caso práctico 2 de access (1)

7/26/2019 Caso Prctico 2 de Access (1)

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Caso prctico 2 de Access: Movimientosde entradas y salidas en un almacn

Objetivo: Elaborar una base de datos que permita registrar los movimientos de entradas

y salidas de los productos, como si se tratara de mantener al da el inventario con las e!istencias

de los productos"

Se trata de disear una base de datos que presenta las siguientes caractersticas:

a)Mediante un formulario, registra los movimientos donde el campo de la fecha del movimiento

muestre por defecto la fecha actual, y el nombre del producto pueda ser seleccionado de una

lista de productos ordenada alfabticamente.

b)a entrada de productos se e!presa con n"meros en positivo, mientras que la salida de

productos se e!presa en n"meros negativos.

c)a actuali#aci$n del stoc% de los productos se reali#a mediante una consulta de actuali#aci$n.

1) Crear las tablas de la base de datos

#as tablas de la base de datos son $, la tabla de los productos %tan s&lo registra el nombre del

producto y la clave que lo identi'ca(, la tabla de movimientos %registra las entradas y salidas con

n)meros positivos o negativos( y la tabla del stoc* %registra las e!istencias de cada producto("

Tabla Productos+ registra el nombre de cada producto y su identi'cador %clave principal de

la tabla(:


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-ecidimos establecer el tipo .autonumrico/ al campo .id0pro/ para que la base de datos

identi'que en secuencia los productos del almacn y no 1aya lugar a repeticiones por tratarse de

ser la clave principal de la tabla"

Tabla Movimientos+ registra las altas y bajas que tiene cada producto y en cada operaci&n

se apunta un identi'cador y la ec1a en que se reali3a la operaci&n" En esta tabla 1emos

decidido como claves principales los campos .id0mov/ y .id0pro/:

4ara seleccionar ms de una clave principal en una tabla, seleccionamos con el puntero del rat&n

ambos campos %si no son consecutivos podemos 1acerlo con la tecla Control( y una ve3

seleccionados pulsamos sobre el icono de la llave:


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#a ec1a del movimiento lo e!presaremos en el ormato de .5ec1a corta/, para lograrlo situamos

el puntero en el campo y en su 'c1a .6eneral/ %parte inerior del escritorio( seleccionamos este

tipo de ormato de ec1a:

Tabla Stock+ presenta dos campos, uno para identi'car el producto %que proviene de la

tabla .4roductos/ y tambin ser la clave principal en la tabla( y el otro campo e!presa el

n)mero de e!istencias del producto:


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2) Establecer las relaciones entre las tablas

-esde el escritorio, pulsamos en el icono de .7elaciones/ para establecer las relaciones entre los

campos de las tablas" 8i no aparece el cuadro de mostrar tabla, pulsamos en el icono

correspondiente %el icono con el signo .+.(, seg)n muestra la siguiente imagen:

Agregamos una a una nuestra tablas en el escritorio para poder establecer las relaciones entre

los campos"


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Al arrastrar la vinculaci&n del campo .id0pro/ entre las tablas .4roductos/ y .Movimientos/,

establecemos una integraci&n reerencial con las debidas actuali3aciones y eliminaciones:

8imilar entre el campo .id0pro/ de las tablas .4roductos/ y .8toc*/"

9emos al 'nal que Access muestra las relaciones entre las tablas de la siguiente orma:


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ay una relaci&n .; a;/ entre las tablas .4roductos/ y .8toc*/ porque cada producto tendr una

y solo una cantidad de e!istencias" En cuanto a la relaci&n .; a varios/ entre las tablas

.4roductos/ y .Movimientos/, cada producto puede tener in'nitas operaciones para dar de alta o

de baja cantidades de dic1o producto"

3) Preparar las tablas de Productos Stock

En la tabla .4roductos/ ingresamos una lista de productos que e!isten en el almacn" 9amos a

suponer que se trata de artculos de papelera y completamos manualmente los nombres pues el

campo del


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3)Elaborar el !ormulario

4ara elaborar el ormulario que nos permitir registrar las operaciones de alta o de baja de los

productos, elegimos 1acerlo con la opci&n .Crear un ormulario utili3ando el asistente/"

-e la tabla .Movimiento/ seleccionamos los campos:

id0mov

ec1a0mov

id0pro

cantidad0mov


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-e la tabla .4roductos/ seleccionamos el campo:

nombre0pro


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-e la tabla .8toc*/ sleccionamos el campo .total0pro/:


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>a tenemos nuestros campos seleccionados y pulsamos en .8iguiente/"

Elegimos una distribuci&n del ormulario en columnas:

Elegimos un estilo estndar:


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#e damos el nombre al ormulario de .5ormularioMovimientos/ y 'nali3amos"

-espus de despla3ar algunos campos y las etiquetas, el ormulario en vista dise?o es:


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En vista ormulario, se muestra de la siguiente manera:


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") #daptaciones en el !ormulario

4ara lograr que la ec1a actual se muestre por deecto al a?adir nuevos registros, nos vamos a la

vista dise?o del ormulario y seleccionamos el campo .ec1a0mov/ as:

8obre la casilla del campo, pulsamos en .4ropiedades/ en el men) desplegable del bot&n

derec1o del rat&n:


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@os situamos en la 'c1a .-atos/ y en la 'la .9alor predeterminado/, pulsamos sobre los $

puntos y se muestra el siguiente cuadro:

uscamos la opci&n .A1ora%(/, pulsamos doble clic y vemos en pantalla algo parecido a la

siguiente imagen:


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Con .Aceptar/ volvemos a nuestro ormulario" 8i accedemos a la vista del ormulario,

comprobamos que la ec1a del da ya se muestra por deecto:


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A1ora, vamos a trabajar para que el usuario pueda seleccionar desde una lista el nombre del

producto y as evitar errores o duplicaciones en la base de datos"

En vista dise?o, activamos el asistente en el cuadro de 1erramientas y se muestra resaltada la

varita mgica as:

8eleccionamos la opci&n de .Cuadro combinado/ en el cuadro de 1erramientas:

8e muestra el asistente para cuadros combinados:


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8eleccionamos la primera opci&n:

En la pr&!ima pantalla seleccionamos la tabla .4roductos/:


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8eleccionamos ambos campos porque los vamos a necesitar:

8eleccionamos mostrar la lista de los nombres de los productos ordenada alabticamente:


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-ejamos tal cual se muestra el siguiente cuadro:

Aparecer oculto el campo .id0pro/ en el cuadro combinado porque no lo necesitamos"


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8eleccionamos el campo .id0pro/para guardar los datos en la tabla:

8eleccionamos el mismo campo para almacenar la selecci&n que 1aga el usuario:


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-amos el nombre a la etiqueta y 'nali3amos:

En vista dise?o a1ora el ormulario se muestra as:

emos reali3ado algunos cambios en la vista dise?o para lograrlo" orramos la etiqueta y la caja

del campo que 1aba" Al cuadro combinado lo situamos en el orden correpondiente y le damos


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proporci&n con respecto a los dems campos que aparecen en el ormulario as como tambin

adaptamos el nombre de la etiqueta"

En vista dise?o, el ormulario se muestra como en la imagen:

") Comprobar $ue el !ormulario !unciona

A1ora vamos a probar el uncionamiento del ormulario al a?adir nuevos registros" acemos un

movimiento de entrada %alta(:


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6uardamos los cambios y nos vamos a la tabla de movimientos para comprobar el registro de la

operaci&n:

9olvemos al ormulario para probar con un movimiento de salida %baja(:


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Es importante detenerse en este punto: las cantidades de salidas siempre se apuntarn como

cantidades negativas, para que uncione posteriormente la actuali3aci&n de las e!istencias"

6uardamos los cambios y cerramos del ormulario"

En la tabla de .Movimientos/ aparecen las operaciones de entrada y salida eectuadas con el

mismo producto:


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4odemos comprobar, adems, que la tabla de .8toc*/ no 1a surido ning)n cambio, est tal cual

la creamos" 8u actuali3aci&n la 1aremos mediante una consulta que crearemos en el paso

siguiente"

%)Crear la Consulta de #ctuali&aci'n para los movimientos

4ara que las actuali3aciones no se dupliquen, es decir no se apliquen ms de una ve3, tendremos

que 1acer algunos cambios en la tabla .Movimientos/" Agregaremos un campo ms que

llamaremos .actuali3ar/ el cual ser del tipo .8B@o/ que nos permitir tener el control sobre las

actuali3aciones"

@os vamos a la tabla .Movimientos/ en vista dise?o y agregamos el nuevo campo .actuali3ar/:

>a tenemos nuestro controlador de actuali3aciones" #as operaciones de entradas y salidas que

realicemos mediante el ormulario deben actuali3arse en la tabla de .8toc*/" 4ara lograrlo,

crearemos una consulta de la siguiente manera" 8eleccionamos en Consultas la opci&n .Crear

una consulta en vista -ise?o/"

Aparece la cuadrcula y la posibilidad de mostrar las tablas con las cuales vamos a trabajar"


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Agregamos todas las tablas, una por una, para tener una visi&n de todos los campos"

acemos que la consulta se convierta en una consulta de actuali3aci&n" 4ara esto, 1ay varias

vas, desde el men) consulta seleccionar .Consulta de actuali3aci&n/ o 1acer clic sobre el

escritorio y en el men) desplegable, bot&n derec1o, seleccionarla" na ve3 aplicada la acci&n, en

la cuadrcula de la consulta aparecer una nueva 'la de .Actuali3ar a/"

9amos a reali3ar los cambios siguientes: primero, queremos actuali3ar el campo .total0pro/ que

reDejar las e!istencias de cada producto seg)n se den las operaciones de entradas o salidas en

el campo .cantidad0mov/ segundo, queremos establecer como criterio que se ejecute la

consulta cuando el campo .actuali3ar/ no est seleccionado %sea also( y que adems, despus

de reali3arse la actuali3aci&n, el campo .actuali3ar/ cambie a su estado de seleccionado

%verdadero(" En la pr&!ima imagen se ven los cambios


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Con respecto a la tabla .8toc*/ 1emos arrastrado el campo .total0pro/ a la cuadrcula y con el

6enerador 1emos seleccionado de las tablas los campos y adems utili3ado la operaci&n de

sumar:


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4or otra parte, con respecto al campo .actuali3ar/ de la tabla .Movimientos/ 1emos establecido

el criterio que se ejecute la consulta de actuali3aci&n cuando el campo tenga un valor .5also/ %es

decir, no est seleccionado con el c1ec*( y que posteriormente se cambie su valor a .9erdadero/

o lo que es igual el valor del campo pase a ser seleccionado con el c1ec*" -e esta manera no

volvern a aplicarse las entradas o salidas de nuevo, lo cual pudiera ocurrir por equivocaci&n u

olvido"

A modo de ilustraci&n, el campo con valor .9erdadero/ %s est seleccionado( es como sigue:

El campo con valor .5also/ %no est seleccionado( es el siguiente:


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@uestra consulta de actuali3aci&n aparece en el panel de la base de datos:

()Comprobar $ue la Consulta de actuali&aci'n !unciona

9amos a ejecutar la consulta de actuali3aci&n para comprobar que en la tabla .8toc*/ se

actuali3an los movimientos" 4ara ejecutar la consulta, 1acemos doble clic sobre su nombre"

Access nos inorma que se va a ejecutar una consulta de actuali3aci&n:


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4ulsamos que s y se muestra el siguiente cuadro:

@os indica que se van a actuali3ar 2 'las %es l&gico porque 1icimos 2 movimientos, uno de

entradas y otro de salida para el mismo producto .cuaderno/ que tiene por


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)Me*orar el !ormulario con un bot'n para actuali&ar el stock

4ara que el proceso de actuali3aci&n se realice de manera automtica tenemos que: primero,

crear una macro con el proceso de ejecuci&n de la consulta de actuali3aci&n y segundo, crear en

el ormulario un bot&n para la ejecuci&n de la macro"

4ara crear la macro que incluya el proceso de la ejecuci&n de la actuali3aci&n, pulsamos en

.@uevo/ de los objetos macros" 4ulsamos sobre el icono .Condiciones/ para que se muestre la

columna .Comentario/ en la cual apuntaremos la descripci&n de cada 'la %esto es muy

importante para recordar cambios reali3ados(:

#a primera 'la las con'guramos como se muestra en la siguiente imagen:

En la parte inerior, seleccionamos la opci&n que corresponde a la acci&n


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#a segunda 'la de la macro es como sigue:

4osicionados sobre la acci&n .AbrirConsulta/, en la parte inerior seleccionamos las opciones que

se muestran:

#a tercera 'la es para que el proceso regrese automticamente al mismo ormulario:


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#a con'guraci&n en la secci&n inerior es:

>a podemos guardar y darle nombre .AceptarCambios/ a nuestra macro"

9olvemos al ormulario en vista dise?o para incorporar a1ora el bot&n de actuali3aci&n"

8eleccionamos del cuadro de 1erramientas %estando resaltada la varita mgica del asistente( el

bot&n:


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8eleccionamos .Ejecutar macro/ entre las opciones:

En la pr&!ima pantalla, comprobamos que est seleccionada nuestra macro:


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4ulsamos en siguiente y seleccionamos un bot&n con letras %en ve3 de imagen( y le damos como

etiqueta .Aceptar/:

4osicionamos el bot&n en la vista dise?o del ormulario y adaptamos su apariencia:


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En vista ormulario comprobamos que el bot&n est presente:


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@os preparamos para 1acer otra prueba y comprobar que tanto la consulta de actuali3aci&n

como el bot&n uncionan"

9amos a reali3ar una operaci&n de entrada para el producto .carpeta/ con


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Comprobamos en las tablas" En .Movimientos/ aparece registrada la operaci&n con el


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Access nos inormar que se actuali3ar cero %=( 'las como se muestra en el cuadro siguiente:

> comprobaremos que no se reali3a ning)n cambio en las tablas"

/sta es la 0nica !orma de desarrollar una base de datos de entradas salidas.

4or supuesto que no" 8eguramente que en el proceso de este paso a paso 1abis pensado que

algunas acciones podran 1acerse de otra manera a las aqu e!plicadas" Iambin podemos

mejorar la apariencia y uncionalidad de la base de datos" En este tutorial se presentan las

acciones vitales para que uncione la base de datos de un almacn con el objeto de simplicar la

e!plicaci&n del proceso"

caso práctico 2 de access (1)

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