Universidad Salesiana de BoliviaContaduría Pública

DOSSIER - GESTIÓN I – 2013

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA: Universidad Salesiana de Bolivia RECTOR: R.P. Ph.D. Thelian A. Corona Cortes CARRERA: Contaduría Pública DIRECTOR DE CARRERA: Lic. Aud. Luz Mila Guzmán Antezana DOCENTE: Lic. Inf. Julio Rocabado Segales NIVEL DE LA MATERIA: Octavo Semestre ASIGNATURA: Desarrollo de Sist. de Inform Contable SIGLA: SIS- 425 PARALELOS: 131-111 REQUISITO: HORAS DE CLASES SEMANALES: 4 Hrs. E-MAIL: jrocabados@yahoo.com.ar

I N D I C E

UNIDAD TEMATICA 1Sistemas.....................................................................................................................................1

Propiedades................................................................................................................................2

Clasificación................................................................................................................................3

Componentes .............................................................................................................................4

Subsistemas ..............................................................................................................................5

Modelo de Control.......................................................................................................................6

Sistemas de Información ............................................................................................................7

Actividades Básicas ...................................................................................................................8

Clasificación de los Sistemas de Información ............................................................................9

UNIDAD TEMATICA 2Análisis de Sistemas de Información..........................................................................................10

El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de Información......................................................11

Análisis Estructurado Moderno...................................................................................................12

Modelo Ambiental.......................................................................................................................13

Modelo del Comportamiento.......................................................................................................14

Diagramas de Flujo de Datos......................................................................................................15

Especificación de Procesos Primitivos.......................................................................................16

Diccionario de Datos...................................................................................................................17

UNIDAD TEMATICA 3Importancia de la Información como recurso..............................................................................

Administración de la Información................................................................................................

Información Contable..................................................................................................................

Características de la Información Contable................................................................................

UNIDAD TEMATICA 4Internet y Comercio Electrónico..................................................................................................

Intranets, extranets y colaboración empresarial.........................................................................

Legislación para el Comercio Electrónico...................................................................................

Aplicaciones Empresariales de las Tecnologías de Información y Comunicación.....................

UNIDAD TEMATICA 5

Sistemas de Información Contable.............................................................................................

El Proceso contable automatizado.............................................................................................

Elementos de Seguridad y Control de los Recursos informativos..............................................

Amenaza de virus.......................................................................................................................

Instalación y mantenimiento de aplicaciones antivirus...............................................................

Firewalls......................................................................................................................................

UNIDAD TEMATICA 6Normas y Organizaciones de Auditoria relacionadas con el Procesamiento Electrónico de datos

UNIDAD TEMATICA 7Excel para Contadores................................................................................................................

Hoja de Trabajo...........................................................................................................................

Tipos de datos.............................................................................................................................

Funciones....................................................................................................................................

Aplicaciones................................................................................................................................

Macros en Excel..........................................................................................................................

Funciones de Auditoria...............................................................................................................

Auditoria de fórmulas..................................................................................................................

Tablas Dinámicas........................................................................................................................

Presentación

El dossiere de la materia Análisis y Diseño de Sistemas de Información Contable es una recopilación de documentos que permitirán al estudiante tener una guía básica de consulta en lo referente a los Contenidos mínimos de la Materia

OBJETIVOS DE LA MATERIA

GENERALES

Presentar de manera clara el concepto moderno del contador público contemporáneo en su relación con la Informática y las acciones relacionadas con los entornos computacionales que de él se desprenden. Mostrar la importancia de la relación Contaduría Pública – Informática, la cual debe permitirle adquirir la capacidad necesaria para utilizar un sistema de contabilidad informatizado

Dotar al alumno de los conocimientos informáticos necesarios para desenvolverse adecuadamente en su entorno laboral, bajo la mediación de un computador y en un entorno telemático que le permita la Instalación, manejo y evaluación de sistemas contables, para la renovación constante de la tecnología y logro de mayor eficiencia del uso de los sistemas contables automatizados.

Proporcionar al alumno métodos y técnicas para desarrollar Sistemas de Información Administrativo – Contable en instituciones públicas y privadas os y técnicas para realizar el Análisis y Diseño de Sistemas de Información General.

ESPECÍFICOS

Mostrar claramente los entornos computacionales donde se desenvuelve la práctica laboral cotidiana del Contador Público contemporáneo

Capacitar en el manejo de los principales entornos de aplicaciones informáticas que se manejan en el estado boliviano

Elaboración de listas de funcionalidades para un sistema administrativo – contable informatizado

Introducir al alumno en el desarrollo de los sistemas administrativo – contables residentes en computadoras

Capacitar al Alumno en el uso de metodologías y técnicas de Ingeniería de Software para el desarrollo e implantación de sistemas orientados al Sistema Administrativo Contable.

Aplicar las metodologías y técnicas aprendidas en el análisis y desarrollo de sistemas de información y bases de datos en el desarrollo de un sistema de Información contable.

ADICIONAL

Implementar el Estilo Salesiano en el proceso enseñanza aprendizaje, enfatizando en los pilares básicos: RAZÓN, AMOR Y RELIGIÓN

COMPETENCIAS

Analiza los procedimientos y métodos de los sistemas de información contable de las empresas con la finalidad de diagnosticar fallas y procesos anómalos

Diseña y planifica sistemas de información que reemplacen y/o complementen aquellos que no son efectivo u óptimos

Es capaz de insertarse en la Sociedad de la Información, replanteando las funciones del Auditor Financiero

Acepta y adopta las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación que atraviesan su quehacer cotidiano como estudiante y la proyección como futuro profesional

Está capacitado para utilizar adecuadamente las aplicaciones informáticas necesarias para desarrollar su actividad profesional tanto en empresas del estado como en empresas privadas

Conoce y aplica valores éticos y sociales de manera transversal en su entorno cotidiano como una forma de acercamiento hacia una vida impregnada de espiritualidad religiosa católica

Reconoce a las personas de su entorno de estudio y/o trabajo como iguales en derecho y oportunidades

Reconoce la importancia del manejo de las Nuevas Tecnologías y los Entornos Telemáticos para los profesionales del siglo XXI, y puede aplicarlas en el desempeño laboral específico del Contador Público

Reconoce la importancia de la Información como un recurso de las organizaciones que es necesario administrar de manera óptima a través de una computadora

Conoce los nuevos entornos virtuales de negocios y comercio electrónico

III CONTENIDOS

Unidad I Sistemas - Propiedades – Clasificación - Componentes – 19 Subsistemas - Modelo de Control - Sistemas de Información - Actividades Básicas – Clasificación de los Sistemas de Información

INTRODUCCIÓNEl contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el sueño de todo administrador de empresas, en este breve trabajo se expone una síntesis de lo que son los sistemas de información hoy día en áreas administrativas como contabilidad y finanzas, mercadotecnia, recursos humanos y almacén. Esto con la finalidad de que entendamos la relevancia de la gran herramienta con que contamos.

Cabe señalar que para la elaboración de este material se basó en las presentaciones en clase por parte de los compañeros de grupo.

A finales de la década de los 80´s y todavía en el transcurso de los 90´s en lo referente a países latinoamericanos, los sistemas de información en las empresas apenas vislumbraban un horizonte alentador ya que los sistemas que se manejaban caían en lo rudimentario y limitado en sus funciones.

Hoy en día nos encontramos en la sociedad de la información debido a los grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel de vital importancia en las organizaciones que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo información día con día.

DESARROLLO¿Qué es un Sistema?Mostramos a continuación la definición de Sistema propuesta por varios autores.

L. Von Bertalanffy (1968): "Un sistema es un conjunto de unidades en interrelación."

Ferdinand de Saussure (1931): "Sistema es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad."

Mario Bunge (1979): Sistema I es una terna ordenada [C(I), E(I), S(I)] en la que:

C(I) (composición de I) representa el conjunto de partes de I.

E(I) (entorno o medio ambiente de I es el conjunto de aquellos elementos que, sin pertenecer a C(I), actúan sobre sus componentes o están sometidos a su influencia.

S(I) (estructura de I) es el conjunto de relaciones y vínculos de los elementos de C(I) entre sí o bien con los miembros del entorno E(I).

IEEE Standard Dictionary of Electrical and Electronic Terms: "Sistema es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un número de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos pueden variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una función imposible de realizar por una cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinación está implícita."

De una manera más simple y general: Un Sistema es un conjunto de elementos Interrelacionados entre sí que persiguen un objetivo común

Clasificación de Sistemas:

Por su Tamaño:

Grandes

Medianos

Pequeños

Por su Complejidad

Muy complejos

Medianamente Complejos

Complejos

Simples

Por su Interrelación con el medio ambiente

Abiertos

Cerrados

Por su objetivo y creador

Artificiales

Naturales

Componentes

Frontera

Elementos

Organización

Entrada/Salida

Lectura Complementaria Unidad 1-Sis 314Subsistemas de Miller

 Una definición básica de sistema es la siguiente: Grupo de elementos interdependientes o que interactúan regularmente formando un todo, a continuación se enumeran diversos ejemplos.

Un sistema gravitacional, un sistema termodinámico, un sistema de ríos, un sistema telefónico, un sistema de autopistas, el sistema newtoniano de la mecánica, el sistema de mecanografía al tacto, un sistema taxonómico, el sistema decimal, etcétera.

James Grier Miller en su libro Living System destaca 19 subsistemas críticos de todos los sistemas, haciendo una analogía con los mismos se pueden categorizar de la manera siguiente:

1. El reproductor, que es capaz de dar origen a otros sistemas similares aquel en el cual se encuentra. En una organización de negocios, pudiera ser una división de planeación de instalaciones que hace nuevas plantas y construye oficinas regionales nuevas.

2. La frontera, que mantiene unidos a los componentes que conforman el sistema, los protege de tensiones ambientales y excluye o permite la entrada de diversos tipos de materia-energía e información. En una organización de negocios, esto pudiera constituir la planta misma y los guardias u otro personal de seguridad que evitan el ingreso de intrusos indeseables.

3. El inyector, que transporta la materia-energía a través de la frontera del sistema desde el medio ambiente. En una organización de negocios, este pudiera ser el departamento de compras o recepción, que introduce la materia prima, los materiales de oficina, etc.

4. El distribuidor, que trae material desde el exterior del sistema y lo reparte desde sus subsistemas a cada componente. En una organización de negocios, pudiera estar conformado por las líneas telefónicas, correo electrónico, mensajeros, bandas, etc.

5. El convertidor, que cambia ciertos materiales que ingresan al sistema a formas más útiles para los procesos especiales de dicho sistema particular.

6. El productor, que forma asociaciones estables durables por períodos significativos con la materia-energía que ingresa al sistema o que egresa de su convertidor. Estos materiales sintetizados pueden servir para crecimiento o reparación de daños o reposición de componentes del sistema.

7. El subsistema de almacenamiento de materia-energía, que retiene en el sistema, durante diferentes períodos, depósitos de diversos tipos de materia-energía.

8. El expulsor, que transmite materia-energía hacia el exterior del sistema en forma de desechos o de productos.

9. El motor, que mueve el sistema o a sus partes en relación con todo o parte del medio ambiente, o bien que mueve a los componentes del ambiente.

10. El soporte, que mantiene las relaciones espaciales apropiadas entre los componentes del sistema, de manera que pueden interactuar sin ser un lastre o estorbo entre ellos.

11. El transductor de entrada, que traen señales portadoras de información al sistema, transformándolas en otras formas de materia-energía adecuadas para su transmisión al interior.

12. El transductor interno, que recibe de otros subsistemas o componentes del sistema señales que portan información acerca de alteraciones significativas en dichos subsistemas o componentes, transformandolos en otras formas de materia-energía transmisibles en su interior.

13. El canal y la red, que están compuestos por una sola ruta en el espacio físico, o bien por múltiples rutas interconectadas, mediante las cuales las señales portadoras de información se transmiten a todas partes del sistema.

14. El decodificador, que altera las claves de información que le es introducida por medio del transductor de entrada o del transductor interno, para dejar una clave privada que pueda ser utilizada internamente por el sistema.

15. El asociador, que lleva a cabo la primera etapa del proceso de aprendizaje, formando asociaciones duraderas entre elementos de información dentro del sistema.

16. La memoria, que lleva a cabo la segunda etapa del aprendizaje, almacenando diversos tipos de información en el sistema durante diferentes períodos.

17. El que decide, que recibe información de los demás subsistemas y les transmite información que sirve para controlar al sistema completo.

18. El codificador, que altera la clave de información que se le introduce desde otros subsistemas procesadores de información, convirtiéndola, de una clave privada utilizada internamente por el sistema, en una clave pública que pueden ser interpretada por otros sistemas en su medio ambiente.

19. El transductor de salida, que emite señales portadoras de información desde el sistema, transformando los marcadores dentro del sistema en otras formas de materia-energía que pueden ser transmitidas por medio de canales en el medio ambiente del sistema.

Sistemas de InformaciónIntroducción: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

Facturas (interfase automático).

Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Cálculo de antigüedad de saldos.

Cálculo de intereses moratorios.

Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catálogo de clientes.

Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos.

Estados de cuenta.

Pólizas contables (interfase automática)

Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales.

Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Modelo de Control de los Sistemas Abiertos

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor -"se encuentran bajo control"- cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables. Por ejemplo, las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37 grados centígrados. Quizá una desviación de 37 a 37.5 grados no afecte en mucho su desempeño aunque, en algunos casos, la diferencia puede ser notable. Una mayor desviación, sin embargo, tal como una fiebre de 39.5 grados, desencadena un cambio drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se corrija su condición. Si esta condición se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema.

Este ejemplo muestra además la importancia del control en los sistemas de todo tipo. Todos, los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño actuales. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o por debajo de los estándares para poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

Para resumir, los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable

2. Un método para medir el desempeño actual

3. Un método para comparar el desempeño actual contra el estándar

4. Un método de retroalimentación

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables, continúan funcionando.

Aquellos que no lo hacen, tarde o temprano dejan de trabajar.

Unidad II Análisis de Sistemas de Información - El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de Información - Análisis Estructurado Moderno – Modelo Ambiental – Modelo del Comportamiento – Diagramas de Flujo de Datos – Especificaciones de Procesos Primitivos – Diccionario de Datos

¿Qué es el análisis y diseño de sistemas?El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de optimizarla con métodos y procedimientos más adecuados.

Panorama.El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Análisis de sistemas y el Diseño de sistemas.

Diseño. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo mas eficiente.

Análisis. Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. Cual es el flujo de información en todo el sistema.

Estudio. Esta acumulación de información es la que precede a todas las demás actividades del análisis.

El plan. Incluye. Características del diseño del sistema, necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de operación y necesidades de equipo y personal.

El diseño. Especifica las características del producto terminado. Que trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.

Los analistas. Deciden qué salida utilizar y cómo generarla. Qué es lo que se debe hacer.

Las personas. Son los elementos más importantes para que una organización trabaje. Comunicación.

Lo que NO es el Análisis de Sistema.No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para determinar cuales deberían ser llevados a cabo por una computadora y cuales por métodos manuales. Se debe comprender los detalles de una situación para ver si es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no.

No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de información. Es un error hacer una distinción entre los problemas de la empresa y los de sistemas. Van todos de la mano.

Los sistemas de automatización esta formados por. Hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicación de sistemas de automatización son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicación a contabilidad, operaciones entre otros, y la integración general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades.

Componentes del Sistema en la Automatización. Las personas. Los procedimientos. El equipo.

Tipos de Usuarios

Directo: Tiene Contacto directo con el sistema en forma permanente. Ej. Cajeros del Banco

Indirecto: Se beneficia de la información del sistema, no está en contacto directo con el sistema. Ej. Jefe de Cajeros del Banco

Administrativo: Está encargado de administrar los procesos informáticos del sistema. Ej. Personal del área de sistemas informáticos del Banco

Estudios de Factibilidad PreviosEconómica: Estudio de la relación Costo-Beneficio para la organización

Operacional: Estudio acerca de las posibilidades reales de que el sistema sea utilizado por los usuarios. (Miedo al cambio, falta de compromiso, etc.)

Tecnológica: Verificación acerca de las posibilidades tecnológicas de la organización en relación a la automatización de los procesos

Ciclo de vida clásico. Investigación Preliminar

Análisiso Determinación de los requerimientos del sistema.

Diseño del sistema

Desarrollo de software.

Prueba de los sistemas.

Implantación y evaluación.

Objetivos del Analista de SistemasObjetivo Principal del Analista de Sistemas: Estudiar los procesos de la organización con la finalidad principal de optimizarlos

Otros Objetivos: Complementar un Sistema Incompleto

Crear un nuevo Sistema

NOMBRE

Corregir deficiencias en el Sistema

Roles del Analista de Sistemas Analizar el Sistema

Analizar y Diseñar el Sistema

Analizar, Diseñar y Programar el nuevo sistema

Análisis Estructurado Moderno: Conjunto de modelos gráficos que permiten el análisis y diseño de los sistemas de información de una organización.

SIMBOLOGÍA A UTILIZARTERMINADORES

PROCESOS

ALMACENES DE DATOS

FLUJOS DE INFORMACIÓN

Restricciones de los componentes Burbuja sumidero. Tiene sólo entradas

Burbuja de generación espontánea. Tiene sólo salidas

Almacén de datos de sólo lectura: Sólo le llegan flujos de datos

Almacén de datos de solo escritura: Sólo salen flujos de datos

Los terminadores no se comunican entre sí

Los nombres de los Flujos de información no son verbos, sino sustantivos

El Modelo Esencial está compuesto por dos Modelos: El Ambiental y el de Comportamiento

Modelo Ambiental: Diagrama que muestra la relación de información entre la organización y las entidades externas del medio ambiente

Modelo del Comportamiento: Conjunto de diagramas que muestran las relaciones de información entre los diferentes procesos en distintos niveles de profundidad al interior de la organización

Especificación de Procesos: Muestra la Entrada, el proceso y la salida de los Procesos Primitivos que son aquellos procesos que ya no explotan o tienen subprocesos.

Ej. Proceso Primitivo No 3.1.1.

NOMBRE

ENTRADA PROCESO SALIDA

Nombre de la entrada Descripción del proceso para generar la salida

Nombre de la salida

Diccionario de Datos: Es una lista alfabética de todos los elementos de los Modelos Ambiental y de Comportamiento

ELEMENTO TIPO DE ELEMENTO DESCRIPCIÓN

CAJA PROCESO No 3.1 Actividades relacionadas con la Caja chica

Informe 1 FLUJO DE INFORMACIÓN Informe de personal a gerencia

Z25.5 ALMACEN DE DATOS Guarda Información acerca de datos contables

Unidad III Importancia de la Información como recurso – Administración de la Información – Información Contable – Características de la Información Contable

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES En la actualidad las necesidades de las empresas son dadas por el ambiente competitivo que las rodea, esto conlleva a que las empresas requieran un optimo funcionamiento y utilización de la información, esta ultima debe ser divulgada de forma rápida, oportuna, efectiva y con un bajo costo para las empresas, pues de ello dependerá el fracaso o el éxito de la misma.

El éxito de una empresa no depende sólo de cómo maneje sus recursos materiales (trabajo, capital, energía, etc.). Depende también de cómo aproveche sus activos intangibles (know-how, conocimiento del mercado, imagen de marca, fidelidad de los clientes, etc.).

El correcto desarrollo de estos últimos depende de que exista un adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa, por otro.

Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información del entorno

La importancia de la Información para las organizaciones, puede ser vista desde los siguientes puntos de vista básicos:

1. Que cumplan con su función primordial, es decir, la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus incertidumbres. En este sentido el valor de la Información está relacionado en la forma en que ayude a los individuos dentro de la organización para que tomen las decisiones que lo conduzcan a lograr los objetivos y metas propuestas.

Sin embargo se podrá clasificar el valor de la Información de acuerdo a:

a. Valor Administrativo: Cuando la información permite a la Gerencia tomar decisiones efectivas.

b. Valor Operacional: Cuando la información apoya o documenta las actividades de rutina o repetitivas de la Organización. Ejemplo: Los manuales.

c. Valor Documental: Cuando sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la Empresa. Ejemplo: La información suministrada por la factura de compra y venta.

d. Valor Histórico: Cuando la información nos documenta sobre los hechos pasados o nos provee de elementos para estimar comportamientos futuros. Ejemplo: El comportamiento de las ventas del año 2007 nos permite realizar las proyecciones para el año 2008.

2. Generador de nuevos factores de competitividad: La competitividad no depende solamente de la capacidad que tenga la Empresa de ofrecer un producto a mejor precio que sus competidor, sino también de lo que realmente requiere el Público consumidor o que es lo que el cliente valora realmente (calidad, servicio, atención posventa). Este proceso de identificación de valores, requiere de un afinado mecanismo de obtención de información procedente del entorno de la Empresa.

Pero no sólo se trata de disponer de información sobre el entorno, sino también de obtenerla antes que los competidores, lo que obliga a la sistematización de la captura y el procesamiento de los datos para su posterior análisis.

3. Integrador de las unidades de la organización: La información obtenida por una unidad puede resultar de gran utilidad para otras unidades, incluso para aquellas que aparentemente parecen menos relacionadas.

4. En la medida que mejora de los procesos productivos y administrativos: Que se logra con toda aquella información que incrementa la tecnología del conocimiento del recurso humano de la organización. Dicha información la obtenemos por medio de los Centros Educativos, Cursos y Revistas especializadas, Desarrollo Personal, entre otros.

De acuerdo con lo anterior se concluye, que para que una empresa tenga éxito en el campo en el que se desarrolla debe tener un sistema de información eficaz, conciso y efectivo ya que de esto dependerá su capacidad de mantenerse en el mundo global y competitivo en el que ahora vivimos.

Unidad IV Internet y Comercio Electrónico - Intranets, extranets y colaboración empresarial - Legislación para el Comercio Electrónico - Aplicaciones Empresariales de las Tecnologías de Información y Comunicación.

Guía de comercio electrónicoA continuación procederemos a analizar las distintas consecuencias jurídicas que se desprenden de la LSSI y que repercuten directamente en los distintos negocios que se desarrollan en internet. Además, se tratarán cuestiones tales como las obligaciones que se imponen a las empresas (prestadores de servicios de la Sociedad de la Información según la LSSI) dependiendo de las actividades que realizan y de los servicios que prestan, la vinculación de la normativa sobre protección de datos personales con la Sociedad de la Información, la importancia de los nombres de dominio y de las marcas a la hora de implantar un negocio en internet y, en definitiva, distintos aspectos que hemos considerado relevantes, desde un punto de vista práctico, para servir de ayuda al mundo empresarial con el intento de facilitar el conocimiento de la LSSI.

Nadie discute ya que la Sociedad de la Información, entendiendo como tal la incorporación progresiva, constante y creciente de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones a los diversos sectores socioeconómicos de las sociedades más desarrolladas, ha cambiado no sólo la vida cotidiana de los ciudadanos (las comunicaciones, la información, la educación, el trabajo, el ocio...), sino que también ha transformado la realidad empresarial al establecer un nuevo modo de producir, comunicarse y, en definitiva, de desarrollar distintas actividades económicas.

Todo este fenómeno que se sigue expandiendo de manera imparable por todo el mundo ha sido posible gracias a los continuos avances de las nuevas tecnologías, que permiten almacenar, procesar

y transmitir cantidades de información cada vez mayores, a velocidades cada vez más altas y con unos costes cada vez menores.

El máximo exponente de la denominada Sociedad de la Información es internet, una red que nació con una vocación militar pero que al generalizarse su uso ha sido la verdadera impulsora de todo este proceso social, económico e incluso histórico.

El mundo empresarial no ha permanecido ajeno a este desarrollo; es más, ha contribuido continuamente a su constante progreso, para ello ha avanzado en la efectiva implantación de las nuevas tecnologías en los procesos productivos y ha potenciado el uso de internet en su quehacer diario, no sólo entre sus trabajadores, sino también en las relaciones cotidianas que se mantienen dentro del tráfico mercantil.

La Sociedad de la Información es ya una realidad operativa en la mayoría de sectores económicos del país y si bien el sector financiero fue el primero en la implantación de las Tecnologías de la Información para agilizar los movimientos de capitales en todo el mundo, son ahora las pequeñas y medianas empresas las que están impulsando el uso generalizado de las mismas, con la finalidad de incorporar herramientas que faciliten su quehacer diario.

La entrada en vigor de la LSSI ha completado el marco legal aplicable a los servicios de la Sociedad de la Información en España estableciendo el punto de referencia, tanto para las empresas como para los ciudadanos, que encuentran en esta Ley la normativa que se venía demandando para dar el impulso definitivo a la Sociedad de la Información y al desarrollo del Comercio Electrónico en nuestro país.

Esta fase de implantación de las nuevas tecnologías para facilitar la actividad empresarial, ha dado paso a una nueva etapa, caracterizada por el uso de las herramientas que las nuevas tecnologías ponen a disposición de los empresarios para comercializar sus productos o servicios en la red. Esto ha supuesto que este colectivo dé el salto definitivo hacia las nuevas tecnología, con el fin de convertir sus negocios en una “actividad virtual”, utilizando para ello internet como un escaparate de sus productos y servicios y no como una simple herramienta de comunicación.

Por tanto, ante esta nueva situación, las PYMES deben afrontar el reto de las nuevas Tecnologías sin descuidar el cumplimiento de la reciente normativa reguladora del comercio electrónico y demás actividades desarrolladas a través de redes electrónicas o telemáticas.

Con esta finalidad pretendemos ofrecerles una guía que les ayude en la implantación y en el posterior desarrollo de sus negocios, cuando ya hayan decidido dar el paso de situarse en el entorno de internet.

Una vez hemos tomado la decisión de que nuestro negocio sea accesible a través de redes de comunicación (bien porque queramos utilizarlo como nuevo canal de contratación o publicidad de nuestros bienes y servicios tradicionales, bien porque, precisamente, al amparo de las nuevas herramientas informáticas y del avance de las telecomunicaciones, queramos ofrecer servicios novedosos relacionados con las mismas), deberemos atender a las normas que nos son de aplicación, tanto por el medio utilizado, como por el sector o actividad en el que se desarrollará nuestro negocio.

En la presente guía encontrará una forma fácil y rápida de identificar aquellas cuestiones de trascendencia jurídica que se suscitan en las diferentes etapas del negocio. A tal efecto, comenzaremos con aquellas fases previas a la implantación en la red, analizando los aspectos fundamentales y específicos del entorno on-line para asegurar que, en lo venidero, nuestra actividad será jurídicamente segura y que cumple con la normativa de aplicación vigente.

Primer paso: creación de la página webQue duda cabe que la creación, diseño y posterior desarrollo de nuestra página web es de vital importancia en un entorno virtual, en donde el principal reclamo que utilizaremos –al margen de su fácil localización en la red–, será la vistosidad de nuestro sitio y su sistemática.

No es de extrañar, por tanto, que invirtamos tiempo y dinero en la creación de una web personalizada que resulte dinámica, vistosa y fácilmente localizable entre la multitud 16 de páginas existente, que esté dotada de ciertas características específicas que reflejen la filosofía de nuestro negocio.

Desde un punto de vista jurídico, estas páginas son, en principio, susceptibles de protección intelectual como cualquier otra obra derivada del intelecto humano, con el único requisito de que esté dotada de la originalidad suficiente, entendiendo por tal que la obra refleje el esfuerzo creador de su autor. Al hablar de la protección de la web, nos referimos no a los contenidos integrados en la misma, sino a lo que forma el diseño gráfico, la estructura, el orden de colocación de los diferentes apartados, secciones y contenidos; es decir, a los elementos de nuestra página que tienen cierta vocación de permanencia, con independencia de la protección, en su caso, de cada uno de esos elementos aisladamente considerados –texto, imágenes, música, etc.-.

Debemos considerar que la protección conferida por el ordenamiento jurídico a nuestra web no es en principio extensible a los elementos individuales que la compongan.

Respecto de estos, deberemos asegurarnos que tenemos la autorización de su titular para incorporarlos a nuestra página y, en consecuencia para su puesta a disposición del público.

En el caso de contenidos propios o sobre los que hayamos obtenido la totalidad de los derechos, podremos protegerlos siempre y cuando estén revestidos igualmente de cierta originalidad.

Elaboración propia y la relación con mis trabajadoresEn el ámbito de la empresa es frecuente que los principios básicos de la propiedad intelectual se distorsionen con motivo de las diferentes relaciones jurídicas existentes entre los trabajadores y el empresario o los propios socios. La propiedad intelectual está conferida tradicionalmente a aquellas creaciones derivadas del intelecto humano dotadas de cierta originalidad, por lo que a modo de ejemplo no gozarían de protección en materia de propiedad intelectual los cuadros pintados por un ordenador siguiendo el azar.

Esta nota es fundamental y aunque la doctrina jurídica evoluciona en el sentido de atribuir a las personas jurídicas derechos personalísimos correspondientes únicamente a las personas físicas (honor, fama, reputación comercial, etc.), el autor en principio sólo podría ser una persona física y nunca una jurídica salvo contadísimas excepciones. Las personas jurídicas podrían, a lo sumo, ostentar la condición de cesionarios en exclusiva de los derechos de explotación; pero los derechos morales –cuyos efectos en ocasiones inciden de manera directa en la propia explotación- pertenecen siempre al autor o autores que han desarrollado la creación. Esto, que en principio podría suponer un problema para la explotación comercial de la obra, se soluciona parcialmente mediante mecanismos de atribución de derechos de explotación a la persona jurídica, que excepcionalmente alcanzan a los derechos morales, reconociéndose la autoría misma de una persona jurídica (caso del software).

Asumiendo que el desarrollo de la página web ha sido llevado a cabo por trabajadores de la compañía, el principio general es que la transmisión de los derechos sobre una obra creada en virtud de una relación laboral se regirá por lo pactado en el correspondiente contrato laboral. En defecto de pacto escrito, se presumirá que los derechos han sido cedidos al empresario en exclusiva y con el alcance necesario para el ejercicio de su actividad habitual, es decir, que no existiendo mención específica en el contrato, la empresa o empresario será titular en exclusiva de los derechos de explotación sobre las obras creadas por sus trabajadores durante su jornada laboral o en cumplimiento de sus tareas profesionales.

En consecuencia, los derechos de explotación de propiedad intelectual sobre una web realizada por los trabajadores de una empresa supone la cesión de todos los derechos de explotación al empresario salvo que se haya pactado expresamente y por escrito lo contrario.

Encargo de desarrollo a empresas especializadasEn muchos casos, y sobre todo en el ámbito de las Pymes, la elaboración de nuestra página puede encomendarse a empresas especializadas en su diseño, aprovechando así su conocimiento y

experiencia. Mediante un contrato de desarrollo a medida o de arrendamiento de obra, se encomienda a un tercero la elaboración de una web con determinadas características. Estas páginas suelen estar lo suficientemente personalizadas como para considerarse obras autónomas e independientes, sin perjuicio de que sean derivadas de otras anteriores o de la protección independiente de sus elementos (fotos, textos, melodías, etc.)

En estos casos es preciso que exista un contrato que no sólo regule las características exigidas, esto es, el tiempo de entrega, el mantenimiento en su caso y cualquier otro aspecto de interés, sino que además será necesario que se configure la cesión de todos los derechos de explotación de propiedad intelectual a favor de la compañía que encargó el desarrollo -reproducción, transformación, comunicación pública, puesta a disposición y distribución preferiblemente de forma exclusiva- así como cualquier otro derecho afín o sui generis que pudiera derivarse, sin perjuicio del derecho de utilización y transformación que se cedan al ejecutante para prestar un hipotético servicio de mantenimiento.

Está claro que en caso de omisión de esta cláusula, los resultados de este diseño podrán ser utilizados por nuestra empresa de acuerdo con la finalidad del contrato; sin embargo, no ostentaremos los derechos de transformación, reproducción o comunicación pública más allá de los estrictamente necesarios para su uso, y ello a la larga puede resultar perjudicial; en la medida en que la empresa desarrolladora podría ceder los derechos sobre nuestra página web a terceros, de forma tal que aparecerían las páginas de competidores con idénticos elementos a los que se incorporan a nuestro site e, incluso, páginas exactas o muy similares a la de nuestra compañía.

Protección formalLa protección de las creaciones intelectuales no requiere en nuestro país la realización de ningún acto formal, pudiendo exigirse esa protección y respeto por su autor desde el mismo momento de su creación. No obstante lo anterior, es conveniente que respecto de ciertas creaciones intelectuales intentemos proteger la propia autoría ya que la titularidad teórica de los derechos corresponderá, en último término, a quién la haya podido acreditar ante un juez.

(i) El Registro de la propiedad intelectual

Para la protección formal de las distintas creaciones intelectuales y para la propia seguridad del tráfico de derechos, nuestra legislación contempla la posibilidad de inscribir las diferentes obras en un registro de la propiedad intelectual cuyos efectos son meramente declarativos, estableciendo una presunción de autoría a favor de quien figura como titular registral de la correspondiente obra. Dicha presunción puede desvirtuarse mediante una prueba anterior de autoría.

Tradicionalmente el problema del registro ha sido su desactualización frente a la actualidad creativa e innovación tecnológica de cada momento, de modo que las más novedosas creaciones quedaban sin protección registral (software, obras multimedia, web,...).

(ii) Símbolos o indicaciones de la reserva de derecho

Otros medios de protección formal, son la mera advertencia o reserva de los derechos e incluso la firma del propio titular de los derechos, junto a la correspondiente obra. Es lo que en derecho anglosajón se denomina copyright. En nuestra legislación esta fórmula viene contemplada expresamente en la Ley de Propiedad Intelectual, y se permite utilizarla únicamente para el titular o cesionario en exclusiva de un derecho de explotación, anteponiendo a su nombre el símbolo © -con carácter general- y precisando el lugar y el año de su divulgación.

Como ya hemos dicho, estas indicaciones no son constitutivas de derechos sino únicamente declarativas, esto es, no crean derechos, sólo los reflejan, poniendo de manifiesto que se es titular en exclusiva de parte o la totalidad de los derechos y que, por tanto, deberá obtenerse la autorización previa del titular para cualquier modo de explotación. La falta de mención de esta reserva de derechos no supone por sí misma la renuncia a los mismos, ni puede ser aducida como falta de interés o ausencia de reconocimiento de autoría. Por el contrario, la reserva formal de los derechos puede ser desvirtuada por su titular real mediante cualquier prueba admitida en derecho.

(iii) Otras formas de protección formal

Al margen de las formas de protección formales y previas reconocidas en la ley, existen otros mecanismos de protección igualmente válidos, o incluso más eficaces, orientados a la acreditación de la autoría sobre una determinada obra o destinados a probar la utilización ilícita de una parte o de la totalidad de una obra preexistente. Así, la función pública notarial resulta idónea para acreditar la existencia de una obra literaria, software, página u obra multimedia en un determinado momento en el tiempo, preconstituyendo una prueba frente a quienes posteriormente pretendan utilizarla o explotarla sin la autorización necesaria de su autor.

En ocasiones también se introducen las denominadas muescas notariales, por lo que no sólo se deja constancia del contenido de una creación intelectual, de cara a un cotejo con otra obra, sino que sirve para localizar copias o explotaciones ilegales, así como para preconstituir prueba frente a usos no autorizados de difícil acreditación. Estas muescas notariales consisten en la introducción de datos o instrucciones inexactas o innecesarias, atendiendo al tipo de obra que queramos proteger (direcciones falsas en bases de datos, bucles en un software, o información digital imperceptible e indeleble..) que han de ser inocuas, es decir, no deben impedir el funcionamiento o la visualización de la información. Una vez incorporadas, se procederá a declarar notarialmente tal circunstancia y, con ello, obtendremos un instrumento utilísimo para advertir la posible

utilización de nuestras obras por terceros y, en consecuencia, poder determinar quién lo hace a título lícito y quién no. De esta forma, dispondremos de herramientas jurídicas que nos permitan reclamar a aquellos que utilizan nuestras obras sin pagar los royalties correspondientes.

Segundo paso: la importancia de la marca y los nombres de dominioLa importancia de la marcaEn el tráfico mercantil las marcas son los elementos que permiten la distinción de los productos y servicios que se encuentran en el mercado. Las marcas serán útiles para indicar a los consumidores y al público en general la procedencia empresarial de los mismos, informándoles directa o indirectamente sobre las características y la calidad de los productos. Por tanto, las marcas desempeñan una importante función publicitaria.

Se entiende por marca todo signo o medio que sirve para distinguir en el mercado los productos o servicios de una persona de los productos o servicios idénticos o similares de otra persona. El signo o medio que se adopte como marca puede ser denominativo (una palabra o combinaciones de palabras); gráfico o emblemático (imágenes, figuras, símbolos y gráficos) o mixto (combinación de signos denominativos y gráficos). En todo caso, el presupuesto esencial es que el signo o medio tenga una función individualizadora.

Dentro de las marcas y atendiendo a su ámbito territorial de protección debemos distinguir entre la marca nacional, la marca comunitaria y la marca internacional.

El derecho sobre la marca nacional se adquiere por el registro válidamente efectuado ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), el derecho sobre la marca comunitaria por el registro ante la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI) y el derecho sobre la marca internacional por el registro efectuado ante la Organización Mundial de Propiedad Intelectual (OMPI). La citada inscripción registral tiene efectos constitutivos y confiere a su titular el derecho exclusivo a utilizarla en el tráfico económico, dentro del concreto ámbito territorial para el que se buscó su protección.

En concreto, en España el derecho de exclusiva que otorga la marca cuya protección se extiende a todo el territorio español se descompone en una pluralidad de facultades a favor del titular de la misma, según establece la Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas(en adelante LM).

Esta cualidad identificadora no sólo se otorga en el mundo “tradicional”, sino que, además, se amplía su ámbito al uso en internet. Así, el artículo 34.3 e) de la LM establece que “el titular de una marca registrada podrá prohibir que terceros sin su consentimiento la usen en redes de comunicación telemáticas y como nombre de dominio”.

El titular de una marca registrada podrá ejercer además las acciones civiles y penales previstas en las distintas leyes en defensa de sus derechos.

De notorio conocimiento resulta para el mundo empresarial la importancia que adquieren las marcas, ya que se constituyen como uno de los activos más importantes de los que dispone. Por ello, resulta trascendental para los empresarios desarrollar políticas de protección sobre las marcas y la persecución de fenómenos como el uso fraudulento que terceros realizan, por ejemplo en internet, aprovechándose de la reputación o del buen nombre de una determinada marca, con la finalidad de desprestigiarla o de ofrecer productos idénticos o similares confundiendo a los destinatarios de los mismos. Esto provoca que, cada vez con más frecuencia, se adopten políticas corporativas sumamente proteccionistas en defensa de los derechos del titular registral de una determinada marca.

El nombre de dominio como la auténtica marca en internetYa hemos visto la importancia que tienen las marcas como elementos que permiten distinguir los productos y servicios que ofrecen los empresarios en el mercado. No obstante, con la aparición de internet y su sistema de localización de páginas web a través de los nombres de dominio, hemos observado como estos elementos se han convertido en las auténticas marcas de internet. Los nombres de dominio permiten la localización de los empresarios y de los productos que ellos ofrecen en el mundo virtual. Por ello, tanto para los empresarios como para los profesionales resulta imprescindible ser titulares de un nombre de dominio que coincida con su denominación social o con las marcas de los productos o servicios que ofrecen, para poder ser identificados en la red con mayor facilidad por sus clientes habituales.

Dentro del sistema de nombres de dominio, instaurado a principios de los años noventa, la primera cuestión que debemos conocer es la distinción existente dentro de los dominios de primer nivel, que se dividen en territoriales y genéricos.

Los dominios genéricos, a grandes rasgos, son indicadores de materias que, a través de unas concretas abreviaturas, califican en términos muy amplios la actividad que desarrolla una empresa, institución o persona física en internet. En la actualidad dominios genéricos de primer nivel que pueden ser registrados por Instituciones, personas físicas o jurídicas a fecha de hoy son: “.com”, “.net”, “.org”, “.biz”, “.info”, “.edu”, “.int”, “.name”, “.museum”.

El registro del nombre de una determinada empresa, de una marca o de un nombre genérico bajo los citados dominios, en la mayoría de los casos es libre, supeditándose únicamente a que previamente no esté registrado por un tercero.

Para proceder al registro de un determinado nombre de dominio genérico hay que dirigirse a uno de los registradores autorizados por la ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers) que es la institución internacional que en la práctica rige los designios de internet.

Respecto de los dominios territoriales hay que destacar que son indicadores que, a través de un código previamente asignado, sirven para distinguir unos países de otros dentro de la gran red mundial.

A modo de ejemplo destacaremos que el código territorial correspondiente a España es “.es”, a Francia “.fr”, a Italia “.it” y así sucesivamente hasta completar los 250 países que en la actualidad disponen de su abreviatura nacional.

A diferencia de lo que sucede con el registro de los dominios genéricos, el registro de los dominios territoriales corresponde a cada uno de los países que, a su vez, establecen las normas de registro que consideran oportunas y designan a la entidad pública o privada que se encarga de la gestión de la asignación de los mismos.

Particularmente, en España, la Entidad Pública Empresarial Red.es es quién tiene atribuida la gestión de la asignación de los nombres de dominio bajo el código de país correspondiente a España “.es”.

Respecto de la normativa vigente en nuestro país que regula toda esta materia hay que destacar la reciente ORDEN CTE/662/2003, de 18 de marzo, por la que se aprueba el Plan Nacional de nombres de dominio de internet bajo el código de país correspondiente a España “.es” aprobada por el Ministerio de Ciencia y Tecnología.

El otorgamiento de nombres de dominio se basa, con carácter general, en un criterio de prioridad temporal en la solicitud, siempre que se satisfagan los demás requisitos previstos en el Plan Nacional.

De esta forma, la primera decisión que deben tomar las empresas y profesionales, que pretendan tener presencia en internet, es el nombre de dominio y la política corporativa de protección de los mismos que van a adoptar, ya que será el signo de identificación de su actividad en el mundo virtual.

Una vez expuesta la situación que rige los nombres de dominio en internet y la gran necesidad que supone para los empresarios que decidan implantarse en la red obtener dominios adecuados, resulta necesario decidir que nombre de dominio será más adecuado para nuestro negocio –genéricos o territoriales- y, posteriormente, proceder a su inscripción en la forma que se describe en el apartado 5.1 de la presente guía.

Tercer paso: el contrato de hostingUna vez registrado nuestro nombre de dominio deberemos contratar un servicio de

hosting que nos permita alojar la web que hemos decidido implantar en internet.

¿Qué es el contrato de hosting?

El hosting o alojamiento de páginas es un servicio de la Sociedad de la Información consistente en: la cesión de una determinada capacidad de memoria de un servidor para la ubicación de los archivos que componen nuestra página web; la puesta a disposición

de herramientas que permiten interactuar en remoto con este servidor cambiando y mejorando dichos archivos a nuestra discreción y, la asignación y gestión de un nombre de dominio de segundo nivel o de un subdominio de manera que todos los ordenadores conectados a internet encuentren este archivo alojado en ese servidor.

En consecuencia, el contrato de hosting será aquella relación en virtud de la cuál una de las partes se compromete a prestar el servicio de hosting o alojamiento de una o varias páginas, su modificación y gestión.

Por tanto, a la hora de convertir nuestro negocio tradicional en un comercio virtual, los empresarios podrán adquirir un servidor, que les permita directamente ubicar y localizar su web en internet; o, lo que suele ser más frecuente, contratar los servicios de un profesional que dedique su actividad al alojamiento de páginas en servidores de su propiedad. En consecuencia, a continuación expondremos las principales cuestiones que se deben tener en cuenta a la hora de suscribir un contrato de esta naturaleza.

Principales consideraciones del contrato de hosting

Normalmente un contrato de hosting suele incluir varios servicios:

- Alojamiento de contenidos hasta una capacidad máxima de un número determinado de MBs dependiendo del precio.

- Posibilidad de redireccionamiento a otras páginas. En ocasiones constituyen servicios independientes y más económicos si este es el fin buscado.

- Cuentas de correo asociadas.

- Nombre de dominio o subdominio asociado.

- Carrito de la compra.

- Canales de pago.

- Etc.

Sin embargo, no sólo importa el número de servicios que comporte, sino que en determinadas ocasiones resultan más interesantes las propias características del servidor y las garantías de funcionalidad y velocidad que pueda asumir la empresa de hosting.

Por otro lado, es posible que en nuestras páginas contengamos datos personales dispuestos de forma estructurada cuyo acceso se encuentre restringido a nuestros empleados, clientes, proveedores, socios o partners. La compañía que preste el servicio de alojamiento, podrá tener, al menos en el plano teórico, acceso a esos datos y, en consecuencia, será recomendable prever estas situaciones mediante la introducción de una cláusula de tratamiento de datos por cuenta de nuestra empresa y con las especificaciones que recoge el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

- El encargado (la compañía que presta servicios de almacenamiento) únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable (persona física o jurídica que decide sobre la finalidad del fichero y que normalmente será el que contrate el servicio).

- El encargado no aplicará los datos ni los utilizará con fin distinto al que figure en el contrato.

- El encargado no los comunicará ni siquiera para su conservación a otras personas.

- Se establecerán en el contrato las medidas de seguridad que correspondan según el artículo 9 de la LOPD y el Reglamento de Medidas de Seguridad.

- Al término de la relación jurídica los datos deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento.

Como ya hemos dicho, en algunos contratos de hosting el prestador del servicio se encarga también del registro de nombres de dominio. En muchos casos, al realizarse la inscripción del nombre de dominio a través de sus servicios el prestador establece una mención en el contrato de manera que, en caso de terminación el nombre de dominio será cedido a la compañía que presta el servicio, quién, incluso en algunos supuestos, se reserva la titularidad del mismo. Si el nombre de dominio es de segundo nivel (v. gr. Guía de comercio electrónico) y su semántica responde a un aspecto personalizado de nuestros productos, servicios o actividad, es preferible que dicho registro de dominio se lleve de forma independiente por el empresario, con la finalidad de obtener la titularidad del nombre de dominio.

Una vez seguidos los pasos anteriores, y tomadas las oportunas decisiones derivadas de las implicaciones jurídicas que se han venido exponiendo, podemos considerar que nuestro negocio virtual puede ponerse en marcha. La primera consecuencia que se deriva de este inicio de actividad es que, además de tener la consideración de empresarios, por comercializar de manera habitual nuestros productos o servicios, al utilizar el medio electrónico adquiriremos la consideración de prestador de servicios de la Sociedad de la Información.

Unidad V Sistemas de Información Contable - El Proceso contable automatizado - Elementos de Seguridad y Control de los Recursos informativos - Amenaza de virus - Instalación y mantenimiento de aplicaciones antivirus – Firewalls

Sistema contable y AutomatizacionIntroducción. La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras.

No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica mas pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría publica altamente capacitados..La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal

manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

Hoy en día, las tecnologías de la información están presentes en todas las áreas de las organizaciones. Esta implantación generalizada de SI se ha realizado en muchos casos sin la necesaria planificación, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente desarrollados. La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexión global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio más profundo de los SI antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la planificación de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la empresa.

En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades de auditoria y control en tecnologías informáticas, ha auspiciado un desenvolvimiento mas que acelerado de todas las demás actividades inmersas en la economía de un país. Esto, da pie a pensar que las tareas realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas.

En las organizaciones modernas, tanto públicas como privadas, la misión de las tecnologías de la información es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnología, además de los costos derivados de la posible organización estructural que muchas veces conlleva la introducción de estas tecnologías. Esta importante inversión debe ser constantemente justificada en términos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propósito a alcanzar por una organización que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SI es asegurar que sus objetivos estratégicos son los mismos que los de la propia organización y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecución de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolución futura.

En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la información contable. Esta integración se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la producción, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen información contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino también para la forma de operación diaria de la empresa.

De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la automatización de los procesos contables, así como su proceso, objetivos, importancia, entre otros aspectos relacionados con el tópico tratado.

Concepto de ContabilidadLa contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común.

A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable:

"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)

"La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991)

"La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica" (Meigs, Robert., 1992)

"La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998)

"La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado" (Redondo, A., 2001)

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.

Evolución de la contabilidad y sus principales aportes.La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial.

La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: " La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:

Complejidad y globalización de los negocios

Formación y educación.

Tecnología

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Los sistemas de Automatización ContableLlevan a cabo cambios en 4 aspectos.

1.- Trabajo más inteligente.

2.- Cambio global en el concepto de industria.

3.- Ideas e información toman más importancia que el dinero.

4.- Las personas que trabajan con la información dominan la fuerza de trabajo.

Manufacturer Requirements Planning (M.R.P.): Planificación de requerimientos de materiales. SISTEMA M.R.P. La programación se amplía al conjunto de recursos utilizados. Además, la idea es conectar la gestión de la producción con otras áreas funcionales de la empresa como la financiera. Ofrece una visión de producción de empuje (PUSH) en la cual los procesos de fabricación son empujados desde el inicio (I) de la cadena producción hacia el final (F) de la misma, tal y como se muestra en la figura mediante las flechas de color azul:

La finalidad del MRP II es proporcionar gestión de recursos así como la coordinación con otras áreas funcionales mediante el intercambio de datos.

Conclusión. El hombre desde tiempos inmemoriales se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

Los sistemas automatizados son sistemas hechos por el hombre que interactúan con o son controlados por uno o más computadoras.

Aunque hay diferentes tipos de sistemas automatizados, todos tienden a tener componentes en común:

o El hardware de la computadora: los procesadores, los discos, terminales, impresoras, unidades de cinta magnética, etc.

o El software de la computadora: los programas de sistema tale como sistemas operativos, sistemas de base de datos, etc.

o Las personas: que operan el sistema, los que proveen su material de entrada y consumen su material de salida, y los que proveen actividades de procesamiento manual en un sistema.

o Los datos: la información que el sistema recuerda durante un periodo.

o Los procedimientos: las políticas formales e instrucciones de operación del sistema.

Una manera de organizar por categorías los sistemas automatizados en por su aplicación: sistemas de manufactura, sistema de contabilidad, sistema de defensa militar, etc.

Existen algunos principios “generales” que son de interés particular para quienes crean sistemas automatizados de información:

Entra más especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a circunstancias diferentes.

Cuanto mayor sea el sistema mayor es el número de recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario.

Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y pueden dividirse en sistemas menores.

La Automatización: en las organizaciones modernas, tanto públicas como privadas, la misión de las tecnologías de la información es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnología, además de los costos derivados de la posible organización estructural que muchas veces conlleva la introducción de estas tecnologías.

Esta importante inversión debe ser constantemente justificada en términos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propósito a alcanzar por una organización que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SI es asegurar que sus objetivos estratégicos son los mismos que los de la propia organización y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecución de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolución futura.

CONTROL E INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL SISTEMA DE CONTROLEs de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.

“Información es un término general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera o falsa”

En cuanto a dato, es más precisa la definición, los datos son información en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la información. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relación con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil

DATO: Es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él, utilizarlo.

El dato es la imagen sobre algún soporte material de un fenómeno o proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa; todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiera realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.

Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas de información y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible.

INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.

En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor-procesador.

Según Reynolds los datos tienen las siguientes características: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la información del dato estas cinco características pueden ser aplicables a ellas.

En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:

1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.

2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso

3. Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión.

4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situación.

5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos.

6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.

7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.

8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.

9. Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.

Por tanto la información es aquel dato procesado para un nivel técnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo así la base estadística para toda investigación.

La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.

La información es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempeñan las empresas de hoy en día.

No es posible que hablemos de control sin hablar de información. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de información. El sistema de información que se diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores críticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar técnicas e información apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la información pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su función de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos.

Para esto se hace necesario:

Evitar la información sobrante. Es común encontrar en las organizaciones de vez en cuando a alguien quejándose de la falta de información, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volúmenes de información, mucha más de la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye información relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son útiles, olvidando las que les son imprescindibles.

Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada información irrelevante e inútil. Si reciben más información de la que pueden utilizar en forma productiva, quizás pasen por alto la información sobre problemas graves.

Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.

Conseguir que la información sea lo más completa y exacta posible: la omisión de algún acontecimiento, puede llevar a una valoración errónea de la situación y, por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta. Mientras más exacta sea una información, más calidad tendrá y podrá recurrirse a ella con más confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener información aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una

información de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisión, entonces no vale el costo extra.

Lograr que la información sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno dependerá de la situación. El dirigente no debe tener la información ni antes ni después de lo que la necesita, ya que una anticipación podría distraer su atención hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una información tardía imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso.

La información ofrecida por un sistema de información debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.

Evitar la redundancia de la información. Aunque pueda parecer que la repetición de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna información obtenida por dos o más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor único este se siente comprometido a que sea la más veraz posible, pues de lo contrario será suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisión correspondiente

La información debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la labor del dirigente.

La información que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuántos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condición del personal de otros departamentos.

Lograr que la información vaya acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se utilizan los sistemas de información administrativa que están diseñados para ofrecer a los administradores la información relevante y oportuna para tomar decisiones óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de información casi en todas las categorías funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación estratégica. Además, en el entendido de que "la información es poder", los sistemas de información administrativa pueden representar un activo muy valioso.

Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la función de los sistemas de información administrativa han creado el puesto de director de información, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de la organización entera.

Factores claves en los sistemas de información administrativaLos directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información.

Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos.

1. La presión para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economía recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que

contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.

2. Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años.

3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar un gran número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión.

A finales de la década de los 80 y durante los años 90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía inaccesible para la formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes:

Gran variedad de formatos gráficos

Las teclas de función activadas por Mouse.

Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un asunto determinado.

Aunque se superó la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo obstáculo aún más complicado. El Directivo se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de carácter ejecutivo que requerían una agregación de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo preservar la filosofía del (Fácil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnología asociadas con las exigentes necesidades de información del directivo.

En términos sencillos, un Sistema de Información Administrativa proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Información Administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar apropiadamente los conceptos de información y tecnología integrados. Los elementos ideales incluyen:

Criterios de acción ejecutiva global en la empresa.

Tecnologías integradas, indivisible al directivo.

Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de tecnologías de información en la empresa.

Interfaz gráfica simple.

Información Integrada.

Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio pos venta, son también algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Información Administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

AUTOMATIZACIÓN DE LAS OFICINASLos programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

Procesador de palabras

Hoja de cálculo

Base de datos

Programa editorial

Administrador de proyectos

Presentaciones

Administrador de archivos de cómputo

Correo electrónico

Explorador de internet

Editor de internet

Organizador personal

Sistema de administración financiero

Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.

Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.

Almacenar y manipular registros sobre los empleados.

Conservación de inventarios.

Operar un sitio en internet y una red interna.

Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.

Organizar un sistema de administración financiera.

Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y clientes/usuarios.

Compartir archivos a través de una red.

Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.

Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los

nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

Ampliación o actualización de los programas Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

¿ES UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA APROPIADA?La tecnología no es siempre la solución a un problema. Si bien en ocasiones permite que los procedimientos administrativos se desarrollen de manera más expedita, efectiva y eficiente, también puede resultar costosa y situarse por debajo de las expectativas cifradas en ella.

Los procesos manuales, no tecnológicos, pueden tener todavía su lugar en algunas actividades de la administración. Los procesos manuales pueden ser más económicos, más transparentes y menos sujetos a fallas que los tecnológicos.

En algunos casos, el uso de tecnología puede simplemente no ser apropiado dadas las circunstancias imperantes. Este puede ser especialmente el caso cuando el acceso a la tecnología no es fácil o no está muy extendido, por lo que no sería equitativo ofrecerle acceso tecnológico a algunos usuarios, pero no a todos. En otros casos, una solución tecnológica puede no ser sustentable en el largo plazo o ciertas restricciones operativas pueden impedir su adopción.

Antes de adoptar una solución tecnológica, el administrador de sistemas debería evaluar primero si la propuesta resulta apropiada. Después de analizar los costos y beneficios de la tecnología y la disposición de todos los usuarios potenciales, el administrador debería estar preparada para determinar si la solución tecnológica es la mejor opción.

Generalmente deben considerarse cinco etapas ante el uso de una tecnología nueva:

1. Costos y Beneficios de la TecnologíaIncorporar nueva tecnología para propósitos administrativos puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología en comparación con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnología también puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse con su introducción.

La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Los administradores necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de nueva tecnología. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar el nuevo sistema, sino también los costos de administración y mantenimiento permanentes.

Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito será preferible en términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo.

Muchas soluciones tecnológicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazarían. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. No se debe adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de menor costo es más apropiada en circunstancias específicas.

Antes de efectuar una compra, es conveniente que el administrador se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantación y para los costos permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de toda la alta gerencia administrativa.

Un análisis de costo beneficio a propósito de la introducción de nueva tecnología puede considerar los siguientes elementos:

Aclarar el propósito de la adquisición

Manifestar por qué es deseable

Describir el proceso que será reemplazado

Señalar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual

Describir como funcionaría la nueva aplicación tecnológica

Señalar cuales son los beneficios que reportará

Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopción

Analizar si la nueva tecnología mejorará o no la transparencia de los procesos

Estimar todos los costos implicados en la adquisición de nueva tecnología, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento

Calcular los costos que representaría una falla de la nueva tecnología

Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual

Identificar las economías que podría generar la nueva tecnología

Detallar un cronograma para su implantación

Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida

Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los interesados o la promulgación de reformas legislativas

2. Disposición para Asimilar la TecnologíaEl uso de la tecnología debe ser sensible a la disposición de los interesados para asimilarla. En algunos casos, la gente suele esperar más de ella de lo que puede ofrecer de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar, sospechar de ella o estar mal preparado para adoptarla.

Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la adopción de tecnología que no sea capaz de satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la tecnología seleccionada no es la apropiada para las tareas contempladas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento una vez instalada.

La falta de confianza o la sospecha pueden provocar demoras en su implantación o frenar un proyecto. Cuando los interesados están mal equipados para adoptarla, quizá por la falta de personal capacitado o problemas de infraestructura, la tecnología puede fácilmente quedar por debajo de las expectativas.

Para maximizar las oportunidades de éxito, se pueden adoptar diversas estrategias para reducir expectativas poco realistas, sospechas o falta de confianza y para incrementar la capacidad de los interesados para adoptarla.

3. Superar la resistencia al cambio

Puede haber oposición burocrática a la innovación o al cambio. Esto puede ocurrir cuando hay intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor común es que la adopción de nueva tecnología significa pérdida de empleos. Por supuesto, esto es cierto en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y atendido por la el administrador mediante negociaciones con el personal que puede resultar afectado.

La adopción de tecnología cambia a veces la naturaleza del ámbito de trabajo sin reducir necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de personal empleado en actividades manuales pero incrementando el personal necesario para manejar la tecnología. En algunos casos, este personal puede ser el mismo y no se pierden empleos. En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte del personal puede resultar excedente mientras se puede requerir de otro con capacidades distintas.

Cuando se espere que la adopción de tecnología provoque cambios significativos en las prácticas laborales, es conveniente que el administrador adopte una estrategia para el cambio administrativo. Muchas firmas de administración ofrecen consultores experimentados en cambios administrativos que pueden ofrecer buenos consejos sobre las estrategias más apropiadas. El aspecto más importante del cambio administrativo es el de realizar consultas periódicas con los interesados, especialmente con los afectados, desde antes de que inicie el proceso. Es más probable que los interesados que estén bien informados sobre las razones del cambio y los beneficios derivados de él brinden un mayor apoyo, sobre todo si se les da la oportunidad de realizar contribuciones significativas en las etapas de planeación e implantación.

También puede haber oposición política a la innovación o al cambio. Por su naturaleza, las elecciones son políticamente sensibles, por lo que es posible que la implantación de nuevas tecnologías tengan un impacto positivo.

La renuencia a adoptar tecnología también puede detener la falta de confianza en la nueva tecnología. La falta de confianza puede ocurrir a través de un malentendido, falta de conocimiento, u otras numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar claramente que hay detrás de la tecnología puede ayudar a aclarar los malos entendidos y remediar la falta de conocimiento.

4. Manejar grandes expectativas

Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante una nueva tecnología, otras pueden esperar mucho de ella. Particularmente, cuando la gente no ha tenido mucho contacto con la tecnología, puede haber una expectativa poco realista de la aplicación de ésta a un problema que sería fácilmente solucionado.

Si las expectativas poco realistas no son minimizadas, existe el riesgo de que las soluciones tecnológicas elegidas puedan ser inapropiadas o incapaces de responder adecuadamente a las mismas. Al igual que con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden ser atenuadas mediante la consulta e información a los involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos para equilibrar las oportunidades identificadas.

5. Reducir los problemas estructurales

La nueva tecnología puede ser exitosa, sólo cuando existen los recursos humanos y físicos para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la tecnología o quien es capaz de realizar la capacitación. Cuando no hay disponibilidad de personal capacitado, se pueden adoptar estrategias de capacitación para proveer adecuadamente personal capacitado, o mediante el empleo de contratistas externos.

Si se van a utilizar contratistas externos se deben tomar en cuenta, las necesidades de su costo cuando se adopte la nueva tecnología. Cuando una EMB confíe en los contratistas, deberá estar conciente que podrían necesitarlos, no solo para instrumentar la tecnología seleccionada, sino también operarla, mantenerla y actualizarla.

Los recursos físicos con que se cuentan tendrán un impacto en la preparación de una organización para asimilar la tecnología. El acceso a fuentes de suministro confiables, a líneas de comunicación y medios de almacenamiento seguro, puede ser crucial para la instrumentación de nuevas tecnologías. Cuando no se cuenta con infraestructura adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o poco prácticas. Se necesitará tener cuidado que la tecnología elegida sea suficientemente fuerte y flexible para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a ser inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como mantenimiento múltiple, respaldos de información en diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar operando cuando fallen uno o más vínculos. Puede ser mejor aún que el manual de respaldo del sistema esté disponible para poner nuevamente en funcionamiento una línea en el caso de una irrecuperable falla del sistema.

TEORÍA DEL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONESConsiste en una serie de modificaciones (transacciones) a un determinado recurso del sistema (por ejemplo una base de datos) y en donde se define un punto de inicio (Begin Tran) y un punto de terminación que define un bloque entre el conjunto de operaciones que son realizadas.

Dentro de este proceso en bloque los demás usuarios no pueden modificar nada hasta que no se presente un estado estable de los datos, esto ocasiona inconsistencia temporal y conflictos.

Para evitar lo anterior se implementan dos maneras diferentes:

1. Ejecutar Transacciones Serializadas. Es un sistema que permite el procesamiento de transacciones en forma secuencial o serializado y consiste en asignarle una secuencia a cada transacción, este proceso reduce el rendimiento del sistema.

2. Ejecutar Transacciones CalendarizadasEs un sistema que permite el proceso de transacciones asignándole tiempos de procesamiento el cual permite incrementar el rendimiento del sistema ya que se ejecuta un máximo de proceso en forma concurrente y no a través de una serie.

PROPIEDADES DE LAS TRANSACCIONES1. Atomicidad de fallas. Consiste en efectuar todas las transacciones, pero en caso de falla no se realiza ninguna.

2. Permanencia. Consiste en que una vez completada una transacción satisfactoriamente los cambios ya no pueden perderse.

3. Seriabilidad. Consiste en asegurarse que los cambios siguen un orden adecuado.

4. Aborto de transacciones propio para cada transacción. Es la capacidad que se tiene para abortar el proceso transaccional en cualquier punto, el resultado de esta operación no puede ser revelado para otras transacciones.

5. Punto de inicio y terminación. Consiste en especificar un bloque inicial y un punto que termina el fin de ese bloque.

PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

La estructura de una transacción usualmente se le da el nombre de modelo de la transacción, estas pueden ser planas (simples) o anidadas. Un aspecto muy importante en el manejo de transacciones es el mantener y aplicar algoritmos de control sobre los datos o recursos; para ese control también se utilizan protocolos que proporcionan confiabilidad como los siguientes:

Atomicidad.

Protocolos de recuperación total.

Protocolos de compromiso global.

El control de las transacciones también requiere de controlar la concurrencia del acceso y uso hacia el recurso que se esta manipulando, ese control de concurrencia tiene 2 objetivos:

1. Como sincronizar la ejecución concurrente de transacciones.

2. Consistencia intratransacción (aislamiento).

Para llevar a cabo el control de concurrencia dentro de un proceso de transacciones se manejan 2 modos:

EJECUCIÓN CENTRALIZADA DE TRANSACCIONES EJECUCIÓN DISTRIBUIDA DE TRANSACCIONES

CONCLUSIONESLa importancia de los sistemas informativos, así como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones.

Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí.

Unidad VI Normas y Organizaciones de Auditoria relacionadas con el Procesamiento Electrónico de datos

Declaraciones Internacionales de Auditoría - 1001 Ambiente de procesamiento electrónico de datos – Microcomputadores IndependientesEl Comité Internacional de Prácticas de Auditoría (“IAPC”) de la Federación Internacional de Contadores emite las declaraciones internacionales de prácticas de auditoría (IAPS) (“Declaraciones”) para proporcionar ayuda práctica a los auditores, con el fin de adaptar y usar las normas Internacionales de Auditoría (“NIAs)” o para promover una buena práctica.  Las declaraciones no tienen la autoridad de las NIAs.

 

Esta declaración no establece nuevas normas básicas o procedimientos esenciales; su propósito es ayudar a los auditores así como al desarrollo de una buena práctica, proporcionando lineamientos sobre la aplicación de las NIAs (NIA 400), cuando se usen microcomputadoras independientes en la producción de información que sea importante para los estados financieros de la entidad.  El auditor ejerce su juicio profesional para determinar el alcance en que pueden ser apropiados cuales quiera de los procedimientos de auditoría descritos en esta declaración, a la luz de los requerimientos de las NIAs y de las circunstancias particulares de la entidad.

 

El auditor comprende y considera las características de un ambiente de sistema de información de cómputo (tecnología de la información) porque afectan al diseño del sistema de contabilidad y a los controles internos relacionados.  Consecuentemente, un ambiente de CIS (Tecnología de la información) de aquí en adelante puede afectar al plan general de auditoría, incluyendo la selección de los controles internos en que el auditor tiene la intención de apoyarse y la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.

 

Esta declaración describe los efectos que tienen las microcomputadoras independientes sobre el sistema de contabilidad y controles internos relacionados y sobre los procedimientos de auditoría.

 

La declaración incluye definiciones y comentarios sobre los siguientes temas:

 

o Microcomputadoras independientes

o Control interno en ambientes de microcomputadoras independientes

 

Políticas organizacionales y procedimientos

Protección física – equipo

Protección física – medios removibles y no removibles

Seguridad de programas y datos

Continuidad de operaciones

 

o El efecto de microcomputadoras independientes sobre el sistema de contabilidad y los controles internos relacionados

 

Controles generales – segregación de funciones

Controles de aplicación

 

El efecto de un ambiente de microcomputadoras independientes sobre los procedimientos de auditoría

ANEXOISA (NIA) 400 – Evaluaciones de riesgo y control internoSu propósito es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.

El auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo.

El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.

DECLARACION INTERNACIONAL DE AUDITORIA 3: ENTORNOS PED-SISTEMAS DE BASES DE DATOSINTRODUCCIONEl propósito de esta Declaración es ayudar al auditor a implementar la NIA del Riesgo y Control Interno y la Declaración Internacional de Auditoria “Características y consideraciones del PED” por medio de la descripción de los sistemas de base de datos. La declaración describe los efectos de un sistema de base de datos sobre el sistema de contabilidad y controles internos relacionados y sobre los procedimientos de auditoría.

SISTEMAS DE BASE DE DATOS. Los sistemas de base de datos comprenden esencialmente dos componentes la base de datos y el sistema de administración de la base de datos (SABES). Los sistemas de base de datos interactúan con otros aspectos del hardware y software del sistema global de la computadora.

Una base de datos es una colección de datos que se comparte y usa entre un numero de diferentes usuarios para diferentes fines. Cada usuario puede no necesariamente estar enterado de todos los datos almacenados en la base de datos o de las maneras en que los datos almacenados en la base de datos o de las maneras en que los datos pueden ser usados para múltiples fines. Generalmente, los usuarios individuales conocen solo los datos que ellos usan y pueden considerar los datos como archivos de computadoras utilizados para sus aplicaciones.

El software que se usa para crear, mantener y operar la base de datos es conocido como software SABS. Junto con el sistema operativo, el SABS facilita el almacenamiento físico de los datos, mantiene las interrelaciones entre los datos, y hace disponibles los datos para programas de aplicación. Generalmente, el software SABS es surtido por un proveedor comercial.

Los sistemas de base de datos pueden residir en cualquier tipo de sistema de computadoras, incluyendo un sistema de microcomputadoras. En algunos ambientes de microcomputadoras, los sistemas de base de datos son usados por un solo usuario. Dichos sistemas no se consideran base de datos para los fines de esta Declaración. Los contenidos de esta Declaración, sin embargo, son aplicables a todos los ambientes de usuarios múltiples.

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE BASE DE DATOS. Los sistemas de base de datos se distinguen por dos importantes características: datos compartidos e independencia de datos. Estas características requieren el uso de diccionario de datos y el establecer una función de administración de base de datos.

Datos CompartidosUna base de datos está compuesta de datos que se instalan con relaciones definidas y se organizan de tal manera que permita a muchos usuarios usar los datos en diferentes programas de aplicación. Las aplicaciones individuales comparten los datos en la base de datos para diferentes fines.

Independencia de datos respecto de los programas de aplicaciónA causa de la necesidad de compartir los datos, hay una necesidad de que los datos sean independientes de los programas de aplicación. Esto se logra con el registro por el SABS de los datos una sola vez para ser usados por diversos programas de aplicación. En los sistemas que no son de base de datos, se mantienen archivos de datos separados para cada aplicación y los datos similares que se usan en varias aplicaciones pueden estar repetidos en varios archivos diferentes. En un sistema de base de datos, sin embargo, un solo archivo de datos (o base de datos) se usa en muchas aplicaciones, manteniendo a un mínimo la redundancia de datos.

Los SABS difieren en el grado de independencia de datos que proporcionan. El grado de independencia de datos se relaciona con la facilidad con la que el personal puede lograr cambios a programas de aplicación o a la base de datos.

La verdadera independencia de datos se logra cuando la estructura de los datos en la base de datos puede ser cambiada sin afectar los programas de aplicación, y viceversa.

Diccionario de datosUna implicación importante de compartir los datos y de la independencia de datos es el potencial para el registro de datos una sola vez par uso en varias aplicaciones. Ya que diversos programas de aplicación necesitan tener acceso a estos datos, se requiere una instalación de software para seguir el rastro de la localización de los datos en la base de datos. También sirve como herramienta para mantener documentación estandarizada y definiciones del ambiente de la base de datos y sistemas de aplicación.

Administración de la base de datosEl uso de los mismos datos por diversos programas de aplicación enfatiza la importancia de la coordinación centralizada del uso y definición de datos y el mantenimiento de su integridad, seguridad, y exactitud.

La coordinación se desempeña generalmente por un grupo de individuos cuya responsabilidad es típicamente conocida como “administración de la base de datos” El individuo que dirige esta función puede ser conocido como el “administrador de la base de datos” El administrador de la base de datos es responsable generalmente por la definición, estructura, seguridad, control operacional y eficiencia de la base de datos, incluyendo la definición de las reglas para acceder a los datos y para almacenarlos.

Las tareas de administración de la base de datos pueden también desempeñarse por individuos que no son parte de un grupo centralizado de administración de base de datos. Donde las tareas de administración de la base de datos no son centralizadas, sino que están distribuidas entre unidades organizacionales existentes, las diferentes tareas necesitaran aun ser coordinadas.

Las tareas de administración de la base de datos incluyen típicamente:

Definir la estructura de la base de datos determinando como se definen, almacenan y se accede, a los datos, por usuarios de la base de datos para asegurar que todos los requerimientos sean cumplidos oportunamente.

Mantener la integridad y seguridad de los datos y que estén completos desarrollando, implementando, y ejecutando las reglas para integridad, para que estén completos, y para acceso a los datos. Las responsabilidades incluyen:

-     definir quién puede tener acceso a los datos y como se logra el acceso;

-     prevenir la inclusión de datos incompletos o no validos;

-     detectar la ausencia de datos;

-     asegurar la base de datos contra acceso no autorizado y destrucción; y

-    organizar la recuperación total en caso de perdida

Coordinar operaciones de computación relacionada con la base de datos asignando responsabilidad sobre los recursos físicos de la computadora y monitoreando su uso referente a la operación de la base de datos.

Monitoreo del funcionamiento del sistema-desarrollo de mediciones del funcionamiento para monitorear la integridad de los datos y la capacidad de la base de datos para responder a las necesidades de los usuarios.

Proporcionar soporte administrativo coordinación y enlace con el vendedor del SABS, evaluando nuevas versiones emitidas por el vendedor del SABS y el grado de su impacto

sobre la entidad, instalando nuevas versiones y asegurando que se proporcione la instrucción interna apropiada.

En algunas aplicaciones, puede usarse más de una base de datos. En estas circunstancias, las tareas del grupo de administración de la base de datos necesitara asegurarse que:

Exista el enlazamiento adecuado entre las bases de datos; Se mantenga la coordinación de funciones; y Los datos contenidos en las diferentes bases de datos sean consistentes.

EL EFECTO DE LAS BASES DE DATOS SOBRE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CONTROLES INTERNOS RELACIONADOSEl efecto de un sistema de base de datos sobre el sistema de contabilidad y los riesgos asociados generalmente dependerán de:

El grado al cual las bases de datos se usen para aplicaciones contables :

El tipo e importancia de las transacciones financieras que se procesen;

La naturaleza de la base de datos, el SABS (incluyendo el diccionario de datos), las tareas de administración de la base de datos y las aplicaciones;

Los controles generales del PED que son particularmente importantes en un ambiente de base de datos.

Los sistemas de base de datos típicamente dan la oportunidad de mayor confiabilidad en los datos que los sistemas que no son de base de datos. Estos pueden dar como resultado un riesgo reducido de fraude o error en el sistema de contabilidad donde se usen bases de datos. Los siguientes factores, combinados con controles adecuados, contribuyen a esta mayor confiabilidad en los datos:

Se logra mejor consistencia de datos por que los datos son registrados y actualizados solo una vez, mejor que en los sistemas que no son de base de datos, donde los mismos datos se almacenan en varios archivos y son actualizados en diferentes momentos y por diferentes programas.

La integridad de los datos se mejorara con el uso efectivo de los recursos incluidos en el SABS, como recuperación, rutinas de reinicio, generalizadas de edición y validación, y características de seguridad y control.

Otras funciones disponibles con el SABS pueden facilitar los procedimientos de control y de auditoría. Estas funciones incluyen generadores de informes, que pueden ser usados para crear reportes de compensación y lenguajes de consultas de dudas, que pueden usarse para identificar inconsistencias en los datos.

Alternativamente, el riesgo de fraude o error puede aumentar si los sistemas de base de datos se usan sin controles adecuados. En un ambiente típico que no es de base de datos, los controles ejercidos por usuarios individuales pueden compensar las fallas en los controles generales de PED. Sin embargo, en un sistema de base de datos, esto puede no ser posible, ya que los controles inadecuados de la administración de la base de datos no pueden ser siempre compensados por los usuarios individuales. Por ejemplo, el personal de cuentas por cobrar no puede controlar en forma efectiva los datos de cuentas por cobrar si no se restringe a otros miembros del personal de modificar los saldos de cuentas por cobrar en la base de datos.

EL EFECTO DE LAS BASES DE DATOS SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIALos procedimientos de auditoría en un ambiente de base de datos serán afectados principalmente por el grado al cual los datos en la base de datos sean usados por el sistema de contabilidad. Cuando aplicaciones contables de importancia usan una base de datos común, el auditor encontrar un costo efectivo en utilizar algunos de los procedimientos de los siguientes párrafos.

Para obtener una comprensión del ambiente de control de la base de datos y del flujo de transacciones, el auditor puede considerar el efecto de lo siguiente sobre el riesgo de auditoría al planear la auditoria:

El SABS y las aplicaciones contables importantes que usan la base de datos; Los estándares y procedimientos para desarrollo y mantenimiento de los programas de

aplicación que usan la base de datos;

Verificar la integridad de las base de datos;

Proporcionar acceso a la base de datos o una copia de las partes relevantes de la base de datos para el fin de usar software de auditoría;

Obtener información necesaria para la auditoria.

Cuando se usen los recursos del SABS, el auditor necesitara obtener certeza razonable respecto de su correcto funcionamiento.

Cuando el auditor determine que no puede confiar en los controles en el sistema de la base de datos, debería considerar si es que desempeñando pruebas sustantivas adicionales sobre todas las aplicaciones contables importantes que usan la base de datos lograría su objetivo de auditoría, ya que los controles inadecuados de administración de la base de datos no pueden ser siempre compensados por los usuarios individuales

Las características del sistema de base de datos pueden hacer más efectivo para el auditor el desempeñar una revisión de pre-implementación de nuevas aplicaciones contables más que revisar las aplicaciones después de la instalación. Esta revisión de pre-implementación puede dar al auditor una oportunidad para solicitar funciones adicionales, como rutinas de auditoría integradas, o controles dentro del diseño de la aplicación. Puede también dar al auditor suficiente tiempo para desarrollar y probar los procedimientos de auditoría con anticipación a su uso.

AUDITORIA EN UN AMBIENTE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR COMPUTADORA (NIA 15)Esta norma proporciona la orientación necesaria para cumplir con los principios básicos de auditoria cuando ésta es llevada a cabo en un ambiente computacional. A los fines de esta norma, existe un ambiente de sistemas de información computarizada cuando un computador de cualquier tipo o tamaño es utilizado por la entidad en el procesamiento de información financiera de importancia para al auditoria, ya sea que el computador es operado por la entidad o por un tercero. Enfatiza que el auditor debería conocer en forma suficiente el hardware y los sistemas de procesamiento para procedimientos de auditoria, incluyendo técnicas asistidas pro computador.

INTRODUCCIÓNLa Norma Internacional de Auditoria (NIA) 1, Objetivo y Principios Básicos que Rige una Auditoria, establece: “La auditoria consiste en el examen independiente de los estados financieros o; de la información financiera a fin de una entidad, tenga o no ésta fines de lucro, y sin importar su dimensión o forma legal, cuando dicho examen se practica con el fin de expresar una opinión sobre los estados o información mencionados.

Para cumplir con los principios básicos es obligatorio aplicar los procedimientos de auditoria y las practicas de dictamen que sean apropiados a las circunstancias particulares de cada caso.

El propósito de esta norma es proporcionar las pautas adicionales necesarias para el cumplimiento de estos principios básicos cuando la auditoria se realiza en un ambiente de procesamiento electrónico de datos (PED). Para los fines de las Normas Internacionales de Auditoria, existe un ambiente PED cuando en el procesamiento, que la entidad hace de la información financiera que tiene importancia para la auditoria, interviene un computador, cualquiera que sea su tipo o tamaño y sea operado por la misma entidad o por terceros.

El objetivo y alcance generales de la auditoria no cambia en un ambiente PED. Sin embargo, el uso de un computador se cambia el procesamiento y la conservación o almacenamiento de la información financiera y puede afectar la organización y los procedimientos empleados por la entidad para lograr un adecuado control interno. Por consiguiente, los procedimientos seguidos por el auditor en su estudio y evaluación del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos y la naturaleza, oportunidad y alcance de sus otros procedimientos de auditoria pueden ser afectos por el ambiente PED.

En otras Normas Internacionales de Auditoria se darán pautas adicionales sobre los procedimientos de auditoria que son apropiados para un ambiente PED.

HABILIDAD Y COMPETENCIA Cuando se audita en un ambiente PED el auditor debe tener un conocimiento suficiente sobre

hardware (equipo), software (programa) de computador y sistemas de procesamiento electrónico, a fin de poder planear la ejecución del compromiso asumido y poder comprender cómo el PED afecta el estudio y evaluación del control interno y la aplicación de los procedimientos de auditoria, incluyendo entre ellos a las técnicas de auditoria con ayuda del computador.

El auditor también debe tener suficiente conocimiento del PED para poner en ejecución los procedimientos de auditoria necesarios en función del enfoque de auditoria que adopte en cada caso.

TRABAJO REALIZADO POR TERCEROS El auditor no podrá delegar nuca su responsabilidad con respecto a la extracción de las

conclusiones de importancia ni con respecto a la formación y expresión de su opinión sobre la información financiera examinada. Por consiguiente, al delegar trabajo a sus asistentes o al utilizar el trabajo realizado por otro auditor o por un experto, el auditor debe tener suficiente conocimiento del PED, bien sea para dirigir, supervisar y revisar el trabajo de sus asistentes poseedores de técnicas PED, bien sea para obtener razonable certidumbre de que el trabajo realizado por el otro auditor o el experto, también poseedores de técnicas PED, es adecuado para sus fines, en lo que se aplicable.

PLANEAMIENTOEl auditor debe reunir información sobre el ambiente PED que tiene relación con el plan de auditoria, incluyendo información sobre:

La forma en que está organizada la función PED y el grado de concentración o distribución de los procesos de computarización a través de la entidad.El equipo (hardware) y los programas (software) de computador usados por la entidad.Las aplicaciones significativas que se procesan por computador, la naturaleza del procesamiento (por ejemplo: por lote, en línea) y las políticas de conservación o almacenamiento de datos.Los planes para poner en práctica nuevas aplicaciones o modificar las existentes. Al considerar su plan general, el auditor debe tener en cuenta asuntos como:La determinación del grado de confianza que piensa poder dar –si ése es el caso- a los controles PED durante su evaluación global del control interno.El planeamiento de cómo, dónde y cuándo será revisada la función PED, incluyendo la programación del trabajo de los expertos en PED, si esto es pertinente.El planeamiento de los procedimientos de examen empleando técnicas de auditoria con ayuda del computador.

SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO Durante la revisión y evaluación preliminar del control interno, el auditor debe obtener un

conocimiento suficiente del sistema de contabilidad para poder comprender el ambiente global del control y del flujo de las operaciones. Si el auditor ha planeado apoyarse en los controles

internos para efectuar su examen, debe considerar los controles manuales y computarizados que afectan a la función PED (controles generales PED) y los controles específicos sobre las pertinentes aplicaciones contables (controles de aplicación PED).

EVIDENCIA DE AUDITORIAEl ambiente PED puede afectar la aplicación de los procedimientos y los procedimientos sustantivos, en diversas formas:

a) Puede requerirse el empleo de técnicas de auditoria con ayuda del computador en casos como los siguientes:

o Cuando la ausencia de documentos de entrada (por ejemplo la entrad de órdenes o pedidos hecha en sistemas en línea) o la generación de operaciones contables por medio de programas de computación (por ejemplo, el cálculo automático de descuentos) pueden impedir al auditor hacer la revisión de la evidencia documentaria.

o Cuando la falta de pistas visibles de auditoria impiden al auditor hacer un seguimiento visual de las operaciones procesadas mediante un sistema contable computarizado.

o Cuando la falta de salidas de datos visibles hace necesario ingresar a la información conservada o almacenada en archivos cuya lectura puede hacerse.

b) El factor oportunidad de los procedimientos de auditoría puede verse afectado si la información no se mantiene en los archivos del computado por el tiempo suficiente que se requiere para ser usada por la auditoria, debiendo el auditor tener que hacer las gestiones necesarias para que la información que necesita se conserve o se copie.

c) La eficiencia y eficacia de los procedimientos de auditoría pueden mejorarse mediante el empleo de las técnicas de auditoria con ayuda del computador para la obtención y evaluación de evidencia, por ejemplo:

Algunas operaciones pueden ser verificadas de manera más efectiva, y a un costo similar, utilizando el computador para examinar, o todas las operaciones, o un número de ellas mayor de lo que seria posible de manera selectiva.

Al aplicar procedimientos de revisión analítica, la revisión del detalle de las transacciones o saldos, y la impresión de informes sobre partidas desacostumbradas, puede hacerse de manera más eficiente.

Unidad VII Sistema Contable Orión – Módulo de Contabilidad – Plan de Cuentas - Presupuesto - Administrador del Sistema – Flujos de Caja – Reportes del Presupuesto – Diario – Mayor – Activos Fijos

Unidad VIII Excel para Contadores - Hoja de Trabajo - Tipos de datos - Funciones – Aplicaciones - Macros en Excel - Funciones de Auditoria - Auditoria de fórmulas

Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

Función Descripción

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato

año

DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número

HOY() Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números

SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23.

Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.

Función HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora.

Ejemplo: =HORANUMERO("12:35:20") devuelve 0,5245...

Nota   Para ver el número como una hora (12:35:20), recuerda que tienes que seleccionar la celda y en el menú Formato hacer clic en Celdas, y en la ficha Número seleccionar Hora del cuadro Categoría .

Función HOY() Devuelve la fecha actual en formato de fecha.

Ejemplo: =HOY() devuelve 09/09/2004.  

Función MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =MES(35400) devuelve 12. 

Función MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el mínuto en el rango de 0 a 59 según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =MINUTO("16:20:00") devuelve 20. 

Función NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un número de serie de Excel en formato de hora.

Ejemplo: =NSHORA(16;20;00) devuelve 0,64.

Función SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =SEGUNDO("12:20:40") devuelve 40.Funciones de textoUna hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción

CARACTER(número)Devuelve el carácter específicado por el número

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)Redondea un número pasado como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el

número de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)Devuelve la posición inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto)Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2)Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto) Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)Convierte a mayúscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor) Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(número)Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto) Convierte un texto a número

Función CARACTER(número) Devuelve el carácter específicado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII.

Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L  

Función CODIGO(texto) Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado como parámetro.

Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76  

Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve Antonio Gutierrez Fernandez  

Función DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y devuelve el resultado en formato de texto. La última opción es una parámetro lógico (VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor FALSO, mostrará los puntos separadores de los millares.

Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y =DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750  

Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto.

Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve "ien Excel..."  

Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición núm_inicial. A

diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.

Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido, ayúdame a encontrarlo";1) devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.  

Función ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios simples entre palabras.

Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar    de la mancha... ") devuelve "En un lugar de la mancha..."  

Función EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial.

Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";12;3) devuelve "mar"

Función HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Busca un texto dentro de otro y devuelve la posición del texto buscado. Realiza la búsqueda leyendo el texto de izquierda a derecha a partir de la posición inicial indicada en núm_inicial. A diferencia de la función ENCONTRAR, HALLAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas y admite caracteres comodínes (? un solo carácter, * cualquier número de caracteres, ~ carácter de escape).

Ejemplo: =HALLAR("Mar";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1) devuelve 12

=HALLAR("M?r";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1) devuelve 1

Función IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) según las dos cadenas de texto comparadas sean iguales o no.

Ejemplo: =IGUAL("esto es igual?";"es igual esto?") devuelve FALSO

Normalmente se utiliza para comparar los valores almacenados en dos celdas.

Función IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados desde el principio de la cadena de texto.

Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6) devuelve "El sol"  

Función LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su longitud.

Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada") devuelve 51  

Función LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles.

Ejemplo:Si escribimos en una celda:=CARACTER(7)&"Este texto si que vale"&CARACTER(7) en la celda veríamos esto: si escribimos =LIMPIAR(CARACTER(7)&"Este texto si que vale"&CARACTER(7)), desaparecerán los caracteres no imprimibles y veremos :

 

Función MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA"  

Función MINUSC(texto) Convierte a minúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minúscula"  

Función MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a texto un número usando el formato de moneda.

Ejemplo: =MONEDA(25;2) devuelve "25,00 € "  

Función NOMPROPIO(texto) Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la palabra a minúsculas.

Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel Ramiro" 

Función REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el texto original, será modificado";21;8;" Por este ") devuelve "Si este es el texto Por este , será modificado"  

Función REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto un número de veces determinado.

Ejemplo: =REPETIR("Como te repites ";5) devuelve "Como te repites Como te repites Como te repites Como te repites Como te repites " 

Función SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza en texto, el texto_original por el texto_nuevo.

Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto conlleva...";"precio";"coste") devuelve "El coste total del proyecto conlleva..." 

Función T(valor) Comprueba que el valor es texto y devuelve texto si lo es o comillas dobles si no lo es. Me permite eliminar de una celda los valores que no sean texto.

Ejemplo: =T("Esto es texto") devuelve "Esto es texto" 

Función TEXTO(valor;formato) Convierte un valor en texto.

Ejemplo: =TEXTO(25;"0,00 €") devuelve "25,00 €"  

Función TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht).

Se puede cambiar el formato de Baht a un estilo distinto utilizando Configuración regional u Opciones regionales en el Panel de control de Windows.

Ejemplo: =TEXTOBAHT(25) devuelve el número 25 escrito en letras pero en Tailandés. 

Función VALOR(texto) Convierte un texto que representa un número en número.

Ejemplo: =VALOR("254") devuelve 254 en formato numérico.

Otras funcionesAdemás de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

 

Función Descripción

Funciones matemáticas y trigonométricas

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos

COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado

FACT(número) Devuelve el factorial de un número

NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

PRODUCTO(número1;número2;...)Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos

RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la

lista de valores

VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

Funciones lógicas

FALSO() Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

Funciones de información

ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

 Funciones lógicas:

Función FALSO() Devuelve el valor lógico Falso.

Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO  

Función VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero.

Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO  

Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa.

Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad

Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores dependiendo de alguna condición. 

Función NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado, es decir si le pasamos FALSO devuelve VERDADERO y viceversa.

Ejemplo: =NO(FALSO) devuelve VERDADERO  

Función Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve VERDADERO sino devuelve FALSO. Esta función es de gran utilidad para evaluar si se cumplen varias condiciones a la vez.

Ejemplo: =Y(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo y en B3 un 5 y en C4 un negativo. 

Función O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si al menos algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos los valores son falsos devuelve FALSO.

Ejemplo: =O(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o en B3 un 5 o en C4 un negativo.

Funciones de información:

Función ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESBLANCO(A2) devuelve FALSO si la celda A2 está vacía 

Función ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESERR(A+23) devuelve VERDADERO  

Función ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESLOGICO(A1) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor verdadero o falso  

Función ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESNOTEXTO(A1) devuelve VERDADERO si en A1 no hay texto, por ejemplo si A1 contiene una fecha (Las fechas son números).

Función ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESTEXTO(A1) devuelve FALSO si en A1 hay una fecha 

Función ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESNUMERO(A1) devuelve VERDADERO si en A1 hay un número 

Función TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor. 1=número, 2=texto, 4=logico, 16=error, 64=matriz.

Ejemplo: =TIPO(A1) devuelve 16 si en A1 hay un error