CASO ESTUDIO LA COMPAÑÍA VIACHA

La compañía Viacha es una fábrica de cemento. Está ubicada en la localidad de Viacha, departamento de La Paz Bolivia a 33 km de la ciudad de la Paz.

Esta empresa contaba en 1980 con un capital de 50 millones de dólares. Tiene un movimiento de 8,000 items aproximadamente en sus almacenes, para el mantenimiento en general de sus diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de producción y para todo servicio de las dependencias que forman esta compañía .

El almacén de productos terminados está en un área totalmente separada de los almacenes mencionados en el párrafo anterior, el mismo que se encuentra a cargo del departamento de Ventas.

El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y están situados en diferentes lugares y distantes del almacén central. Se tiene hasta 5 almacenes:

A. Almacén central. Donde se encuentran los repuestos eléctricos y mecánicosB. Almacén de carburantes. (anexo)C. Almacén de lubricantes (anexo) y materiales refractariosD. Almacén : polvorín de explosivos (anexo)E. Almacén de envases vacíos para productos terminados.

El encargado y responsable directo de todos estos almacenes, es el Jefe de Almacén, Sr. José Montalvo, quien es un eficiente empleado, conocedor de la técnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan solo cuatro personas entre las cuales están dos de ellas en edad avanzada (próximos a jubilarse).

Todo este personal incluyendo el Jefe de Almacén, tiene experiencia en el manejo de materiales, más no tiene la debida capacitación para un mayor control en la recepción, el despacho y almacenamiento y así se pueda lograr un mejor funcionamiento.

Esta empresa mueve artículos y materiales de importación: en un 55% importación directa, 40% productos importados pero comprados en plaza y un 5% netamente nacional.

En esta empresa funciona un sindicato único de trabajadores (obreros y empleados), existiendo entre ambas partes pactos colectivos uno de los cuales contempla respetar las promociones de ascensos entre el personal más antiguo.

Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratará personal nuevo con condiciones de sueldos y salarios mínimos.

En el área donde está situada la empresa Viacha, no existen centros de Capacitación adecuada sobre Organización y Administración de almacenes.Los pocos centros de capacitación se encuentran en La Paz (a 33 Km).

El personal trabaja diariamente hasta las 6:00 pm en invierno y verano.

Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones se encuentran muchas diferencias de más en unas y de menos en otras.

Usted ha sido recientemente nombrado como Gerente Logístico de la fábrica de cemento Viacha y la gravedad de la situación que se le ha hecho conocer hace que le de primera prioridad en la solución de este problema. Cuál sería la solución que Ud. Plantearía a la Gerencia General ? Justifique su recomendación.

UN EJEMPLO DE PLANTEAMIENTO DE SOLUCION AL CASO VIACHACon fines metodológicos (esto es que en la vida real existen muchas soluciones que pudieran ser mejores), se plantea un modelo de solución al caso, para lo cual se tiene que recopilar mayor información, ordenarla, correlacionarla con el problema para tener mayores elementos de juicio y capacidad para plantear otras alternativas de solución.

Análisis de información disponible:a. El almacén de productos terminados está totalmente separado de los otros almacenes y

éste se encuentra bajo la jurisdicción del departamento de Ventas, lo cual no parece aconsejable.

b. La independencia de los cuatro almacenes, respecto al almacén central, es conveniente, teniendo en consideración la naturaleza y finalidad de cada uno de ellos.

c. El personal de almacenes, incluyendo el Jefe tiene experiencia en el manejo de materiales, pero no está capacitado para la recepción, almacenamiento y distribución de los artículos.

d. Los almacenes manejan gran cantidad de artículos y materiales importados lo que hace suponer que el movimiento que existe, debe ser muy cuidadoso por ser la mayoría de ellos regulados.

e. El personal en invierno y verano trabaja hasta las 6:00 pm. Siendo sólo 4 personas (más el jefe) las únicas disponibles. Se supone que dicha fábrica tiene grandes problemas en el establecimiento de turnos de personal para el trabajo continuo de los almacenes de la fábrica.

f. El resultado de los inventarios y conciliaciones que se hacen parece que no son motivo de acciones que conlleven a solucionar esas deficiencias.

g. Se nota cierta despreocupación por los directivos y ejecutivos de la empresa por dar una adecuada capacitación del personal que labora en los almacenes.

h. No se cumple normalmente el ciclo de almacenamiento, porque su manejo es inadecuado y su personal insuficiente.

i. La empresa es de gran envergadura, con un fuerte movimiento de ítems y con capital en dólares.

j. El Pacto colectivo del Sindicato Único de trabajadores, parece estar mal estructurado porque no estimula al personal más capacitado, sino al más antiguo.

COMENTARIO:

Al recopilar mayor información obtenida se puede llegar a ubicar mejor el problema central:

Deficiencias, tanto en la organización, como en el personal para manejar almacenes.

Para llegar a enunciar el problema central, se ha tenido que partir de una lista previa de posibles problemas centrales incluyendo todas aquellas ideas que se crea puedan constituir el verdadero problema. Después de analizar cada uno de los planteamientos se van eliminando los no relevantes o los que se crea que no es un problema que corresponda a nuestra capacidad de decisión, es decir que puede corresponder a niveles decisorios más elevados. Otras veces pudiéramos tomar como problema central, algún aspecto que frente a su realización, no tiene ninguna implicancia, ya que no llega a solucionar el problema central.

A partir del análisis realizado se puede elaborar una lista de posibles soluciones o alternativas:

A. Contratar nuevo personal idóneo para que se desempeñe en los almacenes.B. Capacitar y tecnificar adecuadamente al personal, enviándolos a realizar cursos ad-hoc.C. Reubicar personal de la empresa, para que labore en los almacenes.D. Responsabilizar a un solo auxiliar, en cada uno de los almacenes.E. Contratar un especialista para que instruya y capacite e la fábrica al personal de

almacenes.

Se supone que esta lista es el resultado de revisar muchas otras soluciones o posibles alternativas algunas muy simples o complejas, pero se han seleccionado éstas por tratarse de las más aplicables. Es posible que ninguna de ellas, tomándola en forma aislada, llegue a solucionar definitivamente el problema (caso) , pero podría complementarse dos o más de ellas para dar la mejor solución.

Análisis de cada alternativa.Alternativa A. Contratar nuevo personal idóneo para que se desempeñe en los almacenesVentajas:

Ventajas Puntaje Desventajas PuntajeDa solución casi inmediata del problema

3 Requiere de un periodo de adaptación

2

Permitirá mejor organización de los almacenes

4 Generará mayores gastos 3

Soluciona el problema de relevo por 5 Creará descontento entre los 3

turnos trabajadoresPodría generar problemas laborales con el Sindicato

3

Creará problemas administrativos producto del cambio

3

Total + 12 Total -14

Evaluación + 12 – 14 = -2

Alternativa B. Capacitar y tecnificar adecuadamente al personal enviándolos a realizar cursos ad-hoc.Ventajas:

Ventajas Puntaje Desventajas PuntajeSoluciona el problema parcialmente a corto plazo

3 Habría problemas en el desplazamiento y asistencia del personal al centro de trabajo

3

Crea ambiente favorable entre los trabajadores

3 Genera mayores gastos a la empresa

2

Crearía mayor desatención y problemas en los almacenes

4

Subsistiría el problema de falta de personal

3

Se capacitaría innecesariamente a 2 por jubilarse

2

+ 6 -14Evaluación + 6 – 14 = -8

Alternativa C. Reubicar personal de la empresa para que labore en los almacenes.Ventajas:

Ventajas Puntaje Desventajas PuntajeSoluciona parcialmente el problema

3 Crearía problemas administrativos a la empresa

2

Representa cierta economía para la empresa

2 Dejaría vacíos en otras dependencias

4

Permitirá hacer ciertos reajustes en la organización

2 Habría que instruir al nuevo personal

3

Creará descontento en parte del personal

2

7 -11Evaluación + 7 – 14 = -8

Alternativa D. Responsabilizar a un solo auxiliar en cada uno de los almacenes.Ventajas:

Ventajas Puntaje Desventajas PuntajeSoluciona parcialmente el problema 3 Hará muy rígido el funcionamiento

de los almacenes3

Se tendrá mejor control y responsabilidad definidas.

4 Creará cierto descontento y resentimiento del personal

2

No podrá funcionar en más de un turno

4

El personal no está preparado para realizar todas las operaciones del ciclo de almacenaje.

3

A corto plazo habría problemas mayores por los jubiados

4

+ 7 -16Evaluación +7 – 16 = -9

Alternativa E. Contratar un especialista para que instruya y capacite en la fábrica, a personal para almacenes.

Ventajas Puntaje Desventajas PuntajeSoluciona el problema a corto plazo 4 Representa mayores gastos para la

empresa5

Se instruiría un mayor número de personas

4 Mayor cantidad de personal distraería horas de trabajo para recibir instrucción.

3

La instrucción se haría eminentemente práctica.

2

Crearía ambiente favorable entre trabajadores

3

13 -8Evaluación +13 – 8 = + 5

Comentario: la evaluación se ha tomado en una escala de 1 a 5, pero son valores subjetivos.

Recomendación: La recomendación o decisión por adoptar, con la cual se resolvería el problema del presente caso, consiste en aplicar una combinación de las alternativas D y E, y que podría expresarse así : Asignar de inmediato a un auxiliar para que se responsabilice de cada uno de los almacenes, hasta que concluya la instrucción que la empresa va a coordinar mediante la contratación de un profesor especialista para capacitar personal.