capitulo v diseÑo de la investigacionvirtual.urbe.edu/tesispub/0039606/cap05.pdf · 2009. 3....

CAPITULO V DISEÑO DE LA

INVESTIGACION

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Su ahorro garantizado

Sistema de Control Interno

de Cuentas por Pagar

VIGENCIA Asunto:

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SISTEMA DE CONTROL

INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR Elaborado por: Delgado Angy Wilhelm Ma. Gabriela

Revisado por: Autorizado por:


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VIGENCIA Asunto: Índice del Diseño

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1. Presentación del diseño.

2. Introducción.

3. Justificación.

4. Fundamentación.

5. Objetivos del diseño.

√ Objetivo General.

√ Objetivo Específicos.

6. Estructura del diseño.

√ Políticas administrativas a establecer para el proceso de cuentas por

pagar.

√ Políticas contables a establecer para el proceso de cuentas por pagar.

√ Normas administrativas a establecer para el proceso de cuentas por

pagar.

√ Normas contables a establecer para el proceso de cuentas por pagar.

√ Procedimientos administrativos a establecer para el proceso de cuentas

por pagar.

√ Procedimientos contables a establecer para el proceso de cuentas por

pagar.

√ Estrategias administrativas a diseñar para la efectividad de la

cancelación de los créditos.

7. Costo – Beneficio.

8. Factibilidad

Elaborado por: Delgado Angy Wilhelm Ma. Gabriela



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VIGENCIA Asunto: Presentación del Diseño

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El sistema de Control Interno en el rubro de Cuentas por Pagar, representa

una herramienta indispensable para el desarrollo de cualquier organización,

constituye ndo un conjunto de medidas, soportadas con métodos, procedimientos,

políticas y normas que garanticen la seguridad de estas cuentas.

Al tratarse de Control Interno de Cuentas por Pagar y considerando que

este componente del pasivo a corto plazo requiere de un control especial por su

vulnerabilidad, las organizaciones se enfrentan a un reto, debido a que se

conjugan dos elementos de gran relevancia como lo son los recursos financieros y

los humanos encargados de su manejo. Las operaciones que se realizan en

En*nE, C.A., por tratarse de una empresa comercializadora originan un

movimiento semanal de pagos a sus proveedores, que como es obvio requiere de

una gestión eficiente y de máximo control administrativo para que pueda ser una

fuente confiable de información para el proceso contable.

Por lo anteriormente expuesto, el Diseño de un Sistema de Control Interno

de Cuentas por Pagar, proporcionará una seguridad razonable sobre la ejecución

de las operaciones contables que en este rubro se efectúan, bajo una serie de

medidas de control que disminuya la posibilidad de cometer errores de este

recurso financiero.




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VIGENCIA Asunto: Introducción

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Partiendo de los resultados obtenidos en la investigación realizada, se

presenta una propuesta con una alternativa de solución para evitar el retraso en el

proceso de cuentas por pagar y la cancelación de las mismas estableciendo así

normas, políticas y procedimientos que servirán de guía para el personal

encargado del registro de estas cuentas, permitiendo mejorar el cumplimiento de

los procedimientos de control interno y todas las actividades que incluye dicha

cuenta hasta el proceso de su cancelación.

Se deben establecer lineamientos que permiten controlar los procedimientos

ejecutados en las cuentas por pagar, desde la emisión de la orden de compra

hasta el registro contable respectivo para así, ser enviadas al pago. Vinculando los

hechos mencionados anteriormente, se establece un control para la recepción de

facturas, registrando de esta manera en el sistema, las facturas emitidas

clasificándolas según sea el límite de crédito y luego registrándolas por orden de

llegadas.

Dada la situación, se propone el diseño sugiriendo su aplicación en un corto

plazo y así lograr la optimización del proceso de cuentas por pagar de En*nE, C.A.




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VIGENCIA Asunto: Justificación

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El presente diseño pretende ser una herramienta y modelo a seguir en los

procesos de manejo y control sobre las cuentas por pagar.

Cuando las Empresas e Instituciones adoptan sistemas de controles

internos estará llevando a cabo los registros con total fidelidad, estará

promoviendo la eficiencia en todas las actividades y sobre todo permitirá elevar su

prestigio.

En tal sentido, la Empresa En*nE podrá dar un paso más, en su desarrollo

como instituto, puesto que el establecimiento de un sistema de control interno

contribuye a llevar la transparencia y responsabilidad en los procesos contables,

permite la protección de sus cuentas, previene y detecta irregularidades en sus

actividades. Estos son elementos e indicadores que miden la competitividad en las

organizaciones.

Cabe destacar, que este modelo ha de aportar solución en la problemática

de los procesos de que actualmente existen en la empresa, como lo es su falta de

dinamismo, de manera que el mismo se actualice y modernice.




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VIGENCIA Asunto: Fundamentación

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Para la elaboración del diseño, el basamento teórico esta incluido en el

Marco Teórico de esta investigación.

Los procedimientos a seguir en el proceso de pago, así como la

formulación de normas y la elaboración del formulario de control interno fueron

diseñados tomando en cuenta las bases teóricas de Cepeda y Catacora.

Considerando la fundamentación teórica de los autores, se propuso

entonces, es diseño de un sistema de control interno para el rubro de cuentas por

pagar de En*nE, C.A.

Así mismo, se consideraron los resultados obtenidos en el capítulo anterior,

a través del análisis e interpretación del instrumento aplicado al personal de

contabilidad y del departamento de cuentas por pagar, de manera tal que el diseño

sea una alternativa factible para el adecuado proceso de pagos.




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VIGENCIA Asunto: Objetivos del Diseño

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El objetivo fundamental de ésta propuesta es proporcionar a la Empresa

En*nE, el establecimiento de normas, políticas y procedimientos, así como

Estrategias Administrativas para el manejo y registro de las cuentas por pagar,

debido a que en el mismo se describen todos los procedimientos de Control

Interno de las operaciones llevadas en forma sistemática con el fin de optimizar los

pagos.

OBJETIVO GENERAL

√ Elaborar una herramienta de control que permita un adecuado tratamiento al

proceso de Cuentas por Pagar.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

√ Proporcionar el detalle para comparar con el saldo de la cuenta de MAYOR.

√ Presentar listas de saldos para la preparación de un listado por antigüedad de

las Cuentas por Pagar.

√ Detectar cualquier pasivo no registrado, por mercancía y/o servicios recibidos

antes del final del período, especialmente de aquellas donde la mercancía

pudo contarse como existencia sin registrar el pasivo.

√ Determinar la existencia de desacuerdos con los proveedores de la empresa

en cuanto a precios, cantidades, condiciones de pago, entre otros, que puedan

requerir algún ajuste de Cuentas por Pagar para el Balance de Situación.




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VIGENCIA Asunto: Estructura del Diseño

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ESTRUCTURA DEL DISEÑO Elaborado por: Delgado Angy Wilhelm Ma. Gabriela



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VIGENCIA Asunto: Políticas Administrativas

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Las políticas tanto contables como administrativas son una serie de

conceptos o afirmaciones que poseen un carácter global y flexible.

Con esta definición se formulan las siguientes políticas para las que se han

de guiar los procesos de pagos de la empresa En*nE, C.A.

√ Para la realización de las compras se realizaran cotizaciones a distintos

proveedores.

√ Realizar la selección del proveedor por medio de un análisis previo de calidad

del producto, del precio y de las condiciones de pago que ofrece.

√ Los proveedores deben presentar las facturas originales, soportadas por la

orden de compra en original, salvo aprobación por escrito de la gerencia

administrativa.

√ En caso de que el proveedor no presentar la factura original para procesar el

pago, el mismo será elaborado con una copia de la factura, la cual será

sustituida por la original al momento del retiro del cheque en caja.

√ Todos los pagos a proveedores serán cancelados a través de cheques, salvo

los pagos menores correspondientes a caja chica.

√ Todos los cheques de pagos a proveedores llevarán el sello NO ENDOSABLE

y caducaran a los (60) sesenta días de la fecha de emisión.

√ Las facturas en las que los proveedores ofrezcan descuentos especiales,

condicionados al pronto pago, tendrán prioridad de cancelación.




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VIGENCIA Asunto: Políticas Administrativas

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√ El personal involucrado en el proceso de pago acatara las normas y

procedimientos.

√ Establecer convenios de pago acorde con los procesos administrativos que

garanticen la conservación de los créditos otorgados por los proveedores.




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VIGENCIA Asunto: Políticas Contables

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√ Se registrará la obligación y el pasivo correspondiente a la misma, en el

momento en que es creada.

√ Las facturas antes de su registro contable deben ser previamente autorizadas.

√ Debe existir un presupuesto y un programa semanal establecido para los

pagos.

√ Realizar pagos según las condiciones de créditos dados por los proveedores.

√ Realizar pagos únicamente cuando exista constancia de la recepción de la

mercancía.

√ Todo pago anticipado para compra de contado o adelanto para prestación de

servicio debe estar igualmente aprobada la solicitud de pago.

√ Se registrará la cancelacion de los pasivos una vez recibida la factura firmada y

sellada por el proveedor como CANCELADA.

√ La realización de los registros contables, debe apegarse a los (P.C.G.A)

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

√ Establecer convenios de pago acorde con los establecimientos contables, que

garanticen la conservación de las líneas de crédito con nuestros proveedores.




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VIGENCIA Asunto: Normas Administrativas

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Considerando a las normas como una guía que rige todas las actividades

con carácter de exigencia y cumplimiento, se formulan una serie de normas

administrativas y contables para llevar a cabo el manejo de pagos de la empresa:

√ Para realizar las compras deben existir un mínimo de tres (3) cotizaciones por

escrito, estas serán evaluadas y se tomará la mejor oferta.

√ Las órdenes de compra deben ser firmadas por el personal autorizado y según

su valor, estas firmas pueden ir desde el jefe de compras hasta la presidencia.

√ Las personas responsables de la sección de cuentas por pagar, deberán

verificar la conformidad de los materiales o del servicio que esta en proceso de

pago.

√ La persona responsable de la sección de cuentas por pagar, deberá presentar

los pagos con facturas originales, soportadas por la orden de compra también

original, salvo aprobación de excepción escrita por el jefe de contabilidad.

√ Se deberán establecer los pagos de acuerdo a la antigüedad de la factura.

√ Se deben verificar en todas las facturas las condiciones de pago acordadas.

√ No se cancelaran antes de la fecha de vencimiento, a menos que contemplen

la modalidad de descuento por pronto pago.

√ Se deben prever la cancelacion de las facturas a su fecha de vencimiento, con

la finalidad de evitar intereses de mora, por aquellos proveedores que así lo

establezcan.

√ Deben realizarse los pagos solo cuando exista previa autorización de la

gerencia de Administración.

√ Solo se elaborarán pagos a nombre del proveedor.




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De Cuentas por Pagar

VIGENCIA Asunto: Normas Administrativas

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√ Las facturas deben cumplir con todos los requisitos previstos por el

SENIAT, R.I.F., N.I.T, Nombre de la Empresa, Domicilio Fiscal del

Proveedor y la organización, Numero de la factura, entre otros.

√ Las facturas no deben tener enmendaduras en su contenido.

√ marcar las facturas con el sello de PAGADO una vez liquidadas las

mismas, indicando fecha de pago y número de cheque.




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VIGENCIA Asunto: Normas Contables

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√ Debe registrarse la obligación en el momento en que ésta se origine, afectando

las cuentas correspondiente dentro del Costo de Venta, Crédito Fiscal, si

corresponde y la Cuenta por Pagar.

√ Para el registro contable de las Cuentas por Pagar, todas éstas deben estar

soportadas y detalladas.

√ Toda factura al momento de ser registrada debe contener: Copia de la Factura,

Orden de Compra, Nota de Entrega, todas debidamente firmadas y selladas

por los departamentos correspondientes.

√ Deben actualizarse las Cuentas por Pagar a medida que éstas se vayan

creando por la adquisición de productos o servicios.

√ Deben cancelarse las Cuentas por Pagar de acuerdo a su antigüedad y por

prioridad de cancelacion.

√ Después de recibidas las facturas canceladas, debe realizarse el registro

contable afectando las Cuentas por Pagar y Caja o Banco (cualquiera sea el

caso). Ambas cuentas deben registrarse con saldo contrario para su correcta

cancelacion.




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VIGENCIA Asunto: Normas Contables

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√ Para aceptar facturas o recibos como soportes de costo y gastos deducibles

para el Impuesto Sobre la Renta, deben contener el Número de Registro de

Información Fiscal (R.I.F.) del proveedor del bien o servicio, de manera

obligatoria.

√ La retención del I.S.L.R., se debe enterar dentro de los plazos legales

previstos para ello, cargando a la cuenta de gasto llamada I.S.L.R. y abonando

a la cuenta caja o Banco según sea el caso. Si se abono a la cuenta Banco,

debe emitirse el cheque a nombre de la Tesorería Nacional.

√ Mensualmente debe cuadrarse y conciliarse el monto que presenta la empresa,

con el monto o registro de cada proveedor. Mientras que la empresa presenta

Cuentas por Pagar, los proveedores presentan cuentas por cobrar, ambas

cuentas deben ser conciliadas.

√ Realizar auditorias periódicas para garantizar el eficiente funcionamiento del

proceso.




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VIGENCIA Asunto: Procedimientos Administrativos

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Analista de Compras 1. Recibe la requisición de material, se

verifica su aprobación.

2. Una vez recibida la requisición se procesa

el pedido.

3. Solicita cotización del material.

4. Una vez obtenida esta cotización, se

procede a elaborar la orden de compra.

5. Una vez elaborada la orden de compra,

ésta pasa a ser firmada por el personal

autorizado.

6. Seguido a esto se hace llegar la orden de

compra al proveedor, bien sea, vía fax o

personalmente.

7. Por último es enviada una copia al

almacén con el fin de verificar el material al

momento de su llegada y una a

contabilidad para su registro.

Analista Cuentas por Pagar 8. Verifica que las ordenes de pago recibidas

coincidan con la relación entregada por

Contabilidad.




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VIGENCIA Asunto: Procedimientos Administrativos

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Analista de Cuentas por Pagar 9. Examina que la factura haya cumplido

con el tiempo establecido de crédito para poder realizar el pago correspondiente.

10. Espera previa autorización por el personal correspondiente (Gerencia de Administración) antes de la emisión del pago.

11. SI es afirmativa la autorización, se inicia la elaboración de cheques, y si es negativa la autorización se archiva hasta que se le de previa autorización

12. Próximamente, se encarga de buscar firmas autorizadas para el cheque.

13. Se encarga de enviar el cheque a caja; o si fuese el caso envía a depositar a cuenta de proveedores.




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VIGENCIA Asunto: Procedimientos Contables

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Analista de Contabilidad 1. Recibe documentos de la obligación

generada la cual es registrada,

cargando a la cuenta

correspondiente a la adquisición, al

crédito fiscal correspondiente, y

abonando a la cuenta por pagar

respectiva.

2. Hace una lista con la actualización

de libro de cuentas por pagar y se

clasifican por prioridad de

cancelación.

Coordinador del Departamento de

Cuentas por Pagar

3. Recibe la lista con toda la

información detallada de las

cuentas por pagar y la

disponibilidad con la que cuenta la

empresa.

4. Da la orden de la elaboración de los

cheques correspondientes al pago

de las cuentas por pagar

seleccionadas.

Analista de Contabilidad 5. Elabora los cheques y los envía al

coordinador del Departamento de

Cuentas por Pagar.




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Coordinador del Departamento de Cuentas por Pagar

6. Firma los cheques y los envía para

la cancelación de las cuentas

Analista de Contabilidad

7. Recibe las facturas canceladas,

realiza los asientos contables

cargando a la Cuenta por Pagar

correspondiente y abonando a la

cuenta Banco, y archiva

comprobantes como soporte de

cancelacion de la obligación.




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INICIO

Recibe documentos de la obligación y registra en el libro de cuentas por pagar.

Elabora una lista con la actualización del libro de cuentas por pagar y se clasifica por antigüedad.

Se aplazan los pagos respectivos.

Elabora los cheques para ser firmados .

Realiza los pagos a los proveedores y recibe la factura canceladas.

Realiza los asientos en el libro de cuentas por pagar y archiva los comprobantes.

Recibe lista con información detallada de las cuentas por pagar y la disponibilidad con la que cuenta la empresa.

Ordena la realización de los pago.

Revisa la disponibilidad Del efectivo.

FIN


NO

SI

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VIGENCIA Asunto: Estrategias Administrativas

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√ Establecer lineamientos generales dentro de la empresa acorde con los límites

de crédito que establezcan los proveedores, con la finalidad de que las

personas encargada de realizar los pagos, no exceda dicho límite.

√ Aplicar normas, políticas y procedimientos administrativos para conseguir

mayor compromiso de la empresa para con sus proveedores.

√ Mantener control sobre las cuentas por cobrar de manera que se obtenga la

mayor liquidez posible y poder solventar los créditos.




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VIGENCIA Asunto: Costo-Beneficio

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La aplicación del Diseño propuesto a la empresa En*nE, C.A. arrojará una

gran variedad de beneficios los cuales serán significativamente superiores a los

costos que implica la implantación del diseño.

Seguidamente se detallan algunos de los beneficios aportados por el

presente diseño a la empresa, así como también los costos implícitos en la puesta

en práctica del diseño, con la finalidad de plasmar la relación Costo-Beneficio.

BENEFICIOS

√ Se espera lograr con la aplicación de este sistema en la empresa En*nE,

específicamente los empleados encargados de la Cuentas por Pagar, el

conocimiento apropiado y la información necesaria de las actividades a realizar.

√ Enfocándose en el registro de las Cuentas por Pagar, con la aplicación de este

sistema, este proceso mejoraría ya que no existirían ineficiencias en el

personal encargado del mismo, ni el desconocimiento de los que implica tal

registro ya que se estaría optimizando constantemente lo planteado mediante

las políticas normas y procedimientos ya plasmados acorde con los objetivos

de En*nE, C.A.

√ Aunado a lo antes mencionado, igualmente se podría aprovechar, mediante la

aplicación de este sistema las oportunidades ofrecidas por los proveedores.

√ Así mismo se podrá contar con la información necesaria, referente a las

cuentas por pagar de manera más rápida y oportuna al contar con un sistema

contable que especifique todas las operaciones.




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VIGENCIA Asunto: Costo – Beneficio

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√ Por otra parte existen beneficios que no pueden ser medidos ni

cualitativamente ya que dependen de la satisfacción que sientan los

proveedores con el cumplimiento de lo convenido con la Empresa En*nE, C.A

COSTO

√ Para la aplicación de este diseño son poco relevantes los costos en los que

debe incurrir la empresa, ya que esta cuenta con gran parte de lo necesario

para tal fin.

Los costos que implicarían esta aplicación son:

√ Recursos Humanos.

√ Recurso Espacial Recurso Físico.

√ Sistema SAINT Contable.

√ Capacitación y Adiestramiento.

El tiempo propuesto para la aplicación de este sistema es menor a Un (01)

año, siempre y cuando se cumpla con lo establecido anteriormente.




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VIGENCIA Asunto: Costo – Beneficio

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En el presente diseño no se establecen costos de implantación del sistema

de Cuentas por Pagar, ya que la empresa no efectuará alguna inversión de

mobiliario, ni de personal por el contrario se pretende reducir los costos

administrativos a través de la eliminación de las tareas duplicadas y el

estancamiento de los procesos por el desconocimiento de las normas, logrando de

esta manera la eficiencia administrativa en la organización.

Por otra parte al implantar este diseño sólo se incurrirán en costos mínimos

de papelería para la reproducción de la forma propuesta y del presente manual.




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VIGENCIA Asunto: Factibilidad

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Los resultados de esta investigación demostrarán que debido a la ausencia

de políticas, normas y procedimientos establecidos por escrito, el Diseño de un

Sistema de Control Interno de cuentas por pagar, es recomendable ya que

garantiza un mayor funcionamiento en las actividades operativas que realiza la

empresa, de igual manera es factible su aplicación por su sencillez y bajos costos.

Una vez implantado todos estos factores se alcanzará la optimización del

proceso de compras a crédito con la debida colaboración de todas las personas

que laboran en la empresa obteniendo finalmente un logro en el cumplimiento de

las obligaciones con un emblema de eficiencia y eficacia predominante en todo

gerente contemporáneo.




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