CAPiTULO II CAMPOS DE APLICACION DE LA EVALUACIONINTEGRAL

T Odas las organizaciones, cualquiera que sea su actividad, pueden ser objeto de un diagnostico sistematico e integral y, por supuesto, recibir los beneficios que Ie

brinda esta herramienta administrativa.

Despues de identificar y analizar la estructura organizacional de la empresa a evaluar, las variantes que pueden considerarse deben estar enfocadas en dos aspectos bien definidos: en el cicio de vida de la organizacion, y su dimension.

El cicio de vida permite determinar los cambios que en el transcurso del tiempo ha sufrido la organizacion, permite establecer desde su surgimiento hasta la etapa de declinacion aquellos factores que han incluido positiva y negativamente para su permanencia en la industria y el crecimiento que ha experimentado.

De acuerdo al tamano de las organizaciones, as! sera el grado de profundidad en que se debe realizar el anaiisis, el cual debe considerarse desde su surgimiento, estructuracion, crecimiento, recesion, madurez y declinacion, hasta el momento en que se vislumbre una inminente quiebra.

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Las organizaciones peq uenas, logicamen te al efectuar la Eval uacion Integral, de tecta ran la falta de instrumentos administrativos que Ie permitan una eficiente labor; estas organizaciones por

su tamano, los propietarios consideran innecesario contar con una planeacion estrategica que les senale eI camino a seguir para eI logro de los objetivos trazados por sus dirigentes; manuales que les sirvan de parametros para las acciones a emprender; programa que establezcan periodos de tiempo necesarios para su ejecucion e identificacion de los responsables de alcanzarlos, estas organizaciones precisamente, por esa poca importancia que se Ie brinda a la gestion administrativa, carecen de estas herramientas para una eficiente administracion, por esa causa las organizaciones pequenas requieren mas dedicacion y trabajo de escritorio para la e1aboracion de herramientas administrativas que permitan reorientarlas para alcanzar los objetivos y hacer pardcipe al recurso humano como e1emento valioso para su crecimiento.

En eI caso de las empresas medianas, podria decirse que existen muy poca diferencia que la enunciada, estas poseen una vision y una mision previamente establecidas, suelen contar con uno 0

dos manuales considerados de mayor importancia, tales como: manual de organizacion, de puestos y funciones, y otros; en este caso eI anilisis a efectuar es eI mismo que la anterior, con la diferencia que se detectaran problemas que pudieran existir en los diferentes departamentos, la e1aboracion de los otros manuales de que carece la organizacion, actualizacion de los ya existentes y, desde luego, eI establecimiento de la aplicabilidad de un programa de calidad total, reingenieria u otra nueva filosoHa que se adapte a la organizacion y la dimension de esta.

En eI caso de las grandes empresas, eI grado de dificultad para la realizacion de una Evaluacion Integral, se incrementa

considerablemente, en virtud que por el tamano y el tiempo que tienen de venir operando, cuentan con todos los manuales y programas necesarios y hasta, en algunos casos, poseen por escrito planes a seguir por parte de toda la organizacion; en este caso, la Evaluacion Integral se realizara de una manera mas profunda, analizando cada uno de los componentes de la organizacion, analizando aspectos internos y externos que puedan perjudicar la continuidad del crecimiento de la empresa y, al detectar las areas crfticas de esta, establecen un plan para la implementacion de las nuevas estrategias a aplicar, a fin de optimizar los recursos disponibles de la organizacion.

Para las organizaciones consideradas grandes, se debe tomar en cuenta la dimension de la competencia, el segmento de mercado al que esra proyectada, la influencia de la globalizacion, la firma de los tratados de libre comercio que ha tenido un crecimiento en los ultimos anos, el crecimiento de la tecnologia como el caso del Internet, intranet y de las organizaciones virtuales.

AI analisis de esos factores debemos agregar, el que debe hacerse como consecuencia de las nuevas politicas y estrategias surgidas mundialmente y que tienen acertada influencia en las organizaciones de gran des magnitudes, como el surgimiento de los bloques economicos, las certificaciones de calidad (ISO 9000 e ISO 14000) , el calentamiento global, entre otros.

PERIODICIDAD DE LAS EVALUACIONES

Todas las organizaciones esran sometidas a cambios constantes, incrementos en las ventas y la capacidad productiva, nuevos productos lanzados al mercado, nuevos metodos de fabricacion y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procedimiento mecinico 0 electronico de datos, se incrementa el

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recurso humano, en otras ocasiones se disminuye, en algunos casos se despiden personas y en otros se contratan nuevos 0 simplemente renuncian para trasladarse a orras organizaciones, el exterior modifica la demanda y los precios, existe un cambio en la carga impositiva del gobierno, el regimen de cambio, politica monetaria, crediticia y otros factores extern os que afectan a la organizacion y que, precisamente por ser externos, no pueden ser controlados.

De conformidad a 10 anteriormente expuesto, se deduce que otra de las caracteristicas de la Evaluacion Integral es su periodicidad. A intervalos regulares de tiempo se debe repetir el analisis y, ademas de evaluar la situacion del momento, deducir la evolucion de la

empresa en el periodo largo de tiempo transcurrido y analizar los resultados obtenidos de las medidas adoptadas.

CUALIDADES DE UNA EFICIENTE EVALUACION

l. Que tenga originalidad. Que su conrenido este fundamentado en la realidad de la situacion que vive la

organizacion y que al momento de realizarla no se contamine la informacion por la influencia de otras organizaciones por su similitud en cuanto a la problematica, tamano, cantidad de personas que laboran en la misma, etcetera.

2. Que despierte el interes de la alta gerencia. El resultado que se espera de la Evaluacion Integral sea de beneficio para la toma de decisiones , que el estudio minucioso que se realice integral mente en toda laorganizacion reflejeverdaderamente

la realidad y motive la intencion de cambio y prosperi dad de sus dirigentes.

3. Que su contenido, conclusiones y recomendaciones tenga un

sentido objetivo no subjetivo, que las mismas sean realizables y

alcanzables. De la misma manera como se ha efectuado un estudio minucioso apegado a la realidad de la organizacion, as! las conclusiones y recomendaciones deben estar fundamentadas en la realidad para que los resultados en el momenta de tomar decisiones de cambio sean tanto factibles de realizar como que se este en la capacidad de lograr las metas propuestas.

4. Su redacci6n debe ser de manera profesional, que su contenido

sea sen cillo y comprensible a todo aquel que la lea. Se considera un punto de gran trascendencia la forma como se redacte la Evaluacion Integral, bisicamente porque de la manera como se escriba su contenido, as! impactari positiva 0

negativamente a quienes tienen accesibilidad de enterarse de ella, no importando que nivel jerirquico tenga y si tiene o no facultades para tomar decisiones.

5. Que se apegue a la realidad de la organizaci6n y que cada

uno de sus hallazgos sean fo~damentados con las evidencias necesarias para que no pierda elobjetivo real de la evaluaci6n.

De la informacion que se obtenga de la organizacion, ya sea por observacion, entrevista u otro medio utilizado, debe realizarse un anilisis cruzado a fin de confirmar 10 que inicialmente se ha observado con los datos obtenidos a traves de la entrevista, para luego reafirmar la informacion con el anilisis documental.

Es importante resaltar que la informacion obtenida por los medios antes descritos, nos induciri a determinar hallazgos, los cuales no podemos dar por ciertos sino que en cad a entrevista que realicemos se iran confirmando 0 desechando determinada informacion que carece de evidencias.