código: in-dc-033 fecha: 30/06/2021 versión: 01 2

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ANEXOS TÉCNICOS

Código: IN-DC-033 Fecha: 30/06/2021 Versión: 01

PROCESO Docencia

CONTROL ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre Equipo de trabajo Unidad Docencia Servicio Calidad

Miguel David Blanco Quintero Clara Inés Sánchez Franco

Cargo Equipo de trabajo Unidad Docencia Servicio Analista de Procesos Directora Académica

Fecha 15/06/2021 29/06/2021 30/06/2021

1. OBJETIVO: Proporcionar las directrices para el diligenciamiento de los anexos técnicos cuando se vaya a solicitar un registro calificado para un programa académico o la renovación del mismo. 2. DEFINICIONES:

Anexo técnico: Es un documento que se presenta en un proceso de registro calificado para informar la distribución de las rotaciones o prácticas, manejo de docentes, plan de delegación progresiva, escenarios de práctica y número de estudiantes. Además, es un requisito para la apertura o renovación de un registro calificado que se presente en la sala de salud del Ministerio de Educación Nacional.

Docente: De acuerdo con lo establecido en el Reglamento Docente (Acuerdo 0244 – 2016), es aquella persona que, por sus cualidades humanas, fundamento pedagógico y conocimientos en un área específica del saber, desarrolla actividades de docencia, investigación, innovación, extensión y/o administración dentro de su plan de trabajo. En el documento metodológico de MIDE 2016, se define como la persona natural que orienta el proceso de formación, enseñanza y aprendizaje de los estudiantes, acorde con el proyecto educativo institucional y las expectativas sociales, culturales, éticas y morales de la sociedad. Además, el documento metodológico del SNIES del año 2012, menciona que se deben considerar los docentes en comisiones docente-administrativas como decanos, directores de programa, vicerrectorados diferentes al administrativo, directores de investigación, de extensión, etc.

Docente adscrito: Es el profesional que sin tener vinculación laboral con la Universidad desarrolla actividades docentes con estudiantes de la misma.

Escenarios de práctica del área de la salud: Son espacios en los cuales se desarrollan las prácticas formativas del área de la salud, así: a. Espacios institucionales, que intervienen en la atención integral en salud de la población. b. Espacios comunitarios que intervienen en la atención integral en salud de la población. c. Otros espacios diferentes a los del sector salud, en los cuales se consideren pertinentes las prácticas formativas en programas del área de la salud.

Relación docencia servicio: vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. Este



PROCESO Docencia

vínculo se funda en un proceso de planificación académica, administrativas e investigativa de largo plazo, concertado entre las partes de la relación docencia-servicio.

Registro calificado: Es la licencia que el MEN otorga a un programa de Educación Superior cuando demuestra ante el mismo que reúne las condiciones de calidad que la ley exige. El Estado en concertación con el sector educativo superior, define y evalúa permanentemente esas condiciones de calidad, tanto para programas como para Instituciones.

Registro especial de prestadores de servicios de salud REPS: el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) es el sistema donde los prestadores de servicios de salud registran las capacidades y servicios habilitados para atender a la población en el sistema de salud colombiano.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Decreto 1330 de 2019. Sustituye el capítulo 2 y suprime el capítulo 7 del título 3 de la parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015.

Decreto 2376 de 2010. Regula la relación docencia-servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud.

Acuerdo 153 de 2012. Define las condiciones de la relación docencia-servicio para emitir el concepto técnico previo y los requisitos para la obtención y renovación del registro de los programas de educación para el trabajo y desarrollo humano en el área de auxiliares de la salud y se dictan otras disposiciones.

Decreto 0780 de 2016. Decreto único del sector salud.

Decreto 005 de 2015. Establece las reglas de afiliación y pago de aportes al sistema general de riesgos laborales de los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas o privadas.

Saces, Anexo técnico salud y bienestar: https://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/article-358841.html

Comisión intersectorial para el Talento Humano en Salud: https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/TH/Listado-escenarios-practica-formativa-concepto-favorable-docencia.pdf

Modelo de evaluación de la docencia servicio para el desarrollo de programas académicos en salud. https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-403336_Documento_00.pdf

4. CONDICIONES GENERALES:

La construcción de los Anexos Técnicos son responsabilidad de la Facultad, a través del coordinador, jefe del programa u otra persona delegada para el efecto y La Unidad de Docencia Servicio se encarga de brindar la asesoría sobre los mismos. Dicha asesoría se debe solicitar a los correos electrónicos [email protected], [email protected] y [email protected].



PROCESO Docencia

Antes de solicitar la asesoría, la persona encargada por la facultad, debe tener la claridad en el número de estudiantes que van a rotar por período académico, los escenarios de práctica en los que van a rotar, con los respectivos días y horarios.

Después de finalizada la asesoría y realizados los Anexos Técnicos, el Comité Evaluador de Anexos Técnicos (conformado por el área de Docencia Servicio y el área de Aseguramiento de la Calidad) se reúne con el fin de revisar y validar que todo esté ajustado de acuerdo a las directrices dadas, con el fin de dar el visto bueno para que los documentos puedan ser cargados al sistema de información SACES.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Los anexos técnicos se componen de tres partes, la parte I relaciona la información general del programa, la parte II hace referencia al plan general de prácticas formativas del programa y la parte III relaciona la información específica de las prácticas formativas por escenario y sede. Tomando como ejemplo el diligenciamiento de los Anexos Técnicos de la Especialización en Endodoncia, a continuación, se describe de manera detallada cada componente:

5.1 Información general del programa – parte I: El Acuerdo 153 de 2012 en su artículo 7, establece que cada programa deberá contar con un plan de formación práctica, coherente con el plan de estudios, que integre los objetivos educacionales y las competencias a adquirir por los estudiantes, con el desarrollo y mejoramiento en la prestación de los servicios del escenario de práctica. El plan de formación práctica deberá permitir el desarrollo de actividades de aprendizaje, de acuerdo con los avances teórico-prácticos formulados para cada período académico, bajo supervisión del docente y del personal asistencial responsable del servicio. De acuerdo a lo anterior, la información general del programa, se debe diligenciar de la siguiente manera:



PROCESO Docencia

Ingresar el nombre del programa académico

Agregar el correo electrónico de docencia servicio y el correo electrónico del jefe o coordinador del programa

Ingresar nuevamente el nombre del programa académico

Seleccionar el nivel de formación del programa de acuerdo a la lista desplegable

Seleccionar de la lista desplegable el número de semanas que dura o durará el programa

Seleccionar de la lista desplegable la duración total del

programa en períodos académicos

Seleccionar de la lista desplegable cada cuanto tiempo se admiten o admitirán nuevos

estudiantes en el primer período académico

Ingrese el número de cupos que va a solicitar o que ya

tiene aprobados

Esta información debe ser coherente con la malla curricular del programa



PROCESO Docencia

Tener presente que: el nombre del programa académico, la duración de los períodos académicos del programa, la duración total del programa, la periodicidad de admisión y el número de estudiantes admitidos en el primer período, debe coincidir con el documento maestro de solicitud del nuevo registro calificado o renovación del mismo.

5.2 Plan general de prácticas formativas del programa – parte II: Después de diligenciar la primera hoja del formulario, se procede a diligenciar la segunda hoja, teniendo en cuenta que se debe conservar el formato predefinido de ancho de las columnas para la posterior impresión del documento. Esta hoja consta de tres apartados a) Mapa de prácticas formativas del programa, b) Consolidado del número de estudiantes en práctica simultánea por escenario y sede, y c) la evaluación de la calidad de las prácticas formativas.

El apartado a) consta de 7 columnas. Debe diligenciar el período académico, el nombre de la práctica formativa o rotación y las competencias a desarrollar. Si un mismo período académico tiene más de una práctica formativa puede combinar tantas celdas sean necesarias.

Para elegir el escenario de práctica (columna 4), lo primero que debe hacer es seleccionar de la lista desplegable que se ubica en la columna I el escenario de práctica correspondiente.



PROCESO Docencia

Nota 1: esta lista desplegable no hace parte del Anexo Técnico, pero facilita la búsqueda de los escenarios de práctica, ya que el usuario puede ver el nombre completo sin tener que modificar el formato de las columnas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 que son las que se van a imprimir. Esta lista desplegable es exportada directamente desde la página del REPSS, por lo cual no debe intentar modificarla. Nota 2: si en la lista desplegable no encuentra el sitio de práctica correspondiente, debe solicitar que se lo ingresen. Esta solicitud la debe dirigir a la Oficina de Docencia Servicio [email protected], [email protected] y [email protected], teniendo la claridad de que antes de esta solicitud debe estar suscrito el convenio con la institución y reportado al Ministerio de Educación Nacional (La Oficina de Docencia Servicio es la encargada de suscribir todos los convenios).

Luego de esta selección, en la columna D (o columna 4), se debe elegir nuevamente el escenario de práctica correspondiente.



PROCESO Docencia

Posteriormente debe proceder a seleccionar el nivel de complejidad del escenario de práctica (alto, medio, bajo y no aplica), los estudiantes beneficiados por práctica y escenario, y los estudiantes beneficiarios agrupados por período académico. Esta última columna también se puede combinar de acuerdo al número de escenarios por período académico.

El proceso de debe seguir realizando en la misma tabla para cada práctica formativa y para cada escenario de práctica. Nota: Para cada período académico y práctica formativa, debe registrar el número de estudiantes que se beneficiarán del escenario.

Después de completar el apartado a) mapa de prácticas formativas del programa, debe dar clic en el siguiente ícono:

Este ícono permite duplicar en el apartado b) la información de los escenarios de práctica, el código de la sede del escenario de práctica y la ubicación y teléfono de la sede.

Paso 1

Paso 2



PROCESO Docencia

Para terminar de diligenciar el apartado b) consolidado del número de estudiantes en práctica simultánea por escenario y sede, debe registrar en la columna 4, el total de cupos que la IES requiere en cada sede del escenario de práctica para el desarrollo de las prácticas formativas propuestas en el programa, considerando como “Cupos”, el número de estudiantes que pueden desarrollar sus prácticas formativas de manera simultánea en un escenario de práctica. Debe tener en cuenta capacidad del campo de práctica, cómo se hace la admisión y cómo se cruzan el total de los cupos.

En la columna 5 debe registrar el total de cupos que la IES requiere en cada escenario, incluidas todas sus sedes (agrupadas), para el desarrollo de las prácticas formativas propuestas en el programa, el cual será la sumatoria de los estudiantes de cada una de las sedes, cuando aplique, caso en el cual se deberán combinar las celdas de la columna 5, por cada escenario presentado. Debe considerarse como “Cupos”, el número de estudiantes que pueden desarrollar sus prácticas formativas de manera simultánea en un escenario de práctica.

Importante: estas dos columnas deben coincidir con la sumatoria de cada uno de los valores ubicados en la columna 5 (Máximo número de estudiantes que pueden rotar por el escenario en un día, discriminado por práctica), de la parte III del Anexo Técnico. Es decir, después de diligenciada toda la información específica por escenario (Parte III), pueden oprimir el siguiente botón que realiza la sumatoria de manera automática.



PROCESO Docencia

O también el usuario puede diligenciar la información de manera manual.



PROCESO Docencia

Para continuar con el diligenciamiento de la parte III, se procede a dar clic en el siguiente ícono, para generar la información específica de las prácticas formativas por escenario:

Cada hoja queda automáticamente nombrada como: Parte III (2), Parte III (3), Parte III (4) … según la cantidad de escenarios de práctica que se hayan ingresado previamente.

5.3 Información específica de las prácticas formativas por escenario – Parte III: este componente busca poner en evidencia las necesidades de

infraestructura, tecnología, recurso humano y tiempos de exposición requeridos al escenario de práctica, para el desarrollo de competencias en los estudiantes del programa, y debe ser construido y suscrito por la Universidad y cada escenario de práctica. A continuación, se darán las indicaciones para el registro de la información: Los campos de: número del escenario de práctica, nombre y sede del escenario de práctica, dirección, teléfono, municipio y departamento, son datos que se generan automáticamente cuando se da clic en el botón anteriormente mencionado. Cabe recordar que son los registrados en el REPS y no se deben modificar Los campos que debe diligenciar son:

El nombre y cargo de la persona autorizada como contacto en el escenario de práctica, teniendo en cuenta que esa persona es quien debe firmar el anexo técnico.

El correo electrónico del escenario de práctica o de la persona encargada de las prácticas en la IPS.



PROCESO Docencia

Posteriormente, debe diligenciar cada columna del apartado a) Prácticas formativas a desarrollar, plan de delegación progresiva y estudiantes beneficiarios, por escenario:



PROCESO Docencia

(1) Período académico: registrar el período académico del programa en el que se desarrolla la práctica formativa específica. Ejemplo: Segundo semestre, Tercer ciclo, Cuarto nivel, Quinto año… (2) Ingresar el nombre de la práctica formativa o rotación perteneciente a ese escenario. Incluir los servicios habilitados para la práctica con su respectivo código de habilitación y las actividades para el desarrollo de las competencias definidas para cada práctica. Estas últimas deben separarse en cada celda, con el fin de informar el plan de delegación progresiva para cada una. Las tres columnas del plan de delegación progresiva deben diligenciarse para cada actividad sin dejar espacios en blanco, por lo que, si en algunas de las actividades no hay dedicación, debe ingresar el número cero. También es importante que tenga presente que el número de semanas en la delegación progresiva no puede superar el número de semanas que dura la práctica. Servicios habilitados para la práctica: Debe ingresar a la página https://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/ y dar clic en REPS vigente, registro actual



PROCESO Docencia

Ingresa el nombre o código del prestador

Da clic en Buscar



PROCESO Docencia



PROCESO Docencia

Ubicándose en la pestaña “SEDES” se despliega la lista de todas las sedes que tiene el prestador y selecciona aquella donde se van a realizar las practicas



PROCESO Docencia

Posteriormente se ubica en la pestaña “SERVICIOS” y elige el servicio en el que van a rotar los estudiantes. Como se observa, cada servicio

habilitado tiene su distintivo que es el llamado DHS



PROCESO Docencia

(3) Número máximo de estudiantes en práctica simultánea discriminado por rotación: registrar el número máximo de estudiantes que pueden realizar la práctica en un mismo período de tiempo en el escenario de práctica. Ejemplo 1: si para clínica de endodoncia I se tiene una capacidad para recibir a 6 estudiantes a la vez, registrar en esa casilla el número 6. Si se tiene planteado que en un mismo período académico se desarrollen dos prácticas (Clínica de endodoncia I y Clínica del adulto I), debe registrar por separado el número de estudiantes que se beneficiarán en cada práctica. (4) Número de grupos de estudiantes que realizarán la práctica al día en el escenario: debe tener cuenta la cantidad de horas que los estudiantes dedicarán a la práctica cada día, señale cuántos grupos de estudiantes realizarán la práctica al día. Ejemplo 1: si la intensidad horaria diaria de la práctica es de 4 horas para Clínica del adulto I y se tiene prevista la práctica de dos grupos al día, (el grupo uno de 8 a:m a 12 p:m y el grupo dos de 12 p:m a 4 p:m), en ese caso se deberá escribir 2. Ejemplo 2: Si la intensidad horaria diaria de Clínica del adulto I a es de 10 horas (7 a:m a 5 p:m), debe escribir en esta columna el número 1. (5) Máximo número de estudiantes del programa que pueden rotar por el escenario en un día, discriminado por práctica: registrar el número máximo de estudiantes que pueden realizar la práctica en un mismo día. Por ejemplo: Si en clínica de endodoncia el número máximo de estudiantes en práctica simultánea es 6, pero tiene 2 grupos diferentes de estudiantes que realizan la práctica al día (uno en la mañana y otro en la tarde), el número máximo de estudiantes que pueden rotar en el escenario por día son 12. (6) En total, cuantos grupos de diferentes estudiantes pueden beneficiarse del escenario a la semana: teniendo en cuenta el número de días a la semana en los que se tiene previsto que el estudiante realice la práctica, determine cuántos grupos con diferentes estudiantes van a realizar dicha práctica en el mismo horario, pero en diferentes días de la semana. Ejemplo 1: si se tiene previsto que la práctica la realizarán los estudiantes solo tres días a la semana, es posible que roten por ese mismo servicio dos grupos a la semana, en igual horario: Grupo 1 de 8 a:m a 12 p:m los lunes, miércoles y viernes, y el Grupo 2 también de 8 a:m a 12 p:m, pero los días martes, jueves y sábado. En ese caso deberá registrar en esta columna el número 2. Si esa misma situación se da, no solo en la mañana, sino que se repite en la tarde, entonces debe registrar en esta columna el número 4. Ejemplo 2: Si un mismo grupo de estudiantes va a rotar por ese servicio todos los días de la semana, de 8 a:m a 12 p:m, es decir, un mismo grupo toda la semana en igual franja horaria, deberá registrar el número 1. (7) Número de veces que se reprogramará la práctica a lo largo del período académico del programa: teniendo en cuenta la duración de la práctica en semanas, señale cuántos grupos de diferentes estudiantes realizarán la práctica a lo largo del mismo período académico del Programa. Ejemplo 1: si la duración de la práctica es de 10 semanas y los períodos académicos del programa son de 20 semanas cada uno, es posible que se tenga previsto programar la misma práctica para dos diferentes grupos de estudiantes a lo largo del mismo período académico: Grupo 1: Semana 1 a la semana 10, y el Grupo 2: semana 11 a la semana 20. En ese caso deberá registrar en esta columna el número 2. (8) Total, de estudiantes beneficiarios del escenario, discriminado por práctica: corresponde al número máximo estudiantes que, durante un mismo período académico, pueden realizar cada práctica en el escenario, en las jornadas, horarios y momentos de dicho período académico. Para obtener el resultado de esta columna debe multiplicar la columna 5 por la 6 y por la 7.



PROCESO Docencia

(9) Total de estudiantes beneficiarios del escenario, agrupados por período académico: en esta columna se deben agrupar los estudiantes beneficiarios por período académico del programa, combinando celdas cuando exista más de una práctica en un mismo período académico del programa, estableciendo el número real de estudiantes potencialmente beneficiarios que cursan un determinado período. Ejemplo 1: si en el primer semestre de la Especialización en Endodoncia realizan dos rotaciones (Clínica de endodoncia I y Clínica del adulto I), y tales prácticas son realizadas por los mismos 6 estudiantes, pero en diferentes momentos del período, es decir, una práctica primero y luego la otra, entonces en realidad se estarán beneficiando solo 6 estudiantes. Ejemplo 2: si, por el contrario, se realizan dos prácticas diferentes y realizadas por dos diferentes grupos de 6 estudiantes, y las prácticas se realizan manera simultánea, entonces en realidad se estarán beneficiando 12 estudiantes. Total de estudiantes del programa que pueden ser beneficiados por escenario: es la suma de los valores en la columna 9 y corresponde al total de estudiantes del programa beneficiarios del escenario de práctica, incluidas todas las prácticas. Para diligenciar el apartado b) Duración de las prácticas y dedicación semanal, debe proceder con lo siguiente:



PROCESO Docencia

(1) Nombre de la práctica formativa: relacionar todas las prácticas formativas o rotaciones para ese escenario de práctica. (2) Duración de la práctica formativa en semanas: indicar para cada practica formativa su duración en semanas a lo largo del período académico.

Importante tener en cuenta que: el número de semanas que se refleje en esta columna debe ser igual a la sumatoria de las 3 columnas de la delegación progresiva. Ejemplo: la actividad “elaboración de la historia clínica” que hace parte de la rotación clínica de endodoncia I, tiene una duración total de 20 semanas.

(3) Horario de la práctica: registrar en esta columna el horario regular a la semana y de los turnos. No incluye el tiempo de trabajo independiente de los estudiantes durante la práctica. Ejemplo: lunes a viernes de 7 a.m. a 12 m. y de 1 p.m. a 6 p.m., más un turno de 12 horas a la semana. Importante tener en cuenta que: debe haber coherencia entre esta columna y la columna 6 del apartado a) “en total cuantos grupos de diferentes estudiantes pueden beneficiarse del escenario a la semana”. Ejemplo: si van a rotar 2 grupos a la semana en clínica del adulto I, se deben ver reflejados los dos horarios para esos dos grupos, sábados de 8 a:m a 12 p:m y sábados de 1 p:m a 5 p: m.

(4) Total de horas semanales de trabajo académico en la práctica: registrar el número total de horas a la semana que el estudiante dedicará a la práctica, incluidos los turnos y los tiempos dedicados a las reuniones académicas como seminarios, discusión de casos, etc. No incluye el tiempo de trabajo independiente del estudiante durante la práctica. Debe tener en cuenta que no debe haber turnos de más de 12 horas.

En la siguiente tabla de relación docente-estudiantes por rotación:



PROCESO Docencia

Nuevamente debe volver a ingresar todas las prácticas formativas o rotaciones para ese escenario de práctica. En la columna (2) debe digitar el número máximo de estudiantes en práctica simultánea (en un mismo período de tiempo) que rotan o rotarían por el escenario en cada práctica. Esta información debe corresponder con los valores ingresados en columna 3 del apartado a) “número máximo de estudiantes en práctica simultánea, discriminado por rotación”. En la columna (3) debe registrar el total de docentes asignados para acompañar la práctica formativa de cada grupo de estudiantes en práctica simultánea (en un mismo período de tiempo). Ejemplo: 1 docente, 2 docentes… La columna (4) resulta de dividir el número de estudiantes en práctica simultánea entre el número de docentes asignados. Ejemplo: si son 6 estudiantes que rotan en clínica de endodoncia I por CES Sabaneta de manera simultánea y tienen disponibles 2 docentes para acompañar la práctica, la relación docente – estudiantes será de 1 docente por cada 3 estudiantes. Este proceso se debe repetir por cada escenario de práctica.

5.4 Preparar el archivo para la impresión Ubicado en la parte II, final de la primera tabla, se procede a eliminar todas las filas sobrantes, hasta que llegue a la celda del “total de estudiantes del programa, beneficiarios del escenario de práctica”.



PROCESO Docencia

De la tabla b) también de eliminar las filas sobrantes hasta llegar a la evaluación de la calidad de las prácticas formativas



PROCESO Docencia

En cada hoja de la parte III también debe realizar el mismo proceso. De la tabla a) eliminar las filas sobrantes hasta llegar a la fila 95, total de estudiantes del programa que pueden ser beneficiados por escenario.



PROCESO Docencia

Repetir el mismo proceso para las siguientes dos tablas b) Duración de las prácticas y dedicación semanal y c) Relación docente-estudiantes por rotación. Quitar los colores de fondo de cada hoja. Para guardar cada parte del anexo técnico en PDF, debe ir la primera hoja:

Paso 2: Clic en guardar en PDF

Paso 1: Ubicado en la pestaña de la hoja “Parte I”, con la tecla Control y Clic

sostenido, selecciona la pestaña de la hoja “Parte II”,



PROCESO Docencia

Aparece la siguiente ventana emergente, debe dar clic en “Sí”, e indicar la ruta en la que guardara su archivo.

Posteriormente le da un nombre a su archivo y clic en aceptar

Finalmente se genera el primer archivo en PDF. El proceso se repite con la primera hoja y las demás partes de la hoja 3



PROCESO Docencia

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE DEL CAMBIO

(Incluya la última fecha de actualización del procedimiento.)

(Detalle el cambio propuesto o razón de creación del documento, frente a la pertinencia que se tiene para el cumplimiento del objetivo del proceso)

(incluya en nombre del responsable que creó o modificó el documento por última vez, cargo y Área de trabajo)

código: in-dc-033 fecha: 30/06/2021 versión: 01 2

Documents