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GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-INS-02

Fecha: 03/10/2018

INSTRUCTIVO RADICACIÓN INTERNA ORFEO Versión: 1

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Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.gov.co se considera COPIA NO CONTROLADA

OBJETIVO: Establecer la correcta elaboración de documentos de salida y en la normalización de la producción documental de IDARTES. ALCANCE: Debe ser aplicado por todos los funcionarios y contratistas del Instituto Distrital de las Artes- IDARTES responsables de la producción de documentos. RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera – Área de Gestión Documental NORMATIVIDAD:

No DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

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INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO Ingresa a la página principal de la intranet/sistemas de información/ORFEO-Gestión Documental, que direcciona a la página principal de Orfeo, dando clic a INGRESAR A ORFEO, que indica el login para su usuario y contraseña. NOTA: Si no tiene cuenta de ORFEO solicitarla al correo gestió[email protected]. Indican-do nombres y apellidos completos, número de documento, dependencia, fecha de nacimiento, exten-sión y el usuario de red dado por el área de sistemas.

mailto:gestió[email protected]


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Después de validar nuestro usuario y contraseña damos clic en ingresar.


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En el Orfeo se encuentran una serie de menús divididos en tres módulos: Radicación: Se encuentran los tipos de radicación que tenga asignado cada usuario, dependiendo el nivel de seguridad y su necesidad. Carpetas: Muestra la cantidad de radicados por cada tipo de radicación que actualmente tiene en la cuenta. Otras opciones: Aparecen los módulos de consulta, expedientes, impresión, anulación que son los más utilizados. Además encuentra los botones de créditos, plantillas de radicación, ayudas, modificación de datos de la cuenta, cambio de contraseña, estadísticas y salir, una opción de búsqueda rápida dentro del siste-ma, y los botones de funciones que se utilizaran para los diferentes procesos de los radicados.

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ELABORAR PLANTILLA 2.1 Seleccionar Plantilla: Dar clic en el icono de plantillas y elegir la plantilla de comunicación oficial interna


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2.2 Descargar Plantilla: Una vez seleccionada la plantilla dar clic sobre el nombre y descargarla

2.3 Diligenciar Plantilla y Guardar: Se diligenciará tal como muestra la imagen.


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Tenga en cuenta que los caracteres resal-tados en rojo NO deben ser modificados de ninguna manera, ya que estos los toma-ra el sistema como referencia para realizar la combinación de los datos del radicado con el documento

Luego de diligenciar la plantilla se debe “Guardar” en un lugar donde se recuerde con facilidad, es im-portante que la plantilla se guarde en formato docx.


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RADICAR DOCUMENTO

Para generar un radicado de salida en el Sistema de Gestión Documental ORFEO se debe tener en cuenta lo siguiente:

Cuando se selecciona un NUEVO radicado se hace con el fin de generar una comunicación interna.

Una vez seleccionada la opción de radicación Interna, muestra la opción de funcionario, en la barra de búsqueda se digita una palabra clave del nombre del funcionario al cual va dirigida la comunicación, se selecciona y da clic en agregar.

NOTA: En la base de datos de radicación interna aparecerán todos los funcionarios que posean cuenta de ORFEO.


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Una vez seleccionado y agregado el funcionario, se deben diligenciar los campos: asunto, folios de comunicación, folios anexos y descripción de anexos, finalmente dar clic en radicar:

Nota: Al escribir el asunto del radicado en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, el contenido se debe resumir en una idea concreta para facilitar la búsqueda posterior e identificación del tema relacionado.


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ENVIAR DOCUMENTO

4.1. Combinar datos: Cuando se haya generado el radicado, se debe realizar la combinación de la PLANTILLA elaborada en el Paso 2 con los datos del radicado, esto se hace anexando la plantilla al radicado, de la siguiente manera.

Luego de esto se desplegará una ventana para anexar la PLANTILLA, desde la cual se debe buscar el archivo en el equipo, adjuntarlo y dar clic en cerrar; es importante hacer descripción del documento de lo contrario el Sistema no permitirá continuar con el paso.


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Una vez adjuntada la plantilla dar clic en Asignar Rad y luego Aceptar.

Luego de radicado el documento, se debe verificar que la combinación se haya hecho de forma correc-ta, dando clic en ver archivo y descargar. Si el documento descarga de manera correcta, se imprime y se firma para envío.


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4.1.1. Modificar radicado: En caso de que se requiera ajustar los datos registrados para corregirlos, se procede a modificar la plantilla inicial elaborada en el paso 2.3 del presente instructivo, ajustando los datos en el cuerpo del texto, se da clic en la fecha de radicado, luego dar clic en documentos y en la opción Modificar, se adjunta nuevamente la plantilla y dar clic en Re-generar.


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4.2. Entregar impreso: Cuando el documento esté firmado, se debe entregar original y una copia con los anexos, CD, USB, discos duros que contenga el documento en la oficina de correspondencia para realizar la entrega física del mismo por medio de la empresa de mensajería, antes de entregar el do-cumento se le debe marcar el visto bueno de impreso por parte de la oficina productora del mismo, de


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la siguiente manera:

Dar clic en el módulo de impresión, buscar el número de radicado al cual se le va a marcar el visto bueno de impresión, señalarlo y marcarlo como impreso.

Una vez realizado este trámite entregar el documento en el Área de gestión documental.

NOTA: Los documentos que se necesiten en físico para trámites administrativos de cada dependencia, deben ser solicitados en físico una vez digitalizados por parte de la persona encargada del mismo, pa-ra realizar el proceso correspondiente.

4.3. Enviar radicado: Una vez entregado el documento para digitalización en el Área de correspon-dencia, se debe realizar su reasignación a la oficina encargada del trámite, o si es un documento pro-pio se debe tramitar según corresponda el procedimiento interno de cada dependencia; para ello se debe verificar que el documento ya haya sido digitalizado, de lo contrario no se puede reasignar.

Si el documento no es para reasignar a ninguna dependencia, se debe aplicar tabla de Retención Do-cumental, incluir el radicado en un expediente y finalizar el mismo, después de haber verificado la tra-zabilidad del documento.

Para realizar la verificación de la digitalización del radicado, se da clic en la carpeta de radicados inter-


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nos y en la fecha del radicado para verificar si ya está digitalizado.

NOTA: En el caso que el radicado no sea de la oficina productora, se debe reasignar, de lo contrario se aplica TRD e incluye al expediente virtual.

Para realizar la resignación del radicado: Dar clic en reasignar radicado, seleccionar la dependencia y se escribe su justificación y se da clic en reasignar.


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INCLUIR EN EL EXPEDIENTE.

5.1. Aplicar Tabla de Retención Documental (TRD).

Una vez digitalizado el radicado, existen dos formas de clasificarlo según la Tabla de Retención Docu-mental de la dependencia:


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Aplicando a varios radicados a la vez, si son de un mismo tema o realizando el proceso radicado por radicado.

5.1.1. Asignar TRD a varios radicados a la vez

Es necesario verificar que los documentos tengan imagen digitalizada, se da clic en la carpeta radica-ción interna, se revisa que los radicados pertenezcan a la misma serie, subserie y sean del mismo tipo documental, luego se procede a la inserción de la TRD correspondiente; para ello, se seleccionan los radicados a los cuales se les va aplicar la TRD y se dirige al módulo de TRD, seleccionando la serie, la subserie y el tipo documental y se da clic en Aplicar TRD y cerrar.


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5.1.2 Asignar TRD a un radicado: Verificando que la imagen se encuentra digitalizada, dar clic en la carpeta de radicación de salida, señalando el radicado al cual se aplicará la TRD, se ingresa por la fecha de radicado e información de radicado, se da clic donde dice TRD, seleccionando la serie, la subserie y el tipo documental y dando clic en aplicar TRD y cerrar.


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5.2 Incluir en Expediente: Una vez asignada la TRD a cada uno de los radicados, se inserta en el expediente virtual correspondiente, esta actividad se puede realizar de dos maneras, incluyendo varios radicados a la vez, si son de un mismo tema o realizando el proceso radicado por radicado.

5.2.1 Incluir varios radicados en el expediente: Dar clic en la carpeta de interna verificando que los radicados que se incluyen pertenezcan al mismo expediente, luego se señalan los radicados, en incluir en expediente, posteriormente en buscar expediente y se selecciona la serie, la subserie y el año del expediente, después se selecciona el expediente y dar clic en incluir y cerrar.


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Cuando se selecciona cerrar, ya queda asignado el radicado a un expediente virtual.

En el caso de que no se cuente con el expediente para incluir el radicado, enviar un correo a ges-tió[email protected] con el formato de creación de Expediente que encontramos en el me-nú de Contenidos de ORFEO: https://orfeo.idartes.gov.co/Contenidos_Orfeo/.

5.2.2 Incluir un radicado en el expediente: Dar clic en la carpeta de interna, en la fecha del radicado luego en la pestaña expedientes, incluir en, seleccionar buscar expediente, se indica la serie, la sub-serie y el año del expediente, después se da clic en incluir expediente, confirmar y cerrar.




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Cuando se da clic en cerrar, queda asignado el radicado al expediente virtual.

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FINALIZAR RADICADOS Deben cumplir una serie de condiciones las cuales son: - Tener una imagen digitalizada. - Asignada la TRD (Tabla de Retención Documental) - Incluido en un expediente virtual 6.1 Finalizar varios radicados a la vez: Este paso se debe realizar siguiendo la secuencia de asigna-ción de TRD, inclusión en expedientes virtuales y finalización del radicado, con el fin de facilitar el tra-bajo y evitar retrasos en el proceso de finalización de radicados; para ello, se debe dar clic en la car-peta de salida, seleccionar los radicados a finalizar, dar clic en finalizar radicado, agregar el comenta-rio justificando su finalización y dar clic en realizado.


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6.2 Finalizar un radicado: Dar clic en la carpeta de interna, fecha del radicado y finalizar radicado y se agrega el comentario justificando la finalización y se da clic en realizar.


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ANEXOS:

HISTÓRICO DE CAMBIOS

Versión Fecha Emisión Cambios realizados

1 Octubre 2018 Emisión Inicial por ajuste de mapa de procesos. Código Anterior 8AP-

GDO-INS-02

Elaboró:

ORIGINAL FIRMADO

Brayan Esteban

Castellanos

Contratista

Área de Gestión

Documental

Revisó:

ORIGINAL FIRMADO

Maria Dora Suárez

Profesional Universitario

Área de Gestión

Documental

ORIGINAL FIRMADO

Luz Ángela Rodríguez

Profesional Especializado

Oficina Asesora de

Planeación

Aprobó:

ORIGINAL FIRMADO

Liliana Valencia Mejía Subdirectora Administrativa

y Financiera

Validó:

ORIGINAL FIRMADO

Luis Fernando Mejía Jefe Oficina Asesora de

Planeación

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