Aslat% Proceso de Inventario

Clave Revisión 4

Fecha 09/04/18

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Aprobado por:

C.P. Carlos Armando Yocupicio Castro, M.A. ,

Revisado por:

C.P. Austin René Sánchez Félix

Elaborado por:

Personal del Área de Control Patrimonial

PROPÓSITO:

Levantamiento físico de inventario de los bienes adscritos a una UR para actualizar la

base de datos y dar mantenimiento a las etiquetas.

ALCANCE

Todos los bienes propiedad de la Universidad de Sonora adscritos a las UR.

REFERENCIAS

No aplica

DEFINICIONES

Bienes: Mobiliario y equipos propios para el desarrollo de las actividades de

Administración, Docencia, Investigación y Extensión, cuya duración se estima en

varios años y que forman parte del activo fijo.

SIIA: Sistema Integral de Información Administrativa.

UR: Unidad Responsable.

Etiqueta: Engomado plástico de 2"xl 1/2" que contiene impreso "UNIVERSIDAD DE

SONORA", "TESORERIA", "Control Patrimonial", Clave única, Código de barras y

Escudo de la Universidad de Sonora.

Clave única: Es el número de inventario asignado a cada bien, que consta del número

presupuestal de la UR seguido de un consecutivo.

Personal asignado: El empleado adscrito a la Subdirección de Control Patrimonial

asignado al levantamiento de inventarios de una UR.

Resguardo: Es el documento emitido por la Tesorería General para certificar la

entrega y asegurar el compromiso del usuario de hacer buen uso de los bienes

recibidos, así como su devolución completa y oportuna a la UR y que de no ser así la

Tesorería proceda a la recuperación del importe correspondiente.

Pedido de Compra: Documento oficial de la Universidad de Sonora con el cual se

formaliza la adjudicación de una compra a un proveedor.

Baja: Es el documento emitido por la Tesorería General para certificar la recepción de

bienes por la Subdirección de Control Patrimonial y su disminución de los

inventarios de la UR que los entrega.

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Personal del Área de Control Patrimonial

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1 El Subdirector y/o el jefe administrativo selecciona una UR según plan de trabajo y asigna al personal quien accesa al SIIA para cargar las PDA e imprimir un catálogo de ubicaciones (catálogo-ubicaciones).

5.2 La Tesorería General envía oficio previo al levantamiento de inventario al Titular de UR, donde se le hace saber que lo visitarán personal adscrito a la Subdirección de Control Patrimonial, indicándole el motivo de la visita y presentando al personal asignado, además de solicitarle el apoyo para realizar el inventario, esperando respuesta mediante oficio donde informe quien(es) será(n) la(s) persona(s) de enlace.

5.3 Atendiendo al monto de capitalización de los bienes muebles establecido en las Reglas especificas para el registro y valoración del patrimonio, el personal de Control Patrimonial llevará a cabo la verificación de los bienes muebles registrados con costo. Tratándose de bienes muebles cuyo costo esté registrado con valor "cero" no serán inventariados por la Subdirección de Control Patrimonial, sin embargo, estarán registrados para el control en la Unidad Responsable.

5.4 El personal de Control Patrimonial asignado, se presenta con la persona que servirá de enlace para programar el inventario, si existen más ubicaciones no descritas en el catálogo se pide lo indique para que no quede sin realizarse. Además, se pide dar aviso a los responsables de ubicación para que esperen y apoyen al personal asignado. Si personal de la UR quiere cotejar a la par el inventario esto es permitido, en base a las sugerencias del oficio. Se realiza Acta de inicio de inventario, firmando de conocimiento el titular de la UR, el enlace y el responsable de inventarios.

5.5 Una vez acordado la toma del inventario, el personal asignado se dirige a una ubicación donde se confirma el nombre de esta y del responsable. Se presentan con el responsable pidiéndole el acceso al área, su apoyo para dudas y que indique si cuenta con equipo delicado que requiera manejo especial, así como bienes personales que no deberían ser considerados en el inventario. Se toma un punto de partida para la revisión y se continúa hasta terminar con el área para evitar que se pase algún bien sin revisar, procediéndose de esta manera hasta terminar con la verificación de todas las áreas de la UR o término del inventario.

5.6 El personal de Control Patrimonial selecciona el área asignada, busca la(s) etiqueta(s) al bien(es) y se toma la lectura en la PDA, cuando el bien no corresponde al área se guarda en la PDA, verificando que coincida con la descripción, marca, modelo, número de serie, medidas, material, color, estado del bien y que la etiqueta se encuentre en buen estado según los casos en que aplique. Si el bien no tiene número.de serie o que por su uso y/o tipo

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Personal del Área de Control Patrimonial

de material pueden perder la etiqueta se marca la clave única con plumón de tinta indeleble o base de aceite, para identificar y poder remplazar la etiqueta. Cuando se encuentre mobiliario o equipo nuevo se solicitará información, pedido de compra, o si se adquirió de manera directa, para así poder regularizar su situación, si se encuentra equipos de otra UR solicitar información para saber las condiciones en que se encuentra.

5.6.1 Se elabora acta de cierre de inventario firmando el enlace y las personas que participaron en el inventario por parte de Control Patrimonial.

5.7 Levantado el inventario se realiza la conciliación.

5.8 El personal de Control Patrimonial recupera los datos de las PDA, baja la información y hace la conciliación a través del sistema en el módulo de inventario, y como resultado arroja el resultado de la conciliación en: ubicados, no ubicados, sobrantes y faltantes.

5.9 El personal de la Dirección o Departamento en el cual se realizó el inventario y el encargado de utilizar el SIIA en el menú "Módulo de Bienes: (Solicitudes, consulta de solicitudes y consulta de inventario por Departamento)", procede a actualizar la base de datos de los bienes accesando con la clave única para realizar los movimientos.

Bienes No ubicados La subdirección de Control Patrimonial entregará un listado de los bienes que se encuentren en áreas distintas a las del sistema según el inventario realizado y el responsable del manejo de SIR realizará las transferencias de acuerdo a la situación de los mismos. La subdirección de Control Patrimonial realizará las modificaciones que correspondan a la descripción, serie, y estado del bien.

Bienes Faltantes Los registros considerados como faltantes se clasifican a la ubicación 400 Y 500's correspondiente, haciendo la anotación al final de la descripción detallada la ubicación a la que pertenece. Y se registran como bienes en proceso de aclaración, el usuario tendrá que aclarar dichos bienes faltantes por medio de evidencias fotográficas y mandarlas por correo electrónico al Subdirector de Control Patrimonial o personal de inventarios y en su caso se

deberán de verificar.

Bienes Sobrantes En los bienes escritos que pertenecen a otra Unidad Responsable se da aviso a amb Unidades Responsables de que se encontraron dichos bienes para que nos indiquen situación y regularizar.

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5.10 El personal de Control Patrimonial accesa al SIIA (reportes-etiquetas) para imprimir las etiquetas de los bienes que carecen de ellas o que se encuentran en mal estado. Al día siguiente se dirigen a la ubicación requerida a pegar etiquetas, además preguntan más datos sobre los faltantes y sobrantes.

5.11 El personal de Control Patrimonial accesa al SHA (reportes-activos-externo-con firmas) e imprime un reporte de los bienes faltantes en el inventario de la ubicación 400 Y 500s correspondiente. Además, se elabora documento en Excel para los bienes sobrantes detallando los bienes y su ubicación, también en este listado se agregan los bienes pertenecientes a otras UR's. Ambos listados son entregados por oficio al secretario o titular de la UR para su conocimiento, fijándosele un tiempo de 10 días para que responda por oficio la situación de ellos.

5.12 Durante el plazo fijado (10 días) se realizarán tres visitas por el personal de control patrimonial, preguntará y verificará los bienes pendientes por aclaración, bienes sobrantes y bienes de otras Unidades Responsables, por lo que la Dirección Administrativa o Departamento deberá responder por oficio la situación de los mismos.

5.13 Dándole seguimiento al punto anterior el personal de Control Patrimonial en los casos de sobrantes, si estos pertenecen a la Universidad y cuentan con Pedido de compra se le notificará al almacén de bienes de la Dirección de Adquisiciones y Patrimonio para que realice el alta: las ordenes en líneas (captura-notas de recepción) u ordenes del sistema

manual o facturas (captura-recepción) y se elabora el resguardo correspondiente accesando al SHA (captura-resguardo). Si no cuenta con pedido de compra o factura se toma otra referencia y se le da el tratamiento de pedidos de sistema de forma manual, pero indicando en las observaciones y en el recurso que es por motivo de inventario.

5.13.1 Para los bienes pertenecientes a otra UR y si hay acuerdo entre ellas, en la que este asignado solicitará la baja vía SIIA, una vez autorizada, el personal asignado accesará al SHA (usuario-solicitudes-baja) para realizar la baja del bien. Después la UR solicita el bien vía SIIA y el personal asignado realizará el resguardo correspondiente accesando al SIIA (usuario-

solicitudes-disponibles). El personal asignado se dirige a la ubicación de donde se elaboraron resguardos, pega las etiquetas y recaba las firmas.

5.14 En caso de faltantes encontrados el personal de Control Patrimonial asignado los verifica, coteja la información con el listado, anota la ubicación correspondiente y accesa al SIIA (procesos especiales-cambios de activo) para actualizar la base de datos del bien. Si los bienes faltantes no son conciliados el listado queda a disposición de la Tesorería General para los efectos que esta considere.

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Personal del Área de Control Patrimonial

5.14.1 Una vez transcurrido el plazo para la aclaración de los bienes no localizados a la fecha del cierre del levantamiento del inventario, si estos no han sido aclarados y la unidad responsable no ha solicitado prórroga de respuesta, será turnada la información a la Oficina del Abogado General para el dictamen correspondiente y para Auditoría Interna para el seguimiento correspondiente.

5.15 El personal de Control Patrimonial imprime un reporte de activos adscritos a la UR separados por áreas y con firmas accesando al SHA (reportes-activos-externo-con firmas), en

original y copia, lo firma el subdirector. El reporte se entrega al secretario o titular de la UR, mediante oficio.

5.16 El titular de la UR y el responsable de la ubicación deben firmar y enviar el reporte en original a la Subdirección de Control Patrimonial, quedándose la UR con la copia.

5.1 7 El personal de Control Patrimonial asignado guarda el reporte original en el arc ivo correspondiente.

6. ANEXOS: N/A

La página 6 de 6 contiene el registro de Control de cambios — actualizaciones.

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Clave

Proceso de Inventario Revisión 4 Fecha 09/04/18

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Actividad Decía Dice

09/04/2018 5.11 ... fijándosele un tiempo para que responda por oficio la situación de ellos,

... fijándosele un tiempo de 10 días para que responda por oficio la situación de ellos.

09/04/2018 5.12 Pasado el plazo fijado el personal Durante el plazo fijado (10 días) se realizarán tres visitas por el personal de control patrimonial, preguntará y verificará los bienes pendientes por aclaración,

asignado se dirige a la UR para recabar la información de sobrantes y faltantes. Mencionados en los oficios de aclaración, bienes sobrantes y bienes de

otras Unidades Responsables, por lo que la Dirección Administrativa o Departamento deberá responder por oficio la situación de los mismos.

09/04/2018 5.3 Se adiciona: Atendiendo al monto de capitalización de los bienes muebles establecido en las Reglas específicas para el registro y valoración del patrimonio, el personal de Control Patrimonial llevará a cabo la verificación de los bienes muebles registrados con costo. Tratándose de bienes muebles cuyo costo esté registrado con valor "cero" no serán inventariados por la Subdirección de Control Patrimonial, sin embargo, estarán registrados para el control en la Unidad Responsable.

09/04/2018 Al adicionar el texto del numeral 5.3 se recorren de manera automática los numerales del 5.4 al 5.17

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