Un análisis que evoluciona con el negocio Xavier del Sol Director Corporativo de Chupa Chups

El Grupo Chupa Chups es uno de los grupos líderes en el sector de confitería, con un incremento de las ventas que supera cada año el 10%. Con sede en Barcelona, Chupa Chups S.A., compañía matriz del Grupo Chupa Chups, está especializada en la producción, distribución y comercialización de productos de confitería desarrollados con tecnología propia y con marcas exclusivas: Chupa Chups, Smint y Crazy Planet. El grupo posee factorías en España, Francia, Rusia, China, México, y Brasil, junto con filiales y delegaciones comerciales en España, Alemania, Estados Unidos, Brasil, Rusia, Inglaterra, Japón, Corea del Sur, Canadá, Australia, Sudáfrica y Sudamérica. El negocio internacional del grupo es especialmente importante, dado que más del 90% de los ingresos de la compañía provienen de fuera del mercado español. El grupo alcanzó una cifra de ventas consolidadas de 414,2 millones de euros el pasado ejercicio.

La idea de buscar una herramienta de análisis surgió con la necesidad de la compañía de simplificar el acceso y la interpretación de la información departamental, proporcionando una visión holística de las operaciones de grupo en todas sus divisiones. Si se dispone de un entorno centralizado para almacenar los datos, es extremadamente difícil, si no imposible, utilizar esa

información de manera que pueda proporcionar a los usuarios resultados rápidos y visibles para sus roles funcionales, así como maximizar sus capacidades para explotar la información que esté disponible (a través de reporting, análisis, etc.). Como compañía que comercializa múltiples productos a través de distintos canales de distribución y localizaciones geográficas, este tipo de información, una vez puesta a disposición del usuario en el formato correcto, se convierte en una fuente de ventaja estratégica.

Después de una revisión de los procesos internos de la organización, se pusieron de manifiesto diversas necesidades en distintas áreas. Ventas y distribución necesitaban la capacidad de minimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos del mercado (inventarios, ventas, listas de precios...). Finanzas precisaba, para usuarios y gestores, la capacidad de acceso y elaboración de informes de análisis financiero para determinar qué productos y clientes, en qué divisiones y regiones, son más rentables. Asimismo necesitaba contar con funcionalidades de análisis coste/beneficio. La dirección requería herramientas para la mejora del proceso de toma de decisiones a través de acceso web y capacidades de simulación para forecasting, budgeting, planning, etc. Obviamente, la plena integración con el ERP existente en la compañía era un requerimiento básico en el proyecto.

La idea de buscar una herramienta de análisis surgió con la necesidad de simplificar el acceso y la interpretación de la información departamental

Para dirigir la fase de análisis y diseño, se creó un equipo multifuncional donde estuvieran representadas las áreas de ventas, operaciones, IT y directores de proyecto, además del socio en la implantación de la solución escogida. Se estableció una lista de objetivos y prioridades a corto plazo que fueran consistentes con las peticiones que se recibieron de todos los departamentos (rapidez, fácil acceso a la información correcta, simplicidad para elaborar nuevos

reports, etc.) y se inició un análisis más detallado de los datos empresariales y de las herramientas que pudiesen cubrir las necesidades planteadas.

En el sistema SAP de la compañía, se disponía de información de productos, clientes, inventario, consumos, movimientos de stock…, la cual estaba segmentada por mercado, división y región. Sin embargo, estos datos no estaban en un formato que permitiera extraerlos fácilmente con propósito de análisis (únicamente de reporting simple), especialmente para el análisis específico por departamento que se estaba intentando proporcionar. Por esto, y por el hecho que se necesitaba la capacidad de consultar datos desde distintas perspectivas, se decidió adquirir una solución que proporcionara prestaciones de análisis multidimensional y que permitiera una adaptación rápida y fácil. La solución elegida debía ser operativa en diferentes departamentos y en un corto período de tiempo.

En la fase de análisis y diseño, se estableció una lista de objetivos a corto plazo consistentes con las peticiones que se recibieron de todos los departamentos

Se decidió por Board M.I.T. de Orenburg, herramienta orientada al desarrollo de aplicaciones analíticas, para optimizar el proceso de toma de decisiones por sus capacidades de simulación nativa y por su diseño flexible y personalizado lo que permitiría que todos los departamentos usaran un sistema común. Debido a que Board no requiere programación, el impacto en IT para su desarrollo y mantenimiento fue mínimo. Con Board, se estaba en disposición de depositar los datos relevantes de SAP en una herramienta que proporciona a los usuarios una visión de la información departamental clave de forma rápida y que apoya a los equipos directivos de ventas, finanzas y operaciones en su proceso de toma de decisiones. Además, gracias a las capacidades de simulación de

Board M.I.T. Webserver (análisis what if , what for...), fue posible potenciar los estudio de actividades complejas.

El constante crecimiento del grupo Chupa Chups a nivel mundial hizo que contar con una herramienta analítica fuese una ventaja competitiva real e inestimable. El resultado de este proyecto es un extenso estudio de las ventas y sus variables relacionadas, lo ha permitido analizar la evolución, tendencia, previsión y grado de ejecución de los planes y presupuestos, por cliente, región o división. En otros términos, se reduce drásticamente el análisis “basado en el olfato” al disponer de información en tiempo real que aporta un enfoque de mayor objetividad a las decisiones empresariales.