Evaluación preliminar de los Sistemas de CI

Análisis y Observación del Ambiente de Control de la Estructura Global.

Determinación y priorización de temas relevantes y sus niveles de riesgo (De control)

Riesgo de Control (NAGA sección 312 – Riesgo e importancia relativa)El riesgo de control es el riesgo de que un error significativo que podría existir en una afirmación de los estados financieros, no sea prevenido o detectado en forma oportuna por el control interno de la entidad.

Para disminuir el

riesgo:

1. Evaluar los

sistemas de

control interno

2. No evaluar

Control

(> P. Sustantivas)

Riesgo de control

Alto

Medio

Bajo

Relacionar con posibles efectos

en los Estados Financieros

Para evaluar importancia

relativa en los rubros de

los Estados Financieros.

Objetivos de la evaluación preliminar

Detectar Controles Claves o Básicos existentes en el sistema. (TEAMA)

Determinar la existencia de Controles Gerenciales o Disciplinas de

Control Básicos que regulan los Controles Claves o Básicos.

En resumen… Visualizar aquellos objetivos de control que serán

evaluados y corroborados por los procedimientos de Auditoria. (Pruebas

de Cumplimiento)

MM$

Controles Claves o Básicos / Objetivos del CI

Objetivos del

Control

(verificar la.....)

•Totalidad

•Exactitud

•Autorización

•Mantención

•Actualización

Controles Claves o Básicos / Objetivos del CI

Rechazos

“No cumple”

Autorización

Pendientes

Transacciones Archivo

MaestroCorrectas

Mantención

Actualización

Exactitud

Totalidad

SISTEMA

T E

Controles Gerenciales o Disciplinas de Control Básico

Segregación de Funciones “Controles Contrapuestos”.

Las labores no pueden estar dependiendo de

una sola persona.

División de funciones = “Uno prepara y el

otro Verifica”

Supervisión La Supervisión se encuentra a cargo de la Jefatura

Sin supervisión los Objetivos de control interno tienden a

desaparecer.

Si la segregación de funciones es débil, la Supervisión

debe ser mayor.

Custodia Contar con Bodegas, cajas fuertes o en general acceso

restringido a las áreas de mayor riesgo de información como las salas

de los servidores computacionales.

Para que los Objetivos de control interno (TEAMA) operen, es fundamental

contar con las siguientes Disciplinas de control:

Pasos para evaluar los Sistemas de Control Interno

a) Obtención del Conocimiento.

b) Descripción Narrativa.

c) Flujogramación.

d) Cuestionario de Control Interno.

e) Pruebas de Cumplimiento.

f) Registro de Debilidades de Control.

g) Comunicación Final - “Carta de Control Interno”.

a) Obtención del Conocimiento

Obtener Conocimiento del funcionamiento del Sistema de Control Interno

asociado a un determinado tema o ciclo de control interno elegido, a través de:

Entrevistas con personal Directivo y

Operativo que utiliza y trabaja en el área

de dicho Sistema.

Manuales de Procedimientos definidos

para la unidad.

Instrucciones o Reglamentos escritos

emitidos por la Jefatura.

En general, revisar y tomar

conocimiento del ambiente de control

interno de la compañía y de los primeros

componentes del Coso Report.

Sea escrito en forma cronológica

Sea escrito en forma consecutiva

Sea escrito en forma concreta y precisa.

De preferencia hacer un punteo de pasos o procedimiento.

b) Descripción Narrativa

Procedimiento que consiste en escribir los conocimientos obtenidos anteriormente,

en los papeles de trabajo (evidencia en auditoria), considerando que:

Objetivo: identificar cuales de los procedimientos, son

procedimientos de control, ya que son esos controles los

que se quieren evaluar.

c) ¿Qué es un flujograma?

El Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar

gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo

tipo, por medio de símbolos.

El Flujograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas

operaciones que componen un procedimiento o parte de este,

estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o

propósito, puede contener información adicional sobre el método de

ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas,

la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

¿Qué es un flujograma?

Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las

unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas

palabras es la representación simbólica de un procedimiento

administrativo.

Cuando utilizar un flujograma?

a) En aquellos clientes, donde han sido previamente elaborados los flujogramas

sus procesos.

b) En aquellos clientes donde participan distintas áreas y distintos

responsables. (Procesos complejos)

c) Clientes donde preferentemente se utilizará un enfoque de confianza en

controles.

d) En aquellos procesos en los cuáles el auditor considera que pudiese(n)

existir una(s) declaración(es) equívoca(s) material(es) para los Estados

Financieros.

e) Procesos con riesgos de fraude.

Importancia de un flujograma

El auditor SIEMPRE debe IDENTIFICAR las fuentes probables de

declaraciones equivocas potenciales (RIESGOS), y los controles que

mitigan en parte dichos riesgos.

Para lograr este objetivo los fujogramas permiten al auditor :

a) Entender el flujo de las transacciones relacionadas con las aseveraciones

relevantes, incluyendo como se inician, autorizan, procesan y registran las

transacciones.

b) Verificar que hemos identificado los puntos, dentro de los procesos de la

compañía, en los cuales podría surgir una declaración equivocada (incluyendo

temas de fraudes), que individualmente o en combinación con otras declaraciones

equivocadas sería material, para hacer esto se deben preguntar:

- ¿Quién puede accesar esto y cambiar la data?

- ¿Quienes tienen acceso a esto?

- ¿Quién controla la existencia, exactitud, integridad, propiedad de esto?

Importancia de un flujograma, continuación

c) Identificar los controles que la Administración ha implementado para Administrar

esas declaraciones equivocas potenciales.

d) Identificar los controles que la Administración ha implementado sobre la

prevención o detección oportuna de la adquisición, el uso, o la disposición, no

autorizados, de los activos de la compañía, que podrían derivar en una

declaración equívoca material de los Estados Financieros.

e) Entender como la tecnología de la Información (TI) afecta el flujo de las

transacciones.

f) Ayuda a la selección de los controles a testear.

g) Ayuda a la efectividad del diseño de los controles

Elaboración de un flujograma

Para la elaboración de un proceso debemos seguir los

siguientes pasos:

1. Defina el proceso a levantar.

2. Haga una lista en orden cronológico de diferentes

actividades y sus responsables.

3. Sintetice las actividades en forma clara y concisa.

4. Incluya las observaciones.

5. Aplique la simbología definida.

6. Utilice el formato preestablecido.

7. Comprobar su secuencia lógica.

8. Discutirlo con cada persona implicada para confirmar su

entendimiento.

Elaboración de un flujograma

Operación o Procedimiento: Rectángulo . Se usa para denotar cualquier clase de

actividad o procedimiento. Dentro del rectángulo se debe incluir una breve descripición

de la actividad.

Punto de decisión: Diamante. Para aquellos puntos del proceso en los que se debe

tomar una decisión. Los vértices del diamante por donde tengamos una salida se

marcarán con las opciones de la misma, por ejemplo: Si-No; Verdadero-Falso

Documentación: Se utiliza para indicar el output generado por una actividad.

Normalmente se refiere a salidas en papel (cartas, informes escritos, o impresiones de

documentos).

Dirección del flujo: Flecha. Se usa para denotar la dirección y el orden que

corresponden a los pasos del proceso.

Límites: Círculo alargado. Indica el inicio y el fin del proceso. Normalmente dentro del

símbolo aparece la palabra inicio o comienzo, término o fin.

Proceso automático: Cilindro. Actividad o cálculo que se realiza de forma

automática, normalmente se utiliza para los cálculos o informes que se producen por

los sistemas informáticos.

Conector: Círculo pequeño. Sirve para enlazar distintos flujogramas, se identifican

mediante una letra en su interior.

Control: Círculo pequeño color verde. Permite visualizar un control en una actividad

específica, se identifican mediante números

Simbología Utilizada en los Flujogramas

Tipos de Flujograma

1) Sólo Flujograma: En este tipo de flujograma, se

diagrama directamente el proceso, y sobre éste se

identifican los controles.

Tipos de Flujograma

2) Flujograma con narrativa: Estos tipos de flujogramas

constan a un costando con una breve narrativa.

Generalmente en la columna de la narrativa se detallan

los controles identificados.

Cuáles son las ventajas de utilizarlo

Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse.

Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.

Facilita el conocimiento general del proceso.

Sirve para identificar los responsables del proceso.

Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación

de datos.

Facilita la identificación de áreas a mejorar.

Facilita identificar las causas de los problemas del proceso.

Al comparar con una narrativa podemos decir que es más claro de

entender, revisar y concluir sobre la existencia de controles adecuados.