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CARÁTULA
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULACIÓN DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“Auditoría de gestión a la Empresa Duntel S.A. de la ciudad de Guayaquil,
año 2010”
Trabajo de fin de titulación
AUTOR: Valencia Barrera, Juan Eduardo
DIRECTOR: Silva Silva, Hugo José Ing.
CENTRO UNIVERSITARIO GUAYAQUIL
2013
ii
CERTIFICACIÓN
Ingeniero
Hugo José Silva Silva.
TUTOR DEL INFORME DE TRABAJO DE FIN DE CARRERA
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA U.T.P.L
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo, denominado ―Auditoría de Gestión a la Empresa Duntel S.A. de la
ciudad de Guayaquil, año 2010‖ realizado por el profesional en formación: Valencia Barrera
Juan Eduardo; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la
Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como
de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.
Loja, Julio de 2013.
(f)………………………………………
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
―Yo Valencia Barrera Juan Eduardo declaro ser autor (a) del presente trabajo y eximo
expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de
posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de
la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:
―Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones,
trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo
financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad‖
f. ..............................................................
Autor: Valencia Barrera Juan Eduardo
Cédula: 090964486-6
iv
DEDICATORIA
Dedico este trabajo de investigación a mi familia y en
especial a mis hijos: Jorge, Juan Andrés, Michelle, Nicole
y a mi señora esposa por el apoyo incondicional prestado
durante toda la elaboración de la tesis.
v
AGRADECIMIENTOS
A la Universidad Técnica Particular de Loja por
permitirme realizar mis estudios profesionales, a través
de la Educación a Distancia.
A la señora Gerente y personal de la empresa DUNTEL
S.A. de la ciudad de Guayaquil, por su gentil colaboración
al proporcionar toda la información necesaria para
desarrollar el presente trabajo de investigación.
De manera especial, mi sincero agradecimiento al Ing.
Hugo J. Silva S., por haber guiado y orientado
acertadamente nuestra práctica profesional.
Finalmente agradezco a todas las personas que de una u
otra manera colaboraron conmigo hasta la culminación de
este trabajo.
Juan Eduardo Valencia
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARÁTULA ............................................................................................................................ i
CERTIFICACIÓN ................................................................................................................... ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS .................................................. iii
DEDICATORIA ..................................................................................................................... iv
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................................ v
ÍNDICE DE CONTENIDOS ................................................................................................... vi
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................ 1
ABSTRACT ........................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3
CAPÍTULO 1: Antecedentes de la Empresa ―DUNTEL S. A.‖ ................................................ 5
1.1. Descripción de la empresa DUNTEL S.A. ................................................................... 6
1.2. Base legal de DUNTEL S. A. ....................................................................................... 9
1.3. Plan estratégico de la empresa DUNTEL S. A........................................................... 13
CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO........................................................................................ 18
2.1. Antecedentes. ........................................................................................................... 19
2.1.1 Control de gestión. ............................................................................................... 20
2.1.2 Elementos de gestión........................................................................................... 21
2.1.3 Planeación estratégica ......................................................................................... 23
2.2. Auditoría de gestión................................................................................................... 24
2.2.1 Definición. ............................................................................................................ 24
2.2.2 Propósitos. ........................................................................................................... 24
2.2.3 Objetivos. ............................................................................................................. 24
2.2.4 Alcance. ............................................................................................................... 25
vii
2.2.5 Riesgos de la auditoría de gestión. ...................................................................... 25
2.3. Proceso de la auditoría de gestión. ........................................................................... 27
2.3.1 Fase 1: Conocimiento preliminar. ......................................................................... 27
2.3.2 Fase 2: Planificación. ........................................................................................... 28
2.3.3 Fase 3: Ejecución. ............................................................................................... 29
2.3.4 Fase 4: Comunicación de resultados. Informe a la gerencia. ............................... 30
2.3.5. Fase 5: Seguimiento. .......................................................................................... 32
2.4. Indicadores para la auditoría de gestión. ................................................................... 32
2.4.1 Definición. ............................................................................................................ 32
2.4.2 objetivos. ............................................................................................................. 33
2.4.3 Características. .................................................................................................... 33
2.4.4 Parámetros de los indicadores de gestión. ........................................................... 34
2.4.5 Clasificación de los indicadores de gestión. ......................................................... 35
2.5. Herramientas para la auditoría de gestión. ................................................................ 36
2.5.1 Técnicas de auditoría. .......................................................................................... 37
2.5.2 Marcas de auditoría. ............................................................................................ 39
2.5.3 Papeles de trabajo. .............................................................................................. 41
CAPÍTULO 3: APLICACIÓN PRÁCTICA .............................................................................. 42
3.1. Fase I: Conocimiento preliminar. ............................................................................... 43
3.1.1 Orden de trabajo. ................................................................................................. 43
3.1.2. Notificación de inicio de auditoría. ....................................................................... 44
3.1.3. Índice de siglas. .................................................................................................. 45
3.1.4. Informe de visita previa. ...................................................................................... 46
3.1.5. Memorándum de planificación. ........................................................................... 51
viii
3.1.6. Evaluación preliminar de control interno. ............................................................ 57
3.1.7 Matriz de ponderación.......................................................................................... 60
3.1.8. Determinación del nivel de riesgo. ...................................................................... 62
3.1.9. Diagnóstico FODA general. ................................................................................ 63
3.2. Fase 2: ...................................................................................................................... 64
3.2.1. Planificación. ....................................................................................................... 64
3.2. Fase 3: ...................................................................................................................... 65
3.3.1. Ejecución. ........................................................................................................... 65
3.3.1.1. Ficha de indicadores de gestión. ...................................................................... 65
3.3.1.2. Análisis de los indicadores. .............................................................................. 67
3.3.2. Cédulas narrativas. ............................................................................................. 73
3.3.3. Aplicación de encuestas en la empresa DUNTEL S.A. ....................................... 76
3.3.3.1 interpretación gráfica de la tabulación de encuestas. ........................................ 76
3.4. Fase 4: ...................................................................................................................... 84
3.4.1. Informe de resultados. ........................................................................................ 84
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 94
Conclusiones. ................................................................................................................... 95
Recomendaciones............................................................................................................ 97
BIBLIOGRAFÍA: ................................................................................................................... 99
ANEXOS ............................................................................................................................ 101
1
RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto de investigación que se pone a vuestra consideración consiste en una Auditoría
de Gestión efectuada a la empresa de alquiler de prendas de vestir DUNTEL S.A de la
ciudad de Guayaquil. En la auditoría realizada se consideró la gestión llevada a cabo por la
empresa durante el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010 y se enfocó
primordialmente en tres áreas: inventarios, recursos humanos y ventas, cada una analizada
en lo que tiene que ver con aspectos como la eficiencia, la eficacia y la economía. La
investigación, sigue el esquema que ha sido establecido por la Escuela de Contabilidad y
Auditoría de la Universidad Técnica Particular de Loja; por lo que ha sido dividida la
investigación en tres capítulos: En el primero, se hace una aproximación inicial a la empresa
por auditar; en el segundo, se procede a la sustentación teórico-conceptual del trabajo; en
el tercero se detalla cada una de las cuatro fases de la auditoría de gestión Finalmente, se
presenta en capítulo aparte las respectivas conclusiones y recomendaciones extraídas de
esta investigación.
PALABRAS CLAVES: Auditoría, empresa privada, gestión administrativa, control,
indicadores.
2
ABSTRACT
The research project is put to your consideration is a Management Audit conducted at the
rental company clothing DUNTEL SA Guayaquil city. The audit considered the management
carried out by the company during the period from January 1 to December 31, 2010 and
focused primarily on three areas: inventory, human resources and sales, each analyzed in
what you have to with aspects such as efficiency, effectiveness and economy. The research
follows the pattern that has been established by the School of Accounting and Auditing
Technical University of Loja, so research has been divided into three chapters: first, it is an
initial approach to the company by audit and in the second, we proceed to the theoretical and
conceptual support work, in the third detailed each of the four phases of the audit Finally,
separate chapter is presented in the respective conclusions and recommendations drawn
from this research.
KEY WORDS: Audit, private enterprise, administrative management, control, indicators.
3
INTRODUCCIÓN
El tema de la presente investigación es: ―Auditoría de Gestión a la Empresa Duntel S.A. de
la ciudad de Guayaquil, año 2010‖, este estudio consiste en la realización de una auditoría
de gestión a la empresa de alquiler de prendas de vestir DUNTEL S.A. de la ciudad de
Guayaquil, esta auditoría se enfocó en tres áreas primordiales, como son: inventarios,
recursos humanos y ventas.
El trabajo investigativo se encuentra estructurado en tres capítulos de la siguiente manera:
En el primer capítulo se realiza una descripción general de la empresa considerando los
antecedentes, las actividades a las que se dedican, su ubicación, la estructura orgánica y
funcional, su base legal y la planificación estratégica implementada por la entidad.
En el segundo capítulo en cambio, se presenta una sustentación teórico-conceptual, en la
cual, se encuentran todos los elementos relacionados a la investigación con un breve
análisis posterior a su investigación bibliográfica, conceptos tales como: control de gestión,
indicadores, auditoría de gestión, fases de la auditoría, papeles de trabajo, técnicas de
auditoría, riesgos de la auditoría de gestión, clasificación de indicadores de gestión entre
otros términos y conceptos que contribuirán a desarrollar de mejor manera a la
investigación, y que serán de gran utilidad en el momento de realizar la auditoría a la
empresa en cuestión.
En el tercer capítulo por su parte se procede a detallar las cuatro fases de la auditoría de
gestión que fueron realizadas a DUNTEL S. A.: Fase preliminar, planificación, ejecución y
comunicación de resultados. Finalmente, se presenta en capítulo aparte las respectivas
conclusiones y recomendaciones extraídas de esta investigación, y que serán presentadas
al final de la investigación.
Esta investigación es de gran importancia sobre todo para el sector de las pequeñas
empresas y a la sociedad en general, debido a que, todas las empresas sean estas grandes
o pequeñas deben tener un sistema de control interno y un plan estratégico que les permitan
solucionar la falencias y con ello el crecimiento de la empresa; cabe recalcar que este
trabajo de investigación representa un aporte a la empresa, puesto que, se ha detectado
algunos problemas dentro de ella lo que le llevará a tomar las correcciones
correspondientes.
Mediante el marco teórico-conceptual en el cual se abordaron diferentes temáticas y
mediante la auditoría de gestión realizada a la empresa DUNTEL S.A. se pudieron observar
4
algunas falencias que contribuyeron a dar respuesta al problema planteado dentro de la
investigación.
Los objetivos establecidos por la investigación se cumplieron a cabalidad de la siguiente
manera logrando encontrar las siguientes falencias en torno a los objetivos propuestos: no
dispone de un sistema de control de prendas, tampoco cuenta con un manual de
procedimientos en el cual se detallen los requisitos del personal, además se pudo constatar
la inexistencia de un sistema publicitario.
Para la presente investigación la empresa DUNTEL S.A. brindó todas las facilidades para la
realización del estudio, cabe recalcar que no se encontraron obstáculos para la realización
de la investigación; todo esto permitió que el estudio investigativo se realice de una manera
profesional y sin complicaciones.
La metodología que se utilizó fue de trabajo de campo en la cual se efectuó la auditoría de
gestión y se aplicaron encuestas para responder a los objetivos planteados de la
investigación; los datos que se obtuvieron de la investigación fueron tabulados y con ellos se
realizaron las respectivas interpretaciones que llevaron a las conclusiones y
recomendaciones.
5
CAPÍTULO 1
Antecedentes de la Empresa “DUNTEL S. A.”
6
1.1. Descripción de la empresa DUNTEL S.A.
Antecedentes.
Aunque la empresa DUNTEL S.A. se constituye legalmente el 9 de octubre del 2003, ya
tenía cierta trayectoria en el área del alquiler de prendas de vestir desde algunos años atrás,
tiempo en que la señora María Geomar Yépez Rivadeneira, percatándose de las
posibilidades de negocio del alquiler de prendas de vestir, decide abrir un negocio en la
ciudad de Guayaquil fundándolo con capital familiar propio.
Desde sus inicios, la empresa partió con la premisa de brindar comodidad y elegancia a la
comunidad guayaquileña. Así, en el transcurso de estos ocho años, DUNTEL S.A. ha ido
consolidándose en el competitivo mercado del alquiler de vestimenta, teniendo siempre
presente el cuidar la reputación ganada en estos años y coadyuvando en el fortalecimiento
de su imagen mediante el cumplimiento y la calidad de su servicio y la puntualidad que debe
ser intrínseca a este tipo de negocio.
Aspectos como el cumplimiento y la calidad, fueron, desde el inicio de la empresa, los
pilares de su crecimiento y los factores que contribuyeron significativamente en la
consecución de los objetivos esperados. Gracias a la constatación exitosa de los resultados
pretendidos, en el año 2009 decide la administración contratar personal más capacitado
para el desenvolvimiento de la compañía, quienes pasan a convertirse en uno de los
baluartes más sólidos sobre los que se asienta la empresa.
Tipo de empresa.
La empresa DUNTEL S.A., de origen ecuatoriano, es una sociedad de hecho especializada
en el área de alquiler de vestidos para novias, quinceañeras, graduaciones, fiestas, cocteles.
Ofrece además el servicio de alquiler de trajes de noche, ternos para jóvenes y adultos,
smokings, fracs, vestimenta para primeras comuniones y otras ceremonias religiosas,
matrimonios, confirmaciones, bautizos, etc. A su vez, tiene a disposición de sus clientes
zapatos para caballeros, damas y niños. Asimismo, ofrece el servicio de alquiler de
implementos y accesorios como carteras, bisutería en general, tiaras y velos para novias.
Vale destacar que, aunque su actividad comercial se enfoca preferentemente en el alquiler,
ello no impide que también se pongan a la venta los mismos productos ofrecidos en alquiler
a precios asequibles.
7
Ubicación y características físicas.
La empresa DUNTEL S.A. se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, provincia del
Guayas, parroquia Tarqui. La dirección exacta es ciudadela Kennedy Vieja, calle Décima sin
número, en la intersección de la calle G, dentro del centro comercial ―Las vitrinas‖, local
número 47. Como una referencia para su ubicación se puede señalar que está detrás de
Biofórmula, cerca del sector del Policentro y detrás de la clínica Kennedy.
El local de DUNTEL S. A. se compone de dos pisos, los cuales están organizados de la
siguiente manera: la planta baja destinada para atención al cliente, caja y probador de
prendas, mientras que la planta alta se destina exclusivamente como probador.
Organigrama estructural y funcional.
Se incluye a continuación un organizador gráfico donde se presenta el organigrama
estructural de la empresa DUNTEL S. A.
Gráfico Nº 1: Organigrama estructural de la empresa DUNTEL S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
8
Gráfico Nº 2: Organigrama funcional de las áreas a auditarse
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
Como puede evidenciarse en los organigramas incluidos anteriormente, la empresa
DUNTEL S. A. es una empresa pequeña, lo que permite que las funciones estén
estrictamente definidas, logrando con ello que no existan interferencias departamentales, así
como evitar inconvenientes que puedan afectar la normalidad de su actividad operativa.
A continuación se presenta, asimismo a manera de gráfico, las funciones desempeñadas
por cada uno de los colaboradores:
9
Gráfico Nº 3: Organigrama de funciones
CARGO FUNCIÓN
GERENTE
1. Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar que todas las actividades administrativas y financieras de DUNTEL S.A. se realicen eficientemente, buscando un uso adecuado de los recursos humanos, materiales, y financieros.
2. Actualizar y mantener bajo su control los bienes y valores de la empresa.
3. Implementar políticas y lineamientos que permitan mejorar la administración.
VENDEDORA SUPERVISORA
1. Atender a los clientes en el momento en que ingresen al almacén.
2. Ofrecer los artículos con las especificaciones necesarias.
VENDEDORA ASISTENTE
1. Informar del sistema de alquiler de las prendas: tiempo de entrega, valor de reserva de la prenda, garantías por la prenda, etc.
2. Revisar que los artículos se encuentren en buenas condiciones para su alquiler.
COSTURERA
1. Arregla la ropa y el vestuario que haya sufrido algún desperfecto.
2. Adecúa el vestuario de acuerdo a las especificaciones que el cliente ha dado.
CONTADORA
1. Elabora y firma los balances de la empresa, para el control y análisis de la gerencia.
2. Registra las transacciones contables del almacén.
3. Realiza conciliaciones bancarias. 4. Cumple las obligaciones de las
entidades de control.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
1.2. Base legal de DUNTEL S. A.
Para la realización de las actividades financieras y administrativas, DUNTEL S.A., se
encuentra regulada por las siguientes entidades de control:
Servicio De Rentas Internas.
DUNTEL S.A., al ser una sociedad con personería jurídica está obligada a contar con un
número de R.U.C., el mismo que es: 0992323922001
10
Al ser el noveno dígito el 2 la empresa está obligada a efectuar sus declaraciones los días
12 de cada mes. (SRI, 2011)
Así mismo se encuentra obligada a llevar contabilidad bajo la responsabilidad y con la firma
de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único de
Contribuyentes
Está asimismo obligada a presentar las siguientes declaraciones de impuestos:
Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)
Declaración del Impuesto a la Renta
Pago del Anticipo del Impuesto a la Renta
Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta:
Y los siguientes anexos.
Anexo de Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros Conceptos
(REOC). Reporte mensual de la información relativa a compras o adquisiciones,
exportaciones, comprobantes anulados y retenciones en general, y deberá ser
presentado al mes subsiguiente.
Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia (RDEP).
Corresponde a la información relativa a las retenciones en la fuente del Impuesto
a la Renta realizadas a sus empleados bajo relación de dependencia por
concepto de sus remuneraciones en el período comprendido entre el 1 de enero y
el 31 de diciembre. (SRI, 2011).
Ordenanzas Municipales Del Cantón Guayaquil.
DUNTEL S.A. para poder funcionar y desarrollar sus actividades comerciales se encuentra
inscrita en los registros de la Municipalidad de Guayaquil, para lo cual tuvo que obtener una
patente municipal, y un permiso de funcionamiento otorgado por el Municipio.
Código del Trabajo.
DUNTEL S.A. está sujeta a las leyes y disposiciones establecidas en el Código de trabajo
(2005, págs. 26-33), fundamentalmente el Capítulo IV ―De las obligaciones del empleador y
del trabajador‖ y particularmente los siguientes artículos:
Art. 42.- Obligaciones del empleador.
Art. 44.- Prohibiciones al empleador.
11
Art. 45.- Obligaciones del trabajador.
Art. 46.- Prohibiciones al trabajador.
Art. 47.- De la jornada máxima.
Art. 55.- Remuneración por horas suplementarias y extraordinarias.
Cuerpo de Bomberos.
Para obtener el Permiso de Funcionamiento del Cuerpo de Bomberos, DUNTEL S. A., tuvo
que pasar por los siguientes procedimientos:
Informe de Inspección
Copia de la Cédula de Identidad del representante o copropietario
Copia de RUC
Copia del permiso del año anterior
Copia de la patente municipal.
Superintendencia de Compañías.
La empresa cumple con las obligaciones anuales que consisten en la entrega de los estados
financieros, información actualizada sobre representantes legales y accionistas de la
compañía y cumplir con las disposiciones legales emitidas por dicha entidad.
Escritura Pública.
Para este acápite nos hemos basado en los documentos públicos que tenemos a
disposición, particularmente en la escritura pública1 donde se notariza la constitución de la
compañía DUNTEL S.A., documento que transcribimos a continuación considerando sus
líneas principales, especialmente las que tienen mayor importancia a razones de esta
investigación.
El día 30 de septiembre del 2003, ante el Doctor Marco Nicolás Díaz, Notario vigésimo del
cantón Guayaquil, las señoras Lupe Elizabeth Govea Arroba y María Geomar Yépez
Rivadeneira constituyeron la empresa DUNTEL S. A., la cual, a partir de ese momento, pasa
a regirse por las leyes del Ecuador, por dicho estatuto y por los reglamentos expedidos.
1 (Nota del tesista) La fotocopia del documento en mención puede ser revisado en los anexos incluidos en esta
investigación.
12
Objeto social.
La compañía se dedicará a la comercialización, importación, exportación, fabricación o
industrialización, compra, venta o elaboración, transformación, empaque, consignación,
representación, distribución de una gran cantidad de productos: productos naturales,
equipos de imprenta, sus repuestos y materias primas conexas; productos naturales,
productos agrícolas, productos industriales en las ramas farmacéuticas; prendas de vestir,
nuevas o usadas, calzados y las materias que las componen; sistemas de refrigeración,
partes y repuestos; instrumentos, insumos, impementos, materiales y equipos médicos;
artículos de cordelería; todo tipo de madera; artículos en la rama de joyería y bisutería;
productos de cuero, plástico, vidrio o cristal; teléfonos celulares y afines; productos lácteos;
todo tipo de metales; toda clase de computadoras e impresoras; repuestos y componentes
de redes y comunicaciones en informática (2003, págs. 1-3). Asimismo, se dedicará a la
instalación, desarrollo y explotación de establecimientos del área médica; al mantenimiento,
reparación e instalación de fotocopiadoras, vehículos, computadoras, teléfonos, sistemas de
comunicación a través del Internet, sistemas de redes computarizadas, etc. (Ver anexo 8,
pág. 114)
Plazo.
El plazo durante el cual se constituye la sociedad es de cincuenta años, contados a partir de
la fecha de inscripción de la escritura en el registro mercantil. (Ver anexo 10 pág. 116)
Representación legal de DUNTEL S. A.
Se transcribe a continuación, por razones de su importancia, el artículo completo
concerniente a la representación legal de DUNTEL S. A.:
―El gerente general ejercerá la representación legal, judicial y extrajudicial en forma
individual. Tendrá poder amplio y suficiente para administrar la sociedad pudiendo
realizar a nombre de ella toda clase de actos y contratos con excepción del que fuere
ajeno al contrato social o de aquello que implique un quebrantamiento al orden público y
a las normas legales vigentes. El presidente ejercerá la representación legal judicial y
extrajudicial sólo en caso de ausencia definitiva del gerente general‖. (Anexo 11, pág.
117)
13
Con respecto a la disolución de DUNTEL S. A.
La compañía se disolverá por las causas determinadas en la Ley de Compañías; en tal
caso, entrará en liquidación, la que estará cargo del gerente general hasta que la junta
general elija al liquidador. (Anexo 11, pág. 117)
1.3. Plan estratégico de la empresa DUNTEL S. A.
Se ha procedido a diseñar junto a la gerente de la empresa el plan operativo anual (POA)
con el fin de contar con un documento que guíe la elaboración de los indicadores de gestión
a desarrollar en la auditoría que se realizará a la empresa.
14
Tabla 1: POA 2010 de la empresa DUNTEL S.A.
EJE PROYECTOS ACTIVIDADES INICIO CULMINACIÓN costo FINANCIAMIENTO RESPONSABLES
Inventario
Denominación: Sistema de control de
inventario, prendas de vestir y accesorios.
Objetivo: Consolidar un sistema de control de inventario que permita a los colaboradores saber en cualquier momento el estado en que se encuentran las prendas, así como conocer el stock en tiempo presente
Meta de gestión: Colaboradores y encargados aplican el sistema de control para el mes de marzo del año 2010
Diseño del borrador del sistema de control
1/01/10 1/02/10 $100 autofinanciamiento Gerente y contadora
Aplicación y consiguiente depuración del borrador del sistema de control
2/02/10 15/02/10 $50 autofinanciamiento Gerente y contadora
Ejecución del sistema de control de inventarios perfeccionado
16/02/10 1/03/10 $50 autofinanciamiento Gerente y contadora
Ventas
Denominación: Sistema publicitario afín a las necesidades de la empresa
Objetivo: Diseñar y ejecutar un sistema
publicitario que considere las particularidades del servicio que DUNTELS.A ofrece a sus clientes.
Meta de gestión: Se cuenta con un
sistema publicitario para julio del año 2010
Determinar el mercado objetivo de la empresa
1/03/10 1/04/10 $100 autofinanciamiento Gerente y
vendedoras
Contratar los servicios de una empresa publicitaria
2/04/10 2/04/10 $300 autofinanciamiento Gerente y
vendedoras
Ejecución del sistema publicitario a través de los medios escogidos
3/05/10 1/07/10 $500 autofinanciamiento Gerente y
vendedoras
Nómina
Denominación: Capacitación al personal en atención al cliente y estrategias de ventas
Objetivo: Contar con un 100% de personal capacitado en aspectos como atención al cliente y estrategias de ventas.
Meta de gestión: En el mes de noviembre del año 2010 se cuenta con un 100% de colaboradores capacitados.
Determinación de las deficiencias más acuciantes del personal en relación a atención al cliente y ventas
1/07/10 1/08/10 $50 autofinanciamiento Gerente
Contratación de una empresa capacitadora
2/08/10 15/08/10 $200 autofinanciamiento Gerente
Ejecución de la capacitación 1/09/10 15/09/10 $100 autofinanciamiento Gerente
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A continuación se presenta la misión, visión, valores y objetivos que guían a DUNTEL S.A.:
Misión.
Ofrecer a la comunidad prendas de calidad y de los mejores diseñadores a un precio justo,
otorgándoles la oportunidad a nuestros clientes de realizar sus alquileres de manera segura
y eficiente, con ello ofreciendo a las familias elegancia, comodidad y puntualidad.
Visión.
Ser la empresa líder en venta y alquiler de ropa de marca y de los mejores diseñadores para
toda la familia, contando con los mejores precios del mercado.
Valores.
Al ser DUNTEL S. A. una empresa enfocada en ofrecer un servicio eficiente y rápido y en
dar soluciones a las necesidades de los clientes de manera efectiva, se ha considerado a
los siguientes valores como los que sustentan la filosofía de la misma. Se los incluye a
continuación, en el siguiente gráfico, con una breve explicación de cómo la empresa
entiende dicho valores:
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Gráfico Nº 4: Los valores de DUNTEL S.A
ÉTICA COMPROMISO PROACTIVIDAD
Individual y corporativamente la
empresa DUNTEL S. A se
identifica por un proceder digno
y honorable, establecido por
propias convicciones y
demostrado a conciencia con la
equidad, justicia y rectitud de
los actos.
Los colaboradores sienten
honor de trabajar en la
organización, donde se los
considera socios
operacionales, por lo que
están decididos a retribuirla
con el máximo de sus
capacidades.
A DUNTEL S. A. le distingue
el desempeño dinámico,
creativo y de respuestas
rápidas y efectivas para
―hacer que las cosas
sucedan‖ en coherencia con
sus principios.
PROFESIONALISMO COMUNICACIÓN RESPETO
Para DUNTEL S. A. las
competencias profesionales
son relevantes, por lo que se
mantienen en
perfeccionamiento continúo
con el fin de adquirir un
dominio integral en cada área
de responsabilidad y ser
artífices en la generación de
resultados óptimos.
Quienes laboran en
DUNTEL S. A. son
personas extrovertidas,
sociables y de positiva
apertura mental; personas
que se relacionan a través
de una red de
comunicación abierta, clara
y objetiva, para facilitar el
desempeño y fortalecer la
integración.
En la convivencia laboral
dentro de DUNTEL S. A.
prevalece el respeto a la
dignidad humana y
complementariamente el
respeto a las normas y
reglas establecidas por la
empresa. Acatándolas se
asegura un clima de
armonía integral.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
17
Objetivos.
Objetivo General.
Ser la primera empresa en alquiler de prendas de vestir con una diferencia notoria de ventas
dentro de todas las empresas dedicadas a este servicio, atendiendo al mayor número de
clientes en la zona, satisfaciendo la demanda con estándares de calidad, cantidad,
seguridad, oportunidad y rentabilidad.
Objetivos específicos.
1. Incrementar en un 15% las ventas con relación al año 2009.
2. Capacitar al 100% del personal durante el año 2010.
3. Incrementar en un 10% el número de nuevos clientes para el año 2010.
4. No superar en un 50% el incremento anual de rotación de personal entre un año y
otro.
5. Realizar inventarios bimestrales (6 veces al año) con el fin de controlar la cantidad y
calidad del stock.
6. Diseñar y socializar entre el 100% de colaboradores un manual de procedimientos
que establezca los requisitos del personal conforme a los objetivos de la empresa.
18
CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
19
2.1. Antecedentes
Cuando se piensa en una auditoría, generalmente se considera aquel proceso mediante el
cual se evalúa la información económica de una empresa u organización para que los
interesados puedan tener una idea clara de la situación de la entidad. Sin embargo, las
clases de auditoría que existen en la actualidad no necesariamente tienen que ver
solamente con lo económico sino también con la gestión y otros aspectos vinculados con la
empresa u organización auditada. La historia de las auditorías es realmente añeja y se la
identifica con la aparición de instrumentos matemáticos muy antiguos como el ábaco. Aun
cuando los objetivos y conceptos que guían las auditorías de hoy en día eran casi
desconocidos en los primeros años del siglo XX, se han ejecutado auditorías de uno u otro
tipo en todo el transcurso de la historia del comercio y de las finanzas de los gobiernos.
Walter Meiggs realiza un pequeño recorrido por la historia de la auditoría, y nos recuerda
que el significado original de la palabra auditor era el que escucha, acepción correcta si se
toma en consideración que los registros contables del gobierno se aprobaban solamente
después de una audiencia pública en la que las cuentas se leían en voz alta. Meiggs
además asevera que desde tiempos medievales hasta la revolución industrial, se realizaron
auditorías para determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal
en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto.
Por otra parte, Meiggs observa un importante cambio durante la revolución industrial pues, a
medida que las empresas manufactureras crecían en tamaño, sus propietarios empezaron a
usar los servicios de gerentes a sueldo. Con esta separación de la propiedad y de los
grupos administradores, los propietarios ausentes se valieron cada vez más de auditores
para protegerse contra el peligro de fraude, tanto por parte de los gerentes como de los
empleados, por lo que antes del año de 1900 la auditoría se ocupaba principalmente del
descubrimiento de fraudes. Por último, en la primera mitad del siglo XX, nos dice el autor, la
dirección del trabajo de auditoría tendió generalmente a alejarse del descubrimiento del
fraude orientándose hacia una nueva meta: la de determinar si los estados financieros
presentan una imagen recta de la situación financiera. Este cambio de énfasis fue una
respuesta a las necesidades de los millones de nuevos inversionistas en los valores de las
sociedades y corporaciones (Walter B. Meiggs, ―Principios de Auditoría‖, p 26 – 27). En los
siguientes puntos, se describen y analizan los componentes y características de la auditoría
con el fin de que se establezcan claramente sus objetivos y su correcta utilización en lo que
tiene que ver netamente a la auditoría de gestión.
20
2.1.1 Control de gestión
Existen algunas posiciones sobre lo que significa un control de gestión. Sin embargo, lo más
importante es generar premisas básicas sobre las que se establecen recomendaciones en
un informe detallado de las actividades que ejecutan los miembros del organismo bajo
control con el fin de que los recursos se utilicen de la manera más eficaz posible. En el caso
de la compañía que se está analizando, ésta debe tener la capacidad de administrar de la
mejor manera tanto el tiempo de la vendedora-supervisora, la vendedora-asistente, la
costurera, la contadora, así como también los recursos de cada una de ellas (máquinas de
coser, computadoras) y el uso de los trajes utilizados para el alquiler (tiempos límite para la
devolución, comprobación de su estado, etc.).
―En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para
alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos
disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control
de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de
los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados‖. (Mira
Navarro, 2006, pág. 15)
Otros análisis más bien ponen énfasis en los objetivos que debe lograr la empresa para,
partiendo de estos, conseguir los mejores recursos humanos, técnicos, y financieros y así
administrarlos de la mejor manera posible. Esta es una perspectiva diferente, pues ya no se
controla la gestión a partir de las actividades de cada uno de los componentes de la
empresa u organización, sino partiendo de los productos originados por aquella gestión para
luego establecer posibles falencias en los componentes. Precisamente esto es lo que deja
entender el profesor Robert N. Anthony, de la Facultad de Ciencias Empresariales de
Harvard, al definir el control de gestión de la siguiente manera: ―El control de la gestión –
escribía—es el proceso mediante el cual los dirigentes de una empresa se aseguran de
obtener y utilizar eficaz y eficientemente los recursos necesarios para alcanzar los objetivos
empresariales.‖ (Shaw, 1991, pág. 130)
En el caso que compete a este análisis, se podría establecer que el control de gestión
partiría efectivamente de su misión, es decir, ―ofrecer a la comunidad prendas de calidad y
de los mejores diseñadores a un precio justo, otorgándoles la oportunidad a nuestros
clientes de realizar sus alquileres de manera segura y eficiente, con ello ofreciendo a las
familias elegancia, comodidad y puntualidad‖. En otras palabras, la base del control de
gestión comenzaría en la verificación de anteriores o posibles quejas de los clientes en
21
cuanto a calidad, comodidad o precio en las prendas de vestir ofrecidas para alquiler, fallas
de comunicación entre vendedoras y la costurera para cumplir puntualmente con la entrega
de las prendas, entre otros temas de pertinente interés para la empresa que no cumpliesen
específicamente con la misión de la empresa.
Por otra parte, es necesario contar con la definición establecida por la Contraloría General
del Estado, la que está encaminada preferentemente a las actividades públicas, pero que
habrá que considerar por la importancia de esta entidad:
―El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la
administración, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la
utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la
distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su
actividad‖. (Contraloría General del Estado, 2003, pág. 13)
Sea un caso o el otro, lo importante es generar información básica que posteriormente sea
relacionada para crear indicadores que son, a la vez, clasificados y agrupados en tablas de
control, a partir del cual se elaboran las recomendaciones a través de un informe emitido
desde el control de gestión. Hay que tener en claro que todas las actividades realizadas por
los componentes de la entidad son relevantes para que el proceso y los resultados del
control de gestión tengan aportes significativos que sirvan para un mejor desenvolvimiento
de la empresa auditada.
2.1.2 Elementos de gestión
Para abordar de una manera ordenada este acápite habrá que considerar los aportes de la
Contraloría General del Estado (Manual de Auditoría de Gestión, 2003, págs. 13-17) en
relación a los elementos de gestión. En líneas generales, los elementos de gestión son los
siguientes:
Economía: Consistente en la adquisición de recursos idóneos en cantidad y calidad
al momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir,
adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la
organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en
cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial también se define por el
manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea
aplicable), el criterio de economía en su administración.
22
Eficiencia: Consiste en la relación entre los recursos consumidos y la producción de
bienes y servicios. Es la relación entre el rendimiento de los bienes, servicios u otros
resultados y los recursos utilizados para producirlos. ―La eficiencia es lograr que las
normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios
se ajusten a las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas;
que se cumplan los parámetros técnicos - productivos, que garanticen la calidad‖
(Contraloría General del Estado, 2003, pág. 15).
Eficacia: Consiste en la relación entre los servicios o productos generados y los
objetivos y metas programados. Es decir, es la confrontación entre los resultados
esperados por la empresa y los verdaderos resultados obtenidos durante el año en
que se realiza la auditoría. Este elemento es determinado comparando lo realizado
con los objetivos previamente establecidos, o sea la medición del cumplimiento de
objetivos y metas.
Ecología: ―Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos
ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión
institucional, de un proyecto, programa o actividad‖ (Contraloría General del Estado,
2003, pág. 15).
Ética: Este elemento se manifiesta a través de la moral y conducta tanto individual
como grupal, de los funcionarios y empleados de la entidad. Se expresa en los
reglamentos y códigos de ética establecidos pero, fundamentalmente, en los
comportamientos cotidianos.
Equidad: Implica distribuir y asignar los recursos entre todos los colaboradores,
siempre ―con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales imperantes
sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las participaciones‖
(Contraloría General del Estado, 2003, pág. 16).
A más de los seis elementos señalados y conocidos como las seis "E", también se
consideran como parte del control de gestión a los cinco siguientes. Se los transcribe a
continuación en versión del tesista:
Rendimiento: Entendido como el desempeño en busca de ―la Eficiencia con Eficacia
más Economía; es decir, la medición de calidad de trabajo más el logro de objetivos
que en conjunto nos aseguran una gestión unitaria en un sentido sistemático y
23
realizadora por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas‖ (Contraloría General
del Estado, 2003).
Calidad: Consistente en aquellos procesos empleados por la institución para
asegurar la calidad en la entrega de sus productos o servicios, evaluando tales
procesos se apuntala a su mejoramiento continuo.
Resultados: Considerados los elementos de gestión de mayor importancia, en razón
de que ―el auditor puede comprobar si los parámetros o indicadores diseñados por la
administración de la entidad, se traducen o sirven para medir efectivamente: la
calidad de los programas, productos o servicios…‖ (Contraloría General del Estado,
2003, pág. 17).
Impacto: La repercusión que los productos o servicios prestados tienen en el
entorno social, económico o ambiental. Referirse a la protección del medio ambiente
y a la conservación de los recursos es parte de la medición del impacto.
Excelencia Gerencial: Consistente en ―la búsqueda del logro de los objetivos
corporativos, asegurar la dinámica de la organización, mantener una adecuada moral
del personal, y principalmente buscar la satisfacción de los clientes‖ (Contraloría
General del Estado, 2003, pág. 17).
2.1.3 Planeación estratégica
Se habla de planeación estratégica al considerar los objetivos relacionándolos
específicamente en la manera en la que van a ser cumplidos, es decir, se enfatizan las
actividades a realizar para cumplir con los objetivos previstos a corto, mediano y largo plazo.
La planeación estratégica es vital para que la empresa pueda desenvolverse
organizadamente con el fin de que cada componente sepa qué hacer en determinadas
circunstancias. El control de gestión buscará determinar si es que la planeación estratégica
está funcionando adecuadamente en la consecución de los resultados y, obviamente, si es
que los elementos de la empresa están cumpliendo sus actividades correctamente dentro de
la planeación.
―Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, dichos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la
amplitud y magnitud de la empresa, ya que esto implica que cantidad de planes y
24
actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o
niveles inferiores‖ (Navarrete Carrasco, 2002).
2.2. Auditoría de gestión
2.2.1 Definición
Existe un sinnúmero de definiciones sobre lo que se entiende por auditoría de gestión, un
concepto interesante es el de Mora Enguidanos que más bien establece que la auditoría de
gestión comienza en la administración y en la verificación de que sus decisiones hayan sido
dirigidas hacia la eficiente consecución de propósitos y objetivos. De esta manera, el
nombrado autor manifiesta que la auditoría de gestión, ―tiene por objeto la verificación del
proceso de toma de decisiones que sigue la gerencia de una entidad, con el propósito de
alcanzar los propósitos y objetivos marcados para la misma‖. (Mora Enguidanos, 2008, pág.
32)
2.2.2 Propósitos
Los propósitos de una auditoría de gestión pueden ser muy variados y, generalmente, van
de acuerdo a lo que quiere conseguir la persona o administración que impulsa la auditoría.
Las razones detrás de la auditoría de gestión pueden ir desde la sospecha de malos
manejos administrativos, la duda sobre la eficiencia con la que se utilizan los recursos de
todo tipo, así como también, razones que más bien tienden hacia el mejoramiento de la
entidad, el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles, la reestructuración de la
empresa, etc. En otras palabras,
―…aunque la auditoría se fundamenta en una serie de etapas y metodologías
comunes de recolecciones y análisis de evidencia, y de socialización y seguimiento
de resultados, cada organización determina el propósito de la auditoría…‖ (Atehortua
Hurtado, 2005, pág. 152)
2.2.3 Objetivos
Los objetivos de la auditoría de gestión están entrelazados con los criterios de evaluación
diseñados para cada uno de los casos y deberán abarcar la consecución de información que
brinde una imagen clara de las causas posibles de las ineficiencias y sus consecuencias. En
términos generales, y de acuerdo a Blanco Luna, los objetivos de una auditoría de gestión
son los siguientes:
25
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la
eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos. (Blanco, 2003, pág. 80)
2.2.4 Alcance
La auditoría de gestión puede llegar al análisis de una variedad de elementos que van desde
la eficiencia en términos de producción laboral hasta indicadores tales como puntualidad,
rotación, sustituibilidad, etc. A continuación se presenta lo que puede llegar a examinarse en
una auditoría de gestión tan solo en el área de economía de la producción:
―Su campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo
elementos tales como: especialización, simplificación, estandarización,
diversificación, expansión, contracción e integración; también podría incluir los
factores de producción. Por otra parte como en las áreas de examen entre otras,
podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar:
programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los
precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos,
eficiencia administrativa, etc.‖. (Cuéllar, 2006, pág. 8).
2.2.5 Riesgos de la auditoría de gestión.
A pesar de los grandes beneficios que puede traer consigo una auditoría de gestión para
que la empresa comience a laborar eficaz y eficientemente a partir de las recomendaciones
del informe, es necesario afirmar también que existen riesgos que pueden surgir de varias
situaciones durante el proceso de la auditoría que no generen datos fidedignos y
significativos. El éxito de la auditoría de gestión en el ámbito de la empresa depende de que
exista un proceso integrado que garantice que se analicen y se den posibles soluciones a
los riesgos en toda la empresa de un modo dinámico y significativo. (Spencer Pickett, 2007,
pág. 37)
El problema está precisamente en poder obtener la información veraz de parte de la
administración y de los empleados, objetivo que muchas veces no se puede cumplir debido
a muchas circunstancias, tales como: dificultad para obtener la información, carencia de
26
bases de datos, e inclusive la poca ayuda que ofrece la administración y los empleados, en
especial cuando la auditoría es externa. Spencer Pickett dice que existen muchas técnicas
que permiten acceder a todas las partes de la empresa, de modo que la evaluación por
parte del equipo de acción -en este caso el auditor- logre convertirse en una norma
posteriormente para toda la empresa. Este autor dice que en algunos casos existe la
necesidad de la utilización generalizada de cuestionarios que son llenados por los
empleados claves como un modo de evaluar si existen operaciones que están en peligro y si
los controles analizan estas áreas de riesgos adecuadamente. Spencer Pickett también
nombra otra técnica, la utilización de entrevistas realizadas a los directivos de determinadas
unidades de negocio para valorar si el área está bajo control o no lo está… (Spencer Pickett,
2007, pág. 45).
Como vimos anteriormente tanto el control de gestión pero de sobremanera la auditoría de
gestión misma pueden tener grandes problemas y riesgos que pueden entorpecer todo este
proceso; en este sentido el riesgo en la auditoría está en que el auditor:
―…dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros están
elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo en la auditoría
tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
Riesgo inherente: es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de
transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas
o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
Riesgo de control: es el riesgo de que una representación errónea que pudiera
ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de
importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones
erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de detección: es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un
auditor no detecten una representación errónea que existe un saldo de una cuenta o
clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o
cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases‖. (Blanco,
2004, págs. 65 - 66)
27
Los tres tipos de riesgos que presenta Blanco hacen referencia al estado financiero de la
organización o entidad; por lo que, una mala interpretación o una mala lectura por parte del
auditor, pueden poner en peligro el análisis que se realiza.
2.3. Proceso de la auditoría de gestión.
2.3.1 Fase 1: Conocimiento preliminar.
Una auditoría inicia con la exploración de la entidad, del proyecto o del departamento que se
va a auditar. ―Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando
mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y
consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables‖ (Contraloría
General del Estado, 2003, pág. 113).
Dentro de los pasos que son recomendados a realizar en esta fase se describen en el
siguiente cuadro:
28
2
Papeles de
trabajo
Archivo
PASO Y DESCRIPCIONFASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1. Director de Auditoría designa Supervisor y
Jefe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad
para observar actividades, operaciones y
funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y
actualizan archivo permanente y corrientes de
papeles de trabajo.
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen
información y documentación de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y
evalúan la visión, misión, objetivos y metas
6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y
debilidades y, oportunidades y amenazas
7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los
componentes a examinarse, así como el tipo de
auditores y de otros profesionales que
integrarían el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios,
parámetros e indicadores de gestión.
9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y
estrategia general de la auditoría.
10. Director de auditoría emite la órden de trabajo.
2
Papeles de
trabajo
Archivo
PASO Y DESCRIPCIONFASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1. Director de Auditoría designa Supervisor y
Jefe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad
para observar actividades, operaciones y
funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y
actualizan archivo permanente y corrientes de
papeles de trabajo.
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen
información y documentación de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y
evalúan la visión, misión, objetivos y metas
6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y
debilidades y, oportunidades y amenazas
7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los
componentes a examinarse, así como el tipo de
auditores y de otros profesionales que
integrarían el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios,
parámetros e indicadores de gestión.
9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y
estrategia general de la auditoría.
10. Director de auditoría emite la órden de trabajo.
Gráfico 5.- Conocimiento Preliminar
Fuente: Contraloría General del Estado, 2003
Elaborado por: Contraloría General del Estado, 2003
2.3.2 Fase 2: Planificación.
En esta fase también se deben establecer las herramientas operativas que se van a utilizar,
como cuestionarios, entrevistas, grupos focales, indicadores, tabla de riesgos, entre otros.
29
De acuerdo a lo establecido en el Manual de la Contraloría General se dice que la
planificación ―Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cual
debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e
indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los
responsables, y las fechas de ejecución del examen; también debe preverse la
determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de
trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el
presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditoría
esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la
Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados‖ (Contraloría General
del Estado, 2003, pág. 133).
2.3.3 Fase 3: Ejecución.
―En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se
desarrollan los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y
recomendaciones de los informes.‖ (Contraloría General del Estado, 2003, pág. 167).
Las actividades a desarrollarse en esta etapa son diversas debido a que es la parte principal
de toda la auditoría, en donde se debe obtener la evidencia suficiente para respaldar el
informe final de auditor.
30
Gráfico 6.- Ejecución
Fuente: Contraloría General del Estado, 2003
Elaborado por: Contraloría General del Estado, 2003
2.3.4 Fase 4: Comunicación de resultados. Informe a la gerencia.
Durante la ejecución de la auditoría el auditor identifica y desarrolla los hallazgos, los
mismos deben ser comunicados a los presuntos responsables comprendidos en la
ineficiencia detectada en la entidad. ―Además de los informes parciales que puedan emitirse,
como aquel relativo al control interno, se preparará un informe final, el mismo que en la
auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo
hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero
también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte
correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del
incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento
de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.‖
FASE III DE EJECUCION
PASO Y DESCRIPCION
1. Equipo multidisciplinario aplican los
programas que incluyen pruebas y
procedimientos
2. Equipo multidisciplinario elabora papeles
de trabajo que contienen evidencias
suficientes, competentes y pertinentes.
3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y
revisa hojas resumen de hallazgos
significativos por cada componente
4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y
revisa los comentarios conclusiones y
recomendaciones
5. Jefe de Equipo comunica resultados
parciales a los funcionarios de la entidad
Jefe de Equipo y Supervisor definen la
estructura del informe de auditoría
3
4
Papeles de
trabajo
Hojas
resumen
31
Gráfico 7.- Comunicación de Resultados
Fuente: Contraloría General del Estado, 2003
Elaborado por: Contraloría General del Estado, 2003
32
2.3.5. Fase 5: Seguimiento
Por último, la fase de seguimiento. La misma que con posterioridad y como consecuencia de
la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores
externos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente.
Los auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y
determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, con el siguiente propósito:
a) Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios
(hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efectúa el
seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de
haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.
b) De acuerdo al grado de deterioro de las 6 ―E‖ y de la importancia de los resultados
presentados en el informe de auditoría, debe realizar una re-comprobación de cursado entre
uno y dos años de haberse concluido la auditoría.
c) Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico
causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.
2.4. Indicadores para la auditoría de gestión
2.4.1 Definición
El indicador es un elemento vital en la auditoría de gestión, ya que a partir de éste resulta
posible medir cuantitativamente lo que sucede en la empresa auditada. Los indicadores
funcionan solamente si es que cruzan información pertinente de un mismo proceso.
―Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo
importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Es una relación
cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos
diferentes. Por sí solos no son relevantes, pues solo adquieren importancia cuando
se les compara con otros de la misma naturaleza‖. (Benjamin, 2007, pág. 147)
Los indicadores no pueden manejarse de forma simple y muchas veces no son trasportables
de una situación a otra por lo que se deben seleccionar de acuerdo con las características y
necesidades de la empresa a ser auditada.
33
―Se debe tener presente que todos los indicadores a considerar se deberán
seleccionar y emplear de forma distinta según el tipo de empresa, el tamaño, el
servicio prestado y el tipo de cliente, en este apartado se enumeran las diferentes
características y aspectos necesarios para poder diseñarlos‖. (Muniz, 2003, pág.
259)
Los indicadores pueden llegar a ser de muchos tipos y pueden tener que ver con el
desarrollo de las actividades de una entidad que implica el establecimiento de objetivos o
metas, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, el desarrollo de estrategias
operativas que garantice la supervivencia de la misma (Proyecto de Veedurías Sociales -
Ministerio de Bienestar Social, 2003, pág. 145), entre otros indicadores que sean necesarios
para la auditoría de gestión como el de bienestar de los trabajadores, puntualidad,
asistencia, manejo de riesgos, eficacia y eficiencia en la utilización de recursos, etc.
2.4.2 Objetivos.
Los indicadores de una auditoría de gestión tienen el propósito de evaluar la eficacia de la
gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su
actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir
un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la administración (Blanco
Luna, 2004, pág. 233). Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden
señalar como objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
(Blanco Luna, 2004, pág. 233)
2.4.3 Características
Los indicadores no tienen características fijas que puedan aplicarse a todos y cada uno de
ellos, por lo que muchas veces se enfatiza el uso que puede llegar a tener. El correcto uso
de los indicadores puede posibilitar el desarrollo de los procesos, bienes, y servicios, así
como establecer los cambios que pueden necesitarse en la empresa.
―El uso de indicadores en la auditoría administrativa obedece a la necesidad de
contar con un instrumento que permita establecer el marco de referencia para
34
evaluar los resultados de la gestión de una organización. En este sentido, aporta
elementos sustanciales para promover la mejora continua de los procesos, bienes y
servicios, el empleo puntual de sus recursos y abre la posibilidad de instrumentar los
cambios necesarios para lograr el cumplimiento de su objeto‖. (Benjamin, 2007, pág.
147)
Además, hay que tener en cuenta que el número de indicadores va a depender de la
magnitud de la empresa que se auditará, pues, entre mayor complejidad, mayor deberá ser
la descentralización del trabajo por parte de los auditores. En la empresa objeto de este
estudio, esto no es necesario, y el uso de algunos indicadores básicos y algunos específicos
de la empresa serán suficientes para una correcta auditoría de gestión.
―La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer
variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos. El
tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la
medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más
cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones‖. (Mira
Navarro, 2006, pág. 15)
2.4.4 Parámetros de los indicadores de gestión
Los parámetros para la elaboración de los indicadores deberán basarse en la información
proporcionada por la empresa y algunos patrones básicos universalmente aceptados. Sin
embargo, estos estarán de acuerdo a algunos fines más específicos, como los siguientes:
El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para
la consecución de los objetivos. Sin embargo se pueden concretar otros fines más
específicos como el siguiente:
Informar. Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de
decisiones. (Mira Navarro, 2006, pág. 16)
Entre los parámetros más comunes que se utilizan para una auditoría de gestión, tenemos:
Economía: Se encarga de medir la eficacia y la capacidad de la organización o
entidad para manejar los recursos financieros.
Eficiencia: Es el uso de manera racional de los recursos que están disponibles a un
mínimo costo; se orientan hacia los costos y los beneficios.
35
Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados; para medir la
eficacia se comparan los resultados reales obtenidos con los resultados previstos.
Los resultados se expresarán en relación al porcentaje de cumplimiento.
Ecología: Monitorean la calidad ambiental de la organización o entidad.
Ética: Verifican si el comportamiento de los miembros de la entidad u organización
actúan en condiciones de transparencia, sin ir en contra de las leyes, normas y
buenos principios que demanda la sociedad en general.
Calidad: Miden el nivel de satisfacción de los clientes en relación a los servicios
ofrecidos de la organización o entidad; esta medición se la realiza mediante la
comparación del producto ofrecido con estándares establecidos.
Impacto: Es el resultado en un tiempo de mediano o a largo plazo en el contexto
social, económico o ambiental de lo que ofrece la organización o entidad.
Estos parámetros nos permiten comparar, medir y corregir los factores que obstaculizan el
correcto funcionamiento y desempeño de la organización o entidad a la cual se realiza la
auditoría de gestión.
2.4.5 Clasificación de los indicadores de gestión.
Los Indicadores de Gestión se pueden dividir en:
1) Indicadores Cuantitativos y Cualitativos.
1.1. Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen
periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento
básico.
1.2. Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las
amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además
evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de
la dirección y de más niveles de la organización.
2) De uso universal: Los indicadores de gestión universalmente conocidos y utilizados
para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el
cumplimiento de la misión institucional pueden clasificarse de la siguiente manera:
36
2.1. Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.
2.2. Indicadores estructurales.
2.3. Indicadores de recursos.
2.4. Indicadores de proceso.
2.5. Indicadores de personal.
2.6. Indicadores Interfásicos.
2.7. Indicadores de aprendizaje y adaptación.
3) Globales, funcionales y específicos: Para evaluar adecuadamente la gestión del
todo (sector público), en forma global, y de cada uno de los componentes llamados
"Entidades Públicas" es necesario, previamente, definir o formular respecto de cada
una de ellas, la misión, los objetivos que orientará su accionar y establecer sus
propias metas de productividad y de gestión. Esto es posible a través de los
indicadores globales, funcionales o particulares y específicos. (Contraloría General
del Estado, 2003, págs. 70 - 75).
2.5. Herramientas para la auditoría de gestión.
Cuando se refiera a las herramientas de la auditoría de gestión habrá que evitar confundirlas
con las técnicas o instrumentos, sino que se entenderán como el equipo de trabajo con que
se contará al momento de ejecutar la auditoría a la entidad. En tal razón, siguiendo al
Manual diseñado por la Contraloría General del Estado, se establecen como herramientas
para la auditoría de gestión a:
El equipo multidisciplinario: que, a más de los auditores profesionales, podría
estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros,
abogados, economistas, sicólogos, médicos, etc. (Contraloría General del Estado,
2003, pág. 34).
Auditores en jefe y supervisores: en teoría, entre todos los auditores
responsables se escogerá a aquellos dos con más experiencia para designar
de tal manera al jefe de grupo y al supervisor, en quienes recaerá la mayor y
entera responsabilidad de la Auditoría de Gestión. Por otra parte como lo
37
señala la Contraloría ―este trabajo debe realizarse a cargo de una Dirección
de auditoría y bajo la dirección de su titular‖. (Contraloría General del Estado,
2003, pág. 34)
Especialistas: quienes deberán ser profesionales independientes de la
entidad objeto de la auditoría, todo con la finalidad de dar la confianza a las
autoridades de la entidad de que el trabajo realizado será hecho con total
imparcialidad. (Contraloría General del Estado, 2003, pág. 34)
2.5.1 Técnicas de auditoría
Los procedimientos y técnicas a aplicar en una auditoría de gestión serán mucho más
amplios que una auditoría financiera al tratar de ir directamente a la detección de problemas
y puntos débiles en las instituciones auditadas, permitiendo analizarlas con el objetivo de
mejorarlas. Existe una variedad de técnicas que pueden ser utilizadas indistintamente de
acuerdo a las instancias de la auditoría. Las técnicas que a continuación se detallan son un
análisis del documento de Redondo Durán, Llopart Pérez, y Durán Juve (1996, págs. 6-9)
que en la opinión del autor del documento contiene la información más concreta respecto a
las técnicas de auditoría de gestión.
Básicas.
a) Entrevistas: Permiten realizar análisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de
un grupo de individuos, procesándolas posteriormente en función de los objetivos
perseguidos.
b) Cuestionarios: Sirven para configurar la información básica, por lo que es aconsejable
completarla o contrastarla con la observación de hechos o registros. Su coste es más
reducido que la realización de las entrevistas, así como permite conservar el anonimato
de una población que puede ser tan grande como se desee, pues las respuestas pueden
ser tratadas informáticamente.
c) Observación documental: Su objetivo es la recopilación de la información gráfica
existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecución de información
extrayéndola de cualquier documento considerado importante.
d) Observación directa: Analizar espacios físicos, distribuciones de almacenes, oficinas,
detección de medios materiales, o también situaciones, relaciones, etc. Todo aquello que
permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la auditoría.
38
Cuantitativas.
a) Revisiones analíticas: A través de la comparación de datos, detectar variaciones
ilógicas, posibles pérdidas de recursos, evoluciones, tendencias, etc., aunque precisan
de otras técnicas de apoyo que den consistencia y evidencia a lo detectado.
b) Análisis de superficies: Incluye el estudio de variables de proporción o de distribución
de superficies. Proporciona indicadores válidos para la toma de decisiones, aunque
precisa de planos y medidas, que en ocasiones no existen, debiendo dedicar tiempo a
las mediciones y cálculos.
c) Evaluación de los recursos: Útil para valorar la eficiencia y la economía de una
entidad, determinando si son los necesarios y suficientes para la realización de la
actividad, detectando excesos o defectos en su aplicación y evaluando las condiciones
de adquisición.
d) Análisis de flujos: Plasmar gráficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando
el análisis de cada unidad o área orgánica en las que se estructure la entidad a auditar.
e) Técnicas de análisis económico: Incluyen, los procedimientos de elaboración de
presupuestos, así como el posterior cálculo de desviaciones técnicas y económicas.
Cálculo de tendencias y análisis comparativos con otras entidades del mismo sector o
con empresas de diferentes sectores.
Cualitativas
a) Evaluación del estilo y calidad: Obtener evidencia suficiente sobre el tipo de dirección
que existe, la calidad de los trabajadores y técnicos, así como la existencia o no de
liderazgos. Técnica útil para la evaluación de la capacidad del personal, y con la que se
pueden detectar carencias de formación, empleados con necesidades de reciclaje, etc.
b) Estudio de las relaciones interdepartamentales: Representa el estudio de los tipos de
grupos que operan en la organización o entidad, delimitando sus objetivos, expectativas
y grado de cohesión. A través de su aplicación se mejora el control de los procesos y
flujos de información, al mismo tiempo que se logra determinar los individuos con mayor
capacidad de liderazgo e influencia sobre los procesos de decisión.
c) Análisis del clima de trabajo Conocer el nivel de motivación y compenetración de los
empleados en relación a los objetivos planteados por los responsables de dicha unidad.
39
En caso de detectarse algún tipo de conflicto entre los colaboradores, el auditor ha de
proponer las mejoras y recomendaciones necesarias para solucionarlos.
d) Conocimiento del entorno jurídico-laboral de la entidad auditada: Revisión del
entorno jurídico en que se desenvuelve la entidad, debiendo evaluarlo atendiendo
principalmente a las actuaciones de los técnicos cuyas responsabilidades puedan tener
consecuencias legales.
De control
a) Implantación de un sistema de control: Detección de las diferencias producidas entre
los datos obtenidos y los objetivos previstos, con el fin de corregir las desviaciones que
se produzcan. Técnica de implantación es importante, ya que si no se concreta, las
siguientes fases no podrán llevarse a cabo.
b) Evaluación: Buscar unos indicadores de eficiencia y de eficacia, que posibiliten medir el
nivel inicial de partida, antes del comienzo de la auditoría, con el objetivo de valorar los
incrementos o decrementos que se produzcan a partir de dicho momento. Asimismo,
detección de los puntos fuertes y débiles de la organización y comparación de la
situación real con los indicadores previstos, determinando el nivel de desviación
existente.
c) Seguimiento: Permite detectar los aciertos y errores del programa de actuación
implantado, con el objetivo de superar los problemas, errores o puntos débiles
detectados, buscando entonces medidas correctoras e incorporándolas a futuros
trabajos.
2.5.2 Marcas de auditoría
Las marcas de la auditoría son símbolos que permiten establecer procedimientos de
auditoría que se aplican sobre el contenido de los papeles sobre los que se trabaja. Las
marcas establecidas por el Despacho son:
40
Gráfico 8.- Marcas de auditoría
Fuente: Contraloría General del Estado, 2003
Elaborado por: Contraloría General del Estado, 2003
―Las marcas deben anotarse invariablemente a lápiz o tinta roja. El personal
profesional debe considerar que el uso de otras marcas y la consecuente apertura de
cédulas para explicar el contenido, constituyen prácticas indebidas que generan
Ligado
Comparado
Observado
Rastreado
Indagado
Analizado
Conciliado
Circularizado
Sin respuesta
Confirmaciones, respuesta afirmativa
Confirmaciones, respuesta negativa
Comprobado
Cálculos
Inspeccionado
Nº Notas explicativas
Ligado
Comparado
Observado
Rastreado
Indagado
Analizado
Conciliado
Circularizado
Sin respuesta
Confirmaciones, respuesta afirmativa
Confirmaciones, respuesta negativa
Comprobado
Cálculos
Inspeccionado
Nº Notas explicativas
41
tiempo improductivo y no permitidas en el Despacho‖. (Sánchez Curiel, 2006, pág.
17)
Cada marca o símbolo debe contener su descripción o significado. Toda la información
contenida en un papel de trabajo deberá indicar la procedencia del dato o información, o
tener un cruce de auditoría que señale el origen del dato correspondiente (Quevedo
Ramírez, 2005, pág. 18).
2.5.3 Papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son aquellos documentos que se utilizaron para recabar información
en la realización de la auditoría. Los papeles de trabajo son muy parecidos a los utilizados
en una auditoría financiera.
―La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen (constancia o
evidencia soporte dejada técnicamente en los papeles de trabajo) de los estados
financieros básicos por parte de un auditor distinto del que preparó la información
contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a
conocer los resultados de su examen mediante un Dictamen u Opinión, a fin de
aumentar la utilidad que la información posee‖ (Estupinan, 2004, pág. 5).
Algo parecido se toma en cuenta en la auditoría de gestión, en la que cada uno de los
cuestionarios llenados por los empleados, cada una de las entrevistas, así como la tabla de
indicadores, y el informe final con las ineficiencias e ineficacias encontradas y las
recomendaciones en base a la información, son papeles de trabajo que deben tener una
simbología y son la confirmación del trabajo ejecutado por el auditor.
42
CAPÍTULO 3
APLICACIÓN PRÁCTICA
43
3.1. Fase I: Conocimiento preliminar.
3.1.1 Orden de trabajo.
ORDEN DE TRABAJO
Quito, 18 de abril del 2011
Señor.
Juan Valencia
Ciudad.
De mis consideraciones:
De conformidad con lo previsto en el diseño de tesis, dispongo a usted la
realización de la Auditoría de Gestión a la empresa DUNTEL S. A.,
específicamente a las áreas de inventario, nómina y ventas.
El alcance del examen cubre el año 2010, la misma que la auditoría llevará
a cabo en el plazo de dos meses, a partir de la fecha de notificación de
trabajo.
Los objetivos de la auditoría son:
Medir el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidos por la
empresa para el control y manejo de inventarios.
Medir el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidos por el
área de nóminas.
Medir el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidos por la
empresa en el área de ventas y atención al cliente.
Analizar los sistemas relacionados con las ventas de la empresa
como es la publicidad y conductas de los consumidores.
Medir la eficiencia y eficacia de la empresa.
Verificar y medir el cumplimiento del Control Interno
El alcance de la auditoria se tiene estipulado iniciar desde el 26 de abril
hasta el 30 de julio del 2011.
Particular que comunico para los fines consiguientes.
Atentamente,
Ing. Hugo J. Silva S.
AUDITOR GENERAL
OT.01/JV_2011
44
3.1.2. Notificación de inicio de auditoría.
Guayaquil, 25 de abril del 2011
Señora
Geomar Yépez
GERENTE GENERAL
DUNTEL S. A.
Presente.
De mi consideración:
Por medio de la presente, notifico a usted que la unidad de auditoría
iniciará el 26 de abril del presente año la auditoría de gestión a las
actividades realizadas por la empresa en el período comprendido del 1
de enero al 31 de diciembre de 2010. La auditoría a efectuarse tendrá
una duración de dos meses, comprendidos desde el 26 de abril al 30 de
junio del 2011.
Asimismo agradeceré que se ponga en consideración del personal la
presente información para que se me permita el ingreso a las
instalaciones y para el acceso a los datos que se requieran
Agradeceremos su disposición a la presente notificación para la
ejecución del trabajo indicado.
Atentamente,
Juan Valencia
AUDITOR
NIA.01/JV_2011
45
3.1.3. Índice de siglas.
C.A. Cronograma de Actividades
C.C.I. Cuestionario de Control Interno
C.N. Cédula Narrativa
H.H. Hoja de Hallazgos
I.F.A. Informe Final de Auditoría de Gestión
A.I. Análisis del Indicador
I.V.P Informe de Visita Previa
M.M.P. Memorándum de Planificación
N.I.A. Notificación de Inicio de Auditoría
O.T. Orden de Trabajo
P.T. Programa de Trabajo
R.E.C.I. Resultado Evaluación de Control Interno
E.E.C.I Evaluación Específica de Control Interno
46
3.1.4. Informe de visita previa.
INFORME VISITA PREVIA
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de gestión
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
CREACIÓN Y BASE LEGAL:
DUNTEL S.A. Es una empresa comercial de servicios, cuya actividad es el
alquiler de vestuario y accesorios.
La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, provincia del
Guayas, parroquia Tarqui.
El día 30 de septiembre del 2003, ante el Doctor Marco Nicolás Díaz, Notario
vigésimo del cantón Guayaquil, las señoras Lupe Elizabeth Govea Arroba y
María Geomar Yépez Rivadeneira constituyeron la empresa DUNTEL S. A., la
cual a partir de ese momento pasa a regirse por las leyes del Ecuador, por dicho
estatuto y por los reglamentos expedidos. El plazo durante el cual se constituye
la sociedad es de cincuenta años, contados a partir de la fecha de inscripción de
la escritura en el registro mercantil. (Notaría Vigésimo primera, 2003, pág. 7)
La compañía se disolverá por las causas determinadas en la Ley de Compañías;
en tal caso, entrará en liquidación, la que estará a cargo del gerente general
hasta que la junta general elija al liquidador. (Notaría vigésima primera del cantón
Guayaquil, 2003, pág. 8)
Para la realización de las actividades financieras y administrativas, DUNTEL
S.A., se encuentra regulada por las siguientes entidades de control:
Servicio De Rentas Internas
DUNTEL S.A. al ser una sociedad con personería jurídica está obligada a contar
con un número de R.U.C., el mismo que es: 0992323922001
IVP.01/JV_2011
47
Así mismo se encuentra obligada a llevar contabilidad bajo la responsabilidad y
con la firma de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el
Registro Único de Contribuyentes
Está asimismo obligada a presentar las siguientes declaraciones de impuestos:
Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)
Declaración del Impuesto a la Renta
Pago del Anticipo del Impuesto a la Renta
Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta:
Anexo de Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros
Conceptos (REOC).
Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia (RDEP).
(SRI, 2011)
Ordenanzas Municipales Del Cantón Guayaquil
DUNTEL S.A. para poder funcionar y desarrollar sus actividades comerciales se
encuentra inscrita en los registros de la Municipalidad de Guayaquil, para lo cual
tuvo que obtener una patente municipal, y un permiso de funcionamiento
otorgado por el Municipio.
Código del Trabajo
DUNTEL S.A. está sujeta a las leyes y disposiciones establecidas en el Código
de trabajo (2005, págs. 26-33), fundamentalmente el Capítulo IV ―De las
obligaciones del empleador y del trabajador‖ y particularmente los siguientes
artículos:
Art. 42.- Obligaciones del empleador.
Art. 44.- Prohibiciones al empleador.
Art. 45.- Obligaciones del trabajador.
IVP.02/JV_2011
48
Art. 46.- Prohibiciones al trabajador.
Art. 47.- De la jornada máxima.
Art. 55.- Remuneración por horas suplementarias y extraordinarias.
Cuerpo de Bomberos
Para obtener el Permiso de Funcionamiento del Cuerpo de Bomberos,
DUNTEL S. A., tuvo que pasar por los siguientes procedimientos:
Informe de Inspección
Copia de la Cédula de Identidad del representante o copropietario
Copia de RUC
Copia del permiso del año anterior
Copia de la patente municipal.
Superintendencia de Compañías.
La empresa cumple con las obligaciones anuales que consisten en la entrega de
los estados financieros, información actualizada sobre representantes legales y
accionistas de la compañía y cumplir con las disposiciones legales emitidas por
dicha entidad.
MISIÓN:
Ofrecer a la comunidad prendas de calidad y de los mejores diseñadores a un
precio justo, otorgándoles la oportunidad a nuestros clientes de realizar sus
alquileres de manera segura y eficiente, con ello ofreciendo a las familias
elegancia, comodidad y puntualidad.
VISIÓN:
Ser la empresa líder en venta y alquiler de ropa de marca y de los mejores
diseñadores para toda la familia, contando con los mejores precios del mercado.
IVP.03/JV_2011 IVP.03/JV_2011
49
ESTRUCTURA ORGÁNICA:
Organigrama estructural de la empresa DUNTEL S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
Organigrama funcional de las áreas a auditarse
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
IVP.04/JV_2011
50
Objetivo General
El principal objetivo es ser la primera empresa en alquiler de prendas de vestir
con una diferencia notoria de ventas dentro de todas las empresas dedicadas a
este servicio, atendiendo al mayor número de clientes en la zona, satisfaciendo
la demanda con estándares de calidad, cantidad, seguridad, oportunidad y
rentabilidad.
Objetivos estratégicos
1. Incrementar en un 15% las ventas con relación al año 2009
2. Capacitar al 100% del personal durante el año 2010.
3. Incrementar en un 10% el número de nuevos clientes para el año 2010.
4. No superar en un 50% el incremento anual de rotación de personal entre
un año y otro.
5. Realizar inventarios bimestrales (6 veces al año) con el fin de controlar la
cantidad y calidad del stock.
6. Diseñar y socializar entre el 100% de colaboradores un manual de
procedimientos que establezca los requisitos del personal conforme a los
objetivos de la empresa.
POLÍTICAS:
Implementar estrategias de publicidad para mejorar la cartera de
clientes.
El pequeño negocio está basado en un plan de negocios y en la
planificación estratégica.
Brindar un servicio de cordialidad y de una gran calidez humana.
Ofrecer a los clientes un servicio de calidad y rápido.
Emplear los últimos equipos de tecnología para mejorar el servicio y la
calidad a nuestros clientes.
IVP.05/JV_2011
51
3.1.5. Memorándum de planificación.
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de gestión
1. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Evaluar si se cumple con las políticas establecidas por la empresa
para el control y manejo de inventarios.
Evaluar si el área de nóminas observa y acata las políticas
establecidas por la empresa y con las normativas del país.
Evaluar si cumple con las políticas establecidas por la empresa con
respecto a ventas y atención al cliente.
Analizar los sistemas relacionados con las ventas de la empresa
como es la publicidad y conductas de los consumidores.
Verificar y medir el cumplimiento del Control Interno.
2. FECHAS DE INTERVENCIÓN (Cronograma)
Fecha Estimada
Orden de trabajo 18/04/2011
Conocimiento preliminar 20/04/2011
Planificación 9/05/2011 – 30/05/2011
Inicio del trabajo en el campo 02/06/2011
Finalización del trabajo en el campo 07/07/2011
Discusión del borrador del informe con
funcionarios 10/07/2011
Emisión del informe final. 18/07/2011
Presentación del informe aprobado. 25/07/2011
MPP.01/JV_2011
52
3. DÍAS PRESUPUESTADOS
90 días laborables distribuidos en las siguientes fases:
Fases Días
FASE I, Conocimiento Preliminar 10 días
FASE II, Planificación 20 días
FASE III, Ejecución 45 días
FASE IV, Comunicación de resultados 15 días
Seguimiento 0 días
4. EQUIPO DE AUDITORÍA
Nombres y Apellidos
Auditor General Ing. Hugo Silva
Jefe de equipo de auditoría Juan Valencia
Auditor Operativo Juan Valencia
5. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Organigrama estructural de la empresa DUNTEL S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S.A.
MPP.02/JV_2011
53
6. ENFOQUE DE AUDITORÍA
Debido a que las dimensiones de DUNTEL S.A. permiten hacer un
diagnóstico general de su gestión, se considerará a toda la empresa como
el componente a auditar. En la empresa se examinará el período
comprendido entre 01/01/10 al 31/12/10.
Y como componentes se analizarán los siguientes:
1. Inventario
2. Ventas
3. Nómina
7. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
Misión
Ofrecer a la comunidad prendas de calidad y de los mejores diseñadores
a un precio justo, otorgándoles la oportunidad a nuestros clientes de
realizar sus alquileres de manera segura y eficiente, con ello ofreciendo
a las familias elegancia, comodidad y puntualidad.
Visión
Ser la empresa líder en venta y alquiler de ropa de marca y de los
mejores diseñadores para toda la familia, contando con los mejores
precios del mercado.
Objetivo General
El principal objetivo es ser la primera empresa en alquiler de prendas de
vestir con una diferencia notoria de ventas dentro de todas las empresas
dedicadas a este servicio, atendiendo al mayor número de clientes en la
zona, satisfaciendo la demanda con estándares de calidad, cantidad,
seguridad, oportunidad y rentabilidad.
MPP.03/JV_2011
54
Objetivos estratégicos
Incrementar en un 15% las ventas con relación al año 2009
Capacitar al 100% del personal durante el año 2010.
Incrementar en un 10% el número de nuevos clientes para el año
2010.
No superar en un 50% el incremento anual de rotación de personal
entre un año y otro.
Realizar inventarios bimestrales (6 veces al año) con el fin de
controlar la cantidad y calidad del stock.
Diseñar y socializar entre el 100% de colaboradores un manual de
procedimientos que establezca los requisitos del personal conforme
a los objetivos de la empresa.
Exámenes realizados
En la empresa no se ha realizado hasta el momento ninguna auditoria de
gestión.
Las áreas a auditarse necesitan
Inventario
Personal responsable del área
Inventario codificado
Sistema de control de inventarios
Ventas
Personal capacitado en ventas
Registro de ventas
Medios de publicidad
Nómina
Roles de pago
Control de ingreso y salida de empleados
Pagos de beneficios
MPP.04/JV_2011
55
8. Indicadores de gestión
Como parte de esta auditoría se han establecido indicadores de gestión,
principalmente indicadores de cumplimiento que posteriormente los
analizaremos y que a continuación se detallan:
INVENTARIO
Control De Inventarios
Nº de veces de control de inventario x100
Nº de inventarios planificados
Alquiler de prendas
Nº de alquileres de prendas de vestir x100
Total de prendas disponibles
NÓMINA
Nivel de cumplimiento en el pago de beneficios sociales
Registrados en el sistema IESS x 100
Nº de empleados
Rotación de empleados
Nº de Personal Nuevo
Total de empleados
MPP.05/JV_2011
56
VENTAS
Incremento en el porcentaje de ventas
Porcentaje de ventas cumplido en el 2010
Presupuesto de ventas planteado
Incremento de clientes en el año 2010
Año 2 -1 x 100
Año 1
9. PRESENTACIÓN DEL INFORME
Luego de haber obtenido la información suficiente de las áreas auditadas,
se elaborará el respectivo informe final de auditoría, el mismo que
contendrá los comentarios, conclusiones y recomendaciones que serán de
suma importancia para la empresa DUNTEL S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
MPP.06/JV_2011
57
3.1.6. Evaluación preliminar de control interno.
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
Nº Preguntas Respuestas
Comentarios SI NO N/A
1 ¿Los fines y las actividades principales de la entidad corresponden a la prestación de servicios?
x
2 ¿La empresa tiene definida la misión?
x
3
¿Se ha dado a conocer al personal que labora en la empresa, la misión que se ha planteado?
x
4 ¿La empresa ha realizado acciones para que se cumpla la misión establecida?
x
5 ¿Duntel S.A. ha establecido una visión para la empresa?
x
6 ¿La visión está diseñada de acuerdo a la actividad que desarrolla la empresa?
x
7 ¿Los empleados de la empresa conocen de la visión? x
8 ¿La empresa ha definido los objetivos a corto y largo plazo? x
9
¿Se han elaborado indicadores de gestión que demuestren el cumplimiento de los objetivos a corto y largo plazo?
x
10
¿Los empleados que laboran en la empresa tienen conocimiento, de los objetivos de DUNTEL S.A.?
x
Elaborado por: Juan Valencia Revisado por: Ing. Hugo Silva
ECI.01/JV_2011
58
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
Nº Preguntas Respuestas
Comentarios SI NO N/A
11 ¿Se hace seguimiento a los objetivos planteados por parte de la organización?
x
12 ¿Se contrata al personal de acuerdo a las necesidades de la organización?
x
13 Se ha definido políticas para las ventas en relación a: -Promociones -Atención al cliente -Comisiones a vendedores
x x x
14 ¿El personal encargado de las ventas ha tenido algún tipo de capacitación durante el año 2010?
x
15 ¿Existen incentivos para los vendedores?
x
Los incentivos se reducen a una bonificación económica dependiendo del volumen de ventas, pero esporádicamente
16 ¿Cuenta la empresa con un sistema de publicidad, en donde se promocione los servicios que ofrece la empresa?
x
17 La empresa cumple con sus empleados con todas las obligaciones laborales
x
18 La empresa paga con
puntualidad sus roles de pagos. x
Elaborado por: Juan Valencia Revisado por: Ing. Hugo Silva
ECI.02/JV_2011
59
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
Nº Preguntas Respuestas
Comentarios SI NO N/A
19 ¿Hay un plan de acción para corregir desviaciones en los objetivos, políticas y procedimientos relacionados con el personal?
x
20 ¿Existe un control de ingreso y salida de los empleados, que determine el cumplimiento de las horas laborables?
x
21
¿Se han definido sistemas de control y registro de los Inventarios?
x
Existe un control ineficiente, no cuenta con un sistema de control
22 ¿Existen personas responsables del sistema de control de los Inventarios?
x
23 ¿Con qué periodicidad se da la
constatación física de los
Inventarios?
Una vez al año
Dos veces al año
Tres veces al año
x
24 ¿Se encuentra el Inventario codificado? x
25 ¿La empresa cuenta con un manual específico del control de inventarios?
x
Elaborado por: Juan Valencia Revisado por: Ing. Hugo Silva
ECI.03/JV_2011
60
3.1.7 Matriz de ponderación.
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Nº Preguntas Ponderación Calificación
1 Los fines y las actividades principales de la entidad corresponden a la prestación de servicios
10 10
2 La empresa ha definido la misión 10 10
3 Se ha dado a conocer al persona la misión establecida
10 4
4 Cumple la empresa con la misión establecida
10 9
5 La empresa ha definido la visión 10 10
6 La visión está de acuerdo a la actividad que desarrolla la empresa
10 10
7 Conocen la visión los empleados de la empresa
10 4
8 La empresa cuenta con objetivos a corto y largo plazo
10 10
9
Cuenta la empresa con indicadores de gestión que muestren el cumplimiento de los objetivos
10 0
10 Conocen los empleados los objetivos establecidos por la empresa
10 0
11 Seguimiento de los objetivos planteados
10 0
12 Contratación de personal de acuerdo a las necesidades
10 10
Elaborado por: Juan Valencia Revisado por: Ing. Hugo Silva
MP.01/JV_2011
61
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Nº Preguntas Ponderación Calificación
13 Se han definido políticas de
ventas 10 0
14 El personal de la empresa se ha capacitado durante el año 2010
10 10
15 Existen incentivos para los vendedores
10 7
16 La empresa cuenta con un sistema de publicidad
10 4
17 Cumple la empresa con las obligaciones laborales
10 10
18 Paga la empresa con puntualidad los roles de pago
10 10
19 Cuenta la empresa con un plan de acción para corregir desviaciones en los objetivos, políticas y procedimientos.
10 0
20 Existe control en el ingreso y salida de los empleados
10 10
21 Se cuenta con un sistema de control y registro de inventarios
10 5
22 Se cuenta con personas responsables del control de inventarios
10 5
23 Se cuenta con un plan de constatación física de los inventarios
10 6
24 El inventario se encuentra codificado
10 10
25 La empresa cuenta con un manual de control de inventarios
10 0
Total 250 154
Elaborado por: Juan Valencia Revisado por: Ing. Hugo Silva
MP.02/JV_2011
62
3.1.8. Determinación del nivel de riesgo.
Fórmula
Donde:
CP: Confianza Ponderada
CT: Calificación Total
PT: Ponderación Total
Entonces:
Nivel de riesgo.
Resultados de la evaluación del control interno.
De los resultados de la matriz de ponderación efectuada a la empresa DUNTEL S.A. se
obtiene un porcentaje del 61,60%, es decir que tiene un riesgo y una confianza moderada,
por lo que se debe realizar las pruebas necesarias y obtener la evidencia suficiente en las
áreas a auditarse.
DNR.01/JV_2011
63
3.1.9. Diagnóstico FODA general.
Tabla 2.- Análisis FODA
INTERNOS EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
Existe idoneidad en la estructura orgánica y funcional
Carencia de parámetros e indicadores de gestión
Clientela en crecimiento Otras empresas dedicadas al mismo segmento de mercado
Se identifican con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad
No se ha implementado una Planificación estratégica
Mercado en expansión
Empresas dedicadas a la elaboración de trajes de hombres con precios atractivos
Excelente ubicación No existen manuales de procesos
Alianzas estratégicas con otras entidades
Ofertas laborales de la competencia a los empleados
Existe una comunicación personalizada Gran rotación de personal Estabilidad económica en el país
Leyes tributarias
Experiencia en el negocio Personal poco capacitado en atención al cliente
El número de personal está de acuerdo con el tamaño de la entidad así como la naturaleza y complejidad de sus actividades y sistemas
Leyes laborales
Atención personalizada No existen controles sobre los sistemas de información
Facilidades de crédito por parte de instituciones bancarias
Altos índices delincuenciales en la ciudad de Guayaquil
El proceso de alquiler está bien establecido No se ha establecido un P.O.A Aranceles elevados para los productos importados
Elaborado por: Juan Valencia Fuente: DUNTEL S.A.
64
3.2. Fase 2:
3.2.1. Planificación
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: AUDITORÍA DE GESTIÓN
COMPONENTE: INVENTARIO-NÓMINA-VENTAS
N° DESCRIPCIÓN REF. ELAB. POR:
FECHA
OBJETIVOS
1. Evaluar si se cumple con las políticas establecidas por la empresa para el control y manejo de inventarios.
J.V.
2.
Evaluar si el departamento de Recursos Humanos observa y acata las políticas establecidas por la empresa y con las normativas del país.
3. Evaluar si se cumple con las políticas establecidas por la empresa con respecto a ventas y atención al cliente.
4. Determinar el grado de eficiencia y eficacia del cumplimiento de objetivos de las áreas de inventario, nómina y ventas.
J.V.
Procedimientos Generales
1. Revisar las políticas que la empresa tiene en el control de inventarios, nómina y ventas.
CN.01/JV_2011 J.V.
2. Análisis y evaluación de los diferentes procesos que se manejan con respecto a los inventarios, nómina y ventas.
CN.01/JV_2011 J.V.
Procedimientos Específicos
3. Revisar las políticas establecidas por la empresa y los procesos establecidos para el manejo de inventarios, nómina y ventas..
CN.01/JV_2011 J.V.
4. Realizar el cuestionario de control interno. ECI.01/JV_2011 J.V.
5. Elaborar los respectivos indicadores de gestión establecidos para ésta área.
AI.01/JV_2011 AI.02/JV_2011
J.V.
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
PT.01/JV_2011
65
3.2. Fase 3:
3.3.1. Ejecución
3.3.1.1. Ficha de indicadores de gestión
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
FICHA DE INDICADORES
No. Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Estándar Fuente
1 Nivel de cumplimiento en
el control de inventarios
- Incumplimiento de los
colaboradores a las
normativas de la entidad.
Nº de veces de control de inventario x100 Nº de inventarios a realizarse
100%
Información proporcionada por el encargado de los inventarios
2 Disponibilidad de las
prendas de vestir -No uso de prendas disponibles en alquiler
Nº de alquileres de prendas de vestir X100
Total de prendas disponibles 50%
Información proporcionada por el encargado de los inventarios
3 Nivel de cumplimiento en el pago de beneficios sociales
Falta de control en el pago de los beneficios que por ley corresponde a los empleados.
Registrados en el sistema IESS X 100
Nº de empleados
100% Sistema de empleadores IESS y Rol de pagos
FI.01/JV_2011
66
DUNTEL S.A.
Auditoría De Gestión
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
FICHA DE INDICADORES
No. Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Estándar Fuente
4 Rotación de empleados
- Personal poco
comprometido con la
empresa.
Nº de Personal Nuevo
Total de empleados 50%
Contratos de trabajo y Rol de pagos
5 Incremento en el porcentaje de ventas
Incumplimiento de objetivos en ventas
Porcentaje de ventas cumplido en el 2010
Presupuesto de ventas planteado
15% Presupuesto de ventas y registro de ventas 2010.
6 Incremento de clientes en el año 2010
Clientes insatisfechos con el servicio
Año 2 -1 x 100 Año 1
25% Registro de ventas
FI.02/JV_2011
67
3.3.1.2. Análisis de los indicadores.
Objetivo 1: Cumplir en un 100% el número de veces que deben realizarse los inventarios (Control bimestral)
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Nivel de cumplimiento en el control de inventarios.
- Cumplimiento de las normativas de la entidad.
(3/6) x 100 = 50%
Porcentaje (%)
Anual
100%
Información proporcionada por el encargado de los inventarios.
Gráfico 9.- Control de inventarios
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: Este indicador nos muestra que el control de inventarios establecido en 6 veces al año no se ha cumplido, solamente las
revisiones de inventarios se han realizado en un 50%, por lo que la persona encargada debería constatar las prendas con que cuenta la
empresa y así asegurar que el cliente tenga un buen servicio.
AI.01/JV_2011
68
Objetivo 2: Alquilar mensualmente al menos el 50% de las prendas de vestir disponibles.
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Disponibilidad de las prendas de vestir
- Uso de prendas disponibles en alquiler
( 300/580) x 100 = 51.72%
Porcentaje (%)
Mensual
50%
Información proporcionada por el encargado de los inventarios
Gráfico 10.- Alquiler de prendas
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: Este indicador nos muestra que el alquiler de las prendas disponibles en DUNTEL es del 51,72% en un mes, es decir que se
cumple el objetivo planteado en un 1.72%.
AI.02/JV_2011
69
Objetivo 3: Registrar y pagar a todos los empleados de la empresa
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Nivel de cumplimiento en el pago de beneficios sociales
- Control en el pago de los benéficos que por ley corresponde a los empleados.
( 5/5) x 100 = 100%
Porcentaje (%)
Anual
100%
Sistema de empleadores IESS y Rol de pagos
Gráfico 11.- Registro y pago de beneficios sociales
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: De acuerdo a este indicador se observa que la empresa cumple en un 100% en el registro en el sistema del IESS a todos sus
empleados, cumpliendo de este modo con todos los beneficios que la ley obliga.
AI.03/JV_2011
70
Objetivo 4: Contar con el 50% del total de empleados antiguos
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Rotación de empleados
-Personal comprometido con la empresa.
( 2/5) x 100 = 40%
Porcentaje (%)
Anual
50%
Contratos de trabajo y Rol de pagos
Gráfico 12.- Rotación de empleados
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: De acuerdo a las normas internas de la empresa, el gerente expresa que no debe existir mucha rotación del personal, en caso
de existir no debe superar el porcentaje del 50%, es decir la empresa debe contar con personal que tenga experiencia por lo tanto se ha
cumplido este objetivo.
AI.04/JV_2011
71
Objetivo 5: Incrementar el 15% en ventas respecto al año 2010
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Incremento en el porcentaje de ventas
- Cumplimiento de objetivos en ventas
(13,71%/15%) = 91,40%
Porcentaje (%)
Anual
15%
Presupuesto de ventas y registro de ventas 2010.
Gráfico 13.- Rotación de empleados
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: Dentro de los objetivos estratégicos, la empresa se ha planteado que para el año 2010 se incrementarán en un 15% del año
anterior, de acuerdo a este indicador sólo se ha cumplido el 91,40% de la meta planteada, es decir, existe una brecha de 8,6%.
AI.05/JV_2011
72
Objetivo 6: Ampliar el número de clientes en un 25%
Nombre del Indicador FCE Calculo del Indicador Unidad de
medida Frecuencia Estándar Fuente
Incremento de clientes en el año 2010
-Clientes satisfechos con el servicio
((140/120)-1)*100 = 16,66%
Porcentaje (%) Anual 25% Registro de ventas
Gráfico 14.- Rotación de empleados
Fuente: Duntel S.A.
Elaborado por: Juan Valencia
Interpretación: Se puede observar que se ha planteado incrementar la fidelización de los clientes en un 25%, sin embargo la empresa ha
logrado solo un 16,66%, por lo que no se ha cumplido este objetivo.
AI.06/JV_2011
73
3.3.2. Cédulas narrativas.
Cédula Narrativa
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: INVENTARIO
Revisión de las políticas de la empresa para el control de inventarios
La gerente de la empresa, María Yépez manifiesta que el control de inventarios debe
realizarse cada dos meses, es decir al año deben realizarse seis controles.
Para el control de inventarios, cada prenda de vestir cuenta con su código y se registra
en un cuaderno el ingreso y salida de las prendas, no se tiene un historial en donde se
muestre claramente las prendas existentes y las prendas que faltan por devolver.
Observando el inventario de mercaderías, se consta que las prendas de alquiler se
encuentran en buen estado, al momento que una prenda se encuentra manchada, rota, o
desgastada inmediatamente la costurera es la encargada de dar arreglo a estas prendas.
La empresa no cuenta con un sistema contable que permita llevar el control de las
prendas de vestir, además se requiere que se lleve un control de inventarios como el
kardex para facilitar el control.
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
AI.01/JV_2011
CN.01/JV_2011
74
Cédula Narrativa
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: NÓMINA
Cumplimiento con leyes laborales
Todos los empleados de la empresa se encuentran debidamente registrados en la
nómina de pagos, así como también se encuentran registrados en el sistema del IESS,
de la revisión dada a la nómina de la empresa, se encuentra claramente detallada los
valores destinados para el pago de seguros, décimo tercer sueldo, décimo cuarto sueldo,
fondos de reserva, aportes personales y patronales, vacaciones, los valores recibidos al
final de cada mes por los trabajadores y las firmas de responsabilidad del empleador y
de los empleados de la empresa.
La contadora de la empresa, Ing. Merly Peñafiel, mantiene un almacenamiento de estos
documentos adecuado, ya que se encuentran en carpetas ordenados cronológicamente y
con sus debidos documentos de respaldo.
La contadora da a conocer que los pagos por concepto de sueldos se pagan
puntualmente para que los trabajadores se encuentren conformes en su lugar de trabajo.
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
CN.02/JV_2011
75
Cedula Narrativa
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
ENTIDAD: DUNTEL S.A.
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: VENTAS
Observar sobre la atención al cliente, procesos de ventas y publicidad
En la visita realizada a la empresa se observa que los clientes son debidamente
atendidos por el personal de ventas, la mayoría de los clientes buscan diferentes y
variadas prendas de vestir a precios económicos es por ello que DUNTEL S.A. busca
satisfacer estas necesidades.
Cuando un cliente llega a la empresa, una persona se encarga de atenderle
personalmente, y el cliente tiene la libertad de probarse la ropa que más le guste, una vez
decidida la prenda a usarse, la persona encargada de ventas realiza una nota de pedido
en donde detalla el número de prendas, la descripción de la prenda, el código, el valor
unitario y el valor total.
El cliente tiene un período de tres días para la devolución de las prendas alquiladas,
cuando el cliente devuelve las prendas se emite la factura total.
En cuanto a la publicidad, la empresa cuenta solo con un letrero y no cuenta con ningún
otro medio publicitario para darse a conocer en la ciudad de Guayaquil.
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
CN.03/JV_2011
76
3.3.3. Aplicación de encuestas en la empresa DUNTEL S.A.
La encuesta fue aplicada a tres empleados que laboran en la empresa DUNTEL S.A. el 21
de agosto de 2011 con el fin de cumplir con los objetivos y procedimientos expuestos en los
programas de trabajo.
3.3.3.1 Interpretación gráfica de la tabulación de encuestas.
Pregunta 1.- Registro del personal en la nómina de pago de la empresa DUNTEL S.A.
Gráfico Nº 15: Personas que se encuentran en la nómina de personal
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: Entrevista directa
Análisis: En el gráfico anterior se demuestra que todos los trabajadores encuestados
manifestaron que habían sido incluidos en la nómina de empleados de DUNTEL S. A., lo
que es de gran utilidad para esta encuesta pues las respuestas y la información de ellas
derivadas, vendrán de personas directamente involucradas con la gestión de la empresa
durante el período 2010.
77
Pregunta 2.- Firma de contratos al ingresar a la empresa.
Gráfico Nº 16: empleados con contrato de trabajo
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: Entrevista directa
Análisis: Como se puede observar en el gráfico anterior, todos los encuestados
manifestaron estar amparados en todos los beneficios de ley, incluyendo la firma de un
contrato de trabajo, situación que dice mucho de la seriedad con que la Gerencia asume sus
responsabilidades laborales.
Pregunta 3.- Capacitación durante el 2010
Gráfico Nº 17: Personal capacitado
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: Entrevista directa
Análisis: Con respecto a la pregunta que indagaba sobre si los empleados habían recibido
alguna capacitación durante todo el año 2010 ninguno de los encuestados respondió
afirmativamente, situación que será analizada en los hallazgos, necesariamente.
78
Pregunta 4.- Información relacionada con los objetivos, planes, programas, presupuestos y
demás información referente a la empresa.
Gráfico Nº 18: Empleados informados sobre objetivos
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: Entrevista directa
Análisis: En lo que respecta a la pregunta sobre si los empleados habían recibido
información en relación a los objetivos, planes y programas de la empresa, en el gráfico
anterior puede observarse que ninguno de los encuestados respondió afirmativamente.
79
3.3.4. Hallazgos en la auditoria de gestión de la empresa DUNTEL S.A. En las
áreas de inventario, nómina y ventas.
DUNTEL S.A.
HALLAZGO No. 1
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
ALCANCE: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
Control en el manejo de inventarios
Condición: Las prendas son revisadas por la gerente general sin un
sistema establecido, no se sabe qué prendas están alquiladas, que
prendas están por devolver y prendas pérdidas. Ref. CN.01/JV_2011.
Criterio: Se debe cumplir con el objetivo Nº 1 establecido en el POA de
la empresa para el año 2010, el cual señala que “Debe existir un sistema
de control de prendas confiable que permita a toda la organización, en
cualquier momento, saber con cuáles y qué tipos de prendas se cuentan‖.
Causa: Al momento de ofrecer una prenda a un cliente, no se sabe si
esta por devolverse, o ya se encuentra en lista para el alquiler y se
desconoce el destino de la prenda
Efecto: Por la falta de un control adecuado se han perdido prendas, y no
se sabe quién las tiene.
HH.01/JV_2011
80
DUNTEL S.A.
HALLAZGO No. 2
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
ALCANCE: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
No se cumple con el control de inventarios
Condición: El control de inventarios y el estado en el que se encuentran
las mismas se realiza tres veces al año. Ref. AI.01/JV_2011
Criterio: De acuerdo a las políticas establecidas en la empresa, una de
ellas expresa que ―Realizar inventarios bimestrales (6 veces al año)
con el fin de controlar la cantidad y calidad del stock”.
Causa: El desconocimiento de las políticas por parte del personal que
labora en la empresa, y también debido a la falta de tiempo que se
requiere para realizar los inventarios
Efecto: No tener un control a la fecha de los ítems puede crear un
problema en el momento en que al cliente se le ofrece una fecha de
entrega de la prenda solicitada, por ejemplo. Así mismo puede darse que
se presenten prendas en mal estado.
HH.02/JV_2011
81
DUNTEL S.A.
HALLAZGO No. 3
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
ALCANCE: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
Falta de un manual de procedimientos
Condición: La empresa no cuenta con un manual de procedimientos que
determine las obligaciones que el personal debe cumplir. Ref.
CN.01/JV_2011
Criterio: De acuerdo a los objetivos estratégicos establecidos por la
empresa “Diseñar y socializar entre el 100% de colaboradores un manual de
procedimientos que establezca los requisitos del personal conforme a los
objetivos de la empresa.”
Causa: No existe la preocupación en diseñar un manual de procedimientos y
se contrata personal que no está capacitado en cada función.
Efecto: No se cumple con los objetivos de la empresa, debido a que todos
los empleados no conocen las políticas y los objetivos diseñados por la
empresa.
HH.03/JV_2011
82
DUNTEL S.A.
HALLAZGO No. 4
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
ALCANCE: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
Cumplimiento de obligaciones laborales
Condición: La empresa DUNTEL S.A. paga oportunamente los sueldos
y salarios a sus empleados. Ref. AI.03/JV_2011
Criterio: De acuerdo al Código de trabajo en su Art. 83 del.- Plazo
para pagos.- “El plazo para el pago de salarios no podrá ser mayor de
una semana, y el pago de sueldos, no mayor de un mes”.
Causa: El conocimiento de las disposiciones legales hace que se cumpla
a cabalidad el pago de sueldos y salarios a los empleados de la empresa
DUNTEL S.A.
Efecto: El hecho de que sea política de la empresa el pagar
puntualmente a sus empleados hace que estos últimos se enfoquen en
sus funciones.
HH.04/JV_2011
83
DUNTEL S.A.
HALLAZGO No. 5
TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión
ALCANCE: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010
No existe un sistema de publicidad
Condición: La empresa DUNTEL S.A. no cuenta con medios
publicitarios que promocionen los servicios que brinda la empresa para
el público Guayaquileño. Ref.: CN.02/JV_2011.
Criterio: Se tiene que cumplir con la política establecida por la empresa
que es el de “Implementar estrategias de publicidad para mejorar la
cartera de clientes.” (Ver P.O.A. de la empresa, pág. 11)
Causa: El desconocimiento de las políticas establecidas y la falta de
asignación de recursos económicos para implementar un sistema de
comunicación.
Efecto: La inexistencia de unas políticas publicitarias o de un sistema de
mercadeo en DUNTEL S. A. limita el conocimiento de los servicios que
la empresa ofrece a las simples recomendaciones y a la ubicación
directa en el local.
HH.05/JV_2011
84
3.4. Fase 4:
3.4.1. Informe de resultados
ASUNTO: CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME
Señora
Geomar Yépez Rivadeneira
GERENTE DUNTEL S. A.
Presente.
De mi consideración:
Hemos efectuado auditoría de gestión a la empresa DUNTEL S.A., por el período
comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010.
El examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamentales emitidas por la Contraloría General del Estado las que se ponen a
consideración de la empresa privada. Estas normas requieren que el examen sea
planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la
documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo,
igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás
normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial del presente examen, los resultados se presentan en los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el actual informe. Confiamos
que las recomendaciones emitidas en este informe se apliquen de forma inmediata y total.
Atentamente,
Juan Valencia
Auditor
85
DUNTEL S.A.
INFORME GENERAL
AUDITORIA EN LAS ÁREAS DE INVENTARIO, NÓMINA Y VENTAS DE LA
EMPRESA DUNTEL S.A.
Tipo de examen:
Auditoria de Gestión
Por el período comprendido:
2011-04 Hasta: 2011-08
Guayaquil - Ecuador
DUNTEL S.A.
86
ÍNDICE
Siglas y abreviaturas utilizadas…………………………………………………………
Capítulo I: Enfoque de Auditoría…………………………………………………..
- Objetivo
- Alcance
Capítulo II: Información de la Entidad…………………………………………….
- Misión
- Visión
- Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
- Base Legal
- Estructura Orgánica
- Objetivo
- Financiamiento
Capítulo III: Resultados Generales…………………………………………………..
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones sobre la entidad.
Capítulo IV: Resultados Específicos………………………………………………….
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones sobre cada uno de los componentes de los
de los departamentos de Cartera y Recursos Humanos.
87
CAPITULO I
ENFOQUE DE AUDITORÍA
Objetivo general de la auditoría
Aplicar los conocimientos adquiridos en nuestra formación universitaria en la
realización de una auditoría de gestión general a una empresa en crecimiento,
centrándonos en aspectos como inventarios, ventas y nómina; analizando los
procesos internos existentes y aportando con ideas para su mejoramiento continuo.
Objetivos específicos
Profundizar nuestros conocimientos llevándolos a la práctica en la realización
de la auditoría.
Aportar con recomendaciones que ayuden a mejorar la situación de la
empresa.
Determinar los aciertos que ha tenido la empresa en el transcurso de estos 8
años y fortalecerlos.
Alcance
La auditoría de Gestión se realizó de manera integral a la empresa DUNTEL S.A. en
los departamentos de nómina, inventario y ventas, en el período comprendido entre
el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2010.
88
CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
Misión
Ofrecer a la comunidad prendas de calidad y de los mejores diseñadores a un precio justo,
otorgándoles la oportunidad a nuestros clientes de realizar sus alquileres de manera segura
y eficiente, con ello ofreciendo a las familias elegancia, comodidad y puntualidad.
Visión
Ser la empresa líder en venta y alquiler de ropa de marca y de los mejores diseñadores para
toda la familia, contando con los mejores precios del mercado.
Objetivo general
Alquilar prendas de vestir para todo compromiso social, a precios justos y
manteniendo la buena calidad en los productos ofrecidos con el fin de asegurar
una clientela fija y satisfecha, así como generar la posibilidad de nuevos clientes
y la apertura a nuevos segmentos de mercado relacionados con el servicio del
alquiler de vestimenta.
Objetivos específicos
Asesorar a los clientes sobre el vestuario más idóneo para tal o cual ocasión,
dándoles sugerencias sobre moda, bisuterías, colores y tipos de trajes
convenientes para ciertas horas y tipos de eventos.
Ofrecer la posibilidad de que los clientes adquieran cualquiera de las prendas de
vestir que DUNTEL S. A. tiene en alquiler, a precios justos considerando que los
trajes y bisuterías son de las mejores marcas internacionales y nacionales.
89
CAPÍTULO III
RESULTADOS GENERALES
1. La revisión de las prendas se realiza sin un sistema establecido.
Comentario.
Las prendas son revisadas por la gerente general sin un sistema establecido que
sirva de guía para tal función y que defina un patrón a seguir, lo cual se
contradice con los parámetros de todo inventario, según el cual debe existir un
sistema de revisión de prendas confiable que permita a toda la organización, en
cualquier momento, saber con cuáles y con qué tipos de prendas se cuentan. Tal
carencia se debe a la inexistencia por parte de la empresa de un indicador de
control de prendas. De tal manera, mientras no exista un sistema de revisión de
prendas el conocimiento de las mismas será sujeto a la memoria de la persona
encargada en tal labor, lo que puede devenir en la pérdida de las prendas o en
un desfase entre atención al cliente y bodega.
Conclusión.
La inexistencia de un sistema de revisión de prendas puede devenir en las
pérdidas o hurtos de las mismas.
Recomendación.
A la gerente:
Establecer un sistema de revisión de prendas que pueda ser adoptado por
todos los miembros de la organización. Al mismo tiempo se requiere que el
stock de las prendas quede registrado en un programa al cual puedan
acceder oportunamente cualquier miembro de la entidad, no únicamente la
gerente o la supervisora, ni valiéndose simplemente de la memoria.
90
2. Los inventarios se realizan sin ningún tipo de periodicidad.
Comentario.
Se realizan inventarios sin ningún tipo de periodicidad, situación que se contradice
con el criterio de esta auditoría, según el cual se señala que la periodicidad en la
revisión de los inventarios permite detectar cualquier anomalía en las prendas y es
un instrumento para llevar un control de las prendas con que se cuenta. Esta
carencia se debe a la falta de tiempo por parte de la empresa; todo lo cual trae como
resultado el hecho que no exista un control a la fecha de los ítems existentes en
stock. Asimismo, el no contar con un control a la fecha de los ítems puede crear un
problema en el momento en que, póngase el caso, al cliente se le ofrece una fecha
de entrega de la prenda solicitada. Así mismo puede darse que se presenten
prendas en mal estado.
Conclusión.
El no realizar los inventarios de manera periódica puede traer consigo problemas en
la atención al cliente y en las fechas de entrega.
Recomendación.
A la gerente:
Establecer una fecha definida para la realización de los inventarios.
Preferiblemente una vez por mes, siempre y cuando se cuente con un
sistema eficiente.
3. DUNTEL S.A. no cuenta con un manual de procedimientos que establezca los
requisitos del personal conforme a sus objetivos.
Comentario.
La empresa no cuenta con un manual de procedimientos que determine los
requisitos del personal conforme con sus objetivos ni con sus metas, situación que se
contradice con el criterio del auditor, según el cual, la contratación de personal
requiere una serie de políticas que coadyuven a encontrar el personal idóneo para
las funciones encomendadas y completamente comprometido con el plan estratégico
de la compañía. Tal carencia se origina en la inexistencia de preocupación por
91
diseñar un manual de procedimientos, todo lo cual conlleva a la contratación de
personal no completamente idóneo. Vale agregar que el no contar con un manual de
procedimientos para la contratación resulta en personal no solamente poco idóneo
para las funciones encomendadas, sino además en empleados poco comprometidos;
de ahí la gran rotación evidenciada en los estudios de las entradas y salidas de
trabajadores.
Conclusión.
La inexistencia de un manual de procedimientos para la contratación deviene en la
presencia de personal poco idóneo para las funciones encomendadas, así como
escasamente comprometido con la empresa.
Recomendación.
A la gerente:
Diseñar y aplicar un manual de procedimientos para la contratación del
personal. Se recomienda aplicar los manuales existentes de psicología
industrial y laboral. El internet es una buena fuente de consulta.
4. Cumplimiento en obligaciones laborales.
Comentario.
La empresa manifiesta un cumplimiento en sus obligaciones laborales, lo cual está
en perfecta coincidencia con el criterio del auditor, el mismo que señala que el
cumplimiento de las leyes laborales es la primera obligación que debe asumir un
empresario. Tal situación conlleva a contar con un personal que se siente protegido y
con estabilidad. Vale agregar que DUNTEL S. A., acorde con los nuevos tiempos,
asume con responsabilidad los contratos con los trabajadores y cumple todas las
obligaciones patronales.
Conclusiones.
El cumplir con las obligaciones laborales conlleva a contar con colaboradores que se
sienten protegidos y, por ende, comprometidos con la empresa.
92
Recomendaciones.
A la Gerente:
Mantener el respeto a las leyes y derechos laborales como una de las
fortalezas de DUNTEL S. A.
5. No existe un sistema de publicidad en DUNTEL S.A.
Comentario.
DUNTEL S.A. no cuenta con un sistema de publicidad, situación que se contradice
con el criterio del auditor, el cual señala a la publicidad como un medio fundamental
para poner a consideración de los posibles clientes nuestros servicios; sin ella, las
empresas no crecen ni cumplen sus objetivos. Tal situación se debe
fundamentalmente a un descuido por parte de la administración, todo lo cual resulta
en la poca promoción de los servicios de la empresa. Conviene agregar que la
inexistencia de unas políticas publicitarias o de un sistema de mercadeo en DUNTEL
S. A. limita el conocimiento de los servicios que la empresa ofrece a las simples
recomendaciones y a la ubicación directa en el local.
Conclusión.
El no contar con un sistema publicitario resulta en una nula promoción de los
servicios de la empresa.
Recomendación.
A la Gerente:
Invertir en los medios publicitarios más idóneos en precios y público objetivo.
En nuestra investigación preliminar se constató la existencia de una página
web de la empresa, pero asimismo, se evidenció la nula aplicación con fines
promocionales de la misma. Se recomienda en tal caso darle el uso
necesario.
93
6. No existen promociones que incentiven a un incremento en el volumen de los
alquileres.
Comentario.
No existen promociones que incentiven un incremento en los alquileres, carencia que
se contradice con el criterio del auditor que indica que las promociones y descuentos
incentivan a que el cliente traiga otros potenciales compradores. La inexistencia de
promociones y descuentos por llevar más de una prenda se debe a que falta
establecer un sistema de marketing adecuado a los servicios que la empresa ofrece,
situación que conlleva a que los alquileres sean individuales y la ganancia no se
incremente. Vale señalar que sin un sistema de promociones o descuentos las
ventas se limitan y el cliente no percibe la diferencia entre la empresa y la
competencia.
Conclusión.
La inexistencia de promociones y descuentos trae consigo el que las ventas no se
incrementen.
Recomendación.
A la Gerente:
Diseñar y aplicar un sistema de descuentos y promociones que motive al
cliente a traer recomendados que se conviertan, a su vez, en futuros clientes
fieles.
94
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
95
Conclusiones.
Una vez realizado todo el trabajo de investigación ―Auditoría de Gestión a la empresa
DUNTEL S.A. de la ciudad de Guayaquil, año 2010‖ se pueden extraer las siguientes
conclusiones, las que se presentan divididas en dos apartados:
Generales:
1. Para toda investigación académica es necesario desarrollar un marco teórico que
nos dé las pautas conceptuales con que nos vamos a desenvolver en el trabajo de
campo, sin él podríamos degenerar en el uso indiscriminado de términos y nuestro
trabajo podría prestarse para la confusión.
2. La realización de una auditoría de gestión, a más de involucrar el conocimiento de
las técnicas, herramientas e indicadores de toda auditoría profesional, también
conlleva el recurrir a la creatividad y astucia del auditor para encontrar los elementos
que le servirán para entregar un trabajo profesional. Digamos que no todo está
escrito en los textos o manuales, sino que la propia experiencia y nuestras propias
particularidades como auditores podrán enriquecer la auditoría que se efectúe.
3. Para realizar una auditoría de gestión cabal y completa es necesario que el auditor
haga una visita previa a la empresa por auditar y en esta visita se convierta en una
esponja que absorba toda la información posible, pero dando la confianza a los
administradores que su presencia dentro de los departamentos no implica el afán de
interrumpirlos, sino que es necesaria para una familiarización auténtica con la
situación de la empresa. Muchas veces aquella información que no aparece en
números, cifras, documentos o tablas, puede ser captada gracias a la observación.
Enfocadas en la empresa auditada:
4. El hecho de que una empresa sea pequeña no es motivo para que ésta carezca de
un plan estratégico ni de un sistema de control interno, sino acaso, una razón
fundamental detrás de la falta de crecimiento de la empresa. Muchas veces, el
desconocimiento o la falta de tiempo son las razones detrás de la inexistencia de un
plan estratégico, situación que se evidencia una vez que la empresa comienza a
tener problemas en su funcionamiento, momento en que recién se percatan que el
problema podría haberse prevenido si se hubiese contado con una planificación
estratégica previa.
96
5. Aunque la empresa auditada, DUNTEL S.A, sea una empresa pequeña, ella se
muestra absolutamente seria en los aspectos legales y laborales. El asumir con
seriedad sus obligaciones laborales redunda en contar con colaboradores que no
están preocupados en solucionar problemas externos a la compañía y sus funciones
como saldar préstamos u otros. Asimismo, tal cumplimiento conlleva a crear un clima
de tranquilidad dentro de la empresa y evita el que se exponga a sanciones penales
y económicas.
6. La empresa DUNTEL S.A., aunque no se ha encontrado todavía con problemas
graves en lo que respecta al extravío o hurto de las prendas, se expone a que ocurra
tal situación si no diseña y aplica un sistema de control de prendas, aplicado
periódicamente, que le permita saber a ciencia cierta con cuántas prendas cuenta en
un momento determinado y cuáles prendas están en stock y cuáles se encuentran en
otras áreas de la empresa (lavandería o costura). El recurrir a la memoria no es un
instrumento confiable en el momento de establecer tal información.
7. La empresa DUNTEL S.A., al no contar con un manual de procedimientos que
determine los requisitos del personal conforme con sus objetivos ni con sus metas,
se expone a contar con colaboradores poco comprometidos con la empresa y sus
objetivos y fines, redundando tal situación en un desempeño no suficientemente
óptimo, así como en el gran nivel de rotación evidenciado en nuestro análisis de la
entidad.
8. La inexistencia de un sistema publicitario acorde al presupuesto, el mercado objetivo
y los servicios de DUNTEL S.A. conlleva a que la empresa postergue la oportunidad
de poner a conocimiento de un potencial mercado los productos y servicios que ella
ofrece.
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Recomendaciones.
Por su parte, las recomendaciones, una vez finalizada nuestra investigación, son las
siguientes:
Generales:
1. Motivar a que los investigadores y auditores, a más de adquirir el conocimiento y las
destrezas requeridas para toda auditoría de gestión, es decir, las técnicas e
indicadores necesarios, desarrollen su propio sentido crítico y su creatividad para
encontrar soluciones poco convencionales a los problemas que se puedan ir
presentando, pero así mismo, para agudizar su capacidad de búsqueda y dar con
aspectos que la simple revisión de datos y documentos no nos puede ofrecer.
2. Establecer un espacio de tiempo mayor para la realización de la auditoría de gestión,
pues así se podría profundizar mucho más en cada una de las fases de la misma, en
especial, en lo que concierne a la aproximación preliminar, donde habría mayores
posibilidades de acceder a información, no únicamente numérica, sino humana que
podría ser útil para los diagnósticos y comunicación de los hallazgos.
3. Mantener por parte de la Escuela de Contabilidad y Auditoría de la UTPL, la
metodología de ofrecer a los egresados de su especialización un esquema claro para
desarrollar los proyectos de tesis de Auditoría de Gestión, pues gracias a él ha sido
posible desarrollar una investigación sin problemas en la parte esquemática y
enfocar la investigación en aspectos intrínsecos a la misma y no en formalidades que
pueden ser sujetas a ambigüedades.
Enfocadas en la empresa auditada (DUNTEL S.A.):
4. Considerar la Planificación Estratégica desarrollada durante esta auditoría
conjuntamente con el auditor y convertirla en un instrumento que guíe cada uno de
los objetivos, fines y valores de la empresa. A su vez, comprometer a cada uno de
los colaboradores en la consecución de dichos objetivos para lo cual es
absolutamente recomendable que todos estén al tanto de lo planteado en la
Planificación Estratégica y que trabajen mancomunadamente para conseguirlo.
5. Fortalecer y consolidar como política de la empresa el asumir con seriedad las
obligaciones laborales y los compromisos adquiridos con los colaboradores, pues tal
98
actitud conlleva a contar con colaboradores comprometidos y a un clima de trabajo
satisfactorio y en calma.
6. Definir y aplicar un sistema publicitario que considere el presupuesto, mercado
objetivo y los servicios de la empresa.
7. Diseñar y aplicar un manual de procedimientos que determine los requisitos del
personal conforme con sus objetivos y con sus metas
99
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101
ANEXOS
102
ANEXO 1
Rotación de las prendas durante el año 2010
UNIDADES P/T 5
ITEMS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
VESTIDOS LARGOS 44 23 16 23 42 26 48 42 23 36 27 43
VESTIDOS CORTOS 155 89 70 62 99 86 134 93 71 136 90 83
TRAJES 11 6 6 4 8 9 19 5 2 5 12 8
ACCESORIOS 97 51 45 60 89 75 96 63 53 102 55 62
TOTAL 307 169 137 149 238 196 297 203 149 279 184 196
Elaborado por Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
103
ANEXO 2
Análisis estadísticos de subcomponente: inventario
Comparativos de rotación de las prendas totales años 2009-2010
P/T 6 MESES 2009 2010 % CRECIMIENTO ENERO 298 307 3.02
FEBRERO 143 169 18.18
MARZO 121 137 13.22
ABRIL 133 149 12.03
MAYO 189 238 25.93
JUNIO 178 196 10.11
JULIO 261 297 13.79
AGOSTO 190 203 6.84
SEPTIEMBRE 147 149 1.36
OCTUBRE 234 279 19.23
NOVIEMBRE 170 184 8.24
DICIEMBRE 176 196 11.36
Elaborado por Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
104
ANEXO 3
Elaborado por Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
105
ANEXO 4:
Volumen mensual de ventas (alquiler) 2010
CIFRAS EN DÓLARESP/T 7
DETALLE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
VESTIDOS
LARGOS 3213.39 1477.68 1008.04 1396.43 2630.36 1640.18 3169.64 2781.25 1469.64 2300 1812.50 2882.14
VESTIDOS
CORTOS 7347.50 4254.91 3350.89 2900.89 4721.88 3962.50 6336.61 4524.11 3215.18 6395.54 4228.57 3964.11
TRAJES 458.93 240.18 194.64 81.25 229.46 307.14 681,25 157.14 78.57 151.79 451.79 253.57
ACCESORIOS 708.04 392.86 421.43 526.79 792.86 637.50 871.96 650 613.39 976.79 468.75 512.50
VENTAS
TOTALES 11727.86 6365.63 4975 4905.36 8374.55 6547.32 11059.46 8112.5 5376.79 9824.11 6961.61 7612.32
Elaborado por Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
106
ANEXO 5:
Resumen gráfico del incremento de rotación 2009-2010
Elaborado por Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
107
ANEXO 6: Modelo de la encuesta aplicada
ENCUESTAS REALIZADAS
La siguiente entrevista fue realizada a 3 empleados que laboraban en el
2010 en DUNTEL S. A. con el fin de cumplir con los objetivos y
procedimientos expuestos en los programas de trabajo, particularmente
a realizar un análisis de las capacitaciones recibidas por los
colaboradores. El cuestionario que se incluye a continuación resume las
preguntas que para fines de nuestro análisis resultaron más útiles.
Cuestionario No:001Encuestador:Juan Valencia
Fecha: 21 de agosto del 2011
1. ¿Se encuentra usted en la nómina del personal? Sí No
2. ¿Cuándo ingresó a trabajar en esta empresa firmó un contrato de trabajo?
Sí No
3. ¿Recibió alguna capacitación durante el año 2010? Sí No
4. ¿Recibe información relacionada con los objetivos, planes, programas, presupuestos y demás información referente a la empresa?
Sí No
Elaborado por: Juan Valencia
Revisado por: Ing. Hugo Silva
108
ANEXO 7: Entrevista preliminar a la Gerente:
ENTREVISTA PRELIMINAR A LA GERENTE
El objetivo de obtener un conocimiento general de la empresa realizamos la
presente Cédula Narrativa la cual contiene una entrevista a la Gerente de
DUNTEL S.A. el día jueves 5 de mayo del 2011 en donde pudimos observar las
actividades y operaciones de la empresa, además de conocer su funcionamiento
en conjunto. La entrevista que realizamos consistió en las siguientes preguntas:
1. ¿Qué tipo de actividades desarrolla la empresa?
Alquiler de prendas de vestir para damas y caballeros, además del alquiler o
venta de accesorios que acompañen dicho vestuario.
2. ¿Qué productos ofrece al mercado?
Los vestidos, trajes de caballero y la bisutería y accesorios son de las mejores
marcas internacionales. Generalmente viajamos al exterior en busca de dichos
productos.
3. ¿A qué segmento de mercado se enfoca más? (producción o
comercialización)
Se enfoca más a la comercialización.
4. ¿Cuáles son los sectores de mercado que abarca?
Particularmente la ciudad de Guayaquil, y el sector de la clase media y alta.
5. ¿Con Cuántos locales cuenta la empresa y cuál es el principal?
Cuenta con un solo local, el que está ubicado en el centro comercial ―Las
vitrinas‖
6. ¿Qué cambios importantes se han realizado en la empresa?; ¿Qué
beneficios han traído los mismos?
La empresa ha ido implementando un sistema o ciclo de las prendas con el cual
asegura la satisfacción de sus clientes.
109
7. ¿Cuáles son las áreas o departamentos con los que cuenta la
empresa?
Al ser una empresa pequeña, podríamos hablar de áreas como la de Gerencia,
la de ventas y servicio al cliente, la de Contabilidad y la de costura y arreglos a
las prendas.
8. ¿Con cuánto personal cuenta la empresa?
5 personas
9. ¿Realizan capacitaciones al personal? ¿Con qué frecuencia?
En los últimos años no se han llevado a cabo capacitaciones al personal.
10. ¿Ha elaborado un análisis FODA?
No se ha elaborado un análisis FODA.
11. ¿Cuenta con indicadores de gestión?
No se cuenta con indicadores de gestión
12. ¿Existe un organigrama funcional de la empresa?
Sí se cuenta con un organigrama.
13. ¿Ha realizado un estudio sobre sus competidores?
No se ha realizado
14. ¿Cuenta con un plan estratégico?
Sí contamos con plan estratégico
15. ¿Realizan un Control Interno de la empresa?
Para el control interno recurrimos a controles como el de inventario de
mercaderías y el de ventas, nada más.
Elaborado por: Juan Valencia
Fuente: DUNTEL S. A.
110
ANEXO 8
Fotocopia del Testimonio de Escritura Proporcionado por: DUNTEL S.A.
111
112
113
114
ANEXO 9
Certificado de Integración de Capital Proporcionado por: DUNTEL S.A.
115
ANEXO 10
Registro Mercantil Proporcionado por: DUNTEL S.A.
116
ANEXO 11
Aprobación de Superintendencia de Compañías Proporcionado por: DUNTEL S.A.
117
ANEXO 12: Fotografías
Foto Nº 1: Oficina de Gerencia
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
Foto Nº 2: Área de Alquiler de Ropa
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
118
Foto Nº 3: Entrada Principal de DUNTEL S.A.
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
Foto Nº 4: Stock de Prendas de Alquiler
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
119
Foto Nº 5: Vendedora Supervisora
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
Foto Nº 6: Área de Bisutería
Fecha: Miércoles 8 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
120
Foto Nº 7: Fotografía de la parte frontal del local de DUNTEL S.A.
Fecha: Jueves 9 de junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
121
ANEXO 13: Encuestas
Ilustración 8: Encuesta No. 1
Fecha: miércoles 15 de junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
122
Ilustración 8: Encuesta No. 2
Fecha: viernes 17 de junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia
123
Ilustración 9: Encuesta No.3
Fecha: Viernes 17 de Junio de 2011 Elaborado por: Juan Valencia