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PRESENTACIÓN

Atendiendo los requerimientos propios de la asesoría y consultoría realizada a la Asociación de Mujeres Cafeteras del Occidente Huila, se presenta la segunda parte de la Cartilla "Gestión en comercialización de la Asociación de Mujeres Cafeteras del Occidente del Huila" en la que se analizan las variables que definen las necesidades de las asociadas y qué servicios se deberán prestar por parte de la Asociación para la satisfacción de las mismas.

Las competencias empresariales y gerenciales que las asociadas deben desarrollar estarán orientadas a la toma de decisión que les permita fortalecer y desarrollar los proyectos de emprendimiento, para que en el futuro se vean cambios en el mejoramiento de calidad de vida de ellas, su núcleo familiar y la comunidad en general.

Los temas presentados son síntesis de lo desarrollado en el proceso de acompañamiento y cualificación y servirá de guía para momentos y/o espacios de toma de decisión. La cartilla fue diseñada y elaborada por los Facilitadores William Torrente Castro y Carlos Augusto Castro Castro, con la asesoría y acompañamiento de la Comunicadora Social Mildred Falquez de la Barrera, pertenecientes a la Universidad Cooperativa de Colombia.

La información base fue compilada de los Módulos de la metodología My Coop Colombia.

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I. NECESIDADES

Una necesidad es la falta o carencia de un

bien o servicio para vivir dignamente.

1.1 Clasificación de las necesidades

INDIVIDUALES

COLECTIVAS

Son las que afectan exclusivamente al individuo Por Eje.

Vestuario, Alimentación, Recreación. Etc.

Aquella que involucran a toda la colectividad, o/a todo un grupo (ej.:

salud, educación, Infraestructura Vial).


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II. APROVISIONAMIENTO DE INSUMOS

2.1 Razones para adquirir insumos para las asociadas

Ÿ Los insumos son esenciales para el sistema productivo agropecuario de las asociadas.

Ÿ Las asociadas de manera individual compran insumos y bienes a empresas privadas a precios elevados.

2.2 ¿Qué comprar?

Para tomar la decisión de que comprar debe darse respuesta a los siguientes interrogantes:

A. ¿Cuáles son las necesidades de los asociados?

Los asociados de la asociación es un grupo heterogéneo y sus necesidades dependen de:

Ÿ Las características individuales de la trabajadora agropecuaria y su familia (género, edad, nivel educativo, capacidades, intereses, objetivos personales, disposición a asumir riesgos, etc.).

Ÿ Los sistemas agropecuarios (tamaño del predio, empleo de los trabajadores asalariados, tipo y patrones de cultivo, cantidad y clase de ganado, tipo de suelo, acceso al agua, etc.).

B. Una vez identificadas las necesidades y servicios a prestar se procede a:

Ÿ Recoger información de los insumos que necesitan los asociados.Ÿ Analizar la información recopilada.Ÿ Priorizar las necesidades.Ÿ Decidir qué insumos se adquirirán y almacenarán.


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2.2.1 Necesidades del mercado en productos agropecuarios

La adquisición de insumos agropecuarios por parte de la ASOCIACIÓN como servicio a la asociada, tiene sentido principalmente cuando los va a utilizar para la producción destinada a la venta (lo cual no quiere decir que no se destine al consumo). Al pensar en proporcionar insumos, la ASOCIACIÓN siempre debe tener en cuenta el mercado final de los productos.

2.2.2 ¿Cómo alinear las necesidades, objetivos y estrategias de la Asociación de Mujeres Cafeteras del Occidente del Huila?

Ÿ La asociación traza estrategias para satisfacer las necesidades de sus asociadas.

Ÿ No obstante se debe entender que tanto las necesidades de las asociadas como las del mercado no son estáticas, por lo que cualquier cambio influencia directamente sobre el tipo de insumos a comprar, por ejemplo, las asociadas de la Asociación de Mujeres Cafeteras del Occidente del Huila podrán resolver que por el aumento del precio del café en el mercado mundial, aumentarán las hectáreas de siembra, en consecuencia, la asociación deberá comprar más cantidad de semillas y fertilizantes específicos.

2.3 ¿Cuánto comprar?

Para dar respuesta al interrogante se debe tener en cuenta:

Ÿ Investigar la cantidad necesaria de insumos para los asociados, antes de su compra.

Ÿ Determinar si los costos de responder a estas necesidades son más elevados que los beneficios potenciales a obtener.

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Para la selección de proveedores de insumos se hace necesario tener en cuenta lo siguiente:

III. LAS EXIGENCIAS CAMBIANTES DE LOS ASOCIADOS

Los cambios en las necesidades de los asociados afectan la cantidad o el tipo de insumos que la asociación debe adquirir, teniendo en cuenta los siguientes factores:

Ÿ Mejor oferta de los competidores, por ejemplo, precios más bajos. Ÿ Cambios en las cualidades relativas y los precios de los insumos.Ÿ Alteraciones en las condiciones climáticas. Ÿ Cambios en los patrones de producción, por ejemplo, nuevos

cultivos. Ÿ Disponibilidad de subsidios. Ÿ Disponibilidad de nuevos productos. Ÿ Acceso a préstamos.

IV. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Disponibilidad

Asequibilidad

Accesibilidad

Conveniencia

La disponibilidad determina si es posible contar con el insumo en calidad y cantidad, según los requerimientos del ciclo de producción.

La asequibilidad se relaciona con los precios, costos de entrega, descuentos y condiciones de pago.

La accesibilidad del servicio concierne principalmente con la ubicación y el momento en que se realiza la entrega.

La conveniencia se relaciona con la pertinencia de los insumos entregados por el proveedor.


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V. GESTIÓN DE COMPRA

5.1. Celebración de contratos 5.1.1. ¿Qué es un contrato?

Ÿ Es un acuerdo entre voluntades que se materializa en un documento que constituye la base de la relación contractual entre ambas partes.

Ÿ Es importante que el contrato contenga los puntos acordados dado que en la mayoría de las legislaciones comerciales nacionales es difícil probar la existencia de acuerdos de palabra que difieran o intenten cambiar lo establecido por escrito.

Ÿ La formalización del contrato se da con la firma de los compradores y vendedores.

5.2 Inspección de insumos

¿Cómo inspeccionar los insumos y bienes entregados por el proveedor?

La inspección es la acción de verificar la calidad y cantidad de los bienes recibidos para compararlos con el pedido y la nota de entrega del proveedor. La inspección implica:

Ÿ Evaluar las condiciones de la entrega.

Ÿ Determinar la apariencia física de los bienes.

Ÿ Hacer mediciones de cantidad.

Ÿ Realizar mediciones de calidad (magnitudes físicas, químicas, biológicas y agronómicas).

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VI. TRANSPORTE DE INSUMOS Y BIENES

El transporte de los insumos es costoso, la asociación debe asegurarse que el transporte de bienes se realice de modo eficaz y eficiente.

Para el transporte de insumos, la asociación tiene tres alternativas:

Ÿ Su propio medio de transporte.

Ÿ Contratar servicios de transporte.

Ÿ Solicitar al proveedor que incluya el transporte como uno de sus servicios.

VII. ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS

7.1 Identificación de necesidades de almacenamiento

¿Almacenar o no almacenar?

Ÿ El almacenamiento de los insumos agropecuarios mejora la disponibilidad para los asociados, sin embargo, es una práctica muy costosa que requiere decisiones importantes de la asociación en cuanto la definición de si o no almacenar, cuándo y cuánto acopiar.

También es posible garantizar una disponibilidad satisfactoria de los productos mediante alianzas estratégicas.


7.2 Almacenamiento de insumos en la asociación

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Algunas razones para mantener existencias de un producto son:

Ÿ Cuando los asociados prefieren comprar pequeñas cantidades a la asociación en lugar de comprar a granel a los mayoristas.

Ÿ Cuando existen ciertos productos que se demandan durante todo el año. En este caso la asociación debe tener esos insumos disponibles a nivel local o mantener “reservas de seguridad” para ponerlos a disposición cuando los mayoristas no los tengan.

7.3. Ventajas y desventajas del almacenamiento

Provee insumos agropecuarios en el momento apropiado, lo que satisface las necesidades de los asociados.

Protege los bienes de los daños ocasionados por la lluvia, el sol o las plagas.

Asegura las existencias al minimizar todas las formas de pérdidas.

Disminuye los costos de los pedidos, ya que el almacenamiento permite solicitar grandes cantidades.

Minimiza los riesgos de salud y seguridad cuando los bienes son alimentos, ya que se almacenan en el sistema en lugar de hacerlo en las c a s a s d e l o s p r o d u c t o r e s agropecuarios.

Costos muy elevados por capital invertido en existencias, espacios d e d i c a d o s , i n s t a l a c i o n e s , c o n t r a t a c i ó n d e s e g u r o s , obligaciones salariales y pérdidas por mermas.

Riesgo de deterioro de los bienes.

Los bienes almacenados pueden quedar obsoletos por los avances tecnológicos.

Vulnerable a la reducción del precio de mercado, lo cual puede obligar a los asociados a comprar los insumos más caros que en el mercado.

Constante riesgo de reducir los precios y asumir las pérdidas por las c o m p r a s d e l o s i n s u m o s agropecuarios a bajos costos en otros lugares por parte de los asociados.

VENTAJAS DESVENTAJAS

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7.4 ¿Cuándo comprar los insumos?

La asociación debe considerar los siguientes puntos al determinar cuándo hacer un nuevo pedido:

Ÿ La demanda de insumos depende de la estacionalidad de los cultivos y de los modelos de pastoreo.

Ÿ El tiempo real de espera entre el momento de hacer el pedido y la recepción de los productos.

Ÿ La cantidad mínima de existencias a mantener para atender situaciones de emergencia, como un atraso en la recepción de los nuevos pedidos o un cambio en el comportamiento de la demanda.

7.5 Control del inventario

Es un sistema que permite registrar y verificar los movimientos de entrada y salida de insumos y bienes del almacén. El control de inventario comprende tres acciones principales:

Ÿ Registrar todos los bienes entrantes y salientes.

Ÿ Ejecutar un control de inventario para verificar el nivel real de existencias.

Ÿ Realizar una valorización de las existencias en el almacén.

7.6 Beneficios de un control de inventario

Asegura la disponibilidad de los bienes en el momento oportuno y la cantidad necesaria. Un control de inventario eficaz ayuda a determinar los niveles mínimos de reaprovisionamiento y procesar los pedidos en el momento oportuno, eliminando el riesgo de quedar sin existencias.

Ÿ Minimiza robos y engaños, ya que la asociación advierte cuándo se produce un faltante de productos.


7.6.1. ¿Cuáles son los peligros y riesgos en el almacenamiento?

Cuando los insumos son sustancias químicas se requiere que estén almacenados sin representar un peligro ambiental como la contaminación del aire o de las aguas. Igualmente es importante evitar la contaminación cruzada del inventario, por ejemplo, impidiendo almacenar pesticidas cerca de alimentos de animales o de medicamentos. Los productos se deben almacenar sin perjudicar a la comunidad.

Ÿ Facilita la valoración de las existencias disponibles tanto en cantidad como valor.

Ÿ Permite la detección de robo, malas prácticas y otras formas de pérdidas.

Ÿ Ayuda a la detección de bienes dañados, deteriorados y obsoletos. Ÿ Facilita la valoración de las existencias. Ÿ Mejora las capacidades para elaborar estados financieros

adecuados, lo que facilitará la medición del desempeño financiero de la asociación.

Determinación de los costos de almacenamiento

Al momento de tomar la decisión de almacenar los insumos se deberá tener en cuenta los siguientes costos:

Ÿ Instalaciones de almacenamiento.

Ÿ Equipamiento del almacén.

Ÿ Material de empaque.

Ÿ Mano de obra.

Ÿ Perdidas: Es importante considerar los costos relacionados con robos, daños, mermas, plagas y deterioro, entre otros.

Ÿ Seguros.

Ÿ Fumigación y control de plagas: Se deben incluir los gastos de fumigación del almacén para protegerlo de plagas y otros insectos destructivos.

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VIII. ENTREGA Y VENTA DE SERVICIOS

CUMPLIR CON LAS DE LOS ASOCIADOS IMPLICA EXPECTATIVASEN INCURRIR EN LOS SIGUIENTES COSTOS:

Amplia variedad de productos.

Crédito.

Todos los productos disponibles permanentemente.

Ubicación conveniente y entrega individual.

Amplia gama de tamaños de paquetes.

Extensa información sobre todos los productos y asesoría técnica.

Administración y manejo de inventario.

Intereses y riegos de deudas impagas.

Almacenamiento, financieros y riesgo de deterioro.

Transporte.

Almacenamiento y administración.

Formación del personal y salarios.

Excedente pequeño para enfrentar los costos de suministro del servicio.

Expectativas de los asociados Costos de


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8.1 Mecanismos de entrega del servicio a las asociadas

Aunque el servicio de suministro de insumos agropecuarios de la asociación abastece a los asociados, con frecuencia existen proveedores privados que también realizan sus negocios dentro de la misma localidad. Es por esta razón que la asociación debe convencer a los asociados de la importancia de sus productos y servicios y de las condiciones de su suministro.

La asociación debe tomar decisiones sobre política de precios, procedimientos de ventas y definir la mejor manera de vender que puede ser:

Ÿ Venta directa: la cooperativa vende directamente a sus asociados.

Ÿ Venta a través de agentes: la asociación podrá contratar agentes de venta para que realicen la labor comercial.

Ÿ Venta a través de minoristas.

8.2 Procedimiento de ventas

8.2.1 Acceso a los insumos

Lo ideal sería que los insumos agropecuarios estén disponibles lo más cerca posible de los núcleos veredales de los asociados.

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8.3 Acuerdos de crédito

Las ventas se podrían hacer en efectivo, sin embargo pueden existir productores agropecuarios que no estén en condiciones de hacerlo. La asociación también podría vender a crédito a sus asociados a través de acuerdos especiales, diversos y decisivos. Algunos componentes importantes de los servicios financieros incluyen:

Ÿ Costos por intereses.

Ÿ Momento o plazo para el pago del crédito.

Ÿ Condiciones del pago.

Ÿ Grado de riesgo por no pago.

Ÿ Sanciones en caso de incumplimiento de las condiciones de pago.

Ÿ Montos máximos de crédito.

Ÿ Necesidad y tipo de garantía.

8.4 Prestación de servicios adicionales

Los asociados pueden necesitar servicios adicionales al acceder a la adquisición de insumos agropecuarios y estos pueden ser: Ÿ Distribución de insumos a los productores dentro de la localidad.

Ÿ Servicios de extensión agropecuaria (información, capacitación, asesoría,…).

Ÿ Servicios financieros.


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TAREAS REALIZADAS

GESTIÓN ENCOMERCIALIZACIÓN

de la Asociación de MujeresCafeteras del Occidente del Huila

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