollo del proceso de certificación, tiene contempladas otras actividades, puede adicionarlas en el cuadro de Otras Actividades.

Actividad Por iniciar En desarrollo Finalizada Fecha prevista

de finalizació

n Implementación del Sistema de Gestión de Calidad Revisión Interna del Sistema de Gestión de Calidad Auditoria Interna del Sistema de Gestión de Calidad Gestión contractual para la auditoria de certificación Preauditoria del Proceso de Certificación Auditoría de Certificación Resultado auditoria certificación Certificaci

ón No certificación

Otras actividades: 2. ENTIDADES CERTIFICADAS EN NTCGP 1000:2004

Entidad certificadora: SGS COLOMBIA Fecha de certificación: 02-dic-08 Vigencia de la certificación: 01-dic-11

Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de políticas de operaciones, inteligencia y contrainteligencia, logística, acción integral, desarrollo humano y doctrina conjunta para las Fuerzas Militares de Colombia.

Auditoría seguimiento a la certificación Por iniciar En desarrollo Finalizada Fecha

prevista auditoria

X

Resultados auditoria seguimiento a la certificación

Mantiene la certificación

Requiere auditoria complementaria

Suspensión certificación

Cancelación certificación

X

3. OTRAS CERTIFICACIONES ACTIVAS A LA FECHA

Para el Comando General de las Fuerzas Militares Norma certificada: ISO 9001:2000 Ente certificador: SGS COLOMBIA Fecha certificación: 02-dic-08 Vigencia Certificación 01-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de

políticas de operaciones, inteligencia y contrainteligencia, logística, acción integral, desarrollo humano y doctrina conjunta para las Fuerzas Militares de Colombia.

Para la Escuela Superior de Guerra Norma certificada: NTCGP 1000:2004 Ente certificador: SGS COLOMBIA Fecha certificación: 22-dic-08 Vigencia Certificación 21-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Planificar, controlar, asegurar y mejorar todos los

procesos que garantizan la prestación de servicios de educación que permita asegurar el cumplimiento de las necesidades, expectativas y exigencias de clientes, usuarios y partes interesadas. Excluye 7.6

Norma certificada: ISO 9001:2000 Ente certificador: SGS COLOMBIA Fecha certificación: 22-dic-08 Vigencia Certificación 21-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Planificar, controlar, asegurar y mejorar todos los


Si tiene otras certificaciones adicionarlas replicando el cuadro anterior.

4. OBSERVACIONES O ASPECTOS PARA COMPLEMENTAR LA INFORMACIÓN

El 12-NOV-10 en reunión del Estado Mayor Conjunto, se presentaron los resultados de la auditoría practicada a los 29 procesos del Sistema de Gestión Integrado - SGI, con 153 No Conformidades declaradas, donde los numerales con mayor porcentaje de No Conformidades, es el numeral 4 con el 33%, seguido del numeral 8 con 35%. Para revisar el cumplimiento de lo establecido en el Decreto 4485 del 28-NOV-09, respecto de la implementación de la NTCGP 1000:2009, fueron tenidos en cuenta como documentos referencia en la auditoria Interna, las siguientes normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005. Los dias 23 y 24 de noviembre/2010, la firma SGS efectuó la auditoria externa de seguimiento al Sistema de Gestión Integrado del Comando General FF.MM., donde fueron declaradas dos (2) No Conformidades Menores. La No Conformidad Menor declarada en la auditoria externa del 2009, fue cerrada al comprobar la eficacia de la acción correctiva. El resultado de la Auditoria Externa de Seguimiento, es mantener la certificación otorgada en el 2008. El 03-DIC-10, la firma SGS efectuó la auditoria externa de calidad al Sistema de Gestión de Calidad de la Escuela Superior de Guerra, donde fueron declaradas cuatro (4) No Conformidades Menores, sobre los numerales 5.6.2 h, 8.3, 7.3 y 6.2.2 c. El resultado de la Auditoria Externa de Seguimiento, es mantener la certificación otorgada en el 2008. ENTIDAD DEL SECTOR DEFENSA: COMANDO GENERAL FF.MM FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 05-abr-11 NOMBRE JEFE OFICINA CONTROL INTERNO:




de finalizació



Otras actividades:

2. ENTIDADES CERTIFICADAS EN NTCGP 1000:2004

Entidad certificadora: SGS COLOMBIA Fecha de certificación: 02-dic-08 Vigencia de la certificación: 01-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de


Auditoría seguimiento a la certificación Por iniciar En desarrollo Finalizada Fecha

prevista auditoria

X






X

3. OTRAS CERTIFICACIONES ACTIVAS A LA FECHA Para el Comando General de las Fuerzas Militares Norma certificada: ISO 9001:2000 Ente certificador: SGS COLOMBIA Fecha certificación: 02-dic-08 Vigencia Certificación 01-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de






Si tiene otras certificaciones adicionarlas replicando el cuadro anterior. 4. OBSERVACIONES O ASPECTOS PARA COMPLEMENTAR LA INFORMACIÓN De las dos (2) No Conformidades Menores declaradas por la firma SGS en la Auditoría Externa del pasado 23 y 24 de noviembre/10, se solicitó a SGS la revisión de la No Conformidad declarada sobre el numeral 8.5.2 b de la NTCGP 1000:2009, por la dificultad para darle tratamiento a través de las acciones correctivas. El 03-FEB-11, se efectúo una reunión donde fue revisada nuevamente la evidencia y como resultado, SGS, se pronunció levantando la No Conformidad Menor al 8.5.2. El CGFM le dio tratamiento a la No Conformidad Menor declarada sobre el numeral 6.2.2 de la NTCGP 1000:2009, a través del Plan de Mejoramiento por Procesos, remitido a la firma SGS, y que se encuentra en ejecución. La Oficina de Planeación Estratégica definió los proyectos de mantenimiento, sostenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado - SGI, que forman parte del Plan de Acción 2011 y estan orientados a la certificación prevista para el mes de noviembre de 2011 A través de la Inspección General FF.MM. fueron definidos los planes e itinerarios de auditoria interna 2011, los cuales fueron comunicados a los Líderes de Proceso el 03-MAR-11 el 23-MAR-11, se llevó a cabo la primera reunión de Auditores Internos de Calidad, donde se aplicó la prueba de conocimientos generales.

ENTIDAD DEL SECTOR DEFENSA: COMANDO GENERAL FF.MM FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01-jul-11 NOMBRE JEFE OFICINA CONTROL INTERNO:




de finalizació



Otras actividades: 2. ENTIDADES CERTIFICADAS EN NTCGP 1000:2004 Entidad certificadora: SGS COLOMBIA Fecha de certificación: 02-dic-08 Vigencia de la certificación: 01-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de

políticas de operaciones, inteligencia y contrainteligencia, logística, acción integral, desarrollo humano y doctrina conjunta para las

Fuerzas Militares de Colombia.

Auditoría seguimiento a la certificación Por iniciar En desarrollo Finalizada Fecha prevista auditoria

X






X

3. OTRAS CERTIFICACIONES ACTIVAS A LA FECHA Para el Comando General de las Fuerzas Militares Norma certificada: ISO 9001:2000 Ente certificador: SGS COLOMBIA Fecha certificación: 02-dic-08 Vigencia Certificación 01-dic-11 Alcance (Actividades o procesos que cubre): Direccionamiento estratégico y emisión de






Si tiene otras certificaciones adicionarlas replicando el cuadro anterior. 4. OBSERVACIONES O ASPECTOS PARA COMPLEMENTAR LA INFORMACIÓN

Se está ejecutando el Plan de Auditorias de acuerdo con los itinerarios previstos. El alcance de la Auditoria Interna de Calidad 2011 es: "Todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado – SGI del Comando General de las Fuerzas Militares y los procesos de segundo nivel del proceso Sanidad Militar", y los siguientes objetivos: • Verificar la conformidad del Sistema de Gestión Integrado - SGI, • Cumplir el requisito 8.2.2 de la NTCGP 1000:2009, • Cumplir el requisito 3.2.2 del MECI 1000:2005, • Identificar oportunidades de mejora al Sistema de Gestión Integrado - SGI.

Fueron revisados, ajustados y publicados los documentos y registros relacionados con el procedimiento obligatorio de Auditoria Interna, los cuales se están utilizando en la Auditoria nterna 2011. Se efectuaron auditorias de seguimiento sobre la ejecución de los Planes de Mejoramiento por Procesos suscritos por los procesos auditados en el 2010, para subsanar las No Confomidades declaradas. Cuyos resultados sobre el estado de cierre de las No Conformidades quedo actualizado en el Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora. Se establecieron las necesidades de capacitación y formación para fortalecer el perfil de los Auditores Internos, las cuales fueron ajustadas con las limitaciones presupuestales, y se efectuó el proceso licitatorio, el cual se encuentra en etapa de adjudicación. EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA

4. PLANTA DE PERSONAL DE LA ENTIDAD Y NÚMERO DE CONTRATISTAS.

III. CLASIFICACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS.

1. QUEJAS Y PETICIONES FRECUENTES POR ÁREAS O SERVICIOS INSTITUCIONALES.

2. QUEJAS Y PETICIONES FRECUENTES POR ÁREAS O SERVICIOS INSTITUCIONALES

Departamento Control Comercio de Armas

3. SERVICIOS CON MAYOR DEMANDA

El servicio con mayor demanda en el Departamento es el de revalidaciones de Armas.

4. CANTIDAD DE USUARIOS Y CIUDADANOS INCONFORMES POR SERVICIO O PROCESO DE LA ENTIDAD

IV. GESTIÓN

1. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DEL COMANDO GENERAL.

DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN APR. VIGENTE APR. DISPONIBLE COMPROMISO SALDO POR

COMPROMETER

ESDEGUE

CONSTRUCCIÓN ADECUACIÓN, MANTENIMIENTO Y DOTACIÓN DE LAS INSTALACIONES PARA LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

$500.000.000,00 $0,00 $0,00 $500.000.000,00

J8 AMPLIACIÓN Y ACTUALIZACIÓN RED SATELITAL A NIVEL NACIONAL

$2.000.000.000,00 $526.108,00 $1.999.473.892,00 $0,00

J8

AMPLIACIÓN MODERNIZACIÓN DE LA RED DE TRONCAL DE TRANSMISIÓN TERRESTRE DE LA FUERZA PUBLICA Y LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍA MPLS PARA LA TRANSMISIÓN DE TRAFICO IP NACIONAL

$4.000.000.000,00 $0,00 $0,00 $4.000.000.000,00

J2 AMPLIACIÓN DEL GRUPO ESPECIAL DE INTELIGENCIA DE LAS FUERZAS MILITARES

$1.500.000.000,00 $0,00 $0,00 $1.500.000.000,00

J8

AMPLIACIÓN DESARROLLO E INTEGRACIÓN DE LA INFORMÁTICA EN EL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES

$1.000.000.000,00 $3.685.375,00 $233.500.219,00 $762.814.406,00

ESDEGUE

AMPLIACIÓN Y DESARROLLO DEL CENTRO DE SIMULACIÓN Y ANÁLISIS OPERACIONAL CONJUNTO

$400.000.000,00 $0,00 $400.000.000,00 $0,00

J8 MANTENIMIENTO DE REDES $4.000.000.000,00 $730,00 $2.421.900.672,00 $1.578.098.598,00

AGRUP SEGUR

ADQUISICIÓN Y/O MODERNIZACIÓN DE EQUIPOS DE SEGURIDAD DEL COMPLEJO MILITAR UBICADO EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

$400.000.000,00 $0,00 $0,00 $400.000.000,00

J8

ADQUISICIÓN EQUIPOS SATELITALES TÁCTICOS PORTÁTILES CON SU CORRESPONDIENTE BOLSA DE MINUTOS PARA SU RESPECTIVA OPERACIÓN NACIONAL

$2.000.000.000,00 $299.000.000,00 $0,00 $1.701.000.000,00

DIADF ADQUISICIÓN REPOSICIÓN EQUIPO DE TRANSPORTES - BLINDADOS Y ADMINISTRATIVOS

$500.000.000,00 $0,00 $0,00 $500.000.000,00

2. CREACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE UNIDADES Y DEPENDENCIAS DEL COMANDO GENERAL FF.MM III TRIMESTRE DEL 2011.

NOMBRE ORGÁNICO DEPARTAMENTO FECHA

ACTIVACIÓN REGIONAL DE OPERACIONES DE CONTRAINTELIGENCIA MILITAR No. 5 CECIM BOYACÁ Y CUND 06-abr-11 BATALLÓN DE POLICÍA MILITAR No. 4 "CIUDAD DE MEDELLÍN" BR4 ANTIOQUIA 03-may-11 FUERZA DE TAREA "SUMAPAZ" DIV5 CUNDINAMARCA 10-may-11

NOMBRE ORGÁNICO DEPARTAMENTO FECHA DESACTIVACIÓN

REGIONAL DE ASUNTOS INTERNOS Y CONTROL ESPECIAL CECIM CUNDINAMARCA 06-abr-11 COMANDO OPERATIVO Y DE ACCIÓN INTEGRAL No. 13 "SUMAPAZ" BR13 CUNDINAMARCA 10-may-11 COMANDO ESPECIFICO DE ALTAMIZAL DIV5 TOLIMA 10-may-11

3. EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL II TRIMESTRE DEL 2011.

Se presenta un informe sobre el resultado de los avances en los planes de acción registrados por cada uno de los procesos del CGFM en el software para seguimiento de la gestión “Suite Visión Empresarial”, para lo cual se realizó corte y evaluación el día 30 de Junio de 2011 así:

BOGOTA

J5

FORTALECIMIENTO DE LA ACCIÓN INTEGRAL A TRAVES DE LA MODERNIZACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA, MEDIOS DE RADIODIFUSIÓN Y AUDIOVISUALES DE LAS FUERZAS MILITARES A NIVEL NACIONAL

$1.000.000.000,00 $850.000,00 $465.713.023,00 $533.436.977,00

J5

APLICACIÓN DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE LAS FUERZAS MILITARES A NIVEL NACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ACCIÓN INTEGRAL

$1.500.000.000,00 $0,00 $222.003.548,00 $1.277.996.452,00

$18.800.000.000,00 $304.062.213,00 $5.742.591.354,00 $12.753.346.433,00

1. Principales resultados evidenciados Para el trimestre actual se registraron 90 Planes de Acción, presentándose un incremento en la cantidad formulada en referencia con el primer trimestre en el cual se presentaron 69. El incremento en la formulación de planes de acción del 30.4% se encuentra representado en 20 planes incluidos por la Dirección General de Sanidad Militar, motivados por los resultados de su auditoría interna, en la cual les fue ordenado que todos sus procesos debían verse reflejados a través planes; por otra parte fueron incluidos 2 Planes de Acción del proceso de Gestión Estratégica y 1 del proceso de Administración de Personal. En el periodo fueron cancelados 2 planes: Uno de Apoyo Logístico (Mesa de Ayuda) y 1 del Proceso de Sanidad Militar (Proyecto SISAM), de acuerdo a las solicitudes motivadas de cada líder de proceso.

2. Avance del Plan de Acción Institucional acumulado Al concentrar los 90 planes de acción de los 29 procesos del CGFM, se reporta un avance global del 44% en el Plan de Acción Institucional del Comando General de las Fuerzas Militares. Este avance reportado comparado con la meta del 53% proyectada para el presente periodo, nos indica que la eficacia en el cumplimiento de los planes de acción institucionales fue del 83%. En la siguiente gráfica se muestra el avance en la gestión trimestral del plan de acción institucional del Comando General de las Fuerzas Militares, presentando una comparación entre la gestión realizada versus la gestión proyectada.

De manera similar a la gráfica anterior, a continuación se presenta una gráfica que relaciona el avance de cada una de los procesos en referencia con la meta proyectada a cumplir finalizado el segundo trimestre de 2011.

De acuerdo a la información presentadar, podemos evidenciar que el porcentaje de retraso en la gestión del plan de acción institucional del Comando General de La Fuerzas Militares equivalente al 17%, está representado en falencias en la gestión individual de los procesos que se relacionan en el gráfico presentado a continuación:

3. Medida de Satisfacción al Cliente

En los Planes de Acción, se identifican periódicamente aspectos, dificultades o debilidades de los procesos y también se puede llegar a concluir y recomendar acciones de mejora que los mismos procesos van identificando a través del desarrollo de sus acciones, logrando al final fortalecer la capacidad administrativa, institucional y la gestión de los principales recursos tanto humanos como materiales y financieros

Una vez evaluada la gestión, se efectuó una retroalimentación y asesoría a cada proceso, con el fin de establecer compromisos de mejora para el siguiente periodo. Como medida de satisfacción al cliente sobre la información evidenciada y suministrada, fue realizada en cada Asesoría una encuesta a cada uno de los 29 procesos evaluados, obteniendo los siguientes resultados:

1) ACLARO MIS INQUIETUDES: 29 2) ACLARO PARCIALMENTE MIS INQUIETUDES: 0 3) NO ACLARO MIS INQUIETUDES: 0

Se evidencia que para los líderes de proceso y responsables de los mismos, en lo referente a los reportes de avances para el II trimestre 2011, fueron claros los datos suministrados, el sistema de evaluación empleado y fueron resueltas las inquietudes suscitadas durante el seguimiento y evaluación de la gestión realizada.

FICHA TÉCNICA ENCUESTA

CONCEPTO DESCRIPCIÓN PROCESO Gestión Estratégica PERIODO DE LA APLICACIÓN Evaluación Segundo Trimestre 2011 LUGAR DE LA APLICACIÓN Procesos Comando General

OBJETIVO

Determinar el grado de satisfacción de los líderes y responsables de los procesos del Comando General en el acompañamiento y asesorías efectuadas a los reportes de avances del plan de acción.

MÉTODO APLICADO Asesoría y Acompañamiento Personalizado POBLACIÓN UNIVERSO Procesos Comando General Fuerzas Militares TAMAÑO DE LA MUESTRA 29 procesos

comando general fuerzas militares - … · de tecnologías de la información y las comunicaciones;...

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