UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS[Seleccione la fecha]

Universidad del Per, DECANA DE AMRICA

Facultad de Ciencias Sociales

Ao de la Promocin de la Industria Responsable y Compromiso Climtico

PROFESOR: Jos Villa Crdova

CURSO: Gestin y Administracin de Archivos

TEMA: Normatividad Archivstica

INTEGRANTE: Chico Yactayo Eliana MarinaCiudad Universitaria, 16 de Mayo de 2014. Ao de la Promocin de la Industria Responsable y Compromiso Climtico

INFORME N 0001/MINJUS-CR-EMCHY/2014

A: Ana Espinoza Huamayalli Jefa de la Unidad de Administracin y Archivo

De: Eliana Marina Chico Yactayo Tcnico Auxiliar

Asunto: Informe tcnico del Archivo del Consejo de Reparaciones

Fecha: Mayo de 2014

Es grato dirigirme a usted y presentarle el informe tcnico sobre el archivo del Consejo de Reparaciones, correspondiente al mes de Mayo del ao en curso.

I. MARCO NORMATIVO

1.1 Directiva N004-86-AGN-DGAI. Normas para la Formulacin del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Pblico Nacional. Anexo 1 Inventario de las Series Documentales.

1.2 Directiva N005/86-AGN-DGAI. Normas para la transferencia de documentos en los archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional.

1.3 Directiva N 007/86-AGN-DGAI. Normas para la conservacin de documentos en los archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional.

1.4 Decreto Supremo N 001-2000-JUS. Reglamento sobre la aplicacin de normas que regulan el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e informacin a entidades pblicas y privadas.

II. DIAGNSTICO

2.1 Marco contextual

El Consejo de Reparaciones es un rgano colegiado adscrito al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, creado el 2006 y entra en funcionamiento el 2007. Tiene como mandato la creacin del Registro nico de Vctimas (RUV), de todas las personas que han sufrido alguna afectacin en el periodo de la violencia poltica acaecida en nuestro pas de mayo de 1980 a noviembre de 2000.

Es un instrumento que servir para la implementacin del Plan Integral de Reparaciones.El Archivo del Consejo de Reparaciones empez su funcionamiento especializado desde julio de 2010. La principal tarea es el inventario y organizacin de los expedientes tcnicos generados como parte de la elaboracin del Registro nico de Vctimas.

El Archivo se encuentra ubicado en la sede del Consejo de Reparaciones en Miraflores, , ocupa un rea aproximada de 60 metros cuadrados destinados para el Archivo.

Cabe mencionar que se contaba con dos locales. Hasta Diciembre de 2013 se tena un local en Magdalena, gracias al apoyo de la orden Claretiana se cont con un espacio ubicado en el Hogar de Mara. Se transfiri el 70 % del acervo que albergaba y el 30 % restante se reorden en Miraflores y Pueblo Libre. A su vez se mantuvo el convenio establecido con el Concilio Nacional Evanglico del Per que vence en Junio del presente ao, para lo cual se efectuarn labores de reorganizacin de espacio en la sede de Miraflores, considerando una prxima transferencia al Archivo Central para mediados de ao.2.2 Personal

En cuanto al personal que labora en el archivo son dos personas: Asistente Junior: Egresado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Ciencias Sociales, con estudios de postgrado en la Escuela Nacional de Archiveros del Per. Labora en la institucin hace cinco aos aproximadamente. ](La ENA por si sola no puede organizar cursos de post grado, quien le brinda esa distincin es la U. de Post Grado de Ciencias Sociales de la UNMSM).Tcnico auxiliar: Egresado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Letras y Ciencias Humanas, con estudios de postgrado en la Escuela Nacional de Archiveros del Per. Labora en la institucin ao y medio2.3 Acervo documental

El acervo del Archivo del Consejo de Reparaciones custodia los expedientes tcnicos de cada vctima ya sea individual (Libro I) o colectiva como los centros poblados y comunidades (Libro II).

En la actualidad el Archivo ha logrado inventariar aquellos registros que inicialmente no contaba con su respectiva identificacin y tratamiento, se ha inventariado y organizado un 70% del total, que a su vez ya ha sido transferido al archivo central del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Cabe mencionar que desde junio de 2013 el principal objetivo del archivo es la transferencia de su acervo al Archivo Central del Ministerio de Justicia. Al momento se ha efectuado la transferencia del 60% de los expedientes de libro I y el 10% del Libro II.En el campo de la conservacin los expedientes estn debidamente identificados, preservados de cualquier material metlico que pueda daar al documento (grapas, faster, possit, etc) y bien conservadas sus unidades archivsticas, debido a la constancia en la limpieza y la adecuada ventilacin natural de sus instalaciones a travs de ventanas de vidrio.

Se debe considerar que desde el inicio de las labores de recojo de informacin (2007) el Consejo de Reparaciones consider dentro de sus procedimientos digitalizar y escanear las fichas de registro y as facilitar los procesos de evaluacin y calificacin.

Desde el 2010, el Consejo de Reparaciones tom la decisin de externalizar el proceso de digitalizacin, como parte de las modificaciones de sus procedimientos y recorte presupuestal.

A nivel interno el proceso de evaluacin y calificacin, y consulta se realiza utilizando las fichas digitales, ms no el fsico. Permite la consulta de los casos a travs de las pginas web, aplicar la estrategia del teletrabajo, facilitando el trabajo descentralizado (regiones).

Tambin se posee alrededor de 5000 audios, que contienen informacin de testimonios de vctimas individuales y colectivas, que hasta la fecha no han sido trabajados, por motivos de falta de presupuesto.

Se cuenta con estantera metlica de seis niveles. El acceso a las unidades archivsticas es con la ayuda de una escalera de tres peldaos, con lo que se facilita su traslado a la mesa de trabajo.

En el archivo se cumple con las protecciones bsicas como el uso de guardapolvo, guantes y mascarillas cuando se manipulan los expedientes y las cajas, as como el uso del alcohol para desinfectar los objetos con agentes biolgicos. III. ANLISIS

3.1 Se ha logrado su organizacin basada en el principio de procedencia y se ha garantizado su conservacin preventiva. Sin embargo, an falta por inventariar, completar, unificar, organizar, y conservar registros de recientes campaas y mdulos.

3.2 Se han realizado a la fecha dos transferencias al Archivo Central. Se ha cumplido con la Directiva N005/86-AGN-DGAI. Normas para la transferencia de documentos en los archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional. Las labores fueron contempladas como parte del desarrollo del plan anual de trabajo.

El mes XXX se realiz una transferencia de yyy metros lineales al Archivo Central del MINJUS, sin observaciones al respecto.3.3 El archivo del Consejo de Reparaciones sigue trabajando el 30% de documentacin restante, teniendo como fundamento los procesos archivsticos.

3.4 La infraestructura del archivo se est acondicionando para recibir la documentacin generada en lo que va el transcurso del ao, proveniente de los diversos mdulos a nivel nacional.

3.5 Existe un mal concepto o desconocimiento al creer que el proceso de digitalizacin, es decir la captura de la imagen es suficiente para reemplazar al soporte en papel.

Por ese lado se est incurriendo en el Decreto Supremo N 001-2000-JUS. Reglamento sobre la aplicacin de normas que regulan el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e informacin a entidades pblicas y privadas.

3.6 Por otra parte se ha dado prioridad a los expedientes tcnicos, dejando de lado valiosa informacin contenida en los audios, los cuales carecen de un tratamiento, estando en falta.

IV. CONCLUSIONES

El Archivo del Consejo de Reparaciones es un archivo de gestin, que ha aplicado los procesos archivsticos solo hacia los expedientes tcnicos.Su acervo est adems constituido por audios, los cuales no han sido trabajados hasta la fecha, no ha sido contemplado dentro del presupuesto.

Se han transferido el 70% de expedientes tcnicos, entre Libro I y Libro II, trabajando actualmente el 30 % para la realizacin de una tercera transferencia a mediados de ao.

En el segundo semestre se recepcionar mayor documentacin proveniente de los diferentes mdulos a nivel nacional del Registro nico de Vctimas.

V. RECOMENDACIONES

El archivo debe realizar campaas de concientizacin hacia el resto de oficinas, a fin de procurar la mejor conservacin de los documentos, a fin de garantizar su correcta manipulacin y preservacin.

Realizar una ambientacin adecuada de la infraestructura del archivo, considerando las transferencias a efectuar, contrarrestndolas con la documentacin por recepcionar de los diferentes mdulos a nivel nacional.

Evaluar si el personal es suficiente para la realizacin de las futuras labores, considerando la gestin de prcticas pre profesionales o el contrato de personal de apoyo, de acorde a las necesidades, que permitan el cumplimiento de las metas estipuladas, segn el plan anual de trabajo.

Informarse sobre la existencia de lineamientos establecidos por el MINJUS en materia de digitalizacin de documentos. Coordinar en base a las pautas establecidas.

Asesoramiento con las normas legales y fedatarios informticos, para la realizacin del proceso de digitalizacin con valor legal.

Es todo cuanto tengo a bien informar a usted para los fines que considere pertinentes.

Atentamente

Eliana Marina Chico Yactayo

Tcnico Auxiliar

Consejo de Reparaciones

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

VI. ANEXOS (FOTOGRAFAS)

Distribucin de unidades archivsticas en estanteras.

Mdulo de atencin para el Registro nico de Victimas

Registro de vctimas

NO EMPLEA ESTAR NORMA MEJOR NO VA. Falta

No ha explicado la aplicacin de esta norma MEJOR NO VA. Falta

Este informe es normativo en este no se toca esta norma entonces mejor es no citarlaaunque hubiera sido interesante y ms notable citar la norma.

REVISAR Y CORREGIR LAS OBSERVACIONES.

Se cont o cuenta??

Quien es el encargado del archivo? Que cargo ocupa en el Ministerio? Cuanto tiempo tiene trabajando?

Especificar tiene un diplomado en Archivstica y Gestin Documental de la ENA UNMSM (2013)

Cuantos documentos tiene el archivo??? Como miden en Paquetes, cajas, estantera, metros lineales, registros????

Que documentos componen estos expedientes?

Existen organizaciones del acervo documental previos???

Es un logro el inventario??? Por qu?? No es un trabajo tcnico archivstico??? Cuando existe el inventario se debe tener conocimiento de cuantos documentos cuenta el archivo hoy 15.05.2014 cuantos documentos han inventariado???. Han hecho cuadro de clasificacin, las series se encuentran identificadas???, debidamente denominadas??? Aplican las Normas Internacionales de Descripcin??? ISAD G, ISAAR (CPF),

En este punto hay mucho por desarrollar falta.

Evitar los juicios de valor debidamente, bien positivamente, es una conclusin a la que debers llegar.

Es mejor definirlo como unidades de instalacin o conservacin.

Cuan frecuente es la limpieza?, que materiales se emplea para ello?, cuantas personas realizan esta labor?

Se est aplicando la digitalizacin, aplicando el D.S. 001-2000-MINJUS???

Cual es la diferencia?

DIGITALIZAR: Transformar una informacin a un sistema de dgitos para su tratamiento informtico

ESCANEAR: convertir documentos a un formato digital a travs de un escner

Se recomienda redactar adecuadamente

Como facilitas la evaluacin y calificacin que ventajas tiene la digitalizacin?, sealar el antes y el despus de aplicar la digitalizacin y emplear

Cuantos audios existir en el mundo, creo que millones cuando lea usted esta nota en voz alta crear un audio ms. Cuando describa cantidades deber decir en que soporte se encuentran cintas magnetofnicas, cassetes, discos compactos, archivos electrnicos, FALTA.

QUE ALTURA TIENE ESTA ESTANTERA??? Para subir a una escalera??? Disponen de una??, cuantos peldaos??, cuanto pesan los documentos???, por casualidad no existir un riesgo al cargarlos??? Que normas estarn incumpliendo???

El alcohol no desinfecta objetos.

NO ES ANLISIS ES UNA CONCLUSIN

Que artculos????

Cual Plan??? No se encuentra en los antecedentes??? FALTA.

Ya no cuenta???

OTRA VEZ JUICIO DE VALOR Falta

El 30% de TODO ???? O DE LO RESTANTE

Tienen documentos a nivel nacional no se menciona.

Quien tiene es concepto?, La asistente junior??, la tcnico auxiliar? El Secretario General?, El Ministro?

EN un delito, EN un error, EN perjurio???

QUE CAPTULO, QUE ARTCULO???

No es as si est programado su tratamiento, debern continuar con esa programacin.

Muy bien existe coherencia entre el anlisis 1 y la conclusin 1, buen trabajo

ERROR NO EXISTE LA PALABRA RECEPCIONAR LA PALABRA ES RECEPTAR O RECIBIR

A simple vista los rtulos de las cajas son un problema??? Lea la norma SNA 02 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS SIGNACIN

III Curso Taller Gestin y Administracin de Archivos