1

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ALIX ENEIDA PREZ CAMARGO HCTOR RAL PREZ RESTREPO

MARLY CAROLINA HOYOS BOLAOS

UNIVERSIDAD DELQUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE ARMENIA

2015

2

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

HCTOR RAL PREZ RESTREPO ALIX ENEIDA PREZ CAMARGO

MARLY CAROLINA HOYOS BOLAOS

TAREA PARA LA MATERIA GESTIN DOCUMENTAL II

CURSO C160403_03

PROFESOR

JAIRO HERNN DAZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE

3

ARMENIA 2015

CONTENIDO

OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5

OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................................................. 5

INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 6

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 7

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? .................................................................... 7

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN. ..................................... 9

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. ............. 15

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN? ............................................................................... 15

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN? ........................................................................................... 16

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO DE

ELLOS. ............................................................................................................................................ 16

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA

CLASIFICACIN? ............................................................................................................................ 17

En la clasificacin de una organizacin las funciones la determinan las series documentales que

corresponden a cada agrupacin documental, porque estas resultan de los actos regulados por

normas de procedimiento, en cumplimientos de los objetivos encomendados a cada

dependencia. ................................................................................................................................. 17

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN? ...................................... 18

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES? .................................................................................. 20

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS

EJEMPLOS DE CADA UNA. ............................................................................................................. 21

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS ................................................................. 25

12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES O ETAPAS? ........ 29

13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS

PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y

TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A

LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD

PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA

UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS. ....................................................................... 33

4

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE

DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO). ......... 35

15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y

EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU

PRODUCCIN. ............................................................................................................................... 40

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES

O ETAPAS. ...................................................................................................................................... 42

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LOS ACUERDOS 03,

04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. ...................................................................................................... 43

CONCLUCIONES ................................................................................................................................. 46

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 47

5

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Aprender a aplicar todos los procedimientos que se requieren en los procesos de gestin documental, desde el momento teniendo en cuenta todas las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos que all se generan.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer conceptos del Ciclo vital de los documentos Diferenciar todas las fases o etapas que se realizan en los procesos de

gestin documental Clasificar los archivos de acuerdo orden de procedencia

6

INTRODUCCIN

Este cuestionario nos ha permitido darnos cuenta que durante todo el ciclo vital de los documentos se encuentran en etapas o fases y que de ellas se desprenden un sinnmero de actividades que son la base de todo proceso de gestin documental. Cada paso que se realiza, tiene una normatividad que est estandarizada y su aplicacin se rige por los lineamientos que nos muestra el Archivo General de la Nacin. Para lograr que toda la documentacin que llega a una unidad documental cumple un objetivo para la cual fue creado y de acuerdo a la importancia de este es que se toman decisiones de uso y conservacin, ya que estos documentos se convierten en informacin vital para servir de soporte a la entidad que los genera. El trabajo tambin nos permiti tener una visin ms profunda de cmo el documento tiene esa importancia que se le merece desde el mismo momento en que se genera hasta que descansa en su disposicin final que puede culminar con su permanencia definitiva o su eliminacin despus de cierto tiempo.

7

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Qu son las agrupaciones documentales?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son documentos generados por una entidad administrativa, en la utilizacin de sus funciones las cuales son los que originan los fondos, secciones, subsecciones, series y subseries documentales de acuerdo con una estructura orgnica.

Fig 1. Agrupaciones documentales

Fondo documental. Es la agrupacin documental producido por una persona natural o jurdica en la realizacin de funciones y actividades.

FONDO DOCUMENTAL

SECCION DOCUMENTAL

SUBSECCION DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

8

Fig 2. Fondo documental

Fondos Abiertos: es la documentacin de las entidades administrativas y la produccin documental es activa. Fondos Cerrados: es la documentacin de entidades suprimidas la produccin documental es nula. Fondos Acumulados: es la documentacin reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional. Seccin documental: Es la subdivisin de la seccin documental de una entidad administrativa o funcional. Subseccin documental: Es la subdivisin de la seccin documental, con la segmentacin administrativa, como lo es la oficina, esta tiene como funcin actividades detalladas dentro de la seccin. Serie documental: Es la declaracin documental siguiendo actividades continuas o repetitivas desarrolladas por la entidad, la cual se asocia con un asunto en particular la cual resulta ser el anlisis del contenido de los documentos o tienen una funcin especfica como las hojas de vida, contratos, informes. Subserie documental: son las unidades documentales que forman parte de una serie identificndose en forma separada por su contenido y caractersticas por varios tipos documentales, producida administrativamente.

9

2. Defina clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin.

Fig.3 Organizacin de Archivos

CLASIFICACIN Es el primer paso para los procesos de organizacin de archivos para controlar, conservar la informacin contenida en los documentos para la utilizacin sea administrativo, jurdica y cientfica. Clasificacin es un proceso de disposicin en agrupar por sus funciones y la separacin por sus diferencias al documento para controlar, conservar, la informacin, mediante el cual se establecen agrupaciones documentales teniendo en cuenta la estructura orgnica y de sus funciones de la entidad. La clasificacin documental identifica y establece las series que compone la agrupacin documental como son los fondos, secciones y subsecciones con estructura orgnico-funcional de una entidad. Los fundamentos de la clasificacin es la adaptacin del fondo documental y la estructura de la entidad, en el manual nos indica que los documentos de archivo son creados y clasificados.

La clasificacin como proceso archivstico permite reconocer el agrupamiento de documentos con funciones comunes teniendo como base la estructura orgnica. Los fundamentos de la clasificacin son la adaptacin de un fondo documental y la estructura de la entidad y se produce identificando en la posicin administrativa en su vinculacin y archivstica (series y unidades

Organizacin de Archivos

Clasificacin

Ordenacin

Descripcin

10

documentales) la cual se ve la reproduccin de documentos en una institucin. La clasificacin bien argumentada deber demostrar la aplicacin en los principios de procedencia identificando las categoras y grupos que plasman la estructura jerrquica del fondo y las funciones asignadas.

Fig. 4. Estructura Orgnica de la Entidad

Funciones: Las funciones en la clasificacin determinan las funciones en las series para la agrupacin documental que regulan las normas de procedimientos dando el cumplimiento a los objetivos de las dependencias, en la entidades tienen funciones especficas como administrativas. Hasta donde llega la clasificacin La clasificacin es la creacin de agrupaciones documentales en la cual tiene un proceso que es el (fondo) y se finaliza con las (series documentales) para lograr esta conformacin se da como en primer lugar las unidades administrativas y las funciones que deben cumplir. La clasificacin no decide cmo se arreglan los documentos dentro de las agrupaciones documentales simplemente menciona cuales son de la unidad administrativa su funcin y la serie. PROCESO DE ORDENACION Es un proceso donde se dispone de los documentos de manera fsica y la ordenacin de est, tambin se unen las unidades documentales de una serie y los tipos documentales al interior de un expediente. La ordenacin se da por medio de las series documentales, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin y se realiza una secuencia, los que ms se utilizan son los numricos, alfabticos y mistos o alfanumricos. Sistema de ordenacin: La ordenacin se da a partir de las series documentales, la cual en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin como numricos y alfabticos.

Organigramas

Creacin y supresin de dependencias

Manuales de funciones

Manuales de procedimientos

Reglamentos Internos

11

Fig. 5 Sistemas de Ordenacin

Los sistema de ordenacin numricos ordinal donde se disponen de documentos en aspecto continuo siguiendo la numeracin que lo identifiquen. Unos claros ejemplos seran los recibos de servicio pblico como el agua, gas o energa.

GAS AGUA Cuenta interna 0354301 Cuenta interna 00829824 Cuenta interna 0354302 Cuenta interna 00829825 Cuenta interna 0354303 Cuenta interna 00829826

Cronolgico: Es un sistema de ordenacin en la cual consiste colocar un documento detrs del otro consecutivamente con la fecha la cual se tramito, lugar, ao, mes y da.

2005, 02,15

2005, 03,12

2005, 04,17

12

2005, 05,20

2005, 06,23

2005, 07.12

Fig 6. Imagen del Sistema Cronolgico

Sistema de ordenacin alfabtico (A-Z) Onomstico: En la ordenacin alfabtica-onomstica es utilizada para series documentales como los expedientes como lo son las historias clnicas. Historia clnica

Fig. 7 Modelo Historia Clnica

13

Toponmico (o alfabtico-geogrfico) Primero que todo se ordena la serie documental alfabticamente por los nombres de los lugares como el pas, departamento, municipio, localidad o barrio. Ejemplo:

Antioquia Cundinamarca Meta Putumayo Vaups

Sistema de ordenacin mixta Alfanumrica: se ordena por medio de la serie utilizando el orden alfabtico y numrico cronolgico aqu los datos se cruzan, siempre estn unidos. Tambin se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de identificacin y alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un nmero elevado de empleados o entidades que prestan servicios a nmeros elevados de usuarios, como Historias Clnicas y Expedientes Acadmicos de Alumnos. Series con unidades documentales simples: Estn conformadas por unidades documentales simples donde tienen su independencia con otras unidades documentales simples entre si tienen suficiente contenido y distribuyen los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales se integran en las series documentales simples donde sistemticamente son colocados unos con otros pero no comparten la misma informacin, por medio de la ordenacin se controla su produccin.

(Foliacin de 1 a n) Ordenacin consecutiva numrica

14

Fig. 8 Series

Series con unidades documentales complejas: Estas son series conformadas por unidades documentales en la cual se llaman expedientes estas estn compuestas por tipos documentales muy diferentes entre s pero se relacionan en un trmite determinado. Sin duda los expedientes son diferentes unos a otros en la serie y por lo general donde estos son almacenados en unidades de conservacin, algunos expedientes tienen un gran volumen donde se deben dividir y ubicarlos en diferentes unidades de conservacin.

DESCRIPCIN La descripcin es una tcnica archivstica donde se representa exactamente la unidad documental con sus caractersticas internas que es la informacin y externas, en esta se da en varias partes conocidos como niveles de descripcin las cuales corresponden a las agrupaciones documentales como lo son el fondo, series, seccin, expedientes y documentos. El objetivo dar accesibilidad a los fondos documentales para proporcionar datos a los documentos de un archivo. Descripcin documental: las entidades en tendrn que elaboran un programa de descripcin documental con distintos instrumentos que permitan controlar las unidades documentales y as la difusin y consulta por la poblacin mediante fuentes primarias para la formacin de una identidad cultural.

15

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. La ordenacin es la disposicin fsica de los documentos donde termina la secuencia de un documento, determinando que documento va de primero y cual despus aqu nos da un principio de orden original. Esto nos da que cada documento debe ser archivado y organizado de acuerdo al orden del rea productora. El principio de orden se refiere al arreglo de los grupos y series documentales otro seria la ordenacin de fragmentos individuales que hay en las series. La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado1 Y la organizacin de archivos es un grupo de operaciones tcnicas administrativas su objetivo es la agrupacin documental y la organizacin de estas de forma jerrquica con principios orgnicos y funcionales. La diferencia que uno ordena los documentos y el otro organiza en forma jerrquica estos.

4. Qu se refleja con la clasificacin?

La clasificacin nos refleja por medio de la cartilla de clasificacin documental que es un grupo con operaciones tcnicas y administrativas que tiene una finalidad con la agrupacin documental y la importancia de la organizacin, recuperacin de la informacin contenida de los documentos para la utilizacin administrativa, jurdica. Tambin la clasificacin implica identificar la procedencia y funciones de los documentos. La clasificacin nos brinda pautas que permiten a las instituciones y administradores de documentos tener un sistema de clasificacin coherente dados a los principios archivsticos, se da facilidad de que la entidad tenga un sistema de clasificacin documental.

1 Para la Archivera Espaola Antonia Heredia Herrera, Ordenar es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano

16

5. Qu implica la clasificacin?

La clasificacin implica reconocer o identificar la procedencia de los documentos segn la estructura orgnica de la entidad y las funciones desarrolladas por esta la gestin.

Fig. Clasificacin

Las funciones determinan las series que corresponden a la agrupacin documental. Las funciones ms comunes son administrativas genricas que sirven como apoyo para las competencias de cualquier entidad y las especificas se constituyen por su razn de ser siendo diferente de otras, las funciones son delegadas a las reas tcnicas.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno

de ellos.

Principio de Procedencia: Es un proceso de clasificacin donde identifica el productor de documentos puede ser institucionales esto da a la totalidad de documentos producidos por una entidad y administrativos esto se da por medio de las dependencias o unidades administrativas. El orden original debe preservar la ilacin documental respetando la posicin de los documentos con el lugar que ocupe un trmite especfico que al revisar la unidad documental se vea la produccin y uso de los documentos. Institucionales: Estos son (fondos documentes) describen la totalidad de documentos creados por una entidad. Administrativos: Son todas las secciones y subsecciones documentales la cual la procedencia est en las dependencias y son las unidades administrativas a su vez tienen divisiones o secciones estn organizadas de acuerdo con la estructura orgnica. Principio de Orden Original: Este conserva los documentos dentro de cada serie de acuerdo al orden de los documentos que materializan las funciones y diligencias y disposicin en lo administrativo de un asunto determinado. La aplicacin del orden original se aplica a partir del conocimiento de los

17

procedimientos administrativos la cual se da el orden de los documentos producidos para el desarrollo de un trmite IMPORTANTE: El principio de procedimiento nos permite saber sobre la produccin de documentos enfocados en las secciones administrativas y la asignacin de funciones y el principio de Orden Original nos permite identificar los procedimientos de los documentos desde su principio hasta el final.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin

en la clasificacin?

En la clasificacin de una organizacin las funciones la determinan las series

documentales2 que corresponden a cada agrupacin documental, porque estas

resultan de los actos regulados por normas de procedimiento, en cumplimientos de

los objetivos encomendados a cada dependencia. En cualquier entidad hay funciones comunes y especficas. Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genricas que nos sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (persona, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.) Las funciones especficas, son aquellas que desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas. Ejemplo.

El municipio para su funcionamiento y para el cumplimiento de su misin (organizacin corporativa) adopta una estructura que le corresponde de acuerdo a su categora.

El municipio realiza obras de infraestructura todo el tiempo y su funcin est en construir crear dependencias que le brinde desarrollo y progreso a la comunidad: - Secretaria de Obras Pblicas - Secretaria de Cultura y Turismo - Secretaria de Desarrollo comunitario, etc.

En el proceso de clasificacin, se identifican las funciones de cada dependencia.

2 Series documentales. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencias del ejercicio de unas funciones especficas.

18

Las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, debern ejecutarse en la serie que las ejecut.

Una vez establecidas las series documentales, segn la funcin que las produjo, se procede a asignar una identificacin que contiene un cdigo o sigla de la dependencia productora, seguido del asignado a la serie documental.

Una dispuesto este cdigo se pondr disponer el sistema de clasificacin para la entidad, qu ser el mismo que se adoptar tambin en las Tablas de Retencin Documental TRD.

Ejemplo:

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Una unidad de informacin que produce documentos, debe buscar el vnculo originario y necesario de los documentos que tuvieron en el momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa. Los documentos deben reflejar la misin, los objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, para ello es necesario aplicar los pasos metodolgicos que son los siguientes:

IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES

En este paso lo primero que debe abordarse es la identificacin de las Agrupaciones Documentales: FONDO, SECCIN y SUBSECCIN, a partir de la informacin contenida en los actos administrativos de creacin y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

19

Para la identificacin de un Fondo Documental que corresponde a la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por una entidad, es necesario recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor, para lo cual se debe observar:

a) Fecha de creacin b) Fecha de supresin, si es el caso. c) Disposicin que ha modificado la estructura de la identidad d) Organismo que le han procedido en el desempeo de funciones anlogas e) Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales.

Fondos abiertos

Fondos cerrados Fondos acumulados

Son documentos de entidades administrativamente vigentes

Son los documentos que pertenecen a entidades suprimidas

Son los documentos que se renen en una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de organizacin y conservacin

Los Fondos documentales deben clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la informacin sobre origen y evolucin del organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno ser tratado atendiendo lo sealado anteriormente. Hay algunas entidades que asumen funciones de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que estn contenidos en la documentacin precedente. Por la procedencia la documentacin constituir fondos cerrados con limitacin cronolgica hacia la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, porque estos formaran parte de su propio fondo documental.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Serie documental. Se identifica su funcin y actividad desarrollada por la dependencia para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y procedimientos administrativos

20

que se reflejan en la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos en torno al trmite que los generan. La documentacin generada en desarrollo de una serie documental origina una unidad documental, que reunido con otras de estructura y contenido homogneo, conforman una serie documental.

9. Qu son unidades documentales?

La unidad documental es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las dems y un contenido informativo homogneo. Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razn social, seguido de la dependencia que lo origina, ttulo, fecha, autor o responsable, texto y firma. Los tipos documentales bsicos que conforman el expediente son los que en la mayora de los casos establecen los Manuales de Procedimientos para el trmite de un proceso determinado; por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. En la organizacin documental, es necesario tener identificados cada uno de los tipos documentales que se producen o se han producido en cada una de las oficinas de acuerdo con los trmites, a fin de lograr una correcta ordenacin de las series documentales.

21

10. Defina unidad documental simple y unidad documental compleja y de dos ejemplos de cada una.

Series con unidades documentales simples Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre s los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la informacin es diversa. Su ordenacin permite controlar su produccin. Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comits, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

Ejemplo:

Fig. Serie : Resoluciones

Nota: Existen series documentales simples con ordenacin numrica simple como: Registros Civiles, Nmero de Identificacin Tributaria (NIT).

22

Pasos metodolgicos para su ordenacin Series con unidades documentales complejas Son series conformadas por unidades documentales complejas comnmente llamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservacin (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes unidades de conservacin.

23

Pasos metodolgicos para su ordenacin:

a. Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.

b. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trmite.

c. Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.

d. Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.

e. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.

f. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.

g. Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.

h. Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.

Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las rdenes de pago, las historias laborales, las historias clnicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurdicos, contravenciones, licencias de trnsito, etc.

Serie: Investigaciones Disciplinarias

24

Subseries documentales. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.

La ordenacin de la subserie no difiere de la ordenacin de las series; siguen los mismos lineamientos establecidos para la ordenacin de la serie. El conjunto de documentos generado o producido por una unidad administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a su vez estn integradas por tipos documentales. Son series documentales complejas: HISTORIAS LABORALES HISTORIAS CLNICAS PROCESOS DISCIPLINARIOS CONTRATOS PROCESOS JURDICOS LICENCIAS DE CONSTRUCCIN

25

11. Defina tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipo documental. La unidad documental, archivsticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (vase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es el expediente, est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que responden a una secuencia dentro del trmite respectivo (vase Series con unidades documentales complejas).

El Expediente: Es un grupo de tipos documentales donde tienen un mismo asunto, este tienen una nocin funcional y probatoria donde se conserva su integridad. Los expedientes se forman sucesivamente por documentos que se producen mediante el curso de los trmites, donde tienen una unin causa-efecto donde son ordenados de acuerdo con la secuencia respetando el orden original. En la gestin administrativa donde las instituciones materializan los expedientes son utilizados para diferentes procesos jurdicos la cual son las encargadas de ser justicia llamndolos los EXPEDIENTES. La ordenacin de los expedientes siguiendo los pasos que se han dado durante su trmite; el primer documento ser aquel que le ha dado origen, bien sea a travs de una solicitud o un trmite de oficio, posteriormente se irn aadiendo los

26

documentos que segn el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trmite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposicin coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

27

LA FOLIACIN es una condicin para las transferencias primarias (Archivo de gestin al Archivo central). Del Archivo Central al Archivo Histrico. El procedimiento para la foliacin de documentos se debe enumerar de manera sucesiva ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, etc. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha del folio. No subrayar tan fuerte para no daar el documento, en los anexos impresos se enumeran en un solo folio. LA FOLIACIN: Son series de agrupaciones de documentos en la cual no se deben separar tienen una secuencia donde se enumeran las hojas en un orden consecutivo dando numeracin como 1 hasta infinito es importante en la organizacin de archivos. La foliacin permite su ubicacin rpidamente del documento (catlogos, gua e inventarios).

Se debe realizar la Depuracin documental, teniendo en cuenta que se deben retirar las HOJAS EN BLANCO, las COPIAS IDNTICAS y los FORMATOS SIN DILIGENCIAR

28

29

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente. Para realizar el ciclo se debe hacer con base en los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica). La teora del ciclo vital de los documentos sed plante por primera vez en el ao de 1947 por una Comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo. Se formul una teora basada principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son: Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la informacin que contiene. Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta. Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

30

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

Archivo de Gestin Archivo Central Archivo Histrico Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms de cincuenta aos

Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.

Al tener claro el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes trminos Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados Serie:

31

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.. Dentro de los procesos de clasificacin entran en proceso las fases

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestin y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que gener la documentacin. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia rea generadora que es el archivo de trmite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentacin, sta es trasladada al archivo de concentracin, donde su uso y consulta se convierte en eventual o espordica.

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a los documentos, ha cumplido su periodo en trmite. El periodo de conservacin en archivo de concentracin es denominado precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depender de los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo

32

establecido de acuerdo a la legislacin (Catalogo de Disposicin Documental) que le competa a la documentacin, conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histrico o su baja documental.

Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin; estos pueden ser siguiente: Muestreo, Baja documental, Transferencia, y Traslado al archivo histrico En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la dependencia o institucin y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podr consultarlo y utilizarlo como una fuente de informacin de investigaciones futuras, publicaciones de artculos, entre otros. Valores de documentos de acuerdo a su actividad

Archivo de Gestin Activa

VALORES PRIMARIOS

Archivo Central Semiactiva VALORES

PRIMARIOS

Archivo Histrico Inactiva

VALORES SECUNDARIOS

-Administrativo -Legal -Contable -fiscal -Tcnico

-Administrativo -Legal -Contable -fiscal -Tcnico

-Histrico -Cultural -Investigativo -Cientfico

El reglamento general de archivos define este concepto as: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficia y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

33

13. Segn el artculo 9 del decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto

1080) los procesos de la gestin documental son: planeacin, produccin,

gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos,

preservacin a largo plazo, y valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos,

visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades

que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

La Corporacin Ayuda Humanitaria es una entidad sin nimo de lucro la cual tiene

proyectos en colaboracin con el Instituto Social de Vivienda y Habitad de Medelln

ISVIMED, entidad pblica del gobierno municipal. Se tomar como ejemplo los

procesos que realizan all en su programa de gestin documental.

Planeacin y produccin

Como bien lo dice el decreto 1080 del 2015 en su artculo 2.8.2.5.9, punto A y B, la

planeacin, comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos

y la produccin comprende el estudio de los documentos en la forma de produccin

o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso

en que acta y los resultados esperados. En lo que pude investigar sobre como

desarrollan el proceso de la planeacin en la Corporacin Ayuda Humanitaria, el

departamento de gestin de calidad es el encargado de disear los formatos,

planillas y documentos que se van a utilizar para el desarrollo de sus actividades,

con previa autorizacin del ISMIMED, han diseado un aplicativo electrnico donde

el CAD y algunos lderes de ciertas dependencias pueden consultar y descargar

estos documentos normalizados para gestionar los respectivos tramites, el

aplicativo se llama Isolucin.

Gestin y trmite

Una vez descargado el documento que se requiere, las dependencias encargadas

de realizar sus respectivos trmites, comienzan a gestionar y a desarrollar dicho

trmite con el ingreso de datos e informacin en los documentos que les

corresponde llenar y crear, previamente descargados del aplicativo Isolucin. Con

estas actividades se comienza un proceso, el cual en cierta etapa determinada, se

renen todos los documentos creados en las diferentes dependencias y as se crea

un expediente.

34

Organizacin

Este proceso se realiza mayormente en el centro documental de la entidad, ya que

all es donde la mayor parte de la documentacin generada por las dependencias,

es enviada para que se ingrese al expediente, en el CAD se crea el expediente, se

rotula y se archiva para atender las consultas y alimentar el expediente con nueva

documentacin. Solo el rea jurdica tiene la autorizacin de ingresar documentos

al expediente, pidindolo en prstamo y devolvindolo una vez se ingrese la

documentacin creada en su dependencia.

Transferencias

Despus de un determinado tiempo, la resolucin de los asuntos se hace presente,

es aqu donde el proceso del expediente termina su trmite, esta clase de

expediente se le conoce como contrato cancelado por solucin definitiva de

vivienda. Una vez el expediente se considere como contrato cancelado, este se

archivara en el centro documental por un ao, ya que el expediente an sigue siendo

consultado por algunas dependencias de la entidad. Pasado un ao, el expediente

es transferido al ISVIMED, que es donde est el archivo central. Las transferencias

documentales, se hacen conforme est estipulado en el minimanual N 4 del Archivo

General de la Nacin y llenando el formato nico de inventario documental.

Disposicin de documentos

Este proceso se realiza en el ISVIMED, ya que el expediente una vez finalizado su

trmite y conservado en el centro documental de la corporacin por un ao, es

transferido al archivo central, que como ya se ha mencionado, est en el ISVIMED.

Lo que se realiza en la Corporacin Ayuda Humanitaria referente a la seleccin, es

el retiro de copias y e instrumentos de control que no afectan en ninguna manera el

trmite.

Preservacin a largo plazo

Las acciones que se toman con miras a preservar la documentacin en la

Corporacin Ayuda Humanitaria son:

- El centro documental est ubicado en un lugar estratgico donde las dependencias

que tienden a consultar ms los documentos estn ms cerca de l.

- Las estanteras son las recomendadas para almacenar la documentacin.

- Se tiene en cuenta la temperatura del cad ya que se distribuyen por todo el centro

documental ventiladores para mitigar el exceso de calor en las horas ms crticas.

35

- Constantemente se hace limpieza a las estanteras para evitar la contaminacin y

el exceso de polvo.

- Si por alguna razn las carpetas estn en mal estado, se cambian para proteger

la documentacin del expediente.

- En el centro documental se prohbe el ingreso de comida y alimentos lquidos para

evitar posibles accidentes de derrame hacia la documentacin.

- El paso de personal al centro documental est restringido por razones de

seguridad y de conservacin.

- Las instalaciones elctricas son adecuadas y estn respectivamente canalizadas

evitando posibles cortos circuitos.

- En el centro documental hay un extintor con agentes qumicos adecuados para

mitigar posibles conatos de incendios y evitar el mximo deterioro posible da la

documentacin.

- En el momento se est llevando a cabo el proceso de digitalizacin con miras a

consultar los documentos de manera electrnica y as evitar la manipulacin fsica

del expediente evitando su deterioro.

Valoracin

Todos los documentos que se generan en la Corporacin Ayuda Humanitaria, tienen

valores primarios, ya que estos atiende a una necesidad administrativa con miras a

la resolucin de sus asuntos, adems, la documentacin al ser transferida a otra

entidad (al ISVIMED), no se tiene conocimiento de la valoracin que le dan en su

respectiva tabla de retencin o si dicha informacin est destinada a conservarse

de manera definitiva, alcanzando valores secundarios.

14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cules son los procesos de la gestin documental que

se desarrollan en cada fase (archivo de gestin, archivo central e histrico).

Los archivos se clasifican en tres fases o momentos, adems de contener algunos

procesos que deben cumplir, a continuacin se describirn las etapas de los

archivos y los procesos que interactan en cada una de estas etapas.

36

Archivo de gestin

Segn lo definen el acuerdo 027 de 2006, el archivo de gestin es el Archivo de la

oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa. En esta etapa del archivo se desarrollan los

siguientes procesos:

Planeacin

En este proceso los documentos se valoran y se analizan en todos sus contextos

con el propsito de analizar su logro legal, funcional y archivstico.

Produccin

Aqu se analiza la forma de produccin o ingreso de datos que va a tener el

documento, adems se analiza quien lo producir y que objetivo tendr.

Gestin y trmite

En este proceso, es cuando el documento comienza a generar un trmite y cumple

el objetivo para el cual fue creado, adems de analizar su forma de consulta y

recuperacin, todo esto hasta la resolucin de los asuntos.

37

Organizacin

En este proceso la documentacin se describe, se organiza y se ubica de tal manera

que su recuperacin, consulta y seguimiento sea coherente practico y eficaz.

Transferencia

En este proceso, se realizan varias actividades para transferir la documentacin de

una fase del archivo a otra, cumpliendo con una serie de requisitos y estndares

establecidos para poder realizar dicha transferencia. Uno de los objetivos

principales de este proceso es optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando

la aglomeracin de documentos en las oficinas o el centro documental,

principalmente se transfieren los documentos cuyo uso es poco frecuente.

Disposicin de documentos

Segn lo describe el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto

1080), seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su

conservacin temporal, permanente o a su eliminacin de acuerdo a lo

establecido en las TRD o en las TVD.

38

Valoracin

En este proceso los documentos son valorados segn su funcin, los cuales pueden

tener valores primario o secundarios. Este proceso es aplicable a todos los dems

procesos de la gestin documental.

Archivo central

El acuerdo 027 de 2006 describe el archivo central de esta manera, Unidad

administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin

y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y

cuando su consulta es constante. En esta etapa del archivo se manifiestan y se

desarrollan los siguientes procesos:

- Organizacin

- Transferencia

- Disposicin de documentos

- preservacin a largo plazo

- valoracin

39

Archivo histrico

Se define como archivo histrico en el acuerdo 027 de 2006 de la siguiente manera,

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la

documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe

conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la

ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos

histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.

En esta fase del archivo se desarrollan los siguientes procesos:

- Organizacin

- Disposicin de documentos

- Preservacin a largo plazo

- Valoracin

40

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su

produccin.

- El primer documento es: Un expediente elaborado en la corporacin ayuda

humanitaria

Esta entidad necesita recoger ciertos datos de una familia en condiciones de

vulnerabilidad y que habitan en una zona de riesgo, esto, con el objetivo de poder

brindarles un auxilio o subsidio de arrendamiento temporal hasta que se les d

solucin definitiva de una vivienda digna. Para ello, elabora un documento en el cual

se registrar toda la informacin sobre las condiciones de habitabilidad de dicha

familia, se registran todos los datos personales e informacin general del lugar

donde habitan, esta planilla tiene como nombre ficha social

El encargado de elaborar este documento es un tecnlogo en promocin social, este

visita el lugar donde habita la familia y realiza una encuesta, la cual se registra en

la ficha social. Una vez elaborado este documento, pasa a ser parte de un

expediente donde hay documentos relacionados con la aprobacin del subsidio, es

aqu donde comienza el trmite de este documento ya que es revisado y aprobado

por un abogado, si el caso de la familia es viable, se les empieza a pagar el subsidio

de arrendamiento temporal, esto se hace cada tres meses hasta que les otorga una

vivienda de inters social. Durante todo este proceso el expediente es consultado

por varias dependencias de la entidad, adems cada tres meses el expediente es

alimentado con ms documentos a medida que va evolucionando el proceso, es por

eso que el expediente se conserva en el archivo de gestin.

Cuando la familia ha sido favorecida y se le ha otorgado una vivienda, el expediente

pasa a llamarse contrato cancelado por solucin definitiva de vivienda, en esta

etapa del trmite el expediente es conservado en el archivo de gestin por un ao,

luego es transferido al archivo central, este archivo central est a cargo del Instituto

Social de Vivienda y habitad de Medelln, aqu la Corporacin Ayuda Humanitaria

pierde todo contacto con el expediente ya que pasa a ser responsabilidad del

ISVIMED.

41

- El segundo documento es un acta de comit de la empresa g4s data

sucursal Medelln.

Cada mes, el comit tcnico de la empresa, se rene con el objetivo de elaborar

planes estratgicos para la venta de productos y soluciones en todo lo que tiene

que ver con la administracin documental, una vez terminada la reunin y elaborada

el acta, el documento pasa al archivo de gestin y es conservado durante 2 aos ya

que con estas actas se realizan informes trimestrales y anuales. Estos tiempos

estn establecidos en su respectiva Tabla de Retencin. Una vez cumplido el

tiempo, el acta pasa al archivo central, el cual est en la sede principal ubicada en

la ciudad de Bogot, esto quiere decir que cada dos aos las actas de comit son

enviadas en transporte de seguridad desde la sucursal Medelln a la sede principal

de Bogot.

- El tercer documento es una comunicacin oficial recibida y dirigida a la

empresa XM. Filial de isa.

Para la VIII conferencia internacional de energa renovable, que fue celebrada en el

palacio de las convenciones en la Habana, varios directivos e ingenieros de la

empresa XM, fueron invitados a participar en ella. La carta de invitacin, que es una

comunicacin oficial, se recibe en el centro documental de esta entidad, aqu es

radicada, se guarda la original y la copia es remitida a sus respectivos destinatarios.

Por el alto volumen de este tipo de documentos que entran a la entidad, anualmente

se transfieren al archivo central, el cual es una entidad outsourcing que presta

servicios de almacenamiento y administracin de documentos. Si por algn motivo

una comunicacin debe ser consultada y esta fue transferida al archivo central, se

hace el respectivo requerimiento para que esta entidad realice el envo del

documento lo ms pronto posible.

42

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases o etapas.

Primero que todo, identificaremos las fases o etapas de los documentos, las cuales son:

Archivo de gestin

Segn lo definen el acuerdo 027 de 2006, Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. En el archivo de gestin, es donde los documentos son elaborados con el fin de cumplir y dar solucin a una necesidad mediante un trmite, estos permanecen en el archivo de gestin hasta que el trmite haya finalizado o hasta que su consulta por parte de las oficinas productoras u otras dependencias deje de ser frecuente. En esta fase del archivo los documentos tienen un valor primario, que pueden ser:

- Administrativo - Contable - Fiscal - jurdico - Legal - tcnico - testimonial

Una vez los documentos hayan finalizado el trmite y su consulta sea muy poco frecuente, los documentos pueden pasar entonces a la segunda fase que es el archivo central.

Archivo central

La definicin que da el acuerdo 027 de 2006 para este archivo es, Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es constante. El objetivo principal en esta etapa, es conservar la documentacin por un determinado tiempo, segn lo establecido en las Tablas de Retencin, ya que continan siendo vigentes. En esta fase del archivo los documentos se conocen como semiactivos y sus valores siguen siendo primarios, luego de cumplir el tiempo establecido por las TRD, los documentos pasan a la tercera etapa.

Archivo histrico

el glosario del acuerdo 027 de 2006, define este archivo de la siguiente manera Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la

43

ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Cuando la documentacin pasa a esta fase del archivo, la documentacin se conserva definitiva y permanentemente con el objetivo de servir como fuente de investigacin y testimonio para las futuras generaciones. En el archivo histrico los valores de los documentos son secundarios, los cuales son:

- culturales - histricos - cientficos

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los acuerdos

03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

- Se adopta y reglamenta el comit evaluador de documentos del AGN.

- Este comit es el responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y velar por su conservacin permanente.

- Entre los integrantes ms destacados que conforman el comit estarn:

el director de patrimonio del ministerio de cultura

un representante de los investigadores del AGN

un historiador designado por la academia colombiana de historia

un archivista designado por el colegio colombiano de archivistas

- Algunas de las funciones ms relevantes del comit evaluador de documentos son:

servir de rgano asesor del AGN para estudiar los asuntos relativos al valor

secundario de los documentos y emitir un concepto sobre las consultas

relacionadas con los tiempos de conservacin, sobre los valores

testimoniales, informativos, culturales, cientficos e histricos de los

documentos que hacen parte de los archivos de las entidades pblicas.

Pronunciarse sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por

las entidades pblicas y atender las objeciones presentadas por los

ciudadanos a la eliminacin de dichas listas.

Promover las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y

evitar las prcticas que atenten contra la preservacin y conservacin del

mismo.

44

Acuerdo 04 de 2013

- Modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin,

aprobacin e implementacin de las TRD y las TVD.

- Este acuerdo aplica a las entidades del estado de orden nacional, departamental,

distrital y municipal, tambin aplica a las entidades privadas que cumplen funciones

pblicas.

- Las TRD y las TVD, debern ser elaboradas por profesionales en diferentes

disciplinas como la archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera

industrial, entre otras.

- Tanto las TRD como las TVD deben llevarse a cabo a partir de los cuadros de

clasificacin documental de cada entidad, siguiendo la estructura orgnico

funcional de esta.

- Se presentan los casos en los cuales las tablas de retencin deben actualizarse.

- Se presentan los procedimientos que se deben cumplir para la eliminacin de

documentos basada en la tabla de retencin.

Acuerdo 05 de 2013

- Se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin

de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones

pblicas.

- Dichas entidades deben de elaborar el cuadro de clasificacin documental en los

que se representan los siguientes niveles:

Fondo Serie Subfondo Subserie Seccin Unidad documental compuesta Subseccin Unidad documental simple

- Se dan las pautas para la clasificacin documental en los archivos de gestin,

central y el archivo histrico.

- La ordenacin se har teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden

original e integridad de los fondos.

45

- La consulta y visualizacin de los fondos documentales, deben de estar

disponibles a toda la ciudadana mediante instrumentos de descripcin a travs

de sus pginas web.

- Se presentan los instrumentos de descripcin archivsticos como son:

Censo Catalogo Inventario ndice

- Se presentan las reas de descripcin que se deben registrar segn las

necesidades de cada entidad, las cuales son:

rea de identificacin rea de documentacin asociada rea de contexto rea de notas rea de contenido y estructura Descriptores con funciones rea de condiciones de acceso rea de control de la descripcin

- Se dan los pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin documental.

- Se presentan pautas y principios para implementar sistemas automatizados de

descripcin documental.

46

CONCLUCIONES

Con este trabajo se pretendi establecer la clasificacin, ordenacin y descripcin documental y la funcin que tiene cada uno en su proceso administrativo, jurdico en la cual se ver reflejado en el trabajo y detallando cada proceso por medio del manual de clasificacin y ordenacin documental.

Tambin nos permiti conocer cmo se clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos que se desarrollan en cada

fase del archivo, otro tema interesante fue tener la oportunidad de conocer los

lineamientos generales y ms relevantes de algunos acuerdos que hacen

referencia al comit evaluador de archivo del AGN, aspectos importantes sobre

las TRD y las TVD y sobre los criterios bsicos de la clasificacin, descripcin y

ordenacin documental, Informacin crucial que debemos tener en cuenta en

nuestra labor como profesionales y gestores de la informacin.

Llama la atencin en este cuestionario que es terico-prctico y que a pesar de

que se encuentra mucha informacin en diferentes fuentes hay que saber

entender que todos los documentos pueden cambiar su fin de acuerdo su misin

para la cual fueron generados.

Nos pareci que el trabajo llena todas las expectativas de aprender el ciclo vital

de la documentacin en las unidades documentales.

47

BIBLIOGRAFIA

Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013. Por la cual se reglamenta parcialmente el decreto 2678 de 2012, se adopta y reglamente el Comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Recuperado en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. Recuperado en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf

Acuerdo AGN 005 del 15 de marzo de 2013. Por la cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. Recuperado en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de Clasificacin Documental, Bogot D.C., 2001. Recuperado de: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartillas de Ordenacin Documental, Bogot D.C., 2003. Recuperado de: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

Calamo. Ciclo vital de los documentos. Mary Andrea Pea Romero, Sonia

Esperanza Miranda Penagos, Fernando Miranda.

Recuperado el 01 de septiembre de 2015.

http://es.calameo.com/read/002749175d60e1c06db23

48

GODOY de Lozano y Lpez vila, Maria Imelda. Cartilla de clasificacin

documental. En Archivo General de la Nacin. Divisin de clasificacin y

descripcin. Fecha de consulta. 3 de septiembre de 2015. Recuperado en:

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395#

JIMNEZ Gonzlez, Gladys. Ordenacin documental. En Archivo General de la

Nacin. Divisin de clasificacin y descripcin. Fecha de consulta. 3 de septiembre

de 2015. Recuperado en:

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395#

Issuu. Explicacin creativa. Jenny Elizabeth Chvez Enrquez, Mara Elena

Piedrahita Casaas, Sally Suarez Sanabria.

Recuperado el 01 de septiembre de 2015.

http://190.26.215.130/?idcategoria=2329#

Slideshare. El archivo de oficina/ gestin. David Gomez. Gestor del conocimiento.

Recuperado el 02 de septiembre de 2015.

http://es.slideshare.net/davidgadir/el-archivo-de-oficina-gestin

Slideshare.Tablas de retencin documental. Imagen. Sergio Andrs Utrera.

Historiador.

Recuperado el 06 de septiembre de 2015.

http://es.slideshare.net/sergioaus/tablas-de-retencin-documental-3035007

Slideshare, Ciclo vital de los documentos. Jorge Orlando Novoa, Andrs Bohrquez,

Wilson Daro Martnez Villarraga.

Recuperado el 01 de septiembre de 2015.

http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos