cartilla semana 7

Sistemas de Almacenamiento y Reabastecimiento

GESTIÓN DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

2 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]

• SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y REABASTECIMIENTO

El almacenamiento es una de las áreas más importantes en la logística de una empresa. La idea del almacenamiento es la hacer un uso apropiado de las instalaciones de bodegaje, utilizando al máximo el volumen del edificio por medio de técnicas y sistemas especializados.

Es necesario agrupar los materiales o artículos en familias según su rotación o demanda y delimitar adecuadamente las zonas de almacenaje.

Una de las funciones principales de la gestión de almacenes es la guardar la mercancía de forma adecuada para protegerla y consérvala de forma óptima para evitar pérdidas económicas, así como también la organización y distribución de dichas mercancías pera que sean fáciles de encontrar y despachar cuando estas sean necesitadas.

El buen almacenamiento de las materias primas en una empresa es de gran relevancia económica, ya que un buen sistema de almacenaje proporcionará los productos necesarios, con la calidad necesaria en la cantidad necesaria de forma rápida, lo que permite el no retraso en los tiempos de entrega o sobrecostos por compras de último momento.

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ALMACENAJE

El buen almacenaje de mercancías en una empresa es de gran importancia como lo vimos anteriormente y tiene como objetivos principales:

1. Tener grandes beneficios económicos 2. Proporcionar los niveles de servicios establecidos por la empresa. Estos dos objetivos se pueden alcanzar por medio del correcto uso de equipos especializados para el almacenamiento de mercancías, el uso eficiente de la mano de obra y, por último, el uso óptimo del espacio de almacenaje.

El nivel de servicio deseado será entonces determinado por la eficiencia en la que los pedidos son recibidos y almacenados, y el tiempo en que son despachados para su uso final.

Para resumir, un buen sistema de almacenaje logra el máximo uso del espacio disponible para el almacenamiento de mercancías, el uso eficiente de herramientas y maquinaria especializada, el fácil y rápido acceso a los productos o materiales almacenados, aquel que garantice la máxima protección de los productos y, por último, el uso eficiente de la mano de obra.

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Tabla 1. Definición y Objetivos del Almacenamiento

El almacenaje es el conjunto de operaciones o buenas prácticas que se ocupan de los materiales o productos que una empresa mueve o conserva para su uso comercial o productivo.

Los almacenes son el último eslabón de la cadena de suministro. Se dice que el proceso de almacenaje es eficaz cuando los tiempos entre la recepción de los materiales o productos y su conocimiento por parte de los sectores de la empresa que los usaran se acortan.

1.1. EVOLUCIÓN DEL ALMACENAJE EN EMPRESAS

Al principio, todo el sistema de almacenaje se basaba en la mano de obra. A mayor número de personas, el proceso de recepción y despacho de mercancías era más rápido. Por esto, el primer gran invento en los procesos de almacenamiento empresariales fue la paleta, la cual permite la carga y descarga de múltiples productos al mismo tiempo.

Figura 1. Paleta de Madera

En los años 50 y 60 el objetivo era la reducción de costos, lo que originó sistemas y maquinaria cada vez más eficientes para la manipulación de las paletas de carga.


Sistemas como las cintas transportadoras, grúas de carga y sistemas manipulados por computador, entre otros, permitió la reducción de los costos por mano de obra, costos administrativos y el uso eficaz del espacio al permitir almacenar mayores volúmenes por m2.

Los sistemas de estanterías, otro de los grandes inventos en los procesos de almacenaje, permitieron el mejor aprovechamiento del espacio al permitir apilar productos y materias primas de forma óptima y sin exponerlas a daños por aplastamiento.

Figura 2. Estantería para el almacenamiento de productos

Debido a la gran gama de productos que las empresas comenzaron a usar y su alto flujo, se vio la necesidad de automatizar cada vez más los procesos en los centros de almacenaje y bodegas. Así, el uso de sistemas automáticos de grúas, cintas transportadoras y demás, operados por computador se hizo cada vez más común. Pero se debe tener especial cuidado, porque a mayor automatización se crea una dependencia a estos sistemas automáticos y una bodega de garantizar su operatividad en todo momento y si existe una avería en un sistema netamente automático el cual no pueda ser operado manualmente, habría una interrupción en el servicio, lo cual causaría problemas en el objetivo de garantizar un nivel de servicio adecuado para el cliente final.


1.2. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE ALMACENAJE?

Los sistemas de almacenaje en una empresa son necesarios debido a que la cadena de suministro nunca es lo suficientemente estable como para garantizar que se dispondrá de los productos o materias primas en todo momento, lo cual hace necesario el tener inventarios de seguridad en bodega.

Existen muchas razones por la cuales se debe tener inventarios en una empresa, pero la principal es la incertidumbre que existe en el pronóstico de la demanda de los productos. Por eso, se debe contar con un inventario mínimo que ayude a la empresa a seguir siendo eficiente en todo momento. Debido a este inventario nace la necesidad de contar con sistemas de almacenamiento que sean óptimos y eficientes.

1.2.1. Responsabilidad De Los Inventarios Los inventarios son un conjunto de productos o materiales que se encuentran almacenados y que pronto serán comercializados. Son los activos con más flujo y generan más fácilmente una ganancia por venta en una empresa. Por esto son de vital importancia y requieren un esfuerzo grande en su control.

1.2.2. Importancia De Un Sistema De Control De Inventarios Eficiente Un sistema de control de inventario bueno y eficiente proporciona muchas ventajas a una empresa, entre las cuales se tienen:

Figura 3. Sistema automatizado de almacenaje


1. Minimiza los riesgos de retrasos en la producción al garantizar materias primas en todo momento. 2. Mejor aprovechamiento de los materiales. 3. Se pueden obtener grandes descuentos por compras debido a la reducción de los costos de los materiales y gastos de envío. 4. Disminuye la fuga de capital debido a posibles pérdida, daño o robo de productos o materiales.

2. MÉTODOS DE ALMACENAMIENTO 2.1. GESTIÓN DE LA UBICACIÓN

Una vez que los materiales han sido recibidos, es importante enfocarse en la ubicación adecuada de estos en las bodegas de almacenamiento.

Muchas veces se da mayor importancia a la velocidad a la que las paletas son ubicadas en las bodegas que a la adecuada organización y distribución de estas a través de la bodega de almacenamiento. Esto puede acarrear múltiples retrasos en el momento de ubicar los productos almacenados por la falta de control en su ubicación.

En toda bodega o almacén se debe contar con un planeador, una persona que se encargue de:

1. Ubicar adecuadamente las paletas. 2. Diseñar espacios posibles para la nueva mercancía. 3. Llevar el control de cuanto espacio libre existe en bodega, etc. Para llevar a cabo la correcta ubicación de los productos en la bodega es necesario aplicar los siguientes criterios:

1. Se deben clasificar y ubicar los materiales según su nivel de rotación y nivel de ventas. Así, aquellos productos que tengan una mayor rotación deberían ser ubicados en las áreas más cercanas para evitar pérdidas de tiempo debido a la distancia que los equipos tardan en desplazar los productos. Esto también obliga a la constante revisión de los niveles de rotación de los productos, los cuales cambian constantemente. 2. Organizarlos los materiales y productos de tal forma que se garantice su fácil visualización; esto ayudará a su fácil ubicación dentro de la bodega. 3. Uso de sistemas mixtos. Estos criterios son conocidos como BPA (Buenas Prácticas De Almacenamiento).

2.2. FACTORES QUE CONDICIONAN EL FUNCIONAMIENTO ÓPTIMO DEL ALMACÉN El sistema de almacenamiento puede variar desde simple estanterías hasta costosos sistemas complejos de almacenamiento, esto dependiendo del volumen y tipo de materiales a ser almacenados.


Así, el tipo de sistema de almacenamiento estará condicionado por factores como tamaño y cantidad de los productos o materiales, nivel de rotación, el espacio disponible en las bodegas o centros de almacenaje, el tipo de despacho que necesitarán lo productos y la velocidad de atención requerida según cada cliente o producto.

2.3. UBICACIÓN DE MATERIALES SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS

Para facilitar el almacenamiento, los materiales deben ser separados y ubicados en las bodegas según sus condiciones y características especiales.

Lo primero que se debe hacer es la clasificación y agrupación en familias de los productos que contengan características similares, como se puede apreciar en el ejemplo de la Figura 4.

Luego de estos se debe hacer la planeación de la ubicación de cada familia en el almacén. El almacenamiento puede ser de dos tipos diferentes, cada uno con sus ventajas y desventajas:

1. Por Zona: ubicación por zonas, según las características de cada familia, lo cual garantiza la fácil ubicación de los productos cuando estos sean necesitados, pero conllevará a un menor aprovechamiento del espacio. 2. Aleatorio: se ubican los productos de forma aleatoria, lo cual proporciona un mejor aprovechamiento del espacio, pero es un sistema de ubicación poco eficiente, ya que traerá desventajas, por ejemplo el retraso en la ubicación de materiales, entre otros.

Figura 4. Clasificación de Materiales


Algunas condiciones a tener en cuenta, según las características de los productos de cada familia son:

1. Materiales de temporada o promocionales: aquellos productos que tienen una rotación muy alta. Para este tipo de productos se debe garantizar la ubicación en áreas cercanas al punto de despacho y descarga, ya que esto ahorra tiempos de desplazamiento de las maquinarias que transportan las paletas con dichos productos. 2. Materiales de alto riesgo o en cuarentena: materiales de alto riesgo como químicos, venenos, materiales inflamables, etc., que requieren condiciones especiales de almacenamiento, o materiales que deben ser almacenados en zonas de acceso restringido, por ejemplo las armas. 3. De temperatura controlada: materiales o productos que requieren estar en ambientes con temperaturas controladas. Este tipo de almacenamiento conlleva a costos adicionales no sólo por refrigeración o calefacción, también costos en cuidados especiales para los empleados debido a los cambios drásticos de temperatura.

2.3.1. Identificación De Zonas & Codificación

Una vez que se han ubicado los materiales de forma adecuada según sus familias, se debe poner al tanto a todo el personal de bodega de dicha clasificación y ubicación, para que así dichos materiales puedan ser ubicados de forma eficaz.

Dichas zonas deben ser fácilmente identificables las unas de las otras. Para ello las prácticas más habituales son las delimitar las zonas por colores o por medio de carteles.

La elección de la codificación pertenece a los criterios propios de cada empresa para que cada ubicación tenga su código único.

Las ubicaciones en una bodega se pueden codificar de diferentes maneras, entre ellas tenemos:

1. Codificación Por Estantería: cada estantería tiene un código único, lo mismo para cada uno de sus bloques y cada uno de sus niveles o pisos. 2. Codificación Por Pasillo: cada dos estanterías, las cuales conforman un pasillo, se tendrá un código único. La numeración en los pasillos se hará de forma ascendente, ubicando los números pares a la derecha del pasillo, y los números impares a su izquierda, iniciando la numeración de cada pasillo en el sentido opuesto del pasillo anterior.


Figura 5. Codificación por estantería

2.3.2. Identificación De Mercancías

Así como se hizo anteriormente, es de vital importancia el asignar un código a cada una de los productos o materiales almacenados. Esta codificación se debe hacer teniendo en cuenta la ya hecha para las ubicaciones o basándose en los criterios usados en otros procesos de la empresa.

Este es un trabajo muy dispendioso, pero gracias a los avances tecnológicos hoy en día se cuenta con sistemas automáticos que correlacionan los productos y les asignan códigos, lo que permite su rápida ubicación en el almacén para hacerle un seguimiento detallado a la mercancía.

El sistema de codificación más usado para la mercancía es el numérico, ya que garantiza códigos infinitos y su simplicidad.

Figura 6. Codificación por pasillo

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