Universidad Rafael LandívarFacultad de IngenieríaGestión de ProyectosIng. John Belfield Piedrasanta

¿Se necesita un proyecto?

Maycolle Douglas Castillo Barrios

Andrés Fernández González

José Rodrigo López Dardón

Pablo Alejandro Porras Trujillo

1 ¿Qué necesidades se han identificado?Habiendo hecho el análisis del caso se encontraron las siguientes necesidades:

Debido al crecimiento en la demanda de alimentos y la cocina de beneficencia, se necesitan más fondos.

Se necesitan más voluntarios, más espacio para operar y almacenar, además de instalaciones adicionales.

Se necesita encontrar la manera de operar con menos fondos y hacer reducciones en gastos innecesarios.

2 ¿CREE USTED QUE DEBE HACERSE UN PROYECTO?Si ya que al identificar las necesidades es importante realizar un proyecto por lo que como organización se decidió realizar un proyecto para la recaudación de fondos y comida por lo que se pensó realizar una ¨Maratón de comida¨ que consiste en realizar un día completo la recaudación de comida o dinero en donde se promocione con el eslogan ¨Aporta tu grano de amor¨. Además de una convocatoria de voluntariado.

Además realizar un estudio de las instalaciones y bodegas para verificar su capacidad y determinar si es recomendable la reestructuración de las instalaciones o a obtención instalaciones adicionales.

a. Puede usted crear una estructura de cartera, programa(s) y proyectos para esta institución.

Portafolio o carteraPara que exista un portafolio dentro de la organización debe de existir un conjunto de todos los proyectos que se realicen con una dirección eficaz que sean de diferentes áreas. Por lo que dentro de nuestra organización como inicio de la gestión de portafolio comenzaremos con el primero proyecto que se quiere realizar una jornada de alimentos es decir una ¨Maratón de comida¨ y convocatoria de voluntariado, motivando a los jóvenes y el segundo proyecto realizar un estudio de instalaciones y bodegas, analizando su capacidad, almacenaje y producción.

ProgramasUn programa son todos aquellos proyectos que se relacionan entre sí, es por ello que dentro de nuestra organización nuestros programas serán todos aquellos proyectos relacionados con la recaudación de comida, fondos y convocatoria de voluntariado. Ya que se quiere realizar tres veces al año las maratones y así ir formando una costumbre en las familias, jóvenes, adultos y niños puedan aportar cada cierto tiempo y hacer sentir a la gente que son parte de la organización.

Proyectos Los proyectos sus características son temporales y únicos. Por lo que dentro de la organización se ha pensado como para un inicio los siguientes proyectos:

- Para la recaudación de comida y fondos se tiene pensado realizar para los meses de marzo, julio y diciembre una ¨Maratón de comida¨ que se realizará en las instalaciones de la organización en donde motive a través de la radio y anuncios publicitarios a las familias, jóvenes, adultos y niños aportar con alguna donación. Además de buscar empresas que quieran donar ya sea económicamente o donando comida. Así también motivar a ser voluntario a todas aquellas personas que asistan a la ¨Maratón de comida¨ y quieren aportar ayudando a la organización.

- Como segundo proyecto se tiene pensado realizar un análisis de las instalaciones de la organización así también estudiar su capacidad y almacenamiento ya que al momento de realizar la ¨Maratón de comida¨ es importante verificar en donde se guardará todas las donaciones y ver si se puede realizar una reestructuración de las instalaciones o adquirir nuevas instalaciones.

b. Proyectos, el tiempo y el costo de cada uno

1. Objetivos del proyecto: o Buscar ayuda económica o alimentaria a través de las empresas. o Reestructurar o aumentar las instalaciones de la organización o Realizar con éxito una ¨Maratón de comida¨ donde todas las personas puedan

aportar o Aumentar el número de voluntarios

2. Alcance del proyecto:La organización busca recaudar tres veces al año la mayor cantidad de alimentos para las personas necesitadas a través de la ¨Maratón de comida¨ y motivar a las personas ser parte del cambio. Para la realización de este proyecto se tiene pensado lo siguiente:

o Buscar empresas que quieran ayudar realizando su donación económicamente o con alimentos a la organización

o Realizar la ¨Maratón de comida¨ dentro de las instalaciones de la organización para que la gente llegue a dejar su donación y conozca más acerca de todo el movimiento y decidan ser voluntarios

o Invitar a los medios de comunicación para que puedan ayudar a motivar a las personas y pueden llegar a donar económicamente o aportar alguna donación de comida.

o Realizar con anticipación campaña a través de los medios de comunicación buscando siempre que sea donado ya que es una campaña de beneficencia.

o Realizar actividades de convivencia entre la gente el día de la ¨Maratón de comida¨ para que la gente se sienta motivada y regrese a la siguiente vez que se realice el ¨Maratón de comida¨

3. Tiempo del proyecto

Se tiene pensado realizar los meses de marzo, julio y diciembre una ¨Maratón de comida¨ pero se necesita dos meses para planificar y analizar todo el proyecto.

4. CostosLo que se pretende es gastar la menor cantidad económicamente por lo que nos ahorramos el alquiler de la instalación, la publicidad ya que se buscaría el apoyo de los medios de comunicación.

c. Defina los criterios o medidas de éxito para el o los proyectos (recuerde que en clase se estudiaron 6 medidas)

No. Criterio Significado Proyecto1 General ¿Cuál es la percepción

general del éxito de un proyecto?

Al realizar el ¨Maratón de comida¨ se desea recaudar comida y fondos a través de las familias, jóvenes, adultos, niños y de las empresas así también motivar a ser voluntariado.

2 Costo El costo superior o inferior al calculado

Como mencionamos lo que queremos es utilizar la menor cantidad de dinero en el proyecto por lo que se busca apoyo como en los medios de comunicación para la promoción de la ¨Maratón de comida¨

3 Plaza El tiempo de terminación será mayor o menos al calculado

Lo que se desea es realizar por un día completo en las instalaciones de la organización la ¨Maratón de comida¨ y esta actividad realizarla tres veces al año.

4 Meta Técnica 1 Percepción general del desempeño técnico del proyecto comparado con las especificaciones iniciales

Lo que se desea es realizar el proyecto con todas las especificaciones dadas y en el tiempo establecido.

5 Meta Técnica 2 Desempeño técnico comparado con otros proyectos

Se podrá compara la realización cada ¨Maratón de comida¨ ya que se realizaran tres veces al año al igual esto puede estar de la mano con el proyecto del estudio de las instalaciones

6 Meta Técnica 3 Desempeño técnico comparado con los problemas encontrados durante el proyecto

Lo que se desea es realizar el proyecto de la mejor manera sin tener algún inconveniente sin embargo es importante estar preparados para cualquier problema

que se presente como la falta de apoyo de los medios de comunicación, etc.

d. Identifique a los interesados del proyecto y sus necesidades y/o expectativas 1. Interesados: Para nuestro proyecto es importante obtener voluntarios que quieran ayudar

y brindar ese grano de amor. También están interesados todas aquellas personas que laboran dentro de la organización como ejecutivos, directores y colaboradores.

2. Necesidades: Lo que se busca es recaudar fondos y comida a través de la ¨Maratón de comida¨ y la convocatoria de voluntarios. Así también se busca la mejora de las instalaciones.

3. Expectativas: Lo que esperamos de la realización del proyecto es que cada vez se acerquen más personas para la donación de comida o económicamente y demostrar a los jóvenes y niños que ayudando nace esa satisfacción de ayudar es por ello que la organización quiere grabar en las personas la frase de ¨Aporta tu grano de amor¨ y por último se desea motivar a las personas que si desean pueden ser voluntarios.