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UNIDAD ADMINISTRATIVA

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ACCIONES PREVENTIVAS DEL SISTEMA CORPORATIVO

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

CÓDIGO: SCGC-PG-12

REVISIÓN: 07

LOCALIZACIÓN: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FECHA DE APROBACIÓN: 23/03/2010

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NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Sistema Master Web del CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que su consulta es responsabilidad exclusiva del usuario.

APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Documento que se modifica PROCEDIMIENTO GENERAL DE ACCIONES PREVENTIVAS

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código del Documento que se actualiza

SCGC-PG-12 NÚMERO DE REVISIÓN: 07

Razón de la Sustitución Reducción de actividades y seguimiento de las mismas por medio de sistema master web.

Descripción del cambio Se modifican actividades y normas de operación a fin de simplificar el procedimiento.

Fecha de aprobación: 23/03/2010

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL

Manuel Arozarena White Representante de la Dirección

para el SCGC APROBÓ

Beatriz Romero Blancarte Comité Técnico de Calidad

REVISÓ

Verónica Tovar Arriaga Comité Técnico de Calidad

ELABORÓ





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Procedimiento General de Acciones Preventivas del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad





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1. Objetivo

Establecer la metodología para adoptar acciones preventivas, que eliminen la (s) causa (s) que originan las no conformidades potenciales detectadas en el Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad y prevenir su ocurrencia.

2. Responsables

Comité Técnico de Calidad del SCGC Identifica, establece y coordina acciones preventivas a aplicar en caso necesario en los tres ámbitos de operación del SCGC.

Representantes de la Dirección de las Unidades administrativas que forman parte del SCGC

Evalúan la eficacia de las acciones establecidas y coordinan acciones preventivas en el ámbito de operación Estatal y Plantel.

Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales.

Difunden y coordinan el establecimiento de acciones preventivas y se aseguran de la eficacia de las acciones establecidas.

Responsables del procedimiento de control de acciones correctivas en las Unidades Administrativas

Supervisan la aplicación del procedimiento y dan seguimiento al estado que guarda las acciones preventivas hasta el cierre de las mismas.

Responsables de los procedimientos operativos en las Unidades Administrativas del SCGC

Aplican la metodología para el análisis y solución de problemas (identificar causas raíz) en coordinación con el enlace de calidad o el responsable del procedimiento de acciones preventivas.

3. Alcance

Este procedimiento aplica desde la detección de No Conformidades Potenciales, la verificación de la eficacia de las acciones implementadas, cierre de las no conformidades potenciales hasta su incorporación al Informe de Revisión por la Dirección.

4. Normas de Operación:

Las acciones preventivas se realizarán de acuerdo a los requisitos que establece la Norma ISO 9001:2008.

Los términos empleados para este procedimiento son los que se especifican en la norma ISO 9000:2005.

Es responsabilidad de cada unidad administrativa designar un Responsable del Procedimiento de Acciones Preventivas (cabe señalar que será quien coordine la aplicación del procedimiento, ya que para su aplicación intervendrán los responsables de operarlos en las unidades administrativas.





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En el caso de las unidades administrativas del CONALEP (Oficinas Nacionales) el responsable de dar seguimiento a las acciones de este procedimiento será el Enlace de Calidad, así mismo se asegurará de la eficacia de las acciones establecidas.

5. CONTROLES REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

Los Comités Técnicos de Calidad Estatales, los Comités de Calidad de los Estados y Planteles y los Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales, identificarán las no conformidades potenciales, como resultado del análisis de oportunidades de mejora y de seguimiento de procesos a partir de:

tendencias negativas del desempeño de los indicadores y/o procesos (medición de procesos y servicios),

análisis de datos como son objetivos de calidad, medición de la satisfacción de clientes buzón (sugerencias),

desempeño del SCGC (auditorías internas, auditorías internas corporativas y auditorias externas) o del SGC Estatal o de plantel,

revisión por la dirección,

clima organizacional.

Es requisito del SCGC que quien identifique la no conformidad potencial la registre en el formato Plan de Acción Preventiva y Seguimiento SCGC-PG-11-F01, el cual se utilizará tanto para registrar una No Conformidad potencial individual ó para un conjunto de No conformidades potenciales derivadas de Auditorias.

Lo anterior podrá identificarse a través de reuniones de trabajo las cuales pueden ser mensual, trimestral o semestral, dependiendo de su origen y apoyándose de herramientas para la identificación de problemas. Para el análisis de la causa raíz las unidades administrativas deberán utilizar toda la información que les ayude a identificar dicha (s) causa (s) haciendo uso de herramientas para el análisis y solución de problemas como son:

cinco por qué s,

lluvia de ideas,

diagrama causa – efecto,

diagrama de pareto,

histograma.

Para un mejor uso de las herramientas en mención podrán utilizar el documento de apoyo “Guía de Técnicas para el análisis y solución de problemas” código SCGC-PG-11-G1, mismo que está disponible en el master web.





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Cuando el análisis y solución de un problema lo amerite, las unidades administrativas formarán grupos de enfoque en donde estarán representados los clientes, proveedores, y responsables del proceso afectado. b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades

El tratamiento de las no conformidades potenciales se realizará de acuerdo a la metodología de los cinco pasos, utilizando el formato de Plan de Acciones Preventivas y Seguimiento SCGC-PG-12-F01.

Una vez que se ha detectado una no conformidad potencial en algún subsistema, las unidades responsables tendrán un período de 10 días hábiles para elaborar su programa de acciones preventivas. En el caso de que se identifique una no conformidad potencial y que tenga impacto en los tres ámbitos de operación del SCGC, el Comité Técnico de Calidad de Conalep dará de alta la ficha correspondiente y notificará a los involucrados para realizar el análisis y establecer la acción preventiva a realizar. Cuando se trate de un Sistema de Gestión de la Calidad Estatal, el Representante de la Dirección en coordinación con el responsable del presente procedimiento y responsables de los procesos realizarán el análisis y establecerán la acción preventiva a realizar. Los planteles que no están en un Sistema de Gestión de la Calidad Estatal podrán realizar sus propios análisis y establecer sus acciones preventivas en el ámbito de su competencia. Es requisito que para dar inicio a la acción preventiva se cuente con el formato requisitado Plan de Acción Preventiva y seguimiento, mismo que deberá ser adjuntado a la ficha correspondiente del sistema Master Web, así como las herramientas de calidad utilizadas para el análisis y solución de la no conformidad potencial. La ficha de acciones preventivas se realizará en la bóveda predeterminada para tal fin, la cual tendrá la siguiente nomenclatura SAPA15001 (ejemplo), cuyo significado es:

Seguimiento S

Acción Preventiva AP

Abierta A

15 Estado de México

001 Plantel Ciudad Azteca

c) Determinar e implementar las acciones necesarias

Para los tres ámbitos de operación del SCGC se tendrán las fichas relacionadas con las acciones preventivas.





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El responsable del presente procedimiento, en las diferentes Unidades Administrativas, dará de alta la ficha de acción preventiva en el master web, de acuerdo a su ámbito de competencia, notificando a los responsables de procesos o personal involucrado en las acciones a realizar y solicitando se adjunten las evidencias necesarias para la atención de las no conformidades potenciales. El responsable del presente procedimiento en las diferentes Unidades Administrativas se asegurará del cumplimiento de las tareas asignadas a través de un monitoreo semanal del estado que guardan las acciones preventivas en su ámbito de operación. El seguimiento semanal estará en función de los siguientes criterios: 25% con avance en la investigación de causas y las acciones a tomar sin plan de trabajo. 50% con plan de trabajo y fechas comprometidas. 75% con tareas en inicio de ejecución o en proceso, tareas ejecutadas. 100% con acciones implementadas en su totalidad. Dicha actividad se realizará mediante el ícono de “editar tarea” en el apartado de seguimiento de la ficha correspondiente.

d) Registrar los resultados de las acciones tomadas Una vez que se asignan tareas al personal involucrado se les solicitan adjunten sus evidencias por lo que electrónicamente se recaban los registros que dan evidencia de las acciones tomadas.

e) Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

El Representante de la Dirección o el Auditor de la Unidad Administrativa, se asegurará de la eficacia de las acciones implementadas, dicha verificación se realizará considerando la naturaleza de la posible no conformidad y en función del período en que se podría volver a presentar. En caso de que el resultado de la verificación de las acciones realizadas no resultó efectivo, se convoca a reunión para revisar el plan y se vuelvan a tomar acciones, de acuerdo a los criterios siguientes:

CRITERIO DECISION / ACCIÓN

SI NO

Se eliminó la No Conformidad Potencial

SI, es una acción eficaz NO, se toman acciones nuevamente

Se eliminó la causa raíz que podría originar la no conformidad potencial

SI, es una acción eficaz NO, se toman acciones nuevamente

Prevalece o podría volver a ocurrir la no conformidad potencial

SI, se toman acciones nuevamente

NO, es una acción eficaz

Una vez que las acciones establecidas hayan sido eficaces, el responsable del procedimiento en las Unidades Administrativas migrará el registro completo (evidencias) a una bóveda de acciones preventivas cerradas. SAPC15001 (ejemplo).





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Seguimiento S

Acción Preventiva AP

Cerrada C

15 Estado de México

001 Plantel Ciudad Azteca

6. PROCEDIMIENTO

N°. ÁREA Y/O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Inicia

1

Los responsables de operar los procesos involucrados en el SCGC en cada unidad administrativa.

Detectan no conformidades potenciales a partir del análisis de resultados de:

Seguimiento y Medición de Indicadores y/o Procesos.

Auditorias Internas y/o externas.

Revisiones por la Dirección.

Sugerencias de los usuarios.

Encuestas de Satisfacción.

Encuestas de Clima Organizacional. Registra en el formato Plan de Acciones Preventivas y Seguimiento SCGC-PG-12-F01

2 Los responsables de operar los procesos involucrados en el SCGC en cada unidad administrativa.

En conjunto con el personal involucrado o grupo de enfoque analizan las causas de la no conformidad potencial utilizando una de las siguientes herramientas:

Cinco Por qués,

Lluvia de ideas,

Diagrama causa – efecto,

Diagrama de pareto,

Histograma. Se determina el ámbito al cual pertenece la misma, si es del:

2.1 Corporativo, continua en la actividad 5

2.2 Unidad Administrativa, continua en la actividad 3

3


En conjunto con el personal involucrado planean y determinan las acciones a implementar asegurando:

Eliminar la causa potencial

Que las acciones sean congruentes con la No Conformidad Potencial

Establecer prioridades de la oportunidad de ejecución de las acciones

Considerar su impacto en la calidad del servicio y/o





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funcionalidad del sistema.

4 Enlace de Calidad y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas

Recibe formato y revisa congruencia de las acciones preventivas propuestas. ¿Aprueba?

4.1 Si, continua en la actividad 5

4.2 No, se regresa a la actividad 3, para que sea replanteada la solución

5 Enlaces de Calidad, y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas

En el sistema master web, llena ficha (s) de acciones preventivas y da seguimiento periódico al cumplimiento de las acciones comprometidas, verificando su eficacia y requisitando los resultados en dicho sistema. El criterio a seguir para determinar el avance detectado en el seguimiento deberá basarse en la metodología PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar. Asimismo, incorpora las acciones preventivas de injerencia corporativa.

5.1 ¿Son corporativas? Si, continua en actividad 6

5.2 No, continua en la actividad 8

6

Comité Técnico de Calidad del SCGC

Toma acuerdos y compromisos para atender las no conformidades potenciales de injerencia corporativa, informa por medio del master web a Representantes de la Dirección en los Estados las acciones a realizar.

7 Representantes de la Dirección del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad.

Por medio del Sistema Master Web, informa a Enlaces de Calidad, y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas las actividades a realizar.

8


Implementan las acciones registradas en la ficha de acciones preventivas y conforme cumplimiento, integran evidencias

9

Enlaces de Calidad, Representante de la Dirección y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas

Para validar una acción preventiva y verificar que realmente fue efectiva deberá tomarse en consideración la naturaleza de la acción preventiva, por lo que deberá transcurrir, como mínimo, un ciclo sin que se vuelva a presentar el mismo problema y considerarse cerrada. ¿Fue eficaz?

9.1 Si, Continua en la actividad 10

9.2

No, Si la acción implementada no es eficaz, se vuelve a solicitar el análisis de la causa raíz de la no conformidad potencial a los responsables de operar los procesos en cada unidad administrativa. Regresa a paso 2.





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10

Auditores Internos en cada unidad administrativa y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas

Validan la efectividad de las acciones y cierran no conformidad potencial.

11

Representante de la Dirección, Enlace de Calidad o responsable de coordinar el sistema de gestión de la calidad en cada subsistema.

Valida y efectúa el cierre de las acciones preventivas que impactan la eficacia del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad.

12

Responsable de la Operación del Procedimiento de Acciones Preventivas

Resguarda evidencia.

13 Enlace de Calidad y/o responsable del procedimiento de Acciones Preventivas

Realiza seguimiento al estado de las acciones preventivas implantadas y elabora resumen de su estado registrándolo en la ficha correspondiente en el campo “resumen status actual de acciones preventivas” del formato de Revisión por la Dirección SCGC-PG-13-F01.

Termina





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7. FORMATOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO GENERAL

DE ACCIONES PREVENTIVAS

No Denominación Clave

1. PLAN DE ACCIONES PREVENTIVAS Y

SEGUIMIENTO SCGC-PG-12-F01

EMPLEAR LA HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CÓDIGO SCGC-PG-12-F01

FECHA DE ELABORACIÓN

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PLAN DE ACCIONES PREVENTIVAS Y SEGUIMIENTO.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD:

A.- AUDITORÍA INTERNA B.- AUDITORÍA EXTERNA C.- AUDITORIA INTERNA CORPORATIVA

D.- REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN E.- DURANTE EL PROCESO F.- SUGERENCIA

G.-OTRO MEDIO (ESPECIFIQUE)

DOCUMENTACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

No. de No Conformidad

/Potencial Fuente

Fecha/ área o proceso

Descripción de la No conformidad potencial

Req

uis

ito

de

la

no

rma

qu

e se

incu

mp

liría

Téc

nic

a d

e

anál

isis

Causa (s) raíz de la No conformidad potencial

Acciones a realizar

Fec

ha

de

Imp

lan

taci

ón

Evidencias Responsables

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CÓDIGO SCGC-PG-12-F01

FECHA DE ELABORACIÓN

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SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS


VERIFICACIÓN DE AVANCE RESPONSABLE:

25% AVANCE

CON INVESTIGACIÓN DE CAUSAS Y LAS ACCIONES A

TOMAR, SIN PLAN DE TRABAJO

50% AVANCE

CON PLAN DE TRABAJO, Y FECHAS COMPROMETIDAS

75% AVANCE

CON LAS TAREAS EN INICIO DE EJECUCIÓN Ó EN

PROCESO

100% AVANCE

TAREAS EJECUTADAS O ACCIÓNES IMPLEMENTADAS EN SU TOTALIDAD

FECHA FECHA FECHA FECHA

VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA Y CIERRE DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS


VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS

OBSERVACIONES NOMBRE Y FIRMA

RESPONSABLE DEL CIERRE:

FECHA DE CIERRE O REPROGRAMACIÓN:

Se eliminó la NCP

Se eliminó la causa raíz

que originó la NCP

Prevalece o volvió a ocurrir

la NCP

sí no sí no sí no

Para el cierre de la acción, se debe contar la evidencia de las técnicas utilizadas para el análisis de la causa raíz de la no conformidad y con el soporte del cumplimiento de las acciones.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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Instructivo de Llenado del Formato Plan de Acciones Preventivas y Seguimiento

Concepto Se debe anotar Fecha de elaboración Se anotará la fecha en que se está requisitando el formato.

Unidad Administrativa Anotar el nombre del Área que puede ser Oficinas Nacionales, Colegios Estatales, Planteles o área de oficinas nacionales

Origen de la No Conformidad Seleccione la letra que corresponda al tipo de origen de la no conformidad de acuerdo a las opciones señaladas

DOCUMENTACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

Número de la No conformidad potencial Se anotará el número de no conformidad bien sea el asignado en el Informe de Auditoría ó el consecutivo si se trata de no conformidades detectadas por otro medio.

Fuente Coloque la letra seleccionada de acuerdo a las opciones en el cuadro de Origen de la No Conformidad

Fecha /área o proceso En caso de seleccionar auditoria o revisión por la dirección se anotara en esta columna el Numero de auditoria o revisión y la fecha de la misma, en caso de seleccionar durante el proceso se anotara el proceso, el área o lugar donde se detecto y la fecha de detección, si fue por sugerencia anotar el medio por el cual se recibe (ejemplo: buzón, portal, encuesta, etc.) y la fecha de la misma, si fue por otro medio, especificar cual y la fecha.

Descripción de la no conformidad potencial Describir la problemática presentada en forma detallada.

Requisito de la norma que incumpliría Anotar el requisito de la norma al cual se incumpliría

Descripción de la causa raíz Anotar de manera específica el resultado del análisis de la causa raíz

Acciones a realizar Detallar las acciones a realizar. Si se requiere alinearla con las causas

Fecha de implementación Anotar la fecha en que deberá llevarse a cabo la acción.

Evidencias Anotar claramente cuál será el soporte que confirme que la acción se llevó al cabo

Responsable (s) Anotar el nombre de la persona que directamente llevará a cabo la acción

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

No. de no conformidad Anotar el número con que se viene identificando la no conformidad desde la documentación de la acción preventiva.

Verificación de la implementación Anotar con una “X” el porcentaje de avance y en la columna de fecha anotar la fecha que corresponde a la mismas

Responsable (s) Anotar el nombre de la persona responsable del seguimiento de la acción preventiva

VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA Y CIERRE DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

No. de no conformidad Anotar el número con que se viene identificando la no conformidad desde la documentación de la acción preventiva.

Verificación de la eficacia Se anotará con una “X” en el cuadro que corresponda de acuerdo al resultado detectado en la verificación

Observaciones Se deberán registrar las causas que justifican esta conclusión de acuerdo a la opción seleccionada en la “verificación de la eficacia”

Responsable del Cierre Anotará el nombre y firma de la persona que da seguimiento

Fecha de cierre ó reprogramación Cuando en las observaciones se concluya que la acción preventiva se ha llevado al cabo se anotará la fecha de cierre y si no está cerrada se anotará fecha de reprogramación.

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