Tcnicas de la PlaneacinY Control de Gestin

CURSO CONTROL DE GESTIN y CUADRO DE MANDO INTEGRALINSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS Noviembre 2014Carlos EcheverraIngeniero Comercial y PeriodistaMBA Y PMP

Tcnicas no reconocidas de la PlaneacinY Control de Gestin

IntroduccinLa finalidad consiste en que el Gestor que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas ms usadas como son las siguientes:Manuales de Objetivos y Polticas.Diagrama de Proceso y de Flujo.Graficas de Gantt.PERT.CPM (Mtodo de Ruta Critica).

Manuales de Objetivos y Polticas.Manuales Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Manuales Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Manuales de Objetivos y Polticas.Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales. 1. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales. 2. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales.

3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales. 4. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.Introduccin

Manuales de Objetivos y Polticas.Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales. 5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.Introduccin

Diagrama de Proceso y de Flujo.Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver grficamente esos pasos.Introduccin

Diagrama de Proceso y de Flujo.Los sistemas de simplificacin del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos.

Cuando se realizan tramites administrativos existen tambin estas mismas etapas, ya que hay:Introduccin

Diagrama de Proceso y de Flujo.Operaciones como son escribir documentos, hacer clculos, 'c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo ().

Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Se indican con una flecha ().Introduccin

Diagrama de Proceso y de Flujo.Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su smbolo es ().

Demoras: como cartas dejadas en charola de salida", documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D. ,

Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su smbolo es un triangulo () .

Introduccin

Tcnica del Diagrama de Proceso

Los smbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya sealados; pero existe otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O T I D - A, que equivalen a Operacin, Transporte, Inspeccin, Demora y Almacenamiento. Se usan estos simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fcilmente recordable por la palabra "Otida". Introduccin

Pasos: Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendr datos de identificacin del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, seccin donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboracin, etc. 2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los smbolos, otra para descripcin breve del tramite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones.Introduccin

Pasos: Se anota, ante todo, la descripcin de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los smbolos Correspondientes, unindolos con una lnea perceptible.

Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones, transportes, inspecciones y demoras, as como de los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.Introduccin

Pasos:

Estos torales indican ya en cierro modo el tipo de accin que conviene tomar. As, v.gr.. si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones, tendr que deducirse que ese proceso puede ser mejorado.

6. Existe aun necesidad de hacer un anlisis ms profundo, para lo cual cabe preguntarse.Introduccin

Graficas de Gantt.Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo.

Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente.Introduccin

Graficas de Gantt.Al igual que los grficos PERT, los grficos Gantt se basan en un enfoque grfico. Un grafico de Gantt es un sencillo grfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos grficos se emplean para encadenar tareas entre s, el eje horizontal debera incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relacin de las tareas.Introduccin

Graficas de Gantt.Una ventaja importante de los grficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas.

A diferencia con los grficos PERT los grficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.Introduccin

Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin: Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del grfico Gantt. Las fechas correspondientes a la duracin del proyecto se anotan en el eje horizontal del grfico. Habrn de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijndose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.Introduccin

Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin:

Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en virtud de que pueden comparar de forma conveniente la planificacin original con el desarrollo real. Para informar del avance del proyecto o programa se tiene que ampliar las convecciones propias del grfico de Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barra correspondiente aparecer ms oscura. Si ha sido completada solo parcialmente, la parte proporcional de la barra estar ms oscura. Introduccin

Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin:

El porcentaje de barra oscurecida debera corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras ms claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A continuacin, se trazara una lnea vertical perpendicular al eje horizontal y que cortar a ste en la fecha del da. Entonces, se puede evaluar el avance del proyecto.Introduccin

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)El PERT fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la Divisin de Sistemas de Armamentos de la Corporacin Lockheed Aircraft. La tcnica demostr tanta utilidad que ha ganado amplia aceptacin tanto en el gobierno como en el sector privado.Introduccin

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)En los grficos PERT, los proyectos o procesos pueden organizarse en acontecimientos y tareas.

"Un acontecimiento (tambin llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalizacin de una tarea o un conjunto de tareas"Introduccin

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)Parar ilustrar los acontecimientos en los grficos PERT se ha utilizado una gran variedad de smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos.

Cada nodo esta dividido en tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del acontecimiento. Introduccin

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define explcitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del acontecimiento. En vez de ser fechas, estos tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la fecha en la que se inicia el proyectoIntroduccin

EJEMPLO:Donde:

IC : Inicio ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede comenzar la actividad. TC : Trmino ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede terminar la actividad. IL : Inicio ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto. TL : Trmino ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto.

EJEMPLO:IC : Inicio ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede comenzar la actividad. TC : Trmino ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede terminar la actividad. IL : Inicio ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto. TL : Trmino ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto.

EJEMPLO:Adicionalmente se define el trmino Holgura para cada actividad que consiste en el tiempo mximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalizacin del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente frmula: Holgura = IL - IC = TL - TC

EJEMPLO:Para utilizar el mtodo CPM o de Ruta Crtica se necesita seguir los siguientes pasos:Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cul debe comenzar antes y cul debe seguir despus.Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia.Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.Identificar la trayectoria ms larga del proyecto, siendo sta la que determinar la duracin del proyecto (Ruta Crtica).Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto

CPM o PERTA continuacin se presenta un resumen de las actividades que requiere un proyecto para completarse. El tiempo de duracin de cada actividad en semanas es fijo. Se solicita que estime la duracin total del proyecto a travs del mtodo CPM.EJEMPLO:

EJEMPLO:

ActividadDuracin (sem)Actividad PredecesoraA6-B8-C12A,BD4CE6CF15D,EG12EH8F,G

EJEMPLO:En consideracin a las etapas del mtodo CPM definidas anteriormente, en este caso se debe desarrollar el paso 3 y 5. En este sentido es necesario construir el diagrama identificando las relaciones entre las actividades y con el objetivo de resumir la metodologa se incorporar inmediatamente el clculo de la Holgura, IC, TC, IL, TL para cada actividad, junto con la identificacin de la ruta crticaVER

EJEMPLO:

GRACIAS

carlosecheverriam@gmail.comcarlosecheverriam@microsimulacion.com