CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 A.IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.Nombre y sigla del Proceso: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD - GQ 2.Tipo de Proceso: Proceso Estratgico3.Responsable del Proceso: Representante de la Alta Direccin4.ObjetivodelProceso:Implementar,mantenerymejorar unSistemaIntegradodeGestindelaCalidadenla Universidad Francisco de Paula Santander, para identificar y satisfacer las necesidades de los clientes. 5.Alcance del Proceso: Iniciacon la Planificacin delsistemadegestindelacalidad,hastala evaluacin, anlisis y mejora del sistema. B.REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y LegalesInternos ( de la institucin ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: Direccionamiento estratgico Control Interno GestinJ urdicayControlDisciplinario. Ley 872 de 2003 Gestin del Capital Humano. Gestin de Bienes y Servicios. Gestin Financiera. Gestin Documental. Norma tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTC-GP 1000:2004 Ley 594 de Archivo. Decreto 4110 de 2003. Resolucinporla cualseasignael comitdecalidad delaUniversidad Franciscode Paula Santander Actaxxxporla cualsedesignael representantede la alta direccin Componente 4.1, 8.2.3. 8.4,8.2.2,4.2.3, 4.2.4, 8.5. C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A ) 10. Salidas (Productos o Resultados) 11. Receptor P: Planificacin de la implementacin del Sistema Integrado de Calidad. Consejo Acadmico Gobierno Nacional Direccionamiento Estratgico Control Interno MisinInstitucional Visin Institucional P:Programacin del seguimiento acciones correctivas y preventivas. Planificacin, Control y Seguimientoal SistemaIntegradode Calidad PlandeAcciones CorrectivasyPreventivas. Direccionamiento Estratgico. Comit de Calidad Control Interno Todoslos Procesos H: Seguimiento y mantenimiento de Gestin deal SistemaCalidad. H: Elaboracin de informe de desempeo del Sistema de Gestin de Calidad, para la por la direccin.revisin Direccionamiento Estratgico Control Interno Comit de Calidad TodoslosProcesos Reportesal tratamientodeproducto servicio no conforme. Planificacin, controly seguimientoal SistemaIntegrado de Calidad H: Identificacin del producto no conforme. H: Auditorias Internas de calidad para elseguimiento y control del Informede DesempeodelSistemaIntegradode Calidad. Direccionamiento Estratgico Acta de revisin por la direccin. Aplicacin de Acciones Correctivas preventivasydemejora. Todoslos Procesos Control Interno Comit de Calidad CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 SGC. V : Control de las Acciones Correctivas y Preventivas en todos los procesos Direccionamiento Estratgico ControlInterno Institucional Informesde Auditoria V:Seguimientoalasauditorias internas PlandeMejoraContinuayAplicacin de Acciones Direccionamiento Estratgico EvaluacindelaEficaciadelasAcciones tomadas. ControlInterno Institucional Todoslos procesos D.Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas. Acciones correctivas y acciones preventivas como resultado a las actividades de verificacin E. RECURSOS F. Identificacin de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ), cdigos : 13. Tecnolgicos14. Fsicos15. Humanos Recurso Condicin RecursoCondicinCargo G.CONTROLES AL PROCESO Computadores Alto rendimiento, OficinasMueblesaptosparael desempeoy conamplio espacio,as comoun diseo adecuadode ergonoma RectorActasdeverificacinde reunionesdecomitde calidad,ascomolistados de asistencia al mismo CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 Video Beam Sala deJ untas Espacio adecuado para20 personas RepresentantedelaAlta Direccin IndicadoresMemorias USB De capacidad entre2y4 gigasde almacenamientoArchivadorCumplacondiciones de almacenamientopara documentacinquegenere el sistema Coordinador de Calidad Profesionales Universitarios H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Alcanzar niveles de satisfaccin de los Usuarios (Comunidad Acadmica) en relacin con los servicios ofrecidos por la institucin. Implementar una estructura organizacionalflexible,orientada por procesos que respondan a los cambios del micro y macro ambiente para el logrode la visin institucional. Adoptar un Sistema Integrado de Gestin que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo de los procesos de la Institucin. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR FORMULAMETATIPO DE INDICADOR RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION FUENTE DE INFORMACION Quejas y Reclamos (#de quejas, reclamos y sugerencias resueltas/ Total quejas, reclamos y sugerencias recibidas)*10080%EficaciaCoordinador de Calidad Mensual Quejas y Reclamos Ejecucin de Auditorias (Auditorias realizadas / Autoridades 90%EficaciaCoordinador de Calidad SemestralPlan de Auditorias CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 programadas)*100 Acciones Preventivas y /o Correctivas Acciones Ejecutadas / Acciones Identificadas 80%EficaciaCoordinador de Calidad SemestralSatisfaccin del Cliente (Total de clientes satisfechos / Total clientes encuestados) *100 60%EficaciaCoordinador de Calidad Semestral Medicin de la satisfaccin del cliente Divulgacin de Poltica y Objetivos (#de funcionarios que conocen la poltica, objetivos y responsabilidades frente al SGC / #de Encuestados)*100 80%EficaciaCoordinador de Calidad Semestral Plan de Comunicaciones J.DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guas, ) 18. Documentos Externos ( Si los hay) ( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos ) Control de CambiosFechaCambio Justificacin y Qu se Modifico? Versin Distribucin CdigoCA-GQ-01 Caracterizacin Pgina1 ElaborRevisAprob Lady Diana Chaparro Martnez Asesor Proceso Lady Diana Chaparro Martnez Asesor Proceso Vctor Manuel Ardila Soto Lder de Proceso Fecha28 de Noviembre de 2008Fecha 1 de Diciembre de 2008Fecha1 de Diciembre de 2008