PARTE CINCO

ELSISTEMA DE INFORMACION BASADO EN

COMPUTADORAS Las tareas que realizan las computadoras se denominan aplicaciones. Tambin se usa

mucho el trmino sistemas. Al principio, la nica aplicacin de las computadoras era el procesamiento de datos. El sistema de procesamiento de datos de la compaa consista en subsistemas como nmina e inventarios. Hoy da estas aplicaciones reciben el

nombre de sistema de informacin contable (AIS, accounting nformation system).

A medida que las compaas ms grandes implementaron con xito sus aplicaciones de procesamiento de datos, se comenz a pensar en otros retos. Se reconoci que la computadora era una herramienta capaz de producir informacin para la toma de

decisiones gerenciales. Primero surgi el concepto de sistema de informacin gerencial, o MIS. Luego apareci un refinamiento llamado sistema de apoyo a

decisiones, o DSS. Los MIS y los DSS son los que ms han llamado la atencin de los gerentes y especialistas en informacin durante los ltimos treinta aos.

En la actualidad estn surgiendo dos nuevas reas de uso de las computadoras, las cuales aplican la computadora de formas totalmente distintas. Una, que busca utilizar la

computadora y otros dispositivos electrnicos para mejorar las comunicaciones interpersonales, es la oficina virtual. la otra, que busca utilizar la computadora para imitar ciertos aspectos de razonamiento humano, es la inteligencia artificial y su

subconjunto, los sistemas basados en conocimiento

En la parte cinco exploraremos cada una de estas cinco reas de aplicacin. El captulo 12 se dedica al AIS; el captulo 13, al MIS; el captulo 14, al DSS, y el captulo 15, a la Oficina Virtual. El captulo 16 concluye la parte cinco con un tratamiento de los

sistemas basados en conocimientos. Estas descripciones de los subsistemas CBIS ilustran la forma en que las organizaciones de negocios aplican los fundamentos que

aprendimos en otra parte de la carrera para usar la computadora como herramienta de resolucin de problemas. Entender el CBIS es fundamental para entender la computacin de negocios.

CAPITULO 12

El sistema

de informacin

contable Objetivos del aprendizaje Despus de estudiar este captulo, usted deber

Entender qu es procesamiento de datos.

Entender las tareas que realiza un sistema de informacin contable (AIS).

Conocer las caractersticas de un AIS.

Estar familiarizado con el conjunto integrado de subsistemas de AIS que se encuentra en muchas organizaciones.

Apreciar el valor de los diagramas de flujo de datos para documentar un

sistema de negocios.

Entender el papel del AIS en la resolucin de problemas.

Introduccin

El sistema de informacin contable (AIS, accounting information system) ejecuta las aplicaciones de contabilidad de la compaa. Estas aplicaciones se caracterizan por un

elevado volumen de procesamiento de datos. El procesamiento de datos consiste en cuatro tareas principales: recoleccin de datos, manipulacin de datos,

almacenamiento de datos y preparacin de documentos. Una compaa no puede escoger si tendr o no un AIS, ste es sencillamente indispensable. Tambin, todas las compaas realizan los procedimientos bsicamente

de la mima manera. El AIS est orientado hacia los datos ms que hacia la informacin, y los datos son, en buena parte histricos.

En este captulo usaremos diagramas de flujo de datos para documentar un AIS que llamamos sistema de distribucin. Compaas como los fabricantes, mayoristas y detallistas que distribuyen productos a sus clientes utilizan este tipo de sistemas.

Aunque el AIS est orientado hacia los datos, produce cierta cantidad de informacin

Adems, el AIS proporciona la base de datos en la que se apoyan otros subsistemas del CBIS

Qu es el procesamiento de datos? El procesamiento de datos (DP, data processing) es la manipulacin o transformacin

de smbolos, como nmeros y letras, a fin de aumentar su utilidad. El trmino procesamiento de transacciones (TP, transaction processing), que describe el procesamiento de datos aplicado a los datos de negocios, est adquiriendo cada vez ms

aceptacin. Aunque los trminos procesamiento de datos y procesamiento de transacciones se usan de manera indistinta, aqu usaremos procesamiento de datos, pues

es el ms establecido.

El sistema de informacin contable

Las tareas de procesamiento de datos de una compaa corren por cuenta de un sistema de informacin contable (AIS) que rene datos que describen las actividades de la

compaa, transforma los datos en informacin y pone la informacin a disposicin de los usuarios tanto de dentro como de fuera de la compaa. La figura 12.1 es un modelo de un AIS. El modelo es un derivado del modelo de

sistemas generales de la compaa que describimos en el captulo 6. Los elementos de entrada, transformacin y salida del sistema fsico de la compaa estn en la parte

inferior. Los datos se recaban de todo el sistema fsico y del entorno, y se introducen en la base de datos. El software de procesamiento de datos transforma los datos en informacin para la gerencia de 1a compaa y para individuos y organizaciones del

entorno de la compaa. Es importante reconocer el flujo de informacin hacia el entorno. El AIS es el nico

subsistema del CBIS que tiene que satisfacer necesidades de informacin externas a la compaa. El AIS debe proporcionar informacin a todos los elementos del entorno con excepcin de los competidores.

Fig. 12.1 Modelo de sistema de informacin contable Datos Informacin

EMPRESA

Gerencia

Software de

procesamiento

de datos

Base

de

datos

SISTEMA DE

INFORMACION

CONTABLE

Recursos

fsicos

de entrada

Transformacin

Recursos

fsicos

de salida

Tareas de procesamiento de datos El MIS realiza cuatro tareas bsicas de procesamiento de datos, las cuales describiremos

en las prximas pginas.

Recoleccin de datos

Cuando la compaa proporciona productos y servicios a su entorno, cada accin

se describe con un registro de datos. Si en la accin interviene un elemento del entorno, la accin recibe el nombre de transaccin; de ah el trmino de

procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de datos rene los datos que describen cada una de las acciones internas de la compaa y sus transacciones con el entorno.

Manipulacin de datos

Es necesario manipular los datos para convertirlos en informacin. Las operaciones de manipulacin de datos incluyen:

Clasificacin Ciertos elementos de datos de los registros funcionan como

cdigos. En el campo de la computacin, un cdigo es uno o ms caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo, un registro de nmina incluye cdigos que identifican el empleado (nmero de empleado), el

departamento del empleado (nmero de departamento) y la clasificacin de nmina del empleado (clase de nmina).

Ordenamiento Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los cdigos u otros elementos de datos. Por ejemplo, el archivo de registros de

nmina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estn juntos.

Clculo Se realizan operaciones aritmticas y lgicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. En un sistema de nmina, por

ejemplo, el salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.

Resumen Hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en forma de totales, subtotales. promedios, etctera.

Almacenamiento de datos

En una compaa pequea podra haber cientos de transacciones y acciones cada da; en empresa grande hay miles. Cada transaccin se describe con varios

elementos de datos. Todos estos datos deben guardarse en algn lado en tanto se necesitan, y sa es la funcin del almacenamiento de datos. Como se sabe, los

datos se guardan en medios almacenamiento secundario, y los archivos pueden

integrarse lgicamente para formar una base de datos. Por regla general, la

mayor parte de los datos de la base de datos son datos de contabilidad.

Preparacin de documentos

El AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto de dentro como de fuera de la compaa. Las salidas se originan de dos maneras:

o Por una accin Se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un cliente.

o Por un plan Se producen salidas en una fecha determinada. Un

ejemplo es un cheque de nmina que se prepara cada viernes.

En la mayor parte de los casos las salidas son documentos impresos, pero cada vez mas

usuarios estn usando las salidas en pantalla.

Caractersticas del sistema de informacin contable Hay varias caractersticas del procesamiento de datos que distinguen claramente el AIS

de los dems subsistemas del CBIS. El AIS:

Realiza tareas necesarias. La compaa no decide si quiere realizar o no procesamiento de datos. La ley obliga a la compaa a mantener un registro de sus

actividades. Elementos del entorno como el gobierno, los accionistas y propietarios, y la comunidad financiera, exigen que la compaa realice procesamiento de datos. Pero incluso si el entorno no lo exigiera, la gerencia de la compaa siempre

implementara el AIS para establecer y mantener un control.

Sigue procedimientos relativamente estandarizados. Los reglamentos y las prcticas aceptadas dictan la forma de realizar el procesamiento de datos. Las

organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos bsicamente de la misma manera.

Maneja datos detallados. Puesto que los registros de procesamiento de datos describen las actividades de la compaa de manera detallada, crean un rastro de

auditoria. Un rastro de auditoria es una cronologa de actividades que puede seguirse de principio a fin, y del fin hasta el principio.

Tiene un enfoque primordialmente histrico. Los datos recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedi en el pasado. ste siempre es el caso cuando

se usa procesamiento por lotes.

Proporciona poca informacin para resolucin de problemas. El AIS produce cierta informacin. Los informes de contabilidad estndar, como el estado de

ingresos y el balance general, son ejemplos de ello.

A pesar de que la lnea que separa los otros subsistemas del CBIS a menudo es borrosa, el AIS se puede distinguir por las caractersticas anteriores.

Un ejemplo de sistema de informacin contable Un buen ejemplo de AIS es el que usan las compaas de distribucin: compaas que

distribuyen productos o servicios a sus clientes. Llamamos a ste sistema de distribucin. Al estudiar este sistema, resulta til pensar en una compaa orientada hacia los productos, como un fabricante, mayorista o detallista. Sin embargo, el sistema

de distribucin tambin puede encontrarse en organizaciones de servicios como United Way y los hospitales, y en agencias del gobierno como el ejrcito y las autoridades

fiscales Todas las organizaciones estn en el negocio de la distribucin en una forma o en otra.

Tenga presente tambin que es probable que no pueda encontrar una compaa

que procese sus datos exactamente como lo describimos aqu. Nuestro modelo es general, y se ajusta a la mayor parte de las compaas de manera general.

Generalidades del sistema Utilizaremos diagramas de flujo de datos (DFD, dataflow diagrams) para documentar el sistema. Los DFD documentan un sistema de manera jerrquica, y el diagrama de la

figura 12.2 representa el nivel ms alto. El diagrama se llama diagrama de contexto porque presenta el sistema en el contexto de su entorno.

El sistema se representa con el rectngulo vertical que est en el centro. Los elementos del entorno se representan con rectngulos horizontales y estn conectados al sistema con flechas llamadas flujos de datos.

clientes

proveedores

gerenciaAlmacn de

materiales

SISTEMA DE

DISTRIBUCIN

ordenes de venta

aviso de orden deventa rechazada

facturas

estados de cuenta

pagos de clientes

compromisos

rdenes de compra

embarques

facturas deproveedores

estados deproveedores

pagos a proveedoresestados de ingresos

balance general

informes depresupuestos

otros informes

Fig 12.2 Diagrama de contexto del sistema de distribucin

Los elementos del entorno del sistema de distribucin incluyen clientes,

proveedores, la bodega de materiales y la gerencia. En la terminologa de DFD, el trmino entorno aplica al sistema que se documenta. Por esa razn, algunos elementos del entorno, como la gerencia y la bodega de materiales, en realidad forman parte de la

compaa. Los flujos de datos que conectan a la compaa con sus clientes son muy

similares a los que conectan a la compaa con sus proveedores. La razn es que la compaa es un cliente de su proveedor. Los pedidos que la compaa recibe de sus clientes generalmente se denominan rdenes de venta, mientras que los pedidos que la

compaa hace a sus proveedores se denominan rdenes de compra. En algunos casos la compaa primero obtiene Compromisos verbales de sus proveedores antes de

preparar las rdenes de compra. Es muy comn que la compaa tenga que enviar Avisos de orden de venta rechazada a sus clientes, tal vez porque su calificacin de crdito es mala. Aunque los proveedores tambin envan avisos de orden de compra

rechazada a la compaa, hemos omitido este flujo por simplificacin. Tanto la compaa como sus proveedores usan Facturas para comunicar a sus clientes cunto

dinero deben, y Estados de cuenta para cobrar las cuentas que no se han pagado. Por ltimo, tanto la compaa como sus clientes deben efectuar Pagos por sus compras.

Los flujos de datos del sistema de distribucin a la gerencia consisten en los informes de contabilidad estndar.

Todos los flujos de datos que se muestran en la figura 12.2, menos dos, consisten

en recursos conceptuales; las dos excepciones son el flujo que va de los proveedores al

sistema y que est rotulado Embarques, y el que va del sistema a la bodega de materiales, rotulado Existencias. Los flujos de datos pueden reflejar recursos tanto

conceptuales como fsicos, y los recursos conceptuales pueden incluir datos o informacin.

Los principales subsistemas del sistema de distribucin

El diagrama de contexto est bien para definir las fronteras del sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Sin embargo, necesitamos saber ms acerca de los procesos que se llevan a cabo. Para ello, identificamos los tres subsistemas principales en la

figura 12.3. En la terminologa de DFD, esto se conoce como diagrama de Figura 0. Pronto veremos de dnde sali este nombre. Cuando se usa una serie de DFD en una

jerarqua, se recurre a lo que se conoce como DFD en niveles. Los subsistemas se identifican con los rectngulos verticales numerados de la

figura 12.3. El primer subsistema se ocupa de surtir los pedidos de los clientes; el

segundo, de ordenar existencias de reabastecimiento a los proveedores; y el tercero, de mantener el libro mayor de la compaa. El lector observar que los cuatro elementos

del entorno que aparecan en el diagrama de contexto aparecen tambin en la figura. Lo mismo sucede con los flujos de datos que conectan el sistema de distribucin con esos elementos. Esta condicin produce lo que se conoce como DFD balanceados, porque

aparecen las mismas conexiones del sistema en todos los niveles del sistema en los que intervienen.

Fig 12.3 Diagrama de Figura 0 del sistema de distribucin

Sistemas que surten pedidos de clientes En la figura 12.4 se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en el

surtido de pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios, facturacin y cuentas por cobrar. La figura 12.4 es una explosin del Proceso 1 del diagrama de Figura 0. Por esta razn, lo llamamos diagrama de Figura 1. El nmero de la figura se refiere al

nmero de proceso correspondiente en el DFD del siguiente nivel ms alto. Puesto que el diagrama de contexto no tena nmeros de figura, el DFD del siguiente nivel inferior

se denomina diagrama de Figura 0. Observe que algunas de las flechas estn conectadas a crculos pequeos que

contienen nmeros. Los crculos son conectores que establecen flujos a otros DFD.

Los nmeros identifican los nmeros de sistema de los otros DFD. Por ejemplo, el flujo de datos rotulado Datos contables de cuentas por cobrar est conectado al Proceso 3,

que es el proceso que mantiene el libro mayor de contabilidad. Aprenderemos ms acerca de los cuatro sistemas de surtido de pedidos ms

adelante. Por ahora, slo necesitamos entender que el sistema de captura de pedidos

introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturacin prepara las facturas de los

clientes, y el sistema de cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.

clientes

proveedores

gerencia

Almacn de

materiales

ordenes de venta

aviso de orden deventa rechazada

facturas

estados de cuenta

pagos de clientes

rdenes de compra

embarques

facturas deproveedores

estados deproveedores

pagos a proveedoresdatos contables de

cuentas por pagar

1

surtir

pedido

datos contables de ctas x cobrar

datos contables de inventarios

artculos recibidos

otros informes

informes de

presupuesto

balance general

estado de ingresos

3

mantenerlibro

mayor

2

Ordenarexistenciasde reabaste-

cimiento

existencias

Fig 12.4 Diagrama de Figura 1 de los sistemas que surten pedidos de clientes

Sistemas que ordenan existencias de reabastecimiento De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar existencias

de reabastecimiento de los proveedores. Este detalle se observa en la figura 12.5, y se denomina diagrama de Figura 2 porque descompone el proceso 2 del diagrama de

Figura 0. El sistema de compras enva rdenes de compra a los proveedores para las

clientes

ordenes de venta

aviso de orden deventa rechazada

facturas

esta

do

s d

e c

uen

ta

pag

os d

e c

lien

tes

datos contables de cuentas por pagar

1.1

captura

de

pedido

3

mantenerlibro

mayor

1.3

facturacin

pedidos facturados

1.2

inventarios

artculos

recibidos

datos contables

de

inventario

datos de

compras

pedidossurtidos

3 3 2

2

pedidos aceptados

3

1

1

proveedores

Bodega de

Materiales

2.1

compras

2.2

Recepcin

2.3

Cuentas

por pagar

datos de compras

compromisos

artculos

recibidos

existencias

compras

recibidas

obligaciones incurridas

datos contables de

cuentas por pagarpagos a proveedores

estados de proveedores

facturas de

proveedores

embarques

rdenes de

compra

surtidas

datos de rdenes

de compra emitidas

rdenes de compra

Fig 12.5 Diagrama de Figura 2 de los sistemas que ordenan existencias de

reabastecimiento

existencias que se requieren, el sistema de recepcin recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar realiza los pagos.

Sistemas que efectan procesos de contabilidad general

En la figura 12.6 se muestran los detalles del ltimo de los tres procesos del diagrama de Figura 0: mantener el libro mayor de contabilidad. El sistema de libro mayor o de

contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas contables con el objeto de presentar un panorama financiero compuesto de las operaciones de la compaa. El archivo que contiene los datos contables combinados es

el libro mayor.

Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema de actualizacin del libro mayor asienta en el libro mayor los registros que describen las diversas acciones. El subsistema de preparacin de informes utiliza el contenido del libro

mayor para preparar los informes de la gerencia.

No documentaremos el sistema de libro mayor con ms detalle que el que se muestra aqu. El diagrama de Figura 3 es suficiente para entender el sistema.

A diferencia de los DFD anteriores, la figura 12.6 incluye un almacn de datos: el trmino DFD para los archivos. El almacn se indica con un rectngulo abierto y se rotula cori el nombre correspondiente, como libro mayor. No incluimos almacenes en

los DFD de nivel superior porque no queramos que esos diagramas quedaran demasiado abigarrados. Al bajar al siguiente nivel de detalle, encontraremos ms

almacenes de datos.

1 3.1

actualizar

libro

mayor

3.2

Preparar

informes

gerenciales

datos de cuentas por cobrarcompromisos

LIBRO MAYOR

registro de libro mayor

actualizados1

2

datos contables de inventario

datos contables de c. x pagar

datos de informes gerenciales

GERENCIA

otros informes

informes de presupuestos

balance general

estado de ingresos

Fig. 12.6 Diagrama de Figura 3 de los sistemas que realizan procesos de

contabilidad general

Ahora que va tenemos un panorama general del sistema de distribucin, describiremos

los subsistemas que surten los pedidos de los clientes y ordenan las existencias de reabastecimiento.

Surtir pedidos de clientes En nuestra descripcin de cada subsistema, usaremos los nmeros de los DFD para que sea ms fcil relacionar la narrativa con los diagramas. Tambin supondremos que el

sistema est computarizado.

1. 1 Captura de pedidos La figura 12.7 documenta el sistema de captura de pedidos. Se trata de un diagrama de

Figura 1.1, pues documenta con mayor detalle el procesamiento del Paso 1.1 del diagrama de nivel superior (figura 12.4).

1.1.1 Editar datos de pedidos Las compaas usan formas de rdenes de venta pira registrar los datos que necesitan para procesar un pedido de un

cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de

pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el nmero del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error, como cuando el nmero de articulo no concuerda con el nombre del artculo, el empleado

prepara un Aviso de orden de ventas rechazada que se enva al cliente pidindole que vuelva a presentar una orden de ventas corregida. El

empleado tambin archiva la orden de ventas en un archivo llamado rdenes de venta rechazadas por edicin. Los pedidos rechazados se conservarn en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten

nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algn tipo de archivo histrico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema. La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste en los Pedidos editados que pasaron la edicin.

Estos pedidos son las entradas del siguiente paso.

1.1.2 Verificacin de crdito El propsito de este paso es determinar si la compaa quiere tratar con el cliente. Esto se efecta mediante una

verificacin de crdito. Una estrategia para realizar la verificacin de crdito considera el

impacto que tendra el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por

cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compaa por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el

archivo de Cuentas por Cobrar, pero tambin incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de Crdito de Clientes , que se usa para realizar la verificacin de crdito. El archivo de Crdito de Clientes tambin

contiene los lmites de crdito del cliente. Un lmite de crdito es el importe

total de cuentas por cobrar que la compaa est dispuesta a aceptar de un

cliente. El flujo de datos rotulado Datos de crdito incluye tanto la cantidad por

cobrar como el lmite de crdito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el lmite de crdito. Si se excede el lmite de crdito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan

la verificacin de crdito se almacenan en el archivo de Ordenes de compra rechazadas por crdito, y se envan Avisos de orden de venta rechazada a

los clientes. La tercera salida de la verificacin de crdito es Pedidos editados y verificados, que son las entradas del siguiente paso.

1.1.3 Asentar pedidos Cuando se acepta un pedido, se introduce en una

Bitcora de Pedidos una breve descripcin para identificarlo, y se escribe un registro de Pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios.

La Bitcora de Pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitcora de pedidos contiene elementos de datos como el nmero de cliente, el nmero de pedido del cliente, la fecha

del pedido del cliente y fecha de recepcin del pedido. Los pedidos que estn en este archivo se llaman pedidos abiertos. Esto quiere decir que no

se han surtido.

1.1.4 Marcar pedidos surtidos Los primeros tres pasos del sistema de

captura de pedidos forman una cadena conectada; estn vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. El paso 1. 1.4 est aparte

porque se efecta despus, cuando el sistema de facturacin indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturacin crea el flujo de datos de

Pedidos completados para que sirva como seal. En el paso 1.1.4, los registros de la Bitcora de Pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no

estn abiertos.

1.1.3

asentar

pedidos

clientes

1.1.1

editar

datos de

pedidos

1.1.2

Verifica -

cin

de

crdito

1.1.4

Marcar

pedidos

surtidos

ordenes

de venta

rechazadas

por edicin

archivo de

crdito

de clientes

ordenes

de venta

rechazadas

por crditobitcora

de

pedidos

1.2

1.3

ordenes de venta rechazos por edicin

aviso de

orden de

venta

rechazada

pedidos editados y verificados

pedidos

aceptados datos de pedidos

rechazados

por crdito

datos de crdito

pedidos editados

pedidos completados

fecha enque sesurti

Fig. 12.7 Diagrama de Figura 1.1 del sistema de captura de pedidos

Al registrar la fecha de surtido en la Bitcora de Pedidos, se incrementa el valor de informacin de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cules pedidos estn abiertos, y

tambin puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cunto tiempo toma surtir los

pedidos. Esta informacin es valiosa para los gerentes.

1.2 Inventarios Una vez que se toma la decisin de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible

surtirlos. La figura 12.8 muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios. Dos procesos (1.2.1 y 1.2.2) se encargan de surtir los pedidos. 1,os otros

procesos (1.2.3 y 1.2.4) tienen otras obligaciones.

1.2.1 Verificar existencias. El primer paso es verificar las existencias de

cada artculo ordenado. Se recupera del archivo de Inventarios el Registro de artculo del artculo ordenado. El campo de cantidad en existencia del

registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de ese artculo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no pueden surtirse, se introducen

registros en el archivo de Pedidos Pendientes. Un pedido pendiente (backorder) implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtir

apenas se reabastezca el inventario. ste es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de

datos relacionados con el artculo de inventarios. El registro de inventarios

incluye elementos como descripcin del artculo y ubicacin en bodega, que

Fig. 12.8 Diagrama de Figura 1.2 del sistema de inventarios

1.2.2

Verificar

punto de

reorden

1.2.1

Compro-

bar

existen-

cias

1.2.3

Aadir

artculos

recibidos

1.2.4

Proporcio-

nar datos

de libro

mayor

archivo de

pedidos

pendientes

1.1

1.3

ARCHIVO DE

INVENTARIOS

2

2

3

pedidos

aceptados

registros

de artculos

Adiciones al

archivo de

inventarios

Artculos

recibidos

artculos

disponibles

registros

de artculos

actualizados

registros de

inventario

registros

de pedidos

pendientes

datos

contables de

inventario

se usarn posteriormente. Si recuperamos esos datos aqu y los llevamos junto con los datos de la transaccin, no ser necesario volver a acceder al archivo de Inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la

parte ms tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde sea posible.

Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos Artculos disponibles es el vnculo con el siguiente proceso.

1.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido) En caso de surtirse el pedido, el siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al reducirse,

han hecho que se llegue al punto de reorden. Cada registro de artculo contiene un campo de punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad

de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para que el nuevo

suministro se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos, se es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de reorden se

registran como Datos de compra que el sistema de compras usar. El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los Registros de artculos actualizados de vuelta en el archivo de Inventarios. Cada uno de

estos registros actualizados contiene las nuevas existencias disponibles. El flujo de datos Artculos surtidos es el vnculo con el siguiente sistema

de surtido de pedidos: facturacin.

1.2.3 Aadir artculos recibidos Los procesos anteriores reducen los

inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los

proveedores. En el paso 1.2.3 se usa el flujo de datos Artculos recibidos del sistema de recepcin y se actualizan los campos de existencias disponibles

de los artculos recibidos, en el archivo de Inventarios.

1.2.4 Proporcionar datos de libro mayor Los datos de inventario son una

entrada importante del sistema de libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este paso extrae del archivo de

Inventarlos datos que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos: Datos contables de inventario,

1.3 Facturacin

Una factura es el aviso oficial que la compaa enva a sus clientes para notificarles cunto dinero deben. El sistema que prepara las facturas es el de facturacin. La figura

12.9 ilustra los dos procesos de facturacin principales.

Fig. 12.9 Diagrama de Figura 1.3 del sistema de facturacin

Como consumidor, usted recibe facturas que probablemente no identifica como tales, Cada vez que usa su tarjeta de crdito, el vale que usted firma es una factura: describe una sola transaccin a crdito y establece su obligacin de pagar en una fecha

posterior.

1.3.1 Obtener datos de clientes Primero, los datos de inventario de los artculos surtidos se complementan con datos del cliente del archivo de

clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y direccin, instrucciones de embarque y nmero de vendedor. Estos elementos se imprimirn en las facturas y otros documentos, como los informes

gerenciales. Los Datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

1.3.2 Preparar facturas La preparacin de las facturas requiere extender

cada rengln, o artculo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros clculos incluyen acumular el total de todos los artculos y tal vez calcular un impuesto de venta.

Una vez que se imprimen las Facturas, se envan a los clientes, y los datos de Pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los

datos de Peddos facturados no incluyen los detalles de cada rengln. Ms bien, esta informacin resume la transaccin de facturacin identificando la factura por nmero, fecha, nmero de cliente, nombre y direccin del cliente,

nmero de pedido del cliente, nmero de vendedor e importe de la factura. Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de

captura de pedidos para que la situacin de surtido se refleje en la bitcora de

1.3

1.1

1.4

ARCHIVO

DE CLIENTES

ARCHIVO

DE CLIENTES

CLIENTESCLIENTES

1.3.1

obtener

datos de

clientes

1.3.1

obtener

datos de

clientes

1.3.2

preparar

facturas

1.3.2

preparar

facturas

artculos

surtidos

datos de clientes

datos defactura

pedidos facturadosfacturas

pedidoscompletados

pedidos .Esta notificacin se efecta con el flujo de datos Pedidos

completados.

1.4 Cuentas por cobrar

La figura 12. 10 muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por cobrar. Este sistema es nico en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los dems. Se presenta esta situacin porque cada proceso tiene su propio disparador.

1.4.1 Aadir nuevas cuentas por cobrar Se aaden registros al archivo de

Cuentas por Cobrar inmediatamente despus de la facturacin. El disparador Pedidos facturados ocurre a diario.

1.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas As mismo, se eliminan registros del archivo de Cuentas por Cobrar para reflejar los Pagos de

clientes.

1.4.3 Preparar estados de cuenta Cada mes, se usa el archivo de Cuentas por Cobrar para preparar Fstados de cuenta Un estado de cuenta es un

recordatorio de que se debe dinero por una o ms facturas. Es prctica comn dar al cliente treinta das para pagar una factura. La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 das despus de la

fecha de facturacin. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida. Un estado de cuenta contiene una sola lnea por cada factura pendiente:

una factura que todava no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una compaa de tarjetas de crdito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

1.4.4 Proporcionar datos de libro mayor Tambin cada mes, el sistema de

cuentas por cobrar proporciona Datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro Mayor. Estos datos aparecen como un activo en el balance

general.

1.3

1.4.1

aadir

nuevas

cuentas

por cobrar

1.4.1

aadir

nuevas

cuentas

por cobrar

1.4.2

eliminar

cuentas por

cobrar

pagadas

1.4.2

eliminar

cuentas por

cobrar

pagadas

1.4.1

proporcio-

nar datos

de libro

mayor

1.4.1

proporcio-

nar datos

de libro

mayor

1.4.3.

preparar

estados de

cuenta

1.4.3.

preparar

estados de

cuenta

ARCHIVO DE

CUENTAS

POR COBRAR

ARCHIVO DE

CUENTAS

POR COBRAR

CLIENTESCLIENTES

ARCHIVO DE

CUENTAS POR

COBRAR

PAGADAS

ARCHIVO DE

CUENTAS POR

COBRAR

PAGADAS

3

pedidos facturados

nuevas cuentas

por cobrar

registros de

cuentas por cobrar

registros de cuentas porcobrar que eliminar

registros

de cuentas

por cobrar

pagadaspagos

declientes

estados de

cuenta

registros de estado

registros

contables de

cuentas por

cobrar

Fig. 12.10 Diagrama de Figura 1.4 del sistema de cuentas por cobrar

En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las seales de punto de reorden del sistema de

inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.

Ordenar existencias de reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepcin y cuentas por pagar.

2.1 Compras

El departamento de compras consiste en uno o varios compradores que se encargan de seleccionar los proveedores que suministrarn las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el Paso 1.2,1, de la figura 12.8 cuando se llega al punto de reorden. Se aade un registro

al flujo Datos de compra, que funciona como entrada del sistema de compras. La figura 12.1 1 muestra los cuatro subsistemas del sistema de compras.

Fig. 12.11 Diagrama de Figura 2.1del sistema de compras

1

proveedoresproveedores

archivo de

proveedores

archivo de

proveedores

archivo de

rdenes de

compra

pendientes

archivo de

rdenes de

compra

pendientes

archivo

histrico de

rdenes de

compra

archivo

histrico de

rdenes de

compra

2.2

2.3

2.2

rdenes de

compra datos de desempeo anterior

datos de inventarios

y proveedores

compromisos

rdenes de compra

datos deordenes

de compra emitidas

datos de rdenes

de compra

obligacionesincurridas

registro de

ordenes de compra

registro de

rdenes de

compras

eliminadas

rdenes de

compra surtidas

2.1.1 Seleccionar proveedores El comprador decide cules proveedores

debern considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de Proveedores y posiblemente otras fuentes.

El archivo de Proveedores mantiene datos que describen las transacciones previas con la compaa en trminos de calidad de los materiales, precios y

capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

2.1.2 Obtener compromisos verbales Cuando el comprador determina

cules proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por telfono o quiz empleando una red de comunicacin de datos con objeto

de llegar a un acuerdo.

2.1.3 Preparar rdenes de compra El comprador usa entonces su terminal para iniciar la preparacin de una orden de compra. Otra salida son los Registros de orden de compra que se agregan al archivo

de rdenes de Compra Pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las rdenes de compra que se pierden en el correo o los embarques que

no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magntico, la computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay rdenes de compra pendientes: rdenes

de compra que deban haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las

razones por las que no se surtieron los pedidos; esto es un ejemplo de administracin por excepcin. Las otras dos salidas del paso 2.1.3 son notificaciones a otros sistemas de

que se hizo una compra. El flujo Datos de rdenes de compra emitidas avisa al sistema receptor que deber llegar un embarque. Tambin, el flujo

de datos Obligaciones incurrdas notifica al sistema de cuentas por pagar que debe esperar una factura de ese proveedor. En breve veremos cmo se usan estas dos notificaciones.

2.1.4 Cerrar rdenes de compra Es necesario eliminar registros del

archivo de rdenes de Compra Pendientes cuando se surten los pedidos. Esta seal proviene del sistema de recepcin en forma del flujo de datos rdenes

de compra surtidas. Los Registros de orden de compra eliminados se archivan en el archivo Histrico de rdenes de Compra.

De todos los subsistemas del sistema de distribucin, compras es el que

ha sido ms difcil de computarizar. La principal razn es el hecho de que el elemento humano es muy importante. Todas las actividades giran alrededor

de las negociaciones del comprador con los proveedores. Esta situacin parece estar cambiando. Tecnologas de comunicacin

innovadoras como ISDN, EDI, internet y videotex se estn aplicando al rea

de compras para mejorar el flujo de informacin entre la compaa y sus proveedores. Adems, se estn programando sistemas basados en

conocimientos para tomar una parte de las decisiones del comprador.

2.2. Recepcin El sistema de recepcin tiene la obligacin de actualizar el sistema conceptual de la compaa de modo que refleje la recepcin de las existencias de reabastecimiento de los

proveedores.

2.2.1 Procesar recepciones Usted recordar que el sistema de compras avisaba al sistema de recepciones que habra una recepcin futura con el

flujo Datos de rdenes de compra emitidas. Se ve en la figura 12.12 que esos registros se mantienen en el archivo de Artculos Comprados hasta que

se dispara el proceso de recepcin. El disparador llega cuando un camin entrega los Embarques en la plataforma de recepcin. El personal de recepcin abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar

roturas, contar los artculos y retirar las boletas de empaque. Una boleta de empaque, que a menudo es una copia de la factura del proveedor, viene

dentro de cada caja como registro del contenido. El empleado receptor procesa la recepcin empleando una terminal situada en el rea de recepcin para recuperar los Datos de artculos comprados del archivo de Artculos

Comprados. Empleando los datos en pantalla, el empleado compara elementos de datos de la boleta de empaque - el nmero de orden de compra

de la compaa, los nmeros de los artculos y las cantidades con las entradas correspondientes del archivo

El propsito de estas inspecciones es asegurar que el proveedor haya

enviado la mercanca que se orden y que la mercanca que el proveedor envi se haya recibido realmente. Si todo coincide, las Existencias se dirigen

a la bodega de materiales y se ensambla la informacin de recepcin.

2.2.2 Notificar a otros sistemas La Informacin de recepcin consiste en

todos los elementos de datos que otros sistemas usarn. Un flujo de datos Artculos recibidos se enva al sistema de inventarios para informar los

nmeros de artculo y las cantidades que se usara para actualizar el archivo de Inventarios. Un flujo de datos rdenes de compra surtidas se enva al

sistema de compras, que lo usar para cerrar las rdenes de compra pendientes. En la seccin que sigue veremos cmo el sistema de cuentas por pagar usa el flujo de datos Compras recibidas.

Fig. 12.12 Diagrama de Figura 2.2 del sistema de recepcin

proveedoresproveedores

bodega de

materiales

bodega de

materiales

archivo de

artculos

comprados

archivo de

artculos

comprados

2.2.1

procesar

recep-

ciones

2.2.1

procesar

recep-

ciones

2.2.2

notificar

a otros

sistemas

2.2.2

notificar

a otros

sistemas

1

2.3

2.1

2.1

datos de

rdenes

de compra

emitidas

compras recibidas

rdenes de compras surtidas

artculos recibidos

informacin

de recepcin

datos de artculos

comprados

embarques

existencias

Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres avisos

de recepcin con poco o ningn retraso. En los sistemas manuales pueden pasar das antes de que todas las notificaciones lleguen a su destino.

2.3 Cuentas por pagar

El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago, la compaa querr asegurarse de que en verdad debe ese

dinero. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

1. Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un

registro en el archivo de Cuentas por Pagar. 2. Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la

proporciona el archivo de Compras Recibidas que contiene la notificacin de recepcin por parte del sistema de recepcin. 3. Se recibi una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de

Facturas y Estados.

Fig. 12.13 Diagrama de Figura 2.3 del sistema de cuentas por pagar

La figura 12.13 muestra los procesos de sistema de cuentas por pagar.

2.3.1 Preparar registros de cuentas por pagar del proveedor Se aaden registros al archivo de Cuentas por Pagar cuando se recibe el flujo de datos

2.3.4

proporcio-

nar datos

de libro

mayor

2.3.4

proporcio-

nar datos

de libro

mayor

2.3.3

eliminar

cuentas

por pagar

pagadas

2.3.3

eliminar

cuentas

por pagar

pagadas

2.3.2

efectuar

pagos a

provee-

dores

2.3.2

efectuar

pagos a

provee-

dores

archivo de

compras

recibidas

archivo de

compras

recibidas

archivo

de cuentas

por pagar

archivo

de cuentas

por pagar

archivo

de cuentas

por pagar

pagadas

archivo

de cuentas

por pagar

pagadas

archivo de

facturas y

estados

archivo de

facturas y

estados

proveedoresproveedores

2.1

2.2

3

2.3.1

preparar

registros

de c x p de

proveedor

2.3.1

preparar

registros

de c x p de

proveedor

obligaciones

incurridas

nuevos datos

de cuentas

por pagar

registro de cuentaspor pagar

registro decuentas porpagar pagadas.

facturas de proveedores

estado decuentadeproveedores

pagos a proveedores

datos de factura

comprasrecibidas

datos de

recepcin datos deproveedores

pagados

registros decuentas por pagar

por eliminar

datosde

pago

datos

contables de

cuentas por

pagar

Obligaciones incurridas del sistema de compras. Podra pasar un tiempo

considerable antes de que se reciba la mercanca.

2.3.2 Efectuar pagos a proveedores Las Facturas de proveedores y Estados de cuenta de proveedores se introducen en el archivo de Facturas y Estados, donde se conservan hasta que se efecta el pago. Se efectan pagos cuando se

satisfacen las tres condiciones anteriores. Se usan Datos de pago del archivo de Cuentas por Pagar y los Datos de facturas del archivo de Facturas y Estados

para efectuar los Pagos a proveedores.

2.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas Cuando se efecta un pago a un

proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de Cuentas por Pagar y se aade al archivo de Cuentas por Pagar Pagadas.

2.3.4 Proporcionar datos de libro mayor El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad general. Las cuentas por pagar

aparecen como un pasivo en el balance general.

Esto concluye nuestro recorrido del sistema de distribucin. Aunque es posible que le haya parecido complejo, nuestro sistema en realidad es muy sencillo en comparacin con los que usa la mayor parte de las compaas. Omitimos una buena cantidad de

rutinas de excepcin: actividades que se realizan con poca frecuencia pero que deben tenerse en cuenta en el diseo de un sistema operacional. Por ejemplo, no incluimos los

procesos de eliminar las rdenes de venta rechazadas de sus archivos de suspenso ni de efectuar el seguimiento de los pedidos pendientes de surtir. No obstante, a pesar de que hemos simplificado el sistema, nos da una buena idea de qu es lo que constituye un

procesamiento de datos empleando un sistema basado en computadoras.

El papel de los sistemas de informacin Contable en la resolucin de problemas

Puesto que el procesamiento de datos se caracteriza por grandes volmenes de datos,

ms que de informacin, es fcil pensar que el AIS casi no contribuye a la resolucin de problemas. Esto es engaoso por dos razones. Primera, el AIS produce algo de

informacin en forma de informes estndar de contabilidad. Estos informes son especialmente valiosos en el rea financiera de la compaa y en los niveles gerenciales ms altos. Segunda, y ms importante, el AIS proporciona la rica base de datos que se

utiliza para resolver problemas. La base de datos suministra una buena parte de las entradas de otros subsistemas del CBIS; sobre todo para los MIS y DSS, y en menor

grado para los sistemas basados en conocimientos.

El proceso de datos constituye los cimientos sobre los que se construyen otros

sistemas de resolucin de problemas. El primer paso para proporcionar al gerente el apoyo de cmputo que necesita para resolver problemas es implementar un AIS slido.

Sistema contable y Automatizacion Indice

1. Introduccin

2. Concepto De Contabilidad 3. Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes 4. Estructura de un sistema contable

5. Automatizacion 6. Objetivos de la informacin contable

7. Conclusin 8. Bibliografia

1. Introduccin

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras.

No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica mas pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura publica altamente capacitados.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada.

Hoy en da, las tecnologas de la informacin estn presentes en todas las reas de las organizaciones. Esta implantacin generalizada de sistemas de informacin (SI) se ha realizado en muchos casos sin la necesaria planificacin, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente desarrollados. La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexin global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio ms profundo de los SI antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la planificacin de futuras implementaciones, la

compatibilidad entre sistemas y la organizacin del personal y de la empresa. En los ltimos tiempos el ejercicio en las actividades de auditoria y control en tecnologas informticas, ha auspiciado un desenvolvimiento mas que acelerado de todas las dems actividades inmersas en la economa de un pas. Esto, da pie a pensar que las tareas realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. En las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin (TICs) es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnologa, adems de los costos derivados de la posible organizacin estructural que muchas veces conlleva la introduccin de estas tecnologas. Esta importante inversin debe ser constantemente justificada en trminos de eficacia 1y eficiencia2. Por tanto, el propsito a alcanzar por una organizacin que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SI es asegurar que sus objetivos estratgicos son los mismos que los de la propia organizacin y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecucin de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolucin futura.

En la actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la informacion contable. Esta integracin se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccion, los inventarios de almacenaje, etc., los cuales proveen informacin contable necesaria no solo para tomar deciciones necesarias, sino tambien para la forma de operacin diaria de la empresa.

De modo que, el presente trabajo contiene una visin introductoria en torno a la automatizacion de los procesos contables, asi como su proceso, objetivos, importancia, entre otros aspectos relacionados con el tpico tratado.

2. Concepto De Contabilidad

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en comn.

A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han

sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable:"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados)

"La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991)

"La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica" (Meigs, Robert., 1992)

"La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998)

"La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado" (Redondo, A., 2001)

Concluimos diciendo que:

La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa.

3. Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes.

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la

egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial.

La contabilidad de doble entrada se inici en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: "La Summa de Aritmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono.

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble.

La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia.

La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas. El uso generalizado de los equipos

informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de tenedura ha decado en desuso.

La contabilidad tal como se la conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables :

1. Tecnologa

2. Complejidad y globalizacin de los negocios

3. Formacin y educacin.

La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La ltima variable relacionada con la formacin y educacin requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.

La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta

contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos estudia las relaciones costos beneficios volumen de produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica del capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmico financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear sus funciones.

El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa informacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las actividades de la organizacin. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos.

4. Estructura de un sistema contable

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de

transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.

2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Supermaxi sera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Supermaxi necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa.

Utilizacin de la informacin contable

La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados

financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

Caractersticas de un sistema de informacin contable efectivo:

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular.

La implementacion de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado:

5. Automatizacion. Los sistemas de Automatizacion Contable Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.

1.- Trabajo ms inteligente.

2.- Cambio global en el concepto de industria. 3.- Ideas e informacin toman ms importancia que el dinero. 4.- Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza

de trabajo. Qu es el anlisis y diseo de estos sistemas? El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con metodos y procedimientos ms adecuados. Panorama. El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Anlisis de sistemas y el Diseo de sistemas.

Diseo. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las compu para hacer el trabajo mas eficiente.

Anlisis. Es el proceso de clasificacion e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistema.

Cul es el flujo de informacin en todo el sistema?.

Estudio. Esta acumulacin de informacin es la que precede a todas las dems actividades del anlisis.

El plan. Incluye. Caractersticas del diseo del sistema, necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de operacin y necesidades de equepo y y personal.

El diseo. Especifica las caractersticas del producto terminado. Qu trabajos por personas? y cules por la mquina.? Cmo alcanzar el objetivo?.

Los analistas. Deciden qu salida utilizar? y cmo generarla? Qu es lo que se debe hacer? Las personas. Son los elementos ms importantes para que una organizacin trabaje. (Comunicacin). Lo que NO es el Anlisis de Sistema de Automatizacion. No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para determinar cuales deberan ser llevados a cabo por una computadora y cuales por metodos manueles. Se debe comprender los detalles de una situacin para ver si es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no. No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de informacin. Es un error hacer una distincin entre los problemas de la empresa y los de sistemas. Van todos de la mano. Categoras del Analista de Sistemas.

1.- Anlisis. Reunir informacin y determinar requerimientos. 2.- Anlisis y Diseo. Ademas del estudio tiene que disear el nuevo sistema. 3.- Anlisis, diseo y programacin. Aparte escribe el sofware.

Los sistemas emplean un modelo de control basico:

1.- Un estndar para logra un desempeo aceptable. 2.- Un mtodo para medir el desempeo actual 3.- Un medio para comparar el desempeo actual contra el

estandar. 4.- Un mtodo de retroalimentacin.

Los sistemas de automatizacin estn formados por: hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicacin de sistemas de automatizacion son los programas y los procedimientos. Por ejemplo aplicacin a contabilidad, operaciones entre otros, y la integracion general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades.

Componentes del Sistema en la Automatizacin:

Las personas.

Los procedimientos.

El equipo. Ciclo de vida clsico.

1. Preliminar (investigacin) 2. Determinacin de los requerimientos del sistema. 3. Diseo del sistema 4. Desarrollo de sofware. 5. Prueba de los sistemas. 6. Implantacin y evaluacin.

Diseo del Sistema para la Automatizacion. (Diseo lgico)

1. Identificacin de reportes (listados) y demas salidas que debe producir el sistema.

2. Determinar los datos para cada reporte y salida. 3. Disean las pantallas en papel. 4. Describen los procedimientos de clculo, como procesar datos y

producir salidas. 5. Decisin de estructuras de ficheros y dispositivos de

almacenamiento.

Terminado se toman cuatro decisiones.

Volver a desarrollar el prototipo de nuevo

Implantar el prototipo como sistema terminado Abandonar el proyecto

Iniciar otra serie de construccin de prototipos

El principio rector que se aplicar a la contabilidad es que todas las transacciones con efecto econmico-financiero deben quedar computadas, es decir, debern registrarse no solo aquellas operaciones que entraen movimientos financieros o monetarios, sino tambin los medios de financiamiento no monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso.

Est contemplado que las operaciones se registren una nica vez, preferiblemente en el lugar ms prximo a la transaccin, debiendo las

mismas alimentar un sistema de informacin que sea de utilidad a los distintos usuarios interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los rganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el movimiento contable. De esta manera, adems de reducir costos, se evitarn las inconsistencias propias de fuentes que difieren entre s, lo cual genera confusin e indefiniciones en el proceso de toma de decisiones.

LA IMPORTANCIA DE LA AUTOMATIZACION DEL SISTEMA CONTABLE Y LA RELACION DE ESTA CON LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA: SU INTEGRACION:

En el mundo empresarial se aplican desde el comienzo de la utilizacin de los productos informticos, en el campo contable. De ah se usa la Informtica a la gestin de inventario que ya forma parte de la funcin de Produccin. La gestin de inventario se ocupa de la optimizacin de las cantidades de materiales existentes en la empresa. Debido a que el acoplamiento perfecto de actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo de almacenamiento. Aparecen los inventarios, stos han de ser gestionados. Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeos. Esto implica la bsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones. 1.1 Razones o presiones. Las empresas tienen incentivos para tener grandes cantidades almacenadas ante la posible ruptura en la cadena de produccin. Significa que NO podemos seguir trabajando. Los costes se siguen produciendo y esto hace la ruptura costosa a nivel interno. Tambin lo es a nivel externo porque las empresas procuran calcular las entregas de sus productos a los clientes, y si existe ruptura producen un retraso con los clientes. Existen incentivos tambin para minimizar los inventarios. El ms importante es que stos incorporan costes. Cuando aumenta el inventario aumenta el coste. La superficie de almacenamiento es costosa, los productos almacenados tambin se deprecian, se producen costes de vigilancia, costes de seguro.

Todo inventario implica costes de oportunidad: cuando una empresa adquiere inventario ha de pagar por l empleando el dinero que la empresa dispone en ese producto. Este dinero puede ser rentabilizado, pero si est en inventario es un riesgo. 2. Mtodos de gestin de inventarios. Existen varios mtodos con respecto al panorama de la gestin de produccin. Se centran segn la caracterstica general de como se produce el movimiento de recursos en la cadena de produccin:

Empuje: El desarrollo del sistema puede ser reactivo: ROP (Punto de reposicin); o puede ser proactivo: MRP y MRP II.

Arrastre: El ms representativo es el JIT (Justo a tiempo), cuyo mtodo de Comunicacin es el Kanban (tarjeta en japons) electrnico; las ltimasaplicaciones son las basadas en COMMS(Sistemas de fabricacin orientada al consumidor).

2.1 Re-Order Point (ROP): Punto de reposicin. A resolver este problema de gestin de inventarios la primera aplicacin de los recursos informticos se produce en los 60's. El mtodo de gestin de inventario es el mtodo ROP. La siguiente grfica muestra cual es el funcionamiento del mtodo:

Para todo almacn que tena en productos estimaban el consumo de almacn y calculan el tiempo de espera, que no es ms que el tiempo que tardan los proveedores en servir pedidos. En el momento en que el material est a punto de agotarse el proveedor enva el pedido, evitando as la ruptura de produccin. Ahora bien se produce una nueva situacin que hace que se aada el concepto de stock de seguridad. La empresa hace el mismo cculo del punto de reposicin, pero incluyendo unas unidades ms en el stock ("Ss" o stock de seguridad) por si el proveedor se retrasa y no cumple cuando se llega al punto crtico, esto repercute en la grfica mostrada anteriormente transformndose en la mostrada a continuacin:

Este mtodo, en cambio, tiene un problema: Es pasivo en el sentido de que la direccin de produccin no hace nada hasta que se alcanza el punto de reposicin. la empresa est obligada a tener un nivel de stock por encima de este punto en todos los materiales, porque en el momento que baje de este punto tenemos que realizar un pedido. Conclusin del este mtodo: Cubre mucho ms para evitar la ruptura que la minimizacin de inventario. Es una falsa solucin al problema de gestin porque slo resuelve la primera parte del problema de la gestin que es la minimizacin de inventario, pero de la segunda parte que es la relativa a costes de oportunidad no resuelve nada. En los 70's muchas empresas se dieron cuenta de ello y fue entonces cuando apareci el MRP, que es el siguiente mtodo de estudio. 2.2 Manufacturer Requirements Planning (M.R.P.): Planificacin de requerimientos de materiales.

En los 70's (1973) se produjo la crisis del petrleo, el inters del dinero subi de forma sbita. Si hasta entonces la minimizacin de inventario no era importante, ahora s que lo era. En lugar de usar un mtodo pasivo y reactivo, se tendi a un mtodo proactivo y que anticipe las necesidades de stock.

Desarrollo y Gestin de los Sistemas de Informacin en la Empresa Para ello era necesario implementar un mtodo que me dijera cuando necesito los materiales, a ste se le denomin Planificacin de Requerimiento de Materiales. El pedido se hace porque el producto va a ser utilizado en un momento determinado. La finalidad de un MRP es producir un programa de pedidos a proveedores. Al MRP lo alimentaremos con una previsin de lo que queremos fabricar (INPUT) y sacaramos un programa de pedidos (OUTPUT). El esquema sera el mostrado en la figura que se muestra a continuacin y que es comentado a continuacin de la misma:

2.2. Manufacturing Resource Planning (M.R.P. II): Planificacin de recursos de fabricacin.

En este mtodo surge como una mejora del mtodo MRP. No slo se trata de minimizar los costes de gestin de materias primas, sino que tambin del resto de los recursos. SISTEMA M.R.P. II La programacin se ampla al conjunto de recursos utilizados. Adems, la idea es conectar la gestin de la produccin con otras reas funcionales de la empresa como la financiera. Ofrece una visin de produccin de empuje (PUSH) en la cual los procesos de fabricacin son empujados desde el inicio (I) de la cadena produccin hacia el final (F) de la misma, tal y como se muestra en la figura mediante las flechas de color azul: La finalidad del MRP II es proporcionar gestin de recursos as como la coordinacin con otras reas funcionales mediante el intercambio de datos.

2.4 Just In Time (JIT): Justo a tiempo. En este mtodo presenta otra visin de produccin, una visin de arrastre (PULL) en el cul la gestin de produccin no desde el principio de los procesos sino que son arrastrados desde el inicio hasta el final.

6. Objetivos de la informacin contable.

La informacin contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.

Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la comunidad.

Cualidades de la informacin contable:

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable.

La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender.

La informacin es til cuando es pertinente y confiable.

La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna.

La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos.

Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal.

La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaracin de renta. A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pblico. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de

contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacin contable.

Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

7. Conclusin

Con base a la revisin bibliogrfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias empresariales los procesos y tcnicas contables han evolucionado.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. La informacin contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un cdigo contable nico, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y utilizacin de los datos que proporciona.

Los sistemas automatizados son sistemas hechos por el hombre nque interactan con o son controlados por uno o ms computadoras. Aunque hay diferentes tipos de sistemas automatizados, todos tienden a tener componentes en comn:

El hardware de la computadora: los procesadores, los discos, terminales, impresoras, unidades de cinta magntica, etc.

El software de la computadora: los programas de sistema tale scomo sistemas operativos, sistemas de base de datos, etc.

Las personas: que operan el sistema, los que proveen su material de entrada y consumen su material de salida, y los que provenn actividades de procesamiento manual en un sistema. Los datos: la informacin que el sistema recuerda durante un periodo.

Los procedimientos: las polticas formales e instrucciones de operacin del sistema.

Una manera de organizar por categoras los sistemas automatizados en

por su aplicacin: sistemas de manufactura, sistema de contabilidad, ssitema de defensa militar, etc.

Existen algunos principios generales que son de inters particular

para quienes crean sistemas automatizados de informacin:

1. Entra ms especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a ciercunstancia diferentes.

2. Cuanto mayor sea el sistema mayor es el nmero de recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario.

3. Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y pueden dividirse en sistemas menores.

La Automatizacion: en las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnologa, adems de los costos derivados de la posible organizacin estructural que muchas veces conlleva la introduccin de estas tecnologas. Esta importante inversin debe ser constantemente justificada en trminos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propsito a alcanzar por una organizacin que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SI es asegurar que sus objetivos estratgicos son los mismos que los de la propia organizacin y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecucin de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolucin futura.

Sistema de informacin contable

1. Antecedentes histricos

2. Concepto de sistema de informacin contable

3. Sistema de informacin contable (sic)

4. Manuales o computarizados

5. Estructura de un sistema de informacin contable

6. Caractersticas de un sistema de informacin contable

7. Cualidades de un sistema de informacin contable

8. Objetivos de un sistema de informacin contable

9. Para que sirve el sistema de informacin contable

10. Utilizacin de un sistema de informacin contable

11. Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad

12. Limitaciones de un sistema informacin contable

13. Ventajas de un sistema de informacin contable

14. Desventajas de un sistema de informacin contable

15. Conclusin

16. Bibliografa

ANTECEDENTES HISTRICOS

El estudio de los sistemas de informacin se origin como una sub-disciplina de las ciencias de

la computacin en un intento por entender y racionalizar la administracin de la tecnologa

dentro de las organizaciones. Los sistemas de informacin han madurado hasta convertirse en

un campo de estudios superiores dentro de la administracin. Adicionalmente, cada da se

enfatiza ms como un rea importante dentro de la investigacin en los estudios de

administracin, y es enseado en las universidades y escuelas de negocios ms grandes en

todo el mundo.

En la actualidad, la Informacin y la tecnologa de la Informacin forman parte de los cinco

recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organizacin, junto con el personal,

dinero, material y maquinaria.6 Muchas compaas han creado la posicin de Director de

Informacin quien asiste al comit ejecutivo de la compaa, junto con el Director Ejecutivo, el

Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnologa (es comn que el

Director de Informacin acte como Director de Tecnologa y viceversa). Por eso todos los

Sistemas de Informacin deben de ser catalogados en base a su funcin.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN

CONTABLE

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos

utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en

forma til para la toma de decisiones.

La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras:

la contabilidad financiera o la contabilidad externa.

la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera: muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que n