INTRODUCCIÓN

Se describen los pasos necesarios para la implementación de políticas de un archivo de gestión en la empresa Lizárraga y Gonzaga ( LIGON S.A ) dedicada a la planificación , gestión y construcción de obras para grandes equipamientos.

Se hace un diagnóstico preliminar de los problemas de la empresa nivel de archivo y luego se identifican aquellos que se relacionan específicamente con el archivo de gestión para poder plantear una solución que le sirva a la empresa.

Para la solución se siguen los lineamientos archivísticos técnicos y legales especificados por la Ley General de Archivo y anexidades.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

De la visita a la empresa y de lo expresado por los jefes de cada sección se pudieron detectar los siguientes problemas que afectan procesos archivísticos atinentes al archivo de gestión:

No existe registro de los documentos que ingresan a la entidad ni identificación de los tipos de documentos para que sean distribuidos a las distintas dependencias de destino, lo que exige una unidad de registro documental sistematizada e integrada en un sistema general de archivo en la empresa. Por tanto el control de los documentos es inexistente.

Se necesita igualmente la tipificación de los documentos, su clasificación y aplicación el principio de precedencia y también se detectan fallas en el procedimiento de recepción de documentos así como en la recuperación de los mismos porque se reciben incluso sin fecha e incompletos.

Existe una gran producción de documentos, tendencia que va en aumento, pero no existe un sistema de clasificación documental adecuado porque faltan criterios documentales para gestionarlos evidenciando una desconexión entre lo documental y los procedimientos. Es decir, las fallas en la comunicación interna redundan en la inexistencia de métodos y procedimientos documentales, de normalización y de circulación documental.

Las decisiones importantes frecuentemente se toman de palabra porque no se tiene un archivo central. No registro documental, ni hay políticas de retención y disposición de documentos, ni mucho menos de almacenamiento de los mismos, ya que se quiere tener solo los documentos básicos.

No existe protección de la información documental porque no hay sistematización de la seguridad ni tampoco de las consultas documentales. Debería existir una red con protección de seguridad, información sensible protegida e información general accesible a los empelados

Los documentos no tiene un formato electrónico de manejo o gestión lo que causa problemas y descoordinación en los distintos departamentos los cuales no se comunican eficientemente ni tiene un sistema de indexado que permite mejorar la gestión documental.

Ausencia de procedimiento de entrada y salida de documentos especialmente de los departamentos financieros y contables, repercutiendo en la carga a los sistemas software que manejan estos aspectos en la empresa, con lo cual existe duplicidad de información porque Oracle se sobrecarga, es complejo y la inexistencia de personal especializado hace que se maneje también información en Excel.

No existe una base de datos documental para el registro, seguimiento, recuperación y clasificación de los mismos, ni tampoco existe personal especializado que gestione los aspectos archivísticos en la empresa. Esto causa multiplicidad en las copias de documentos y mayor trabajo para las secretarias de los departamentos La búsqueda de información es engorrosa y agobiante. Existen problemas de espacio y disposición de la planta que pueden afectar igualmente la parte archivística porque sin un sistema general de archivo y sin sistema eficaz de comunicación interna el flujo de información es influido por la disposición de las dependencias en la planta física.

Todos estos hechos apuntan a la necesidad prioritaria de un archivo ventral y unas políticas y la implementación de archivos de gestión.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué estrategias pueden utilizarse para mejorar los procesos de gestión de documentos dentro del archivo de gestión de la empresa Ligon S.A.?

2. JUSTIFICACIÓN

La gestión de documentos es hoy una necesidad en las organizaciones puesto que las tecnologías de la información y el conocimiento presuponen una revolución en la manera en que se manejan los flujos de información, lo que repercute en los formatos, almacenamiento, reproducción, clasificación, y seguridad de la información vital para las empresas, sea estas públicas o privadas. Se producen de forma creciente documentos en formato digital y en papel que es necesario gestionar porque la información se convirtió en un activo de gran importancia para las empresas, especialmente a partir de la década de los 1990.

Con esto en mente se hace necesario que en lar organizaciones se disponga de sistemas de información que soporten procedimientos de gestión documental que soporten el empleo de nuevas herramientas tecnológicas para responder a las necesidades en el campo de la archivística.

Desde esta perspectiva, el tiempo que se emplea en la búsqueda de tipos específicos de información, en la distribución de la misma, en el procesamiento de los requerimientos que genera su contenido es uno de los aspectos que más interés estratégico posee para las organizaciones porque implica reducción de costos, efectividad en el quehacer empresarial y alineamiento de los procesos internos para responder con calidad a sus clientes. Además, es pilar fundamental de la presencia virtual de las organizaciones, de activos intangibles como el goodwill.

En este orden de ideas, proponer estrategias para la consolidación de la gestión de la información y de los documentos en los procesos implicados con el archivo de gestión de la empresa Ligon S.A., se justifica plenamente porque contribuye a solucionar la problemática de la empresa relacionada con la falta de políticas y procesos de archivística.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Definir las estrategias que pueden utilizarse para mejorar los procesos de gestión de documentos dentro del archivo de gestión de la empresa Ligon S.A.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir estrategias de recepción de registros, identificación, almacenamiento, protección, recuperación y retención, de los documentos en cada uno de los procesos de la empresa Ligon S.A

Proponer estrategias de sistematización del flujo de la información en la empresa Ligon S.A agilizando la administración de los documentos y la correspondencia.

Establecer las estrategias en el archivo de gestión para la conservación de los archivos documentales en diferentes soportes

4. PROPUESTA

Archisoft S.A, nuestra empresa de asesorías en soluciones informáticas para archivística, tiene la siguiente propuesta para solucionar los problemas de gestión de documentos en Ligon S.A.:

Establecer red de computadores con el paradigma de cliente-servidor que permita enlazar mediante intranet corporativa todas las dependencias de la empresa.

Instalar en los clientes y en el servidor software de archivo de gestión tal como Docma para sistematizar los procesos de gestión de documentos.

Ubicar el archivo de gestión en la sala 1 donde se almacena la información de documentos, con sus series, subseries, distintos tipos documentales, y sus soportes digitales de respaldo en medios electrónicos de almacenamiento como dvd o discos duros externos con las medidas de seguridad física e informática pertinentes.

Rotular claramente los medios digitales o las carpetas y actualizar regularmente el inventario electrónico documental

Crear una base de datos para soportar toda la información documental, con los tipos y tablas de retención documental, con el fin de soportar la información del archivo central y la del archivo de gestión. Esta base puede ser soportada en el software Oracle.

Organizar en carpetas y por fechas la información que sea pertinente llevar al fondo documental que es el patrimonio documental de la empresa y ubicar ese fondo en las estanterías adecuadas, de acuerdo a la normatividad archivística, en la sala 2

Soportar, en la intranet corporativa, aplicativos de mensajería electrónica y correo, así como de tableros digitales, para la interacción entre los distintos departamentos, y habilitar consultas en la base de datos documental para recuperar la información pertinente.

5. METODOLOGÍA

Se establecen las siguientes estrategias metodológicas para cumplir con los objetivos propuestos:

Respecto a los documentos

Asignar a cada documento un número de consecutivo para observar la secuencia del trámite que lo generó, estableciendo en las comunicaciones con otras entidades un número de radicación que refleje relaciones de causalidad, con lo cual se almacenará el documento que generó una respuesta. Esto es vital para las actividades de proyectos

Aplicar el principio de procedencia para separar los documentos de la empresa en razón de sus funciones en las diferentes dependencias y se eliminarán de acuerdo a la TRD vigente.

Conformar la unidad documental compuesta para formar carpetas y expedientes de proyectos, contratistas, clientes, nominas, etc., relacionados con las actividades de la empresa Ligon S.A.

Clasificar los documentos de apoyo relacionados con las actividades de la empresa tales como documentos institucionales, normativos, procedimentales, tipos documentales, unidad documental, etc.

Para la gestión documental

Se siguen los lineamientos del Acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la Nación de Colombia, bajo cuyos parámetros se tienen las siguientes acciones:

Definir los instructivos para la recepción de documentos y clasificarlos en comunicaciones institucionales y personales

Definir los procedimientos de apertura, revisión y radicación de las comunicaciones que fluyen por la empresa, internas, como de procedencia externa o hacia el exterior

Definir procedimiento de manejo de comunicaciones personales, financieras y contables y establecer políticas de rotulación, organización y almacenamiento

6. CONCLUSIONES

La empresa Ligon S.A debe hacer una gran inversión en tecnología informática y en capacitación de su personal para poder acogerse a las directrices de la archivística ordenadas por la ley colombiana

La actividad de gestión de documentos empieza por la clasificación de todos los documentos para lo cual la empresa Archisoft suministra expertos en gestión documental

Los pasos de la metodología son prioritarios para que la propuesta pueda implementarse.

Se deberá implementar una reorganización de los espacios dentro de la planta para permitir el archivo de gestión y sus anexidades así como los del archivo central y fondo documental

Se deberá soportar una intranet corporativa y herramientas software para la comunicación interna

Los aplicativos existentes como Oracle se reconfiguran para que corra una base de datos con la información documental