taller iii ciclo vital de los documentos
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TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
FERNANDO MIRANDA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMETAL II
BOGOTÁ D.C.
2013
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TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
FERNANDO MIRANDA
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMETAL II
BOGOTÁ D.C.
2013
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Contenido
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL...........................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................................4
I. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?........................................5
II. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?.................6
III. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la
Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades........................................................6
IV. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los
procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto.........................11
V. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012...........................................14
VI. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.................................................17
VII. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y
los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e
Histórico)...............................................................................................................................................18
VIII. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas..............19
IX. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15
de 2013...................................................................................................................................................19
CONCLUSIONES.................................................................................................................................30
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................................................31
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INTRODUCCIÓN
Como futuros profesionales de ciencias de la información debemos no solo estar
enfocados al área de bibliotecología si no debemos tener claro los conceptos bases sobre
archivística, en esta ocasión trataremos el tema del ciclo vital de los documentos y
daremos una revisada a la normatividad que la regula.
Veremos un marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que tienen los
documentos que a diario manipulamos en nuestros lugares de labores diarias, estas etapas
son decisivos en la ubicación del archivo de trámite, central e histórico, así como los
valores que tienen los documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de
gestión, archivo de central y los valores secundarios en el archivo histórico para poder
determinar su baja o conservación permanente en el archivo.
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OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimientos básicos para conocer a la perfección el ciclo vital de los documentos y
conceptualizar sobre las fases de un programa de gestión documental por medio de la
normatividad y actividades que en este suceden.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer que es el ciclo vital de los documentos y sus etapas
Tener claridad en los conceptos de un plan de gestión documental
Conocer la normatividad que regula los procesos de gestión documental
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I. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
Son las etapas por las que debe atravesar un documento desde su realización hasta su
disposición final, en las cuales se hace un determinado proceso de pendiendo de cada una
de ellas.
Primera fase encontramos el Archivo de Gestión o también llamado Archivo
Activo, en el cual los documentos se encuentran vigentes y en trámite.
En la segunda el Archivo Central o Semiactivo, en esta etapa los documentos ya
han terminado con su propósito pero se tiene en esta etapa por un tiempo de
precaución.
Tercera etapa tenemos el Archivo histórico e inactivo, donde reposaran los
documentos que cuentan con un valor secundario y que son de gran importancia
para la ciencia, historia, cultura etc.
II. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una
organización?
La unidad de correspondencia es el lugar donde se recepcionan los documentos recibidos
y enviados de una entidad y es primordial en toda organización ya que gracias a esta
área se lleva un debido orden y control a la información.
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III. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los
procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
ACTIVIDADES
La Producción Documental comprende los
aspectos de origen, creación y diseño de formatos
y documentos, conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada entidad o dependencia.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de
operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona
natural o jurídica
ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
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Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales
como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben
estar regulados en los manuales de procedimientos.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin
interesar el medio de distribución de los documentos, se
debe contar con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada
dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos
integran sus respectivas series
documentales.
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ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
ACTIVIDADES
El conjunto de acciones
encaminadas a la adecuada
organización de los archivos
comprende los procesos
archivísticos de: clasificación
ordenación y descripción
documental.
CONSULTA DE DOCUMENTOS:
DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
ACTIVIDADES:
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona
natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo
y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
Para el cumplimiento de este propósito, los archivos
deben atender los requerimientos y solicitudes de
manera personal, telefónica, correo electrónico o
remitiendo al usuario al funcionario competente.
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
ACTIVIDADES:
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
ACTIVIDADES
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Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración
Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a
cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su
conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando
agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o
la selección de algunas muestras representativas.
NORMATIVIDAD
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones
Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título
V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las entidades del Estado”.
Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para
la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas"
Circular No. 13 de 1999. Producción documental: uso de tintas de escritura
Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de
Gestión Documental.
Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se regula el procedimiento
para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000
Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000). “Por el cual se desarrolla el Artículo 59
del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración
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Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 45,
“Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.
IV. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto
sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al
respecto.
Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá
a las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un
instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los
cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado
los procesos de gestión documental del Estado.
Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada
gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar
el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para
cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental
Electrónica en las Entidades el Estado.
La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo información en la nube,
como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.
La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que terminó la
época en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente
contrario a los intereses del propio Estado.
La obligatoriedad del Programa de Gestión Documental para todas las
administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha
ha surtido poco efecto.
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Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya
estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se expone cada vez
con mayor claridad y concreción.
COMPARACIÓN DEL DECRETO 2609 DE 2012
Antes del decreto 2609/2012 Después del decreto 2609/2012
PRODUCCIÓN: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
PLANEACIÓN: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la
entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.
RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control de una Institución que debe realizar para la admisión
de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica
PRODUCCIÓN: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y
estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
DISTRIBUCIÓN: Actividad del proceso de Gestión Documental, cuyo fin radica en garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario
GESTIÓN Y TRÁMITE: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos.
TRÁMITE: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa
ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
ORGANIZACIÓN: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y signar los documentos de una entidad.
TRANSFERENCIA: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases
de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
CONSULTA: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a
consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
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CONSERVACIÓN: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser
preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los
atmosféricos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante
su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación.
VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
V. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
EL SITEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión de Documentos
CAPITULO 2
CAPITULO 1
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Programa de Gestión Documental
• Art.10. OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: todas las entidades del Estado deben implementarlo el cual puede ser de Corto -Mediano -Largo plazo
• Art 11. APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Este debe ser aprobado por el Comité Administrativo- Comité Interno Archivo entidades de orden territorial.
• Art.12. PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Debe ser publicado en la página Web de la entidad luego de 30 días de aprobado
• Art.13. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Estos obedecen a los establecidos por el Archivo General de la Nación y los que a su vez se consideren para anexar según el AGN.
• Artu.14. PLAN DE CAPACITACIÓN: los planes de capacitación para los PGD deben estar implementados en las entidades públicas o privadas que cumplan funciones públicas
El Sistema de Gestión Documental
• Art.16. GENERALIDADES :Organizar-Establecer-Ejecutar-Garantizar-Mantener-
Permitir y Facilitar- Preservar
• Art17. CARACTERISTICAS DE UN PGD: Conformidad-Interoperabilidad-
Seguridad-Meta descripción-Adición de Contenidos-Diseño y Funcionamiento-Gestión
Distribuida-Disponibilidad y Acceso-Neutralidad Tecnológica.
• Art.18. PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES
ELECTRÓNICOS: se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo
• Art.20. INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
CAPITULO 3
CAPITULO 4
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La Gestión de los Documentos Electrónico s de Archivo
Art.22 ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADECUADA GESTIÓN
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Autenticidad-Integridad-Inalterabilidad-
Fiabilidad-Disponibilidad y Conservación, garantizando el valor durante su ciclo de vida.
Art.23. CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Contenido estable,
Forma documental fija, Vinculo archivístico, Equivalente funcional
Art.27. FIABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Garantizar que el
documento representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos
que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el
curso de posteriores operaciones o actividades.
Art.29. REQUISITOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACION DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: se deben tener en cuenta los siguientes parámetros de
conservación: Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato
análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, restaurar y mantener la accesibilidad de copias,
la conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar la preservación en el
tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y
disponibilidad, Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en
la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.
Art.30. METADATOS MÍNIMOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO: de Contenido, Estructura, Contexto.
Art.31. USO DE MECANISMOS DE PROTECCION Y AUTENTICIDAD DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Los sistemas de gestión de documentos electrónicos
deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas
de protección como firmas digitales, mecanismos de
encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se
creen en el futuro.
Art. 32. NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA: Se deben usar o utilizar estándares abiertos que
no dependan de una tecnología en particular.
CAPITULO 5
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Articulación con Otros Organismos y Entidades del Estado
Art.35. RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL
DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS:
para las Superintendencias y Ministerios con sus respectivos sectores es responsabilidad
de establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de
Gestión Documental .
Art.37. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA : el Archivo General de la Nación realizará
inspecciones sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión
documental, en medio de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, así como lo vean conserniente.
VI. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
La circular 002 de 2012 trata sobre las “herramientas tecnológicas de gestión documental”
en ella nos indican que teniendo la importancia que tiene el querer modernizar los
sistemas en las diferentes entidades y que teniendo en cuenta los sistemas que existen
como por ejemplo el Orfe y otros, el AGN prosigue a realiza un tipo de recomendaciones
entre ellas dice que se debe tener en cuenta como mínimo, los lineamientos consignados
en la circular 004 de COINFO de 2010, que establece los estándares en procesos de
administración de archivos y gestión de documentos electrónicos, conjunto con la guía de
lineamientos para la gestión de archivos electrónicos en la administración pública. Por
otra parte las entidades públicas que quieran gestionar el SGDEA, deben atender las
recomendaciones que haga el AGN, en desarrollo de sus atribuciones legales, todo lo
anterior con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o
recibidos por las diferentes entidades del estado.
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VII. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase
(Archivo de Gestión, Central e Histórico)
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIÓN: (1-5 años) comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realizara para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trámite y en la unidad de archivo de concentración, tienen valores primarios que se determinan como sigue:
Valor administrativo: es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento, corresponde a un procedimiento administrativo.
Valor jurídico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u obligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley.
Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.
ARCHIVO CENTRAL: (15-30 años)En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general
Los documentos que son transferidos a este archivo se conocen como documentos semiactivos de valores primarios
ARCHIVO HISTORICO: (30 años-perpetuidad) A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. El archivo histórico maneja documentación de valores secundarios como
Documentos culturales
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Documentos históricos Documentos científicos
VIII. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
IX. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05
de marzo 15 de 2013
ACUERDO 03 MARZO 15 DE 2013
“Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y
reglamente el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y
se dictan otras disposiciones”
La selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la
naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos
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en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los
ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido.
Se hace necesario conformar la instancia que facilite le evaluación de las Tablas de
Retención y Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad, según el caso, y de los
procesos de trasferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental
del país
El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia
responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de
archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su
conservación permanente
Están son algunas de las funciones del Comité Evaluador de Documentos:
Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la
preparación de los lineamientos sobre selección y eliminación de estos
Sugerir el régimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario,
con base en las tablas de retención documental y tablas de valoración documental
aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Asesorar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado en los asuntos relativos a la evaluación de las tablas de retención documental
y las tablas de valoración documental aprobadas por las entidades públicas en los
diferentes niveles territoriales y ramas del poder público.
Pronunciarse cuando así lo considere sobre las listas de documentos para eliminar,
publicadas por las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y
municipal.
Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes periódicos de sus
actividades.
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El comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación se reunirá
ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud
del Director General.
ACUERDO 04 MARZO 15 DE 2013
“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación
e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental”
Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las
entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el
marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya
implementación se busca garantizar la protección de la información publica y del
patrimonio documental.
Este acuerdo cuenta con 6 títulos y cada uno de ellos tiene ciertas disposiciones.
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1º. Ámbito de Aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional,
departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de
retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo
establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la
Nación.
Artículo 2º Alcance. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar
tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de
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conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración
Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Acumulados.
Artículo 3º Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Las TRD y las TVD
deberán ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en
diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública,
ingeniería industrial, entre otras.
Artículo 4º Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las TRD y TVD
deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la
estructura orgánico-funcional de cada entidad.
TITULO II
ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Artículo 5º Elaboración. Las TRD y las TVD deberán elaborarse teniendo en cuenta las
etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de
la Nación.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que
trata el presente artículo, a través de guidas e instrumentos que faciliten su aplicación, de
acuerdo con la evolución de la función archivística del Estado y la doctrina archivística.
Artículo 6º Criterios para la Elaboración. En el proceso de elaboración de las tablas de
retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los
siguientes criterios:
Idoneidad: Elaboración por un equipo interdisciplinario idóneo altamente
calificado
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Análisis contextual: Evaluación de documentos en donde se debe considerar las
normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legar) y el
contexto institucional e histórico.
Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente
acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e
información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental.
TITULO III
PUBLICACION Y PRESENTACION
Artículo 9º Publicación. Las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de
Valoración Documental (TVD) deberán publicarse en la respectiva página Web de las
entidades públicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente.
TITULO IV
EVALUACION Y CONVALIDACION
Artículo 11º Evaluación técnica y solitud de ajustes. Los comités evaluador de
documentos del archivo general de la nación y los consejo departamentales o distritales de
archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdicción tendrán un plazo máximo de
noventa (90) días contados a partir de su recepción para evaluar las TRD y las TVD
aprobadas por las instancias señaladas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar
que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las
normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente
Artículo 12º Obligatoriedad para la realización de ajustes. Los ajustes y modificación
solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o
de los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio
cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los ajustes o
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modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
TITULO V
IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION
Articulo 13º Implementación. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de
que trata el artículo 11º del presente Acuerdo, las entidades deberán proceder a su
implementación; si no se ha cumplido este procero, la entidad podrá ser sujeto de las
sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
Articulo 14º Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en
los siguientes casos:
Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad
Cuando existan cambios en las funciones
Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación
Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país
Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos
Cuando se generan nuevas series y tipos documentales
Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y
procedimientos que afecten la producción de documentos
Parágrafo 1º La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir
el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, le evaluación y
convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el
presente Acuerdo para su implementación.
Articulo 15º Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo,
tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental
o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente
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Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según
el caso.
TITULO VI
DISPOSICIONE FINALES
Articulo 16º Inspección y vigilancia. El archivo General de la Nación, cuando así lo
considere, podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aun después de
aprobadas por el Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental
o Distrital de Archivos, cuando a su juicios existan errores que puedan afectar el
patrimonio documental del país, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizara
inspección sobre su plan de implementación.
Articulo 18º Uso de tecnologías de información. Las entidades públicas deberán
implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración,
consulta y actualización de sus tablas de retención documental.
ACUERDO 05 DE MARZO 15 DE 2013
“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones”
CAPITULO I
GENERALIDADES
Articulo 1º Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del
Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las
entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así
como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000
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Articulo 2º Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos
incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de
Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo
General de la Nación.
Articulo 3º Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en
la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de
manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma
deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la
gestión administrativa.
CAPITULO II
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Articulo 5º Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de
documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,
sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental
simple
Articulo 6º Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes
dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y
la Tabla de Retención Documental, deben velar por la clasificación de los documentos
que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos
documentales producidos en el desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de
los mismos expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia,
orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia
expida el Archivo General de la Nación.
Articulo 7º Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades del
Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable
de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los
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documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la
entidad.
Articulo 8º Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el
Archivo Histórico. La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial
y en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos
documentales compuesto de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-
funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las
secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la
aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de
archivos de gestión o fondos acumulados.
Parágrafo 1º Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos
institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los
Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente
nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados en
custodia o donación por particulares.
CAPITULO III
ORDENACION DOCUMENTAL
Articulo 9º Ordenación documental: Las entidades públicas deben desarrollar procesos
de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los
documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el
tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental.
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CAPITULO IV
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Articulo 11º Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado
deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales
que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por
el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la
recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad
cultural.
Articulo 13º Archivo históricos en poder de entidades privadas. El Archivo General
de la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con Academias de
Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y
administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés
público o declarados como bienes cultural a través de la Red Nacional de Archivos, de
manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.
Articulo 17º Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o
archivos históricos institucionales. Las entidades que por jurisdicción o competencia
transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos
históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de
los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir
responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.
Articulo 19º Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental. Para
el desarrollo de proyectos de descripción.
Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie,
subserie o agrupación documental a describir)
Verificación del estado general de organización y conservación documental
Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente
identificada.
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CAPITULO V
SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL
Articulo 20º Utilización de medio tecnológicos en la descripción archivística. Las
entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la
implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que
permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional
de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes,
diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite
su recuperación y consulta.
Articulo 22º Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán permitir la
transferencia de información al sistema del Archivo General de la Nación y los archivos
generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y
2609 de 2012
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Articulo 23º Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de
contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las
entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización,
digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas
contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas
adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha
obligación en las clausulas del contrato que suscriban.
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CONCLUSIONES
Es sumamente importante como profesionales en ciencias de la información, estudiar,
leer, analizar y seguir investigando sobre el Programa de Gestión Documental (PGD) y
sobre el Ciclo Vital del Documento, ya que estas normas establecidas serán nuestra
herramienta constante de consulta, para llevar un archivo, unidad de correspondencia,
unidad de información, de la mejor manera posible y sobre todo cumpliendo con los
requisito que emana la Ley General de Archivos
En el desarrollo de este trabajo aprendimos la importancia de conocer la implementar un
buen programa de gestión documental teniendo unas buenas bases sobre los aspectos que
lo conforman
Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística,
estaremos en la capacidad y responsabilidad de distinguir las etapas del ciclo vital de los
documentos para desarrollar a cabalidad un programa de gestión documental.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Archivo General de la Nación
Recuperado el 23 de agosto de 2013, de
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057
www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=6336#
Revista Gestión Documental
Recuperado el 24 de agosto de 2013, de
http://www.revistagestiondocumental.com/2011/10/25/la-gestion-documental-un-
salvavidas-en-plena-crisis/
Google Imágenes
Recuperado el 24 de agosto de 2013, de
http://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi
Camaleo
Recuperado el 26 de agosto de 2013, de
http://es.calameo.com/books/002174759fa63b88ce684
Blog Organización de Documentos
Recuperado el 02 de septiembre de 2013, de
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/principios-deorganizacion-de-
un.html