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Evaluación de la Gestión por Dependencias

Bogotá, Marzo 29 de 2009

Agenda

1. Antecedentes

2. Modelo de evaluación de gestión aplicado

3. Tabla de valoración

4. Aspectos considerados en la evaluación (Políticas aplicadas)

5. Conclusiones

• Ley 909 de 2004

• Decreto 1227 de 2005

• Acuerdo 18 de 2008 CNSC Art 12 y 13

• Acuerdo 27 de 2008 CNSC Art 13

1. Antecedentes

100 Puntos

89 Puntos6 Puntos 5 Puntos

89 Puntos Evaluador – Cumplimiento 100% Compromisos Laborales

6 Puntos Evaluador - Aportes o productos adicionales

5 Puntos Evaluación Oficina de Control Interno

ESCALA DE VALORACION EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

1. Antecedentes (Cont.)

ESCALA DE VALORACION

CRITERIO PONDERACIÒN

Cumplimiento de planes de acción 20

Ejecución presupuestal* 20

Indicadores 20

Planes de mejoramiento 20

Oportunidad en la respuesta a la correspondencia 20

TOTAL 100

* En caso de presentarse que una dependencia no ejecute presupuesto en la vigencia, se redistribuye el puntaje en los demás criterios evaluados quedando cada uno con 25 puntos de ponderación.

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009

Criterio No. 1: Cumplimiento de Planes de Acción (20)

Se obtiene de la multiplicación del porcentaje de cumplimiento de las dependencias de las actividades establecidas en los planes de acción de los Proyectos Estratégicos y de las Oficinas de Apoyo por el valor de la ponderación.

Para las Oficinas de Apoyo que participan en Proyectos Estratégicos se ponderó el cumplimiento de los dos planes.

Fuente: SSP y Planes de acción presentados por las oficinas de apoyo

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009 (Cont.)

Criterio No. 2: Ejecución presupuestal (20)

Se obtiene de la multiplicación del porcentaje de ejecución de recursos de inversión (% pagos) de los proyectos estratégicos, teniendo en cuenta la vigencia evaluada y la reserva (Fuente SSP), por el valor de ponderación

Para las oficinas de apoyo se tendrá en cuenta los recursos de funcionamiento asignados y la fuente fue el SIIF. Sobre los recursos del 2% se tomó la matriz de control que lleva Secretaría General.

El porcentaje total de ejecución se obtuvo de la siguiente forma:

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009 (Cont.)

Recursos de Funcionamiento 2Recursos de Funcionamiento 2

Recursos de Inversión (SSP) 1Recursos de Inversión (SSP) 1

Recursos comprometidos / recursos apropiadosRecursos comprometidos / recursos apropiados

Recursos pagados / recursos comprometidosRecursos pagados / recursos comprometidos

Recursos comprometidos / recursos apropiadosRecursos comprometidos / recursos apropiados

Recursos obligados (CxP) / recursos comprometidosRecursos obligados (CxP) / recursos comprometidos

PromedioPromedio

PromedioPromedio

Promedio x ponderadoPromedio x ponderado

Criterio No. 2: Ejecución presupuestal (20) – Cont.

1 Fecha de corte: Enero 30, 20102 Incluye transferencias y requerimientos del 2%, según aplique

Criterio No. 3: Indicadores (20)

Se obtiene de la multiplicación del porcentaje promedio de los

indicadores que lidera la dependencia, multiplicado por el valor de

ponderación.

• Para las dependencias misionales se tuvo en cuenta los

indicadores de eficacia de los proyectos estratégicos.• Para las oficinas de apoyo que participan en proyectos

estratégicos, se ponderó el porcentaje promedio de los

indicadores de eficacia del macro proceso y los de eficacia de

los proyectos estratégicos.

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009 (Cont.)

Criterio No. 4: Plan de mejoramiento (20)

Se obtiene de la multiplicación del cumplimiento de los planes de mejoramiento vigentes a 31 de diciembre de 2009 por el valor de ponderación así:

• Formulación oportuna de planes de mejoramiento teniendo en cuenta las fuentes de evaluación existentes: Autoevaluación, Riesgos, Indicadores, Auditorías (5)

• Cumplimiento de los planes de mejoramiento establecidos: Eficacia (5)

Eficiencia (5)Efectividad (5)

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009 (Cont.)

Criterio No. 5: Oportunidad en la respuesta a la

correspondencia (20)

Se obtiene de la multiplicación del porcentaje de oportunidad en la

respuesta a la correspondencia asignada a cada dependencia,

teniendo en cuenta la interna y externa por el valor de ponderación,

de acuerdo con los datos suministrados por la Unidad de Atención al

Ciudadano.

2. Modelo de evaluación aplicado, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Resolución 9202 de 2009 (Cont.)

PORCENTAJE CONSOLIDADO PUNTAJE

100 > F > 96 5

95 > F > 92 4

91 > F > 88 3

87 > F > 84 2

83 > F > 80 1

3. Tabla de Valoración de acuerdo con lo establecido en el Artículo 4 de la Resolución 9202 de 2009

Tomando como base la sumatoria de los valores obtenidos en cada

uno de los criterios establecidos en el artículo 3 de la Resolución

9202, asignar el puntaje a cada dependencia así:

4. Aspectos considerados en la evaluación (Políticas aplicadas)

• Estructura vigente en 2009. En el SSP aparecían desactualizados los cargos responsables.

• Se realizó verificación mediante la obtención de evidencia pertinente por la OCI, con el fin de establecer el porcentaje de cumplimiento real.

• Se evaluaron únicamente los criterios establecidos en la Resolución 9202 de 2009, tal y como fueron descritos en el numeral 2 de este documento, sin incluir ningún otro criterio o variable.

• Algunos actividades de los planes de acción de las oficinas, no se tomaron en cuenta dentro de la evaluación, por considerarse funciones inherentes a la oficina

• Los datos del SSP se tomaron con corte al 30 de enero de 2010.

5. Conclusiones

• Existen indicadores que no cumplen con las condiciones de una meta SMART (específica, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo), lo cual dificulta su medición.

• Los planes de acción de las oficinas están conformados por actividades para las cuales se dificulta la asignación de porcentajes de cumplimiento intermedios, y por esta razón, en algunos casos, este aspecto resultó con una baja calificación.

• Se observaron indicadores de planes de acción de PE que son iguales a los indicadores de proyecto, sin embargo no existe consistencia en las metas establecidas.

• Se presentan hallazgos para los cuales no se formularon planes de mejoramiento, sin embargo en esta evaluación de gestión, se tuvieron en cuenta para este criterio, las acciones adelantadas en cada dependencia.

5. Conclusiones (Cont.)

• Se presentaron 4 indicadores de los planes de acción de los PE que no estaban en la formulación inicial, de acuerdo con el reporte obtenido del SSP a enero 4 de 2010, es decir fueron agregados posteriormente.

• Se presentaron 3 indicadores de los planes de acción de los PE cuya meta es diferente a la inicialmente planteada, de acuerdo con el reporte obtenido del SSP a enero 4 de 2010.

• Se presentaron 9 indicadores de los planes de acción cuyo avance a enero 4 de 2010 era superior al reportado al corte del 30 de enero de 2010.

Las principales situaciones que afectaron el porcentaje consolidado son:

• Al momento de la evaluación, las dependencias no presentaron soportes para criterios como planes de acción, planes de mejoramiento e indicadores que permitieron evidenciar el cumplimiento reportado por éstas.

• Los planes de mejoramiento afectaron en gran medida los resultados obtenidos, dado que presentaron el puntaje más bajo de todos los criterios evaluados, principalmente por que en la mayoría de los casos no se cumplió con el término de formulación oportuna de los mismos.

Adicionalmente, para varias dependencias, se presentó una baja calificación de las variables de eficacia, eficiencia y efectividad.

5. Conclusiones (Cont.)

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