CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE ESTUDIO

2.1. Problema2.1.1. Realidad Problemtica

En la actualidad, las universidades nacionales del pas estn experimentando un cambio en la afinacin de sus labores acadmicas y administrativas a travs de un proceso de acreditacin, el cual demanda de ellas la mejora en sus procesos, actividades y operaciones; esto implica el uso de tecnologas de informacin para automatizar y optimizar dichos procesos.

La Universidad Nacional del Santa tiene como parte de sus labores la gestin acadmica, lo cual implica procesos como matrcula, notas, planes curriculares, horarios; los mismos que estn a cargo de la Oficina Central de Evaluacin y Desarrollo Acadmico (OCEDA).

El proceso de matrcula esta normado bajo el reglamento expedido con RESOLUCIN N 165-2012-CU-R-UNS y sus posteriores modificatorias, es en este reglamento en su artculo 18 del Captulo III donde se estipula que dicho proceso es responsabilidad de cada facultad, a travs de las escuelas correspondientes y en conformidad con el cronograma aprobado por Consejo Universitario.

Uno de los problemas dentro del proceso de matrcula es que la escuela acadmico profesional debe esperar que la Oficina de OCEDA enve con anticipacin la relacin de los estudiantes (aptos para registrar matrcula) por orden de mrito (donde constan los primeros puestos por ciclo), los horarios, los consolidados de notas, las fichas de matrcula y el papel para imprimir los consolidados de matrcula; los que son necesarios para el curso normal del proceso de matrcula; cuando cualquiera de estos no llega a tiempo ocasiona demora en el proceso.

El proceso de matrcula se desarrolla actualmente en los ambientes designados por las escuelas (que generalmente son sus propios ambientes) utilizando el mdulo de matrcula del SIIGAA (Sistema de Informacin Integral de Gestin Acadmica y Administrativa), para lo cual cada estudiante debe apersonarse al ambiente designado para su especialidad ubicada en el campus universitario, llevando consigo los requisitos necesarios para matricularse (artculos 13 y 14 del Captulo II y el artculo 16 del captulo III en sus incisos a, b, c y d).

El proceso se describe a continuacin en modo general:

1) El Estudiante deber realizar los pagos por conceptos de matrcula y/o derecho por curso de 2 o 3 en el Banco de la Nacin.2) El estudiante se apersona a su escuela para recoger su consolidado de notas del ciclo anterior.3) Luego el estudiante (Boucher en mano) debe acercarsea su tutor para recibir de ste (previa verificacin del Boucher y consolidado de notas de semestre anterior) la ficha de matrcula en donde llenar los cursos a matricularse.4) El llenado de los cursos en la ficha de matrcula deber hacerse bajo el asesoramiento y estricta supervisin del tutor, todo bajo las normas estipuladas en el reglamento acadmico.5) Dentro de las normas se estipula que el estudiante solo puede matricularse en asignaturas para las cuales haya aprobado el prerrequisito; as como tambin no puede excederse en el nmero de crditos del ciclo a matricularse, salvo excepciones (para mayores detalles del proceso puede revisar el reglamento).6) Finalmente estar listo para el registro de su matrcula a travs del SIIGAA-UNS (Modulo de matrcula) y debido a que por lo general hay solo un equipo por escuela, los alumnos deben esperar en cola para ser atendidos por el docente encargado del registro de matrcula, que en algunas ocasiones desconoce el uso de sistemas informticos, ocasionando insatisfaccin y demora al momento del registro de matrcula

Aunque dentro de todo el acto del proceso descrito el estudiante recibe orientacin del profesor consejero segn lo establecido en el artculo 19 del reglamento de matrcula y aun haciendo uso de un sistema informtico, todava se generan matriculas inconsistentes las cuales son observadas por OCEDA (las matriculas observadas son por nmero de asignaturas permitidas segn ciclo, nmero de crditos mximo por ciclo, nmero de asignaturas permitidas segn ciclo, condicin de matrcula de la asignatura, el nmero de asignaturas segn condicin permitidas segn el reglamento de matrcula, lasasignaturas sin prerrequisitos aprobados o convalidaciones que no son reconocidas por el mdulo de matrcula actual). Esto debido a los siguientes factores:

No se tiene definido Cmo el tiempo de ejecucin del sistema automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definida En qu medida la compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del usuario automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definido De qu manera el reconocimiento y orientacin en el sistema automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definido Cmo el aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definido De qu manera la flexibilidad y eficiencia del sistema automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

2.1.2. Anlisis del Problema

Cmo el tiempo de ejecucin automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?Durante el proceso de matrcula uno de los principales problemas que se ven a simple vista es el tiempo de espera, el cual genera colas y el descontento de los alumnos, con el sistema web implementado este tiempo de espera se reducir evitando as las incomodas colas, ya que cada alumno desde su domicilio y cualquier lugar donde tenga acceso a internet podr matricularse de forma rpida. En qu medida la compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del usuario automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa? Esta categora trata del uso de lenguaje, su adecuacin al perfil del usuario del sitio, al contexto de uso, considerando el buen uso de las normas gramaticales del idioma.Se verificara si los trminos usados en el sitio para describir funciones, pginas, secciones, vnculos, indican de forma clara lo que representan. Se evitara la utilizacin de abreviaturas y se usaran siglas, smbolos tcnicos, unidades de medida de forma estandarizada y correcta. Las informaciones seguirn el correcto uso de los tiempos verbales y de la gramtica del idioma

De qu manera el reconocimiento y orientacin en el sistema automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?Esta categora evala el potencial del usuario para navegar en el sitio de forma eficiente, siguiendo el reconocimiento de identificacin y jerarquas de la informacin. Se verificar si las pginas tienen ttulos de identificacin, tanto en las barras de ventana como en el rea de contenido; si la estructura de organizacin jerrquica de las informaciones del sitio son fciles para aprender y memorizar. Tambin se evaluara si es fcil navegar entre las diferentes secciones del sitio a partir de cualquier pgina. La web deber proporcionar identificacin de la institucin y referencias para contacto en todas las pginas.

Cmo el aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa? Esta categora evala la cantidad formal del sitio y la planificacin visual de la disposicin de las informaciones. Se evaluara si el aspecto visual del sitio es atractivo y adecuado al perfil de la institucin; si los elementos de informacin estn dispuestos en las pginas de forma organizada y racional; si existe buena distincin visual entre los diferentes elementos de interfaz, elementos de navegacin, elementos de contenido. De qu manera la flexibilidad y eficiencia del sistema automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?Esta categora evala la flexibilidad del uso del sitio y la eficiencia de los procesos de interaccin. Se evaluara si el sitio permite acceder contenido de inters con un mnimo de clics; si el sitio es proyectado de forma que permita acceder rpidamente a las informaciones incluso en conexiones lentas, minimizando el tiempo de hacer download de las pginas; si el sitio permite hacer el bookmark de las pginas de inters para consulta futura, garantizando tambin la manutencin de la referencia a lo largo del tiempo; si el sitio est proyectado de forma a permanecer accesible independientemente de tipos y versiones de hardware o software.

2.2. Antecedentes

En primer lugar se tiene que, 14 de Enero del 2005 fue presentado en la Facultad de Ciencias de la Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann en Tacna - Per, con el ttulo IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO DE ADMINISTRACIN ACADMICA EN EL DEPARTAMENTO DE EVALUACIONES DEL INSTITUTO SUPERIOR LA SALLE URUBAMBA como trabajo de titulacin por Pimentel Zegarra Johans Antonio y Pimentel Zegarra Jos Luis, para optar el ttulo de Ingeniero en Informtica y Sistemas.

Esta investigacin de tipo tecnolgica e experimental que fue desarrollada usando tecnologa de escritorio, como lenguaje Visual Basic y SGBD Access, para automatizar procesos acadmicos del Instituto Superior la Salle Urubamba donde se logr la automatizacin de los procesos acadmicos y la disminucin de los tiempos de los mismos para las matrculas de dicha institucin.

Tambin se tiene como referencia el siguiente trabajo denominado DESARROLLO DE UN SISTEMA WEB PARA LA GESTIN DE INFORMACIN DE LA FUNDACIN PROYECTO SALESIANO CHICOS DE LA CALLE publicado en octubre del ao 2008 en la ciudad de Quito, en la ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS de la ESCUELA POLITCNICA NACIONAL, presentado para la obtencin del ttulo de ingeniero en sistemas informticos y de computacin por Chvez Ordoez Andrea Estefana y Guagalango Guagalango Segundo Adriano.

En esta investigacin se logr automatizar la informacin de la fundacin, en especial datos de nios y nias beneficiados, y el sistema fue desarrollado con tecnologa Web.

Como tambin el siguiente trabajo denominado DESARROLLO E IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN ACADMICA Y ADMINISTRATIVA VA WEB PARA EL COLEGIO MODELO POLITCNICO publicado en Agosto del ao 2010, en la ciudad de Quito - Ecuador en la ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS de la ESCUELA POLITCNICA NACIONAL presentado para la obtencin del ttulo de ingeniero en sistemas informticos y de computacin por Jarrn Ortiz Mara Eugenia y Valerazo Vargas Edgar Roberto.

Referentes de la problemtica mencionada tenemos:

Universidades Particulares:

Universidad Privada San Pedro. Es la primera universidad Fundada en la Provincia del Santa y que adems cuenta con su sistema de matrcula en lnea desarrollado como un mdulo de aplicacin dentro de su intranet, ha sido desarrollado sobre php y Sencha un framework en javascript para el desarrollo de interfaces web. Universidad Los ngeles de Chimbote. La pequea universidad se ha convertido en una de las universidades con mayor crecimiento en los ltimos aos y ha desarrollado uno de los ms poderos software ERP para el proceso de acreditacin que exigela CONEAU y que incluye dentro de sus funcionalidades un mdulo que da soporte a su proceso de matrcula.

A nivel Nacional tenemos como ejemplos a: La Universidad Nacional Mayor de San Marcos1. Con miras a mejorar la calidad de su servicio la UNMSM firm en el 2002 un contrato con AT&T para incrementar la velocidad de la transmisin de informacin y hacer ms eficiente su proceso de matrcula; esto con la finalidad de sentar las bases para implementar la matrcula va internet para los estudiantes de pre y post-grado. El proceso de implementacin de esta nueva forma de matrcula no fue repentino sino gradual, tal es as que en marzo del 2003 la Universidad con el apoyo de sus autoridades presenta la matrcula va internet como una alternativa al proceso de matrcula tradicional y dada la envergadura de la poblacin estudiantil se deja a libertad de las facultades la decisin de optar por el nuevo sistema o continuar con la matrcula tradicional.De all en adelante la UNMSM tiene dos alternativas para que el estudiante realice su matrcula la primera es la matrcula tradicional y la segunda va internet en la que el propsito de esta ltima es permitirle a los estudiantes (que cumplan con los requisitos) ahorro de tiempo evitando colas y demoras. Para la validacin de los pagos esta casa superior de estudios trabaja con el Banco Financiero.

La Universidad Nacional Federico Villareal, cuenta con su sistema de matrcula va internet pero solo para estudiantes de pregrado que estn en una situacin regular, los estudiantes que se encuentran en otra condicin simplemente deben asistir de forma presencial para realizar su matrcula y son tipificadas como matriculas especiales. Revisin del Proyecto de Tesis Titulado: SISTEMA DE INFORMACIN DE PRE-MATRCULA VA WEB PARA LA FACULTAD DE INGENIERA DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO, Este es un caso particular en la que la solucin planteada solo abarca una de las facultades de la universidad. La problemtica de esta universidad se desarrollaba en un contexto en el que el proceso de matrcula se desarrollaba manualmente y desde que el estudiante de pregrado recaba los requisitos para poder matricularse hasta que su matrcula se haca efectiva al haber recibido la constancia respectiva tomaba entre dos o cinco das; esta demora generaba el incumplimiento del cronograma de matrcula establecido por el Rectorado obligando a las autoridades a ampliar la fecha lmite de la misma. Otro problema subyacente al antes mencionado era la falta de un buen control de pagos; esto se explica de la siguiente manera: como la institucin es de rgimen privado muchas veces los estudiantes no han terminado de cancelar las pensiones del semestre anterior y han realizado su matrcula para el nuevo semestre, esto obviamente generaba un desfase en las recaudaciones. Sumados a estos dos problemas subyaca un tercero el cual era la falta de control de los prerrequisitos de las asignaturas pues el docente tutor no tena la informacin disponible y si la tena estaba desactualizada. Actualmente podemos ver los resultados de esta solucin en la escuela de sistemas de esta facultad.

2.3. Formulacin del Problema

DE QU MANERA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA WEB PERMITIR AUTOMATIZAR EL PROCESO DE MATRCULA EN LA EAPISI DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA?

2.4. Hiptesis

LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA WEB PERMITIR LA AUTOMATIZACIN DEL PROCESO DE MATRICULA EN LA EAPISI DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA. VARIABLE INDEPENDIENTE (VI)

Sistema WebIndicadores:

Tiempo de ejecucin del sistema Compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del usuario Reconocimiento y orientacin en el sistema Aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo Flexibilidad y eficiencia del sistema

VARIABLE DEPENDIENTE (VD)

Automatizacin del proceso de matrcula.Indicadores:

Tiempo de atencin al usuario Nmero de usuarios satisfechos

2.5. Objetivos2.5.1. Objetivo General

Desarrollar e Implementar un Sistema Web para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa

2.5.2. Objetivos Especficos

Establecer el tiempo de ejecucin del sistema para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.

Desarrollar la compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del usuario para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.

Determinar el reconocimiento y orientacin en el sistema para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.

Desarrollar un aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.

Determinar la flexibilidad y eficiencia del sistema para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.